BASE DE DATOS

CGM. Administrativo

Pilar Sánchez Pagés

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INDICE

TEMA 9 1.Principales conceptos en base de datos. ................................................ Página 3 2. Un modelo relacional de base de datos. ............................................... Página 7 3. Modificación de formularios e informes. .............................................. Página 18

TEMA 10 1. Base de datos con varias tablas. ............................................................ Página 20 2. Botones de comando. ............................................................................ Página 28 3. Panel de control. ..................................................................................... Página 30

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TEMA 9 BASE DE DATOS (I)

1. Principales conceptos en base de datos

El objetivo de esta unidad es aprender de manera práctica, de modo que ya desde el principio

comenzaremos a crear una base de datos, a la que posteriormente iremos añadiendo objetos.

Aunque las actividades resueltas son claras, con explicaciones y ejemplos, da algunas indicaciones

teóricas que se muestran a continuación.

1.1 . Conceptos esenciales

En una base de datos hay tres elementos fundamentales que debemos conocer antes de comenzar con el

desarrollo de la Unidad, como son el campo, el registro y el fichero.

La relación entre una base de datos y estos tres elementos es la siguiente:

BASE DE DATOS Es un conjunto de datos relacionados entre sí.

Las bases de datos están formadas por uno o más bloques de ficheros.

FICHERO Es un conjunto de información que participa de las mismas características por ejemplo, un fichero de clientes, proveedores, personal, etc.

Cada uno de los ficheros esta compuesto por registros.

REGISTRO Es la unidad más elemental de un fichero de base de datos.

Los registros contienen uno o más campos.

CAMPO Es la unidad elemental de introducción de datos en cada registro de una base de datos.

1.2. Objetos de Access

Access consta de los siguientes tipos de objetos:

Tablas. Conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base de datos.

Consultas. Permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida en una

tabla o en un conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de los tipos de consulta y de las

condiciones que en ellas se establezcan.

Formularios. Son diseños que realizaremos para poder introducir, modificar o visualizar los

registros de una tabla o consulta. En los formularios podemos insertar campos calculados e

imágenes.

Informes. Son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen como

propósito principal el ser impresos en papel, aunque también pueden simplemente visualizarse

en pantalla.

Macros. Son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento

para realizar de forma automática tareas repetitivas.

Módulos. Son programas escritos especialmente para Access mediante un lenguaje de

programación llamado Visual Basic para aplicaciones.

1.3. Nombres de campos y sus características

Daremos nombre a los campos, de modo que queden claramente identificados.

Por ejemplo, si en el campo va a aparecer el NIF de una persona, el nombre del campo puede ser

NIF.

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Un nombre de campo puede tener hasta 64 caracteres, incluidos espacios en blanco, números,

letras y otros caracteres. No está permitido el punto (.)ni el signo de exclamación(¡) ni los

corchetes []. Los nombres de campo tampoco pueden comenzar por un espacio en blanco.

1.4. Tipos de campos

Texto. Admite cualquier carácter alfabético, número o signo de puntuación. Por defecto viene

configurado con un tamaño de 50 caracteres, pero puede cambiarse ese valor y elegir otro

entre 1 y 255.

Memo. Admite cualquier carácter textual hasta un máximo de 64000 caracteres. Se suele

utilizar para escribir comentarios u observaciones. No se podrá realizar búsquedas sobre

campos Memo.

Número. Admite cualquier carácter numérico susceptible de ser utilizado en cálculos

matemáticos.

Fecha/Hora. Admite valores de fecha y hora.

Moneda. Para valores monetarios. Utilizas el separador de miles y el signo monetario que se

tenga configurado en Windows (por ejemplo, el euro).

Autonumérico. Es un campo propio del programa, este añade un número único para cada

nuevo registro. Pueden generarse tres tipos de números: secuencial, aleatorio o ID de réplica.

Los números generados por un campo autonumérico no se pueden modificar ni eliminar.

Sí/No. Es un campo que solo acepta uno de estos valores, como por ejemplo Sí o No, Verdadero

o Falso.

Objeto OLE. Es un tipo de campo que va a contener un objeto, que puede ser una imagen, un

gráfico, una hoja de cálculo, etc.

Hipervínculo. Contiene una ruta o dirección URL de internet. No es necesario utilizar

parámetros para configurarlo, pero pueden utilizarse.

Asistente para búsquedas. Se crea un campo que permite seleccionar un valor de otra tabla o

crear una lista de valores en el momento.

