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Diplôme de conservateur de bibliothèque

Évaluation d’une intégration des bibliothèques d’UFR dans le Service Commun de la Documentation de l’Université

Jean-Marc Coval, Renée Gioanni, Pascal Krajewski,

Marielle Roffi, Dominique Stutzmann, Sarah Tournerie

Sous la direction de Christian Oll

ès

Tuteur ENSSIB

Remerciements Nous remercions le personnel du SCD d’Aix-Marseille 1 pour son accueil, en

particulier Mme Marielle Michel et MM. Philippe Besnié, Benjamin Gilles et

Georges Perrin pour l’intérêt qu’ils ont témoigné à notre projet.

Le panorama que nous avons pu dresser de la situation au sein de l’Université Aix

1 n’aurait pu être équilibré sans le temps et les entretiens que nous ont prodigués

un certain nombre de personnalités de l’Université (malgré leur emploi du temps

chargé et les difficultés liées au CPE) : M. Viviès, vice-président de l’université ;

Mme Batoux, directrice de l’UFR LAG-LEA ; M. Collomp, directeur de l’UFR

LACS ; M. Vauclair, directeur de l’UFR Psychologie ; M. Dutrait, directeur de

l’UFR ERALOS ; Mme Davier, directrice de l’UFR Géographie ; M. Laffon,

directeur de l’UFR Civilisations ; M. Hazzan, directeur du SCD d’Aix-Marseille 3.

Nous tenons également à remercier toutes les personnes ressources qui nous ont

fait profiter de leurs expériences et qui ont répondu à nos questions : Mme Hélène

Besnier, BIU Sorbonne ; Mme Monique Blondel, BIU Médecine et Odontologie ;

Mme Isabelle Bontemps, SCD Lyon 2 ; Mme Anne-Marie Chaintreau, SDBD,

MEN ; Mme Elisabeth Coulouma, ABES ; Mme Isabelle Diu, École nationale des

chartes ; M. François Haas, BIU Sorbonne ; M. Max Naudi, SDBD, MEN ; Mme

Danielle Roger, ENS-LSH ; Mme Magda Saeedi, SCD Poitiers ; Mme Mireille

Teissèdre, ABES ; M. Jean-François Vincent, BIU Médecine et Odontologie.

Nous remercions enfin Christian Ollès, notre tuteur, pour ses remarques

constructives, et Marie-France Peyrelong pour son soutien.

COVAL Jean-Marc, GIOANNI Renée, KRAJEWSKI Pascal, ROFFI Marielle, STUTZMANN Dominique, TOURNERIE Sarah | DCB 15 | Gestion et conduite de projets | 07 2006 Droits d’auteur réservés.

2

Résumé :

Le service commun de la documentation de l’Université Aix-Marseille 1

(Université de Provence) souhaite intégrer l’ensemble des bibliothèques de

composantes du site dit « Schumann » afin de résoudre le problème de l’éclatement

documentaire et de libérer les espaces aujourd’hui occupés par les bibliothèques

pour les consacrer aux enseignements. Cette intégration doit se faire parallèlement

à la construction d’une médiathèque interuniversitaire sur le campus et à la

création d’une bibliothèque interdisciplinaire dite « de proximité » sur

l’emplacement d’une bibliothèque existante à agrandir. L’implantation des

documents doit se faire sur ces deux sites auxquels s’ajoute la bibliothèque de

Lettres et Arts, la plus grande du SCD. Cette intégration comprend le

déménagement d’environ 170 000 documents provenant des bibliothèques de

composantes et la mise à jour puis l’intégration de leur catalogue au Sudoc.

Le SCD a retenu la solution de créer prioritairement la bibliothèque de proximité

afin d’offrir de nouveaux services à ses lecteurs rapidement. Parallèlement seront

menés sur environ quatre ans la rétroconversion des catalogues, l’équipement et les

multiples déménagements. Le groupe projet propose un calendrier de ces

opérations, ainsi qu'un chiffrage du coût en matériels et en personnels.

Descripteurs :

Services communs de la documentation

Université de Provence -- Conversion rétrospective

Bibliothèques universitaires -- Centralisation -- France -- Aix-en-Provence

(Bouches-du-Rhône)

Bibliothèques universitaires -- Transfert-- France -- Aix-en-Provence (Bouches-du-

Rhône)

Bibliothèques universitaires -- Conception et construction -- France -- Aix-en-

Provence (Bouches-du-Rhône)

Toute reproduction sans accord exprès de l’auteur à des fins autres que strictement

personnelles est prohibée.


3

Sommaire

Abstract :

The Service Commun de la Documentation of the University Aix-Marseilles 1

(Université de Provence), Academic Library, wishes to integrate all the

Department libraries of the site "Schumann" in order to remedy the problem of the

documentary bursting and to free spaces that are now occupied by the libraries and

devote them to teaching activities. This integration must be done simultaneously to

the construction of an inter-university media library on the campus and to the

creation of interdisciplinary library known as "proximity library" on the site of an

existing library to be increased. The documents’ geographical setting must take

place on these two sites plus the library of Letters and Arts, the largest one of the

SCD. This integration includes the removal of approximately 170 000 documents

coming from the department libraries, the updating and then the integration of their

catalogues in the Sudoc. The SCD chose to create first the proximity library in

order to quickly offer new services to the readers. Meanwhile, the retrospective

conversion of the catalogues, the equipment and the several removals are carried

out over approximately four years.

The pupils librarians propose a planning of these operations as well as a figuring

of the cost of materials and employees.

Keywords :

Retrospective conversion (cataloguing)

Academic libraries -- Centralization – Aix-en-Provence (France)

Library moving

Academic libraries -- Design and construction – Aix-en-Provence (France)


4

Sommaire

Sommaire

INTRODUCTION ................................................................................................9

LETTRE DE MISSION .....................................................................................11

DOCUMENT PRÉPARATOIRE AU 1ER COMITÉ DE PILOTAGE ..............13

1. OBJET DU PROJET .......................................................................................13

1.1. Reproduction de la lettre de mission ..................................................13

1.2. Acteurs concernés..............................................................................13

2. PREMIERS ÉLÉMENTS DE DIAGNOSTIC .........................................................13

2.1. Préalable sur la notion d’intégration.................................................13

2.2. Modalités de la première enquête sur site ..........................................15

2.3. Le paysage documentaire du pôle Aix-Marseille ................................16

2.4. Le SCD : Service Commun de la Documentation ...............................16

2.5. Les UFR et leurs bibliothèques ..........................................................18

2.6. Définition de la prestation .................................................................22

3. PLANNING ET BUDGET PRÉVISIONNELS........................................................26

3.1. Planning ............................................................................................26

3.2. Budget prévisionnel ...........................................................................27

COMPTE-RENDU DU 1ER COMITÉ DE PILOTAGE ....................................29

DOCUMENT PRÉPARATOIRE AU 2E COMITÉ DE PILOTAGE................30

1. INTRODUCTION ..........................................................................................30

2. PRÉSENTATION DES SCÉNARIOS ..................................................................31

3. SCÉNARIO 1 : TOUT EN DOUCEUR ...............................................................31

3.1. Présentation ......................................................................................31

3.2. Les étapes de l’intégration.................................................................33

3.3. Chiffrage sommaire ...........................................................................36

4. SCÉNARIO 2 : COUP DE POING ....................................................................38

4.1. Présentation ......................................................................................38




5

Sommaire

5. SCÉNARIO 3 : PLUS DE SERVICE, TOUT DE SUITE .........................................45

5.1. Présentation ......................................................................................45



6. SYNTHÈSE .................................................................................................55

6.1. Scénarios ...........................................................................................55

6.2. Lignes budgétaires spécifiques à chaque scénario .............................56

6.3. Phasages ...........................................................................................56

COMPTE-RENDU DU 2E COMITÉ DE PILOTAGE ......................................58

1. DISCUSSIONS SUITE À LA PRÉSENTATION.....................................................58

2. CONCLUSIONS............................................................................................58

DOCUMENT PRÉPARATOIRE AU 3E COMITÉ DE PILOTAGE................61

1. INTRODUCTION ..........................................................................................61

2. PARTIE 1 : LE PROJET .................................................................................62

2.1. Opérations à mener ...........................................................................62

2.2. Phasages ...........................................................................................64

2.3. Élaboration de B Prox .......................................................................68

3. PARTIE 2 : ÉTABLISSEMENT DES FORMULES DE CALCUL DES COÛTS .............73

3.1. Les travaux ........................................................................................73

3.2. Les déménagements ...........................................................................75

3.3. La B Prox ..........................................................................................79

3.4. Traitement : désherbage ....................................................................80

3.5. Traitement : catalogage ABES par saisie de fichiers .........................81

3.6. Traitement : reprise de données informatisées des systèmes locaux ...82

3.7. Traitement : marché MENESR-DES-SDBD N° 05-60-001..................83

3.8. Traitement : catalogage interne.........................................................85

3.9. Traitement : recotation ......................................................................85

3.10. Traitement : équipement ................................................................88

4. PARTIE 3 : RÉSULTATS DES CALCULS ET SYNTHÈSE.....................................89

4.1. Calculs des coûts ...............................................................................89

COMPTE-RENDU DU 3E COMITÉ DE PILOTAGE ......................................96


6

Sommaire

1. PRÉSENTATION DES DÉVELOPPEMENTS CONSÉCUTIFS AU SCÉNARIO CHOISI ..96

2. DISCUSSIONS SUITE À LA PRÉSENTATION.....................................................96

BUDGET ET PLANNING RÉALISÉS .............................................................99

1. BUDGET RÉALISÉ .......................................................................................99

2. PLANNING RÉALISÉ .................................................................................. 101

2.1. Tableau des tâches réalisées............................................................ 101

2.2. Diagramme de Gantt réalisé ............................................................ 104

BIBLIOGRAPHIE ........................................................................................... 106

1. DÉMÉNAGEMENT ET TRAVAUX ................................................................. 106

2. CONVERSION RÉTROSPECTIVE ET INTÉGRATION DE BIBLIOTHÈQUES ........... 106

3. SERVICES COMMUNS DE LA DOCUMENTATION D’AIX-MARSEILLE.............. 107

TABLE DES ANNEXES .................................................................................. 108

ANNEXE 1 : LA DOCUMENTATION À L’UNIVERSITÉ DE PROVENCE

.......................................................................................................................... 109

ANNEXE 2 : LES BIBLIOTHÈQUES PRISES EN COMPTE ET LEURS

SIGLES ............................................................................................................ 113

ANNEXE 3 : CONVERSION RÉTROSPECTIVE (1) - EXEMPLARISATION

D’APRÈS LISTES D’OUVRAGES PAR L’ABES.......................................... 115

ANNEXE 4 : CONVERSION RÉTROSPECTIVE (2) - REPRISE DE

DONNÉES ET EXEMPLARISATION AUTOMATIQUE PAR L’ABES...... 119

ANNEXE 5 : CONVERSION RÉTROSPECTIVE (3) - MARCHÉ MENESR-

DES-SDBD N°05-60-001 .................................................................................. 122

ANNEXE 6 : CONVERSION RÉTROSPECTIVE (4) - CRÉATION DE

NOTICES EN INTERNE................................................................................. 131

ANNEXE 7 : CIRCUIT DE TRAITEMENT DES DOCUMENTS................. 133

ANNEXE 8 : CHIFFRES SOURCES .............................................................. 139


7

Sommaire

ANNEXE 9 : QUESTIONNAIRE VERS LES RÉFÉRENTS DES UFR ........ 145


8

Introduction

Introduction

Face à un paysage documentaire d’une grande complexité et marqué du sceau de

l’éclatement, le Service Commun de la Documentation de l’université de Provence

(Aix-Marseille 1) entend profiter du contexte de création d’une importante

médiathèque interuniversitaire et des nécessités stratégiques et architecturales de

l’université afin d’engager une nouvelle dynamique.

La multiplicité des gisements documentaires et la pénurie des locaux rendent tout

effort de normalisation et de réorganisation des ressources documentaires

particulièrement difficile à mener puisqu’il s’agit d’intégrer environ 170 000

volumes. D’un côté, sans augmenter les surfaces dévolues au stockage des

documents, il convient d’effectuer des récolements, trier et désigner la destination

des volumes, désherber, équiper, cataloguer ou faire cataloguer, affecter de

nouvelles cotes, déménager et transporter. Ces documents devront être implantés

dans trois lieux différents sur le campus : la BULA (principale bibliothèque du

SCD), la bibliothèque de proximité (à agrandir et rénover), et une médiathèque

interuniversitaire à construire. Par ailleurs, certains documents devront être

déplacés plusieurs fois au cours de l’intégration pour des raisons diverses

(permanence du service public, manque de magasins…). Ce vaste chantier

bibliothéconomique est indissociable de sa dimension politique : d’une part,

préparer l’ouverture de la médiathèque interuniversitaire ; d’autre part, offrir des

services accrus aux étudiants. Stratégiquement, le SCD se doit d’affirmer par la

maîtrise du projet sa légitimité au centre du dispositif documentaire de l’université,

dans une logique pro-active déjà appliquée depuis plusieurs années.

Malgré les difficultés qui ont limité le nombre de sondages et d’expertises de

première main (blocage de l’université par les étudiants), l’équipe projet a pu

interroger les différents acteurs de l’université, notamment les enseignants-

chercheurs et des directeurs de départements. Les points de vue, les nécessités et

les besoins très contradictoires et marqués des divers protagonistes ont ainsi été

pris en compte et ont permis au groupe d’obtenir une vision d’ensemble riche,

nuancée et impartiale.


9

Introduction

Outre un état des lieux et la conception d’un projet, on trouvera dans ce mémoire

non seulement le modus operandi, mais aussi le calcul des coûts (en moyens et en

personnel) pour chacune des différentes opérations.


10

Lettre de mission

Lettre de mission

Bibliothèque Universitaire de Lettres d’Aix-en-Provence (SCD d’Aix-Marseille I)

Projet

Évaluation d’une intégration des bibliothèques d’UFR dans le Service Commun de

la Documentation de l’Université

Origine du projet

Sur la demande du Président et du Conseil d’administration de l’Université de

Provence Aix-Marseille I, le SCD procède actuellement à l’intégration de 2

importantes bibliothèques d’UFR (Civilisations et Humanités ; Lettres, Arts,

Communication et Sciences du langage). Ces intégrations font suite à un

déménagement d’urgence dû à des raisons de sécurité.

Compte tenu de la présence d’un danger identique pour les autres bibliothèques

d’UFR situées dans le même bâtiment, ce processus doit donc se poursuivre dans

les 3 années à venir, jusqu’à l’installation sur un sol sécurisé d’une bibliothèque de

proximité, commune à toutes les UFR.

La perspective offerte par l’ouverture prochaine (2008) d’une médiathèque de

7000 m² à Aix-en-Provence dédiée aux Sciences Humaines devrait permettre une

réorganisation assez complète du paysage documentaire de l’Université.

Objectif

Il s’agit d’abord d’évaluer le coût humain et financier du fonctionnement de ces

trois structures (BU Lettres, BU de proximité et Médiathèque). Il s’agit ensuite

d’en prévoir l’impact, en termes de satisfaction, auprès des usagers de la BU de

Lettres et de ces bibliothèques.

Modalités

Le planning sera celui prévu par l’ENSSIB pour le projet de service.


11

Lettre de mission

Les personnes ressources à la bibliothèque sur ce domaine sont :

• Philippe Besnié ([email protected]), responsable de la BU

de Lettres

• Benjamin Gilles ([email protected]), responsable de la

mise en place des indicateurs

A Aix-en-Provence, le 12 janvier 2006

Georges Perrin

Directeur du SCD


12

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Document préparatoire au 1er comité de pilotage

Document préparatoire au 1er comité de

pilotage

1. Objet du projet

1.1. Reproduction de la lettre de mission

Voir ci-dessus.

1.2. Acteurs concernés

Commanditaires : SCD Aix-Marseille 1 : Benjamin Gilles (Responsable de la BU

Saint-Charles, Marseille), Philippe Besnié (Responsable de la BU Lettres, Aix-en-

Provence), Marielle Michel (Responsable de l’intégration des bibliothèques de

composantes), Georges Perrin (Directeur du SCD Aix-Marseille 1)

Représentants des 6 UFR

Représentant(s) des écoles doctorales

Représentant(s) de l’équipe présidentielle de l’Université Aix-Marseille 1

Équipe projet Enssib : Jean-Marc Coval, Renée Gioanni, Pascal Krajewski,

Marielle Roffi, Dominique Stutzmann, Sarah Tournerie

Tuteur Enssib : Christian Ollès

Comité de pilotage : à préciser par B. Gilles

2. Premiers éléments de diagnostic

2.1. Préalable sur la notion d’intégration

Le projet porte sur l’intégration de plusieurs bibliothèques de composantes à un

SCD. Pour clarifier la mission, nous rappelons brièvement les divers enjeux

inhérents à ces restructurations dans les universités.

Les intégrations de bibliothèques de composantes au SCD posent souvent des

problèmes cruciaux : stratégiques (financement), structurels (tutelles), politiques


13


(liés à la forte autonomie des parties en présence, cf. les UFR), des problèmes

d’usages (notion de proximité), et de réseau documentaire (notion de carte

documentaire). Ces enjeux sont particulièrement prégnants dans le contexte

d’établissements à budgets constants et de la hausse continue des coûts de la

documentation (documentation électronique, augmentation des effectifs

étudiants…). L’intégration implique souvent des structures peu habituées à

travailler ensemble, ayant parfois développé des cultures et des fonctionnements

propres (BU, BUFR…) et semblant de prime abord incompatibles.

La notion d’intégration reste floue :

• Concerne-t-elle l’absorption pure et simple de collections en provenance

des composantes par un SCD ?

• S’agit-il de la rationalisation des bibliothèques en leur fournissant des

conseils, des appuis techniques, un SIGB ou de la documentation

électronique ?

Bien souvent, l’intégration aboutit à échéance variable à une coopération plus ou

moins poussée des centres de ressources documentaires dans le cadre d’un projet

de réseau documentaire.

Sur le plan juridique, la notion d’intégration repose sur l’article 3 du Décret n°85-

694 du 4 juillet 1985 (Décret sur les services de la documentation des

établissements d'enseignement supérieur relevant du ministre de l'éducation

nationale). Le décret définit les bibliothèques intégrées ainsi : « la bibliothèque

universitaire, lorsqu'elle existait auparavant, est entièrement intégrée dans le

nouveau service commun, avec tous les documents et tous le moyens qui lui étaient

affectés ; d'autres bibliothèques ou centres de documentation peuvent être

également intégrés dans le service commun par décision du conseil

d'administration prise, après avis du conseil du service commun, sur le rapport du

directeur du service commun et après accord du conseil de l'unité dont relève la

bibliothèque. Les personnels et moyens correspondants sont alors affectés au

service commun. » Le texte distingue les bibliothèques intégrées, des

bibliothèques associées : « les autres organismes documentaires de l'université

sont associés au service commun. Leurs ressources sont distinctes de celles du

service commun. Ils sont dénommés Bibliothèques associées. Ils fonctionnent sur


14


le plan technique et pour la gestion des documents dans le cadre du service

commun ; l'ensemble des bibliothèques qui sont intégrées dans le service commun

de la documentation peut porter le nom de bibliothèque universitaire. »

Dans son sens juridique, l’intégration est souvent ressentie dans les composantes

comme définitive puisqu’elle transfère des services, des collections et les moyens

y afférents – à une structure ressentie comme éloignée et ne sachant pas prendre en

compte les particularités de fonctionnement et de services de bibliothèques

privilégiant la proximité (lieu de vie et de sociabilité d’une UFR, circuit

documentaire plus souple,…)

Le projet présenté par le SCD de l’Université d’Aix-Marseille 1 n’échappe pas à

ces problématiques. Vus l’étendue, la complexité et le temps que demande une

intégration aboutissant à la définition d’un nouveau paysage documentaire pour

l’université, le groupe projet de l’Enssib propose de définir la prestation qu’il lui

semble possible de fournir après une rapide analyse de l’existant consécutive à la

première semaine d’étude sur site.

2.2. Modalités de la première enquête sur site

La première semaine à Aix-en-Provence (du 6 au 10 février 2006) du groupe de

travail a été dévolue à des rencontres, des visites et des sondages auprès des

différentes bibliothèques de département pour dresser l’état des lieux de leurs

bibliothèques, et leurs attentes vis-à-vis d’une future intégration au sein du SCD

(voir Annexe 9).

Un questionnaire avait été rédigé afin de recueillir toutes les informations relatives

à ce projet. Les UFR de LACS, Géographie, Psychologie, ERLAOS, LAG-LEA,

Civilisations et Humanités ont ainsi été visitées. L’équipe projet a interviewé les

directeurs d’UFR, des directeurs de département, des enseignants-chercheurs, les

professionnels de certaines bibliothèques, les membres du SCD concernés par le

mouvement d’intégration des bibliothèques de composantes, et les responsables

des projets inter-universitaires. Elle a également pu visiter la majorité des

bibliothèques de composantes.

L’ensemble documentaire apparaît éclaté, complexe et hétérogène. Les lignes

suivantes présentent donc cet état des lieux. Les avis, recommandations, attentes


15


des différentes composantes seront prises en compte dans la suite de notre étude,

lors de l’élaboration de différents scénarios.

2.3. Le paysage documentaire du pôle Aix-Marseille

Les trois universités d’Aix-Marseille, U11, U2 et U3, dispensent des

enseignements qui se recoupent (par exemple, les sciences sont enseignées dans

ces trois universités) et possèdent de nombreux sites. Les points documentaires

sont nombreux et dispersés : proximité de la MMSH avec la médiathèque, future

médiathèque interuniversitaire des Fenouillères, centre des arts « La Friche » à

Marseille, site La Belle-de-Mai. Des collaborations documentaires sont cependant

en cours : deux projets de médiathèques interuniversitaires, un budget commun

pour l’acquisition des bases de données, la conservation partagée des périodiques

dans certaines bibliothèques de composantes.

2.4. Le SCD : Service Commun de la Documentation

2.4.1. Missions

Elles sont définies par le décret n° 85-694 du 4 juillet 1985, modifié par le décret

n° 91-320 du 27 mars 1991, notamment « mettre en oeuvre la politique

documentaire de l’établissement, [de] coordonner les moyens correspondants et

[d’]évaluer les services offerts aux usagers » (article 1). « Toutes les bibliothèques

et tous les centres de documentation fonctionnant dans l'université participent au

service commun » (article 2).

2.4.2. Contexte documentaire sur le site d’Aix-en-Provence

On constate une hétérogénéité de situations mais des regroupements de

bibliothèques de département sont déjà entamés. Des pôles documentaires

importants se sont ainsi formés (bibliothèque LAG-LEA par exemple).

Les bibliothèques de composantes sont, dans l’ensemble, indépendantes, même si

trois d’entre elles sont informatisées depuis 1997 dans le système du SCD : Dynix.

1 Soit l’Université de Provence, l’Université de la Méditerranée et l’Université Paul Cézanne.


16


De nombreux autres points documentaires sont cependant isolés, mal signalés, en

mauvais état, en prolifération, en exfoliation.

2.4.3. Contexte budgétaire et humain

2.4.3.1. Budget

Il y a une « stagnation régressive », c’est-à-dire une hausse apparente (2 % par an)

qui est en fait une baisse réelle, due à l’augmentation des charges et frais fixes par

l’utilisation massive de l’électronique, et à la hausse du prix des contrats de

maintenance.

Le montant du budget documentaire est de 850 K€ (chiffre budget prévisionnel

2006 ; 56 % du budget total du SCD ; 400 K€ pour le site d’Aix). Cette évolution

paradoxale est défavorable aux Lettres et sciences humaines car l’importance de la

documentation électronique (320 K€ / 400 K€) profite aux sciences pures.

2.4.3.2. Ressources humaines

De grandes rénovations (rénovation du bâtiment, ouverture sur l’extérieur,

réorganisation des services et de l’organigramme) se sont faites sans augmentation

de personnels, voire avec une baisse des effectifs.

La forte hausse de la consultation et du PEB2, les difficultés techniques (panne du

monte-charge, …), les nombreuses réorganisations et déménagements sans

fermeture de la BU, sollicitent beaucoup les agents.

2.4.4. Fonctionnement de la BU

2.4.4.1. Données générales

239 000 documents ; 11 000 lecteurs inscrits ; 300 000 entrées / an ; 100 000

prêts / an ; 18000 étudiants ; 114 postes informatiques ; 39,5 ETP.

2.4.4.2. Bâtiment principal

• Sous-sol : bureaux du SCD

2 Prêt entre bibliothèques


17


• Rez-de-chaussée : salle de référence, quelques places de lecture ; CADIST

Orient méditerranéen jusqu’en 1914 & Histoire coloniale ; salles de

formation.

• Mezzanine : bureaux

• Entresol : espace magasiniers

• étage : salle de lecture sur trois côtés, bureaux sur le 4e côté

• Magasins : magasins autoporteurs, espace excavé, espace Villeneuve (dédié

au traitement des dons), salle de précatalogage pour circuit B (voir infra),

salle de catalogage.

2.4.4.3. Circuit de la documentation : Le concept des « deux circuits »

Le Circuit A, ou les acquisitions onéreuses, constitue le circuit prioritaire. La

consolidation des comptes, dans un contexte budgétaire en baisse, a réduit les

commandes au second semestre les années antérieures. Le circuit B permettait

jusqu’à présent de maintenir l’activité les six derniers mois. À partir de 2006, le

budget apuré permet à nouveau des acquisitions courantes sur toute l’année.

Le circuit B, ou l’intégration des dons, est très important, avec un espace propre

appelé « espace Villeneuve », où se fait un tri massif de documents car

l’intégration a un coût (matériel et en temps).

Y aura-t-il un circuit centralisé du document dans la BULA après l’intégration ?

