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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURIA
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO MAESTRÍA EN CONTABILIDAD, MENCIÓN COSTOS
Las Estructuras de Costos Formales como Herramienta Generadora de Rentabilidad en las Empresas Prestadoras del Servicio de Distribución de
Productos Farmaceúticos en el Estado Lara
Por: Norilay del Valle González Cedeño
Tutora: Rosa Pérez
Barquisimeto, 2005
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURIA
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO MAESTRÍA EN CONTABILIDAD, MENCIÓN COSTOS
Las Estructuras de Costos Formales como Herramienta Generadora de
Rentabilidad en las Empresas Prestadoras del Servicio de Distribución de Productos Farmaceúticos en el Estado Lara
Por: Norilay del Valle González Cedeño
Tutora: Rosa Pérez
RESUMEN
La presente investigación tiene como propósito fundamental Evaluar las estructuras de costos formales como herramienta generadora de rentabilidad financiera en las empresas del sector prestador de servicio de distribución de productos farmacéuticos en el estado Lara, el estudio realizado es no experimental, de tipo descriptivo, de igual manera el tipo de estudio es de campo, debido a que allí se obtiene la información. la población está representada por tres Droguerías. El instrumento utilizado fue el cuestionario y la entrevista, las técnicas aplicadas fueron la observación directa. revisión documental y entrevistas personales. Por lo que el estudio se desarrolla en cinco capítulos. en donde se tomó en cuenta el Diagnostico la situación de las empresas del sector de distribución de productos farmacéuticos en cuanto a la estructura de costos utilizadas; identificación de los elementos teóricos propios y específicos de la rentabilidad financiera; Información de la contabilidad financiera que ayude a determinar los costos del servicio; Identificación de las áreas productoras de información para la estructura de costos generadora de rentabilidad. Se diseñaron dos entrevistas y un cuestionario que se aplicaron a la población muestral analizando los resultados a través de la matriz correlacional. A partir de los resultados se presentaron conclusiones y recomendaciones pertinentes.
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INTRODUCCIÓN
La creciente complejidad del mercado venezolano, el cual se caracteriza por
ser enormemente competitivo y variable en el entorno económico, ha traído
consecuencias inmediatas en la vida privada de las empresas que conforman el motor
de la economía.
Las empresas del sector prestador de servicio de distribución de productos
farmacéuticos no escapan a los efectos que estos factores externos causan en las
mismas y que condicionan su funcionamiento, principalmente en lo que respecta a la
incidencia que ejerce la rentabilidad y el conocer los costos en que incurren, con el
fin de alcanzar la comercialización y posterior satisfacción del cliente.
En atención a lo expuesto, los costos de las mercancías, mano de obra directa
y costos indirectos, en la actualidad confrontan constantes variaciones, situación que
ha originado a las empresas del sector la necesidad de concientización y
conocimiento de los mismos, debido a que en la actualidad es inexistente. En un
contexto más amplio, el conocimiento de la estructura de costos de una empresa
puede ser de gran ayuda en la búsqueda de ventajas competitivas, principalmente en
un entorno como el actual, caracterizado por los acelerados procesos de globalización
y el surgimiento de nuevas tecnologías.
Estas nuevas exigencias imponen a las empresas la necesidad de implementar
estrategias cuyo objetivo prioritario se encuentra dirigido a mejorar la velocidad y la
fiabilidad de la información referente a los costos de la prestación del servicio de
distribución de productos farmacéuticos y de esta manera proporcionar a la gerencia
las herramientas necesarias para facilitar la toma de decisiones.
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Sobre la base de las consideraciones anteriores, el presente trabajo de
investigación persigue como finalidad analizar la rentabilidad financiera sin
estructuras de costos formales en empresas del sector prestador de servicio de
distribución de productos farmacéuticos en el estado Lara, entendiéndose como
estructuras de costos aquella que permiten la regulación de los precios, la cual se
ejerce por medio de un proceso denominado cálculo de costos unitarios.
En este sentido, el trabajo de investigación que se presenta se encuentra
estructurado en cinco capítulos, los cuales se describen a continuación:
El primer capítulo comprende la identificación o planteamiento del problema,
los objetivos generales y específicos del estudio, la justificación, alcances y
limitaciones del trabajo. En este capítulo se muestra de manera clara y precisa los
aspectos que se abordan en la investigación.
En el segundo capítulo se presenta el marco teórico del problema, el cual
incluye los antecedentes de estudios relacionados con la investigación, los
lineamientos de carácter teóricos que la sustentan y la definición de conceptos básicos
que poseen significados específicos en el área de estudio.
El tercer capítulo describe la metodología utilizada en la investigación, en la
cual se define el diseño de investigación, la población muestral, los instrumentos y
procedimientos empleados en la recolección de datos.
El cuarto capítulo presenta los resultados y sus respectivas interpretaciones
haciendo uso de matrices que permitieron lograr los objetivos.
El quinto capítulo, en el que se plasman las conclusiones y recomendaciones,
ya que una vez finalizada la investigación se llegó a conclusiones que se obtuvieron
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del análisis de los resultados, así como también se presentan las recomendaciones con
la finalidad de ayudar a las empresas del sector a mejorar.
Finalmente, se presenta la bibliografía consultada para el desarrollo de la
investigación.
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CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema.
Actualmente la globalización es un fenómeno a nivel mundial, que incide
tanto positiva como negativamente sobre las economías de todos los países, el cual
se refiere a la expansión de las empresas multinacionales a través del mundo, al
respecto Koontz (2001), comenta que éste fenómeno se ha desarrollado más allá de
las actividades de las grandes empresas, y se define hoy día como el proceso de
expansión de las relaciones culturales, políticas y económicas entre todas las naciones
del globo, lo cual ha obligado a las empresas, indistintamente de su tamaño, a
incorporarse a la competitividad para mantenerse al mercado al que pertenecen.
Significa entonces, que los mercados se proyectan en función de una
economía global basada en la productividad, al menor costo posible con la finalidad
de ser competitivos, a lo cual no escapa Venezuela, con una economía basada en sus
potenciales recursos naturales en el sector de energía y minas, lo que la ha conducido
a fortificar y revisar exhaustivamente la rentabilidad de aquellos grupos no
tradicionales, con el propósito de diversificar su gama de productos a ofrecer en
mercados internacionales.
Dentro de los sectores no tradicionales se encuentra el sector prestador de
servicio de distribución de productos farmacéuticos, que para mantener su
rentabilidad debe competir con mercados nacionales e internacionales vanguardistas y
altamente competitivos.
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Por lo que en el sentido amplio, la rentabilidad según Don Hellriegel (1994)
es la relación dada entre las utilidades y los activos. Es una medida que indica la
capacidad que tiene una empresa para generar utilidades sobre la base de los activos
disponibles para generarla. En general, la rentabilidad se incrementa cuando aumenta
la utilidad o bien disminuyen los activos; y las utilidades son resultantes de la resta de
los ingresos menos los costos. Es decir mientras menor y mejor aplicados tenemos
los activos y mejor definidos tenemos el mercado, se optimiza la probabilidad de
mejorar sustancialmente la rentabilidad de la empresa.
En este contexto, el sector prestador de servicio de distribución farmacéutica
es un mercado tan competitivo y globalizado que se hace imperativo una continua
interrelación con el entorno en donde se desarrollan las actividades económicas a fin
de permanecer a la vanguardia de los cambios. Esto se logra a través de la obtención
de una información real y detallada sobre el costo de producir un bien o prestar un
servicio. Se puede señalar que, una estructura de costos bien concebida ayuda a
tomar decisiones acertadas para el aprovechamiento de los recursos disponibles.
Por esta razón, las empresas se han visto en la necesidad de adaptar sus
estructuras de costos a las características de las mismas, procurando así un control de
estos, a fin de que se conviertan en apoyo en el logro de los objetivos de calidad y
competitividad, para así poder mantenerse en el mercado. Es por ello, que toda
organización exitosa con aspiraciones de liderazgo, no debe, dentro de su estructura,
carecer de la evaluación y análisis de sus costos. En este sentido Bittel y Ramsey
(1997) exponen:
“....las estructuras de costos permiten la regulación de los precios, la cual se ejerce por medio de un proceso denominado cálculo de costos unitarios. Suele establecerse un costo por separado para cada tipo de servicio suministrado con el fin de recuperar todos los costos incrementales o marginales, factores de disuasión deseados y otros factores en los precios
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finales exigidos a los clientes, por lo tanto esto da lugar a diferentes precios unitarios para un servicio....” Pág. 874
Aunado a lo ya expuesto, el nuevo ambiente empresarial exige el uso de
sistemas de contabilidad gerencial, los cuales deben proporcionar información
oportuna y adecuada para facilitar el control de costos, medir y acrecentar la
productividad; brindar información exacta sobre los productos para poder tomar las
decisiones referentes a precios, la incorporación de nuevos productos, el abandono de
productos obsoletos y la respuesta al seguimiento de productos competitivos,
introducción de nuevos mercados, decisiones sobre políticas de distribución,
decisiones de inversión para aumentar la capacidad o reducir sus costos.
Por lo anterior Neuner (1983), se refiere a la contabilidad de costos como la
información detallada, relevante, suficiente y concisa que se proporciona a la gerencia
permitiéndole planificar, presupuestar, controlar y evaluar las distintas etapas de la
gestión administrativa. La gestión de los costos es una herramienta necesaria para
poder tomar decisiones acertadas en cualquier área de la empresa debido a que existe
una relación directa entre los costos y los resultados económicos de ésta.
Según estudio presentado por Bancoex (2003), la Industria farmacéutica
venezolana está compuesta por tres grandes niveles: los Laboratorios, que realizan el
procesamiento de materias primas para la producción del medicamento, el empaque
de productos y el traslado a los distintos mayoristas del país; las Droguerías, que
distribuyen los medicamentos a los detallistas; y las farmacias o expendios, que
almacenan y venden al detal los productos farmacéuticos.
El estudio también expone que, el volumen del mercado venezolano se ubica
alrededor de 1,5 millardos de dólares, de los cuales el 80% se calcula pertenece al
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sector privado. Este está compuesto por alrededor de 145 laboratorios, que
comercializan un aproximado de 5600 presentaciones a través de 60 Droguerías que
distribuyen a unas 6000 Farmacias en todo el territorio nacional.
En este sentido, las Droguerías constituyen el segmento más concentrado de la
cadena venezolana, con lo cual obtienen inmejorables condiciones a la hora de
negociar precios y márgenes de comercialización tanto con laboratorios como con
farmacias.
Al respecto, Cavedro en Bancoex (2003) expone que del total aproximado de
6000 farmacias existen cadenas independientes, sociales y fundafarmacia. Este es un
sector atomizado con un alto grado de competencia que se refleja en variables de
precio y servicio.
En Venezuela las droguerías se encuentran dentro de un mercado altamente
competitivo y aunque sus clientes son específicamente las farmacias, éstas son un
grupo muy exigente en cuanto a la diversidad de productos y servicios que cada una
puede ofrecer. En el país existen mas de sesenta (60) droguerías, pero sólo entre
algunas de ellas abarcan el cincuenta por ciento (50%) del mercado nacional, siendo
el principal proveedor de las farmacias, quienes ofrecen cada uno de los productos
farmacéuticos y atienden de forma directa a las necesidades del cliente o consumidor
final, logrando una rentabilidad cada vez mayor donde la percepción por parte del
cliente sobre la imagen que proyectaba una farmacia años atrás, no es similar a la que
proyecta hoy en día.
Por las características expuestas, se analiza la situación que presentan las
Droguerías, quienes son los intermediarios entre los diferentes laboratorios que
producen las medicinas y las farmacias. Son éstas quienes se ocupan no sólo de la
compra, venta, despacho, servicio y distribución de productos farmacéuticos, sino
11
también, del área de perfumería y misceláneos. Para estas empresas lograr
eficientemente tales actividades, requiere información oportuna, veraz y confiable
que permita toma de decisiones acertadas; es aquí donde se presenta la debilidad,
debido a que el proceso de información se maneja aislado del conocimiento y análisis
de sus costos de distribución y de los servicios que ofrecen a sus clientes,
desenvolviéndose simplemente bajo la información suministrada por la contabilidad
tradicional a través de sus estados financieros.
En el mismo orden de ideas, se puede decir que los análisis realizados por
éstas empresas para medir su utilidad se basa en los gastos (todo lo manejan como
gastos), sin distinción o clasificación de sus verdaderos costos, sobre la cual se
toman decisiones, que las conducen a establecer estrategias de promociones y de
ofertas al cliente, y a su vez les permiten mantenerse en competencia dentro del
mercado, sin conocer aún la rentabilidad de la prestación del servicio de distribución
de productos farmacéuticos así como también de aspectos como: mantener una flota
de vehículos para transportar la mercancía al cliente, de mantener un proceso
automatizado en el despacho de los productos, el costo de servicio al cliente, la
importancia de no tener mercancía devuelta y/o clientes insatisfechos.
Es importante resaltar que el sector prestador del servicio de distribución de
productos farmacéuticos, requiere conocer los verdaderos costos que se encuentran
dentro del proceso de distribución, que está compuesto por la comercialización,
distribución y satisfacción del cliente, así mismo deben evaluar la rentabilidad que
pueda proporcionar cada una de estas actividades y de los productos que
comercializan (Medicinas, Cosméticos y Misceláneos), teniendo en cuenta la
necesidad de manejar una flota de vehículos propios, mantener un proceso
automatizado, manejo de altos volúmenes de inventarios, retorno de la inversión,
atención post-venta al cliente, y la competitividad en el mercado.
