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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y DE CONTROL INTERNO
DE LA LLANTERA “EL GATO” UBICADA AL SUR DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO.
AUTORA:
DEYSI CAROLINA CHAUCA TIPÁN
[email protected]
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
ING. MARCO ANTONIO QUINTANILLA ROMERO
[email protected]
QUITO DM, MAYO DEL 2015
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Chauca Tipán, Deysi Carolina (2015). Diseño de los
procedimientos contables y de control interno de la llantera
“EL GATO” ubicada al sur del Distrito Metropolitano de
Quito. Trabajo de investigación para optar por el grado de
Ingeniero en Contabilidad y Auditoría CPA, Facultad de
Ciencias Administrativas. Quito: UCE. 141 p.
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ii
DEDICATORIA
El esfuerzo y empeño que he puesto en la elaboración de mi trabajo de titulación, es para
Dios quien me dio la gracia de vivir y me ha permitido llegar hasta este momento
importante de mi formación profesional.
A mis padres Rigoberto y Martha, quienes han sido el motor de mi vida y han sabido
guiarme a lo largo de ella en lo personal, en lo académico y laboral.
A mis hermanas Josselyn y Daniela, quienes han sido por quienes mi esfuerzo vale la pena
día a día y para quienes quiero ser un ejemplo a seguir.
A toda mi familia y amigos que contribuyeron a que este sueño sea una realidad.
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iii
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por protegerme durante toda mi vida y darme las fuerzas necesarias para
superar obstáculos y dificultades que se me han presentado.
A mis padres Rigoberto y Martha, por todo el amor, motivación, la formación de valores y
conocimientos brindados hacia mí.
A la llantera “EL GATO” a su Gerente: Alfonso Paredes, por la ayuda brindada sin
reservas para el desenvolvimiento del presente trabajo.
En especial al distinguido Director Ing. Marco Quintanilla, que con su ayuda logro hacer
realidad mi sueño de ser una profesional.
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iv
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINSITRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, DEYSI CAROLINA CHAUCA TIPÀN, en calidad de autor del trabajo de titulación realizado
sobre “DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y DE CONTROL INTERNO
DE LA LLANTERA “EL GATO” UBICADA AL SUR DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO.” por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL
DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que
contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento
Quito, 22 de mayo del 2015
Deysi Carolina Chauca Tipán
C.I. 1722118914
[email protected]
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v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por la señorita
Deysi Carolina Chauca Tipán, para optar el título profesional cuyo tema es: “DISEÑO DE LOS
PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y DE CONTROL INTERNO DE LA LLANTERA “EL
GATO” UBICADA AL SUR DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO.” la misma
que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el
tribunal calificador.
En la ciudad de Quito, a los 22 días del mes de mayo de 2015.
Ing. Marco Antonio Quintanilla Romero
C.C. 1706562400
E-mail: [email protected]
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vi
Quito, 15 de noviembre del 2014
Ingeniero
Francisco Garzón
Decano de la Facultad de Ciencias Administrativas
Presente.-
De mis consideraciones:
Por medio de la presente Yo, Paredes Bombón Luis Alfonso con números de cédula 1708193493
en calidad de representante legal y administrador de LA LLANTERA “EL GATO”, me permito
informar a usted que autorizo a la señorita Deysi Carolina Chauca Tipán con número de cédula
1722118914 a realizar el proyecto de tesis de grado previo a la obtención del título de Ingeniera en
Contabilidad y Auditoría, nos comprometemos a brindarle acceso y colaboración en la entrega de
información requerida.
Es todo cuanto puedo certificar.
Atentamente,
Paredes Alfonso
Administrador
1708193493
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vii
CONTENIDO
DEDICATORIA ........................................................................................................ii
AGRADECIMIENTO ............................................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL ...................................................iv
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ......................................................... v
RESUMEN EJECUTIVO ...................................................................................... xvi
ABSTRACT .......................................................................................................... xvii
INTRODUCCIÓN ................................................................................................ xviii
CAPÍTULO I ............................................................................................................ 1
1. ASPECTOS GENERALES DE LA LLANTERA “EL GATO” ............................. 1
1.1. Descripción general de la compañía ............................................................. 1
1.1.1 Antecedentes ............................................................................................. 1
1.1.2 Productos y servicios ................................................................................. 2
1.2.1. Misión Visión ............................................................................................. 3
1.2.1.1 Misión .................................................................................................. 3
1.2.1.2 Visión ................................................................................................... 3
1.2.2. Objetivos: general y específicos .............................................................. 3
1.2.2.1 Objetivo general .................................................................................. 3
1.2.2.2 Objetivos específicos ...................................................................... 3
1.3.1 Estructura organizacional .......................................................................... 4
1.3.1.1. Organigrama Estructural.................................................................... 4
1.3.1.2 Organigrama funcional ....................................................................... 5
1.3.1.2.1 Gerencia General ......................................................................... 5
1.3.1.2.2 Contabilidad.................................................................................. 5
1.3.1.2.3 Comercialización y ventas ........................................................... 6
1.3.1.2.4 Oficiales Técnicos ........................................................................ 7
1.3.1.3 Organigrama de personal ................................................................... 7
1.4.1 Marco legal ................................................................................................ 8
1.4.1.1 Código Tributario ................................................................................ 9
1.4.1.2 Servicio de Rentas Internas ............................................................... 9
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viii
1.4.1.3 Código de Comercio ........................................................................... 9
1.4.1.4 Código de trabajo .............................................................................. 10
1.4.1.5 Ley de Régimen Tributario ............................................................... 10
1.4.1.6 Ley de seguridad social .................................................................... 10
CAPÍTULO II ......................................................................................................... 11
2. MARCO TEÓRICO – METODOLÓGICO ........................................................ 11
2.1. Contabilidad ............................................................................................... 11
2.2. Sistema contable ......................................................................................... 11
2.3. Normativa contable .................................................................................... 12
2.4. Proceso contable ......................................................................................... 12
2.4.1 Plan de cuentas ....................................................................................... 13
2.4.1.1. Estructura ......................................................................................... 13
2.4.1.2 Codificación de cuentas.................................................................... 14
2.4.2 Reconocimientos de las operaciones ..................................................... 16
2.4.3 Libro diario ............................................................................................... 17
2.4.4 Mayorización ............................................................................................ 17
2.4.5 Balance de comprobación ....................................................................... 17
2.4.6. Ajuste y reclasificaciones ....................................................................... 18
2.4.7 Estados financieros ................................................................................. 18
2.4.7.1. Estado de situación financiera ........................................................ 19
2.4.7.2. Estado de resultados integral .......................................................... 20
2.4.7.3 Estado de cambios en el patrimonio ................................................ 20
2.4.7.4. Estado de flujos de efectivo............................................................. 20
2.4.7.5. Notas a los estados financieros ...................................................... 20
2.4.8 Procedimientos contables ....................................................................... 22
2.4.8.1 Caja y Caja chica ............................................................................. 22
2.4.8.2 Arqueo de caja .................................................................................. 22
2.4.8.3 Bancos............................................................................................... 23
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ix
2.4.8.4 Conciliación bancaria ........................................................................ 23
2.4.8.5 Inventarios ......................................................................................... 24
2.4.8.6 Inspección física de inventarios ....................................................... 24
2.4.8.7 Compras ............................................................................................ 24
2.4.8.8 Ventas ............................................................................................... 24
2.4.9 Control Interno de las principales cuentas contables ......................... 25
2.4.9.1 Control interno de caja y bancos .................................................. 25
2.4.9.2 Control interno de cuentas por cobrar .......................................... 26
2.4.9.3 Control interno sobre Inventarios ................................................. 26
2.4.9.4 Control interno de Propiedad, planta y equipo ............................. 27
2.4.9.5 Control interno de cuentas por pagar ........................................... 27
2.4.10 Modelos de Control Interno COSO .................................................. 27
2.4.10.1 Control Interno COSO I ................................................................ 27
2.4.10.2 Control Interno COSO III .............................................................. 29
2.4.10.2.1 Entorno de control .................................................................... 30
2.4.10.2.2 Evaluación de riesgos .............................................................. 34
2.4.10.2.3 Actividades de control .............................................................. 36
2.4.10.2.4 Sistemas de información ........................................................ 38
2.4.10.2.5 Supervisión del sistema de control – Monitoreo .................... 39
2.4.11 Métodos de evaluación de control interno ....................................... 40
2.4.11.1 Método de Narrativo ..................................................................... 40
2.4.11.2 Método de Cuestionario ............................................................... 41
2.4.11.3 Método gráfico o flujogramas ....................................................... 43
CAPÍTULO III ........................................................................................................ 44
3. DIAGNOSTICO SITUACIONAL ACTUAL........................................................ 44
3.1 Orientación estratégica ............................................................................... 44
3.1.1 Fortalezas ............................................................................................. 44
3.1.2 Oportunidades ...................................................................................... 44
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x
3.1.3 Debilidades ........................................................................................... 45
3.1.4 Amenazas............................................................................................. 45
3.2 Matriz FODA ............................................................................................. 46
3.3 Análisis Interno .......................................................................................... 47
3.3.1 Clientes ................................................................................................. 47
3.3.2 Precios .................................................................................................. 47
3.3.3 Proveedores ......................................................................................... 52
3.3.4 Competencia ........................................................................................ 52
3.4 Tesorería .................................................................................................... 52
3.4.1 Caja .......................................................................................................... 52
3.4.1.1 Generalidades ...................................................................................... 52
3.4.1.2 Arqueos de Caja ................................................................................... 53
3.4.2.1 Cuentas bancarias ................................................................................ 53
3.4.2.2 Cheques ................................................................................................ 54
3.4.3 Facturación ........................................................................................... 54
3.4.5 Inventarios ............................................................................................ 55
3.4.6 Cuentas por pagar ............................................................................... 55
3.5 Contabilidad ............................................................................................... 55
3.6.1 Plan de cuentas ....................................................................................... 56
3.6.2 Balance de comprobación ....................................................................... 65
3.6.3 Balance General ...................................................................................... 70
3.6.4 Estado de resultados ............................................................................... 73
CAPÍTULO IV ........................................................................................................ 76
4. PROPUESTA DEL ESTUDIO .......................................................................... 76
4.1 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y CONTROL INTERNO ................. 76
4.1.1 Propósito .............................................................................................. 76
4.1.2 Planteamiento .......................................................................................... 76
4.1.3 Objetivos .................................................................................................. 76
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xi
4.1.3.1 General .............................................................................................. 76
4.1.3.1 Específicos ........................................................................................ 77
4.1.4 Alcance .................................................................................................... 77
4.1.5 Simbología de los flujogramas propuestos ............................................. 77
4.2 Procedimientos Contables ........................................................................ 78
4.2.1 Caja chica ................................................................................................ 78
4.2.1.1 Políticas ............................................................................................. 80
4.2.1.2 Procedimientos propuestos .............................................................. 81
4.2.1.3 Flujograma de procedimientos ......................................................... 82
4.2.2 Arqueo de caja ......................................................................................... 83
4.2.2.1 Políticas ............................................................................................. 85
4.2.2.2 Procedimientos propuestos .............................................................. 85
4.2.2.3 Flujograma de procedimientos ......................................................... 86
4.2.3 Bancos ..................................................................................................... 87
4.2.3.1 Políticas ............................................................................................. 89
4.2.3.1 Procedimientos propuestos (ingresos de bancos) .......................... 90
4.2.3.2 Flujograma de procedimientos (ingresos de bancos) .................... 91
4.2.2.3 Procedimientos propuestos (egresos de bancos) ........................... 91
4.2.2.4 Flujograma de procedimientos (egresos de bancos) ...................... 92
4.2.4 Conciliación bancaria .............................................................................. 92
4.2.4.2 Procedimientos propuestos .............................................................. 95
4.2.4.3 Flujograma de procedimientos ......................................................... 96
4.2.5 Inventarios................................................................................................ 97
4.2.5.1. Políticas .......................................................................................... 101
4.2.6 Inspección física de inventarios ............................................................ 102
4.2.6.1 Políticas ........................................................................................... 103
4.2.6.2. Procedimientos propuestos ........................................................... 104
Page 13
xii
4.2.6.3. Flujograma de procedimientos ...................................................... 104
4.2.7. Compras................................................................................................ 105
4.2.7.1 Políticas ........................................................................................... 106
4.2.7.2 Procedimientos propuestos ............................................................ 107
4.2.7.3 Flujo de procedimientos.................................................................. 108
4.2.8 Ventas .................................................................................................... 109
4.2.8.1 Políticas ........................................................................................... 110
4.2.8.2 Procedimientos propuestos ............................................................ 112
4.2.8.2 Flujo de Procedimientos ................................................................. 113
CAPÍTULO V ....................................................................................................... 114
5 CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES, BIBLIOGRAFIA ....................... 114
5.1 CONCLUSIONES .................................................................................... 114
5.2 RECOMENDACIONES ........................................................................... 114
5.3 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................ 116
5.4 ANEXOS .................................................................................................. 119
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xiii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Organigrama estructural de la llantera “EL GATO”. ........................... 4
Figura 1.2 Funciones del Gerente General ........................................................... 5
Figura 1.3 Funciones del Contador General ......................................................... 6
Figura 1.4 Funciones del Jefe de comercialización y ventas................................ 6
Figura 1.5 Funciones de los oficiales de primer y segunda .................................. 7
Figura 1.6 Organigrama de personal de la llantera “EL GATO ............................ 7
Figura 2.1 Contenido del proceso contable ......................................................... 13
Figura 2.2 Componentes del COSO I .................................................................. 29
Figura 2.3 Evolución de COSO I a COSO III ....................................................... 30
Figura 2.4 Cuestionario de control interno........................................................... 42
Figura 2.5 Elementos básico de un flujograma ................................................... 43
Figura 3.1 Matriz FODA........................................................................................ 46
Figura 3.2 Lista de precios Continental ............................................................... 48
Figura 3.3 Lista de precios Hankook ................................................................... 49
Figura 3.4 Lista de precios Bridgestone .............................................................. 50
Figura 3.5 Lista de precios Deestone .................................................................. 51
Figura 3.6 Lista de proveedores .......................................................................... 52
Figura 4.1 Simbología de los flujogramas propuestos ........................................ 78
Figura 4.2 Vale de caja chica ............................................................................... 79
Figura 4.3 Liquidación de gastos de caja chica .................................................. 80
Figura 4.4 Procedimiento de caja chica ............................................................... 81
Figura 4.5 Flujograma de caja chica .................................................................... 82
Figura 4.6 Arqueo de caja chica .......................................................................... 84
Figura 4.7 Procedimiento de arqueo de caja chica ............................................. 85
Figura 4.8 Flujograma de arqueo de caja chica .................................................. 86
Figura 4.9 Comprobante de ingreso .................................................................... 88
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xiv
Figura 4.10 Comprobante de egreso ................................................................... 89
Figura 4.11 Procedimiento de ingresos de bancos ............................................. 90
Figura 4.12 Flujograma de ingresos a bancos .................................................... 91
Figura 4.13 Procedimiento de egreso de bancos ................................................ 91
Figura 4.14 Flujograma de egresos de bancos ................................................... 92
Figura 4.15 Formato conciliación Bancaria ......................................................... 94
Figura 4.16 Procedimiento de conciliación bancaria. .......................................... 95
Figura 4.17 Flujograma de conciliación bancaria ................................................ 96
Figura 4.18 Nota de ingreso a bodega/inventario ............................................... 98
Figura 4.19 Nota de egreso a bodega/inventario ................................................ 99
Figura 4.20 Requisición de productos o mercaderías ....................................... 100
Figura 4.21 Control de inventarios kárdex ......................................................... 101
Figura 4.22 Inspección física de inventarios ..................................................... 103
Figura 4.23 Procedimiento de inspección física de inventario ......................... 104
Figura 4.24 Flujograma de inspección física de inventario ............................... 104
Figura 4.25 Orden de compra ............................................................................ 106
Figura 4.26 Procedimientos de compras ........................................................... 107
Figura 4.27 Flujograma de procedimiento de compras..................................... 108
Figura 4.28 Proforma de venta .......................................................................... 110
Figura 4.29 Procedimiento de Ventas................................................................ 112
Figura 4.30 Flujograma de procedimiento de ventas ........................................ 113
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xv
ANEXOS
Anexo A Registro Único de Contribuyentes ...................................................... 119
Anexo B Permiso de funcionamiento LUAE ...................................................... 120
Anexo C Proforma de venta de la Llantera “EL GATO” .................................... 121
Anexo D Factura de Ventas de la Llantera “EL GATO” .................................... 122
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xvi
RESUMEN EJECUTIVO
“DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y DE CONTROL INTERNO DE
LA LLANTERA “EL GATO” UBICADA AL SUR DEL DISTRITO METROPOLITANO
DE QUITO.”
