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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TEMA:
“MEJORAMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS DEL COLEGIO PARTICULAR
NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
AUTORA:
MYRIAM DOLORES PILLALAZO SIMBAÑA
[email protected]
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA
AUTORIZADA
DIRECTOR DE TESIS:
DR. OSCAR RAMIRO MORÁN TAFUR
[email protected]
QUITO DM, FEBRERO 2014
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Pillalazo Simbaña, Myriam (2014). Mejoramiento de los Procedimientos
Administrativos Financieros del Colegio Particular Nuestra Señora del
Rosario. Previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría, Contadora Pública Autorizada. Facultad de Ciencias
Administrativas. Quito: UCE. 169p
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iii
DEDICATORIA
A Dios, por concederme el privilegio de cumplir uno de
mis objetivos en esta vida.
A mis Hijos Pablo y Karina, que han sido mi aliento para
seguir adelante, y poder culminar mi carrera universitaria,
les dedico con muchísimo amor el presente trabajo,
gracias por la paciencia y la ayuda prestada en esos
momentos difíciles.
A mi madre y hermanas por su apoyo incondicional, y por
estar a mi lado cuando más las he necesitado, de manera
especial a Lourdes por confiar en mi capacidad, y
demostrarme que si es posible cumplir las metas
propuestas.
Myriam D. Pillalazo S.
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iv
AGRADECIMIENTO
A Dios, por acogerme en su regazo y darme el entendimiento
necesario para aprender, gracias mi Dios por tu bondad, y por
bendecirme en todas las etapas de mi vida.
A mi director de Tesis Dr. Oscar Ramiro Morán Tafur, por haber
plasmado en mi trabajo de investigación todo su profesionalismo,
gracias por su tiempo y dedicación en estos meses de trabajo.
Al Instituto Superior de Educación a Distancia de la Facultad de
Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,
por abrirme las puertas de la ciencia y el conocimiento para llegar
a ser una persona capaz de defenderme en el ámbito profesional.
A los maestros de esta prestigiosa entidad, ya que con su
experiencia y sapiencias nos enseñan a sentirnos únicos y hacer de
nosotros entes forjadores de nuestro futuro.
A todos mis compañeros, gracias por esos momentos en los que
pudimos compartir nuestros triunfos.
Myriam D. Pillalazo S.
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v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, MYRIAM DOLORES PILLALAZO SIMBAÑA en calidad de autor del trabajo de
investigación o Tesis realizada sobre “MEJORAMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS DEL COLEGIO PARTICULAR NUESTRA
SEÑORA DEL ROSARIO”, por la presente autoriza a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL
ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los que contiene esta
obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponde, con excepción de la presente autorización seguirán
vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, a 28 de Febrero del 2014
MYRIAM DOLORES PILLALAZO SIMBAÑA
170868014-3
[email protected]
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vii
CARTA AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
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viii
CONTENIDO
Pág.
DEDICATORIA ................................................................................................................. iii
AGRADECIMIENTO .................................................................................................. iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ...................................................... v
CARTA AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................... vii
CONTENIDO .......................................................................................................... viii
ANEXOS .............................................................................................................. xi
LISTA DE TABLAS .................................................................................................. xii
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................ xiii
RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................... xiv
ABSTRACT ............................................................................................................. xv
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 1
CAPITULO I ............................................................................................................. 1
1 GENERALIDADES ..................................................................................... 1
1.1 Antecedentes ............................................................................................... 1
1.1.1 Nacimiento de la Educación Católica ................................................................ 1
1.1.2 Nacimiento de la Educación Particular .............................................................. 2
1.1.3 Nacimiento de la Educación Laica ................................................................... 3
1.1.4 La Comunidad de Santa Catalina de Sena .......................................................... 4
1.2 Creación del Colegio ..................................................................................... 5
1.2.1 Nueva orientación de la obra: .......................................................................... 6
1.3 Misión ....................................................................................................... 8
1.4 Visión ........................................................................................................ 9
1.5 Principios Educativos Rosaristas ..................................................................... 9
1.6 Lema ....................................................................................................... 10
1.7 Valores .................................................................................................... 10
1.8 Política De Calidad ..................................................................................... 11
1.9 Estructura Orgánica .................................................................................... 11
1.10 Base Legal ................................................................................................ 14
CAPÍTULO II .......................................................................................................... 19
2 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ................................................................. 19
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ix
2.1 Análisis Interno ......................................................................................... 19
2.1.1 Descripción de los Procedimientos Administrativos y Financieros ........................ 19
Procedimiento Cobro Pensiones .................................................................... 19 2.1.1.1
Procedimiento Para Matrículas ...................................................................... 20 2.1.1.2
Procedimiento de Mantenimiento de Infraestructura ........................................... 21 2.1.1.3
Procedimiento de Compras ........................................................................... 23 2.1.1.4
Procedimiento de Pago a proveedores ............................................................. 24 2.1.1.5
Procedimiento de Pago a empleados ............................................................... 25 2.1.1.6
2.1.2 Análisis de Clientes .................................................................................... 26
Tabulación y análisis de los resultados para clientes ........................................... 26 2.1.2.1
2.1.3 Análisis de la capacidad administrativa ........................................................... 32
Tabulación y análisis de los resultados para empleados ....................................... 32 2.1.3.1
2.1.4 Análisis de la capacidad financiera ................................................................. 37
Tabulación y análisis de los resultados para el departamento de Colecturía ............. 37 2.1.4.1
2.2 Análisis Externo ........................................................................................ 42
2.2.1 Análisis Político ......................................................................................... 42
2.2.2 Análisis Económico .................................................................................... 43
Producto Interno Bruto ................................................................................ 44 2.2.2.1
Inflación ................................................................................................... 45 2.2.2.2
Canasta Básica........................................................................................... 46 2.2.2.3
Remesas de Migrantes ................................................................................. 47 2.2.2.4
2.2.3 Análisis Social ........................................................................................... 48
Población ................................................................................................. 48 2.2.3.1
Migración ................................................................................................. 49 2.2.3.2
Empleo .................................................................................................... 50 2.2.3.3
Desempleo ................................................................................................ 50 2.2.3.4
Nivel de Educación ..................................................................................... 51 2.2.3.5
2.2.4 Análisis Tecnológico .................................................................................. 52
2.3 ANÁLISIS FODA ...................................................................................... 53
2.3.1 Matriz FODA ............................................................................................ 53
CAPITULO III ......................................................................................................... 54
3 CONTROL INTERNO ................................................................................ 54
3.1 Control Interno .......................................................................................... 54
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x
3.1.1 Definición del Control Interno....................................................................... 54
3.1.2 Importancia del Control Interno ..................................................................... 55
3.1.3 Clasificación ............................................................................................. 56
3.1.4 Objetivos .................................................................................................. 58
3.1.5 Finalidad .................................................................................................. 59
3.1.6 Principios ................................................................................................. 59
3.1.7 Elementos del Control Interno ....................................................................... 62
3.1.8 Modelos de Control Interno .......................................................................... 72
3.1.9 Métodos de Evaluación ............................................................................... 84
CAPITULO IV ......................................................................................................... 92
4 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS A IMPLEMENTAR ........ 92
4.1 Procedimientos mantenimiento infraestructura .................................................. 92
4.1.1 Procedimiento para mantenimiento preventivo .................................................. 92
4.1.2 Mantenimiento Correctivo ............................................................................ 95
4.2 Procedimiento para compras ....................................................................... 104
4.2.1 Procedimiento para Cotizaciones y Compras .................................................. 104
4.2.2 Procedimiento para Pago a Proveedores ....................................................... 109
4.3 Mejoramiento procedimiento presupuestario .................................................. 130
4.3.1 Procedimientos para Elaboración del Presupuesto Anual ................................... 130
CAPITULO V ........................................................................................................ 136
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................... 136
5.1 Conclusiones ........................................................................................... 136
5.2 Recomendaciones ..................................................................................... 137
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 138
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xi
ANEXOS
Pág.
ANEXOS ................................................................................................................................... 141
ANEXO A. ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE ................................................. 141
ANEXO B. ENCUESTA PARA EL PERSONAL ........................................................................ 143
ANEXO C ENCUESTA PARA EL PERSONAL DE COLECTURÍA ........................................ 144
ANEXO D. FACTURA ................................................................................................................. 145
ANEXO E. COMPROBANTE DE EGRESO ............................................................................... 146
ANEXO F. COMPROBANTE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE .......................................... 147
ANEXOG. FOTOS DE LAS INSTALACIONES DEL COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA
SEÑORA DEL ROSARIO” ...................................................................................... 148
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xii
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla No 1.1 Organigrama Estructural ............................................................................................ 13
Tabla No 2.1 Estado físico instalaciones del colegio ....................................................................... 26
Tabla No 2.2 Equipos y tecnología ................................................................................................. 27
Tabla No 2.3 Atención personalizada a sus clientes ........................................................................ 28
Tabla No 2.4 Las Pensiones se Ajustan Al Presupuesto Familiar .................................................... 28
Tabla No 2.5 Alianza Con Del Banco Para Recaudación De Pensiones .......................................... 29
Tabla No 2.6 Ubicación del Colegio ................................................................................................ 30
Tabla No 2.7 Medios de Publicidad ................................................................................................ 31
Tabla No 2.8 Filosofía Organizacional ............................................................................................ 32
Tabla No 2.9 Utilización Manuales de Procedimientos ................................................................... 33
Tabla No 2.10 Trabajo en Equipo .................................................................................................... 34
Tabla No 2.11 Capacitación al Personal .......................................................................................... 35
Tabla No 2.12 Reconocimiento por Alcanzar los Objetivos Institucionales .................................... 36
Tabla No 2.13 Liquidez Financiera .................................................................................................. 37
Tabla No 2.14 Administración de la Cartera .................................................................................... 38
Tabla No 2.15 Cumplimiento con Sueldos y Beneficios Sociales ................................................... 39
Tabla No 2.16 Experiencia Laboral y Preparación Académica ....................................................... 40
Tabla No 2.17 Cumplimiento con el Presupuesto Anual ................................................................. 41
Tabla No 2.18 PIB anual .................................................................................................................. 44
Tabla No 2.19 Inflación Anual ......................................................................................................... 46
Tabla No 2.20 Población por Edades de Quito ................................................................................ 49
Tabla No 2.21Índices de Desempleo ................................................................................................ 51
Tabla No 3.1 CATEGORÍA DE EVENTOS ................................................................................... 78
Tabla No 3.2 CUADRO COMPARATIVO DE LOS COMPONENTES DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE RIESGOS ............................................................................................ 83
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LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura No 2.1 Estado Físico Instalaciones del Colegio ................................................................... 26
Figura No 2.2 Equipos Y Tecnología .............................................................................................. 27
Figura No 2.3 Atención Personalizada A Sus Clientes ................................................................... 28
Figura No 2.4 Las Pensiones Se Ajustan Al Presupuesto Familiar ................................................. 29
Figura No 2.5 Alianza con del Banco Para Recaudación de Pensiones .......................................... 30
Figura No 2.6 Ubicación del Colegio .............................................................................................. 31
Figura No 2.7 Medios de Publicidad ............................................................................................... 32
Figura No 2.8 Filosofía Organizacional ......................................................................................... 33
Figura No 2.9 Utilización Manuales de Procedimientos ................................................................. 34
Figura No 2.10 Trabajo en Equipo .................................................................................................. 35
Figura No 2.11 Capacitación al Personal ........................................................................................ 36
Figura No 2.12 Reconocimiento Por Alcanzar Los Objetivos Institucionales ................................ 37
Figura No 2.13 Liquidez Financiera ............................................................................................... 38
Figura No 2.14 Administración de la Cartera ................................................................................. 39
Figura No 2.15 Cumplimiento con Sueldos y Beneficios Sociales ................................................. 40
Figura No 2.16 Experiencia Laboral y Preparación Académica ..................................................... 41
Figura No 2.17 Cumplimiento con el Presupuesto Anual ............................................................... 42
Figura No 2.18 PIB anual ................................................................................................................ 45
Figura No 2.19 Inflación Anual ...................................................................................................... 46
Figura No 2.20 Canasta Básica ....................................................................................................... 47
Figura No 2.21Índice De Desempleo .............................................................................................. 51
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xiv
RESUMEN EJECUTIVO
“MEJORAMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS
DEL COLEGIO PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
El presente trabajo de investigación, constituye una herramienta que facilita el entendimiento de
cada una de las actividades que se llevan a cabo en el departamento Financiero del Colegio
Particular Nuestra Señora del Rosario, la evaluación del colegio se realizó siguiendo una
metodología de investigación basada en el conocimiento del colegio, la naturaleza de su negocio,
base legal y la evaluación de los procedimientos financieros como de presupuesto y tesorería lo
cual nos permitirá establecer el orden lógico que deben seguir las actividades, a fin de cumplir con
los objetivos de la organización.
La propuesta de mejoramiento, consiste en implementar procedimientos claros, en los que se pueda
identificar los límites, responsables, descripción de las tareas y formularios a utilizar de tal manera
que todo el personal cuente con lineamientos específicos al momento de realizar su trabajo,
optimizando de esta manera el manejo de recursos humanos, materiales y económicos lo que
generará crecimiento y sostenibilidad para la institución educativa.
PALABRAS CLAVES:
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
CONTROL
EVALUACIÓN
ACTIVIDADES
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INTRODUCCIÓN
La presente investigación pretende que el Departamento Financiero del Colegio Particular Nuestra
Señora del Rosario, cuente con procedimientos que se ajusten a los nuevos retos que exige la
educación ecuatoriana, los avances científicos y tecnológicos no son suficientes si no se cuenta con
personal idóneo y preparado para desarrollar la calidad de la educación.
Hoy en día los procedimientos administrativos y financieros son analizados como una necesidad y
disciplina que se debe cumplir a corto plazo, aplicando aquellas técnicas y herramientas efectivas
para lograr un crecimiento institucional eficaz, los centros de enseñanza precisan tener una acertada
administración a través de la conducción y orientación del personal administrativo y docentes a fin
de que realicen con calidad y calidez las funciones tendientes a la consecución de metas y
objetivos planteados por la organización.
Los procedimientos en sí son considerados guías de acción, que detallan de manera más exacta
las actividades que se deben cumplir dentro del proceso laboral, mediante los cuales se garantiza a
la alta dirección la disminución de errores.
El capítulo I, hace referencia a la historia de la educación católica en el Ecuador, misma que fue la
base para el aparecimiento de la educación particular, el nacimiento de la educación laica, así como
el aparecimiento de la Comunidad de Santa Catalina de Sena en el Ecuador; posteriormente se
presenta la creación del Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario, su misión, visión,
principios, la estructura orgánico funcional y la base legal.
El capítulo II, realiza el diagnóstico situacional del Colegio, mediante el análisis interno
describiendo los procedimientos que se llevan a cabo en el departamento financiero, y la aplicación
de encuestas a los clientes, al personal que labora en la institución así como al personal que labora
en el departamento financiero, posterior a lo descrito se efectúa el análisis del factor político,
económico social y tecnológico, con lo cual determinamos las Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas, lo que nos permite obtener la Matriz FODA.
El capítulo III, presenta todo lo concerniente al marco teórico del Control Interno, lo cual servirá
de base para realizar la presente investigación, en la que se expone la importancia, clasificación,
objetivos, componentes, modelos y métodos de evaluación.
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El capítulo IV tiene que ver directamente con la propuesta de implementación de Procedimientos
Administrativos Financieros, en el cual se describe las actividades que se realizan en el
Departamento Financiero del Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario, especificando el
nombre del procedimiento a realizar, así como el objetivo de realizar el procedimiento, alcance,
políticas de operación, flujogramas, formularios que se utilizarán y el instructivo para llenarlos, a
través de los que se logrará eficiencia y eficacia de todo el personal.
Finalmente el capítulo V, emite las conclusiones y recomendaciones que servirán para que el
Colegio mejore sus procedimientos tanto a nivel administrativo como financiero, los cuales se
verán reflejados en la satisfacción de los estudiantes y padres de familia.
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1
CAPITULO I
1 GENERALIDADES
1.1 Antecedentes
1.1.1 Nacimiento de la Educación Católica
La educación católica nace en la época colonial, el rol desempeñado por los sacerdotes católicos
fue muy significativo en el origen y desarrollo de la educación ecuatoriana.
“La educación en el período colonial se caracterizó por ser eminentemente religiosa, las tradiciones
religiosas fueron la base de la enseñanza, la finalidad era hacer de los indios, criollos y mestizos,
hombres sumisos de fácil explotación en beneficio de Dios, del Rey, y de los poderosos o
privilegiados.” (Estupiñan Tello, 1991, pág. 6)
“En el territorio de la futura Audiencia se fundó el Obispado de Quito, por decisión papal el 6 de
enero de 1545. Previamente se habían establecido en Quito las órdenes religiosas: los Franciscanos
(1535), los Mercedarios (1537), los Domínicos (1541), los Agustinos (1573) y los Jesuitas (1568).
Las órdenes asumieron rápidamente las tareas de la evangelización y comenzaron a instalarse en
iglesias, que fueron modestas al principio, pero que en el siglo XVII se transformaron en lujosos e
imponentes monumentos que hasta hoy nos impresionan.” (Aspiazu & Luna Tamayo, 1997, pág.
232)
En el año de 1553, los Franciscanos crearon la primera escuela en Quito llamada San Andrés,
además impulsaron la educación superior crearon la primera Universidad llamada San Fulgencio en
1596.
En el año de 1586, llegaron al Ecuador los Jesuitas, quienes aportaron notablemente en el
desarrollo de la educación en el Ecuador, muy pronto se ganaron la consideración y respeto porque
creían en la igualdad, la libertad económica, el cooperativismo, la redistribución del capital, el libre
acceso al mercado, fundaron el Colegio San Luis en 1568 y la universidad de San Gregorio en
1622, destinadas a la formación de criollos.
Los Jesuitas fueron un modelo de gerencia, proporcionaban a los esclavos e indios parcelas de
tierras, animales, insumos y semillas de tal manera que los índices de eficiencia y productividad
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2
crecieron enormemente. Fueron expulsados por dos ocasiones lo que produjo un trastorno en la
educación de los criollos, el abandono de misiones evangelizadoras en el oriente, además afectó a
la agricultura.
No podemos desacreditar el papel de las comunidades católicas radicadas en Ecuador, debido a que
su ejemplo de organización sirvió de base para que las órdenes religiosas crecieran y se
expandieran en todo el continente a través de la misión apostólica. La importancia de la educación
católica radica en que se ha logrado concientizar a la humanidad para que a través de su fe en
Cristo sea capaz de impartir bondad y amor a los más necesitados.
1.1.2 Nacimiento de la Educación Particular
La educación particular nace conjuntamente con la educación católica en la época colonial, para
ingresar a la educación secundaria debía reunir varios requisitos tales como: legitimidad de
nacimiento, no debía descender de indios, negros o mestizos, además que ningún antepasado haya
sido obrero.
Se crearon centros educativos totalmente diferenciados unos para blancos y otros para mestizos e
indios, en estas últimas se enseñaban Religión, nociones de Gramática y Aritmética, a fabricar
instrumentos musicales, pintar, algunos oficios, especialmente a utilizar los instrumentos para la
agricultura y siembra de nuevos productos tales como el trigo.
Posteriormente fueron apareciendo doctrinas, oraciones y gramática en idioma quichua, la
evangelización de los indígenas contribuyó notablemente a la afirmación y difusión del quichua en
los andes septentrionales, puesto que, en su necesidad de encontrar una lengua vehicular del
mensaje cristiano la Iglesia decidió utilizar la lengua del Inca.
En 1592 se crea el primer colegio secundario en Quito llamado Seminario San Luis,
posteriormente se crearon el Convictorio de San Francisco, la Escuela San Andrés y el Colegio del
mismo nombre, Para el año de 1769 existían ocho escuelas particulares en Quito.
Desde la época Colonial ha sido notoria la participación de la educación particular en nuestro país,
si bien es cierto en aquella época era un privilegio ingresar a los colegios particulares, con el
tiempo esto se fue erradicando, de tal manera que la educación particular se constituyó en una
ayuda para el estado Ecuatoriano a fin de que las familias con ingresos económicos medios y altos
puedan elegir la institución educativa que más se ajuste a sus intereses, proporcionando a la niñez y
juventud una alternativa para su preparación académica.
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3
1.1.3 Nacimiento de la Educación Laica
En el año 1935 el Presidente de la República Vicente Rocafuerte caracterizado por ser una de
las figuras más significativas de la historia del Ecuador, a quien se deben las bases orgánicas de
esta República, instauró las bases de la educación pública con criterio laico y democrático, a pesar
de que sus puntos de vista en cuanto al campo teórico fueron grandemente deformados en la
práctica debido a la poderosa influencia negativa del medio, consiguió establecer la doble misión
cultural del estado basada en dos puntos fundamentales: el gobierno de la educación y el deber de
apartarle en lo posible de influencias extrañas y sectarias.
Tres decenios más tarde, García Moreno una vez en el poder emprendía ya el segundo gran
esfuerzo en beneficio de la educación pública ecuatoriana. Desgraciadamente la acción que la
escuela ejercitaba con los niños no tendía a desarrollar su pensamiento a armarlos de criterio propio
establecía todo lo contario, se frenaba de hacerlos libres y soberanos, era una domesticación
acompañada de la correspondiente memorización de asignaturas que les disponía al sometimiento,
a los intereses dominantes, intereses de una clase clerical latifundista, además cometió el
antipatriotismo de someter la educación nacional a la tutela irrestricta de países extranjeros.
“Con el triunfo liberal alcanzado el 5 de junio de 1895, Alfaro con sus colaboradores inician una de
las transformaciones más radicales en la Historia Nacional, especialmente en lo político, social y
educativo”. (Tobar, 1948, pág. 10)
En 1897, Eloy Alfaro instituye el laicismo, el derecho a la educación gratuita y dispone que el
Estado garantice la educación en todos los niveles, con el propósito de desarrollar la educación se
funda escuelas normales en Quito y Guayaquil, con fecha 1 de junio de 1897 se crea el Instituto
Nacional Mejía. Establece en beneficio de vastos sectores populares, escuelas nocturnas para
artesanos y escuelas de artes y oficios, además patrocina un amplio programa de becas para dentro
y fuera del país. Persigue la profesionalización del ejército, para lo cual crea el colegio Militar, la
academia de guerra y la escuela de Clases.
“En definitiva se instaura a la educación como una función primordial del Estado, cabe recalcar la
importancia que se da a la institución y a la educación pública en la Constitución de 1906 -1907;
institucionalizando la educación que en las constituciones anteriores se mantenía como un simple
enunciado. Le da carácter social y doctrinario, con preceptos tales como:
* Libertad de enseñanza particular
*En lo oficial, la seglariza, es decir la separa del clero” (Estupiñan Tello, 1991, pág. 37)
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4
A lo largo de la historia se han implantado varias reformas a las políticas de la educación, en aras
de proporcionar una enseñanza igualitaria para todos los ecuatorianos, sin embargo los avances
han sido escasos, ya que persiste un bajo nivel de escolaridad, tasas de repetición y deserción
escolar elevada, mala calidad de la educación, deficiente infraestructura educativa y material
didáctico. El reto será disponer de una población educada que se pueda enfrentar a la
globalización no solo de la economía sino de los cambios sociales responsables primigenios del
desarrollo y comportamiento humano en todos los sentidos.
1.1.4 La Comunidad de Santa Catalina de Sena
La Congregación de Dominicas de Santa Catalina de Sena, primera comunidad religiosa femenina
de origen colombiano, es un instituto religioso de vida apostólica, de derecho pontificio, fundado
por el Padre Saturnino Gutiérrez Silva -de la Orden de Predicadores- y por la Madre Gabriela
Durán Párraga, en Villa de Leyva, Boyacá, el 18 de febrero de 1880.
El fin de la Congregación es el servicio a la Verdad por el testimonio de la vida y por la palabra,
mediante la educación en su más amplio sentido y la asistencia en el campo de la salud, imitando a
Santo Domingo de Guzmán, a Santa Catalina de Sena y a los padres Fundadores, en la permanente
búsqueda del bien espiritual y del servicio al prójimo.