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Ante la situación planteada, la presente investigación analizó la necesidad de
utilizar estructuras de costos adecuadas; que permitan conocer con exactitud la
rentabilidad obtenida y ejercer un control preciso de sus costos, ya que sus precios de
ventas vienen determinados por los laboratorios; y sobre lo que se puede gerenciar y
controlar es sobre el costo, por lo cual deben analizar exhaustivamente la estructura y
composición de los mismos, además busca dar respuesta a las siguientes
interrogantes: ¿ Cuales son eventualmente sus costos y su rentabilidad? ¿ Cuál sería la
estructura de costos adecuada para las empresas del sector para la distribución de sus
costos? ¿ Cuál es la información que no maneja y cómo esa información impide
identificar realmente donde está el problema?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Evaluar las estructuras de costos como herramienta generadora de rentabilidad
en el sector prestador de servicio de distribución de productos farmacéuticos en
el Estado Lara.
Objetivos Específicos
1. Diagnosticar la situación de las empresas prestadoras de servicio de
distribución de productos farmacéuticos en cuanto a las estructuras de costos
utilizadas.
2. Identificar los elementos teóricos que son propios y específicos de la
rentabilidad financiera.
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3. Evaluar la información suministrada por la contabilidad financiera que sirve
de base para determinar los costos del servicio
4. Identificar las áreas que aportan información para la estructura de costos
generadora de rentabilidad, de acuerdo a las actividades realizadas por las
empresas del sector.
Justificación
La presente investigación se realiza para dar solución a la problemática que
presentan las empresas prestadoras de servicio de distribución de productos
farmacéuticos; ya que analiza su proceso de gerencia a través de los gastos y costos
reportados, pero que no están constituidos en una estructura de costos definida
formalmente; por que éstos se calculan de manera empírica sin hacer énfasis en los
precios establecidos, ya que aquí tiene aplicabilidad la filosofía del costo objetivo.
Así mismo, será una herramienta útil para la toma de decisiones al momento
de negociar con las farmacias, debido que al conocer sus costos reales, podrá ofrecer
descuentos o promociones que les permitan mantener su posición competitiva en el
mercado, y así captar otros mercados para fortalecer sus niveles de ingresos y cubrir
los costos, para alcanzar la rentabilidad esperada.
A los efectos de este estudio, el aporte lo constituye el beneficio que se pueda
suministrar en función de optimizar el control de los costos de la prestación del
servicio, así como también el suministro de una información oportuna y confiable que
coadyuve al correcto análisis, interpretación y presentación de cada una de las
partidas de costos requeridas.
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De igual manera, se hace necesario controlar las actividades y diseñar planes y
acciones dirigidas a alcanzar objetivos específicos que sean aplicables a diversos
aspectos de la vida como lo son: lo social, el académico, el económico entre otros.
Por otra parte, la investigación por sí sola constituye un aporte desde el punto
de vista teórico – práctico, ya que en materia de costos para empresas del sector
servicio los estudios son pocos. Desde el punto de vista metodológico establece
criterios de uniformidad en lo que respecta a las técnicas de registro contables para
que estos sean aptos para la toma de decisiones y permite un análisis sustentado en un
registro correcto de cada operación y en este sentido es de valiosa utilidad, ya que
sirve como base para futuros estudios, trabajos de grados o informaciones
relacionadas con la prestación de servicio en el sector salud.
Alcances y limitaciones
Con relación a lo anterior, las empresas prestadoras de servicios tienen que
comenzar asumiendo que sólo hay un costo: el costo de todo el sistema; bajo esta
premisa la investigación se desarrolla partiendo del comportamiento en el mercado de
dichas empresas, de su estructuras de costos y su rentabilidad, ya que las mismas
deben conocer cuales son sus principales actividades dentro del proceso de
distribución, así como conocer cuales son sus principales departamentos generadores
de costos y cuales de sus productos comercializados generan mayor rentabilidad
considerando todos los factores que conlleva el proceso de distribución en general.
Es importante destacar, que actualmente el sector de distribución de productos
farmacéuticos está conformado por alrededor de 60 empresas a nivel nacional, siendo
las más importantes 3 Droguerías ubicadas en Barquisimeto Estado Lara, las mismas
tienen sus sedes principales en distintos estados del país pero con grandes sucursales
15
en Barquisimeto solo una de ellas tiene su sede principal en ésta ciudad, con
evaluación de datos correspondientes al primer trimestre del año 2005.
Al tratar de explorar las características del sector farmacéutico venezolano, se
obtuvo información del personal de las áreas operativas (comercialización y
operaciones) y solo un área estratégica (contabilidad) de las empresas estudiadas, lo
cual en muchos casos limita el desarrollo de la investigación al proporcionar poca
información debido al delicado manejo de la misma y a la revelación de estrategias a
ser tomadas por la competencia, así mismo se evidencia una situación de escaso
acceso a estadísticas oficiales y privadas. Por otra parte, aquellas cifras existentes, son
generalmente consideradas de carácter confidencial por las empresas que las poseen,
lo que implica una limitación para el cumplimiento de los objetivos.
16
CAPITULO II
ANTECEDENTES
En la revisión bibliográfica efectuada como parte del proceso investigativo, se
encontraron trabajos vinculados con el tema estudio, seleccionándose aquellos de
gran importancia por cuanto aportaron información valiosa para esta investigación.
Según estudio de Bancoex (2003), el sector farmacéutico venezolano ha sido
tradicionalmente un sector sólido, conjuntamente con México, Argentina y Brasil, y
experimentó un elevado nivel de crecimiento entre los años 1998 y 2001. No
obstante, la contracción general del mercado nacional de 2002 en adelante, ha traído
consigo un descenso del mercado farmacéutico. Si bien no existen cifras que permitan
estimar de manera confiable el nivel de capacidad ociosa que hoy existe en la
industria, se puede afirmar que este factor está presente.
El mercado venezolano evidenció crecimiento por cinco años consecutivos en
su venta en dólares (1997-2001), ubicándose en los primeros cinco lugares del
mercado regional.
A pesar de la contracción del último año, (el mercado venezolano) sigue
manteniendo, para el período 1996-2002, el más alto ritmo anual de expansión de la
región con una tasa promedia de 21,5%. En similar período, su venta en unidades
creció a una tasa anual de 2,2% y su precio promedio se expandió a un ritmo anual de
18,9%, constituyéndose en su principal elemento dinamizador. Cabe recordar, que
desde 1987 existe en este mercado un sistema de precios congelados para casi un
tercio de presentaciones del mercado local. En las ventas anualizadas a septiembre
2002, el mercado venezolano recibió el drástico impacto de la devaluación del
bolívar, obteniendo una facturación de U$S 1.623 M, con unidades vendidas por 323
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Millones de Unidades (MU) y un precio promedio de U$S 5,0. Cifras que
significaron, en relación con el año previo, disminuciones de 23,0% en la venta en
dólares, de 3,8% en la venta en unidades y de 5,0% en el precio promedio.
En el market share regional, el mercado farmacéutico de Venezuela obtiene un
8,6% en valores (4to puesto) y un 8,7% en unidades (4to puesto). Finalmente, hay
que tener en cuenta los impactos de valoración que vienen produciendo las
devaluaciones efectuadas en el año 2002 en las economías de Argentina, Brasil y, en
menor medida, Venezuela, sobre todo por la participación relativa de estos países en
el mercado farmacéutico regional. Impacto que repercute directamente en el tamaño
de las ventas regionales en dólares y en la posición de liderazgo de las grandes
corporaciones.
En efecto, en la medida que el impacto cambiario en la estructura de costos de
las empresas no pudo trasladarse totalmente al precio final, la venta regional en
dólares sufrió una drástica reducción al cierre del año 2002. Asimismo, también
disminuirán las ventas regionales de las corporaciones líderes, dado que tienen a
dichos mercados entre los de mayor importancia. Sin embargo, el impacto será
mucho mayor en las dos corporaciones de origen argentino Roemmers y Bagó, en la
medida que sus ventas son altamente dependientes del mercado local”.
Cabe destacar el alto impacto que la política económica de Venezuela en el
primer semestre de 2003 ha tenido sobre la actividad industrial en general, dado que
las medidas de implantación de controles cambiarios que hasta la fecha, luego de más
de cuatro meses de dictadas- no han autorizado la adquisición de divisas equivalentes
a una quincena de los montos que requería la industria en las fechas inmediatamente
anteriores a las mismas. La industria requiere, para su optimo funcionamiento, de
alrededor de US$ 600 MM anuales.
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Según IMS de Venezuela en Bancoex (2003), el mercado tuvo las siguientes
magnitudes:
Mercado Farmacéutico Venezolano total: Bs. 1.900.364.800.000.
Mercado Farmacéutico Venezolano total: US $ 1.363.145.000.
Mercado Farmacéutico Venezolano total en unidades: 304.423.800.
En este sentido, Nuzzo (2003) realizó un trabajo de carácter descriptivo
apoyado en un diseño de campo, que tuvo por título “Estructura de costos directos
para la empresa Multiservicios Euro American Truck, c.a. de Barquisimeto,
Estado Lara”, cuyo objetivo general fue el diseñar una estructura de costos acorde
con las características de la empresa, procurando un control de los costos, para
obtener información mas real y eficaz sobre los costos de la prestación del servicio,
para así proporcionarle a la gerencia información mas exacta y eficiente que ayude a
agilizar el proceso de tomas de decisiones.
En la misma se llegó a la conclusión de que la empresa estudiada no cuenta
con órdenes de servicio la cual ayuda a establecer la acumulación de costos; no se
utilizan flujogramas para la determinación de los costos ocasionando el
desconocimiento de los pasos a seguir para la cuantificación de los costos del
servicio; al igual que no se utilizan formatos para registrar las operaciones
relacionadas con los costos del servicio ni para el control de la Mano de Obra, pero si
existen formatos para el control de los materiales directos; no se distribuyen los
costos por departamentos ya que no hay una departamentalización definida en el
proceso de prestación del servicio, lo que hace que los costos se registren en forma
global.
Este trabajo permite demostrar que el control de costos es fundamental en las
empresas de servicio; lo que sustenta lo expuesto en el presente trabajo.
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Para complementar los antecedentes anteriores, se consultaron otros que
guardan relación con el objeto de estudio, ya que como lo define Barreto (1999) un
antecedente es aquel que aporta elementos para desarrollar la investigación, tomando
de él los aspectos relevantes que contiene y que se ajustan al tema que se está
realizando.
En el mismo orden de idea, Monsalve R. y Hernández N. (2003) realizaron un
estudio que tuvo como propósito “Diseñar una estructura de costos operativos
para las áreas de señalización vial y mantenimiento de semáforos en
Barquisimeto, estado Lara” apoyado en un estudio de campo con diseño no
experimental, por cuanto no se manipularon de manera intencional las variables y la
información se obtuvo de la realidad. Se evaluaron las herramientas que posee la
Autoridad Metropolitana de Transporte y Tránsito (A.M.T.T.) y se relacionaron con
la estructura de costos operativos. En consecuencia, la estructura de costos propuesta
diferenciará los costos de cada una de las áreas y propondrá una clasificación
separada de las remuneraciones para cada área estudiada.
En este sentido se recomendó dividir la primera área de Señalización y
Demarcación Vial; y la segunda en Mantenimiento y Operación de Semáforos. Esta
se presenta como una alternativa de aplicación para permitir a la gerencia obtener
información oportuna y confiable, garantizando una metodología uniforme en el uso
de procedimientos y formas que faciliten manejo. Cabe señalar, que la A.M.T.T no
contempla el cálculo de sus costos operacionales para las áreas de señalización vial y
mantenimiento de semáforos, por lo que requiere que estos sean calculados a fin de
poder establecer los recursos consumidos en las áreas señaladas.
A través de la presente investigación, se logró establecer que existen costos
incurridos por las áreas de señalización vial y mantenimiento de semáforos, que son
recurrentes y viables de ser incluidos en la estructura de costos operativos. Una
20
clasificación adecuada de las operaciones efectuadas por cada una de las áreas en
estudio, permitirá una mejor utilización de los recursos humanos, físicos y financieros
con que cuenta el organismo, lo cual puede redundar en una efectiva planificación de
las actividades y en la contraprestación de un mejor servicio a la colectividad.
De esta investigación se tomará como referencia la metodología utilizada para
presentar la información de los costos que permita facilitar la toma de decisiones.
Con relación a lo anterior, Rojas L. y Leal P. (2003) en su trabajo titulado
“Estructura de Costos en Actividades para la empresa Pegamento de Cerámica
Montelupo, c.a. de Yaritagua, Estado Yaracuy”; tienen como objeto la propuesta
de un modelo de estructura de costos basado en actividades para la empresa y al
mismo tiempo determinar mediante una investigación de campo con un diseño que
permita demostrar claramente cuales son las actividades que realiza la empresa. La
información obtenida sirvió de base para el cumplimiento del objetivo general del
trabajo para lo cual fue necesario identificar los centros de costos y a su vez asignar
los inductores, los cuales generan costos a las actividades realizadas por la empresa,
en ella se llegó a la conclusión que la empresa de Pegamento de Cerámica
Montelupo, c.a. carece de un instrumento que le suministre información sobre los
costos en que incurren en sus operaciones; en base a esta situación se recomienda a la
empresa aplicar la propuesta en el presente estudio.
Por ello, este estudio proporciona a la presente investigación el conocimiento
de las estructuras de costos en las empresas de servicios, de igual manera permite
identificar cuales son las actividades que realizan estas empresas, las cuales serían
los elementos del costo de la operatividad o actividad a la que esta se dedica y
además servirá de base para determinar la información necesaria que requieren las
empresas objeto de estudio, para conocer su estructura de costo.
