Tugas S2 MMSI
System Analysis and Design (Analisa dan Perancangan Sistem)
Lecturer: Aji Wigena, Ir., M.Sc.
By:
Lucky Koryanto James Sriyanto
(Desember 2009)
Daftar Isi
A. Problem Definition: Background (latar belakang) Subject Problem (masalah) Scope (Ruang Lingkup)
B. Understanding Existing System: FOD (sistem sebelumnya) Diagram Context & DFD (sistem sebelumnya)
C. Define New System Requirement: FOD (sistem yang diusulkan) Diagram Context & DFD (sistem yang diusulkan) Input & Output Design (sistem yang diusulkan)
A. Problem Definition:
Background (Latar Belakang):
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Dipanegara Makassar adalah salah satu perguruan tinggi swasta terbesar di wilayah Indonesia Timur yang menyelenggarakan 3 program studi yaitu S1 Teknik Informatika, S1 Sistem Informasi dan D3 Manajemen Informatika dengan jumlah mahasiswa keseluruhan sekitar 3000 mahasiswa.
Sistem pengelolaan administrasi akademik sebelumnya menggunakan sistem paket sebagian telah menggunakan komputer tetapi memakai program aplikasi paket seperti Ms Word dan Ms Excel dan sebagian masih semi manual dengan menggunakan mesin ketik.
Dengan jumlah mahasiswa yang cukup banyak tersebut maka manajemen kelas dan dosen yang dikerjakan oleh bagian jurusan sering tidak efektif dan efisien, misalnya: penetapan kelas sering tidak sesuai dengan jumlah mahasiswa yang memprogram, banyak jadwal kelas paket yang saling bentrok terutama untuk mahasiswa mengulang sehingga sering penetapan kelas yang telah dibuat harus dirombak kembali. Daftar hadir perkuliahan yang menggunakan form kosong dan tidak terkontrol dengan baik.
Dibagian pengolahan data (EDP), pengimputan KRS dan pengimputan nilai memerlukan waktu yang lama (tidak adanya standar inputan yang seragam), pencetakan KHS juga memerlukan waktu lama dan sering terjadi ketidak akuratan nilai, adanya nama mahasiswa yang terdaftar dilebih dari 1 kelas, dll.
Membutuhkan waktu yang lama dan kadang sulit untuk menyajikan data dan informasi yang diperlukan pihak pengelola dalam pengambilan keputusan, misalnya: jumlah mahasiswa yang belum membayar, yang belum mengisi KRS, yang aktif atau belum terdaftar, yang cuti, nilai rerata mahasiswa untuk akumulasi maupun per matakuliah, penyebaran kelas, informasi aktif seorang mahasiswa, dll.
Permasalahan yang disebutkan diatas pada dasarnya disebabkan karena data yang tidak saling terinterasi antar bagian dan tidak adanya standarisasi data dan pemrosesannya.
Subject:
Sistem administrasi dan manajemen akademik lambat dan sering tidak akurat.
Problem (Masalah):
1. Sistem pengelolaan dan manajemen akademik masih dilakukan sebagian dengan semi manual (menggunakan mesin ketik) dan sebagian dengan komputerisasi yang tidak optimal (menggunakan paket aplikasi excel) yang memilki fasilitas terbatas dalam pengolahan data kususnya yang memerlukan kustomisasi.
2. Data‐data yang ada tidak saling terintegrasi secara langsung antar bagian dan tidak ada standarisasi sehingga data tidak link dan sulit untuk proses kompilasi untuk menghasilkan beragam informasi.
3. Butuhkan waktu yang lama untuk proses kompilasi untuk menghasilkan beragam informasi dan beberapa informasi sulit dihasilkan.
4. Jumlah mahasiswa yang bertambah banyak berdampak pada penambahan kelas dan dosen yang menambah beban kerja yang tidak efisien terhadap bagian‐bagian yang berkepentingan dan berdampak pada produksi informasi yang kurang efektif dan pelaksanaan kegiatan administrasi dan manajemen akademik menjadi tidak efisien.
