UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA PROPUESTA DE MEJORA DEL CONTROL INTERNO AL ÁREA FINANCIERA DE LA EMPRESA CCAVEG ASESORÍA S.A DEDICADA A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ASESORÍA CONTABLE, TRIBUTARIA, FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA UBICADO EN EL NORTE DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO. AUTORA: CADENA UYAURI GLENDA EMPERATRIZ [email protected]INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA DIRECTOR: MBA. Marco Cevallos [email protected]QUITO DM, JULIO DEL 2015
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE MEJORA DEL CONTROL INTERNO AL ÁREA FIN ANCIERA DE LA
EMPRESA CCAVEG ASESORÍA S.A DEDICADA A LA PRESTACIÓ N DEL SERVICIO
DE ASESORÍA CONTABLE, TRIBUTARIA, FINANCIERA Y ADMI NISTRATIVA
UBICADO EN EL NORTE DEL DISTRITO METROPOLITANO DE Q UITO.
Tabla 1.1 Cuandro de aportación de socios CCAVEG Asesoría ....................................................... 5
Tabla 2.1 Tasas de Interés activas efectivas vigentes ...................................................................... 21
Tabla 2.2 Tasas de interés pasivas efectivas promedio por instrumento .......................................... 22
Tabla 2.3 Tasas de interés pasivas efectivas referenciales por plazo ............................................... 22
Tabla 2.4 Evaluación FODA ............................................................................................................ 28
Tabla 2.5 Matriz FODA ................................................................................................................... 29
xii
LISTA DE FIGURA
Figura 1.1 Logo de la empresa CCAVEG Asesoría ........................................................................... 2
Figura 1.2 Organigrama estructural de la empresa CCAVEG Asesoria .......................................... 12
Figura 1.3 Organigrama funcional de la empresa CCAVEG Asesoria ............................................ 14
Figura 2.1 Producto Interno Bruto – Tasas de Variación 2011- 2014 .............................................. 16
Figura 2.2 VAB petrolero y no Petrolero contribuciones al crecimiento inter-anual del PIB ........ 17
Figura 2.3 Oferta y utilización final de bienes y servicios, segundo trimes 2014 ............................ 17
Figura 2.4 Valor Agregado Bruto por actividad empresarial, segundo trimestre 2014 .................... 18
Figura 2.5 Tasa de variación Interanual del PIB e indicadores del ciclo del PIB ............................ 18
Figura 2.6 Sistema BONES .............................................................................................................. 23
Figura 3.1 Componentes del control Interno COSO 1 ..................................................................... 35
Figura 3.2 Componentes del coso II ................................................................................................. 41
Figura 3.3 Componentes del marco integrado de control interno .................................................... 44
Figura 3.4 Componente CORRE ...................................................................................................... 47
Figura 3.5 Categorías del Control Interno ........................................................................................ 48
Figura 3.6 Identificación de eventos ................................................................................................ 50
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RESUMEN EJECUTIVO
“PROPUESTA DE MEJORA DEL CONTROL INTERNO AL ÁREA FINANCIERA DE LA
EMPRESA CCAVEG ASESORIA S.A DEDICADA A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE
ASESORÍA CONTABLE, TRIBUTARIA, FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA UBICADO EN
EL NORTE DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO.”
El presente documento, plantea un análisis y propuesta de mejora del control interno al Área
Financiera de la empresa CCAVEG Asesoría, con la finalidad de conocer cuál es el manejo que se
está llevando a cabo actualmente en esta área, y así poder plantear mejoras para que la empresa puede
contar con un adecuado control interno que le permita garantizar la transparencia de los procesos ahí
desarrollados, mitigando los riesgos que puedan interferir con la correcta consecución de los
objetivos planteados por la misma.
El desarrollo de esta propuesta fue aplicado con bases teóricas y prácticas de evaluación y propuestas
de control interno, con sus respectivas conclusiones y recomendaciones las cuales fueron
desarrolladas en cinco capítulos, el primero presenta las generalidades de la empresa su historia,
estructura y direccionamiento estratégico, en el segundo se realizó un análisis de los factores que le
influyen a la empresa tanto internos como externos, en el tercer capítulo se presenta el sustento
teórico de las metodologías aplicadas, el cuarto es el desarrollo práctica de las teorías propuesta y
finalmente en el último capítulo contiene las conclusiones y recomendaciones.
PALBRAS CLAVE:
• Ccaveg Asesoría
• Control interno
• Auditoria interna
• Procedimientos
• Flujograma
• Políticas contables
xiv
EXECUTIVE ABSTRACT
PROPOSAL OF IMPROVEMENT OF THE INTERNAL CONTROL FOR THE FINANCIAL AREA OF THE CCAVEG CONSULTANT´S OFFICE INC. DEDICATED TO THE ACCOUNTABLE, TAX SYSTEM, FINANCIAL AND ADMINISTRATIVE ADVISING SERVICES LOCATED IN THE METROPOLITAN DISTRICT TO THE NORTH OF QUITO. This paper states an analysis and a proposal of improvement of the internal control for the financial area of the CCAVEG Consultant’s Office arming to know about the present work in this area, and to state improvements so that the company can have a suitable internal control assuring transparencies and the developed processes, mitigating risks that may interfere in the realization of stated objectives. The development of this proposal was applied using theoretical basis, assessing practices and proposal of internal control with conclusions and recommendations, which were developed in five chapters. The first one, about generalizations, history, structure and strategic addressing in the company. In the second one, an analysis was fulfilled to determine the internal and the external factors. In the third one, the theoretical support of the applied methodology is presented. The fourth one is about the practical development of the proposed theories. The final chapter contains conclusions and recommendations. KEYWORDS:
• Ccaveg Advisory
• Internal Control
• Internal Audit
• Procedures
• Flowchart
• Accounting policies
.
1
INTRODUCCIÓN
En el presente documento de investigación, se expone un análisis y propuesta de mejora del control
interno del área financiera de la empresa Ccaveg Asesoría, a través del cual se realiza un análisis de
los procedimientos y controles más importantes del área y propone a la administración una mejora,
la cual funcionará como una herramienta para una administración eficiente y eficaz de la misma.
La organización de este documento es de forma capitular, que enuncia la información general de la
empresa, las normativas que la rigen, su historia, su direccionamiento estratégico, un análisis de sus
entornos, un enfoque teórico sobre los que es y cómo funciona el control interno y una propuesta de
mejora de esta.
Este documento funcionará como una guía dentro de la organización que le permitirá conocer y
entender de mejor forma el funcionamiento de los procesos que existen dentro de la organización y
cuáles son los adecuados procedimientos a seguir para cumplir determinada función dentro del área
financiera de la empresa.
En el marco teórico se presentarán las bases teóricas que sustentan las metodologías aplicada en este
proyecto de investigación, tanto en la fase de análisis como en la del desarrollo de la propuesta de
mejoras. Adicionalmente se define las técnicas e instrumentos que serán utilizadas para la
recopilación de información y desarrollo de la propuesta planteada en este documento.
El resultado final de este documento será la propuesta de mejora del control interno al área financiera,
el cual contendrá procesos diagramas procedimiento y políticas que guiarán la ejecución del trabajo
en dicha área.
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CAPÍTULO I
1 ASPECTOS GENERALES
1.1 La Empresa
1.1.1 Antecedentes Generales
Figura 1.1 Logo de la empresa CCAVEG Asesoría Fuente: Guido Vega Gerente de Ccaveg Asesoría
CCAVEG Asesoría, es una empresa dedicada a la prestación de servicios de asesoría contable,
tributaria, financiera y administrativa, con más de 15 años de experiencia y una diversa gama de
clientes, lo que le han permite tener mejor visión sobre las problemáticas cotidianas que pueden
presentarse en los diferentes sectores ya sea en el industrial, comercial o de servicios. Las
metodologías de trabajo establecidas, los conocimientos y la experiencia, les han dado resultados
óptimos lo que ha permitido brindar un servicio fortalecido eficaz y eficiente a sus clientes, para que
estos puedan aprovechar y optimizar de mejor forma sus recursos y se vea reflejado en su crecimiento
y empoderamiento en el mercado.
Los constantes cambios en los negocios han obligado a las organizaciones a buscar medidas que les
permitan dar solución al sinnúmero de problemas que se le presentan en el transcurso del tiempo, por
esta razón es importante que las organizaciones cuenten con las herramientas adecuadas que les
permitan tomar decisiones y dar solución a sus problemas, dicha solución debe darse en base a
estándares previamente planificados por la organización.
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En la actualidad, la mejor herramienta que permite dar solución a las problemáticas que se presentan
en las organizaciones para que estas logren el cumplimiento de sus objetivos, es un adecuado sistema
de control interno. La mayoría de las organizaciones desconocen los modelos de sistemas de control
interno existentes y por lo tanto, no posee una adecuada implementación de los mismos.
1.2 Reseña Histórica
En el año 1998 surge la idea de la creación de una empresa que pudiera brindar asesoría contable y
financiera de forma independiente sin manejar conflictos de valor y mantenga independencia total
de las empresas a la cuales prestaría su servicio, emitiendo un criterio y control de la contabilidad
adecuada a las necesidades y una asesoría desde un punto de vista independiente con un foco exterior.
En el año 1999 el Ingeniero Guido Vega inicia negociaciones con Marco Terán empresario
propietario de varias empresas, al él cual le presenta la propuesta de manejar la contabilidad de sus
empresas de forma externa, luego de un profundo análisis se manifestó de forma muy positiva y
reflejando mucho interés en dicha propuesta.
La empresa empezó a aplicar su nueva propuesta en cuatro empresas no como una compañía
constituida sino más bien como personas naturales. El ingeniero Guido Vega y su esposa fueron poco
a poco captando el interés y confianza de sus clientes a los cuales les cautivó por completo esta
propuesta de una asesoría y control contable de forma independiente.
Finalmente el año 2000 CCAVEG Asesoría es constituida por el Ingeniero Guido Venga en sociedad
su cónyuge Carmen Armijos como una Sociedad Anónima, la idea inicial era la creación de una
empresa familiar cuya finalidad era llevar la contabilidad de las cuatro empresas a las cuales
brindaban sus servicios, pero con la expansión de la idea la empresa fue adquiriendo nuevos clientes
y posicionándose en el mercado.
La Empresa CCAVEG se encuentra ubicada en calle 25 de Junio, sector Cotocollao de la Ciudad de
Quito. Desde el inicio de sus actividades la empresa fue creciendo rápidamente, en el año 2008 la
empresa fue obligada a entender nuevas normativas y conocimientos de especialización técnica
debido a las actividades multidisciplinarias de sus clientes.