Dentro de este carisma fundacional, con preferencia por los más necesitados, comprometida con el
desarrollo de la mujer y abierta a los signos de los tiempos, la Congregación promueve con su
labor pastoral, formas de respuesta más adecuadas a las exigencias de la Iglesia y del mundo, en
actitud de servicio al Evangelio.
La Congregación de Dominicas de Santa Catalina de Sena, por tanto, asume desde sus orígenes los
elementos esenciales de la espiritualidad dominicana y los expresa con características propias, de
acuerdo a la vivencia de sus mentores y a las diferentes circunstancias de tiempo y lugar, donde
desarrollan su labor.
Actualmente, la Congregación está dividida en 3 zonas: Curia General, Provincia de Santo
Domingo de Guzmán y Provincia de Nuestra Señora del Rosario, abarca comunidades distribuidas
en Colombia, Perú, Ecuador, Venezuela, Brasil, Cuba, Costa Rica y México, las cuales son obras
educativas, casas de gobierno, hogares, centros de salud, obras de evangelización, casas de
convivencia, hogares de hermanas mayores, casas de acogida, casas de formación y centro de
convenciones conocido como Casa de los Fundadores”. (Colegio Nuestra Señora del Rosario,
2013)
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5
1.2 Creación del Colegio
Las Dominicas de Santa Catalina de Sena llegaron a Ecuador en noviembre del año 1946, el Padre
Inocencio Jácome las trajo para dirigir la Obra Educativa Instituto Inocencio Jácome de San
Antonio de Ibarra, Provincia de Imbabura.
En octubre de 1951 llega a Quito el nuevo grupo de Hermanas que se hace cargo de la obra,
acompañadas de la Madre Rosa Inés Gómez, como Superiora, quien ya conocía el Ecuador, para
acompañar el proceso de la construcción del edificio, con la dirección de Padre Inocencio Jácome
y la ayuda tanto de profesionales benefactores como de los obreros queda concluido el bloque
denominado “Fray Inocencio Jácome” en 1961.
El 19 de marzo de 1962, día de San José, inicia el centro la tarea de formar a las hijas de los
obreros, como mujeres cristianas que respondan con acierto a las necesidades y sueños tanto del
fundador, como de los Obreros y del tiempo.
Por sugerencias de Monseñor Benigno Chiriboga, Obispo Auxiliar de Quito, amigo cercano del
Padre Jácome, este centro toma el nombre de Escuela Nacional de Líderes de Cultura Popular,
destinada principalmente a las hijas de los obreros.
Se inicia entonces el trabajo arduo de visitar y motivar a los Párrocos para que envíen a jóvenes que
se beneficien de este servicio evangelizador, en la medida en que se va respondiendo a la
capacitación de ellas, se clarifica también la misión que desde aquí se realiza, es ya a nivel
nacional, por ello toma el nombre de ESCUELA NACIONAL DE LÍDERES DE ACCIÓN
SOCIAL.
Fruto de este servicio de formación eclesial durante nueve años de funcionamiento del centro,
algunas señoritas clarifiquen su vocación de seguimiento a Jesús, y animadas por el testimonio de
las religiosas que las acompañan, optan por la Vida Consagrada e ingresan a la Congregación, entre
otras las jóvenes: Fanny Marieta Quito, Julieta Paladines, Judith María Calle, María Dolores
Arboleda, Arcelia Macas.
Con la finalidad, de mantener este servicio de formación de la Escuela Nacional de Líderes, la
Comunidad de Hermanas, apoyadas por el Padre Fundador de la obra, abren en octubre de 1966 un
Jardín de Infantes y una escuela Primaria pensionada para niñas pudientes, bajo la advocación de
Nuestra Señora del Rosario. (Colegio Nuestra Señora del Rosario, 2013)
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6
1.2.1 Nueva orientación de la obra:
Con el apoyo de Sor Sofía Ardilla, nueva Superiora General de la Congregación y su Consejo, la
Comunidad de Religiosas, asume el riesgo de abrir y ampliar el horizonte del servicio educativo,
apostólico y evangelizador a los niños, niñas y familias de su alrededor, dedicándose de lleno a
acompañar a este nuevo grupo humano, cargado de esperanza pero marginado de la educación
religiosa.
Para el año escolar 1972-1973, se apertura una escuela mixta, de Primero a Tercer grado, con un
total de 100 estudiantes, cada año aumenta un grado más y su primera promoción se hace en Junio
de 1976, con el acompañamiento de la Comunidad de Hermanas Dominicas, como Superiora Sor
Carmen Elena Castaño, como Directora de la Escuela Sor Rosa Dina Yépez Almeida y las
religiosas Rosa Esther Aristizábal (+), Sara María Guzmán y la hermana Directora, son las
maestras que inician este proceso educativo, cada una con un grado.
En el año escolar 1974-1975, se reabre el servicio del Jardín de Infantes, que tenía la autorización
de funcionamiento desde octubre de 1966. La demanda de los padres de familia, obliga a
programar dos jornadas para atender a más de 100 niños por algunos años, esto se puede ofrecer
gracias a la ayuda incondicional y a la calidad profesional de la docente, Rosalba Guevara de Pico.
El crecimiento de la obra, las necesidades del medio y la petición de los padres de familia, exigía
desde años atrás la apertura del colegio, acción que se lleva a feliz término siendo Directora de la
Escuela en el año escolar 1990-1992, Sor Fanny Marieta Quito Ojeda, quien con el apoyo de su
comunidad y de los padres de familia, clarifican este deseo.
Solicitan al Gobierno Viceprovincial del Ecuador la creación del mismo, en este servicio como
Superiora Viceprovincial está Sor Rosa Dina Yépez, quien conoce la obra, pide la autorización
para dicha apertura a Sor Belén Serna Cárdenas, Superiora General y su Consejo, y obtiene la
aprobación.
En Octubre de 1992, se crea el Colegio Nuestra Señora del Rosario, asume el Rectorado Sor Rosa
Dina Yépez Almeida hasta el año 1996
El Colegio se inicia con Ciclo Básico, recibe la autorización de funcionamiento en agosto del año
1993. La autorización de funcionamiento se da el 24 de octubre de 1995. La Primera promoción de
Bachilleres en Comercio y Administración se realiza en Julio del año escolar 1997-1998.
Acompaña como Rectora la Lcda. Gladys Gallegos Gallegos.
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7
En Octubre del año 1996-1997, se reabre nuevamente el servicio del Jardín de Infantes en esta
planta física y responde a la Reforma Curricular del gobierno, que habla de la Educación Básica,
con la dirección de Sor Zoila Pacheco.
En el período 2000-2001, se inicia el funcionamiento del Pre-kínder con la autorización del
Ministerio de Inclusión Social (MIES), para dar cumplimiento a las exigencias del Gobierno, con
la dirección de Sor Arcelia Macas.
Sor Olga Marina Cevallos, Rectora del Colegio, frente a las nuevas exigencias y ofertas educativas
del gobierno actual, suspende desde el año escolar 2010-2011 el funcionamiento del Primer curso
del Bachillerato en Comercio y Administración, especialización Contabilidad, es así que para julio
del 2013 tendremos la última promoción de Bachilleres en dicha especialidad.
El Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario se encuentra ubicado en la ciudad de Quito en las
calles Laureles N46-02 y Gardenias.
Este centro actualmente cuenta con 1084 estudiantes en los tres niveles de Educación: Inicial,
Básica y Bachillerato. Una planta de 74 personas entre Directivos, Docentes, Administrativos y de
Servicios Generales. (Colegio Nuestra Señora del Rosario, 2013)
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DATOS INFORMATIVOS DE LA INSTITUCIÓN
NOMBRE: COLEGIO “NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
DIRECCIÓN: LAURELES N46-02 Y GARDENIAS
PROVINCIA: PICHINCHA
CIUDAD: QUITO
ZONA: 9
DISTRITO: JIPIJAPA
JORNADA: MATUTINA
TELÉFONOS: 2433945–2437950 Fax 2435464
SOSTENIMIENTO: PENSIONES DE LOS ESTUDIANTES
RÉGIMEN: SIERRA
NIVELES: EDUCACIÓN INICIAL 2, EDUCACIÓN GENERAL
BÁSICA Y BACHILLERATO GENERAL UNIFICADO
ESTUDIANTADO: MIXTO
N° ESTUDIANTES: 1084 ESTUDIANTES
PROFESORES: 46
ADMINISTRATIVOS: 21
PERSONAL DE APOYO: 7
NIVEL INICIAL: 2
PREPARATORIA: 3
BÁSICA ELEMENTAL: 8
BÁSICA MEDIA: 7
BÁSICA SUPERIOR: 7
BACHILLERATO: 9
TOTAL DE PARALELOS: 36
AÑO LECTIVO: 2012-2013
1.3 Misión
Somos una Institución católica que ofrece una educación de calidad a la niñez y juventud
fundamentada en los principios evangélicos y del carisma dominicano, para formar seres humanos
integrales que desarrollen sus capacidades y contribuyan así al crecimiento de la sociedad
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1.4 Visión
Hasta el 2014 ser un colegio en pastoral, líder en la formación integral que fomenta la defensa por
la vida, el desarrollo académico, espiritual y productivo en la comunidad educativa.
1.5 Principios Educativos Rosaristas
Los Principios Educativos de la Congregación de Dominicas de Santa Catalina de Sena se inspiran en
la visión Cristiana de los fundadores, Fray Saturnino Gutiérrez O.P. y Madre Gabriela de San Martín,
quienes determinaron los aspectos más importantes del Carisma Congregacional para la concreción de
su misión educativa.
Estos principios definen las características de la educación Rosarista.
A. HUMANIZANTE: La educación nos exige cultivar las potencialidades del ser humano y
de su entorno, a partir de la inteligencia, la voluntad y la acción, como elementos básicos
del dinamismo del hombre.
B. DIVERSIFICADA: La educación debe asumir al hombre en concreto, con posibilidades
diversas de realización. Cada persona posee su propia originalidad y por ello se realiza en
la conquista de su autonomía y libertad. Hay gradación en las aptitudes de cada hombre y
sus procesos llevan ritmos diferentes.
C. INTEGRAL PROYECTIVA: La educación conlleva al descubrimiento de la Verdad, lo
cual exige el saber, el saber ser y el saber hacer. El saber cobre sentido si se encarna, se
hace vida y se orienta a la solución de las necesidades del hombre.
D. EVANGELIZADORA: La educación favorece el desarrollo de los valores humano-
cristianos, para que el hombre sea agente transformador de su medio, anuncie
explícitamente el Evangelio y alcance la plenitud en Cristo.
E. LIBERADORA: La educación acompaña a la persona para que construya en sociedad la
historia. Cada sociedad a través de sus diversas estructuras influye en mayor o menor
grado en la construcción de la identidad cultural del hombre.
F. SOCIALIZADORA: La persona en su dimensión relacional realiza la participación en
solidaridad, gratuidad y comunión.
G. PERSONALIZANTE: La educación capacita para el trabajo y lo dignifica como medio
de realización personal; esto significa organizar, optimizar y canalizar los componentes
operacionales de la realidad para el bien común y para mejorar la calidad de vida.
(Colegio Nuestra Señora del Rosario, 2012)
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1.6 Lema
El Colegio “Nuestra Señora del Rosario” es una Institución que forma en valores humanos
cristianos, que orientan de modo afectivo y efectivo nuestro convivir diario respaldándose en su
lema: “VERDAD, VIRTUD Y CIENCIA”:
VERDAD: en sentido pleno es la verdad divina, traída al mundo por Jesucristo y que ha de dar la
luz y la vida. Al hacernos discípulos de la verdad, la buscamos en todas sus posibilidades
comprometiendo cuanto somos en una respuesta coherente.
Ésta verdad tiene que conquistarnos primero a nosotros mismos, para poder ser luego llevada al
mundo, confirmada con el testimonio de la palabra y de la acción.
El y la estudiante Rosarista deben ser por tanto una persona que crea en la verdad y la ame. Por
eso debe: buscarla, estudiarla, profundizarla, vivirla, proyectarla en actitudes diarias, frente a los
demás.
VIRTUD: Es la actitud que mantiene el hombre y la mujer en constante búsqueda de Dios y
preocupación por los demás; la fuerza que lo impulsa a actuar conforme a los criterios cristianos y
a la ley moral. Es deber de toda (o) Rosarista, mantener en alto el estandarte de la virtud moral,
contribuyendo así, al mejoramiento de la sociedad en la cual actúa.
CIENCIA: Es excelente como instrumento para descubrir la naturaleza, remodelar la sociedad y
para desarrollar el espíritu científico, crítico, creativo, innovador e investigativo para que
participen activa y efectivamente en la sociedad actual. La y el estudiante Rosarista, debe
convertir la ciencia en instrumento de la verdad.
1.7 Valores
El colegio Particular “Nuestra Señora del Rosario” además de los valores del lema, desarrolla los
siguientes valores colaterales:
EDUCAR PARA LA SOLIDARIDAD: Es nuestra responsabilidad desarrollar la sensibilidad
hacia los grandes problemas sociales que exigen de nosotros claros y concretos gestos de
solidaridad que nos lleve al compartir y a la entrega con justicia y equidad. (Colegio Nuestra
Señora del Rosario, 2012)
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11
EDUCAR PARA LA AUTONOMÍA: Es la capacidad que tiene la persona para determinar su
propia conducta que lo lleva a la participación activa de autogobierno como objetivo primordial
de la educación católica.
EDUCAR PARA LA FRATERNIDAD: El compromiso por la paz y la justicia nos lleva a abrir
caminos de fraternidad mediante la convivencia efectiva, pacífica y ecuánime que exige respeto e
igualdad entre los miembros de la comunidad educativa y social.
EDUCAR PARA LA PARTICIPACIÓN: Promovemos la confianza en sí mismo, el juicio
crítico y la toma de decisiones para llegar a las acciones que hagan frente a los problemas sociales
y contribuyan a la construcción de la civilización del amor.
EDUCAR PARA LA LIBERTAD: Promovemos la independencia reforzando la autoestima, la
autoconfianza, el autocontrol, aceptación de las normas y límites que impone la convivencia para
la toma de decisiones y asumir responsabilidades.
EDUCAR PARA LA CRITICIDAD: Saber situar los hechos en su contexto real mediante la
reflexión, el análisis y la interpretación, integrando la teoría y la praxis, con espíritu crítico y
personalidad madura.
EDUCAR PARA LA CREATIVIDAD: Saber ser original en el pensar y en el actuar, dando
respuestas adecuadas a los retos del presente y del futuro para el cambio permanente que implica
generar un nuevo tipo de sociedad.
1.8 Política De Calidad
La obra educativa “Nuestra Señora del Rosario” es una institución católica formadora en la verdad,
la virtud y la ciencia, comprometida con el mejoramiento continuo del servicio educativo,
caracterizado por el fiel cumplimiento de los siguientes lineamientos: Todo trabajo será realizado
como misión profética reflejada en el buen vivir, en el cuidado del medio ambiente y en el
desarrollo de las dimensiones cognitivas, afectivas praxiológicas y productivas, que permitan
alcanzar la formación integral de toda la comunidad educativa. (Colegio Nuestra Señora del
Rosario, 2012)
1.9 Estructura Orgánica
El Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario está estructurado por los siguientes niveles:
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- Nivel Directivo
- Nivel Asesor
- Nivel Operativo
- Nivel de Apoyo
NIVEL DIRECTIVO
- Rector
- Vicerrector
- Inspector General
- Subdirectora
NIVEL ASESOR
- Asamblea General de Profesores
- Consejo Técnico
NIVEL OPERATIVO ADMINISTRATIVO
- Recepción
- Secretaría
- Colecturía
- Pastoral
- Biblioteca
- Consultorio Médico
NIVEL OPERATIVO ACADÉMICO
- Inspección
- Profesores jefes de Áreas
- Profesores guías de curso
- Personal Docente
NIVEL DE APOYO
- Clubes y Grupos Estudiantiles
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- Asistente Informático
- Comité Central de Padres de Familia
- Personal de Servicios Generales
- Guardianía
Tabla No 1.1 Organigrama Estructural
Fuente: Archivo PEI Colegio Nuestra Señora del Rosario
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1.10 Base Legal
El Colegio particular Nuestra Señora del Rosario, es una institución educativa sin fines de lucro
creada:
- Sección Primaria el 2 de Abril de 1979, mediante el acuerdo N0. 38 del mismo año.
- Sección Secundaria Básica el 12 de Febrero de1993 con Acuerdo Ministerial 312.
- Segundo Curso en 1994 con Acuerdo N0. 2110
- Tercer Curso en 1994 con Acuerdo N0. 980
- Diversificado en Contabilidad el 24 de Octubre de 1995, con Acuerdo N0. 3123
- Aprobación del Bachillerato en Ciencias, el 18 de Abril de 2005 con Acuerdo No. 1153 del
mismo año y mes.
- La Sección Preescolar el 20 de Mayo de 1997, mediante Acuerdo N0. 055 de la misma
fecha.
- La Aprobación del Prekínder, el 28 de Febrero del 2002, con Acuerdo 0018 Otorgado por
el Ministerio de Bienestar Social y finalmente,
- La Aprobación de Bachillerato en Contabilidad según la Nueva Reforma Educativa el 8 de
Octubre del 2009, mediante el Acuerdo N0. 2009. (Colegio Nuestra Señora del Rosario,
2012)
El Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario, al ser una institución particular católica, sin fines
de lucro se encuentra regulado por los siguientes organismos de control:
Ministerio de Educación: Es el organismo encargado de las funciones ejecutivas relacionadas
con la instrucción, como la administración de los establecimientos públicos en todos los niveles, y
la supervisión de los establecimientos privados o locales no administrados directamente por el
gobierno central, fiscaliza el cumplimiento de los principios y fines determinados en la LOEI, (Ley
Orgánica de Educación e Interculturalidad), los cuales orientan a la educación ecuatoriana en el
marco del Buen Vivir, la interculturalidad y la plurinacionalidad, así como las relaciones entre los
actores del Sistema Nacional de Educación, le corresponde al Ministerio velar para que los
establecimientos particulares cumplan con las disposiciones legales y reglamentarias, los mismos
que adoptarán la nomenclatura oficial del sistema educativo, los colegios particulares están
obligados a aplicar planes y programas de estudios oficiales y utilizarán formularos, registros y más
documentos puestos a vigencia por el Ministerio.
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15
Entre los trámites que debe realizar el colegio Particular Nuestra Señora del Rosario en la
Dirección Distrital N0. 5 están:
Autorización de costos de matrícula y pensiones para el año lectivo
Solicitud para creación de personería jurídica, reformas, etc.
Solicitud de asignación de textos, alimentos y uniformes
Reconocimiento de autoridades
Permisos de Funcionamiento
Aprobación del distributivo de trabajo de la institución, entre otros.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social: Es la entidad gubernamental encargada de satisfacer
las necesidades básicas de los afiliados tales como: salud, servicios sociales, prestaciones
económicas a fin de proporcionar el buen vivir.
En la actualidad el Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario cuenta con 74 empleados, los
mismos que al momento de ingresar a la institución cuentan con los beneficios que ofrece la
seguridad social.
Dentro de las actividades que debe cumplir están:
Realizar las Avisos de entrada del personal que ingresa a la institución
Realizar los Avisos de Salida al momento que el empleado deja de prestar sus servicios
en la institución.
Informar a través de la página web, las modificaciones de sueldos contingencias de
enfermedades o cualquier otra novedad dentro del término de tres días de ocurrido el
suceso.
Ingreso que perciben los empleados, de los cuales el 9.35% se descuenta al empleado
y la diferencia del 12.15% paga el patrono.
Cancelar hasta el 15 de cada mes las planillas de préstamos tanto hipotecarios y
quirografarios que hayan realizado los empleados.
Al momento que el empleado cumple un año se debe cancelar los fondos de Reserva
según autorización del empleado ya sea en el rol mensual o a través del fondo
acumulativo en el Iess.
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16
Servicio de Rentas Internas: Es una entidad técnica y autónoma que forma parte de la
organización estatal, su finalidad es promover la cultura tributaria a fin de incrementar la
recaudación de impuestos tributarios aplicando la normativa vigente.
Por este motivo el colegio Particular Nuestra Señora del Rosario elabora las facturas
correspondientes tanto de las pensiones mensuales como de arrendamiento del bar del colegio
tomando en cuenta la legislación tributaria aplicable, al ser una empresa de Servicio sin fines de
lucro, está obligada a cumplir con las siguientes obligaciones tributarias:
Declaración y pago del Impuesto al Iva, el mismo que se calcula de acuerdo al
movimiento de las compras y ventas cuya diferencia constituye el impuesto a pagar o a
su vez el crédito tributario correspondiente, el mismo que se cancela hasta el 20 de
cada mes.
Declaración y pago de Retenciones, el Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario
como agente de retención realiza las respectivas retenciones realizadas tanto en
compras como en servicios para lo cual se aplica el porcentaje determinado en la ley de
Impuesto a la Renta, este rubro debe ser cancelado hasta el 20 de cada mes.
Declaración anual del Impuesto a la Renta en el mes de Abril, el colegio Nuestra
Señora del Rosario, al ser una entidad educativa sin fines de lucro como lo determina
la Ley Orgánica de Educación Intercultural (LOEI), está exento del pago del impuesto
a la renta pero no de la declaración, la cual se realiza en el mes de abril de cada año.
Distrito Metropolitano de Quito: El Concejo Metropolitano de Quito, a través de ordenanza
municipal establece la normativa para la aplicación del impuesto de patente municipal, todas las
personas naturales, jurídicas, sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o con
establecimiento en la respectiva jurisdicción municipal o metropolitana, que ejerzan
permanentemente actividades, comerciales, industriales, financieras, inmobiliarias y profesionales,
están obligados a obtener la patente y, por ende, el pago anual del impuesto.
El Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario cuenta con un espacio físico propio de 15.272
metros cuadrados es decir 1.52 Hectáreas por lo que debe cumplir con la cancelación del Impuesto
Predial en el mes de Enero de cada año.
Ministerio de Salud Pública: Ejerce la regulación, planificación control y gestión de la salud
pública ecuatoriana con el fin de garantizar el derecho a la salud, vigila el cumplimiento de las
normas establecidas, en la ley de Salud Integral. La autoridad sanitaria nacional, en coordinación
con el Ministerio de Educación, vigilará que los establecimientos educativos públicos, privados,
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municipales y fiscomisionales, así como su personal, garanticen el cuidado, protección, salud
mental y física de sus educandos.
El Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario, debe contar con una infraestructura y
condiciones higiénico sanitaras en perfectas condiciones para el otorgamiento o renovación del
permiso de funcionamiento por parte del Ministerio de Salud.
Además cuenta con un dispensario médico, el mismo que está conformado por profesionales
calificados de la salud como son:
Un médico general
Un médico odontólogo, y
Una enfermera
Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito.- Es la institución encargada de
prevenir, proteger y defender a las personas y a las propiedades contra el fuego, rescate y
salvamento, propiciar atención pre-hospitalaria cuando se susciten emergencias en caso de
catástrofes o siniestros.
Al concentrar gran cantidad de público, el Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario está
obligado a cumplir con la obtención del permiso de funcionamiento, para lo cual se realiza una
inspección por parte del cuerpo de Bomberos de Quito en la que constan que el colegio cuente con
lo siguiente:
Un sistema de alarma de incendios fácilmente discernible, para en el momento
oportuno evacuar el edificio a través de las salidas de emergencia laterales las mismas
que deberán abrirse hacia el exterior con toda facilidad.
Un plan de contingencia y evacuación
Señaléticas
Detectores de Humo
Luces reflectivas
Curso impartido a los empleados sobre el uso de extintores y primeros auxilios.
Ministerio de Relaciones Laborales: Es la institución que garantiza la estabilidad y armonía
laboral, con un enfoque dirigido a los trabajadores y la justicia laboral, que permita alcanzar el
buen vivir, mediante un permanente diálogo social promoviendo el progreso e incremento de la
productividad y los beneficios especialmente de los trabajadores, es así que el colegio Particular
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18
Nuestra Señora del Rosario, en cumplimiento a lo dispuesto por el Ministerio de Relaciones
Laborales cumple con las siguientes obligaciones:
Realizar el contrato de trabajo individual al momento de que el empleado ingrese a la
institución, con todos los requisitos establecidos en el Art. 22 del código de Trabajo.