Scope (Ruang Lingkup): Bagian Jurusan dan pengolahan data (EDP)
B. Understanding Existing System:
Sistem Informasi Akademik
a.Calon Mahasiswa
(Pendaftar)
b.Mahasiswa
(Baru & Lama)
d.Jurusan
e.UPT EDP
f.BPH/Yayasan
c.Dosen
Data Mahasiswa, Matakuliah, Kelas & Jadwal, Alumni
Biodata (no.tes,
nama, dll)KRS (n
o.pok
ok,
mtk.ku
liah,
dll)
Kelas &
Jadw
al, KUAS,
DNS, Tran
skrip
Data Mahasiswa, KRS, Nilai
Report yang diperlukan
Report
Pem
baya
ran
(tgl, j
enis,
no.po
kok,
dll)
Pemba
yaran
(Daftar Nilai)
PREVIOUS SYSTEM
DATA FLOW DIAGRAMACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM
CONTEXT DIAGRAM
C. Define New System Requirement:
Student Candidate
Lecture
Lecturer
Registration Form
Registration Commitee Faculty
BPH/Yayasan
Validating &Register for test
UPT EDP
FLOW OF DOCUMENT (IN GENERAL)ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM
Registration Form
Fill & attach required docs
DocsReg.Frm
Test scoring & Acceptance
Announcement
Test
Test Id
Test Id
Accepted registration
Acceptance Confirmation&
Print Study Recpt
Master Entry
Class & Schedule Management
(based on student entry class)
Study Fee Receipt
Payment
Study Fee Receipt
Study Fee Receipt *
A2
A1 A2
DocsReg.Frm
A1
Study Fee Receipt *
DocsReg.Frm
Study Fee Receipt *
A3A3
Student
Scoring Form
Class Attendance
Form
Scoring Form
Class Attendance
Form
Scoring FormClass
Attendance Form
Check List
Scoring Form
Score Entry
Report(semester)
Study Plan(semester)
Study Plan Form
Study Plan Form
Entry Study Plan(check payment)
A5A6
A6
Study Plan Form
Direction
A5
A4
Study Plan Form
Study Plan Form
A4
Study Fee Receipt
Study Fee Receipt *
Payment
Study Fee Receipt
Print Study Fee Receipt
A3
Study Fee Receipt *
Entry Payment
Go tostudent (4)
Study Plan Form
A7
A7
Study Plan Form
Entry Class & Schedule
(check study plan form)
Report(semester)
Study Plan Form
A8
A8
SUGGESTION SYSTEM
Sistem Informasi Akademik
a.Calon Mahasiswa
(Pendaftar)
b.Mahasiswa
(Baru & Lama)
d.Jurusan
e.UPT EDP
f.BPH/Yayasan
g.Pengambil Kebijakan
c.Dosen
DATA FLOW DIAGRAMACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM
CONTEXT DIAGRAM
Data Mahasiswa, Matakuliah, Kelas & Jadwal, Alumni
Biodata (no.tes,
nama, dll)KRS (n
o.pok
ok,
mtk.ku
liah,
dll)
Kelas &
Jadw
al, K
UAS,
DNS, Tran
skrip
Data Mahasiswa, KRS, Nilai
Report yang diperlukan
Kapa
sita
s M
atak
ulia
h/Ke
las,
N
ilai M
ahas
isw
a &
Alum
ni
Report
Pemba
yaran
(tgl, j
enis,
no.po
kok,
dll)
Pemba
yaran
(Daftar Nilai)
SUGGESTION SYSTEM
Mah
asisw
a Al
umni
Pem
baya
ran
(No.
Poko
k)
Rep
ort P
emba
yara
n (tg
l, je
nis,
no.
poko
k, d
ll)R
epor
t Yan
g D
iper
luka
n
DN
S, T
rans
krip
&
KU
AS
11
Entry & ManajemenMatakuliah
d.Jurusan Kelas,Jadwal &
Setting
10
Entry & Setting Kelas&Jadwal
(Transfer)
12
Entry NilaiMSTMHS99
Rxx9999
MSTMTK
Jxx9999
Lxx9999S
Jadwal Kelas
Peserta Kelas & Kapasitas
( Nama Matakuliah & Kode Kelas)
1
Pengaturan Matakuliah (kode, nama, status, dll)
(Nama)
( Nama Matakuliah & KodeKelas)
(Nilai)(Daftar Nilai)
c.Dosen
e.UPT EDP
DATA FLOW DIAGRAMACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM
DFD Level 1 (PROCESS 10 – 12)
Pen
gatu
ran
Mat
akul
iah
(kod
e, n
ama,
sta
tus,
dll)
Pengaturan Matakuliah (kode, nama, status, dll)
SUGGESTION SYSTEM
Notes:File-file yang saling terintegrasi secara langsung sehingga proses hanya bermain dengan key
6.3
Cetak DNS
e.UPT EDP
DATA FLOW DIAGRAMACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM
(Mat
akul
iah/
Kela
s)
6.1
Cetak Daftar Hadir
Perkuliahan
6.4
Cetak Transkrip
6.5
Cetak Laporan Penerimaan Pembayaran
6.2
Cetak KUASMSTMHS99
Bxx9999
Rxx9999
MSTMTK
f.BPH/Yayasan
Periode
No.
Poko
k M
ahas
isw
a
Jxx9999
Lxx9999
Jadwal Kelas
Peserta Kelas
(NIRM & Nama)
(NIRM & Nama)
( Nama Matakuliah)
( Nama Matakuliah)
Lxx9999
(Kelas)
1
2
(Matakuliah&Nilai)
(NIRM & Nama)( Nama Matakuliah)
No.
Poko
k M
ahas
isw
a
(Matakuliah&Nilai)
Pembayaran
MSTMHS99
1
2
( Nama Matakuliah)
(Nama)
(NIRM & Nama)
No.
Poko
k M
ahas
isw
aDFD Level 2 (PROCESS 6)
PRINT REPORT, FORM & OTHER INFORMATION
b.Mahasiswa
(Baru & Lama)
KUAS
DN
STr
ansk
rip
SUGGESTION SYSTEM
Notes:File-file yang saling terintegrasi secara langsung sehingga proses hanya bermain dengan key
d.Jurusan
DATA FLOW DIAGRAMACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM
Kelas&Jadwal
10.1
Entry Kelas&Jadwal
(Transfer)
10.2
Setting Kapasitas Kelas MSTMTK
Jxx9999
Lxx9999S
Jadwal Kelas
Peserta Kelas
( Nama Matakuliah)
( Nama Matakuliah & KodeKelas)
(Kapasitas)Pengaturan
DFD Level 2 (PROCESS 10)MANAJEMEN & ENTRY MASTER and OTHER ENTRY
SUGGESTION SYSTEM
Notes:File-file yang saling terintegrasi secara langsung sehingga proses hanya bermain dengan key
Input and Output Design: Manajemen Matakuliah:
Manajemen Kelas:
Manajemen Mahasiswa:
Manajemen Dosen:
Transaksi KRS (Study Plan):
Informasi Nilai:
Informasi Jadwal Kuliah dan Kelas:
Manajemen Skripsi: