UNIVERZA V MARIBORU
EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA, MARIBOR
DELO DIPLOMSKEGA SEMINARJA
Uvajanje pisarniške rešitve v oblaku Microsoft Office 365
na primeru Ekonomsko-poslovne fakultete Maribor
Implementing Cloud-Based Productivity Suite Microsoft Office 365
in the Case of the Faculty of Economics and Business Maribor
Kandidat: Miha Biruš
Program: univerzitetni
Študijska usmeritev: elektronsko poslovanje
Mentorica: dr. Simona Sternad
Študijsko leto: 2012/2013
Maribor, avgust 2013
PREDGOVOR
Ob sedmih zjutraj študenta prebudi opomnik na telefonu. Opozarja ga, da se mu čez eno
uro pričnejo laboratorijske vaje informatike. Med zajtrkom telefon ponovno zacinglja in
elektronsko sporočilo mu dan polepša z novico, da zaradi bolezni odpade kolokvij pri
statistiki. Na poti v šolo naš študent prek tabličnega računalnika preveri, če se na fakulteti
obetajo kakšni zanimivi dogodki, potrdi udeležbo na delavnici programiranja in pogleda, kaj
so nazadnje delali pri informatiki. Med vajami po navodilih profesorja ureja preglednico,
zapiske pa si beleži na tablični računalnik. Kmalu ga pokliče simpatična kolegica, ki je zbolela,
zato ji kar s telefona pošlje to preglednico in svoje zapiske. Popoldan s tremi kolegi
vzpostavijo videokonferenco, da si razdelijo delo za seminarsko nalogo, ki jo morajo
pripraviti pri podjetništvu. V istem dokumentu vsak piše svoje poglavje ter spremlja in
komentira delo ostalih. Po napornem dnevu je seveda čas za sprostitev. Naš študent vidi,
da prijatelji v koledarju še nimajo načrtovanih aktivnosti, zato jih povabi k sebi na zabavo.
V pričujočem delu diplomskega seminarja opisujemo pot od ideje do uspešno vzpostavljene
pisarniške rešitve v oblaku Microsoft Office 365, ki študentom Ekonomsko-poslovne
fakultete Maribor omogoča takšen način dela.
KAZALO
1 Uvod .............................................................................................................................................................. 1
1.1 Opredelitev področja in opis problema ................................................................................... 1
1.2 Namen in cilji ..................................................................................................................................... 1
1.3 Predpostavke in omejitve .............................................................................................................. 2
1.4 Metode dela ....................................................................................................................................... 2
2 Zunanje izvajanje ...................................................................................................................................... 3
2.1 Opredelitev zunanjega izvajanja ................................................................................................. 3
2.2 Razvoj zunanjega izvajanja ........................................................................................................... 3
2.3 Značilnosti zunanjega izvajanja................................................................................................... 4
2.4 Upravljanje zunanjega izvajanja .................................................................................................. 5
2.5 Prednosti in slabosti zunanjega izvajanja ................................................................................ 6
3 Računalništvo v oblaku ........................................................................................................................... 7
3.1 Razvoj računalništva v oblaku...................................................................................................... 7
3.2 Značilnosti računalništva v oblaku ............................................................................................. 7
3.3 Varnost računalništva v oblaku ................................................................................................... 9
3.4 Prednosti in slabosti računalništva v oblaku ........................................................................ 10
4 Pisarniške rešitve v oblaku .................................................................................................................. 11
4.1 Razvoj pisarniških rešitev v oblaku .......................................................................................... 11
4.2 Značilnosti pisarniških rešitev v oblaku .................................................................................. 11
4.3 Ponudniki pisarniških rešitev v oblaku ................................................................................... 13
5 Microsoft Office 365 .............................................................................................................................. 14
5.1 Exchange Online ............................................................................................................................. 16
5.2 SharePoint Online .......................................................................................................................... 17
5.3 Lync Online ....................................................................................................................................... 18
5.4 Project Online .................................................................................................................................. 18
6 Uvajanje pisarniških rešitev v oblaku .............................................................................................. 19
6.1 Ključni deležniki .............................................................................................................................. 19
6.2 Izbira pisarniške rešitve ................................................................................................................ 20
6.2.1 Opredelitev potreb ............................................................................................................... 20
6.2.2 Analiza in ocena rešitev ...................................................................................................... 20
6.2.3 Izbira rešitve in sklenitev pogodbe................................................................................. 21
6.3 Uvedba pisarniške rešitve v oblaku ......................................................................................... 22
6.3.1 Organizacija projektne ekipe ............................................................................................ 22
6.3.2 Načrtovanje uvedbe ............................................................................................................. 23
6.3.3 Prilagajanje in testiranje rešitve ....................................................................................... 23
6.3.4 Obveščanje in izobraževanje uporabnikov .................................................................. 24
6.3.5 Prenos podatkov in zagon v živo .................................................................................... 25
6.4 Vzdrževanje in podpora ............................................................................................................... 25
7 Uvajanje rešitve Office 365 na Ekonomsko-poslovni fakulteti Maribor ............................ 26
7.1 Ekonomsko-poslovna fakulteta Maribor ............................................................................... 26
7.2 Ključni deležniki pri uvajanju ...................................................................................................... 27
7.3 Izbira pisarniške rešitve ................................................................................................................ 28
7.3.1 Opredelitev potreb ............................................................................................................... 28
7.3.2 Analiza in ocena rešitev ...................................................................................................... 29
7.3.3 Izbira rešitve in sklenitev pogodbe................................................................................. 30
7.4 Uvedba rešitve ................................................................................................................................. 31
7.4.1 Organizacija projektne ekipe ............................................................................................ 31
7.4.2 Načrtovanje uvedbe ............................................................................................................. 32
7.4.3 Prilagajanje in testiranje rešitve ....................................................................................... 33
7.4.4 Obveščanje in izobraževanje uporabnikov .................................................................. 33
7.4.5 Prenos podatkov in zagon v živo .................................................................................... 35
7.5 Vzdrževanje in podpora ............................................................................................................... 36
8 Sklep ............................................................................................................................................................ 37
9 Povzetek ..................................................................................................................................................... 38
10 Literatura in viri ........................................................................................................................................ 39
KAZALO SLIK
Slika 1: Tehnološki modeli pisarne v oblaku .......................................................................................... 12
Slika 2: Outlook Web App ............................................................................................................................. 16
Slika 3: SharePoint Online ............................................................................................................................. 17
Slika 4: Project Web App ................................................................................................................................ 18
Slika 5: Plakat Live@edu ................................................................................................................................ 34
Slika 6: Plakat Office 365 ................................................................................................................................ 34
Slika 7: Vstopna točka Live@edu ................................................................................................................ 36
Slika 8: Vstopna točka Office 365 ............................................................................................................... 36
KAZALO TABEL
Tabela 1: Obseg storitev v paketih Office 365 ....................................................................................... 14
1
1 UVOD
1.1 Opredelitev področja in opis problema
Zunanje izvajanje (angl. outsourcing) je že dolgo znano kot učinkovit način za zniževanje
stroškov v organizacijah, a vključevanje zunanjega izvajalca v interne poslovne procese
zahteva dobro načrtovanje, uvajanje, upravljanje in nadzor. To velja tudi na področju
informatike, še posebej ker postajajo te oskrbne verige vedno bolj kompleksne.
Hitre internetne povezave organizacijam dopuščajo, da na oddaljeno lokacijo preselijo
praktično vso strežniško infrastrukturo. V takšnem primeru, ko specializiranim zunanjim
izvajalcem prepustimo vso skrb za zagotavljanje računalniškega okolja, programov ali celo
računalniškega namizja za končnega uporabnika, govorimo o računalništvu v oblaku.
V oblak lahko preselimo tudi pisarniške rešitve, ki jih uporabniki v organizaciji pogosto
potrebujejo: elektronsko pošto, koledar, stike in dokumente. Eno vodilnih podjetij na tem
področju je Microsoft s storitvijo Office 365, ki uporabnikom kjerkoli in kadarkoli omogoča
učinkovito komuniciranje, organiziranje ter sodelovanje znotraj in zunaj organizacije.
Ker še tako dobra pisarniška rešitev sama po sebi ne zagotavlja uspeha, je veliko pozornosti
potrebno nameniti njenemu uvajanju – od izbire, testiranja, izobraževanj in prenosa
podatkov, do podpore uporabnikom. To med drugim zahteva odločno podporo vodstva,
motivirano ekipo ter kompetentnega zunanjega partnerja.
Prednosti storitev v oblaku niso spoznali le v podjetjih, pač pa tudi v organizacijah kot so
društva, zavodi in šole. Na Ekonomsko-poslovni fakulteti Maribor so že marca 2011 uvedli
rešitev Microsoft Live@edu in elektronsko pošto vseh študentov preselili v oblak, septembra
2012 pa to nadgradili z uvedbo rešitve Office 365.
1.2 Namen in cilji
Namen tega dela diplomskega seminarja je predstaviti zunanje izvajanje, predvsem
pisarniško rešitev v oblaku Microsoft Office 365 in njeno uvajanje za študente na
Ekonomsko-poslovni fakulteti Maribor.
Struktura je razdeljena na teoretični in empirični del. V teoretičnem delu bomo opisali razvoj
in splošne značilnosti zunanjega izvajanja, podrobneje se bomo posvetili računalništvu v
oblaku, njegovim pojavnim oblikam, predvsem pisarniškim rešitvam in njihovemu uvajanju
v organizacije. V empiričnem delu bomo celoten potek izbire in uvedbe predstavili na
primeru rešitev Microsoft Live@edu in Office 365 na Ekonomsko-poslovni fakulteti Maribor.
Naš cilj je s celovito razlago teoretičnega ozadja in primerom iz prakse pripraviti dokument,
ki bo v pomoč zlasti managerjem in informatikom, ki se prvič srečujejo z računalniškimi
rešitvami v oblaku in njihovim uvajanjem.
2
1.3 Predpostavke in omejitve
Predpostavljamo, da se kljub hitremu tehnološkemu napredku metode uvajanja pisarniških
rešitev v oblaku še nekaj let ne bodo bistveno spremenile in bodo uporabne tudi pri
naslednjih različicah teh rešitev.
Ker je področje računalništva v oblaku in pisarniških rešitev zelo obsežno, ga bomo
obravnavali predvsem s splošnega vidika poslovne informatike, tehnične podrobnosti pa
presegajo namen tega dela.
Tako v teoretičnem, kot tudi v praktičnem delu bomo imeli omejen dostop do nekaterih
podatkov, saj jih organizacije varujejo kot poslovno skrivnost.
1.4 Metode dela
Prvi del dela diplomskega seminarja bo temeljil na deskriptivnem pristopu, in sicer metodah
deskripcije, klasifikacije, komparacije, kompilacije in dedukcije. Pri tem bomo uporabljali
predvsem najnovejšo tujo strokovno literaturo.
