UVEDBA POSLOVNO INFORMACIJSKEGA SISTEMA V … · 2017. 11. 27. · for the introduction of...

Magistrsko delo

Organizacija in management informacijskih sistemov

UVEDBA POSLOVNO INFORMACIJSKEGA SISTEMA V TELEKOMUNIKACIJSKEM

PODJETJU

Mentorica: doc. dr. Mirjana Kljajić Borštnar Kandidat: David Kropf

Kranj, oktober 2016

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorici doc. dr. Kljajić Borštnar Mirjani za vso pomoč in podporo pri izdelavi magistrske naloge. Poleg tega se zahvaljujem tudi odgovornim osebam v podjetju, da sem lahko uporabil podatke.

POVZETEK

Hiter tehnološki razvoj, konkurenčnost, visoka pričakovanja kupcev in zunanjih partnerjev so tisto, kar lastnikom podjetja povzroča visok pritisk. Danes podjetje, ki ni pripravljeno oz. noče avtomatizirati poslovanja, ni konkurenčno na tržišču. Organizacije za celovito podporo in avtomatizacijo poslovnih procesov uporabljajo celovite programske rešitve (Enterprise resource planing systems ERP). To je celovita programska rešitev podjetja ,ki poskrbi za povezanost in delovanje podjetja. V nalogi obravnavamo uvedbo celovite programske rešitve v manjšem telekomunikacijskem podjetju X. Problem je zanimiv, saj v Sloveniji prevladujejo majhna podjetja, ki običajno nimajo dovolj sredstev (finančnih in kadrovskih) za uvedbo tovrstnih rešitev, nekateri pa niso pripravljeni oziroma imajo odpor do uvedbe novih tehnologij in sprememb procesov v podjetje.

KLJUČNE BESEDE: - celovita programska rešitev - avtomatizacija poslovnih procesov - organizacijska analiza - odprtokodni celovita programska rešitev »Odoo«

ABSTRACT

Technological development, competitiveness, high expectations of customers and external partners is what the owners of the company causes pressure. Company which is not ready or owners refusing to start business with automated processes is not competitive in the marketplace. To make work processes automated well and successful companies needs to start thinking about "ERP", Enterprise Resource Planning System which will help with process automatization. Distribution process management, supply chain management, services knowledge base, accounting and financial applications, lower purchasing costs, manage human resources and much more. To make such processes work well and successfully companies needs comprehensive software solutions to reach the goal. The problem which will be discussed in the present Master's Thesis is to solve the disorganization and non-automation processes in the telecommunication company X. We will focus on all areas. Such organization and management, finance, supply, and logistics, project management and more. The above mentioned problem is interesting because Slovenia has lots of small businesses that do not have sufficient financial resources for the introduction of Enterprise Resource Planning System, and some are not ready or have an aversion to the introduction of new technologies and changes in their business.

KEYWORDS:

- Business Management Software - Business process automation - Organizational analysis - Odoo Open Source ERP

KAZALO

1. UVOD ................................................................................... 1

1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA ........................................................ 1 1.2. PREDSTAVITEV OKOLJA ............................................................ 1 1.3. PREDPOSTAVKE ..................................................................... 2 1.4. METODE DELA ....................................................................... 2

2. TEORETIČNA IZHODIŠČA ............................................................. 3 2.1. INFORMACIJSKI SISTEMI ............................................................ 3 2.2. OSNOVE CELOVITE PROGRAMSKE PREŠITVE .................................... 4 2.3. IZBIRA ERP-SISTEMA ................................................................ 4 2.4. IMPLEMENTACIJA SISTEMA ........................................................ 4 2.5 PREDSTAVITEV ODPRTOKOdNEGA SISTEMA »ODOO« .......................... 5

3. UVAJANJE CELOVITE PROGRAMSKE REŠITVE ........................................... 7 3.1 OPIS ORGANIZACIJE ................................................................... 7 3.2 ANALIZA STANJA ....................................................................... 7

3.2.1 SWOT ANALIZA .................................................................... 9 3.3 NAMESTITEV PROGRAMSKE OPREME ................................................ 11 3.4 KONFIGURACIJA PROGRAMSKE OPREME »ODOO« ................................ 14

3.4.1 LOGISTIČNO-SKLADIŠČNI SISTEM ............................................... 14 3.4.2 PROJEKTNO DELO ............................................................... 16 3.4.3 VOZNI PARK ...................................................................... 20 3.4.4 EVIDENCA OPREME .............................................................. 21 3.4.5 OSTALI PROCESI .................................................................. 22

3.5 TESTIRANJE ............................................................................ 26 3.5.1 TESTIRANJE LOGISTIČNO-SKLADIŠČNEGA PODSISTEMA ..................... 26 3.5.2 TESTIRANJE PODSISTEMA ZA PROJEKTNO DELO ............................. 28 3.5.3 TESTIRANJE PODSISTEMA ZA VOZNI PARK .................................... 28 3.5.4 TESTIRANJE PODSISTEMA ZA EVIDENCO OPREME ............................ 29 3.5.5 TESTIRANJE OSTALIH PODSISTEMOV .......................................... 29

3.6 KRITIČNA ANALIZA UVEDBE .......................................................... 30 4. ZAKLJUČKI ................................................................................. 33 LITERATURA IN VIRI .......................................................................... 35

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede Magistrsko delo

David Kropf: Uvedba poslovno informacijskega sistema v telekomunikacijskem podjetju stran 1

1. UVOD 1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA Problem, ki ga bomo predstavili v magistrski nalogi, je odpravljanje neorganiziranosti v podjetju X. Stroški, ki nastanejo v podjetju in so posledica neurejenega poslovanja, lahko pripeljejo do prisilnega zaprtja. Podjetje si prizadeva, da bi v čim večji meri znižalo stroške, ki so povezani s poslovanjem podjetja. Zato predstavljamo rešitev z uvedbo celovite programske rešitve, s katerim imamo namen znižati stroške, povečati organiziranost med posameznimi notranjimi in zunanjimi oddelki ter s tem pridobiti zaupanje zaposlenih, ki bodo ta sistem uporabljali. Pri uvajanju celovite programske rešitve moramo biti še posebej osredotočeni na naslednjih pet oddelkov: kadrovska služba, projektno vodenje, montaža, logistika in nabava. Na kadrovskem področju je treba vzpostaviti kadrovsko evidenco oziroma sistem za evidenco zaposlenih, plač, stroškov dela in drugega. Vodenje projekta je glavna dejavnost podjetja in od tega so odvisni tudi vsi ostali oddelki. Celotno delo, ki se ga v podjetju opravlja, je potrebno pravilno koordinirati in zagotoviti, da bo za to delo zaposlenih zadostno število delavcev, da bo material za opravljanje dela na zalogi in da bo montažna ekipa seznanjena s postopki dela. Le na ta način bo zahtevano delo opravljeno kvalitetno in v dogovorjenem roku. V celotnem procesu se bomo osredotočili na povezano delovanje podjetja in kako zagotoviti optimalno komunikacijo med vsemi zaposlenimi. V interesu podjetja je, da se izboljša komunikacija med zaposlenimi in s tem organiziranost dela, ki ga je potrebno opraviti. Stroške je potrebno znižati na ta način, da bodo vedno na razpolago podatki, kaj potrebujejo in kaj že imajo. Glede na zgoraj navedene podatke domnevamo, da bomo z uvajanjem poslovno–informacijske rešitve rešili problem organiziranosti, vodenja, zalog in ostalih procesov, ki so pomembni za organizacijo.

1.2. PREDSTAVITEV OKOLJA Organizacija X se že več kot 10 let ukvarja z montažo telekomunikacijske opreme po vsej Evropi. Osredotočeni so predvsem na implementacijo GSM, UMTS, LTE, optične povezave elektro napeljav in druga dela, ki so pomembna, da integrirana oprema deluje. V podjetju se v zadnjem času bolj osredotočamo na implementacijo LTE-omrežja, ki je v zadnjih letih zelo popularno tudi v Sloveniji. Na slovenskem trgu imamo kar nekaj ponudnikov mobilnih storitev in konkurenca na tem področju je kar velika. Trenutno je v podjetju 20 zaposlenih. Od tega so trije zadolženi za celotno vodenje organizacije (finančni oddelek, logistični, kadrovski in seveda glavni in najbolj pomembni: projektno delo). Trenutno ima podjetje v Sloveniji registrirani dve poslovalni enoti, eno na Hrvaškem in tretjo v Švici, ki je trenutno v mirovanju. Namen podjetja je širjenje po Evropski uniji in postati konkurenčno na evropskem trgu.



1.3. PREDPOSTAVKE Predpostavili smo, da je možno s pomočjo uvedbe celovite programske rešitve v podjetju zagotoviti večjo organiziranost dela, zmanjšati stroške ter zagotoviti nemoteno delo v podjetju.

1.4. METODE DELA V magistrski nalogi bomo uporabili in spoznali teorijo s področja celovitih programkih rešitev različnih tujih ter domačih avtorjev. Prav tako bomo v nalogi uporabili praktična spoznanja, ki smo jih pridobili z delom v danem podjetju. Z vključitvijo lastnega znanja, ki smo ga pridobili v obdobju študija, bomo izdelali predlogo za uvedbo celovite programske rešitev. Osrednji del naloge je kritična analiza uvedbe celovite programske rešitve, ki temelji na SWOT-analizi. Je ena izmed najbolj priznanih analiz v poslovnem svetu. Omogoča nam analizirati štiri spektre: rednost, slabosti, priložnosti in nevarnosti. Namen analize je konstantno izboljševanje prednosti, odpravljanje pomanjkljivosti, izkoriščanje priložnosti, ki so ponujene, ter omejevanje nevarnosti. Izvedba magistrskega dela bo potekala v več korakih. Pregled literature, člankov, procesov, izdelava predloga za uvedbo rešitve ter implementacija testnega sistema, katerega namen bo postopno uvajanje vseh zaposlenih in posredno vpletenih strank, ki poslujejo s podjetjem. Uporabljena bo SWOT-analiza, metoda prototipiranja. V fazi analize obstoječega stanja bo izveden osnovni popis organizacije in strukture podjetja.



2. TEORETIČNA IZHODIŠČA

2.1. INFORMACIJSKI SISTEMI Avtorji Bancoft, Henning in Sprengel (2001) navajajo, da je informacijski sistem končna programska rešitev v katero je združena poslovni proces. Informaciski sistem uporablja bazo podatkov katera je vir vseh informacij in transakcij. Omogoča nam dostop do podatkov v realnem času. Kot navajajo avtorji Rockart, Earl in Ross (1996) obstaja več vrst informacijskih sistemov in sicer:

-transkacijski,

-sistemi za podporo pri odločanju,

-upravljanje podatkov in drugi.

Glavni namen informacijsega sistema je, da ljudje kontrolirajo celotni sistem za zagotaljanje kokovosti v delovnem procesu. Zato je pri informacijskem sistemu zelo pomembno, da združimo vseh 6 komponent brez katerih sistem ne more učinkovito delovati. Za celoto torej potrebujemo računalniško strojno opremo, v kateri so zavzete tako procesne enote, kot diskovna polja ter komunikacijske enote. Za informacijski sistem je prav tako pomembna programska oprema, brez katere bi bilo težko shranjevati vhodne in izhodne podatke. Sam sistem mora vsebovati podatke, brez katerih nebi imel funkcije. Sistem se sklicuje na podatke, ko nekdo poda zahtevek. Pri informacijskem sistemu je prav tako pomembno, da ima sistem postopke, katerih se je potrebno dosledno držati. Pri tem pa ne smemo pozabiti na ljudi kateri na koncu upravljajo in nadzirajo celoten informacij. Podjetje katero se odloči za nakup informaciskega sistema se morajo zavedati, da jih v projektu čaka veliko sprememb, novosti, izivov in težav. Zato je zelo pomembno, da si podjetje zastavi določena pričakovanja katera bi radi dosegli. Kovačič in Vuškič (1994) navajata, da je več razlogov zaradi katerih se lahko podjetje odloči za nakup informacijskega sistema. Eden izmed dejavnikov je uvesti nove poslovne strategije in s tem povečati uspešnost poslovanja. Globalizacija poslovanja je prav tako zelo pomembna, saj se mora podjetje truditi za povezanost s poslovnim okoljem. Zadnji strateški razlog je upravljanje s strankami in oskrbovalno verigo. Taktični dejavniki so med drugimi znižanje stroškov in učinkovitosti poslovih procesov. S tem pa povečati prilagodljivost poslovnih procesov tako s samimi procesi znotraj podjetja ter prav tako s svojimi kupci in dobavitelji. Cilj uvedbe informacijskega sistema je standardizacija in avtomatizacija delovnih procesov. To pa vpliva na povečanje kakovost procesnih aktivnosti, hkrati pa se poveča motiviranot zaposlenega kadra in širjenje novega znanja.



2.2. OSNOVE CELOVITE PROGRAMSKE PREŠITVE Celovita programska rešitev, sistem ERP (Enterprises resources planning system) je skupek tehnologije, procesov in podatkov, katerega namen je integracija in koordinacija informacij iz vseh poslovnih procesov v eno bazo podatkov. Poznamo različne vrste informacijskih sistemov: dokumentne, transakcijske, skupinske, managarske, sisteme za podporo odločanju in druge. Avtorja Monk in Wagner (2011) navajata, da so poslovni procesi iz več različnih vhodov in izhodov podatkov. To pa obsega poročila, napovedi, iz katerih lahko ugotavljamo, ali podjetje posluje v pravo smer. S pomočjo celovite programskre rešitve sistema imamo možnost integracije več procesov, tako od prodaje, marketinga, proizvodnje, logistike, računovodstva do ostalih procesov. Pri tem pa ne smemo pozabiti, da procesi niso odvisni sami od sebe, ampak je potrebno za uspešno delovanje vključiti tri glavne skupaj. V to spadajo tehnologija, procesi in ljudje. To pomeni, da je potrebno, da se vsi dejavniki prilagodijo in se neprestano prilagajajo med seboj.

2.3. IZBIRA ERP-SISTEMA Edmund (2000) navaja, da je pred začetkom postopka implementacije treba izvesti analizo zahtev, ki jih potrebujemo. V nekaterih primerih je zahtev veliko, zato jih rangiramo med ena in tri. Zahtevke se zapiše v predlogo za zahtevke, kjer se kasneje odloča o pomembnosti in kaj bo obveljalo. Zahtevke ponavadi podpisuje odgovorna oseba, ki je seznanjena s procesi v podjetju. Ko so zbrani vsi zahtevki za programsko opremo, jih je potrebno oceniti po pomembnosti. Glavni so zahtevki, pri katerih se srečamo so stroški. Vodilni kader zanima, ali bodo stroški po končani implementaciji upravičeni. Drugi zahtevek, ki se pojavi, je čas namestitve sistema, fleksibilnost programske opreme in njena prilagodljivost, prav tako pa je pomemben uporabniški vmesnik, saj z njim upravljamo vsak dan. Kar se tiče nadgradnje in posodabljanja programske opreme, mora ta biti dobro prilagojena, saj si podjetje ne more privoščiti konstantnega prilagajanja programske opreme s procesi dela. Programska oprema mora biti sestavljena tako, da posodobitve niso mesečne, temveč letne. Poleg tega je pomembna funkcionalnost, saj je podjetje pripravljeno plačati tudi več, da pridejo do željenega nivoja.

2.4. IMPLEMENTACIJA SISTEMA Avtorji Willcocks, Seddon in Shanks (2003) navajajo, da celovita programska rešitev poteka v več fazah: najprej je projektna faza, sledi faza konkretnih sprememb, faza vzponov in padcev ter zaključna faza. V projektni fazi je ekipa, ki je zadolžena za projekt implementacije, izdelave načrta oziroma modela, iz katerega bo postopoma potekala implementacijska faza. To pomeni skrbno načrtovane poslovne procese, tako pregled starih in prilagajanje novih procesov za delovanje. V tej fazi to pomeni izdelavo popolne strukture, iz katere je razvidna celotna struktura podjetja, zaposlenih in zunanjih povezav. Po zaključeni fazi dogovarjanja in prilagajanja procesov se uredi okvirna dokumentacija, iz katere se nato preide v fazo implementacije.



V tej fazi prihaja do sprememb in prilagajanj. Implementacijski proces mora potekati s konstantnim napredkom s čim manjšimi zamudami in napakami. V nasprotnem primeru se lahko vodstveni kader odloči, da se postopek uvajanja poslovnega sistema zamrzne. Kot navajata avtorja Dahlen in Elfsson (1999), da je jedro celovite programske rešitve centralna baza podatkov. Namen le-te je zagotavljati različne načine uporabe podatkov. Od začetka do danes je osnovni koncept celovite porgramske rešitve ostal nespremenjen. Na koncu vsakega celovitega sistema je pomembna funkcionalnost. To pa lahko dosežemo le tako, da na samem začetku implementacije postavimo dobre temelje. Skozi postopek se lahko pojavljajo napake, ki jih je potrebno hitro in učinkovito odpraviti. To podjetja navadno popravijo s pomočjo zunanjih izvajalcev ali pa z usposobljenim kadrom znotraj podjetja. Schlamberger (1999) povdarja, da je pri vplejavi celovite programske rešitve potrebno uvesti način, kateri bo povezoval več dejavnikov. Dobra komunikacija in sodelovanje med vsemi udeleženci tega projekta je ključ do dobrega poslovnega rezultata. Poznavanje poslovnih procesov, cilna zagnanost, dobra organizacija dela ter dobro vodenje pa so tisti pomembni dejavniki, ki podjetju daje uspeh. Stroški, ki nastanejo pri projektu, so relevantni in odvisni od vsakega projekta posebej, zato se stroški ne morejo ocenjevati vnaprej, ampak za vsak projekt posebej. V fazi korenitih sprememb (Shakedown phase) je trenutek, v katerem je veliko stresa, odločitev in sprememb, ki jih podjetje prenese oziroma preživi ali pa opusti projekt celotne implementacije. Uspešno je zaključena, ko je nov sistem stabiliziran in s tem stari sistem odpuščen, vsi uporabniki povezani na nov sistem in ustrezno usposobljeni za njegovo uporabo Morebitne težave lahko nastopijo v primeru, ko vodja projekta ni seznanjen s celotno sliko dela. Saj glavni namen vodenja je spodbujanje in usmerjanje ekipe do končnega cilja, ki je uspešna uvedba celovite programske rešitve. V naslednje koraku sledi zaključna definicija procesov ljudi, opreme in vseh drugih dejavnikov, zaradi katerih smo lahko podvrženi morebitnim padcem. V ta sklop spadajo nadgradnje sistema, strojne in programske opreme. Poleg pregleda strojne in programske opreme je potrebno izdelati načrt za izdelavo poročil, katerih namen je celovit pregled nad sistemom in organizacijo podjetja. Ko je projekt implementacije poslovno-informacijskega sistema uspešno vzpostavljen, lahko izdelamo končno poročilo.