21
Por otra parte, Coronado A. y Montilla A. (2003) realizaron un trabajo
titulado “Análisis Comparativo de la Rentabilidad Financiera entre el Cultivo
normal y un Cultivo Hidropónico de la Lechuga”, el cual tuvo como propósito
realizar dicho análisis a fin de determinar la rentabilidad financiera de ambos
cultivos. El estudio de la misma está enmarcado dentro de un diseño no experimental,
con nivel descriptivo y bajo la modalidad de campo. La población estuvo conformada
por veinticinco horticultores del rubro de la lechuga, de la zona agrícola de Sanare,
estado Lara, tomadas como una muestra no probabilística, de acuerdo a la decisión
del investigador. El instrumento para recabar información fue un cuestionario de
preguntas abiertas y validado a través del juicio de los expertos. Los datos obtenidos
fueron organizados y tabulados a través de una matriz de análisis de información y
cuadros comparativos. Los datos obtenidos permitieron concluir que de acuerdo al
promedio de los resultados del rubro de la lechuga en los cultivos normales, los
costos y gastos son menores al realizar una inversión en comparación al cultivo
hidropónico son mayores que en los cultivos normales, lo que determinan la
rentabilidad financiera de ambos cultivos.
Esta investigación permitirá conocer los gastos e inversiones de las empresas
de servicios para determinar la rentabilidad financiera.
En el mismo orden de idea, Rodríguez W.(2003) en su trabajo titulado
“Análisis de la Rentabilidad Financiera de la Ceba de Ganado Vacuno de la
Agropecuaria San Pedro, c.a.” se propuso determinar los ingresos, costos y gastos
como factores esenciales del proceso y determinar la ponderación del nivel de
rentabilidad. La investigación se enmarcó dentro de un diseño no experimental
presentando un nivel descriptivo tipo de campo. La población está conformada por la
totalidad de los trabajadores de la empresa objeto de estudio, donde se tomó una
muestra no probabilística no intencional, representada por tres administradores y un
contador público, logrando un total de cuatro encuestados. La técnica utilizada fue la
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encuesta y el instrumento aplicado fue el cuestionario cuyo resultado se presentó por
medio de una matriz de análisis. En ella se concluye que la agropecuaria posee un
manual contable que incide en controlar los ingresos y egresos por la venta y compra
de animales, recomendando implementar un sistema contable computarizado que
permita fortalecer la toma de decisiones, ahorrar tiempo y controlar los procesos
administrativos, para proyectar los niveles de inversión de la Ceba de ganado vacuno.
Estos estudios permiten a la presente investigación, determinar los ingresos,
costos y gastos como factores esenciales del proceso y determinar la ponderación del
nivel de rentabilidad de éstos dentro de la empresa, al igual que servirá de guía para
establecer la estructura de sus costos y el margen de rentabilidad de las empresas del
sector.
Bases Teóricas.
Para la presente investigación se tomó la bibliografía mas actualizada y se
desarrollaron los aspectos teóricos que sustentan el contenido y contribuyen a la
consecución de los objetivos propuestos.
Polimeni y Fabozzi (1994), describen el costo como la reducción de activos o
incursión de pasivos, medida en moneda, necesaria para adquirir bienes y servicios.
El costo siempre está orientado a la obtención de beneficios presentes o futuros, por
lo que concluye que son los desembolsos indispensables para la producción y venta
de un bien o servicio y representan los activos aplicados para la generación de los
ingresos que constituyen el giro principal de la empresa. Así también, Horngren
(1994) define los costos como el sacrificio o concesión de recursos con un propósito
específico, que a menudo se mide en unidades monetarias que deben pagarse por los
bienes y servicios.
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De las definiciones anteriores, se extrae que el costo mide el impacto de un
área sobre las utilidades, al medir cuánto dinero esta área libera o absorbe, tomando
como base fundamental la identificación de los elementos del costo.
Dentro de los elementos del costo se tiene: los materiales directos, la mano de
obra directa y los costos indirectos de fabricación, según Polimeni y Fabozzi (1994)
definen la primera, como todos aquellos materiales utilizados en forma directa en la
fabricación de un producto terminado, que pueden identificarse fácilmente con éste.
De igual manera Horngren (1994) define los costos de materiales directos como
aquellos que incluyen los costos de adquisición de todos los materiales que se
identifican físicamente como parte de los bienes fabricados y que se pueden asignar a
éstos en una manera factible en términos económicos.
Por otra parte, Polimeni y Fabozzi (1994) definen como mano de obra directa
a toda aquella mano de obra involucrada de manera directa en la fabricación de un
producto terminado que puede asociarse fácilmente con éste. De esta misma manera
Horngren (1994) define los costos de mano de obra directa, todos aquellos salarios de
toda la mano de obra que se puede asignar específica y exclusivamente a los bienes
facturados en una manera económica.
En el mismo orden de ideas, Polimeni y Fabozzi (1994) se refiere a los costos
indirectos de fabricación como aquellos que se usan para acumular materiales
indirectos, mano de obra indirecta y todos los demás costos indirectos de
manufactura. Siendo los materiales indirectos, todos aquellos materiales incluidos en
la elaboración de un producto que no se consideran directos, la mano de obra
indirecta es aquella mano de obra que se involucrada en la fabricación que no se
considera directa y como costos indirectos, los costos más comunes a muchos
artículos o áreas y que, por tanto, asociarse directamente al bien o servicio.
24
Así mismo, según Ripoll y Balada (2001) exponen que para la toma de
decisiones gerenciales es fundamental la información de los diferentes tipos de costos
partiendo del origen y del comportamiento que éstos siguen, por ello los costos son
clasificados de la siguiente manera:
Por la Naturaleza de los elementos del costo, son aquellos que por tener una
relación directa con el proceso de producción, deben ser tratados como costos.
Entre ellos tenemos:
Costos de materia prima y auxiliares: abarca los costos incurridos
en la compra de materia prima y cualquier otro costo de
aprovisionamiento.
Costos de servicios exteriores: abarca servicios de naturaleza diversa
adquiridos por las empresas, que no están relacionados con las
compras de existencias, tales como investigación y desarrollo;
arrendamiento y cánones, reparaciones y conservaciones, transportes,
servicios profesionales, primas de seguros, publicidad y propaganda,
entre otros.
Costos de tributos: Se refiere a otros tributos, allí se localizan los
tipos de costos que deben incluirse en el cálculo de los costos como
por ejemplo: Licencia fiscal, Impuesto sobre actividad económica, etc.
Costo de personal: se refiere a los sueldos y salarios,
indemnizaciones, seguridad social, etc.; incurridos en las áreas donde
se desarrolla la actividad del personal afectado
Atendiendo a su función: son aquellos necesarios para alcanzar el control
productivo. De ellos tenemos la siguiente subdivisión:
25
Costos de aprovisionamiento: está compuesto por el precio de
adquisición de los materiales comprados en el mercado externo y por
los costos generados como consecuencia del mantenimiento de los
almacenes de la empresa.
Costos de fabricación o transformación: son los costos de las
actividades que inciden directamente en el proceso de fabricación de la
empresa.
Costos comerciales y de distribución: aquí se recogen los costos de
todas las actividades que intervienen directa o indirectamente en la
comercialización, venta y distribución de los productos obtenidos en el
proceso de fabricación o comprados a terceros.
Costo Administrativos y gerenciales: Las empresas también aportan
costos por la necesidad que tienen de realizar tareas de carácter
administrativo, contratar servicios externos o utilizar parte de su
estructura, estos son conocidos como costos administrativos y
gerenciales.
Atendiendo a su capacidad de asociación al objetivo de costo: son aquellos
necesarios para efectos del cálculo y control del costo, entre ellos tenemos:
Costos directos: son aquellos que pueden ser asignados de forma
directa a la unidad de productos o la línea de producción obtenida.
Costos indirectos: son aquellos que no tienen una relación directa
con las unidades de actividad específica o de producción.
Atendiendo a su variabilidad: para llevar a cabo una buena gestión
empresarial, es importante conocer el comportamiento de los costos, por ello
se debe saber en cada proceso como se verán afectados los costos, o sea, si los
26
mismos van a aumentar, permanecer o disminuir como consecuencia de las
decisiones que se toman en la empresa.
Costos variables: son aquellos que varían en proporción a los
cambios a nivel de actividad, es decir, que si se aumenta la actividad
se incrementan los costos, y si desciende el nivel de actividad,
decrecen los costos
Costos fijos: son aquellos que no varían cuantitativamente a pesar de
producirse cambios en el nivel de actividad.
Costos mixtos: son aquellos que se componen de una parte variable y
otra fija.
Por otra parte, La contabilidad de costos según Alvarez J (1994), se
aprovecha tanto en la división de las ventas de la negociación como en la fábrica
encargada de manufacturar el producto, así también se aprovecha en los
departamentos de ventas no sólo para determinar la eficiencia de operaciones sino
también para formular nuevos proyectos y presupuestos. La palabra costos ha sido
aplicada a una variedad de circunstancias de los negocios relacionados con diferentes
clasificaciones de los costos.
La contabilidad de costos, analítica por excelencia, es la que se encarga de
estudiar la técnica del cálculo del costo de la unidad producida tomando como base
los elementos de la producción medibles en dinero, además de ser un sistema de
información acerca de las actividades productivas de una empresa, que es relevante y
oportuna para la planificación y control exigidos por la gestión de las empresas en sus
distintos niveles.
Desde hace mucho tiempo se utiliza la contabilidad de costos como la
herramienta para calcular cuáles productos contribuyen mas a las utilidades de las
27
empresas, entendiéndose por utilidad aquella compuesta por la suma de los ingresos
de cada producto menos la suma de los costos de materias primas de los productos
menos los gastos de operación de la empresa.
Así mismo, la contabilidad de costos tiene como principal actividad, la
elaboración de informes, interpretación, gerenciar los recursos, desarrollar sistemas
de información, implementar tecnologías, verificación y administración de los
procesos de producción, distribución, servicios, etc.; siendo su objetivo perseguir:
Exigencias de información para la elaboración de las cuentas anuales o
estados financieros.
Suministrar información requerida para las operaciones de planeación,
evaluación y control de la empresa.
Evaluación del comportamiento de los diferentes centros de
responsabilidad.
Cálculos de costos para la adopción de decisiones de gestión, que
conllevan a utilizar diferentes sistemas de costos, seleccionado en
función de la información requerida por cada objetivo.
En relación con lo anteriormente expuesto, los Sistemas de costos según
Ripoll y Balada (2001), constituyen un conjunto de reglas y procedimientos, que hace
posible la acumulación de datos contables para proceder a la valoración de la
producción, es decir a calcular el costo de los productos obtenidos. (Ver figura 1.)
Es por ello, que al momento de diseñar un sistema de costos a aplicar en la
empresa se debe evaluar los siguientes tipos o clasificación:
28
Sistema de costos con relación a la técnica de valoración: en función a la
técnica utilizada para la valoración de la producción, así como del momento
del tiempo en el cual se lleve a cabo el proceso de cálculo, se integran:
Sistemas de Costos Reales: en este sistema los costos de los productos
se registran sólo cuando estos se incurren. Esta técnica es aceptable para
el registro de los materiales y la mano de obra porque pueden asignarse
con facilidad a ordenes de trabajo específicas (costeo por orden de trabajo
o costeo por proceso).
Sistemas de costos estándar: son aquellos que esperan lograrse en
determinado proceso de producción en condiciones normales. El costeo
estándar representa lo que debe ser el costo unitario de un producto y
cumple básicamente el mismo propósito de un presupuesto, también se
conocen como costos planeados, costos pronosticados, costos
programados.
Sistemas de Costos Normales: los costos se acumulan a medida que
estos se incurren, con excepción de los costos indirectos de fabricación
que se aplican a la producción con base en los insumos reales (horas,
unidades) multiplicados por una tasa predetermina de aplicación de
dichos costos.
Sistema de costos relacionados con los métodos de asignación de costos:
se vincula con el tratamiento que se otorga a los costos indirectos de
fabricación, dividiéndose de la siguiente manera:
Sistemas de Costos completos o de absorción: a través del sistema
de costos en cada fase de producción, los productos van absorbiendo
todos los costos relacionados con su fabricación, es decir, todos los
costos de fabricación, variables o fijos, son parte del costo de
producción y deben incluirse en el costo unitario del producto.
29
Costo Normal
Sistemas de costos directo o variable: se imputa al costo del
producto aquellos costos de producción que varían según el volumen
de fabricación.
Sistema de costos dependiendo de la acumulación: es aquel que de una
forma organizada recoge, agrupa y clasifica los costos relacionados con el
proceso productivo con el fin de proporcionar información relevante para el
objetivo perseguido. Entre ellos tenemos:
Sistemas de Costos por órdenes de trabajo: se utiliza cuando estas
operaciones se realizan de acuerdo con las especificaciones de los
clientes, por tanto, cada trabajo es hecho a la medida, y cuando el
tiempo necesario para llevar a cabo la fabricación de una unidad de
producto es relativamente largo.
Sistemas de costos por procesos: los costos son acumulados en un
período de tiempo y se distribuyen entre los productos fabricados en
ese período.
Figura 1.- Sistemas de Acumulación de costos dependiendo de los distintos modelos de fabricación ( Ripoll y Balada. Manual de Costes 2001)
Costos por ordenes de trabajo
Costo Completo
Producción según las especificaciones de los clientes
Costos por procesos
Costo Estándar
Costo Variable
Producción en masa
Costo Real
Tipo de proceso de fabricación
Sistema de Acumulación
de costos
Tipo de enfoque de
costos
Sistema de valoración de costos
Sistema de valoración de costos
30
Asi mismo Alvárez (1996) expone que el costeo basado en actividades
(ABC), es un sistema que pone énfasis especial en administrar el valor de los
procesos y los costos. Lo cual se justifica porque es una herramienta de gestión que
permite conocer el flujo de las actividades(por lo tanto sus costos) alo largo de la
organización. Este sistema controla todos los costos que se incorporan al producto
pero no todos ellos le proporcionan un valor que el cliente puede percibir. Las
razones de la contabilidad de Costos Basada en Actividades es la siguiente:
La información de costos es exacta y relevante
Permite mantener o perfeccionar su posición competitiva.