V drugem, praktičnem delu, bomo v okviru analitičnega pristopa uporabili metodi analize in
sinteze. Glavni vir naših podatkov bo interna dokumentacija Ekonomsko-poslovne fakultete
Maribor in zavoda Šola prihodnosti Maribor, ki je na fakulteti sodeloval kot zunanji partner
že pri uvedbi rešitve Microsoft Live@edu in kasneje tudi pri uvedbi rešitve Office 365.
3
2 ZUNANJE IZVAJANJE
Zamisel o zunanjem izvajanju sega stoletja nazaj, ko so se nekatere organizacije odločile, da
nekaterih del ne bodo več opravljale same. S tehnološkim razvojem se je tega posluževalo
vedno več organizacij, tudi na področju informacijske tehnologije. V hudi konkurenci jim
zunanje izvajanje omogoča nižje stroške, večjo agilnost in hitrejši prodor na trg.
2.1 Opredelitev zunanjega izvajanja
Zunanje izvajanje je posebna sodelovalna strategija organizacije. Že sam angleški izraz
"outsourcing" izhaja iz besed zunaj (angl. outside), vir (angl. resource) in uporabljanje (angl.
using) ter tako razkriva, da organizacija uporablja zunanje vire (Allweyer, Besthorn, & Schaaf,
2004, str. 3). Zunanjim izvajalcem zaupa nekatere dejavnosti, ki jih sicer zmore opravljati tudi
sama, pri čemer bolj ali manj ohranja svoje temeljne zmožnosti. Pogosto je to pomembna
strateška odločitev – tako za tistega, ki dejavnosti prenese, kot tudi za tistega, ki jih
prevzema. V slovenščini se manj pogosto uporabljajo še izrazi izločanje dejavnosti, najem
storitev ali zunanja oskrba (Kavčič, 2007, str. 303).
Z vidika informacijske tehnologije (krat. IT) lahko zunanje izvajanje opredelimo kot
pomemben prispevek zunanjega ponudnika fizičnih ali človeških virov, povezanih z vsemi
ali zgolj specifičnimi deli infrastrukture IT v neki organizaciji (Loh & Venkatraman, 1992, str.
336). To vključuje tudi nekatere oblike računalništva v oblaku, ki jih opisujemo v naslednjem
poglavju.
2.2 Razvoj zunanjega izvajanja
Prednosti zunanjega izvajanja so spoznali že stari Rimljani, ki so na takšen način učinkovito
in sistematično pobirali davke (Kakabadse & Kakabadse, 2002, str. 1). V 18. in 19. stoletju so
zasebnim podjetjem v Angliji prepustili še številne druge dejavnosti, kot npr. upravljanje
zaporov, vzdrževanje cest in zagotavljanje cestne razsvetljave. Prav tako so v Franciji na
dražbah prodali pravice za izgradnjo in upravljanje železnic ter vodnih zbiralnikov, v Avstraliji
pa so zasebniki skrbeli za dostavo pošiljk še pred vzpostavitvijo uradnega poštnega omrežja
(Industry Commision, 1996, str. 74).
Tudi s pojavom modernih računalnikov so samo največje in najbolj napredne organizacije
investirale v lastne računalnike in zaposlovale številne programerje, ki so napisali ustrezne
programe za vsak sistem posebej. Če so manjše organizacije morale računalniško obdelati
podatke, so za to običajno sklenile pogodbo z zunanjim izvajalcem. Zaradi hitrega razvoja
in pomanjkanja ustreznih kadrov, so se pojavila specializirana programerska in svetovalska
podjetja, ki so v organizacijah prevzela razvoj, vzdrževanje in nadzor nad računalniškimi
sistemi. To se je izkazalo za stroškovno učinkovito in mnoge organizacije so opremo in
osebje prenesle k zunanjim izvajalcem, od njih pa najele storitve (Burnett, 2009, str. 5).
4
Koncept zunanjega izvajanja je svoje prerojenje doživel okrog leta 1970, še posebej
priljubljen pa je od zgodnjih devetdesetih. Takrat so se v Združenih državah Amerike soočali
s hudo recesijo in so se podjetja posluževala zunanjih izvajalcev, da bi se lahko povsem
osredotočila na svojo osnovno dejavnost in bila bolj konkurenčna (Corbett, 2004, str. 4).
2.3 Značilnosti zunanjega izvajanja
Zunanje izvajanje dejavnosti je ena od oblik povezovanja organizacij, ki se vse pogosteje
zavedajo, da jim izvajanje nestrateških dejavnosti povzroča preveč težav in jih odvrača od
njihovih glavnih področij. Z izločitvijo teh dejavnosti se lahko usmerijo na strateško
pomembna področja, torej na tisto, kar trg zahteva od njih in kar znajo najbolje narediti
(Kavčič, 2007, str. 309).
Za sodelovanje mora obstajati obojestranski interes. Pobudo zanj lahko da izvajalec ali
potencialni prejemnik, lahko pa tudi kdo tretji, ki ima svoje interese za vzpostavitev takšnega
razmerja. Pri tem je za zunanjega izvajalca značilno, da (Kavčič, 2009, str. 26):
lahko določeno dejavnost opravi bolj učinkovito in gospodarno;
ima ob pravem času in na pravem mestu na voljo večje temeljne zmožnosti za
opravljanje določene dejavnosti (npr. tehnologijo, znanje, finančni kapital, prostore,
opremo, itd.);
je deležen zadostnega zaupanja (npr. glede kakovosti storitev, sposobnosti
managementa, poslovne primernosti) in
ima dovolj usklajene vrednote in ugleda med vplivnimi udeleženci (npr. odjemalci)
organizacije s katero sodeluje.
Danes je samo trg zunanjega izvajanja IT vreden več kot 200 milijard evrov, na hitro
razvijajočih se trgih Azije, Latinske Amerike in Kitajske pa pričakujejo več kot 13 % rast v
naslednjih letih (Gartner, 2013). V tej panogi so se zato razvile številne oblike sodelovanja.
Mednarodno zunanje izvajanje (angl. offshoring) je za organizacije običajno privlačno
predvsem zaradi cenejše delovne sile v zelo oddaljenih državah, kot je npr. Indija. Speshock
(2010, str. 153) opozarja, da so velike razlike v časovnih pasovih, jeziku in kulturi včasih
prevelika ovira in zato v zadnjem času številne organizacije tudi za IT raje izbirajo zunanje
izvajalce v isti državi ali bližnjih državah z nižjimi stroški dela (angl. nearshoring).
Za organizacije z majhnim oddelkom IT, ali celo povsem brez njega, je značilno totalno
zunanje izvajanje (angl. total outsourcing). Zunanji izvajalec prevzame skrb za vso IT, vključno
z zaposlenimi, opremo, nadzorom in odgovornostjo za delovanje te funkcije. V nasprotju s
tem, se selektivno zunanje izvajanje (angl. selective outsourcing) uporablja le za nekatera
področja IT ali posamezne naloge. To je manj tvegano in bolj prilagodljivo sodelovanje
(Eltschinger, 2008, str. 139).
5
Zunanje izvajalce storitev IT v grobem delimo na ponudnike programskih storitev (angl.
application service providers, krat. ASP) in izvajalce poslovnih procesov (angl. business
process outsourcers, krat. BPO). Prvi na svoji lokaciji samo gostujejo programe, do katerih
stranke oddaljeno in neposredno dostopajo, izvajalci poslovnih procesov pa imajo več
osebnega stika s strankami. Njihove storitve, kot npr. podpora uporabnikom, so bolj
kompleksne in zahtevajo več interaktivnosti (Axelrod, 2004, str. 33).
Novejša oblika zunanjega izvajanja IT je storitveno računalništvo (angl. utility computing), ki
organizacijam omogoča, da računalniške vire koristijo prek omrežja, na enak način kot
elektriko ali vodo, kar je ena glavnih značilnosti računalništva v oblaku.
2.4 Upravljanje zunanjega izvajanja
Prenos določene dejavnosti k zunanjemu izvajalcu nikakor ne pomeni, da jim zanjo v
organizaciji ni več potrebno skrbeti. Vzpostaviti morajo niz odgovornosti, vlog, ciljev in
poskrbeti za primerno uvedbo, upravljanje in nadzor nad storitvami zunanjega izvajalca (IT
Governance Institute, 2005, str. 7). Naloga vseh vpletenih je, da zagotovijo skupen, dosleden
in učinkovit način za sodelovanje, kar običajno določata pogodba in sporazum o ravni
storitve (angl. service level agreement, krat. SLA).
Posebej želimo opozoriti na razlike v razmerju med strankama pri računalništvu v oblaku.
Tradicionalni model zunanjega izvajanja namreč temelji na dolgotrajnih pogajanjih o
pogodbi in SLA (ki ga običajno pripravi organizacija) in ju potrjuje več plasti managementa.
Model računalništva v oblaku je na tem področju bolj enostaven, celo površen. Izvajalec
običajno ponudi standardno pogodbo in SLA, organizacija pa je praktično v položaju "vzemi
ali pusti". Gre torej za isti pristop kot pri komunalnih storitvah, z veliko manj postopkovnimi
formalnostmi, zato je mnogo hitrejši (Kendrick, 2009, str. 29).
Pogodba predstavlja sporazum med strankama ter določa njuno pravno in poslovno
razmerje. Določa katere storitve bo izvajalec zagotavljal in kakšne so obveznosti strank. Kljub
temu, da pogodbe običajno ni mogoče spreminjati, je pomembno da jo v organizaciji dobro
proučijo in se povsem zavedajo njene vsebine in njihovega pravnega položaja.
Obligacijski zakonik že v osnovi določa, da morajo pri sklepanju obligacijskih razmerij ter
izvrševanju pravic in izpolnjevanju obveznosti iz teh razmerij udeleženci spoštovati načelo
vestnosti in poštenja ter ravnati v skladu z dobrimi poslovnimi običaji (Uradni list RS, 2007).
Kljub temu je v izogib sporom tudi pri zunanjem izvajanju v oblaku praviloma priložen SLA,
ki natančno določa raven storitev, njihov obseg in cene.
Ker SLA pri računalništvu v oblaku pripravi izvajalec, raven storitev ni tako natančno
določena kot pri tradicionalnem modelu zunanjega izvajanja in kot bi si organizacija morda
želela, zato je potrebno natančno preveriti kdaj in pod kakšnimi pogoji lahko organizacija
uveljavlja morebitne odškodninske zahtevke za izpad storitev ipd. Pozorni morajo biti tudi
na jamstva kvalitete, delovni čas podpore, izobraževanja in gradiva za uporabnike.
6
2.5 Prednosti in slabosti zunanjega izvajanja
Prednosti in slabosti zunanjega izvajanja se razlikujejo od primera do primera. Po Hoytu
(2000, str. 37-38) povzemamo nekatere potencialne koristi:
Strokovnost: zaposleni pri zunanjem izvajalcu že imajo potrebna znanja in številne
izkušnje na svojem področju, zato lahko naloge opravijo hitro in kvalitetno.
Osredotočenost: s predajo nekaterih dejavnosti zunanjemu izvajalcu, lahko
management več časa in energije nameni bolj strateškim področjem.
Ekonomija obsega: zunanji izvajalec svoje stroške razvoja in stalne stroške delovanja
porazdeli med stranke, kar zniža končno ceno storitev.
Nižji stroški: zaradi ekonomije obsega ali cenejše delovne sile, so stroški zunanjega
izvajanja lahko nekajkrat nižji, kot vsi stroški lastnega izvajanja določene dejavnosti.
Boljši denarni tok: organizacija ne potrebuje velikih začetnih investicij, če že ima
svoja osnovna sredstva, pa jih lahko proda in jih vzame nazaj v najem.
Prilagodljivost: sprememba ali prekinitev pogodbe z zunanjim izvajalcem je lažja,
kot prekvalificiranje ali odpuščanje lastnih delavcev in odprodaja sredstev.
Z zunanjim izvajanjem lahko organizacije pogosto tudi enostavneje predvidevajo stroške,
lažje upravljajo procese, izboljšajo nadzor, prenesejo tveganja, dostopajo do najnovejših
tehnologij in znanj ter izboljšajo produktivnost. Seveda pri tem obstajajo številne
potencialne nevarnosti in tveganja, ki jih potrebno upoštevati (Schniederjans, Schniederjans,
& Schniederjans, 2005, str. 29):
Višji stroški: časovni zamik pri izvedbi zaradi oddaljenosti zunanjega izvajalca, višji
stroški dostave, stroški pogajanj in upravljanja razmerja ter skriti stroški.
Izguba nadzora: odvisnost od zunanjega ponudnika, manj vpliva in nadzora nad
poslovnimi aktivnostmi in pomanjkanje pogodbene prilagodljivosti.
Negativni vpliv na zaposlene: prestrukturiranje, prezaposlovanje k zunanjemu
izvajalcu in morebitno odpuščanje, kar znižuje moralo zaposlenih.
Negativni vpliv na stranke: višji stroški strank zaradi časovnega zamika pri dostavi,
stranke lahko začnejo sodelovati tudi neposredno z zunanjim ponudnikom.
Težave z upravljanjem odnosa: težko vrednotenje prednosti zunanjega izvajanja,
dolgotrajno vzpostavljanje odnosa in težave pri komunikaciji.
Ostala tveganja: varnost in zaupnost podatkov, draga prekinitev sodelovanja,
nedoseganje zastavljenih ciljev, izguba internih znanj in sposobnosti ter prenos vseh
tveganj, ki jim je izpostavljen zunanji izvajalec, vključno z negativno publiciteto.
7
3 RAČUNALNIŠTVO V OBLAKU
Zunanje izvajanje IT je z računalništvom v oblaku povzročilo pravo revolucijo v svetu
računalništva – industrializacijo IT. Tako kot si danes le redki gradijo svoj vodnjak, če že imajo
priključek za javni vodovod, vedno več organizacij opušča lastne računalniške rešitve in prek
interneta izkorišča rešitve v oblaku. Te so na voljo takoj in dokaj poceni, kljub temu da so
zasnovane vnaprej, pa večini povsem zadoščajo. Tako kot pri obleki ali pohištvu, si
organizacije sicer lahko naročijo računalniški sistem po meri, vendar je to drago in zamudno.
Uporabniki interneta se pri vsakodnevnem delu srečujejo s številnimi brezplačnimi
storitvami v oblaku: iskalniki (Bing, Google, Najdi.si) elektronsko pošto (Hotmail, Gmail,
Yahoo), družabnimi omrežji (Facebook, Twitter, LinkedIn), izmenjavo datotek in videov
(YouTube, SkyDrive, Dropbox), ipd.
Na voljo pa so tudi številne plačljive storitve v oblaku, namenjene predvsem poslovnim
uporabnikom, npr. pisarniški rešitvi Microsoft Office 365 in Google Apps, rešitev za
upravljanje odnosov s strankami Salesforce.com, strežniške kapacitete Amazon, itd.
3.1 Razvoj računalništva v oblaku
Zametki računalništva v oblaku segajo v leto 1995. Internetne povezave so takrat že
omogočale, da so ponudniki programskih storitev (ASP) svoje storitve strankam ponudili
prek oddaljenih strežnikov. Model se ni najbolje obnesel, saj je na strani uporabnika zahteval
zapleteno začetno namestitev in nastavitev, ponudniki pa so nudili storitve na osnovi ena
na ena, kar ni omogočalo takšne skalabilnosti kot jo poznamo danes (Smith, 2012, str. 3).
Za pionirja sodobnega računalništva v oblaku velja Salesforce.com. Svojim strankam so že
leta 1999 prek preproste spletne strani ponudili svoje poslovne aplikacije. Leta 2002 je sledil
Amazon s svojo zbirko oblačnih storitev, ki so jo leta 2006 nadgradili v Elastic Compute
cloud (EC2). Številnim organizacijam in posameznikom je bil takrat prvič omogočen najem
računalnikov preko spleta. Istega leta je Google začel s pisarniško rešitvijo v oblaku Google
Docs, Microsoft pa leta 2008 z njihovo platformo Windows Azure (Arif, 2009).
3.2 Značilnosti računalništva v oblaku
V nekaj letih se je razvilo računalništvo v oblaku (angl. cloud computing), ki omogoča
enostaven dostop na zahtevo do zaloge zelo elastičnih računalniških virov, dosegljivih kot
storitev prek omrežja (običajno interneta). Uporabnikom nudi učinkovito in zanesljivo
tehnologijo za minimalno ceno, pri čemer jim ni potrebno skrbeti kje in kako deluje (Marks
& Lozano, 2010, str. 28).
Že od nekdaj je v računalniških shemah internet običajno prikazan kot oblak, zato se je tudi
v Sloveniji uveljavil izraz računalništvo v oblaku za storitve, ki se izvajajo nekje v tem oblaku,
pogosto na uporabniku neznanih lokacijah. Iz tega so se razvile številne izpeljanke, kot so
storitve v oblaku, javni oblak, varnost v oblaku, pisarniške rešitve v oblaku, ipd.
8
Računalništvo v oblaku v osnovi delimo na več plasti oz. nivojev (Krutz & Vines, 2010, str.
37-42; Strømmen-Bakhtiar & Razavi, 2011, str. 45-46):
Infrastruktura kot storitev (angl. Infrastructure as a Service, krat. IaaS).
Administratorjem nudi zgolj zelo dinamično osnovno računalniško strojno in
programsko opremo, torej omrežje, izenačevalnike obremenitve, hrambo podatkov,
procesorsko moč, ipd. Uporabnik ima popoln nadzor nad operacijskim sistemom in
aplikacijami.
Računalniško okolje kot storitev (angl. Platform as a Service, krat. PaaS). Razvijalcem
že zagotavlja programski vmesnik, običajno vključuje operacijski sistem, podatkovno
bazo, spletni strežnik, itd. Infrastruktura se samodejno prilagaja potrebam aplikacij.
Programje kot storitev (angl. Software as a Service, krat. SaaS). Končnim
uporabnikom omogoča takojšnjo uporabo aplikacij, ki so že nameščene na ustrezni
infrastrukturi, okolju in primerno nastavljene.
Razvijajo se še novi modeli, npr. namizje kot storitev (angl. Desktop as a Service, krat. DaaS)
ali omrežje kot storitev (angl. Network as a Service, krat. NaaS). Sčasoma torej pričakujemo,
da bo prek oblaka dosegljivih še več storitev, vključno s poslovnimi procesi.
Vse najbolj razširjene rešitve v oblaku so na voljo v javnem oblaku, nekatere pa lahko
vzpostavimo tudi na lastni infrastrukturi. Glede na okolje, kjer so uporabnikom na voljo,
poznamo štiri vrste oblakov (McDonald, 2010, str. 20-23; Marks & Lozano, 2010, str. 37-38):
Javni oblak (angl. public cloud) prek interneta nudi storitve vsakemu uporabniku, ki
bi to želel. Najemnik nima velikih začetnih stroškov, a običajno tudi ne veliko
možnosti za prilagajanje.
Zasebni oblak (angl. private cloud) praviloma vzpostavijo organizacije samo zase,
pogosto ker jim je zelo pomembna varnost in zasebnost. To zahteva veliko začetno
investicijo, stroški pa tudi kasneje niso tako predvidljivi kot pri javnem oblaku.
Oblak skupnosti (angl. community cloud) si deli omejeno število organizacij s
podobnimi sistemskimi zahtevami. Stroške si delijo, zato je to ceneje kot zasebni, a
še vseeno dražje kot javni oblak.
Hibridni oblak (angl. hybrid cloud) predstavlja skupno rabo enega ali več oblakov in
lastnih kapacitet, npr. za shranjevanje najbolj občutljivih podatkov. Omogoča več
prilagodljivosti kot javni in več skalabilnosti kot zasebni oblak. Primer takšne rabe je
razširitev oblaka1.
V nadaljevanju bomo uporabljali izraz najemnik (angl. tenant) za organizacijo ali
posameznika, ki se poslužuje storitev računalništva v oblaku in izraz ponudnik (angl.
provider) za organizacijo, ki te storitve zagotavlja.
1 Razširitev oblaka (angl. cloud bursting) je prenos prekomerne delovne obremenitve zasebnega oblaka na javni
oblak (Slovensko društvo Informatika, 2001-2013).
9
3.3 Varnost računalništva v oblaku
Informacijski pooblaščenec (2012, str. 30) priporoča, da organizacije pred odločitvijo o
iznosu osebnih podatkov v oblak izvedejo temeljite analize tveganj in da predvsem
občutljivih osebnih podatkov do uveljavitve trdnih varovalk ne prenašajo v oblak. Ne glede
na vse, namreč najemnik nosi primarno odgovornost za morebitno zlorabo osebnih
podatkov, zato mora biti prepričan, da je ponudnik vreden zaupanja.
Pri izbiri ponudnika je potrebno upoštevati tudi morebitne zakonske omejitve. Direktiva EU
o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih
podatkov na primer določa posebne pogoje za iznos osebnih podatkov iz držav članic
(Uradni list Evropske unije, 1995). V ZDA, kjer imajo sedež številni ponudniki, je zakonodaja
na tem področju precej drugačna in ne zadošča merilom EU. Njihova podjetja se zato lahko
prostovoljno vključijo v režim Varni pristan (angl. Safe Harbor) in se s tem zavežejo k
spoštovanju strožjih načel.
Po drugi strani zadnja razkritja potrjujejo ugotovitve nekaterih strokovnjakov, da lahko
ameriški organi pregona in obveščevalne službe na podlagi protiteroristične zakonodaje
(npr. zakona o domovinski varnosti, angl. Patriot Act) dostopajo celo do podatkov,
shranjenih v evropskih podatkovnih centrih, pod evropsko sodno oblastjo. Dovolj je že, da
gre za ameriškega ponudnika ali samo za ponudnika, ki redno posluje tudi v Združenih
državah Amerike (Van Hoboken, Arnbak, & Van Eijk, 2012, str. 36).
Glede na to, koliko pozornosti se namenja varnosti podatkov v oblaku, pa se je to dolgo
zanemarjalo na področju istovetenja (angl. identification) in overjanja (angl. authentication)
uporabnikov. V tradicionalnem svetu IT je že več let znan in uporabljen koncept
večstopenjskega overjanja (ang. multi-factor authentication), ki za uspešno prijavo
uporabnika zahteva dva ali več faktorjev (Wikipedia, 2013):
faktor poznavanja (kar uporabnik pozna), npr. geslo, PIN ali vzorec;
faktor lastništva (kar uporabnik ima), npr. pametno kartico, USB ključ ali žeton2;
neločljiv faktor (kar uporabnik je), torej biometrične podatke, npr. prstni odtis.
Večina storitev v oblaku za prijavo še vedno zahteva zgolj uporabniško ime in geslo (faktor
poznavanja), kar predstavlja veliko varnostno luknjo. Vsi večji ponudniki so v zadnjem času
sicer omogočili tudi dvo faktorsko overjanje, vendar ga mnogi najemniki še ne uporabljajo
in se s tem izpostavljajo večjemu tveganju.
2 Žeton (angl. token) je enkratno geslo, ki ga generira identifikacijska kartica, pametni telefon ali ga uporabnik
prejme na mobilni telefon preko sporočila SMS.
10
3.4 Prednosti in slabosti računalništva v oblaku
Tri glavne prednosti računalništva v oblaku so fleksibilnost, skalabilnost in nizka cena. Smith
(2012, str. 5) še natančneje opisuje nekatere prednosti:
Dostop do virov: za ugodno ceno lahko stranka po potrebi izkoristi skoraj poljubno
strežniških kapacitet.
Mobilnost: prek spletnega brskalnika lahko do storitev dostopamo z različnih
naprav, s kjerkoli in kadarkoli.
Skalabilnost: zaračunavanje običajno temelji na mesečni naročnini ali dejanski
porabi kapacitet. To je še posebej koristno pri hitri rasti organizacije ali velikem
nihanju povpraševanja (npr. obisk spletne strani).
Varnost podatkov: ponudniki imajo specializirane strokovnjake za varnost, ki si jih
sam najemnik najbrž ne bi mogel privoščiti.
Finančni prihranki: začetna investicija je pri javnem oblaku majhna (ali je sploh ni),
plačamo točno toliko kot potrebujemo, na osnovi ekonomije obsega pa ponudniki
lahko zagotovijo zelo nizke cene storitev.
Vzdrževanje in podpora: ponudnik prevzame vso skrb za vzpostavitev, varnostno
kopiranje, posodabljanje in nadgrajevanje, ki je praviloma hitro in neopazno za
uporabnike.
Prijaznost okolju: lastni strežniki večino časa pogosto delujejo le na nekaj odstotkih
moči, v podatkovnih centrih pa bolj optimizirano, na približno 80 % moči in z bolj
varčnimi komponentami.
Brezplačen preizkus: nekateri ponudniki najemnikom omogočajo, da nekaj časa
zastonj preizkušajo njihove storitve in preverijo, če se resnično ujemajo z njihovimi
pričakovanji.
Ena največjih prednosti računalništva v oblaku je hkrati tudi njegova šibkost, zahteva namreč
hitro in zanesljivo internetno povezavo. Tveganje izpada lahko delno omilimo z zakupom
dodatne povezave, a je smiselno preveriti, če ta res uporablja drugo infrastrukturo kot
primarna. Kjer z internetno povezavo običajno ni težav, lahko kljub občasnim internetnim
izpadom v končni fazi dosežemo večjo zanesljivost, saj storitve v oblaku praviloma
zagotavljajo višji odstotek neprekinjenega delovanja kot lastna infrastruktura.
Številni imajo pomisleke o varnosti, ker najemnik nima več neposrednega nadzora nad vso
infrastrukturo IT, ki je po možnosti celo v drugi državi. Popolne varnosti sicer ni, vendar
ponudniki večinoma že dosegajo vsaj standard ISO/IEC 27001 za sistem vodenja varovanja
informacij, ki ga mnoge organizacije v lastnem okolju nimajo vzpostavljenega.
Potencialna nevarnost je tudi odvisnost najemnika od ponudnika storitev, vendar se z
določeno stopnjo odvisnosti od dobaviteljev srečujejo vse organizacije že na drugih
področjih. Kot v ostalih primerih, je zato smiselno pripraviti oceno tveganja še pred
podpisom pogodbe, kasneje pa spremljati poslovanje ponudnika.
11
4 PISARNIŠKE REŠITVE V OBLAKU
Že vse od prvih računalnikov je v organizacijah prisotna ideja o digitalni pisarni.
Uporabnikom naj bi povsem neodvisno od lokacije omogočala opravljanje nalog, deljenje
informacij in skupinsko delo z ostalimi v organizaciji ali njihovimi partnerji (White, 2012, str.
209). Prav to je mogoče s pisarniškimi rešitvami v oblaku.
4.1 Razvoj pisarniških rešitev v oblaku
Jamske poslikave in več tisoč let stari zapisi pričajo, da imamo ljudje od nekdaj potrebe po
zapisovanju in komunikaciji. Že vladarji prvih visokih civilizacij so imeli svoje uradnike, ki so
opravljali nekakšno pisarniško delo in to se ni veliko spreminjalo do konca 19. stoletja, ko
so izumili električno razsvetljavo, telegraf, telefon ter računski in pisalni stroj. Sredi 20.
stoletja se je začel razcvet električnih računalnikov, ki so kmalu dobili še grafični vmesnik.
Za urejanje besedil sta bila v osemdesetih zelo priljubljena programa WordStar in
WordPerfect, za urejanje preglednic pa Lotus 1-2-3. Po letu 1990 je vodilno vlogo na
področju računalniških pisarniških rešitev prevzel Microsoft s programi Word, Excel in
PowerPoint, ki jih je združil v paket Microsoft Office. V naslednjih različicah so paketu dodali
še številne druge pisarniške programe in kljub konkurenci, kot sta odprtokodna paketa
OpenOffice in LibreOffice, pri Microsoftu (2013c, str. 2) ocenjujejo, da njihov Office uporablja
kar milijarda ljudi, torej vsak sedmi zemljan.
Odlične rešitve za pisarniško delo so vzpostavili v številnih organizacijah, vendar to ne
zadošča več. Vse bolj je prisoten trend dela na daljavo (angl. telecommuting) in pristop
"prinesi svojo napravo" (angl. bring your own device, krat. BYOD). V ZDA je 95 % zaposlenih
že uporabljalo kakšno od njihovih lastnih naprav v službene namene (Forrester Research,
2011) in predvsem v majhnih in srednje velikih podjetjih želijo biti bolj mobilni – 71 % jih
želi tehnologijo, ki bi njihovim zaposlenim omogočala delo kjerkoli in kadarkoli (Edge
Strategies in Microsoft, 2011).
Microsoft je leta 2005 zato začel s svojim programom MSN University (kasneje Live@edu),
ki je šolam v storitvi Hotmail omogočal gostovanje elektronske pošte za študente, kasneje
pa še shranjevanje, urejanje in deljenje dokumentov z Office Live Workspace (Kumar, 2009,
str. 26). Kmalu so podobno storili pri Googlu in leta 2007 to ponudili tudi podjetjem.
4.2 Značilnosti pisarniških rešitev v oblaku
Glavna značilnost pisarniških rešitev v oblaku je, da uporabniku za njihovo uporabo na
računalnik ali drugo podobno napravo ni potrebno nameščati nobene dodatne programske
opreme, ker je ta dosegljiva kot storitev prek interneta, v oblaku. Za njihovo vzdrževanje in
upravljanje v celoti poskrbi javni ali zasebni ponudnik.
12
Kot je prikazano na sliki 1, lahko v pisarniškem okolju bolj ali manj uporabljamo rešitve v
oblaku (Suck-hyun, Sun Young, & Jung-yup, 2013, str. 36-37):
Poslovni podatki v oblaku olajšajo sodelovanje med uporabniki in omogočajo varno
ter sistematično upravljanje z njimi, tudi varnostno kopiranje.
Programje v oblaku nudi več svobode pri izbiri naprave ali operacijskega sistema in
poenostavi vzdrževanje.
Namizje v oblaku za uporabo zahteva zgolj terminal z monitorjem in tipkovnico ter
s tem prinaša skoraj popolno avtomatizacijo upravljanja uporabniškega okolja.
Slika 1: Tehnološki modeli pisarne v oblaku
Vir: Suck-hyun, Sun Young, & Jung-yup, 2013, str. 37.
Programske pisarniške rešitve v oblaku običajno zajemajo storitve za:
Komunikacijo: elektronsko pošto, neposredno sporočanje in video konference.
Organizacijo: koledar, opravila in upravljanje projektov.
Upravljanje vsebin: ustvarjanje, shranjevanje, pregledovanje in skupinsko urejanje
dokumentov, nadzor dostopa in izdelavo spletnih mest.
Za pisarniške rešitve v oblaku veljajo podobne prednosti in slabosti, kot jih v poglavju 3.4
opisujemo za ostale storitve v oblaku, prinašajo pa tudi pomembne spremembe v načinu
dela. Uporabniki so manj odvisni od naprave in lokacije, zato so pri delu lahko bolj mobilni,
produktivni na poti in včasih dosegljivi tudi izven rednega delovnega časa. Storitve so med
seboj tesno povezane, kar prihrani veliko dragocenega časa in ker se vsi podatki nahajajo v
oblaku, je poenostavljeno sodelovanje in skupinsko delo z ostalimi.
Veliko jih še vedno ne želi uporabljati pisarniških rešitev izključno v oblaku, ker ne želijo biti
odvisni od zanesljivosti njihove internetne povezave. Tega se ponudniki zavedajo in v veliki
meri omogočajo tudi sinhronizacijo in urejanje dokumentov lokalno na računalniku, zato je
strah pred manjšo produktivnostjo s tega razloga odveč (Winterberg, 2013, str. 41).
Osebni
računalnik
Podatki
Programje
Operacijski sistem
Terminal
Podatki
v oblaku
Podatki
Programje
Operacijski sistem
Terminal
Programje
v oblaku
Podatki
Programje
Operacijski sistem
Terminal
Namizje
v oblaku
Podatki
Programje
Operacijski sistem
Terminal
13
4.3 Ponudniki pisarniških rešitev v oblaku
Na področju shranjevanja poslovnih podatkov v oblaku, je najbolj priljubljen ponudnik
DropBox, ki to zasebnim in poslovnim uporabnikom omogoča od leta 2008. Dokaj izenačene
tržne deleže imajo Google Drive (z začetki leta 2006), Microsoft SkyDrive (od leta 2007) in
Apple iCloud (od leta 2011). Precej manj v organizacijah uporabljajo storitve številnih ostalih
ponudnikov, kot so Amazon Simple Storage Service ali Box (OPSWAT, 2013, str. 4).
Nesporno vodilni programski pisarniški rešitvi v oblaku sta Google Apps in Microsoft Office
365. Google svojo rešitev komercialno trži že od leta 2007, kar je zagotovo eden od razlogov
za njihov daleč največji tržni delež, predvsem v manjših podjetjih. Microsoft je na to področje
vstopil šele leta 2011, vendar sploh v zadnjih mesecih hitro pridobiva nove uporabnike
(BitTitan, 2013). Hitro rast tržnega deleža rešitve Office 365 lahko pričakujemo tudi v
prihodnje, zlasti zaradi tesne integracije z namizno pisarniško zbirko Office (Leonard, 2013).