En los últimos años la empresa aumentó considerablemente sus ingresos y por ende sus obligaciones
y controles han cambiado exigiendo un mayor control de sus procesos, en especial de su área
financiera.
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En los últimos años la empresa ha brindado un servicio innovador y comprometido con sus clientes
por medio de la implementación de una contabilidad limpia e independiente lo cual le ha permitido
establecerse en un mercado altamente competitivo.
Actualmente la compañía posee 65 clientes a las cuales brinda en mayor medida su servicio de
asesoría contable y tributaria. A pesar que la iniciativa era brindar un servicio completo de asesoría
tributaria, contable, administrativa y financiera, estas dos últimas asesorías no se encuentran
completamente explotadas, prevaleciendo así como sus servicios estrellas a los cuales les debe su
crecimiento y empoderamiento en el mercado los de asesoría contable y tributaria.
1.3 Base Legal
La empresa Ccaveg Asesoría se rige a su base legal Interna como externa.
1.3.1 Base legal Interna
• Celebración de escritura.- Mediante escritura N° 8596 en la ciudad de Quito, capital de la
República del Ecuador, con fecha veinte y siete de junio del año dos mil once, ante el Doctor Luis
Vargas Hinostroza, notario séptimo del Cantón Quito, se entregó la escritura pública al señor Guido
Patricio Vega Vega y la señora Carmita Cecibel Armijos Carranco de la Sociedad Anónima Ccaveg
Asesoría.
Los puntos de mayor interés descritos en dicha escritura son:
• Objeto Social. – El objeto social de la compañía será la asesoría, auditoría, y prestación de
servicios en general, en las áreas, administrativas, financieras, contables, tributarias, y operativas de
empresas públicas o privadas, de empresas de servicios y otras, así como la prestación a personas
naturales o jurídicas nacionales o extranjeras en los intereses derechos y obligaciones que sean
generados en el territorio nacional o en el exterior.
• Aportes.- Los asociados en orden a la cabal ejecución y cumplimiento del objetivo de
Ccaveg Asesoría según queda enunciado, establecieron su aporte de la siguiente manera:
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Tabla 1.1 Cuadro de aportación de socios CCAVEG Asesoría
TASAS DE INTERÉS PASIVAS EFECTIVAS REFERENCIALES POR PLAZO
Fuente: Banco Central del Ecuador
2.1.1.1.7 Factor Político Social
Este factor evalúa las directrices que rigen la actuación de la Empresa CCAVEG Asesoría y el
servicio prestado relacionado con las principales leyes y reglas que esté planteando el país.
El estado como soberano con poder ilimitado origina el llamado contrato social, en el cual se ve
comprometido con la población. Los gobernantes del estado son por tanto administradores de la
soberanía., cuya representación política se aplica al sistema en el que los encargados de llevar a cabo
las funciones ejecutivas, legislativas y judiciales pueden ser elegidos mediante el voto del electorado.
En la mayoría de los casos la representación directa se utiliza sólo con fines legislativos. La
representación es el sistema más funcional ideado hasta la fecha para asegurar que las opiniones e
intereses de un grupo de ciudadanos puedan influir en las decisiones de la legislatura u otro órgano
de Gobierno.
El factor político siempre será significativo y tendrá influencia directa en las organizaciones, debido
a las constantes reformas y enfoques que plantea constantemente el estado. Actualmente existe una
propuesta de cambio en la matriz productiva en la cual el gobierno enfoca a una potenciación de la
industria ecuatoriana lo cual podría tener como resultado un mayor crecimiento de la industria y por
lo tanto esto puede resultar beneficioso debido al aumento de los potenciales clientes que pueda
manejar la firma.
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El presidente de la república se encuentra enfocado en fomentar una cultura tributaria a través de la
creación de nuevas leyes y normas lo cual propone un mayor control sobre el enriquecimiento en el
país, evitando el enriquecimiento ilícito y la evasión del debido pago de impuestos.
Las empresas en el país están adoptándose a este nuevo enfoque de tributación sana propuesto por el
gobierno, lo cual está promoviendo que la demanda de servicios de asesoría y capacitación con
respecto para poder mantenerse al día con los constantes cambios financieros que se están
presentando en el Ecuador.
2.1.1.1.8 Factor tecnológico
La empresa cuenta con un sistema contable actualizado el sistema contable BONES el cual le facilita
el manejo y control contable de las empresas a las cuales les presta sus servicios contables. Este
sistema cuenta con diversos módulos inter conectados que le permite que todas las áreas se
mantengan en constante actualización.
Figura 2.6 Sistema BONES Fuente: CCAVEG Asesoría S.A
En el área de trabajo se puede observar computadores portátiles asignados a todo el personal de la
empresa, estas computadoras poseen instaladas las licencias actualizadas de los programas que son
necesarios para el correcto desempeño de sus funciones incluido el sistema contable BONES.
A pesar de poseer el sistema contable dentro de la organización existen ciertos módulos del sistema
contable que no han sido habilitados y por esta razón se ingresa de forma manual información que
debería ser generada automáticamente en el sistema.
2.2 Análisis Interno
En este análisis podremos determinar cuáles son los factores que influyen constante en la
organización y que son fundamentales para el normal funcionamiento en la organización. Un mayor
análisis de esta área se presenta en el capítulo cuatro de este documento.
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2.2.1 Área contable
Es el área encargada del registro, procesamiento y análisis de la información contable de la compañía
y de los clientes de la empresa. El procesamiento de la información contable de la empresa se la
realiza mediante el sistema contable Bones, el cual le permite a la empresa procesar y clasificar la
información en diferentes módulos facilitando su registro análisis.
La información contable que proviene de los clientes de la compañía llega parcialmente procesada a
las oficinas debido a que en cada una de las empresas a las cuales CCAVEG Asesoría presta sus
servicios se cuenta con un auxiliar contable que realiza un pre registro y valoración de la información.
Una vez que esta información fue previamente procesada en cada una de la empresas de los clientes
es enviada a las oficinas para su final procesamiento y análisis el cual es desarrollado por el personal
operativo de la compañía.
Los controles identificados en esta área principalmente son de monitoreo de las operaciones ahí
desarrolladas, aplicándose de forma diaria por el coordinador financiero que valida la información
ingresada por los asistentes contables operativos, para posteriormente realizar un rendimiento de
avances y cumplimientos de objetivos al Jefe financiero el cual valida y realiza las respectivas
recomendaciones e incentivos de ser el caso.
2.2.2 Área de cobranzas
Esta área es la encargada de evaluar y conceder crédito a los clientes cumpliendo la política de crédito
existente así como también recuperar eficientemente los fondos de la empresa en poder de los
mismos, a fin de contar con la suficiente liquidez para el normal desarrollo de sus operaciones y el
cumplimiento de los índices de rentabilidad exigidos por la casa matriz.
Actualmente la empresa no posee un elevado nivel de crédito ya que los contratos establecidos con
el 90% de los clientes manejan políticas de pago de contado. A pesar de que actualmente la empresa
no posea un porcentaje elevado de créditos resulta importante analizar esta área por la proyección y
crecimiento que ha mantenido el último año.
2.2.3 Área de tesorería
Esta área es la encargada de manejar las entradas y salidas de dinero de la empresa resultante de las
diferentes decisiones tomadas por la misma ya sean estas de carácter comercial, financiero o de otra
índole.
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Debido al fuerte nivel de riesgo que posee esta área de la empresa resulta sumamente necesario
realizar una valoración de sus cuentas y establecer parámetros de los fondos depositados y las
disponibilidades liquidas e inmediatas que se llevan a cabo en el área de tesorería de la empresa
La empresa actualmente no maneja un adecuado control de esta área específica, lo cual aumenta el
riesgo y la probabilidad de fraude. La valoración de esta área se realizará posteriormente mediante
cuestionarios de control interno aplicado a las principales cuentas involucradas
Luego de que se hayan obtenido los resultados del análisis de la situación actual del área se realizará
un manual de procedimientos propuesta para ayudar a la mitigación de los riesgos del área.
2.2.4 Clientes
Debido a que la empresa CCAVEG Asesoría presta servicios de asesoría contable y financiera sus
clientes son empresas y personas naturales a las cuales presta sus servicios de forma independiente
sus servicios, actualmente la empresa cuenta con 70 clientes de los cuales 33 son sociedades
Sus principales clientes sociedades son:
• Pin publicidad
• Vitalis
• Fimmacolls
• Plastilene
• Tecnoplus
• Gls constructores
• Edipro
• Finazzi
Siendo Vitalis, Bosi, Fimmacolls sus clientes más grandes y dos de ellas son empresas
multinacionales las cuales llevan años de fidelidad y reflejan total satisfacción con los servicios
recibidos.
2.2.5 Proveedores
Debido a la naturaleza de la actividad económica de la empresa los proveedores no tienen un enfoque
muy significativo dentro de nuestros análisis debido a que sus principales proveedores son los
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prestadores de servicios básicos y el surtidor del mantenimiento de computadores y sistemas
operativos.
2.3 Análisis Foda
El análisis FODA funciona como una herramienta que permite realizar una confrontación de la
situación actual de la empresa, mediante la obtención de un diagnostico en base al análisis de las
fortalezas oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa y así poder tomar decisiones mejor
fundamentadas en base a los objetivos y políticas formulada.
Los procedimientos a seguir para el desarrollo del análisis FODA es el siguiente:
• Se asignará un valor entre 0 y uno, siendo cero poco importante y uno muy importante,
dicho valor refleja la importancia relativa que se otorga al mismo y la suma de todos los
factores será igual a uno.
• Efectuar una ponderación del peso de cada factor para obtener su calificación
correspondiente, para determinar una calificación ponderada de cada factor, ya sea
fortaleza o debilidad.
• Sumar las calificaciones ponderadas de cada factor para determinar el total ponderado
de la organización en su conjunto.
• Sea cual fuere la cantidad de factores que se incluyen en una matriz, el total ponderado
puede ir de un mínimo de 1.0 a un máximo de 4.0, siendo la calificación promedio de
2.5.
• Los totales ponderados muy por debajo de 2.5 caracterizan a las instituciones que son
débiles en lo interno, mientras que las calificaciones muy por arriba de 2.5 indican una
posición interna fuerte.
2.3.1 Fortalezas de la empresa
• Variedad de servicios
• Tecnología de punta que facilita el correcto desenvolvimiento durante la prestación de
los servicios.
• Buen servicio que cumple con los estándares de calidad lo cual ha permitido la fidelidad
de sus clientes por años.