Inscripción del contrato de Trabajo a través de la página web del Ministerio.
Liquidación de Haberes a través de la página Web de Ministerio de Relaciones
Laborales.
Pagar por lo menos el sueldo básico.
Pago de horas extraordinarias si la institución lo requiere.
Pagar de décimo tercer sueldo hasta el 24 de diciembre de cada año.
Pagar el décimo cuarto sueldo hasta el 15 de Agosto de cada año
Gozar de las vacaciones anuales que estipula la ley que en el caso del colegio por ser
una empresa particular son 15 días.
Pagar compensación del salario mínimo hasta el 31 de marzo de cada año.
Cumplir con el 3% de personal discapacitado de acuerdo al total de empleados que
laboran en la institución, en nuestro caso el colegio debe tener dos empleados con
capacidades especiales.
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CAPÍTULO II
2 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
2.1 Análisis Interno
Para realizar el análisis interno es necesario conocer los aspectos relevantes de la institución
educativa objeto de estudio, mediante la observación directa de los procedimientos administrativos
financieros que se llevan a cabo en el Departamento de Colecturía del Colegio Nuestra Señora del
Rosario, nos permite establecer los puntos críticos, que deben ser corregidos para alcanzar los
objetivos planteados.
2.1.1 Descripción de los Procedimientos Administrativos y Financieros
Procedimiento Cobro Pensiones 2.1.1.1
Este procedimiento se lleva a cabo en el departamento de colecturía, el cual se describe en forma
narrativa:
El primero de cada mes, la auxiliar contable realiza la facturación de todo el alumnado.
Se baja del sistema financiero el archivo de cuentas por cobrar.
Se procede a subir el archivo al Banco para que los padres de familia se acerquen a
cancelar en la ventanilla la pensión mensual del 2 al 15 de cada mes.
El seguimiento de pagos se realiza diariamente, se descarga el archivo del banco para
luego subirlo al sistema mediante el cual se actualiza la cuenta individual de cada
estudiante.
El 16 de cada mes, la auxiliar contable emite un listado de los alumnos que no han
cancelado hasta la fecha establecida.
El 17 de cada mes la auxiliar contable revisa que los profesores guías, hayan registrado
los recibos del banco en la lista de los estudiantes entregada al inicio del año.
Los docentes guías de curso emiten el comunicado en la agenda de los estudiantes, para
que los padres de familia cancelen la deuda.
La auxiliar contable en base a los pagos realizados de pensiones, obtiene un reporte de
las cuentas por cobrar y entrega a partir del 28 de cada mes, al docente guía de curso el
listado de los alumnos que no han cancelado las pensiones y las facturas canceladas
del mes en curso.
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Los docentes grapan en la agenda de los estudiantes las facturas, para que éstos a su
vez entreguen a los padres de familia
Al revisar el procedimiento en cobro de pensiones se observa que:
Los procedimientos que se llevan a cabo para el cobro de pensiones no se encuentran
definidos claramente; por lo que, las personas encargadas de dicho procedimiento no han
cumplido a cabalidad, lo cual ocasiona retraso en la entrega de las facturas.
Las facturas entregadas a los docentes guías muchas veces no llegan a su destino final.
No se ha establecido por parte de la dirección el procedimiento que se realizará con los
estudiantes que adeudan a la institución, especialmente con aquellos que se han retirado de la
institución.
Procedimiento Para Matrículas 2.1.1.2
Para el procedimiento de matrículas intervienen los departamentos de recepción, colecturía, centro
médico, inspección y secretaría.
El departamento de Recepción emite el listado de alumnos inscritos para el nuevo año
lectivo.
La auxiliar contable apertura la ficha del alumno nuevo para otorgar código de alumno
nuevo.
La auxiliar contable elabora la facturación, tanto de los alumnos nuevos como de los
antiguos.
Carga el archivo de pensiones al banco.
Los padres de familia se acercan a la ventanilla del banco a realizar el pago portando el
código del alumno que se entregó previamente en colecturía.
El día de la matricula los padres de familia se acercan a la ventanilla de recepción para
la revisión de los documentos y retira la hoja de ruta.
El padre de familia se dirige a colecturía presenta el recibo de pago del banco, actualiza
datos, sella la hoja de ruta.
Se dirige al departamento médico para obtener el seguro estudiantil contratado por el
colegio, sella la hoja de ruta
Se dirige al departamento de inspección donde llena la ficha de datos personales, y
firma compromiso con el colegio, sella la hoja de ruta
Se dirige a secretaría para llenar la hoja de datos personales del alumno y del
representante, imprime y firma la legalización de la matrícula en secretaría.
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Evaluación del procedimiento:
La inexistencia de un procedimiento específico para la matrícula, produce malestar en
los padres de familia ya que tienen que permanecer en el centro educativo por más de
tres horas.
Al no contar con una lista formal de los alumnos que asistirán al colegio, ha
ocasionado que se elabore la facturación tanto de alumnos antiguos como de los
nuevos, por lo que posteriormente se debe anular las facturas de aquellos alumnos que
no se acercaron al banco a pagar.
No se tiene definida la distribución de paralelos para el nuevo año lectivo.
Procedimiento de Mantenimiento de Infraestructura 2.1.1.3
Para la realización de éste procedimientos intervienen todos los departamentos y empleados que se
les presente algún inconveniente en el desarrollo de sus actividades diarias, tales como: daños de
puertas, cambio de vidrios, reparaciones en los baños, es decir, todos los daños leves.
Llenar la hoja de registro de novedades, la misma que se encuentra en el departamento
de inspección
La persona encargada del mantenimiento de la infraestructura revisa todos los días el
registro de novedades y firma como constancia de que se entera del daño a reparar
La persona encargada de reparaciones leves, realiza los trabajos durante su jornada
laboral y tendrá un plazo máximo de 24 horas para cumplirlo
En caso de necesitar material para las reparaciones, se dirige a colecturía y solicita
llenando la hoja de requerimientos
Al momento en que se dañan los equipos de computación se debe reportar en la hoja de
registro de novedades de la infraestructura para que el Técnico de Sistemas solucione
los problemas igualmente dentro de 24 horas.
Para realizar trabajos de mantenimiento referente a construcción y reparación del edificio
Se contacta al Ingeniero especialista el cual emite una proforma estipulando todos los
valores, posteriormente se elabora un contrato en el que se detalla el tiempo de
entrega y valores a cancelar para la realización de la obra.
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El personal encargado de la limpieza de la institución realiza sus actividades de limpieza a partir de
las 13:30H00
Se realiza barrido, encerado y trapeado de pisos, lavado de baños, recolección y
eliminación de basura, para lo cual deben solicitar los materiales de limpieza los días
miércoles de cada semana a la madre colectora, encargada de los suministros y
materiales. La basura se almacena en la bodega de desechos, la misma que es sacada
cuando pasa el recolector municipal por los guardias de seguridad.
Al finalizar el año escolar:
El docente guía de cada curso reporta el estado del mobiliario, a partir del cual nace el
requerimiento de mantenimiento inicial que consiste en el arreglo y pintura de pupitres,
escritorios y paredes. Para la ejecución de estas actividades se contrata personal
externo.
El técnico de mantenimiento de infraestructura inspecciona en el mes de agosto todas
las oficinas y aulas de la institución, revisando y reparando conexiones eléctricas,
canaletas, fugas de agua, chapas, puertas, ventanas, cortinas, etc. De tal forma que al
inicio de clases todas las instalaciones se encuentren operativas.
El Técnico de sistemas presenta una planificación de trabajo que describe las
actividades de mantenimiento preventivo programadas para el año siguiente. Esta
programación será revisada por el ADP (Administrador del proceso) y aprobada por la
Dirección.
Los responsables de limpieza realizan un aseo general y minucioso de las instalaciones
que consiste en rasqueteo y encerado de pisos, limpieza de ventanas y paredes, lavado
de cortinas, aspirado de alfombras y toma de fallas en puertas. Este trabajo es
finalizado en agosto.
Evaluación del procedimiento:
Los procedimientos descritos no se socializa a todo el personal, en razón de que,
cuando ocurre algún daño, tanto en la infraestructura como en el sistema
informático no se anota en el registro correspondiente como lo determina el
procedimiento, muchas veces los empleados no saben en donde se encuentra el
registro de novedades ni la forma de llenarlo.
Los empleados que ingresan a trabajar en servicios generales, no pueden calcular la
cantidad de material que deben solicitar para realizar sus actividades, ya que deben
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23
provisionar los materiales para ocho días porque solamente se entrega los días
miércoles de cada semana.
Procedimiento de Compras 2.1.1.4
El procedimiento de compras lo realiza la colectora de la institución.
El empleado identifica la necesidad de algún suministro.
Llenar el registro de requerimientos aprobarlo por Rectorado y presentarlo en
colecturía.
La colectora verifica la existencia del producto y lo entrega previo llenado del
formulario entrega de materiales.
En el caso de que el producto no exista, y el monto sea menor a 80 USD se compran
en efectivo a través de la caja chica soportada con sus respectivas facturas.
Las compras mayores a 80 USD se realizan con cheque y la respectiva retención en la
fuente.
En compra mayores a 80 USD, la recepción de materiales lo realiza la madre
Colectora, el proveedor entrega los materiales adquiridos en las instalaciones de la
institución el comprador verifica la calidad del producto comprado registrando su
conformidad en el formato de acta de recepción de materiales y en ese momento se
recepta también la factura del bien adquirido. La factura solamente será firmada por la
Colectora o Rectora del Colegio.
La madre Colectora, comunica verbalmente al solicitante y hace la entrega del material
y se evidencia en el registro de entrega de materiales.
Evaluación del procedimiento:
La falta de información al personal crea confusión al momento de solicitar los
materiales ya que no distinguen si deben llenar el registro de solicitud de material o si
directamente piden a la madre colectora de la institución.
Al realizar las compras menores a $80,00 no se realiza las retenciones en la fuente a
pesar de que son proveedores frecuentes.
No se tiene un registro actualizado de stock de materiales.
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Procedimiento de Pago a proveedores 2.1.1.5
El procedimiento de pago a proveedores se realiza en colecturía
Luego de que la madre colectora recibe los productos solicitados, y firma la factura de
compra, entrega a la auxiliar contable la factura para colocar en la carpeta de facturas
pendientes de pago.
El jueves de cada semana se verifica que las facturas pendientes de pago estén
correctamente elaboradas tomando en cuenta los requisitos para facturación tales como
datos de la empresa, fecha de caducidad, tachones o enmendaduras.
La auxiliar contable ingresar al sistema contable financiero, las facturas de compra al
sistema de cuentas por pagar proveedores locales.
La auxiliar contable analizar el tipo de retención que hay que realizar de acuerdo a la
compra o servicio.
Realizar el cheque con la respectiva retención en la fuente si fuera el caso.
Imprime el comprobante de pago con el respectivo cheque y la debida retención en la
fuente.
La auxiliar contable firma el comprobante de egreso como responsabilidad de haber
realizado la transacción.
Se entrega el lote de cheques realizados al Contador General para la respectiva
revisión.
El Contador General revisa y firma los comprobantes de egreso, e informa a la madre
colectora el valor de la transferencia para cubrir el monto para los pagos.
La madre colectora aprueba el pago de las facturas y realiza la transferencia de la
cuenta de ahorros a la cuenta corriente.
El Contador General hace firmar los cheques a la madre Rectora. La misma que
aprueba su cancelación.
El contador General entrega los cheques firmados a la auxiliar contable para entregar a
los proveedores.
El pago a proveedores se realiza los días viernes de 13:H00 a 15:H00
Evaluación del procedimiento:
El principal problema al realizar el procedimiento para pago a proveedores es no contar
con especificaciones sobre el manejo del sistema contable financiero.
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25
Procedimiento de Pago a empleados 2.1.1.6
Este procedimiento está a cargo de la madre colectora
El 25 de cada mes, la Inspectora General entrega el listado de descuentos y horas extras
con la respectiva justificación de los empleados, los mismos que son autorizados por la
madre Rectora.
La madre Colectora ingresa al sistema contable financiero de Roles de pago donde
registra los datos personales de empleados que se incorporan a la institución como
realiza el bloqueo de los códigos de los empleados que salen de la institución.
Ingresa los rubros tanto como por horas extras, como por descuentos en atrasos o
anticipos realizados a los empleados.
Genera los roles en el sistema.
Imprime un borrador para la respectiva revisión por parte del Contador General.
Posteriormente remite el 28 al Rectorado para su aprobación.
Una vez aprobado, la madre colectora imprime los Roles de Pago individuales.
El Contador General imprime los Roles generales para la firma de los empleados.
Los empleados pasan por colecturía el 29 de cada mes a firmar el rol general y se
procede a la entrega del rol de pagos individual para la información de cada empleado.
Una vez que los roles están firmados por cada uno de los empleados, la madre
colectora procede a realizar la transferencia a la cuenta de ahorros de cada uno de los
empleados de la institución.
Evaluación del procedimiento:
Al momento de realizar los descuentos, se manifiesta la inconformidad, por parte de los
empleados en razón de que no está definida claramente la forma de operar del reloj
digital.
La persona encargada de este procedimiento, tiene dificultad al calcular los minutos de
retraso del personal, ya que éstos se calculan en forma manual.
El tamaño de la solicitud de permiso es demasiado grande, por lo que dificulta su
manejo.
El personal encargado de Recursos Humanos, no tienen definidas sus actividades por
lo que se descuida el archivo de la documentación en las carpetas del personal.
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26
2.1.2 Análisis de Clientes
Para medir la satisfacción de los clientes con respecto a los servicios brindados por el Colegio, se
aplica una encuesta, con la cual determinaremos las Fortalezas y Debilidades.
Tabulación y análisis de los resultados para clientes 2.1.2.1
1. ¿Cómo considera usted el estado físico de las instalaciones del Colegio?
CONCLUSIÓN: El Estado físico de las Instalaciones constituye una Fortaleza Alta vemos que
supera el 50% del grado de aceptabilidad por parte de los encuestados.
Tabla No 2.1 Estado físico instalaciones del colegio
PREGUNTA RESPUESTAS
EXCELENTE ACEPTABLE MALA TOTAL
¿Cómo considera usted el estado
físico de las instalaciones del Colegio?
12 8 - 20
60% 40% 0% 100%
Elaborado por: Myriam Pillalazo
Figura No 2.1 Estado Físico Instalaciones del Colegio
Elaborado por: Myriam Pillalazo
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27
1. ¿Los equipos y la tecnología son de última generación?
CONCLUSIÓN: El 75% de los encuestados manifestaron que los Equipos y Tecnología no son
de última generación lo que constituye una Debilidad Alta.
Tabla No 2.2 Equipos y tecnología
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO TOTAL
¿Los equipos y la tecnología son de última
generación?
5 15 20
25% 75% 100%
Elaborado por: Myriam Pillalazo
Figura No 2.2 Equipos Y Tecnología Elaborado por: Myriam Pillalazo
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28
2. ¿Los empleados ofrecen una atención personalizada a sus clientes?
CONCLUSIÓN: El 90% de los encuestados manifestó que los empleados brindan una atención
personalizada a los clientes, lo cual constituye una fortaleza alta
3. ¿Considera usted que el valor de las pensiones se ajustan a su presupuesto?
Tabla No 2.3 Atención personalizada a sus clientes
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO TOTAL
¿Los empleados ofrecen una atención
personalizada a sus clientes?
18 2 20
90% 10% 100%
Elaborado por Myriam Pillalazo
Figura No 2.3 Atención Personalizada A Sus Clientes Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.4 Las Pensiones se Ajustan Al Presupuesto Familiar
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO TOTAL
¿Considera usted que el valor de las
Pensiones se ajustan a su presupuesto?
19 1 20
95% 5% 100%
Elaborado por: Myriam Pillalazo
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29
CONCLUSIÓN: El precio que se cobra por el servicio educativo es conveniente, según lo
manifestó el 95% de los encuestados, esto representa una Fortaleza alta para la institución, al tener
un precio competitivo se logrará atraer clientes de nivel socio económico medio y alto.
4. ¿Cómo considera la alianza del servicio prestado por el banco en el momento que se
acerca a cancelar las pensiones?
Figura No 2.4 Las Pensiones Se Ajustan Al Presupuesto Familiar Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.5 Alianza Con Del Banco Para Recaudación De Pensiones
PREGUNTA RESPUESTAS
EXCELENTE ACEPTABLE MALA TOTAL
¿Cómo considera la alianza del
servicio prestado por el banco en el
momento que se acerca a cancelar las
pensiones?
2 9 9 20
10% 45% 45% 100%
Elaborado por: Myriam Pillalazo
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30
CONCLUSIÓN: El 45% de los encuestados demuestra su inconformidad con el servicio prestado
por el Banco, lo cual representa una debilidad alta debido a que la institución educativa para su
mantener su operatividad depende de los ingresos por cobro de pensiones.
5. ¿Cómo considera usted la ubicación del Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario?
Figura No 2.5 Alianza con del Banco Para Recaudación de Pensiones Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.6 Ubicación del Colegio
PREGUNTA RESPUESTAS
EXCELENTE ACEPTABLE MALA TOTAL
¿Cómo considera usted la ubicación del
Colegio Particular Nuestra Señora del
Rosario?
18 2 0 20
90% 10% 0% 100%
Elaborado por Myriam Pillalazo
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31
CONCLUSIÓN: El 90% de los encuestados manifestó que la ubicación del Colegio Particular
Nuestra Señora del Rosario es un sitio estratégico, lo que constituye una Fortaleza Alta.
6. ¿Cómo considera usted la ubicación del Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario?
Figura No 2.6 Ubicación del Colegio Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.7 Medios de Publicidad
PREGUNTA RESPUESTAS
EXCELENTE ACEPTABLE MALA TOTAL
¿Cómo evalúa los medios de publicidad
que maneja el Colegio Particular
Nuestra Señora del Rosario?
1 7 12 20
5% 35% 60% 100%
Elaborado por Myriam Pillalazo
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32
CONCLUSIÓN: Los medios de publicidad que maneja el Colegio Particular Nuestra Señora del
Rosario es mala, lo que constituye una Debilidad Alta.
2.1.3 Análisis de la capacidad administrativa
Para medir la capacidad administrativa con la que cuenta la institución educativa, ser realizó la
siguiente encuesta dirigida al personal que labora en el Colegio.
Tabulación y análisis de los resultados para empleados 2.1.3.1
1. ¿Conoce Ud. la Filosofía organizacional (misión, visión y objetivos) del Colegio
Particular Nuestra Señora del Rosario?
Figura No 2.7 Medios de Publicidad Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.8 Filosofía Organizacional
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO TOTAL
¿Conoce Ud. la Filosofía organizacional
(misión, visión y objetivos) del Colegio
Particular Nuestra Señora del Rosario?
2 8 10
20% 80% 100%
Elaborado por Myriam Pillalazo
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33
CONCLUSIÓN: El desconocimiento de la Filosofía organizacional (misión, visión y objetivos)
constituye una Debilidad Alta, debido a que supero el 50% del grado de conocimiento por parte
de los encuestados.
2. ¿En su área de trabajo se utiliza manuales de procedimientos?
Figura No 2.8 Filosofía Organizacional Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.9 Utilización Manuales de Procedimientos
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO TOTAL
¿En su área de trabajo se utiliza manuales
de procedimientos?
1 9 10
10% 90% 100%
Elaborado por: Myriam Pillalazo
Page 51
34
CONCLUSIÓN: El 90% del personal encuestado, manifestó que no utilizan Manuales de
Procedimientos en el colegio, lo que constituye una Debilidad Alta.
¿Cómo evaluaría usted el trabajo en equipo?
Figura No 2.9 Utilización Manuales de Procedimientos Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.10 Trabajo en Equipo
PREGUNTA RESPUESTAS
EXCELENTE ACEPTABLE MALA TOTAL
¿Cómo evaluaría usted el trabajo en
equipo?
8 2 0 10
80% 20% 0% 100%
Elaborado por: Myriam Pillalazo
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35
CONCLUSIÓN: El 80% del personal encuestado manifestó que si se realizan trabajos en equipo,
esto representa una Fortaleza Alta, lo que significa que la institución puede contar con la
colaboración del personal en el momento que sea necesario.
3. ¿Recibe la capacitación necesaria para desarrollar correctamente su trabajo?
Figura No 2.10 Trabajo en Equipo Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.11 Capacitación al Personal
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO TOTAL
¿Recibe la capacitación necesaria para
desarrollar correctamente su trabajo?
7 3 10
70% 30% 100%
Elaborado por: Myriam Pillalazo
Page 53
36
CONCLUSIÓN: El 70% de los encuestados manifestó que si reciben capacitación para desarrollar
correctamente su trabajo, constituye una Fortaleza Alta, al recibir capacitación constante crece el
profesional docente así como la institución.
4. ¿Recibe reconocimiento por alcanzar los objetivos institucionales?
Figura No 2.11 Capacitación al Personal Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.12 Reconocimiento por Alcanzar los Objetivos Institucionales
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO TOTAL
¿Recibe reconocimiento por alcanzar los
objetivos institucionales?
1 9 10
10% 90% 100%
Elaborado por: Myriam Pillalazo
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37
CONCLUSIÓN: El 90% de los encuestados manifestó que no reciben reconocimientos por
alcanzar los objetivos institucionales, la falta de reconocimientos constituye una Debilidad Alta.
Los reconocimientos e incentivos por parte de la institución son muy importantes al momento en
que se desea obtener recurso humano leal y eficiente, por lo tanto las autoridades del plantel no
deben descuidar el principal elemento que conforma la entidad.
2.1.4 Análisis de la capacidad financiera
Para poder analizar la capacidad financiera de la institución se aplicó una encuesta al personal que
labora en el departamento financiero (Colecturía).
Tabulación y análisis de los resultados para el departamento de Colecturía 2.1.4.1
1.) ¿La liquidez financiera de la compañía es solvente?
Figura No 2.12 Reconocimiento Por Alcanzar Los Objetivos Institucionales Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.13 Liquidez Financiera
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO TOTAL
¿La liquidez financiera de la compañía es
solvente?
2 1 3
67% 33% 100%
Elaborado por Myriam Pillalazo
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38
CONCLUSIÓN: La liquidez solvente con la que cuenta el Colegio Nuestra Señora del Rosario
representa una fortaleza alta, al superar el 50% significa que la institución cuenta con los recursos
económicos indispensables para su operatividad.
2. ¿La administración de la cartera de clientes es eficiente?
Figura No 2.13 Liquidez Financiera Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.14 Administración de la Cartera
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO TOTAL
¿La administración de la cartera de clientes
es eficiente?
1 2 3
33% 67% 100%
Elaborado por: Myriam Pillalazo
Page 56
39
CONCLUSIÓN: El 67% de los encuestados manifestó que la administración de la cartera no es
eficiente, constituye una debilidad alta, afectado de esta manera la recuperación de la cartera
mensual.
3. ¿Existe cumplimiento con los empleados relacionados con sueldos beneficios sociales?
Figura No 2.14 Administración de la Cartera Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.15 Cumplimiento con Sueldos y Beneficios Sociales
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO TOTAL
¿Existe cumplimiento con los empleados
relacionados con sueldos beneficios
sociales?
3 0 3
100% 0% 100%
Elaborado por: Myriam Pillalazo
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40
CONCLUSIÓN: El cumplimiento con los empleados en lo relacionados con sueldos y beneficios
sociales representa una fortaleza alta ya que existe el 100% de satisfacción por parte de los
encuestados, contribuyendo de esta manera a fortalecer un clima organizacional óptimo que
permite alcanzar los objetivos institucionales y personales.
4. ¿El personal responsable de esta área cuenta con la suficiente experiencia laboral y
preparación académica?
Figura No 2.15 Cumplimiento con Sueldos y Beneficios Sociales Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.16 Experiencia Laboral y Preparación Académica
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO TOTAL
¿El personal responsable de esta área cuenta
con la suficiente experiencia laboral y
preparación académica?
2 1 3
67% 33% 100%
Elaborado por: Myriam Pillalazo
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41
CONCLUSIÓN: El 67% del personal responsable de esta área cuenta con la suficiente experiencia
laboral y preparación académica lo cual se constituye en una fortaleza alta.
5. ¿Se cumple a cabalidad con lo expresado en el presupuesto anual?