2.5 PREDSTAVITEV ODPRTOKODNEGA SISTEMA »ODOO« Avtorja Pinckaers in Gardiner (2009) v svoji knjigi navajata, da odprtokodni sistem »Odoo« prejšnji (Open ERP) ponuja že od samega začetka modularnost in razvojno



sodelovanje. Ker je sistem od nekdaj odprtokoden, ponuja veliko funkcionalnosti, za katere podjetja ne rabijo plačevati licenc. Izkušnje so prav tako pokazale, da ni več potrebno izvajati mesečnih izobraževanj, kajti sistem je strukturiran tako, da je namenjen za takojšno uporabo. Sistem »Odoo« ima glavno jedro, na katerega se vežejo ločeni moduli, s katerimi si podjetje razširi programsko opremo tako, da zadovoljijo njihove potrebe. Moduli so že vnaprej pripravljeni za uporabo. Kljub temu pa omogočajo prilagajanje do potankosti in s tem omogočijo popolno prilagoditev delovnega procesa in programske opreme. Avtor Noorani (2014) navaja da je osnova sistema odprtokodna in je napisana v programskem jeziku Python (višji objektno usmerjen tolmačeni programski jezik). Zaradi enostavne stukture programskega orodja je primerno za hitra prilagajanja posameznim podjetjem. Z več kot dva milijona zadovolnjih uporabnikov in 3000 že v naprej pripravljenih programshi modulov je sistem postal skozi leta zelo popularen. Poslovne aplikacije imajo možnost popolne spremembe primarnih nastavitev, med katere spadajo: projektno delo, finance, knjigovodstvo, skladiščenje, prodaja in še drugi.

Slika 1: Ekranska slika uporabniškega vmesnika »Odoo« Kot je razvidno iz Slike 1, ima programsko orodje veliko izbiro modulov, za katere se odločimo, ali jih potrebujemo ali ne. Ampak do koraka, ko se odločimo, kaj potrebujemo, je potrebno narediti osnovni pregled: kaj potrebujemo in kaj je primarna dejavnost. Program ima že vnaprej veliko modulov, ki so nastali v dolgih letih razvoja in truda veliko posameznikov. Med najbolj popularne spadajo: vodenje projekta, upravljanje odnosov s strankami, skladiščenje, prodaja, spletna prodaja, urnik, vozni park in še veliko drugih. Glavna prednost sistema »Odoo« pred drugimi je, da sistem lahko deluje kot storitev. Za to ne potrebujemo strežniške podpore in s tem povezanih stroškov. Sistem je za podjetje postal zanimiv, ker je celotna programska koda odprtokodna. To nam omogoča, da sistem prilagodimo lastnim potrebam podjetja. Tudi s stališča licenc in licenčnih pogojev je zgoraj navedeni sistem veliko bolj prijazen in prilagodljiv podjetju. Celotna integracija sistema se izvede modularno po sklopih, ki so za podjetje prioritetni. Tehnologija, ki stoji za sistemom, se konstanto posodablja in izboljšuje, kar omogoča uporabnikom sistema nemoteno delovanje. Sistem je



prilagodljiv tako organizaciji z 2 zaposlenima kot tudi organizaciji s 300 zaposlenimi.

3. UVAJANJE CELOVITE PROGRAMSKE REŠITVE 3.1 OPIS ORGANIZACIJE Organizacija, v kateri se bo izvedla implementacija odprtokodnega celotvitega programske rešitve, ima v času rednega dela 15 zaposlenih, v poletnem času, ko se podjetje prijavi na večje razpise, pa tudi do 40 zaposlenih. Primarna dejavnost podjetja je gradnja objektov oskrbne infrastrukture za elektro in telekomunikacijsko opremo. V 10 letih delovanja je podjetje pridobilo prepoznavnost po celotni Evropi, saj z zaposlenimi v podjetju skupaj ustvarjajo konkurenčnost tako pri načinu dela kot v samem podjetju. V največji meri se projektna dela odvijajo s področja telekomunikacij, med te pa spadajo:

GSM BTS (Ericsson, Siemens, NSN),

UMTS BTS (Ericsson, NSN),

MW (Ericsson, NEC, NOKIA),

REPETITORJI (Andrew, PowerWave) in

Huawei.

Pri svojem delu je podjetje izpopolnjeno v preciznost in natančnost, saj oprema v večini primerov dosega tudi do milijon evrov vrednosti, kar pomeni, da mora biti previdnost in natančnosti pri samem rokovanju z opremo ena izmed glavnih kompetenc zaposlenih. Podjetje je na trgu konkurenčno zaradi fleksibilnosti in hitrega procesa izvedbe montažnega dela.

3.2 ANALIZA STANJA Struktura podjetja je razdeljena tako, kot je razvidno iz Slike 2. Podjetje vodi direktor, ki je zadolžen za celotno vodenje, tako za finance, projekte, zaposlovanje in druge procese. V podjetju so zaposleni vodja logistike, vodja projekta in vodje ekip. Vodja logistike je zadolžen za nemoten proces dobave telekomunikacijske opreme kot tudi nabave vse potrebne opreme, ki jo podjetje potrebuje za delovanje. Projektni vodja skrbi, da bo delo, ki ga razdelil vodjem ekip, opravljeno. Pri tem sodeluje z vodjo logistike in direktorjem. Vodje ekip dnevno koordinirajo delo in usklajujejo delo med ekipami. Ko je delo na terenu opravljeno, ekipni vodja odda poročilo vodji projekta. Vendar pa v praksi delo poteka lahko tudi drugače, kot smo zgoraj navedli. Sama organizacija dela se lahko hitro spremni. To pa je odvisno od zunanjih dejavnikov, kot so na primer napaka na telekomunikacijski opremi, sprememba poročil in zadolžitev. Celotna komunikacija med zaposlenimi, ki se izvaja, je ustna in le v nekaterih primerih preko elektronske pošte.



Sklepamo, da prihaja do pomanjkljive komunikacije med posameznimi oddelki in prav tako izogibanju odgovornosti posameznikov določenemu dela, ki jim je bil dodeljen. To pa se pozna na kvaliteti opravljenega dela ter na resnosti podjetja.

Slika 2: Struktura podjetja (Vir: Arhiv podjetja X)

Slika 3: Shema delovanja podjetja (Vir: Arhiv podjetja X) Iz Slike 3 je razvidno, da je podjetje organizirano projektno/matrično. Projektni vodja, vodja logistike in direktor so v neprestani povezavi, tako preko elektronske pošte kot tudi preko telefona. 90 % komunikacij, ki jih v podjetju opravijo, poteka po telefonu, šele nato sledi elektronski predal in nato morda še kakšne druge oblike, ki so obvezne zaradi morebitnih zunanjih vplivov. Problematika, ki jo



želimo izpostaviti, je komunikacija med vodilnimi znotraj podjetja in podatki, ki jih dobavitelji telekomunikacijske opreme potrebujejo za vnaprejšnjo poročanje kupcu mobilne tehnologije. Drugi del problematike je logistika oziroma vodenje skladišča in inventura izdelkov. Problem nastane, ko je potrebno poizvedeti, kakšno je število nekih produktov. Podrobneje bomo problematiko opisali v poglavju konfiguracija programske opreme, kjer bo točno razvidno, kje se pojavi težava in s čim jo nameravamo rešiti. Pri tem bomo upoštevali logistiko, projektno vodenje, vozni park, nabavo, usklajevanje zaposlenih in še ostale rešitve, ki jih bomo prilagajali na podlagi pripomb in komentarjev vodilnih kadrov v izbranem podjetju.

3.2.1 SWOT ANALIZA Eden od načinov, da ugotovimo, ali je uvedba določene celovite programske rešitve za podjetje smiselna ali ne, je, da opravimo kritično analizo na podlagi SWOT. Na ta način lahko ovrednotimo različne dejavnike (notranje in zunanje), ki vplivajo na uspešnost uvedbe. V nadaljevanju so prikazani dejavniki, ki sta jih v SWOT-analizi predlagala Wanare in Mudiraj (2014). Pri prednostih v SWOT-analizi lahko trdimo, da infrastruktura predstavlja napredno celovito programsko rešitev, ki omogoča celovit pregled nad delovanjem. Razporeditev dela je jasna in dobro definirana. Visoka efektivnost pomeni učinkovitost delovnega procesa kakor tudi učinkovitost pri samem delovanju sistema in njegovem administriranju. Standardizacija procesov podjetje vodi v poenotenje in delni samonadzor, izveden po posameznih fazah s končno kontrolo. Varovanje informacij znotraj sistema je ključnega pomena, o čemer morajo biti podučeni vsi zaposleni. Vpogled in uporaba ključnih informacij pa morata biti omejena na določene uporabnike. Za primere zlorabe ali izgubo informacij morajo biti pripravljene varnostne kopije in varnostni načrt povrnitve podatkov v sistem.



Slika 4: SWOT-analiza (Vir: Wanare in Mudiraj, 2014) Skozi SWOT-analizo (Slika 4) ugotavljamo, da med glavne prednosti spada infrastruktura, ki je za podjetje velikega pomena. Omogoča boljši pogled na delo, razporejanje dela, celovitejši pogled na probleme, s katerimi se podjetje srečuje. Pri tem se lahko pojavijo tudi slabosti. Med bolj vidnimi in opaznimi so stroški tako implementacije kot vzdrževanj. Navadno tudi primanjkuje znanja in ljudi, ki so pripravljeni sodelovati in pripraviti načrt za spremembe. Pri priložnostih smo ugotovili, da bo sistem omogočil centralizacijo podjetja, upravljanje oskrbovalne verige, strategijo za izboljšave tako pri sami infrastrukturi kot pri samem delu. Priložnost se bo pojavila tudi pri učinkovitejši komunikaciji s poslovnimi strankami in z integracijsko povezavo med podjetjem in zunanjimi partnerji. Kot pri vsaki infrastrukturi se pojavljajo tudi nevarnosti, brez katerih ni možna vzpostavitev sistema. Kar se tiče varnosti, je potrebno konstanto skrbeti za zaščito in delovanje sistema, drugače čez čas celovita programska rešitev postane ranljiv. Počasna rast pomeni, da je treba intenzivno uporabljati in dopolnjevati sistem do takšne mere, da bo efektivnost dela na nivoju, ki ga vodilni v podjetju zahtevajo. Treba je skrbeti za konstantno odpravljanje napak, saj ne želimo kopičiti napak sistema, ker si s tem samo zvišujemo stroške. Z vidika podjetja pa je treba poskrbeti, da se zaposleni v podjetju temeljito pripravijo na procesne spremembe in s tem tudi na nov način dela. Skozi SWOT-analizo smo ugotovili, katere so prednosti, slabosti, priložnosti ter nevarnosti, in iz tega bomo izhajali tudi pri implementaciji sistema. Wanare in Mudiraj (2014) navajata, da organizacija, ki želi preživeti na trgu, mora uporabljati napredna programska orodja, da dosežejo standard pri delu, ki ga opravlja. Ker je proces uvajanja celovite programske rešitve dolgoročen in stroškovno visok, se ga je potrebno lotiti previdno in premišljeno. Po končani analizi se lahko vodilni v projektu implementacije odločijo, ali se bo projekt



nadaljeval ali se ovrže. Zaradi tega je zgoraj omenjena analiza še kako pomemben korak pred začetkom dejanske implementacije. Kavčič (1999) pove, da je Organizacija tista, katera poskrbi za dober kader, kateri je sposoben obvladovati spremembe. Ta mora poskrbeti za dobro izvajanje dokumentacije v podjetju. S tem pa je prav tako potrebno poskrbeti, da stroški uvajanja celovite programske opreme ne presežejo določene vsote, katera je bila dorečena. Sekvenčno uvajanje po poposnih procesih prav tako ni dobra izbira. Rezultati SWOT-analize so pokazali, da:

omogoča zanesljivo organizacijsko in informacijsko strukturo,

visoko učinkovitost dela,

širši pogled nad delom, ki ga je potrebno opraviti,

da je potrebno spremljati trg dela,

zagotavljati redna izobraževanja zaposlenih in

stremeti k izboljšavam na vseh področjih v organizaciji. Na podlagi navedenih spoznanj smo se v podjetju odločili za implementacijo odprtokodne celovite programske rešitve »Odoo«.

3.3 NAMESTITEV PROGRAMSKE OPREME Na podlagi kritične analize smo se odločili za izbiro celovite programske rešitve »Odoo«, ki je zadovoljil vse potrebe organizacije. Spodaj bomo opisali celoten postopek implementacije sistema. Namestitev celovite programske rešitve bo potekala v več korakih. Predpostavimo, da je strojna oprema, ki jo potrebujemo za integracijo celovite programsek rešitve že pripravljena in se lahko prične namestitev sistema »Odoo ERP«.

Slika 5: Postopek namestitve "Odoo 9"



Slika 6: Postopek namestitve in konfiguracija Pri samem postopku namestitve (Slika 6) je potrebno upoštevati in določiti informacije, ki jih bomo kasneje uporabili za dostop in upravljanje sistema. Potrebno je vnesti naslov za dostop (»hostname«), vrata (»port«) za dostopanje, potem sledi glavno skrbniško uporabniško ime in geslo. Sam sistem ne zahteva velike tehnične zmogljivosti. Vse, kar je potrebno, je skrb za nemoteno in neprekinjeno delovanje sistema. Ko so vse konfiguracije nastavljene, sledimo korakom namestitve tako, da izberemo gumb »Next«. Zatem sledi dokončna namestitev sistema (Slika 7) na izbrano lokacijo na disku.



Slika 7: Zaključevanje namestitve sistema

Slika 8: »Odoo 9«-uporabniški vmesnik Po končani namestitvi preko bližnjice odpremo programsko orodje »Odoo« (Slika 9), kjer nato sledijo nadaljnja prilagajanja in konfiguracije. V sklopu namestitve je potrebno temeljito preveriti in dokumentirati namestitvene postopke, uporabniški račun, dodatne varnostne zaščite tako za sam strežnik kot tudi programsko orodje. Potrebno je zagotoviti varnost podatkov in samega sistema. V to je vključeno tudi arhiviranje podatkov na neko varno mesto, morda v oblaku ali pa na sekundarno diskovno polje, s katerega lahko v danem trenutku dobimo potrebne podatke.



3.4 KONFIGURACIJA PROGRAMSKE OPREME »ODOO« Pri konfiguraciji programske opreme se bomo osredotočili na več področij. Kot smo že predhodno navedli, se v podjetju pojavlja glavna problematika v procesu logistike in projektnega dela. S tema dvema deloma je dejansko povezano celo podjetje in brez njih ne more funkcionirati. Poleg omenjenih področij se bomo osredotočili na organizacijo in vodenje voznega parka, evidenco zaposlenih, nadzor in kontrolo nad orodjem, ki se ga uporablja za delo, in morda še kaj drugega, kar bo podjetje v testni fazi opazilo, da manjka oziroma, da bi se dalo izboljšati.

3.4.1 LOGISTIČNO-SKLADIŠČNI SISTEM Glavni cilj tega procesa je vpeljati sistem sledljivosti opreme, ki jo imamo v skladišču na zalogi. S tem zagotavljamo nemoten proces dela, kar predstavlja hitro odzivnost in fleksibilnost podjetja. Ko najprej v programskem orodju nastavimo sledljivost izdelkov, lokacijo skladišča, ki je trenutno v uporabi, moramo določiti dodatne specifikacije izdelka z vnaprej določenimi atributi. Ko uredimo glavne nastavitve, se lotimo vnosov izdelkov.

Slika 9: Zaloga materiala Iz Slike 9 je razviden pregled materialov v skladišču. V želenem trenutku je možno izvedeti, kakšna količina določene opreme se nahaja v skladiščih in kaj bo potrebno kmalu naročiti.



Slika 10: Vnos izdelka v bazo Iz Slike 10 je razvidno, da je pred vnosom izdelka potrebno izpolniti določene informacije o izdelku. Najprej določimo, ali se izdelek sme prodajati naprej ali ne, nato sledi vrsta izdelka, ali je morda storitev ali je produkt. Nato sledi interni sklic, za tem črtna koda, prodajna cena, stroški, enota mere za porabo in nabavna enota mere. Po končanem vnosu posodobimo količino, ki jo imamo v skladišču, in shranimo izdelek v bazo.

