Troubleshoot Software Hit

www.hitcorporation.com

1 MAGIC Software Troubleshoot Manual

SOFTWARE TROUBLESHOOT

Problem Solve

1. Bagaimana test connection ke salah satu mesin ? - Cek secara fisik dulu network / jaringan

sudah terpasang dengan baik

- Jalankan Ping dari menu Run untuk test

connection, jika Reply berarti koneksi

sudah berjalan dengan baik, tetapi jika RTO

(Request Time Out) berarti masih ada

masalah koneksi antara PC dengan lokasi

mesin yang bersangkutan.

2. Mensetting ulang TCP/IP pada mesin Ada 2 cara mensetting ulang TCP/IP pada mesin,

bisa dengan cara langsung dari mesin atau dari

software

Setting dari mesin :

# Mesin MP4100

- Buka Menu (harus dengan administrator)

- Buka menu pilihan/option, F2

- Pilih Comm Opt, F2

- Pilih IP Addr, F2

- Ganti IP sesuai yang diinginkan, F2

- Tekan F1, sampai mesin kembali ke menu

awal, restart mesinnya.

# Mesin SSF

- Buka Menu (harus dengan administrator)

- Pilih Setting, Ok

- Other Option, Ok

- Pilih Comm Opt >> Ok

- Pilih IP Addr >> Ok

- Ganti IP sesuai yang diinginkan >> Ok

- Tekan Esc, Save >> Ok



# Mesin dengan LCD TFT Colour

- Buka Menu

- Pilih Comm, OK

- Pilih Jaringan, OK

- Ganti IP Address, OK

- Simpan, OK

Setting dari Software :

- Buka Time Attandence System Admin

- Menu Terminal Information Setting

- Pada Terminal Setting isi form untuk

mengganti settingan komunikasi mesin.

3. Ketika melakukan test connection, muncul pesan error

“The Terminal connection was failed” :

Error ini muncul dikarenakan tidak ada koneksi

antara mesin dengan computer. Solusinya adalah :

1. Pastikan koneksi antara mesin fingerprint

dengan komputer baik, dengan cara

melakukan ping pada menu Run (dijalaskan

dalam poin 1)



2. Pastikan firmware mesin yang pakai sama

dengan versi software yang dijalankan.

Firmware standart untuk software versi 3,

sedangkan firmware B untuk software versi

4.

3. Cek firewall komputer, apabila masih “On”

ganti menjadi “Off”, apabila dalam kondisi

firewall tidak boleh “Off” maka harus

dilakukan exception setting di port 4370.

Ini berarti meski firewall berstatus “On”

port 4370 tetap akan jalan karena

dilakukan perkecualian.

4. Ketika melakukan test connection, muncul pesan error

“The Device Version is not correct…,please contact

your Administrator” :

Error ini muncul dikarenakan vendor di mesin

fingerprint tidak sesuai dengan vendor yang

terdaftar di software. Solusinya adalah cek vendor

di mesin dan infokan ke technical support untuk di

cek .

#Vendor HIT :

- Unit B/W : HIT Corp

- Unit SSF B/W : HIT Corporation

- Unit LCD Color : HIT Corporation

#Vendor ICON :

- Unit B/W : ICON Tech

- Unit A7 B/W : ICON Technology

- Unit LCD Color : ICON Technology

#Vendor Rentris :

- Unit B/W : Rentris

- Unit SSF B/W : Rentris System

- Unit LCD Color : Rentris System



5. Bagaimana cara menginstal ulang Software Time

Attendance System ?

Pastikan dulu file HITFPTA.mdb telah di backup

dengan cara:

- Masuk ke Drive C

- Buka Folder Program File (Default install)

- Buka Folder Time Attendance System

- Cari file dengan nama HITFPTA.mdb

- Copy dan paste di Drive D sebagai backup

data

- Uninstall software sampai complete

- Delete manual folder Time Attendance

System di C:\Program Files\Time

Attendance System

- Install ulang software Time Attendance

System

- Setelah terinstall, pindah file HITFPTA.mdb

yang sudah dibackup dan paste di folder

dimana software Time Attendance System

yang baru di install.