IBM je sicer že leta 2009 najavil njihovo pisarniško rešitev v oblaku LotusLive, vendar tudi po
prenovi in preimenovanju v IBM SmartCloud For Social Business leta 2012 ni videti, da bi
resneje ogrožali tekmeca. Prav tako ne Apple, ki je pred kratkim predstavil svojo spletno
pisarno iWork for iCloud, a jo bodo najbrž uporabljali predvsem lastniki njihovih naprav in
le redke večje organizacije. Nekateri manjši ponudniki so razvili lastne pisarniške rešitve v
oblaku, veliko pa jih za svoje stranke vzpostavi zasebni oblak z že uveljavljenimi rešitvami.
Namizje v oblaku še ni tako razširjeno. Pionir na tem področju je Desktone, po nekaterih
virih pa naj bi tudi Microsoft že pripravljal njihovo namizje kot storitev (Foley, 2013).
V naslednjem poglavju bomo podrobneje predstavili programsko pisarniško rešitev v oblaku
Microsoft Office 365, njene glavne značilnosti in osrednje storitve.
14
5 MICROSOFT OFFICE 365
Microsoft Office 365 (v nadaljevanju: Office 365) je skupno ime za Microsoftove pisarniške
rešitve v oblaku za zasebno rabo in organizacije. Domačim uporabnikom je na voljo paket
Office Home Premium, ki zajema naročnino na najnovejšo različico programov zbirke Office
(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher in Access) za največ 5 računalnikov
in 5 mobilnih naprav, dodatnih 20 GB spletnega prostora za shranjevanje v storitvi SkyDrive
ter 60 minut na mesec za klice Skype po vsem svetu (Microsoft, 2013a).
Za organizacije se paketi v osnovi delijo na pakete za majhna podjetja (Small Business),
srednje velika podjetja (Midsize Business), velika podjetja (Enterprise), izobraževalne
organizacije (Education) in vladne ustanove (Government). Ti paketi se delijo še podrobneje
in vključujejo različen obseg storitev, kar predstavljamo v tabeli 13.
Tabela 1: Obseg storitev v paketih Office 365
Storitev / paket
Sm
all B
usi
ness
Sm
all B
usi
ness
Pre
miu
m
Mid
size
Bu
sin
ess
En
terp
rise
E1
Ed
ucati
on
A2
Go
vern
men
t G
1
En
terp
rise
E3
Ed
ucati
on
A3
Go
vern
men
t G
3
En
terp
rise
E4
Ed
ucati
on
A4
Go
vern
men
t G
4
En
terp
rise
K1
Go
vern
men
t K
1
Exchange Online Da Da Da Da Da Da Da
SharePoint Online Da Da Da Da Da Da Da
Lync Online Da Da Da Da Da Da Ne
Office Web Apps Da Da Da Da Da Da Da
Office 365 ProPlus Ne Da Da Ne Da Da Ne
Project Online Ne Ne Ne Ne Ne Ne Ne
Vir: Microsoft, 2013b.
Microsoft je Office 365 prvič predstavil sredi leta 2011, danes pa te storitve uporablja že
vsako peto veliko podjetje, ki je njihova stranka. Med njimi je mogoče najti številne
mednarodno uveljavljene organizacije, kot so Tesco, Barilla America, Starbucks, Coca-Cola
Enterprises ter Mednarodna federacija društev Rdečega križa in Rdečega polmeseca. V
Sloveniji poleg Ekonomsko-poslovne fakultete Maribor velja omeniti tudi Mercator, kjer
Office 365 uporablja približno 6000 uporabnikov, in največjega proizvajalca jekla v Sloveniji,
Skupino SIJ – Slovenska industrija jekla, s približno 1100 uporabniki (Microsoft Slovenija,
2013).
3 Paketi se razlikujejo tudi znotraj posamezne storitve, kar je podrobno predstavljeno na strani
http://technet.microsoft.com/en-us/library/office-365-platform-service-description.aspx.
15
Glavne značilnosti polne poslovne različice rešitve Office 365 so (Forrester Research, 2013,
str. 25-26):
Pisarniška zbirka Office: zadnje različice namiznih programov Word, PowerPoint,
Excel, OneNote, Outlook, Access, Publisher in InfoPath.
Office na več napravah: računalnikih Windows in Mac, tabličnih računalnikih
Windows ter mobilna različica na telefonih Windows Phone, Android in iPhone.
Office na zahtevo: zagon polne različice programov Office neposredno z interneta
na katerikoli računalnik z operacijskim sistemom Windows 7 ali Windows 8.
Office Web Apps: ustvarjanje in urejanje dokumentov Word, OneNote, PowerPoint
in Excel v kateremkoli sodobnem brskalniku.
Elektronska pošta: prek odjemalca ali spletnega vmesnika, s 25 GB prostora na
uporabnika, pošiljanjem sporočil do velikosti 25 MB in koledarji v skupni rabi.
Napredna elektronska pošta: možnost arhiviranja, zadržanja na podlagi pravnih
pravil in politika za preprečevanje izgube ali uhajanja podatkov.
Nadzor nad dostopom do elektronskih sporočil in datotek: onemogočen ogled
datotek nepooblaščenim osebam, tudi če se poslane izven organizacije.
Integracija z glasovno pošto: podpora za gostovano glasovno pošto s samodejnim
odzivnim sistemom in možnostjo dostopa s kjerkoli.
Intranetna mesta: skupinsko delo na projektih in ohranjanje vseh povezanih
dokumentov, opravil in pogovorov na enem mestu.
Skupna raba datotek: vsak uporabnik ima 7 GB osebnega prostora v storitvi
SkyDrive Pro za shranjevanje in deljenje datotek na spletu, ki jih lahko sinhronizira z
računalnikom in do njih dostopa tudi brez internetne povezave.
Napredna orodja za poslovno obveščanje: interaktivne nadzorne plošče, analiza
masivnih podatkov4 in njihova vizualizacija s PowerPivot in Power View.
Spletne konference: neposredno sporočanje s prikazom prisotnosti, avdio in video
sestanki z možnostjo deljenja namizja ter videokonference v visoki ločljivosti.
Enostavna administracija: upravljanje storitev prek spletnega portala ali
avtomatizirano z ukazi PowerShell.
Zanesljivost: sporazum o ravni storitve jamči 99,9 % neprekinjeno delovanje, ki je
podprto s finančnim zavarovanjem.
Varnost in zasebnost: 5 plasti varnosti in proaktivno nadzorovanje, podatki iz
elektronska pošte in dokumentov pa se ne uporabljajo za oglaševalske namene.
Ažurnost: samodejne posodobitve in nadgradnje storitev, vključno z novimi
funkcionalnostmi.
Podpora: spletni portal za upravljanje podpornih zahtevkov in telefonska podpora
IT 24 ur na dan, vse dni v tednu.
V nadaljevanju bomo podrobneje opisali nekatere storitve, ki so vključene v Office 365:
Exchange Online za elektronsko pošto, SharePoint Online za spletna mesta, Lync Online za
poenoteno komunikacijo in Project Online za upravljanje projektov.
4 Masivni podatki (angl. big data) so velike količine kompleksnih in praviloma nestrukturiranih podatkov iz
medsebojno neodvisnih podatkovnih virov (Slovensko društvo Informatika, 2001-2013).
16
5.1 Exchange Online
Exchange Online je Microsoftova storitev za elektronsko pošto poslovnega razreda v oblaku,
ki jo organizacija lahko prilagodi tako, da za elektronske naslove uporablja svojo lastno
internetno domeno (npr. [email protected]). Storitev zajema štiri področja:
Pošta: Vsak uporabnik dobi 25 GB prostora v elektronskem poštnem nabiralniku, v
nekaterih paketih neomejen prostor za arhiviranje, pošilja pa lahko sporočila do
velikosti 25 MB. Vgrajena so pravila za preprečevanje izgube podatkov, obrambni
mehanizmi proti virusom, neželeni pošti in lažnim sporočilom ter preprečevanje
nenamernega pošiljanje občutljivih podatkov nepooblaščenim osebam.
Koledar: Koledar je namenjen beleženju dogodkov in vseh pomembnih informacij o
njih. Mogoče je ustvariti več koledarjev in drugim uporabnikom omogočiti različne
nivoje dostopa do njih. Na dogodke lahko povabimo še ostale udeležence, s
pomočnikom za razporejanje preverimo njihovo razpoložljivost, rezerviramo
potrebne vire (npr. konferenčno sobo) in spremljamo odziv povabljencev.
Osebe: Na enem mestu lahko iščemo, ustvarjamo in urejamo svoje stike z vsemi
njihovimi kontaktnimi podatki in fotografijo. Združevati jih je mogoče v zasebne
skupine ali skupine v skupni rabi. Če poštni račun povežemo z omrežjema LinkedIn
ali Facebook, se nam skupaj prikazujejo vse informacije o posameznem stiku.
Opravila: Med opravili se prikazujejo sporočila, ki jih označimo z zastavico in
opravila, ki jih ustvarimo sami ali nam jih pošljejo drugi. Zabeležimo lahko njihovo
prioriteto, napredek, z njimi povezane roke, porabljen čas in kilometrino.
Za polno uporabniško izkušnjo je najbolje uporabljati najnovejši program Microsoft
Outlook, a so za osnovne funkcionalnosti podprti tudi vsi ostali odjemalci elektronske pošte.
Dostop od kjerkoli, prek spletnega brskalnika, je mogoč prek spletnega programa Outlook
Web App, ki ima zelo podoben uporabniški vmesnik kot namizni program Outlook. Z nekaj
omejitvami je Outlook Web App (slika 2) mogoče v prenosnem ali namiznem računalniku
uporabljati celo brez internetne povezave.
Slika 2: Outlook Web App
17
Tudi večina novejših mobilnih telefonov (Windows Phone, Android, Symbian in BlackBerry)
podpira sinhronizacijo pošte, koledarja, oseb in opravil. To je še posebej koristno pri menjavi
telefona, saj se nam samodejno prenesejo vsi ti podatki. V primeru izgube ali kraje telefona
jih lahko na daljavo izbrišemo in preprečimo nepooblaščen dostop.
5.2 SharePoint Online
SharePoint Online je zmogljivo okolje za javne in interne spletne portale. Omogoča
ustvarjanje mest, torej skupin sorodnih spletnih strani in programov, kjer ekipa sodeluje pri
projektih in si izmenjuje informacije. Številne predloge mest so pripravljene že vnaprej, a jih
lahko prilagodimo po svojih željah. Pod eno samo mesto je mogoče razvrstiti več podmest
in strani, jih združevati v zbirke mest in pri tem natančno upravljati dovoljenja uporabnikov
za ogled ali urejanje posameznih mest.