Dirige los costos a los productos y servicios
Permite mejorar las operaciones por la administración de los
inductores de las actividades
Permite apoyar mejores decisiones sobre líneas de productos,
segmentos de mercados y relaciones con los clientes.
Simula el impacto del mejoramiento de los procesos (Administración
de Calidad Total)
Utiliza la intermisión financiera y no financiera del ABC como un
sistema de medición.
Los elementos de la contabilidad de Costos Basada en Actividades son las
siguientes:
Recursos: elementos económicos que es aplicado o utilizado para
realizar actividades.
Actividades: función o tarea que ocurre en el tiempo y tiene un
resultado conocido.
Proceso: secuencia lógica de tareas relacionadas que utilizan recursos
organizacionales para proporcionar un producto o servicio a clientes
internos y externos.
31
Inductor: representa el parámetro en función del cual se consumen los
recursos.
Objeto de Costos: cualquier unidad de trabajo para la cual la medición
del costo es deseada.
Con relación a lo anteriormente expuesto, se puede decir que con el correr de
los años, las estructuras de costos de las empresas han cambiado significativamente.
Al respecto Bittel y Ramsey (1997) definen las estructuras de costos como aquellas
que permiten la regulación de los precios, la cual se ejerce por medio de un proceso
denominado cálculo de costos unitarios. Suele establecerse un costo por separado
para cada tipo de servicio suministrado con el fin de recuperar todos los costos
incrementales o marginales, factores de disuasión deseados y otros factores en los
precios finales exigidos a los clientes, por lo tanto esto da lugar a diferentes precios
unitarios para un servicio. Las estructuras de costos proporcionan la información
necesaria para la toma de decisiones, que a su vez permiten incrementar la
rentabilidad en las empresas.
En el sentido amplio, la Rentabilidad según Rosenberg J. (2000) es la
relación dada entre las utilidades y los activos. Es una medida que indica la capacidad
que tiene una empresa para generar utilidades sobre la base de los activos disponibles
para generarla. En general, la rentabilidad se incrementa cuando aumentan las
utilidades o bien disminuyen los activos y las utilidades son resultantes de la resta de
los ingresos menos los costos. Es decir, mientras menor y mejor aplicados tenemos
las activos y mejor definido tenemos el mercado, se optimiza la probabilidad de
mejorar sustancialmente la rentabilidad de la empresa. De igual manera una empresa
debe determinar cual es la rentabilidad aceptable de cada proyecto específico.
En cuanto a la rentabilidad Horngren (1994) expresa que, es una relación
que compara la utilidad con los aportes de fondos, la cual se expresa en términos de
32
porcentajes, donde existen cuatro nociones fundamentales, entre ellas se destacan; la
rentabilidad sobre ventas (ROS), la rentabilidad económica (ROA), la rentabilidad
financiera (ROE) y la rentabilidad de un proyecto (ROI). Siendo la rentabilidad sobre
ventas (beneficio neto) la relación entre la utilidad neta y las ventas netas de la
empresa, la rentabilidad económica (Beneficio antes de Interés e Impuestos) es la
relación entre la utilidad neta y el activo total de la empresa, la rentabilidad
financiera es la relación entre la utilidad neta y el capital contable de la empresa, es
una medida tomada después de impuesto, ya que los accionistas están interesados en
lo que les queda y por lo tanto, qué les pertenece después de haber tenido todo en
cuenta, incluyendo el pago del impuesto y por último la rentabilidad de un proyecto
que es la relación entre la utilidad neta y la inversión necesaria para llevar a cabo un
proyecto.
Muchas empresas miden el rendimiento de las unidades operativas por medio
de la rentabilidad contable, más conocida como examen de la rentabilidad de la
inversión, donde se toman en cuenta los beneficios sobre la inversión, además se
utiliza para la toma de decisiones sobre inversiones. Uno de los aspectos más
importantes dentro de las empresas, es la toma de decisiones, pues una resolución mal
tomada, puede llevar a la misma a un mal término.
Polimeni y Fabozzi (1994) define como toma de decisiones, bien sea a corto o
largo plazo, el proceso de selección entre uno o más cursos alternativos de acción.
Por potra parte la toma de decisiones gerenciales comienza con una etapa de
detección del problema y luego llega a la etapa final de evaluación después de la
decisión.
La toma de decisiones es un proceso de definición de problemas, recopilación
de datos, generación del alternativas y selección de un curso de acción. Las
condiciones en las que se toman las decisiones pueden clasificarse como certidumbre,
riesgo e incertidumbre.
33
Certidumbre es la condición en que los individuos son plenamente informados
sobre el problema, las soluciones alternativas son obvias, y son claros los posibles
resultados de cada decisión. El riesgo es la condición en la que los individuos pueden
definir el problema, especificar la probabilidad de ciertos hechos, identificar
soluciones alternativas y enunciar la probabilidad de cada solución de los resultados
deseados. La incertidumbre es la condición en que un individuo no dispone de la
información necesaria para asignar probabilidades a los resultados de las soluciones
alternativas, en algunos casos se imposibilita definir el problema, y mucho más para
identificar soluciones alternativas y posibles resultados.
Uno de los principios fundamentales para la toma adecuada de decisiones y la
calidad de las mismas es basarse en hechos y datos que nos brindan los sistemas
información, con información precisa antes, durante y después de la ejecución de
planes, conjuntamente con el control, organización, dirección.
Es por ello, que los Sistemas de Información, según Alvarez López y otros
(1996), son aquellos macrosistemas que generan información que puede ser utilizada
en la contabilidad de gestión, pues esto forma parte de la espina dorsal de los
procesos contables. Para completar la estructura informática, se dispone de sistemas
auxiliares así como de apoyo informático para la obtención y clasificación de datos e
información extracontable totalmente necesaria para poder efectuar los procesos
analíticos y de control.
Existen sistemas de información principales y auxiliares, los cuales se detallan
a continuación:
Sistema principal: Los sistemas principales utilizados en
contabilidad de gestión tratan la información que reciben de otros
34
sistemas como: contabilidad financiera, compras, producción, recursos
humanos, etc.
Sistemas auxiliares: para completar la estructura informática, en la
contabilidad de gestión se dispone de sistemas auxiliares conectados
tanto a los sistemas principales de contabilidad como con otras áreas
externas, pero con información necesaria para el proceso contable,
entre ellos tenemos: productos terminados, cálculo de costo estándar y
desviaciones, control presupuestario, costos de producción, control de
tiempo, etc.
En ese mismo sentido, Beltrán J. ( 1998) expone el control de gestión tiene
por objetivo facilitar información pertinente e integral de desempeño a los
responsables de planeación y control de grupos operativos, permitiendo a ellos
autoevaluar su gestión y tomar los correctivos,
De igual manera se considera la toma de decisiones como un trabajo principal,
porque constantemente se debe decidir que hacer, quien lo hace, cuando y donde lo
hace y hasta como se hará. Los fundamentos de la toma de decisión entran en juego
cada vez que en una organización se realizan actividades de planeación, organización,
dirección y control, los cuales forman parte del marketing.
Aunado a lo anteriormente expuesto, hoy en día la mayoría de las empresas
de vanguardia sostienen que el marketing debe orientarse al consumidor y por ende
está en el proceso decisorio de todos los niveles de la gestión. Los costos de
marketing son aquellos incurridos al vender y entregar los productos y entre éstos se
incluyen aquellos costos incurridos en la promoción de ventas y mantenimiento de
clientes, así como el transporte almacenaje y otros gastos de distribución
35
Según Ryan (2001), el marketing moderno se orienta al cliente y debe estar
presente en todo el ciclo de canalización del producto hasta llegar al consumidor
final. El marketing es el conjunto de actividades orientadas a determinar las
necesidades del consumidor, a desarrollar los productos y servicios necesarios para
satisfacer dichas necesidades y a crear y potenciar la demanda de dichos productos y
servicios.
Así mismo, el marketing utiliza conceptos como la teoría de valor, el ingreso
marginal, la ley de utilidad marginal, diversas teorías sobre la competencia y
conceptos conexos con la competencia no basada en los precios; al igual el marketing
tiene afinidad con otras disciplinas.
Las empresas más dinámicas de nuestro tiempo viven, o han vivido, un
proceso de transición que arranca de una etapa en que privaban las consideraciones
productivas y de ingeniería, a una nueva era caracterizada por un concepto de la
dirección del marketing que engloba el conjunto de actividades de la empresa, y se
basa en la filosofía de gestión orientada al cliente. La estrategia del marketing
comprende dos fases: 1) selección de un mercado proyectado, 2) diseño de una
combinación de los factores de marketing.
La fijación de un mercado objetivo se basa en la idea de segmentación del
mercado, esto es, de que todo mercado heterogéneo se puede descomponer en otros
mercados más reducidos. Determinar esos segmentos y fijar unos objetivos mediante
análisis de las características de los consumidores potenciales que integran cada
segmento, los esquemas del marketing mix que pueden satisfacer las necesidades de
los consumidores, capacidad de la empresa para cubrir dichas necesidades, los
objetivos del plan de marketing.
El marketing mix procura seleccionar aquellos elementos que sean más
susceptibles de satisfacer las necesidades del mercado proyectado. Este permite
36
reducir a cuatro el número de variables generales de la función de marketing:
producto, precio, promoción y distribución (Ver figura 2)
El producto se identifica con la naturaleza misma del artículo, en la medida en
que el mismo ha sido diseñado para satisfacer las necesidades previstas en un grupo
de consumidores o de un segmento. El precio estará en función de la imagen que se
desea proyectar, de los precios de competencia y de la demanda del mercado. La
promoción puede hacer en los puntos de venta o por medio de la publicidad en la
prensa, radio o televisión. La distribución comprende, no solo el área geográfica
concreta que haya sido elegida, sino el conjunto de canales y medios de
comercialización por los cuales circula el producto, así como los medios de transporte
que se utilicen para hacerlo llegar al consumidor final.
Este conjunto de elementos es parte fundamental en las empresas del sector,
puesto que éstos no tienen control sobre el precio de venta del producto, debido a que
el mismo lo establece su proveedor, conllevando así al beneficio de una serie de
descuentos recibidos y para la captación de clientes una serie de descuentos
otorgados, manteniendo un margen de ganancia.
Promocion
Precio Producto
Distribucion
Figura 2. Concepto sistémico entre los factores del marketing mix. (Ryan, Guía
Básica para la actividad del marketing 2001)
37
Es evidente entonces, que la comprensión del comportamiento de los costos
en una empresa resulta útil en la adopción de decisiones de gestión, en asuntos como
fijación de precios de un producto, admisión o rechazo de pedidos de ventas o el
fomento de aquellas líneas de productos que son más rentables.
Cabe agregar, según Eugenia L. Y Gerardo G. (2001), el análisis costo-
volumen-beneficios sirve para determinar el volumen de ventas necesario para
alcanzar los beneficios deseados. Una de las fórmulas más populares del análisis
costo-volumen-beneficio es el cálculo del punto de equilibrio de beneficios en la
empresa.
Es por ello que, punto de equilibrio es el volumen de ventas donde no existe
ni pérdidas ni ganancias. A pesar de que el análisis de este punto es un concepto
estático, se puede aplicar en una situación dinámica para ayudar a la dirección en las
operaciones de planificación y control. El centro del análisis del punto de equilibrio
de beneficios es el impacto del volumen de producción sobre los costos y los
beneficios. La ecuación del punto de equilibrio es la siguiente:
Ventas = gastos variables + gastos fijos + beneficios
El margen de contribución es la porción del valor (en efectivo) de ventas, que
queda después de deducir los gastos variables; el margen de contribución es la
cantidad disponible para cubrir los gastos fijos y dar beneficios, siendo esto factor
fundamental en las empresas de servicios.
Las empresas de servicios, según Alvarez López y otros (1994) son aquellas
que proveen servicios personales que no suponen propiamente una transformación de
materia prima. Así también, se habla de gerencia de servicio donde se establecen las
pautas de conducción, los mecanismos de planificación y los sistemas de
38
seguimientos que están asociados con una estrategia de empresarial de servicio al
cliente. Las empresas orientadas al servicio más allá del compromiso del servicio
sienten la consideración del cliente, es por ello, que debe existir la satisfacción de
clientes internos para que allá la orientación de clientes externos, es decir, capacitar al
personal para alinearlo a la práctica del servicio, siendo esto un aliciente al
incremento de la rentabilidad de la empresa.
Asi mismo el autor antes citado, expone que una empresa comercial es
aquella que adquiere una serie de productos y que, sin realizar ningún proceso de
transformación, los comercializa cargando un determinado margen que le ha
permitido cubrir sus costos de funcionamiento y que tendrá fundamentalmente dos
tipos de costos: el costo de ventas, es decir el costo de compra de los artículos que
comercializa, y los costos de estructura de la empresa.
En el mismo orden de ideas, Gustavo Malagón-Londoño y otros (1996),
señala que la concepción tradicional divide a las empresas en manufactureras,
comerciales y de servicio, reservando a éstas últimas la generación de productos
intangibles que no se pueden empaquetar o hacer visibles, así también se definen
como aquellas que compran artículos terminados que no requieren ningún
procesamiento de fábrica, para destinarlos a la venta, adicionando el valor agregado
como es el servicio prestado. Así mismo los autores señalan la trascendencia de las
empresas prestadoras de servicios de salud pues en su función social implican un
compromiso que conlleva a una transacción: esa transacción consiste en que las
instituciones presten servicios de calidad, con valor agregado para el usuario.
En tal sentido, las empresas del sector prestador de servicio de distribución de
productos farmacéuticos presentan características particulares que las diferencias de
cualquier otro tipo de organización: es una empresa de servicio y funciona en un
39
ambiente comercializador; por lo cual requieren contar con controles administrativos
y contables, para hacer eficientes sus operaciones.
