UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA CURSO DE GRADUAÇÃO EM BIBLIOTECONOMIA
RUBERVANIO DA SILVA MATEUS
GESTÃO DOCUMENTAL: VALOR ESTRATÉGICO NA TOMADA DE D ECISÃO EM ORGANIZAÇÃO
Orientadora: Profª Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho
NATAL/RN 2008.2
RUBERVANIO DA SILVA MATEUS
GESTÃO DOCUMENTAL: VALOR ESTRATÉGICO NA TOMADA DE D ECISÃO EM ORGANIZAÇÃO
Monografia apresentada à disciplina Monografia, ministrada pelas profª Maria do Socorro de Azevedo Borba e Renata Passos Filgueira de Carvalho, para fins de avaliação e como requisito parcial para conclusão do curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
Orientadora: Profª. Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho
NATAL/RN 2008.2
Catalogação da Publicação na Fonte. UFRN / Biblioteca Setorial do CCSA Divisão de Serviços Técnicos
Mateus, Rubervanio da Silva. Gestão documental: valor estratégico na tomada de decisão em organização/ Rubervanio da Silva Mateus. – Natal, 2008.
43 f.
Orientadora: Profa Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho. Monografia (Graduação em Biblioteconomia) – Universidade federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais Aplicadas. Departamento de Biblioteconomia.
1.Biblioteconomia – Monografia. 2. Gestão documental – Monografia. 3. Arquivos – Monografia. 4. Estratégias – 5. Tomada de decisão – Monografia. I. Carvalho, Renata Passos Filgueira de. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título.
RN/BS/CCSA CDU 02
RUBERVANIO DA SILVA MATEUS
GESTÃO DOCUMENTAL: VALOR ESTRATÉGICO NA TOMADA DE DECISÃO EM ORGANIZAÇÃO
Monografia apresentada à disciplina Monografia, ministrada pelas profª Maria do Socorro de Azevedo Borba e Renata Passos Filgueira de Carvalho, para fins de avaliação e como requisito parcial para conclusão do curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
MONOGRAFIA APRESENTADA EM _____/ _____/ 2008.
BANCA EXAMINADORA
PROFª. Msc. RENATA PASSOS FILGUEIRA DE CARVALHO
ORIENTADORA
PROFª. Msc. SOCORRO DE AZEVEDO BORBA
1ª EXAMINADORA
PROFª DRª. ELIANE FERREIRA DA SILVA
2ª EXAMINADORA
Dedico este trabalho a Deus, aos meus pais Antônio
Mateus e Francisca das Chagas, aos meus irmãos e
familiares que sempre me apoiaram incondicionalmente,
a minha namorada Sheylha Marttynnelle, amigos,
professores e principalmente ao meu avô Francisco
Pequeno da Silva e a todos que colaboraram para a
realização deste trabalho.
AGRADECIMENTOS
Em primeiro lugar quero agradece a Deus pelo o dom da vida e por me
fortalecer nessa caminhada, ajudando a superar todos os obstáculos sem perder a
alegria de viver, fé e vontade de vencer.
Aos meus Pais Antônio Mateus e Francisca das Chagas, que mesmo distante
sempre estiveram presente me dando força. Eles são os meus maiores exemplos de
dignidade, honestidade e humildade.
Aos meus Irmãos Raguitônio, Risonaldo, Roberto, Robson, Ronaldo e
Ronyanderson, pelos momentos de alegria e de incentivo na busca dos meus
objetivos.
Aos meus Tios (a) Francisco de Assis e Francisca Damiana pelo estímulo
para continuar lutando.
Aos meus Avôs Ana Dantas e Francisco Pequeno e a todos os meus
Familiares , pelo apoio e incentivo dado a mim no decorrer dessa etapa da minha
vida.
A minha Namorada , Sheylha Marttynnelle pela atenção, incentivo, carinho,
compreensão e muita paciência durante esta fase da minha vida.
As minhas Amigas Samya Maia, Francinalda, Rose pela atenção e paciência,
pelo o apoio e compreensão em todos os momentos desse trabalho.
Aos meus Amigos Natércio e Romualdo por entenderem que este momento é
preciso para que possamos colher os frutos amanhã.
Aos Professores do curso , especialmente a minha orientadora Professora
Renata Passos Filgueira de Carvalho pela sua atenção e disponibilidade, e a
Professora Maria do Socorro de Azevedo Borba pela sua ajuda e incentivo.
A todos os meus Colegas do curso , em especial, Ilaydiany Cristina, Cícero
Filho, Everton Monteiro, Francisco de Assis, Teresa Cristina, Roberto Medeiros,
Lucinete Bezerra, Janete Andrade, Hemanuela Fernandes, Caetano Emanuel, Israel
Dério, Terezinha Azevedo, Theófilo Edwirges, Thiago V., Thiago Rodrigues, Wagner
Felix, Yldeney Silva, Edineide da Silva, Najara Mara, Salezia Maria, Silvana
Gadelha, Alessandra Patrícia, Dalvanira Brito, Euzébia Maria, Marciele Oliveira,
Maria Luzia, Shirley Maria, Monaliza Alegna, que me proporcionaram momentos de
alegria até mesmo nos períodos mais difíceis.
Aos amigos da Biblioteca Central Zila Mamede da UFRN , especialmente, a
diretora Rildeci Medeiros pela oportunidade e confiança que depositou em mim. Aos
funcionários e Bibliotecários, Ênio Barbosa, Adjinam Araujo, Ana Luiza, Érica
Simony, Cirlene Melo, Antônia, Olga, Neide, Socorro, Daise, Igor, Haroldo, Raquel,
Rogério, Romero, e, a todos os bolsistas que conviveram comigo durante o período
de estágio nesta unidade de informação.
Aos amigos da Biblioteca do Cefet/RN , bibliotecários e Bolsista, em
especial, Sandra Nery, Maria Ilza, pela oportunidade e troca de experiências
profissionais.
Aos colegas do Cadastro Único , Dayse, Eveline, Elizangela César, Bernardo,
Carlos Fernandes, Ana Paula, Neylane, Júlia, Juliana, Raquel, Jeane, pelas alegrias
e experiências compartilhadas.
E a todos, o meu muito obrigado por terem acompanhado minha trajetória
nessa batalha, onde hoje saio vitorioso.
RESUMO
Ressalta a gestão documental como ponto de partida para gestão eletrônica de documentos no âmbito organizacional para dar subsídio no processo de tomada de decisão nas organizações. Objetiva, de modo geral, a importância da informação contida nos diversos documentos como estratégias para as ações organizacionais. De modo especifico, analisar conceitualmente o arquivo, seu ciclo de vida, a gestão documental, informação, a gestão da informação e o gerenciamento eletrônico de documentos (GED), seu valor na organização como diferencial competitivo. A metodologia utilizada para elaboração deste trabalho foi através de pesquisa bibliográfica, registrados em meio impresso e eletrônico, através de livros, trabalhos acadêmicos, periódicos, artigos e endereços eletrônicos (sites). Observar a informação como produto e insumo imprescindível para sobrevivência nas organizações modernas, apoiando os gestores em seus processos decisórios. Conclui-se que cada vez mais, é importante tratar, organizar, disseminar as informações contidas nos suportes documentais corretamente, para apoiar o processo de tomada de decisão com maior embasamento.
Palavras-chave: organização. Gestão Documental. GED. Informação. Tomada de Decisão.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO........................................................................................... 8
2 INFORMAÇÃO .......................................................................................... 11
2.1 GESTÃO DA INFORMAÇÃO..................................................................... 14
3 GESTÃO DOCUMENTAL: ANÁLISE TEÓRICO-CONCEITUAL ............. 17
4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED) .............. 25
5 VALOR ESTRATÉGICO DA INFORMAÇÃO NA TOMADA DE
DECISÃO NAS ORGANIZAÇÕES ............................................................