2.5. Les UFR et leurs bibliothèques

2.5.1. UFR LAG-LEA : Langues anglo-saxonnes et germaniques – Langues étrangères et appliquées

Cette UFR regroupe trois départements (http://www.up.univ-

mrs.fr/~wlaglea/ufr.html) mais des commissions documentaires spécialisées sont

instaurées seulement en Allemand et Anglais.

Il y a une bibliothèque unique pour les trois départements :

• Public : 3500 étudiants ; niveaux L et M ; préparation des concours

• Personnel : 2,5 ETP + étudiants anglais et américains en soutien +

doctorants


18

http://www.up.univ-mrs.fr/~wlaglea/ufr.html

http://www.up.univ-mrs.fr/~wlaglea/ufr.html


• Nombre de volumes : environ 55 000 documents

• Informatisation : 6 000 documents catalogués sous Dynix (en un an et demi)

et un catalogue papier pour le reste, non consulté. Catalogage à la volée

pour les livres non catalogués empruntés

Collaboration BUFR - SCD :

• Politique de prêt mise en place en concertation avec le SCD

• Informatisation et intégration au catalogue du SCD

• Cours de recherche documentaire dispensés aux étudiants

• Désherbage à poursuivre (un tiers environ du fonds) ; a priori, peu de

doublons ; fonds ancien à intérêt patrimonial

L’avenir...

• Une redéfinition du paysage documentaire est envisageable

• Des délais d’acquisitions courts et la possibilité de commande toute l’année

sont primordiaux pour les ouvrages des concours

• Importance d’une bibliothèque de proximité, de travail pour les étudiants

2.5.2. UFR ERLAOS : Études romanes, latino-américaines, orientales et slaves

Elle regroupe neuf départements (http://www.up.univ-mrs.fr/~werlaos/) et compte

plusieurs BUFR : chaque département a sa propre structure documentaire, en

particulier :

• Bibliothèque orientale : en cours d’intégration, déménagée en octobre 2005

dans les magasins de la BULA

• Bibliothèque hispanique : environ 6500 documents ; intégration à venir

• Bibliothèque italienne : environ 9000 documents ; prêt ; personnel : 2

lecteurs et étudiants bénévoles ; public : niveau L et M, mais aussi

recherche avec le Centre aixois de recherches italiennes (CARI) ; lieu de

sociabilité. Méfiance quant à l’idée d’une intégration

Collaboration UFR – SCD :

• Réussite du transfert des fonds de la bibliothèque

• Pas d’autre collaboration


19

http://www.up.univ-mrs.fr/~werlaos/


L’avenir...

• Importance des bibliothèques de recherche

• Nécessité d’avoir des espaces pour le travail des étudiants de 1er cycle, avec

de 500 à 1000 documents

• Bibliothèque comme vitrine des départements ?

• Plan de restructuration, avec un espace de recherche

2.5.3. UFR Civilisations et Humanités

L’UFR se compose de 6 départements et abrite 5 bibliothèques dont :

• Une grande BUFR, regroupant 4 départements au dessus du Patio Nord :

catalogue accessible dans le SUDOC via Dynix

• 4 bibliothèques de département dont une avec un catalogue via Alexandrie ;

une autre avec un catalogue via Dynix. Les deux autres : état du catalogue

inconnu ou fichier papier

Le personnel et le budget des BUFR dépendent des UFR.

On note une absence de personnel pour le catalogage depuis septembre 2005.

L’avenir…

• En 2002, l’UFR a voté l’intégration de la BUFR au SCD (convention en

attente de signature)

2.5.4. UFR LACS : Lettres, Arts, Communication, Sciences du langage

Elle se compose de 16 départements (http://www.up.univ-mrs.fr/wlacs/) et possède

7 bibliothèques dont :

• une grande BUFR (catalogue : fichier informatique et fichier papier), la

« bibliothèque de français », qui menaçait l’amphithéâtre ; elle a été

partiellement déménagée dans un local précédemment vidé

• la bibliothèque du Laboratoire d’études en sciences des arts (LESA) au

Patio Nord (catalogue : fichier informatique et fichier papier)

• 4 bibliothèques restent à cartographier

Le fonds A. Sauvageot, déménagé à la BU centrale mais non catalogué, s’ajoute à

cette liste.

De nombreux mémoires figurent dans les différentes bibliothèques.


20

http://www.up.univ-mrs.fr/wlacs/


L’avenir…

• Certains fonds pourraient être intégrés facilement, comme le fonds Stefanini

• Une intégration physique des collections ne semble pas souhaitée par les

enseignants

2.5.5. UFR Psychologie, Sciences de l’éducation

Elle regroupe deux départements, dont l’un n’est pas sur le site Schumann.

Elle possède deux salles de documentation sans personnel pour les périodiques.

C’est une configuration documentaire particulière due aux besoins spécifiques

d’une discipline reposant plus sur de la documentation électronique que sur des

documents imprimés.

Collaboration UFR - SCD

• L’intégration des monographies au SCD (ou BULA) a déjà été effectuée

• Participation à la commission de la documentation

L’avenir…

• Besoin de formation à la documentation en collaboration avec le SCD. Pour

l’instant, les cours sont assurés par les enseignants

2.5.6. UFR Sciences géographiques et aménagement

Elle se compose de deux points documentaires :

• la BUFR de géographie. Un désherbage est nécessaire.

• la cartothèque regroupe des documents en accès indirect pour les étudiants.

Son fonds n’est pas catalogué, seulement inventorié.

Le personnel documentaire est constitué d’un ETP pour la cartothèque et 1,2 ETP

pour la BUFR de géographie, aidés par des enseignants référents dans chaque

domaine qui s’occupent des acquisitions.

Collaboration BUFR – SCD

• Les collections de la bibliothèque de géographie sont dans le catalogue du

SCD (Dynix)

• Quelques atlas ont été cédés au SCD


21


L’avenir …

• L’intégration physique des fonds n’est pas souhaitée par les enseignants et

les bibliothécaires

• Cession de documents très spécifiques envisageable (thèses, quelques

périodiques…)

• Médiathèque des Fenouillères devrait impérativement être terminée pour

accueillir les documents de géographie

2.6. Définition de la prestation

2.6.1. Missions

La présidence de l’université a validé le mouvement d’intégration des

bibliothèques de composantes à moyens constants et a demandé au SCD de le

piloter. Les objectifs de la présidence visent à normaliser l’occupation des locaux

et à rationaliser les coûts et les flux documentaires dans les 3 années à venir. Pour

ce faire, l’université a prévu un schéma documentaire articulé autour de la BU

Lettres, d’une bibliothèque de proximité et de la future médiathèque dédiée aux

sciences humaines. Pour illustrer la complexité de la démarche et son coût, le SCD

a demandé au groupe projet de l’ENSSIB d’envisager les coûts financier et humain

du fonctionnement des 3 structures. L’objectif principal du SCD est de présenter

un projet définitif et consensuel d’intégration accompagné de demandes

d’investissements financiers et humains aux tutelles. L’élaboration d’un projet

clair permettra également de débloquer une situation politique difficile, liée au

degré d’autonomie élevé des parties en présence (Présidence, SCD, UFR,…).

Au vu de la complexité du paysage documentaire à l’Université de Provence (cf.

introduction et analyse de l’existant) et du temps imparti pour notre étude, le

groupe projet se propose d’envisager uniquement l’évaluation structurelle,

financière et humaine d’un projet d’intégration s’appuyant sur les 3 structures : BU

Lettres, bibliothèque de proximité et médiathèque des Fenouillères. Il paraît en

revanche difficile de prévoir le coût du fonctionnement de ces 3 bibliothèques et le

degré de satisfaction des usagers après l’intégration. Nous envisageons donc de

limiter notre étude à la problématique suivante : étudier les différentes modalités et

les degrés d’intégration possibles des principales bibliothèques de composantes de


22


l’université. Il s’agira donc d’évaluer le coût humain et financier de l’intégration

physique et intellectuelle de ces bibliothèques de composantes en précisant les

modalités d’articulation documentaire entre la BU, la bibliothèque de proximité et

la médiathèque, afin de répondre le mieux possible aux attentes et aux besoins des

usagers.

2.6.2. Démarche et définition du livrable

Nous proposons de fournir au SCD différents scénarios d’intégration et de

fonctionnement du réseau documentaire de l’Université de Provence en fonction de

la situation actuelle. Le 2ème comité de pilotage en validera un. Nous étudierons

alors de manière aussi précise que possible les coûts et l’investissement qui en

résulteront. Notre document final détaillera un projet d’intégration et l’évaluation

de ses coûts financiers, humains (prestations), en considérant un calendrier

s’écoulant de 2006 à 2009 (date programmée de l’ouverture de la médiathèque des

Fenouillères).

Voici les étapes que nous prévoyons :

• Analyse de l’existant grâce aux documents communiqués par le

commanditaire lors du premier séjour d’enquête in situ (semaine projet n°1)

• Délimitation des paramètres à prendre en compte pour le projet

• Validation de ces paramètres lors du Comité de Pilotage n°1

• Approfondissement de l’analyse de l’existant

• Formulation de différents scénarios d’intégration des bibliothèques de

composantes

• Évaluation analytique des coûts humain et financier de chacun de ces

scénarios

• Approbation d’un scénario par le deuxième comité de pilotage

• Approfondissement et étude dans le détail des implications financières,

humaines et pédagogiques du scénario retenu

• Élaboration d’un plan d’action pour mettre en œuvre le scénario choisi,

comprenant un planning et un budget précis


23


2.6.3. Périmètre du projet

Étant donnée la complexité de la situation actuelle, seront laissés hors du champ

d’analyse non seulement les paramètres susceptibles d’évolution et difficilement

maîtrisables par le commanditaire ou le groupe projet, mais aussi les structures

documentaires ne dépendant pas exclusivement de l’Université de Provence ou

n’étant pas situées géographiquement sur le site Schumann.

Ne seront donc pas pris en compte les aspects suivants :

• le changement de SIGB et la saturation actuelle du serveur (changement de

SIGB dans le cadre interuniversitaire prévu dans l’actuel contrat

quadriennal)

• un éventuel retard dans la réalisation de la médiathèque des Fenouillères

• la définition de la médiathèque des Fenouillères comme « pôle de recherche

en sciences humaines » (définition considérée comme acquise)

• le budget de fonctionnement, la taille de la salle de lecture et la taille des

magasins de la médiathèque des Fenouillères, pour la programmation

desquels des éléments seront toutefois donnés

• les bibliothèques associées gérées par plusieurs tutelles et ne dépendant pas

exclusivement de l’Université de Provence

• les bibliothèques de l’Université de Provence en dehors du site d’Aix-en-

Provence (Site Schumann)

2.6.4. Modalités de l’analyse

Notre projet s’articulera essentiellement autour de la définition d’une démarche

d’intégration pilotée par le SCD propre à satisfaire les objectifs de normalisation

des locaux et de rationalisation documentaire de la Présidence. Il prendra

également en compte les besoins et les pratiques des usagers des bibliothèques de

composantes, notamment la notion de proximité. Nous avons identifié, au cours de

notre première phase d’enquête, une typologie des bibliothèques de composantes

sur le site aixois de l’Université de Provence : bibliothèques pédagogiques

(dédiées aux premiers cycles) et bibliothèques de recherche (dédiées au troisième

cycle et à la recherche), chacune ayant des particularités fortes.


24


Le projet proposera différents degrés d’intégration des bibliothèques en prenant en

compte leur évolution, de leur vocation et de leur fonctionnement actuel :

• intégration physique des fonds dans les 3 BU

• catalogue commun, politique documentaire commune, conservation

partagée

• nombre des bibliothèques à intégrer

• localisation, taille, vocation, contenu, nombre des bibliothèques de

proximité.

Pour y parvenir, nous avons défini un certain nombre d’indicateurs relatifs aux

différentes phases du traitement bibliothéconomique d’un mouvement

d’intégration.

2.6.5. Paramètres bibliothéconomiques et financiers liés à l’intégration

Notre enquête et nos entretiens avec le personnel du SCD nous ont permis d’établir

une liste des paramètres propres à évaluer les coûts des intégrations. La définition

de ces paramètres constituera une part importante de notre analyse puisqu’ils

déterminent la majeure partie des coûts relatifs à l’intégration. Notre projet validé

se fondera sur leur évaluation précise.

Paramètres retenus :

• Préparation des collections : tri, récolement, désherbage

• Stockage des collections (construction et entretien de magasins)

• Mobilier (achat ou récupération de compactus, étagères, chariots…)

• Refoulements et déménagements de collections

• Équipement et éventuel déséquipement (filmolux, antivol, charnières)

• Catalogage (créations, dérivations, exemplarisations de notices)

• Intégration des catalogues dans le catalogue actuel (récupération des bases

bibliographiques existantes : fichiers papiers, fichiers numériques,

Filemaker, Texto,…)

• Temps de médiation assuré par les personnels, gestion du projet pour le

SCD

• Personnels à prévoir (recrutement, formation, contrats,…)


25


3. Planning et budget prévisionnels

3.1. Planning


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3.2. Budget prévisionnel

SCD ENSSIB TRANSPORTS LYON - AIX EN PROVENCE (Base de calcul : billet SNCF A/R 2ème classe )

1ère visite sur site 6 personnes 625,20 € Stage 1 6 personnes 625,20 € Stage 2 6 personnes 625,20 € Comité de pilotage 1 (3 stagiaires + tuteur) 4 personnes 416,80 € Comité de pilotage 2 (3 stagiaires + tuteur) 4 personnes 416,80 € Comité de pilotage 3 (3 stagiaires + tuteur) 4 personnes 416,80 € TOTAL 3 126,00 € INDEMNITES DE MISSION (taux de base = 8,82 €)

1ère visite sur site 6 personnes à 1 taux 52,92 € Stage 1 5 jours / 6 personnes à 3 taux 793,80 € Stage 2 5 jours / 6 personnes à 3 taux 793,80 € Comité de pilotage 1 (3 stagiaires + tuteur) 4 personnes à 1 taux 35,28 € Comité de pilotage 2 (3 stagiaires + tuteur) 4 personnes à 1 taux 35,28 € Comité de pilotage 3 (3 stagiaires + tuteur) 4 personnes à 1 taux 35,28 € TOTAL 1 746,36 € COUTS SALARIAUX (Base : moyenne horaire du salaire de chacun + charges patronales = 19,50) 1ère visite sur site 7 heures x 6 personnes 819,00 € Stage 1 35 heures x 6 personnes 4 090,00 € Stage 2 35 heures x 6 personnes 4 090,00 € Comité de pilotage 1 2 heures x 3 personnes 117,00 € Comité de pilotage 2 2 heures x 3 personnes 117,00 € Comité de pilotage 3 2 heures x 3 personnes 117,00 € Séances de travail collectif : 3h / 10 semaines 30 heures x 6 personnes 3 510,00 € Séances de travail collectif : 3h / 6 semaines 18 heures x 5 personnes 1 755,00 € Heures supplémentaires pour recherches et rédaction (estimation) 252 heures 4 914,00 € TOTAL 19 529,00 € IMPRESSION ET REPROGRAPHIE Carte photocopie ENSSIB 300 unités 0,00 € 20,00 € Carte d'impression ENSSIB 330 unités 0,00 € 15,00 € Impressions et photocopies hors carte (estimation) 600 unités 30,00 € 30,00 € TOTAL 30,00 € 65,00 €


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SCD ENSSIB COMMUNICATIONS Internet (pris en charge par l'ENSSIB et le commanditaire) Impossible à chiffrer 0,00 € 0,00 € Téléphone (estimation) 15,00 € 15,00 € TOTAL 15,00 € 15,00 € FRAIS DIVERS Papeterie (estimation) 30,00 € TOTAL 45,00 € 24 511,36 € TOTAL GENERAL 24 556,36 €


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Compte-rendu du 1er comité de pilotage

Compte-rendu du 1er comité de pilotage

Présents :

Commanditaire : Georges Perrin, Benjamin Gilles, Marielle Michel

Équipe projet : Renée Gioanni, Marielle Roffi, Dominique Stutzmann

Tuteur : Christian Ollès

Des corrections de détails sont apportées au DCP 1 : baisse des effectifs étudiants

en chiffres absolus ; conservation partagée des périodiques des 3 universités dans

le domaine des sciences ; documentation électronique qui profite davantage aux

sciences pures ; baisse des effectifs du SCD à préciser (pas de baisse des effectifs

titulaires, mais baisse des contrats de vacation, donc nombre d’ETP en baisse) ;

239 000 documents (chiffres 2005) ; 2006 après rétroconversion : 352 000 dans

Dynix ; ne pas oublier le SCD dans les espaces inférieurs (description du

bâtiment) ; LAG-LEA dans le Sudoc depuis un an et demi avec catalogage mis en

place par le SCD et commencé en 1997 ; LAG-LEA est la seule bibliothèque sur

sol stable ; UFR Psychologie : sept départements et non deux ; Sciences

géographiques : nouveau projet de travail en commun sur la cartothèque pour

intégration dans médiathèque des Fenouillères (numérisation...).

Définition du projet

Le DCP 1 est validé, avec les précisions suivantes :

• Le groupe projet n’est pas chargé de la communication du SCD, ni de faire

accepter le scénario qui sera validé, ni de faire une enquête de satisfaction

des publics visés.

• Volonté de la présidence de l’université de « gérer le bâtiment », d’où pour

nous, l’idée de dresser un « schéma directeur » car « on ne va pas tout

avaler en trois ans ».

• Une seule BU de proximité (2 ne serait pas réaliste, vu les moyens, la

surface, la charge au sol, le projet de la Belle de Mai et d’autres).

Proposition possible en chiffrage ETP, mais pas souhaité.

• Construction de magasins : devis à demander à Marielle Michel (M. Siffre)


29

Document préparatoire au 2e comité de pilotage

Document préparatoire au 2e comité

de pilotage

1. Introduction

Lors du premier comité de pilotage, les missions et l’ampleur du projet ont été

précisées. Depuis, un deuxième stage d’une semaine a été réalisé. Néanmoins, la

grève des étudiants et le blocage de l’Université de Provence ont

complètement empêché les observations et les sondages que l’équipe voulait

effectuer. Au lieu de pouvoir estimer sur place de façon précise le nombre de

livres manquant et de doublons, la proportion de livres en mauvais état et le degré

d’équipement, ou même le nombre de mètres linéaires, nous devons nous en tenir

aux chiffres parfois contradictoires qui nous ont été communiqués, pondérés par

les observations rapides effectuées lors du premier stage d’une semaine.

La liste des bibliothèques que nous comprenons dans notre étude est reportée en

annexe (voir Annexe 2), de même qu’un tableau récapitulatif des chiffres que nous

avons retenus (voir Annexe 8).

Abréviations

Dans la suite de ce document, nous utilisons les abréviations suivantes :

BULA : Principal site du SCD sur le campus actuel

B Prox : Future Bibliothèque de proximité sise dans le bâtiment « Enseignement »

B Civ : Bibliothèque de l’UFR Civilisations et Humanités

B Comp : Bibliothèque de composante (désigne toutes les bibliothèques associées,

tant bibliothèques d’UFR que de département).

B Géo : Bibliothèque de l’UFR Sciences Géographiques et Aménagement

B Lacs : Bibliothèque de l’UFR LACS

B Lag : Bibliothèque de l’UFR LAG-LEA

B Esp : Bibliothèque du département d’Espagnol

UP : Université de Provence


30


2. Présentation des scénarios

Après avoir analysé la situation de la documentation à l’Université de Provence et

considéré les problèmes techniques que pose l’intégration d’une bibliothèque

associée, nous formulons trois stratégies différentes pour mener à bien

l’intégration de l’ensemble des bibliothèques associées.

Le premier scénario, « Tout en douceur », privilégie le maintien des bibliothèques

existantes, en réduisant le plus possible la gêne encourue par les usagers pendant le

traitement et les mouvements de collection, et ce jusqu’à l’ouverture de la

médiathèque des Fenouillères et de la médiathèque des arts de la Belle de Mai.

Le deuxième scénario, « Coup de poing », répond aux vœux de la présidence de

l’UP : toutes les collections des bibliothèques de composantes déménagent en

même temps dans un même lieu, où elles seront traitées puis redistribuées dans

leur bibliothèque de destination. En parallèle, sera aménagée la bibliothèque de

proximité.

Le troisième scénario, « Plus de service, tout de suite », propose d’améliorer

l’offre documentaire et de travail rapidement, par la création d’une bibliothèque de

proximité dès janvier 2007.

3. Scénario 1 : Tout en douceur

3.1. Présentation

3.1.1. Axe

Privilégier l’ouverture des bibliothèques existantes aux usagers et leur

fonctionnement optimal dans les conditions actuelles, en réduisant le plus possible

la gêne causée par le traitement et les mouvements de collection, et ce jusqu’à

l’ouverture de la médiathèque des Fenouillères et de la médiathèque des arts (Belle

de Mai).


31


3.1.2. Déclinaisons de l’axe

• Traitement intellectuel (désherbage, rétroconversion, catalogage) des

bibliothèques de département sur place, dans les locaux de chaque

bibliothèque grâce à une équipe volante formée et supervisée par le SCD.

• Traitement physique (recotation et équipement) également sur place, afin que

toutes les collections soient prêtes le jour du déménagement.

• Déménagement physique des collections après la livraison de la médiathèque

des Fenouillères.

3.1.3. Intérêts

• Pas de fermeture des espaces (bibliothèques de composantes) aux étudiants

et aux enseignants-chercheurs pendant le traitement intellectuel des documents

• Mise en œuvre immédiate des avantages de ce traitement intellectuel, ce qui

permet de convaincre progressivement les UFR encore réticentes et qui

devrait profiter au SCD.

3.1.4. Avantages

• Accessibilité constante des documents.

• Solution pragmatique, et à moindre coût (i.e. sans coûts d’investissement)

• Intégration progressive et travail de fonds sans décision hâtive qui prend en

compte toute la complexité des situations et permet de faire évoluer

l’intégration en fonction d’éventuelles nouvelles données.

• Moindre risque de conflits avec les équipes pédagogiques.

3.1.5. Inconvénients

• Pas d’innovation radicale, faible visibilité, scénario difficile à rendre attractif

auprès de la présidence et des différents partenaires.

• Pas de libération d’espace dans l’immédiat.

3.1.6. Risques

• Si les UFR sont amenées à reconnaître l’efficacité du traitement intellectuel des

collections par le SCD, le déménagement physique devant intervenir dans un

deuxième temps peut rester problématique et générer un blocage.


32


• Possibilité d’usure psychologique au sein de l’équipe du SCD dans la mesure

où les échéances sont lointaines, où le travail est de longue haleine et où les

changements apportés ne sont pas très apparents.

3.2. Les étapes de l’intégration

3.2.1. Récolement, désherbage et rétroconversion

3.2.1.1. Pré-requis

• Formation de l’équipe volante : 1 catégorie A à temps partiel (SCD) + 1

catégorie B + 2 catégorie C (à recruter de la rentrée 2006 à la rentrée 2009)

• Recrutement et formation

• Matériel : 1 ordinateur portable, connexion Internet, licence WinIBW

3.2.1.2. Procédure

• Finaliser la localisation de destination des fonds dans les différents sites

prévus : concertation SCD/départements.

• Mise en ordre des fonds (pour les petits fonds seulement) :

o Classement typologique selon un nombre limité de catégories (qui

peut différer suivant les B Comp)

o Repérage des doublons et destructions des doubles évidents

• Vérification Dynix par un catégorie C avec vérification physique des

documents en BU

• Désherbage complet par un catégorie A avec 20 % (modulable en fonction du

traitement perfectionniste) de recherche Sudoc + localisation (magasin / libre

accès et prêt ou pas)

• Validation avec enseignants-chercheurs

• Récolement le cas échéant (notamment pour les grandes BUFR / Traitement

livre par livre si Jouve ou fichiers informatiques)

• 3 modes d’exemplarisation : Jouve ou ABES ou Sudoc

• Circuit catalogage de Mme Mokthari : catalogage (plus ou moins poussé

suivant le fonds), recotation, exemplarisation Dynix


33


3.2.2. Bibliothèques concernées

3.2.2.1. 1er cercle : Les bibliothèques inactives 2006-2007

Le 1er cercle est constitué des bibliothèques inactives :

• B Esp

• Fonds Stéfanini

• Fonds Sauvageot

Le traitement documentaire se fait grâce à l’équipe volante. L’intégration physique

se fait le plus rapidement possible dans les espaces disponibles en magasin à la

BULA.

Cette intégration devrait permettre de rendre plus visibles des fonds présentant une

importante valeur ajoutée.

3.2.2.2. 2e cercle : 2007

Il s’agit des bibliothèques liées aux arts plastiques dont les enseignements devront

à terme aller vers Marseille Saint-Charles, les collections afférentes se retrouvant à

la médiathèque de la Belle de Mai.

• Patio Nord (tout sauf histoire de l’art et cinéma)

• B Lacs en partie

C’est un petit fonds déménageable aisément et à tout moment vers Saint-Charles

(lieu de stockage du SCD). Il représente donc aussi une marge d’action : il est

possible de libérer le Patio Nord en envoyant la majorité de ses collections à Saint-

Charles.

A l’ouverture de l’enseignement des arts plastiques à Saint-Charles, prévoir le

déménagement du fonds idoine du SCD vers la Belle de Mai.

3.2.2.3. 3e cercle : 2007-2009

Il s’agit de la majorité des collections, le traitement peut commencer en même

temps que les deux premiers cercles évoqués ci-dessus. Le 3e cercle est constitué

de :

• B Lag : traitement prioritaire pour ouvrir la bibliothèque de proximité avant la

fermeture des autres bibliothèques de composantes (au moment de l’ouverture

de la médiathèque des Fenouillères).


34


• B Civ

• B Géo

3.2.2.4. Dernier cercle : progressivement

Il s’agit ici de l’ensemble des autres bibliothèques de composantes, qui ne sont pas

intégrables dans une problématique globale : Portugais, Italien, Ergologie,

Japonais, Chinois bis, cartothèque, musique, etc.

3.2.3. Mouvements de collections

• déménagement des petits fonds vers la BULA

Le déménagement des « petits fonds » se fait rapidement vers la BULA dans la

mesure où il peut servir d’exemple d’une gestion rationalisée des ressources

documentaires et où il ne rend pas des collections inactives pendant un temps

indéterminé.

• déménagement éventuel du Patio Nord vers Saint-Charles

• déménagement de la BULA vers la médiathèque

Cela concerne les collections d’Histoire, géographie, sociologie, psychologie,

et philosophie. Sont aussi concernés le CADIST et le pôle associé.

• déménagement de B Lag vers la BULA

Ce déménagement a lieu après celui de la BULA pour ne pas fermer deux

espaces en même temps. Il est immédiatement suivi du début des travaux pour

mettre en place la bibliothèque de proximité.

• déménagement de B Civ vers la médiathèque

Le déménagement n’a lieu qu’une fois la bibliothèque de proximité ouverte, là

aussi pour que la gêne encourue soit la plus réduite possible.

• déménagement de B Géo vers la médiathèque

• déménagement des bibliothèques restantes


35


3.3. Chiffrage sommaire

3.3.1. Phasage

Voir page suivante.

3.3.2. Liste des principales lignes budgétaires identifiées, spécifiques à ce scénario

• Matériel pour le traitement des collections : informatique, licences, équipement

• Déménagement du 2e cercle vers Saint-Charles (stockage) à prévoir en cas de

besoin (sinon, il déménage directement vers la médiathèque de la Belle de Mai,

déménagement qui est commun à tous les scénarios)


36


SCENARIO 1 : TOUT EN DOUCEUR

Traitement 1er CercleTraitement 2e CercleTraitement 3e CercleTraitement 4e Cercle

Déménagement 1er Cer->BULA Déménagement 2e Cer-> Belle de Mai Déménagement BULA->Belle de MaiDéménagement BULA->Mediat Déménagement B-LAG-LEA->BULAConstruction Bib Prox Déménagement B-CIV->Mediat Déménagement B-GEO->MediatDéménagement 4e Cer

2007 20092008 2010

Ouverture Mediatheque

Enseignement "Arts Plastiques" à St Charles


37


4. Scénario 2 : Coup de poing

4.1. Présentation

4.1.1. Axe

Déménager toutes les collections des bibliothèques de composantes en même

temps dans un même lieu où elles seront traitées puis redistribuées dans leurs

bibliothèques de destination. Parallèlement, aménagement de la bibliothèque de

proximité. Ce scénario propose deux variantes.


• Déménagement global des documents en une fois

• Traitement intellectuel et équipement dans un même lieu

• Traitement par une équipe recrutée et formée pour cette mission

• Parallèlement, travaux puis ouverture de la bibliothèque de proximité

4.1.3. Intérêts

• Satisfaction de la demande de la Présidence de l’Université de Provence :

normalisation et libération des espaces

• Le SCD règle le problème de l’éclatement documentaire rapidement

4.1.4. Avantages

• Problème de la surcharge au sol des bibliothèques réglé

• Libération de nombreux espaces

• Regroupement des fichiers de différentes bibliothèques possible pour la

rétroconversion (10 000 fiches minimum)

• Opération visible et marquante, ce qui facilite l’obtention de crédits pour sa

mise en œuvre


• Recrutement et formation massive de personnels vacataires

• Collections inaccessibles puis difficiles d’accès pendant un certain temps


38


• Nombreux mouvements de collections

4.1.6. Risques

• Dégradation des relations avec les enseignants

• Si l’intégration s’arrête pour diverses raisons (arrêt des crédits, retard de

l’ouverture de la médiathèque des Fenouillères…), les collections restent dans

un lieu qui aurait dû être temporaire


4.2.1. Pré-requis

• Formation et recrutement d’une équipe temporaire (environ 10 personnes sur 3

ans). Une majorité d’équivalents catégorie C pour la saisie des fichiers et

l’équipement, quelques équivalents catégorie B (IUT-Métiers du livre) pour

l’exemplarisation et la création de notices.

• Achat ou récupération de matériel informatique pour la saisie de fichiers.

Licences WinIBW supplémentaires pour le catalogage

4.2.2. Variante n° 1 : stockage temporaire de collections sur le site de Saint-Charles

4.2.2.1. Schéma général

Il s’agit du déménagement de l’ensemble des 170 000 documents des bibliothèques

de composantes afin de les traiter à Saint-Charles dont la capacité de stockage est

de 200 000 documents. Les locaux de l’ancienne BDP récupérés par l’université de

Provence peuvent accueillir les collections (magasins équipés d’étagères) et les

espaces de travail pour les équipes temporaires. Le traitement documentaire et

l’équipement se font à Saint-Charles avant de déménager à nouveau les collections

et de les implanter à la BULA, dans la bibliothèque de proximité après travaux, ou

à la Médiathèque des Fenouillères et à la Belle de Mai.

4.2.2.2. Procédure

• Désherbage des bibliothèques de composantes en coopération avec les

enseignants, dans les bibliothèques d’origine


39


• Déménagement et stockage des collections (170 000 documents) à Saint-

Charles

• Travaux de la bibliothèque de proximité

• Parallèlement, acquisition de documents pour la bibliothèque de proximité,

traités à la BULA

• Traitement documentaire à Saint-Charles : élimination des doublons avec le

SCD, catalogage (selon les trois voies possibles), indexation, localisation et

cotation

• Équipement à Saint-Charles

• Départ des collections d’arts plastiques de la BULA et du Patio Nord vers la

Belle de Mai (via Saint-Charles)

• Redistribution à la BULA et à la bibliothèque de proximité d’une partie des

collections traitées (20 000 documents)

• Les documents, toujours à Saint-Charles, sont empruntables par les lecteurs

d’Aix-en-Provence via une navette

• Implantation des documents à la BULA, à la médiathèque des Fenouillères

4.2.3. Variante n° 2 : stockage de collections au Patio Nord et à la BULA

4.2.3.1. Schéma général

Il s’agit de déménager et de stocker les collections de la majorité des bibliothèques

(environ 50 000 documents) sur le site Schumann dans deux lieux : la bibliothèque

du Patio Nord et la BULA, avant de traiter le reste des collections.

Les trois bibliothèques les plus importantes (B Civ, B Géo et B Lag) restent a

priori en l’état afin de perturber le moins possible le service public, ces trois

espaces accueillant la majorité du public du site. On ne les intègre qu’au moment

de l’ouverture de la médiathèque. Mais on pourra choisir l’option de déménager en

dernier d’autres entités, comme par exemple les bibliothèques les plus disparates,

ou celles dont les conventions d’intégration seront les plus difficiles à obtenir.

Avantage : les documents restent sur le site Schumann, le déménagement est moins

lourd et la navette n’est plus utile.


40


Inconvénient : l’ouverture de la bibliothèque de proximité ne se fait qu’en 2009,

après l’ouverture de la médiathèque.

4.2.3.2. Procédure

• Déménagement des collections d’arts plastiques du Patio Nord et de la BULA à

la Belle de Mai via Saint-Charles

• Installation de compactus dans la bibliothèque du Patio Nord de façon à stocker

jusqu’à 35 000 documents (1 000 mètres linéaires)

• Désherbage de la majorité des bibliothèques en coopération avec les

enseignants, dans les bibliothèques d’origine (ici : toutes sauf B Civ, B Géo,

B Lag).

• Déménagement des documents et stockage dans deux lieux

o Bibliothèque du Patio Nord : 35 000 documents

o BULA : 20 000 documents (10 000 documents pouvant être

accueillis + 10 000 documents partis à Saint-Charles)

• Traitement documentaire dans ces deux lieux : élimination des doublons avec

le SCD, catalogage (selon les trois voies possibles), indexation, localisation et

cotation

• Équipement dans ces deux lieux

• Fin du traitement de la première tranche : les documents conservés dans ces

deux lieux sont empruntables par les lecteurs

• Traitement des collections de B Civ, B Géo et B Lag sur place, puis

redistribution des collections soit à la BULA, soit à la médiathèque des

Fenouillères

• Début des travaux d’aménagement de la bibliothèque de proximité (ancienne

B Civ ou B Lag)


41



4.3.1. Phasage

Voir page suivante.


• Personnels

• Matériel informatique avec licences WinIBW

A ces dépenses s’ajoutent des frais supplémentaires selon le choix du lieu de

stockage et de traitement (voir ci-dessous).

4.3.2.1. Cas du stockage à Saint-Charles

• Navette (personnel et matériel)

• Déménagements aller et retour

4.3.2.2. Cas du stockage au Patio Nord et à la BULA

• Personnel supplémentaire pour la communication des documents du Patio Nord

• Déménagement des collections d’arts plastiques de la BULA et du Patio Nord à

Saint-Charles

• Achat et installation de compactus pour le Patio Nord


42


SCENARIO 2 : COUP DE POINGVar1 : Stockage et traitement à St Charles

Désherbage globalDéménagement globalTravaux bibliothèque de proximitéTraitement documentaire et équipementMise en place de la navetteRetour de 20 000 docs à la BULADéménagement reste et implantation définitive

2007 20092008 2010



43


SCENARIO 2 : COUP DE POINGVar2 : Stockage BULA et Patio nord

Désherbage majorité des bibliothèquesDocs Patio nord > Belle de MaiDocs BULA > Belle de MaiTravaux Patio nordDéménagement majorité des bibliothèquesTraitement documentaire et équipementTraitement reste des bibliothèquesImplantation définitive des collectionsTravaux bibliothèque de proximitéImplantation collections bib de proximité

2007 20092008 2010



44


5. Scénario 3 : Plus de service, tout de suite

5.1. Présentation

5.1.1. Axe

Améliorer l’offre documentaire et de travail rapidement.


• Augmenter la capacité des magasins sur le site de l’UP

• Traitement intellectuel dans les locaux du SCD

• Ouverture d’une bibliothèque de proximité

o définitive en B Lag

o éventuellement après une phase provisoire en B Civ

5.1.3. Intérêts

• Valorisation des compétences du SCD

• Espaces documentaire pour la majorité des étudiants (niveau L) : plus de

services et de places de travail pour les étudiants de 1er cycle, sur des horaires

d’ouvertures élargis

5.1.4. Avantages

• Accessibilité des collections

• Progressivité et adaptabilité de l’intégration

• Résultats rapides

• Extension des publics

• Effet d’entraînement


• Double déménagement de certaines collections

• Coût de fonctionnement en personnel pour la bibliothèque de proximité

• Coût en réaménagement du Patio Nord


45


5.1.6. Risques

• Déception des utilisateurs dans la première phase


5.2.1. Deux variantes possibles

Dans l’optique d’une ouverture la plus rapide possible de la bibliothèque de

proximité, deux options sont envisageables pour la réalisation de la bibliothèque

de proximité :

• Variante n°1 : réalisation définitive en B Lag

• Variante n°2 : réalisation provisoire en B Civ de la bibliothèque de proximité,

puis déménagement en B Lag après l’ouverture de la médiathèque des

Fenouillères.

Quel que soit l’emplacement de la bibliothèque de proximité, la première phase

verra se succéder de manière très rapprochée ou simultanée, dans un court laps de

temps (sept. 2006-janv. 2007), les différents chantiers fondant l’architecture

documentaire de l’Université de Provence pour les années à venir :

déménagements de collections, traitement de collections, travaux d’extension de

locaux et de magasins, travaux de densification de magasins, constitution de la

bibliothèque de proximité (définition de ses missions et de ses services,

constitution des collections, prévision des ressources humaines à affecter).

Deux lieux peuvent être envisagés, la B Lag et la B Civ. Dans le premier cas, il

s’agit de construire immédiatement la bibliothèque de proximité définitive ; dans

le second, d’établir une bibliothèque de proximité provisoire pour faciliter les

opérations.

BUFR LAG-LEA BUFR Civilisations et Humanités

Avantages

- Espace de travail suffisant dès le début - Déménagement unique

Avantages

- Intégration facile (fort taux d’informatisation) - Accessibilité sauvegardée - Peu de communications à prévoir


46


(fort taux de recouvrement pour certaines matières, consultation possible à la BULA) - Rationalisation des fonds coexistant en B Civ. - Faible distance entre les magasins et la bibliothèque de proximité

Inconvénients

- Coûts d’extension de la bibliothèque du Patio Nord - Mise en magasin de collections non rétroconverties - Capacité de stockage épuisée dès le début - Impossibilité d’intégrer les autres collections - Distance avec les magasins du Patio Nord - Nombreuses communications à prévoir (bibliothèque dont les fonds ne sont pas doublés par ceux de la BULA)

Inconvénients

- Coût éventuel de construction d’un monte-charge / d’un passe-livre - Surface restreinte lors des deux premières années

5.2.2. Variante n° 1 : réalisation définitive en B Lag

5.2.2.1. Principes

Cette variante installe de manière définitive la Bibliothèque de proximité (B Prox)

à l’emplacement actuel de la B Lag. La première phase verra 3 chantiers

importants menés de manière quasi simultanée : déménagement des collections de

la B Lag, extension et aménagement de locaux (magasins, B Prox), constitution de

la B Prox (missions, services, collections, personnels affectés).

5.2.2.2. Déménagement et traitement des collections de B Lag

La B Lag possède 48 000 volumes, soit 1600 ml. Ces collections ne pourront être

traitées sur place, les locaux étant mobilisés par les travaux d’extension et

d’équipement pour la création de la B Prox. Le Patio Nord est occupé aujourd’hui

à raison de 450 ml, dont 226 ml (arts) partent à Saint-Charles pour être traités en

attendant l’ouverture de la Belle de Mai. Selon la même logique de répartition

disciplinaire, 10 000 vol. de collections d’art, soit 333 ml, quitteront la BULA pour


47


la même destination. Le Patio peut être étendu par abattement de cloisons, et

densifié à concurrence de 1600 ml, soit le volume actuel de la B Lag.

Les collections de la B Lag peuvent donc être accueillies en majeure partie au

Patio Nord, à raison de 1374 ml, les 226 ml restant peuvent être stockés à la BULA

à la place des collections d’art déménagées à Saint-Charles.

5.2.2.3. Constitution de la bibliothèque de proximité

Public : étudiants de 1er cycle et candidats aux concours de l’enseignement. Cette

bibliothèque a vocation à pallier la disparition des bibliothèques de composantes.

Locaux : la B Prox s’installe à la place de la B Lag, tout en s’étendant à des salles

de réunion ou de cours attenantes : extension de 480 m² à 1000 m².

Collections et services : la B Prox offre 15 000 vol. de collections de 1er niveau

(références, usuels, manuels,…) et de niveau concours pour une consultation sur

place, ainsi que des places de travail et des postes d’informatique documentaire et

bureautique. Les horaires d’ouverture suivent ceux de la BULA. Toutes les

disciplines sont couvertes, même celles des départements qui ne participent pas dès

le début au mouvement d’intégration (pour ceux-ci, le nombre de volumes mis à

disposition sera réduit, en considération du fait que les étudiants pourront toujours

avoir recours à la bibliothèque de département).

Personnel : la B Prox nécessite un investissement fonctionnel important : des

personnels permanents assurant le fonctionnement quotidien et dépendant

directement du SCD ; des moniteurs ou tuteurs pouvant y exercer de manière

temporaire (recrutement par les UFR ou par le SCD ?). Des postes peuvent être

récupérés sur les bibliothèques de composante : en B Lag, un poste peut être

requalifié en TCH ITRF, spécialité bibliothèque (Cat. B).

Budget : à définir selon les coopérations établies. Si des manuels pourront

vraisemblablement être récupérés dans les bibliothèques de composantes,

l’acquisition ciblée des ouvrages de concours est à prévoir – poste budgétaire à

répéter chaque année.

5.2.2.4. Travaux

Deux phases de travaux sont à prévoir :

• Extension du Patio Nord et densification des locaux


48


o Abattage des cloisons

o Installation de compactus

• Extension de la B Lag pour accueil de la B Prox

o Abattage de cloisons et construction de nouveaux murs extérieurs

o Aménagement des espaces de la B Prox (cloisons, rayonnages…)

o Câblage électrique et réseau

5.2.2.5. Traitement des collections de B Prox

• Tri pour récupération d’ouvrages dans les BUFR et bib. de composantes

• Acquisitions

- Si collaboration des départements : élaboration d’une bibliographie

d’environ 500 titres, à destination du niveau L.

o 1 cadre B du SCD pour discussion et validation de la liste, avec

mobilisation des acquéreurs pour chaque discipline – 2 mois

- En l’absence de collaboration, prévoir le même travail échéant au SCD et

un budget d’acquisition plus important

o 1 cadre B du SCD pour établir un plan de constitution des

collections et implication des acquéreurs pour chaque discipline – 4

mois.

• Équipement : 15 000 volumes à coter et équiper, dont 2/3 vraisemblablement

récupérés dans les BUFR et bibliothèques de composantes et partiellement à

déséquiper.

5.2.2.6. Fonctionnement de la B Prox

De janvier 2007 à septembre 2009 :

• 1,5 ETP Cat. B pour gestion (horaires 9-19 et 9-13)

• 1 ETP Cat. C pour les communications

• Tuteurs et moniteurs étudiants

5.2.2.7. Préparer les déménagements de 2009

• Désherbage sur place, dans les locaux des bibliothèques (voir scénario 1)

• Récolement

• Conversion rétrospective


49


5.2.3. Variante n° 2 : réalisation provisoire en B Civ

5.2.3.1. Principes

L’ensemble constitué par la B Civ et le Patio Nord est aménagé pour devenir une

bibliothèque de proximité provisoire, dont la superficie relativement limitée est

justifiée par le maintien de la B Lag et de la B Lacs. Les locaux du Patio Nord ne

sont pas étendus, mais densifiés et transformés en magasins pour pouvoir accueillir

les collections de la B Civ. Cette dernière, sise immédiatement au-dessus, devient

la bibliothèque de proximité dès janvier 2007. Dans l’intervalle précédant

l’ouverture de la Médiathèque des Fenouillères, les autres collections sont

préparées pour l’intégration définitive. Dans la phase finale, les locaux de

l’actuelle B Lag seront réaménagés et agrandis pour pouvoir accueillir la

bibliothèque de proximité définitive.

5.2.3.2. Opérations au Patio Nord

Déménagement des collections actuellement conservées au Patio Nord dès l’été

2006 :

• fonds de provençal déménagé à la BULA (800 vol.)

• fonds d’art déménagé à Marseille-Saint-Charles

• thèses et mémoires de lettres déménagés à Marseille-Saint-Charles

Cette opération se justifie ainsi :

• avantage : place disponible

• inconvénient mineur : perte provisoire d’accessibilité pour les étudiants des

filières artistiques

• compensé par : 1/ fort taux de doublons (60 %)

2/ bibliothèque récente (cette opération ne trouble pas des

habitudes de travail)

3/ bibliothèque actuellement peu utilisée, permettant

d’estimer que la gêne sera minime

4/ possibilité d’utiliser la navette quotidienne

Densification du Patio Nord (sept. 2006) : des magasins compacts seront

aménagés dans les deux espaces encore vides de la bibliothèque.


50


5.2.3.3. B Civ transformée en B Prox

Traitement des collections de B Civ et préparation du transfert : une fusion des

quatre fonds constituant la B Civ, un désherbage rapide (d’après l’état des

ouvrages et leur degré d’actualité) et le dédoublonnage doivent être effectués dans

la phase préalable au déménagement.

Transfert des ouvrages au Patio Nord qui devient magasins pour B Civ. Cette

dernière garde sa vocation de B Prox pour l’UFR Civ tout en devenant

bibliothèque de proximité – surtout en direction des arts et des départements qui se

joindront au mouvement (en premier lieu desquels, le département d’espagnol qui

a demandé son intégration). Les petits fonds inactifs devront être intégrés

rapidement. D’autres fonds pourront être intégrés et rester consultables, à

proximité, en communication différée grâce aux instruments existants (e.g.

B Italien).

5.2.3.4. Estimation des espaces disponibles

Après travaux, la capacité du Patio Nord est estimée à environ 1000 m.l., soit

environ 30 à 35 000 vol. Les collections de B Civ sont estimées à 34 000 vol.

Après désherbage et dédoublonnage, on peut estimer ces fonds à 30 000 vol. En

appliquant le ratio habituel d’un tiers aux ouvrages du libre-accès, on conserve

10 000 ouvrages de B Civ en B Civ, on transfère le restant en magasins, et on

accroît le libre-accès de 5 000 vol. à l’intention des étudiants de niveau L et des

concours, pour les matières ne dépendant pas de LAG-LEA.

Cette configuration se justifie ainsi :

• Limitation des consultations de volumes en magasin

• Continuité pour la majeure partie des étudiants

• Poursuite des accroissements

• Accueil des bibliothèques voulant s’associer au mouvement

Malgré certains inconvénients :

• Bibliothèque encore très hybride, avec beaucoup de volumes en B Prox.

• Communication différée à élaborer. Le nombre de communication étant

restreint par la masse documentaire conservée en B Civ, on peut renoncer à la

construction d’un monte-charge et prévoir une communication par heure.


51


5.2.3.5. Traitement des collections

Entre l’ouverture de la B Prox en B Civ et son déménagement en B Lag, le SCD

supervise la conversion rétrospective des fonds des autres bibliothèques et des

fonds intégrés en B Prox-Patio Nord. Il prépare les transferts de collections qui

auront lieu à l’ouverture de la médiathèque des Fenouillères.

Le SCD fait fonctionner la B Prox avec 1,5 ETP cadre B et 1 ETP cat. C

5.2.3.6. B Prox en B Lag

Les fonds de B Lag sont transférés à la BULA. Les locaux sont agrandis et

réaménagés. La B Prox est transférée dans l’ancienne B Lag. Les fonds sont

transférés dans leur lieu de conservation définitif.


5.3.1. Phasage

Voir page suivante.


Fonctionnement de la bibliothèque de proximité

Achat de documents pour la bibliothèque de proximité

• varie selon le nombre de bibliothèques participant à l’opération et fournissant

leurs documents

• maximum : 200 ouvrages par matière

Aménagement du Patio Nord :

• variante n° 1 : extension et magasins mobiles

• variante n° 2 : magasins mobiles ; éventuellement aménagements pour faciliter

les communications


52


SCENARIO 3 : PLUS DE SERVICE, TOUT DE SUITEVar1 : Bib Proximité = B-LAG

Déménagement Patio NordExtension du Patio NordDensification des magasins (Patio Nord)Déménagement BlagTravaux d'extension BlagAménagement BlagConstitution des fonds BproxOuverture BproxTraitement des bibliothèques associéesOuverture de la Médiathèque des FenouillèresDéménagements

2007 20092008 2010



53


SCENARIO 3 : PLUS DE SERVICE, TOUT DE SUITEVar2 : Bib Proximité = B-CIV

Déménagement des fonds du Patio NordTravaux Patio NordDésherber, récoler et rétroconvertir B CivDéménagement de B Civ au Patio NordDéfinir et constituer fonds de B ProxRéaménager B CivIntégrer B Espagnol et ItalienOuverture de B ProxFonctionnement de B ProxTraitement des collections BUFROuverture de la Médiathèque des FenouillèresDéménager B Lag-Lea vers BULADéménager B Lacs vers les FenouillèresRéaménager B Lag-LeaOuverture de B Prox

2007 20092008 2010


2006


54


6. Synthèse

6.1. Scénarios

Scénario 1 Tout en douceur

Scénario 2 Coup de poing

Scénario 3 Plus, et tout de suite

Axe Continuité du service public

Normalisation et libération de l’espace

Plus de service, tout de suite

Déclinai-sons de l’axe

Mise en place d’une équipe volante

Traitement sur place des collections

Déménagement des collections après livraison de la médiathèque

Déménagement global des documents en une fois

Traitement intellectuel et équipement dans un même lieu

Traitement par une équipe recrutée et formée pour cette mission

Ouverture de la bibliothèque de proximité

Augmenter la capacité des magasins sur le site de l’UP

Traitement intellectuel dans les locaux du SCD

Ouverture d’une biblio-thèque de proximité • définitive en B Lag • éventuellement après une

phase provisoire en B Civ

Intérêt Espaces documentaires ouverts aux étudiants et enseignants

Force de persuasion du SCD auprès des UFR

Satisfaction de la demande de la présidence de l’UP

Rationalisation de l’éclatement documentaire

Valorisation des compétences du SCD

Espace documentaire pour la majorité des étudiants (niveau L)

Avantages Accessibilité constante des documents

Faibles coûts Progressivité et

adaptabilité Moindre risque de conflit

Problème de la surcharge au sol des bibliothèques réglé

Libération d’espaces Regroupement des fichiers de

différentes bibliothèques possible pour la rétroconversion (10 000 fiches minimum)

Opération visible et marquante qui facilite l’obtention de crédits pour la mener à bien

Accessibilité des collections Intégration progressive des

documents Rapidité Extension des publics /

Création d’un nouvel espace de travail

Effet d’entraînement

Inconvé-nients

Faible visibilité Pas de libération

d’espace dans l’immédiat

Recrutement et formation massive de personnels vacataires

Collections inaccessibles Nombreux mouvements de collections

Mouvements de collections Accroissement du coût de

fonctionnement

Risques Usure psychologique Blocage lors du

déménagement physique des collections

Dégradation des relations avec les enseignants

Immobilisation des collections dans un lieu temporaire

Déception des utilisateurs


55


6.2. Lignes budgétaires spécifiques à chaque scénario

Scénario 1 Tout en douceur

Scénario 2 Coup de poing

Scénario 3 Plus de service, tout de suite

Investis-

sement

moindre

Petit matériel Petit matériel Achat de documents pour la bibliothèque de proximité

Fonction-

nement

Fonctionnement de la bibliothèque de proximité Aménagement du Patio Nord :

Investis-

sement

impor-

tant

Déménagement à St Charles en cas de besoin

Var. 1 : stockage à St Charles + navette (personnel et matériel) + déména-gements aller et retour

Var. 2 : stockage au Patio Nord et à la Bula + personnel (communication des documents du Patio Nord) + déménagement des collections d’arts plastiques à St Charles + achat et installation de compactus pour le Patio Nord

Variante 1 : extension et magasins mobiles

Variante 2 : magasins mobiles aménage-ments pour faciliter les communi-cations

6.3. Phasages


56


SC 1 : TOUT EN DOUCEURTraitement 1er CercleTraitement 2e CercleTraitement 3e CercleTraitement 4e CercleConstruction Bib Prox

SC 2 : COUP DE POING : ST CHARLESDésherbage globalTravaux bibliothèque de proximitéTraitement documentaire et équipement

SC 2b : COUP DE POING : BULADésherbage majorité des bibliothèquesTravaux Patio nordTraitement documentaire et équipementTraitement reste des bibliothèquesTravaux bibliothèque de proximité

SC 3 : PLUS, TOUT DE SUITE : B-LAGDéménagement Patio NordTravaux Patio nordDéménagement&Co BlagConstitution des fonds BproxTraitement des bibliothèques associéesDéménagements

SC 3b : PLUS, TOUT DE SUITE : B-CIVDéménagement des fonds du Patio NordTravaux Patio nordDésherber, récoler et rétroconvertir B CivDéfinir et constituer fonds de B ProxRéaménager B CivIntégrer B Espagnol et ItalienFonctionnement de B ProxTraitement des collections BUFRDéménagements divers

2007 20092008 2010




57

Compte-rendu du 2e comité de pilotage


Présents :

Commanditaire : Philippe Besnié, Benjamin Gilles, Marielle Michel, Faizah

Mokhtari

Équipe projet : Pascal Krajewski, Dominique Stutzmann, Sarah Tournerie

1. Discussions suite à la présentation

• Au cours de la présentation ont été corrigées oralement de rares erreurs ayant

passé les relectures

• La discussion a porté sur le choix de l’un des trois scénarios. L’attention du

commanditaire a principalement porté sur les scénarios 1 et 3

• Points relevés par le commanditaire sur le scénario 1 :

o permet au SCD de mettre en place un plan pluriannuel de recrutement,

o risque de déboucher sur une annexion forcée comme dans le scénario 2.