La presente investigación tiene como finalidad realizar un diseño de procedimientos contables y de
control interno en la llantera “EL GATO” ubicada al sur del Distrito Metropolitano de Quito.
El nivel competitivo de las micro empresas cada vez es más intenso y se tienen que tomar medidas
para satisfacer sus requerimientos; como contar con un sistema contable y de control interno
adecuado que brinde seguridad en la ejecución de las actividades diarias ya que el gerente moderno
necesita contar día a día con información de su situación económica y financiera de una manera
oportuna, eficaz y veraz.
Palabras claves:
1. CONTABILIDAD
2. CONTROL INTERNO
3. ESTADOS FINANCIEROS
4. POLÍTICAS
5. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
6. SISTEMA CONTABLE
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xvii
ABSTRACT
"DESIGN OF ACCOUNTING PROCEDURES AND INTERNAL CONTROL FOR THE
TIRE SERVICE "EL GATO" LOCATED SOUTH OF METROPOLITAN DISTRICT OF
QUITO."
This research aims to make a design of the accounting and internal control in the tire service "EL
GATO" located south of the Metropolitan District of Quito.
The competitive level of micro-enterprises is becoming more intense and you have to take
measures to meet requirements; such as having an adequate accounting and internal control system
to provide security in the execution of daily activities, as the modern manager needs to have every
day information of its economic and financial situation in a timely, efficient and accurate manner.
Keywords:
1. ACCOUNTING
2. INTERNAL CONTROL
3. FINANCIAL STATEMENTS
4. POLICIES
5. ACCOUNTING PROCEDURES
6. ACCOUNTING SYSTEM
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INTRODUCCIÓN
El objeto de la siguiente investigación tiene como objeto el diseño de los procedimientos contables
y de control interno de la llantera “EL GATO” ubicada al sur del Distrito Metropolitano de Quito,
con el objeto de brindar seguridad en la ejecución de las actividades diarias ya que el gerente
moderno necesita contar día a día con información de su situación económica y financiera de una
manera oportuna, eficaz y veraz.
El tema que se llevará a cabo exige un profundo estudio que abarcará un examen comprensivo y
constructivo de la estructura de la empresa en cuanto a sus procedimientos contables y sus
controles con lo cual se precisarán las pérdidas o ganancias reales, para así mejorar dichos
procedimientos, las formas de control y lograr que las operaciones sean más eficientes y nos
permita optimizar todos los recursos.
Cabe indicar que un trabajo similar no se ha efectuado en la empresa objeto de estudio, por
consiguiente, la propuesta del sistema contable responderá a la necesidad real del negocio
permitiendo fortalecer el control de su situación económica financiera.
El desarrollo de la investigación contiene:
CAPITULO I: Hace referencia a los aspectos generales de las llantera “EL GATO”, antecedentes,
constitución, direccionamiento estratégico, su organización estructural y funcional, así como el
marco legal fundamental para dar cumplimiento con las entidades de control.
CAPÍTULO II: Incluye todo el marco teórico – metodológico necesario para desarrollar el tema
de investigación, en cuanto a procedimientos contables vigentes y control interno basado en COSO
2013.
CAPÍTULO III: Trata sobre el diagnóstico situacional actual de la llantera “EL GATO”, en el
ámbito contable, control interno, factores internos y externos en un análisis FODA, así como una
encuesta y entrevista con el Gerente General.
CAPÍTULO IV: Contiene la propuesta de diseño de los procedimientos contables y de control
interno
CAPÍTULO V: Contiene las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos tratados en el
desarrollo del trabajo de titulación.
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1
CAPÍTULO I
1. ASPECTOS GENERALES DE LA LLANTERA “EL GATO”
1.1. Descripción general de la compañía
1.1.1 Antecedentes
El Señor Alfonso Paredes dueño de la Llantera “EL GATO” es una persona emprendedora quien
tuvo como objetivo toda su vida el tener un negocio propio y después de haber estado diez años
trabajando en áreas afines como inmigrante en España regreso a su País natal a establecer a su
familia.
Es así que surgió la necesidad de tener una actividad generadora de ingresos para su subsistencia y
gracias a la experiencia obtenida en el extranjero durante todo el tiempo de servicios prestados y a
sus ahorros durante ese tiempo logró formar su taller con el apoyo incondicional de su esposa y la
fuerza que genera el tener hijos pequeños.
La Llantera “EL GATO”, inicio legalmente sus actividades económicas ante el Servicio de Rentas
Internas el 12 de febrero del 2008, con la actividad de venta al por menor de accesorios y partes
nuevas y usadas de vehículos automotores y transporte de carga pesada. La comercialización es
directa con el consumidor en el taller.
La llantera “EL GATO” para la realización de su actividad económica, se encuentra ubicada al sur
del Distrito Metropolitano de Quito, sector Santa Rita, Av. Mariscal Sucre # 1536 y Tabiazo,
Diagonal al Centro Comercial al Costo.
En el año 2010, el señor Paredes decide invertir en la infraestructura de su negocio para agrandar el
mismo y hacer una entrada desde la Av. Mariscal Antonio José de Sucre logrando así captar mejor
su clientela y con ello en diciembre del 2012 el negocio supera los montos establecidos y se
convierte en persona natural obligada a llevar contabilidad, debido a esto, adquieren un programa
de contabilidad denominado ELITE, pero simplemente alimentan el sistema de compras y ventas
con lo cual generan un reporte y realizan declaraciones mensuales de impuesto al valor agregado y
retenciones de impuesto a la renta es decir una contabilidad netamente tributaria.
El programa contable con el que cuenta la llantera no es explotado al 100% por lo tanto no se
justifica el gasto que se realizó para su adquisición. La razón es que no cuentan con un contador a
Page 21
2
tiempo completo, la persona que les ayuda con la contabilidad va solamente tres veces al mes y
debido a esto el dueño no puede tener información de manera oportuna y precisa, acerca de cómo
se encuentra su negocio para poder tomar decisiones acertadas.
Cumplen mensualmente con sus obligaciones ante el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y
Servicio de Rentas Internas, el control de inventarios es deficiente, puesto que solo llevan un
registro manual pero no es periódico.
En cuanto a lo que tiene que ver con el impacto ambiental, durante el primer año las llantas usadas
que ya no servían para reencauche o renovación, simplemente se las botaba en lugares que no son
de reciclaje, a partir del segundo año, comenzó a donar estas llantas usadas a la fábrica
“ECOCAUCHO”, la cual tuvo la iniciativa de recolectar todas estas llantas para fabricar unas
nuevas y venden a precios cómodos a quienes donaron sus llantas, hace 3 meses sacaron al
mercado adoquines de caucho y este nuevo producto la Llantera “EL GATO” pretende incluirlo a
su stock de inventario.
La pequeña empresa es reconocida en su sector, aunque la competencia que tiene a su alrededor es
demasiado fuerte su dueño ha sabido como impulsar su negocio y de una manera competitiva.
Su cartera de clientes está conformada en su totalidad por consumidores finales pero no se cierran a
la idea de ser distribuidores a clientes con mayor fuente de ingresos.
En la actualidad las actividades de la Llantera “EL GATO” están orientadas a la prestación de
servicios y venta de productos de la mejor calidad a precios accesibles en relación al mercado en el
que se desarrollan.
1.1.2 Productos y servicios
Productos
Partes y piezas de vehículos:
a) Llantas y aros para todo tipo de vehículos
b) Pastillas de frenos para todo tipo de vehículos
Page 22
3
Servicios
a) Reencauche o renovación de llantas.
b) Alineación, balanceo y corrección de camber y caster.
c) Alquiler de dos winchas dentro y fuera de la ciudad.
1.2. Direccionamiento Estratégico
1.2.1. Misión Visión
1.2.1.1 Misión
“Ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio y productos con altos estándares de calidad a precios
accesibles, satisfaciendo sus expectativas.” (Llantera "EL GATO", 2014, pág. 3)
1.2.1.2 Visión
“Ser reconocida en la industria de las llantas y comercializar partes y piezas de vehículos y
servicios con nivel de competencia nacional” (Llantera "EL GATO", 2014, pág. 3)
1.2.2. Objetivos: general y específicos
1.2.2.1 Objetivo general
Comercializar partes y piezas para todo tipo de vehículos, prestar sus servicios de manera
responsable y efectiva, satisfaciendo necesidades de los clientes y maximizar su rentabilidad.
1.2.2.2 Objetivos específicos
1. Posicionarse en el sector en el cual desarrolla su actividad económica.
2. Ampliar la cartera de clientes.
3. Abrir una sucursal con terreno propio.
4. Generar fuentes de trabajo, contribuyendo al desarrollo del país.
5. Mejorar su infraestructura y ampliar su gama de productos con el objeto de mejorar la
atención y brindar confort a sus clientes.
Page 23
4
GERENCIA GENERAL
COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
CONTABILIDAD OFICIAL TÉCNICO DE
PRIMERA
OFICIAL DE SEGUNDA
1.3.1 Estructura organizacional
Objetivo
Definir una adecuada estructura organizacional, estableciendo con precisión las funciones y
responsabilidades de todos quienes conforman la Llantera “EL GATO” tanto a nivel administrativo
y operativo.
El éxito que ha venido teniendo la pequeña empresa tiene mucho que ver con la calidad de talento
humano que forma parte de la gestión administrativa y operativa.
1.3.1.1. Organigrama Estructural
Representación gráfica de la estructura orgánica de una organización o de una de sus áreas, y debe
reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades, áreas o departamentos que la integran,
su respectiva relación en la organización, niveles jerárquicos que se manejan y los canales formales
de comunicación. (Gobierno de Zacatecas, 2013) párr. 1
A continuación el organigrama estructural de la Llantera “EL GATO”
Figura 1.1 Organigrama estructural de la llantera “EL GATO”. Adaptado de:
“Direccionamiento Estratégico”. Por: Kathy Olmedo. Año: 2014.
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5
1.3.1.2 Organigrama funcional
La Llantera “EL GATO” estipula las tareas de cada área, determinando cargo, funciones y
obligaciones a cada empleado.
A continuación la descripción de funciones por áreas:
Área: Administrativa
1.3.1.2.1 Gerencia General
Objetivo general.- Gestionar y tomar decisiones sobre las actividades que realiza la empresa,
ejerciendo autoridad para dar fiel cumplimiento a lo establecido.
1.3.1.2.2 Contabilidad
Objetivo general.- Controlar el proceso contable hasta su presentación de Estados Financieros
razonables.
Figura 1.2 Funciones del Gerente General
CARGO: GERENTE GENERAL
PRINCIPALES FUNCIONES
a) Representar a la empresa legalmente
b) Planificar, dirigir y controlar las actividades generales de la empresa.
c) Dar cumplimiento de las actividades encomendadas a sus subalternos.
d) Establecer líneas de responsabilidad y autoridad
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6
Figura 1.3 Funciones del Contador General
1.3.1.2.3 Comercialización y ventas
Objetivo general.- Brindar una excelente atención al cliente e impulsar el incremento de ventas de
los productos y servicios que ofrece la empresa.
Figura 1.4 Funciones del Jefe de comercialización y ventas
CARGO: CONTADOR GENERAL
PRINCIPALES FUNCIONES
e) Revisar, registrar y archivar de forma adecuada los documentos
fuente.
f) Realizar los registros contables oportunamente.
g) Guardar respaldos de la información contable.
h) Realizar inventarios físicos periódicamente y conciliarlos con los
inventarios contables.
i) Entregar balances mensuales
j) Cumplir con todas las obligaciones tributarias, fiscales y laborales
ante las entidades pertinentes.
CARGO: JEFE DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
PRINCIPALES FUNCIONES
a) Atención personalizada al cliente.
b) Determinar precios, aplicar descuentos y promociones de los
productos y servicios que ofrece la Llantera.
c) Facturar y cobrar.
d) Mantener un stock de mercadería adecuado que permita cumplir con
los requerimientos de los clientes.
e) Codificar y controlar los inventarios.
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Área: Operativa
1.3.1.2.4 Oficiales Técnicos
Objetivo general: Brindar un servicio de calidad y prestar asesoría personalizada al cliente.
Figura 1.5 Funciones de los oficiales de primer y segunda
1.3.1.3 Organigrama de personal
Figura 1.6 Organigrama de personal de la llantera “EL GATO”. Adaptado de: “Direccionamiento
Estratégico”. Por: Kathy Olmedo. Año: 2014.
GERENCIA GENERAL
ALFONSO PAREDES
COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
YOLANDA PARCO
CONTABILIDAD
KATHY OLMEDO
OFICIAL TÉCNICO DE PRIMERA
GEOVANNY PARCO
OFICIAL DE SEGUNDA
BRYAN PAREDES
CARGO: OFICIALES DE PRIMERA Y SEGUNDA
PRINCIPALES FUNCIONES
a) Instalar el producto que el cliente adquiera.
b) Reparar vehículos.
c) Prestar el servicio de reencauche de llantas.
d) Brindar asesoría de daños y defectos de vehículos.
e) Prestar el servicio Alineación, balanceo y corrección de camber y caster.
f) Conducir las winchas cuando el servicio sea requerido
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8
La organización actual está conformada por dos niveles:
1. Nivel Directivo
2. Nivel Operativo
Nivel Directivo.-
Actualmente está conformado por el Señor Luis Alfonso Paredes Bombón que es el propietario y
actúa en calidad de Gerente General encargado de gestionar y controlar todas las actividades que
realiza la empresa.
Nivel Operativo.-
Contadora: Kathy Olmedo encargada de cumplir con las obligaciones tributarias
Comercialización: María Yolanda Parco Tipán encargada de Atender al cliente y ofrecer productos,
aplicar descuentos, facturar y cobrar.
Oficial de primera: Geovanny Parco encargado de Instalar el producto que el cliente adquiera,
reparar vehículos y los demás servicios que presta la Llantera, brindar Asesoría de daños y defectos
de vehículos
Oficial de segunda: Bryan Paredes encargado de las actividades operativas bajo supervisión del
oficial de primera.
1.4.1 Marco legal
La Llantera “EL GATO” se inscribió en el registro único de contribuyentes el 12 de febrero del
2008 con la actividad de venta al por menor de accesorios y partes nuevas y usadas de vehículos
automotores y transporte de carga pesada y comenzó a cumplir con sus obligaciones tributarias.
Cumple con los permisos de funcionamiento solicitados por el Municipio de Quito.
Las siguientes Leyes son las que están inmersas en la actividad de la Llantera “EL GATO”
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1.4.1.1 Código Tributario
Art. 1.- Ámbito de aplicación.- Los preceptos del código tributario regulan las relaciones jurídicas
provenientes de los tributos, entre los sujetos activos y los contribuyentes o responsables de
aquellos. Se aplicarán a todos los tributos: nacionales, provinciales, municipales o locales o de otros
entes acreedores de los mismos, así como a las situaciones que se deriven o se relacionen con ellos.