Note : Copy paste database hanya boleh dilakukan

selama memakai versi software yang sama. Apabila

memakai software yang berbeda versi maka harus

dilakukan Upgrade Database Version atau Export

dan Import Table.

6. Bagaimana cara penarikan transaksi log dari mesin ke

database dengan menghapus transaksi log yang ada di

mesin ?

Jika ingin menghapus data setelah di tarik/retrieve

maka lakukan hal berikut ini :

- Masuk ke menu Tools

- Retrieve Log Setting

- Modify

- Cek pilihan “Delete Log After Retrieve”

- Save

Setelah settingan di ubah maka setelah tarik

data/retrieve dari mesin akan otomatis terhapus.



7. Bagaimana menghindari duplicate data di database

setelah penarikan data / retrieve ?

Data yang sama yang ada di database lebih baik

dihapus karena bisa mengurangi / memperkecil

ukuran database, caranya :

- Buka software Time Attendance System

Admin

- Masuk ke menu Utilities

- Database

- Clear Duplicate Log

- Ketik tahun 2009 (misal yang di hapus

duplicate log tahun 2009)

- Proses sampai complete.

8. Ketika melakukan retrieve log, muncul pesan error sbb

:

Error ini dikarenakan user memilih Direct Update

Transaction Log into Others Database tetapi belum

melakukan settingan ke database lain.

Solusinya adalah

- Masuk ke Time Attendance Admin

- Pilih Tools, OK

- Retrieve Log Setting, OK

- Klik Modify

- Pilih Direct Updated, dan setting Direct

Upated connect by user DSN atau

connection string dan tentukan koneksi ke

database lain yang bersangkutan.

9. Ketika melakukan retrieve log, muncul pesan error

“[Microsoft][ODBC Driver Manager] Data source name

not found and no default driver specified”

Pesan error ini muncul dikarenakan ada beberapa

sebab :

1. Ada masalah log di mesin kemungkinan

rusak, solusinya adalah download attlog

menggunakan usb flashdisk apabila mesin

fingerprint support usb lalu import attlog

di software Time Attendance System dari

menu Export And Import >> Import

Attendance Log From Tumbdrive



2. Cek Retrieve Log Setting, apakah

terchecklist Direct Update Transaction Log,

kalau iya uncheck jika fitur ini tidak

dibutuhkan oleh customer, jika memang

customer menggunakan fitur ini pastikan

configurasi database dan tabelnya betul.

10. Bagaimana cara mensetting ulang jam kerja karyawan

(misal mengganti setting karyawan yang sudah

disetting hari sabtu dan minggu libur menjadi kerja) ?

Jika ingin diganti permanen :

- Panggil karyawan yang ingin diubah jam

kerjanya dari Menu >> Tools >> Employee

Information Setting

- Setelah karyawan di panggil, ganti group

shift codenya dengan group shift yang

sudah disetting masuk di hari Sabtu dan

Minggu

- Nanti akan muncul “Effective Date” dan isi

sejak kapan karyawan tersebut masuk

group shift baru

- Save.

Jika ingin diganti per hari/minggu/bulan :

- Masuk ke menu View

- Monthly Calender

- Pilih karyawan akan akan dirubah

- Kikl kanan tanggal yang akan diubah (pilih

Sabtu dan Minggu) dalam satu bulan

- Drag gambar baju ke salah satu tanggal

yang berwarna kuning, ubah shift dengan

shift masuk (jangan shift off)



11. Sewaktu membuka software Time Attendance System,

muncul warning seperti ini:

Warning error seperti ini dikarenakan ada

komponen software .dll yang hilang. Oleh karena

itu coba di install ulang software Time Attendance

System. Jika setelah dilakukan install ulang namun

masih menemukan masalah yang sama harap

periksa Windows dikomputer karena kemungkinan

Windows di komputer bermasalah.