• Points relevés par le commanditaire sur le scénario 3 :

o permet d’enclencher un processus et fait du SCD une force de proposition,

o malgré les services en plus, le SCD pourrait tout de même faire face à des

réticences,

o difficile à mettre en oeuvre car il est impossible de prélever du personnel

pour le fonctionnement de la bibliothèque de proximité.

2. Conclusions

Le DCP 2 est validé.

Scénario choisi : scénario 3, variante 2 (B Civ)

• La forte visibilité du scénario 3 emporte la conviction : il oblige les UFR à se

positionner.

• La variante 2 tient mieux compte de l’existant (en B Lag, rien n’est prêt, alors

qu’il y a déjà des accords en B Civ).

• Le DCP 3 précisera le sens de « bibliothèque de proximité ».


58


• Le phasage du DCP 2 a été validé, avec les conseils et précisions suivants pour

le DCP 3

o il fera une priorité de l’intégration des fonds morts (espagnol, etc),

o il tiendra plus précisément compte du temps des négociations et de la

« conquête par l’exemple », ainsi que des délais (problèmes pour le

CPER3 2007) et des évolutions « naturelles » (perte d’effectifs en B Lag ;

actuel président des Presses de l’Université de Provence est ancien

président de l’UP),

o il laissera plus de temps à la constitution des fonds de B Prox

Compte-tenu de ces remarques, on trouvera ci-dessous un nouveau phasage :

3 Contrat Plan Etat Région


59



60

SCENARIO 3 : PLUS, TOUT DE SUITEBib Proximité = B-CIV

Déménagement des fonds du Patio NordTravaux Patio NordTraitement : 1er CercleTraitement : 2e CercleDéménagement 1er Cercle -> Patio NordRéaménager l'ancienne B-CivDéfinir et constituer fonds de B ProxOuverture de B-Prox 1Fonctionnement de B-Prox 1

Traitement : 3e CercleDéménagement 2e Cercle -> Belle de MaiDéménagement BULA ->Belle de MaiTraitement : B-Lag-Lea [Purement indicatif]Traitement : B-Géo [Purement indicatif]Traitement : B-Lacs [Purement indicatif]Agrandir et réaménager B Lag (par tranches)Ouverture de B Prox 2Déménagement BULA ->Mediathèque FenouillèresDéménagement B-Lag-Lea -> BULADéménagement B-Lacs ->Mediathèque FenouillèresDéménagement Patio Nord ->Mediathèque FenouillèresDéménagement B-Géo ->Mediathèque FenouillèresTraitement : 4e CercleDéménagement 4e Cercle

AVEC :B-Prox 1 = Bib de proximité transitoire installée dans l'espace de l'ancienne B-Civ (au dessus du patio Nord)B-Prox 2 = Bib de proximité définitive installée dans l'espace de l'ancienne B-Lag-Lea1er Cercle = B-Civ + B-IECJ2e Cercle = Fonds d'art des B-Comp destiné à la Belle de Mai (= les anciennes collections du Patio Nord (sauf histoire de l'art + Cinéma) + une partie de B-Lacs)3e Cercle = Fonds morts : B-Esp + Stefanini + Sauvageot4e Cercle = Toutes les B-Comp restantes à l'exclusion de B-Géo, B-Lag-Lea, B-Lacs

2007 20092008 2010


2006



Document préparatoire au 3e comité

de pilotage

1. Introduction

L’approfondissement du scénario « Plus de service, tout de suite », avec la

réalisation rapide d’une bibliothèque de proximité, a été décidé par le second

comité de pilotage.

Ce scénario propose d’améliorer l’offre documentaire et de travail rapidement, en

augmentant la capacité des magasins sur le site de l’UP et en ouvrant une

bibliothèque de proximité. Cette solution valorise les compétences du SCD et

favorise l’offre de nouveaux espaces documentaires pour la majorité des étudiants.

L’ensemble constitué par la Bibliothèque de l’UFR Civilisations et Humanités et le

Patio Nord est aménagé pour devenir une bibliothèque de proximité provisoire,

dont la superficie relativement limitée est justifiée par le maintien des autres

bibliothèques d’UFR. Les locaux du Patio Nord sont densifiés et transformés en

magasins pour pouvoir accueillir les collections de la bibliothèque sise

immédiatement au-dessus et transformée en bibliothèque de proximité dès janvier

2007. Dans l’intervalle précédant l’ouverture de la Médiathèque des Fenouillères,

les autres collections sont préparées pour l’intégration définitive. Dans la phase

finale, les locaux de l’actuelle bibliothèque de l’UFR LAG-LEA seront

réaménagés et agrandis pour pouvoir accueillir la bibliothèque de proximité

définitive.

L’ensemble du plan proposé permet de conserver l’accessibilité des collections

dans une intégration à la fois progressive et adaptable, tout en donnant des

résultats rapides et visibles, vecteurs d’un effet d’entraînement et de conviction.

Ce document établit les coûts de réalisation de ce projet. Les coûts sont exprimés

en euros, sans tenir compte de l’évolution des prix et des salaires. Il a bien

évidemment été impossible au groupe Projet de faire établir des devis précis pour


61


les tâches à externaliser (blocage du campus, réticence des opérateurs…). Ces

coûts seront à réviser par la demande de devis précis.

Les coûts ont été donnés sans arrondi, ni majoration forfaitaire.

Le temps de négociation avec les UFR et départements, de même que celui

nécessaire au recrutement, n’ont pas été décomptés, car ils sont déjà intégrés aux

missions actuelles du SCD.

2. Partie 1 : le projet

2.1. Opérations à mener

Déménagement 1

Fonds actuellement conservés au Patio Nord dès l’été 2006 :

• fonds de provençal déménagé à la BULA (800 vol.)

• fonds d’art déménagé à Marseille-Saint-Charles

• thèses et mémoires de lettres déménagés à Marseille-Saint-Charles

Travaux 1

Densification du Patio Nord (sept. 2006) : des magasins compacts seront aménagés

dans les deux espaces encore vides de la bibliothèque.

Traitement du 1er cercle

Traitement des collections de B Civ et de l’IECJ et préparation du transfert : une

fusion des quatre fonds constituant la B Civ, un désherbage rapide (d’après l’état

des ouvrages et leur degré d’actualité) et le dédoublonnage doivent être effectués

dans la phase préalable au déménagement.

Traitement du 2e cercle

Conversion des catalogues des fonds d’art du Patio Nord, destinés in fine à la Belle

de Mai. Si les fichiers sont séparés, on traitera en même temps les fonds de B Lacs

que l’on destine également à la Belle de Mai.

Déménagement 2

Les collections du 1er cercle (B Civ et IECJ) sont, en majeure partie, déménagées

et stockées dans les magasins compacts du Patio Nord.


62


Travaux 2

Aménagement de B Civ pour accueillir B Prox

B Prox 1 (en B Civ)

• B Prox 1.1 = B Prox 1 avec fonctionnalités restreintes

• B Prox 1.2 = B Prox 1 avec l’ensemble de ses fonctionnalités


Intégration des fonds morts par saisie de fichiers envoyés à l’ABES et catalogage

interne : Espagnol + Stefanini + Sauvageot.

Déménagement 3

Intégration physique des fonds du 3e cercle à la BULA.

Traitement de B Lag, B Lacs, B Géo

Préparation des fichiers manuels en vue d’une rétroconversion par la société Jouve

en vertu du marché ministériel.

Déménagements 4a et 4b

Transfert des collections d’arts à la Belle de Mai : (a) en provenance de Marseille

Saint-Charles, pour l’ancien fonds du Patio Nord ; (b) en provenance de la BULA.


Intégration par saisie de fichiers envoyés à l’ABES et catalogage interne des fonds

de toutes les petites B Comp restantes : Ergologie ; SICMA ; Roumain ; Italien ;

Portugais ; Japonais ; Chinois ; Littérature comparée ; Psychologie.


Intégration des bibliothèques se distinguant par leurs supports et leurs formats :

Cartothèque + Musique

Travaux 3

Agrandissement et aménagement de B Lag

Déménagement 5

Fonds des sciences humaines de la BULA –> Médiathèque des Fenouillères

Ouverture de la Médiathèque des Fenouillères

Déménagement 6

B Lag –> BULA

Déménagement 6bis

B Prox 1 –> B Prox 2


63


Déménagement 7

B Lacs –> Médiathèque des Fenouillères

Ouverture de B Prox 2

B Prox 2 = Bib de proximité définitive installée dans l’espace de l'ancienne B Lag

Déménagement 8

Fonds de l’ancienne B Civ (B Civ et Patio Nord) –> Médiathèque des Fenouillères

Déménagement 9

B Géo –>Médiathèque des Fenouillères

Déménagement 10

4e Cercle –> BULA / Médiathèque des Fenouillères

Déménagement 11

5e cercle –> Médiathèque des Fenouillères

Avec ce déménagement se clôt la 3e vague, intégration majeure à l’ouverture de la

médiathèque. Ces mouvements sont prévus sur 1 an, pour prendre en compte les

risques de retard, d’où une fin estimée vers mi-2010.

2.2. Phasages

2.2.1. Phasages opérationnels

Voir pages suivantes

2.2.2. Planning financier prévisionnel

Voir pages suivantes


64



65

PHASAGE OPERATIONNEL CHRONOLOGIQUE

Déménagement des fonds du Patio Nord -> St CharlesTravaux Patio NordTraitement : 1er CercleTraitement : Patio NordDéménagement 1er Cercle -> Patio NordRéaménager l'ancienne B-CivDéfinir et constituer fonds de B ProxOuverture de B-Prox 1.1 et 1.2Fonctionnement de B-Prox 1

Desherbage : 3e et 4e Cercles (pour la B-Prox)Traitement : 3e CercleDéménagement 3e Cercle -> BULADéménagement 2e Cercle -> Belle de MaiDéménagement BULA ->Belle de MaiTraitement : B LagTraitement : B GéoTraitement : B Lacs (dont 1000 ouvrages du 2e cercle hors Patio Nord)Agrandir et réaménager B Lag (par tranches)Ouverture de B Prox 2Déménagement BULA ->MediathèqueDéménagement B-Lag-Lea -> BULADéménagement B-Prox1 -> B-Prox2Déménagement B-Lacs ->MediathèqueDéménagement Patio Nord ->MediathèqueDéménagement B-Géo ->MediathèqueTraitement : 4e CercleTraitement : 5e CercleDéménagement 4e CercleDéménagement 5e Cercle

2007 20092008 2010


2006




66

PHASAGE OPERATIONNEL THEMATIQUE

Déménagement 1 : fonds du Patio NordDéménagement 2 : 1er Cercle -> Patio NordDéménagement 3 : 3e Cercle -> BULADéménagement 4a : 2e Cercle -> Belle de MaiDéménagement 4b : BULA ->Belle de MaiDéménagement 5 : BULA ->MediathèqueDéménagement 6 : B Lag -> BULADéménagement 6bis : B-Prox1 -> B-Prox2Déménagement 7 : B-Lacs ->MediathèqueDéménagement 8 : Patio Nord ->MediathèqueDéménagement 9 : B-Géo ->MediathèqueDéménagement 10 : 4e CercleDéménagement 11 : 5e Cercle

Travaux Patio NordRéaménager l'ancienne B-CivAgrandir et réaménager B Lag (par tranches)

Traitement : 1er CercleTraitement : 2e CercleTraitement Patio Nord hors 2e CercleDesherbage : 3e+4e Cercles (pr la B-Prox)Traitement : 3e CercleTraitement : B-Lag-LeaTraitement : B-GéoTraitement : B-LacsTraitement : 4e CercleTraitement : 5e Cercle

Définir et constituer fonds de B ProxOuverture de B Prox 1Fonctionnement de B Prox 1

2007 20092008 2010


2006




67

B-Prox Création B Prox1Création B Prox2Fonctionnement B Prox1Fonctionnement B Prox2

TRAVAUX B Prox 1B Prox 2

déménagements 1et 2démenagement 3déménagements 4a et 4bdéménagements 5 à 9déménagements 10 et 11

1er cercle + Patio Nordcercles 2 à 5

2009 2010

Traitement : B-Comp

DEMENAGEMENTS

2007 2008

PLANNING FINANCIER PREVISIONNEL


2.3. Élaboration de B Prox

2.3.1. Définition

2.3.1.1. Public, collections et services

À proximité des étudiants géographiquement, mais aussi par ses ressources en tous

domaines concernant les matières littéraires, la bibliothèque propose un fonds de

référence entretenu pour se situer en permanence au plus près des programmes des

filières d'études de premier cycle et des concours de l’enseignement. Cette

bibliothèque a vocation à pallier la disparition des bibliothèques de composantes.

La B Prox offre 15 000 volumes de collections de 1er niveau (références, usuels,

manuels…) dans toutes les disciplines présentes sur le campus, ainsi que les

ouvrages et manuels nécessaires à la préparation des concours de l’enseignement

(CAPES et agrégation) dans ces mêmes disciplines. Ces ouvrages sont en libre

accès et destinés à une consultation sur place.

2.3.1.2. L’espace4

• 15 000 documents en libre accès

• 200 places de travail équipées (prises et Wifi) dont :

o 15 places multimédia (consultation du catalogue, recherche

documentaire, consultation de documents audiovisuels)

o 15 places de travail en groupe

• 1 espace reprographie

Pour la bibliothèque de proximité de 1 000 m2 : 310 m2 fonctionnels au total

Pour les documents en libre accès : 3,5 ml / m2, d’où 143 m2 d’espaces réservés à

la consultation des documents en libre accès pour les 500 ml de la B Prox 2.

Espace restant pour les places de travail : 547 m2

4 Marie-Françoise BISBROUCK et Daniel RENOULT, Construire une bibliothèque universitaire : de la conception à la réalisation, Paris : Éd. du Cercle de la librairie, 1993, p. 79. Pour une bibliothèque universitaire de Lettres et Sciences Humaines, les espaces sont à répartir comme suit : 20 % réservés à la circulation ; 5 % réservés à l’accueil ; 1 % sanitaire ; 15 m2 / personne pour le personnel, soit 60 m2


68


Organisation des places de travail :

85 % de places classiques 465 m2 2,7 m2 / pl 172 pl

3 % de places informatiques 16 m2 3,5 m2 / pl 5 pl

7 % de places audiovisuelles 38 m2 4 m2 / pl 10 pl

5 % de places de travail en groupe 27 m2 2 m2 / pl 14 pl

2.3.1.3. Personnel

La bibliothèque de proximité offre les mêmes horaires d’ouverture que la BULA

(9 h–19 h et 9 h–13 h), elle nécessite donc des personnels permanents assurant le

fonctionnement quotidien et dépendant directement du SCD. Des moniteurs ou

tuteurs peuvent compléter les effectifs de manière temporaire.

• 1 ETP (Cat. B) pour la gestion et les renseignements

• 3 ETP (Cat. C) pour l’accueil et le rangement


2.3.1.4. Plan de développement des collections

La mise en place de partenariats avec les enseignants chercheurs constitue une des

clefs du développement des collections.

Les collections sont constituées de monographies et de documents électroniques.

La bibliothèque constitue une collection de base qui comprend les documents

considérés comme fondamentaux pour chaque discipline et vise à offrir un accès

diversifié aux connaissances et courants de pensée les plus significatifs.

Elle acquiert et gère des collections d’étude pour le 1er cycle qui couvrent l’ensemble

des besoins documentaires de l’enseignement.

Les budgets d’acquisition sont répartis entre les différents départements suivant le

nombre d’étudiants inscrits dans chaque composante et cycle universitaire, le maintien

et le développement de collections de base dans chaque domaine.

Les principales sources des acquisitions sont les bibliographies fournies par les

enseignants et les chercheurs et les bibliographies courantes françaises et étrangères.

Le choix final des acquisitions est de la responsabilité de la bibliothèque, mais sont pris

en compte prioritairement les prescriptions des enseignants et des chercheurs.

La collection pour les disciplines enseignées à Aix-Marseille 1 :

• auteurs les plus significatifs (achat de l’édition de référence)


69


• manuels d’enseignement supérieur

• tous documents liés aux enseignements et à la préparation aux concours

• ouvrages de référence de nature encyclopédique

Pour les textes fondamentaux, acquisition systématique de 2 exemplaires. En fonction

des demandes et en concertation avec les enseignants, achat d’exemplaires

supplémentaires.

Les disciplines concernées par la bibliothèque de proximité définitive seront les

suivantes : histoire, histoire de l’art, philosophie, sociologie, études juives, cinéma,

études italiennes, études hispaniques, études luso-brésiliennes, linguistique

comparée, langues romanes, roumain, études japonaises, études chinoises,

littérature comparée, histoire médiévale (SICMA), sciences géographiques,

anglais, allemand, LEA, psychologie, musique, linguistique, langue et littérature

française.

Soit environ 700 (15 000 / 21) titres par disciplines se répartissant de la manière

suivante :

• Ouvrage de référence de premier cycle

• 45 ouvrages de concours pour les disciplines sujettes à concours de

l’enseignement

Désherbage annuel : nombre d’ouvrages stable. Les ouvrages de concours sont

renouvelés chaque année en fonction des programmes et les ouvrages de référence

font l’objet d’un désherbage régulier en fonction de leur pertinence.

2.3.2. Étapes

2.3.2.1. 2006-2007 : vers une bibliothèque de proximité provisoire ( B Prox 1.1)

sept 2006 – janvier 2007

Traitement des collections de B Civ et préparation du transfert

• sélection dans le fonds de B Civ de 1 750 ouvrages de référence destinés à la

future B Prox dans les disciplines suivantes : histoire, histoire de l’art,

philosophie, sociologie, études juives et qui seront en libre accès


70


• achat d’ouvrages de référence pour renouveler le fonds dans les disciplines ci-

dessus

• achat des ouvrages de concours pour les mêmes disciplines

• organisation du stockage de 8000 ouvrages de B Civ ensuite progressivement

transférés en fonction de l’arrivage des autres disciplines

Transfert et traitement intellectuel des 20 000 (30 000 – 10 000) ouvrages

restant au Patio Nord qui devient magasin pour B Civ.

Équipement : 80 places de travail (contre 130 actuellement, le reste de l’espace

étant dédié au traitement des documents)

Fonctionnement : avec le personnel existant, communication des documents et

libre accès réduit

janvier 2007-sept 2007

Équipement : 176 places de travail donc rajout de 46 places (par rapport aux

places existant actuellement) dans l’espace libéré par le déménagement des

collections.

Extension des horaires d’ouverture : 9 h–19 h et 9 h–13 h.

Constitution des collections pour sept 2007 : Cinéma, études italiennes, études

hispaniques, études luso-brésiliennes, linguistique comparée, langues romanes,

roumain, études japonaises, études chinoises, littérature comparée, SICMA

• Sélection des documents dans les fonds existants

• Achat des ouvrages de concours

• Renouvellement des ouvrages de référence

Remplacement progressif des volumes stockés en B Civ par les collections de la

B Prox jusqu’à 15000 volumes.

2.3.2.2. sept 2007 : ouverture de la B Prox provisoire ( B Prox 1.2)

Fonctionnement

De janvier 2007 à septembre 2009 (horaires 9-19 et 9-13) :

• 1 ETP Cat. B pour la gestion

• 3 ETP Cat. C pour l’accueil, les communications et le rangement



71


Constitution de la suite des collections

Géographie, LAG-LEA, Anglais, Allemand, LEA, Psychologie, Musique, LACS

(linguistique, langue et littérature française)

2.3.2.3. 2009 : ouverture de la B Prox définitive

Transfert du fonds de la B Prox 1.2, constitué au cours de toute la période dans

l’ancienne B Civ, dans B Prox 2


72


3. Partie 2 : établissement des formules de calcul des coûts

3.1. Les travaux

3.1.1. Travaux 1

Il s’agit de densifier le Patio Nord pour le stockage des collections (de 500 ml à

1100 ml). Les travaux consistent en l’installation de compactus sur les deux zones

encadrant l’actuelle zone de stockage du Patio Nord. Ces opérations peuvent être

menées par le service logistique de l’Université de Provence. Les rayonnages de

stockage du type compactus peuvent être récupérés sur le site Pasteur. D’après

l’expérience de travaux du même type menés en collaboration avec le service

logistique et sur un devis de la société Tixit, le SCD évalue le montage des

compactus à 13 090 € TTC sur la zone 1 et 7720 € TTC sur la zone 25.

Coût total : 20 810 €.

3.1.2. Travaux 2

Les travaux d’aménagement de B Civ pour la transformer en B Prox s’avèrent ne

relever que de l’ameublement. Ces coûts sont traités au chapitre 3, ci-dessous

(B Prox).

3.1.3. Travaux 3

Il s’agit de réaliser la Bibliothèque de proximité définitive (B Prox 2) par

l’extension des locaux de la Bibliothèque de l’UFR LAG-LEA (B Lag), située au

rez-de-chaussée du bâtiment principal de l’Université par la conquête de locaux

connexes dans la cour intérieure : Salle Sauvageot, locaux des PUP (Publications

de l’Université de Provence), bureaux d’enseignants, salle de réunions. La

superficie serait alors étendue de 480 m² à 1000 m².

5 Source : Université de Provence / Philippe Besnié.


73


3.1.3.1. Coûts de la construction et réhabilitation de locaux de bibliothèques

Les coûts actualisés moyens de la construction ou de la rénovation de

bibliothèques sont de 1300 € HT / m² surface hors œuvre nette (Shon), c’est-à-dire

la surface utile (surface exploitable mesurée pièce par pièce à l’intérieur des murs

porteurs et des cloisons), augmentée des circulations et des locaux techniques,

auxquels on rajoute l’épaisseur des murs intérieurs ou extérieurs de plus de 10 cm.

Pour obtenir le prix TTC, il est nécessaire de rajouter 15 % pour études (de

faisabilité, de sol, concours d’architecte,…), 3 % pour le divers (voies et réseaux),

le 1 % culturel, 10 % pour les aléas (intempéries qui arrêtent les travaux,…) et

19,6 % pour la TVA. Il convient d’ajouter 300 € TTC / m² shon pour le premier

équipement libre accès, bureaux, magasins, etc…). Ce qui aboutit environ à un

coût TTC de 2350 € / m² shon6.

Pour une réhabilitation ou une rénovation, le coût peut être très variable en

fonction de l’état d’origine du bâtiment et de l’importance des modifications

apportées. Il est parfois préférable de démolir pour reconstruire. Pour un bâti

existant il y aura d’abord un diagnostic technique et des études de faisabilité.

En l’absence de diagnostic et d’étude de faisabilité sur le bâtiment de l’Université

de Provence, nous fondons notre estimation du coût des travaux sur l’évaluation

moyenne de 2350 € TTC m² shon.

3.1.3.2. Les principes de l’estimation

En considérant les 1000 m² à rénover ou à construire pour le projet de bibliothèque

de proximité, on peut évaluer l’investissement, à partir des études de faisabilité

jusqu’à la livraison du bâtiment, à 1000 x 2350 = 2 350 000 € TTC. Nous

choisissons toutefois de considérer la surface à réhabiliter en exceptant la surface

actuelle de la B Lag (480 m²) présumée conforme, soit 520 m². On peut évaluer

alors l’investissement à consentir à 520 x 2350 = 1 222 000 € TTC.