(Comisión de Legislación y codificación, 2012, pág. 2)
1.4.1.2 Servicio de Rentas Internas
El Servicio de Rentas Internas busca ser una organización sustentada en los principios de justicia,
equidad y absoluta neutralidad política, fundamentales para su relación con el contribuyente, pero
también con quienes aspiran, en ejercicio de su legítimo derecho, a ocupar una posición en la
entidad. Estos principios asignan imparcialidad a la Administración Tributaria e independencia para
definir sus políticas y estrategias de gestión y han permitido se maneje con equilibrio, transparencia
y firmeza en la toma de decisiones. Guiarse bajo estos principios, le garantiza la aplicación confiable
y transparente de las políticas y legislación tributaria. (Servicio de Rentas Internas, 2014), párr. 1
Tiene las siguientes facultades:
a) Determinar, recaudar y controlar los tributos internos.
b) Difundir y capacitar al contribuyente respecto de sus obligaciones tributarias.
c) Preparar estudios de reforma a la legislación tributaria
d) Aplicar sanciones.
La Llantera “EL GATO” cumple con sus pagos y obligaciones mensuales, como son la declaración
del impuesto al valor agregado en el formulario 104 y declaración de retenciones en la fuente en el
formulario 103, por ser una persona natural obligada a llevar contabilidad, así también anualmente
realiza la declaración de impuesto a la renta.
1.4.1.3 Código de Comercio
Artículo 1.- El Código de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones
mercantiles, y los actos y contratos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.
El principal objetivo de todo código de comercio consiste en reglamentar y regular las relaciones
mercantiles. En torno a esta actividad se han desarrollado toda una serie de normales legales cuyo
principal fin es poner límites al libre albedrío en el sistema comercial. De esta manera, se establece un
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marco legal en el que los diferentes agentes mercantiles han de moverse, pues aunque estamos ante
una época de plenitud librecambista, no todo vale en el comercio. (Barroso, 2012), párr. 2
1.4.1.4 Código de trabajo
El Código de Trabajo del Ecuador fue expedido con la finalidad de regular las relaciones entre
empleadores y trabajadores, convirtiéndose así en el documento normativo que rige la actividad
laboral del país, basándose en las disposiciones contempladas en la Constitución Política de la
República; convenios con la Organización Internacional del Trabajo (OIT), ratificados por el
Ecuador; entre otras legislaciones laborales vigentes
El Ministerio de Trabajo está encargado de ejercer la rectoría de las políticas laborales, fomentar la
vinculación entre oferta y demanda laboral, proteger los derechos fundamentales del trabajador y
empleador, y ser el ente rector de la administración del desarrollo institucional, de la gestión del
talento humano y de las remuneraciones del Sector.
1.4.1.5 Ley de Régimen Tributario
“La Ley de Régimen Tributario Interno, tiene la jerarquía de Orgánica por artículo 153 de Decreto
Legislativo No. 00, publicado en Registro Oficial Suplemento 242 de 29 de Diciembre del 2007
Normas Internacionales de Información Financiera.” (H. Congreso Nacional, La Comisión de
Legislación y Codificación, 2014, pág. 1)
1.4.1.6 Ley de seguridad social
Todos los empleados de la Llantera “EL GATO” están afiliados en el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social con el fin de velar por sus necesidades de salud y de esta manera cumplimos con
lo que estipula la ley, logrando así que el recurso humano se sienta comprometido con la empresa.
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CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO – METODOLÓGICO
2.1. Contabilidad
“Permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia
de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.” (Fierro Martínez,
2011, pág. 21)
Se define como la tecnología social cuyo objeto es la producción de conocimientos, que se generan a
partir de una información sistematizada que puede ser utilizada para aportar racionalidad en los
procesos decisorios del sistema socioeconómico.
El campo de la Contabilidad incluye operaciones que le son propias, como la inscripción registral
(teneduría de libros), la medición (valuación), la descripción (exposición) y la explicación (análisis e
interpretación).
Tales actividades aplican técnicas derivadas de la metodología científica: los registros han dado origen
al desarrollo de métodos simples (como la partida simple y la partida doble); o más sofisticados (como
la partida matricial); técnicas de medición tales como el valor de utilización económica, los valores
corrientes o la moneda constante; técnicas de revelación como los estados contables trascendidos a
terceros, la matriz de insumo-producto o los tableros de control y gestión; y técnicas de análisis e
interpretación.
Todas estas actividades técnicas tienen una base científica cada una de ellas y confluyen posibilitando
una información especializada que los seres humanos aplican para conocer, explicar y predecir la
realidad. (Gil, 2012, págs. 97-98)
2.2. Sistema contable
“Conjunto orgánico de registrar documentos destinados a la anotación de los hechos, traducidos en
formulas contables, que se conocen. Un sistema contable se caracteriza por tanto por el número y
disposición de los diarios que utiliza.” (Garnier, 2011, pág. 167)
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen tanto para la
toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la
información, las nuevas demandas de ala información abren campo a la introducción de nuevos
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12
conceptos que puede llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se realizó el adecuado
manejo, reconocimiento y medición, dentro de los nuevos conceptos que surgen como consecuencia
de un entorno en continuo cambio se tiene. (Sarmiento, 2007, pág. 90)
2.3. Normativa contable
Son todas las leyes, principios y reglas que todas las empresas constituidas legalmente en Ecuador
deben cumplir de acuerdo al desarrollo de sus actividades del giro del negocio.
Se encuentran en vigencia los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) y las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC),
las últimas se aplicarán en caso de que no se estipulara su contenido en los dos primeras
mencionas.
Con el objetivo de unificar la presentación de Estados Financieros y Políticas Contables mundiales,
se han emitido las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF’s), las mismas que
tienen como objetivo que la presentación de los estados financieros sean uniformes y que todo lo
que se presente en los mismos sea demostrable y han sido aplicadas como lo señalo el cronograma
de aplicación según resolución de la Superintendencia de Compañías.
2.4. Proceso contable
Es un conjunto de operaciones que se realizan durante un ejercicio económico, el cual tiene una
duración de un año. El proceso ordenado y sistemático de registros contables, inicia con una fuente
documental, posteriormente el registro en los diferentes diarios contables hasta la preparación de
los estados financieros los cuales servirán de base para la toma de decisiones.
Según el principio de empresa en funcionamiento, la actividad de una empresa deba considerarse de
carácter ilimitado, ésta suele dividirse en ciclos anuales. Esta división se basa en diversas razones:
a. En cuanto a la legislación fiscal, cada año se han de liquidar con la Administración Pública los
impuestos que se derivan de los beneficios.
b. En cuanto a la legislación mercantil, el Código de Comercio obliga a las empresas a redactar y
presentar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de la empresa tras el cierre de cada ejercicio.
c. Desde el punto de vista de la propia empresa, es conveniente tener información que permita
conocer su situación económico-financiera, así como sus resultados para poder tomar las decisiones
pertinentes en mejores condiciones, es así que los resultados se las obtiene cada 6 meses.” (Bravo,
Mercedes, 2008, pág. 54)
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13
Figura 2.1 Contenido del proceso contable
2.4.1 Plan de cuentas
El plan de cuentas es un instrumento que permite presentar estados financieros a la gerencia,
identificando cada una de las cuentas, ordenadas de forma sistemática, proporcionando su código y
nombre, facilita el registro contable en los sistemas informáticos.
2.4.1.1. Estructura
El plan de cuentas se debe estructurar de acuerdo a las necesidades de información que requiera la
empresa, el plan debe ser sistemático, ordenado, flexible, homogéneo y claro. Es recomendable
diseñar el plan de cuentas en base al formulario 101 o 102 para la declaración del impuesto a la
renta que emite el Servicio de Rentas Internas.
DOCUMENTOS
FUENTE
ESTADO DE
SITUACION INICIAL
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR LIBROS AUXILIARES
BALANCE DE
COMPROBACIÓN
AJUSTES
ESTADO DE SITUACION
FINANCIERA
ASIENTOS DE CIERRE
ESTADO DE RESULTADOS
ESTADOS
FINANCIEROS
ESTADO DE CAMBIOS EN
EL PATRIMONIO
ESTADO DE FLUJO DE
EFECTIVO
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14
Si el plan de cuentas es ingresado de manera correcta en los sistemas informáticos contables, no se
tendrá ninguna clase de dificultad al presentar los estados financieros al cierre de un ejercicio
económico.
2.4.1.2 Codificación de cuentas
La codificación de cuentas consiste en asignar un número, una letra o un sistema combinado a cada
una para facilitar la Mayorización, estructurar el plan de cuentas o para el procesamiento de datos
en los sistemas contables. Es posible reconocer una cuenta por su número en ausencia del nombre
El plan de cuentas debe ser agrupado y jerarquizado por niveles.
Primer Nivel
Situación financiera
1) Activos
2) Pasivos
3) Patrimonio
Situación económica
4) Ingresos
5) Gastos
Segundo nivel
Activo
a) Activo corriente
b) Activo no corriente
Pasivo
a) Pasivo corriente
b) Pasivo no corriente
Patrimonio
a) Capital
b) Reservas
c) Superávit
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d) Resultados
Ingresos
a) Ingresos operacionales
b) Ingresos no operacionales
Gastos
a) Gastos operacionales
b) Gastos no operacionales
Cuentas de orden
a) Deudoras
b) Acreedoras
El plan de cuentas una vez analizado y codificado quedaría de la siguiente manera:
1. Activo
1.1. Activo corriente
1.1.1. Disponible
1.1.1.1 Caja
1.1.1.2 Bancos
1.1.2.01Banco del Austro
1.2. Activo no corriente
2. Pasivo
2.1. Pasivo corriente
2.2. Pasivo no corriente
3. Patrimonio
3.1. Capital
3.2. Reservas
3.3. Superávit de capital
3.4. Resultados
4. Ingresos
4.1. Ingresos operacionales
4.2. Ingresos no operacionales
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16
5. Gastos
5.1. Gastos operacionales
5.2. Gastos no operacionales
2.4.2 Reconocimientos de las operaciones
Es el inicio del proceso contable ya que en ese momento tenemos contacto con la documentación
fuente la cual es el respaldo de toda operación comercial y es donde se identifica la naturaleza, el
alcance y que cuentas contables serán afectadas.
Estos documentos son la evidencia escrita que dan origen a los registros contables y deben ser
archivados de manera idónea y durante el tiempo que establece la Ley.
Actualmente varias empresas están adoptando la facturación electrónica en estos casos, se debe
llevar un archivo virtual de todos estos documentos que tienen total validez tributaria e imprimir en
papel reciclable si es necesario para continuar con el archivo manual.
Clasificación
a) Documentos negociables
b) Documentos no negociables
Documentos negociables
Son aquellos que completan la actividad comercial, generalmente se utilizan para cancelar una
deuda, para garantizar una obligación, para financiar una obra, etc. Su redacción está sujeta a ciertas
formalidades legales. Los documentos más utilizados son: cheque, letra de cambio, pagaré, etc.
( Bravo Valdivieso, 2009, pág. 35)
Documentos no negociables
Son aquellos que se requieren para la buena marcha de la empresa, son de uso diario, constante y
corriente, están ligados a la vida misma del comercio, son indispensables para el control de la
empresa. Los documentos más utilizados son: factura, comprobante de ingreso y egreso, nota de
débito y crédito, etc. ( Bravo Valdivieso, 2009, pág. 35)
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17
2.4.3 Libro diario
También llamado Jornalización, en este libro se registra cada una de las transacciones comerciales
de manera cronológica, mediante asientos contables.
Asiento contable.- consiste en registrar cada una de las transacciones en cuentas deudoras y
acreedoras aplicando el principio de partida doble.
Todo asiento debe tener lo siguiente:
1) Fecha
2) Número del asiento
3) Cuenta deudora
4) Cuenta acreedora
5) Descripción de la operación
Clasificación de los asientos
a) Asientos simples.- constan de una sola cuenta deudora y de una cuenta acreedora.
b) Asientos compuestos.- constan de dos o más cuentas deudoras y dos o más acreedoras.
c) Asientos mixtos.- constan de una cuenta deudora y de dos o más cuentas acreedoras o
viceversa.
( Bravo Valdivieso, 2009, págs. 50-51)
2.4.4 Mayorización
Con los nuevos sistemas contables este libro se genera de manera automática, presentando los
valores de forma detallada y clasificada de todos los asientos jornalizados previamente,
identificando débitos, créditos y saldo de cada cuenta.
Libros auxiliares
Son necesarios para efectos de control del libro mayor, los libros auxiliares más utilizados son para
identificar cuentas y documentos por cobrar y pagar, para poder tener un detalle exacto de cuanto
debemos y cuanto nos deben.
2.4.5 Balance de comprobación
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18
Este balance presenta de manera resumida el total de débitos y créditos de cada una de las cuentas,
permitiendo comprobar la exactitud de los saldos tanto deudor como acreedor. Refleja la
contabilidad en un determinado período y sirve de base al momento de preparar la presentación de
las cuentas.
2.4.6. Ajuste y reclasificaciones
Permiten presentar saldos razonables a través de la depuración oportuna y apropiada de todas las
cuentas, que por diversos motivos no presentan valores. Las principales causas para realizar ajustes
son: faltas de registro de las operaciones efectuadas, selección equivocada de cuentas y aplicación
de valores incorrectos, uso sistemático de bienes y servicios o por abusos o exceso de confianza de
parte de los custodios de dinero o bienes.
Los ajustes que con más frecuencia se presentan son los siguientes:
a) Errores.
b) Usos indebidos de efectivo y bienes.
c) Pérdidas fortuitas.
d) Pre pagados y pre cobrados.
e) Gastos y rentas pendiente de pago y cobro respectivamente.
f) Depreciación de propiedad, planta y equipo.
g) Provisiones para posibles incobrables.
2.4.7 Estados financieros
El objetivo básico de la presentación de los estados financieros es proporcionar información que
sea útil para la toma de decisiones y permite evaluar el desempeño de períodos pasados.
Los estados financieros presentan razonablemente:
a) La situación financiera
b) El rendimiento financiero
c) Los flujos de una entidad
Estados financieros básicos
a. Estado de situación financiera
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19
b. Estado de resultados integrales
c. Estado de cambios en el patrimonio
d. Estado de flujos del efectivo
e. Notas a los estado financieros
2.4.7.1. Estado de situación financiera
Una entidad presentará en el estado de situación financiera partidas adicionales, encabezamientos y
subtotales, cuando sea relevante para comprender su situación financiera
Cuando una entidad presente en el estado de situación financiera los activos y los pasivos clasificados
en corrientes o no corrientes, no clasificará los activos (o los pasivos) por impuestos diferidos como
activos (o pasivos) corrientes.
Esta Norma no prescribe ni el orden ni el formato en que una entidad presentará las partidas. El
párrafo 54 simplemente enumera partidas que son lo suficientemente diferentes, en su naturaleza o
función, como para justificar su presentación por separado en el estado de situación financiera.
Además:
a) Se añadirán otras partidas cuando el tamaño, naturaleza o función de una partida o grupo de
partidas sea tal que la presentación por separado resulte relevante para comprender la situación
financiera de la entidad; y
b) Las denominaciones utilizadas y la ordenación de las partidas o agrupaciones de partidas similares,
podrán ser modificadas de acuerdo con la naturaleza de la entidad y de sus transacciones, para
suministrar información que sea relevante para la comprensión de la situación financiera de la
entidad. Por ejemplo, una institución financiera puede modificar las denominaciones anteriores
para proporcionar información que sea relevante para sus operaciones.
Una entidad decidirá si ha de presentar partidas adicionales de forma separada en función de una
evaluación de:
a) La naturaleza y la liquidez de los activos;
b) La función de los activos dentro de la entidad; y
c) Los importes, la naturaleza y el plazo de los pasivos.
La utilización de diferentes bases de medición para distintas clases de activos sugiere que su
naturaleza o su función difieren y, en consecuencia, que deben ser presentados como partidas
separadas. Por ejemplo, ciertas clases de propiedades, planta y equipo pueden contabilizarse al costo
histórico, o por sus importes revaluados, de acuerdo con la NIC 16. (IFRS, foundation, 2014, pág. 10)
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20
2.4.7.2. Estado de resultados integral
“Está compuesto de dos segmentos: los ingresos y gastos que afectan a los resultados del periodo, y
otro resultado integral, que son ganancias que van directo al patrimonio como por ejemplo la
revalorización de propiedades, planta y equipos.” (Puruncajas, 2010, pág. 30)
Una entidad puede utilizar, para denominar a los estados, títulos distintos a los utilizados en esta
Norma. Por ejemplo, una entidad puede utilizar el título “estado del resultado integral” en lugar de
“estado del resultado” y otro resultado integral.