Figura No 2.16 Experiencia Laboral y Preparación Académica Elaborado por: Myriam Pillalazo
Tabla No 2.17 Cumplimiento con el Presupuesto Anual
PREGUNTA RESPUESTAS
SI NO TOTAL
¿Se cumple a cabalidad con lo expresado
en el presupuesto anual?
1 2 3
33% 67% 100%
Elaborado por: Myriam Pillalazo
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42
CONCLUSIÓN: El 67% manifestó que no se cumple con lo expresado en el Presupuesto Anual
operativo y financiero, constituye una Debilidad Alta.
2.2 Análisis Externo
2.2.1 Análisis Político
En febrero del 2006, Rafael Correa vence y conquista, con una diferencia de 35 puntos en cuanto a
su principal contendiente, las elecciones presidenciales del Ecuador, convirtiéndose posteriormente
en el primer presidente en la historia de este país en gobernar durante tres periodos consecutivos.
Al realizar un análisis político, es preciso recordar que uno de los presidentes interinos obtuvo este
título durante tan solo seis días, algunos consiguieron culminar sus períodos y tres más fueron
derrocados.
“La estabilidad política que trajo el actual mandatario representa un profundo contraste con las
enormes divisiones sociales y económicas del pasado y la inestabilidad económica de décadas
recientes” (Caselli, 2013)
En los años 60 gracias a los descubrimientos petroleros se genera una acelerada modernización de
las urbes, lo que produciría la emigración de decenas de campesinos pobres hacia la Amazonia en
el oriente del país con la finalidad de concentrarse en la explotación de crudo en los campos
Figura No 2.17 Cumplimiento con el Presupuesto Anual Elaborado por: Myriam Pillalazo
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43
petrolíferos; a su vez esta transición que sufre el Ecuador abre paso a una dinámica diferente en la
economía del mismo.
A pesar de que el petróleo se convirtió en una de las principales fuentes de ingresos para el país;
hecho que le convertiría en el segundo exportador de crudo en Sudamérica, las condiciones de vida
para sus habitantes no mejoraron, debido a que las riquezas estuvieron destinadas hacia una
minoría oligarca.
Una grave crisis económica fue producto de una serie de factores contraproducentes presentados a
finales de la década de los 90, la inestabilidad creció enormemente, lo que forzó que el país
adoptara el dólar estadounidense con la finalidad de evitar la hiperinflación.
Las reformas sociales que aseguraba Rafael correa Economista educado en los Estado Unidos;
contribuyeron en gran medida para que fuera electo presidente, contando como principal objetivo la
redistribución de la riqueza.; es así que hoy en día se puede observar que sus políticas han tenido
algunos resultados. Un ejemplo de esto se releja en la reducción significativa de la tasa de pobreza
de un 10 % tomando como referencia el año 2007 frente al 2012.
En la actualidad se hace notoria la influencia que ha tenido las políticas del Eco. Rafael Correa, con
la sectorización de colegios públicos y la expansión en la infraestructura de los mismos, además de
la fuerte idea de mejorar y hacer que los colegios públicos alcancen estándares de calidad que se
creía anteriormente que solo las instituciones privadas podrían ofrecer, ha dejado a estos una
ventaja competitiva que les obliga a mejorar continuamente.
2.2.2 Análisis Económico
El incremento de los ingresos fiscales, los altos precios del petróleo y sobre todo las importantes
remesas de dinero enviadas por los migrantes, han generado un ambiente propicio para el
desarrollo, sin embargo el Ecuador ha atravesado un descenso en la economía.
La falta de inversión y la restricción de ciertos productos han ocasionado la baja en el nivel de
consumo, según estudios realizados por el Banco Central del Ecuador y la Cámara de Comercio de
Quito.
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44
Producto Interno Bruto 2.2.2.1
El Producto Interno Bruto (PIB) representa el valor de los bienes servicios de uso final, los cuales
han sido producidos en un ciclo determinado; en otras palabras el PIB hace referencia a aun
indicador representativo que permite medir el desempeño de la economía nacional.
“El Producto Interno Bruto (PIB) del Ecuador tuvo un crecimiento anual de 3,5% en el primer
trimestre de 2013, el mayor impulso al crecimiento del PIB lo dio el comportamiento del sector no
petrolero, que registró un crecimiento anual de 4,2%. La economía no petrolera representó el
84,7% del total del PIB en el primer trimestre de 2013. El PIB nominal del primer trimestre de
2013 alcanzó los USD 21.962 millones.
La formación bruta de capital fijo creció 2%; el consumo de los hogares 0,7% y las exportaciones
1,3%.
Las importaciones se incrementaron en 2,8%, mientras que el gasto público presentó una
disminución de -1,3%. Las actividades económicas que más contribuyeron en términos anuales al
crecimiento del PIB del primer trimestre de 2013 fueron la construcción (0,79%), correo y
comunicaciones (0,5%) y transporte (0,41%)”. (Andes, 2013)
Tabla No 2.18 PIB anual
AÑO PIB
2009 0,60%
2010 3,00%
2011 7,80%
2012 5,10%
2013 3,98%
Fuente: Banco Central del Ecuador, Portal económico 2013
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45
Según los datos estadísticos emitidos por el Banco Central se observa claramente que existe un
decremento del PIB comparado con años anteriores, esto significa que la producción nacional ha
disminuido. En cierta parte estos datos resultan ser desfavorables debido a que toda nación tiene,
como uno de sus principales propósitos el incremento de su economía; aunque si bien es cierto un
objetivo de mayor prioridad está centrado en optimizar la calidad de vida de la población, lo cual
no puede ser analizado por medio de este indicador; es decir que el mejoramiento de la calidad de
vida de los habitantes de la nación no es sinónimo de un aumento en la tasa del PIB.
Inflación 2.2.2.2
Al hacer referencia a la inflación, esta se define como el aumento persistente, generalizado y
sostenido de los precios de los bienes y servicios de un país a través del tiempo.
Es necesario el manejo de ciertos índices para poder medir el crecimiento de la tasa de inflación en
una nación, los mismos que reflejan el incremento porcentual de una canasta de bienes ponderada.
Figura No 2.18 PIB anual Fuente: Banco Central del Ecuador, Portal económico 2013
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46
Se observa en los presentes datos estadísticos que la tasa de inflación ha disminuido
considerablemente desde el año 2011 al 2013. Se puede describir a este descenso como favorable
para los colegios particulares, debido a que el margen de ingresos obtenidos en cada familia
ecuatoriana sería más alto, de tal manera que el pago de pensiones a instituciones privadas sería
mucho más accesible.
Canasta Básica 2.2.2.3
“La cobertura del presupuesto familiar (proporción de la Canasta Básica que está cubierta con el
ingreso mínimo de 1,6 perceptores) llegó a 98,7% frente al 93,8% de enero del 2012, un aumento
de 4,9 puntos, según el último reporte del Índice de Precios al Consumidor (IPC), publicado por el
Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC).
Tabla No 2.19 Inflación Anual
AÑO INFLACIÓN
2011 5,41%
2012 4,16%
2013 1,71%
Fuente: Banco Central del Ecuador, Portal
económico 2013
Figura No 2.19 Inflación Anual
Fuente: Banco Central del Ecuador, Portal económico 2013
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47
La Canasta Básica se ubicó en 601,6 dólares, mientras el ingreso familiar mensual con 1,6
perceptores es de 593,6 dólares, es decir, ocho dólares menos. En enero del 2012, la Canasta Básica
llegó a 581,2 dólares con un ingreso familiar de 545,1 dólares, 36,14 dólares menos”. (El
Telégrafo, 2013)
Remesas de Migrantes 2.2.2.4
El reporte de las remesas de trabajadores migrantes en el mundo obtenido durante el primer
trimestre de año 2013 a cerca de los ingresos al Ecuador confirma siguen a la baja, según lo
afirmado por el Banco Central del Ecuador.
“En el período analizado, Ecuador recibió 547,26 millones de dólares de parte de los migrantes
ecuatorianos en el mundo; en el primer trimestre de 2012 habían ingresado 595,78 millones de
dólares y en el mismo período de 2011, llegaron 656,15 millones de dólares.
Estados Unidos fue el principal origen de las remesas en el inicio de este año, con 255,89 millones
de dólares; en el período de 2012 fueron 276,87 millones y en 2011 264,74 millones de dólares
desde el país norteamericano.
España ocupó el segundo lugar como origen de remesas de los migrantes ecuatorianos, con 183,79
millones de dólares; en 2012 fueron 206 millones y en 2011 llegaron desde ahí 274,8 millones de
dólares.
Figura No 2.20 Canasta Básica Fuente y elaborado por: INEC 2013
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48
Italia fue el tercer lugar de origen y entre enero y marzo de 2013 consignó 42,46 millones de
dólares; en 2012 fueron 46,37 millones de dólares y 59,94 millones de dólares en 2011.
Guayas es la provincia que más recibió remesas de los emigrantes ecuatorianos, con 173,15
millones de dólares; la sigue Azuay, con 112,47 millones de dólares y Pichincha con 77,94
millones.” (Andes, 2013)
El aporte económico con el que muchos de los ecuatorianos cuentan gracias a sus familiares en el
exterior permiten que diversas familias puedan acceder a una mayor capacidad económica, es por
tal razón que el descenso en al remesas de migrantes al país es en cierta forma desfavorable,
debido a que esto se refleja en la tendencia económica de sus familiares, lo que conlleva a una
reducción parcial o total de ciertos rubros destinados a colegios particulares.
2.2.3 Análisis Social
El 72,5% de los ciudadanos, según la encuesta realizada por la ENACPOL, no acredita el trabajo
de la Policía Nacional, demostrando claramente que en los últimos años el país ha sido víctima de
una deficiencia enorme en el sistema de seguridad ciudadana.
En la actualidad calificamos a la inseguridad del ecuador con niveles muy altos; esto se debe a los
diferentes problemas estructurales de la sociedad tales como la corrupción del sistema jurídico,
deficiencia de servicios sociales y un defectuoso avance económico del país.
La inseguridad se sustenta en el incremento de los porcentajes de pobreza, delincuencia y
desempleo, lo cual constituye un problema social; en el que se comprueba que los ciudadanos no se
encuentran totalmente seguros en ningún lugar y mucho menos cuando sus hijos van al colegio
debido a que los mismo son parte de una población vulnerable. El Gobierno actual ha puesto en
ejecución varios planes de acción para combatir esta inseguridad, en los que trabajan
conjuntamente las fuerzas públicas y la sociedad civil.
Población 2.2.3.1
La República del Ecuador es un país constitucional, soberano y descentralizado situado en la región
noroccidental de América del Sur, dividido político-administrativamente en 24 provincias,
221 cantones y 1.500 parroquias. Cuenta con una extensión de 283 561 km². Teniendo como su
capital a la ciudad de San Francisco de Quito.
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49
El territorio continental está surcado de norte a sur por una sección volcánica denominada
Cordillera de los Andes, al oeste de la misma cuenta con una llanura boscosa además de estar
presente el golfo de Guayaquil; y al este, surge la Amazonia.
A continuación se mostrará la población por edades del cantón Quito:
Como se puede apreciar en la tabla 20, la población más alta está considerada entre las personas
que tienen de 4 a 20 años, lo cual constituye una gran ventaja para los establecimientos particulares
que ofrecen servicios educativos en los tres niveles que son Inicial, Básica y Bachillerato, el
Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario deberá cumplir con la ardua tarea de cautivar al
público capitalino comprendido en dichas edades.
Migración 2.2.3.2
De acuerdo a la investigación Andina sobre Migración Internacional y Remesas, Cuenca es la
ciudad con mayor experiencia migratoria, 15,20% de los hogares tienen miembros que residen o
residieron en el exterior, en segundo lugar está Macas con el 13,40%, y Azogues con el 12.80%.
“El proceso migratorio continúa con menos fuerza pero con muchas más novedades. Entre ellas
está la diversificación de los destinos y el alto índice de retorno que se da solo a algunos países”.
(Diario Hoy, 2013)
Si bien es cierto que la migración está disminuyendo, ciertas familias todavía cuentan con algún
familiar en el exterior, esto se podría considerar una ventaja para los colegios particulares, puesto
que al existir la entrada adicional de dinero enviado del exterior, las mencionadas familias
podrían invertir para mejorar la educación de los niños y jóvenes de la familia.
Tabla No 2.20 Población por Edades de Quito
Grupo de Edad Hombre Mujer Total
De 0 a 14 años 312274 303273 615547
De 15 a 64 años 713648 768480 1482128
De 65 años y más 62889 78627 141616
Total 1088811 1150380 2239191
Fuente: INEC, 2013
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50
Empleo 2.2.3.3
El empleo se define como la labor plena de las personas ocupadas a partir de los 10 años en
adelante, que trabajan ocho horas diarias o menos de cuarenta horas a la semana y que sus
ingresos son superiores al salario unificado legal.
“Las cifras de la economía laboral en el área urbana registradas en marzo del 2013 no presentan
cambios estadísticamente significativos al compararlas con las de marzo de 2012, la ocupación
plena en junio de este año tuvo una reducción del 2,85% con relación al mismo mes del 2012 y se
ubicó en 38,35%, según la última Encuesta Nacional de Empleo y Desempleo (ENEMDU) del
Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC).
Por otro lado el subempleo en el área urbana llegó a 44,7% y la ocupación plena a 48,6% en
comparación a 43,5% y 50,2% respectivamente de marzo del 2012. Aquí están "las personas que
trabajaron o tuvieron un empleo durante el período de referencia considerado, pero estaban
dispuestas y disponibles para modificar situación laboral", trabajando menos de 40 horas a la
semana o más”. (El Telégrafo, 2013)
Desempleo 2.2.3.4
El desempleo urbano se ubicó en 4,6% en marzo de 2013 frente al 4,9% del mismo mes del año
anterior.
La encuesta revela que aproximadamente 8 de cada 10 empleos en el área urbana son generados
por el sector privado, tendencia que se ha mantenido en los últimos años. (El Telégrafo, 2013)
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51
La disminución del desempleo en el país, demuestra que se han generado nuevas plazas de trabajo
tanto en el sector público como en el privado. Esta apertura de mercado laboral crea oportunidades
a la población, abriendo nuevos caminos además para los empresarios que desean invertir en el
país, mejorando de esta manera la economía nacional.
Nivel de Educación 2.2.3.5
El consejo Nacional de Planificación (CNP), máxima instancia de estrategias gubernamentales
informó mediante su Secretario de Planificación y Desarrollo (Senplades) que el gobierno durante
el periodo 2011-2013 se enfocará mayormente en el campo de educación empezando desde la
erradicación del analfabetismo hasta la formación académica de doctores y la investigación
científica.
Tabla No 2.21Índices de Desempleo
AÑO PORCENTAJE
2009 7,93%
2010 6,11%
2011 5,07%
2012 5,00%
2013 4,89%
Fuente: INEC 2013
Figura No 2.21Índice De Desempleo Fuente: INEC 2013
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52
“Entre las nuevas 11 metas incorporadas al Plan Nacional para el Buen Vivir en el periodo del
actual gobierno hasta el 2013, están la erradicación del analfabetismo, y alcanzar una inversión del
1 al 1,5% del Producto Interno Bruto en Ciencia, Tecnología e Innovación.
También se aprobó el objetivo de alcanzar los tres mil 500 becarios de cuarto nivel (maestrías y
doctorados), y alcanzar que el 50% de los docentes de todo el país obtengan una calificación muy
buena en las pruebas de evaluación”. (Ecuadorinmediato, 2011)
Con la nueva Constitución 2008, la Ley Orgánica de Educación Intercultural (LOEI), el
Reglamento y el Plan Nacional de Desarrollo para el Buen Vivir, los Colegios Particulares
deberán realizar importantes cambios para ofrecer a la niñez y juventud una educación de calidad,
de tal forma que los egresados de establecimientos particulares puedan ser partícipes del plan
educacional que ofrece el gobierno nacional.
2.2.4 Análisis Tecnológico
“Las cifras hablan de una mejora paulatina. El año pasado, la penetración de Internet en Ecuador
aumentó con relación al 2011: creció 3,7 puntos y llegó al 35,1%. En general, ¿cómo está el país en
cuanto a avances tecnológico? Según el informe del Foro Económico Mundial, difundido la semana
pasada, Ecuador ocupa el puesto 91 entre 144 economías de mundo. El estudio midió la capacidad
de aprovechar las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) para lograr
crecimiento y bienestar. En este índice también se nota un cierto desarrollo, pues en el 2012
ocupaba el puesto 96. Es decir, mejoró su ubicación y escaló cinco puestos. Pero la contribución
estatal para ciencia y tecnología aún es débil. En este año, el presupuesto General del Estado
asignó USD 148,7 millones a la Secretaría Nacional de Educación superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación (Senescyt).
Cuando el año pasado se inauguraba el Campus Party 2, el Gobierno señaló que para el 2013
Ecuador destinará USD 782 millones para la inversión en investigación. Estadísticas oficiales
señalan que el país apenas destina el 0,55% del PIB en ciencia y tecnología, aunque países
desarrollados invierten hasta el 2% de ese rubro. El mínimo recomendado por la Unesco es del 1%
en cada país. El dinero que en el momento se aporta a la Senescyt sirve para las becas, la difusión y
promoción de saberes, la participación social, la vinculación de prometeos a universidades y
escuelas politécnicas y la aplicación de exámenes a escala nacional, entre otros. En el campo
tecnológico no solo el Gobierno participa. Las empresas privadas y universidades son importantes
al momento de hacer una evaluación.” (Valencia A. M., 2013)
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53
Los colegios particulares pueden mejorar la calidad educativa mediante el uso y aprovechamiento
de las TICS (Tecnologías de la Información y Comunicación), tales como el uso del internet,
proyectores, conexiones en red, videoconferencias, cámaras, ordenadores para procesamiento de
datos, libros digitales, etc.
El uso de recursos tecnológicos en los establecimientos educativos es beneficioso para los alumnos
además que lo estimula para aprender lo dispone para incorporarse en la sociedad la cual cada vez
es más tecnificada.
2.3 ANÁLISIS FODA
2.3.1 Matriz FODA
INTERIOR
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1 Excelente estado físico de las
Instalaciones de la Institución D1 Falta de Equipos y Tecnología moderna
F2 Atención personalizada a Padres de
Familia D2
Ineficiente Alianza estratégica entre el
Banco y el Colegio para el cobro de
pensiones.
F3 Pensiones acorde a la capacidad
financiera de los Padres de Familia D3
Poca utilización de los Medios de
Publicidad.
F4 Ubicación estratégica de la Institución D4 Desconocimiento por parte del personal
de la Filosofía Organizacional.
F5 Alto espíritu de Trabajo en Equipo D5 Ausencia de Manuales de
Procedimientos
F6 Capacitación continua para el personal D6 Falta de Reconocimientos Laborales
F7 Alta Liquidez Financiera D7 Ineficiente Administración de cartera.
F8 Cumplimiento oportuno con
obligaciones ante los empleados D8 Incumplimiento del Presupuesto Anual
F9
Alta Experiencia Laboral y Preparación
Académica del Personal que labora en
Colecturía
EXTERIOR
OPORTUNIDADES AMENAZAS
O1
Influencia de la tecnología en el
desarrollo y mejoramiento continuo del
servicio educativo.
A1
Incremento de colegios públicos, por lo
cual podría darse una migración
paulatina desde las instituciones
privadas.
O2
Facilidad para obtener un cupo para
estudiantes que cuentan con los recursos
económicos suficientes, con el fin de
evitar los trámites tediosos para una
inscripción en el sector público.
A2
Dificultad para el ingreso a las
universidades por proceder o terminar la
secundaria en una institución privada.
O3 Captura de la mayor población
comprendida entre 4 a19 años A3
Inestabilidad económica para muchos
padres de familia, por lo cual no podrían
acceder a una educación privada.
Elaborado por: Myriam Pillalazo
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54
CAPITULO III
3 CONTROL INTERNO
3.1 Control Interno
3.1.1 Definición del Control Interno
Según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos lo define de la siguiente manera:
“La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos
establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de
la entidad.” (Osorio Sanchez, 2000, pág. 142)
Según Joaquín Rodríguez Valencia:
“Es un elemento del control que se basa en procedimientos y métodos adoptados por una
organización de manera coordinada a fin de proteger sus recursos contra pérdida, fraude o
ineficiencia; promover la exactitud y confiabilidad de informes contables y administrativos; apoyar
y medir la eficacia y eficiencia de ésta, y medir la eficiencia de operación en todas las áreas
funcionales de la organización”. (Rodriguez Valencia, 2009, pág. 49)
Según Juan Ramón Santillana González:
“El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que
en forma coordinada son adoptados por una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la
razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y
operacional, promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas prescritas por
la administración.” (Santillana Gonzalez, 2001, pág. 2)
Según el Comité de Procedimientos de Auditoría del Instituto Norteamericano de Contadores
Públicos:
“Un proceso, realizado por el consejo de administración, los directivos y otro personal cuyo fin es
ofrecer una seguridad razonable de la consecución de objetivos en las siguientes categorías:
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55
- Confiabilidad de los informes financieros
- Eficacia y eficiencia de las operaciones
- Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”. (Hansen-Holm, 2009, pág. 12)
Al tomar en cuenta la definición anterior se deduce que el control interno debe ser considerado
como un proceso para la consecución de un fin y no como un fin mismo.
El control interno lo compone además de los manuales y procedimientos los formularios y
documentos que son realizados por todas las personas que integran la organización.
Al realizar el control interno se verifica si los procedimientos están conforme a las políticas y
regulaciones aplicables.
Según mi apreciación:
El control interno es el conjunto de actividades concatenadas entres sí, para asegurar de manera
razonable el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa, su aplicación constituye una
responsabilidad de la administración en todos los niveles y en todos los ámbitos para lograr la
eficiencia en el manejo y aplicación de recursos, además de prevenir riesgos que puedan impedir la
consecución de la metas propuestas, proporciona una base idónea para la rendición de cuentas y
fomenta la transparencia de la gestión.
3.1.2 Importancia del Control Interno
Todas las empresas independientemente de su tamaño, estructura y naturaleza de sus operaciones
necesitan ser controladas, a la dirección le interesa detectar y corregir oportunamente los errores, es
decir identificarlos durante el proceso de registro de las operaciones de tal manera que se pueda
formular recomendaciones y sugerencias para poder superarlas sobre la marcha.
El Control Interno debe ser diseñado de tal manera que permita proporcionar una seguridad
razonable en lo referente a la efectividad y eficiencia de las operaciones, la entrega oportuna y
confiable de la información administrativa financiera facilita la toma de decisiones a la alta
dirección, la misma que estará en capacidad de informar sobre su gestión a las personas
interesadas en ellas.
La inexistencia de controles internos apropiados puede dar lugar no solo a procedimientos
equivocados sino a pérdidas y fraudes por parte del personal a cargo de los procesos.
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56
De tal manera que su importancia se aprecia desde el punto de vista básico de la acción de lograr
administrar, no podemos desarrollar una planeación sin control, no puede haber un proceso de
organizar sin control, no puede haber una inducción de recursos humanos, materiales y financieros
sin control.
3.1.3 Clasificación
El Control Interno se clasifica en:
Control Administrativo
Control Contable
Control Interno Informático
Control Interno Previo
Control Interno Concurrente
Control Interno Posterior
Control Administrativo.- se refiere a las medidas que se relacionan con la eficiencia operacional
de una empresa y con la observación de políticas y procedimientos administrativos, con la finalidad
de asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la
organización.
“La dirección superior es responsable del diseño y establecimiento de sistemas que aseguren el
cumplimiento de funciones y logro de objetivos, mediante el establecimiento de políticas, planes,
procedimientos y programas que puedan tener un impacto significativo en la operación, y por ello
debe determinarse si la organización los está cumpliendo.” (Valencia J. R., 2009, pág. 101)
Los controles administrativos comprenden operaciones que no tienen relación directa con los
Estados Financieros por cuanto corresponden a otro ámbito de la actividad de la organización, pero
si pueden tener una repercusión en el área financiera contable. Entre las actividades relacionadas
con el control administrativo podemos mencionar: contratación, planificación, ordenamiento de la
producción, análisis, estadísticas, estudios de tiempos, programas de entrenamiento de empleados y
controles de calidad, entre otros
Control Contable.- se refiere a las medidas que se relacionan con el grado de confianza que pueda
depositarse en los registros contables y en los Estados Financieros.