Compte tenu des durées moyennes de réalisation, de la surface architecturale

présumée à réhabiliter, de l’ampleur restreinte du chantier, et par comparaison


74


avec d’autres projets7, les opérations semblent pouvoir être gérées à l’Université de

Provence sur une durée de 2 ans.

L’expérience du SICD2 de Grenoble sur les 2 tranches de rénovation de la BU

droit-lettres, incite à préconiser un conservateur à mi-temps pour la durée des

opérations sur 2 ans : soit 1600 heures, 27 666, 59 €.

3.2. Les déménagements

Les indications de coût ont été demandées par téléphone et ne constituent que des

informations orales. Toutes les entreprises contactées ont indiqué qu’il était

nécessaire de visiter les lieux afin d’établir des devis précis, ce que le groupe

projet ne pouvait prendre en charge. Toutes les données comprennent un

déménagement « clé en main », c’est-à-dire emballage des livres en cartons,

transport, déballage des livres, mais n’incluent pas le dépoussiérage des

collections. Les prix ne concernent que le traitement des documents, le mobilier

ayant été exclu. Il est à noter que la remise n’a pas fait l’objet de négociations,

comme c’est le cas lors d’un devis réel. Le taux de cette remise pourrait être

majoré dans des conditions réelles, mais nous avons seulement inclus à nos calculs

la remise annoncée par les commerciaux.

3.2.1. Coûts

AMT Transfert, 69003 Lyon

Prix TTC : de 26 à 30 euros / ml8 selon l’accessibilité

Pas de majoration saisonnière

Remise possible selon le volume et l’accessibilité : de 5 à 7 %

Guigard déménagements, 69800 Saint Priest

Prix TTC : 12 euros / ml

Majoration saisonnière : jusqu’à + 25 % les mois d’été

Majoration d’accessibilité : jusqu’à + 30 % si l’accès est difficile (escaliers,

absence d’ascenseur, long trajet à pied…)

6 Chiffres communiqués par Mme A.-M. Chaintreau, SDBD, chargée de la construction des bibliothèques et du suivi des volets des contrats, échange de courriers électroniques. 7 Chiffres de SICD 2 Grenoble communiqués par Nadine Delcarmine, conservatrice responsable de la préparation et du suivi des tranches de rénovation de la BU droit-lettres. 8 Ml : mètre linéaire


75


Remise possible selon le volume : 5 %

Démépool TDSI Concess, 92632 Gennevilliers

Prix TTC : 19 euros / ml

Pas de majoration saisonnière

Remise possible : de 5 à 7 %

3.2.2. Temps nécessaire

Le temps de déménagement est d’environ 500 ml / jour (toutes sources

confondues).

3.2.3. Chiffres retenus

3.2.3.1. Coûts financiers moyens estimés

On estime, d’après une moyenne de ces différents tarifs, que, quelle que soit la

période de l’année et les difficultés d’accès aux bibliothèques, le prix moyen est

de 19 euros / ml TTC sans remise.

3.2.3.2. Coûts moyens en personnel

Par ailleurs, deux personnes du SCD sont nécessaires au déménagement : une sur

le lieu de départ, une sur le lieu d’accueil (source : Déméco, agence de Clichy). On

estime que les catégories A doivent encadrer le déménagement. On comptera donc

17,29 € / h (rémunération pour un conservateur stagiaire).

On estime qu’un catégorie A prépare les déménagements : prospection, demandes

de devis, passation du marché, pilotage des équipes et des plannings (soit 405 h).

Coût : 405 x 17,69 = 7 165 €.

3.2.4. Tableau de synthèse : déménagement


76


Intitulé détail déménagement

nombre volumes après désherbage

nombre ml volumes après désherbage

nombre ml périodiques+ mémoires

nombre ml total

regroupement ml

prix de base TTC : 19 € / ml

dates déména-gement

total coût déménageurs en euros

total temps déména-gement

nombre personnels SCD

Coût horaire personnel

total coût person-nel SCD en euros

Provençal > BULA 720 21,6 0 21,6 Déménagement 1 Arts + Mémoires

Lettres > St Charles 7 500 225 57 282 303,6

19

été 2006

5 768

4 h 30

3

17,29 euros

234

BCIV (partiel) > Patio Nord 20 600 618 125 743 Déménagement 2

IECJ (partiel) > Patio Nord 2 600 78 0 78

821 19

autom. 2006

15 599

11 h 30

2

17,29 euros

398

Stefanini > BULA 1 080 32,4 0 32,4

Sauvageot > BULA 180 5,4 0 5,4 Déménagement 3 B. Espagnol > BULA 6 305 189,15 35 224,2

262 19

été 2007

4 977

4 h

4

17,29 euros

277

Arts plast. St Charles -> Belle de Mai 4 760 142,8 0 142,8

17,29 euros Déménagement

4a BLACS (partiel) >

Belle de Mai 900 27 0 27

169,8 19

été 2008

3 226

2 h 30 3

17,29 euros

130

Déménagement 4b

BULA > Belle de Mai 10 000 300 300 600 600 19 été 2008 11 400 8 h 30 2

17,29 euros 294

Déménagement 5 BULA > Fenouillères 75 000 2250 2 250 4500 4500 19 été 2009 85 500 62 h 30 2

17,29 euros 2 162

Déménagement 6 B Lag > BULA 43 200 1296 207 1503 1503 19 autom. 2009 28 557 21 h 2

17,29 euros 727

Déménagement 6 bis B prox 1 > B Prox 2 23 000 690 30 720 720 19

autom. 2009 13 680 10 h 2

17,29 euros 346

Déménagement 7 B Lacs > Fenouillères 10 620 318,6 900 1219 1219 19

autom. 2009 23 153 17 h 2

17,29 euros 588

Déménagement 8 Patio Nord > Fenouillères 23 300 699 155 854 854 19

hiver 2009 16 226 12 h 2

17,29 euros 415


77


Déménagement 9 Géographie 21 150 634,5 495 1130 1130 19 hiver 2009 21 461 16 h 2

17,29 euros 554

Italien 7 200 216 75 291 début 2010

Portugais 5 670 170,1 9 179,1 début 2010

SICMA 810 24,3 0 24,3 début 2010

Roumain … 1 026 30,78 0 30,78 début 2010

Japonais 360 10,8 0 10,8 début 2010

Chinois 720 21,6 0 21,6 début 2010

Litt. Comp. 900 27 0 27 début 2010

Psychologie 0 0 début 2010

Déménagement 10 Ergologie APST 1 170 35,1 240 275,1

859,7 19

début 2010

16 334 12 h 9 17,29 euros

1 868

Cartothèque 90 140 2704,2 2704 début 2010

Déménagement 11 Musique 72 2,16 150 152,2

2856 19 début

2010 54 271

40 h

2

17,29 euros

1384

Total 358 983 10 769 5 028 15797 15797 300 152 200 h 30 9377 Total avec remise 6 % 282 143

A ces coûts s’ajoute un cat. A qui s’occupe de la préparation du déménagement pendant 3 mois.


78


3.3. La B Prox

3.3.1. Coûts d’équipement

3.3.1.1. B Prox 1.1 et B Prox 1.2

166 m2 1 000 ml B Civ 400 m2

234 m2 (1,8 m2 / pl.) 130 places

83 m2 500 ml B Prox 1.1-2 400 m2

317 m2 (1,8 m2 / pl.) 176 places

Équipement : rajout de 46 places de travail

4 tables de travail à 884,2 €9 soit 3536,8 €

3.3.2. Budget documentation

3.3.2.1. Ouvrages de concours

Les chiffres qui suivent s’orientent sur l’expérience de l’ENS – Lettres et Sciences

humaines10 ; nous prenons pour base : 45 ouvrages par discipline d’un coût

moyen de 33,5 €.

Université de Provence 4 disciplines de concours concernées par la B Prox 1

11 concernées par la B Prox 2

16 disciplines de concours concernées par la B Prox

Pour janvier 2007 : achat de 180 ouvrages pour 6030 €

Pour les rentrée 2007 et 2008 : achat de 500 ouvrages pour 16 750 €

A partir de la rentrée 2009 : achat de 720 ouvrages pour 24 120 €

9 Elisabeth PROST, Déménager une bibliothèque, Paris : Éd. du Cercle de la librairie, 2003, p. 59. 10 Chiffres fournis par Danielle Roger, responsable des acquisitions à la bibliothèque de l’ENS-LSH. Pour les agrégations de Lettres et Sciences Humaines, soit 11 disciplines concernées, le budget était : 33 042 € en 2003 (984 ouvrages) ; 17 594 € en 2004 (525 ouvrages) ; 16 157 € en 2005 (482 ouvrages). Le budget de l’année 2003 était particulièrement large et non représentatif du budget moyen puisqu’il a été prétexte à compléter et à mettre à jour les fonds. Ces chiffres sont à minorer compte tenu de la place essentielle accordée à la préparation de l’agrégation à l’ENS ; vu les recoupements de sujets, nous considérerons donc que ce budget destiné uniquement à l’agrégation à l’ENS peut englober le CAPES à l’Université de Provence. Nous prenons donc pour base le budget 2005 qui représente 500 ouvrages pour 11 disciplines de concours


79


Ouvrages de référence

En tenant compte des ouvrages à désherber et de la répartition des collections dans

les différents sites, 50 % des ouvrages de référence de la bibliothèque de proximité

sont susceptibles de faire l’objet d’un rachat ou d’une récupération gratuite.

Année Échéance Nb disci-plines

Nb total de docs

con-cours

Docs récupérés

Docs achetés

Budget total (33,5 € / doc)

2006 ⇒ 01 / 07 5 3 500 180 1 750 1 750 64 655 2007 ⇒ 09 / 07 9 6 300

(+3 500) 500 2 900 2 900 113 900

2008 ⇒ 09 / 08 500 255* 25 292 2009 ⇒ 09 / 09 7 4 900

(+ 3 500 + 6 300)

720 2 090 2 090 + 382*

106 932

2010 ⇒ 09 / 10 21 15 000 720 390* 37 185

*A partir de septembre 2008, un désherbage annuel permet de renouveler 2,6 %11

des fonds chaque année.

3.4. Traitement : désherbage

Il ne s’agit pas d’un désherbage intellectuel approfondi mais d’un tri assez

sommaire.

Il comprend :

• Tri par catégorie : on range les ouvrages en 5 ou 6 grandes catégories (romans,

dictionnaires…). Cette étape est supprimée pour les quatre plus grandes

bibliothèques de l’université : B Civ, B Géo, B Lacs, B Lag

• Dédoublonnage évident, facilité par l’opération précédente

• Dédoublonnage Dynix : vérification dans Dynix ; retrait du catalogue pour les

pilons (la grande majorité des cas)

• Dans un petit nombre de cas, choix des futures localisations : libre accès /

magasin ; condition de prêt ; bibliothèque de proximité ou non.

11 Taux d’élimination des collections récentes : Françoise GAUDET et Claudine LIEBER, Désherber en bibliothèque, 1999, p. 217, statistiques de 1997.


80


Temps nécessaire moyen : 4’30’’ / document

Source : chargé de collection BnF

Les coûts de traitement sont indiqués dans le tableau ci-dessous :

Nombre

mono-

graphies

Nombre

pério-

diques

Nombre

total

document

Temps /

document

Temps

total en

heure

Coût

horaire (€)

Coût total

en euros

169376 2473 171849 4’30 12889 17,29 222846

3.5. Traitement : catalogage ABES par saisie de fichiers12

Ce traitement concerne les catalogues des bibliothèques suivantes : Espagnol,

Portugais, SICMA, Linguistique comparée & Roumain, Japonais, Chinois,

Littérature comparée, Italien, Stefanini, Sauvageot, Musique, Patio Nord (partie de

son catalogue sous Textow).

3.5.1. Temps de préparation

Voir Annexe 3.

3.5.2. Coût de traitement par notice

Par ce circuit complet, le coût de traitement documentaire est assez bas pour deux

raisons :

• saisie de fichiers pas catégories C

• surtout, un grand nombre de notices sont crées instantanément par l’ABES

dans le Sudoc, sans intervention de personnels

Coût d’une notice créée ou dérivée par BAS = 1,20 €

Coût d’une notice créée ou dérivée par Assistant. Bibliothèques = 1,10 €

Coût d’une notice créée ou dérivée par un C = 0,90 €

Le tableau ci-dessous récapitule les coûts prévus.

12 Les sources concernant l’ABES proviennent du service des données de cet établissement et de conversations téléphoniques avec Mme Coulouma et Mme Teissèdre


81


Bibliothèque Nombre

monogra-

phies

Nombre

périodi-

ques

Nombre

total

doc.

Temps

/

notice

Temps

traitement

(en heure)

Coût

person-

nel / h

Coût total

personnel

en euros

Espagnol 6 305 1 6 306 561 8 073

Stefanini 1 080 0 1 080 96 1 382

Sauvageot 180 0 180 16 231

Sicma 900 0 900 80 1 152

Chinois 720 0 720 64 921

Musique 72 31,5 103,5 9,5 137

Patio Nord 5 740 8 5 748 511 7 354

Littérature

comparée

900 0 900 80 1 152

Roumain 1 026 0 1 026 92 1 324

Portugais 5 670 1,8 5 671,8 505 7 267

Japonais 360 0 360 32 461

Italien 7 200 9 7 269

5’20’’

647

14,39€

9298

Total 22 953 42,3 22 995 2694 40 135

3.6. Traitement : reprise de données informatisées des systèmes locaux

Ce traitement concerne les bibliothèques suivantes : B Civ (22 000 notices Dynix,

présentes dans le Sudoc en l’absence d’exemplaire à la BULA), Ergologie

(Alexandrie, à convertir en Dynix), IECJ (Dynix), B Géo (3 300 notices Dynix).

Les évaluations de temps, obtenues auprès de l’ABES, sont vagues car la qualité

des notices de départ conditionne fortement le temps de traitement.


Voir annexe 4.

3.6.2. Coût moyen de traitement

Les coûts s’avère plus élevés que pour la méthode par envoi de fichiers texte car il

est nécessaire que le personnel soit de catégorie B : BAS, catalogueurs,

documentalistes, assistants de bibliothèques.


82


Coût d’une notice créée ou dérivée par BAS = 1,76 €

Coût d’une notice créée ou dérivée par Assistant. B = 1,65 €

Le tableau ci-après récapitule les coûts prévus :

Bibliothèque Nombre

documents

Temps /

notice (en

minutes)

Temps

traitement

notices (en

heures)

Coût horaire

personnel

Coût total

personnel en

euros

B Civ 17 600 2152 30955

Ergologie 1 235 54 774

IECJ 1900 233 3342

B Géo 2970 363 5224

Cartothèque 10 316

7’20

1261

14,39

17655

Total 34021 4063 57950

3.7. Traitement : marché MENESR-DES-SDBD N° 05-60-001


Voir Annexe 5.

3.7.2. Fonds concernés

Le marché MENESR-DES-SDBD N°05-60-001 n’est proposé que pour les

rétroconversions concernant plus de 10 000 volumes. Il est pourtant possible de

réunir plusieurs fonds (et plusieurs numéros du RCR) pour une même opération de

conversion rétrospective. Néanmoins la charge de préparation du fichier semble, à

l’expérience, ne se justifier que pour les fonds approchant ou dépassant les 10 000

monographies, car les petits fonds ont généralement des catalogues moins

normalisés.

Se trouvent dans ce cas les bibliothèques suivantes : B Civ ; B Lag ; B Lacs ;

B Géo.

3.7.2.1. Exclusion de B Civ

Trois solutions sont théoriquement envisageables, pour B Civ dont les collections

sont déjà majoritairement sous Dynix.


83


1) Récolement // Préparation de tout le fichier + Rétroconversion //

dédoublonnage (seulement si le fichier papier est exhaustif ; risques de

doublons ou d’absence de signalisation d’ouvrages effectivement présents en

double ; délais longs)

2) Récolement // sélection dans le fichier + Rétroconversion (même temps

nécessaire ; évite les erreurs)

3) Récolement + Catalogage en interne

o traitement plus long de la part du SCD

o favorise la fusion des différents fonds de B Civ

o favorise le désherbage et le dédoublonnage interne

o intégration achevée plus tôt

Choix préconisé : solution 3

• choix politique pour favoriser une bibliothèque qui coopère

• avantages dans les délais de traitement

3.7.2.2. B Lag + B Lacs (sans le Patio Nord) + B Géo

Fichiers à préparer : environ 85 000 notices à préparer

• B Lag : 48000 monographies, 46 périodiques

• B Lacs : 12800 monographies, 216 périodiques

• B Géo : 23500 monographies environ, 110 périodiques

3.7.3. Évaluation des coûts

3.7.3.1. Temps

Temps total de préparation : environ 15 mois ETP (85 000 / 6 000 = 14,2), répartis

à raison de : 1 cat. B pour 1,5 cat. C, soit 6 mois ETP cat. B + 9 mois ETP cat. C

=> 798 h cat. B + 1197 h cat. C

Temps de suivi des dossiers (précision des spécifications ; vérification et

validation des retours...) : 3 mois ETP cat. A

=> 399 h cat. A

3.7.3.2. Coûts

Salaire horaire TTC cat. A : 17,29 € 6898,71 €

Salaire horaire TTC B.A.S. : 14,39 € 11483,22 €


84


Salaire horaire TTC cat. C contractuel : 11,24 € 13454,28 €

31836,21 €

Coût moyen : 0,37 € / notice préparée (environ 85000 / coût)

0,44 € / nouvelle notice (environ 72000 / coût)

3.8. Traitement : catalogage interne

3.8.1. Temps nécessaire

Voir Annexe 6.

3.8.2. Coût

Nous avons privilégié les estimations du SCD par souci de cohérence avec les

spécificités locales : pratiques de catalogage, types de fonds (disciplines,

chronologie,…)

Nbre

de

doc.

Temps

estimé

/ doc.

Temps

moyen

/ doc.

Nb

total

heures

Salaire

horaire

BAS

Coût /

notice

Coût

moyen /

doc.

Coût par

activité

Coût

total

Création et

localisation

70%

soit

8346,1

9’

2,16€

18 027 €

TTC

Dérivation et

localisation

30%

soit

3576,9

5’00

7’80

1549,99

14,39€

1,20€

1,87 € T

TC /

notice

4292,28

€ TTC

22 319

€

TTC

3.9. Traitement : recotation

Toute intégration implique la recotation, après désherbage, et avant redéploiement,

des collections issues des diverses bibliothèques de composantes concernées. Dans

les bibliothèques de l’Université de Provence ces fonds sont organisés selon des

plans de classements locaux, caractérisés le plus souvent par des cotes

alphanumériques (Lettre pour la thématique suivie d’un n° séquentiel). La BULA

distingue deux types de cotations : en libre accès avec un plan de classement

inspiré de la Dewey, en magasins avec un plan de classement disciplinaire

alphanumérique.


85


Il s’agira lors d’une première étape – et ce afin de raccourcir le temps de recotation

intellectuelle, tout en veillant à une répartition équilibrée et à la cohérence des

fonds – de concevoir une table de concordance des classements locaux au

classement de la BULA. Ce peut être le cas pour le libre accès et les magasins. Les

plans de classement en vigueur à la BULA étant théoriquement déclinables à la

Médiathèque des Fenouillères et à la Bibliothèque de proximité, tous les

documents issus des bibliothèques de composantes sont concernés, soit 141 437

unités. Ce travail implique les responsables de domaines, la responsable de la

politique documentaire, ainsi que les BAS, responsables du catalogage et de

l’indexation des disciplines concernées. A noter : le travail de recotation pour ses

composantes intellectuelles et techniques liées au catalogage (exemplarisation)

sera essentiellement assuré par les BAS, le traitement matériel sera assuré par des

cat. C. Le chantier de recotation distinguera trois étapes essentielles : choix de

l’indice et inscription sur la page de titre (on conserve l’ancienne cote jusqu’au

déploiement définitif des collections, ce pour ne pas gêner les lecteurs pendant les

opérations liées à l’intégration), la saisie des cotes dans le catalogue informatique

(nouvelle cote, ainsi que l’ancienne cote pour les exemplaires non informatisés), le

traitement matériel des ouvrages avec l’apposition des nouvelles étiquettes de cote.

Le coût estimé de telles opérations est présenté dans le tableau suivant13 :

Pour établir le tableau suivant, récapitulant les durées moyennes et les coûts, nous

nous fondons sur les chiffres du SCD de l’Université de Provence, mais également

sur ceux du SICD2 de Grenoble, qui a évalué les temps moyens de traitement lors

d’un chantier de recotation en Dewey, consécutif à la fusion de fonds de

provenances diverses.

13 Sources : SICD 2 Grenoble (entretien avec Lucie Albaret, conservatrice responsable du chantier de recotation de la BU droit-lettres) ; Gabrielle BILLOUD, Regroupement des quatre bibliothèques intégrées de langues du SCD de l’Université de Strasbourg 2 : recotation des fonds en Dewey et leur aménagement dans un nouvel espace, Mémoire de PPP, ENSSIB, 2000.


86


Nombre

de doc.

Temps

estimé /

doc.

Tps /

doc.

Salaire

horaire

BAS

(€)

Coût

/ doc.

Coût

moyen /

docume

nt

Coût /

activité

(€ TTC)

Coût

total

(€)

Libre

accès

42 431

4’

0,96€

40 733,76

Choix de

l’indice et

inscription

sur la page

du titre

Magasins

99 006

2’

0,48€

47 722,48

Saisie des

cotes dans le

catalogue

informatique

141 437

2’

5’

14,39

0,48€

1,10 €

TTC

67 889,76

10843,5


87


3.10. Traitement : équipement

Localisation Équipement Prix unitaire en €Prix matériel /

document en €

Temps de

pose

Temps /

document

Salaire horaire

cat C

Coût en

personnel /

document

en euros

Total coût

matériel +

personnel /

document

code barre 0,05 € 3" 11,24 €

antivol 0,27 € 35" 11,24 €Magasin

étiquetage

0,25 €

0,57

40''

1'20

11,24 €

0,25 0,82

filmolux 2,10 € 3'50 11,24 €

antivol 0,27 € 35" 11,24 €

code barre 0,05 € 3" 11,24 €Libre accès

étiquetage

0,25 €

2,67

40''

5'3"

11,24 €

0,95 3,62

Moyenne / document 1,2 2'30 0,46 1,66

Nombre de documents

à équiper 173 152 173152 173152

Total coûts documents

207783 79650 287433

Les coûts sont ceux fournis par le SCD de l’Université de Provence. 30 % des ouvrages sont destinés au libre accès.


88


4. Partie 3 : Résultats des calculs et synthèse

4.1. Calculs des coûts

4.1.1. Coûts globaux

En euros non constants, l’ensemble du projet coûte : 3 074 394 €.

Les coûts d’investissement sont les suivants :

• budget documentaire : 351 500 €

• travaux : 1 242 810 €

• déménagements : 300 152 €

• frais d’équipement : 220 242 €

Les coûts de personnels sont les suivants :

• conception et suivi : 38 125 €

• fonctionnement de la bibliothèque de proximité : 215 808 €

• rétroconversion

o catalogage en interne : 22 319 €.

o ABES : 40 135 €

o Reprise de données informatisées (ABES) : 57 950 €

o Jouve-SDBD14 : 31836 €

Le temps prévu par catégorie de personnel est le suivant :

• cat. A : 16 403 h

• cat. B : 26 349 h

• cat. C : 27 610 h

Le nombre de postes à prévoir sera guidé par la répartition annuelle qui suit.

14 Sous Direction des Bibliothèques et de la Documentation. Cette abréviation désigne le marché MENESR – DES – SDBD n° 05-60-001


89


4.1.2. Répartitions annuelles

Le « planning financier prévisionnel » a ainsi pu être traduit en coût effectif.

Nous avons distingué coût de personnel et coût d’investissement dans le tableau ci-

dessous.


90

Annexes du rapport d’étude de l’Enssib

2006 2007 2008 2009 2010 ACTIONS PREVUES

Préparation de B Prox1.1

Passage à B Prox1.2

Fonctionnement de B Prox1.2

Fonctionnement de B Prox1.2

Ouverture de B Prox2

Coût matériel (tables B Prox1) (€) 3536,8 0 0 Coût acquisitions concours (€) 6 030,00 € 16 750 16 750 24 120 24 120 Coût acquisitions ouvrages de référence (€) 58 625,00 € 97 150 8 542,5 82812 13 065

Fonctionnement Cat. A 0

Fonctionnement B Prox2 : sur le

modele de B Prox 1

Fonctionnement Cat. B 0

fonctionnement standard de B Prox1 pendant 3ans : 1 Cat. B temps plein


modele de B Prox 1

B Prox Fonctionnement

Cat. C 0 fonctionnement standard de B Prox1 pendant 3ans : 3 Cat. C

temps plein


modele de B Prox 1

ACTIONS PREVUES

Réamenagment de Patio Nord et

B Civ 0 0

Construction B Prox2 sur 2 ans ; le Cat. A assure le suivi à mi-temps

sur deux ans Investissement (€) 20 810 1 222 000 Fonctionnement Cat. A 27 666 Fonctionnement Cat. B

TRAVAUX Fonctionnement

Cat. C


91


ACTIONS PREVUES

déménagement 1 et 2

déménagement 3

déménagements 4a et 4b

déménagement 5, 6, 6 bis, 7, 8, 9

déménagement 10 et 11

Nombre de livres à déménager 31420 7565 15660 196270 108068 DEMENAGEMENT

Nb de ml de périodiques à déménager 125 35 300 5888 474

ACTIONS PREVUES

Traitement de B Civ+B-IECJ et

Patio Nord15 Traitement de toutes les B Comp sur 3 ans et demi : ABES, ABES reprise

de données, Interne et Jouve Nb de livres à désherber 43800 125 576 Nb de ml de périodiques à désherber 1065 11 300 Nb de livres à traiter ABES 19500 22 995 Nb de livres à traiter ABES (reprise données) 5748 34 021 Nb de livres à traiter INTERNE 9838 2 085 Nb de livres à traiter JOUVE 0 71795 Nb de livres à équiper "Magasin" 2870 24 741 Nb de livres à équiper "Libre Accès" 2870 73 590 Nb de titres de perio à équiper "moyen" 4 292

TRAITEMENT DOC Nb de livres à

recoter 26250 109 447


92

15 Ce qui est sous Dynix est déjà présent dans le Sudoc, sauf pour les doublons avec la BULA. Le fichier textow du Patio Nord part en ABES normal ; le reste est traité en interne.


