+ All Categories
Home > Documents > V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015...

V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015...

Date post: 10-Sep-2020
Category:
Upload: others
View: 2 times
Download: 0 times
Share this document with a friend
19
St Leo E m SLH|MHC| V onard’s Ho mail | enquir Registe VSM| Candidate olunt ospice | 1 Tel ries@stleon ered Charity N Brief| Blue Key| Can for teer S 185 Tadcas | 01904 708 nardshospic No : 509294 | 06.15 ndidate B r the post Servic ster Road 8553 | Fax ce.org.uk | w Company Lim Brief t of ces M | Dringho | 01904 704 web | www mited by Guar anage ouses | YO 4337 w.stleonards antee No : 01 er ORK | YO2 shospice.or 1451533 June 24 1GL g.uk 2015
Transcript
Page 1: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

  

   

   

 

St Leo

E m

SLH|MHC|

 

V

onard’s Ho

mail | enquir

Registe

VSM| Candidate 

olunt

ospice | 1Tel 

ries@stleon

ered Charity N

Brief| Blue Key|

Canfor

teer S

185 Tadcas| 01904 708

nardshospic

No : 509294  |

06.15 

ndidate Br the post

 

Servic

 ster Road 8553 | Fax 

 ce.org.uk | w

  Company Lim

 

Brief  t of 

ces M

| Dringho| 01904 704

web | www

mited by Guar

 

anage

ouses | YO4337 

w.stleonards

antee No : 01

er 

ORK | YO2

shospice.or

1451533 

  June 

24 1GL 

g.uk 

2015 

 

Page 2: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  2

 Copy of Advert/Brief  

Volunteer Services Manager  

A fantastic opportunity awaits an enthusiastic, motivated  individual who  ideally possesses previous experience of either working with or managing volunteers, to join our Human Resources Team and lead  our  team  of  committed  and  dedicated  volunteers  who  work  at  the main  Hospice  site  on Tadcaster Road in York.   Our volunteers form an  integral part of our workforce and we recognise the  immense contribution that  they make  towards  the  care  provided.  Can  you  engage  with  volunteers  at  all  levels,  drive change,  actively  recruit  and  develop  volunteers  by  providing  on‐going  training  opportunities, incorporating both statutory/mandatory elements along with role specific training?   In  addition,  we  are  looking  for  someone  who  can  review  existing  processes  and  procedures, recommend changes and where appropriate,  implement new systems.   Ideally, you will have up to date and  relevant knowledge surrounding current developments  in volunteering. Do you have  the confidence and people skills to deputise for the Human Resources Manager, as and when required?    You will have excellent communication, organisational and  interpersonal skills, with a  real passion for ‘making a difference’ when it comes to supporting and engaging with our volunteers.  Is this the job for YOU?       

 Closing Date for Applications        Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon)  Interview Date            Tuesday, 4th & Wednesday, 5th August 2015     

(CV’s without an application form will not be accepted. No Agencies)  

Providing quality care for our patients, their families and carers is our purpose and at the centre of everything we do. Our staff and volunteers are our greatest asset and we require inspirational colleagues to join our team. St Leonard’s is a teaching Hospice offering an excellent environment to work in, outstanding employment conditions & benefits, great 

opportunities for development and huge job satisfaction. 

         

Page 3: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

CandidateVolunteerSt Leonard

 

 WelcomFrom th  June 201   Dear Ap 

Volunte Thank ybuilding The Hosof differ This  posordinatochallenglocal corecruitmbe  joininsocial ca Please taand decundersta Shortlistto intervplease cinstanceemail Saas soon  Once agLeonard  Yours sin    Martyn Chief Ex    

e Brief r Services Manad’s Hospice, Yo

me Letter e Chief Exec

15 

plicant 

eer Services

ou for your g on Tadcaste

spice recognirent roles acr

sition will  leors  as  well ging  role,  yommunity, enment processng the Hospare and educ

ake time to rlaration formanding of ou

ted candidatview. Howevcall 01904 70e  informing  tarah at Sarahas possible. 

gain thank yod’s. I look forw

ncerely 

Callaghan  xecutive 

ager rk 

utive – Mart

s Manager 

interest  in ter Road in Yo

ises the contross the orga

ead  and  supas  deputis

ou will not oncouraging  is is maintainice at a timecation.  

read the Canm.  You may ur work.  

tes will have ver if you wo08553 and asthe receptioh.Heaton@st  

ou for your iward to rece

tyn Callaghan

the Volunteeork.  