30
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ...................................................................... 36
REFERÊNCIAS................................................................................................... 38
1 INTRODUÇÃO
A organização de documentos é um processo que começou a partir da
percepção humana, de sua necessidade de guardar os registros de suas atividades.
Estas atividades começaram a se tornar complexas, tendo em vista o aumento
exponencial de informações na sociedade atual, ocasionado pela explosão
bibliográfica.
A explosão bibliográfica e o crescimento da massa documental causaram
grandes mudanças e transformações nas organizações/empresas, que sentiram a
necessidade de organizar seus documentos de forma a otimizar seus processos de
tomada de decisão.
O diferencial competitivo das organizações/empresas que estão no mercado,
cada vez mais exigente, se dá com o aprimoramento1 dos recursos existentes para o
gerenciamento do volume informacional a ser tratado. Sendo assim, no mundo
globalizado, onde todos tentam se adequar as novas exigências impostas pelo
mercado, é essencial facilitar o acesso e uso da informação, de maneira que a sua
recuperação seja rápida e precisa.
Os avanços tecnológicos revolucionaram as atividades organizacionais
auxiliando sobremaneira o andamento do processo dentro da organização, visto a
importância econômica que a informação passa a ter diante da explosão
informacional existente.
É importante ressaltar o valor da informação, identificando a importância da
conservação do documento, seu tratamento correto, para que possa auxiliar os
gestores nas suas atividades diárias, auxiliando assim a tomada de decisão.
O processo para formar e desenvolver políticas que se preocupem com a
organização das informações nas empresas e em seus arquivos é um desafio
constante para o profissional da informação, tendo a responsabilidade de formar
1 Aprimoramento . S.m. 1. Ato ou efeito de aprimorar(-se) 2. Perfeição, excelência, primor. (FERREIRA, 1986, p. 148).
8
parcerias com os gestores, mostrando o valor dos arquivos e sua organização
dentro da empresa.
Para tanto, deve-se ter o comprometimento do profissional da informação,
para com a produção e a disseminação do conhecimento2 na empresa, visto a
inserção deste profissional nesse novo campo de trabalho, de forma a expor a
importância e valorização de seus serviços, que possui como elemento chave a
informação.
A informação hoje assume um papel de recurso estratégico para as
organizações, de tal modo vale-se ressaltar os procedimentos necessários para a
organização e gestão documental nesse ambiente.
A partir do tema abordado “Gestão documental para tomada de decisão em
uma organização/empresa”, surgiram algumas problematizações, que serão
altercadas3 no desenvolvimento desse trabalho, entre as quais, visam responder as
seguintes perguntas: Qual a importância da gestão documental em uma
organização? Qual a importância da informação para uma organização? Qual a
importância da informação para a tomada de decisão? Quais os benefícios a gestão
documental pode trazer para a organização?
De tal modo, a partir do conhecimento e reflexões teóricas absorvidas em sala
de aula no Curso de Biblioteconomia, da Universidade Federal do Rio Grande do
Norte (UFRN), especificamente na disciplina Organização de Arquivos, bem como
por estágio em uma instituição pública, foi percebida a necessidade de abordar esse
tema, através de uma revisão de literatura baseada em leituras e participação em
debates realizados, a fim de destacar a importância do tratamento adequado da
informação contida nos diversos documentos e suportes, como instrumentos que
poderão auxiliar o gestor na tomada de decisão, devido a sua relevância para o
adequado funcionamento da instituição.
2 Conhecimento . A compreensão, a consciência ou a familiaridade adquirida por meio de educação ou experiência. (FERREIRA, 1986, p. 853). 3 Altercar . [...] 1. Discutir com ardor. 2. Disputar calorosamente; debater; argumentar 3. Defender em polêmica [...] (FERREIRA, 1986, p. 92).
9
A metodologia utilizada para elaboração deste trabalho foi uma pesquisa
bibliográfica em documentos registrados em meio impresso e eletrônicos (livros,
trabalhos acadêmicos, periódicos, artigos e endereços eletrônicos - sites).
A monografia aqui apresentada está estruturada da seguinte forma: o primeiro
capítulo apresenta a introdução sobre o tema a ser tratado, as problematizações,
objetivos a serem discutidos bem como a metodologia utilizada.
No segundo capítulo, que procede a introdução, é abarcada uma análise
conceitual da informação e da gestão da informação no que se refere ao processo
de comunicação na geração do conhecimento para que as organizações
desempenhem suas ações com base em informações especificas a sua
necessidade.
No terceiro capitulo é ressaltada a questão da gestão documental: uma
análise conceitual, que trata de conceitos, objetivos, vantagens, suportes
documentais e avaliação dos documentos, uso da tabela de temporalidade, com
objetivo de esclarecer a economia e eficácia na produção de informações das
organizações, cobrindo todo o ciclo de existência dos documentos até a destinação
final dos mesmos.
No quarto capítulo é enfocado o processo de gerenciamento eletrônico de
documentos (GED), conceitos, tecnologias do GED, aplicabilidade e sua importância
nas organizações e como essa ferramenta tem sido um diferencial constante nos
processos decisórios.
No quinto capítulo, discute-se a importância da informação para tomada de
decisão em organização/empresa, como esses recursos informacionais são
utilizados de forma estratégica, fazendo assim, um diferencial para a sua
sobrevivência no mercado.
No sexto e último capítulo apresenta-se uma ressalva do tema tratado, como
também uma breve análise geral das considerações notórias que foram absorvidas a
cerca do tema em questão.
10
2 INFORMAÇÃO
A informação tem um papel significante para a sociedade, fato notório desde
os primeiros registros do homem da pré-história, visto que a mesma está presente
na própria história social do homem desde os tempos mais remotos até os dias
atuais.
Desde a antiguidade o homem já utilizava informações para o aprimoramento
da sua comunicação, a informação se apresentava em diferentes formatos e
suportes: símbolos, gestos, imagens, desenhos das cavernas, pedras, papiros e
documentos impressos.
Os suportes informacionais, tais quais, as pedras de argila, os papiros e
pergaminhos evoluíram significativamente ao passar do tempo, foram ganhando
novas formas, como os papéis e o computador, que contribuem na constante
evolução da informação, ganham contornos e força determinantes.
Neste contexto, observa-se que administrar os recursos informacionais tem
sido fator decisivo na sociedade, pois é através dos tempos que a informação evolue
e ganha proporções imensas na sua quantidade e principalmente no seu valor, de tal
modo que a informação tem se tornado um elemento de suma importância para
sobrevivência no século XXI.
A informação tornou-se uma necessidade crescente para a sociedade em
qualquer campo da atividade humana, principalmente no que se diz respeito ao
entendimento da globalização no contexto social. Pois, percebe-se que a partir de
então, a sociedade passou a ser multicultural, ou seja, difundiu sua cultura, devido
ao acentuado uso das novas Tecnologias de Informação e comunicação (TICs),
como fontes de disseminação de informações.
Assim sendo, é imprescindível que as organizações estejam em sintonia com
essas mudanças, buscando assim o gerenciamento e o controle eficaz de sua
documentação. Faz-se necessário uma breve explanação sobre a origem do termo
informação e algumas definições.
11
Etimologicamente, a informação vem do latim formatio e forma, é sinônimo de
notícia e ambos expressam a “idéia de moldar algo ou formar um molde” (MC
GARRY, 1999, p. 3).
E segundo Braga 4 ([1996?], p. 1) define a informação, uma vez que afirma:
O conceito de informação deriva do latim e significa um processo de comunicação ou algo relacionado com comunicação (Zhang, 1988), mas na realidade existem muitas e variadas definições de informação, cada uma mais complexa que outra. Podemos também dizer que Informação é um processo que visa o conhecimento, ou, mais simplesmente, Informação é tudo o que reduz a incerteza... “Um instrumento de compreensão do mundo e da acção sobre ele” (Zorrinho, 1995). A informação tornou-se uma necessidade crescente para qualquer sector da atividade humana e lhe é indispensável mesmo que a sua procura não seja ordenada ou sistemática, mas resultante apenas de decisões casuísticas e/ou intuitivas.