4.1.3. Tableau 2 : Coût du traitement documentaire afférent (en nombre d’heures)

2006 De 2007 à 2010 Désherbage : personnel Cat A 2 497 10 392 Désherbage : personnel Cat B Désherbage : personnel Cat C ABES : Personnel : Cat A ABES : Personnel : Cat B 511 2 183 ABES : Personnel : Cat C ABES AUTO : Personnel : Cat A ABES AUTO : Personnel : Cat B 2 385 1 678 ABES AUTO : Personnel : Cat C INTERNE : Personnel : Cat A INTERNE : Personnel : Cat B 1 279 271 INTERNE : Personnel : Cat C JOUVE : Cat A 399 JOUVE : Cat B 798 JOUVE : Cat C 1 197 Recotation : Personnel : Cat A 133 Recotation : Personnel : Cat B 2 013 8 831 Recotation : Personnel : Cat C Recotation : Matériel (kEur) 0 Équipement : Personnel Cat A 0 Équipement : Personnel Cat B 0 Équipement : Personnel Cat C 321 6 893

TRAITEMENT DOC Équipement : Matériel (€) 9 304 210 938


93


4.1.4. Tableau 3 : Synthèse globale des coûts ventilés jusqu'à juillet 2010

2006 2007 2008 2009 2010

Nombre d'heures

Coûts (€)

Nombre d'heures

Coûts (€)

Nombre d’heures

Coûts (€)

Nombre d'heures

Coûts (€)

Nombre d'heures

Coûts (€)

Investissement 68191,8 113900 25292 106932 37185 Fonctionnement Cat. A 0 0 0 0 0 Fonctionnement Cat. B 0 1600 23024 1600 23024 1600 23024 1600 23024

B Prox Fonctionnement

Cat. C 0 4800 53952 4800 53952 4800 53952 4800 53952 Investissement 20 810 611 000 611 000 Fonctionnement Cat. A 0 0 400 6 916 400 6 916 0 Fonctionnement Cat. B 0 0 0 0 0

TRAVAUX Fonctionnement

Cat. C 0 0 0 0 0 Investissement 21 367 4 977 14 626 188 577 70 605 Fonctionnement Cat. A 485 8 386 16 277 55 951 277 4 789 572 9 890 Fonctionnement Cat. B 0 0 0 0 0

DEMENAGEMENT Fonctionnement

Cat. C 0 0 0 0 0 Investissement 9 304 60 268 60 268 60 268 30 134 Fonctionnement Cat. A 2 630 45 478 3 083 53 308 3 083 53 308 3 083 53 308 1 542 26 654 Fonctionnement Cat. B 6 187 89 037 3 932 56 578 3 932 56 578 3 932 56 578 1 966 28 289

TRAITEMENT DOC Fonctionnement

Cat. C 321 3 613 2 311 25 981 2 311 25 981 2 311 25 981 1 156 12 991 Investissement 0 119 672 0 179 145 0 711 186 0 966 777 0 137 924 Fonctionnement Cat. A 3 115 53 864 3 099 53 584 3 538 61 174 3 760 65 013 2 114 36 544 Fonctionnement Cat. B 6 187 89 037 5 532 79 602 5 532 79 602 5 532 79 602 3 566 51 313

TOTAUX Fonctionnement

Cat. C 321 3 613 7 111 79 933 7 111 79 933 7 111 79 933 5 956 66 943


94


2006 2007 2008 2009 2010

Nombre d'heures Coûts (€)





TOTAUX (fonctionnement) 9 624 146 514 15 742 213 119 16 181 220 709 16 403 224 548 11 635 154 799 (investissement) 119 672 179 145 711 186 966 777 137 924 TOTAUX (€) 266 187 392 264 931 895 1 191 325 292 723


95



Présents :

Commanditaire : Georges Perrin, Benjamin Gilles, Marielle Michel

Équipe projet : Jean-Marc Coval, Pascal Krajewski, Marielle Roffi

Tuteur : Christian Ollès

1. Présentation des développements consécutifs au scénario choisi

• Intervention du groupe projet en trois points :

o La méthodologie appliquée à l’établissement des formules de coût :

présentation des sources.

o La présentation de la bibliothèque de proximité : principes de

constitution, coûts, bénéfices.

o Synthèse des principaux chiffres et des phases opérationnelles.

2. Discussions suite à la présentation

• Précisions du commanditaire sur l’évolution du débat entre les acteurs

concernés (Présidence, SCD, composantes) et les nouveautés apparues :

o les activités de recherche seraient rassemblées sur un seul étage, avec

des fonds très spécialisés et actualisés, signalés dans le catalogue ;

o l’idée de la coexistence de deux bibliothèques de proximité semble se

préciser ;

o ces réflexions représentent une évolution quant au scénario choisi mais

n’invalident en rien les procédés de l’étude du groupe projet : quantifier

précisément les volumes concernés, les coûts et les phases

opérationnelles afférents à l’intégration des bibliothèques de

composantes, quel que soit le redéploiement suivi.


96


• Réactions du commanditaire concernant le document livré :

o le travail répond pleinement à la lettre de mission, la définition de la

B Prox permettra de rapprocher les enseignants-chercheurs du projet ;

o le document rendu constitue un outil indispensable à la préparation du

prochain contrat quadriennal (2008), et du prochain contrat de plan État-

Région (CPER 2007) ;

o compte tenu de ces échéances, et du financement qui y est associé, il est

vraisemblable que le chantier ne pourra commencer avant 2007. Le

phasage envisagé, même s’il est de fait décalé, garde toute son

actualité ;

o le commanditaire constate que le chantier du traitement documentaire ne

pourra être assumé en interne et devra être majoritairement sous-traité ;

o le commanditaire se félicite, entre autres, du tableau 5.716 qui sera un

outil très utile à l’alimentation progressive du circuit de catalogage B ;

• Questions du commanditaire :

o Le nombre d’ouvrages de concours prévu en B Prox (45 par disciplines)

n’est il pas exagéré ?

Le groupe projet répond sur la modération nécessaire à apporter à

nos sources, par rapport à la réalité d’Aix-Marseille I.

o Le coût des travaux au mètre carré n’est-il pas à différencier selon qu’il

s’agisse d’une construction ou d’une rénovation / réhabilitation ?

Le groupe projet répond que la SDBD a été formelle à ce sujet, il n’y

a pas de règle, les coûts peuvent parfois dépasser la construction

neuve. La rénovation d’un bâti est toujours précédée d’un diagnostic

technique et d’une étude de faisabilité.

o Quelles sont les raisons de la rétroconversion de B Civ en catalogage

interne ?

Le groupe projet argue des contraintes particulières dues à la

création rapide de la B Prox 1.1 dans les locaux de B-Civ.

16 Tableau en page 81


97


• Conclusion :

Le commanditaire estime que le document livré constitue un outil de travail qui

sera largement utilisé. Il est demandé au groupe projet autorisation pour une

diffusion immédiate en interne. Après s’être renseigné sur les droits inhérents à la

propriété intellectuelle concernant l’ENSSIB, le groupe projet confirme que le

travail rendu, défini comme le livrable issu de la mission confiée, est pleine et

entière propriété du commanditaire et, à ce titre, exploitable et diffusable selon son

bon vouloir.


98

Budget et planning réalisés


1. Budget réalisé

BUDGET REALISE

TRANSPORTS LYON -AIX EN PROVENCE (Base de calcul : billet SNCF A / R 2e classe : 104,20 €) 1e visite sur site 6 personnes 625,2 Stage 1 6 personnes 625,2 Stage 2 6 personnes 625,2 Comité de pilotage 1 3 personnes 312,6 Comité de pilotage 2 3 personnes 312,6 Comité de pilotage 3 3 personnes 312,6 TOTAL 2813,4 INDEMNITES DE MISSION (taux de base = 8,82 €)

1e visite sur site 1 jour / 6 personnes à 1 taux 52,92 Stage 1 5 jours / 6 personnes à 3 taux 793,8 Stage 2 5 jours / 6 personnes à 3 taux 793,8 Comité de pilotage 1 1 jour / 3 personnes à 1 taux 26,46 Comité de pilotage 2 1 jour / 3 personnes à 1 taux 26,46 Comité de pilotage 3 1 jour / 3 personnes à 1 taux 26,46 TOTAL 1719,9 COUTS SALARIAUX (Base : 16,80 € / h) 1e visite sur site 4 h x 6 personnes 403,2 Stage 1 5 j x 35 h x 6 personnes 17640 Stage 2 5 j x 35 h x 6 personnes 17640 Comité de pilotage 1 3 h x 3 personnes 151,2 Comité de pilotage 2 3 h x 3 personnes 151,2 Comité de pilotage 3 3 h x 3 personnes 151,2 Séances de travail collectif : 3 h / 8 semaines 32 h x 6 personnes 3225,6 Séances de travail collectif: 3 h / 4 semaines 12 h x 5 personnes 1008 Temps de recherche et rédaction estimé : 4 h x 12 semaines 48 h x 6 personnes 4838,4 TOTAL 45208,8


99


IMPRESSION ET REPROGRAPHIE Carte photocopie ENSSIB 300 unités 20 Carte d'impression ENSSIB 330 unités 15 TOTAL 35 COMMUNICATIONS Internet 50 50 € Téléphone 50 50 € TOTAL 100 € FRAIS DIVERS Papeterie 50 50 TOTAL 50 TOTAL 49927,10 €


100


2. Planning réalisé

2.1. Tableau des tâches réalisées

Ident. Lot Tâches Durée Échéance Antériorité Acteurs

A Mise en place du projet

A1 Forum projets / Constitution

de l’équipe

1 jour 16 janvier Équipe projet, commanditaires

A2 Visite sur site / Rencontre

avec les commanditaires

1 jour 19 janvier A1 Équipe / commanditaires

A3 Répartition des rôles 1 heure 2 février A2 Équipe

B Analyse de l’existant

B1 Elaboration PAS 1

(questionnaire destiné aux

directeurs d’UFR)

3 heures 3 février A3, A2 Équipe

B2 Visites et entretiens sur site 1 semaine 10 février B1 Équipe avec répartition

B3 Entretiens avec les

commanditaires pour clarifier

la lettre de mission et le

1 semaine 10 février B1 Équipe avec répartition


101


contexte général du projet

B4 Rédaction du DCP1 2 semaines 23 février B2, B3 Équipe avec répartition

B5 Validation du DCP1 par le

tuteur

3 jours 7 mars B4 Tuteur

B6 Rencontre avec le tuteur 1 heure 9 mars Tuteur, RG, MR, DS17

B7 CP1 1 journée 9 mars B6 Tuteur, RG, MR, DS

B8 Rédaction du CR18 du CP1 1 semaine 14 mars B7 DS

C Élaboration des scénarios

C1 Élaboration PAS 2 2 semaines 23 mars B7 Équipe avec répartition

C2 Recherches bibliographiques 3 semaines B7

C3 Entretiens sur site (sans visite

pour cause de grève)

1 semaine 31 mars C1 Équipe avec répartition

C4 Réunion avec le tuteur sur les

scénarios

2 heures 13 avril C3 Équipe, tuteur

C5 Rédaction du DCP2 3 semaines 22 avril C2, C3, C4 Équipe avec répartition

C6 Validation du DCP2 par le

tuteur

1 semaine 4 mai C5 tuteur

C7 CP2 / Choix du scénario 1 journée 12 mai C6 DS, PK, ST

17 Initiales des élèves conservateur du groupe projet 18 Abréviation de compte rendu COVAL Jean-Marc, GIOANNI Renée, KRAJEWSKI Pascal, ROFFI Marielle, STUTZMANN Dominique, TOURNERIE Sarah | DCB 15 | Gestion et conduite de projets | 07 2006 Droits d’auteur réservés.

102


C8 Rédaction du CR du CP2 4 jours 17 mai DS

D Approfondissement du scénario retenu

D1 Approfondissement du

scénario retenu

1 semaine 24 mai C8 Équipe avec répartition

D2 Rédaction du DCP3 2 semaines 5 juin D1 Équipe avec répartition

D3 Validation du DCP3 par le

tuteur

2 jours 5 juin D2 Tuteur

D4 CP3 1 jour 8 juin D3 Tuteur, PK, JMC, MR

D5 Rédaction du CR du CP3 1 semaine 15 juin D4 MR

E Finalisation

E1 Mise en forme du rapport

final

1 semaine 22 juin A, B, C, D Équipe


103


2.2. Diagramme de Gantt réalisé

Tâches Janvier 06 Février 06 Mars 06 Avril 06 Mai 06 Juin 06

16-

20

23-

27

30-

03

06-

10

13-

17

20-

24

27-

03

06-

10

13-

17

20-

24

27-

31

03-

07

10-

14

17-

21

24-

28

01-

05

08-

12

15-

19

22-

26

29-

02

05-

09

12-

16

19-

23

A1

A2

A3

B1

B2

B3

B4

B5

B6

B7

B8

C1

C2

C3

C4


104


C5

C6

C7

C8

D1

D2

D3

D4

D5

E1

Légende :

Tâche :

Indisponibilité de l’équipe :

Comité de Pilotage :


105

Bibliographie

Bibliographie

1. Déménagement et travaux

BISBROUCK Marie-Françoise, RENOULT Daniel. Construire une bibliothèque

universitaire : de la conception à la réalisation. Paris : Éd. du Cercle de la

librairie, 1993. 303 p.

ISBN 2-7654-0518-2

CHAINTREAU Anne-Marie, GASCUEL Jacqueline. Votre bâtiment de A à Z :

mémento à l'usage des bibliothécaires. Paris : Éd. du Cercle de la librairie, 2000.

314 p.

ISBN 2-7654-0778-9

PROST Elisabeth. Déménager une bibliothèque. Paris : Éd. du Cercle de la

librairie, 2003. 222 p.

ISBN 2-7654-0864-5

2. Conversion rétrospective et intégration de bibliothèques

BILLOUD Gabrielle. Regroupement des quatre bibliothèques intégrées de

langues du SCD de l’Université de Strasbourg 2 : recotation des fonds en Dewey

et leur aménagement dans un nouvel espace : mémoire de bibliothécaire,

[Villeurbanne] : [ENSSIB], 2000.

BREBAN Alix, BUISSON Joëlle, DARBOUR Aurélie... [et al.]. L’intégration de

la bibliothèque de mathématiques au SCD de Lyon 1 : mémoire de projet,

[Villeurbanne] : [ENSSIB], 2004.


106

Bibliographie

GAUDET Françoise, LIEBER Claudine. Désherber en bibliothèque : manuel

pratique de révision des collections. Paris : Éd. du Cercle de la librairie, 1999.

317 p.

ISBN 2-7654-0753-3

LAURIN Anne-Dominique. L’intégration des bibliothèques de composantes au

service commun de la documentation : état des lieux à l’université de Bourgogne,

Bulletin des Bibliothèques de France, 2004, t. 49, n° 2, p. 61- 64.

FRANCE. DIRECTION GÉNÉRALE DE L’ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR.

Asibu, les bibliothèques universitaires en chiffres : L'application statistique

interactive des bibliothèques universitaires [en ligne]. Disponible sur :

<http://www.sup.adc.education.fr/asibu/>. Consulté le 5 juin 2006.

FRANCE. SOUS-DIRECTION DES BIBLIOTHÈQUES ET DE LA

DOCUMENTATION. Conversion rétrospective des catalogues [en ligne].

Disponible sur : < http://www.sup.adc.education.fr/bib/>. Consulté le 31 mai 2006.

3. Services communs de la Documentation d’Aix-Marseille

UNIVERSITE D’AIX-MARSEILLE I. Sciences géographiques et de

l’aménagement [en ligne]. Disponible sur : <http://www.up.univ-

mrs.fr/document.php?pagendx=1412&project=geographie>. Consulté le 31 mai

2006.

UNIVERSITÉ DE DROIT, ÉCONOMIE ET SCIENCES D’AIX-MARSEILLE

III. BIBLIOTHÈQUE UNIVERSITAIRE. Rapport annuel 2002 [en ligne].

Disponible sur < http://infobu.u-3mrs.fr/produits/BU-Rapport-annuel-2002.pdf >.

Consulté le 31 mai 2006.


107

Table des annexes

Table des annexes

ANNEXE 1 : LA DOCUMENTATION À L’UNIVERSITÉ DE PROVENCE

.......................................................................................................................... 109

ANNEXE 2 : LES BIBLIOTHÈQUES PRISES EN COMPTE ET LEURS

SIGLES ............................................................................................................ 113

ANNEXE 3 : CONVERSION RÉTROSPECTIVE (1) - EXEMPLARISATION

D’APRÈS LISTES D’OUVRAGES PAR L’ABES.......................................... 115

ANNEXE 4 : CONVERSION RÉTROSPECTIVE (2) - REPRISE DE

DONNÉES ET EXEMPLARISATION AUTOMATIQUE PAR L’ABES...... 119

ANNEXE 5 : CONVERSION RÉTROSPECTIVE (3) - MARCHÉ MENESR-

DES-SDBD N°05-60-001 .................................................................................. 122

ANNEXE 6 : CONVERSION RÉTROSPECTIVE (4) - CRÉATION DE

NOTICES EN INTERNE................................................................................. 131

ANNEXE 7 : CIRCUIT DE TRAITEMENT DES DOCUMENTS................. 133

ANNEXE 8 : CHIFFRES SOURCES .............................................................. 139

ANNEXE 9 : QUESTIONNAIRE VERS LES RÉFÉRENTS DES UFR ........ 145


108

Annexes

Annexe 1 : La documentation à l’Université de Provence

Impératifs de gestion de l’université

1- Assurer la sécurité

Deux expertises successives ont montré que les dalles du bâtiment principal de

l’Université de Provence ont une résistance estimée de 270 kg / m2, résistance

inférieure à la charge effective, qui dépasse 500 kg / m2, et aux normes de

sécurité préconisant une résistance de 800 kg / m2.

2- Maîtriser l’espace, attirer la recherche

Contexte spatial

L’Université de Provence manque cruellement d’espaces pour les activités

pédagogiques et de recherche, ce qui induit l’emploi d’une multitude de sites pour

des laboratoires de recherche mixtes, en particulier l’annexe de l’Arc de Meyran.

Dans le contexte de l’ouverture d’une nouvelle médiathèque, la rationalisation de

l’espace documentaire devrait permettre de gagner des espaces au cœur de

l’université.

Maintenir et attirer la recherche

Les résultats du classement de Shanghai et le déménagement prévu de plusieurs

laboratoires de recherche hors des bâtiments de l’UP sont inquiétants.

Le gain d’espaces permettrait d’offrir des conditions plus favorables à la

recherche au sein de l’université.


109

Annexes

3- Maîtriser les coûts

La dispersion de la documentation dans l’UP est cause de gaspillage. Une

unification des services documentaires permettrait d’éviter l’acquisition

irraisonnée de doublons (périodiques, monographies, ressources électroniques).

L’équipement des livres permettrait de réduire les vols et les dégradations dont

sont victimes les bibliothèques de composantes.

4- Améliorer l’accès à la documentation

Le traitement intellectuel des documents, l’expertise technique du SCD et la

réunion des collections en des lieux moins nombreux permettrait d’améliorer

grandement l’accès à la documentation : par une augmentation des horaires

d’ouvertures (54 h hebdomadaires à la BULA contre une vingtaine au mieux pour

la plupart des bibliothèques de composantes) ; par l’intégration dans un catalogue

uniforme et recensant tous les documents présents à l’UP ; par l’indexation

thématique raisonnée ; par un système intégré de gestion de bibliothèque

permettant de savoir immédiatement si les documents sont disponibles au prêt.

Attentes des usagers

Le respect attentif des attentes exprimées par les usagers est indispensable pour

éviter une réapparition des difficultés actuelles. Les publics des bibliothèques

universitaires sont divers : enseignants-chercheurs, étudiants faisant de la

recherche, étudiants préparant des concours, étudiants du premier cycle.

1- Des services de proximité

Travail en groupe

Les étudiants du niveau L ont besoin d’espaces pour le travail, en particulier le

travail de groupe. Un effort dans cette direction a déjà été fait par le SCD par la

création d’espaces prévus à cet effet à la BULA. Pourtant le bâtiment, espace

phonique ouvert, est peu adapté à ce type de travail.

Communication étudiants-enseignants

Les BUFR favorisent actuellement la communication entre les enseignants et les

étudiants : elles peuvent être un lieu de rencontre et de discussion, mais aussi de

mise à disposition de documents spécifiques, prêtés ou constitués par les

enseignants-chercheurs, en particulier en direction des capétiens et agrégatifs.


110

Annexes

Cette fonction doit être préservée dans une nouvelle structure.

Vitrine des départements

A l’heure actuelle, les bibliothèques de composantes sont une vitrine des

départements : expositions, soutenances de thèses, colloques peuvent s’y dérouler.

L’accueil d’expositions et de panneaux d’information ou de sensibilisation à des

nouveautés pourra être maintenu sans difficulté.

Il faudra sans doute réfléchir à un aménagement différent pour les soutenances de

thèses.

2- Des services flexibles et réactifs

Collaborations à établir

Sans qu’il soit question de se décharger sur les enseignants-chercheurs d’une tâche

qui incombe par nature au SCD, on cherchera à mieux coordonner les

acquisitions et à les adapter, dans la mesure du possible, aux désirs exprimés par

les enseignants-chercheurs et par les commissions documentaires spécialisées des

UFR.

Pour améliorer la mise à disposition de la documentation, sensibiliser les publics

aux possibilités et à l’efficacité du PEB pourra se révéler nécessaire. Les modalités

de prise en charge des coûts par les UFR ou par l’université seront à redéfinir.

Acquisitions rapides : plusieurs solutions

C’est le délai de mise à disposition des ouvrages qui rencontre les réticences les

plus marquées et qui génère les plus fortes attentes. Ces dernières années, les

circonstances n’ont pas permis au SCD de l’UP de trouver une solution

satisfaisante. La réorganisation du paysage documentaire permettra cependant de

se mettre à niveau et de commander des ouvrages toute l’année.

Pour les délais de livraison, étant donné le budget documentaire du SCD et la

nécessité d’un marché avec appel d’offres, plusieurs solutions peuvent être mises

en œuvre :

• clause de délai : cette clause est habituelle dans les marchés de livraison

documentaire et prévoit des pénalités à payer par le fournisseur si le délai entre

la commande et la livraison dépasse trois semaines ; elle peut être doublée

d’une clause d’urgence qui concerne un certain nombre de volumes par an, à

livrer sans groupage des commandes.


111

Annexes

• commandes hors marché (1 % de fournitures, à concurrence de 10 000 €,

fournitures exceptionnelles même relevant d’un marché).

• élaboration de plusieurs marchés : quoiqu’à justifier juridiquement,

l’élaboration de plusieurs marchés de façon à avoir plusieurs fournisseurs qui,

chacun dans un domaine particulier, se montrent d’une grande rapidité, est

possible et déjà pratiquée par de grandes bibliothèques universitaires. Elle peut

se fonder notamment sur la division par support et sur la distinction entre

« livres scolaires » et « livres non scolaires et documents imprimés » d’après la

nomenclature du Code des marchés publics (indicative depuis 2004).

• allotissements : parfaitement autorisé par l’article 10 du Code des marchés

publics, le choix entre un marché unique et l’allotissement se fait « en fonction

des avantages économiques, financiers ou techniques qu’elles procurent ». Un

lot peut parfaitement se définir en fonction de la difficulté

d’approvisionnement et l’aire géographique ou la langue de l’édition. En

particulier, depuis l’entrée en vigueur de la loi sur le droit de prêt et la

nécessité de distinguer les commandes selon le statut des ouvrages dans le prêt,

les livres de concours peuvent également être isolés dans un lot séparé avec

des clauses de rapidité particulières.

Étant donné ce qui précède, les difficultés passées devraient être résolues. Les

délais de mise à disposition ne sont pas un obstacle insurmontable. Si, en certaines

occasions, le circuit du document devait être raccourci, la création d’une notice

sommaire dans le système local pourrait précéder le catalogage approfondi dans

le Sudoc afin d’accélérer la mise à disposition des ouvrages de concours.


112

Annexes

Annexe 2 : les bibliothèques prises en compte et leurs sigles

UFR Civilisations et Humanités

• B Civ : Bibliothèque de l’UFR Civilisations et Humanités comprenant les

bibliothèques des départements : Histoire, Histoire de l’art, Philosophie,

Sociologie.

• IECJ (Institut interuniversitaire d’études et de cultures juives) : dans les locaux

de la bibliothèque précédente, mais avec une problématique distincte.

• Ergologie-APST (Analyse pluridisciplinaire des situations de travail)

• Centre de documentation du SICMA (Sociétés, Idéologies, Croyances au

Moyen Age), cf. http://www.up.univ-mrs.fr/wsicma/etud.html

Le CEPERC (Centre d'Epistémologie et d'Ergologie Comparatives) et l’IHP

(Institut d’Histoire de la Philosophie) ne sont pas traités car il s’agit d’UMR.