• Cuenta con personal capacitado y actualizado con respecto a los cambios de
normatividad y uso de tecnología.
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2.3.2 Debilidades
• Carencia de procedimientos en el área financiera de la empresa.
• Carencia de políticas
• Inexistencia de manuales de funciones
• Débil aplicación de programa de capacitación de personal
2.3.3 Oportunidades
• Amplio mercado y en constante crecimiento debido al constante cambio de las normativas
contables y tributarias.
• Incremento de demanda
• Incremento de tecnología
• Obligatoriedad de las entidades reguladoras del uso de personal más calificado
2.3.4 Amenazas
• Competencia agresiva
• Incremento de impuestos
• Deficiente poder adquisitivo
• Cambiante normatividad
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Tabla 2.4 Evaluación FODA
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo OportunidadesAmplio mercado � 3 3
Imcremento de tecnologia � 3 3
Incremento de demanda � 5 5
Normatividad favorecedora � 1 1
Total 12
Amenazas
Competencia agresiva � 5 5
Incremento de impuestos � 3 3
Deficiente poder adquisitivo � 3 3
Cambiante normatividad � 3 3
Total 14
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Fortalezas Variedad de servicios � 5 5Tecnología de punta � 3 3Servicio de calidad � 3 3Personal capacitado � 5 5
Total 16
Debilidades
Carencia de procedimientos � 5 5
Carencia de políticas � 5 5
Inexistencia de manuales � 3 3
Debil capacitación del personal � 3 3Elaborado por: Glenda Cadena U Total 16
Oportunidades Amenzas Impacto Total Factores
Factores Fortalezas Debilidades Impacto
Total
29
Tabla 2.5 Matriz FODA
Var
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Oportunidades
Amplio mercado
Imcremento de tecnologia
Incremento de demanda
Normatividad favorecedora
Amenazas
Competencia agresiva
Incremento de impuestos
Deficiente poder adquisitivo
Cambiante normatividad
Mejorar los servicios brindados
Impulsar una especialización en cada nicho
Brindar a los clientes precios accesibles
Fomentar la actualización constante del personal de la empresa
Factores
Atraer nuevo clientes aprovechando la calidad del servicio
Aprovechar los cambios de tecnologia para incrementar la calidad de los servicios
Incrementar la publicidad ara atraer nuevos mercados
Aporvechar los cambios normattivos para el crecimiento del negocio
Fortalezas
FO
Mejorar la estrcutura de la empresa
Fomertar políticas de cultura tributaria
Fomentar campañas que incremente el interes de los clientes
Implementación de constantes programas de capacitación
Debilidades
Implementar procedimientos para captar el mercado
Creación de políticas para la empresa
Mejorar tecnicas de mercadotecnia
Impulsar capacitación al personal sobre nuevas normativas
DO
DAFA
Matriz FODA
Tabla 2.5
Elaborado por Glenda Cadena U..
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CAPITULO III
3 CONTROL INTERNO
3.1 Generalidades
Es importante entender que el control interno es una herramienta que facilita la detección y
mitigación de los riesgos que se puedan identificar en la organización. En este capítulo se presenta
un detalle de lo que es el control interno, su importancia, cual es el plan que debe tener la
organización, sus métodos y procedimientos para proporcionar una seguridad razonable y cumplir
con los objetivos fundamentales de la empresa los cuales son:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
El control interno es aplicado en las organizaciones por varios niveles responsables del control, es
por ello que es importante que las empresas cuenten con un sólido sistema de control interno que
permita la aplicación de los control a cada uno de estos niveles y promueva el logro de los objetivos
institucionales, así como la efectividad, eficiencia y economía en la gestión de la empresa.
3.2 Control Interno
3.2.1 Definición
Según Samuel Alberto Mantilla “El control interno se define ampliamente como un proceso
realizado por el consejo de directores, administradores de una entidad, diseñado para proporcionar
seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías”:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Es importante entender que cuando hablamos de control interno estamos haciendo referencia a un
proceso, que nos permite alcanzar un determinado fin, es decir que puede ser utilizado como un
medio para lograr el cumplimiento de los objetivos. Lo que se busca conseguir mediante la aplicación
31
de controles internos es la mitigación del riesgo a su máximo ya que no se puede garantizar una
seguridad total, a la conducción de una empresa. Es por ello que podemos concluir que control interno
no facilita la identificación de los riesgos de las empresas para de esta manera poder mitigarlos y
forma aumentar la seguridad.
El control interno fue creado para facilitar el cumplimiento de los objetivos tanto particulares para
cada área de la misma como los generales de las organizaciones.
Cuando hacemos nos referimos al control interno como un proceso, es porque el control interno es
un conjunto de acciones aplicables a todas las actividades que posee una empresa integrando todos
los procesos básicos de la esta: planificación, ejecución y supervisión. Dichas acciones se encuentran
incorporadas a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y
apoyar sus iniciativas de calidad.
Según la Comisión de Normas de Control Interno, el control interno puede ser definido como “El
plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una
institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos
principales”:
Para la dirección de las empresas es importante lograr los mejores resultados con economía de
esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus decisiones
se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas,
dentro de un esquema básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en
cada momento.
Según Micil “El control interno se define como un proceso, efectuado por el consejo de
administración, la dirección y el resto de personal de una entidad, diseñado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de
las siguientes categorías:
• Eficacia y eficiencia en las operaciones
• Fiabilidad de la información financiera y de gestión
• Salvaguarda de los recursos de la entidad, y,
• Cumplimiento de las leyes y normas aplicadas.”
Según Abraham Perdomo Moreno es un plan de organización entre la contabilidad,
funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública,
privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la
32
eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa” (Perdomo Moreno,
2004, pág. 112)
3.2.2 Importancia
El control representa una parte importante dentro de toda empresa, ya que esta influye directamente
en las políticas, procedimientos y estructura de la organización. El mantener implementado un sólido
sistema de control interno aumenta la eficiencia y eficacia operativa así como la reducción del riesgo
de fraudes.
El tamaño de la Empresa no es un factor que delimitara la importancia del sistema de control, más
bien podemos decir que debido a la falta de políticas y medidas de control es donde más se deberían
aplicar controles y como de contar con un sistema de control interno más adecuado para esta.
El contar con un Control Interno adaptado a cada tipo de empresa permitirá maximizar la utilización
de recursos con calidad para alcanzar una adecuada gestión financiera y administrativa, para obtener
mejores niveles de productividad; también ayudara a contar con recursos humanos motivados,
comprometidos con su organización y dispuestos a brindar al cliente servicios de calidad.
El tener un control actualizado en las áreas básicas de la empresa permitirá alimentar el sistema de
información y ayudar a la adecuada toma de decisiones.
3.2.3 Clasificación
Las dos formas principales de aplicación del control interno es el control interno administrativo y
control interno financiero.
El control interno administrativo no está limitado a él plan de la organización y procedimientos
que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios por lo cual se
define a el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas
por el ente.
El control interno financiero comprende el plan de la organización y los registros que conciernen
a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles
brindan seguridad razonable:
1-Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de
la gerencia
33
2- Se registran los cambios para mantener un control adecuado y permitir la preparación de
los ee.cc.
3- Se salvaguardan los activos solo acezándolos con autorización
4- Los activos registrados son comparados con las existencias.
En esta tesis se va a realizar una aplicación del control interno financiero debido al enfoque del
análisis y propuesta de mejora que se va a plantear a dicha área.
3.2.4 Métodos de evaluación del control interno
Existen varios métodos de evaluación del control interno, entre los cuales principales tenemos los
siguientes:
• Coso I
• Coso II
• MICIL
• CORRE
3.2.5 Método Coso
El informe COSO (Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), es es denominado así,
porque se trata de un trabajo que encomendó el Instituto Americano de Contadores Públicos, la
Asociación Americana de Contabilidad, el Instituto de Auditores Internos que agrupa a alrededor de
cincuenta mil miembros y opera en aproximadamente cincuenta países, el Instituto de
Administración y Contabilidad, y el Instituto de Ejecutivos Financieros. Ha sido hecho para uso de
los consejos de administración de las empresas privadas en España y en los países de habla hispana.
Ahí se resume muy bien lo que es control interno, los alcances
De acuerdo al método de evaluación COSO I el control interno se define como: “Control interno es
un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad,
diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos de
las siguientes categorías:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad en la información financiera
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
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• Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
• El control interno es un proceso. Constituye un medio para un fin, no un fin en sí mismo.
• El control interno es ejecutado por personas. No son solamente manuales de políticas y
formas, sino personas en cada nivel de una organización.
• Del control interno puede esperarse que proporcione solamente una seguridad razonable,
no una seguridad absoluta, a la administración y al consejo de una entidad.
• El control interno está engranado para la consecución de objetivos en una o más categorías
separadas pero interrelacionadas” (Mantilla B., 2005, pág. 20)
3.2.5.1 Componentes del informe COSO I
El método de control interno planteado por COSO I, nos plantea cinco componentes los cuales se
encuentran interrelacionados entre y mediante una integración con los procesos administrativos
buscan que la entidad consiga sus metas y objetivos institucionales, estos son:
• Ambiente de control
• Valoración de riesgos
• Actividades de control
• Información y comunicación
• Supervisión y seguimiento del sistema de control
35
Figura 3.1 Componentes del control Interno COSO 1 Fuente: http://www.coso.org/documents/IC_COSO_COMMENTS/PREVIOUS/86-07c92ffb-
Actualmente no se cuenta con un sistema especial de contratación ni un departamento específico para
dicho proceso debido a que por la magnitud de la empresa aun no es requerido dicha área.
Valoración del Riesgo
64
15. ¿Qué procesos realiza la entidad para identificar los posibles riesgos del área?
La forma de evaluación para identificar los riesgos consta de tres partes; la primera es la realizada
por el coordinador ejecutivo que es el encargado de planificar, administrar, evaluar y monitorear cada
una de las actividad que forman parte medular en el desarrollo normal de las actividades del
departamento financiero y que son factores primordiales para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales
16. ¿Cómo estima la importancia de los riesgos?
Los administradores realizan reuniones a fin de comunicar posibles riesgos que puedan existir,
mantienen controles en los saldos de cada una de las cuentas en base al presupuesto anual.
17. ¿Qué acciones toma para cubrir los riesgos?
Actualmente no existen procesos definidos dentro de la organización pero el constante monitoreo de
las actividades que están siendo desarrolladas por el personal de la compañía permiten crear un nivel
de confianza en la información que esta siento procesada.
18. ¿La empresa apunta hacia nuevos mercados?