Shranjevanju dokumentov, slik in drugih vrst datotek so namenjene knjižnice v SharePointu
Online (slika 3). Nove dokumente lahko ustvarimo kar znotraj mest ali jih shranimo
neposredno iz programov zbirke Office. Nastavimo lahko sledenje različic datotek v knjižnici,
da imamo pregled nad vsemi njihovimi spremembami in jih kadarkoli povrnemo na prejšnje
stanje. Med urejanjem lahko datoteko rezerviramo in ostalim onemogočimo njeno
spreminjanje, knjižnico pa je mogoče nastaviti tudi tako, da zahteva odobritev vsebine pred
prikazom vsem uporabnikom.
V novi različici SharePointa je še posebej veliko možnosti za sodelovanje in druženje skozi
delo. Kot pri družbenih omrežjih lahko urejamo svoj profil, z ostalimi delimo svoje zamisli,
spremljamo delo sodelavcev, sledimo novostim na priljubljenih mestih in vse to še razširimo
s povezavo s poslovnim družbenim omrežjem Yammer.
Slika 3: SharePoint Online
18
5.3 Lync Online
Lync Online je storitev za poenoteno komunikacijo, s katero se lahko povežemo z drugimi
preko neposrednega sporočanja, video klicev in spletnih srečanj. Najemnik za delovanje ne
potrebuje svojega strežnika Lync, saj se nahaja v oblaku, uporabniki pa lahko prek spletnega
brskalnika uporabljajo Lync Web App z nekoliko omejenimi zmožnostmi ali si na računalnik
oz. mobilni telefon namestijo ustrezen odjemalec Lync.
Nudi nam pregled nad prisotnostjo sodelavcev in vsemi njihovimi kontaktnimi podatki.
Enostavno lahko preklapljamo med različnimi načini komunikacije, z ostalimi delimo svoje
namizje, program ali predstavitev, ustvarimo anketo in sproti delamo zapiske. Povezljivost s
storitvijo Skype omogoča, da komuniciramo tudi z dobavitelji, strankami ali partnerji, ki
Lynca ne uporabljajo.
5.4 Project Online
V storitev Project Online so vključena orodja za upravljanje portfeljev in projektov, med
drugim Project Web App (slika 4) za delo prek brskalnika in namizni program Project Pro za
Office 365. V spletnem vmesniku lahko ustvarjamo in urejamo projekte, z njimi povezana
opravila in vire. Podrobno lahko beležimo porabljen čas in potek izvajanja ter pripravimo
ustrezna poročila v središču za poslovno obveščanje.
Slika 4: Project Web App
19
6 UVAJANJE PISARNIŠKIH REŠITEV V OBLAKU
S storitvami v oblaku so se mnoge organizacije prvič srečale, ko se je kdo od zaposlenih
naveličal čakanja na oddelek IT in zato na lastno pest najel rešitev v oblaku. Takšen pristop
je zaskrbljujoč, saj ruši integriteto informacijskega sistema in ogroža njegovo varnost
(Ahorlu, 2012, str. 16). Odločitev o zunanjem izvajanju v oblaku je strateška, zato mora biti
sprejeta na najvišji ravni organizacije, v sodelovanju z vsemi ključnimi deležniki.
Odločitev za pisarniško rešitev v oblaku pa še zdaleč ni dovolj. Osnova za njeno uspešno
uvedbo in nasploh delovanje IT v organizaciji, je ustrezna in zadostna IT kultura organizacije.
Njeno pomanjkanje se pogosto kaže kot odpor do investicij v IT ali kot netoleranten odnos
do tehnologije. Veliko pomanjkanje znanja in predanosti IT v vodstvu podjetja za
organizacijo običajno pomeni neustrezne sisteme in neprimerno opremljeno osebje. Ko se
pomanjkanje znanja pokaže tudi v oddelku IT in ne zagotavljajo več stroškovno učinkovitih
sistemov, pa je rezultat draga tehnologija, ki se skoraj ne uporablja (Kendrick, 2009, str. 46).
6.1 Ključni deležniki
Pred vsemi drugimi aktivnostmi v zvezi z uvajanjem pisarniške rešitve v oblaku, moramo v
organizaciji najprej identificirati vse deležnike, ki bodo vključeni v to spremembo. Poleg
ožjega vodstva, informatikov in uporabnikov, so to pogosto še finančna, pravna in kadrovska
služba ter partnerji organizacije (npr. stranke ali zunanji izvajalci na področju IT).
Ključni deležniki so torej posamezniki ali organizacije, ki lahko vplivajo na določanje potreb
naše pisarniške rešitve ali pa bo ta rešitev celo vplivala na njihovo delo. To so deležniki, ki
(Glinz & Wieringa, 2007, str. 18-19):
bodo rešitev uporabljali ali so neposredno vpleteni v proces, ki ga spreminjamo;
so odgovorni za poslovanje oz. proces, ki ga rešitev podpira;
so vpleteni v razvoj rešitve kot razvijalci, preizkuševalci, vodje projekta, ipd.;
bodo uvajali, upravljali in vzdrževali rešitev po njeni uvedbi;
imajo finančni interes (npr. bodo plačali za rešitev);
regulirajo sistem s pravnega vidika;
bodo morda negativno prizadeti zaradi uvedbe (ti. negativni deležniki).
V oddelkih IT računalništvo v oblaku včasih dojemajo kot grožnjo in preprečujejo uspešno
izvedbo takšnih projektov. Williams (2010, str. 118-119) pojasnjuje, da se zaposleni bojijo,
da ne bi več imeli nadzora nad ključnimi sistemi ali da bi celo izgubili službo. Ta strah je
upravičen, saj je ena glavnih prednosti računalništva v oblaku prav zmanjšanje potrebe po
upravljanju zalednih sistemov IT. Po drugi strani to zaposlenim v IT omogoča, da se bolj
osredotočijo na naloge z višjo dodano vrednostjo, zato jim je potrebno pred uvajanjem
rešitve v oblaku to pojasniti in pri uvajanju izkoristiti njihova znanja.
20
6.2 Izbira pisarniške rešitve
Pisarniška rešitev v oblaku ni nujno boljša izbira od naše obstoječe rešitve ali kakšne druge
tradicionalne pisarniške rešitve. V postopku izbire moramo zato natančno opredeliti naše
potrebe in v analizi primerjati različne rešitve.
6.2.1 Opredelitev potreb
Edini racionalni razlog za uvajanje nove pisarniške rešitve je njena zmožnost, da potrebe
ključnih deležnikov v organizaciji zadovolji bolje, kot trenutna rešitev. To so lahko potrebe
vodstva po večji agilnosti, finančne službe po nižjih stroških, oddelka IT po lažjem
upravljanju, najpomembneje pa je upoštevati potrebe končnih uporabnikov rešitve.
Za določanje prioritet je uporabna metoda MoSCoW, s katero potrebe razvrstimo v štiri
kategorije (Wilson, 2012, str. 359):
M (angl. must) – nujno potrebno za uspeh projekta.
S (angl. should) – potrebno za uspeh projekta, a lahko nekoliko počaka.
C (angl. could) – manj potrebno za uspeh projekta, vendar dobrodošlo.
W (angl. won't) – nepotrebno v tem trenutku, morda pa kdaj v prihodnosti.
Seveda je pri tej razvrstiti potrebno upoštevati tudi stroške, čas in vire ki jih imamo na voljo.
Osredotočimo se predvsem na najpomembnejše funkcionalnosti, saj zaradi narave
računalništva v oblaku ne moremo pričakovati, da bo kakšna takšna pisarniška rešitev
povsem zadovoljila vse naše potrebe. Njihovo ustreznost preverimo z analizo.
6.2.2 Analiza in ocena rešitev
Kljub številnim primerjavam računalništva v oblaku s komunalnimi storitvami, kot so voda,
plin ali elektrika, storitve v oblaku niso standardizirane in se med ponudniki močno
razlikujejo. Nemogoče jih je ocenjevati samo na osnovi cene, temveč je potrebno upoštevati
številne druge dejavnike, predvsem funkcionalnosti in nivo storitev (Kushida, Murray, &
Zysman, 2011, str. 213).
Kriteriji za izbor ponudnika so najbolj odvisni od naših potreb, vendar moramo v vsakem
primeru biti pozorni še na (Burnett, 2009, str. 39-40):
Izkušnje: Kakšne so reference ponudnika, kako dolgo že deluje na tem področju? Je
to njegova osnovna ali postranska dejavnost? Bi lahko sodelovanje z njim bilo v
navskrižju interesov? Koliko zaposlenih ima, kako so usposobljeni, s kakšno industrijo
in sistemi imajo izkušnje?
Kvaliteto: Kako ponudnik dokazuje znanje, kompetence in izkušnje zaposlenih?
Kakšen je njegov odnos do merjenja kvalitete? Ima certifikate s tega področja?
Združljivost: Si ponudnik in najemnik delita pričakovanja na področju kulture,
kodeksa delovanja in vizije tehnologije?
21
Prilagodljivost: Je ponudnik neodvisen od proizvajalcev strojne in programske
opreme? Bo zmožen podpirati naše poslovanje tudi v primeru širitve? Je inovativen?
Bo predlagal strategije za boljšo izrabo virov?
Stroške: Kakšne so cene ponudnika v primerjavi z ostalimi? Pri tem je pomembno
da jih primerjamo na enaki osnovi – za podobne storitve in pod istimi pogoji.
Finančno sposobnost: Kakšno je finančno stanje ponudnika? Morda deluje v okviru
večje skupine, ki lahko jamči zanj? Kdo je pravi lastnik?
Pri računalništvu v oblaku je vprašanje varnosti podatkov še bolj pomembno, kot pri
tradicionalnem zunanjem izvajanju. Da lahko realno ocenimo tveganja na tem področju,
moramo preveriti (Kendrick, 2009, str. 268):
kdo vse lahko poleg izvajalca samega še dostopa do podatkov;
katera sodišča so pristojna in lahko vpletena;
ustreznost varnostne politike;
skladnost izvajalca z vsemi zakonskimi predpisi na področju varovanja podatkov;
pooblastila, kompetence, usposobljenost in dosegljivost osebja izvajalca, ki dela s
podatki organizacije;
ukrepe za ponovno vzpostavitev po katastrofi in nadaljevanje poslovanja.
S finančnega vidika je poleg pogodbenih, potrebno upoštevati še nekatere druge morebitne
stroške (Kendrick, 2009, str. 58):
porabljen čas na projektu;
zunanja svetovanja pred, med in po projektu;
nakup dodatno potrebne strojne ali programske opreme;
odpravnine za odvečno osebje;
usposabljanja osebja za upravljanje pogodbe in SLA;
skrite stroški, npr. za storitve ki jih izvajalec zaračunava dodatno in niso del pogodbe.
Že v fazi izbire ponudnika je smiselno preveriti tudi, kaj bi pomenila zamenjava ponudnika:
kakšni so odpovedni roki, kako in v kakšnem formatu bomo dobili svoje podatke in koliko
bi nam ponudnik pri tem pomagal. Upoštevati moramo trajanje in stopnjo izpada poslovanja
v tem času in vse vidike uvajanja novega ponudnika (Smith, 2012, str. 7).