Una entidad puede presentar un estado del resultado del periodo y otro resultado integral único, con el
resultado del periodo y el otro resultado integral presentados en dos secciones. Las secciones se
presentarán juntas, con la sección del resultado del periodo presentado en primer lugar seguido
directamente por la sección de otro resultado integral. Una entidad puede presentar la sección del
resultado del periodo en un estado de resultado del periodo separado. Si lo hace así, el estado del
resultado del periodo separado precederá inmediatamente al estado que presente el resultado integral,
que comenzará con el resultado del periodo.” (IFRS, foundation, 2014, pág. 4)
2.4.7.3 Estado de cambios en el patrimonio
Los cambios en el patrimonio de una entidad, entre el comienzo y el final del periodo sobre el que se
informa, reflejarán el incremento o la disminución en sus activos netos en dicho periodo. Excepto por
lo que se refiere a los cambios que procedan de transacciones con los propietarios en su condición de
tales (como por ejemplo, aportaciones de patrimonio, las recompras por la entidad de sus propios
instrumentos de patrimonio y los dividendos) y los costos directamente relacionados con estas
transacciones, la variación integral del patrimonio durante el periodo representa el importe total de
ingresos y gastos, incluyendo ganancias o pérdidas, generadas por las actividades de la entidad
durante el periodo. (IFRS, foundation, 2014, pág. 18)
2.4.7.4. Estado de flujos de efectivo
La información sobre los flujos de efectivo proporciona a los usuarios de los estados financieros una
base para evaluar la capacidad de la entidad para generar efectivo y equivalentes al efectivo y las
necesidades de la entidad para utilizar esos flujos de efectivo. La NIC 7 establece los requerimientos
para la presentación y revelación de información sobre flujos de efectivo. (IFRS, foundation, 2014,
pág. 18)
2.4.7.5. Notas a los estados financieros
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21
El marco conceptual de las NIIF’s señala: los estados financieros también contienen notas, cuadros
complementarios y otra información. Pueden incluir informaciones acerca de los riesgos e
incertidumbres que afectan a la entidad y también sobre recursos u obligaciones no reconocidas en el
balance. Las Notas Explicativas son descripciones narrativas del análisis de los valores presentados en
los Estados Financieros Según la NIC 1 las Notas a los Estados Financieros debe ser presentada de la
siguiente manera:
a) Presentar información sobre las bases de preparación de los estados financieros y las políticas
contables específicas seleccionadas y aplicadas para transacciones y eventos importantes.
b) Proveer información adicional que no se presenta en los estados financieros pero que es necesaria
para una presentación razonable.
Las Notas a los Estados Financieros deben ser presentadas con los resultados del análisis a las cuentas
de balances. Las Políticas Contables son “guías generales para el diseño y el funcionamiento de un
sistema contable, que regulan el tipo de formularios, clasificaciones, registros, documentos, tiempos y
flujo de las operaciones financieras, así como las líneas de comportamiento y de control que norman
el proceso contable.”
La NIC 1 señala como políticas contables las siguientes:
1) Reconocimiento de ingresos.
2) Principios de consolidación, incluyendo subsidiarias y asociadas
3) Combinaciones de negocios.
4) Negocios conjuntos.
5) Reconocimiento y depreciación/amortización de activos tangibles e intangibles.
6) Capitalización de costos de préstamos y otros gastos.
7) Propiedades de inversión.
8) Instrumentos financieros e inversiones.
9) Arrendamientos.
10) Costos de investigación y desarrollo.
11) Inventarios.
12) Impuestos, incluyendo impuestos diferidos.
13) Provisiones.
14) Provisión para jubilación patronal y otros beneficios sociales.
15) Conversión de moneda extranjera y cobertura de riesgo cambiario.
16) Definición de segmentos de negocios y segmentos geográficos y la base para la asignación
de costos entre segmentos.
17) Definición de efectivo y equivalentes de efectivo.
18) Ajustes por inflación.
Otras revelaciones. Son la información que no está presentada en los Estados Financieros y según la
NIC 1 trata como otras revelaciones lo siguiente:
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22
a) Forma legal de la empresa, su país de incorporación y la dirección de la oficina registrada (o
lugar de negocio principal, si es diferente del de la oficina registrada).
Una descripción de la naturaleza de las operaciones de la empresa y sus actividades principales. .
(IFRS, foundation, 2014, pág. 20)
2.4.8 Procedimientos contables
Procedimientos.- “conjunto concatenados de pasos que buscan un fin en común, establecidos
formalmente desde el momento en el cual se hace rutinario su realización permitiendo una
uniformidad en los procesos.” (Fernandez & Petit, 2009, pág. 5)
2.4.8.1 Caja y Caja chica
Concepto
La cuenta Caja pertenece al Activo Corriente y está representada por las monedas, los billetes y los
cheques de terceros que posee la empresa en un momento determinado.
Esta cuenta se debita por las ventas al contado y cobros a clientes y se acredita por los depósitos
bancarios o transferencias de fondos a caja chica.
El procedimiento de la cuenta caja chica permite cubrir gastos de menor cuantía, de carácter
ocasional y urgente a través de un fondo establecido por la gerencia.
2.4.8.2 Arqueo de caja
Concepto
El procedimiento de arqueo de caja chica busca validar los valores del fondo mediante el conteo
físico del efectivo y sus comprobantes.
Es un examen especial que se realiza de improviso con el fin de:
Constatar que los valores monetarios físicos en poder del encargado de la caja estén en la
cantidad exacta.
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23
Para poder efectuar el arqueo, se deben observar las normas y procedimientos utilizados en
prácticas de auditoría y, por tanto, será realizado por un funcionario contable o por otro con
suficiente conocimientos de la materia.
Cualquier diferencia encontrada en este examen deberá ser justificada o cubierto de
inmediato, sin perjuicio de aplicar sanciones administrativas y civiles.
Las condiciones para que este examen sea idóneo son:
Se debe hacer en cualquier momento y sin previo aviso.
El delegado debe tener la suficiente capacidad profesional y moral.
El delegado debe estar desprovisto de perjuicios y poseer suficiente independencia.
2.4.8.3 Bancos
Concepto
El procedimiento de bancos permite realizar el registro adecuado de las operaciones financieras y
controlar el saldo real de las cuentas bancarias que tiene la empresa.
Es una cuenta del Activo corriente que controla el movimiento de valores monetarios que se
depositan y se retiran de instituciones bancarias relacionadas.
2.4.8.4 Conciliación bancaria
Concepto
El procedimiento de conciliación bancaria permite cotejar los movimientos de valores del estado de
cuenta bancario con los movimientos contables del libro mayor de bancos.
Es muy común observar que dichos saldos no concuerdan, debido a las siguientes razones:
a. Error en las anotaciones en la institución bancaria
b. Error en los libros de la empresa
c. Registro unilateral, por algunos de los siguientes conceptos:
Cheques girados por la empresa, no pagados aún por el banco.
Notas de crédito emitidas por el banco y no registradas por la empresa.
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Notas de débito emitidas y no registradas por la empresa
Mensualmente, el banco depositario envía a sus clientes el reporte del movimiento de las cuentas
corrientes o ahorros, con el fin de mantenerlos informados sobre sus saldos. Por otra parte, es una
forma de autocontrol del banco, pues de no recibir ningún tipo de reclamo, se entenderá por
aceptado y conforme.
La intención del banco, desde el punto de vista del control, es perfectamente compatible con el
control interno que se deberá observar dentro de la empresa depositante. Por tal razón, el proceso
contable, además del registro común, debe comprender la elaboración mensual de la conciliación
bancaria.
2.4.8.5 Inventarios
Concepto
El procedimiento de inventarios implica a las compras, ventas y el respectivo control sobre los
productos en stock disponibles
2.4.8.6 Inspección física de inventarios
Concepto
Este procedimiento es de relevancia porque está destinado a verificar las existencias reales de
inventario mediante una inspección física cotejada con los registros contables.
2.4.8.7 Compras
Concepto
El procedimiento de compras está estipulado para controlar la adquisición de productos destinados
para la venta o para uso interno.
2.4.8.8 Ventas
Concepto
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25
El procedimiento de ventas permite llevar a cabo la relación comercial con el cliente, superando sus
expectativas.
2.4.9 Control Interno de las principales cuentas contables
El control interno comprende el plan de organización, los métodos y procedimientos que
tiene establecidos una empresa o negocio, constituidos en un todo para la obtención de tres
objetivos principales:
a) la obtención de información financiera correcta y segura,
b) la salvaguarda de los activos y
c) la eficacia de las operaciones.
Es importante que funcione adecuadamente en las empresas puesto que permite el manejo
adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de
generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado. (Palma
Aguila, 2014, pág. 11)
Comprende aquella parte del control interno que influye directa o indirectamente en la confiabilidad
de los registros contables y la veracidad de los estados financieros, cuentas anuales o estados
contables de síntesis. Las finalidades asignadas tradicionalmente al control interno contable son dos:
a) la custodia de los activos o elementos patrimoniales;
b) salvaguardar los datos y registros contables.
Para que las cuentas anuales o estados contables de síntesis que se elaboren a partir de los mismos
sean efectivamente representativos constituyan una imagen fiel de la realidad económico-financiera
de la empresa. (La gran Enciclopedia de Economía, 2015), párr. 2
2.4.9.1 Control interno de caja y bancos
El control interno de efectivo y equivalentes permite tener saldos reales, salvaguardar el efectivo
existente en caja, caja chica y bancos, logrando eficiencia en las operaciones, es un plan que debe
ser planificado en conjunto con el sistema de contabilidad con los empleados y procedimientos
establecidos.
Objetivos del control interno de caja y bancos
a) Proteger y salvaguardar el efectivo
b) Promover la eficiencia del personal responsable
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26
c) Evitar o prevenir fraudes
d) Localizar errores o malversaciones de fondos
e) Obtener información administrativa contable oportuna
2.4.9.2 Control interno de cuentas por cobrar
El control interno de cuentas por cobrar busca recopilar y evaluar la información real de los
créditos y determinar si los clientes cumplen con el estándar crediticio que requiere la pequeña
empresa, estableciendo niveles de recuperación de cartera óptimos y eficientes.
Objetivos del control interno de cuentas por cobrar
a) “Comprobar la autenticidad de las cuentas por cobrar y su origen.
b) Comprobar la efectividad de los valores registrados
c) Comprobar si hay valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones, descuentos u
otros elementos que deba considerarse.
d) Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable”
(Olmedo Gonzaléz, 2007), párr. 9
2.4.9.3 Control interno sobre Inventarios
“El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato
circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de
proteger sus inventarios.” (Latinos. us, 2014), párr. 1
Elementos de un buen control interno
a) Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
b) Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
c) Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición.
d) Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables
e) Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
f) Comprar el inventario en cantidades económicas.
g) Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a
pérdidas en ventas.
h) No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener
dinero restringido en artículos innecesarios.
(Latinos. us, 2014), párr. 2
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27
2.4.9.4 Control interno de Propiedad, planta y equipo
El control interno de activos fijos es muy importante puesto que estos forman parte física de la
empresa y permiten el funcionamiento de la misma.
Elementos de un buen control
a) Controles físicos periódicos y conciliación con contabilidad de los activos
b) Codificación a cada activo de la empresa
c) Verificación de que los equipos adquiridos recientemente sustituyan o no a los activos
existentes
d) Utilización de un archivo para su registro y control.
2.4.9.5 Control interno de cuentas por pagar
El c006Fntrol de las cuentas y documentos por pagar es fundamental porque constituyen las
obligaciones que tiene pendiente la empresa y que deben ser canceladas de acuerdo a una fecha
máxima de pago establecida entre las partes.
Elementos de un buen control
a) Deben analizarse por vencimientos para dar prioridad a las cuentas más antiguas.
b) Archivar de manera ordenada por proveedor y fechas, así como sus respectivos
comprobantes de pago, recepción o algún otro referente a esa cuenta.
c) Mantener actualizado el mayor auxiliar de cuentas y documentos por pagar, solicitando
estados de cuenta a los proveedores para conciliar valores y presentar saldos reales.
2.4.10 Modelos de Control Interno COSO
2.4.10.1 Control Interno COSO I
Con el informe COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS), de 1992, se
modificaron los principales conceptos del Control Interno dándole a este una mayor amplitud.
El Control Interno se define entonces como un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de
pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la
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28
administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de
proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.
La seguridad a la que aspira solo es la razonable, en tanto siempre existirá el limitante del costo en que
se incurre por el control, que debe estar en concordancia con el beneficio que aporta; y, además,
siempre se corre el riesgo de que las personas se asocien para cometer fraudes. (González & Almeida,
2011), párr. 2
El Control Interno con orientación contable pretende garantizar:
a) Efectividad y eficiencia de las operaciones.
b) Confiabilidad de la información financiera.
c) Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
d) Salvaguardia de los recursos.
A través de la implantación de 5 componentes que son:
1.Ambiente de control.- Marca el comportamiento en una organización. Tiene influencia directa en
el nivel de concientización del personal respecto al control.
2.Evaluación de riesgos.- Mecanismos para identificar y evaluar riesgos para alcanzar los objetivos
de trabajo, incluyendo los riesgos particulares asociados con el cambio.
3.Actividades de control.- Acciones, Normas y Procedimientos que tiende a asegurar que se cumplan
las directrices y políticas de la Dirección para afrontar los riesgos identificados.
4.Información y comunicación.- Sistemas que permiten que el personal de la entidad capte e
intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones.
5.Supervisión.- Evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante para determinar si
éste está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.
(González & Almeida, 2011), párr. 6
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29
El informe COSO I plantea una estructura de control de la siguiente forma:
Figura 2.2 Componentes del COSO I. Nota: Indica en forma resumida a que se refieren los 5
componentes del COSO I. En: “Informe COSO I y II”. Por: González Eloy y Almeida
Maylié. Año: 2011. www.auditool.org.
Las empresas trazaran objetivos anuales encaminados a la eficiencia y eficacia de las operaciones, la
confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento de las leyes y la salvaguarda de los
recursos que mantiene. Identificarán y evaluarán los riesgos que pongan en peligro la consecución de
estos objetivos; trazarán actividades de control para minimizar el impacto de estos riesgos; y activarán
sistemas de supervisión para evaluar la calidad de este proceso. Todo lo anterior, con el sostén de un
ambiente de control eficaz, y retroalimentado con un sistema de información y comunicación
efectivo. El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de cinco componentes
interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados al proceso de gestión. (Ministerio
de Economía y Finanzas, 2007, pág. 8)
2.4.10.2 Control Interno COSO III
En mayo de 2013 se ha publicado la tercera versión COSO III. Las novedades que introducirá este
Marco Integrado de Gestión de Riesgos son:
Mejora de la agilidad de los sistemas de gestión de riesgos para adaptarse a los entornos
Mayor confianza en la eliminación de riesgos y consecución de objetivos
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Mayor claridad en cuanto a la información y comunicación. (Asosiación Española para la calidad,
2013), párr. 10
El COSO III contiene los 5 componentes del COSO I pero en esta nueva versión cada componente
tiene sus respectivos principios, dando así un total de 17 principios para los componentes del coso
III.
2.4.10.2.1 Entorno de control
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
Establece el tono de la gerencia, la Junta Directiva. La Alta Gerencia y el personal
supervisor están comprometidos con los valores y principios éticos y los refuerzan
en sus actuaciones
Establece estándares de conducta. Las expectativas de la Junta Directiva y la Alta
Dirección con respecto a la integridad y los valores éticos son definidos en los
estándares de conducta de la entidad y entendidos en todos los niveles de la
organización y por los proveedores de servicio externos y socios de negocios
Evalúa la adherencia a estándares de conducta. Los procesos están en su lugar para
evaluar el desempeño de los individuos y equipos en relación con los estándares de
conducta esperados de la entidad
Figura 2.3 Evolución de COSO I a COSO III. Nota: Indica las variaciones tras la
actualización de COSO I a COSO III. En: “Nuevo marco de control interno integrado-
COSO 2013”. Por: s/n. Año: 2013. www.monografías.com.