Com isso, Braga enfatiza que a informação tem uma relação estreita no
processo de comunicação e na construção do conhecimento humano.
Para Barreto5 (2002, p. 50) as informações são “estruturas simbolicamente
significantes com a competência de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo,
ou na sociedade”. Diante dessa afirmação pode-se também dizer que a informação
visa o conhecimento humano e suas competências em manipular a informação.
Tendo-se a percepção de que ela é:
Um instrumento modificador da consciência do homem e de seu grupo. Deixa de ser uma medida de organização para ser a organização em si; é o conhecimento, que só se realiza se a informação é percebida e aceita como tal e coloca o indivíduo em um estágio melhor de convivência consigo mesmo e dentro do mundo em que sua história individual se desenrola (BARRETO [200-?]).
4 FONTE RETIRADA DA INTERNET: BRAGA, Ascenção. Disponível em: http://www.inf.unisinos.br/~cazella/administracao/gi.pdf. Acesso: 20 out. 2008 5 FONTE RETIRADA DA INTERNET: BARRETO, A. de A. Disponível em: http://www.cid.unb.br/M452/M4522012.ASP?txtID PRINCIPAL=27. Acesso: 19 out. 2008.
12
Na verdade, a informação é assimilada e compreendida pelo individuo que a
partir deste entendimento, irá responder as suas necessidades individuais e/ou
coletivas.
Pode-se perceber que nesse sentido a informação é o resultado do
processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente
um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe. Esse conceito está
intimamente ligado às noções de restrição, comunicação, controle, dado, forma,
instrumento, conhecimento, significado, estimulo, padrão, percepção e
representação do conhecimento. Podemos também dizer que a informação é um
processo que visa o conhecimento.
Conforme Setzer6 diz que:
Conhecimento é uma abstração interior, pessoal, de alguma coisa que foi experimentada por alguém. Nesse sentido, o conhecimento não pode ser descrito inteiramente - de outro modo seria apenas dado (se descrito formalmente e não tivesse significado) ou informação (se descrito informalmente e tivesse significado). Também não depende apenas de uma interpretação pessoal, como a informação, pois requer uma vivência do objeto do conhecimento. Assim, quando falamos sobre conhecimento, estamos no âmbito puramente subjetivo do homem ou do animal. Parte da diferença entre ambos reside no fato de um ser humano poder estar consciente de seu próprio conhecimento, sendo capaz de descrevê-lo parcial e conceitualmente em termos de informação.
Pode-se afirmar que o conhecimento é algo abstrato, subjetivo mais de
grande valor para o crescimento do homem na sociedade. Pois o conhecimento tem
como alicerce os dados e a informação contextualizados e processados.
De tal modo, pode-se concordar com Le Coadic (2004, p.4) quando afirma
que a “informação é um conhecimento inscrito (registrado) em forma escrita
(impressa ou digital), oral ou audiovisual, em suporte”.
Observando-se dessa forma, a informação é a base essencial para a
construção do conhecimento e para que o homem possa viver e conviver em
5 FONTE RETIRADA DA INTERNET; SETZER, Waldemar W. Disponível em: http://www.ime.usp.br/~wwsetzer/dado.info.html. Acesso em: 20 out. 2008.
13
sociedade é necessário que ele domine o ciclo básico de transformar dados em
informação e esta em conhecimento.
Assim sendo, pode-se afirmar que a informação tornou-se elemento
fundamental para a sociedade, seja no âmbito pessoal, profissional e/ou
organizacional ela esta presente fazendo parte das ações, processos, etc.
Assim, após essa abordagem de ordem teórico-conceitual da informação será
abordada a gestão da informação antes de mencionar a importância da gestão
documental.
2.1 GESTÃO DA INFORMAÇÃO
As organizações/empresas não podem deixar de se preocupar com a inclusão
do item "informação" nas decisões diárias. Embora seus dirigentes tenham, muitas
vezes, uma noção intuitiva de mercado, nem sempre se amparam em números que,
com certeza, ajudariam na determinação do melhor caminho a seguir para definição
da situação financeira e quadro funcional. nesse contexto a informação nas
organizações é uma prioridade e as pessoas têm que estar cientes dessa
importância.
Em meados de 2008, em pleno Século XXI, fica claro que nada poderia
funcionar sem uma quantidade significativa de informação como elemento que
impulsiona os fenômenos políticos, sociais e culturais. Pessoas, organizações –
publicas ou privadas – dependem da informação em seus processos decisórios.
Entretanto, para ser utilizada estrategicamente, é fundamental que a informação seja
gerida em favor da sobrevivência e competitividade organizacional. Este processo é
denominado de gestão da informação, que tem a responsabilidade de administrar
tantos os recursos internos quanto os externos da organização. Dias e Beluzzo
(2003, p. 65) afirmam:
Gestão da informação é um conjunto de conceitos, princípios, métodos e técnicas utilizados na prática administrativa colocados na
14
execução para liderança de um serviço de informação em C&T para atingir a missão e os objetivos fixados.
A gestão da informação cresceu ao longo do tempo em importância na vida
das organizações, assim sendo é considerada uma atividade primordial, dentro das
empresas.
Na verdade cada empresa tem um fluxo de informação que lhe é
característico a sua necessidade e o mesmo é objeto importante da gestão da
informação que deve mapeá-lo, de modo que possa identificar pessoas, fontes de
informação, tecnologia utilizada e produtos e serviços. Compondo um conjunto
estruturado de atividades referente à forma como informação e o conhecimento são
obtidos, distribuídos e utilizados de maneira eficaz.
Dessa forma, o fluxo informacional acontece por etapas, entre as quais,
citam-se: identificação de necessidades informacionais e seus requisitos, obtenção
das informações, tratamento informacional, distribuição e, uso da informação,
armazenamento e descarte de informações. No processo de atividades periódicas
dentro da organização, esses procedimentos acontecem continuamente com a
coleta, tratamento, distribuição, armazenamento e uso de informação para alimentar
os processos decisórios e/ou operacionais da organização. (BEAL, 2004, p. 30).
As etapas do fluxo informacional caracterizam-se como:
Identificação de necessidades e requisitos: objetiva determinar as
necessidades informacionais da organização/empresa, no que diz respeito aos seus
clientes internos e externos, de modo a desenvolver os produtos informacionais
indicados a cada grupo de acordo com suas necessidades vigentes.
Obtenção das informações: após identificar as necessidades informacionais
acerca dos clientes, passa-se então a criação de meios e mecanismos capazes de
obter informações, seja através de atividades de criação, recepção ou captura de
informação, que permitam a geração de informações provenientes de fonte externa
ou interna, em qualquer mídia ou formato.
15
Tratamento informacional: visa organizar, formatar, estruturar, classificar,
analisar e sintetizar as informações obtidas, de modo a torná-las acessíveis e fácil
localização.
Distribuição: possui por objetivo levar a informação necessária ao usuário, o
qual necessita.
Uso da informação: possibilita o uso e aproveitamento de informações,
nessa etapa ocorre o surgimento de novos conhecimentos somados as informações
recebidas e utilizadas que podem voltar e alimentar o ciclo da informação
corporativa, num processo contínuo de aprendizado e crescimento.
Armazenamento da informação: é responsável pelo armazenamento, uso e
reuso de informações dentro da organização/empresa.
Descarte: após a informação não servir mais, ou seja, tornar-se obsoleta há a
necessidade de descarte desta, obedecendo as normas legais, políticas
operacionais e exigências internas da organização/empresa.
Fica claro que a empresa deve busca suas metas e objetivos com base no
valor estratégico da informação, tendo atenção para com todos os setores de sua
organização, acompanhando todas as etapas do ciclo informacional, para corrigir
possíveis falhas através da manutenção e treinamento de pessoal que fazem parte
da organização, pois a busca constante da eficiência e eficácia são fatores
essenciais para que a gestão da informação seja um diferencial competitivo.