12. Sewaktu membuka software Time Attendance System,

muncul warning seperti ini:

Warning error seperti ini dikarenakan hilangnya

komponen software (svcxls.dll ). Penyebab yang

sering muncul dikarenakan oleh antivirus yang

mendeteksi file svcxls.dll sebagai virus.

Antivirus : Avira dan Avast.

Solusi : Reinstal software Time Attendance System,

apabila saat proses instalasi antivirus mendeteksi

file svcxls.dll sebagai virus, jangan di Heal tetapi

langsung di Ignore saja.

13. Saat kita membuka menu View >> Monthly Calender

muncul warning seperti ini :

Berarti karyawan dengan Fingerprint ID 161 tidak

memiliki Personal Calender sesuai tahun yang di

inginkan.

Solusi :

- Buka menu Utillities

- Personal Calender Checking

- Klik Modify

- Pilih karyawan dengan Fingerprint ID 161

- Klik tombol Proses

Warning tersebut berlaku juga untuk menu :

- Activity Calender

- Year at Glance

- Approval Overtime Hours Setting

- Time Log Editing



14. Menambahkan setingan tahun pada Holiday Setting Solusi :

- Buka Time Attendance Admin

- Pilih menu Tools

- Pilih Holiday Setting

- Klik Tambah / Add New

- Tulis tahun yang di kehendaki pada form

Statistic Year

- Klik Simpan / Save.

15. Bagaimana Upgrade database Time Attendance

System ke versi yang lebih baru ?

- Copy file HITFPTA.dll ke folder lain

- Uninstal software Time Attendance System

yang lama

- Delete manual folder Time Attendance

System di C:\Program Files\Time

Attendance System

- Install ulang versi baru

- Buka Time Attendance System Admin

- Menu Utillities

- Klik Upgrade Database Version.

- Pilih lokasi database lama yang akan di

upgrade.

Note : Setelah itu periksa menu Terminal User List

/ Terminal Daftar Pemakai, apabila keterangan

status pada Daftar User Database yang telah di

download (FP) kembali menjadi “None”, lakukan

download ulang.

16. Bagaimana back up database ? Untuk menghindari penumpukan data dan

menghindari kerusakan database maka sebaiknya

setiap bulan database harus di back up dan

disimpan di folder lain, dengan cara :

# Backup Manual :

- Buka folder Time Attendance System

dimana di install



- Copy file HITFTPA.mdb

- Paste ke folder lain (misal paste ke drive D

folder Database)

- Lakukan back up database sehingga

menghindarai adanya kehilangan database

jika ada masalah dengan file HITFPTA.mdb

di drive C

# Backup dari Software :

- Masuk ke Menu >> Utillities >> Database

>> Yearly Backup And Restore Database

- Pilih tahun yang ingin di backup

- Klik Backup, lalu tunggu hingga proses

selesai

- Setelah proses backup selesai, maka secara

otomatis data untuk tahun yang dibackup

akan hilang dan berpindah menjadi

database baru yaitu

“HITFPTA_History2010.mdb”(apabila kita

membackup database untuk tahun 2010).

Dan apabila kita ingin mengembalikan

database tahun yang kita telah backup

maka dengan menu yang sama kita ketik

tahun yang diinginkan lalu klik Restore

Note : Backup database hanya bisa dilakukan untuk

tahun sebelumnya. Untuk tahun yang sedaang

berjalan tidak akan bisa dilakukan Backup

database.

17. Bagaimana jika absen tetapi tidak ada report ? Solusi :

- Cek terlebih dulu transaksi log yang ada di

database dengan memilih Report

Employee Log apakah sudah ada atau

belum, apabila belum berarti data



transaksi log belum di tarik dari mesin.