Datos adjuntos. La función Datos adjuntos se utiliza en Access 2007 par agregar uno o varios

datos a los registros de una base de datos.

1.5. Propiedades de los campos

Tamaño del campo. Es la longitud máxima que podrá tener el campo y que es diferente entre

campos de tipo Texto o de tipo Número.

Texto. Su tamaño puede estar comprendido entre 1 y 255. Si se le da el valor 0 (cero), toma

automáticamente el valor 255.

Número. Puede tomar los distintos tipos que aparecen a continuación. Téngase en cuenta que

se debe elegir el tipo adecuado al campo elegido para optimizar la cantidad de memoria

utilizada. Los que vienen a continuación están en orden de menor a mayor uso de memoria.

Byte: valores entre 0 y 255, no admiten fracciones.

Entero: valores entre -32768 y 32767, no admite fracciones.

Entero largo: entre-2147483648 y 2147483647. No admite fracciones.

Simple: números muy grandes con una precisión de 7 decimales.

Doble: números muy grandes con una precisión de 15 decimales.

ID de réplica: llamado identificador global único, para campos de 16 bytes y sirve para establecer

un identificador único de réplica. Se utiliza para impedir que los registros se asignen al mismo

valor de la clave principal en cada réplica.

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Decimal: entero de 12 bytes con una precisión decimal definida que puede contener valores de -

1028 a + 1028 . La precisión predeterminada el 0. La escala predeterminada es 18, el valor máximo

de la escala es 28.

Formato: depende del tipo de datos. Dado el caso, pulsando con el ratón sobre él, se abre un

cuadro con las distintas posibilidades. Ejemplo.

- El tipo Número puede tener los siguientes valores:

Número general: 2137,382

Moneda: 2137 ptas., (o la moneda configurada por defecto).

Euro: 2137€

Fijo: 2137,38

Porcentaje: 15,30%

Científico: 4,32 E +02

- El tipo Fecha/hora:

Fecha general: 15/06/2007.

Fecha larga: viernes, 15 de octubre de 2007

Fecha mediana: 15-jun-07

Hora larga: 15:30:25

Hora mediana: 3:30

Hora corta: 15:30

Lugares decimales: el número de cifras decimales a la derecha del separador decimal. Se utiliza

solo en campos de tipo Número.

Mascara de entrada: sirve para facilitar la entrada de los datos mediante teclado, pues les da el

formato que se haya asignado mediante la máscara y además controla qué valores pueden ser

introducidos. Se puede elegir una máscara de las que hay previstas o bien introducir una de

modo manual.

1.6. Propiedades de los datos. General

Dependiendo del tipo de dato que contenga un campo, tendrá diferentes propiedades que

pueden ser configuradas. En las siguientes imágenes pueden apreciarse las características

definibles para datos de tipo texto, número y fecha/hora.

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CARACTERES QUE SE PUEDEN UTILIZAR PARA CREAR MASCARAS DE ENTRADA

Carácter Representa 0 Digito. Se debe escribir un solo digito en esta posición

9 Digito. Los dígitos en esta posición son opcionales.

# Se debe escribir un dígito, un espacio, un signo más o un signo menos en esta posición. Si se omite esta posición, Access inserta un espacio en blanco.

L Letra. Se debe escribir una sola letra en esta opción.

¿ Letra. Las letras en esta posición son opcionales.

A Letra o dígito. Se debe escribir una sola letra o un solo dígito en esta posición.

A Letra o dígito. Las letras o dígitos en esta posición son opcionales.

& Cualquier carácter o espacio. Se debe escribir un solo carácter o un espacio en esta posición.

C Cualquier carácter o espacio. El uso de caracteres o espacios en esta posición es opcional.

.,:;-/ Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fecha y hora. El carácter que seleccione depende de la configuración regional de Microsoft Windows.

> Todos los caracteres subsiguientes aparecen en mayúsculas.

> Todos los caracteres subsiguientes aparecen en minúsculas.

¡ Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda.

\ Obliga a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que incluir un carácter entre comillas o dobles.

“Texto literal”

Incluye todo el texto que deben ver los usuarios, entre comillas dobles.

Contraseña En la vista Diseño de las tablas o formularios, si se establece la propiedad Máscara de entrada en contraseña, se crea un cuadro de entrada de contraseña. Cuando el usuario escribe una contraseña en el cuadro, Access almacena los caracteres pero muestra asteriscos(*).

1.6. Propiedades de los datos. General

Dependiendo del tipo de dato que contenga un campo, tendrá diferentes propiedades que

pueden ser configuradas. En las siguientes imágenes pueden apreciarse las características

definibles para datos de tipo texto, número y fecha/hora.