Slika 11: Izdelava pravil za oskrbo materiala V podjetju je prihajalo tudi do nekontrolirane porabe določenega materiala. Zaradi tega smo se odločili, da uvedemo minimalno količino, ki mora biti vedno na voljo. S tem si namreč zagotovimo minimalne zaloge materialov, ki so še vzdržne za opravljanje vseh dnevnih aktivnosti. Preden ustvarimo pravilo za oskrbo materiala, je potrebno določiti, katere izdelke potrebujemo, kolikšna je minimalna zaloga, ki jo potrebujemo v skladišču, kolikšna je največja količina ter dobavni rok izdelka, ki ga podjetje naroči.



Slika 12: Pregled nad inventurami Kot je razvidno iz Slike 12 imamo celosten pregled nad inventuro, kolikšna je zaloga in kdaj se je nazadnje preverjalo. S tem si zagotavljamo kontrolo v skladišču. Pri konfiguraciji programske opreme za skladiščno-logistični proces smo poskrbeli za nadzor. Zagotovljeno je vodenje zalog, sledljivost izdelkov, dobavnim časom od naročila do prejema in na urejen način pregled nad inventurami in stanjem v skladišču.

3.4.2 PROJEKTNO DELO Pri projektnemu delu je potrebno upoštevati več različnih procesov. Eden izmed najpomembnejših je montaža telekomunikacijske opreme, ki je razdeljena v tri cikle: predinštalacija, inštalacija in zaključek del (SWAP). Drugi del, ki je prav tako pomemben, so dokumentacija in seveda ostala dela, kot so ogledi lokacij, sestanki in druga opravila, s katerimi se podjetje pri delu srečuje. Za izboljšanje evidence vodenja projektnega dela smo uporabili rešitev, ki omogoča natančno vodenje in sledljivost aktivnosti. Tako je na Sliki 13 prikazano, kako se doda nov projekt dela.

Slika 13: Kreiranje projekta



Kot je razvidno iz Slike 14 imamo trenutno izdelana dva projekta, ki sta v začetni fazi. Iz nadzorne plošče ugotovimo, da imamo pri prvem projektu nič nalog in nobenih kritičnih napak. Pri drugem pa ugotovimo, da imamo 4 naloge, ki jih morajo opraviti določeni zaposleni v nekam časovnem obdobju. Poleg tega je opazno, da je pri eni izmed danih nalog prišlo do napake.

Slika 14: Postopek poteka pri projektnem delu Slika 14 prikazuje postopek poteka pri projektnem delu. Projektni vodja dodeli določene naloge posameznikom, ki jih morajo opraviti. Pri tem pa ima vodja projekta celovit pogled nad celotno sliko projekta. Prav tako je vidno, ali je projekt v določeni fazi dokončan v celoti, delno ali pa je prišlo do napake oziroma do neke zadeve, zaradi katere se delo ne-more opraviti. V samem sistemu je to označeno z barvami nad imenom nalog.



Siva barva pomeni, da je v izvajanju, zelena pa, da je naloga uspešno opravljena. V primeru, da na montaži sistema pride do napake, se to vnese v sistem, kjer nadrejeni nato ukrepajo. V primeru, da pride do napake, je to vidno iz nadzorne plošče. Odpremo zavihek »Issues«, kjer nato opazimo, kje, na kateri lokaciji je prišlo do napake. Na Sliki 15 je nazorno prikazano, kako poteka proces v primeru, da pride do napake. S tem si zagotovimo podatke, do kakšnih napak prihaja na določenih lokacijah montaže telekomunikacijske opreme. Postopek prijave težave je preprost: vodja ekipe odpre sistem, odpre dani projekt, doda napako s klikom na »Create«, nato doda podatke, komu je napaka namenjena, in pomembnost napake glede na izvedbena dela. Nato izpolni še ostale podatke in odda zahtevek. Na podlagi tega zaposleni preverijo in uredijo problem, ki je nastal.



Slika 15: Prikaz in dodajanje napake

Skozi podpoglavje uvajanje sistemske podpore v procesu projektnega dela smo prišli do naslednjega zaključka. Glavna problematika, ki je nastajala v procesu projektnega dela, je bila sledljivost opravljenega dela in napake, ki so nastajale na določenih lokacijah montaž. Programsko okolje sedaj omogoča temeljito evidenco nad vsemi projekti, ki se izvajajo v podjetju. S tem smo si zagotovili večjo efektivnost tako pri delu na terenu kot pri nadrejenih, ki so zadolženi za evidenco opravljenih del, in s tem veliko bolj natančno planiranje za vnaprej. Sistem nam omogoča, da projektni vodja uredi plan, ga nato pošlje vodjem ekip in nato posredujejo povratno informacijo o opravljenem delu. Preko sistema potrjujejo in sporočajo, v kateri fazi montaže so (predinstalacija, instalacija ali SWAP). Prav tako je možno potrditi, ali je določena faza montaže opravljena ali



pa ni opravljena. V kolikor pride do napake, se o tem prav tako obvesti preko sistema. Ko je to v sistemu zabeleženo, nadrejeni poskrbijo in v čim krajšem možnem času odpravijo napako. S tem smo zagotovili enostavno dodajanje in urejanje projektov, visoko sledljivost napak in nalog pri posameznem projektu. Zagotovili smo organiziran način dela tudi pri obsežnem projektu, kjer je organizacija in informacija v danem trenutku izrednega pomena.

3.4.3 VOZNI PARK Za podjetje je vozni park zelo pomemben, vendar je to za podjetje lahko velik strošek. Tako s samo amortizacijo vozil kot tudi z rednimi servisi, zavarovanji in seveda stroški, ki nastajajo zaradi goriva. Vsak dodaten in nepotreben kilometer nam pa s tem povišuje stroške, ki jih imamo. Zaradi teh težav je smiselno uvesti nadzor nad voznim parkom, kajti le tako imamo popoln pregled nad vozili, kdo jih upravlja, za kašne namene in kakšno je njihovo stanje. Le na ta način lahko planiramo menjavo oziroma servis vozil, ki so na voljo. Zaradi zgoraj navedenih težav bomo vpeljali nov sistem vodenja voznega parka, v katerem bomo vodili celostno evidenco voznega parka podjetja.

Slika 16: Vodenje in nadzor voznega parka



Skozi implementacijo sistema za vodenje voznega parka smo upoštevali naslednje specifikacije:

Pregled nad vozili.

Evidenca kilometrine.

Stroški, ki nastajajo zaradi goriva.

Stroški, ki nastanejo, in stroški, ki se ponavljajo.

Možnost pregleda vseh stroškov, ki so povezani z voznim parkom. V prvem delu smo poskrbeli za temeljit pregled nad vsemi vozili, ki se uporabljajo v podjetju. Mednje spadajo najeta vozila, lastna vozila, viličar. Nato smo poskrbeli za evidenco in kontrolo nad prevoženimi kilometri in seveda s tem povezanimi stroški za gorivo. Poleg vsakodnevnih stroškov in evidenc je potrebno imeti nadzor nad stalnimi stroški, to so stroški vzdrževanja vozila, stroški zavarovanja, stroški najema in drugo. S tem smo omogočili temeljit pregled nad vozili, pogodbami, ki so sklenjene, evidentiranjem kilometrov, dnevnikom porabe goriva za vozila in servisnim dnevnikom vozil. Tako smo pridobili celoten pogled poročil za nastale stroške pri vodenju in organiziranju voznega parka.

3.4.4 EVIDENCA OPREME Za implementacijo sistema, za inventuro opreme v podjetju, smo se odločili, ker ni bilo jasno oziroma se ni vedelo, kje se oprema nahaja oziroma kdo je odgovoren zanjo. S tem smo pridobili evidenco opreme, ki jo ima podjetje nenehno na razpolago.



Slika 17: Inventura opreme, ki je v podjetju S pomočjo evidence opreme je možen natančen in celovit pregled nad opremo, ki jo ima podjetje na razpolago. Programski dodatek omogoča dodajanje in urejanje opreme, ki je v podjetju. Oprema se nato dodeli posameznim članom ali oddelkom. S tem ko se oprema popiše, imamo celovit pregled nad uporabo in potrošnjo. V primeru, da pri določeni opremi pride do tehnične težave, se s pomočjo zahtevka zahteva popravilo. S tem si prav tako zagotovimo sledljivost opreme ob morebitni zamenjavi.

3.4.5 OSTALI PROCESI Pri uvajanju ostalih procesov se bomo osredotočili na sledljivost prisotnosti zaposlenih, pregled dogodkov v skupnem koledarju ter beležnico, v katero si zaposleni beležijo opravila Za tem sledi še poslovno socialno omrežje, ki je namenjeno obveščanju in informiranju zaposlenih, in med zaposlenimi o novih informacijah ter dogodkih, ki jih čakajo ali so bili že opravljeni. Po drugi strani pa podjetje potrebuje integrirano rešitev za shranjevanje podatkov in možnost deljenja med zaposlene in občasno tudi med drugimi podizvajalci ter kupci. Zaradi tega se bomo osredotočili tudi na to področje.



Slika 18: Analiza in evidenca prisotnosti Kot je razvidno iz Slike 18 imamo celovit pregled nad zaposlenimi, njihovimi prihodi, odhodi in analizo prisotnosti, ki si jo lahko prilagodimo tako, da je vidna samo za en mesec, dva, ali pa tudi samo za določeno število dni v mesecu. S tem smo zagotovili celovit pregled nad stroški dela v podjetju.