tribution maanisation fro

port  the woing  for  theonly be  respndividuals  toed includinge of significa

ndidate Briefalso wish to

the opportuould like to dsk to speak tonist  it  is abotleonardshos

nterest in theiving your a

 

n  

er Services M

ade by the loom patient re

ork  currentlye  Human  Reonsible  for o be  involveg providing bant change a

f and also doo look at oth

unity to lookdiscuss the pto Sarah Heaout  the Voluspice.nhs.uk

he post of Vopplication an

Manager pos

oyal volunteeelated roles t

y  undertakeesources  Mattracting  ined  in  the Hoboth trainingand opportu

ownload the er areas of o

k around thepost once yoaton, Humanunteer Servicand she will

olunteer Servnd possibly w

sition based 

ers who suppto support se

n  by  our  exanager  whenterest  in  vospice but alsg and on‐goinnity within t

application four website t

Hospice andou have readn Resources ces Manager return your

vices Managworking with

at the main

port staff in ervices.   

xisting  Volunen  requiredolunteering  fso ensuring ng support. the arenas o

form, guidanto give you a

d ask questiod the CandidManager, inr post.   Alter email/mess

ger and workh you in the f

 

3

n Hospice 

a variety 

nteer  Co‐.  In  this from  the a robust  You will of health, 

nce notes a greater 

ons prior ate Brief 

n the first rnatively sage/call, 

king at St future. 

Page 4: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  4

 

BACKGROUND & INTRODUCTION   Brief History  St Leonard’s Hospice was founded in 1985 and is proud to celebrate 30 years of serving the local community this year.  The founders were four Royal College of Nursing members whose initial thoughts and commitment in 1978 led to the establishment of a Steering Committee and formal appeal. The original Day Hospice opened in February 1984 and the In Patient Unit was completed in September 1984 with the first patient admitted in February 1985.  Over  the  following years  services developed,  fundraising  increased and  the building expanded.  In 2001  the superb  new  In  Patient  Unit,  education  facilities  and  office  accommodation  were  added  and  the  original building was completely refurbished.  Hospice@Home was established in 2010 to enable high quality Hospice care to be taken to the patient in their preferred place of care.  As well as the main site situated on Tadcaster Road, the Hospice has a number of retail operations.  The Retail Office is based in Acomb, along with two Hospice shops.  Further Hospice shops are located in Fulford, Haxby, Tang Hall, Scarcroft and Heworth all within the City of York.   The Hospice also has shops in Pocklington, Selby (2 units) and Sherburn.  In December 2013, St Leonard’s began a major capital refurbishment programme to ensure the in‐patient unit, day care and family care areas were  ‘fit for purpose’ for the future.   This work was completed  in December 2014 resulting in a very modern design and excellent comfort for both patients and visitors.    Mission Statement, Purpose and Care 

St Leonard’s Hospice is committed to caring for local people over the age of 18, regardless of sex, race, colour or  creed, who  have  active,  progressive  and  advanced  illnesses,  their  families  and  carers, without  personal charge, by: 

placing our patients at the centre of everything we do 

consulting and involving patients in decisions regarding their care 

recognising  that  our  patients  have,  in  addition  to  their  physical  symptoms,  emotional,  social  and spiritual needs that are addressed by a multi‐professional team 

maintaining and enhancing quality of life for patients and their families whenever possible  

providing bereavement support for families and carers after a patient has died  

developing  and  recognising  the  contribution  of  our  staff,  both  paid  and  voluntary,  sharing  our knowledge and skills through education, audit and research 

collaborating with other professionals and advisors to make a positive contribution to local healthcare strategy 

Governance  St Leonard’s Hospice  is a registered charity and company  limited by guarantee.  It  is governed by a Board of twelve Trustees under  the  leadership of  the Chairman – Mr Graham Millar. The Trustees are all volunteers coming  from  a  range  of  backgrounds.  The  Board  meets  five  times  per  year,  and  has  a  number  of  sub committees that report into it, namely:  

Governance  Finance   Investments  Human Resources  Fundraising, Retail & Public Relations  Service Development 