La empresa busca poder consolidarse nivel nacional ya que actualmente solo brinda sus servicios a
la provincia de pichincha.
19. ¿Existen políticas que fomente el control del área financiera?
Actualmente no existe ninguna política definida dentro de la organización ya que aún la compañía
se encuentra en proceso de elaboración de estas.
Monitoreo
20. ¿Qué procedimientos realiza para el monitoreo de los controles?
Todos los meses se realiza una evaluación integral del área en el cual se determinar cuáles son las
posibles falencias que se están presentando en esta área y así poder aplicar medidas de incentivo o
correctivas dependiendo del caso.
65
Conclusión
La situación actual de la compañía con relación a la valoración del control interno, es medio baja
debido a que actualmente no posee los controles adecuados para el área y muchas de sus políticas y
procesos son manejados de forma empírica. La filosofía de trabajo de la compañía es muy buena y
potencia el mejoramiento del ambiente institucional, la mayor falencia presentada radica en sus
actividades de control debido a las debilidades indicadas con anterioridad. El monitoreo y
retroalimentación que realiza la compañía es muy adecuado por lo cual las actividades que se han
venido desarrollando quedaran plasmadas en una política propuesta.
Se realizará una propuestas de políticas y procedimientos que faciliten y potencien la ejecución del
trabajo en el área financiera de la empresa debido a que se identificó que actualmente son manejadas
de manera verbal y por el tamaño de la compañía aun no representan una fuerte debilidad pero con
la proyección de crecimiento de esta si será un obstáculo para la misma.
Adicionalmente se realizará una valoración de los procesos de control aplicados a las cuentas más
representativas de la compañía y valorará la confianza que existe en los controles y el nivel de riesgo
para así poder realizar una propuesta de mejoras.
66
4.2.2 Aplicación de cuestionarios para evaluar el control interno que actualmente la
empresa aplica a las cuentas más representativas.
Gráfico N° 4.1
Elaborado por: Glenda CadenaFecha: 3-Dec-14Lugar: Oficinas de CCAVEG Asesoría
No. Preguntas SI NO N/ACalif. ObservacionesCAJA CHICA
1 ¿Utiliza un fondo fijo de reposición periódica? � 9
A pesar de la existencia de la política existen ocaciones en las cuales no es totalmente aplicada
2 ¿Existen políticas para el manejo del fondo? � 8La política es simplemente verbal
3 ¿Existen documentos para el manejo del fondo? � 10Comprobantes de caja chica
4¿El responsable del fondo obtiene comprobantes de todos los egresos efectuados?
� 9
5 ¿El responsable del fondo es una sola persona? �
Existen dos personas a cargo del control principal y suplente
6 ¿Existe un valor maximo de pago con este fondo? � 7Es a criterio del gerente financiero
7¿Se realiza de manera periódica arqueos o cuadres del fondo?
� 9
CAJA
8 ¿Se realiza cobros en efectivo en la empresa? � 9Se reciben pagos menores
9¿Es independiente la persona encargada de la caja a la persona que realiza los registros contables?
� 8
10¿ Se expiden recibos de caja al monento de efectuarse la recepción de valores?
� 9Comprobantes de ingreso soporta valores
11¿Existe alguna caja de seguridad para la custodia del dinero y documentos.
� 8No se poseen titulos o valores representativos
12¿Se realiza los depósitos en forma integra e inmediata?
� 9
13¿Se realizan arqueos de caja de forma periodica y sorpresiva?
� 10
Ccaveg Asesoria S.CCUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de control interno Efectivo y equivalentes
Continua…
67
Gráfico N°4.1
Elaborado por: Glenda CadenaFecha: 3-Dec-14Lugar: Oficinas de CCAVEG Asesoría
No. Preguntas SI NO N/ACalif. ObservacionesBANCOS
14¿Son autorizadas por la alta dirección las cuentas bancarias?
� 9Aprueba gerente general
15Existen personas autorizadas para la firma de cheques, quienes son?
� 9Jefe financiero o contador
16 ¿Los cheques requieren firmas conjuntas? � 8Solo para montos que superen los US$2000.00
17¿Estan registradas en libros todas las cuentas bancarias?
� 10
18 ¿Existe un custodio de las chequeras? � 9Encagado de caja chica es el custodio
19¿Se emiten los cheques en forma secuencial y se controla los talonarios?
� 9
20 ¿Se firman cheques en blanco? � 10
21¿Se realizan los pagos unicamente contra comprobantes autorizados?
� 7También se pagan casos emergentes
22¿Todos los pagos a proveedores se realiza por medio de cheques?
� 9
23¿La misma persona autoriza y realiza los registros contables?
� 7Rota entre el encargado y el asigando de cuenta
24¿Se realiza conciliaciones bancarias de forma periódica?
� 9 mensual
25¿Qué controles poseen que eviten un sobregiro bancario?
�No tiene convenio en banco
Suma 201
Ccaveg Asesoria S.C
Cuestionario de control interno
CUESTIONARIO DE CONTROL
Efectivo y equivalentes
68
Valoración del riesgo
Nivel de confianza
Calificación
201 = 80% Medio
Ponderación 250
Tabla de ponderación de confianza en controles
Nivel Calificación
Alto 81% a 100%
Medio 61% a 80%
Bajo 1 a 60%
Riesgo de control
100% menos nivel de confianza ( 100% - 80% ) Medio
= 20%
Conclusión
De acuerdo a la revisión de control interno aplicada se determinó que el nivel de confianza es medio
y el riesgo de control es medio por lo cual es necesario fortalecer los controles aplicables a dichas
cuentas.
Gráfico N°4.2
Elaborado por: Glenda CadenaFecha: 3-Dec-14Lugar: Oficinas de CCAVEG Asesoría
No. Preguntas SI NO N/A Calif Observaciones
7¿Cuendo se hace un crédito se cuenta con documentación que lo respalde?
� 10
8¿Existen políticas para la privisión de cuentas de dificil recuperación?
� 7Se maneja la política tributaria
9¿Se analiza la antigüedad de las partidas y se da un seguiiento?
� 9No poseé demasiados créditos
10¿Se mantiene un registro contable separado para registrar las cuentas por cobrar de clientes, de empleados, anticipos, entre otras?
� 8Los anticipos de las cuentas por cobrar se encuentran relacionadas
Suma 88
Cuestionario de control interno Cuentas por cobrar
CUESTIONARIO DE CONTROL Ccaveg Asesoria S.C
69
Valoración del riesgo
Nivel de confianza
Calificación
88 = 88% Alto
Ponderación 100
Tabla de ponderación de confianza en controles
Nivel Calificación
Alto 81% a 100%
Medio 61% a 80%
Bajo 1 a 60%
Riesgo de control
100% menos nivel de confianza ( 100% - 88% ) Bajo
= 12%
Conclusión
De acuerdo a la revisión de control interno aplicada se determinó que el nivel de confianza es alto y
el riesgo de control es bajo por lo cual se considera que los controles de dichas cuentas son aceptables,
pero debido a que el giro del negocio es la prestación de servicios es una de las cuentas más
importantes por lo cual se propondrá un aumento de controles.
70
Gráfico N°4.3
Elaborado por: Glenda CadenaFecha: 3-Dec-14Lugar: Oficinas de CCAVEG Asesoría
No. Preguntas SI NO N/ACalif. Observaciones
1 ¿Existen políticas de control y uso de activos fijos? � 8
Las políticas no se encuentran documentadas solo se mantienen de forma verbal
2¿Existe una base en la cual se mantenga un inventario de todos los activos fijos de la empresa, con su costo, fecha de adquisición y depreciación?
� 5
El listado de activos fijos que posee la empresa es demasiado general en necesario mayor detalle
3¿Se realiza una revisón del saldo de los activos fijos de la base contra el saldo en libros?
� 8
Se realiza de manera trimestral o cuando se realiza nuevas adquisiciones pero de forma general
4¿Se verifica oportunamente si se encuentran calculadas las depreciaciones de forma correcta?
� 9
5¿Es necesario de autorizaciones para la compra y venta de activos fijos?
� 10
Solo con autorización del jefe financiero se procede a realizar una acción
6¿Se realizan tomas físicas del inventario de los activos fijos de la empresa?
� 5No son consideradas como na política
7¿Existen procedimientos para determinar si los activos fijos aún se encuentran en la organización?
� 8
8¿Las personas que tienen a su cuidado el activofijo estan obligadas a reportar novedades comodaños, robo, oboslescencias?
� 5
Debido al numero de activos fijos de la compañía no existe un persona encargada de su custodia
9 ¿El uso de los bienes es exclusivo para el negocio? � 10
10¿Los activos fijos cuentan con seguros contra siniestros?
� 9
11¿La empresa cuenta con sistema de monitoreos, camaras, alarmas y otras medidas que protejan los activos fijos en casos de siniestros?
� 8
Solo con autorización del jefe financiero se procede a realizar una acción
Suma 85
Ccaveg Asesoria S.CCUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de control interno Activos fijos
71
Valoración del riesgo
Nivel de confianza
Calificación
85 = 77% Medio
Ponderación 110
Tabla de ponderación de confianza en controles
Nivel Calificación
Alto 81% a 100%
Medio 61% a 80%
Bajo 1 a 60%
Riesgo de control
100% menos nivel de confianza ( 100% - 85% ) Bajo
= 23%
Conclusión
De acuerdo a la revisión de control interno aplicada se determinó que el nivel de confianza es medio
y el riesgo de control es bajo por lo cual se considera que los controles de dichas cuentas son
aceptables pero pueden ser potenciados por la organización.
Cuentas por pagar
La empresa maneja políticas de pago de contado y debido a que los proveedores que manejan así lo
requiere esta no es una cuenta representativa dentro de la organización.
72
Gráfico N°4.4
Elaborado por: Glenda CadenaFecha: 3-Dec-14Lugar: Oficinas de CCAVEG Asesoría
No. Preguntas SI NO N/ACalif. Observaciones
1¿Existen responsables de hacer la declaraciones de impuestos?
� 9
2¿Existen reclamos pendientes de añosanteriores?
� 10
3¿Se consideran saldos de años anteriores paraefectuar estimaciones?
� 9
4¿Se determina fechas máximas para recibir lasretenciones de clientes?
� 8Las que indica la normativa tributaria
5¿Se maneja anexos para las cuentas deimpuestos?
� 9
6¿Existen controles en los valores antes ydespués de realizar las declaraciones?
� 8
7¿Se cumple con las fechas maximas de pagosde impuestos?