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31
Aborda y decide sobre desviaciones en forma oportuna. Las desviaciones de los
estándares de conducta esperados en la entidad son identificadas y corregidas
oportuna y adecuadamente
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
Establece las responsabilidades de supervisión de la dirección. La Junta Directiva
identifica y acepta su responsabilidad de supervisión con respecto a establecer
requerimientos y expectativas
Aplica experiencia relevante. La Junta directiva define, mantiene y periódicamente
evalúa las habilidades y experiencia necesaria entre sus miembros para que puedan
hacer preguntas de sondeo de la Alta Dirección y tomar medidas proporcionales
Conserva o delega responsabilidades de supervisión
Opera de manera independiente. La Junta Directiva tiene suficientes miembros,
quienes son independientes de la Administración y objetivos en evaluaciones y toma
de decisiones
Brinda supervisión sobre el Sistema de Control Interno. La Junta Directiva conserva
la responsabilidad de supervisión del diseño, implementación y conducción del
Control Interno de la Administración:
– Entorno de Control: establece integridad y valores éticos, estructuras de
supervisión, autoridad y responsabilidad, expectativas de competencia, y rendición
de cuentas a la Junta.
– Evaluación de Riesgos: monitorea las evaluaciones de riesgos de la administración
para el cumplimiento de los objetivos, incluyendo el impacto potencial de los
cambios significativos, fraude, y la evasión del control interno por parte de la
administración.
– Actividades de Control: provee supervisión a la Alta Dirección en el desarrollo y
cumplimiento de las actividades de control.
– Información y Comunicación: analiza y discute la información relacionada con el
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
– Actividades de Supervisión: evalúa y supervisa la naturaleza y alcance de las
actividades de monitoreo y la evaluación y mejoramiento de la administración de las
deficiencias.
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
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Considera todas las estructuras de la entidad. La Administración y la Junta Directiva
consideran las estructuras múltiples utilizadas (incluyendo unidades operativas,
entidades legales, distribución geográfica, y proveedores de servicios externos) para
apoyar la consecución de los objetivos.
Establece líneas de reporte. La Administración diseña y evalúa las líneas de reporte
para cada estructura de la entidad para permitir la ejecución de autoridades y
responsabilidades y el flujo de información para gestionar las actividades de la
entidad.
Define, asigna y delimita autoridades y responsabilidades. La Administración y la
Junta Directiva delegan autoridad, definen responsabilidades, y utilizan procesos y
tecnologías adecuadas para asignar responsabilidad, segregar funciones según sea
necesario en varios niveles de la organización:
– Junta directiva: conservar autoridad sobre las decisiones significativas y revisar las
evaluaciones de la administración y las limitaciones de autoridades y
responsabilidades.
– Alta Dirección: establece instrucciones, guías, y control habilitando a la
administración y otro personal para entender y llevar a cabo sus responsabilidades de
control interno.
– Administración: guía y facilita la ejecución de las instrucciones de la Alta
Dirección dentro de la entidad y sus sub-unidades.
– Personal: entiende los estándares de conducta de la entidad, los riesgos evaluados
para los objetivos, y las actividades de control relacionadas con sus respectivos
niveles de la entidad, la información esperada y los flujos de comunicación, y las
actividades de monitoreo relevantes para el cumplimiento de los objetivos.
– Proveedores de servicios externos: cumple con la definición de la administración
del alcance de la autoridad y la responsabilidad para todos los que no sean
empleados comprometidos
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
Establece políticas y prácticas. Las políticas y prácticas reflejan las expectativas de
competencia necesarias para apoyar el cumplimiento de los objetivos.
Evalúa la competencia y direcciona las deficiencias. La Junta Directiva y la
Administración evalúan la competencia a través de la organización y en los
proveedores de servicios externos de acuerdo con las políticas y prácticas
establecidas, y actúa cuando es necesario direccionando las deficiencias.
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Atrae, desarrolla y retiene profesionales. La organización provee la orientación y la
capacitación necesaria para atraer, desarrollar y retener personal suficiente y
competente y proveedores de servicios externos para apoyar el cumplimiento de los
objetivos.
Planea y se prepara para sucesiones. La Alta Dirección y la Junta Directiva
desarrollan planes de contingencia para la asignación de la responsabilidad
importante para el control interno.
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
Hace cumplir la responsabilidad a través de estructuras, autoridades y
responsabilidades. La Administración y la Junta Directiva establecen los
mecanismos para comunicar y mantener profesionales responsables para el
desempeño de las responsabilidades de control interno a través de la organización, e
implementan acciones correctivas cuando es necesario.
Establece medidas de desempeño, incentivos y premios. La Administración y la
Junta Directiva establecen medidas de desempeño, incentivos, y otros premios
apropiados para las responsabilidades en todos los niveles de la entidad, reflejando
dimensiones de desempeño apropiadas y estándares de conducta esperados, y
considerando el cumplimiento de objetivos a corto y largo plazo.
Evalúa medidas de desempeño, incentivos y premios para la relevancia en curso. La
Administración y la Junta Directiva alinean incentivos y premios con el
cumplimiento de las responsabilidades de control interno para la consecución de los
objetivos.
Considera presiones excesivas. La administración y la Junta Directiva evalúan y
ajustan las presiones asociadas con el cumplimiento de los objetivos así como
asignan responsabilidades, desarrollan medidas de desempeño y evalúan el
desempeño.
Evalúa desempeño y premios o disciplina los individuos. La Administración y la
Junta Directiva evalúan el desempeño de las responsabilidades de control interno,
incluyendo la adherencia a los estándares de conducta y los niveles de competencia
esperados, y proporciona premios o ejerce acciones disciplinarias cuando es
apropiado.
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34
(Auditool, 2014), párr. 3
2.4.10.2.2 Evaluación de riesgos
Principio 6: Especifica objetivos relevantes
Objetivos Operativos:
Refleja las elecciones de la administración.
Considera la tolerancia al riesgo.
Incluye las metas de desempeño operativo y financiero.
Constituye una base para administrar los recursos.
Objetivos Operativos:
Refleja las elecciones de la administración.
Considera la tolerancia al riesgo.
Incluye las metas de desempeño operativo y financiero.
Constituye una base para administrar los recursos.
Objetivos de Reporte no Financiero Externo:
Cumple con los estándares y marcos externos establecidos.
Considera los niveles de precisión requeridos.
Refleja las actividades de la entidad
Objetivos de Reporte interno:
Refleja las elecciones de la administración.
Considera el nivel requerido de precisión.
Refleja las actividades de la entidad
Objetivos de Cumplimiento:
Refleja las leyes y regulaciones externas.
Considera la tolerancia al riesgo
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos
Incluye la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales. La
organización identifica y evalúa los riesgos a nivel de la entidad, sucursales,
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35
divisiones, unidad operativa y niveles funcionales relevantes para la consecución de
los objetivos.
Evalúa la consideración de factores externos e internos en la identificación de los
riesgos que puedan afectar a los objetivos.
Envuelve niveles apropiados de administración. La dirección evalúa si existen
mecanismos adecuados para la identificación y análisis de riesgos.
Analiza la relevancia potencial de los riesgos identificados y entiende la tolerancia al
riesgo de la organización.
Determina la respuesta a los riesgos. La evaluación de riesgos incluye la
consideración de cómo el riesgo debería ser gestionado y si aceptar, evitar, reducir o
compartir el riesgo
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
Considera varios tipos de fraude: La evaluación del fraude considera el Reporting
fraudulento, posible pérdida de activos y corrupción.
La evaluación del riesgo de fraude evalúa incentivos y presiones.
La evaluación del riesgo de fraude tiene en consideración el riesgo de fraude por
adquisiciones no autorizadas, uso o enajenación de activos, alteración de los
registros de información, u otros actos inapropiados.
La evaluación del riesgo de fraude considera cómo la dirección u otros empleados
participan en, o justifican, acciones inapropiadas.
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
Evalúa cambios en el ambiente externo. El proceso de identificación de riesgos
considera cambios en los ambientes regulatorio, económico, y físico en los que la
entidad opera.
Evalúa cambios en el modelo de negocios. La organización considera impactos
potenciales de las nuevas líneas del negocio, composiciones alteradas
dramáticamente de las líneas existentes de negocios, operaciones de negocios
adquiridas o de liquidación en el sistema de control interno, rápido crecimiento, el
cambio de dependencia en geografías extranjeras y nuevas tecnologías.
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36
Evalúa cambios en liderazgo. La organización considera cambios en administración
y respectivas actitudes y filosofías en el sistema de control interno.
(Auditool, 2014), párr. 4
2.4.10.2.3 Actividades de control
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
Se integra con la evaluación de riesgos. Las actividades de control ayudan a asegurar
que las respuestas a los riesgos que direccionan y mitigan los riesgos son llevadas a
cabo.
Considera factores específicos de la entidad. La administración considera cómo el
ambiente, complejidad, naturaleza y alcance de sus operaciones, así como las
características específicas de la organización, afectan la selección y desarrollo de las
actividades de control.
Determina la importancia de los procesos del negocio. La administración determina
la importancia de los procesos del negocio en las actividades de control.
Evalúa una mezcla de tipos de actividades de control. Las actividades de control
incluyen un rango y una variedad de controles que pueden incluir un equilibrio de
enfoques para mitigar los riesgos teniendo en cuenta controles manuales y
automatizados, y controles preventivos y de detección.
Considera en qué nivel las actividades son aplicadas. La administración considera
las actividades de control en varios niveles de la entidad.
Direcciona la segregación de funciones. La administración segrega funciones
incompatibles, y donde dicha segregación no es práctica, la administración
selecciona y desarrolla actividades de control alternativas.
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
Determina la relación entre el uso de la tecnología en los procesos del negocio y los
controles generales de tecnología: La dirección entiende y determina la dependencia
y la vinculación entre los procesos de negocios, las actividades de control
automatizadas y los Controles Generales de tecnología.
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37
Establece actividades de control para la infraestructura tecnológica relevante: la
Dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e implementadas
para ayudar a asegurar la completitud, precisión y disponibilidad de la tecnología.
Establece las actividades de control para la administración de procesos relevantes de
seguridad: la dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e
implementadas para restringir los derechos de acceso, con el fin de proteger los
activos de la organización de amenazas externas.
Establece actividades de control relevantes para los procesos de adquisición,
desarrollo y mantenimiento de la tecnología: la dirección selecciona y desarrolla
actividades de control sobre la adquisición, desarrollo y mantenimiento de la
tecnología y su infraestructura.
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos
Establece políticas y procedimientos para apoyar el despliegue de las directivas de la
administración: la administración establece actividades de control que están
construidas dentro de los procesos del negocio y las actividades del día a día de los
empleados a través de políticas estableciendo lo que se espera y los procedimientos
relevantes especificando acciones
Establece responsabilidad y rendición de cuentas para ejecutar las políticas y
procedimientos: la administración establece la responsabilidad y rendición de
cuentas para las actividades de control con la administración (u otro personal
asignado) de la unidad de negocios o función en el cual los riesgos relevantes
residen.
Funciona oportunamente: el personal responsable desarrolla las actividades de
control oportunamente, como es definido en las políticas y procedimientos.
Toma acciones correctivas: el personal responsable investiga y actúa sobre temas
identificados como resultado de la ejecución de actividades de control.
Trabaja con personal competente: personal competente con la suficiente autoridad
desarrolla actividades de control con diligencia y continúa atención.
Reevalúa políticas y procedimientos: la administración revisa periódicamente las
actividades de control para determinar su continua relevancia, y las actualiza cuando
es necesario
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38
Principio 13: Usa información Relevante
Identifica los requerimientos de información: un proceso está en ejecución para
identificar la información requerida y esperada para apoyar el funcionamiento de los
otros componentes del control interno y el cumplimiento de los objetivos de la
entidad.
Captura fuentes internas y externas de información: los sistemas de información
capturan fuentes internas y externas de información.
Procesa datos relevantes dentro de la información: los sistemas de información
procesan datos relevantes y los transforman en información.
Mantiene la calidad a través de procesamiento: los sistemas de información
producen información que es oportuna, actual, precisa, completa, accesible,
protegida, verificable y retenida. La información es revisada para evaluar su
relevancia en el soporte de los componentes de control interno.
Considera costos y beneficios: la naturaleza, cantidad y precisión de la información
comunicada están acorde con, y apoyan, el cumplimiento de los objetivos
(Auditool, 2014), párr. 5
2.4.10.2.4 Sistemas de información
Principio 14: Comunica internamente
Comunica la información de control interno: un proceso está en ejecución para
comunicar la información requerida para permitir que todo el personal entienda y
lleve a cabo sus responsabilidades de control interno.
Se comunica con la Junta directiva: existe comunicación entre la administración y la
Junta Directiva; por lo tanto, ambas partes tienen la información necesaria para
cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de la entidad.
Proporciona líneas de comunicación separadas: separa canales de comunicación,
como líneas directas de denuncia de irregularidades, las cuales sirven como
mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o
confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes.
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39
Selecciona métodos de comunicación relevantes: los métodos de comunicación
consideran tiempo, público y la naturaleza de la información.
Principio 15: Comunica externamente
Se comunica con grupos de interés externos: los procesos están en funcionamiento
para comunicar información relevante y oportuna a grupos de interés externos,
incluyendo accionistas, socios, propietarios, reguladores, clientes, analistas
financieros y demás partes externas.
Permite comunicaciones de entrada: canales de comunicación abiertos permiten los
aportes de clientes, consumidores, proveedores, auditores externos, reguladores,
analistas financieros, entre otros, y proporcionan a la administración y Junta
Directiva información relevante.
Se comunica con la Junta Directiva: la información relevante resultante de
evaluaciones conducidas por partes externas es comunicada a la Junta Directiva..
Proporciona líneas de comunicación separadas: separa canales de comunicación,
como líneas directas de denuncia de irregularidades, las cuales sirven como
mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o
confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes.
(Auditool, 2014), párr. 6
2.4.10.2.5 Supervisión del sistema de control – Monitoreo
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
Considera una combinación de evaluaciones continuas e independientes: la
administración incluye un balance de evaluaciones continuas e independientes.
Establece un punto de referencia para el entendimiento: el diseño y estado actual del
sistema de control interno son usados para establecer un punto de referencia para las
evaluaciones continuas e independientes.
Considera tasa de cambio: la administración considera la tasa de cambio en el
negocio y los procesos del negocio cuando selecciona y desarrolla evaluaciones
continuas e independientes.
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Uso de personal capacitado: los evaluadores que desarrollan evaluaciones continuas
e independientes tienen suficiente conocimiento para entender lo que está siendo
evaluado.
Se integra con los procesos del negocio: las evaluaciones continuas son construidas
dentro de los procesos del negocio y se ajustan a las condiciones cambiantes.
Ajusta el alcance y la frecuencia: la administración cambia el alcance y la frecuencia
de las evaluaciones independientes dependiendo el riesgo.
Evalúa objetivamente: las evaluaciones independientes son desarrolladas
periódicamente para proporcionar una retroalimentación objetiva.
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias
Evalúa resultados: la Administración o la Junta Directiva, según corresponda, evalúa
los resultados de las evaluaciones continuas e independientes.
Comunica deficiencias: las deficiencias son comunicadas a las partes responsables
para tomar las acciones correctivas y a la Alta Dirección y la Junta Directiva, según
corresponda.
Supervisa acciones correctivas: la administración monitorea si las deficiencias son
corregidas oportunamente.