Page 5: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  5

Membership  Education 

 Executive Management Team 

 Chief Executive                  Martyn Callaghan Director of Clinical Services (Registered Manager)          Emma Johnson Medical Director & Consultant in Palliative Medicine          Bill Hulme Director of Finance & Corporate Services (Company Secretary & Deputy Chief Executive)Karen Johnson Director of Fundraising         Dawn Clements    The  strategic  and  operational management of  the Hospice  is  the  responsibility of  the Chief  Executive who works collaboratively with the Executive Management Team.   St  Leonard’s  Hospice  is  registered  under  and  inspected  by,  the  Care Quality  Commission.  The  Director  of Clinical Services is the Registered Manager and the Chief Executive is the Nominated Individual. Recent reports can be found on their website : www.cqc.org.uk  

SERVICES PROVIDED and KEY FACTS  All figures refer to the year starting 1st April 2014 ending 31st March 2015   Patient Care  In Patient Unit  A purpose built  in patient facility with 20 beds comprising  ‐ 2 x 4 bedded units with bathrooms, 12 en suite single  rooms. All  rooms are on  the ground  floor with views of a courtyard garden, grounds or  fields. Other facilities  include  an  admission  room,  office  accommodation  for  staff,  Sister’s  office,  seating  areas,  an independent wet room, two assisted bathrooms, beverage bay, a kitchen and storage areas.  Number of Patients cared for      250  DayCare  A large purpose built day care area catering for 14 patients, three days per week. Facilities include a large and small  lounge,  activities  area,  IT  facilities,  assisted  bathroom  &  toilets,  kitchen  and  dining  room,  and  a quiet/treatment room.  Number of Patients attended      131  Hospice@Home  A service working closely with the patients ‘primary care provider’ to enable patients to be cared for  in their preferred  place  of  care  at  the  end  of  life.  The  service  enables  patients  to  be  cared  for  at  home,  enables patients  to  be  discharged  rapidly  from  any  care  setting,  prevents  unnecessary  and  often  out  of  hours admission to acute settings and provides care if a patient requires a Hospice bed and one is not available.  Number of Patients cared for      431  Lymphoedema Clinic  A Specialist Nurse led service currently treating patients with lymphoedema relating to previous treatment and life threatening diseases.  Number of Patients        134   

Page 6: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  6

 Bereavement Service  A  service  led by qualified professionals working closely with highly  trained volunteers providing  support  for families and carers.  Number of Users of the Service      278  Our People    The Hospice employs 180 staff (full and part time, excluding bank staff) in a wide range of roles. We also have a loyal and hardworking team of 515 volunteers working in all areas of the Hospice including 265 that work in our shops. All staff and volunteers are either based at the Hospice, at the retail offices or in one of the retail shops.  Clinical Team Medics,  Nurses,  Care  Assistants,  Social Workers,  Spiritual  Care,  Bereavement,  Complementary  Therapies, Physiotherapy and Occupation Therapy, Education, Housekeeping and Activity Leader.    Corporate Team Administration, Finance, Information Communication Technology, Human Resources, Catering, Maintenance & Facilities, Volunteer Services, Health & Safety   Fundraising, Retail & Communications Team Fundraising  Team,  Retail  and  Shop Managers,  Receptionists,  Communication Manager,  Fundraising/Retail Vehicles Drivers  Finance  It  costs  just  over  4.5 million  a  year  for  the Hospice  to  continue  to  provide  its  services.   Over  75%  of  this expenditure  is people  related.   Whilst  St  Leonard’s  always  strives  to  achieve  a  ‘balanced budget’,  it  is not always possible to achieve this.  Hospice finances and resources are managed carefully and prudently. Due to good public support and efficient housekeeping  since  the Hospice opened, we are  in a position  to hold  reserves.   This allows  the Hospice  to continue to provide services during the years it experiences a deficit.  Approximately  27%  of  expenditure  is  covered  by  grants  from  local  Clinical  Commissioning  Groups.    The majority of this funding comes from the Vale of York Clinical Commissioning Group.  The balance of the money needed to run the Hospice is raised from voluntary incomes which includes: donations, fundraising activities, the weekly prize draw, Hospice shops and legacies.   Full copies of the accounts can be found on www.charitycommission.gov.uk then entering our charity number.   

All our services are provided without charge to our patients, their families and carers.  Commissioning & Geographical Area  The Hospice catchment area has a population size of 351,900 and  incorporates The City of York area where over  70%  of  our  patients  reside.  The  remaining  population  are  based  around  the  smaller  towns  of  Selby, Tadcaster,  Easingwold,  Pocklington,  Pickering,  Helmsley  and  Kirkbymoorside.  Its  catchment  extends  to Sherburn in Elmet near Leeds in the West, to Howden in the South, Pickering in the East and Easingwold in the North.  The NHS Vale of York Clinical Commissioning Group (VoYCCG) has a population of 337,500. The VofYCCG are the  main  commissioners  of  Hospice  services.  The  Hospice  also  provides  services  to  NHS  East  Riding  of Yorkshire Clinical Commissioning Group in Holme on Spalding Moor and Market Weighton coving a population of 14,400. 