� 7
Suma 60
Ccaveg Asesoria S.CCUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de control interno Impuestos
73
Valoración del riesgo
Nivel de confianza
Calificación
60 = 86% Alto
Ponderación 70
Tabla de ponderación de confianza en controles
Nivel Calificación
Alto 81% a 100%
Medio 61% a 80%
Bajo 1 a 60%
Riesgo de control
100% menos nivel de confianza ( 100% - 70% ) Bajo
= 14%
Conclusión
De acuerdo a la revisión de control interno aplicada se determinó que el nivel de confianza es Alto y
el riesgo de control es bajo por lo cual se considera que los controles de dichas cuentas son aceptables
pero pueden ser potenciados por la organización.
74
Gráfico N° 4.5
Elaborado por: Glenda CadenaFecha: 3-Dec-14Lugar: Oficinas de CCAVEG Asesoría
No. Preguntas SI NO N/ACalif. Observaciones
1¿Cuentan con políticas y reglamentos internos de trabajo?
� 8
No se encuentran documentados solo son especificaciones verbales
2¿Existe un procedimiento para el reclutamiento de personal?
� 5
El gerente general es el encargado de todo el proceso de reclutamiento
3 ¿Existe un departamento de Recusrsos Humanos? � 8Debido al tamaño de la empresa no es necesario.
4¿Cuentan con un archivo o carpeta individual de cada trabajador en el que conste el contrato, aviso de entrada del IESS y demás documentación?
� 10
5 ¿Cuentan con un control de asistencia y atrasos? � 8
La filosofía que maneja la empresa permite ciertas libertades al personal por lo cual no aplica este tipo de controles
6¿Se lleva un control detallado y actualizado del personal en el que conste nombres, fecha de ingreso, cargo, área y sueldo?
� 9
7¿Se archiva los roles de pago individuales de los empleados con las firmas de recibi confome?
� 9
8¿Los empleados necesitan autorización para trabajar horas extras?
� 9
9¿Los valores adicionales al sueldo como bonos, horas extras y comisiones son tomados en cuenta como ingresos aportables?
� 9
10¿Se contrala que al elaborar los roles de pago se realice los correspondientes descuentos por prestamos o anticipos?
� 10
11¿Se provisiona mensualmente los beneficios a los empleados?
� 10
12¿Se concilia mensualmente la información contable de nomina con las planillas declaradas al IESS?
� 8
13¿Se realiza los pagos al IESS antes del dia 15 de cada mes?
� 7Suele haber retrasos debido a problemas de liquidación
Suma 110
Ccaveg Asesoria S.CCUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de control interno Nómina
75
Valoración del riesgo
Nivel de confianza
Calificación
110 = 85% Alto
Ponderación 130
Tabla de ponderación de confianza en controles
Nivel Calificación
Alto 81% a 100%
Medio 61% a 80%
Bajo 1 a 60%
Riesgo de control
100% menos nivel de confianza ( 100% - 85% ) Bajo
= 15%
Conclusión
De acuerdo a la revisión de control interno aplicada se determinó que el nivel de confianza es Alto y
el riesgo de control es bajo por lo cual se considera que los controles de dichas cuentas son aceptables
pero pueden ser potenciados por la organización.
76
Gráfico N°4.6
Elaborado por: Glenda CadenaFecha: 3-Dec-14Lugar: Oficinas de CCAVEG Asesoría
No. Preguntas SI NO N/ACalif. Observaciones
1¿Mantiene registros adecuados y actualizados de la integración del capital?
� 10
2¿Las decisiones de modificaciones de capital estan basadas en decisiones de Junta General?
� 9
3¿Mantiene un archivo numerado de las actas de Junata General?
� 9
4¿Se han registrado todos los acuerdos con implicaciones contables de los accionistasen la contabilidad?
� 9
5¿Es adecuada la custodia de títulos no suscritos o no exhibidos?
� 7
6 ¿Existen registros de la emisión de títulos? � 97 ¿Se tiene politicas para el pago de dividendos? � 9
8¿Los estados financieos se aprueban por los accionistas?
� 9Debido a que es una sociedad civil aprueban dos socios
Suma 71
Ccaveg Asesoria S.CCUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de control interno Patrimonio
77
Valoración del riesgo
Nivel de confianza
Calificación
71 = 89% Alto
Ponderación 80
Tabla de ponderación de confianza en controles
Nivel Calificación
Alto 81% a 100%
Medio 61% a 80%
Bajo 1 a 60%
Riesgo de control
100% menos nivel de confianza ( 100% - 89% ) Bajo
= 11%
Conclusión
De acuerdo a la revisión de control interno aplicada se determinó que el nivel de confianza es Alto y
el riesgo de control es bajo por lo cual se considera que los controles de dichas cuentas son aceptables
pero pueden ser potenciados por la organización.
78
Gráfico N°4.7
Elaborado por: Glenda CadenaFecha: 3-Dec-14Lugar: Oficinas de CCAVEG Asesoría
No. Preguntas SI NO N/ACalif. Observaciones
1¿Existen políticas sobre el reconocimiento de ingresos?
� 8
Las políticas no se encuentran documentadas solo se mantienen de forma verbal
2¿Existe una adecuada segregación de funciones de los responsables de la facturación con los responsables de la contabilización y cobro?
� 7La misma persona es la encargada
3¿Los ingresos son registrados automaticamente a traves del sistema contable?
� 9
4 ¿Los ingresos son facturados en su totalidad? � 10
5¿Existe una politica definida acerca de descuentos y devoluciones?
� 8Son decisión del jefe financiero
6 ¿Son declarados y facturados Otros Ingresos? � 10
7¿La documentacion que sustenta los ingresos se encuentra debidamente archivada?
� 10
Suma 62
Ccaveg Asesoria S.CCUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de control interno Ingresos
79
Valoración del riesgo
Nivel de confianza
Calificación
62 = 89% Alto
Ponderación 70
Tabla de ponderación de confianza en controles
Nivel Calificación
Alto 81% a 100%
Medio 61% a 80%
Bajo 1 a 60%
Riesgo de control
100% menos nivel de confianza ( 100% - 89% ) Bajo
= 11%
Conclusión
De acuerdo a la revisión de control interno aplicada se determinó que el nivel de confianza es Alto y
el riesgo de control es bajo por lo cual se considera que los controles de dichas cuentas son aceptables
pero pueden ser potenciados por la organización.
80
Gráfico N°4.8
Elaborado por: Glenda CadenaFecha: 3-Dec-14Lugar: Oficinas de CCAVEG Asesoría
No. Preguntas SI NO N/ACalif. Observaciones
1¿Existen políticas en las cuentas de gasto para su corecto manejo y clasificación?
� 7
Las políticas no se encuentran documentadas solo se mantienen de forma verbal
2¿Efectúan análisis y comparaciones con los valores del año anterior?
� 9
3¿Los gastos de una misma naturaleza tiene siempre la misma aplicación contable?
� 10
4¿Se realiza una revisión de las operaciones que afectan las cuentas de gastos como, cuentas por pagar, nomina, depreciaciones?
� 8
5 ¿Se elaboran presupuestos para los gastos? � 10Mensuales, quimestrales y anuales
6¿La documentación que sustenta los gastos se encuentra debidamente archivada y cumple todos los requerimientos legales?
� 10
7¿Se verifica el cumplimiento con las disposiciones de retenciones en la fuente con la Ley de RégimenTributario Interno y su Reglamento?
� 10
8 ¿Mantiene un control de los gastos no deducibles?� 10
Suma 74
Ccaveg Asesoria S.CCUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de control interno Gastos
81
Valoración del riesgo
Nivel de confianza
Calificación
74 = 93% Alto
Ponderación 80
Tabla de ponderación de confianza en controles
Nivel Calificación
Alto 81% a 100%
Medio 61% a 80%
Bajo 1 a 60%
Riesgo de control
100% menos nivel de confianza ( 100% - 93% ) Bajo
= 7%
Conclusión
De acuerdo a la revisión de control interno aplicada se determinó que el nivel de confianza es Alto
y el riesgo de control es bajo por lo cual se considera que los controles de dichas cuentas son
aceptables pero pueden ser potenciados por la organización.
82
Gráfico N°4.9
Elaborado por: Glenda CadenaFecha: 3-Dec-14Lugar: Oficinas de CCAVEG Asesoría
Cuenta Califiación del riesgo Factor de riesgo Control existenteEfectivo y equivalente
Medio - Falta de políticas para la revisión de conciliaciones y arqueos. - Arqueos sorpresivos - Conciliaciones bancarias anuales.
Cuentas por cobrar Bajo -Inexistencia de políticas de crédito a largo plazo. -No existen políticas para la valoración de cartera incobrable
- Existe un responsable del otorgamiento de créditos. - Se mantiene un adecuado registro de las cuentas por cobrar.
Activos Fijos Medio - No existencia de políticas adecuadas. - no Existencia de aun detalle de los activos que poseé la empresa. - Inexistencia de un custodio de activos fijos
- Existe una persona encargada de la autorizacipon de venta o adquisición de activos fijos
Impuestos Madio - Falta de control en la emisión y recepción de retenciones. - Contador revisa los valores antes de enviar declaraciones validando que la información se encuentre correcta
Nómina Bajo - Inexistencia de un cálculo actuarial. - No contar ingresos adicionales como ingresos aportables.
- Aplican lo estipulado en la ley. - Existe una política de realización de cálculo actual de forma anual.
Patrimonio Bajo - Inexistencia de políticas para reparto de dividiendos. - Inexistencia de actas de junta general y de direcctorio
Los movimientos de patrimonio estan respaldados por actas de junta de los socios, el contador es el responsable de la contabilización con supervisión de gerencia
Ingresos Bajo - Inexistencia de políticas para el reconocimiento de ingresos. Existe políticas para el control de los ingresos
Gasto Bajo - Inexistencia de políticas de gastos
- Se elaboran presupuestos de gastos mesuales y quimestrales
Ccaveg Asesoria S.CMatriz de riesgos
83
4.3 Propuesta de control interno para el área financiera
4.3.1 Procesos del área financiera propuesta para la empresa CCAVEG Asesoría.
La empresa actualmente no posee una descripción de los procesos del área financiera de la compañía,
por lo cual se presenta una propuesta del macro proceso gestión financiera y de los procesos
aplicables al tratamiento específico de la prestación del servicio
4.3.1.1 Área contable
Esta área posee dos procesos entre ellos tenemos el de administración contable y el de administración
tributaria. La descripción de los proceso es como sigue
Descripción del proceso administración contable
Objetivo.- Establecer normas y procedimientos que permitan tener un proceso controlado de la
administración contable de la empresa.