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57
El control contable comprende “Los procedimientos y registros relacionados con las diferentes
transacciones que realiza la institución y la confiabilidad de que los Estados Financieros están
diseñados para proveer seguridad razonable en que:
Las transacciones se registran en cuanto ocurren para permitir la preparación de Estados
Financieros de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o
cualquier otro criterio aplicable a tales Estados Financieros.
Las transacciones se ejecutan de acuerdo con autorizaciones generales o específicas dadas
por la administración;
El acceso a los activos se permite solamente de acuerdo con autorizaciones dadas por
administración y periódicamente se comparan los registros de los activos con los
existentes y se toman las medidas apropiadas respecto a cualquier diferencia que pudiera
existir” (Mantilla B & Yolima Cante, 2005)
Podemos citar como ejemplo de control interno contable, la exigencia de que una persona que
realiza el manejo de dinero no tenga a su cargo los registros contables.
La diferencia que existe entre el control interno contable es que proporciona confiabilidad de la
información contable, mientras que el administrativo comprende las funciones que realizan los
distintos sistemas operativos en busca de lograr los objetivos de la organización.
No obstante, para fines de definición se separa notoriamente el control administrativo y contable,
pero en la realidad estos controles se entremezclan, ya que para lograr información contable veraz
y oportuna se necesita de procedimientos administrativos eficaces.
Control Interno Informático.- puede definirse como el sistema integrado al proceso
administrativo, en la planeación, organización, dirección y control de las operaciones con el objeto
de asegurar la protección de todos los recursos informáticos y mejorar los índices de economía,
eficiencia y efectividad de los procesos operativos automatizados
Control Interno Previo.- Se refiere a los procedimientos que se emplean antes de la ejecución de
las operaciones o de que sus actos causen efectos, comprueba el cumplimiento de las normas que
regulan los hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad en función de los
fines y programas de la organización. Estos controles son los que más deben vigilar ya que son
fuente de alto riesgo y si no se aplican se puede caer en decisiones inconvenientes.
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58
Control Interno Concurrente.- Están relacionados básicamente con el control de calidad, son
procedimientos que permiten evaluar y verificar las operaciones en el mismo momento de su
ejecución.
Control Interno Posterior.- Es el examen posterior que se realiza a las operaciones financieras y
administrativas.
3.1.4 Objetivos
Los objetivos de un sistema de control interno son:
1. Protección de los activos y registros
2. Obtención de información adecuada
3. Promoción de la eficiencia operativa
4. Estimular la adhesión a las políticas de la organización
1. Protección de los activos y registros
Los activos de la institución son los principales recursos para generar utilidad, por lo que la
dirección debe diseñar las medidas adecuadas de control para evitar fraudes, errores, pérdidas,
ineficiencias y desperdicios.
Para el cumplimiento de este objetivo la alta dirección tendrá la responsabilidad de establecer
políticas claras y específicas que se respeten, que involucren el buen cuidado y alta protección
y administración de los activos desde antes de la adquisición, pasando por su custodia,
conservación y mantenimiento, hasta su retiro o venta.
2. Obtención de información adecuada
La información financiera administrativa y operacional debe asegurar razonabilidad,
confiabilidad, oportunidad e integridad, de tal forma que a través de la información podamos
conocer el desempeño de una organización, como se encuentra en la actualidad y su
perspectiva a futuro, así como para conocer que tan buenos han sido las políticas establecidas y
que tan eficiente ha sido la operación de la entidad.
Sólo con información contable y administrativa exacta y confiable podrá la dirección superior
depositar su confianza de tal manera que se pueda tomar decisiones acertadas en bien de la
institución.
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59
3. Promoción de la eficiencia operativa
El propósito de la eficiencia operativa es reducir gastos y aumentar la competitividad, el
sistema de control interno debe impulsar el cumplimiento de objetivos para de esta manera
generar mayor eficiencia en el desenvolvimiento de las operaciones.
Las políticas instauradas en la organización son la base para operar y deben establecer los
esquemas de operación básicas para medir el desempeño para calificar la eficiencia.
4. Estimular la adhesión a las políticas de la organización
Para lograr este objetivo se debe procurar a través del control interno que el personal se
identifique con las decisiones establecidas por la gerencia de manera que los empleados
realicen sus funciones tomando en consideración las políticas establecidas por sus superiores
jerárquicos y cuando lo requiera deben sugerir mejoras, a fin de cumplir con los objetivos
planteados por la institución.
3.1.5 Finalidad
La finalidad del control interno es garantizar que la actividad económica-financiera de la entidad se
ajuste a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia, de tal forma que proporcione
información confiable, y oportuna tanto para la toma de decisiones como para informar a terceros.
3.1.6 Principios
“Un análisis de los distintos criterios y estructuras conceptuales más importantes permite señalar
los siguientes siete componentes:
1. Segregación de funciones,
2. Auto control
3. De arriba hacia abajo,
4. Costo menor que beneficio
5. Eficacia,
6. Confiabilidad, y
7. Documentación.” (Mantilla B & Yolima Cante, 2005, págs. 33-34)
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1. Segregación de funciones
La segregación de funciones se realiza con la finalidad de poder detectar los errores
involuntarios de tal forma que ninguna persona se encuentre en posición de poder cometer un
desfalco y ocultar su acción por medio de la falsificación de documentos en complicidad con
otros miembros de la institución.
Para efectos de protección de las mismas personas, ninguna persona o departamento debe
manejar una transacción de principio a fin, toda transacción requiere de registro, ejecución,
autorización y aprobación, estas cuatro etapas debe estar a cargo de empleados o
departamentos independientes, por lo tanto debe existir segregación de funciones en los
distintos roles vinculados con el control interno ya sea en el diseño, implementación,
mejoramiento, evaluación y auditoría, así como se debe diferenciar las funciones entre
controles contables y administrativos.
2. Autocontrol
“La dirección, gestión, supervisión y evaluación/valoración del control interno son resorte de la
administración principal (alta gerencia). No hay controles internos que sean externos. El
sistema, a través del subsistema (o mejor: el proceso) de control interno, se controla a sí
mismo”. (Mantilla B & Yolima Cante, 2005, pág. 35).
El Control Interno se basa en el Autocontrol al considerarlo como inseparable e intrínseco a
todas las acciones, decisiones, tareas y actuaciones a realizar por el empleado, en procura del
logro de los propósitos de la entidad.
La auditoría de control interno tiene que ser realizada por un auditor externo, es decir por un
auditor externo a la administración, el mismo que debe estar capacitado y apoyado con la
tecnología, para que realice los informes y actividades relacionadas con el funcionamiento de
la empresa.
3. De arriba hacia abajo
Ningún control interno puede funcionar de abajo hacia arriba es decir que ningún empleado del
nivel operativo puede vigilar a los del nivel directivo, el control interno requiere que el mando
de autoridad sea ejercido por la alta dirección, ya que de éste proviene el direccionamiento, los
planes, los objetivos que son trasladados al nivel operativo para la ejecución de las actividades.
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61
4. Costo menor que beneficio
El control interno no puede ser más costoso que las actividades que controla ni que los
beneficios que pueda ofrecer, no se lo puede considerar como un gasto porque un gasto no
tiene poder de recuperación y entonces es mejor eliminarlo.
El control interno es un proceso, y como tal hace parte del ciclo financiero de agregación de
valor para el cliente y generación de valor para el accionista.
5. Eficacia
Es el nivel de consecución de metas y objetivos de tal manera que la eficacia del control
interno se mide directamente al asegurar el logro de los objetivos que son eficacia y eficiencia
de las operaciones, confiablidad del proceso de presentación de reportes financieros,
cumplimiento de normas y obligaciones y salvaguardar los activos de la empresa.
6. Confiabilidad
“Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema
de control interno y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del control
interno.” (Mantilla B & Yolima Cante, 2005, pág. 38)
Este principio se logrará si la entidad cuenta con un sistema que permita su estabilidad
objetividad y veracidad, tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los
usuarios con la debida oportunidad.
7. Documentación
La información es la recopilación de transacciones y hechos significativos, debe ser completa
y exacta la cual posibilita su seguimiento para la verificación por parte de directivos y
fiscalizadores
La información puede figurar en su formulación de políticas y básicamente en el respectivo
manual, incluirá datos sobre objetivos, estructura y procedimientos de control.
Toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada y
disponible para su verificación.
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62
3.1.7 Elementos del Control Interno
Son cinco los componentes del control Interno:
1. Ambiente de control
2. Valoración de riesgos
3. Actividades de control
4. Información y comunicación
5. Supervisión
1. Ambiente de Control
El ambiente de control, lo constituyen las acciones, políticas y procedimientos que muestran
las actitudes generales de los altos niveles de la administración, directores y propietarios de una
entidad en cuanto al control interno y su importancia para la institución, es la base de todos los
demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura.
Los factores del Ambiente de Control son:
a) Integridad de valores éticos
b) Estructura Organizativa
c) Autoridad asignada y responsabilidad asumida
d) Administración de los recursos humanos
e) Competencia profesional y evaluación del desempeño individual
f) Filosofía y estilo de gestión de la dirección
g) Consejo de administración y comités
h) Rendición de cuentas y transparencia
a) Integridad de valores éticos
La integridad y los valores éticos son fundamentales para el entorno de control y afectan al
diseño administración y supervisión de todos los elementos del control interno.
El comportamiento ético como la integridad son productos de la cultura organizacional, si bien
las políticas especifican que es lo que la dirección espera, la cultura corporativa determina lo
que en realidad ocurre y las reglas que se obedecen, modifican o ignoran.
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63
Es indispensable el establecimiento de un clima ético, los objetivos de la organización y la
forma de alcanzarlos se encuentran basados en distintas prioridades, juicios de valor y estilos de
gestión las cuales son llevadas a normas de comportamiento, muchas veces resulta complicado
para la dirección superior encontrar un equilibrio justo debido al enfrentamiento de los intereses
que se presenta entre la organización, sus trabajadores, proveedores, usuarios, competidores y el
ciudadano.
Cabe recalcar que a pesar del establecimiento de valores éticos no garantiza su efectividad, la
alta dirección más bien debe demostrar comportamiento y conducta ejemplar para transmitirlos
al resto de personal de la empresa, dicho comportamiento creará un ambiente propicio a fin de
evitar actos fraudulentos.
b) Estructura organizativa
Es la capacidad que posee la organización para proporcionar un flujo de información apropiado
y preciso para gestionar sus actividades.
La empresa debe estar organizada de tal manera que pueda cumplir los objetivos propuestos, la
estructura organizativa de una institución depende de la naturaleza de sus actividades, tamaño y
su dependencia, para poner en funcionamiento la estructura organizativa se debe tomar en
cuenta la relación con las áreas claves de autoridad y responsabilidad y el establecimiento de las
líneas adecuadas de comunicación e información.
Existen varias opciones para definir la estructura organizativa de las instituciones. En algunos
casos se utilizan criterios centralizadores de la funciones y en otros emplean la
descentralización.
En todos los casos es importante diseñar la estructura de tal manera que sea evidente para los
usuarios de la información los siguientes niveles: Dirección superior, unidades relacionadas
con la gestión y apoyo, así como las unidades de operación que tienen relación con el
cumplimiento de los objetivos de la organización.
c) Autoridad asignada y responsabilidad asumida
“La asignación de autoridad entre los principales funcionarios de la organización está
formalizada en el documento que evidencia la creación de la organización. Para el
funcionamiento de la entidad es necesario puntualizar la autoridad en las diferentes unidades
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64
operativas que se integran para su funcionamiento adecuado, basados en la naturaleza de las
actividades ejecutadas y el grado de responsabilidad que cada una asume a través de su titular.”
(Federación Latinoamericana de Auditores Internos, 2004, pág. 28)
La asignación de autoridad y la responsabilidad asumida son la clave para cumplir con los
objetivos institucionales cuando se asigna mayor autoridad mayor es la responsabilidad para las
diferentes unidades operativas, la delegación de autoridad puede requerir el incremento del nivel
de competencia del personal, de allí que producirá un impacto positivo para el entorno de
control de la organización, ya que los procedimientos de supervisión a los resultados alcanzados
serán más oportunos y eficaces.
d) Administración de los recursos humanos
La administración del recurso humano se relaciona de manera principal con los procedimientos
para el reclutamiento, selección, administración, contratación formación, evaluación,
asesoramiento y remuneración del personal.
El personal constituye el recurso más importante de las organizaciones, el ambiente de control
se verá totalmente consolidado si la empresa administra de manera eficaz dicho recurso.
e) Competencia profesional y evaluación del desempeño individual
La competencia profesional comprende el conocimiento y las destrezas que posea el personal
para realizar una posición a cargo dentro de la compañía.
La evaluación del desempeño se debe aplicar una vez al año y por lo menos a tres participantes,
esto permite obtener un resultado promedio más cercano a la realidad de la forma en que los
empleados están colaborando con la organización.
La competencia profesional y la evaluación del desempeño de los funcionarios y empleados,
aportan significativamente hacia la obtención de objetivos de la empresa.
f) Filosofía y estilo de gestión de la dirección
“La filosofía y el estilo de gestión de la dirección, comprende la manera en que la organización
es administrada incluyendo el riesgo empresarial asumido. La empresas manejadas formalmente
dependen en gran medida de las políticas escritas, los indicadores de rendimiento propuestos a
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65
base de experiencias y estudios técnicos, los informes periódicos relacionados con las
operaciones realizadas y los reportes sobre las condiciones de excepción en el cumplimiento de
sus actividades.” (Federación Latinoamericana de Auditores Internos, 2004, pág. 31)
La alta dirección debe transmitir a todos los niveles de la organización, su compromiso y
liderazgo respecto a los controles internos y los valores éticos, de esta forma los empleados se
desenvolverán en un ambiente que proporcione comprensión y acatamiento a las disposiciones
así como para que pueda existir sugerencias que fomenten su perfeccionamiento.
g) Consejo de administración y comités
El consejo de administración comprende los órganos de gobierno, los cuales están encabezados
por la asamblea de accionistas que es el órgano supremo de la organización y es la encargada de
determinar las estrategias, se apoya en los Comités valida y supervisa que la alta dirección
cumpla adecuadamente con la gestión del negocio.
Las políticas emitidas deben garantizar la eficacia del funcionamiento del Control Interno, la
colaboración de los comités y de los auditores externos contribuyen a fortalecer el
funcionamiento de las áreas específicas de la institución.
En aquellas instituciones que han obtenido la calificación bajo las Normas ISO, se debe realizar
evaluaciones de calidad total.
h) Rendición de cuentas y transparencia
La dirección ejecutiva es la responsable de la rendición de cuentas y transparencia, sin embargo
el consejo de administración al aprobar los resultados financieros y de gestión reportados por la
dirección ejecutiva, se convierte también en el organismo responsable solidario y directo de la
rendición de cuentas y la transparencia.
La rendición de cuentas es el acto administrativo mediante el cual los responsables de la gestión
de los fondos, informan, justifican y se responsabilizan de la actividad económico financiera
que han realizado en un determinado tiempo, mediante la elaboración y presentación de los
Estados Financieros los cuales reflejan la forma en la que se ha desarrollado esta actividad.
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Los informes de auditoría externa incluyendo los Estados Financieros y las Notas Explicativas,
deben estar a disposición de los funcionarios y empleados de la organización, de los usuarios,
proveedores, instituciones financieras, propietarios y la ciudadanía.
2. Valoración de riesgos
La valoración de riesgos es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben
administrar los riesgos.
Todas las empresas sin importar su tamaño ni estructura, se enfrenta a riesgos ya sean internos
o externos, las condiciones económicas de la industria, reglamentarias y de operación cambian
a un ritmo constante razón por la cual la evaluación del riesgo debe ser un proceso continuo,
orientados al futuro, permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos, de tal forma que la
administración debe desarrollar los respectivos mecanismos para identificarlos, analizarlos y
reducir el riesgo a un nivel aceptable.
Los factores de la evaluación del riesgo son:
a) Objetivos de la organización
b) Riesgos potenciales para la organización
c) Gestiones dirigidas al cambio
a) Objetivos de la organización.- La alta dirección deberá diseñar objetivos generales y
específicos encaminados a lograr la eficiencia y efectividad en las operaciones de tal manera
que se pueda obtener información confiable, cumpliendo las disposiciones legales y
resguardando los recursos de la organización.
b) Riesgos Potenciales para la organización.-La dirección debe identificar y analizar los riesgos
producidos por factores internos o externos, que puedan afectar al rendimiento de la
organización.
“El análisis de los riesgos incluye un proceso relacionado con las definiciones que se tomen en
las siguientes fases:
Estimar la importancia del riesgo. Alto, medio o bajo.
Evaluar la probabilidad de que el riesgo se materialice, se produzca o se presente.
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67
Análisis de la situación y establecer la manera como a de gestionarse el riesgo y
determinar las medidas que conviene adoptar”. (Federación Latinoamericana de
Auditores Internos, 2006, pág. 42)
c) Gestiones Dirigidas al Cambio.- Son las acciones que se realizan cuando se detectan cambios
generados en los usuarios, las actividades y las condiciones de operación.
Los cambios económicos, legales y sociales pueden generar riesgos nuevos para la
organización, de tal manera que los directivos de la organización deben estar preparados para
adecuar los controles internos a las actividades nuevas, éstos cambios pueden darse en el corto
plazo discutidos a través de reuniones formales o informales de los niveles de administración
de la empresa en donde deben definirse los planes para el futuro.
3. Actividades de Control
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que las
instrucciones de la dirección se lleven a cabo, las actividades de control existen en toda la
organización, se da en todos los niveles y en todas las funciones e incluyen cosas tales como:
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia operativa,
seguridad de los activos y segregación de funciones.
Le corresponde a la dirección establecer y ajustar políticas y procedimientos a fin de que se
cumplan en forma eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que
existen respecto a la consecución de los objetivos institucionales.
Las actividades de control se clasifican en; controles preventivos, controles de detección,
controles manuales o de usuario, controles informáticos o de tecnología de información y
controles de la dirección, independientemente de la clasificación que se adopte, las actividades
de control deben ser alineadas para los riesgos.
Los tipos de actividades de control específicas son cinco:
a) Separación adecuada de las responsabilidades
b) Autorización adecuada de las operaciones y actividades
c) Documentos y registros adecuados
d) Control físico sobre activos y registros
e) Verificaciones independientes referentes al desempeño
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a) Separación adecuada de las responsabilidades
Existen cuatro guías generales para la separación adecuada de las responsabilidades con el
fin de evitar el fraude y los errores:
Contabilidad separada de la custodia de los activos financieros
Custodia de activos relacionados separada de la autorización de operaciones
Responsabilidad operativa separada de la responsabilidad de registro contable
Deberes del departamento de tecnología de información separados de los
departamentos de usuarios.
b) Autorización adecuada de las responsabilidades
Para que sean satisfactorios los controles, cada operación debe ser autorizada de forma
apropiada, la autorización puede ser general o específica.
c) Documentos y registros adecuados
La función de los documentos es proporcionar información en toda la organización y entre
las diferentes organizaciones, los documentos y registros deben ser adaptados para
proporcionar una seguridad razonable de que todos los activos y todas las operaciones son
registrados correctamente.
El catálogo de cuentas es un documento que está relacionado con el control ya que clasifica
las operaciones en cuentas individuales del Balance General y cuenta de resultados.
“Los procedimientos para el registro contable deben explicarse en los manuales de
sistemas con el fin de fomentar una explicación consistente.
Los Manuales deben proporcionar información suficiente a fin de facilitar el registro
contable y mantenimiento de un control adecuado sobre los activos. Hay varias
aplicaciones de software que contienen pantallas de ayuda, lo que ayuda a utilizar de
manera adecuada el software de contabilidad.” (Beasley, 2007, pág. 28)
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d) Control físico sobre activos y registros
Es fundamental proteger los activos y los registros de la organización, mediante el uso de
precauciones físicas, como por ejemplo cajas fuertes a prueba de incendios, tomas de
inventario con el fin de protegerlos contra robos.
e) Verificaciones independientes referentes al desempeño
“La última categoría de los procedimientos de control es el análisis cuidadoso y continuo
de las otras cuatro, que con frecuencia se denominan como verificaciones independientes o
verificación interna”. (Beasley, 2007, pág. 281)
Es muy importante que se realicen verificaciones independientes referentes al desempeño,
para poder evitar que el personal pueda llevar a cabo acciones fraudulentas, o no siga
intencionalmente los procedimientos.
La estructura de control cambia con el tiempo, es por esto que surge la necesidad de
verificaciones independientes al menos que exista un mecanismo para un análisis
constante.
4. Información y comunicación
Es la identificación, recopilación y comunicación de la información pertinente en forma y
plazo que permitan cumplir, captar e intercambiar información relevante para desarrollar,
gestionar y controlar las operaciones que permitan dirigir y controlar la empresa en forma
adecuada.
Los factores que conforman el componente información y comunicación son:
a) Información en todos los niveles
La información y comunicación debe ser eficaz, esta debe fluir en todas las direcciones de
arriba hacia abajo y a la inversa a través de todos los ámbitos de la organización,
igualmente tiene que haber comunicación eficaz con terceros tales como; clientes
proveedores, organismos de control y accionistas.
El mensaje de la alta dirección ha de ser claro de tal manera que el recurso humano debe
comprender cuál es su papel en el sistema de control interno y como las actividades
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70
individuales están relacionadas con el trabajo de los demás, asimismo el personal ha de
tener medios para comunicar la información significativa a los niveles superiores.
Documentar la información desde cuando es recibida, analizada y aprobada en los
diferentes niveles de la organización, permitirá la reorientación y mejor utilización de los
recursos de la organización.
b) Datos fundamentales en los estados financieros
Los Estados financieros constituyen el elemento principal del componente información y
comunicación, es el medio más conocido para la presentación de resultados de las
operaciones realizadas en la empresa.
La información revelada en los Estados Financieros se caracteriza por su exactitud, por la
forma de ser estructurada y presentada, de tal manera que reduce la incertidumbre y
respalda el proceso de la toma de decisiones, se basa en las afirmaciones que la
administración conoce y asume la responsabilidad sobre su contenido e incluye las firmas
de los principales funcionarios , el Gerente o Presidente Ejecutivo, el Director o Gerente
Financiero y el Contador General así como el lugar y la fecha en la que fue preparado.
c) Herramienta para la supervisión
La información es la herramienta principal para la supervisión, nos permite conocer en
forma acumulada los niveles de producción logrados y los recursos que la organización ha
utilizado.
Con la compilación de información se podrá medir los niveles de satisfacción de los
usuarios o clientes, lo cual permitirá realizar los correctivos necesarios para el mejor
funcionamiento de la empresa y por ende cumplir los objetivos propuestos.
d) Información adicional y detallada
Todas las unidades operativas deben presentar información adicional y detallada de las
actividades programadas y ejecutadas en periodos anuales, ya que éstas serán incorporadas
al informe anual presentado por la dirección Ejecutiva, además servirán de base para la
elaboración de informes consolidados.
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71
e) Comunicando por los objetivos de la organización
La comunicación debe ser amplia de tal manera que incluya las expectativas y
responsabilidades de todo el personal a fin de que se cumplan los objetivos de la
institución.
La comunicación interna: La comunicación entre la dirección ejecutiva, el
consejo de administración y otros comités constituidos, debe fluir de manera eficaz
de tal manera que se pueda establecer los requerimientos mínimos para resolver
temas relevantes.
La comunicación externa: Una comunicación abierta entre la dirección ejecutiva
y los usuarios externos permite transmitir el mensaje a toda la organización,
aportando significativamente sobre la calidad de los productos y servicios que
produce la empresa.
5. Supervisión
“Evaluación constante y periódica por parte de la administración de la eficacia del diseño y
funcionamiento de la estructura del control interno para determinar si está funcionando de
acuerdo con su objetivo y modificarla cuando sea necesario”. (Beasley, 2007, pág. 283).
Es sumamente indispensable supervisar continuamente los controles internos para que la
administración pueda tener la seguridad razonable de que el proceso funciona según lo
previsto, ya que a medida que cambian los factores internos y externos los controles que una
vez resultaron efectivos puede dejar de serlo con el transcurso del tiempo.