- Buka Time Attendance Retrieve untuk

melakukan tarik data


- Buka menu Proses

- Process Transaction Log Data

- Klik Modify

- Pilih nama karyawan atau seluruh

karyawan

- Ubah tanggal begin dan end period untuk

menetapkan tanggal pemrosesan data

- Klik Process

- Masuk ke menu Report

- Pilih Report Employee Log ( kalau ada log

karyawan berarti data sudah masuk )

- Pilih Report yang dikehendaki.

#Khusus untuk mesin MP4000, dikarenakan

softwarenya berbeda maka ketika log absensinya

ada tetapi ketika dicetak report tidak muncul,

solusinya adalah ganti regional setting menjadi

English (United States)

18. Pada saat mencetak laporan, jam masuk dan jam

pulang terbalik atau tertukar.

Solusi :

- Backup database lama

- Install ulang Time Attendance System

dengan menggunakan database baru

- Masuk ke menu Utillities >> Upgrade

Database Version

- Process Transaction Log Data

- Dan cetak laporan kehadiran karyawan.

# Perlu di cek juga settingan Early In Spare Time

apakah sudah betul atau tidak, defaultnya 3 jam.



19. No data Input ? Permasalahan ini dikarenakan user yang sudah di

register di mesin tetapi belum di daftarkan di

database

Solusinya adalah

- Masuk ke Time Attendance System Admin

- Masuk ke Tools

- Pilih Employee Information Setting untuk

mengisi data karyawan

- Masuk ke menu Terminal User List

- Klik View Terminal User List

- Apabila di dalam terminal sudah di register

karyawannya maka klik download untuk

memasukkan data karyawan dari mesin ke

database

20. Report tidak bisa tercetak pada shift fleksible ? - Masuk ke Time Attendance Admin

- Masuk ke menu Process Transaction Log

Data

- Klik Modify

- Pilih karyawan di shift flexible

- Pilih Setting

- Aktifkan length of working hour

- Klik process

- Untuk melihat hasilnya masuk ke menu

Report Employee Attendance

21. Report pada hari Sabtu dan Minggu tampil di report Report akan menampilkan semua hari sesuai

dengan setingan awal pada Working Day pada

menu Tools >> General Information Setting dan

untuk mengubah setting ini pada kondisi dimana

data employee sudah diinput adalah dengan

memasukkan “Resign Date” pada semua employee

di menu Tools >> Employee Information Setting,

sehingga status employee pada keterangan



dibawah adalah menampilkan “Not Active”

Setelah itu uncheck hari sabtu dan minggu di

Working Day pada menu General Information

Setting dan klik Save.

Setelah proses tersebut kosongkan kembali

employee resign date dan klik save.

22. Tidak ada report dikarenakan perubahan tahun pada

mesin

Karena adanya perubahan setingan tahun pada

mesin sehingga pada saat retrieve data masuk tapi

saat diproses, data tidak muncul di report

Solusi :

- Ubah setingan tahun pada mesin sama

dengan software


- Masuk ke menu Utilities

- Pilih Database

- Plih Compact and Repair Database

23. Perubahan Fingerprint ID pada mesin 5 digit ke mesin

baru 9 digit

Solusi :

- Pastikan status FP

- Upgrade Software


- Masuk menu Tools

- Pilih Employee Information Setting

- Ganti Fingerprint ID setiap karyawan

menjadi 9 digit ( pastikan bahwa setiap

karyawan status sudah FP )

- Hapus Fingerprint ID yang lama di mesin ( 5

digit )

- Masuk ke Menu Terminal

- Pilih Terminal User List

- Klik View Terminal User List ( kalau kosong

berarti data karyawan kosong dan

Fingerprint ID yang lama sudah dihapus )



- Pilih semua karyawan pada Database User

List

- Klik Upload ( ini berarti sudah mentrasfer

data karyawan pada database ke mesin )

24. Pada saat retrieve Fingerprint ID berbeda saat register

di mesin

Dikarenakan Setting format data dalam mesin

masih menggunakan 5 digit padahal Fingerprint ID

sudah di set menjadi 9 digit.