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2. Access. Un modelo relacional de bases de datos

Access es un modelo relacional de bases de datos, es decir, está compuesto por tablas en las que

cada columna se llama campo y cada fila registro.

Las diferentes tablas que componen una base de datos se relacionan entre ellas por campo

comunes. Imagina que creas una base de datos mediante una sola tabla en donde anotas todas

las facturas de las ventas realizadas durante un ejercicio económico. Si solamente hay una tabla,

sigue siendo una base relacional aunque no esté aún relacionada. Al añadir más tablas podrán

relacionarse entre ellas.

Tener los datos agrupados en una sola tabla es engorroso, se producen repeticiones e inconsistencia de

datos.

Con Access y mediante el uso de tablas relacionadas podemos resolver estos problemas, agilizando la

introducción y recuperación de datos, evitando o reduciendo la posibilidad de errores.

La ventaja de las bases de datos relacionales es que la información se desglosa en varias tablas, cada una

de ellas especializada en un tema.

Una tabla de clientes, en donde consten todos sus datos, como nombre, DNI, localidad,

provincia, teléfono, número de cliente, etc.

Una tabla de ventas, en donde aparecerá la fecha de la factura, número de factura, importe

total, cliente al que se ha realizado la venta, etc.

Una tabla de formas de pago.

Y bien, ¿como relacionamos todas esas tablas? Sencillamente por un campo que tengan en

común. En este caso hay un campo común: el cliente (puede ser su DNI o su número de cliente,

ya que ninguno de los dos campos se puede repetir para otras personas o empresas). También

podemos relacionarlas a través del Asistente de búsquedas.

2.1 pantalla de entrada de Access 2007

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Desde la ventana principal de la aplicación se accede de forma fácil a plantillas, bases de datos

usadas recientemente y una base de datos en blanco.

Se accede a Access desde Iniciar-Todos los programas-Microsoft Office Access 2007.

2.2 Base de datos nueva y creación de tablas

La ejecución de Access se inicia como se ha indicado en el epígrafe anterior. En la pantalla de

entrada inicial, haremos clic en Base de datos en blanco.

A la derecha de la pantalla de entrada se le da nombre a la base de datos, que desde ese momento

que da registrada en el equipo, aún vacía de datos y de objetos. El nombre por defecto de una base

de datos nueva será base de datos 1, sucesivamente para cada nueva base de datos. Si deseamos

nombrarla de otra manera reescribiremos el nombre predeterminado y a continuación haremos clic

en crear.

Las bases de datos relacionales se basan en tablas, por lo tanto el primer objeto necesario que se

creará en una base de datos nueva serán sus tablas. Posteriormente se podrán crear otros objetos

nuevos como formularios, consultas o informes. Por ese motivo, una vez que se pulsa el botón Crear

se abre una tabla vacía lista para la introducción de campos.

De forma predeterminada la tabla se muestra en vista Hoja de datos. Puede cambiarse a vista Diseño

haciendo clic en ver en la cinta de opciones.

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EJEMPLO Pagina 185 Agenda

2.3 Formularios

Al igual que las tablas, un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir,

modificar o mostrar datos. Además, los formularios se pueden usar sobre un subconjunto de los

datos de una tabla. Por ejemplo, es posible que algunos usuarios necesiten ver solo alguno de los

campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un

formulario que muestre solamente esos campos seleccionados, les será más fácil usar la base de

datos. Está la opción de agregar botones y otras funciones con el fin de automatizar las acciones más

frecuentes.

Los objetos de una base de datos se crean activando la pestaña Crear. En el grupo Formularios se

encuentran diferentes tipos.

EJEMPLO Pagina 187 Agenda

Continuamos trabajando con la base de datos Agenda.

Activa la pestaña Crear y a continuación haz clic sobre Formulario. Aparece un formulario

básico.

La cinta de opciones ha cambiado y tiene una pestaña Formato, con sus opciones se puede

cambiar la apariencia del formulario. Guarda el formulario como Amistades.

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A la izquierda de la ventana de Access se muestran dos objetos: la tabla de Amistades y el formulario de

Amistades, cada objeto representado con diferente icono.

En la parte inferior de la pantalla, es posible avanzar o retroceder para ver todos los registros de la tabla

Amistades.

Activa la pestaña Formato para darle una apariencia distinta a la predeterminada.