Alcance – Este procedimiento aplica a el registro y procesamiento de la información contable de la
empresa y de sus clientes.
Responsable – El personal operativo es el encargado de implementar y ejecutar este proceso y el
coordinador financiero en compañía del jefe financiero de evaluar sus resultados.
Macro proceso: Gestión financiera
Procesos:
• Administración contable
Subproceso:
• Registro contable
• Control contable
Actividades:
• Recibir la información contable
• Clasificar la información contable
• Validar la información tributaria.
• Ingresar información al sistema
• Procesar información
• Analizar la información
• Validar financiera de la información / Presentar resultados / Archivar la información
84
Gráfico N°4.10
MACRO PROCESO PROCESO SUB PROCESO N° ACTIVIDAD
1 Recibir la información contable
2 Clasificar información contable
3 Validar la información tributaria
4 Ingresar información al sistema
5 Procesar la información
6 Análizar la información
7 Validar la información financiera
8 Presentar resultados
9 Archivar información
Elaborado por: Glenda Cadena U.
Con
trol
cont
able
MACROPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA LISTADO DE PROCESOS
Ccaveg Asesoria S.C
GE
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Res
gist
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85
Descripción del proceso Administración tributaria
Es el proceso encargado del cumplimiento de las obligaciones tributarias tanto de la compañía como
la de las obligaciones de los clientes. Adicionalmente es la encargada de brindar la capacitación y
asesoría a los clientes.
Objetivo.- Establecer normas y procedimientos que permitan tener un proceso controlado de la
administración tributaria de la empresa.
Alcance – Este procedimiento aplica a el registro y procesamiento de la información tributaria de la
empresa y de sus clientes.
Responsable – El personal operativo es el encargado de implementar y ejecutar este proceso y el
coordinador financiero en compañía del jefe financiero de evaluar sus resultados.
Macro proceso: Gestión financiera
Procesos:
• Administración tributaria
Subproceso:
• Cumplimiento de obligaciones tributarias
• Validación del cumplimiento
Actividades:
• Elaborar declaraciones IVA
• Elaborar declaraciones de retenciones en la fuente
• Elaborar declaración de impuesto a la renta
• Elaborar anexo de gastos personales
• Elaborar anexos transaccionales
• Elaborar otras aplicables
• Verificar de la información presentada
• Verificar cumplimiento de obligaciones
• Validar aplicación de las normativas vigentes
86
Gráfico N°4.11
MACRO PROCESO PROCESO SUB PROCESO N° ACTIVIDAD
1 Elaborar declaraciones del IVA
2 Elaborar declaraciones de retenciones en la fuente
3 Elaborar delcaración de impuesto a la renta
4 Elaborar anexo de gastos personales
5 Elaborar anexos transaccionales
6 Elaborar otras aplicables
7 Verificar de la información presentada
8 Verificar cumplimiento de obligaciones
9 Validar aplicación de las normativas vigentes
Elaborado por: Glenda Cadena U.
Ccaveg Asesoria S.CLISTADO DE PROCESOS
MACROPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA
GE
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ÓN
FIN
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Cum
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ient
o
87
4.3.1.2 Área de cobranzas.
Esta área es la encargada de evaluar y conceder crédito a los clientes cumpliendo la política de crédito
existente así como también recuperar eficientemente los fondos de la empresa en poder de los
mismos, a fin de contar con la suficiente liquidez para el normal desarrollo de sus operaciones y el
cumplimiento de los índices de rentabilidad exigidos por la casa matriz.
Objetivo.- Establecer normas y procedimientos que permitan tener un proceso controlado de la
administración de cobranzas de la empresa.
Alcance – Este procedimiento aplica a el control y evaluación de la situación de cartera de la
empresa.
Responsable – El agente de cobranzas de la compañía es el responsable de su ejecución y el jefe
financiero de su control.
Macro proceso: Gestión financiera
Procesos:
• Administración de cobranzas
Subproceso:
• Control y evaluación de cobranzas
• Evaluación del crédito
Actividades:
• Recibir base de crédito
• Ingresar información a cajas
• Conciliar cuentas por cobrar
• Gestionar notas de crédito
• Archivar documentación
• Evaluar el crédito
• Monitorear el comportamiento del crédito
88
Gráfico N°4.12
MACRO PROCESO PROCESO SUB PROCESO N° ACTIVIDAD
1 Recibir base de crédito
2 Ingresar información a cajas
3 Conciliar cuentas por cobrar
4 Gestionar notas de crédito
5 Archivar documentación
6 Evaluar el crédito
7 Monitorear el comportamiento del crédito
Elaborado por: Glenda Cadena U.
Con
trol y
eva
luac
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de
cobr
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Ccaveg Asesoria S.CLISTADO DE PROCESOS
MACROPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA
GE
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FIN
AN
CIE
RA
Ges
tión
de c
obra
nzas
89
4.3.1.3 Área de tesorería
Es uno de los procesos más críticos ya que este se presenta directamente relacionado con los ingresos
y desembolsos de efectivos de la compañía. En la empresa CCAVEG Asesoría esta área mantiene
una vinculación muy fuerte con el área de cobranzas por lo cual podemos decir que este vendría a
ser su proceso de apoyo para tesorería.
Objetivo.- Establecer normas y procedimientos que permitan tener un proceso controlado de la
administración de tesorería.
Alcance – Este procedimiento aplica a el registro y procesamiento de los cobros y pagos efectuados
por la compañía.
Responsable – El asistente de tesorería quien es el encargado de implementar y ejecutar este proceso.
Macro proceso: Gestión financiera
Procesos:
• Administración de tesorería
Subproceso:
• Cobros a clientes
• Pagos a proveedores
Actividades:
• Generar comprobantes de cobro
• Archivar copia de comprobante
• Elaborar ingreso de caja
• Registrar en el sistema el cobro
• Enviar a depositar los cobros
• Recibir documentación soporte
• Validar documentación soporte
• Validar ingreso de bien o servicio
• Ingresar al sistema la recepción de la nueva adquisición
• Verificar autorización para el pago
• Elaborar comprobante de egreso
• Generar comprobante de pago
• Elaborar de cheque o transferencia
• Archivar copias de comprobantes
• Notificar del pago realizado
90
Gráfico N°4.13
MACRO PROCESO PROCESO SUB PROCESO N° ACTIVIDAD
1 Generar comprobantes de cobro 2 Archivar copia de comprobante3 Elaborar ingreso de caja 4 Registrar en el sistem el cobro 5 Enviar a depositar los cobros 6 Recibir documentación soporte 7 Validar documentación soporte 8 Validar ingreso de bien o servicio9 Ingresar al sistema la recepción de la nueva adquisición 10 Verificar autorización para el pago11 Elaborar comprobante de egreso 12 Generar comprobante de pago 13 Elaborar de cheque o transferencia14 Archivar copias de comprobantes 14 Notificar del pago realizado
Elaborado por: Glenda Cadena U.
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Ccaveg Asesoria S.CLISTADO DE PROCESOS
MACROPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA
91
4.3.1.4 Presupuesto
Como ya se hizo mención anteriormente en esta área se va a encontrar como principal proceso la
elaboración de los presupuestos de la compañía ya que la finalidad de esta área es la de mitigación
los riesgos del área financiera.
Objetivo.- Establecer normas y procedimientos que permitan tener un proceso controlado de
presupuestos.
Alcance – Este procedimiento aplica a la elaboración y aprobación de los presupuestos de la empresa.
Responsable – El jefe financiero que es el encargado de la elaboración de los presupuestos.
Macro proceso:
Gestión financiera
Procesos:
Administración presupuestaria
Subproceso:
Elaboración de presupuestos de la empresa
Actividades:
Definición de las variables
Determinación del nivel de beneficio
Determinación del nivel de obligaciones
Elaboración de planes y programas del presupuesto
Negociación del presupuesto
Coordinación de los presupuestos
92
Gráfico N°4.14
MACRO PROCESO PROCESO SUB PROCESO N° ACTIVIDAD
1Definición de las variables
2Determinación del nivel de beneficio
3Determinación del nivel de obligaciones
4Elaboración de planes y programas del presupuesto
5Negociación del presupuesto
6Coordinación de los presupuestos
Elaborado por: Glenda Cadena U.
Ccaveg Asesoria S.CLISTADO DE PROCESOS
MACROPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA
GE
STI
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FIN
AN
CIE
RA
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93
4.3.2 Propuesta de procedimientos y políticas para las principales cuentas de la compañía.
Objetivo- Plantear una propuesta de procedimientos a las principales cuentas contables de la
empresa, que permita guiar y regular el proceder del personal de la compañía con relación a las
actividades que desarrollan
4.3.2.1 Procedimientos para Efectivo y equivalentes
Objetivos:
• Establecer normas y procedimientos que permitan tener un proceso controlado de las cuentas
de caja general, caja chica y bancos.
• Lograr razonabilidad en los registros contables de efectivo y equivalentes.
• Validar que los movimientos y lo saldos de las cuentas de efectivo y equivalentes se realicen
correctamente y en la fecha que corresponde.
Alcance – Este procedimiento aplica al registro y procesamiento de los cobros y pagos efectuados
por la compañía.
Responsable – El custodia de cajas y fondos quien es el encargado del manejo de los fondos en
efectivo de la empresa.
Funciones generales:
• Cobrar a clientes en efectivo y realizar pagos de contado
• Realizar transacciones bancarias
• Velar por el funcionamiento adecuado de cajas
• Registrar las entradas y salidas de dinero
• Realizar arqueos diarios.
• Realizar conciliaciones bancarias semanales
94
Procedimientos de caja:
• Verificar que el número consecutivo de los recibos y los comprobantes de ingreso y egreso
de caja estén correctos y constatar con el último del día anterior.
• El encargado del fondo de caja debe verificar que los saldos físicos con los que apertura la
caja guarden concordancia con los del informe de arqueo del día anterior.
• Al momento de realizar un cobro debe:
a) Verificar que el dinero sea no sea falso
b) El dinero debe ser contado más de una vez, la primero delante del cliente y luego
antes de ingresar el cobro a caja.
c) En caso de que sea cobro con un cheque se debe validar que el cheque tenga fondos,
pedir el cheque, pedir la identificación.
d) Se realiza los recibos de caja y se reciben las firmas de los clientes en cada soporte
e) Se debe archivar toda la documentación soporte del cobro
• Al momento de realizar un pago se debe:
f) Verificar los montos a ser cancelados y las autorizaciones de pago.
g) Validar la existencia de fondos para el pago, los pagos mayores de 50 dólares serán
realizados mediante transferencias bancarias
h) Elaborar los comprobantes de pago y hacer que los proveedores los firmen
• Archivar y ordenar la documentación que soporta todos los cobros y pagos que realiza
• Realizar un conteo y cuadre diario del dinero en efectivo según la denominación y
procedencia del fondo.