6.2.3 Izbira rešitve in sklenitev pogodbe
Vse obstoječe pisarniške rešitve so zasnovane vnaprej in ne povsem po naši meri. Še posebej
tiste v javnih oblakih so manj prilagodljive, zato moramo včasih sklepati kompromise, a
nikakor ne na račun nujno potrebnih zahtev deležnikov. Glede na izbrano rešitev oz.
ponudnika nato po potrebi izberemo še zunanjega izvajalca, ki bo poskrbel za uvedbo.
Pri manjših projektih uvedbe pisarniške rešitve v oblaku pogosto sploh nimamo osebnega
stika s ponudnikom, saj pogodbo sklenemo na daljavo, pri večjih pa s ponudnikom pogosto
tesno sodelujemo že v fazi analize in dogovor potrdimo s slovesnim podpisom pogodbe.
22
6.3 Uvedba pisarniške rešitve v oblaku
Uvedba pisarniške rešitve v oblaku poteka v treh korakih: načrtovanje, prilagajanje in
testiranje ter prenos podatkov in zagon v živo, kar podrobneje opisujemo v nadaljevanju.
Posebni poglavji posvečamo organizaciji projektne ekipe ter obveščanju in izobraževanju
uporabnikov.
6.3.1 Organizacija projektne ekipe
Obseg in sestava projektne ekipe sta odvisni od velikosti organizacije najemnika, njene
organizacijske strukture in načina uvedbe: samostojno ali s pomočjo zunanjega izvajalca (v
nadaljevanju: izvajalec). V vsakem primeru mora najemnik določiti vsaj sponzorja in vodjo
projekta ter ključne uporabnike.
Sponzor projekta je praviloma nekdo iz najvišjega vodstva organizacije, ki uživa spoštovanje
in zaupanje vseh ostalih vpletenih v projekt, za katerega se zavzema. Aktivno sodeluje pri
organizaciji projektne ekipe, nadzoruje delo vodje projekta, pomaga pri pridobivanju virov
in usklajevanju interesov ter posreduje v primeru večjih težav (Phillips, 2010, str. 13).
Vodja projekta ni nujno informatik. Vsaj toliko kot tehnične, so pomembne njegove
vodstvene, organizacijske, motivacijske, komunikacijske in ostale managerske sposobnosti.
Odgovoren je za pravočasno, kvalitetno in stroškovno učinkovito izvedbo projekta. Usklajuje
delo svoje ekipe in tesno sodeluje z vodjo projekta pri izvajalcu.
Ključni uporabniki prihajajo iz različnih oddelkov organizacije in so bodoči uporabniki
rešitve. Večinoma nimajo veliko tehničnih znanj, vendar dobro vsebinsko poznajo področja,
kamor se rešitev uvaja. Pomembno vlogo imajo pri določanju potreb, testiranju in uvajanju
med ostale uporabnike.
Tudi izvajalec določi sponzorja in vodjo projekta na svoji strani. Po potrebi, odvisno od
obsega projekta in dogovora z najemnikom, so v njegovi ekipi še:
Vsebinski svetovalci z dobrim poznavanjem posameznih storitev in številnimi
izkušnjami s projekti uvedbe. Tesno sodelujejo s ključnimi uporabniki najemnika,
predlagajo izboljšave in izobražujejo končne uporabnike.
Tehnični strokovnjaki, ki glede na specifikacije ustrezno prilagodijo rešitev in
poskrbijo za prenos podatkov. Delajo po navodilih vodje projekta pri izvajalcu, se
posvetujejo z vsebinskimi svetovalci, z najemnikom pa imajo redko neposreden stik.
Svetovalci za management sprememb, ki najemniku svetujejo predvsem na
področju organizacijske kulture, pri uvedbi sprememb in komunikaciji z vsemi
deležniki, vključno s premagovanjem individualnih odporov.
Če za uvedbo najemnik poskrbi sam, z lastnimi viri, mora sam poskrbeti za dovolj veliko in
usposobljeno ekipo. Še vedno se dogaja, da takšne projekte v celoti prevzame oddelek IT,
pri tem zanemari vsebinski del, izhaja iz netočnih potreb uporabnikov, končni rezultat pa je
neuporabna in pri uporabnikih nepriljubljena rešitev.
23
Kot smo že opozorili, niti zunanji izvajalec ne more uspešno izvesti projekta, če pri najemniku
obstaja lasten oddelek IT, ki bolj ali manj očitno zavrača sodelovanje z njim. Tudi če lasten
oddelek IT ni nosilec tehnične uvedbe, je njihovega predstavnika potrebno že od začetka
vključiti v projektno ekipo in jih sproti seznanjati o stanju.
6.3.2 Načrtovanje uvedbe
Pred vsemi nadaljnjimi koraki, mora projektna ekipa najprej pripraviti načrt uvedbe, ki
zajema (Williams, 2010, str. 111):
opredelitev projekta – njegovih namenov, smernic in jasnih poslovnih ciljev;
projektno ekipo – natančne vloge in naloge posameznikov;
sodelovanje z deležniki – predvsem s končnimi uporabniki;
obseg – glede na potrebe in vse omejitve;
časovnico – faze, aktivnosti in mejniki;
potrebne vire – proračun projekta;
upravljanje s tveganji;
merjenje kakovosti.
Če uvedba zajema tudi selitev elektronske pošte v oblak, je potrebno to še posebej skrbno
načrtovati. Večji ponudniki že v osnovi brezplačno podpirajo prenos podatkov iz
najpogostejših rešitev, če pa to ne zadošča, na trgu obstajajo številke specializirane rešitve,
ki podpirajo tudi bolj kompleksne scenarije (npr. MigrationWizz). V vsakem primeru je z
vidika načrtovanja prenosa elektronske pošte potrebno upoštevati več dejavnikov (Greve &
Strant, 2012, str. 88-89):
potek obveščanja uporabnikov;
komu in kaj se bo prenašalo (celoten poštni predal ali le najnovejša sporočila);
kdaj in kako se bo uporabnikom na novo nastavilo odjemalec za elektronsko pošto
(če ga sploh uporabljajo oz. potrebujejo);
število in velikost poštnih predalov za prenos;
hitrost internetne povezave za prenos podatkov v oblak;
hitrost sprejema podatkov v oblak (Exchange Online ima privzeto nastavljeno
omejitev 500 MB na uro).
6.3.3 Prilagajanje in testiranje rešitve
Pisarniških rešitev v oblaku ni mogoče veliko prilagajati, več možnosti pa imamo pri njihovi
integraciji z obstoječim informacijskim sistemom najemnika. Ker do storitev dostopamo
prek interneta, moramo vsem uporabnikom zagotoviti zanesljivo in dovolj hitro internetno
povezavo. Za to bo morda potrebno naročiti hitrejšo povezavo pri ponudniku internetnih
storitev, nadgraditi interno omrežje najemnika, prilagoditi nastavitve na omrežnih napravah
(npr. požarnem zidu in usmerjevalnikih) ter izvesti testiranja zakasnitve (angl. latency) ter
hitrosti povezave od nas do ponudnika in obratno.
24
Ponudniki običajno omogočajo več različnih načinov za dodajanje in upravljanje
uporabnikov rešitve. Nekaterim zelo majhnim organizacijam zadošča, da uporabnike ročno
upravljajo neposredno v oblaku, prek spletnega vmesnika rešitve. V večjih organizacijah je
to nepraktično, zamudno in lahko hitro uide nadzoru. Pogosto že imajo vzpostavljene baze
podatkov o zaposlenih ali študentih (npr. v Aktivnem imeniku, angl. Active Directory), kjer so
določena tudi njihova uporabniška imena in gesla za dostop do storitev IT v organizaciji.
Da si olajšamo upravljanje in hkrati uporabnikom omogočimo dostop do vseh storitev IT z
istimi uporabniškimi podatki, je smiselno povezati obstoječo bazo z rešitvijo v oblaku in
vzpostaviti sistem enotne prijave (angl. single sign-on). V tem primeru potrebujemo ustrezno
strojno in programsko infrastrukturo za sinhronizacijo uporabnikov in njihovo overjanje. Kot
smo že opozorili v poglavju 3.3, je za to priporočljivo uporabiti več faktorjev.
Preveriti je potrebno tudi, s kakšnimi napravami oz. odjemalci bodo uporabniki predvidoma
dostopali do storitev v oblaku in jih po potrebi posodobiti. Predvsem je pomembno, da
imajo ustrezne spletne brskalnike. Že med prilagajanjem lahko izvajalec in ključni uporabniki
preverjajo delovanje, še posebej intenzivno pa, ko naj bi bila rešitev pripravljena za uporabo.
Pri večjih ali bolj kompleksnih uvedbah je priporočljivo, da pred pravim projektom izvedemo
še pilotni projekt. Pri tem se poskušamo čim bolj držati načrta prave uvedbe, vendar to
storimo v testnem okolju ali samo na manjšem številu uporabnikov. Na takšen način
preverimo izvedljivost načrta in lahko odpravimo njegove pomanjkljivosti, preden gre zares.
6.3.4 Obveščanje in izobraževanje uporabnikov
Uvedba pisarniške rešitve v oblaku običajno prinaša tudi spremembe za končne uporabnike,
ki jih tehnično ozadje sicer ne zanima, želijo pa vedeti, kako bo to vplivalo na njihovo
vsakodnevno delo. V nadaljevanju povzemamo napotke za obveščanje uporabnikov o
prenosu elektronske pošte kot to predlaga Microsoft (2011, str. 166-171), ki jim dodajamo
še nekaj lastnih nasvetov. Podobno velja za spremembe pri ostalih storitvah.
5 tednov pred zagonom v živo vsem managerjem sporočimo, da bo organizacija
uvedla pisarniško rešitev v oblaku, kaj to pomeni ter kdaj in kako bo potekalo.
Pojasnimo razloge za uvedbo in izpostavimo prednosti, ki naj jih predstavijo tudi
svojim podrejenim.
4 in 2 tedna pred prenosom vsem uporabnikom sporočimo, kdaj bo njihov poštni
predal prenesen in zakaj je to potrebno. Če morajo sami kaj storiti pred prenosom,
jim damo natančna navodila za to, prav tako opozorimo na morebitne spremembe
po prehodu. Če je potrebno, naj si navodila shranijo na računalnik ali natisnejo.
1 teden pred prenosom ponovno opozorimo uporabnike, do kdaj imajo čas postoriti
vse potrebno za prenos njihovega poštnega predala. Opišimo jim predviden časovni
potek prenosa podatkov in dodamo povezave na navodila za uporabo novih storitev.
25
1 ali 2 dni pred prenosom uporabnikom napovemo, kdaj točno se bo začel prenos
njihovih podatkov ter približno kdaj in kako bodo lahko dostopali do novega
poštnega predala. Sporočimo jim telefonsko številko in elektronski naslov, kjer bo
dosegljiva pomoč uporabnikom.
Po zagonu v živo obvestimo uporabnike o uspešnem prenosu podatkov in jim
sporočimo navodila za nadaljnje delo. Še enkrat izpostavimo prednosti nove rešitve
in se jim zahvalimo za sodelovanje.