Haz clic en la flecha inferior a la derecha del grupo Autoformato para desplegar los formatos

predeterminados que ofrece Access. Al pasar el ratón sobre ellos se muestra su nombre.

Escoge, haciendo clic sobre él, el formato Brio.

El nombre de cada amigo/a deberá aparecer en color rosa fuerte y en negrita, y su número de

teléfono en color azul oscuro.

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2.4. Consultas

Una consulta es un objeto de la base datos en forma de tabla que extrae datos de otra tabla, de otra

consulta o de un conjunto de tablas y consultas y los muestra al usuario.

Se pueden englobar en dos categorías:

Consultas de selección. Son tablas resultado de la aplicación de unos filtros y criterios.

Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros de la base de datos.

Existen varios tipos de consultas de acción.

- Eliminación.

- Actualización.

- Referencias cruzadas.

- Datos anexados.

Las consultas pueden crearse con asistente o mediante diseño directo desde la pestaña Crear, en el

grupo Otros.

EJEMPLO Pagina 189 Agenda

Listado de nombres y teléfonos

Continuamos trabajando con la base de datos Agenda, pretendemos que se nos muestre de la tabla

Amistades, los nombres y números de teléfono que hemos registrado.

Activa la pestaña Crear y en el grupo Otros haz clic sobre Asistente para consultas.

Se abre el cuadro de dialogo Nueva Consulta, Selecciona el primer tipo. Asistente para

consultas sencillas.

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EJEMPLO Pagina 190 Agenda

Conseguir el teléfono de una persona escribiendo su nombre

Una consulta puede hacerse partiendo de una tabla o de una consulta, vamos a utilizar la consulta

Nombres y teléfonos para obtener otra que se va a llamar Consulta individual de teléfono.

Activa la pestaña Crear en el grupo Otros haz clic en Diseño de Consulta. Activa la pestaña

Consultas.

Puedes cerrar el cuadro de diálogo de la imagen anterior. Observa se ha agregado un cuadro

referido a la consulta Nombres y teléfonos, mientras que en la cinta de opciones se ha

agregado la pestaña Diseño, que debes mantener activa.

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En la parte inferior de la pantalla se puede insertar un campo por columna. Solamente se

pueden insertar campos de la consulta Nombres y teléfonos, que es la que tenemos activa.

Queremos que se inserten los dos campos que hay en la columna 1 Nombre y en la columna 2

Teléfono. Puedes hacerlo de dos maneras: haciendo clic sobre Nombre y después en Teléfono.

O bien arrastrando con el ratón Nombre hasta la columna 1 y Teléfono a la columna 2.

Ahora es necesario poner un Criterio. Siempre que deseemos que la base de datos pregunte al

usuario algo, escribiremos en Criterios la pregunta entre corchetes en la columna que

corresponda. [Escribe el nombre:]

Ejecuta la consulta haciendo clic en Ejecutar, de la pestaña Diseño.

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2.5. Informes

Para crear un informe es necesario conocer qué campos de que tablas o consultas se deben

visualizar en el mismo. Los informes pueden pedirse con los datos agrupados según algún criterio.

La generación de informes se lleva a cabo desde el grupo Informes de la pestaña Crear.

Informe. Esta herramienta proporciona la manera más rápida y directa de obtener un informe del

objeto activo a la izquierda de la ventana de la base de datos. Se puede modificar en vista

Presentación o en vista Diseño.

Etiquetas. Se utiliza para crear etiquetas (hojas de etiquetas de direcciones para pegar

posteriormente en los sobres de correspondencia).

Informe en blanco. Sistema para crear informes desde cero, si los datos se prefieren elegir

manualmente. Se usa normalmente cuando el número de campos que llevará el informe no es muy

grande.

Asistente para informes. Puede ser la manera más sencilla de crear un informe, ya que el asistente

guía, paso a paso, la elección de tablas o consultas de donde se extraerán los datos para el informe y

permitirá elegir criterios de ordenación y agrupación.

Diseño de informe. Permite crear un informe en blanco en vista Diseño. Se muestra el cuadro de

diálogo Mostrar tabla desde donde se seleccionan las tablas o las consultas de las cuales se van a

tomar los campos cuyos datos se desea que muestre el informe.

Lo más sencillo es crear el informe utilizando el asistente para informes, que te irá haciendo una

serie de preguntas y generará un informe teniendo en cuenta las respuestas que le has

proporcionado.

EJEMPLO Página 192 Lista de mis amistades.

Realiza un listado de todas las personas que están registradas en tu base de datos Agenda y que

incluya todos los datos de cada una de ellas.