Slika 19: Pregled nad zahtevki Sistem za vodenje prisotnosti, odsotnosti (Slika 19) je nadzorna plošča, iz katere imamo pregled nad povzetki prisotnosti, zahtevki za proste dni in pregled nad odhodi zaposlenih.

Slika 20: Beležka Beležka (Slika 20) nam omogoča zapisati pomembne informacije, ki se jih ne sme pozabiti. V temu programu imamo tako vedno dostop do beležk, ki smo jih shranili. S tem si zagotovimo, da so vsi podatki zbrani na enem mestu, dostopni kadar koli in kjer koli, ko jih potrebujemo za pregled ali kontrolo oziroma, ko želimo po potrebi dodati nove podatke.



Slika 21: Interno družbeno omrežje S pomočjo internega družbenega omrežja (Slika 21) smo zagotovili večjo povezanost med posameznimi oddelki v podjetju. Vodje in vodilni v podjetju imajo sedaj celovit pregled nad delom, podjetjem in statusom. S tem smo si zagotovili izboljšano deljenje informacij, upravljanje s procesom odločanja in izboljšali smo povezanost z zunanjimi partnerji.

Slika 22: Centralizacija shranjevanja podatkov S tem, ko zagotovimo centralizacijo shranjevanja podatkov (Slika 22), omogočimo dostop do podatkov vsem tistim, ki jih pri delu potrebujejo kadar koli in kjer koli. Pridobimo veliko časa, saj ni potrebno posredovanje podatkov preko elektronske pošte do vsakega posameznika. Vsi podatki se nahajajo v enem arhivu, do katerega je urejen dostop.



3.5 TESTIRANJE Skozi fazo testiranja odprtokodne celovite programske rešitve »Odoo« bomo ugotavljali pravilnost delovanja. Preverili bomo delovanje in obnašanje vnosnih polj, s tem pa zagotovili, da bo sistem stabilen in primeren za uporabo. Testiranje bo potekalo na celotni ravni podjetja. Torej pri logistiki in skladiščenju, projektnemu delu, voznem parku in inventuri opreme.

3.5.1 TESTIRANJE LOGISTIČNO-SKLADIŠČNEGA PODSISTEMA Pri vodenju skladišč in dobave imamo v programskem okolju naslednje možnosti: Upravljanje zalog:

Izdelki.

Pravila oskrbe.

Popravki inventure.

Serijske številke.

Pakiranje. Poročila:

Pakiranje.

Vrednotenje zaloge.

Premiki zalog.

Napake oskrbe. Nastavitve:

Skladiščno poslovanje.

Izdelki.

Merske enote. Začeli bomo s testiranjem vnosov izdelkov. Programsko orodje od nas najprej zahteva vnos imena izdelka, za tem imamo možnost, ali se izdelek lahko prodaja ali pa je samo za lastno uporabo v podjetju. Ko uspešno vnesemo ime izdelka, je potrebno izbrati vrsto izdelka. Tu imamo možnost izbire, ali je to produkt, storitev ali kaj dodatnega. Za tem sledi interni sklic, po katerem lažje in hitreje najdemo produkt. Nato sledijo še dodatne vnosne maske: Splošni podatki:

Črtna koda.

Prodajna cena (če se izdelek lahko prodaja).

Enota mere (prodajana).

Enota mere (nabavna). Zaloga:

Interna kategorija.

Življenjska doba izdelka.

Čas uporabe izdelka.

Čas umika izdelka.

Datum opozorila.

Sledenje.



Prodaja:

Garancija.

Dobavni rok. Dodatno:

Postavke dodatnih lastnosti.

Beležke (za dodaten opis izdelka). Za vnosom izdelka sledijo pravila oskrbe. Tu določimo, kolikšna je najmanjša količina, ki je lahko v skladišču. V primeru, da vrednost preseže dovoljeno količino, nas sam sistem opozori na to, enako velja za minimalne količine, ki so v skladišču. Pri popravkih inventure imamo možnost preverbe količine izdelkov, ki so dejansko v skladišču, in kakšno je stanje v programu. Nato vidimo, kakšno je neujemanje. Ko opravimo inventuro, jo potrdimo. Za tem sledi izdelava elektronskega poročila, ki ga lahko tudi elektronsko shranimo. (Slika 18).

Slika 23: Generirano poročilo inventure Nato sledi vnos serijskih številk, po katerih vodimo sledljivost izdelkov. Za vnos imamo možnost izbire po serijski številki, internem sklicu, proizvodu in datumu kreiranja. Pri tem imamo možnost dodajanja datumov uporabe izdelka in datuma umika izdelka. Pri upravljanju zalog je še dodatna opcija, ki je zelo koristna. Pogosto se oprema pripravi že vnaprej in izvede pakiranje več izdelkov na eno paletno mesto. V pakiranje se nato vnese proizvode, ki so potrebni za določeno lokacijo, količino, status, ali je izdelek nov in ali gre morda za kaj starega. Nato sledi pri vodenju zalog še možnost izvajanja poročil, tako za sestavljene pakete, oprema za določene lokacije, vrednotenje opreme, ki se nahaja v skladišču, poročila o premikih zalog ter morebitne napake, ki so se pojavile pri



oskrbi materiala. Pri samih nastavitvah imamo možnost nastavitve tako sledenju serijskih številk kot pakiranju, črtni kodi, merske enote in drugo. Pri testiranju uporabniškega vmesnika za upravljanje zalog ugotavljamo, da deluje nemoteno in je primeren za uporabo. V naslednjem delu naloge sledijo še nadaljnja navodila in predlogi za izboljšanje. Vendar ugotavljamo, da sistem za vodenje skladišča in dobave deluje, kot je bilo pričakovano.

3.5.2 TESTIRANJE PODSISTEMA ZA PROJEKTNO DELO Projektno delo je v danem podjetju prav tako zelo cenjeno, saj brez pravilno pripravljenega načrta delo ne bo opravljeno tako, kot bi si želeli. Podsistem za vodenje projekta je sestavljen tako, da imamo preprost način za dodajanje novih projektov. Pomembno je namreč, da imamo več projektov v istem časovnem obdobju. Ko ustvarimo nov projekt, imamo možnost izbire naziva projekta, ali je projekt zaseben ali javen. Ko projektni vodja zažene aplikacijo, ima možnost izbire projekta. Nato sledi planiranje dela. Pri tem je potreben vnos naloge, ki jo je treba opraviti, ali lokacija dela, izbira projekta, dodelitev naloge določeni vodji ekipe ter terminski rok, kdaj mora biti naloga opravljena. V dodatnih informacijah se nahajajo povezave oziroma podatki, ki so potrebni, da se delo opravi tako, kot je predvideno. Tako ima vodja projekta nenehen vpogled, kako projekt in posamezne naloge napredujejo. Na podlagi tega lahko planira naloge vnaprej in vodi evidenco opravljenega dela. Ugotavljamo, da je podsistem za projektno delo točen in primeren za uporabo v podjetju. Glavni namen je vodenje evidence dela, kaj je bilo opravljeno in kaj ne, saj zunanji izvajalci zahtevajo vsakodnevno poročanje o napredku dela in to nam podsistem učinkovito omogoča.

3.5.3 TESTIRANJE PODSISTEMA ZA VOZNI PARK Vozni park je pomemben del podjetja. Pri projektnih delih v letu 2015 se je pokazalo, da velik del stroška povzroča prav vozni park podjetja. V začetku podjetje ni imelo točne evidence o vozilih, evidence o porabi goriva, niti evidence, kdo je voznik določenega vozila. Iz navedenih razlogov je uvedba podsistema za vozni park še kako pomembna, saj se bodo z vodenjem določenih evidenc zmanjšali tudi stroški voznega parka. Podsistem za evidenco voznega parka je sestavljen tako, da imamo ob odprtju takojšen pregled, kje se vozilo nahaja in kdo od zaposlenih je odgovoren zanj. V kolikor nas zanimajo podrobnejše informacije o vozilih, preprosto odpremo s klikom na ime vozila in dobimo celoten pregled. Med drugim imamo informacije o vozniku, lokaciji, številki šasije in informacije o samem vozilu (število sedežev v vozilu, moč motorja ...). Prav tako imamo pregled nad prevoženimi kilometri in porabo goriva. Pri voznem parku nam podsistem omogoča sledeče:

Pregled vozil.

Pogodbe vozil.



Odo-metri vozil.

Dnevnik porabe goriva vozil.

Servisni dnevnik vozil.

Stroški vozil Poročila:

Stroškov.

Predvidevani stroški na daljši rok. Evidentiranje v podsistemu voznega parka je brezhibno, saj nam omogoča takojšen celoten pregled nad vozili vidnega parka podjetja. Kot smo že omenili, je podsistem primeren za uporabo in omogoča natančen nadzor tako nad lokacijo vozil kot statusom vozila. S tem si zagotavljamo, da v primeru servisa vozila lahko planiramo najem začasnega vozila ali pa zmanjšamo obseg dela za obdobje servisa.