(Auditool, 2014), párr. 7
2.4.11 Métodos de evaluación de control interno
Cuando se evalúan los controles internos, la documentación de esta evaluación se realiza en
papeles de trabajo, que deben estar elaborados de forma que soporten apropiadamente la evidencia
de la evaluación de los sistemas, métodos y procedimientos del control interno.” (Catacora, 2010,
pág. 254)
2.4.11.1 Método de Narrativo
“Consiste en la descripción detallada de los procedimientos mas importantes y las características
del sistema de control interno para las distintas áreas de la entidad, mencionando los registros y
formularios que intervienen en el sistema” (Beltrán Pardo, 2013), párr. 8
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41
2.4.11.2 Método de Cuestionario
Consiste en la evaluación con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los
responsables de las distintas áreas evaluadas.
“Los cuestionarios son utilizados muchas veces como técnica de evaluación, o de guía de
investigación, o también para efectuar encuestas, donde se interroga sobre determinadas
“cuestiones” que se quiere averiguar.” (Deconceptos, 2010)
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42
Figura 2.4 Cuestionario de control interno
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43
2.4.11.3 Método gráfico o flujogramas
Consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas y de los procedimientos utilizando
símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la
entidad.
Ventajas:
Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos.
Identifica procedimientos que sobran o que faltan.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos
contables o financieros. (Beltrán Pardo, 2013), párr. 9-10
Figura 2.5 Elementos básico de un flujograma. Nota: Indica en forma resumida la
estructura de un flujograma. En: “Curso de calidad ISO 9001-2008”. Por: S/A
adrformacion. Año: 2014. www.adrformacion.com.
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44
CAPÍTULO III
3. DIAGNOSTICO SITUACIONAL ACTUAL
Llantera “EL GATO”, es una pequeña empresa orientada a la venta al por menor de accesorios y
partes nuevas y usadas de vehículos automotores y transporte de carga pesada.
Actualmente la llantera cuenta con 5 empleados, entre los que están: propietario (gerente general),
jefe comercialización, contadora y operarios.
Presta un servicio de calidad porque sabe que un cliente satisfecho es su mejor propaganda y
referencia, para crecer competitivamente.
3.1 Orientación estratégica
En la llantera no se realiza este análisis pero de acuerdo con la encuesta realizada al señor Paredes
dueño de la llantera se pudo establecer la orientación estratégica que contempla las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas. Logrando así elaborar la matriz FODA.
3.1.1 Fortalezas
a) Personal altamente calificado y capacitada
b) Prestación de servicio de calidad
c) Buen ambiente laboral
d) Compromiso fiel con los clientes
e) Solvencia económica
f) Desarrollo de la actividad en un lugar estratégico
g) Ayuda al reciclaje para renovación de llantas disminuyendo el impacto ambiental.
h) Precios cómodos y competitivos.
3.1.2 Oportunidades
a) Apertura de una sucursal
b) Exigencias de la CORPAIRE quienes exigen que las llantas de los vehículos sean nuevas
para pasar la revisión.
c) Crecimiento del sector de llantas y repuestos.
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45
d) Crédito a largo tiempo con proveedores potenciales.
3.1.3 Debilidades
a) Habilidades gerenciales empíricas.
b) Falta de control interno contable y administrativo
c) Publicidad ineficiente para darse a conocer.
d) Sus clientes son solo consumidores finales no vende a otros comerciantes.
e) Procedimientos contables ineficientes
3.1.4 Amenazas
a) Cambio de políticas económicas
b) Competencia fuerte alrededor del sector.
c) Innovación de tecnología de la competencia
d) Empresas con mano de obra más calificada
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46
3.2 Matriz FODA
Figura 3.1 Matriz FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
a) Personal altamente calificado y capacitada a) Habilidades gerenciales empíricas
b) Prestación de servicio de calidad b) Falta de control interno contable y administrativo
c) Buen ambiente laboral c) Publicidad ineficiente para darse a conocer.
d) Compromiso fiel con los clientes
e) Solvencia económica
f) Desarrollo de la actividad en un lugar estratégico e) Procedimientos contables ineficientes
g) Contrubuye a no dañar el medio ambiente
h) Precios cómodos y competitivos.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
a) Apertura de una sucursal Definir politicas para pago a proveedores
b) Exigencias de la CORPAIRE Definir costo/beneficio y calidad en el servicio
c) Crecimiento del sector de llantas y repuestos Brindar capacitaciones al personal.
Realizar seguimiento de servicio al cliente
Garantizar la calidad del servicio
AMENAZAS ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA
a) Empresas con mano de obra más calificadaDiseñar un plan que permita difundir los servicios
que presta la Llantera
b) Cambio de políticas económicas
c) Competencia fuerte alrededor del sector Cumplir con las normas ISO en cuanto a calidad
d) Innovación de tecnología de la competenciaDefinir a nivel del sector llantero los precios
estándar para el mercado en general.
Diseñar un plan que permita difundir los servicios
que presta la Llantera
Capacitar al personal de trabajo en cuanto a cumplir
con el direccionamiento estrategico establecido
para que esten familiarizados
d) Sus clientes son solo consumidores finales no
vende a otros comerciantes.
d) Crédito a largo tiempo con proveedores
potenciales.
Para tener un buen control interno difundir el
direccionamiento estrategico en la Llantera
La nueva sucursal debe contar con la infraestructura
necesaria para la buena direccion gerencial.
Elaborar un plan estrategico para ser mas
competitivos y prevalecer por encima de la
competencia
LLANTERA
"EL GATO"
MATRIZ FODA
Page 66
47
3.3 Análisis Interno
3.3.1 Clientes
La cartera de clientes de la llantera “EL GATO” en cuanto a la venta de llantas y aros de llanta,
está centrado en consumidores finales quienes compran una sola vez al año, puesto que estos
productos son de excelente calidad y tienen su respectiva garantía.
Entre los clientes potenciales están los que realizan dos compras en el año por montos
aproximadamente de $ 1800,00 como ALUVISA.
Cuenta con aproximadamente 400 clientes que compran una sola vez en el año cuyos montos de
compra están entre unos $ 500,00 o más por venta.
3.3.2 Precios
La Llantera “EL GATO” cuenta con varios proveedores quienes le suministran lista de precios de
todos sus productos, ellos le dan un cierto porcentaje de descuento en la que se refleja su ganancia,
y a más de eso establece un porcentaje de utilidad.
Se presenta la lista de precios de los productos de distintas marcas que ofrece al público:
Page 67
48
Figura 3.2 Lista de precios Continental. En: “Lista de precios”. Por: Gerencia. Año: 2015.
Page 68
49
Figura 3.3 Lista de precios Hankook. En: “Lista de precios”. Por: Gerencia. Año: 2014.
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50
Figura 3.4 Lista de precios Bridgestone. En: “Lista de precios”. Por: Gerencia. Año: 2014.
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51
Figura 3.5 Lista de precios Deestone. En: “Lista de precios”. Por: Gerencia. Año: 2014.
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52
3.3.3 Proveedores
Entre los proveedores están competidores directos y son los siguientes:
Figura 3.6 Lista de proveedores. En: “Lista de precios”. Por: Gerencia. Año: 2014.
3.3.4 Competencia
La competencia que existe a su alrededor son las siguientes empresas:
Global Tire (experiencia de 15 años, importador directo, proveedor)
Ferretería Orellana (venta de llantas en menor cantidad)
Cosmo Llanta (experiencia 10 años)
Ferretería Narváez (venta en menor cantidad)
3.4 Tesorería
3.4.1 Caja
3.4.1.1 Generalidades
a) El fondo de caja chica no está establecido mediante una política, solo se entrega dinero
pero no existe un monto máximo asignado
PROVEEDORES PRODUCTO FORMA DE PAGO
Global Tire S.A. Llantas CREDITO
Comercial Cisneros S.A. Llantas CREDITO
National Tires S.A. Llantas CREDITO
Tecnillanta S.A. Llantas CREDITO
Grupo Norte S.A. Llantas CREDITO
Ecocaucho S.A Renovación de llantas CREDITO
Baterías Ecuador S.A. Baterías CREDITO
Litorey S.A. Aros CREDITO
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53
b) El número de cajas chicas existentes en la compañía no está determinado.
c) El responsable de caja chica no lleva un adecuado control de los desembolsos y
documentos necesarios para presentar la reposición de caja chica.
3.4.1.2 Arqueos de Caja
a) No se realizan arqueos de caja chica.
b) No hay un responsable para realizar arqueos de caja chica.
c) Los documentos que soportan la reposición de caja chica no están definidos.
3.4.1.3 Anticipos de Caja
a) Cuando se realiza un anticipo de caja no se emite un comprobante de egreso de dinero en el
cual conste la firma del beneficiario y del gerente autorizando dicho anticipo.
b) No están definidas las políticas de anticipos.
3.4.1.4 Custodia
a) Existe un responsable de manejar los fondos de caja chica pero no hay una política que
especifique que persona puede tener acceso a esta.
b) El fondo de caja chica no está salvaguardado, existe riesgo de robo.
3.4.2 Bancos
3.4.2.1 Cuentas bancarias
a) No hay una política que indique el número de cuentas bancarias, ni el tipo de cuenta sea de
ahorros o corriente para el funcionamiento normal de la Llantera
b) No hay normas que establezcan cuando se debe cerrar, cancelar, inactivar una cuenta o si
debe seguir aun con escasos movimientos.
Page 73
54
c) Llantera “EL GATO” cuenta con una sola cuenta de tipo corriente en el Banco del Austro.
3.4.2.2 Cheques
a) Los talonarios de la chequera son llenados oportunamente.
b) Los cheques que se encuentran anulados no se archiva de manera adecuada.
c) El registro de movimientos se lo realiza manualmente, no existe un registro cronológico en
libros de cheques emitidos, recibidos, entregados, anulados.
d) Los cheques son depositados dentro de las 24 y 48 horas siguientes a la recepción de los
mismos, pero no es una política rígida.
e) Los comprobantes de cheques emitidos no son debidamente legalizados, no todos tiene la
firma y sello de quien recibió el cheque.
3.4.3 Facturación
a) La facturación se realiza manualmente y no se registra oportunamente en el sistema
contable.
b) No realizan facturación electrónica
3.4.4 Cuentas por cobrar
a) No existe un registro de los clientes potenciales y no potenciales.
b) No hay una persona definida encargada de realizar el trámite de cobro.
c) No existe auxiliar para cada cliente, empleado o funcionario de la Llantera.
d) No se realizan análisis de vencimiento de cartera.
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55
e) El plazo definido de crédito no está bien definido, el tiempo es excesivo para recuperación
de cartera.
f) No hay un buen manejo de las cuentas incobrables.
g) Las funciones no están definidas correctamente, la misma persona q cobra realiza el
depósito.
3.4.5 Inventarios
a) No se realiza inspecciones periódicas de control existencias de inventarios
b) No hay un registro de los inventarios en donde consten las entradas, salidas y existencias
de inventario.
c) La persona esta designada empíricamente.
3.4.6 Cuentas por pagar
a) El responsable de cuentas por pagar es el gerente general
b) No hay políticas para realizar adquisición de productos.
c) El pago a proveedores no tiene establecido días concretos.
d) Hay falta de segregación de funciones de compra, recepción y registros.
3.5 Contabilidad
La Llantera “EL GATO” desde el 2012 está obligado a llevar contabilidad y por ende debe
presentar estados financieros a la culminación del ejercicio económico.
A continuación se presenta el plan de cuentas de la Llantera “EL GATO” y los principales estados
financieros al 31 de diciembre del 2014.
Page 75
56
3.6.1 Plan de cuentas
Llantera “EL GATO”
Page 84
65
3.6.2 Balance de comprobación
Page 89
70
3.6.3 Balance General
Page 92
73
3.6.4 Estado de resultados
Page 95
76
CAPÍTULO IV
4. PROPUESTA DEL ESTUDIO
4.1 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y CONTROL INTERNO
4.1.1 Propósito
La presente propuesta tiene como propósito servir de guía en el desarrollo de los registros
contables, para lo cual se describirá cada una de las actividades a realizarse para el adecuado
registro de efectivo y sus equivalentes, inventarios, cuentas por cobrar, procedimientos de compras
y ventas y sus respectivas políticas para determinar el adecuado control contable.
Actualmente la Llantera “EL GATO” no cuenta con un lineamiento adecuado de guía y de control
de cada actividad contable.
4.1.2 Planteamiento
Los procedimientos contables de la Llantera “El Gato” son ineficientes ya que el sistema
informático contable que poseen solo se alimenta con facturas de compras y ventas lo que permite
realizar las declaraciones mensuales por lo que se puede decir que llevan una contabilidad
netamente tributaria.
El gerente es quien en forma empírica controla y maneja el aspecto económico pero
lamentablemente no cuenta con el apoyo permanente de un asesor contable únicamente cuenta con
una contadora, quien mensualmente cubre las obligaciones con el Servicio de Rentas Internas,
Seguridad Social y entrega balances.
Por estas razones surge la necesidad de diseñar procedimientos contables y de control interno que
se acojan a las necesidades de la empresa, dando cumplimiento a las obligaciones a las que está
sujeta y permita proponer nuevas formas de financiamiento.
4.1.3 Objetivos
4.1.3.1 General
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77
Diseñar los procedimientos contables y de control interno de acuerdo a las necesidades de la
empresa que contribuya a mejorar la gestión en la Llantera “EL GATO”
4.1.3.1 Específicos
a) Definir de forma concisa, clara y específica cada una de las actividades de los
procedimientos contables.
b) Elaborar los flujogramas respectivos para cada procedimiento.
c) Definir políticas y controles.
4.1.4 Alcance
Los procedimientos diseñados en esta propuesta están orientados a ser aplicados en el Área
contable y administrativa de la llantera “EL GATO”.
El personal involucrado debe cumplir a cabalidad los procedimientos elaborados para que los
resultados de los registros diarios sean eficaces, eficientes y efectivos.
4.1.5 Simbología de los flujogramas propuestos
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78
Figura 4.1 Simbología de los flujogramas propuestos
4.2 Procedimientos Contables
4.2.1 Caja chica
Concepto
El procedimiento de la cuenta caja chica permite cubrir gastos de menor cuantía, de carácter
ocasional y urgente a través de un fondo establecido por la gerencia.
Objetivo
a) Cubrir gastos de menor cuantía
SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN
Representa a cualquier documentos que se
ustiliza, recibe, emite del procedimiento.
Indica el incio o final de un procedimiento
Conecta los simbolos de acuerdo al orden en
que deben realizarse
Inidca que el documento se guarda de forma
eventual o permanente
Indica el uso de un sistemna informatico en
el procedimiento
Indica el efectivo o cheque que se genera,
recibe o entrega de un procedimientos
Terminal
Documento
Archivo
Dirección de flujo
Sistema Informatico
Efectivo o cheque
Page 98
79
b) Establecer las pautas para el manejo y administración de los fondos establecidos y
entregados.
Alcance
El procedimiento de caja chica es de aplicación desde la creación de caja chica hasta la reposición
de sus fondos.
Personas que intervienen
Gerente General
Contador
Tesorero
Documentos utilizados
a) Vale de caja chica: documentos emitido por el custodio cuando personal de la Llantera
solicite efectivo para gastos descritos anteriormente.
b) Liquidación de Gastos de Caja Chica: documento elaborado por el custodio para
solicitar reposición cuando el monto utilizado ha llegado al 75% del fondo establecido.
Figura 4.2 Vale de caja chica
FECHA: VALOR:
CARGO:
C.I:
SOLICITANTE
DEPARTAMENTO:
TESORERO
LLANTERA "EL GATO" Nº VALE DE CAJA CHICA
SOLICITANTE:
POR CONCEPTO DE:
LA SUMA DE:
Page 99
80
Figura 4.3 Liquidación de gastos de caja chica
4.2.1.1 Políticas
1. La creación del fondo de caja chica debe ser autorizada por el Gerente General
2. El monto asignado para caja chica será de $ 500.00 dólares americanos.
3. La reposición del fondo de caja chica debe ser solicitada por el responsable (custodio),
cuando se haya utilizado un monto aproximado de $ 375.00 que corresponde al 75% del
total autorizado.