Abre la base de datos Agenda.

Activa la pestaña Crear y haz clic en Asistente para informes del grupo Informes.

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En el cuadro de dialogo del Asistente para Informes puedes seleccionar la tabla o la consulta de la

que se van a extraer los datos para el informe. Como hemos convenido, serán todos los datos de

todas las personas de la Agenda. Por tanto, están en la única tabla de la base de datos:

Amistades. Selecciona la tabla Amistades.

Con la doble flecha pasa todos los campos disponibles al lado de los campos seleccionados.

Siguiente.

Queremos el listado se muestre en orden alfabético ascendente de los nombres que figuran en la

agenda.

Orientación del papel horizontal, distribución tabular y que se organicen las columnas para que

quepan en el ancho de la página.

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Elegir el estilo que tendrá el informe. Selecciona el modelo Mirador.

LLámalo Lista de mis amistades. Marca la opción Vista previa del informe. Clic en Finalizar.

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3. Modificación de formularios e informes.

Una vez que los formularios y los informes han sido creados y guardados, puede modificarse su

aspecto en vista Diseño.

El cambio de vista se hace desde el grupo Vistas de la cinta de opciones.

Al mostrarse un formulario o un informe en vista Diseño pueden cambiarse de lugar los campos,

modificarles la apariencia de texto y fondo o cambiar los nombres de los títulos de esos campos.

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES Página 193

1. Muestra en vista Diseño el informe Lista de mis amistades, realizado en la base de datos Agenda.

Con la pestaña Diseño modifica los colores, centrados y posición de los elementos del informe.

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Con la pestaña Configurar página cambia la orientación de página a Vertical.

ACTIVIDADES Página 194

2. Contesta las siguientes preguntas:

a) Explica con un ejemplo qué es un registro.

b) ¿Cuántos campos componen la tabla Amistades?

c) ¿Para qué se utilizan las consultas?

d) Indica qué formato tendrían los datos introducidos con la mascara de entrada LLO.

e) ¿Cómo escribirías una máscara de entrada que permitiese solamente números de tres y cuatro

cifras?

f) Supongamos que en una consulta que tiene los campos Nombre y Saldo de una tabla, deseamos

que se muestren los registros cuyo campo Saldo sea igual a 2000. ¿Dónde y como se escribiría

esta condición?

3. En la base de datos Agenda realiza una nueva consulta llamada Listado nombres y correos que

muestre únicamente el Nombre y la dirección de correo electrónico de todas las personas

registradas.

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4. En la base de datos Agenda realiza una nueva consulta llamada Conseguir nombre. Al introducir

el número de teléfono cualquiera se mostrará el nombre de la persona que tiene ese número.

5. En la base de datos Agenda realiza un informe llamado Lista nueva de amigos.

TEMA 10 Bases de datos (II)

1. Bases de datos con varias tablas

Desarrollar los conceptos que se han estudiado en la unidad anterior. Además veremos una de las

principales características de una base de datos relacional: la forma como se relacionan unas

tablas con otras.

1.1 Guardar como

Se pueden guardar en versiones anteriores, con la extensión. mdb.

Si se guarda sin especificar lo hará en la versión 2007 y su extensión es accdb.

Access 2007 puede abrir bases de datos de versiones anteriores, en algunos casos se puede ver

distorsionado el diseño original.

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Las versiones anteriores no pueden abrir bases de datos guardadas en versión 2007.

1.2. Clave principal y clave externa

Clave principal

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de las tablas que proporcionan a Access 2007

un identificador exclusivo para cada fila.

Una vez definidas las claves principales de todas las tablas, se relacionaran entre ellas, la base de

datos quedará enlazada.

El campo que se decida como clave principal de una tabla no podrá contener datos susceptibles de

repetirse. (no podríamos poner el campo Nombre, por que puede haber varios clientes con el mismo

nombre). Si puede ponerse un código de cliente, tanto si se genera automáticamente

(autonumérico) como de forma manual. También valdría el DNI de una persona.

Clave externa

En las otras tablas que se relacionen con la que tiene la clave principal, se debe incluir ese mismo

campo, en esas tablas se llamará clave externa, al margen de que cada tabla pueda tener su propia

clave principal.

EJEMPLO Página 203

Creación de la base de datos y las tablas

En primer lugar, crea una base de datos en blanco que se llamará Ventas.accdb.

La base de datos constará de tres tablas. Cada una con su clave principal.

Crea una tabla llamada Clientes.