El alcance y frecuencia de las actividades de supervisión dependen de los riesgos a controlar y
del grado de confianza que inspira a la dirección el proceso de control, las actividades de
supervisión continua destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen las
actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones, conciliaciones u otras
acciones de rutina.
Está conformado por los siguientes factores:
a) Monitoreo continuo por la administración: La alta dirección debe incluir actividades de
supervisión que permitan monitorear continuamente las funciones ejecutadas en la empresa
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72
de tal forma que se pueda identificar las deficiencias, a fin de corregirlas y lograr la
consecución de los objetivos de la organización.
b) Seguimiento interno: Es la evaluación interna mediante el seguimiento concurrente de las
actividades con lo cual se logrará la detección, valoración y corrección de debilidades del
control interno, la evaluación estará dirigida a las actividades importantes que presenten
riesgos para el logro de los objetivos de la empresa.
c) Evaluaciones externas: Es la validación de los procesos aplicados en el seguimiento
interno, se debe mantener la documentación que evidencia el proceso, los criterios
utilizados, la integración de la muestra del personal que participó en la auto evaluación y
los informes resultantes de las labores realizadas.
3.1.8 Modelos de Control Interno
Analizaremos los siguientes Modelos de Control Interno:
1. COSO I
2. COSO II-ERM
3. Control Interno para Latinoamérica (MICIL)
4. Control de los Recursos y Riesgos-Ecuador (CORRE)
1. Modelo COSO I
El informe COSO I, fue publicado en EE.UU. en 1992, nació como respuesta a las inquietudes
que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones acerca del Control
Interno.
Es un documento que especifica el modelo común de control interno mediante el cual las
organizaciones pueden implantar, gestionar y evaluar sus sistemas de control interno, para asegurar
que éstos se mantengan funcionales eficaces y eficientes, el método coso es una visión de control
interno menos general y más específica que apunta hacia los aspectos más importantes que
involucran desde la filosofía de la administración hasta las actividades normales de operación.
El Marco de Referencia Integrado (Internal Control: Integrated Framework), a veces denominado
“COSO II”, que define al Control Interno así:
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73
“Un proceso, realizado por el consejo de administración, los directivos y otro personal cuyo fin es
ofrecer una seguridad razonable de la consecución de objetivos en las siguientes categoría;
Confiabilidad de los informes financieros
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.” (Hansen-Holm, 2009)
Componentes del Coso I
1. Ambiente de Control
2. Valoración de riesgos
3. Actividades de Control
4. Información y Comunicación
5. Supervisión.
Los cinco componentes que integran el Coso I, fueron analizados anteriormente.
2. Modelo Coso II - ERM
“El ERM es un conjunto de acciones, un proceso realizado por la Dirección, Gerencia y el resto del
personal de una entidad, aplicado en la definición de la estrategia y que abarca a toda la empresa,
destinado a identificar acontecimientos eventuales que puedan afectar a la entidad y a procurar que
los riesgos estén dentro del nivel de riesgo aceptado para proveer una seguridad razonable con
respecto al logro de los objetivos de la entidad.
La versión 2004 fue creada como una ampliación del informe original, para dotar al Control Interno
de un mayor enfoque hacia el Enterprise Risk Management o Gestión del Riesgo. Los aspectos más
relevantes de esta nueva propuesta técnica frente al informe COSO y al MICIL, radica en los
siguientes aspectos:
Incorpora objetivos estratégicos como una nueva categoría de objetivos institucionales,
pero mantiene las tres restantes categoría de objetivos que contiene el Informe COSO esto
es: Operativos, de información y de cumplimiento.
Incrementa a ocho el número de componentes mediante la incorporación de los tres
siguientes: establecimiento de objetivos, identificación de eventos y respuesta a los riesgos.
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74
Pone especial énfasis en el establecimiento de estrategias y en la administración de los
riesgos con la participación permanente de todos los miembros de la organización,
mediante el uso de herramientas que permitan evitarlos, disminuirlos compartirlos o
aceptarlos. La gestión de los riesgos debe permitir al menos: alinear el riesgo aceptado y
las estrategias; mejorar las decisiones en respuesta a los riesgos; aprovechar las
oportunidades; disminuir sorpresas y pérdidas operativas; facilitar la adopción de
respuestas integrales a múltiples riesgos cuyos impactos se interrelacionan”. (Federación
Latinoamericana de Auditores Internos, 2006)
Componentes del Control Interno Coso II
Son ocho los componentes:
1. Ambiente Interno
2. Establecimiento de objetivos
3. Identificación de eventos
4. Evaluación de Riesgos
5. Respuesta al Riesgo
6. Actividades de Control
7. Información y Comunicación
8. Monitoreo
Mencionaremos aquellos componentes que se integran en este modelo:
Establecimiento de objetivos
Identificación de eventos
Evaluación de riesgos
Respuesta al riesgo
Establecimientos de Objetivos
Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos que
afecten su consecución.
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75
La dirección debe establecer los procesos para determinar los objetivos de la entidad, los cuales
deben estar alineados con la misión de la organización, además de ser consecuentes con el riesgo
aceptado.
Los factores que integran este componente son:
1. Objetivos Estratégicos
2. Objetivos específicos
3. Relación entre objetivos y componentes del Corre
4. Consecución de objetivos
5. Riesgo aceptado y niveles de tolerancia
1. Objetivos Estratégicos
La alta dirección tiene a su cargo el establecimiento de objetivos estratégicos los cuales estarán
alineados a la misión de la institución y adecuados a las condiciones cambiantes internas y
externas.
2. Objetivos Específicos
Los objetivos específicos deben ser fácilmente entendibles y medibles, la dirección diseñará
objetivos de cumplimiento, operativos y de información, los cuales deben ser lo
suficientemente comprendidos y aplicados por todos los miembros de la institución para así
lograr cumplir con las metas organizacionales.
3. Relación entre objetivos y componentes del Corre
Se refiere a la visión integral que tengan todos los niveles de la entidad sobre los objetivos
estratégicos, de operación de información y de cumplimiento con los componentes del
CORRE.
4. Consecución de objetivos
Todos los niveles de la institución así como el Consejo de Administración deben asumir la
responsabilidad de conseguir los objetivos con eficiencia y honestidad.
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76
Los objetivos estratégicos y de operación están influenciados por acontecimientos externos por
lo que requieren una amplia vinculación con la alta dirección para poder tener acceso a la
información en forma oportuna y permanente.
5. Riesgo aceptado y niveles de tolerancia
“Las tolerancias al riesgo son los niveles aceptables de desviación relativa a la consecución de
objetivos”. (Federación Latinoamericana de Auditores Internos, 2006)
La alta dirección debe tener en cuenta que al fijar la estrategia ésta debe estar alineada con el
riesgo aceptado de la organización.
Identificación de Eventos
Deben ser identificados los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la
organización, diferenciando entre riesgos y oportunidades, los riesgos son impactos negativos que
exigen la evaluación y respuesta de la dirección, mientras que las oportunidades son impactos
positivos que deben reconducirse hacia la estrategia de la dirección o los procesos para fijar
objetivos.
Los factores que integran este componente son:
1. Factores Externo e internos
2. Identificación de eventos
3. Categoría de eventos
1. Factores externos e internos
Los factores que afectan la implantación de la estrategia y el logro de los objetivos pueden ser
externos e internos, de tal forma que la dirección debe conocer la importancia de entender estos
factores y el tipo de evento que pueden provenir de ellos.
Dentro de los factores externos podemos mencionar: los económico, políticos, sociales,
tecnológicos, medioambientales.
Dentro de los factores internos podemos mencionar: la infraestructura, el personal, procesos,
tecnología.
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2. Identificación de eventos
Para la identificación de eventos se aplica una combinación de técnicas que contemplan a la
vez eventos pasados y futuros potenciales.
Como ejemplos COSO II cita las siguientes técnicas para identificación de eventos:
Inventario de eventos
Análisis interno
Talleres de trabajo y entrevistas
Análisis del flujo del proceso
Identificar eventos con pérdidas
3. Categoría de eventos
Para clasificar las categorías de eventos algunas empresas utilizan la jerarquía que empieza con
los objetivos de alto nivel hasta los objetivos relevantes para las unidades organizativas,
funciones o procesos de la organización.
Mediante la agrupación de eventos la dirección desarrolla un entendimiento de las relaciones
entre eventos, con lo cual podrá determinar en una forma más clara las oportunidades y riesgos.
El cuadro tomado de COSO II, nos indica una orientación para establecer las categorías de
eventos conforme se presenten los factores tanto externos como internos.
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Tabla No 3.1 CATEGORÍA DE EVENTOS
CATEGORÍA DE EVENTOS
FACTORES EXTERNOS FACTORES INTERNOS
Económicos Infraestructura
• Disponibilidad del capital • Disponibilidad de activos
• Emisión de deuda, impago • Capacidad de los activos
• Concentración • Acceso al capital
• Liquidez • Complejidad
• Mercados Financieros
• Desempleo
• Competencia
• Fusiones /Adquisiciones
Medioambiente Personal
• Emisiones y residuos • Capacidad del personal
• Energía • Actividad fraudulenta
• Catástrofes naturales • Seguridad e higiene
• Desarrollo sostenible
Políticos Procesos
• Cambios de gobierno • Capacidad
• Legislación • Diseño
• Políticas públicas • Ejecución
• Regulación • Proveedores / Subordinados
Sociales Tecnología
• Demografía • Integridad de datos
• Comportamiento del consumidor • Disponibilidad de datos y sistemas
• Responsabilidad social corporativa • Selección de sistemas
• Privacidad • Desarrollo
• Terrorismo • Despliegue
• Mantenimiento
Tecnológicos
• Interrupciones
• Comercio electrónico
• Datos externos
• Tecnología emergente
Fuente: Marco Integrado de Control Integrado –COSO II
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79
Evaluación de Riesgos
Mediante la evaluación de riesgos una entidad puede considerar la amplitud con que los eventos
potenciales impactan en la consecución de objetivos. Los riesgos se evalúan con un doble enfoque:
riesgo inherente y riesgo residual.
El riesgo inherente es aquel al que una entidad se enfrenta en ausencia de acciones de la
dirección, está existirá siempre haya o no controles debido a la naturaleza de las operaciones.
El riesgo residual es aquel que permanece después de que la dirección desarrolle sus respuestas a
los riesgos, refleja el riesgo remanente una vez que se han implantado de manera eficaz las
acciones planificadas por la dirección para mitigar el riesgo inherente.
La evaluación de riesgos está integrada por los siguientes factores:
1. Estimación de probabilidad e impacto
2. Evaluación de riesgos
3. Riesgos originados por los cambios.
1. Estimación de probabilidad e impacto
La probabilidad e impacto son las dos perspectivas con las que se evalúan los eventos
potenciales, los riesgos con poca probabilidad no merecen mayor atención y son de escaso
impacto potencial, mientras que los riesgos de alta posibilidad de ocurrencia son de mayor
impacto potencial y necesitarán de un análisis profundo en los que será necesario utilizar
herramientas tecnológicas apropiadas.
2. Evaluación de riesgos
Consiste en aplicar una combinación de técnicas cualitativas y cuantitativas cuando los riesgos
no se prestan a la cuantificación o cuando no están disponibles datos suficientes y creíbles.
Las técnicas cuantitativas de evaluación de riesgos que pueden afectar al cumplimiento de
objetivos son:
Benchmarking: Proceso comparativo entre entidades para identificar oportunidades de
mejora.
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Modelos probabilísticos: Relacionan una serie de eventos con su probabilidad de ocurrencia e
impacto resultante.
Modelos no probabilísticos: Aplican hipótesis subjetivas para estimar el impacto de eventos
sin una probabilidad asociada cuantificada.
3. Riesgos originados por los cambios
Es indispensable que las organizaciones cuenten con mecanismos apropiados de investigación
e información sobre los cambios que se operan en el mundo y particularmente, los relacionados
con sus operaciones, con el de disminuir el riesgo de perder vigencia en un mundo de alta
competencia.
Los elementos que requieren atención especial son:
a) Cambios en el entorno operacional
b) Nuevo personal
c) Sistemas de información nuevos o modernizados
d) Rápido crecimiento de la organización
e) Tecnologías modernas
f) Nuevos servicios y actividades
g) Reestructuración interna
h) Actividades en el extranjero.
Respuesta al Riesgo
Los riesgos relevantes son evaluados por la dirección la cual determina cómo responder a ellos, las
respuestas pueden ser las de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo.
Al adoptar la respuesta la dirección debe estimar los efectos sobre la probabilidad e impacto del
riesgo así como los costos y beneficios, y seleccionar aquella que sitúe el riesgo residual dentro de
las tolerancias al riesgo establecidas. La dirección identifica cualquier oportunidad que pueda
existir y asume una perspectiva del riesgo globalmente para la entidad o bien una perspectiva de la
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81
cartera de riesgos, determinando si el riesgo residual global concuerda con el riesgo aceptado por
la entidad.
Las categorías de respuesta al riesgo son:
a) Evitarlo.- se toman acciones de modo de discontinuar las actividades que generan riesgo
b) Reducirlo.- se toman acciones de modo de reducir el impacto, la probabilidad de
ocurrencia del riesgo o ambos
c) Compartirlo.- se toman acciones de modo de reducir el impacto o la probabilidad de
ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo
d) Aceptarlo.- no se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del
riesgo.
En cuanto a la visión del portafolio de riesgos en la respuesta a los mismos, ERM establece:
- Que el riesgo sea considerado desde una perspectiva de la entidad en su conjunto de riesgos
- Permite desarrollar una visión de portafolio de riesgos tanto a nivel de unidades de negocio
como a nivel de la entidad
- Es necesario considerar como los riesgos individuales se interrelacionan
- Permite determinar si el perfil de riesgo residual de la entidad está acorde con su apetito de
riesgo total. (PricewaterhouseCoopers, 2004)
3. Control Interno para Latinoamérica (MICIL)
En 1999 La Conferencia Interamericana de Contabilidad de San Juan, Puerto Rico, recomendó un
marco latinoamericano de control interno similar al COSO en español en base de las realidades de
la región, para lo cual se conformó una comisión especial de representantes de la Asociación
Interamericana de Contabilidad (AIC) y la Federación Latinoamericana de Auditores Internos
(FLAI).
Estas organizaciones profesionales trabajaron conjuntamente para promover mejores prácticas de
responsabilidad y transparencia para el año 2004 emiten el Marco Integrado e Control Interno para
Latinoamérica basado en el modelo COSO I, cuya definición mencionamos a continuación:
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“ Proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto de personal de una
entidad, diseñado con el propósito de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la información financiera
Protección de los recursos y,
Cumplimiento de leyes y normas que sean aplicables. (Federación Latinoamericana de
Auditores Internos, 2004)
El Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano (MICIL) establece los criterios básicos
que deben incorporarse en el diseño del control interno de las instituciones, es un modelo basado en
estándares de control interno para las pequeñas, medianas y grandes empresas desarrollado en el
Informe Coso.
Componentes de MICIL
a) Ambiente de control y trabajo
b) Evaluación de riesgos para lograr los objetivos
c) Actividades de control para minimizar los riesgos
d) Información y comunicación para fomentar la transparencia
e) Supervisión y comunicación para fomentar la transparencia
Lo cinco componentes están relacionados con los componentes del COSO I, los mismos que fueron
descritos anteriormente, cabe indicar que solamente se aumentó ciertas palabras para especificar la
utilización de cada componente.
4. Control de los Recursos y Riesgos-Ecuador- (CORRE)
“El Control de los Recursos y Riesgos-Ecuador- (CORRE), para su elaboración tomó como base
técnica los dos estudios realizados por el Committe of Sponsoring Organizations: Informe COSO
emitido en 1992 y la Gestión de Riesgos Corporativos -Marco Integrado (COSOII) emitido en el
2004. Además se consideró como fundamento el Marco Integrado de Control Interno
Latinoamericano conocido como MICIL, procura que su adaptación a la realidad ecuatoriana y la
simplificación de los contenidos, facilite su comprensión y aplicación.
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83
Para el desarrollo del CORRE, tomamos la estructura del Informe COSO II y sus componentes,
agrupados en el siguiente orden:
1. Ambiente Interno de Control
2. Establecimiento de objetivos
3. Identificación de Eventos
4. Evaluación de Riesgos
5. Respuesta a los Riesgos
6. Actividades de Control
7. Información y Comunicación
8. Supervisión y Monitoreo. (Federación Latinoamericana de Auditores Internos, 2006)
Los ocho componentes que integran el CORRE, corresponden al Modelo COSO II, los cuales
fueron descritos anteriormente. Cabe destacar que la máxima autoridad es la responsable del diseño
aplicación y actualización del CORRE, la misma que debe promover que los ocho componentes
funcionen de manera integrada en toda la organización.
Tabla No 3.2 CUADRO COMPARATIVO DE LOS COMPONENTES DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE RIESGOS
COSO I COSO II MICIL CORRE
AMBIENTE DE
CONTROL
AMBIENTE INTERNO AMBIENTE DE
CONTROL Y
TRABAJO
AMBIENTE DE
CONTROL Y
TRABAJO
ESTABLECIMIENTO
DE OBJETIVOS
ESTABLECIMIENTO
DE OBJETIVOS
EVALUACIÓN
DE RIESGOS
IDENTIFICACIÓN DE
RIESGOS EVALUACIÓN DE
RIESGOS PARA
LOGRAR LOS
OBJETIVOS
IDENTIFICACIÓN DE
EVENTOS
EVALUACIÓN DE
RIESGOS
EVALUACIÓN DE
RIESGOS
RESPUESTA A LOS
RIESGOS
RESPUESTA A LOS
RIESGOS
ACTIVIDADES
DE CONTROL
ACTIVIDADES DE
CONTROL
ACTIVIDADES DE
CONTROL PARA
MINIMIZAR LOS
RIESGOS
ACTIVIDADES DE
CONTROL
INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
PARA FOMENTAR
LA
TRANSPARENCIA
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
MONITOREO MONITOREO
SUPERVISIÓN
INTERNA
CONTINUA Y
EXTERNA
PERIÓDICA
SUPERVISIÓN Y
MONITOREO
Elaborado por: Myriam Pillalazo
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84
3.1.9 Métodos de Evaluación
Los métodos de evaluación nos permiten definir las fortalezas y debilidades de la institución,
mediante una cuantificación de todos los recursos existentes
Entre los métodos más comunes para realizar la evaluación del Control Interno tenemos los
siguientes:
1. Método descriptivo
2. Método de cuestionarios
3. Método gráfico
4. Método Mixto
1. Método descriptivo
Consiste en describir las diversas actividades y procedimientos realizados en cada unidad
administrativa, las mismas que deben ser narradas conforme siga el curso las operaciones en
todas las unidades administrativas que intervienen en dichos procesos nunca deben ser en
forma independiente o con subjetividad.
La información debe ser preparada según lo considere conveniente el Contador Público ya sea
por departamentos, por procesos, por funcionarios y empleados o por registros de contabilidad.
Ventajas
Detalla procesos por escrito
Describe normas de control
Analiza las actividades
Desventajas
Al existir procesos amplios se complica la descripción
Estilo de redacción
Comprensión de la descripción del proceso
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85
2. Método de cuestionarios
El método de cuestionarios consiste en armar un listado con preguntas específicas para cada
organización, las preguntas deben ser de tipo general y aplicables al área que el auditor desea
examinar con previo conocimiento de las deficiencias que puedan existir, para así formular la
pregunta clave que permita la evaluación de las debilidades y fortalezas del sistema de control
interno en vigencia, éstas preguntas por lo general se diseñan para que las respuestas
negativas indiquen las falencias del sistema y las preguntas afirmativas indican una adecuada
medida de control.
Ventajas
Facilidad en su aplicación
Rapidez en los resultados
Preciso
Desventajas
Se refiere a controles existentes
La respuesta es precisa
En ocasiones no está actualizado
Como ejemplo podemos citar el siguiente:
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MÉTODO CUESTIONARIO
“COLEGIO NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
CAJA
Periodo:________________
Nº Pregunta Respuesta
SI NO N/A Observac.
1
2
3
4
5
6
Personal
¿Existen capacitación para el
personal que ingresa a trabajar en
colecturía?
¿Se investiga a los empleados para
cerciorarse de su honradez y
moralidad?
¿Se realiza arqueos sorpresivos de
caja?
¿Se califica el trabajo de los
empleados que laboran en
colecturía para observar su
eficiencia o ineficiencia?
¿Existe una persona encargada de
autorización de los movimientos de
tesorería?
¿Existe un tabulador de sueldos
adecuado para los empleados del
departamento de colecturía?
Fecha: _______________________________
Realizado por: _______________________________
Revisado por: ______________________________
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87
3. Método gráfico
Se encuentra representado por los diagramas de flujo, los mismos que muestran en forma
gráfica el flujo de la información y los documentos que se procesan, el auditor debe ser capaz
de leerlo e interpretar sus símbolos y sacar conclusiones útiles respecto al sistema representado
por el flujograma.
Los diagramas de flujo se elaboran utilizando símbolos estándar que representan las diferentes
actividades realizadas en un proceso o procedimiento llevados a cabo por el personal de la
institución. Este método permite detectar fácilmente los puntos o aspectos donde se encuentran
las debilidades del control, aunque hay que precisar que para la elaboración de flujogramas el
auditor requiere de mayor inversión de tiempo y habilidad para realizarlos.
Simbología en los Flujogramas
Operación Representa toda acción de elaboración,
modificación o incorporación de información
Control Simboliza la acción de verificación
Finalización Se utiliza para iniciar o finalizar el flujograma
de un sistema
Alternativa o
Decisión
Pregunta breve sobre la cual se toma una
decisión
Archivo
Transitorio
Representa el almacenamiento de información
bajo diversas situaciones. (T) Temporal, P
(Permanente), o (X) Destrucción. Las letras
deben escribirse dentro del símbolo
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88
Documento
Representa un elemento portador de la
información, originado o recibido en el sistema
Debe graficarse el número de copias del
documento e identificar su nombre.
Frecuencia
de Tiempo
Representa una condición de tiempo para la
ejecución de las operaciones en días, meses,
años. Se grafica al lado izquierdo de la
operación. Dentro del símbolo debe precisarse
el tiempo
Conector
interno
Relaciona dos partes del flujograma entre
subsistemas. Sirve para referenciar información
que ingresa y sale del flujograma. Cuando se
ingresa se grafica al margen izquierdo y
cuando sale se debe mencionar el lugar donde
continúa el gráfico en el mismo flujograma.
---------------- Línea de
referencia
Representa la circulación de la información
hacia otro nivel. Se utiliza para relacionar
documentos con el registro.
Conector
Externo
Representa la relación de una Información de
un proceso entre subsistemas o sistemas. En la
parte superior se indica el sistema.
Traslado de
línea de flujo
Simboliza el desplazamiento teórico de la
información, indica el sentido de la circulación.
Conector de
página
Vincula una parte del proceso con otra en una
página diferente.
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89
Ventajas
Facilita una comprensión del conjunto
Facilita la comunicación
Descubre las oportunidades para mejorar
Hacen más fácil establecer estrategias
Desventajas
Necesita de conocimientos sólidos de control interno
Requiere entrenamiento en la utilización y simbología de los diagramas de flujo
Limitado el uso a personal inexperto
Por su diseño específico, resulta un método más costoso
Como ejemplo podemos citar el siguiente:
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90
PROCEDIMIENTO PARA RENDIR EXÁMENES
Revisa Cédula
Tiene
Cédula
Pasa a Rendir Examen
Nota > 8
Aprobado
Nota
Reprobado
Notas
Fin
Inicio
Si
Si
No
No
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91
4. Método Mixto
Consiste en la combinación entre los métodos anteriormente mencionados entre los que
podemos mencionar:
Método Gráfico y Descriptivo
Método Cuestionario y Gráfico
Método Descriptivo y Cuestionario
Y la combinación del Método Cuestionario, descriptivo y gráfico
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92
CAPITULO IV
4 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS A IMPLEMENTAR
En referencia a los problemas detectados en los procedimientos que se analizaron en el capítulo
dos, se propone establecer un proceso de calidad total para el mejoramiento del departamento
administrativo financiero del Colegio Nuestra Señora del Rosario (Colecturía), a fin de lograr la
eficacia y eficiencia operativa.