Após a explanação sobre a informação será apresentado o capítulo onde se
tem uma análise teórico conceitual da gestão documental.
16
3 GESTÃO DOCUMENTAL: ANÁLISE TEÓRICO-CONCEITUAL
Através de pesquisa bibliográfica, eletrônica, e prática vivenciadas em uma
biblioteca universitária pública, pôde-se perceber que o arquivo tem um papel
importante, não só na antiguidade como nos dias atuais. Os arquivos evoluíram
junto com a escrita e os documentos foram ganhando proporção e importância pelo
homem que passou a conservar, reunir e organizar seus materiais, originários de
suas atividades sociais, políticas, econômicas, religiosas e até mesmo da sua vida
particular. Em função desse processo surgiram os arquivos.
Ao longo dos tempos a evolução do arquivo vem mudando conforme as
transformações políticas e culturais da humanidade, com o aumento exponencial da
massa documental cada vez maior e os avanços tecnológicos. Pode-se constatar
neste século XXI, denominado sociedade da informação e/ou era do conhecimento,
a informação é fator primordial para sobrevivência. Ao mesmo tempo em que a
escrita e seus suportes sobre o qual o homem registra seu conhecimento através de
sinais convencionais do mesmo modo estão em pleno desenvolvimento.
Para entender melhor o que seja arquivo, se faz necessário abordar desde a
sua origem. O termo arquivo traz algumas discussões, alguns autores afirmam que
se originou na antiga Grécia, com o nome arché, atribuída ao palácio das
autoridades. Mais tarde evoluiu para denominação archeion, que significava lugar de
guarda de documentos. Outros autores já consideram de origem latina, com
denominação de archivum, que no sentido mais remoto representava local de
guarda de documentos e outros títulos.
Nesse contexto, destaca-se a importância dos arquivos para as organizações,
como suporte informacional na tomada de decisão, é preciso ressaltar que a gestão
documental e a importância que os gestores dão para o arquivo, torna-se o primeiro
passo para que o documento seja recuperado no momento da tomada de decisão.
Segundo Vieira (2001, p. 1), “o documento é tudo que registra uma
informação independente do valor que a ela venha ser atribuído. O mesmo
documento ou informação muda de valor pela ótica de quem o visualiza.”
17
Portanto a preservação do documento para a devida recuperação e uso das
informações estratégicas, se faz necessária nos mais variados suportes, vale
ressaltar a definição de documento atribuída por Feijó (1988, p. 24), quando afirma
que documentos “são todos os papeis contendo informações que ajudem a tomar
decisões, comuniquem decisões tomadas, registrem assuntos de interesse da
organização ou do individuo”.
Já para Prado, 1986 apud Lopes (2003/2004, p. 113):
O arquivo serve de instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa, seja ela privada ou pública. Abriga documentos resultantes de uma atividade, sendo esses conservados como comprovantes. Quando bem organizados, transmitem ordens, evitando repetições desnecessárias de experiências, diminuindo a duplicidade de trabalho, revelando o que está para ser feito e os resultados obtidos. Constitui ainda, fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de decisão.
Pode-se perceber que na medida em que se organizam as informações
pertinentes nos arquivos das empresas, os gestores agem de forma estratégica em
relação aos seus concorrentes na hora de decidir como solucionar um problema na
organização e/ou desenvolvimento de projetos dentro da organização. Calderon et
al. (2004, p. 98) afirma que “a importância dos arquivos nas organizações passa,
necessariamente, pela reflexão e compreensão do que significa arquivos e
informação”.
Para Castro (1988, p. 352) o arquivo refere-se em suma como sendo:
O conjunto de documentos, organicamente acumulado, produzidos ou recebidos por uma pessoa física e instituições publicas ou privadas, em decorrência do exercício de atividade especifica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.
18
Para Lopes (2003/2004, p.114) a finalidade fundamental do arquivo “é a
disponibilização das informações contidas em seu acervo de maneira ordenada e
funcional, a fim de embasar os procedimentos da instituição onde está inserido”. No
entanto, para que seja possível resgatar a informação desejada é necessário um
conhecimento sobre o tipo de documento. Para Rêgo (2002 apud PAZ et al. 2004) é
apresentada uma classificação simplificada dos documentos de forma que pode ser
dividida em:
Grafos – são os documentos escritos, impressos, datilográficos ou manuscritos.
Não Grafos – documentos não escritos, subdivididos em:
• visuais – aqueles em que as informações são recuperadas unicamente por meio da visão, assim como: fotografias, slides, etc. • áudios – aqueles em que as informações são recuperadas por meio exclusivo da audição, tais como: fitas cassetes, discos, cds entre outros.
Para a documentação empresarial que inclui todos os documentos relativos à
empresa, gerado dentro ou fora da organização, transmitindo informações a respeito
de atos e fatos administrativos, financeiros, jurídicos e políticos o autor apresenta
uma classificação especial representada como:
• [...] Correspondência interna – comunicados, memorandos, instruções, comunicações internas. • Correspondência externa – cartas de pessoas e empresas. • Documentos contábeis e fiscais – orçamentos, notas fiscais, folhas de pagamento, recibos, duplicatas, notas promissórias, cheques, faturas, etc. • Documentação pessoal – currículos, cartas, de desligamento e de contratação, cartões de ponto, recibos de pagamento, relação de empregados, etc. • Documentação jurídica – contratos, pendências, escrituras, leis, decretos, atas. • Documentação técnica – projetos, propostas, relatórios, reclamações, pedidos, requisições (PAES, 1997 p. 30)
Assim, percebe-se que essa classificação permite uma melhor visão sobre o
documento possibilitando uma maior compreensão do processo de armazenamento
dos mesmos.
Os arquivos têm um papel essencial na organização dos documentos, no seu
tratamento e recolhimento, antes ou após o cumprimento das razões pelas quais
19
foram gerados, são eles os guardiões da documentação pública ou privada,
produzidos no transcurso das suas funções.
Moreno (2007, p.18) destaca que:
As informações arquivísticas dão origem ao arquivo das organizações, onde são agrupados todos os documentos, seja qual for o seu suporte e idade, produzidos e recebidos pelo organismo no exercício das suas funções. Precisam ser gerenciadas para a otimização de seu uso. Portanto, um dos componentes da gestão da informação, é a gestão documental que amplia a capacidade da gestão administrativa.
Assim sendo, a gestão documental nas organizações, propícia uma maior
agilidade e segurança nos processos administrativos das empresas, que precisam
desse embasamento para realizar suas atividades cotidianas.
A gestão documental é definida pela classificação dos documentos e sua
avaliação, sendo assim é identificado o valor dos documentos, para definir prazos de
guarda e destinação final.
A utilização do plano de classificação e da tabela de temporalidade dos
documentos são instrumentos de fundamental importância para realização da gestão
documental.
Segundo o Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da
Informação (CENADEM, 2004, p. 11) a gestão documental é:
[...] a metodologia que oferece as condições necessárias para uma correta avaliação da documentação da empresa, sempre de acordo com as suas reais necessidades. [...]. Fazer uma adequada gestão documental implica em saber o que guardar, porque guardar e, até, como guardar.
Nesse caso, deve ser feita uma seleção criteriosa da documentação da
organização, para sua posterior avaliação e classificação dentro do ciclo de vida do
documento.
20
Paes (2004, p. 54, grifo do autor) destaca as três fases da gestão documental,
que tem como principal objetivo alcançar economia e eficácia. São:
• Produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos; • Utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos; • Destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.
Com base nas três fases da gestão documental, pode se constatar como
esses procedimentos irão facilitar as rotinas de trabalhos nas empresas, melhorando
o fluxo de informação, sua qualidade e distribuição.
Costa (2007, p. 26) diz ainda que:
O gerenciamento de documentos tem como principal função avaliar, identificar, sistematizar e conservar através da determinação de um prazo de guarda, bem como facilitar o acesso aos documentos gerados, reduzindo tempo e racionalizando os custos da organização.