Page 7: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  7

  

THE POST  Introduction  You  will  have  the  confidence  and  ability  to  work  with  volunteers,  including  active  involvement  in  the recruitment,  induction  and  training  processes  to  ensure  all  volunteers  are  fully  engaged  in  the  Hospice philosophy, values and expectations.  As  a  creative  individual,  you  will  have  the  ability  to  review  existing  processes  and  procedures,  suggest recommendations as to how existing systems may be changed and be comfortable with implementing change.  You  will  input  ideas  based  on  previous  experience  and  research  to  ensure  the  Hospice  is  following  best practice  and  innovation when  it  comes  to  developing  both  existing  volunteers  and  scoping  out  the  future requirements.    Working closely with both the Retail and Fundraising Managers, your suggestions relating to the recruitment of  future volunteers  to  complement and  support  staff will be  invaluable,  including  the  introduction of new volunteer roles.  Do you have the drive and enthusiasm to maximise the potential of all our volunteers and help to develop a generic management process, irrespective of the volunteer role and location?  Exciting  times  lie ahead, especially with developing a  sustainable volunteer  strategy  for  the  future. Are you ready for this challenge?  Excellent  communication  and  interpersonal  skills,  coupled  with  competency  in  Microsoft  Word,  Excel, Databases and Publisher are all key attributes within this role.                              

 

Page 8: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  8

 

JOB PROFILE 

 Post:        Volunteer Services Manager  Post Reference:      VSM06  Responsible to:      Human Resources Manager  Accountable to:      Chief Executive   

 JOB SUMMARY  

The  post  holder  will  lead  and  manage  the  Hospice  volunteers,  engaging  with  Heads  of Department to ensure volunteers recruited possess the right skills, experience (where necessary) and personal attributes to be able to make a real and positive difference to the people (patients, families, Hospice staff and departments) they are assisting.   

To ensure all processes and procedures are fully documented;  information and personal data  is stored correctly for the purposes of both Data Protection and Information Governance. 

  To actively promote volunteering at the Hospice out in the local community to attract as wide a 

representation as possible of the local demographic population.  

To deputise for the Human Resources Manager as and when required in a range of duties.   

To be the ‘people champion’ in respect of volunteers across the Hospice   To help develop and deliver a sustainable Volunteers’ Strategy for the future. 

   MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES  Volunteer Strategy  

1. To undertake a SWOT analysis, presenting findings to the Executive Management Team and Board of Trustees.  Use the SWOT analysis to scope out a strategic vision for volunteering at St Leonard’s Hospice, incorporating both current and future needs.  

2. To actively engage with the local community via a variety of means to actively encourage participation in volunteering at the Hospice. 

 3. Taking into consideration research from a variety of external sources to ensure future volunteers 

fairly represent the local demographic population (eg. To increase the proportion of male volunteers). 

 4. To actively develop volunteer roles to add greater value and contribution to the Hospice.  5. To design and circulate a volunteer  survey  to establish motivational aspects of volunteering at 

the Hospice.   6. To work  in partnership with the Human Resources Manager to develop a sustainable Volunteer 

Strategy for the future to be considered by the Executive Management Team.   

 

Page 9: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  9

Volunteer Co‐ordinators  

1. Line Manage the Volunteer Co‐ordinators, ensuring adequate cover is provided in the Volunteer Office at all times, which may include evenings and weekends.  

2. Ensure  that  all  administrative  tasks  in  connection  with  the  management  of  volunteers  is completed accurately and in a timely manner. 

 3. To plan volunteer rotas in conjunction with the Volunteer Co‐ordinators.  4. Ensure the Volunteer Co‐ordinators accurately input data into spread sheets, database, volunteer 

records etc.   5. To provide direction and support to any volunteer helping in the Volunteer Services Office. 

 Processes & Procedures/Record Keeping 

 1. Ensure  all  Hospice  Health  and  Safety  policies  and  practices  are  observed,  including  the 

completion  of  risk  assessments  and  seeking  guidance  and working  closely with  the Health & Safety Manager.   

2. Ensure all processes and procedures are ‘fit for purpose’ and fully documented.  

3. Ensure  all  existing  personal  information  stored  either  electronically  or  in  paper  format  on volunteers is accurate, with any unnecessary data deleted and disposed of confidentially.  