UFR ERLAOS (Études Romanes, Latino-Américaines, Orientales et Slaves)

• Département de linguistique comparée des langues romanes et de roumain

• Département d’études italiennes

• Fédération des départements d’études hispaniques et latino-américaines

• Département d’études luso-brésiliennes

• Département d’études chinoises

• Département de langues diverses, en particulier bibliothèque de la section de

japonais


113

Annexes

UFR LACS (Lettres, Arts, Communication et Sciences du Langage)

• Bibliothèque de l’UFR LACS : B Lacs

• Bibliothèque du Patio Nord, issue de la bibliothèque précédente, par

déménagement des collections du LESA (Laboratoire d’études en science des

arts) et de B Lacs (Arts plastiques et Cinéma), et « Provençal ».

• Bibliothèque de Littérature comparée

• Bibliothèque du Centre des sciences du langage Jean Stefanini

• Fonds Aurélien Sauvageot

• Bibliothèque de musique

UFR LAG-LEA (Langue Anglo-saxonnes et Germaniques - Langues Etrangères

Appliquées)

• Bibliothèque LAG-LEA : B Lag

UFR Psychologie, Sciences de l’Education

• Documentation du Centre de Recherche en psychologie de développement

• Bibliothèque de Psychologie

Ces bibliothèques sont déjà intégrées au niveau des monographies. Les périodiques

continueront à être gérés par l’UFR en bonne intelligence avec la BU.

UFR Sciences Géographiques et Aménagement

• Bibliothèque de géographie : B Géo

• Cartothèque et photothèque


114

Annexes

Annexe 3 : Conversion rétrospective (1) - Exemplarisation d’après listes

d’ouvrages par l’ABES

Principe

Le SCD fournit à l’ABES une liste d’ouvrages à exemplariser, contenant les

données-clef permettant leur identification : soit l’ISBN, soit la clef Auteur-Titre-

Date.

• La liste comprend un maximum de 5000 notices ayant toutes la même

RCR19.

• Les listes d’ISBN et d’Auteur-Tite-Date sont distinctes.

• Les notices sont distinguées selon le type de prêt (prêt entre bibliothèques

autorisé ou non)

L’opération se déroule selon plusieurs étapes :

• Échantillonnage. Le SCD fournit un fichier-texte constituant un échantillon des

listes à traiter pour évaluer le taux de recouvrement et la pertinence de l’emploi

de cette méthode pour la rétroconversion des fonds.

• Moulinette. La liste est traitée par l’ABES en vue de l’exemplarisation

automatique, avec localisation sur la RCR indiquée.

NB 1 : le taux de recouvrement est souvent inférieur aux attentes, en raison des

doublons et de la présence de plusieurs notices portant le même ISBN.

19 Répertoire des Centres de Ressources. Numéro d’identifiant du centre de ressources, donc sa localisation.


115

Annexes

NB 2 : des données locales peuvent être enregistrées en même temps que

l’exemplarisation.

• Avantage : moins de compléments à ajouter aux notices après récupération des

données sur le système local

• Inconvénient 1 : toute modification ultérieure doit être mise à jour dans le

Sudoc

• Inconvénient 2 : induit le signalement multiple d’exemplaires multiples,

contrairement aux habitudes actuelles du SCD d’Aix-en-Provence

• Solution : trier les volumes au moment du désherbage et indiquer les volumes

conservés malgré la présence de doubles au SCD

Temps nécessaire

Saisie de fichiers

Un essai a été réalisé sur des ouvrages du fonds chinois en caractères latins,

choisis pour les difficultés orthographiques dans les noms d’auteurs, de façon à ne

pas sous-estimer le temps nécessaire.

Des tests ont été menés en interne par l’équipe, sans compétence particulière, selon

deux protocoles :

• à deux : l’un lit, l’autre saisit. Vitesse : 45 livres / h / pers

• à deux : travail en parallèle de lecture-saisie : 56 livres / h / pers

Saisie pure de données (i.e. « date / auteur / titre » ou « ISBN »).

56 livres / heure / personne.

Temps nécessaire : 1’10 minute / document

Saisie de données supplémentaires facultatives

En particulier : cote, n° d’inventaire ou n° de la notice locale.

Temps nécessaire : 0’40” minute / document

Les deux étapes sont réalisées par des catégories C

Temps total nécessaire saisie : 1’50” / document

Échantillonnage

Sélection et envoi d’une liste de 3 % d’un fichier.


116

Annexes

Envoi de 1 à 5 % du volume des notices (source ABES), soit si l’on fait des

lots de 5 000, un échantillon d’environ 150 (3 %) lignes « ISBN » ou «date

/ auteur / titre / » à envoyer.

Cette étape est réalisée par des catégories B.

Temps nécessaire indépendamment de la volumétrie du fichier : 10’

Temps par document : négligeable

Vérification de l’échantillonnage, reprise éventuelle des données

Ajustement du taux de recouvrement. On en déduit :

• un pourcentage de création de notices (« pas de réponse »)

• un pourcentage de notices à reprendre (ISBN erroné, faute de frappe

dans le titre, « réponses multiples » …).

On reprend éventuellement l’ensemble des données ou la mise en forme du

fichier : oubli d’espace, des points virgules, expulsion des mots vides…Ceci

est surtout vrai pour les fichiers envoyés en premier.


Temps nécessaire : 0’30 / document

Temps de traitement par l’ABES

Les 5 000 notices sont traitées en 2 jours (source ABES). Cette indication

de temps n’est pas comptabilisée dans le temps de traitement, étant donné

que le personnel du SCD n’y participe pas.

Temps nécessaire indépendamment de la volumétrie du fichier : 2 jours

Vérification et reprise des données en interne

Le taux de recouvrement est de 60 % pour les lettres et langues (Source

ABES, statistiques 2005, Service des données). Cette moyenne comprend le

taux de recouvrement des fichiers « ISBN » (plus nombreux, 65 %) et celui

pour les fichiers «date / auteur / titre / » (moins nombreux, mais pour

lesquels le taux de réussite tombe de 35 à 40 %).

Attention, le taux de recouvrement de l’ABES comprend les réponses

uniques (l’exemplaire sera intégré au Sudoc automatiquement) et les


117

Annexes

réponses multiples (l’exemplaire n’est pas intégré, les catalogueurs devront

« choisir une notice », donc la reprendre). Le taux d’exemplaires réellement

créés est donc inférieur au taux de recouvrement.

Il est ensuite difficile d’évaluer la proportion des notices à créer ou à

reprendre. On laissera donc une plus grande proportion de notices à créer

entièrement afin de ne pas sous-évaluer le temps de catalogage :

25 % de création de notices (9 minutes / notice)20

15 % de reprise de notices (5 minutes / notice)21


Temps nécessaire / notice envoyée avec succès à l’ABES : 2’20

Temps nécessaire / notice « à reprendre / à créer » par SCD : 9’50

=> Temps total moyen par document traité par envoi de fichiers à l’ABES :

5’20’’

20 Source : SCD Aix-Marseille 1. 21 Source : SCD Aix-Marseille 1.


118

Annexes

Annexe 4 : Conversion rétrospective (2) - Reprise de données et

exemplarisation automatique par l’ABES

Principe

Les notices existantes dans le système local (Dynix) et non encore présentes dans

le Sudoc peuvent être exemplarisées automatiquement dans le Sudoc par l’ABES,

selon une opération en plusieurs phases :

• Test de recouvrement, pour décider des opérations suivantes

• Fourniture à l’ABES des notices au format UNIMARC

• Exemplarisation :

- Importation des notices, si les notices sont absentes du Sudoc ou si la

localisation automatique n’est pas possible.

- Exemplarisation automatique suivie d’une importation des notices pour tout

ce qui n’a pas pu être exemplarisé.

- Exemplarisation automatique, puis création et exemplarisation des notices à

la charge de la bibliothèque si le reliquat de notices non exemplarisées est

peu important.

Temps nécessaire

Préparation des fichiers et échantillonnage


119

Annexes

Avant d’être traitées, les notices doivent d’abord être versées dans le SIGB

(comme dans le cas de la bibliothèque d’ergologie) si elles n’y sont déjà,

puis être extraites par le fournisseur de SIGB (ici Dynix) ou le SCD et

contrôlées par le SCD. La préparation des fichiers et les vérifications tant

du côté de l’ABES que du côté du SCD sont longues. Si les notices sont

complètes et parfaitement normalisées, la vérification et l’échantillonnage

prend au minimum une semaine (pour environ 50 000 notices). Les « allers

retours » entre SCD, fournisseur et ABES sont nombreux. Cette étape est la

plus chronophage. Etant donné que la qualité des fichiers des bibliothèques

concernées ne sera vraisemblablement pas parfaite, on peut compter un

temps minimum d’environ 4 minutes par livre.

Temps nécessaire : 4’/ document

Envoi à l’ABES des notices Unimarc

50 000 notices sont traitées en une semaine environ par l’ABES. Cela

dépend de la qualité des notices. Ce temps est indicatif et non comptabilisé

puisque le personnel du SCD n’intervient pas. Les notices sont importées

dans le Sudoc et éventuellement fusionnées, puis l’exemplaire est localisé

automatiquement. Il n’existe pas à notre connaissance, de statistiques de

taux de recouvrement par discipline pour cette manoeuvre.

Temps de traitement par l’ABES : une semaine minimum

Vérification et reprise des données en interne

Le temps communiqué par l’ABES est de une semaine pour 50 000 notices

parfaites. On comptera ici environ 30 secondes par document.

Par ailleurs, si la notice est absente du Sudoc, l’ABES propose un import de

notices du SIGB dans le Sudoc : cette démarche est compliquée et longue,

aussi l’ABES limite-t-elle cette manœuvre. On postule donc que le reliquat

de notices à créer est fait par le SCD et qu’il est faible puisque après

échantillonnage, on a choisi l’option « exemplarisation automatique ». On

considère donc qu’il y a 30 % de notices à créer.

Temps nécessaire : Création d’une notice : 9 min. Vérification : 30” / doc.


120

Annexes

Temps nécessaire : notice envoyée avec succès à l’ABES : 4’30 / document

Temps nécessaire : notice « à reprendre / à créer » par SCD : 13’30

Temps total moyen par document traité par reprise de données par l’ABES :

7’20’’


121

Annexes

Annexe 5 : Conversion rétrospective (3) - Marché MENESR-DES-SDBD N°05-60-001

Principe

Conformément au marché public MENESR-DES-SDBD N°05-60-001, dont le

titulaire est la société Jouve depuis juin 2005, les bibliothèques universitaires

peuvent faire rétroconvertir leurs fichiers par un prestataire de service.

Il concerne tous types de documents, sauf les périodiques.

Sur la base d'un cahier des charges précis réalisé en collaboration avec l’ABES, la

conversion doit s’opérer en ligne dans la base de production du Sudoc, par

localisation ou création.

En pratique, du point de vue des bibliothèques, les opérations sont prises en charge

administrativement et financièrement par le Ministère, programmées et suivies en

fonction des bibliothèques, des fonds, etc. ;

• la partie technique est assurée par le titulaire du marché, selon des modalités

assez proches de celles du catalogage courant, et supervisée par l’ABES ;

• la partie intellectuelle (tri et préparation des fichiers, traitement des anomalies

et validation des travaux) est dévolue aux bibliothèques bénéficiaires, garantes

de la qualité de la conversion et, globalement, du Sudoc ;


122

Annexes

• le cadre pluriannuel, qui assure la stabilité et la fiabilité de la prestation,

permet aux bibliothèques de programmer de façon cohérente leurs efforts dans

la durée.

Les bibliothèques doivent dans un premier temps communiquer à la SDBD leur

intention de participer au marché, avec évaluation du volume des fiches qui

seraient concernées et de la date à laquelle elles pourraient être prêtes22.

Les opérations effectuées par le prestataire et la bibliothèque sont précisément

définies par le marché, de même que le « cahier des clauses administratives

particulières »23 et le « cahier des clauses techniques particulières »24.

Les notices créées ou exemplarisées le sont dans le Sudoc avec les données

locales, qui sont ensuite transférées quotidiennement ou hebdomadairement sur le

système local de gestion de la bibliothèque.

Opérations effectuées par la bibliothèque

Repérages25

A- Identification des fichiers

1. Type de catalogue (fichier, registre, catalogue imprimé ou autre)

2. Type de classement (auteur, topographique, inventaire, etc.)

3. Dates de constitution

4. Volume global (nombre de tiroirs ou de volumes, registres, etc. ;

nombre de fiches principales)

B- Nature des fonds catalogués

1. Nature des documents (proportion de monographies, tirés à part,

thèses, cartes, etc.)

2. Dates de publication des documents

3. Langues des documents (proportions ?)

C- État matériel des fiches

1. Présentation matérielle des fiches (proportion de fiches manuscrites

ou dactylographiées ; format des fiches, couleur du papier, couleur

de l’encre, etc.)

22 Cf. http://www.sup.adc.education.fr/bib/Acti/Conversion/EtatpourConversion.xls, consulté le 10 avril 2006 23 Cf. http://www.sup.adc.education.fr/bib/Acti/Conversion/CCAPm05%20val.doc, consulté le 10 avril 2006 24 Cf. http://www.sup.adc.education.fr/bib/Acti/Conversion/CCTP.doc, consulté le 10 avril 2006 25 Cf . http://www.sup.adc.education.fr/bib/Acti/Conversion/PrepaConversion05.doc, consulté le 10 avril 2006


123

Annexes

2. Graphie moderne ou graphies anciennes

3. Lisibilité (proportion de fiches abîmées, illisibles...)

D- Données bibliographiques

1. Complétude et homogénéité des éléments sur les fiches :

• présence de l’ISBN

• absence des données minimales obligatoires (auteur-titre-date)

• présence d’autres éléments (adresse, collation, etc.)

• homogénéité (nature et présentation)

• identification des différents lots de fiches homogènes (caractéristiques et

nombre)

2. Fiches comportant des caractères non-latins (préciser les alphabets

utilisés) ou issus de translittérations (préciser les écritures

translittérées, normes utilisées et proportions)

3. Préciser les éléments à saisir et à ne pas saisir

E- Données locales et d’exemplaire

1. Inventaire et description des données locales à saisir (localisation et

cote : donner les types de cotes et leur structure ; numéro de gestion,

numéros d’inventaire ; code de PEB obligatoire).

2. Consignes concernant les données d'exemplaire ; les vedettes-

matières et autres indexations.

3. Préciser les éléments à saisir (y compris au verso des fiches) et à ne

pas saisir

F- Taux de recouvrement dans le Sudoc

Donner le taux de recouvrement évalué dans la base de production du

Sudoc ; préciser la taille de l'échantillon testé et la date du test. Donner si

nécessaire le taux de recouvrement évalué dans les réservoirs externes.

Récolements

Les fiches dont les ouvrages n’existent plus sont exclues de l’opération de

conversion rétrospective. Les collections doivent donc obligatoirement être

récolées avant l’opération de rétroconversion.


124

Annexes

Après le repérage des fichiers partiels (cahiers d’inventaires, listes sous

Word ou Excel…), il est également indispensable de vérifier la complétude

globale (vu au récolement), mais aussi le non recouvrement des domaines

couverts par les différents fichiers afin d’éviter de générer des doublons.

Préparation des fichiers

A- Les fichiers des catalogues à traiter sont préalablement préparés par la

bibliothèque

Les fiches peuvent être dactylographiées ou manuscrites, au recto et au

verso, et écrites en alphabet latin enrichi.

Si certaines fiches présentent des caractères spéciaux issus de

translittérations, la bibliothèque précise quelle écriture a été translittérée et

quelle norme de translittération a été utilisée, afin que puissent être

renseignées certaines zones du format sur la translittération, l’alphabet du

titre et la transcription des données26.

B- Tri des fichiers

La bibliothèque effectue un tri afin de distinguer les fiches principales à

traiter des fiches secondaires qui ne doivent pas être traitées. Deux cas

peuvent se présenter :

a) Dans le cas général, seules les fiches principales sont fournies au titulaire

du marché. Toutes les fiches reçues doivent donc être traitées.

b) L’ensemble du fichier est fourni au titulaire du marché. Dans ce cas, la

bibliothèque a marqué par un signe distinctif et non ambigu les fiches

principales. Seules les fiches marquées doivent être traitées.

C- Monographies en plusieurs volumes

Sur les fiches d'ouvrages en plusieurs volumes traités en catalogage « à

niveaux », les titres des volumes devant faire l’objet d'une recherche de

correspondance ou d’une saisie par le titulaire du marché sont signalés par

la bibliothèque, sachant que le catalogage dit « à niveaux » n’est pas

autorisé dans le Sudoc.

26 Données codées : UNIMARC-Sudoc zone 104 $b, $c, $e et UNIMARC-Sudoc zone 100, positions 25, 34-35, 21.


125

Annexes

D- Titre de collection

Sur les fiches où la mention de collection figure en note, le titre de la

collection, qui doit être reporté dans la zone 225 du format UNIMARC-

Sudoc, est signalé par la bibliothèque, par soulignement.

E- Accès auteurs et titres secondaires

Les auteurs et titres secondaires ne sont saisis en points d’accès27 que s’ils

figurent sur la fiche, au recto ou au verso en « rappels de vedette ». Sinon, il

appartient à la bibliothèque de les établir si elle souhaite ces accès.

F- Exemplaires multiples

Si dans les fichiers de la bibliothèque, les différents exemplaires d’un même

ouvrage font l’objet de fiches distinctes, la bibliothèque doit les rassembler

et le prestataire doit localiser les différents exemplaires, avec les données

qui s’y rapportent, sur la même notice bibliographique.

G- Complétude des fiches

Les fiches privées des données minimales obligatoires dans le Sudoc sont

complétées par la bibliothèque.

Données bibliographiques : les zones 100 (date), 101 (langue du texte), 200

(titre et mention d’auteur), 210 (lieu d’édition, éditeur, date) sont

indispensables dans le Sudoc.

Toute fiche dont le contenu ne permet pas de renseigner ces zones (date,

titre / auteur, adresse) est considérée comme une anomalie. L’adresse est

souvent absente des anciennes fiches et ne peut en aucun cas être déduite

par le prestataire : la bibliothèque doit compléter la fiche ou peut indiquer

un éditeur par défaut pour un ensemble de fiches correspondant à une

collection du même éditeur. La langue du texte peut être déduite de la

langue du titre : la bibliothèque peut indiquer un code de langue par défaut

pour un ensemble de fiches homogènes ou demander de le déduire de la

langue du titre, afin d’insérer en zone 101 un code de langue autre que

« und » (inconnu).

Données d’exemplaire : à défaut d’une mention sur la fiche, la bibliothèque

indique obligatoirement dans ses spécifications particulières le code de PEB


126

Annexes

(prêt entre bibliothèques) à saisir dans les données d’exemplaire, soit pour

l’ensemble de la commande, soit pour un fonds particulier ou un ensemble

de fiches déterminé par un type de cote ou autre caractéristique facilement

repérable par le prestataire.

Spécifications particulières et test préalable

A- Mise au point des spécifications particulières à chaque bibliothèque

Une réunion est organisée avec chaque bibliothèque bénéficiaire d’une

commande, sauf décision contraire de l’administration, pour la mise au

point des spécifications particulières aux données locales et d'exemplaire de

la bibliothèque. Ces spécifications particulières sont réunies dans un dossier

technique propre à la bibliothèque, rédigé par le titulaire et validé par la

bibliothèque puis par l’ABES.

B- Test préalable

Conformément aux spécifications établies dans le dossier technique, un test

est effectué par le prestataire dans la « base de test et d’exercice » du Sudoc

sur au moins 500 fiches du catalogue à convertir. Ce test permet de vérifier

que les spécifications demandées par la bibliothèque et par l’ABES sont

complètes, qu’elles ont bien été comprises et dans le cas contraire, de les

compléter ou de les reformuler.

Le prestataire a la possibilité d’examiner le fichier d’origine complet dans

les locaux de la bibliothèque et d'obtenir les informations nécessaires à la

bonne compréhension du catalogue. Les résultats du test sont examinés sur

la base de test et d’exercice du Sudoc par la bibliothèque depuis ses locaux,

et validés par la bibliothèque puis par l’ABES. Les notices converties pour

le test sont traitées dans le cadre des bons de commande.

Vérification des fichiers

Chaque lot doit être vérifié directement dans la base de production du

Sudoc. Pour cela, il faut que le prestataire ait notifié la fin de traitement du

lot ; la bibliothèque doit alors procéder dans les délais prévus, à la

27 zones 702, 712, 5XX


127

Annexes

vérification de 2 % des notices du lot traité. Cette vérification concerne la

conformité et la concordance des notices localisées ou créées dans le Sudoc,

avec les fiches de la bibliothèque. Celle-ci dispose d’un délai de 15 jours à

compter de la mise à disposition du lot ou de la notification de la fin du

traitement du lot par le prestataire pour effectuer les vérifications lot par lot

et notifier le résultat au titulaire et à la SDBD. Passé ce délai et en l’absence

de réclamation, le lot est considéré comme accepté. Le nombre d’erreurs

admis varie selon la typologie et la zone affectée, de sorte que l’ensemble

sera considéré comme accepté malgré des corrections parfois encore

nombreuses à réaliser.

Temps nécessaire

Les opérations de récolement, de désherbage évident et de préparation des

fichiers, étant menées en simultané par les mêmes personnels, il a été

impossible aux bibliothèques de fournir des données analytiques :

récolement, mise à jour du fichier quand il se révèle lacunaire et marquage

des fiches principales se font en une même opération.

Le temps de préparation des fichiers, y compris le récolement et un

désherbage minimal, ne dépend pas du nombre d’ouvrages à rétroconvertir,

mais du nombre de notices à vérifier et à préparer. Aussi les calculs de

temps qui suivent ne prennent pas en compte la présence de fichiers

informatiques ; en revanche les fiches des volumes déjà décrits dans un

catalogue informatique, s’il y a des recouvrements, seront exclues des

fiches données à la rétroconversion.

Chiffres sources

Sous-direction des bibliothèques et de la documentation28

Préparation des fichiers :

90” par volume, soit à 133 h / mois : 5320 notices / 1 mois ETP

Préparation et suivi :

7-8 mois pour 25-30 000 fiches

28 http://www.sup.adc.education.fr/bib/Acti/Conversion/ConvRetro.ppt (consulté le 31 mai 2006) ; complété par des communication téléphonique et courriers électroniques avec M. Naudi.


128

Annexes

SCD Université de Provence

• 130 000 notices, avec beaucoup de fiches manuscrites

• 4 vacataires ETP (temps de supervision non compté)

• 3 mois

=> 10 833 notices / 1 mois ETP (temps de supervision non compté)

BIUM (2e rétroconversion)29

• 33 000 notices

• 2 mois

• 10 personnels, sans affectation particulière à cette tâche (peut-être

2 h / j, soit 1/4 temps pour chaque), i.e. 2,5 ETP

=> 6600 notices / 1 mois ETP

(La troisième phase de rétroconversion de la BIUM, concernant les

fonds ancien sur fiches manuscrites souvent incomplètes ne correspond

pas aux fonds de l’UP)

École nationale des Chartes30

• 60 000 notices ; catalogue apparemment bon, mais avec nombreux

pièges ; récolement effectué

• 1 B.A.S. + 1,5 ETP

• 6-8 mois

• pas d’affectation unique, sans doute environ 60 % => 1,5 ETP

=> 5700 notices / 1 mois ETP

SCD Poitiers31

• 70 000 vol., plusieurs fichiers dans 5 bibliothèques ; nombreuses

fiches manuscrites incomplètes ou illisibles, nécessitant des

compléments ou des recherches ; travail au SCD, loin des livres

• pas de récolement

• 10 mois

• 1 B.A.S. + 0,8 ETP

• vérification systématique dans le Sudoc et relevé de PPN

29 Courrier électronique du 19 mai 2006 et communication téléphonique avec Mme Blondel. 30 Courriers électroniques de Mme Diu. 31 Communication téléphonique avec Mme Saeedi.


129

Annexes

=> 3888 notice / 1 mois ETP

Chiffres retenus pour les bibliothèques de l’Université de Provence

En tenant compte de (1) la forte variation dans les performances des

différentes équipes en fonction de l’état des catalogues, (2) des bons

résultats du SCD de l’Université de Provence dans le passé, (3) et de la

présence, présente ou passée, de personnel formé dans les grandes

bibliothèques à rétroconvertir, on peut estimer le rythme de préparation des

catalogues manuels à :

6 000 notices / 1 mois ETP


130

Annexes

Annexe 6 : Conversion rétrospective (4) - Création de notices en interne

Principe

Pour un nombre de fiches inférieur à 10 000 notices, des licences gratuites de

WinIBW peuvent être accordées par l’ABES pour les opérations d’exemplarisation

ou de création manuelle.

Cette opération peut être externalisée : dans ce cas, le prestataire bénéficiera des

licences accordées par l’ABES et il suivra une formation à WinIBW assurée par

l’ABES.

Le catalogage interne concerne les documents qui ne peuvent être rétroconvertis

par les solutions Jouve ou ABES. Il peut intéresser aussi les documents qui

n’auraient pu être rétroconvertis à l’issue de la procédure mise en place par

l’ABES32. Le catalogage en interne est accompli par les BAS. La procédure

s’accomplit sur le progiciel WinIBW utilisé pour cataloguer dans le Sudoc. Des

licences supplémentaires à titre gracieux peuvent être accordées pour des

opérations de rétroconversion. Selon un bilan du SCD, 2 licences gratuites sont

actuellement utilisées à des fins de rétroconversion ou de traitement des dons, et 1

inutilisée se trouve à la Bibliothèque Civilisations et humanités.

Le SCD a mis en place, en parallèle à son circuit de catalogage courant (circuit A)

un circuit de catalogage des dons (circuit B), actif dès épuisement des budgets

32 Dans ce dernier cas, le catalogage interne a été inclus dans le traitement type « ABES ».


131

Annexes

d’acquisition. Ce circuit, au vu des rigueurs budgétaires que le SCD a dû affronter,

se mettait en activité tôt dans l’année. Aujourd’hui, la situation budgétaire étant

assainie, ce circuit peut se redéployer avec comme finalité le traitement

catalographique des collections concernées par l’intégration. Il peut être renforcé

en accordant des heures supplémentaires aux catalogueurs volontaires en exercice

et/ou par l’embauche de personnels contractuels.