3.5.4 TESTIRANJE PODSISTEMA ZA EVIDENCO OPREME Podjetje si ne more oziroma ne sme privoščiti izgube določene opreme, zato je evidenca opreme, ki se nahaja v podjetju, zelo pomembna. Potrebno je imeti celovit in sistematičen pregled nad celotno opremo, ki se nahaja v podjetju, tako v operativi kot na terenskem delu. V podsistemu za evidenco opreme imamo možne kategorije, v katere nato dodajamo določeno opremo in jo dodelimo posameznikom, ki so zadolženi za njeno uporabo. V primeru, da se oprema pokvari, se izvede zahtevek za popravilo in zamenjavo. Nadrejeni oziroma oseba, ki je zadolžena za upravljanje z zahtevki, določi, kako bo potekal postopek za popravilo oziroma zamenjavo. Sistem nam omogoča:

Dodajanje nove opreme.

Dodajanje zahtevkov za popravilo. Pri dodajanju nove opreme v lastnino podjetja imamo možnost izbire imena, kategorije opreme in serijske številke, po kateri vodimo sledljivost. Poleg tega imamo možnost izbire, ali je izdelek namenjen za določenega zaposlenega ali določen oddelek, kjer je za opremo zadolžen vodja. V dodatnem opisu je možnost bolj podrobnega opisa opreme. Lahko se izpolnijo informacije o vrednosti izdelka in prodajalca opreme, saj lahko tako v primeru, da se oprema pokvari, lažje in hitreje poiščemo rezervne dele zanjo oziroma novo zamenjavo. Tudi ta podsistem v podjetju deluje brezhibno. Testno fazo tako zaključujemo. Skozi celoten postopek testiranja smo ob vnosu podatkov v polja ugotovili, da sistem deluje brezhibno.

3.5.5 TESTIRANJE OSTALIH PODSISTEMOV Pri ostalih podsistemih smo se osredotočili na implementacijo prisotnosti/odsotnosti, beležnici internega socialnega omrežja in centralizaciji shranjevanja podatkov na enem mestu.



Ugotavljamo, da je sistem prisotnosti/odsotnosti primeren. Ob vnosu nam beleži čas prihoda in odhoda, nato nadzorni preveri in potrdi prisotnost. Ko zaposleni zaprosi za bolniško ali dopust, sistem avtomatsko pošlje zahtevek nadzornemu, ki zadevo odobri ali zavrne. Sistem je v dobrem stanju, vendar bo potrebno sčasoma planirati elektronsko beleženje prihodov s pomočjo naprave in kartice. Seveda že obstajajo združljivi sistemi, tako da s tega stališča ne bo težav pri dograjevanju sistema. Pri beležnici smo hoteli, da vse ostane preprosto. Ko potrebujemo nov zabeležek, odpremo, dodamo in shranimo. In ko ga ne potrebujemo več, ga izbrišemo oziroma arhiviramo. Namen internega socialnega omrežja je med seboj povezati zaposlene z namenom informiranja vsakega posameznika o delu, ki se izvaja v podjetju, in zagotoviti večji pregled nad opravljenim delom. Trenutno sistem omogoča dodajanje kanalov. V vsakem kanalu so lahko specifični zunanji ali notranji sodelavci. Lahko imamo zasebne kanale ali pa javne, ki so vidni vsem v sistemu. Obstaja možnost direktnih sporočil med posameznimi uporabniki in zasebnimi kanali. Pri testiranju tega ugotavljam, da trenutno zadošča vsem potrebam v stanju, v kakršnem je, in ne bo potrebnih nadgradenj v krajšem času. Glavni namen pri centralizaciji podatkov je bil združiti podatke na enem mestu in kadar je to potrebno dostop do njih. Sistem centralizacije podatkov je trenutno še v testni fazi in ga bo treba prilagoditi v podjetju tako, da bo lahko v celoti služil svojemu namenu.

3.6 KRITIČNA ANALIZA UVEDBE Ker je zgornja celovita programska rešitev »Odoo« še vedno v razvojni fazi, imamo veliko možnosti za dodaten razvoj in popravke pri težavah. Trenutno aplikacija obsega nadzorovan način vodenja in nadziranja skladišča, vodenje projektnega dela, voznega parka ter evidence opreme. S tem smo rešili zastavljene probleme, ki so bili ključnega pomena v danem podjetju. Zato lahko trdimo, da smo cilj, ki je bil zastavljen, dosegli, in da je nadaljnji razvoj celovite programske rešitve »Odoo« dobro zastavljen. Za skladiščenje in vodenje celotne dobavno-logistične verige smo poskrbeli s sistemom, ki nam trenutno omogoča vse osnovne operacije, ki so nujno potrebne za nemoteno in hitro delovanje sistema. Sistem omogoča upravljanje zalog ter evidenčno vodenje prihodov in odhodov blaga. V sistem lahko dodajamo pravila oskrbe za določene proizvode na dnevni oziroma tedenski porabi. Poleg tega imamo popoln pregled nad izdelki, serijskimi številkami posameznih produktov in seveda možnost pakiranja več produktov pod eno pošiljko. Hkrati pa nas sam sistem opozarja, ko pride do napak pri oskrbi in inventuri zalog. Navkljub vsemu zapisanemu pa je treba poudariti, da obstajajo v sistemu določene podrobnosti in pomanjkljivosti, ki jih bo še potrebno odpraviti oziroma dopolniti. Eden izmed pomembnejših podatkov artikla je serijska številka in produktna koda. Enake produktne kode pa imajo različne serijske številke. Sistem



trenutno zazna le serijsko številko, ne upošteva pa pravila, da ima lahko več izdelkov isto produktno kodo. Ta podatek je pri skladiščnem sistemu zelo pomemben, saj omogoča poenostavljen način priprave ali pakiranja več izdelkov na eno paleto. Prav tako bo potrebno uvesti črtno ali grafično kodo s pametnim čitalnikom, ki bo imel možnost direktnega branja in prenosa informacij v sistem. Zaradi finančnih sredstev se bo uvedba skenerja izvedla s časovnim zamikom. Vodenje projektnega dela smo rešili na način, da imamo celovit pregled nad vsemi projekti, ki se izvajajo v podjetju, in s tem pregled nad opravljenim delom kot tudi napakami, ki jih je potrebno odpraviti v najkrajšem možnem času, oziroma ko je planirana odprava napak. Namen tega sistema je, da ima vsak projekt svoj postopek, po katerem se izvede in zaključi. Zato je sistem zgrajen tako, da ima vsak projekt možnost postavitve tako, da je prilagojen samemu projektu in načinu vodenja. S tem si zagotovimo organiziran način vodenja sistema. Tako tudi sistem ponuja odlično možnost pregleda nad nalogo, opravljenim delom in napakami ter tudi poročili o izvajanju in analizi opravljenega dela. Pri vodenju projektnega dela bo potrebno dodati še možnost priprave terminskih planov. Izvajalci namreč zahtevajo plan aktivnosti poteka dela in predviden termin zaključka projekta. Hkrati pa je potrebno upoštevati pri terminskem planu tudi rezervne termine za odpravo pomanjkljivosti ali okvare opreme. Vozni park podjetja je lahko v obdobju večjih projektov zelo velik strošek, saj je zelo težko imeti optimalno izkoriščenje posameznih vozil brez ustrezne evidence uporabe in trenutnega lociranja vozil. V ta namen smo začeli tudi z uvajanjem sistema za nadzor vozil. Sistem nam trenutno omogoča pregled nad vozili. Tu so nam na voljo informacije o lastništvu vozila, trenutnem vozniku avtomobila, pregled nad prevoženimi kilometri in pogodbami za najem vozil. Trenutno je za podjetje ta način evidence in vodenja sprejemljiv, vendar se v krajšem časovnem obdobju planira prenova in uvedba celovitega nadzora nad voznim parkom. S tem nameravamo uvesti celoten sistem s tako navigacijsko enoto, ki omogoča slednje vozila, spremljanje delavca na terenu, kakor tudi prihode in odhode k strankam. Prav tako je planirano uvajanje avtomatskih potnih nalogov. Trenutno se v podjetju izvaja postopek iskanja ponudnika za zagotavljanje sistema sledljivosti. Inventura opreme in osnovnih sredstev, ki so v lasti podjetja, je urejena z evidenco, ki nam omogoča sledljivost opreme tako po oddelkih kot tudi po zaposlenih. Tukaj smo ustvarili preprosto evidenco, ki nam omogoča celosten pregled nad opremo, nad zahtevki za zamenjavo oziroma popravilo opreme. Sistem je v celoti funkcionalen, edino kar bo potrebno dodati, je možnost dodajanja fotografije za posamezni ločeni izdelek, ker so sedaj združene. Velja bolj za kakšen delovni kovček z orodjem ali kakšno merilno opremo. Pri integraciji ostalih podsistemov, kot so evidentiranje prisotnosti/odsotnosti, beležka, interno socialno omrežje in centralizacija baze podatkov, smo že ugotovili, da delujejo. Določeni popravki bi bili potrebni pri evidentiranju prisotnosti, kar lahko dopolnimo z elektronkim evidentirnim sistemom delovnega



časa s pomočjo dodatnih registrirnih enot za beleženje. Za beležnico in centralizacijo podatkov pa trenutno ne vidimo potrebnih sprememb. Implementirana aplikacija nam že ponuja možnosti, ki so bile izražene na začetku. Aplikacija nam omogoča celovit pogled vodenja in organizacijo podjetja. Vsekakor pa je v vsakem področju in sistemu vedno prostor za izboljšave.