Entre los controles administrativos y contables se tienen los Inventarios, que
según Brito (1994) es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido
adquiridos con el ánimo de venderlos en el mismo estado que fueron comprados o
para ser transformados en otros tipos de bienes y vendidos como tal. Este rubro
representa un volumen alto en los activos de la empresa, es por ello que deben existir
buenos controles para el almacenamiento y manejo de los mismos, como son:
La mercancía debe ser protegida contra pérdida, robo, etc. El almacén
debe estar en condiciones para evitar el deterioro físico de la
mercancía.
La mercancía debe ser pesada, contada o medida y el resultado
obtenido comparado con el expresado en la documentación que le
acompaña (factura, nota de entrega).
En los casos de despachos, sólo debe ser entregada la mercancía
mediante requisiciones u ordenes de despacho prenumeradas y
debidamente autorizadas.
Deben ser llevados registros de inventarios en cuanto a cantidades y
valores de la mercancía.
Los registros de inventarios deben ser cuadrados con la cuenta control
respectiva.
Las personas que custodian las existencias deben ser diferentes a las
que llevan el mayor auxiliar del almacén.
Debe hacerse conteo físico de las existencias y compararlos con el
mayor auxiliar del almacén y las cuentas de control respectiva.
40
Por lo anteriormente expuesto, Chiavenato (2004), expresa que la
administración de materiales consiste en tener los materiales necesarios en la
cantidad correcta, en el local indicado y en el tiempo previsto. El volumen de dinero
invertido en materiales hace que las empresas busquen siempre el mínimo tiempo de
almacenamiento y el mínimo volumen de posibles materiales en procesamiento,
capaces de garantizar la continuidad del proceso productivo.
La Administración de Materiales involucra la totalidad de flujos de materiales
de la empresa, desde la programación de materiales, compras, recepción,
almacenamiento, movimientos, transporte interno y externo. Es por ello que las
empresas deben manejar presupuestos para todas las áreas productivas.
Al respecto, Alvarez López y otros (1996), expresa que El Presupuesto, es
una concentración de las actividades y operaciones que esperan acometerse en un
determinado período de tiempo con el objetivo de indicar de manera pormenorizada
los ingresos que obtendrán, así como los gastos en que se van a incurrir, en definitiva,
se trata de establecer los recursos financieros, técnicos y humanos que se necesitarán,
debidamente monetarizados, para poder llevar a cabo los planes de actuación
previstos.
Tipos de presupuestos:
Atendiendo a los elementos que lo integran: se trata de agrupar los
presupuestos en función de la recurrencia o periodicidad de sus componentes,
entre ellos tenemos:
Presupuesto operativo: vinculado a la actividad habitual de la
empresa.
Presupuesto de capital: integrado por operaciones atípicas
(Inversiones y/o financiación)
41
Atendiendo a la dimensión organizativa: se originan en torno a las áreas de
responsabilidad o estructura funcional, entre ellos tenemos:
Presupuesto de producción.
Presupuesto de administración.
Presupuesto de recurso humano.
Atendiendo a la técnica empleada para fijar las estimaciones: se trata de
diferenciar aquellas previsiones basadas en un análisis de tendencia, frente a
aquellas que supongan un análisis de profundidad de las condiciones futuras,
entre ellos tenemos:
Presupuestos incrementales: entre ellos Presupuesto fijo o rígido,
presupuesto flexible.
Presupuesto por programas.
Presupuesto base cero.
Un aspecto importante a destacar es la enorme inversión que las empresas
hacen en materiales. El capital invertido en existencias normalmente representa una
parte muy grande del patrimonio de las empresas y requiere una administración
cuidadosa e inteligente, es por ello que, la estructura organizacional representa la
manera en que se disponen y ordenan los organismos y cargos para funcionar en
dirección a los objetivos fijados por la empresa.
Al respecto Chiavenato (2004) expone que, la estructura organizacional de la
administración de materiales tiene características diferentes cuando se trata de
empresas primarias, secundarias y terciarias, donde las dos primeras esta
subordinadas a la administración de la producción y la última a las operaciones de la
empresa. En las empresas primarias casi siempre los materiales son adquiridos para
posibilitar operaciones de extracción(barcos, pescas, semillas, agricultura), en las
secundarias los materiales entran necesariamente en la composición del producto
42
(hierro, acero, plásticos, etc.), en el terciario, los materiales entran en la composición
del servicio prestado y para posibilitar las operaciones de prestación de servicios.
Dentro del sector prestador de servicio de distribución de productos
farmacéuticos predomina el movimiento de materiales que según Chiavenato (2004),
esto es generalmente un proceso tanto interno como externo de las empresas del
sector terciario, puesto que sucede dentro de su proceso operativo (apilamiento,
almacenamiento, arreglo físico de la mercancía) como la llegada de la mercancía al
cliente o comprador, llamando este último proceso como transporte y distribución.
Para el transporte y la distribución de la mercancía, existen varias
modalidades, entre ellos tenemos:
Transporte carretero: es el que utiliza carreteras y caminos para llevar los
materiales del depósito de la empresa hasta el cliente o hasta las instalaciones
del comprador.
Transporte ferroviario: utiliza red ferroviaria existente en el país, está
destinado a carga de mayor volumen y mayor peso, cuyo plazo de entrega no
es factor preponderante.
Transporte fluvial y marítimo: se efectúa a través de navíos, barcos, etc. La
primera sirve para el transporte nacional y de medio alcance, mientras que la
segunda sirve para el transporte internacional.. Es uno de los medios más
baratos de transporte.
Transporte aéreo: está destinado a pequeños volúmenes de, de bajo peso, pero
de alta complejidad y de precio elevado, donde el factor tiempo de entrega es
imperante.
En cuanto a la distribución, Chiavenato (2004) le da el significado de medio a
través del cual la empresa efectúa la entrega de sus mercancías a fin de satisfacer
al mercado consumidor. A través de la distribución se efectúa la transferencia de
43
los productos /servicios desde su origen hasta el lugar de uso y consumo, con o
sin presencia de intermediarios.
Definición conceptual y operacional de Variable
La tabla de variables presentada muestra una variable general y dos variables
específicas; en cuanto a la general está representada por la Rentabilidad, que en está
investigación está definida como la medida que indica la capacidad que tiene una
empresa para generar utilidades sobre la base de los activos disponibles para
generarla, ésta se considera general porque va a incidir sobre los elementos del costo
y sobre los recursos, que no son más que los materiales directos, la mano de obra
directa y los costos indirectos de fabricación presentes en un proceso y las
herramientas necesarias para poder alcanzarlos.
Para abordar esta investigación, fue necesario presentar detalladamente, cada
una de las variables objeto de estudio, hasta llevarlas a su mínima expresión, de tal
manera que el investigador tenga conciencia de que los datos recolectados se
corresponden con un aspecto específico de análisis de una variable, así como la forma
y unidad en que éste fue medido. La representación esquemática de la
operacionalización de las variables, se anexa al final de este capítulo.
Para las empresas de estudio, se comenzó por dimensionar la variable general
definida como rentabilidad. Cada objeto de costo representa una dimensión
caracterizado por la Estructura de costos, tiendo en común una variable específica a
estudiar, la cual se refiere a los elementos del costo que se deben emplear en las
empresas del sector prestador de servicio de distribución de productos farmacéuticos
en el Estado Lara. Interesa conocer como están divididas las áreas funcionales que
formarán parte de la estructura de costo, procesos y/o procedimientos ejecutados por
dichas unidades.
44
Operacionalización de variables
45
Operacionalización de variables
46
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Diseño de la investigación
Para cumplir con los objetivos de la presente investigación y responder las
interrogantes planteadas, resulta esencial precisar las diversas actividades a
emprender en cada fase y su forma de organización, las cuales dependen de las
características de este trabajo determinan en gran parte las técnicas a emplear para la
recopilación procesamiento y análisis de la información.
En tal sentido, la modalidad de la investigación, adoptada de acuerdo al
diseño, ubica al estudio como no experimental, puesto que trata de identificar los
elementos del costo presentes en las empresas del sector prestador de servicio de
distribución de productos farmacéuticos, sin ejercer tipo alguno de manipulación
intencional que conlleve a alterar las mismas, situación que permitirá efectuar un
adecuado análisis.
En el mismo orden de idea, en lo relativo a la fuente de recolección de datos,
el tipo de investigación corresponde a un estudio de campo, debido a que se recabó
información proveniente de la unidad de análisis de las empresas objeto de estudio.
Así mismo según, la cobertura en el tiempo, el estudio se considera de tipo
seccional, pues se evaluó de manera global el período comprendido por el primer
trimestre del año 2005, sin hacer un estudio comparativo entre diferentes meses o
trimestres.
47
Nivel de la investigación
La modalidad de investigación, adoptado en el presente estudio es, según el
nivel de análisis, en primer término descriptivo, pues se trata de caracterizar el
comportamiento de las variables en el área de costos de las empresas del sector en lo
relativo a: identificar los elementos del costo dentro de su estructura de gastos, definir
las áreas involucradas dentro de su estructura de costos, establecer los costos fijos y
costos variables e identificar las características de las empresas del sector. Estos
resultados permitirán la asignación correcta de los costos incurridos en el proceso y
fortalecer dicho análisis descriptivo en relación a estos aspectos.
A este respecto, el manual para la elaboración del trabajo de tesis de grados de
los postgrados de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, UCLA.
(1992), con relación a la utilización de esta modalidad en los proyectos de
investigación, precisa lo siguiente: “....estudian algunos fenómenos, utilizando
criterios sistemáticos para destacar los elementos esenciales de su naturaleza”. Esto
significa, medir las propiedades de las variables del problema planteado y describirla
tal como se manifiesta.
Igualmente, la investigación se enmarca dentro del tipo explicativo, por
cuanto describe lo que acontece en las empresas, en cuanto a costos para luego ir más
allá de la descripción de los hechos y sucesos, ahondando en las causas que originan
los costos de las mismas.
48
Naturaleza de la investigación
El presente trabajo se oriento a examinar las áreas de comercialización,
operaciones y contabilidad de las empresas del sector prestador de servicio de
distribución de productos farmacéuticos con el propósito de evaluar las estructuras de
costos como herramienta generadora de rentabilidad basándose en los datos del
primer trimestre del año 2005, en consecuencia se estudiaron los elementos de
análisis representados por las diversas operaciones llevadas a cabo en las empresas
así como también los costos en que estas incurren los cuales son manejados bajo la
figura de gastos.
En tal sentido, se especifican las actividades realizadas, además de conocer las
partidas de costos directos e indirectos de las operaciones necesarias para alcanzar
este cometido, como objeto de estudio en esta investigación, por cuanto representan
factores significativos que inciden sobre el costo total de la operación.
Los elementos mencionados anteriormente, se subdividen en diversas
actividades: tiempo establecido para tomar un pedido, tiempo de despacho del
pedido, tiempo de entrega del pedido, cantidad de productos ofertados o
comercializados, flotilla disponible para la distribución y entrega de la mercancía, y
manejo de registros, tales como: depreciaciones, materiales de embalaje, maquinarias
que intervienen en el proceso, carga fabril.
En función de lo antes expuesto, la modalidad seleccionada como estrategia
metodológica es el estudio de campo, debido a que los datos a recopilar se hicieron en
forma directa de la experiencia práctica del sector prestador del servicio de
distribución de productos farmacéuticos, es decir sin intermediación alguna, con el
propósito de describir, los procesos efectuados por las empresas y caracterizar los
elementos del costo presentes en el proceso efectuado por el sector.
49
Universo y Población
La prestación de servicio de distribución de productos farmacéuticos, es
realizada a través de sesenta Droguerías que distribuyen a unas 6000 farmacias en
todo el territorio nacional. En este sentido, las droguerías constituyen el segmento
más concentrado de la cadena venezolana, con lo cual obtienen inmejorables
condiciones a la hora de negociar precios y márgenes de comercialización tanto con
los laboratorios (vendedor) como con las farmacias (comprador). Es por ello que para
el presente estudio la población está conformada por el sector prestador del servicio
de distribución de productos farmacéuticos del Estado Lara.
En el sector de prestación de servicio de distribución de productos
farmacéuticos del Estado Lara intervienen tres empresas de carácter privado,
denominadas: Droguería Nena c.a., con sede en Barquisimeto; Comercial Belloso
c.a., con sede en Maracaibo Estado Zulia y Droguería Los Andes c.a., con sede en
Mérida, ambas con una sucursal en Barquisimeto. Las empresas antes mencionadas
conforman la muestra de esta investigación.
Las unidades de información, representadas por el sujeto a quien se aplicó el
estudio, comprenden el nivel estratégico y operativo, en este caso son los
departamentos de compras y ventas (Comercialización), almacén y distribución
(Operaciones) y contabilidad, de manera de conocer el proceso operativo de la
prestación del servicio y la obtención de manejo de datos financieros (Costos y
presupuestos) llevados a cabo por éstas organizaciones.
Las unidades de observación, de donde se extrajeron los datos (fuentes), lo
conforman los jefes de áreas, el personal empleado adscritos al área de ventas,
compras, personal obrero de las áreas de almacén y distribución. Así mismo se tomó
información de carácter documental de los siguientes soportes:
50
Del organigrama, se determinó el nivel jerárquico que ocupan las áreas
de ventas, compras, almacén y distribución..
Del manual de cargos y funciones, se analizó las atribuciones,
actividades y tareas asignadas, así como el grado de responsabilidad en
el cumplimiento de las mismas.
De los manuales de procedimientos, específicamente de las áreas de
ventas, compras, almacén y distribución, se revisaron y analizaron los
tipos de programas y procesos que emplean las organizaciones, la
forma de hacerlo.