É preciso entender que a gestão de documentos tem como principal tarefa a
avaliação e classificação dos documentos, para identificar hierarquicamente e dar a
eles um prazo de guarda e destinação final.
A avaliação é considerada uma das principais atividades da gestão
documental, que utiliza instrumentos para análise da documentação. Entre os quais
esta o plano de classificação e a tabela de temporalidade (TTD).
21
Desse modo, a tabela de temporalidade é o resultado do processo da
avaliação dos documentos. Nela, estão dispostos os códigos de classificação, os
assuntos e também os prazos de guarda, bem como o destino final da massa
documental produzida, recebida e distribuída na empresa.
Segundo Paes (2005, p. 28) a Tabela de Temporalidade é um “instrumento de
destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que
os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou
recolhidos aos arquivos permanentes [...]”.
Vieira (2001, p. 16) propõe a criação de uma Comissão de Avaliação e prazos
com a finalidade de:
[...] otimizar o processo de avaliação dos documentos. Essa comissão deve ser composta pelos funcionários da própria empresa e deve conter alguém com conhecimento jurídico, administrativo e arquivístico.
É preciso acentuar que, a comissão de avaliação deva atualizar
periodicamente a Tabela de Temporalidade Documental, para que possa fazer uso
desse instrumento com eficiência dentro da organização.
Em relação aos estágios de vida evolutiva de um arquivo Paes (2005, p. 21)
classifica-os em: arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou
intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente. Então é importante
destacar na seqüência a acepção de arquivo apresentada por Valette, 1973 apud
Paes (2005, p. 21) quando diz que:
Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
22
Na segunda idade de evolução do arquivo são caracterizados de arquivo
intermediário, nesta fase os documentos não são muito consultados e estão à
espera de serem concluídos para sua guarda.
E, é assim destacado por Vallete, 1973 apud Paes (2005, p. 21):
Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
Na terceira idade e último ciclo da evolução do arquivo o documento é
guardado de forma definitiva com a finalidade histórica, pois deixa de ser útil a
administração. Assim sendo, ainda de acordo com Vallete, 1973 apud Paes (2005,
p. 21) este ciclo é definido como:
Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.
No entanto, as informações contidas nos diversos arquivos das organizações
mudam de valor de acordo com o ciclo de vida daquele arquivo.
A Lei Federal Nº. 8.159, dispõe que:
É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento cientifico e como elemento de prova e informação.
23
Para o Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da
Informação (CENADEM, 2004, p. 11) há informações importantes, outras
fundamentais e há, ainda, muita informação inútil. Por essa razão a gestão de
documentos se faz necessário para que as empresas possam saber o que deve ser
mantido e a forma como organizar essas informações.
Nesse contexto, Lopes (2203/2004, p. 118) afirma que:
Com o constante crescimento no volume de documentos, se fez necessária [...] o desenvolvimento de novas técnicas e suportes para arranjo e armazenamento e disponibilizarão de documentos. Dentre os mais utilizados podemos destacar a microfilmagem e o gerenciamento eletrônico de documentos.
Nesse sentido, torna-se imprescindível que as empresas tenham uma
estratégia para tratar a informação. Essa estratégia tem que, necessariamente,
começar pela análise dos documentos e, sem dúvida, passar por todas as
ferramentas que a tecnologia da informação possa fornecer. É preciso acentuar que
os processos de negócios das empresas e organismos envolvam cada vez mais os
procedimentos eletrônicos através do uso das tecnologias de gerenciamento de
documentos.
Porém, após mencionar a importância da gestão documental é fundamental
conhecer alguns aspectos do gerenciamento eletrônico de documentos (GED), que
será descrito na próxima seção.
24
4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED)
Nas organizações percebe-se que, há algum tempo existe uma necessidade
crescente de racionalizar tempo e espaço, devido o grande volume de documentos
que as empresas geram no decorrer de sua existência.
As novas tecnologias estão transformando as unidades de informação que
necessitam cada vez mais de qualidade, técnicas e soluções para administrar o
conhecimento que se encontra armazenado em seus arquivos nos mais variados
suportes informacionais.
Diante dessa nova realidade é importante destacar a importância de um
sistema de gerenciamento eletrônico de documentos para economizar espaço,
otimizar o processo de busca e recuperação da informação desejada, possibilitando
a reprodução instantânea dos documentos e sua conservação.
Costa (2007, p. 31) diz que “mediante os avanços das tecnologias de
armazenamento de documentos, surgem suportes como a microfilmagem e o
gerenciamento eletrônico de documentos, que são os mais utilizados pelas
organizações”.
Para Koch (1998, p.22) o gerenciamento eletrônico de documentos (GED), é
definido como o conjunto de “somatória de todas as tecnologias e produtos que
visam gerenciar informações de forma eletrônica”. Ou seja, o GED é um conjunto de
recursos de hardware e de software que permite gerenciar documentos
eletronicamente.
O Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação
(CENADEM, 2004) diz ainda que o GED:
É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos criados na forma digital.
25
No entanto, o gerenciamento eletrônico de documentos abre um leque de
possibilidade para as organizações, permitindo que as mesmas recuperem a
informação e tratem do ciclo de vida do documento eletronicamente.
Ainda para Koch (1998, p. 23) “O GED propõe-se a gerenciar o ciclo de vida
das informações desde sua criação até o seu arquivamento. As informações podem,
originalmente, estar em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida.
Podem ser criadas, revisadas, processadas e arquivadas tudo a partir do papel”.
Nesse sentido, o GED é uma ferramenta tecnológica que auxilia as
organizações no controle e recuperação de seus documentos, esta tecnologia tem
otimizado o tempo e o espaço, assim como agilizado as atividades dentro do fluxo
organizacional. Porém, o uso adequado desse instrumento, tem sido um diferencial
de grande valia frente às novas exigências de mercado.
Na verdade, o gerenciamento eletrônico de documentos, pode ser
compreendido como uma ferramenta da tecnologia que tem como utilidade gerir,
armazenar, disseminar e recuperar informações pertinentes em documentos
existentes (KOCH, 1998, p. 35-36).
Baldam et al (2002, p. 38) diz que para iniciar a implementação de GED, o
primeiro passo é organizar os documentos e classifica-los, ou seja, fazer a gestão
documental, devido ser um passo importante para o uso das tecnologias, pois apartir
da organização de todos os documentos, é que pode-se iniciar o processo de
implementação do suporte digital, para o meio eletrônico.
Lopes (2003/2004, p. 119) afirma que:
Para a implantação do GED, deve-se primeiramente criar infra-estrutura necessária a sua implantação: cabeamento do prédio, aquisição de servidor, computadores para todos os usuários, interligação dos equipamentos em rede, aquisição e instalação de software. Alem de fazer necessário os procedimentos de recebimento, indexação, tramitação, arquivamento dos documentos e finalmente o treinamento do usuário.
26
Torna-se evidente que, todo esse processo requer tempo e tem um custo,
mais vale apena investir nesse diferencial valioso que é a informação, selecionada
para cada necessidade da empresa.
Lopes (2003/2004, p. 120) afirma também que:
A implantação, tanto do GED, quanto da microfilmagem deve ser efetivada visando a garantia no processo de atualização da documentação, interrupção no processo de deterioração dos documentos, e ainda a eliminação do risco de perda do acervo, através de backup, microfilmagem e distribuição de documentos, sem falar no acesso à informação pela internet e intranet7.
Esse caminho deve ser seguido pela organização, para que seus objetivos
possam ser alcançados de maneira satisfatória.
Koch (1998, p. 36) frisa ainda que:
O GED surgiu com a finalidade de solucionar, de forma eficiente, os problemas no gerenciamento de grandes volumes de documentos. Embora existam diversas soluções que buscam auxiliar na produção, armazenamento e recuperação de documentos pode-se constatar que o GED é a aplicação mais completa e segura para gerenciar os documentos.