 4. Introduce and maintain new systems for the storage of volunteer information, including personal 

data.    Ensure  such  systems  have  an  appropriate  level  of  security  to  maintain  and  observe confidentiality in accordance with both Data Protection and Information Governance. 

 5. Capture  and  record  relevant  information  and  data  to  update  the  ‘key  performance  indicator 

dashboard’ on a monthly basis.  6. To prepare a  quarterly Volunteers Report for the Board of Trustees.  7. Report  on  an  annual  basis  to  the  Executive Management  Team  and  Board  of  Trustees,  the 

contribution made  by  the  Volunteers  and  highlight  areas  where  future  investment  may  be required. 

 Key Relationships 

 1. Develop good working relationships with existing and new volunteers. 

 2. To liaise and develop good working relationships with both the Retail and Fundraising Managers. 

To identify what requirements both retail and fundraising need in terms of volunteer support and to ensure individual volunteers possessing the right skill set are offered appropriate roles.  

 3. Raise awareness of the benefits volunteers can bring with Heads of Department. 

 4. To  work  in  partnership  with  and  maintain  existing  excellent  relationships  with  York  CVS  in 

promoting Hospice volunteering and understanding the dynamics of volunteering across the city of  York.    Become  an  active  member  of  the  Association  for  Voluntary  Services Managers  in Hospice and Palliative Care (AVSM), seeking guidance and contributing to discussion topics. 

 Review of Policies  

1. Review  existing  volunteer  policies,  recommending  changes  in  accordance with  legislative  and best practice guidelines. 

 

Page 10: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  10

2. Regularly  review  existing  volunteer  Job  Profiles,  ensuring  these  accurately  reflect  the  duties required of volunteers, with any specific responsibilities clearly detailed.  

 Recruitment 

 1. Maintain  a  robust  recruitment  process  to  ensure  there  are  adequate  numbers  of  volunteers 

available at all times to support all Hospice departments.  

2. Ensure all screening checks are completed  in a timely manner.   Review the current process and recommend changes where appropriate.   To maintain in regular contact with volunteers prior to commencing initial training. 

 3. Ensure  the Hospice Volunteer  recruitment process  takes  into account  the skills and knowledge 

required from specific departments when identifying potential volunteers.   

4. Analyse  the effectiveness of volunteer  recruitment campaigns, prior  to  recommending changes for future recruitment.  Review the current induction process for volunteers, ensuring volunteers receive appropriate orientation of the Hospice surroundings. 

 5. To provide talks to external groups (i.e. schools, colleges, university, community groups). 

 Training 

 1. Develop a Volunteer Induction Programme with support from the Human Resources Manager. 

 2. Liaise with Heads of Department to ascertain specific training requirements for volunteer roles.   

 3. Identify  and  arrange  for  appropriate  internal  training  to  be  provided  to  volunteers.   Where 

appropriate, deliver the training.   

4. Ensure  statutory/mandatory  training  is  delivered  to  all  volunteers  and  incorporate  this where possible into induction.  

 5. Evaluate  existing  volunteer  roles  with  Heads  of  Department  to  assess  future  changes  and 

training/development needs.  Human Resources  

 1. To work  in partnership with the Human Resources Manager to develop a sustainable Volunteer 

Strategy for the future to be considered by the Executive Management Team.  

2. To  assist  the  Human  Resources  Manager  where  necessary  with  general  staff  recruitment, including preparing candidate briefs, liaising with preferred advertising agencies to ensure ‘value for money’, arranging inductions programmes.  

 3. To prepare and deliver training to staff as and when appropriate.  4. To assist with project work, including updating policies.  5. To  assist where necessary with note  taking,  especially during  formal meetings.  In  addition,  to 

supporting the Human Resources Manager as and when necessary.  6. To deputise for the Human Resources Manager, as and when required. 

 7. To be a ‘people champion’, leading and developing not only volunteers but also staff. 

   

Page 11: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  11

General  

1. Monitor and evaluate all aspects of volunteer activity to ensure specific volunteer roles continue to ‘add value’, and remain efficient and effective. 

 2. Develop  and manage  a  range of  communication methods  to  communicate  effectively with  all 

volunteers taking into consideration the volunteers demographics, accessibility and ability to use social media [facebook, twitter] and electronic equipment [texting, emails, smartphones, tablets] in accordance with the Hospice Social Media Policy.      