Recolección de datos
A continuación se muestran las diversas estrategias de observación
seleccionadas para llevar a cabo el levantamiento de información:
Observación directa: ésta se llevó a cabo mediante visita guiada a las
respectivas organizaciones, donde se percibió la realidad de la
situación planteada: departamentos involucrados, procedimientos y
actividades que realizan, tipos de programas automatizados que
utilizan, relacionados con el proceso. Así también se planificó visitas
programadas a los departamentos involucrados en el proceso de
distribución de productos farmacéuticos, para observar la realización
de las actividades y cuantificar el tiempo de ejecución de las mismas.
Observación directa tipo entrevista: se aplicó al personal que labora
en las unidades de compras y ventas (comercialización), almacén y
distribución (operaciones), con la finalidad de recabar información con
relación a las funciones que cumplen, que actividades ejecutan, el
cargo inmediato superior y sus coordinados.
51
Cuestionarios personales: éstas se refieren a cuestionarios dirigidos
al personal del departamento de contabilidad de cada empresa. Tuvo
como finalidad corroborar la información suministrada en las técnicas
anteriores y complementar con información correspondiente al manejo
de los costos y presupuestos (datos financieros) dentro de las empresas
del sector.
Revisión Documental: La información obtenida se cotejó y
complementó con la revisión y análisis de los soportes emitidos, como
son: Presupuestos, reporte de inventarios, registros contables, de igual
manera se revisarán los procedimientos, funciones y actividades que
realmente realizan, con los manuales organizacionales.
Análisis de la información
Es importante la relevancia que tiene el análisis de la información obtenida,
ya que nula sería la obtención de datos de optima calidad, si éstos no son analizados
con criterios y modelos apropiados y sustentándose en los objetivos del estudio.
Análisis Cualitativo: Según Barreto (1999) éste se refiere a la interpretación
de los resultados obtenidos a través de la relación entre las variables. Se debe
comparar los resultados entre ellos, con los antecedentes, con el diagnóstico
realizado. Todo esto con la finalidad de realizar conclusiones relevantes y
significativas que generen unas recomendaciones acorde con la solución de la
situación planteada
Análisis Cuantitativo: según el autor antes mencionado, es la elaboración de la
información obtenida en términos cualitativos haciendo uso de los métodos de la
52
estadística descriptiva, así como la presentación resumida de la misma, tabular y/o
gráficamente.
Para aplicar este análisis se tomó toda la información recogida en el
cuestionario, de manera de tabular la tendencia de la misma para su posterior
presentación en gráficos, que permitieron analizar los resultados.
Los métodos estadísticos utilizados fueron las tablas de distribución de
frecuencias y los gráficos, tanto de barras como en forma de pastel de manera de
presentar los resultados de manera adecuada, teniendo en cuenta cubrir los objetivos
de la investigación.
53
CAPITULO IV
LAS ESTRUCTURAS DE COSTOS FORMALES COMO HERRAMIENTA
GENERADORA DE RENTABILIDAD EN LAS EMPRESAS
PRESTADORAS DEL SERVICIO DE DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS
FARMACEUTICOS EN EL ESTADO LARA.
En este capítulo se presenta el resultado obtenido de la aplicación de los
instrumentos, los cuales se interpretaron utilizando el método de análisis cualitativo
correlacional y cuantitativo.
A través de la observación directa se pudo conocer el proceso de prestar el
servicio de distribución de productos farmacéuticos utilizados en el sector, el cual se
describe a continuación:
El proceso de prestación de servicio de distribución de productos
farmacéuticos comienza con la negociación entre proveedor cliente, que en este caso
son los laboratorios y las droguerías respectivamente, por medio de la emisión en
orden correlativo de una orden de compra electrónica o pre-impresa a través de los
diferentes sistemas diseñados para tal fin, allí se acuerdan condiciones de pagos
( Días de créditos, descuentos por pronto pago, ofertas, descuentos adicionales, etc.),
exigiendo un plazo de entrega de mercancía máximo de tres (3) días, con el objetivo
de mantener un stock de inventario adecuado para poder cubrir las necesidades de los
clientes.
54
Luego de ejecutada la actividad anterior, se recibe la mercancía, permitiendo
así actualizar sus niveles de inventarios pudiendo apreciarse a nivel automatizado a
través de los diferentes sistemas de control utilizados por las empresas del sector.
Posteriormente comienza otro proceso proveedor-cliente, siendo realizado por
las droguerías y farmacias respectivamente, siendo éste ejecutado a través de
llamadas telefónicas, ya que, cada una de las empresas del sector posee un área de
operadores telefónicos quienes son los receptores del pedido y se encargan de ofrecer
los productos a los clientes, los descuentos otorgados a los clientes son negociados
por los representantes de ventas previa autorización de la gerencia de
comercialización y la alta dirección. Dicha toma de pedido alimenta el sistema de
información del área de almacén utilizados en cada una de las empresas del sector,
dando inicio al proceso de despacho de la mercancía solicitada por los clientes a
través de los distintos métodos de despachos ( Semi-automáticos y manual) según sea
el caso, enviada en cajas de cartón, bolsas plásticas o cajas plásticas, para luego ser
enviadas con el debido cuidado que corresponde, a través de los medios de
transportes utilizados con el fin de realizar una entrega completa y oportuna a los
clientes y poder mantener a un cliente satisfecho.
A continuación se presenta la matriz de análisis correlacional que agrupa los
resultados obtenidos en las entrevistas 1 y 2 aplicadas al personal de operaciones y
comercialización, respectivamente. Esta respuestas se agrupan, ya que pueden ser
analizadas bajo las mismas variables, y además permiten correlacionar las actividades
realizadas en cada área debido a que son complementarias.
55
Análisis Cualitativo Entrevistas No. 1 y 2. Dirigido al personal de
Comercialización y Operaciones de la empresas del sector. Tabla No. 3
Variables a
Analizar Situación Actual Análisis Correlación
1.Actividades y funciones realizadas en el proceso
El área de comercialización tiene como actividades coordinar y vigilar las negociaciones con laboratorios y clientes (compras y ventas), por su parte el área de operaciones cumple con las actividades de recepción, almacenamiento, despacho y distribución de la mercancía, lo cual se corresponde con el proceso del negocio y el hecho de estar bien definidas las funciones dentro de las empresas hacen que las áreas estén encaminadas al objetivo de la misma.
El conocimiento y definición de las actividades en cada área dentro del proceso, es beneficioso, ya que permite la concatenación y visión general del sector.
Las variables 1 y 2 están relacionadas, ya que se logra una continuidad dentro del proceso que conlleva a una total atención del cliente, proporcionando un staff de asesores-trabajadores, herramientas y tiempos diversos para alcanzar su satisfacción, así mismo ésta se puede alcanzar cuando los empleados en todos los niveles están orientados a ofrecer un servicio, superando las expectativas de sus clientes y con continua capacitación del personal a ésta práctica de servicio.
2.- Recursos humanos y Físicos y horarios laborales
Dentro del sector existen diversos horarios laborales necesarios para atender a las necesidades del cliente, siendo éstos determinados por el comportamiento del mercado en cuanto a lo cambiante y a su crecimiento, el personal dedicado a ello son: Compradores, Secretarias, Representante de Ventas, Operadores telefónicos, Regentes, Almacenistas, Despachadores, Embaladores, que realizan sus actividades utilizando herramientas tales como: Computadores, Teléfonos, celular, vehículos, cajas plásticas y de cartón, cintas de embalar, Vehículos.
Existen varios factores que inciden en la satisfacción del cliente, como lo es mantener una amplia gama de personal capacitado y diversos tiempos de atención y entrega de la mercancía requerida por el éstos, con el fin de evitar descuido y quejas en la atención, lo cual conlleva a la pérdida de participación en el mercado e incide en la rentabilidad de la empresa
56
Variables a
Analizar Situación Actual Análisis Correlación
3.- Tiempos en el proceso, capacidad física y cantidad de productos ofertados.
Las actividades ejecutadas por las áreas de operaciones y comercialización están bien definidas dentro del proceso, respecto a los tiempos para la toma de un pedido, el tiempo para despachar y entregar la mercancía solicitada por los clientes. Igualmente en lo referente a diversidad y cantidad de productos ofertados que representan el proceso de negociación. También se dispone de una flotilla de vehículos para cumplir con la entrega a los clientes.
Los tiempos de respuestas y cumplimientos en la entrega total y oportuna del pedido requerido por el cliente es factor fundamental para las empresas del sector, puesto que es parte primordial en la satisfacción del cliente, por ello debe mejorarse para la captación de nuevos clientes y abarcar mas mercado.
Las variables 3 y 4 están correlacionadas ya que un buen tiempo de entrega y una buena negociación que incorpore diversidad y cantidad de productos acompañado de descuentos y promociones se traduce en una buena atención al cliente, y conlleva al incremento de la rentabilidad de la empresa, como lo es la rentabilidad sobre las ventas (ROS), la rentabilidad económica (ROA), la rentabilidad financiera (ROE) y la rentabilidad de un proyecto (ROI).
4.- Descuentos recibidos y otorgados
Las negociaciones con laboratorios se da a través de manejo de volúmenes de compras otorgando porcentajes y promociones diversos, siendo la negociación con los clientes de mayores descuentos con un tiempo de retorno más corto.
Por ser una negociación en volúmenes se pueden conseguir mejores descuentos y estrategias de mercados a ser trasladados a los clientes que permitan la captación de nuevos clientes y dominio de mercado.
57
A continuación se presenta análisis cuantitativo realizado sobre el cuestionario
aplicado al área de contabilidad de las empresas analizadas.
Pregunta 1.- ¿Que tipo de sistemas de contabilidad de costos utiliza la empresa?
Gráfico No. 1
TIPOS DE SISTEMAS UTILIZADOS
33%
67%
0%Sistema de costosformales
Sistema de costosinformales
Ninguno
Fuente: Propia De la gráfica anterior se desprende que, del total de encuestados el 67% indica que
los sistemas de costos utilizados son de tipo informal, mientras que el restante 33%
indica que son de tipo formales. La empresa que indicó que utiliza sistemas formales
posee una ventaja ante las otras dos empresas estudiadas, aunque la regla general en
este tipo de empresa es la utilización de sistemas de costo informales que no
garantizan información sobre la composición del costo tanto de comercialización
como de distribución, que es la información que requieren para tomar decisiones.
58
Pregunta 3.- ¿Cómo se realiza el manejo de mercancías con respecto al despacho?
Gráfico No. 2
MANEJO DE DESPACHO DE MERCANCIA
0%33%
67%
Automáticos
Semi-Automáticos
Manual
Fuente: Propia Como se observa en la gráfica, el 67% de las empresas analizadas realizan el
despacho de mercancía manual, mientras que el 33% de las mismas manifestó poseer
un despacho de mercancía semi-automático, que agiliza el proceso y el tiempo de
respuesta a los clientes, lo que la coloca en ventaja delante de sus más cercanos
competidores.
Pregunta 4.- ¿Se han determinado los mínimos y máximos de los inventarios?
Gráfico No. 3
CONOCE LOS MAXIMOS Y MINIMOS DE INVENTARIOS
100%
0%
SiNo
Fuente: Propia
59
El 100% de las empresas analizadas respondió afirmativamente, ya que este rubro de
activo que posee la empresa es la base de su actividad, destacando la importancia que
ésta representa para el proceso desarrollado dentro de las empresas del sector.
Además se debe resaltar que son productos perecederos y que el manejo incorrecto de
los mismos acarrea costos que las empresas deben asumir e inciden en la rentabilidad
total.
Pregunta 5.- ¿Se registra la depreciación y mantenimiento de los equipos utilizados
par el manejo de la mercancía?
Gráfico No. 4 REGISTRA DEPRECIACIÓN Y MANTENIMIENTO DE
LOS EQUIPOS UTILIZADOS
100%
0%
SiNo
Fuente: Propia En el gráfico se aprecia, que el 100% de las empresas analizadas registra las
depreciaciones y mantenimiento de los equipos utilizados para el despacho o manejo
de la mercancía, teniendo en cuenta que aunque no todas poseen un despacho semi-
automático, existen otros equipos que se utilizan dentro del proceso, como lo son:
Montacargas, Flejadoras, etc, que inciden en los costos incurridos dentro del proceso.
60
Pregunta 6.- ¿Para la distribución de la mercancía utiliza equipos de transporte propio?
Gráfico No. 5
UTILIZA EQUIPOS DE TRANSPORTE PROPIO
33%
67%
0%
SiNoOtros
Fuente: Propia Como se observa en el gráfico, utilizan equipos de transporte propios el 67% de las
empresas encuestadas y solo el 33% de las mismas indicó que utiliza equipos de
transportes contratados. Sin embargo es importante evaluar cual de las modalidades
utilizadas es la más adecuadas, sin olvidar aspectos como el riesgo de no entregar la
mercancía a tiempo, la satisfacción del cliente, los costos originados por el
mantenimiento de la flota de vehículos, etc. Que representan aspectos relevantes en la
estructura de costos.
61
Pregunta 7.- ¿Se registra la depreciación y mantenimiento de los equipos de
transportes utilizados para la distribución de la mercancía?
Gráfico No. 6 REGISTRA DEPRECIACIO N Y
MANTENIMIENTO DE EQ UIPO S DE TRANSPO RTE
33%
67%
Si
No
Fuente: Propia En el presente gráfico se observa, al igual que el anterior; que el 67% de las empresas
si registra los gastos de depreciación y mantenimiento de los equipos de transporte
que utilizan en el proceso de distribución de la mercancía y el 33% indica que al
utilizar equipos de transportes contratados no genera depreciación de la flota de
vehículo, sin embargo mantiene gastos de reparaciones de los mismos debido a
cláusulas estipuladas en el contrato de arrendamiento, teniendo un monto
considerable de gasto dentro del proceso.
Pregunta 8.- ¿Se registra el monto del material de embalaje se utilizan para el
manejo de la mercancía?