Deste modo, o gerenciamento eletrônico de documentos, por se utilizar de
várias ferramentas tecnológicas, torna-se a mais apropriada e eficaz nas soluções
gerenciais da organização de documentos, e sua disponibilização para uso. Entre as
tecnologias podemos citar as principais: Document Imaging (DI) ou Gerenciamento
de Imagens de Documentos; Optical Character Recognition (OCR); Intelligent
Character Recognition (ICR); Workflow; Document Management (DM) ou
Gerenciamento de Documentos; Engineering Document management Systems
(EDMS); Full Text Retrieval (FTR); Computer Output to Laser Disk (COLD). Também
7 Intranet . Rede corporativa que funciona com tecnologia de internet, tais como navegadores e mecanismo de busca [...]. (TURBAN et. al., 2004, p. 628).
27
é impulsionada pela tecnologia do GED, a Gestão do Conhecimento8 que é um
processo que envolve os seguintes elementos: pessoas, processo e tecnologia de
forma corporativa, compartilhando as experiências e especialização dos
funcionários, para adquirir vantagem competitiva.
De modo similar o Portal Corporativo9, também é impulsionado através da
internet10 em um único ambiente, procura consolidar, informações estratégicas,
táticas e operacionais para todos os administradores, colaboradores, clientes,
fornecedores e representantes de uma organização através de um portal de
informações empresariais.
Costa (2007, p. 40) acentua que:
É importante ressaltar que aplicação destas tecnologias numa organização, será fundamental para o bom funcionamento do fluxo documental, possibilitando maior rapidez e segurança no gerenciamento dos documentos. Porém, é importante que seja realizado um estudo sobre as reais necessidades da organização, aliando custos e benefícios, para que a escolha da ferramenta a ser implantada atenda as necessidades de forma eficiente e eficaz. Cada solução apresenta uma peculiaridade para atender às aplicações especificas.
O mais sensato é usar a ferramenta certa para cada necessidade e usar o
GED como suporte documental, ao longo desse processo a organização perceberá
os resultados alcançados e os benefícios recebidos.
De acordo com Baldam et al (2002 p. 37-38) taís benefícios seriam:
• Redução do tempo de processamento e manuseio do papel;
8 Gestão do Conhecimento . Gestão abrangente do conhecimento especializado dentro de uma empresa. Envolve a coleta, classificação e disseminação do conhecimento. (TURBAN, et. al., 2004, p. 627). 9 Portal Corporativo são espaços virtuais de trabalho nos quais encontram-se as ferramentas da gestão de conhecimento que apóiam a transformação de informação em inteligência de negócios. [...] possibilita às empresas melhorar sua produtividade e gerar eficiência ao oferecer a funcionários, clientes e parceiros – através de um lugar único de acesso – todas as informações, aplicações e serviços necessários aos processos organizacionais. 10 Internet. Rede auto-regulamentada de redes de computadores que interligam milhões de empresas, pessoas. [...] e outras organizações ao redor do mundo. (TURBAN, et. al., 2004, p. 628).
28
• Aumento da satisfação do usuário; • Melhoria da satisfação do trabalho; • Alta precisão na localização de documentos; • Redução do espaço físico de armazenagem; • Minimização de perda e extravio de documentos; • Integração com outros sistemas e tecnologias; • Maior agilidade nas transações entre empresas; • Maior velocidade na implementação de mudanças nos • Processos, etc.
Depois de compreendido a necessidade do gerenciamento eletrônico de
documentos e alguns de seus benefícios, falar-se-á a seguir sobre valor estratégico
da informação na tomada de decisão em organização, que tem na informação um
dos fatores de maior relevância e importância.
29
5 VALOR ESTRATÉGICO DA INFORMAÇÃO NA TOMADA DE DECI SÃO NAS
ORGANIZAÇÕES
Na sociedade contemporânea as organizações/empresas apresentam uma
estrutura e um funcionamento diferentes em relação ao seu surgimento no passado.
Sua estrutura está mais enxuta, suas estratégicas foram reformuladas diante de um
mercado em constante mudança. Esse ambiente dinâmico e competitivo causou
profundas transformações, em relação ao modelo dessas organizações.
Vasconcelos (1996, p. 369) define organização como:
A estrutura de uma organização pode ser definida como o resultado de processo através do qual a autoridade é distribuída as atividades desde os níveis mais baixos até a alta administração são especificadas e um sistema de comunicação é delineado permitindo que as pessoas realizem as atividades e exerçam a autoridade que lhes compete para o atingimento dos objetivos organizacionais.
Para as organizações o maior desafio é manter-se no mercado competindo,
atuando de igual para igual, pois com a revolução industrial e a globalização, tudo se
transformou em passo mais acelerado, visto que novas exigências foram surgindo
para serem supridas pelas mesmas, que necessitavam ter nova postura frente às
mudanças ocorridas. Para sobreviver às empresas precisam está atentas a nova
economia mundial de mercado, que é movida a base de informação estratégica, ou
seja, informação com valor agregado.
McGee e Prusak (1994, p. 71-72) diz que:
O valor agregado advém da análise clara da forma através da qual aperfeiçoar o desempenho em cada nível da organização com o uso da informação – habilitada através de tecnologia. [...] em todos os segmentos do negócio, uma empresa chegará à liderança através do uso da informação como uma arma competitiva [...].
30
“Entende-se como valor estratégico da informação a possibilidade de utilizá-la
para modelagem do negócio, inovações, aumento da competitividade, inteligência
competitiva e no próprio planejamento estratégico (Popadiuk apud Rezende, 2002)”.
Esta valorização da informação se dá pelo fato de que as novas economias,
baseadas em informação formam uma sociedades totalmente globalizadas. Este
fenômeno pode ser explicado por Titão e Viapiana (2008, p. 35):
O processo de globalização e a rápida difusão das tecnologias de informação e comunicação estão revolucionando as formas de produção, acesso, tratamento e disseminação da informação, colocando a informação como fator primordial de crescimento econômico.
Com efeito, toda organização deve obter, processar, usar e disseminar
informações, tanto internas como externas, para seus processos de planejamento,
gestão e tomada de decisão (KAYE, 1996).
Cabe frisar que a informação tornou-se um dos recursos mais importantes
como insumo básico de apoio à organização diante da globalização vivenciada. A
falta da gestão informacional interfere diretamente no quesito competitividade, visto
que empresas que utilizam a gestão da informação - GI como ferramenta de
trabalho, formam um conjunto planejado e integrado à organização, facilitando o
acesso às informações de cunho mercadológico, e/ou informação para negócios.
Para alguns autores como Lavin (1992) e Hayden (1989) apud (BORGES;
CAMPELLO, 1997, p. 151) a informação para negócios está dividida em duas
categorias distintas:
a) informação interna, que é aquela produzida dentro da organização, como conseqüência de suas atividades, e b) informação externa, que é aquela adquirida fora da organização. Há também uma tendência em se classificar as fontes de informação para negócios em informais e formais, sendo as primeiras aquelas resultantes de encontros, tanto no próprio ambiente de trabalho, como em eventos externos à organização, tais como seminários, workshops, conferências etc. As fontes formais são aquelas
31
registradas e, portanto, passíveis de recuperação em sistema de informação.
Na medida em que as fontes de informação tanto formais ou informais são
conhecidas e utilizadas pelo corpo organizacional, a tendência da organização é
crescer em sua totalidade através do conhecimento humano. Entretanto, o valor da
informação nas organizações deve estar diretamente ligado à necessidade que se
tem dela, para isso, a informação deve ser útil, oportuna, precisa, relevante e
acessível, física e cognitivamente.
Lesca e Almeida (1994 apud BEAL, 2004, p. 21) afirmam que “É fácil observar
que a informação de qualidade (relevante, precisa, clara, consistente, oportuna)
possui um valor significativo para as organizações, podendo ser aplicada em
diferentes contextos”. Alguns fatores onde pode ser observada o valor dessa informação
são: no apoio à decisão, na produção, na sinergia no fator que determina o comportamento
do indivíduos e seus grupos dentro e fora das organizações.