4. El responsable de la adecuada utilización de los fondos, registro y control de documentos
que respaldan el uso de caja chica es el Tesorero.
5. Todos los vales, recibos o documentos que se presenten en caja chica deben estar
numerados.
Nº Fecha Nº Doc Solicitante Detalle Valor
LLANTERA "EL
GATO"Nº LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE CAJA CHICA
TOTAL:
Monto Asignado
Período: Del ……… al ……… del mes de ……………………… del año …………
Saldo en caja chica
Valor a reponer
RESUMEN
GERENTE GENERALTESORERO
___________________ ___________________
(-) Gastos reaizados
Page 100
81
Figura 4.4 Procedimiento de caja chica
6. El fondo de caja chica estrictamente esta para cubrir gastos menores no establecidos,
ocasionales y urgentes, como los que se nombra a continuación:
a) Pago de peajes y parqueaderos vehículos utilizados en el giro del negocio, fletes,
pasajes trámites de la empresa personal administrativo y operativo, etc.
b) Mantenimientos de equipos de cómputo y de oficina emergentes, compra
artículos de limpieza y suministros de oficina, impresiones y copias, etc.
7. El fondo de caja chica no se puede utilizar para:
a) Gastos personales de todos quienes conforman la Llantera (funcionarios y
empleados).
b) Pago de servicios básicos puesto que estos mensualmente están contemplados en
el presupuesto.
c) Cambiar cheques
d) Otorgar préstamos o anticipos a empleados, terceros o funcionarios de la
Llantera.
8. La reposición del fondo de caja chica se realizará mediante cheque a nombre del
responsable (custodio).
4.2.1.2 Procedimientos propuestos
GERENCIA CONTABILIDAD CUSTODIO
1 Aprobación de fondo de caja chica X
2 Emisión de cheque por el valor de fondo asignado X
3 Recepción de cheque y efectivización cheque X
4 Elaboración de vales de caja chica por cada solicitud X
5Presentación de liquidación de caja chica cuando se haya
consumido el 75% justificando los respectivos egresos X
6 Envío a contabilidad para revisión y registro contable
7 Verificación, contabilización y reposición X
8 Emisión de cheque y entrega al cusotdio X
PROCEDIMIENTONºDEPARTAMENTO RESPONSABLE
Page 101
82
4.2.1.3 Flujograma de procedimientos
Figura 4.5 Flujograma de caja chica
GERENCIA CONTABILIDAD CUSTODIO
NO
SI
INICIO
1. Aprobación de fondo de caja chica
3. Recepción cheque y
efectivización.
8. ¿Es correcto?
4, Elaboración de vales por cada solicitud de
efectivo
2, Emisión de cheque por el valor de fondo
5. Liquidación de caja chica
6, Envío para revision y registro
7. Verificación, contabilización
9, Emisión de cheque
10, Recibe cheque
8.Archiva
FIN
Page 102
83
4.2.2 Arqueo de caja
Concepto
El procedimiento de arqueo de caja chica busca validar los valores del fondo mediante el conteo
físico del efectivo y sus comprobantes.
Objetivo
c) Cubrir gastos de menor cuantía
d) Establecer las pautas para el manejo y administración de los fondos establecidos y
entregados.
Alcance
El procedimiento de arqueo de caja chica el ámbito de aplicación es desde que se solicita loos
documentos hasta el momento en que se decide aplicar multa o condonar la misma en caso que
existan diferencias evidenciadas en el arqueo general.
Personas que intervienen
Gerente General
Contador
Custodio
Documentos utilizados:
a) Arqueo de caja: es un formato en el que se registra el resultado del procedimiento de
verificación de valores de caja chica.
Page 103
84
Figura 4.6 Arqueo de caja chica
Custodio/Tesorero: Fecha:
Valor asignado: Hora:
EFECTIVO
Cantidad Denominaciòn Valor Valor total
Suman
CHEQUES
Fecha Concepto Nº cheque Valor total
Suman
COMPROBANTES
Fecha Concepto Cantidad Valor total
Suman
Total presentado $ ________
Saldo Contable $ ________
Diferencia $ ________
Nº
Observaciones:
Contabilidad Custodio/Tesorero
___________________ ___________________
LLANTERA "EL
GATO"ARQUEO DE CAJA CHICA
Page 104
85
4.2.2.1 Políticas
1. Los arqueos de caja chica deben realizarse de manera sorpresiva una o dos veces al mes.
2. El custodio está en la obligación de mantener en forma ordena y al día cada unos de los
documentos que sirven de respaldo verídico sobre la utilización de los fondos.
3. Si existen diferencias al termino de realizar el arqueo de caja, se establecerá una multa del
5% del monto asignado para el fondo de caja chica el cual será descontado en el rol del
responsable, este valor podrá ser condonado por el gerente general previo análisis si lo
considera pertinente
4. El arqueo será realizado por el responsable de contabilidad.
5. Durante la realización del arqueo de caja el custodio debe estar presente.
4.2.2.2 Procedimientos propuestos
Figura 4.7 Procedimiento de arqueo de caja chica
GERENCIA CONTABILIDAD CUSTODIO
1 Solicita facturas y comprobantes X
2 Entrega lo solicitado X
3 Recibe, cuenta y confirma saldos X
4 Realiza registro en el arqueo de caja X
5 Firma, y envia a Gerente para su revisión X
6Revisa, firma y devuelve, ¿hay sobrante o faltantes? SI, se
correge No, se archiva. X
7 Revisa nuevo arqueo corregido X
8 Decide cobrar o condonar multas por las diferencias de caja chica X
Nº PROCEDIMIENTODEPARTAMENTO RESPONSABLE
Page 105
86
4.2.2.3 Flujograma de procedimientos
Figura 4.8 Flujograma de arqueo de caja chica
CONTABILIDAD CUSTODIO GERENTE GENERAL
NO
SI
INICIO
1. Solicita facturas y comprobantes.
2. Entrega lo solicitado
5. Firma y envia
10. Recibe arqueode caja
9. Envia arqueo de caja con novedades.
4. Realiza registros en el arqueo de caja
3. Recibe, cuenta y confirma saldos.
6. Recibe, firma y devuelve
7. ¿Existe sobrante o faltante?
FIN
8. Archiva arqueo de
caja
11. Decide cobrar o condonar multas
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87
4.2.3 Bancos
Concepto
El procedimiento de bancos permite realizar el registro adecuado de las operaciones financieras y
controlar el saldo real de las cuentas bancarias que tiene la empresa
Objetivos
a) Establecer las pautas para el adecuado manejo de la cuenta corriente del Banco del Austro
que tiene la Llantera.
b) Determinar de manera exacta el saldo disponible de la cuenta bancaria para tener el control
absoluto de este y evitar problemas financieros.
Alcance
El alcance del procedimiento de bancos abarca desde que se recibe el dinero como un ingreso y su
depósito, hasta las salidas de dinero de la cuenta bancaria.
Personas que intervienen
a) Contabilidad
b) Gerente general
Documentación utilizada
a) Comprobante de ingreso.- documento en el que se registra el ingreso de dinero recibido
sea en cheque o efectivo.
b) Comprobante de egreso.- Documento donde se registrar la salida de dinero
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88
Figura 4.9 Comprobante de ingreso
FECHA: VALOR:
CHEQUE Nº BANCO: EFECTIVO:
CONTABILIZACION
CUENTA DEBE HABER
ELABORADO APROBADO CONTABILIDAD
C.I:
LLANTERA "EL GATO" Nº COMPROBANTE DE INGRESO
BENEFICIARIO
RECIBIDO DE:
POR CONCEPTO DE:
LA SUMA DE:
OBSERVACIONES
Page 108
89
Figura 4.10 Comprobante de egreso
4.2.3.1 Políticas
1. Toda solicitud de pagos debe ser autorizada y justificada debidamente
2. El monto del valor de los cheques será por el valor necesario para cumplir con las
obligaciones.
3. Cada salida de dinero debe tener su respectivo comprobante de egreso debidamente
legalizado.
4. El ingreso de dinero contara con un comprobante de ingreso.
5. El dinero receptado será depositado en la cuenta corriente de Banco del Austro en un plazo
máximo 24 horas.
6. Realizar conciliaciones bancarias mensuales.
7. No se expedirán cheques al portador
FECHA: VALOR:
CHEQUE Nº BANCO: EFECTIVO:
CONTABILIZACION
CUENTA DEBE HABER
ELABORADO APROBADO CONTABILIDAD
C.I:
POR CONCEPTO DE:
LA SUMA DE:
OBSERVACIONES
BENEFICIARIO
LLANTERA "EL GATO" Nº COMPROBANTE DE EGRESO
PAGADO A:
Page 109
90
Figura 4.11 Procedimiento de ingresos de bancos
8. Los cheques serán elaborados por contabilidad, registrados en el sistema, firmados por el
gerente general quien tiene firma única.
4.2.3.1 Procedimientos propuestos (ingresos de bancos)
GERENCIA CONTABILIDAD TESORERO
1 Recepción de dinero por cobros en efectivo o en cheque X
2 Deposito en el banco y entrega de papeleta de deposito X
3 Recepción de comprobante de deposito X
4 Registro de deposito en el sistema X
5 Elaboracion de comprobante de ingreso X
6 Firma y envia a gerente para que revise y firme X
7 Recibe formulario firma y envia X
8 Archiva comprobante de ingreso y papeleta de deposito X
Nº PROCEDIMIENTODEPARTAMENTO RESPONSABLE
Page 110
91
Figura 4.13 Procedimiento de egreso de bancos
4.2.3.2 Flujograma de procedimientos (ingresos de bancos)
Figura 4.12 Flujograma de ingresos a bancos
4.2.2.3 Procedimientos propuestos (egresos de bancos)
TESORERO CONTABILIDAD GERENTE GENERAL
INICIO
1. Recepción dinero
4. Registro en sistema contable
8. Archivar
FIN
2. Deposito en banco y entrega de papeleta.
3. Recepción de papeleta de depósito
5. Elaboracion de comprobante de
ingreso6. Recibe y firma
GERENCIA CONTABILIDAD SOLICITANTE
1 Solicitud de pago debidamente justificado x
2 Revisión y aprobación x
3 Elaboración de comprobante de egreso x
4 Emisión de cheque ( firma única gerente general) x
5 Registro en el sistema contable x
6 Firma autorizada en comprobante y cheque x
7 Entrega y recepción de cheque firmado y sellado x
8 Archivar comprobante de egreso x
Nº PROCEDIMIENTODEPARTAMENTO RESPONSABLE
Page 111
92
4.2.2.4 Flujograma de procedimientos (egresos de bancos)
Figura 4.14 Flujograma de egresos de bancos
4.2.4 Conciliación bancaria
Concepto
El procedimiento de conciliación bancaria permite cotejar los movimientos de valores del estado de
cuenta bancario con los movimientos contables del libro mayor de bancos.
Objetivos
a) Establecer diferencias entre el estado de cuenta bancario y el saldo en libros contables.
SOLICITANTE GERENTE GENERAL CONTABILIDAD
SI
NO
INICIO
1. Solictud de pago debidamente justificado
2. Revisióny
aprobación
6. Firma autorizada en comprobante y cheque
3. Elaboración de comprobante de
egreso.
5. Emisión de cheque
4. Registro en sistema contable
7. Firma y sella comprobante de
egreso.
8. Archivar
FIN
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93
b) Registrar las operaciones no contabilizadas para determinar la veracidad del saldo de la
cuenta bancos y tener confiabilidad sobre la liquidez.
Alcance
El procedimiento de conciliación bancaria abarca desde que se recibe el estado de cuenta hasta el
archivo de la conciliación bancaria revisada y aprobada.
Personas que intervienen
a) Gerente General
b) Contabilidad
Documentación utilizada
a) Conciliación bancaria.- Documento en el cual se registra y verifica los saldos existentes
entre el estado de cuenta entregado por las instituciones financieras y el libro bancos que
tiene la empresa
Page 113
94
Figura 4.15 Formato conciliación Bancaria
BANCO: NUMERO DE CUENTA:
MES:
SALDO SEGÚN LIBRO MAYOR DE BANCOS AL ……….. $ ________
(+) NOTAS DE CRÉDITO
Fecha Valor
TOTAL
(-) NOTAS DE DÉBITO
Fecha Valor
TOTAL
(=) SALDO A CONCILIAR $ _______
SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA BANCARIO AL …….. $ _______
(+) DEPOSITOS EN TRÁNSITO $
Fecha Nº Valor
TOTAL
(-) CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS
Fecha Nº Valor
TOTAL
(=) SALDO A CONCILIAR $ ________
DIFERENCIA $ ________
Beneficiario
Beneficiario
GERENTE GENERALCONTADOR
_____________________ _____________________
Motivo
LLANTERA "EL GATO" Nº CONCILIACIÓN BANCARIA
Motivo
Page 114
95
4.2.4.1 Políticas
1. Realizar los registros en el sistema contable oportunamente de los depósitos realizados en
la cuenta bancaria.
2. El registro de los ajustes por diferencias encontradas en la conciliación bancaria lo
realizará el contador.
3. La conciliación bancaria se realizará mensualmente.
4. La conciliación bancaria será elaborada por el contador en la cual cotejara el libro de
bancos con el estado de cuenta proporcionado por Banco del Austro e informará las
novedades al Gerente General.
5. Se archivara de manera cronológica los estados de cuenta y conciliaciones bancarias.
4.2.4.2 Procedimientos propuestos
Figura 4.16 Procedimiento de conciliación bancaria.
DEPARTAMENTO RESPONSABLE
GERENCIA CONTABILIDAD
1 Recibe estado de cuenta de Banco del Austro X
2 Genera Auxiliar de bancos del sistema contable X
3 Revisa, analiza, registra y concilia valores X
4 Emite Conciliación bancaria y envia a gerencia para revisión X
5Recibe y devuelve firmada Si, no existe inconsistecias, archiva
caso contrario devuelve para corrrecciones X X
6 Recibe nueva conciliacion corregida, firma y devuelve X
Nº PROCEDIMIENTO
Page 115
96
4.2.4.3 Flujograma de procedimientos
Figura 4.17 Flujograma de conciliación bancaria
GERENTE GENERAL
NO
SI
CONTABILIDAD
INICIO
8. Recibe Conciliacion y
firma y devuelve7. Analiza y corrige
5. Recibe, firma y devuelve
6. ¿Existe inconsiste
ncias?
FIN
9. Archiva Conciliacion bancaria
1. Recibe Estado de cuenta
3. Revisa, analiza, registra y emite.
4. Conciliaciòn Bancaria
2. Genera auxiliar de bancos
Page 116
97
4.2.5 Inventarios
Concepto
El procedimiento de inventarios implica a las compras, ventas y el respectivo control sobre los
productos en stock disponibles.
Objetivos
a) Registrar todos los movimientos de entradas y salidas de la bodega de productos de llantas,
aros y accesorios y piezas de vehículos.
b) Establecer un control adecuado para el debido registro de inventarios diariamente y así
tener identificado con exactitud la cantidad en stock.
Alcance
El procedimiento de inventarios abarca desde la solicitud de necesidad de compra hasta el registro
de la salida de producto en el kárdex
Personas que intervienen
a) Contador
b) Gerente General
c) Bodega
Documentación utilizada
a) Nota de ingreso a Inventario/Bodega.- Documentos en el cual se registra el ingreso de la
mercadería
b) Nota de egreso de Inventario/Bodega.- Documento utilizado para registrar la salida de
mercadería y su respectiva autorización.
c) Requisición de Mercadería.- Solicitud de productos internos o para la venta.
d) Kárdex.- Formulario en el cual se registra las entradas, salidas y se determina las
existencias logrando un control total.