Aunque el DNI sin letra o el Código postal podrían considerarse datos numéricos, se diseñan de

tipo texto, al no hacer operaciones con ellos.

L a clave principal es Código cliente.

La mascara del DNI podría ser 90.000.000-L. Si queremos que la letra aparezca en mayúsculas

aunque la escribamos en minúsculas, quedará así. 90.000.000->L.

Los nombres de campo no pueden contener puntos, paréntesis, signos de exclamación,

espacios a la izquierda o caracteres no imprimibles.

Crea otra tabla Formas de pago.

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1.3. Relaciones

Tres tipos de relaciones entre tablas:

De uno a varios. Ejemplo. Un mismo cliente puede realizar varios pedidos.

De varios a varios. Se haría una relación varios a varios en un campo común. Conviene crear una

tabla intermedia, llamada tabla de unión, que tenga relación uno o varios con cada una de las

tablas anteriores.

De uno a uno. Un registro de una tabla puede tener solamente un registro correspondiente de

otra tabla. Se usa poco solo como medida de seguridad en casos concretos.

Las relaciones entre tablas deben crearse, para evitar errores e inconsistencias en la base de datos.

Para hacer las relaciones una vez creadas las tablas de una base de datos, en la cinta de opciones se

activa la pestaña Herramientas de la base de datos y se hace clic en Relaciones.

Se abre el grupo Relaciones y en el panel de trabajo veremos las tablas que componen la base de

datos o parte de ellas. Si se desea mostrar más tablas, se hace clic en Mostrar tabla. Si no es

necesario que se muestre alguna, haremos clic en Ocultar tabla.

Campos relacionados. Una relación se realiza entre dos campos iguales en dos tablas distintas. En

una tabla el campo será clave principal y en la otra será clave externa. Los campos tienen que ser del

mismo tipo (tipo texto) en ambas tablas, pero no es necesario que tengan el mismo nombre.

La única excepción en lo que respecta a la igualdad de tipo de campo es la de un campo

Autonumérico. En la tabla relacionada no puede ser autonumérico de nuevo. Un campo

Autonumérico que sea de tamaño Entero largo, en la tabla relacionada será del tipo Número y de

tamaño Entero largo.

Modificar y borrar relaciones. Para modificar una relación podemos hacer clic con el botón

secundario del ratón sobre la línea que representa la relación y elegir Modificar relación o borrar

relación. También se puede hacer desde la pestaña Diseño.

EJEMPLO Página 206

Abre la base de datos Ventas.

Haz clic en Relaciones. Se verán las tablas que componen la base de datos, si alguna no esta

presente, haz clic en Mostrar tabla, del grupo Relaciones.

Observa que hay una tabla de relación hecha entre las tablas Formas de pago y Facturas. Esto se

debe a que al diseñar la tabla Facturas, en el campo Forma de pago hemos elegido el Tipo

Asistente para búsquedas, entonces hemos creado esa relación.

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Completa la relación entre Formas de pago y Facturas, para que cumpla las reglas aconsejables

de una relación: Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada los campos relacionados y

Eliminar en cascada los registros relacionados.

A continuación relacionaremos las tablas Facturas y Clientes.

Al terminar de arrastra la relación, se abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Marca las tres

reglas y haz clic en Crear. Con esto hemos finalizado de relacionar las tres tablas.

1.4. Introducción de datos

Observar las relaciones de las tablas puede darnos una idea de cuáles serán las tablas cuyos datos

deben rellenarse en primer lugar y cuáles deben dejarse para el final.

Las tablas en cuyo extremo de la línea de relación hay un 1 se llaman independientes. Las que tienen

un ∞ dependientes.

Los datos pueden introducirse directamente en las tablas o si se desea, una vez hechas las

relaciones, puede crearse un formulario el introducir los datos a través de él. Los datos introducidos

se mostrarán en la correspondiente tabla, y viceversa.

Una vez hayamos guardado los cambios del formulario, si abrimos la tabla equivalente Clientes

veremos que esos datos ya aparecen en ella.

Es indiferente que los registros se inserten sobre un formulario que contenga todos los campos de la

tabla o sobre la tabla misma.

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES Página 208

1. Abre la base de datos Ventas.

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Con los conocimientos adquiridos puedes crear formularios. Crea un formulario con todos los

campos de la tabla Facturas. Llámalo Facturas.

Introduce en la tabla Clientes los siguientes registros.

Introduce Los siguientes registros en la tabla Formas de pago.