 3. Take  an  active  leading  role  to  help  support  Heads  of  Department  in  circumstances whereby 

conflict  arises  between  a  volunteer,  member  of  staff,  patient,  relative,  visitor  or  Head  of Department. 

 4. Manage the Volunteer Services Department budgets. 

  5. Actively encourage and support volunteers to develop their skills and provide greater  flexibility 

across departments.   Other 

 1.  To positively promote, support and represent the Hospice.  2.  To participate in an annual performance review or appraisal.  3.  Attend all mandatory training or courses.  4.  To read and understand all Hospice policies and procedures.  5.  To be aware of personal responsibilities as defined by the Health & Safety at Work Act 1974.  6.  To maintain strict confidentiality in all matters relating to the Hospice, it’s business, patients 

and others.  7.  To undertake any other tasks, duties or responsibilities as required by the Chief Executive or 

line manager.  

 This Job Profile is an outline of responsibilities and will be subject to review with the postholder in light of the 

changing needs of the post and Hospice.                  

 

Page 12: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  12

PERSON SPECIFICATION Post:  Volunteer Services Manager        

Requirement  Essential Desirable 

Qualifications    

Good general education 

CIPD Qualified  Management & Leadership  Post School Qualification 

Experience & Skills 

Excellent ‘people’ skills Good analytical skills, including the 

interpretation of data  Able to review existing policies and 

procedures and implementing changes  Has the ability to assess future volunteer 

requirements  Ability to solve problems  Ability to make decisions  Excellent organisational skills  Ability to work under pressure  Attention to detail/accuracy  Able to manage and prioritise workload 

 

Human Resources experience at either an administrative or advisor level 

Working with and managing volunteers 

Working in the NHS, Local Authority or Third Sector 

Working in Partnership with other organisations 

Supervisory experience  

 

Education & Development 

Ability to prepare and deliver training 

Experience in Teaching or in the delivery of training 

Ability to speak to groups of people 

Be an active AVSM Member 

Communication  Proven interpersonal skills Ability to be sensitive and empathetic  Effective team player  Ability to communicate at all levels within the 

Hospice  

Personal  Integrity, discretion and be able to respect confidentially  

Courteous and respectful of others  Sense of humour  Enthusiasm  Confident  Excellent health & attendance record  Be able to work flexibly to engage with as 

many volunteers as possible  including working both on a weekend and during the evening  

IT  Competent user of Microsoft Word & Excel Experience of using databases, including data 

inputting and extracting data in the form of running reports.  

Experience of Publisher and Powerpoint 

Other Requirements 

Be prepared to assist with Hospice fundraising 

  

You must be able to demonstrate how you meet the essential or desirable requirements in your application form, supporting statement, documentation or evidence, interview presentation or during interview. 

Page 13: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  13

 

JOB DETAILS, BENEFITS & INFORMATION Post:        Volunteer Services Manager  Post Ref:      VSM06 

 Employment:      The ‘Employer’ is St Leonard’s Hospice, York.  Commencement:  The post will be available immediately or as soon as possible after offer of 

appointment.     Terms & Conditions:  The terms and conditions are those of St Leonard’s Hospice and reflect but 

do not  copy  those  conditions  found  in  the NHS Agenda  for Change.  The Hospice is not bound by any external pay and conditions arrangements. 

   Salary Range:  St Leonard’s Hospice Pay Scale        

Band 5 £21,692 (Pay Point 16) to £28,180 (Pay Point 23) per year (full time equivalent 37.5 hours) 

  Starting point is dependent on experience, knowledge and skills.   There is a gateway at £25,047 (Pay Point 20). Progression through 

the  gateway  is  dependent  on  evidence  of  significant  sustained additional workload & duties  and  specific  targets  and objectives being achieved.  

Not all posts allow for progression beyond the gateway point.   

Inflationary pay awards and incremental rises are not guaranteed.  

Salaries  are  paid  on  or  before  the  25th  of  each month  by  Bank Transfer. 

            Hours:        37.5 hours per week worked flexibly, including some weekend and evening 

working.     Annual Leave:   

Length of EmploymentWith Hospice 

Annual Leave, General Public Holidays, Statutory Days 

TOTAL 

On Appointment 27 days plus 8 days 

35 

After 5 years employment 

29 days plus 8 days 37 

After 10 years employment 

33 days plus 8 days 41 

      

Page 14: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  14

The leave year runs from 1st April to 31st March.  