Ao ressaltar a importância da informação Moresi (2000, p. 14) afirmar que:
A importância da informação para as organizações é universalmente aceita, constituindo, senão o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gestão e aproveitamento estão diretamente relacionados com o sucesso desejado.
Nesse contexto, o objetivo da organização é alcançado quando enfatizar o
trabalho em equipe e a comunicação, esse processo de comunicação é decisivo
para que os resultados sejam alcançados de forma satisfatória, sem nenhum
prejuízo para empresa, numa sinergia11 perfeita. Para Angeloni (2003, p.19) “o
processo de comunicação e o trabalho em equipe desempenham papéis relevantes
para resolver algumas das dificuldades essenciais no processo de tomada de
decisão”.
11 Sinergia. [Do gr. Synergia, ‘cooperação’.] S. f. 1. Fisiol. Ato ou esforço coordenado de vários órgãos na realização de uma função. 2. Associação simultânea de vários fatores que contribuem para uma ação coordenada [...]. (FERREIRA, 1986, p. 1590).
32
Fidelis e Cândido (2006, p. 425) identificam que:
De posse da informação, é essencial ao desenvolvimento da organização que o executivo tome uma decisão sobre a sua utilização, pois, somente com a seleção eficaz da informação é que a organização poderá obter algum beneficio.
As empresas hoje são baseadas em informação, trabalham com mais
harmonia nas suas atividades diárias, sem muita burocracia, através de uma
gerência participativa, na qual a informação e o conhecimento agregam valor aos
negócios, de maneira a suprir suas obrigações e necessidades.
Sendo assim as informações filtradas e selecionadas irão dar sustentação à
tomada de decisão dentro da organização, encontrando as alternativas mais viáveis
a cada questão que possa surgir em decorrência das atividades organizacionais.
Essas informações são denominadas de informação estratégica, que são
definidas como, o conhecimento que determinada organização deve ter sobre o
ambiente empresarial para poder transformar e desenvolver estratégias12
adequadas, que sejam capazes de agrega valor para os clientes e de, no futuro,
obter vantagem competitiva13 em novos mercados.
Segundo Miranda (1999 apud MORENO, 2007, p. 15):
Entende-se que informação estratégica é aquela que apóia o processo de tomada de decisão, ou seja, “é a informação obtida no monitoramento pelos tomadores de decisão nos níveis gerenciais da organização”.
12 Estratégia. [Do Gr. strategia, pelo lat. Strategiá.] S. f. 1. Arte militar de planejar e executar movimentos e operações de tropas [...] visando alcançar determinados objetivos. 2. Arte de aplicar os meios disponíveis com vista à consecução de objetivos específicos. (FERREIRA, 1986, p. 726). 13 Vantagem Competitiva . Vantagem em relação aos concorrentes, por exemplo, custo mais baixo ou entrega mais rápida. (TURBAN, et. al., 2004, p. 635).
33
Para o processo de tomada de decisão, é preciso diferenciar as informações em gerenciais e operacionais. Informações operacionais são as que têm por finalidade simplesmente permitir que determinadas operações continuem acontecendo dentro do ciclo operacional da empresa [...]. Já as informações gerenciais destinam-se a alimentar processos de tomada de decisão, e cada nível de gerência depende de informações diferentes [...]. (BIO, 1993 apud REZENDE e ABREU, 2003, p. 108).
Freitas et al., 1997 apud Moreno (2007, p. 13) afirma que: “A atividade de
tomar decisões é crucial para as organizações. Esta atividade acontece todo o
tempo, em todos os níveis, e influencia diretamente a performance da organização”.
O processo de tomada de decisão é muito mais do que o momento final da
escolha, sendo um processo complexo de reflexão, investigação e análise (MORESI,
2000, p. 18).
“A tomada de decisão apóia-se nas informações disponíveis sobre um
problema considerado, de forma a propiciar ao usuário um razoável número de
alternativas, uma das quais escolhida como a melhor ou mais favorável”
(VAITSMAN, 2001 apud FIDELIS e CÂNDIDO, 2006, p. 426).
A ferramenta tecnológica tem auxiliando as organizações nesse mercado
competitivo de crescimento, com a finalidade de agilizar os processos decisórios
com mais segurança. Os recursos tecnológicos têm facilitado a seleção e uso de
informações relevantes para o negócio, de maneira que essa facilidade tem sido o
grande diferencial dessas empresas para permanência no mercado.
É relevante mencionar que, a segurança das informações nas organizações,
apóia-se na gestão de documentos, acesso, manuseio e uso em meio eletrônico,
que através de um planejamento é definida as estratégias a serem utilizadas através
de plano de ações, que busca do embasamento para solucionar as mais diversas
situações que o organismo precisa enfrentar.
A segurança das informações nas organizações é definida como sendo o
“Conjunto de regras e padrões sobre o que deve ser feito para assegurar que as
informações e serviços importantes para a empresa recebam a proteção
34
conveniente, de modo a garantir a sua confidencialidade, integridade e
disponibilidade”. (BARMAN, 2002, p. 46).
Outro ponto importante, já mencionado anteriormente é o, gerenciamento
eletrônico de documentos (GED) que é considerada uma das ferramentas que mais
tem si adequado às necessidades das empresas, por ser tratar de uma ferramenta
de maior precisão mais completa. Desse modo, oferecer maiores possibilidades e
alternativas nas atividades organizacionais.
Por tanto, o GED é um importante recurso na segurança e estratégia
competitiva, visto os riscos da perda informacional e o seu acesso mais ágil. O
recurso em meio eletrônico tem facilitado a comunicação e a troca de experiências
através da rede mundial de computadores (Internet), num processo de agregação de
valor, a informação que ajuda os gestores a fazer escolhas, tomar decisões.
Neste contexto, entender-se que a necessidade de se conhecer a informação
como sendo fator decisivo é fundamental, ela não meramente da apoio as decisões,
pois através de sua utilização as organizações formulam seus recursos estratégicos
de competitividade. Hoje a informação vinculada a tecnologia da informação tornou-
se fatores fundamentais para produção de riquezas, pois através delas que as
organizações podem definir seu diferencial.
Daí a necessidade da gestão documental e da informação para elaboração de
estratégias com o uso da ferramenta tecnológica, que visam gerir a informação da
melhor forma possível, tendo em vista alcançar metas e objetivos. Portanto, a
informação também favorece que toda empresa tenham um profundo conhecimento
de si mesma e de sua estrutura de negócios, no intuito de facilitar o planejamento, a
organização, gestão e controle dos processos de maneira eficaz.
35
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Foi possível com esse estudo comprovar que a importância da gestão
documental dentro das organizações/empresas é considerada um dos primeiros
passos para inclusão das novas tecnologias de gerenciamento de documentos
dentro das mesmas, com o objetivo de facilitar o acesso e uso da informação no
processo gerencial. Tendo na informação o principal insumo para o desenvolvimento
e crescimento organizacional, buscou-se evidenciar o valor estratégico dessas
informações como diferencial competitivo.
Portanto, diante das mudanças ocorridas na sociedade, devido aos
crescentes avanços das novas tecnologias de informação e comunicação (TICs), a
ferramenta para o sucesso das organizações é a Informação. Conservar os arquivos
organizados significa garantir que a informação servirá para auxiliar nos métodos de
tomada de decisões, bem como para aperfeiçoar o fluxo documental.
Devido o grande volume de documentos gerados nas organizações em suas
atividades diárias, foi enfatizado nesse trabalho, a importância da criação e uso da
Tabela de Temporalidade Documental (TTD), para avaliar, selecionar, e possível
descarte de documentos que não tenha mais utilidade para empresa, otimizando
assim os espaços, melhorando o fluxo e uso dos mesmos. Também foi destacada a
importância da criação da comissão de avaliação desses documentos, para que tais
procedimentos acontecessem de forma adequada.