Gráfico No. 7
REGISTRA LOS MONTOS DE MATERIALES DE EMBALAJE
100%
0%
Si
No
Fuente: Propia
62
En el gráfico se aprecia, que el 100% de las empresas analizadas registra los gastos
originados por el material de embalaje utilizado dentro del proceso, el cual está
representado por: cajas de cartón y plásticas, cintas de embalaje, Poly-strech (Papel
envolvente, térmico utilizado para proteger la mercancía), Clips de seguridad,
exactos, paletas, etc., estos elementos constituyen parte esencial del resguardo de la
mercancía, ya que garantizan que el cliente la recibirá en buen estado.
Pregunta 9.- Si la empresa tiene implantado un sistema de contabilidad de costos, de
acuerdo al tiempo del cálculo de los mismos ¿Qué sistemas utilizan para su registro?
Gráfico No. 8
DE ACUERDO TIEMPO DEL CALCULO DE LOS COSTOS ¿QUE SISTEMA UTILIZA?
67%
33%0%
Sistema de CostosHistóricos
Sistema de CostosPredeterminados
Otros
Fuente: Propia
Como se aprecia en el gráfico, el 67% de las empresas analizadas indica que, utiliza
un sistema de costos históricos para realizar los cálculos de los costos y el 33% indica
que utiliza un sistema de costos predeterminado, sin embargo está en contraposición
con respecto a la pregunta No. 1, ya que la mayoría no posee un sistema de costos
formal. Es importante destacar que las empresas analizadas manejan solo gastos y se
basan en los datos de la contabilidad financiera y en la misma no se aprecia la
determinación de los costos.
63
Pregunta 10.- Si la empresa tiene implantado un sistema de contabilidad de costos,
de acuerdo a los costos capitalizables ¿Qué tipo de costeo utiliza para el registro de
los costos de prestar el servicio?
Gráfico No. 9 DE ACUERDO A LA CAPITALIZACIÓN DE LOS
COSTOS ¿QUE SISTEMA UTILIZA?
67%
33%
AbsorciónCosteo Directo
Fuente: Propia
En el gráfico se observa que, el 67% de las empresas analizadas utiliza un sistema de
costos por absorción para capitalizar de los mismos y el 33% utiliza un sistema de
costeo directo, al igual que la respuesta anterior, ésta gráfica contradice las respuestas
de las empresas en la pregunta No. 1.
Pregunta 11.- ¿Que modalidad se utiliza para asignar los costos indirectos?
Gráfico No. 10 MODALIDAD PARA ASIGNAR COSTOS
INDIRECTOS
67%
33% Predeterminado
Costo Basado enactividades
Fuente: Propia
Como se aprecia en el gráfico, el 67% de las empresas analizadas asignan los costos
indirectos según la modalidad de Costos predeterminados y el 33% lo hace a través
64
de costo basado en actividades, es decir indican medir cada una de las actividades
presentes en el proceso de comercialización y distribución de productos
farmacéuticos, situación contradictoria con respecto a la pregunta No.1, ya que es
difícil llevar los costos ABC sin un sistema de costos formal que provea la
información necesaria.
Pregunta 12.- ¿Cómo considera usted el sistema de costos que utiliza la empresa?
Gráfico No. 11
COMO CONSIDERA EL SISTEMA DE COSTO QUE UTILIZA
33%
67%
0%
Poco Adecuado
Adecuado
Muy Adecuado
Fuente: Propia En el gráfico que se presenta, se observa que, el 67% de las empresas analizadas
considera adecuado el sistema utilizado para determinar los costos, es decir,
basándose en la contabilidad financiera sin identificar cuales son los verdaderos
elementos del costo, mientras que el 33% de las mismas lo considera poco adecuado,
siendo esto un abre boca para un posible cambio a un mejor control y determinación
de los costos generados en el proceso.
65
Pregunta 13.- ¿Que tipo de informes (reportes) genera su sistema de costos?
Gráfico No. 12 TIPO S DE INFO RME GENERADO S PO R EL SISTEMA
0%
100%
Por elementos deCostos
Ninguno
Fuente: Propia
En el gráfico se observa que, los sistemas de costos utilizados no proporcionan
informes al 100% de las empresas analizadas, situación que afianza el
desconocimiento los costos de las actividades desempeñadas por éstas y refuerza la
contradicción con las respuestas de las preguntas 1, 9, 10 y 11, que se refieren a las
condiciones del sistema de costos utilizados en cada empresa.
Pregunta 14.- ¿Se controlan los elementos del costo (mercancías, mano de obra,
costos indirectos)?
Gráfico No. 13
¿CONTROLA LOS ELEMENTOS DE COSTOS?
67%
33%
Si
No
Fuente: Propia
66
El 67% de las empresas analizadas indica que controla los elementos del costo y el
33% indica que no, sin embargo hacen la salvedad de se afianzan en los presupuestos
y en la cuenta contable de sueldos de todas las áreas de las empresas (Operativas y
Administrativas), que según ellos representan sus costos principales.
Pregunta 15.- ¿Conoce los gastos fijos y variables que originan la distribución de la
mercancía?
Gráfico No. 14
CONOCE LOS GASTOS FIJOS Y VARIABLES DEL PROCESO
67%
33%0%
SiNoOtros
Fuente: Propia
El 67% de las empresas responde afirmativamente y el 33% responde de manera
negativa, evidenciando esto que al momento de implementar un sistema de costos, los
rubros que generan datos correspondientes a costos serán identificados e incorporados
dentro de la estructura, de manera de evaluar y analizar los mismos.
67
Pregunta 16.- ¿Tiene asignado presupuesto para gastos correspondientes a la
actividad a la que se dedica?
Gráfico No. 15
TIENE ASIGNADO PRESUPUESTO DE GASTO
100%
0%
Si
No
Fuente: Propia
El 100% de las empresas tiene asignado un presupuesto para los gastos de las
actividades desempañadas en el proceso de comercialización y distribución de
productos farmacéuticos, situación de ventaja para las mismas, ya que poseen
medidas de control.
Pregunta 17.- ¿Que tipo de presupuesto elabora la empresa?
Gráfico No. 16
PRESUPUESTOS UTILIZADOS
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
Empr.1 Empr.2 Empr.3
De VentasDe ComprasDe GastosDe InversiónOtros
Fuente: Propia
68
En el gráfico se observa, que la primera empresa, solo elabora presupuesto de gastos,
mientras que la segunda de ellas elabora tres tipos de presupuestos como son: Ventas,
Compras y Gastos y la tercera elabora cuatro tipos de presupuesto, los cuales son:
Ventas, Compras, gastos y de Inversión, colocándola en una posición de ventaja en
comparación con sus competidoras más cercanas, ya que posee mayores controles y
se encamina hacia una posible adaptación de una estructura de costos.
Pregunta 18.- ¿Utiliza la empresa la información generada por los sistemas de costos
para elaborar presupuestos?
Gráfico No. 17
UTILIZA LA INFORMACION GENERADA POR EL SISTEMA DE COSTOS PARA ELABORAR
PRESUPUESTOS
0%
100%
Si
No
Fuente: Propia Como lo muestra el gráfico, el 100% de las empresas le dan utilidad a la información
que le proporcionan los sistemas para elaborar los presupuestos, instrumento que
permite controlar y proyectar la rentabilidad de las empresas. Esta respuesta
contradice lo expuesto en el item 13 que se refiere a la emisión de informes, y las
empresas expusieron que no se genera ningún tipo de informes.
69
Pregunta 19.- ¿Se realizan evaluaciones periódicas sobre los resultados obtenidos y
los presupuestos?
Gráfico No. 18 REALIZA EVALUACIONES SOBRE LOS
PRESUPUESTOS
100%
0%
SiNo
Fuente: Propia
Como se observa en el gráfico, el 100% de las empresas realizan evaluación a la
herramienta utilizada para controlar sus gastos, ventas, compras, etc. Lo cual es un
aspecto positivo, ya que la herramienta es de utilidad y ayuda de alguna manera a
mantener la rentabilidad de las empresas.
Pregunta 20.- ¿Se toman las acciones correctivas sobre las bases de las evaluaciones
realizadas?
Gráfico No. 19 TO MAN ACCIO NES CO RRECTIVAS SO BRE LAS
EVALUACIO NES REALIZADAS
100%
0%
Si
No
Fuente: Propia
70
En concordancia con el gráfico anterior, el 100% de las empresas toma acciones
correctivas sobres las evaluaciones realizadas a través de las herramientas de control,
lo que conlleva a mantenerlas competitiva dentro del mercado. Esto evidencia que las
empresas manejan un nivel de control en los gastos que realizan, aunque desconocen
la ubicación de los mismos en la estructura de costos.
Pregunta 21.- ¿Cómo considera el control que se ejerce sobre los elementos del
costo?
Gráfico No. 20
COMO CONSIDERA EL CONTROL SOBRE LOS ELEMENTOS DE COSTO
67%
33%0%
Poco EfectivoEfectivoMuy Efectivo
Fuente: Propia
Como lo muestra la gráfica, el 67% de las empresas analizadas considera poco
efectivo el control que ejercen sobres los elementos de costos y el 33% lo considera
efectivo. Esto indica que es deficiente la información utilizada, y que los mismos no
proporcionan datos que permitan evaluar los costos y determinar cuales son aquellos
que generan la rentabilidad de las empresas.
71
Pregunta 22.- ¿Que funciones realiza la empresa con la información que dispone,
generada por el sistema costos?
Gráfico No. 21
FUNCIONES REALIZADAS SOBRE LA INFORMACION DE LOS COSTOS DISPONIBLE
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
Empr.1 Empr.2 Empr.3
Determinar Inventarios
Determinar Costos
Determinar Utilidad
Planear y ControlarActividadesTomar Decisiones
Fuente: Propia
En el gráfico se observa, que la primera de las empresas, determina costos y planea y
controla actividades sobre la información que dispone, la segunda de las empresas
estudiadas, determina inventarios, determina costos, planea y controla actividades y
toma decisiones sobre la información que dispone, y la última de ellas determina
inventarios, determina costos, determina utilidad, planea y controla actividades y
toma decisiones sobre la información que dispone, sin embargo, una adecuada
estructura de costos le ayuda a tomar decisiones más acertadas sobre estrategia a
aplicar para abarcar mayor mercado manteniendo mejor dominio del mismo.
72
Pregunta 23.- ¿Que tipo de decisiones ha tomado su empresa sobre la base de la
información de costos que tiene a su disposición?
Gráfico No. 22
TIPO DE DECISIONES SOBRE LA INFORMACION DE COSTOS DISPONIBLE
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
Empr.1 Empr.2 Empr.3
Otorgar MayordescuentoSolicitar mayordescuentosPromociones paraclientesDiseñar estrategia demercadoNinguna
Fuente: Propia
Como se muestra en el gráfico, que la primera de las empresas, solo diseña estrategias
sobre la información de costo disponible, la segunda de ellas solicita mayores
descuentos a sus proveedores y la última de las empresas estudiadas da mayor
utilidad a la información de costos que dispone, ya que la conlleva a tomar decisiones
sobre otorgar mayores descuentos, hacer promociones para los clientes y diseñar
estrategias de mercado. La información obtenida de las empresas es muy discordante
entre ellas, sin embargo se debe tener en cuenta, lo restringido de la información, así
mismo se puede evidenciar que algunos tratan de aumentar su utilidad mientras otros
buscan mantenerse competitivos en el mercado.
73
Pregunta 24.- ¿En base a los costos disponibles?, éstos han contribuido a:
Grafico No. 23
CONTRIBUCION DE LOS COSTOS DISPONIBLES
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
Empr.1 Empr.2 Empr.3
Incrementar laRentabilidad
Desechar la comercial.de productos
Mejorar la calidad delservicio
Reducir costos
Ninguna
Fuente: Propia En el gráfico se observa, que la primera de las empresas, los costos disponibles
contribuyen a Incrementar su rentabilidad y Reducir costos, mientras que para la
segunda de ellas los costos contribuyen a Incrementar la rentabilidad, Desechar la
comercialización de algunos productos y Reducir costos, y para la última los costos
contribuyen a Incrementar la rentabilidad.
Luego de analizadas las respuestas obtenidas en el cuestionario aplicado, se
percibe que las empresas del sector tienen una concepción de costos errada, ya que
manejan la contabilidad financiera y es de ella de donde toman información para
tomar decisiones y a lo que ven como una herramienta para determinar costos.
Para complementar la información cuantitativa e interrelacionar las variables
de las empresas analizadas, se presenta el análisis cualitativo del cuestionario
aplicado al personal que labora en el departamento de contabilidad de éstas empresas,
realizado a través de una matriz correlacional-causal, que muestra la incidencia de
una variable sobre la otra y como ayuda o infiere en el proceso de comercialización y
distribución de productos farmacéuticos.
74
Análisis Cualitativo Cuestionario. Dirigido al personal de
contabilidad de las empresas del sector Tabla No. 4
Variables a
Analizar Situación Actual Análisis Correlación
1.- Sistemas de contabilidad de costos y recopilación de datos
Las empresas del sector no presentan o manejan un sistema de contabilidad de costos definidos haciendo análisis a través de datos históricos o reales en un proceso de determinación de rentabilidad empírica y desconociendo las áreas y elementos del costo involucrados en su proceso.
El no controlar los elementos de costos a través de un sistema de contabilidad de costos definidos hace desconocer la verdadera rentabilidad de distribuir los productos y desconocen cuales son sus verdaderos elementos de costos, por lo tanto deben crear una unidad de análisis que ayude a determinarlos y analizarlos.
Las variables 1 y 2 están correlacionadas, ya que el no poseer un sistema de contabilidad de costos no permite conocer y manejar los elementos de costos de acuerdo a su capitalización, al tiempo y a su modalidad, por lo que se considera inadecuado el sistema existente para un correcto análisis, de manera de dejar el método empírico de determinar la rentabilidad del proceso.