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98
Figura 4.18 Nota de ingreso a bodega/inventario
FECHA:
OBSERVACIONES:
CODIGO CANTIDAD V.UNIT V. TOTAL
GUIA DE REMISION Nº: ORDEN DE COMPRA Nº:
BODEGAJEFE COMERCIALIZACION
LLANTERA "EL GATO" Nº
PROVEEDOR:
POR CONCEPTO DE:
NOTA DE INGRESO A
BODEGA/INVENTARIO
Nº FACTURA:
GERENTE GENERAL
DESCRIPCION
Page 118
99
Figura 4.19 Nota de egreso a bodega/inventario
FECHA: Nº PEDIDO:
CODIGO CANTIDAD V.UNIT V. TOTAL
APROBADO GERENTE BODEGA SOLICITANTE
LLANTERA "EL GATO"NOTA DE EGRESO A
BODEGA/INVENTARIONº
SOLICITANTE:
CARGO:
OBSERVACIONES:
DESCRIPCION
Page 119
100
Figura 4.20 Requisición de productos o mercaderías
FECHA:
CODIGO CANTIDAD Nº PEDIDO
SOLICTADO POR: ELABORADO POR: APROBADO POR:
DESCRIPCION
CARGO:
OBSERVACIONES:
LLANTERA "EL GATO"REQUISICIÓN DE PRODUCTOS O
MERCADERÍANº
NIVEL DE PRIORIDAD:
SOLICITANTE:
Page 120
101
Figura 4.21 Control de inventarios kárdex
4.2.5.1. Políticas
1. Tener en bodega el stock suficiente para cubrir con el requerimiento del cliente.
2. Valorar y contabilizar los inventarios al importe menor entre el costo o valor neto
realizable.
3. Utilizar el método promedio para asignar costos a los inventarios.
4. La recepción de inventario debe tener los debidos soportes como son: proforma aprobada,
factura de compra, notas de ingreso a bodega y orden de compra.
5. La salida de inventario debe estar respaldada con la respectiva orden de requisición y nota
de egreso.
6. Conservar en las mejores condiciones el stock de inventario
PRODUCTO:
CÓDIGO:
Q V. U V.T Q V. U V.T Q V. U V.T
ENCARGADO DE INVENTARIO
__________________________________
Nº LLANTERA "EL GATO" CONTROL DE INVENTARIO / KARDEX
OBSERVACIONES:
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIASFECHA Nº DOC DESCRIPCION
Page 121
102
4.2.6 Inspección física de inventarios
Concepto
Este procedimiento es de relevancia porque está destinado a verificar las existencias reales de
inventario mediante una inspección física cotejada con los registros contables.
Objetivos
a) Evidenciar físicamente los productos reales disponibles en stock.
b) Establecer políticas adecuadas para el control de los movimientos de inventario.
Alcance
Este procedimiento abarca desde que se solicita el registro de inventarios al responsable hasta el
cobro de multas por las diferencias encontradas.
Personas que intervienen
a) Gerente General
b) Contador
c) Encargado de Bodega
Documentación utilizada
a) Inspección física de inventario.- formulario utilizado para registrar cantidades, valores,
observaciones encontradas durante el tiempo que dure la inspección.
Page 122
103
Figura 4.22 Inspección física de inventarios
4.2.6.1 Políticas
a) Codificar todos los productos para una mayor agilidad en el control de inventarios
mediante la inspección física.
b) Realizar inspecciones físicas mensualmente y cotejar con las cantidades registradas en
libros contables
c) Programar oportunamente horarios para toma física de inventarios.
d) Al finalizar la inspección y cotejo, si existen diferencias se establece una multa del 10% del
valor de las diferencias, valores que serán descontados mediante rol de pagos.
RESPONSABLE:
FECHA: HORA:
DIFERENCIAS (U)
FALTANTE SO BRANTE FALTANTE SO BRANTE
CARGO:
CO STO
UNITARIOO BSERVACIO NES
GERENTE GENERAL
LLANTERA "EL GATO" INSPECCIÓN FÍSICA DE INVENTARIO Nº
CO DIGO DESCRIPCIO NDIFERENCIAS (U)
ENCARGADO DE INVENTARIO
__________________________________ ______________________________
UNIDAD
MEDIDA
SALDO EN
SISTEMA
CO NTEO
FISICO
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104
4.2.6.2. Procedimientos propuestos
Figura 4.23 Procedimiento de inspección física de inventario
4.2.6.3. Flujograma de procedimientos
Figura 4.24 Flujograma de inspección física de inventario
GERENCIA CONTABILIDAD BODEGA
1 Solicita toma física de inventario X
2 Solicita registro de inventario X X
3 Realiza la toma fisica de inventario X X
4Entrega formulario de inspeccion fisica de inventarios con las
respectivas firmas X X
5 Aprueba los ajustes y firma X X
6 Contabiliza los ajustes y archiva X
Nº PROCEDIMIENTODEPARTAMENTO RESPONSABLE
GERENCIA GENERAL CONTABILIDAD BODEGA
NO SI
INICIO
1. Solicitud de inspección fisica
4. Realiza el conteo fisico
2. Programa y solicita registro de
3. Entrega registro de inventarios
5. Reconteo de lo que considera necesario
6. Elabora formulario de inspeccion fisica
7. Entrega formulario de inspeccion fisica para su aprobacón
9. Contabiliza ajustes y archiva
8. ¿Aprueba ajustes?
FIN
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105
4.2.7. Compras
Concepto
El procedimiento de compras está estipulado para controlar la adquisición de productos destinados
para la venta o para uso interno.
Objetivos
a) Establecer normas para la adquisición oportuna de productos necesarios tomando en cuenta
calidad y precios.
b) Alcanzar una buena negociación con proveedores y mantener una buena relación.
Alcance
El alcance del procedimiento de compras abarca desde la generación de la necesidad mediante
requisición hasta el registro contable y disminución de existencias.
Personas que intervienen
a) Gerente General
b) Jefe de comercialización
c) Contador
d) Proveedor
Documentación utilizada
a) Nota de ingreso a Inventario/Bodega.- Documentos en el cual se registra el ingreso de la
mercadería
b) Orden de compra.- Documento solicitante entregado a proveedor con la especificación de
los productos necesarios.
c) Requisición de Mercadería.- Solicitud que entrega el encargado de bodega al jefe de
comercialización, de productos internos o para la venta.
Page 125
106
Figura 4.25 Orden de compra
4.2.7.1 Políticas
1. Solicitar mínimo 3 proformas a distintos proveedores que cumplan con los estándares de
calidad.
2. Toda compra se realiza con autorización del gerente
3. Los documentos involucrados en la compra deben estar legalizados.
4. Los plazos establecidos de crédito son de 30, 60 y 90 días dependiendo de la magnitud de
la compra.
5. La forma de pago es mediante cheque, autorizado y firmado por el gerente general.
6. No se debe emitir cheques en blanco o como garantía de pago.
a) Toda compra debe tener como soporte una orden de compra y la factura correspondiente.
FECHA: RUC:
PROVEEDOR: FORMA DE PAGO:
FACTURAR A: TIEMPO DE ENTREGA:
CODIGO CANTIDAD V.UNIT V. TOTAL
ELABORADO POR: APROBADO POR: RECIBIDO POR:
OBSERVACIONES:
DESCRIPCION
LLANTERA "EL GATO" ORDEN DE COMPRA Nº
Page 126
107
4.2.7.2 Procedimientos propuestos
Figura 4.26 Procedimientos de compras
COMERCIALIZACIONGERENCIA
GENERALCONTABILIDAD PROVEEDORES
1 Se genera una necesidad y se emite solicitu de compra X
2 Revisa la solicitud y si es necesaria la aprueba X
3 Solicita minimo 3 proformas de los productos necesarios X
4 Emiten y envian proformas de acuerdo a lo solicitado X
5Receptan proformas, analiza y elije la proforma apegada a
la calidad y al mejor precioX
6 Firma la orden de compra aprobrada X
7 Emite factura de acuerdo a la proforma aceptada X
8Recepta la factura y revisa que concuerde con las
caracteristicas de los productos.X
9
SI la mercadería no cumple con las condiciones , se toma la
decision de recibir o no el producto, y si cumple el
material se recibe en la bodega.
X X
10 Firma la factura X
11 Emite cheque y realiza su registro X
12 Firma el cheque X
13 Firma y sella el comprobante de egreso X
14 Recepta y archiva documento X
15 Modifica existencias en inventario. X
Nº PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO RESPONSABLE
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108
Figura 4.27 Flujograma de procedimiento de compras
JEFE DE
COMERCIALIZACIONGERENTE GENERAL CONTABILIDAD PROVEEDORES
NO
SI
INICIO
1. Se genera una necesidad y se emite solicitud de compra.
2. Revisa la solicitudy si es necesario la
aprueba.
3. Solicita minimo 3proformas.
5. Recibe, analiza y elije una proforma.
8. Recepta la factura y revisa que concuerde
con las casracterisiticas
de los productos.
6. Firma la orden de compra.
4. Realizan y emiten proformas de acuerdo a
lo solicitado.
7. Emite la factura de acuerdo a la proforma
9. Cumple con las
condicion
10. Toma la decisiòn de recibir o no el
producto
11. Recibe el material en la bodega
12. Firma la factura 13. Emite cheque y realiza el registro
14. Firma el cheque
15. Firma y sella el comprobante de egreso
17. Modifica existencias en
Inventario
16 Receptay archiva
documento
FIN
4.2.7.3 Flujo de procedimientos
Page 128
109
4.2.8 Ventas
Concepto
El procedimiento de ventas permite llevar a cabo la relación comercial con el cliente, superando sus
expectativas.
Objetivos
a) Definir los parámetros para llevar a cabo la venta de productos al consumidor final.
b) Definir políticas para el correcto desarrollo de la relación comercial.
Alcance
El procedimiento de ventas abarca desde que el cliente entra en contacto con la Llantera hasta el
registro contable y archivo de la documentación generada en el procedimiento.
Personas que intervienen
a) Gerente General
b) Jefe de comercialización
c) Contador
d) Cliente
Documentación utilizada
a) Proforma de venta.- Documento que utiliza el vendedor para indicar una oferta al cliente
de los posibles productos que va adquirir.
b) Solicitud de crédito.- Formulario que el cliente debe llenar para acceder al crédito.
c) Factura.- Documento que se entrega al cliente cuando la venta de ha definido y es el único
comprobante con validez tributaria.
d) Comprobante de pago.- Documentos entregado al cliente cuando realiza abonos al crédito
concedido.
Page 129
110
Figura 4.28 Proforma de venta
4.2.8.1 Políticas
1. Al momento de realizar el cobro ya sea en efectivo, cheque o transferencia se debe emitir
un comprobante de ingreso y entregar al respectivo cliente para constancia de su pago.
2. Toda venta debe tener su respectiva orden de pedido.
3. La base de datos de todos los cliente potenciales o no, deben estar actualizados.
FECHA: ______________________TELEFONO: ______________________
CLIENTE: ______________________RUC: ______________________
DIRECCIÓN________________________________________________________
CANTIDAD COGIDO V. UNITARIO V. TOTAL
SUBTROTAL
IVA 12%
IVA 0%
TOTAL
______________________________________________
__________________________________________________________________
Observaciones:
FIRMA AUTORIZADA FIRMA CLIENTE
__________________ __________________
LLANTERA "EL GATO" PROFORMA Nº
DESCRIPCIÓN
Page 130
111
4. El plazo de crédito es de 30, 60, 90 días dependiendo del monto de la venta, el plazo
máximo de crédito es de 6 meses a clientes conocidos, previo análisis y aprobación del
gerente general.
5. Requisitos mínimos para acceder a crédito:
a) Copia de cedula o RUC.
b) Formulario de información económica del solicitante.
c) Proyección de ingresos y gastos si es persona natural, y un flujo de efectivo si es
persona jurídica.
d) Dos referencias comerciales y personales
e) Certificado bancario.
6. Una vez definida la venta se entrega el producto al cliente y este deberá revisar en delante
del vendedor para verificar el estado del producto, salida la mercadería no se aceptaran
devoluciones.
7. El Gerente General deberá emitir un informe acerca de las ventas y realizar un análisis de
vencimiento de pagos.
8. Las facturas entregadas deben tener la firma de cliente y del vendedor para que sea válida,
al igual que el sello de cancelado una vez que la factura se hay cancelado en su totalidad, si
es venta a crédito por cada abono se entregara un comprobante de pago.
Page 131
112
4.2.8.2 Procedimientos propuestos
Figura 4.29 Procedimiento de Ventas
COMERCIALIZACIONGERENCIA
GENERALCONTABILIDAD CLIENTES
1 Solicita orden de pedido de productos X
2 Revisa la orden y verifica la existencia X
3¿Hay existencia? Si, llegan a un acuerdo si es a crédito; No,
Termina la ventaX X
4¿Existe acuerdo? Si, Procede hacer revisión fisica de los
productos; No, termina la ventaX X
5
¿Cumple las exigencias? Si, Emite factura, realiza el
registro contable y genera comprobante de ingreso o
registra el plazo de credito; NO, termina la venta.
X X
6 Modifica las existencias de inventarios X
7 Despacha el producto X
Nº PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO RESPONSABLE
Page 132
113
4.2.8.2 Flujo de Procedimientos
Figura 4.30 Flujograma de procedimiento de ventas
Page 133
114
CAPÍTULO V
5 CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES, BIBLIOGRAFIA
5.1 CONCLUSIONES
a) El programa contable ELITE con el que cuenta la empresa aun a pesar de no ser el más
avanzado sirve de apoyo para el buen manejo del proceso contable y para las labores del
contador sin embargo este no es utilizado de una manera eficiente puesto que la
información contable no es ingresada por lo cual no se puede tener información real
económica-financiera en cualquier momento.
b) No tener identificados los procedimientos contables incurre en que no se pueda aplicar los
respectivos controles y en consecuencia no se puede tomar acciones correctivas a tiempo,
lo cual en medida de tiempo representa gastos innecesarios.
c) Los procedimientos contables nos ayudan a determinar resultados operacionales a final de
un periodo, también nos permite realizar registro de las transacciones contables financieras
en un momento oportuno de manera que se pueda emitir reportes minimizando riesgo y
logrando una acertada toma de decisiones en beneficio de la Llantera.
d) La propuesta está acorde a la estructura y necesidad de la Llantera ya que mediante esta
propuesta se va obtener una mejor utilización del sistema contable y se podrá generar
reportes oportunos y mantener la contabilidad al día con sus respectivos resultados.
5.2 RECOMENDACIONES
a) Utilizar de la mejor manera todos los módulos de compras, inventarios, ventas, facturación,
efectivo y equivalentes, cuentas por cobrar y cuentas por pagar del sistema contable
ELITE, ingresando diariamente la información de las transacciones económicas, para
contar con información precisa y verídica cuando sea necesario.
b) Para poder tener éxito en la generación de información es necesario invertir en el contrato
de a un asistente contable-administrativo de planta para que realice estas actividades de
manera correcta y así contar con información confiable, oportuna necesaria por el gerente
general.
Page 134
115
c) Implantar la propuesta establecida en cuanto a procedimientos contables y políticas
estipuladas para que desarrollar las actividades que se realizan en la Llantera “EL GATO”
de una mejor manera, logrando una adecuada clasificación de la información, registro y
análisis de la misma, evitando pérdida de tiempo, gastos innecesarios y generando informes
cuando sean necesarios para apoyar a la gerencia en la toma de decisiones y en su gestión
administrativa.
d) Realizar consultas de movimientos y de saldos de la cuenta bancaria que posee de manera
diaria en las páginas electrónicas para tener un adecuado manejo de efectivo y valores
reales con los cuales cuenta la empresa a manera de liquidez.
Page 135
116
5.3 BIBLIOGRAFÍA
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http://www.sri.gob.ec/web/guest/67;jsessionid=dFNBQzvZLBDqI5hoCqsMw
1aq
Page 138
119
5.4 ANEXOS
Anexo A Registro Único de Contribuyentes
Page 139
120
Anexo B Permiso de funcionamiento LUAE
Page 140
121
Anexo C Proforma de venta de la Llantera “EL GATO”
LLANTERA “EL
GATO”
Page 141
122
Anexo D Factura de Ventas de la Llantera “EL GATO”
LLANTERA “EL
GATO”