4.1 Procedimientos mantenimiento infraestructura
4.1.1 Procedimiento para mantenimiento preventivo
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA
INFRAESTRUCTURA Y EQUIPO ELECTRÓNICO
1. OBJETIVO: Contar con infraestructura y equipo electrónico en excelentes
condiciones para facilitar el proceso enseñanza aprendizaje.
2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica desde el inicio hasta la finalización del
periodo vacacional.
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
3.1 Dentro de los 10 primeros días el mes de Agosto el Técnico de mantenimiento de
infraestructura, el técnico de equipos y el técnico de computación realizarán una
inspección para evaluar la situación actual del centro educativo.
3.2 Los técnicos de mantenimiento de infraestructura, equipos y computación
realizarán un programa para la elaboración del mantenimiento preventivo.
3.3 La madre colectora canalizara los recursos financieros y humanos para la
realización del mantenimiento preventivo.
Page 110
93
4.- Descripción del Procedimiento
Secuencia de etapas Actividades Responsable
1. Convocatoria
1.1 Establece la fecha para convocar a los técnicos de
mantenimiento, computación y equipos
Madre Rectora
2. Comunicación
2.1 A los técnicos para que se acerquen al colegio en
la fecha establecida
Secretaria
3. Inspección de
instalaciones
3.1 Los técnicos de infraestructura, computación y
equipos realizan un recorrido por las oficinas y
aulas para detectar posibles daños
3.2 Evalúan daños ocasionados
3.3 Realizan lista de daños
Técnicos de
sistemas,
computación y
equipos
4. Formalizan plan
de mantenimiento
4.1 Conforme a la lista de daños realizan plan de
mantenimiento anual
4.2 Determinan costo de mantenimiento a realizar
Técnicos de
sistemas,
computación y
equipos
5. Revisión plan de
mantenimiento
5.1 Revisa plan de mantenimiento
5.2 Verifica posibles daños
5.3 Confirma disponibilidad de recursos económicos
Madre
Colectora
6. Aprobación plan
de mantenimiento
6.1 Revisa plan de mantenimiento
6.2 Aprueba plan de mantenimiento
Madre Rectora
7. Solicita servicio
externo
7.1 Elabora contrato considerando costos y tiempo
de entrega
Madre
Colectora
8. Evaluación de
trabajos
8.1 Verifica avance de trabajos
Madre
Colectora
9. Reporta
finalización de
trabajos
9.1 Cierra Orden de Trabajo de Mantenimiento, con
fecha y firma en el registro correspondiente
9.2 Verifica factura por trabajos realizados
9.3 Remite a Asistente Contable para cancelación
Madre
Colectora
10. Pago a
proveedores
10.1 Aplica procedimiento para pago a proveedores
Auxiliar
contable
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
5. Diagrama de Flujo
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94
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
SecretariaMadre RectoraTécnicos de sistemas,
computación y equiposMadre Colectora Auxiliar contable
Fas
e
Inicio
Establecer fecha
para
convocatoria de
técnicos
Comunica a los
técnicos fecha de
reunión
Inspeccionar
instalaciones y
evaluar los daños
Formalizar plan de
mantenimiento y
determinar costos
Aprobación
Verifica dañosY
costos
SI
Reporta
finalización de
trabajos
Verifica avance
de trabajos
Elabora contrato de
servicios
NO
Revisión plan
de
mantenimiento
Emisión de Factura
Aplicar
procedimiento
para pago a
proveedores
FIN FIN FIN
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
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95
4.1.2 Mantenimiento Correctivo
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE LA
INFRAESTRUCTURA Y EQUIPO ELECTRÓNICO
1. OBJETIVO: Mantener en óptimas condiciones los equipo electrónico e infraestructura
del centro educativo
2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica en el momento que se presente algún
desperfecto tanto en la infraestructura como en los equipos del colegio
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
3.1 Priorizar dentro del presupuesto anual recursos destinados al mantenimiento del
servicio educativo como por ejemplo aulas, laboratorios, equipos audiovisuales,
centro de información, sanitarios entre otros
3.2 Es deber y responsabilidad de todo el personal que labora en la institución
informar de algún imperfecto o fallo en las instalaciones y equipos del colegio.
3.3 El mantenimiento correctivo comprende la reparación inmediata para la
operatividad tanto de la infraestructura como del equipo.
3.4 La madre colectora canalizará los recursos financieros y humanos para la
realización del mantenimiento correctivo.
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 113
96
4.- Descripción del Procedimiento
Secuencia de etapas Actividades Responsable
1. Detección daños
1.1. Todo el personal que trabaja en el colegio puede
observar algún daño tanto en la infraestructura
como en el equipo electrónico
Personal
docente,
Administrativo
y servicios
2. Registro
formulario
2.1 Todo el personal debe plasmar en el registro
solicitud de reparaciones, que se encuentra
en la ventanilla de secretaría e inspección de
secundaria.
Personal
docente,
Administrativo
y servicios
3. Revisión
Formulario
3.1 Revisar diariamente las novedades registradas
en el formulario de solicitud de reparaciones
Técnico
mantenimiento
y computación
4. Comunicación
4.1 Comunica los daños a la madre colectora
4.2 Solicita materiales necesarios para las
reparaciones
4.3 Llena registro entrega de materiales
4.4 Repara daños
4.5 Firma registro para constancia de reparación del
daño
Técnico
mantenimiento
y computación
5. Entrega de
materiales
5.1 Verifica existencia de materiales, si existe
5.1.1 Entrega materiales inmediatamente
5.1.2 Realiza descargo del inventario de
materiales
5.2 En caso de no contar con el material
5.2.1 Realiza lista de materiales
5.2.2 Solicita materiales a proveedores
seleccionados
5.2.3 Recepta materiales
5.2.4 Realiza ingreso al inventario de materiales
Madre
Colectora
6. Valor Compras
6.1 Si el valor es menor a 50 USD cancela con caja
chica
6.2 Si el valor es mayor a 50USD, aplica
procedimiento de pago a proveedores
Madre
Colectora
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 114
97
5. Diagrama de Flujo
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Técnico computaciónPersonal docente,
Administrativo y serviciosTécnico mantenimiento Madre Colectora
Fase
Inicio
Detección daños en
la infraestructura Y
equipo electrónico
Revisar formulario
de solicitud de
reparaciones
Registro solicitud de
reparaciones
Revisar formulario
de solicitud de
reparaciones
Verificar y observar
posibles daños en
las instalaciones
Comunica los
daños, Solicita
materiales
registro entrega de
materiales
Repara daños,Firma
registro
Verifica
existencia de
materiales
entrega de
materialesSI
Solicita y recibe
materiales, realiza el
ingreso al inventario
NO
valor <50
cancela con caja
chica
aplica
procedimiento de
pago a proveedores
1
1
SI
NO
FIN
Repara daños,Firma registro
2
2
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 115
98
6. Formulario a utilizar:
COLEGIO PARTICULAR "NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO"
INFORME DE NOVEDADES DE LA INFRAESTRUCTURA
Año lectivo 201__ - 201__
Nº FECHA NOTIFICANTE DPTO. EDIFICIO DETALLE DE LA NOVEDAD O DAÑO FIRMA TÉCNICO FECHA
REPARACIÓN
1
2
3
4
5
6
7
REVISÓ:
Page 116
99
7. Instructivo
COLEGIO PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
SOLICITUD DE REPARACIONES
N0. DESCRIPCIÓN
1. El formulario debe llenarse a mano
2. No se permite el uso de corrector ni enmendaduras
3. Poner la fecha en la que se detecta el daño o reparación
4. Nombre de la persona que solicita la reparación
5. Nombre del departamento en donde se encuentra el daño
6. Especificar el nombre del edificio
7. Describir el daño o reparación
8. Firma del técnico cuando realiza reparación
9. Registrar la fecha en la que se realizó la reparación
Page 117
100
1.1.1. Procedimiento para limpieza de Instalaciones
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO PARA LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE LA INSTALACIONES
1. OBJETIVO: Conservar los lugares de trabajo limpios y ordenados para crear un
ambiente agradable y propicio para el desenvolvimiento de las actividades diarias.
2. ALCANCE: El aseo y desinfección se aplica a todas las instalaciones del colegio
incluidos los laboratorios, teatro y capilla.
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
3.1 Para la realización de este procedimiento se requerirá de tres personas que
cumplirá el horario de 13:30 a 17:30 y dos personas que trabajarán en el horario
de 7:00 a 15:00H00.
3.2 Solicitar material y herramienta de trabajo a la madre colectora los días lunes de
cada semana
3.3 Utilizar correctamente los equipos y prendas de protección individual
3.4 Informar situaciones peligrosas al jefe inmediato
3.5 Al final de cada quimestre se fumigará y desinfectará las instalaciones del colegio
contra plagas y roedores.
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 118
101
4.- Descripción del Procedimiento
Secuencia de etapas Actividades Responsable
1. Limpieza de
aulas
1.1 Revisar si existen objetos olvidados de ser el caso
entregarlos en inspección anotando el grado
1.2 Realizar el barrido correspondiente
1.3 Limpiar el escritorio y pupitres
1.4 Reportar posibles daños o reparaciones en el aula
1.5 Sacar basura
Personal
apoyo 1-2-3
2. Limpieza y
desinfección de
baños
2.1 Revisar si existen objetos olvidados de ser el caso
entregarlos en inspección anotando el edificio
2.2Realizar la limpieza correspondiente en lavamanos
e inodoros
2.3 Reportar posibles fugas de agua y reparaciones
2.4 Sacar basura
2.5 Llenar registro de limpieza diaria
Personal
apoyo 4
3. Limpieza de
gradas y
corredores
3.1 Revisar si existen objetos olvidados de ser el caso
entregarlos en inspección anotando el edificio
3.2 Realizar barrido y desinfección diariamente
3.3 Sacar la basura
Personal
apoyo
5
4. Limpieza de
patios y canchas
4.1 Revisar si existen objetos olvidados de ser el caso
entregarlos en inspección anotando el edificio
4.2 Recoger la basura
4.3 Dar aviso de cualquier novedad o reparación
Personal
apoyo 5
5. Arreglo de
jardines
5.1 Solicitar herramientas para jardinería
5.2 Podar
5.3 Riego
5.4 Fertilización
5.5 Fumigación
5.6 Pintar con cal los tallos de los árboles para evitar
Plagas
Personal
apoyo 4
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
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102
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE INSTALACIONES
Personal apoyo 4Personal apoyo 1-2-3Personal apoyo
5Inspector General
Fase
Inicio
Limpieza de
aulas,Reportar
posibles daños o
reparaciones
Revisar si existen
objetos olvidados
Entrega de objetos a
sus dueños
Limpieza y
desinfección de
baño,Reportar
posibles fugas de
agua
registro de limpieza
diaria Revisar si existen
objetos olvidados
Revisar si existen
objetos olvidados1
1
Limpieza de patios
y canchas, Dar aviso
de cualquier
novedad o
reparación
Solicitar
herramientas para
jardineria, Poda,
Riego, Fertiliza,
Fumiga
registro de limpieza
diaria
Pintar con cal los
tallos de los árboles
para evitar plagas
Limpieza y
desinfección de
gradas y corredores
diariamente
Fin
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 120
103
6. Formulario a utilizar:
COLEGIO PARTICULAR "NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO"
CONTROL DE LIMPIEZA DIARIA
Año lectivo 201__ - 201__
MES:
DI
A AULAS GRADAS PATIOS PASILLOS
LAB. SALA
PROFES. BIBLIT. CAPILLA TEATRO COCINA COMEDOR
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
14
15
16
17
18
19
20
21
23
24
25
26
27
28
29
30
31
REVISADO POR:
NOTA: Todos los empleados de limpieza deberán marcar el casillero correspondiente
conforme realicen el trabajo diario.
Page 121
104
4.2 Procedimiento para compras
4.2.1 Procedimiento para Cotizaciones y Compras
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COTIZACIONES Y COMPRAS DE
BIENES O SERVICIOS
1. OBJETIVO: Optimizar tiempo y recursos en la selección de Proveedores.
2. ALCANCE: Aplica a todas las áreas del Colegio Nuestra Señora del Rosario, desde la
elaboración de la solicitud del bien y/o servicio hasta la autorización de compra del
producto.
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
3.1 Para la realización de cualquier compra se debe solicitar al menos tres cotizaciones
de distintos proveedores.
3.2 La madre Rectora seleccionará al proveedor que mejor oferta proponga, tales
como tiempo de entrega, material, tiempos de pago.
3.3 Se tomará en cuenta aquellos proveedores legalmente constituidos conforme a la
normativa tributaria vigente.
3.4 La madre colectora verificará la disponibilidad económica para la adquisición del
bien o servicio.
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
4. Descripción del Procedimiento
Page 122
105
Secuencia de etapas Actividades Responsable
1. Requerimiento
1.1 Llenar la hoja de solicitud de requerimientos de
los bienes o servicios que se necesite
1.2 Entregarlo en colecturía.
Personal
docente,
Administrativo
y Apoyo
2. Verificación
disponibilidad
económica
2.1 Verifica recursos económicos disponibles, si no
existe disponibilidad espera un tiempo hasta que
se disponga
2.2 Envía cotización aprobada a proveedor
2.3 Solicita factura por compra a proveedor
Seleccionado
Madre
colectora
3. Solicitar
Cotizaciones
3.1 Revisa que el bien o servicio solicitado este bien
Detallado
3.2 Busca proveedores
3.3 Se pone en contacto con proveedores
3.4 Concreta cita personal con proveedores
3.5 Solicitar cotizaciones
Madre
Colectora
4. Analizar
cotizaciones
4.1 Revisa precios
4.2 Revisa tiempo de entrega
4.3 Aprueba tiempo de pago
Madre
Colectora
5. Aprobación de
Compra
5.1Selecciona proveedor mejor oferta
5.2 Aprueba compra
5.2 Remite solicitud aprobada a colecturía
Madre Rectora
6. Ingreso de
Compra
6.1 Recibe materiales, verifica que esté de acuerdo
con factura
Madre
Colectora
7. Pago a
proveedores
7.1 Aplica procedimiento pago a proveedores
Auxiliar
contable
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 123
106
5. Diagrama de Flujo
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
SOLICITUD DE COTIZACIONES Y COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS
Auxiliar contable Madre Colectora Madre RectoraPersonal docente,
Administrativo y Apoyo
Fase
Inicio
Llenar la hoja de
solicitud
Analizar
cotizaciones,revisa
precios
Verificación
disponibilidad
económica
Aplica
procedimiento pago
a proveedores
Fin
Elige 3 cotizaciones y selecciona mejor
oferta
Revisa solicitud de bien o servicio
Busca proveedores
Solicita cotizaciones
Aprueba compra Recibe materiales,
verifica que esté de
acuerdo con factura
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 124
107
6. Formulario a utilizar:
COLEGIO PARTICULAR "NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO"
SOLICITUD DE MATERIALES Y SERVICIOS
Año lectivo 201__ - 201__
Solicitante: Departamento:
Fecha:
CANT.
PRODUCTO O
DESCRIPCIÓN
JUSTIFICACIÓN
Autorizado por:
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108
7. Instructivo
COLEGIO PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SERVICIOS
N0. DESCRIPCIÓN
1. El formulario debe llenarse a mano
2. No se permite el uso de corrector ni enmendaduras
3. Poner año lectivo
4. Nombre de la persona que solicita materiales o servicios
5. Nombre del departamento en donde labora
6. Fecha de solicitud de materiales o servicios
7. Cantidad requerida en números
8. Descripción del material o servicio que necesita
9. Motivo o justificación del pedido
10. Firma de la persona que autoriza la entrega
Page 126
109
4.2.2 Procedimiento para Pago a Proveedores
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO PARA PAGO A PROVEEDORES
1. OBJETIVO: Garantizar el pago a proveedores en forma oportuna y en la fecha
acordada.
2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica en el área de colecturía, desde el momento
que se recibe la factura hasta la entrega del cheque al proveedor.
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
3.1 Todas las facturas deben estar recibidas y firmadas por la madre Colectora o por la
madre Rectora.
3.2 La recepción de facturas por parte de los proveedores se realizará hasta el día
miércoles de cada semana.
3.3 La emisión de cheque para el pago a proveedor se realizar 8 días posteriores a la
recepción de la factura.
3.4 Las facturas deben cumplir los requisitos establecidos en el Reglamento de
Facturación, emitido por el Servicio de Rentas Internas, tales como:
Factura prenumerada
Impresión del número del RUC
No borrones ni enmendaduras
El valor escrito en letras y en números
Orden cronológico
No se aceptará la validez de una factura perteneciente a otro período.
3.5 Los comprobantes de egreso deben estar revisados y firmados previa su
cancelación.
3.6 La entrega de cheques se realizará los días viernes de 14:H00 a 15:H00
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 127
110
4.- Descripción del Procedimiento
Secuencia de etapas Actividades Responsable
1. Entrega de
Factura
1.1 Entrega factura para pago
Madre
Colectora
2. Revisión de
facturas
2.1 Revisar si las facturas cumplen los requisitos
establecidos según la normativa legal vigente
2.1.1 Si no cumple devuelve a proveedor
2.2 Comprobar que los valores estén calculados
correctamente
2.2.1 Si hay error devuelve a proveedor
2.3 Entrega detalle de facturas por pagar
Auxiliar
Contable
3. Ingreso facturas
para pagos al
sistema contable
financiero
3.1 Ingresar al módulo cuentas por pagar
3.2 Registra facturas de compra
3.3 Ingresar al módulo de contabilidad
3.4 Ingresa a transacciones- pago a proveedores
3.5 Calcula las retenciones de Ley
3.6 Registra contablemente la transacción
3.7 Imprimir comprobante de pago
3.8 Firma de responsabilidad
Auxiliar
Contable
4. Revisión
comprobantes de
pago
4.1 Revisa codificación de cuentas y retenciones
4.1.1 Si está mal realizado pasa a la etapa 2
4.2 Firma de responsabilidad
4.3 Entrega a la madre colectora para aprobación de
pago
4.4 Entrega a la madre rectora para firma de cheque
4.5 Entrega a auxiliar contable
Contador
5. Entrega a
proveedores
5.1 Revisa que todos los cheques estén firmados
5.2 Procede a entregar cheques a proveedores
5.3 Archiva documentos
Auxiliar
contable
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 128
111
5. Diagrama de Flujo:
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PAGO A PROVEEDORES
ContadorAuxiliar Contable Madre Colectora Madre Rectora
Fase
Inicio
Entrega factura para
pago
Revisión de facturas
Comprobación de
valores
Entrega detalle de
facturas por pagar
Ingreso facturas
para pagos al
sistema contable
financiero
Revisión
comprobantes de
pago codificación
de cuentas y
retenciones
¿Acepta?NO
SI
Firma aprobación de cheques
Firma cheque
Revisión de firma en cheques y pago a
proveedores
documentos
Fin
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 129
112
1.1.1.1. Procedimiento Manejo de Caja Chica
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA
1. OBJETIVO: Determinar procedimientos adecuados para la utilización y reposición
del fondo de caja menor.
2. ALCANCE: Será de aplicación obligatoria para todos aquellas compras urgentes que
no requieran cheque.
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
3.1 El fondo de caja chica será custodiado por la madre colectora.
3.2 Este fondo será utilizado para gastos menores no frecuentes, urgentes y no puedan
ser pagados con cheque.
3.3 No se podrá utilizar los fondos de caja chica para efectuar préstamos, cambiar
cheques o en compras mayores a 50USD.
3.4 Todos los egresos de dinero debe tener su factura de compra.
3.5 Los desembolsos de dinero por transporte tendrán su vale de caja chica firmado
por el beneficiario.
3.6 Todos los comprobantes pagados con dinero de este fondo deben contener el sello
de cancelado.
3.7 Los comprobantes de gastos deberán ser presentados para su reembolso antes de
finalizar el mes o cuando el saldo sea menor al 5%.
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 130
113
4.- Descripción del Procedimiento
Secuencia de etapas Actividades Responsable
1. Solicitud de
desembolso de
dinero
1.1 Petición verbal a la madre colectora
1.2 Recibe dinero para cancelar requerimiento
1.3 Entrega recibo firmado
Personal de la
institución
2. Registro de pago
2.1 Registra diariamente desembolso de dinero
Fecha
Concepto del gasto
Valor
Saldo
2.2 Si el saldo es menor al 5% o fin de mes
2.2.1 Entrega recibos para reposición
Madre
Colectora
3. Verificación
saldos
3.1 Revisa facturas
3.1.1 Si está mal realizado no se cancela la
factura
3.2 Clasificación y codificación de los gastos
3.3 Cuadre con detalle entregado madre colectora
3.4 Pasa a procedimiento pago proveedores
Auxiliar
Contable
4. Recibe cheque de
caja chica
4.1 Realiza ingreso de reposición en libro de caja
chica
4.2 Pasa etapa 1
Madre
Colectora
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 131
114
5. Diagrama de Flujo:
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
MANEJO DE CAJA CHICA
Auxiliar ContablePersonal de la institución Madre Colectora
Fase
Inicio
Solicitud de
desembolso de
dinero
Recibe dinero para
cancelar
requerimiento
Entrega recibo
firmado Registro de pago en
libro de Caja Chica
Saldo <5%, fin de mes
NO
Entrega recibos y
factura para
reposición
SI
Revisarfacturas
Clasificación y
codificación de los
gastos
Cuadrar con detalle
entregado madre
colectora
Continua
procedimiento pago
proveedores
Fin
Recibe dinero para ingreso en libro de
Caja Chica
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 132
115
6. Formulario a utilizar:
COLEGIO PARTICULAR
“NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
VALE DE CAJA CHICA Nº 000001
Quito,_____de____________del 20___
Por $ ______________
Sírvase entregar a: ____________________________________
La suma de: ____________________________________________
Justificación: ___________________________________
Recibí Conforme: _______________________________________
Aprobado por: __________________________________________
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116
7. Instructivo
COLEGIO PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
RECIBO DE CAJA CHICA
N0. DESCRIPCIÓN
1 El formulario debe llenarse a mano
2 No se permite el uso de corrector ni enmendaduras
3 Fecha de solicitud fondos caja chica
4 Valor recibido en números
5 Nombre de la persona que recibe el dinero
6 Valor recibido en letras
7 Motivo de solicitud dinero
8 Firma de la persona que recibe el dinero
9 Firma del custodio
Page 134
117
1.1.1.2. Procedimiento para Roles de Pago
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO PARA ROLES DE PAGO
1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para la elaboración de la nómina para
la cancelación oportuna al personal que labora en el Colegio Nuestra Señora del
Rosario.
2. ALCANCE: Su ámbito de aplicación comprende desde el registro de descuentos hasta
la acreditación en la cuenta de ahorros de cada empleado.
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
3.1 El procedimiento de Roles de Pago lo realizará la Madre Colectora de la
Institución.
3.2 El detalle de descuentos por atrasos, multas y faltas será realizado por la inspectora
general.
3.3 El corte de descuentos se realizará hasta el 25 de cada mes.
3.4 Las justificaciones por faltas y el pago de horas extras autorizará la madre
Rectora.
3.5 No se aceptarán justificaciones por enfermedad que no estén abalizadas por el
IESS.
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 135
118
4.- Descripción del Procedimiento
Secuencia de etapas Actividades Responsable
1. Entrega informes
por atrasos y multas
1.1 Entrega las justificaciones respectivas por faltas y
Atrasos
1.2 Entrega reportes de ingresos y salidas de empleados
1.3 Firma de responsabilidad
Inspectora
General
2. Comprobación de
Justificaciones
2.1 Revisa los respaldos por faltas, atrasos y multas
2.2 Calcula manualmente los minutos de retraso de cada
empleado
Madre
Colectora
3. Ingreso de datos al
Sistema Financiero
Contable
3.1 Ingresa al Módulo de Roles de Pago
3.2 Transacciones-Nóminas
3.3 Ingresa:
Horas extras del 50% y del 100%
Atrasos por minutos
Descuentos por Préstamos
Descuentos por anticipo sueldos
3.4 Genera Roles de pagos
3.5 Imprime borrador
Madre
Colectora
4. Verificación de
datos y valores
4.1 Revisa rubros
4.1.1 Si está mal realizado pasa a etapa 2
4.1.2 Realiza correcciones
4.2 Aprueba impresión definitiva
4.3 Emite listado de personal transferencia electrónica
4.4 Emite listado de personal para pago mediante
cheque.