Solusi :

- Upgrade Firmware

25. Dalam report kelompok shift karyawan tetap sama

padahal sudah diganti dengan kelompok shift yang

lain.

Dikarenakan pada saat mengubah kelompok shift

belom mengisi tanggal efektifnya.

Solusi :


- Pilih menu Tools

- Employee Information Setting

- Pilih karyawan yang ingin di ubah

kelompok shiftnya

- Ganti Group Shift Code nya dengan yang di

kehendaki

- Klik save dan ada warning

- Klik OK

- Ini berarti perubahan kelompok shiftnya

akan effective pada tanggal yang dipilih.

26. Pada saat masuk ke menu Export muncul peringatan

“Data was not found that macth with your criteria….!!

Kemungkinan dikarenakan belom ada Log

Karyawan atau Pattern Shift Setting belum diatur.

Solusi :

- Masuk ke menu Report

- Pilih Report Employee Log



- Cek Log karyawan pada periode tertentu

- Kemungkinan karena log karyawan belum

ada

- Kalo ternyata sudah ada, cek ke menu

Tools

- Pilih Pattern Shift Setting

- Cek apakah Pattern SHIFT Setting sudah

diatur

27. Pada saat login muncul warning “Error Number : ‘91’

Object variable or With block variable not set”

Disebabkan database dalam Software Time

Attendance System corrupt atau melakukan copy

dan paste database dari versi berbeda padahal

struktur table didatabasenya berbeda.

Solusi :

- Install ulang software Time Attendance

System dengan memakai database yang

masih baru

- Buka database dan lakukan “Compact and

Repair”

28. Pada saat melakukan Proses Transaction Log Data

muncul error : “ Run-time error ‘91’ : Object variable

or With block variable not set “

Biasanya ini terjadi pada saat melakukan Process

Transaction Log Data pada akhir tahun,

dikarenakan setiap melakukan proses transaksi log

data maka system akan secara otomatis membaca

tanggal sebelumnya dan sesudahnya, sehingga

apabila tgl 31 Desember diproses sedangkan

kalender tahun berikutnya belum dibuat maka

akan muncul error tersebut

Solusi :

- Masuk Time Attendance Admin

- Pilih Menu Tools

- Pilih Holiday Setting

- Klik Add New

- Tulis Tahun berikutnya di form Statistic



Year, Klik Save

- Pilih Utillities

- Database >> Personal Calender Checking

- Klik Modify

- Pilih semua karyawan

- Pada Year Period pilih tahun berikutnya

- Klik Process

- Terus process transaksi log seperti biasa.

29. Setelah di Compact and Repair, pada saat upgrade

database muncul error sbb :

Kemungkinan type datanya berbeda saat upgrade

database ke versi yang berbeda.

Solusi :

- Buka Time Attendace Admin

- Pilih Menu Export Import Table

- Centang semua pada form Select Table

Name

- Pada form Path and File Name pilih

database HITFPTA yang akan di import

- Pada form Employee Log Selected pilih

semua log atau hanya log perbulan

- Klik Import

30. Pada Windows Vista dan Windows 7, setelah

membuka Time Attendance Admin data dalam

database tidak ada.

Solusi :

- Klik kanan pada icon Time Attendance

Admin kemudian pilih “Run As

Administrator

- Atau buka seperti biasa Time Attendance

Admin, kemudian upgrade database

dengan database yang sama.

31. Ketika membuka menu utama Time Attendance

System, muncul pesan error “Component

“RICHTX32.OCX” or one of its dependencies not

Pesan error seperti ini biasanya muncul ketika

aplikasi Time Attendance System running di

Windows Vista atau 7 dikarenakan komponen



correctly registered: a file is missing or invalid”

RICHTX32.OCX tidak teregister ke windowsnya.