In  support  of  our  commitment  to  ‘Life/Work  Balance’,  all  leave must be taken within the year it is allocated.  

Unused  leave or hours are  lost  if not used by agreement, by  the year end.  

Previous employment  (service) with any other employer will not count towards continuous service or holiday entitlement. 

  A maximum of two weeks leave may be taken together. Additional 

leave weeks may be requested.  Uniform:  There is no requirement to wear a uniform for this post. A dress policy is 

in place.  

Health Screening:  The  post  holder  will  be  required  to  undergo  health  screening  prior  to appointment.  This  is  usually  in  the  form  of  a  confidential  medical questionnaire. 

 Annual Performance Appraisal:  The  post  holder  will  be  appraised  annually  by  the  Human  Resources  

Manager.   Smoking Policy:  A  no  smoking  policy  operates  on  all  Hospice  premises  and  in  Hospice 

vehicles  for  staff  and  volunteers.    Staff  must  not  smoke  when  they represent the Hospice at events or functions. 

 Patients are permitted to smoke in a designated external shelter within the Hospice grounds subject to the policy.    

Vehicle Mileage Allowance  The Hospice pays  the  recognised HMRC Mileage Allowance Payments  for the purposes of business mileage.  The current rate is 45p per mile. 

           Pension:  If  currently  contributing  to  the  NHS  Pension  Scheme  or  eligible  to 

contribute within  the  last 12 months,  this  is  transferable.   For  remaining staff  there  is  the option of  joining a contributory group personal pension scheme.      St  Leonard’s  is operating  ‘auto enrolment’  in  accordance with Government Legislation.  

  Life Assurance:  A non‐contributory scheme (death in service) operates for all employees.    Healthcare Schemes:  There is the option of joining contributory schemes at advantageous rates.  

These are available to families of employees.       Sick Pay:  Entitlement to sick pay is in accordance with the following:  

During  1st  year  of  service  (and  after  completing  4 months  service)  one months full pay & two months half pay. During 2nd year of service two months full pay & two months half pay. During 3rd year of service four months full pay & four months half pay. During 4th & 5th year of service five months full pay & five months half pay. After completing 5 years service ~ six months full pay & six months half pay.  

Maternity Leave:  Is in accordance with statutory maternity/legal rights. 

Page 15: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  15

  Secondary Employment:  Any ‘other’ employment (paid or otherwise) must be agreed in advance, in 

writing with the Hospice Chief Executive.    

Gifts:  A Gifts Policy is in place.  Additional Income:  Any additional  income, rewards or gifts  in kind received whilst on normal 

Hospice duties/business is repayable to or paid directly to the Hospice.  Location:  St Leonard’s Hospice is located in an attractive rural/residential area to the 

South West of York with easy access to major road networks including the A64, A1/M1, A19, A59  and M62.  The Hospice  is  a  very  short walk  from Tesco, Askham Bar, a  ‘Park & Ride’ service operates close  to  the Hospice allowing  frequent  travel  to  the City Centre  and mainline  railway  station. Local buses stop immediately outside the Hospice entrance. 

   The Hospice has excellent modern facilities.     Base:  The  post  will  be  based  at  the  main  Hospice  site.  Excellent  office 

accommodation is provided for staff.     Employees:  The Hospice employs 173 staff (full and part time, excluding bank staff). We 

also have a  loyal and hardworking band of 446  volunteers working  in all areas  of  the Hospice  including  217  that work  in  our  shops. All  staff  and volunteers are based at  the Hospice, at  the retail offices or  in one of our eleven retail outlets. 

 Staff Benefits:      These  facilities are  found on  the Hospice site. Facilities at other premises         vary.  

High quality subsidised meals and snacks  Staff rest and bistro dining areas  Free beverages  Induction Programme  Peer, mentor, line manager and a wide range of other support  Good holiday entitlements  Clear Policies and Procedures  Access to the Internet for personal use at designated times  Training & Development Opportunities  Staff bulletins and meetings  Access to Complementary Therapies  ‘Open Door’ policy of Executive Team  Appraisal through annual performance reviews  Childcare voucher scheme  Opportunities to help with fundraising  Life assurance scheme  Occupational Health Service  Confidential staff counselling service 

 * the above list is not exhaustive, may not be available to all staff, and may be amended or changed without notice.   

 Period of Notice:     One month.  Probation Period:    Six months.    Offer of Employment:    Any offer of employment following interview is made subject to:  

Page 16: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  16

Receipt of References to a standard deemed acceptable by the Hospice. 