2.- Manejo de los sistemas de contabilidad de costos
Realizan el manejo los costos-gastos a nivel real, luego de realizado el proceso, por lo tanto no existe análisis del comportamiento de los elementos del costo y desconocen los mismos. Se basan en contabilidad financiera no de costos.
El desconocimiento y falta de una unidad responsable del análisis de los costos de prestar el servicio de distribución dentro del sector, hace que todo sea manejado como gastos, sin determinar las áreas involucradas en el proceso y sin realizar un verdadero análisis de costos.
75
Variables a
Analizar Situación Actual Análisis Correlación
3.- Manejo de mercancía y niveles de inventarios
Existen dentro del sector procesos de manejo de despachos de mercancías semi-automáticos y manuales, con controles de niveles de inventarios automatizados que permiten conocer la cantidad, diversidad y rotación de los productos.
Para proporcionar un mejor tiempo de distribución debe evaluarse la posibilidad de automatizar el proceso de despacho en los casos que sean necesarios y así poder controlar mejor los inventarios.
Las variables 3 y 4 están interrelacionadas, ya que el buen almacenamiento de las mercancías, así como un buen manejo de las mismas, donde se conozcan y cumplan los controles, los máximos y mínimos, conllevan a originar costos en el servicio, así como también lo hacen los equipos utilizados en el manejo de la mercancía los cuales originan costos indirectos que forman parte de los elementos de costos de la prestación del servicio, proporcionando mayores datos para la determinación de la rentabilidad de la empresa.
4.- Registro de costos indirectos.
Las depreciaciones de las herramientas de trabajo (computadores, palm, vehículos, robótica) son registradas en la empresa pero no están identificadas como elementos de costos dentro del proceso
Deben determinarse los elementos de costos que intervienen en el proceso ya que son desconocidos, tomando como áreas involucradas comercialización y operaciones
76
Variables a
Analizar Situación Actual Análisis Correlación
5.- Control presupuestario
Existen presupuestos de gastos, ventas y compras sobre los cuales realizan evaluaciones periódicas y toman acciones correctivas en los casos necesarios todo encaminado en función a márgenes o volúmenes de comercialización.
Al control presupuestario existente debe incorporase el control de costos, para que los análisis sean completos y realmente se determine la rentabilidad del proceso
Las variables 5 y 6 están correlacionadas ya que dependiendo de la utilidad y análisis de la información que sirve además en la contabilidad de gestión y para la toma de decisión, de manera de que se puedan controlar actividades y operaciones a través de diversos tipos de presupuestos atendiendo a los elementos que la integran, a la dimensión organizativa, a la técnica para fijar estimaciones.
6.- Utilidad de la información y toma de decisiones
La información manejada por las empresas del sector es utilizada para determinar aspectos como niveles de inventarios, utilidad, estrategia de mercado, ofertas y descuentos, reducir gastos, incrementar rentabilidad.
Los datos suministrados por una adecuada estructura y un adecuado sistema de costos conllevará a mejores tomas de decisión, debido a que se podrán analizar los costos de la verdadera prestación del servicio y mejorar la satisfacción del cliente.
Del análisis anterior se puede observar que, la inexistencia de un sistema de
contabilidad de costos formal dentro del sector prestador de servicio de distribución
de productos farmacéuticos y el desconocimiento de los elementos del costo
presentes en el proceso anteriormente descrito, hace al sector deficiente en el manejo
verdadero de su rentabilidad.
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CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Luego del análisis de los resultados obtenidos se llegó a las siguientes
conclusiones y recomendaciones:
Conclusiones
Las empresas del sector prestador de servicio de distribución de productos
farmacéuticos, desconocen cuales son las áreas dentro del proceso que conforman su
estructura de costos y no manejan un sistema de costos formal, sino que se basan en
la contabilidad financiera, lo cual les limita a ver con claridad la separación de costos
y gastos, y definir la proporción que corresponde a cada uno con respecto a los
ingresos. La carencia de una estructura de costos formal también conlleva a las
empresas a hacer estimaciones basadas en los resultados de la evaluación
presupuestaria, la cual no debe considerarse como contabilidad de costos, el
presupuesto es una herramienta de control y genera información al cálculo de los
costos; estos elementos constituyen la plataforma que permite a la empresa obtener el
margen de rentabilidad deseado.
Los elementos de la rentabilidad están dados por el margen de volúmenes de
compras manejados por las empresas y los diversos descuentos recibidos, los cuales
son tomados como parte del costo de ventas en la contabilidad financiera, excluyendo
aspectos importantes como los costos de distribución y comercialización, que son
significativos e inciden directamente en los niveles de rentabilidad. Ya que la
actividad principal del sector estudiado es distribuir a las farmacias medicinas y otros
productos, de manera eficiente y al menor costo posible, para tener una porción del
mercado cautiva que le garantice su permanencia en el mercado actual y la captación
78
de clientes potenciales, con la finalidad de incrementar los ingresos y diluir los costos
que son causados por el proceso de prestación del servicio.
Los registros contables a nivel financiero no permiten efectuar un análisis real
de la situación de la empresa con respecto al servicio prestado, ya que todo es
manejado como gastos sin identificar cuales corresponden al proceso y cuales no, por
lo tanto todas las áreas de las empresas son manejadas por igual e influyen en la
rentabilidad financiera de manera global, no existe distinción. Esta agrupación de
partidas limita la toma de decisiones, ya que no ofrece una perspectiva clara de
diferenciación de costos y gastos, por lo cual no permite gerenciar en la reducción de
costos puntuales y susceptibles a ser controlados, sino que estos quedan inmersos en
el monto reflejado en los estados financieros.
Se identificaron las áreas que deben conformar la estructura de costos
adecuada, la cual contempla los elementos del costo (Mano de Obra, Materiales
directos y costos indirectos) de las áreas de comercialización compuesta por:
Compras, Ventas, Mercadeo, y por el área de operaciones que está compuesta por:
almacén y distribución, excluyendo a las áreas administrativas y de staff, que se
engloban en los gastos generales de administración. Esta separación a nivel de
estructura de costos generará una presentación adecuada de la información, la cual se
presenta paralelamente a la información financiera, ya que ambas se complementan.
Además permite definir los usuarios de cada tipo de información, debido a que cada
área hará énfasis en sus costos, mientras que las áreas estratégicas requerirán de toda
la información para sus análisis y toma de decisiones.
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Recomendaciones
Dado que las empresas del sector estudiado se enmarcan en la clasificación
de empresas comerciales; las cuales se definen como aquella que adquiere una serie
de productos y que, sin realizar ningún proceso de transformación, los comercializa
cargando un determinado margen que le ha permitido cubrir sus costos de
funcionamiento, partiendo de esta premisa el sistema de valoración que aplica es el
del costeo normal que se fundamenta en que los materiales y la mano de obra se
consideran a costos reales mientras que los costos indirectos de comercialización y
distribución se calculen bajo una tasa predeterminada. El enfoque de costos que
deberá asumir para los costos indirectos es el de costeo ABC, ya que los procesos
principales de distribución y comercialización conocen sus actividades y se facilita la
asignación de costos indirectos hacia cada una. El sistema de acumulación de costos
de las empresas se resume a continuación, de manera de ilustrar los elementos del
proceso que realizan las empresas y que condicionan su estructura:
Se identificaron las actividades de las áreas de Comercialización y
Distribución, y los recursos que requiere para conocer los causales de costos en cada
área, lo cual permitirá determinar los costos indirectos de cada proceso, asi como
también permite hacer proyecciones de tipo financiero, permite conocer presupuesto
por actividades, ayuda a entender los costos de la empresa, proporciona información
sobre las causas que generan la actividad y el análisis de cómo se realizan las tareas y
ENTRADA PROCESO SALIDA
COMPRA DE
PRODUCTO TERMINADO
Medicinas, cosméticos
y misceláneos
PRODUCTO EN LA
FARMACIA
VALOR AGREGADO AL PRODUCTO:
Transporte, Empaque, Llamadas telefónicas, Servicio Internet, Operadores Telefónicos, Mercadeo
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Minutos consumidos
proporciona el conocimiento exacto del origen del costo, de manera de poder atacarlo
desde la raíz. A continuación se detallan:
Mano Negociación con laboratorios
De Obra Elaborar Orden de Compra Visitas a clientes Teléfonos, Mercadear (Promociones) Fax
Toma de pedido Atención a clientes Internet
Recepción De Mercancía Despacho del pedido
Equipos de Devolución de mercancía Transporte Entrega de pedido Electricidad
Seguros
Depreciación Mantenimiento
RECURSOS IMPULSOR DEL RECURSO
ACTIVIDAD
Horas Hombres
IMPULSOR DE LA ACTIVIDAD
OBJETODE COSTO
Proceso de
Comercialización
Nº Ord Comp Colocadas
KW/Horas Rutas Recorridadas
KM/Horas
Cantidad de mercancías compradas
y vendidas
Nº de clientes atendidos
Proceso de
Distribución
Nº Pedidos recibidos
Póliza/Bs.
Vida útil
Uso de equipos
81
Se identificaron las áreas que conforman la estructura de costos adecuada, la
cual contempla los elementos del costo (Mano de Obra, Mercancía para la venta y
costos indirectos) de las áreas de comercialización compuesta por: Compras, Ventas,
Mercadeo, y por el área de operaciones que está conformada por: almacén y
distribución, excluyendo a las áreas administrativas y de staff, que se engloban en los
gastos generales de administración. Esta separación a nivel de estructura de costos
generará una presentación adecuada de la información, la cual se presenta
paralelamente a la información financiera, ya que ambas se complementan. Además
permite definir los usuarios de cada tipo de información, debido a que cada área hará
énfasis en sus costos, mientras que las áreas estratégicas requerirán de toda la
información para sus análisis y toma de decisiones.
Considerar todas las áreas que intervienen el proceso de comercialización y
distribución, identificándolas claramente ya que representan sus costos, y detallar
cada elemento interviniente para determinar su representatividad dentro del costo
departamental y a su vez en la estructura de costo total, esto con la finalidad de
conocer los gastos más representativos y su susceptibilidad de ser controlados y de
ser posible reducidos, ya que las empresas no tienen control en el precio de venta de
las medicinas, si no que sólo pueden controlar el margen que les permite el
laboratorio, sin embargo con los cosméticos y misceláneos mantienen dominio del
precio de ventas. Por lo expuesto se recomienda la utilización de la filosofía del costo
objetivo para los medicamentos, la cual expone que las empresa que no tienen control
sobre el precio del producto, deben rigurosamente controlar los costos y sus causas. A
continuación se presenta la Estructura de Costos correspondiente a los procesos de
comercialización y distribución presentes en el sector de distribución de productos
farmacéuticos:
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ESTRUCTURA DE COSTOS
Proceso de Comercialización
MERCANCIAS Medicinas (PVP establecido por el Laboratorio) xxxxxx Cosméticos (Productos sin PVP) xxxxxx Misceláneos (Productos sin PVP) xxxxxx TOTAL MERCANCÍAS xxxxxx MANO DE OBRA Sueldos Operadores Telefónicos xxxxxx Sueldos Representantes de ventas xxxxxx
Comisiones Representantes de ventas xxxxxx Sueldos Compradores xxxxxx Beneficios Contractuales y legales xxxxxx Obligaciones Contractuales y legales xxxxxx TOTAL MANO DE OBRA xxxxxx COSTOS INDIRECTOS Depreciación Eq.Computación xxxxxx Mantenimiento Eq. Computación xxxxxx Sueldo de Secretarias xxxxxx Sueldos Personal de Mercadeo xxxxxx Consumo Telefónico (Fijo-Celular) xxxxxx Papelería y Art. Oficinas xxxxxx Electricidad xxxxxx Agua xxxxxx Asignación de vehículos xxxxxx Depreciación Eq.Oficinas xxxxxx Mantenimiento Eq. Oficinas xxxxxx
TOTAL COSTOS INDIRECTOS xxxxxx TOTAL COSTOS DE COMERCIALIZACIÓN xxxxxx
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Proceso de Distribución MANO DE OBRA
Sueldo Despachadores xxxxxx Sueldo Recepción de Mercancía xxxxxx Sueldo Almacenistas xxxxxx Sueldo Embaladores xxxxxx Sueldo Transportistas (Transp.Propio) xxxxxx TOTAL MANO DE OBRA xxxxxx COSTOS INDIRECTOS Depreciación Eq.Computación xxxxxx Mantenimiento Eq. Computación xxxxxx Depreciación Eq.de Transporte xxxxxx Mantenimiento Eq. de transporte xxxxxx Papelería y Art. Oficinas xxxxxx Material de Embalaje xxxxxx Electricidad xxxxxx Agua xxxxxx Depreciación Eq.Oficinas xxxxxx Mantenimiento Eq. Oficina xxxxxx Arrendamiento de vehículos (Transp.Contratado) xxxxxx Seguros de Vehículo xxxxxx Seguro de Mercancía xxxxxx Seguro de Eq.de Despacho xxxxxx Depreciación Eq.de Despacho xxxxxx Mantenimiento Eq. Despacho xxxxxx
TOTAL COSTOS INDIRECTOS xxxxxx TOTAL COSTOS DE DISTRIBUCIÓN xxxxxx
TOTAL COSTOS XXXX
También se recomienda complementar la utilización de la información de la
contabilidad financiera con la generada por el sistema de costos que se propone, y
tomar de ellas los datos necesarios para emitir informes para la toma de decisiones y
que reporten de manera real de rentabilidad en las empresas del sector, tanto global
84
como por elemento del costo y si se requiere un detalle mayor, conocer el costo de
comercializar y distribuir cada línea de mercancías o producto específico. Todo esta
información conlleva a determinar aspectos relevantes como decidir si se da mayor
auge a la comercialización de un producto o simplemente, si su contribución a la
rentabilidad no es la esperada decidir si se elimina de la lista de productos.
85
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