95
Políticas
• El responsable de caja debe ingresar 20 minutos antes del inicio de actividades para verificar
y realizar los cuadres de apertura de caja diarios.
• Llevar un control de los consecutivos de la documentación de caja y en caso de pérdida o
extravío notificar al coordinador financiero.
• Cuando se realicen cobros con tarjeta de crédito:
o Sólo el titular de la tarjeta puede realizar los pagos con la misma.
o Solo se acepta como documento de identificación la cédula de identidad.
o Cuando el titular de cuenta no posee un documento de identificación no se recibirá
pagos con tarjetas.
o Las tarjetas no deben presentar desgastes excesivos o estar en mal estado.
o Los voucher deben ser firmados con esfero color azul.
o Lo cobros con tarjeta no deben ser superiores a US$ 3,000 caso contrario se necesita
de autorización del Jefe Financiero.
• Cuando se realicen cobros con cheques:
o Solo se recibirán pago en cheque de clientes con más de 6 años de antigüedad en la
empresa.
o No se aceptan cobros de cheques superiores a US $500.00, caso contrario se solicita
otra forma de cobro.
o Verificar que el cheque tenga fondos y en caso de no poder validar se acepta con un
máximo de efectivización del mismo día.
o Se aceptan cheques posfechados máximo de tres días.
• Cuando se realizan cobros con tarjeta de débito:
o Siempre se debe solicitar documento de identificación
o Único documento de identificación válido será la cédula
96
o No se recibirán pagos con tarjeta de débito si no se presenta documento de
identificación.
o Se deben firmar los comprobantes con esfero negro.
• Siempre que se entreguen recibos los originales deben ser entregados al cliente y las copias
archivadas para ser enviadas a contabilidad.
• Se realizarán dos depósitos diarios, uno al medio día y otro al finalizar el día, en caso de que
no se logre realizar dicho depósito se realizará a primera hora el día siguiente.
• La caja quedará con un fondo diario de 100 dólares.
• Solo se realizarán pagos inferiores a 50 dólares, los pagos que superen estos valores se
realizarán mediante transferencia bancaria.
• No se realizará ningún pago sin el documento de autorización firmado por el Jefe Financiero
o en caso de que no se encuentre el coordinador financiero.
• Se realizaran arqueos diarios a la apertura y al cierre de caja
• Se pueden recibir cobros mixtos en caso de que el cliente lo requiera siempre y cuando
cumpla con las políticas anteriormente mencionadas.
• Las actas de arqueos diarios deben ser entregados al coordinador financiero.
• Los faltantes de caja serán debitados de los roles de los trabajadores, siempre y cuando estos
no superen los 20 dólares, en caso de que superen este monto serán debitados más una multa
del 10%.
• El encargado de caja debe mantener toda la documentación en orden y velar por la secuencia
de los mismos.
• Todos los cobros deben ser registrados en el momento en que se realizan.
• Todos los pagos deben ser registrados en el momento en que se realizan
• Todos los cobros y pagos deben ser impresos por medio del sistema, sellados y firmados por
la persona que los elaboró junto la fecha de realización.
• El Jefe Financiero realizará arqueos sorpresivos.
97
• En caso de que se presente una falla en el sistema se realizará un recibo manual que sustente
el cobro o pago.
• Siempre se realizarán comprobantes de egresos y de ingresos según aplique, inmediatamente
de realizado el registro contable.
• Cuando se realice el llenado de un formato de forma manual estos deben hacer con esfero
azul y sin tachones, en caso de tachones se debe proceder a la anulación de dicho documento.
98
99
Procedimientos de bancos
• Verificar movimientos bancarios,
• Identificar procedencia de notas de débitos.
• Identificar procedencia de notas de crédito.
• Registrar contablemente las notas de crédito y las de débitos bancarios.
• Emitir cheques certificados para pagos especiales.
• Realizar transferencias por pagos.
Políticas
• Solo se realizarán transferencias por pagos superiores a US $200.00
• Los sueldos y honorarios serán cancelados por transferencia bancaria sin importar el monto.
• Los cheques solo serán firmados previa autorización del director financiero.
• Las firmas autorizadas serán actualizadas cada año o en cado de que alguna de las firmas se
desvinculara de la empresa.
• Las firmas autorizadas de la empresa serán el Gerente General, Jefe Financiero, Coordinador
financiero.
• Las personas autorizadas a firmar los cheques será el gerente general y el feje financiero, en
el caso eventual que ninguno se encuentre en la empresa pueden ser firmados por el
coordinador financiero previa autorización.
• Se manejaran tres cuentas bancarias, una para pago de sueldos, otra para cobros de clientes
y pago de proveedores y otra para contingentes.
• Los saldos mínimos que deben mantener las cuentas son de US $ 2000.00 la de sueldos, US$
500.00 la de contingentes y US$ 6000.00 clientes y proveedores.
• En caso de que algún depósito haya sido identificado en una cuenta que no corresponda debe
ser ajustado inmediatamente.
• Se realizarán cheques con un valor máximo de US $ 200 los pagos superiores se realizarán
en efectivo.
• Se realizarán conciliaciones bancarias semanalmente.
• El Jefe Financiero realizará arqueos sorpresivos con un mínimo de dos veces al mes.
• Las claves del sistema bancario por Internet serán actualizadas semanalmente y solo serán
de conocimiento del encargado de efectivo y equivalente y el Jefe Financiero.
100
101
102
4.3.2.2 Procedimientos y políticas para cuentas por cobrar
Objetivos:
• Establecer normas y procedimientos que permitan tener un proceso controlado de las cuentas
de cuentas por cobrar.
• Lograr razonabilidad en los registros contables de cuentas por cobrar.
• Validar que los movimientos y lo saldos de las cuentas de cuentas por cobrar se realicen
correctamente y en la fecha que corresponde.
Alcance – Este procedimiento aplica al registro y procesamiento de las cuentas por cobrar de la
compañía.
Responsable.- Encargado de cartera y el responsable de su supervisión es el coordinador financiero
Funciones generales:
• Elaborar una base de cartera en la cual se encuentren registrados los nombre monto y
antigüedad
• Reportar las carteras vencidas.
• Realizar valoración de cuentas incobrables.
• Realizar seguimientos a cuentas por cobrar antiguas.
• Elabora propuestas de créditos
• Elabora autorización para créditos
Procedimientos
• Realizar un auxiliar extra contable con los detalles de la cartera que posee la compañía donde
consten los datos del cliente, el saldo, y la antigüedad
• Realizar fichas auxiliares con la información general de cada cliente donde se encuentre
detallado al máximo todo su historial financiero, crediticio y personal.
• Realizar una conciliación de los auxiliares extra contables con los saldos en libros.
• Realizar un análisis de la antigüedad de la cartera
• Valorar cuentas incobrables
• Emitir informes de valoración de los riesgos
103
Políticas
• La persona encargada del otorgamiento de los créditos debe ser independiente a la encargada
de la facturación de los servicios.
• Solo se otorgarán créditos con un tope máximo de 10 días laborables,
• Para el otorgamiento de créditos es necesaria la firma de autorización del feje financiero y
del coordinador financiero.
• Solo bajo circunstancias especiales se otorgará créditos superiores a 10 días laborables, esta
excepción aplica siempre y cuando se tenga el visto bueno del gerente general de la compañía
mediante una carta de aprobación.
• Los créditos que se otorguen a los clientes no pueden ser mayores al 30% del valor facturado.
• Solo bajo circunstancias especiales se pueden otorgar créditos superiores al 30% del valor
facturado siempre que se mantenga una carta de autorización emitida por la gerencia general.
• Las cuentas por cobrar que se mantenga con los clientes serán debitadas directamente del
rol, bajo cuotas previamente establecidas.
• La provisión de cuentas incobrables será realizada en base a un análisis de la probabilidad
real de recuperación de cartera.
• Se realizará una conciliación de los anexos extra contables con relación de los saldos
reflejados en libros.
• Se realizará un detalle por cada cliente el cual contendrá la información lo más actualizada
posible de su historial crediticia y de información personal, esta información será actualizada
una vez al mes.
• Se realizará un análisis mensual de la antigüedad de la cartera y valoración de los
movimientos inusuales que ahí se encuentren reflejados.
• Cuando se realice un crédito que supere los US 4.000.00 dólares es necesario una carta de
aprobación con las firmas del Gerente General y del Jefe Financiero.
104
105
106
4.3.2.3 Procedimientos y políticas para propiedad planta y equipo
Objetivos:
• Establecer normas y procedimientos que permitan tener un proceso controlado de propiedad
planta y equipo.
• Lograr razonabilidad en los registros contables de propiedad planta y equipo
• Validar que los movimientos y lo saldos de las cuentas de propiedad planta y equipo se
realicen correctamente y en la fecha que corresponde.
Alcance – Este procedimiento aplica a la adquisición, venta y depreciación de propiedad planta y
equipo de la empresa.
Responsable.- Custodio de activos fijos de la empresa que en este caso será el coordinador
financiero.
Funciones generales:
• Adquisición de activos fijos
• Venta de activos fijos
• Análisis de los activos fijos de la empresa
• Revalorización de los activos fijos
• Control de los activos fijos
• Análisis de bajas de activos fijos
Procedimientos
• Cuando se realiza una adquisición de activos fijos.
o Contabilidad analiza la necesidad de adquisición de un nuevo activo fijo y envía
propuesta a Gerencia General para que analice propuesta y autorice.
o La Gerencia general analiza el requerimiento de adquisición de activos fijos y
autoriza o desaprueba. En caso de que no estén de acuerdo con dicho requerimiento
el requerimiento es devuelto para que sea enviada una nueva propuesta.
o La Gerencia general establece requisito y condiciones que deben cumplir los nuevos
activos fijos.
o Contabilidad recibe la autorización de Gerencia general y procede a realizar la orden
de compra.
107
o Contabilidad recibe cotizaciones de varios proveedores y realiza la adquisición de
los nuevos activos en base a los requerimientos establecidos por la Gerencia General.
o Revisa la documentación en caso de que no cumpla con algún requisito legal es
devuelta.
o Contabilidad realiza los registros contables y archiva la documentación soporte de
estas, envía una copia de la factura, título o escritura del bien a Gerencia General.
o El custodio de activos fijos procede a codificar los activos fijos.