  Completion of all required documentation. 

  Photographic passport and driving licence evidence. 

  Disclosure & Barring checks. 

  Evidence of qualifications.  

  Evidence of the right to work and reside in the UK. 

  Medical Clearance from Occupational Health. 

  Satisfactory bank details to enable a bank transfer for salary 

purposes.  

A formal ‘offer letter’ being issued.  

Any of the above details or conditions may change without notice. Please check details with the HR /IT Administrator if successfully appointed to the post. 

                                     

Page 17: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  17

  

ORGANISATIONAL CHARTS   EXECUTIVE MANAGEMENT TEAM                                                

Chief Executive Martyn Callaghan 

Director of Fundraising Dawn Clements 

Director of Clinical Services 

Emma Johnson 

Medical Director & Consultant in Palliative 

Medicine Bill Hulme 

Director of Finance & Corporate Services 

(Deputy Chief Executive) 

Karen Johnson

Page 18: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  18

  CORPORATE SERVICES TEAM                                                   

Accounts Assistant

Accounts Administrator  

Deputy Facilities Manager 

Head Chef  Catering Team

HR/ICT Administrator 

Volunteer Services Manager 

Administrative Assistant

Accounts Manager 

Facilities Manager 

Health & Safety Manager 

Information Manager 

Human Resources Manager 

Volunteer Co‐ordinators 

Director of Finance & Corporate Services 

Chief Executive 

Maintenance Team

Accounts Administrator  

Page 19: V olunteer S ervic es M r · 2015. 6. 16. · Closing Date for Applications Friday, 10th July 2015 (12.00 Noon) Interview Date Tuesday, 4 th & Wednesday, 5 th August 2015 (CV’s

 Candidate Brief Volunteer Services Manager St Leonard’s Hospice, York 

 

  19

 

LIVING IN YORK and NORTH YORKSHIRE   The City of York   York  is  a beautiful Historic City, often  known  as  the  ‘Railway Capital’ or  the  ‘Chocolate City’. Many of  the traditional  industries have moved away making tourism the  largest  industry with over 3 million visitors each year. Manufacturing, wholesale and retail and health and social work are the main occupation areas.   The City has a unitary local authority, the City of York Council. It has joint responsibility with North Yorkshire County Council for the provision of the Police and Fire Services. The two councils together with many district councils are now working more closely together in a number of areas and especially with the health and social care agenda.   The  ‘City’ has a population of 181,000 and boasts city walls of 2.5 miles  in  length.  It  is compact and vibrant dominated by The Minister  and other historic buildings  and places of  interest. York  is  very pedestrian  and cyclist  friendly.  It has  a busy  shopping  centre, many  cultural  activities,  an  active nightlife,  good  theatres & cinemas,  leisure  facilities,  fitness clubs and golf courses plus a wealth of excellent restaurants. The Barbican Centre has re‐opened as a major entertainment venue.   North Yorkshire   North Yorkshire is a county of beauty and contrast. Together with York it is one of the safest places to live in the UK. North Yorkshire covers 3,000 square miles of mainly rural areas and has a population of 595,000. The county council is a 4 star performing authority.   North  Yorkshire  surrounds  the  City  of  York.  To  the West  is  the  Spa  Town  of  Harrogate,  Skipton with  its waterways and the Yorkshire Dales National Park.  To the North is Richmond a historic market town, Stokesley, the county  town of Northallerton and  the North York Moors  together with  the steam railway. The dramatic coastline in the East includes Scarborough, Whitby and Filey, where holiday makers and fish are in abundance. Finally, to the wild Yorkshire Wolds, and to the South, the market and ex mining district of Selby.   Each  town, district and area has  its own distinct  identity. There are hundreds of places of  interest  to  visit, National  Trust  properties,  theme  parks,  working  museums  and  gardens.  For  TV  lovers  the  settings  for Heartbeat, The Royal, James Herriot and Emmerdale are all within the area.    Location   York and North Yorkshire are very close to the main road/motorway networks of the M1, A1, and M62 together with A64, A19 and A59.   York Station is on the East Coast Mainline.  London (Kings Cross) can be reached in 2 hours.   Leeds Bradford International is the nearest airport approximately 1 hour from York with excellent national and international connections. Other local regional airports include Robin Hood at Doncaster, Durham Tees Valley in Teesside and Humberside in North Lincolnshire.   

  ©    2015     This document and its content are the copyright of St Leonard’s Hospice, York and the writer. 

    


Recommended