Solusi : Install ulang software-nya dengan terlebih

dahulu klik kanan di setupnya, lalu pilih “Run as

Administrator”

32. Pada View Terminal User List, saat melakukan

download finger dari mesin ke database, muncul

pesan error “The field is too small accept the amount

of data you attempted to add. Try inserting or pasting

less data”

Biasanya pesan ini muncul di mesin dengan lcd

color dan ssf dikarenakan terdapat menu untuk

menuliskan nama dengan panjang 22 karakter

sedangkan kapasitas maksimal didatabase hanya

sampai 7 karakter.

Solusi : Kosongkan menu nama di dalam mesin

atau kalau memang ingin diisi nama dibatasi hanya

sampai 7 karakter saja sehingga ketika di download

ke database tidak akan muncul error tersebut

33. Pada saat melakukan login muncul pesan error

“Catastropic failure”

Error seperti ini muncul dikarenakan pada saat

login kita memilih metode login Fingerprint Only

atau Both padahal kita tidak memiliki unit MS3800

sebagai reader fingerprint untuk login.

Solusi : Ganti metode login menjadi password only

apabila kita tidak memiliki MS3800 sebagai reader

fingerprint untuk login.

34. Ketika membuka menu utama Time Attendance

System, muncul pesan error “Component “biokey.ocx”

or one of its dependencies not correctly registered: a

file is missing or invalid”

Pesan error seperti ini muncul dikarenakan

komponen biokey.ocx tidak teregister ke windows.

Solusi : Install ulang software-nya



35. Pada saat login Time Attendance System muncul

pesan error “Item cannot be found in the collection

corresponding to the requested name or ordinal.”

Pesan error ini muncul dikarenakan user

melakukan copy dan paste database dalam versi

software yang berbeda.

Solusi : Apabila akan melakukan copy dan paste

database pastikan dari versi software yang sama

dan jika dari versi yang berbeda bisa dilakukan

upgrade database atau export /import table.

36. Ketika melakukan Export Employee Attendance

Report To Ms.Excell muncul pesan error “Type

mismatch”

Error ini muncul dikarenakan customer memakai

Microsoft Office 2010 sedangkan software Time

Attendance System belum support untuk dilakukan

export ke Office 2010. Paling tinggi Time

Attendance Sytem bisa diexport ke Office 2007.

37. Ketika melakukan tes koneksi dimenu Terminal

Information dan juga upload / download user dimenu

Terminal User List muncul error “Automation error.

The object invoked has disconnected from its client.”

Pesan error ini muncul dikarenakan masalah SDK

yang belum stabil, sehingga ketika dilakukan

koneksi antara mesin dengan database akan

muncul masalah.

Solusi :

- Tutup aplikasi Time Attendance System

- Jalankan setup.bat untuk mereplace SDK

yang sudah stabil hingga sukses

- Buka kembali aplikasi Time Attendance

System.

38. Pada menu Employee Information Setting, muncul

pesan error “The feature is for registering finger using

a PC Based Fingerprint Device. So either there is no

Error ini muncul dikarenakan user akan melakukan

registrassi finger dengan menggunakan unit

MS3800 tetapi belum melakukan installasi driver,



driver installed or PC Based Fingerprint Device is not

exist !” ketika melakukan klik pada menu Registration

sehingga muncul error tersebut.

Solusi : Sebelum melakukan registrasi finger

dengan menggunakan unit MS3800 maka harus

dilakukan installasi driver MS3800 terlebih dahulu.

39. Ketika melakukan registrasi finger muncul pesan error

“The device version is not correct or unknown device.

Sorry, please contact your distributor...!!”

Pesan error ini muncul dikarenakan ketika akan

melakukan registrasi, unit MS3800 belum di

koneksikan ke port USB, sehingga tidak terdeteksi

oleh system.

Solusi : Sebelum melakukan registrasi dengan

MS3800, terlebih dahulu unit MS3800

dikoneksikan dengan port USB sehingga bisa

terdeteksi oleh system.

Date post:	08-Apr-2016
Category:	Documents
Upload:	boat-bokis
View:	47 times
Download:	1 times

Troubleshoot Software Hit

Documents