Crea un formulario para cada una de estas tablas. Llámalos Formulario Clientes y Formulario

Formas de pago. Elige el Autoformato.

Escribe los siguientes registros en el formulario Facturas.

EJEMPLO Página 211 Consulta 1

Abre la base de datos Ventas.

Crea una consulta que llamarás Consulta 1.

En esta consulta están implicadas todas las tres tablas de base de datos.

Con el asistente para consultas sencillas, comienza a seleccionar de cada tabla los campos.

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Solicita una consulta de detalle. Al finalizar observa el resultado de la consulta.

EJEMPLO Página 211 Consulta 2

Ahora queremos saber qué ventas se han producido entre los días 12 y 17 de enero. En esta consulta

deseamos que aparezcan los mismos campos y en idéntico orden que en la consulta anterior.

Para ahorrarnos trabajo podemos utilizar la Consulta 1 y después cambiarle el nombre y ponerle

la condición de fechas. Por tanto, abre la Consulta 1 si no estaba abierta y desde el botón de

Office guárdala con el nombre Consulta 2.

Insertar la condición de fechas: con la pestaña Inicio-Ver-Vista diseño. En los criterios de la

columna Fecha introduce exactamente esto: Entre 12/1/10 y 17/1/10. Access modificará las fechas

y las escribirá entre almohadillas.

Ejecuta la consulta teniendo activa la pestaña Diseño, haciendo clic en Ejecutar.

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Ejemplos de otros criterios que podrías utilizar en la columna Fecha:

-Antes del 20 de enero de 2010: para ello, en criterios escribiríamos <20/1/10 (es decir, menor que

20/1/10)

- El 19 de enero de 2010: se escribiría =10/1/10

- Después del 17 de enero de 2010: >17/1/10

Hemos realizado una consulta que cada vez que la ejecutemos nos mostrará las ventas que se

realizaron entre el 12 y el 17 de enero.

EJEMPLO Página 211 Consulta 3

Haz una consulta llamada Consulta 3. Partiendo de la consulta 2.

Edita en vista Diseño.

En criterios de fecha escribe: Entre [Fecha inicio:] y [Fecha final:]

Recibirás la pregunta Fecha inicio, que deberás introducir de entre las fechas que tenemos en la

tabla Facturas. Igual con la Fecha final.

Ejecuta la consulta.

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ACTIVIDADES Página 213

2) Realiza una consulta llamada Consulta Clientes Málaga, que al ejecutarse muestre un listado de

las facturas realizadas a clientes de la provincia y que solamente muestre estos campos: Nombre,

Localidad, Importe, Fecha. Recuerda que el campo provincia debe estar en la consulta pero no

aparecer en el listado.

Haz un informe con los datos que aporta la consulta anterior. Llámala Informe Clientes Málaga.

Puede tener el autoformato que desees; Si no caben en el espacio disponible, edita el informe

en vista Diseño y adecua el tamaño.

Realiza una consulta llamada Consulta clientes por provincia, con los mismos campos de la

consulta anterior pero en la que el usuario escriba qué provincia desea lista. La pregunta: Elija

provincia.

Comprueba la apariencia de los formularios Clientes, Formas de pago y Facturas para

comprobar si todos los datos caben en el espacio disponible. De no ser así modifica los

formularios en vista Diseño para adecuar el espacio al tamaño de los datos que muestran.

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Abre en vista Diseño el Informe Clientes Málaga. En la cabecera del listado de clientes cambia el

título Nombre por el de cliente. Recuerda que puede modificarse el nombre de los títulos pero

no el de los campos. Al terminar, guarda los cambios del informe.

Verifica los objetos que tiene tu base de datos Ventas, que han de ser los que muestran a

continuación. Recuerda que los objetos que se van creando en una base de datos aparecen a la

izquierda de tu ventana de trabajo de Access 2007.

2. Botones de comando

Son botones que se insertan en los formularios y que al pulsarlos ejecutan la acción que se les

asigne. Esas acciones pueden estar dentro del grupo de las predefinidas o ser el resultado de

ejecutar una macro.

Al mostrar un formulario en vista Diseño, la cinta de control agrega la pestaña Diseño con varios

grupos de opciones, entre ellos el de Controles. Se encuentra el botón para crear un botón de

comando.

Para poder insertar y configurar un botón de comando mediante asistente es necesario que esté

seleccionado usar asistente para controles.

Los botones también pueden crearse arrastrando una macro a un formulario o sin utilizar ningún

asistente.