Contador
5. Impresión
5.1 Imprime Rol General
5.2 Imprime Rol Individual
5.3 Comunica a empleados para firma respectiva del rol
5.4 Realiza transferencia electrónica en Cuenta de
ahorros de los empleados
5.5 Archiva Documentos
Madre
Colectora
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 136
119
5. Diagrama de Flujo
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
ROLES DE PAGO
Madre ColectoraInspectora General Contador
Fase
Inicio
informes por
atrasos, multas y
faltas del personal
Comprobación de
Justificaciones,
Calcula
Calcula manualmente los minutos de retraso de cada empleado
Ingreso de datos al
Sistema Financiero
Contable Módulo
de Roles de Pago
Calculo de horas extras
Genera borrador de Roles de pago
Verificación de
datos Y valores
correctoNO
Imprir roles definitivos e individuales SI
Firma de roles de pago por cada
empleado
Realiza
transferencia
electrónica en
Cuenta de cada
empleado
Fin
Documentos
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 137
120
1.2. Procedimientos de Recaudaciones
1.2.1. Procedimiento para Cobro de Pensiones
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO DE PENSIONES
1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para el cobro oportuno de pensiones para
lograr el cumplimiento del presupuesto anual.
2. ALCANCE: Aplica desde la carga del archivo en el banco para la recaudación de
pensiones hasta la determinación del saldo de cuentas por cobrar mensual.
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
3.1 Las formas de pago aceptadas serán: efectivo, cheque certificado, depósito directo
a la cuenta de ahorros y transferencia bancaria.
3.2 Las transferencias bancarias y los depósitos en la cuenta deberán ser confirmados
por el representante para realizar la actualización del estado de cuenta del
alumno.
3.3 Los depósitos en efectivo se realizará en las ventanillas de Banco: Produbanco o
Servipagos del 2 al 25 de cada mes.
3.4 Los pagos anticipados se receptarán únicamente en la ventanilla de Colecturía.
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 138
121
4. Descripción del Procedimiento
Secuencia de etapas Actividades Responsable
1. Pago a través de
las ventanillas
del banco
1.1 Se acerca a la ventanilla del banco con el
respectivo código del alumno.
1.2 Verifica nombres del alumno
1.3 Retira papeleta de pago
1.4 Pega copia de papeleta en la agenda del alumno
Padre de
familia
2. Actualización
estado de cuenta
alumnado
2.1 Ingresa a la página del Banco
2.2 Descarga el archivo de recaudación de pensiones
2.3 Realiza cobros de pensiones por ventanilla del
colegio
2.4 Ingresa al sistema financiero contable los pagos
efectuados por el alumnado
2.5 Establece saldos de cartera
2.6 Si es 16 del mes en curso
2.6.1 Entrega listado de alumnos que no han
cancelado hasta el 15 del mes en curso
2.6.2 Hace firmar a tutores para constancia de la
entrega
2.7 Si es 25 del mes en curso
2.7.1 Emite e imprime listado de alumnos
deudores
2.7.2 Entrega a los tutores, tanto las facturas
canceladas durante el mes, así como la lista
de alumnos deudores con el respectivo
valor y número de meses adeudados
2.8 Hace firmar a tutores para constancia de la
Entrega
Auxiliar
Contable
3. Entrega facturas
canceladas al
alumnado
3.1 Recibe lista de alumnos deudores y facturas
canceladas
3.2 Entrega a cada uno de los estudiantes ya sean las
facturas canceladas o el valor que adeuda a la
institución
3.3 Firma agenda para constancia de la entrega
Tutores de
curso
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 139
122
5. Diagrama de Flujo:
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
COBRO DE PENSIONES
Auxiliar Contable Padre de familia Tutores de curso Alumnos
Fase
Inicio
Pago a través de las
ventanillas del
banco
Verifica nombres
Con código del
alumno
Firma y retira
papeleta de pagoActualiza estado de
cuenta alumnado
Descarga el archivo
de recaudación de
pensiones del banco
Ingresa al sistema
financiero contable
y establece el saldo
de cartera
Día >15
Listado de alumnos deudores
Firmar para
constancia de la
Entrega
SI
NO
Día >25
Listado de alumnos deudores y facturas
canceladas
SI
Firmar para constancia de la
Entrega
NO
valores adeudados y facturas
canceladas
valores adeudados y facturas
canceladas
Fin
Comunicado en agenda de valores
adeudados Comunicado de
valores adeudados
11
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 140
123
1.3. Procedimiento de Facturación
1.3.1. Procedimiento para Facturación de Pensiones
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA FACTURACIÓN DE PENSIONES
1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la efectividad de la facturación.
2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica en el área de colecturía, desde la creación de
códigos de los alumnos hasta la emisión de la factura correspondiente.
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
3.1 Inspección emitirá la lista de estudiantes retirados hasta el 28 de cada mes.
3.2 La generación de facturas se realizará el 1 de cada mes.
3.3 La fecha de pago se realizará del 2 al 15 de cada mes, luego de esta fecha será
considerada como cliente moroso.
3.4 Las facturas canceladas dentro de la fecha serán entregadas a partir del 28 de cada
mes.
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
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124
4. Descripción del Procedimiento
Secuencia de etapas Actividades Responsable
1. Registro alumnos
retirados
1.1 Verifica la asistencia de alumnos al colegio
1.2 Si están asistiendo pasa a la etapa 2
1.3 Si no está asistiendo
1.3.1 Reporta a colecturía la fecha y motivo del
retiro
1.3.2 Firma registro
Inspección
2. Ingreso de
alumnos retirados
al sistema
contable
financiero
2.1 Ingresa al módulo de Recaudación
2.2 Ingresa Inicializaciones-Clientes
2.3 Bloquear código de estudiante retirado
2.4 Ingresa motivo de retiro
2.5 Grabar modificaciones
Auxiliar
Contable
3. Generación
Facturación
3.1 Ingresa al módulo de Recaudaciones
3.2 Procesos-Facturación
3.3 Ingresar periodo: año-mes-día
3.4 Generación de facturas
3.5 Carga de valores al sistema de cobro en el banco
3.6 Impresión de facturas
3.7 Convalidación con lista de estudiantes
Auxiliar
Contable
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
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125
5. Diagrama de Flujo:
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
FACTURACIÓN DE PENSIONES
Auxiliar Contable Inspección
Fase
Inicio
Verifica la
asistencia de
alumnos
Reporta Alumnos
retirados
Ingreso de alumnos
retirados al sistema
contable financiero,
Bloquear código de
estudiante retirado,
Ingresa motivo de
retiro
Generación Factura
Ingresa al modulo
de recaudaciones,
periodo: año-mes-
día
Carga de valores al
sistema de cobro en
el banco
Impresión de
facturas
Convalidación con
lista de estudiantes
Fin
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
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126
1.3.2. Procedimiento para Matriculas
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO PARA MATRICULA DE ESTUDIANTES
1. OBJETIVO: Determinar los procedimientos para inscripción y matricula de los
estudiantes del Colegio.
2. ALCANCE: Contempla desde la inscripción del estudiante hasta la legalización de la
hoja de matrícula.
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
3.1 La fecha de inscripciones y el cronograma de matrículas se publicará en la página
web del colegio www.colrosario.com.ec
3.2 El Departamento de Bienestar estudiantil aprobará el ingreso de los estudiantes
previos exámenes psicológicos y de aptitud.
3.3 Para realizar el proceso de matrícula los padres de familia deben estar al día con el
pago de pensiones.
3.4 Los estudiantes deben presentar la documentación completa y actualizada caso
contrario no se procede a la matriculación.
3.5 El Horario de atención será de 8:H00 a 14:H00 de lunes a viernes.
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
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127
4.- Descripción del Procedimiento
Secuencia de etapas Actividades Responsable
1. Previo a la
facturación de
estudiantes
1.1 Coordina con inspección la lista de aprobados
para el nuevo año lectivo
1.2 Asignación de paralelos
1.3 Entrega lista de alumnos aceptados en colecturía
Secretaría
2. Facturación
alumnos antiguos
2.1 Ingresa al Módulo de Recaudaciones
2.2 Bloquear códigos de alumnos retirados
2.3 Promover al nivel inmediato superior a todo el
Alumnado
2.4 Realizar modificación datos y paralelos
2.5 Pasa a proceso de facturación
Colecturía
3. El día de la
matrícula
3.1 ¿Es alumno antiguo?
3.1.1 Revisa pago efectuado en el banco
3.1.2 Revisa documentación completa
3.1.3 Pasa etapa 6
3.2 ¿Es alumno nuevo?
3.2.1 Pasa etapa 4
Recepción
4. Ingreso de datos al
sistema Financiero
contable alumnos
nuevos
4.1 Ingresa al Módulo de Recaudaciones
4.2 Creación de código
4.3 Ingreso de datos personales, representante, nivel,
Paralelo
4.4 Cobro valor matrícula
4.5 Emite factura
Colecturía
Page 145
128
Secuencia de etapas Actividades Responsable
5. Apertura ficha
médica
5.1 Ingreso de datos en la ficha médica
5.2 ¿Tiene Seguro de Salud?
5.2.1 Registro de la empresa que otorga el
Seguro
5.3 En caso de que no posea se le otorga el Seguro de
La empresa contratada por el Colegio.
5.4 Archiva documentación del alumno
Centro médico
6. Legalización
matrícula
6.1 Ingresa datos del estudiante y del representante
legal
6.2 Imprimir la matrícula con las respectivas firmas
de responsabilidad
6.3 El padre de familia firma ficha de matrícula
Legalizada y acepta compromiso con el colegio
6.4 Entrega de copias del acta de compromiso al
padre de Familia
6.5 Archiva documentación del alumno
Secretaría
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
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129
5. Diagrama de Flujo:
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
MATRICULA DE ESTUDIANTES
ColecturíaSecretaría Recepción Centro médico
Fase
Coordinar con
inspección la lista
de alumnos
aprobados para el
nuevo año lectivo
Inicio
Asignación de
paralelos
Entrega lista de
alumnos
Bloquear códigos
de alumnos
retirados
Promover al nivel
inmediato
superior a todo el
Alumnado
Realizar
modificación
datos y
paralelos
Pasa a proceso
de facturaciónAlumno nuevo
Revisa pago
efectuado en el
banco
NO
Ingreso de datos
al sistema
Financiero
contable alumnos
nuevos
cobro valor
matricula
Emite factura
1SI
1
Apertura ficha
médica
Seguro de Salud
Registrar empresa
que otorga el Seguro
SI
NO
otorga el Seguro de
la Empresa
contratada por el
Colegio
Documentos
Legalización
matrícula
firma de responsabilidad
por padre de familia
Documentos
Fin
2
2
2
Imprimir Matricula
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
Page 147
130
4.3 Mejoramiento procedimiento presupuestario
4.3.1 Procedimientos para Elaboración del Presupuesto Anual
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL
1. OBJETIVO: Establecer las bases para la elaboración, aprobación, ejecución y
liquidación del presupuesto anual del Colegio Nuestra Señora del Rosario.
2. ALCANCE: Su ámbito de aplicación comprende desde la clasificación de los ingresos
y gastos hasta la liquidación del presupuesto anual del colegio.
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
3.1 La elaboración del presupuesto anual estará a cargo del Contador General.
3.2 La aprobación de incremento de pensiones la establecerá el Ministerio de
Educación, para lo cual se enviará la carpeta de costos hasta el mes de abril de
cada año lectivo.
3.3 Los Ingresos serán calculados desde el mes septiembre a junio (10 meses)
3.4 Los Gastos serán calculados desde el mes de septiembre a Agosto (12 meses)
3.5 Los gastos se destinará en los siguientes porcentajes:
65% Gestión educativa
8% Infraestructura
7% Gastos administrativos
7% Bienestar estudiantil
3% Equipamiento
3% Servicios complementarios
2% Material educativo
5% De excedente se reinvertirá el siguiente año lectivo.
3.6 La planificación del presupuesto anual será presentada para su discusión y
aprobación hasta el mes de Julio de cada año.
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
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131
4. Descripción del Procedimiento
Secuencia de
etapas
Actividades Responsable
1. Elaboración del
Presupuesto
1.1 Estipula los ingresos operacionales tomando como
base la tarifa aprobada por el Ministerio de
Educación y el número de alumnos.
1.2 Determina ingresos de capital por concepto
rendimientos financieros, excedentes financieros,
donaciones en efectivo.
1.3 Determinar otros ingresos; realizar un incremento
del 5% en los ingresos por Arriendo del bar.
1.4 Determina los gastos que requerirá el Colegio para
el siguiente año lectivo.
1.5 Analiza y jerarquiza los gastos pronosticados.
1.6 Analiza los gastos de masa salarial (incremento alto
costo de la vida).
1.7 Realiza cuadro de distribución de ingresos y gastos,
calcula promedios en base a datos estadísticos del
año anterior.
1.8 Imprime borrador.
Contador
2. Aprobación del
Presupuesto
2.1 Revisa los rubros por ingresos y por gastos
determinados por el contador.
2.2 Analiza las alternativas para encontrar los medios
más eficientes y efectivos para alcanzar la utilidad
requerida
2.3 Aprueba el presupuesto
2.4 Firma presupuesto aprobado
Madre Rectora
3. Ejecución del
Presupuesto
3.1 Controla administrativamente los ingresos y gastos
que se realizarán en el transcurso del año lectivo.
3.2 Revisar mensualmente si los gastos realizados están
dentro del presupuesto anual
Madre
colectora
4. Liquidación del
Presupuesto
4.1 Verificación mensual de los ingresos y gastos
realizados de acuerdo al presupuesto aprobado.
4.2 Al finalizar el año escolar (julio) determinación de
ingresos y gastos reales, liquidación si hubo
faltante o excedente con el presupuesto proyectado.
Contador
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
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132
5. Diagrama de Flujo:
COLEGIO “PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
Elaboró: Myriam Pillalazo Revisó: Lic. Wilson López Autorizó: Sor. Olga Cevallos
ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL
Madre RectoraContador Madre colectora
Fase
Inicio
Estipular los
ingresos
operacionales
Determinar
ingresos de
capital
Determinar otros
ingresos
Determinar los
gastos
Analizar y
jerarquizar los
gastos
pronosticados
Realizar cuadro
de distribución de
ingresos y gastos
calcular
promedios en
base a datos
estadísticos del
año anterior
Imprime borrador
Revisa los rubros
por ingresos y por
gastos
Analiza las
alternativas para
alcanzar la utilidad
requerida
Aprueba el
presupuesto y firma
Controla
administrativamente
los ingresos y gastos
Revisar
mensualmente si
los gastos realizados
están dentro del
presupuesto anual
Verificación
mensual de los
ingresos y gastos
realizados con el
presupuestado
Al finalizar el año
escolar
determinación de
ingresos y gastos
reales
liquidación si hubo
faltante o
excedente con el
Presupuesto
proyectado
Fin
Page 150
133
6. Formulario a utilizar:
COLEGIO PARTICULAR NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO
P R E S U P U E S T O
A Ñ O L E C T I V O 2 0 1 3 - 2 0 1 4
C U E N T A S M E S E S
SUMAN SEP. OCT. NOV. DIC. ENE. FEB. MAR. ABR. MAY. JUN. JUL. AGO.
INGRESOS OPERACIONALES OBRA
EDUCATIVA
Matrículas
Pensiones
Inscripciones
INGRESOS DE CAPITAL
Rendimientos, excedentes financieros
Donaciones
OTROS INGRESOS
Arriendo Bar
Copias
TOTAL INGRESOS
GASTOS PARA OBRAS EDUCATIVAS
GASTOS DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
Remuneración unificada
Subsidio de antigüedad
Horas extraordinarias
Bonificación
Fondo de reserva
Uniformes
Indemnización laboral
Capacitación laboral
Aportes Iess 12,15 %
Décimo tercer sueldo
Décimo cuarto sueldo
Page 151
134
Atención a empleados
GASTOS DE PERSONAL DOCENTE
Remuneración unificada
Subsidio de antigüedad
Horas extraordinarias
Bonificación
Fondo de reserva
Uniformes
Indemnización laboral
Capacitación laboral
Aportes Iess 12,15 %
Décimo tercer sueldo
Décimo cuarto sueldo
TOTAL GASTOS PERSONAL
CONTRIBUC.Y AFILIAC.
Confedec
Otras
SERVICIOS
Vigilancia
Ocasionales(Reemplazos)
Agua
Luz
Teléfono
Internet
Propaganda y publicidad
Uso del Inmueble
GASTOS LEGALES
Trámites Notariales
MANTENIM.Y REPARA.
Mantenimiento Edificio
Muebles y enseres
Equipo de oficina
Equipo de computación (Licencias)
Page 152
135
Depreciaciones
Mantenimiento Software
Otros equipos(Parlantes-Archivo)
Equipo de Fotocopiado
DIVERSOS
Libros, Suscripciones, Revistas
Elementos de aseo
Útiles, papelería
Refrigerio
Taxis y buses
Imprenta
Culto
Suministros varios (copias llaves, clavos)
Papelería alumnos(Especies)
Material de enseñanza
Actividades culturales
Otros gastos alumnos(Recordatorios)
Medicinas
Alimentación-Vacunas Animales
OBSEQUIOS Y AYUDAS
Obsequios Hnas. Congregación
Donación Alumnos
Atención a terceros
FINANCIEROS
Gastos Bancarios
Iva Compras
TOTAL OTROS GASTOS
TOTAL GASTOS PERSONAL
DIFERENCIA INGRESOS – EGRESOS
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
CONTADOR
ECÓNOMA
RECTORA
Page 153
136
CAPITULO V
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
Al realizar el diagnóstico situacional del colegio, se pudo detectar que los procedimientos
que se llevan a cabo en el departamento financiero, no están definidos en manuales, lo que
hace que cada una de las personas que trabajan en dicha área, realicen las actividades en
forma rutinaria, sin tomar en cuenta las fechas de presentación exigibles por parte de las
autoridades como de los organismos de control.
En el procedimiento de compras, se pudo detectar una falencia en cuanto al control de las
existencias de suministros y materiales, debido a que estos no estas debidamente
registrados en un inventario, por lo que al momento de requerirlos es necesario la
verificación física de su existencia.
El proceso que se lleva a cabo para el cobro de pensiones, no es suficiente debido a que al
contar con un solo canal de cobro a través del banco, se dificulta la recuperación de la
cartera vencida, los inconvenientes suscitados en el banco promueven el desinterés de pago
por parte de los padres de familia.
Es evidente la escases o poca inversión en equipo tecnológico, además la falta de
conocimiento del uso de las TIC´S (Tecnología de la Información y Comunicación), no
permiten un desarrollo didáctico acorde al avance tecnológico.
No existe políticas definidas para la elaboración ejecución y liquidación del presupuesto
anual del colegio, lo cual se ve reflejado en el uso inadecuado de los recursos económicos.
Page 154
137
5.2 Recomendaciones
El colegio particular Nuestra Señora del Rosario, no puede quedarse al margen de la
competencia, debe enfrentar los nuevos retos que exige la educación actual, para esto
necesita mejorar sus procedimientos administrativos financieros presentados en esta tesis a
fin de lograr la eficiencia y eficacia en todas las actividades, para lo cual deberá socializar
con el personal que trabaja en el Departamento Financiero, con el propósito de brindar
información relevante y oportuna para la toma de decisiones por parte de la alta dirección.
Es preciso que la institución cuente con un inventario actualizado de existencias de
suministros y materiales, a fin de evitar que la institución quede desabastecida o a su vez
esté sobrecargada de dichos productos.
Expandir nuevas opciones para el cobro de pensiones como podrían ser: transferencias
electrónicas, débito bancario, cheques personales con lo que se evitaría excusas y molestias
por parte de los padres de familia.
Captar mayor cantidad de alumnos mediante el manejo de las TIC’S (Tecnología de la
Información y Comunicación), la revolución tecnológica ha cambiado la vida del hombre
por lo que el personal debe estar capacitado y actualizado para enfrentar la tecnología
moderna.
El presupuesto anual del colegio, constituye la base para empezar el nuevo año lectivo, de
allí que es indispensable que las autoridades prioricen su elaboración a fin de evitar
compras innecesarias y a destiempo.
Page 155
138
BIBLIOGRAFÍA
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Page 158
141
ANEXOS
ANEXO A. ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Fecha de Realización: 17/09/2013 Realizado por: Myriam Pillalazo
OBJETIVO:
Evaluar la eficiencia y eficacia del servicio prestado al cliente por parte del Colegio Particular
Nuestra Señora del Rosario.
INDICACIONES GENERALES
Marque con una “X” la respuesta que usted considere la más adecuada
1) ¿Cómo considera usted el estado físico de las instalaciones del Colegio Particular Nuestra
Señora del Rosario?
2) ¿Los equipos y la tecnología son de última generación?
3) ¿Los empleados ofrecen una atención personalizada a sus clientes?
4) ¿Considera usted que el valor de las Pensiones se ajustan a su presupuesto?
EXCELENTE
ACEPTABLE
MALA
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Page 159
142
5) ¿Cómo considera la alianza del servicio prestado por el banco en el momento que se acerca a
cancelar las pensiones?
5) ¿Cómo considera usted la ubicación del Colegio Particular Nuestra Señora del Rosario?
6) ¿Cómo evalúa los medios de publicidad que maneja el Colegio Particular Nuestra Señora del
Rosario?
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
EXCELENTE
ACEPTABLE
MALA
EXCELENTE
ACEPTABLE
MALA
EXCELENTE
ACEPTABLE
MALA
Page 160
143
ANEXO B. ENCUESTA PARA EL PERSONAL
FECHA DE REALIZACIÓN: 17/09/2013 REALIZADO POR: Myriam Pillalazo
OBJETIVO:
Evaluar la eficiencia y eficacia de la Gestión Administrativa en el Colegio Particular Nuestra
Señora del Rosario.
INDICACIONES GENERALES:
Marque con una “X” la respuesta que usted considere la más adecuada
1) ¿Conoce Ud. la Filosofía organizacional (misión, visión y objetivos) del Colegio Particular
Nuestra Señora del Rosario?
2) ¿En su área de trabajo se utiliza manuales de procedimientos?
3) ¿Cómo evaluaría usted el trabajo en equipo?
4) ¿Recibe la capacitación necesaria para desarrollar correctamente su trabajo?
5) ¿Recibe reconocimiento por alcanzar los objetivos institucionales?
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
SI
NO
SI
NO
EXCELENTE
ACEPTABLE
MALA
SI
NO
SI
NO
Page 161
144
ANEXO C ENCUESTA PARA EL PERSONAL DE COLECTURÍA
FECHA DE REALIZACIÓN: 17/09/2013 REALIZADO POR: Myriam Pillalazo
OBJETIVO:
Evaluar la eficiencia y eficacia de la Capacidad Financiera del Colegio Particular Nuestra Señora
del Rosario.
INDICACIONES GENERALES:
Marque con una “X” la respuesta que usted considere la más adecuada
1) ¿La liquidez financiera de la compañía es solvente?
2) ¿La administración de la cartera de clientes es eficiente?
3) ¿Existe cumplimiento con los empleados en lo relacionados con sueldos y beneficios sociales?
4) ¿El personal responsable de esta área cuenta con la suficiente experiencia laboral y preparación
académica?
5) ¿Se cumple a cabalidad con lo expresado en el presupuesto anual?
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Page 162
145
ANEXO D. FACTURA
Page 163
146
ANEXO E. COMPROBANTE DE EGRESO
Page 164
147
ANEXO F. COMPROBANTE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
Page 165
148
ANEXO G. FOTOS DE LAS INSTALACIONES DEL COLEGIO “PARTICULAR
NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
Colegio Nuestra Señora del Rosario
Entrada principal
Page 166
149
Pasillos
Personal de Jardinería en labores diarias
Canchas deportivas
Alumnos en horas de recreo
Page 167
150
Áreas verdes
Talleres grupales con el alumnado de bachillerato
Patios del Colegio
Programa de fiesta de navidad
Page 168
151
Capilla
Charlas de motivación al personal de la institución
Teatro
Participación estudiantil
Page 169
152
Aulas de Educación Inicial
Didácticas en grupos con los alumnos de educación inicial