Izobraževanje uporabnikov pomembno vpliva na uspeh projekta in kasnejšo učinkovito
uporabo tehnologije (Guimaraes, Staples, & McKeen, 2003, str. 48). Bolj se je potrebno
posvetiti ključnim uporabnikom, ki bodo kot ambasadorji po uvedbi spodbujali uporabo
nove pisarniške rešitve in pomagali drugim. Za manjše skupine ostalih uporabnikov je
smiselno organizirati kratke delavnice, vsak dan eno. Pri tem moramo upoštevati posebnosti
uvedbe in dejanske potrebe teh uporabnikov (Morel, Alves, Cadet, & Lemberger, 2011, str.
202-203).
6.3.5 Prenos podatkov in zagon v živo
Prenos podatkov je najbolj občutljiva faza uvedbe, zato je prej potrebno skrbno načrtovanje,
obveščanje uporabnikov in če je le mogoče tudi testiranje s pilotnim projektom. Prenos
običajno izvedemo ponoči ali čez vikend, da je čim manj moteč za uporabnike.
Glede na načrt projekta sledi zagon v živo – vseh storitev v okviru rešitve hkrati za vse
uporabnike ali pa postopoma, zagon le nekaterih storitev za izbrane uporabnike. Takrat še
enkrat preverimo, če vse deluje po pričakovanjih in nudimo vso potrebno pomoč
uporabnikom. Projekt uvedbe zaključimo z evalvacijo in podpisom prevzemnega zapisnika,
če je pri uvedbi sodeloval zunanji izvajalec.
6.4 Vzdrževanje in podpora
Za samo delovanje in posodabljanje pisarniške rešitve v oblaku skrbi ponudnik, najemnik pa
mora spremljati zanesljivost delovanja in izpolnjevanje pogodbenih zavez ponudnika.
Vzdrževalna dela ali spremembe v funkcionalnostih ponudnik običajno najavi dovolj vnaprej,
da se lahko najemnik na to pripravi in obvesti uporabnike, če je potrebno.
Tudi po uspešni uvedbi pa je potrebno zagotavljati ustrezno podporo uporabnikom, če česa
ne znajo ali pride do napake pri delovanju storitev. Za to lahko do neke mere skrbi lasten
oddelek IT ali zunanji izvajalec, v primeru večjih težav pa to osebje praviloma odpre
podporni zahtevek neposredno pri ponudniku, ki zagotavlja pravilno delovanje rešitve.
26
7 UVAJANJE REŠITVE OFFICE 365 NA EKONOMSKO-POSLOVNI FAKULTETI
MARIBOR 5
Univerza v Mariboru je že leta 2009 začela resno razmišljati o uvedbi pisarniške rešitve v
oblaku za vse svoje študente. Pogovori so potekali z več ponudniki, šele proti koncu leta
2010 pa so bile premagane vse tehnične in vsebinske prepreke, da se je pričela pilotna
uvedba na eni izmed članic univerze. Po dogovoru z vodjo Računalniškega centra Univerze
v Mariboru in dekanom fakultete, je Ekonomsko-poslovna fakulteta (krat. EPF) za svoje
študente uvedla pisarniško rešitev v oblaku Microsoft Live@Edu.
Več kot leto po uspešni pilotni uvedbi rešitve Live@edu, še vedno niso bili izpolnjeni vsi
pogoji za uvedbo rešitve na nivoju celotne Univerze v Mariboru, Microsoft pa je rešitev
Live@edu nadomestil z rešitvijo Office 365 Education. Na EPF so zato za študente uvedli še
Office 356.
Proces uvajanja in tudi storitve v okviru rešitev Live@edu in Office 365 se bistveno ne
razlikujejo, zato v nadaljevanju vzporedno predstavljamo uvajanje obeh rešitev in
izpostavljamo razlike med eno in drugo uvedbo.
7.1 Ekonomsko-poslovna fakulteta Maribor
Začetki Ekonomsko-poslovne fakultete Maribor segajo v leto 1959, ko je bila ustanovljena
Višja komercialna šola v Mariboru. Njen namen je bil zapolniti vrzel med srednješolsko in
visokošolsko ekonomsko izobrazbo. Leta 1963 se je Višja komercialna šola preimenovala v
Višjo ekonomsko-komercialno šolo (krat. VEKŠ), po kateri je bila šola znana po vsej Sloveniji.
Leta 1969 je postala prva in nekaj let tudi edina visoka šola v Mariboru. Dobra kadrovska
struktura in kakovostno delo učiteljev sta leta 1971 omogočila začetek izvajanja
podiplomskega študija, svoj formalni razvojni višek pa je VEKŠ dosegla leta 1989, ko je bila
razglašena za Ekonomsko-poslovno fakulteto. Od takrat do danes je fakulteta intenzivno
razvijala svoje dodiplomske in podiplomske programe in se internacionalizirala (Kocijan,
2008, str. 2).
EPF sicer spada pod okrilje Univerze v Mariboru, vendar ima še pet svojih organov, to so:
senat, akademski zbor, dekan, poslovodni odbor in študentski svet. V okviru dekanata, ki ga
vodi tajnica fakultete, pa delujejo (EPF, 2013c):
karierni center.
knjižnica,
služba za informacijsko in komunikacijsko tehnologijo,
služba za kadrovske, pravne in splošne zadeve,
služba za mednarodno sodelovanje,
služba za računovodstvo in finance,
služba za raziskovalno dejavnost in sodelovanje z gospodarstvom in
služba za študentske in študijske zadeve.
5 Večina poglavja je povzeta po internih virih Šole prihodnosti Maribor (2009-2013).
27
S povezovanjem raziskovanja in izobraževanja na področju ekonomskih in poslovnih ved,
EPF prispeva k celostnemu razvoju posameznikov in se vključuje v razvoj gospodarstva in
družbene skupnosti v nacionalnem in širšem evropskem okolju. Njena vizija je, da bo
odlična, na nacionalni ravni in v Podonavski regiji priznana in v globalni svet vpeta,
raziskovalno usmerjena ekonomsko-poslovna šola (EPF, 2013a).
Pri tem sodeluje 76 visokošolskih učiteljev in sodelavcev ter 33 strokovno usposobljenih
nepedagoških delavcev. Na dodiplomskem študiju se letno izobražuje približno 2.700, na
podiplomskem študiju pa približno 1.100 študentov. Skupaj je do sedaj poslovno kariero z
diplomo EPF tako pričelo že skoraj 30.000 študentov (EPF, 2013b).
Fakulteta je sodobno opremljena in sledi trendom na področju IT. Študentom je na voljo pet
računalniških učilnic in več kot 30 prosto dostopnih računalnikov, vzpostavljeno je brezžično
internetno omrežje Eduroam, vsem pa je omogočena tudi brezplačna uporaba licenčne
programske opreme podjetja Microsoft (Služba za IKT, EPF, 2013a).
Ob vpisu na fakulteto študentje dobijo enotno uporabniško ime in geslo za elektronsko
prijavo na izpite, v e-učilnice, računalnike, elektronsko pošto in ostale elektronske storitve
fakultete. Na osnovi Organizacijskega navodila o ravnanju z elektronsko pošto in obveščanju
uporabnikov, so na EPF že leta 2007 uvedli sistem obveščanja vseh študentov preko
spletnega portala in po elektronski pošti. Na elektronski naslov od takrat prejemajo vrsto
pomembnih obvestil in ga uporabljajo za komunikacijo med seboj in s profesorji (Služba za
IKT, EPF, 2013b).
Z najnovejšimi poslovnimi informacijskimi rešitvami se študentje še posebej seznanijo na
univerzitetni študijski usmeritvi Elektronsko poslovanje ter magistrski usmeritvi
Management informatike in elektronskega poslovanja. Njihova proaktivnost je bila eden
glavnih razlogov, da je za pilotno uvedbo bila izbrana prav EPF.
7.2 Ključni deležniki pri uvajanju
Zaradi kompleksne upravljavske strukture in heterogenosti ključnih deležnikov, so
izobraževalne organizacije precej specifične. Še posebej pri uvajanju rešitve Live@edu za
študente EPF, so zato vključili številne deležnike.
Najvišji akademski in strokovni organ Univerze v Mariboru, senat, sicer ni bil neposredno
vpleten v projekt, so pa morali upoštevati njihove sklepe in smernice v zvezi z elektronsko
pošto in strategijo univerze. Kot strokovni vodja in poslovodni organ univerze je s projektom
bil seznanjen rektor, še bolj natančno pa prorektor za informatiko.
Zelo aktivno vlogo je imel Računalniški center Univerze v Mariboru (krat. RCUM), ki na
univerzi skrbi za poenoten in skladen razvoj informatike in računalništva. Zagotavljajo
celovito, prilagodljivo in učinkovito informacijsko podporo članicam, vključno z
upravljanjem osnovne infrastrukture IT in storitvami za zagotavljanje dostopa do omrežja in
njegovih storitev, npr. elektronsko pošto. Vodja RCUM je tudi pomočnik glavnega tajnika
univerze (RCUM, 2013).
28
Eden ključnih deležnikov na EPF je bil dekan, ki vodi in zastopa fakulteto. Predvsem s
tehničnega vidika je bila vključena služba za informacijsko in komunikacijsko tehnologijo, ki
sicer skrbi za celotno računalniško infrastrukturo fakultete. Služba za študentske in študijske
zadeve je pomagala pri vsebinskih vprašanjih in obveščanju študentov. Kljub temu, da
sprememb za zaposlene ni bilo, so tudi oni bili seznanjeni o projektu, saj je nekoliko vplival
na njihovo elektronsko komunikacijo s študenti. Prav slednjim je rešitev v osnovi namenjena,
zato jih je bilo veliko vključenih v testiranja.
Pri uvajanju rešitve Live@edu se je izkazalo, da bi že prej in bolj aktivno morali vključiti
študentski svet EPF, kar so izboljšali pri uvedbi Office 365. Ker je v tem primeru šlo bolj za
nadgradnjo že vzpostavljene rešitve, to ni zahtevalo toliko sodelovanja z organi univerze.
Na RCUM še niso bili pripravljeni na uvedbo rešitve na nivoju univerze, nadgradnja pa je bila
potrebna, zato so nadzor nad tem projektom večinoma prepustili EPF.
7.3 Izbira pisarniške rešitve
Izbira ustrezne pisarniške rešitve za študente Univerze v Mariboru je trajala več let. Na EPF
so se o tem odločili hitreje, izbrali rešitev Microsoft Live@edu, in medtem ko na nivoju
univerze še vedno ni bilo vzpostavljene enotne rešitve, so na EPF že izbrali tudi Office 365.
7.3.1 Opredelitev potreb
Univerza v Mariboru je za svoje študente želela vzpostaviti celovito rešitev za komunikacijo
in sodelovanje. Uporabljali bi jo za obveščanje študentov, komuniciranje s profesorji,
izmenjavo dokumentov, delo na projektih, ohranjanje stika z nekdanjimi študenti, itd.
Najpomembnejša jim je bila zagotovitev dovolj velikega elektronskega poštnega