4. ZAKLJUČKI V nalogi smo obravnavali problematiko uvajanja celovite programske rešitve v podjetju X. V ta namen smo izvedli analizo stanja organizacije iz katerega smo ugotavljali pomankljivosti, šibke točke in prednosti ki jih ima organizacija pred tržno konkurenco. Na podlagi analize stanja in SWOT-analize smo se odločili za uvedbo sistema »Odoo«, s katerim smo dosegli večji pregled nad celotno delovno organizacijo. V podjetju obstaja veliko možnosti za nadaljevanje dela v velikem obsegu. Zato je zelo pomembno, da je sistem vodenja in organiziranja dela na celotni ravni urejen tako, da v primeru povečanega obsega dela delo ne obstoji zaradi zasičenja. Pri reševanju te težave smo se odločili, da bo za rešitev uporabljena odprtokodna rešitev »Odoo«. Kot pravita Magal in Word (2012), poslovni procesi in uvajanje teh v organizacijo nikoli ni bilo enostavno in preprosto. Pri tem je pomembno, kako začnemo in kakšnih postopkov se držimo. Prav tako avtorja navajata , da ni razlike v velikosti podjetja. Ali je podjetje veliko ali majhno, procesi imajo vedno posamezne faze, potrebno je samo pravilno pristopiti in jih urediti do take mere, da bodo v organizaciji čim bolj učinkoviti in uporabni. Kajti le tako je lahko delo opravljeno učinkovito oziroma, kot je to potrebno. Postopki uvajanja so različni, ampak najpomembnejše je to, da imamo organizacijsko strukturo, kajti šele nato se lahko lotimo drugih procesov (poslovni, informacijski, naročila, inventura, skladišče). Celovite programske rešitve, ki so na koncu vpeljane v podjetje, služijo veliko let in s tem omogočajo podjetju učinkovit in popoln nadzor in vodenje. Pri uvajanju sistema smo v prvi fazi razvoja upoštevali glavne funkcije, ki se izvajajo v podjetju. To so integracija, skladiščenje, logistika, vodenje projektov, pregled nad voznim parkom ter evidenca opreme, ki je v lasti podjetja. Prvi korak, ki je sledil, je bila analiza procesov po prioritetah. Zato smo se najprej odločili za proces skladiščenja in nabave. Zagotovili smo sistem, ki omogoča celovit pregled nad opremo v skladišču ter opremo, ki prihaja v skladišče. Drugi del problematike je bil izdajanje blaga iz skladišča in evidenca, kar smo se prav tako lično rešili, saj novi sistem omogoča vodenje materiala, ki je podjetju pred tem brez evidence uhajal iz skladišča. Skladiščno problematiko smo tako rešili in zagotovili vodenje, nadzor in sledljivost nad vso opremo. Pri projektnem delu smo uvedli sistem, ki nam omogoča temeljit pregled nad vsemi aktualnimi projekti v trenutnem izvajanju znotraj organizacije. Vodja projekta ima s tem celovit pregled nad delom, ki ga opravlja, istočasno pa ima večji pregled nad aktivnostmi. Vodenje je hitrejše, bolj učinkovito in bolj prilagodljivo. Poročanje naročnikom ali kupcu je v zahtevanem trenutku hitrejše, točnejše in bolj ažurno. Pri evidentiranju informacij voznega parka in opreme, ki je last podjetja, smo prav tako poskrbeli za temeljit pregled in evidence uporabnikov opreme in sredstev s podatki: kje se nahaja, kakšno je stanje opreme ter kdo je odgovoren zanjo. Sistem nam omogoča evidenco, iz katere so razvidne vse informacije, ki jih



vodstvo podjetja potrebuje za nadaljnjo planiranje pri delu in pri amortizaciji opreme ter pravočasni menjavi oziroma servisu. V magistrski nalogi smo opisali postopek izvedbe prve različice celovite programske rešitve. Za nadaljnji razvoj bomo reševali in dodajali nove zahtevke, ki bodo pripomogli k večji optimizaciji procesov, vodenju ljudi in organiziranosti odnosov med zaposlenimi in z zunanjimi partnerji.



LITERATURA IN VIRI Bancoft, N. H., Henning, S., & Sprengel , A. (2001). Immplementacija SAP R/3.

Greenwich: Manning publication CO. Dahlen, C., & Elfsson, J. (1999). An Analysis of the current and the future ERP

Marke, Masters Thesis Industrial Economics and Management. Stockholm: The Royal Institute of Technology.

Edmund, D. O. (2000). Enterprise Resource Planning Systems : Systems, Life Cycle, Electronic Commerce, and Risk. UK: Cambridge University Press.

F. Monk, E., & J. Wagner, B. (2011). Concepts in Enterprise Resource Planning.

Boston: CENGAGE Learning Custom Publishing. Kavčič, A. (1999). Teze in ugotovitve okrogle mize. Najboljše programske rešitve

in pravi izvajalci. Ljubljana: Revija Uporabna informatika. Kovačič , A., & Vintar, M. (1994). Načrtovanje in gradnja informacijskih sistemov.

Ljubljana: DZS. Magal, S., & Word, J. (2012). Integrated Business Processes with ERP Systems.

Danvers, MA: John Wiley & Sons, INC. Noorani, M. (18. Avgust 2014). Project Management. Pridobljeno 7. September

2016 iz Odoo Software Review: Overview – Features – Pricing: http://project-management.com/odoo-software-review/

Pinckaers, F., & Gardiner, G. (2009). Open ERP for Retail and Industrial

Management:Steps towards Sales, Logistics and Manufacturing integration. Rockart, J. F., Earl, M. J., & Ross, J. W. (1996). THE NEW IT ORGANIZATION.

Massachusetts: Massachusetts Institute of Technology. Schlamberger, N. (1999). Strategija informatike v Republiki Sloveniji. Zbornik

Posvetovanja Dnevi slovenske informatike 99 (str. 847). Protorož: Slovensko društvo Informatika.

Wanare, R. S., & Mudiraj, A. R. (2014). Study the Importance of SWOT Analysis on

ERP Implementation. International Journal of Management and Social Sciences Research, 33-36.

Willcocks, L., Seddon, P. B., & Shanks, G. (2003). Second-wave Enterprise

Resource Planning Systems : Implementing for Effectiveness. New York: Cambridge University Press.



KAZALO SLIK Slika 1: Ekranska slika uporabniškega vmesnika »Odoo« ................................ 6 Slika 2: Struktura podjetja (Vir: Arhiv podjetja X) ...................................... 8 Slika 3: Shema delovanja podjetja (Vir: Arhiv podjetja X) ............................. 8 Slika 4: SWOT-analiza (Vir: Wanare in Mudiraj, 2014) ................................. 10 Slika 5: Postopek namestitve "Odoo 9" ................................................... 11 Slika 6: Postopek namestitve in konfiguracija ........................................... 12 Slika 7: Zaključevanje namestitve sistema .............................................. 13 Slika 8: »Odoo 9«-uporabniški vmesnik ................................................... 13 Slika 9: Zaloga materiala ................................................................... 14 Slika 10: Vnos izdelka v bazo............................................................... 15 Slika 11: Izdelava pravil za oskrbo materiala ............................................ 15 Slika 12: Pregled nad inventurami ........................................................ 16 Slika 13: Kreiranje projekta ................................................................ 16 Slika 14: Postopek poteka pri projektnem delu ......................................... 17 Slika 15: Prikaz in dodajanje napake ..................................................... 19 Slika 16: Vodenje in nadzor voznega parka .............................................. 20 Slika 17: Inventura opreme, ki je v podjetju ............................................ 22 Slika 18: Analiza in evidenca prisotnosti ................................................. 23 Slika 19: Pregled nad zahtevki ............................................................. 24 Slika 20: Beležka ............................................................................. 24 Slika 21: Interno družbeno omrežje ....................................................... 25 Slika 22: Centralizacija shranjevanja podatkov ......................................... 25 Slika 23: Generirano poročilo inventure .................................................. 27

Date post:	23-Aug-2020
Category:	Documents
Upload:	others
View:	1 times
Download:	0 times

UVEDBA POSLOVNO INFORMACIJSKEGA SISTEMA V … · 2017. 11. 27. · for the introduction of...

Documents