EJEMPLO Página 214 Botón

En este ejercicio crearemos un botón en el Formulario Facturas. La función del botón será mostrar la

vista previa del Informe Clientes de Málaga.

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Abre la base de datos Ventas y a continuación abre el Formulario Facturas en vista Diseño.

Desplaza hacia abajo unas tres cuadrículas el Pie del formulario, arrastrándolo con el ratón

desde su parte superior. De esta manera haremos espacio en el formulario para insertar un

botón de comando.

Con la pestaña Diseño activa, haz clic en Botón.

Una vez pulsado, el puntero del ratón cambiará de forma. Llévalo hasta el espacio que has

dejado libre en el formulario y dibuja un rectángulo.

Simultáneamente aparecerá el cuadro de dialogo Asistente para botones de comando. Como

planteamos al principio de esta actividad, se desea que el botón abra la vista preliminar de un

informe; por tanto, en categorías seleccionamos Operaciones con informes, y en Acciones,

Vista previa del informe. Clic en siguiente.

A la pregunta: ¿De qué informe desea obtener una vista previa con este botón de comando?, se

visualizará una lista de los informes que contiene la base de datos. En nuestro caso, Informe

clientes Málaga, Clic en siguiente.

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¿Desea incluir texto o una imagen en el botón? ¿Deseamos incluir el siguiente testo, que se

escribirá en el recuadro correspondiente: Facturas de Málaga? Clic en siguiente.

Se puede dar nombre al botón o dejar el predeterminado de Access.

Guarda los cambios al formulario y después muéstralo en vista Formulario.

Comprueba qué ocurre al hacer clic en el botón que acabas de crear.

3. Panel de control

El panel de control es un formulario con forma de menú que facilita la navegación por la base de

datos. Se realiza desde la pestaña Herramientas de base de datos y en el grupo Herramientas de

base de datos-Administrador del panel de control.

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El panel de control se ejecuta al inicio, cuando se abre una base de datos. Mostrará una lista de

acciones, mediante botones de control, que abrirán formularios e informes que hayan sido creados

con anterioridad, imprimirán informes o cerrarán la aplicación.

Cuando se crea un panel de control, se muestran de manera automática dos nuevos objetos en el

panel de objetos de la base de datos: una tabla llamada Switchboard Items y un formulario llamado

Panel de control.

En caso de tener que borrar y rehacer un panel de control, no basta con borrarlo, es necesario borrar

la tabla Switchboard Items.

Al tratarse de un formulario más, se pueden rediseñar los colores y las fuentes en vista Diseño.

EJEMPLO Página 216 Panel de control

Vamos a elaborar un panel de control o menú para abrir distintos formularios e informes que hemos

ido creando a lo largo de esta unidad sobre la base de datos Ventas.

Antes de comenzar a elaborar el panel de control haremos una copia de seguridad en la base de

datos.

Haz clic con el botón secundario del ratón sobre Ventas, del menú emergente selecciona

Copiar, y pégalo donde desees... Se creará una base de datos llamada Ventas copia.

Trabajaremos con Ventas.

Abre la base de datos Ventas.accdb

Herramientas base de datos.

En el grupo Herramientas de base de datos, haz clic en Administrador del panel de control. Se

abrirá un cuadro de diálogo avisando de que no existe ningún panel de control y si se desea

crear uno. Haz clic en Sí.

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Se abre el cuadro de diálogo del Administrador del panel de control. Haz clic en Modificar, para

cambiar el nombre predeterminado de nuestro panel de control.

El siguiente cuadro de diálogo pide darle un nombre a nuestro panel de control. Lo llamaremos

Menú de la base de datos Ventas. Haz clic en Nueva.

Primera línea del menú: un mensaje para que al hacer clic sobre él se pueda ver el Formulario

Clientes. Configura el cuadro de diálogo como el de la imagen siguiente y luego haz clic en

Aceptar.

Segunda línea de menú: otro mensaje para poder agregar clientes en el formulario Clientes. En

el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control haz clic en Nueva. Después,

configura el cuadro de diálogo, modificar elemento del panel de control.

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Siguiendo el mismo procedimiento realizado para las dos líneas anteriores crea una nueva línea

para abrir el Informe Clientes Málaga. Clic en Aceptar.

Y otra línea más para cerrar la aplicación. Aceptar.

Cierra el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control con el botón Cerrar. Cierra

también el cuadro de diálogo Administrador del Panel de control con el botón Cerrar. Guarda

los cambios.

Desde el panel de Objetos haz clic en Panel de control y visualiza el que acabas de crear.