• Cuando se realiza un baja de activos fijos:
o Contabilidad presenta propuesta de baja de activos fijos a Gerencia General.
o En base a las políticas determinadas el Gerente General autoriza la baja de activos
fijos
o Contabilidad realiza el registro contable de la baja de activos fijos.
o Custodio elimina los activos dados de baja del Listado de activos fijos.
• Cuando se venden activos fijos.
o Contabilidad solicita autorización de Gerencia General para la venta de activos fijos.
o Gerencia general recibe solicitud y analiza propuesta, en caso de estar de acuerdo
autoriza la venta de activo fijo.
o Contabilidad recibe propuestas de varios posibles compradores y analiza la mejor.
o Contabilidad realiza la venta del activo fijo, elabora toda la documentación
necesaria.
o Contabilidad registra la venta de activos fijos en libros.
o Custodio de activo fijo retira de listado de activos fijos los activos dados de baja.
Políticas
• Para el registro contable y valoración de los activos fijos se tomarán en cuenta las normativas
aplicables a la fecha.
• Se consideraran como activos fijos los bienes adquiridos cuyo valor supere los 50 dólares
los bienes que sean de menor cuantía serán registrados como suministros.
• Se tomará en cuenta lo que indican las NIIF para Pymes para consideran a un activo fijo
como tal, con excepción de los límites establecidos en la política anterior.
• La depreciación de los activos fijos debe estimarse de acuerdo los que indica la normativa
contable, solo para efectos de cumplimiento de obligaciones tributarias lo que se encuentra
establecido en la LORTI y RORTI.
• Las bajas o ventas de activos fijos se realizaran solo con la autorización de Gerencia General
y previo a la presentación de un informe con el requerimiento.
108
• Se asignará al coordinador financiero de la empresa como custodio de los activos fijos.
• El custodio de activos fijo manejará un detalle actualizado de los activos fijos de la empresa
los cuales contendrán como requisito mínimo la ubicación, la agrupación, la fecha de
adquisición, el valor de adquisición, el valor de depreciación, la vida útil, las descripciones
generales, y el código individual del activo fijo.
• Se realizará un inventario anual de los activos fijos, para validar el valor en libros y analizar
las posibles bajas por deterioro o desuso.
• Se mantendrán documentos de control de ingreso y salidas de activos fijos y un detalle de a
quién se encuentran asignados en los casos que aplique como vehículos.
• Para la adquisición de nuevos activos fijos se debe platear la propuesta con mínimo un mes
de anticipación.
• El custodio de activos fijos presentará un informe semestral sobre la situación de los mismo
ante la Junta General de accionistas.
109
Gráfico N°4.20
Contabilidad Gerencia General Proveedores
No
Si
No
Si
Elaborado por: Glenda Cadena U. 3-Mayo- 2015
Ccaveg Asesoria S.CFlujograma de compra de Propiedad Planta y Equipo
INICIO
Analiza necesidad de nuevos
activos fijos
Elabora propuesta de
adquisición
Envia propuesta para
aprobación
Reciben propuesta
Analizan propuesta
¿Autoriza?
Propuest
a
Elaboraauntorización
Envia autorización a
contabilidad
Autorizac
ión
Recibe autorización
Solicitacotizaciones a
proveedores
Elabora cotizaciones
Envian cotizaciones
Recibe cotizacionesAutorizac
ión
¿Cumple
requiisitos?
Hace pedido a proveedores
Reciben pedido
Despachan pedido
Elaborafacturas, guias,
entre otros comprobantes
Recibe Pedido
Verifica activos fijos
Gerencia aprueba registro
contableNotifica a gerencia
Recibe notificación
Registra contablemente
Factur
as,
Facturas,
comproa
Elabora ingresos, y otros
FIN
110
Gráfico N°4.21
Contabilidad Gerencia General
No
Si
Elaborado por: Glenda Cadena U. Fecha: 3-Mayo- 2015
Ccaveg Asesoria S.CFlujograma de bajas de Propiedad Planta y Equipo
INICIO
Analizaposibilidad de baja de
activos fijos
Enviapropuesta para
autorización
Elabora Propuesta de baja
de activos fijos
Recibe propuesta
Analzar Propuesta
¿Autoriza?
Elabora autorización
Propuesta
bajas
Autorizac
ión
Envia autorización a
contabilidad
Recibe autorización
Registra contablemente
Autorizac
ión
FIN
Propuesta
bajas
111
112
Gráfico N°4.22
Contabilidad Gerencia General Clientes
No
Si
No
Si
Elaborado por: Glenda Cadena U. 3-Mayo- 2015
Ccaveg Asesoria S.CFlujograma de Ventas de Propiedad Planta y Equipo
INICIO
Analiza necesidad de venta
de activos fijos
Elabora propuesta de
activos disponibles para
venta
Envia propuesta para
aprobación
Reciben propuesta
Analizan propuesta
¿Autoriza?
Propuest
a
Elabora auntorización
Envia autorización a
contabilidad
Autorización
Recibe autorización
Publicita bienes disponibles
Analizan activos
Presentan propuestas
Recibe Propuestas
¿Acepta?
Recibe notifiación
Recibe Pedido
Elabora facturas, guias,
entre otros comprobantesFacturas
,compro
antes
Despachan pedido
Registra contablemente
Notifica a gerencia
FIN
113
4.3.2.4 Ingresos
Objetivos:
• Establecer normas y procedimientos que permitan tener un proceso controlado de Ingresos.
• Lograr razonabilidad en los registros contables de Ingresos.
• Validar que los movimientos y lo saldos de las cuentas de Ingresos se realicen correctamente
y en la fecha que corresponde.
Alcance – Este procedimiento aplica al registro y procesamiento de ingresos de la compañía.
Responsable.- Área contable de la empresa.
Funciones generales:
• Elaborar informes de ingresos
• Elaborar facturas de venta
• Elaborar contratos de ventas
Procedimientos
• Jefe financiero y Gerente General realizan negociaciones con clientes.
• Cliente presenta la orden de compra.
• Contabilidad ingresa los datos del clientes en caso de que este sea un nuevo cliente
• Contabilidad elabora el contrato del nuevo cliente y lo envía a Gerencia General para que lo
apruebe.
• Cuando es una venta a crédito debe estipularse en el contrato y no debe exceder los límites
planteados por las políticas de crédito de la empresa.
• El gerente general aprueba el contrato o en caso que necesite algún cambio lo envía a
contabilidad para que este realice las respectivas modificaciones.
• Contabilidad recibe el contrato firmado y aprobado por el Gerente General.
• Elabora las facturas y comprobantes legales y entrega originales al cliente
• Entrega al cliente una copia del contrato
• Realiza los registros contables y archiva documentación soporte.
• En el caso de que sea una venta a crédito debe notificar a contabilidad.
114
Políticas
• Los precios de las prestaciones de los servicios que ofrece la empresa dependerán de las
negociaciones que realice el Gerente General directamente con la empresa.
• Solo se realizará la facturación previa firma del contrato.
• Siempre se realizarán tres facturas una para el cliente, otra para contabilidad y otra para caja.
115
CAPITULO V
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
Luego de realizar un análisis del área financiera de la empresa en base a las distintas técnicas para
valoración de control interno, se pudieron identificar ciertas falencias llegando a las siguientes
conclusiones:
• La empresa no cuenta con un adecuado sistema de control interno que le permita mitigar los
riesgos y optimizar los recursos de mejor manera.
• Las políticas contables que existen no son las adecuadas ya que estas solo se limitan al
cumplimiento de obligaciones más no a ser una guía.
• Muchas de las políticas que posee la empresa no han sido establecidas de manera formal por
lo cual no son correctamente aplicadas y en muchos casos se desconoce su existencia.
• La estructura organizacional planteada por la empresa no se adapta a las necesidades de la
misma.
• No existen procedimientos establecidos que le permitan al personal una correcta ejecución
de sus funciones.
• No se encuentran correctamente segregadas las responsabilidades dentro del área ya que al
momento de realizar el análisis nadie conocía cuáles eran sus responsabilidades.
• Los procesos dentro del área financiera son manejados de forma empírica ya que no existe
un análisis de procesos y funciones.
• No existe un correcto programa de capacitación del personal para que pueda adaptarse a los
cambios que se van presentado en el entorno.
• No existen las suficientes actividades que controlen los procesos que se están desarrollando
dentro de la empresa.
• El monitoreo es realizado diariamente de forma errónea lo cual no está cumpliendo su
función de velar por el buen uso de los recursos y mitigación de los riesgos, en lugar de ello
el personal del área lo está tomando como una forma de opresión.
116
5.2 Recomendaciones
Luego del análisis aplicado al área financiera es necesario emitir recomendaciones, las cuales la
empresa debe ponerlas en práctica para que contribuyan a su mejoramiento y logren un adecuado
control interno para el área analizada:
• El Director Financiero debe implementar políticas que guíen el diario convivir dentro de la
empresa y planteen los límites y directrices al momento de la toma de decisiones.
• El Gerente General de la empresa debe implementar en la empresa manuales de
procedimientos que guíen al personal y faciliten el cumplimiento de sus funciones.
• El Gerente General debe implementar una adecuada segregación de responsabilidades y
funciones dentro de todas las áreas de la empresa.
• El Director Financiero debe implementar un modelo de control interno dentro de la
organización que se adapte a sus necesidades y evite que los riesgos interfieran en el
cumplimiento de los objetivos de la empresa.
• La Junta de Accionistas de la mano con el General debe crear el área de auditoría interna que
sea la encargada de realizar el monitoreo de los controles dentro de la empresa.
• El Gerente General y el Directo Financiero deben realizar una evaluación de control interno
integral por lo menos una vez al año que permita hacer una valoración general de la situación
de los controles y medir su eficiencia, eficacia y efectividad.
117
BIBLIOGRAFÍA
Banco Central Del Ecuador . (2 de Enero de 2015). bce.fin.ec. Recuperado el 2015 de Abril de 12, de Inflación : http://contenido.bce.fin.ec/indicador.php?tbl=inflacion
Banco Central del Ecuador. (12 de Diciembre de 2014). bce.fin.ec. Recuperado el 15 de Enero de 2015, de Producto Interno Bruto : http://www.bce.fin.ec/index.php/component/k2/item/310-producto-interno-bruto
Esupiñan Gaitan , R. (2009). Control interno y Fraude con base en los ciclos transaccionales (Vol. Dos). Bogota, Colombia: Ecoe Ediciones.
Honorable Consejo Nacional. (1999,). Codificación de la Ley de Compañias. Quito, Pichincha, Ecuador: ANE.