Compreender hoje que a informação é uma ferramenta necessária para todo
e qualquer organismo, para apoiar as tomada de decisão seja em nível individual ou
coletivo, como é o caso das organizações. A todo o momento os gestores utilizam-
se de informações formais, informais, internas, externas, informações gerenciais nos
níveis: estratégicos e operacionais no sentido de avançar com as atividades
organizacionais em meio a um mercado tão competitivo.
Com as novas tecnologias de informação foi possível utilizar o gerenciamento
eletrônico de documentos como uma tecnologia mais completa e de fácil adaptação
a necessidade de cada organização. As vantagens de utilizar o GED nas empresas
36
é a economia de espaço físico, a velocidade de recuperação do documento, a
reprodução instantânea do documento, conservação e preservação entre outras,
tem atraído muitas organizações/empresas para adotar essa ferramenta como um
diferencial.
Vale ressaltar ainda a gestão da informação, como fazendo parte desse
processo de organização, distribuição, uso e reutilização da informação de forma
estratégica. Nos procedimento organizacional, cabe frisar outro ponto relevante
nesse processo, o trabalho em equipe e a comunicação, que precisam está em
plena harmonia para que todos esses recursos, ferramentas tecnológica, possam
trazer o resultado e benefícios esperados.
Por fim, após compreensão da importância da informação, que acontecem
apartir da organização dos documentos da empresa, através da gestão documental
em seus arquivos, para posterior gerenciamento em meio eletrônico, a organização
será capaz de atuar e se adequar as exigências de mercado, se tornando bastante
competitiva. recomenda-se que novos estudos sejam elaborados em cima dessa
trabalho, devido a importância do tema em questão, espera-se que possa servir de
motivação para pesquisa futuras.
37
REFERÊNCIAS
ANGELONI, Maria Terezinha. Elementos intervenientes na tomada de decisão. Ci. Inf. , Brasília, v. 32, n. 1, p. 17-22, jan./abr. 2003.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 9578: arquivos. Rio de Janeiro, 1986.
BALDAM, Roquemar et al. GED: gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: Érica, 2002.
BARRETO, Aldo de Albuquerque. Ciência da informação e documentação. www.cid.unb.br/M452/M4522012 ASP?txtID PRINCIPAL = 27. Acesso em: 19 out. 2008.
BEAL, Adriana. Gestão estratégica da informação : como transformar a informação e a tecnologia da informação em fatores de crescimento e alto desempenho nas organizações. São Paulo: Atlas, 2004.
BORGES, Mônica Erichen Nassif; CAMPELLO, Bernadete Santos. A organização da informação para negócios no Brasil. Perspect. Ciênc. Inf. , Belo Horizonte, v. 2, n. 2, p. 149-161, jul./dez. 1997.
BRAGA, Ascenção. A gestão da informação . Disponível em: <http.inf.unisinos.br/~cazella/administração/gi.pdf>. acesso em: 20 out. 2008.
BRASIL. Presidência da República, Casa Civil. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Disponível em: http//www.planalto.gov.br/ccivil/leis/L8159.htm. Acesso em: 27 de set. 2008.
CALDERON, Rodrigues Wilmara et al. O processo de gestão documental e da informação arquivística no ambiente universitário. Ci. Inf. , Brasília, v. 33, n. 3, p. 97-104, set./dez. 2004.
CASTRO, Astréa de Morais; CASTRO, Andressa de Morais e; GASPARIAN, Danuza de Morais e Castro. Arquivística arquivologia : arquivística = técnica, arquivologia = ciência. Rio de Janeiro: Ao livro técnico, 1988.
38
CENADEM. Jornal do GED : gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo, v. 10, n. 63, maio/jun. 2004.
COSTA, Samara Andréia Lima da. Gerenciamento eletrônico de documentos (GED): proposta de implantação no Arquivo Geral da Assembl éia Legislativa do Estado do Rio Grande do Norte . 2007. 82p. Monografia (Bacharelado em Biblioteconomia) – Departamento de Biblioteconomia, Centro de Ciências Sociais Aplicadas, Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Natal, 2007.
DIAS, Maria Matilde Kronka; BELUZZO, Regina Célia Baptista. Gestão da informação em ciência e tecnologia sob a ótica do cliente . Bauru: EDUSC, 2003.
FEIJÓ, Virgilio de Mello. Documentação e arquivos. Porto Alegre: Sagra, 1988.
FERREIRA, Aurélio Buarque de. Dicionário da língua portuguesa . 2. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986.
FERRO, Camila; VANTI, Adolfo A. Tecnologia de portal de conhecimento corporativo: um aporte teórico como fundamento à proposta de implementação na área de recursos humanos de uma universidade. Sistema de informação , São Leopoldo, RS, n. 16, p. 19-30, 2002.
FIDELIS, Joubert Roberto Ferreira; CÂNDIDO, Cristiane Missias. A administração da informação integrada às estratégias empresariais. Perspect. Ciênc. Inf ., Belo Horizonte, v.11, n. 3, p. 424-432, set./dez. 2006.
KOCH, Walter W. Gerenciamento eletrônico de documentos : conceitos, tecnologias e considerações gerais. São Paulo: CENADEM, 1998.
LE COADIC, Yves-François. A ciência da informação . Tradução. Brasília: Briquet de Lemos, 1996.
LOPES, Uberdan dos Santos. Arquivos e a organização da gestão documental. Rev. ACB : Biblioteconomia em Santa Catarina , Santa Catarina, v. 8-9, n. 113-122, 2003/2004.
39
MC GARRY, Kevin. Sobre conhecimento e informação. In:___. O contexto dinâmico da informação : uma análise introdutória. Tradução. Brasília: Briquet de Lemos, 1999.
MCGEE, James; PRUSAK, Laurence. Gerenciamento estratégico da informação : aumente a competitividade e a eficiência de sua empresa utilizando a informação como uma ferramenta estratégica. 6. ed. Tradução. Rio de Janeiro: Campus, 1994.
MORENO, Nádina Aparecida. A informação arquivística e o processo de tomada de decisão. Inf. & Soc ., João Pessoa, v. 17, n. 1, p. 13-21, jan./abr. 2007.
MORESI, Eduardo Amadeu Dutra. Delineando o valor da informação de uma organização. Ci. Inf., Brasília, v. 29, n. 1, p. 14-24, jan./abr. 2000.
PAES, Marilena Leite. Arquivo : teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1997.
PAES, Marilena Leite. Arquivo : teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004.
PAZ, Joseane Maria da et. al. A responsabilidade dos arquivos nas tomadas de decisão. Biblios , revista peruana, v. 5, n. 18-19, p. 84-94, abr. /set. 2004.
REZENDE, Denis Alcides; ABREU, Aline França de. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais : o papel estratégico da informação e dos sistemas de informação nas empresas. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2003.
REZENDE, Y. Informação para negócios: os novos agentes do conhecimento e a gestão do capital intelectual. Ciência da Informação , Brasília, v. 31, n. 2, p. 120-128, maio/ago. 2002. Disponível em: <http://www.ibict.br/cionline/>. Acesso em: 23 out. 2008.
SETZER. Dado e informação. Disponível em: http://www.ime.usp.br/~wwsetzer/dado.info.html. Acesso em: 20 out. 2008.
40
TITÃO, Fábia Porto; VIAPIANA, Noeli. A importância da organização da informação no século XXI: reflexões. Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina , Florianópolis, v. 13, n. 1, p. 26-36, jan./jun. 2008.
TURBAN, Efraim et. al. Tecnologia da informação para gestão : transformando os negócios na economia digital. 3. ed. Porto Alegre: Bookman, 2004.
VASCONCELOS, Eduardo; HEMSLEY, James R. estrutura das organizações . 3. ed. São Paulo: Pioneira, 1997.
VIEIRA, Sebastiana Batista. Técnica de arquivo e controle de documentos . Rio de Janeiro: Temas & idéias Ed., 2001.
41