Temps nécessaire

Les opérations peuvent se décomposer de la manière suivante : création de notice

(rédaction d’une notice dans son intégralité), dérivation (avec correction et

enrichissement de la notice s’il y a lieu), exemplarisation (création dans le Sudoc

d’une notice d’exemplaire et une seule pour un titre possédé par la bibliothèque).

C’est l’exemplarisation qui permet de rapatrier la notice, ou les corrections qui y

ont été apportées, du Sudoc au catalogue local.

Nous avons estimé les investissements en personnel sur la base du premier échelon

de la grille indiciaire des BAS. Nous avons établi un temps moyen de création et

de dérivation (comprend l’exemplarisation) à partir des chiffres de catalogage du

chantier de rétroconversion mené par le SCD pour les dons en caractères non

latins. Soit 9 minutes pour la création d’une notice, 5 minutes pour la dérivation. À

partir des mêmes chiffres nous avons pu établir que ce chantier avait donné lieu

pour 70 % des livres traités à des créations, pour 30 % à des dérivations. D’autres

chiffres nous avaient été communiqués, notamment par Jean-François Haas,

responsable de la rétroconversion à la BIU de la Sorbonne, les temps moyens

s’établissaient à un peu moins de 15 min par volume, y compris l’équipement et le

déplacement des volumes.


132

Annexes

Annexe 7 : Circuit de traitement des documents

Il s’agit ici d’optimiser l’ordre des étapes pour fluidifier le circuit. Le schéma qui

suit définit l’ordre qui, bien que discutable, a semblé le plus rationnel. Bien

souvent, déplacer une étape en amont ou aval s’avère avoir un impact sur tout le

circuit. Le but est de minimiser les déplacements d’ouvrages, manipulations de

documents, saisie des informations bibliographiques. Afin d’optimiser

l’intégration, plusieurs schémas sont en fait proposés, selon : la taille de la

bibliothèque considérée, le degré d’excellence de catalogage visé sur un fonds

particulier, la possibilité de faire appel au Marché MENESR-DES-SDBD N°05-60-

001 (reporté par conséquent au prochain contrat quadriennal).


133

Annexes


134

E1 : Sériation + Dédoublonnage évident

E2 : Dédoublonnage Dynix

E3 : Vérification en rayon de la validité de ce dédoublonnage

E4 : Localisation future (Rayon/Magasin ; Prêt / Sur place)

E5 : Validation du désherbage avec les enseignants

E6a : Récolement

E7a : MàJ fiches ou

fichiers informatiques

E6b : Exemplarisation SU

E8 : (Re)cotation et Exemplarisation Dynix

E9 : Équipement

E7bc : Création Notice SU E7c : Traitement

spécial

E6c : Envoi ABES

E5c : MaJ excel

E10c : Saisie Excel

Cat C

Cat C

Cat C

Cat C

Cat A

Cat A

Cat C

Cat C

Cat B

Cat C

Annexes

Les étapes communes

E1 : dédoublonnage évident

Tout commence par un aménagement des rayons et un reclassement selon une

taxinomie large pour permettre des regroupements en quatre ou cinq sous-fonds

(ex : usuels, mémoires, romans) ; cela modifiera profondément la physionomie de

certaines bibliothèques où le classement par numéro d’inventaire prédomine. Il

faut conserver l’ordre de classement des numéros d’inventaire dans chaque sous-

fond, de sorte que l’usager ne pâtisse pas de ce réaménagement lorsqu’il recherche

un livre (soit il sait de quel sous-fonds son livre fait partie ; soit il l’ignore mais

peut rapidement regarder dans chaque sous-fonds, puisque leur nombre est limité).

Cette étape, parce qu’elle modifie le paysage des bibliothèques de composantes,

sera exclue pour le traitement des grosses bibliothèques.

Cette opération facilite un premier désherbage : en rapprochant les doublons

internes à la bibliothèques de composantes et en permettant de repérer les livres

trop abîmés.

E2 : dédoublonnage Dynix

Il s’agit de vérifier un à un tous les livres de la bibliothèque de composante à la

recherche d’un doublon avec le SCD. On pourrait aussi imaginer une recherche

non dans Dynix mais directement dans le Sudoc via WinIBW (afin de limiter les

clics, plus nombreux via l’OPAC). On pourra ainsi identifier les doublons de la

bibliothèque de composante avec les autres bibliothèques proches du site. Ceci dit,

aucune vérification de l’existence réelle de ces documents ne pourra être menée.

Repérer dans une liste de localisations leur degré de proximité peut se révéler

inutilement long, un simple dédoublonnage avec le SCD pourrait éventuellement

apporter un taux de pilonnage suffisant.

E3 : vérification des doublons

Vérification de la présence des doublons sur le rayon du SCD.

Cette étape est surtout vitale pour les fonds d’excellence du SCD.

E4 : désherbage intellectuel

Tous les livres restants sont passés en revue un à un. Le responsable SCD du

domaine détermine les trois points suivants :

• localisation en magasin ou libre accès (impact sur la recotation)


135

Annexes

• statut de prêt (impact sur l’informatisation).

• conservation ou pilonnage : on peut estimer à 20 % le nombre de livres pour

lesquels le personnel du SCD se posera la question du pilonnage ou non ; une

vérification dans le Sudoc sera sans doute nécessaire à ce stade.

E5 : validation

Toutes les propositions de l’étape E4 sont validées par le corps enseignant de la

discipline couverte par la bibliothèque de composante.

E6-7 : informatisation des catalogues

Sur les divers modes de la rétroconversion, voir ci-dessus.

E8 : recotation et exemplarisation Dynix

On retrouve à présent le circuit du catalogage traditionnel déjà en place pour le

traitement des dons. Nous préconisons que les étapes soient ici fusionnées au

niveau du catalogueur. Ce dernier prend les livres un à un et les exemplarise

(collage du code barre...). Si une recotation est nécessaire pour le libre-accès (cf

étape E4), elle sera faite à partir de l’indice Dewey du Sudoc et selon la

concordance entérinée.

E9 : Équipement

Pas de préconisation. Voir si certains fonds doivent être déséquipés. Dans ce cas,

mise en place éventuelle d’une étape de déséquipement en amont de l’étape E8.

Étapes spécifiques

Circuit 1 : option MENESR-DES-SDBD N°05-60-001

Ceci concerne les fonds ayant les caractéristiques suivantes : fonds munis

de fiches bibliographiques de qualité et fonds munis de fichiers

informatiques éditables ou qui peuvent attendre le nouveau contrat

quadriennal pour être traités.

E6a – E7a : Récolement et mise à jour des fichiers

Le récolement et la suppression des fiches inutiles sont exigés par le marché

Jouve. Cela réduit le nombre de fiches envoyées et assure l’adéquation entre

Sudoc et volumes disponibles.

La récupération des notices informatisées se fait par l’intermédiaire du

Sudoc (cf. supra).


136

Annexes

Circuit 2 : fonctionnement traditionnel (cf dons)

L’expérience du SCD a permis de mettre en place un circuit parallèle du

traitement des dons (ou de l’intégration des bibliothèques de composantes)

que l’on peut réutiliser en tentant une optimisation.

E6b : Exemplarisation Sudoc

Les livres sont traités un à un et cherchés dans le Sudoc avec WinIBW.

S’ils y apparaissent, ils sont directement exemplarisés.

Sinon, ils sont mis de côté et partent sur un circuit parallèle de création de

notices.

E7bc : création Sudoc

Création de notices dans le Sudoc, par le binôme « catalogueur/acquéreur »,

pour les livres identifiés précédemment.

Circuit 3 : utilisation de l’ABES

Il s’agit de voir comment pourrait être utilisée l’offre de l’ABES qui

propose une exemplarisation automatique à partir d’une liste informatique

qu’on lui envoie (cf. supra).

E10c : Saisie Excel

La saisie de ces données est plus simple sous Excel. La conversion en

fichier .txt ne pose pas de problème.

Nous préconisons un RCR par bibliothèque de composante et par

destination finale. Ainsi, la B Civ n’aura pas une RCR mais deux RCR :

B Civ + « B Civ-Fonds études juives », qui n’iront pas au même endroit) ;

Au moment du déménagement physique des collections, il faudra prévoir

une moulinette Sudoc et Dynix pour fusionner les RCR.

La saisie Excel pourra se faire ainsi :

• Recherche rapide de l’ISBN sur l’ouvrage

• En son absence, saisie des données nécessaires à l’ABES

E5c : Mise à jour du fichier excel

Tous les titres pilonnés doivent être supprimés du listing excel.

E6c : Envoi à l’ABES.

Envoi de tous les fichiers « texte » (.txt) à l’ABES pour exemplarisation

automatique. Un cadre A s’occupe du relais et du dialogue avec l’ABES.


137

Annexes

L’ABES renvoie trois types de réponses :

• Exemplarisation effectuée

• Notice à créer : retour à l’étape 7bc, cf. ci-dessus

• Cas problématiques (doublons apparents etc.)

E7c : Traitement spécifique des cas problématiques

L’ensemble des cas qui posent problème à l’ABES devra être traité de façon

spécifique (sans doute par un cadre B). Il est difficile d’évaluer le taux de

cas problématiques, le type de problème rencontré et le degré de repêchage

possible (si deux notices correspondent, il faudra alors choisir la bonne…).

Il faut mettre en place un circuit de traitement spécifique pour ces cas.

E8 : Cotation et exemplarisation

En cas d’exemplarisation automatique dans le Sudoc et d’exportation vers

Dynix, on retrouve le circuit normal

Remarques sur les circuits 2 et 3 :

Ces circuits sont concurrents.

Il faudrait faire des tests grandeur nature pour voir lequel est le plus pertinent et le

moins coûteux. Le tableau comparatif indique le pourcentage de livres manipulés à

chaque étape et dont des données sont saisies, quel que soit le logiciel utilisé.

Circuit B Circuit C

Etape E10c (CAT C) 0 100 % manipulation

100 % saisie

E2 (Cat C) 100 % manipulation

100 % saisie

100 % de Copier-coller

5 % manipulation sur les livres « doublons

Dynix à mettre de coté »

E4 (Cat A) 100 % manipulation

20 % saisie

100 % manipulation

20 % Copier-coller

E50c (Cat C) 0 10 % Mise à jour des fichiers

E6 (Cat C) 100 % manipulation

100 % saisie

0

E7bc (Cat A) Idem idem

E7c (Cat B-A) 0 Non connu


138

Annexes

Annexe 8 : Chiffres sources

Certaines données qualitatives ont été intégrées pour quantifier les traitements des

documents.

On distingue quatre types de documents :

• monographies : raisonnement en nombre d’ouvrages

• mémoires : raisonnement en nombre d’ouvrages

• périodiques : raisonnement en nombre de titres et en mètres linéaires

• autres : ce sont des cartes ou des documents sonores (rares). La cartothèque

compte 100 000 documents pour 11 316 titres33. Pour le département de

musique, le nombre de documents sur autres supports est inconnu.

Les étapes de l’intégration :

1. Désherbage

2. Catalogage : selon quatre circuits distincts : En interne ; ABES ; reprise de

données par l’ABES, Jouve.

3. Recotation (indice ou cote de magasins)

4. Équipement

5. Déménagement

Un taux par défaut a été associé à chacune de ces opérations. En absence d’autres

indications, ce sont ceux que nous avons retenus à savoir :

33 Cf http://www.up.univ-mrs.fr/document.php?pagendx=1412&project=geographie


139

Annexes

• Taux de désherbage = 0.9. Par défaut, on désherbe 10 % d’un fond (soit on

conserve 90 % des collections).

• Taux de recotation = 1. On recote tout le fonds. Il s’agit là d’une

recotation intellectuelle (la recotation physique (nouvelle étiquette) est

intégrée à l’équipement). Ainsi, 100 % des fonds sont à recoter ; 30 % en

Dewey (pour le futur libre accès) et 70 % en un système simplifié (pour les

magasins)

• Taux d’équipement. Les documents sont ré-équipés différemment selon

leurs destinations :

o Taux d’équipement magasin = 0,7. Équipement = code barre, anti-

vol, étiquette de cote

o Taux d’équipement libre-accès = 0,3. Équipement = équipement

magasin + filmolux.


140

Annexes

Données initiales Désherbage Traitement catalographique Équipement Recotation Déménagement

Catégorie BibliothèqueType de docs

Nombre de titres

Equivalent en mètres linéaires (ml)

Nombre de docs concernés par le désherbage

Taux de conservation après désherbage34

Périmètre concerné par une retroconversion

Nombre de documents concernés par le traitement catalographique Type de catalogage retenu

Nombrede docs concernés par l’équipement Remarques

Nombre de docs concernés par la recotation Remarques

Nombre de docs concernés par le demenagement

Numéro d'imputat

ion du déménagement

Remarques

(1)35 (2) (3) (4) autre

1er cercle B Civ MONO 32000 1000 32000 0,8 10000 8000 1 0

Équipement généralisé depuis 6-7 ans. Les ouvrages plus anciens iront en réserve 25600

100% en standard + 0 pour les mémoires 20600 dem 2

5000 docs restent en B prox 1

1er cercle B Civ Mémoire 1000 1000 1 1000 1000 1 0 1000 1000 dem 2

1er cercle B Civ Perio 30 156 156 0,8 156 124,8 1 0 124,8 94,8 dem 2

On laisse 30 ml de périodiques en b prox1

1er cercle B IECJ MONO 2600 78 2600 1 800 800 1 0 2600 2600 dem 2 1er cercle B IECJ Mémoire 0 0 0 1 0 0 0 dem 2 1er cercle B IECJ Perio 8 0 1 0 1 0 0 0 dem 2 1er cercle TOTAL MONO 34600 1078 34600 10800 8800 0 28200 23200 dem 2 1er cercle TOTAL Mémoire 1000 0 1000 1000 1000 1000 0 1000 dem 2 1er cercle TOTAL Perio 38 156 156 124,8 124,8 0 94,8 dem 2

Patio Nord Patio Nord MONO 8200 8200 0,7 5740 5000 € (dynix) 2870

équipement initial nul + 5740 5740

dem 3 et dem 8 4760

34 En absence de chiffres, on applique le taux moyen de désherbage = 0.9 35 (1) : ABES ; (2) : ABES reprise ; (3) : Interne ; (4) : Jouve COVAL Jean-Marc, GIOANNI Renée, KRAJEWSKI Pascal, ROFFI Marielle, STUTZMANN Dominique, TOURNERIE Sarah | DCB 15 | Gestion et conduite de projets | 07 2006 Droits d’auteur réservés.

141

Annexes

50% en libre accès a la belle de mai ?

Patio Nord Patio Nord Mémoire 0 0 0,7 0 0 0 dem 3 et dem 8 980

Patio Nord Patio Nord Perio 11,4 57 57 0,7 7,98 3,99 39,9 dem 8 3e cercle Espagnol MONO 6500 6500 0,97 6305 1 1576,25 6305 6305 3e cercle Espagnol Mémoire 1000 1000 1 1000 1 0 1000 1000 3e cercle Espagnol Perio 1 5 5 1 1 1 0,25 1 5 3e cercle Stefanini MONO 1200 1200 0,9 1080 1 270 1080 1080 3e cercle Stefanini Mémoire 0 0 0 0 0 0 3e cercle Stefanini Perio 0 0 0 0 0 0 3e cercle Sauvageot MONO 200 200 0,9 180 1 45 180 180 3e cercle Sauvageot Mémoire 0 0 0 0 0 0 3e cercle Sauvageot Perio 0 0 0 0 0 0 3e cercle TOTAL MONO 7900 0 7900 0,957 0 7565 1891,25 0 7565 0 7565 Dem3 0 3e cercle TOTAL Mémoire 1000 0 1000 1 0 1000 0 0 1000 0 1000 dem3 0 3e cercle TOTAL Perio 1 5 5 1 0 1 0,25 0 1 0 5 dem3 0

BLACS BLACS MONO 12800 12800 11520 1 2880 11520 11520 dem 7 + dem3 900

BLACS BLACS Mémoire 0 0 0 0 0 dem7 10620 BLACS BLACS Perio 216 1000 1000 194,4 1 48,6 194,4 900 dem7 900 BLAG BLAG MONO 48000 48000 43100 38790 1 9697,5 38790 43200 dem6 BLAG BLAG Mémoire 0 1 0 0 0 0 dem6 BLAG BLAG Perio 46 230 230 46 41,4 1 10,35 41,4 207 dem6 B Géo B Géo MONO 23500 23500 20530 21150 1 5287,5 21150 21150 dem9 B Géo B Géo Mémoire 0 1 0 0 0 dem9 B Géo B Géo Perio 110 550 550 99 1 123,75 99 495 dem9


142

Annexes

4e cercle Ergo-APST MONO 1300 1300 0,95 1235 1 308,75 1235 1235 4e cercle Ergo-APST Mémoire 100 100 0,95 95 1 95 23,75 95 4e cercle Ergo-APST Perio 50 250 250 0,95 47,5 56,25 1 47,5 237,5 4e cercle Sicma MONO 900 900 1 900 900 1 225 900 4e cercle Sicma Mémoire 0 0 1 0 1 0 0 0 4e cercle Sicma Perio 0 0 1 0 0 0 0

Roumain MONO 1080 1080 0,95 1026 1 256,5 1026 4e cercle Roumain Mémoire 0 0,95 0 0 0 1 0 0

Roumain Perio 0 0 0,95 0 1 0 0 0 4e cercle Italien MONO 8000 8000 0,9 7200 1 1800 7200 7200 4e cercle Italien Mémoire 1100 1100 0,9 990 1 247,5 990 990 4e cercle Italien Perio 10 50 50 0,9 9 1 11,25 9 45 4e cercle Portugais MONO 6300 6300 5670 1 1417,5 5670 5670 4e cercle Portugais Mémoire 0 0 0 1 0 0 0 4e cercle Portugais Perio 2 10 10 1,8 1 2,25 1,8 9 4e cercle Japonais MONO 400 400 360 1 90 360 360 4e cercle Japonais Mémoire 0 0 0 1 0 0 0 4e cercle Japonais Perio 0 0 0 0 1 0 0 0 4e cercle Chinois MONO 800 800 720 1 180 720 720 4e cercle Chinois Mémoire 0 0 0 1 0 0 0 4e cercle Chinois Perio 0 0 0 0 1 0 0 0 4e cercle Litt. comparée MONO 1000 1000 900 1 900 225 900

Litt. comparée Mémoire 0 0 4e cercle Litt. comparée Perio 0 0 0 0 1 0 0 0 4e cercle Psycho MONO 0 0 0 1 0 0 0 4e cercle Psycho Mémoire 0 0 0 0 1 0 0

0 1 0 4e cercle TOTAL MONO 19780 0 19780 3,8 0 18011 18011 17957 dem10

TOTAL Mémoire 1200 0 1200 0 1085 0 1085 dem10 4e cercle TOTAL Perio 62 310 310 3,8 58,3 69,75 0 58,3 0 291,5 dem10

4e cercle 972

4e cercle

4e cercle 0 1 0 0 0

4e cercle Psycho Perio 0 0 0 0 0 4502,75 0 0

4e cercle 3,8 0 1085 0

271,25


143

Annexes

5e cercle Cartothèque MONO 155 155 139,5 1 139,5 139,5 139,5 5e cercle Cartothèque 0 Mémoire 0 0 0 0 0 5e cercle Cartothèque Perio 0 0 0 0 0 0 5e cercle Cartothèque AUTRES 11316 100000 11316 10184,4 1 90000 0 0

MONO 80 72 1 5e cercle Musique Mémoire 0 0 0 0 0 0

Musique 31,5 5e cercle Musique AUTRES 0 0 0 0 0

0 211,5 157,5 5e cercle TOTAL Mémoire 0 0 0 0 0 0 0 0 dem11

TOTAL Perio 175 0 31,5 39,375 0 31,5 dem11

5e cercle Musique 80 18 72 72

5e cercle Perio 35 175 175 39,375 31,5 157,5

5e cercle TOTAL MONO 235 0 235 0 0 211,5 0 211,5 dem11 0 0 0

5e cercle 35 175 0 0 157,5


144

Annexes

Annexe 9 : Questionnaire vers les référents des UFR

Prolégomènes : Interne :

• Attitude neutre. N’étant pas membre du SCD, nous ne sommes pas partie

prenante, mais faisons un état des lieux.

• Type d’entretien : semi-directif. Il s’agit de laisser parler, de noter des

données au fil de la conversation plutôt que de suivre un questionnaire

formaté.

***

Thème 1 : votre connaissance de la situation actuelle vis-à-

vis de ce rapprochement Connaissance des impératifs de la Présidence :

• Gagner de la surface

• Rationaliser certains coûts documentaires

• Créer des rapprochements au niveau régional

• Sécurité


145

Annexes

Connaissances des CA36 et des décisions qui ont déjà été validées (décisions

prises ; mouvement d’intégration des certains BUFR d’ores et déjà lancées, etc)

• Avez-vous entendu parler de la commission Schumann ?

• Connaissances des projets déjà menés à bien entre BUFR et SCD (avez-

vous été informé que les bibliothèques ont été déménagées en raison des

impératifs de sécurité ? Avez-vous entendu parler du fait qu’un personnel

du SCD a été mis à disposition de LACS ?)

• Attentes vis-à-vis du découpage proposé : SCD ; Médiathèque ; Bib de

proximité.

• Connaissance de l’expertise du SCD. Comment fonctionne-t-il, quels sont

ses pôles de compétences, ses services ?

***

Thème 2 : Vous et votre réseau interne Données factuelles37 :

• Nombre de « points documentaires/BUFR » que comprend votre UFR ?

• Sont-elles liées, à un laboratoire de recherche (CNRS, UMR, UPR…)

• Nombre de documents dans chaque BUFR

• Nombre d’agents (statuts, temps de travail consacré à la BUFR)

• Surfaces des points documentaires

• Localisation au sein du/des bâtiments

• Y-a-t-il des livres en double ? à l’intérieur d’une même bibliothèque ? Entre

les différentes petites bibliothèques de l’UFR ?

• Avez-vous toutes les ressources documentaires nécessaires ?

• Combien de livres possédez-vous ?

• Avez-vous un accès aux ressources électroniques ?

• Nombre de livres empruntés ? Durée moyenne des prêts ?

• Quel est le pourcentage du fonds utilisé ?


146

Annexes

• Taux de fréquentation ? Les publics => nombreux ? saturation ?

Fonctionnement interne :

• Accessibilité ? clefs des salles ?

• Actualisation des fonds ?

• Stockage à long terme ?

• Délais de mise à disposition d’un livre commandé ?

• Y a-t-il des pertes (vols) de documents ?

• Comment gérez-vous les acquisitions ? A quelle période ? Qui le fait ?

Quels sont les délais de réception ?

• Fréquentez vous d’autres bibliothèques de composantes ?

•

• Pourquoi ne les fréquentez vous pas ?

• Quel est votre budget ?

Service aux publics :

• Quelles sont les missions des bibliothèques dans les UFR?

• Quelles différences avec SCD ?

• Quel public ? Seulement enseignants-chercheurs ? A partir du mastère ?

• Modalités d’ouverture : horaires, personnels, etc

• Existe-t-il un catalogue ? Comment faire une recherche bibliographique ?

• Satisfactions du fonctionnement de la BUFR : locaux, personnels … ?

• Etes-vous satisfaits des services rendus par la bibliothèque d’UFR ?

***

Thème 3 : Vos rapports actuels avec le réseau

documentaire de l’université Connaissances et utilisations des autres Bibliothèques de l’UFR

Pour quelles ressources ?

37 L’idée est de vérifier rapidement les données collectés et l’image / représentation que se font les responsable d’UFR de leurs ressources documentaire.


147

Annexes

Connaissances et utilisations des autres Bibliothèques des autres UFR

• Les utilisez vous ?

• Pour quelles ressources ?

• Pourquoi ne l’utilisez vous pas ?

• L’utilisez vous (le réseau, la BULA) ?

• Pourquoi ne l’utilisez vous pas ?

En tant que BUFR :

En tant qu’utilisateur du SCD :

• Pour quelles ressources ?

En tant que service documentaire38 :

• Avez-vous des contacts avec les professionnels du SCD ?

• Le SCD a-t-il un rôle d’offreur de services, de conseils ?

• Y a-t-il acquisitions concertées ?

• Utilisez-vous leur base bibliographique pour leur catalogage ?

***

Thème 4 : Prospective et attentes vis-à-vis de l’intégration 39

• Quels sont vos besoins ?

• Qu’aimeriez vous améliorer au sein de votre/vos BUFR ?

En anticipant sur un partenariat optimal avec le SCD • Comment voyez vous ce rapprochement ?

• Que pensez vous qu’il puisse vous apporter ?

• Quels sont les points les plus importants pour vous ?

38 Ie en tant que professionnel complémentaire du SCD 39 Ie : si vous deviez rester une BUFR , qu’amélioreriez-vous ?


148

Annexes

• Réflexions sur les modalités de rapprochement : intégration/association ;

fusion des fonds ou conservation de fonds distincts au sein d’une Bib de

proximité

• Médiathèque et déménagements des bibliothèques (que pensez-vous de la

création de la médiathèque ? Avez-vous l’intention de la fréquenter ? Cela

s’inscrit dans un projet commun entre quelles universités d’Aix -

Marseille ?)

• La bibliothèque de proximité : quelles seraient vos attentes, (recherche,

quel niveau ? prêt ? pour tous ?)

• Quels sont vos besoins/pratiques documentaires pour la pédagogie

/enseignement/recherche… ?


149

Date post:	04-Sep-2020
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Évaluation d’une intégration des bibliothèques d’UFR dans le...

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