SAP Customer Success Story | Gas | Utengas Industrie Srl

Gestire il settore dei Gas con SAP Business One

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L’azienda necessitava di snellire, standardizzare e ottimizzare i processi di fatturazione automatica della messa in disposizione delle bombole a noleggio. La gestione avveniva attraverso fogli Excel aggiornati manualmente, procedura che richiedeva tempo e comportava un alto rischio di errore umano. Le procedure richiedevano troppo tempo e andavano ottimizzate, con gli strumenti informatici a disposizione non c’era margine di miglioramento.

Nome dell’aziendaUtengas Industrie SrlSettoreGas tecnici industriali, medicali, alimentari, frigorigeni, per uso subacqueo e sportivoServizi e/o prodotti fornitiProduzione Gas, noleggio bombole, collaudo e verniciatura, forniture impianti e attrezzature per gas e saldaturaFatturato3,5 milioniSito Webwww.utengas.itSoluzione SAP implementataSAP Business One con soluzione certificata specifica per il settore Gas MDB (messa disposizione bombole)PartnerBrain System S.r.l.

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Società operante dal 2001 a Gorle (Bergamo) nel settore dei gas tecnici industriali, medicali, alimentari, frigorigeni, miscele per uso subacqueo e sportivo. Nel 2002 la sede e gli impianti produttivi sono stati trasferiti a Comun Nuovo (Bergamo).

L’azienda opera nel settore dei Gas e offre servizi di ricarica bombole con acetilene, anidride carbonica, argon, aria, azoto, freon, miscele, ossigeno, elio, idrogeno. Oltre al servizio di ricarica e noleggio commercializza gas puri e miscele di gas certificate, offre attrezzature e materiali per utilizzo dei gas nei vari settori: saldature e taglio metalli, impianti medicali, impianti subacquei, inertizzazione, freddo, conservazione alimentare e bibite.

La società offre collaudi e verniciatura per i recipienti Gas.

Sia Utengas Industrie Srl che Utengas Srl possiedono la certificazione di qualità ISO 9001 rilasciata da IQNet e CISQ.

43%dei dipendenti

sono utenti SAP Business One

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La missione della Utengas Industrie Srl è fornire alla propria clientela prodotti e servizi integrati, nel rispetto delle loro esigenze con qualità, puntualità e affidabilità, confrontandosi con le più sofisticate tecnologie e competenze esistenti sul mercato, nella convinzione che lo sviluppo economico debba essere compatibile con l’ambiente.

L’attività della Utengas Industrie Srl è in questo senso orientata:• alla creazione di valore per gli stakeholders;• alla valorizzazione del fattore umano in quanto

elemento fondamentale e imprescindibile, attraverso un orientamento al benessere e alla crescita professionale dei dipendenti e dei collaboratori;

• alla promozione e attuazione al proprio interno di una sensibilità verso l’etica nei comportamenti;

• alla correttezza delle relazioni interne ed esterne come criterio fondamentale al quale uniformare ogni azione.

Le regole e i principi etici e di comportamento che, considerati sin dalla costituzione come una responsabilità sociale, improntano le relazioni della società verso il personale e verso i terzi e che, più in generale, caratterizzano lo svolgimento di tutte le attività societarie sono contenuti nel Codice Etico e di Comportamento che esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività aziendali assunti dai collaboratori.

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Perché SAP e Brain System

SAP permette all’azienda Utengas un’evoluzione nel tempo, una garanzia di affidabilità che prima, con il vecchio software non avevano. Brain System è stato riconfermato partner di Utengas per la sua riconosciuta competenza e professionalità dimostrata negli anni nella risoluzione delle esigenze legate all’IT dell’azienda.

“Con SAP Business One Utengas Industrie ha introdotto innovazioni come la gestione codici a barre che ci ha permesso di rintracciare i nostri contenitori del gas e migliorare i nostri processi di fatturazione, inoltre la contabilità analitica ci ha permesso di avere più chiara la situazione dei costi aziendali.”Graziano Frigeni, CEO, Utengas Industrie

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Il punto di maggiore attenzione nel passaggio a SAP è stato quello di strutturare SAP Business One, in particolar modo l’anagrafica articoli, in funzione della fatturazione sia del noleggio bombole che del Gas consumato.

• Modulo MDB: è stato analizzato e progettato il modulo con l’obbiettivo di snellire e semplificare il processo di fatturazione del noleggio, riducendo il tempo - uomo per gestire tutta la procedura.

• Integrazione con sistemi di tracciabilità specifica: è stato costruito un apposito modulo per l’allineamento delle anagrafiche e l’integrazione delle consegne e dei resi.

• è stata implementata la “tracciabilità del farmaco”, procedura obbligatoria nel mondo dei GAS medicali, richiesta dal ministero della salute italiana.

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In Utengas è stata implementata la soluzione SAP Business One (Amministrazione e Finanza, e Vendite e Distribuzione) e il modulo MDB (messa disposizione bombole) specifico del settore Gas, che comprende la gestione noleggio con contratti specifici, fatturazione automatica MDB e il connettore con sistema specifico di rintracciabilità delle bombole. Il connettore ha permesso la completa integrazione dei documenti di consegna e di reso. Sono stati implementati inoltre i documenti

normativi specifici, come per esempio la tracciabilità del farmaco. La soluzione SAP Business One ha permesso in maniera facile, e in tempi ridotti, di snellire i processi aziendali e automatizzare procedure che prima erano manuali. Attraverso l’integrazione con sistemi specifici per la tracciabilità delle bombole, che è del tutto trasparente all’utente, in Utengas oggi è possibile operare un’analisi della situazione dei lavori in tempo reale e dare risposte certe e in maniera rapida ai clienti.

“Da quando in azienda siamo passati a SAP Business One risparmio almeno tre giorni di lavoro che prima impiegavo in attività manuali. Oggi queste attività sono completamente automatizzate.”Alessia Valenti, Amministrazione Generale, Utengas

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Benefici

L’introduzione di SAP Business One ha permesso di integrare sistemi e funzionalità che risultavano avere una gestione separata e in alcuni casi manu-ale.

In termini operativi i benefici immediati sono stati la semplificazione e controllo della fase di fatturazione, l’integrazione con sistemi di tracciabilità specifica del settore Gas ha inoltre permesso di velocizzare le operazioni di consegna e reso di contenitori.

L’ottimizzazione dei processi ha avuto l’effetto di ridurre i tempi delle procedure amministrative.

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Sviluppi futuri

è prevista l’introduzione del Project Management per monitorare i costi del reparto ricerca e sviluppo.

Oltre ai costi di ricerca e sviluppo andranno monitorati i costi di produzione sia dei gas che dell’assemblaggio e ricarica delle bombole.

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