El siguiente texto es un resumen del libro Diseo y evaluacin de proyectos culturales, de David Rosell Cerezuela. Editorial Ariel Patrimonio, y editado en el 2004.

LA IDEA DE PROYECTO: QU ES Y PARA QUE SIRVE Un proyecto es una secuencia de decisiones sobre tareas y recursos, encaminados a lograr unos

objetivos en unas determinadas condiciones. El diseo y trabajo por proyectos se presenta entonces como el instrumento de trabajo que

utilizamos para desarrollar las ideas expuestas y concretarlas en acciones. Pero la funcin del proyecto es conseguir resultados, no realizar acciones. Debe entenderse adems que el proyecto es una herramienta colectiva y compartida, que debemos saber usar para el buen desarrollo de nuestra actuacin, sin que se convierta en un fin por ella misma.

El proyecto es pues la concrecin de una voluntad que, en particular, en el campo cultural,

llamaremos poltica cultural, entendiendo por sta el conjunto de valores, ideas, orientaciones y directrices que una organizacin quiere desarrollar. Para ello es necesario traducir las voluntades y las ideas a acciones concretas, que deben estructurarse de manera que sea posible lograr, con la mxima eficiencia, la finalidad planteada.

Igual que en muchas otras profesiones, la realizacin de un proyecto representa una garanta a

la hora de desarrollar con xito su cometido. Con todo, un proyecto siempre es una combinacin de incertidumbre y de riesgo. Ni podemos

tener todos los parmetros absolutamente controlados ni es perfectamente previsible todo lo que puede suceder en nuestra intervencin. El proyecto es una garanta de reducir la incertidumbre y el riesgo pero no los elimina por completo. Lo que para alguna gente puede ser un motivo de preocupacin e incluso ansiedad, para otra gente la incertidumbre y el riesgo son vistos como una oportunidad, un estmulo o un reto. Es importante detectar, en el conjunto del proyecto, aquellos aspectos, momentos o temas que representan una cota de riesgo ms elevada y saber estar mas atentos a su tratamiento y resolucin. Identificar estos ndulos en los que el proyecto es esencial para el equipo si quiere resolverlos o saber convivir con ellos con las mximas garantas. Aunque no lo queramos, habr que improvisar ms de una vez, pero habr que hacerlo bien. Un componente de la gestin de este tipo de proyectos, es en parte, la gestin de la complejidad permanente cuando no del conflicto abiertamente. Otro de sus componentes es la gestin de la anticipacin, puesto que planificar es un ejercicio de prospeccin. Se planifica hoy para atender las necesidades de la sociedad de maana, sobre todo cuando la visualizacin del impacto de nuestras intervenciones suele estar planteado a largo plazo.

() El proyecto es aquella herramienta til que en caso de duda o de reorientacin nos sirve de

gua, tanto en su conceptualizacin como en su aplicacin concreta. Por lo tanto, el proyecto incluir muchos apartados de ndole interna necesarios para el equipo.

Ejemplo de estructuracin

Plan

Desarrollo de los sectores artsticos. Programa

El plan contiene 3 programas: la potenciacin de la danza, el fomento de la msica y el desarrollo de las artes plsticas.

Proyecto

Cada programa contiene diferentes proyectos. En concreto el programa de danza tiene tres proyectos: crear una escuela de danza facilitar espacios de ensayo para compaas y celebrar el Da Internacional de la Danza con actuaciones en la calle.

JUSTIFICACIN DEL DISEO DE PROYECTOS CULTURALES

- Optimizar recursos para conseguir mximos resultados. - Orientar nuestras acciones desde el principio. - Romper viejos esquemas de planificacin. - Hacer un proceso de reflexin, y relanzamiento de ideas. - Establecer prioridades, criterios y actitudes comunes. - Generalizar las prcticas de seguimiento y control. - Disponer de un documento escrito para su presentacin. - Disponer de un documento escrito que perdura. - Facilitar la participacin de todo el equipo. - Estimular y cohesionar a los profesionales. - Mostrar un mtodo de trabajo a las personas que se incorporan. - Movilizar diferentes agentes en un proyecto comn. - Ofrecer una imagen de seriedad y profesionalidad.

REQUISITOS DE UN BUEN DISEO DE PROYECTO CULTURAL

- Permitir la toma de decisiones. - Tener perspectiva de globalidad. - Ser coherente entre las fases. - Ser fruto de un proceso anterior y origen de uno posterior. - Tener una perspectiva a largo plazo. - Tener una duracin definida o ciclo de vida en el marco de organizaciones o

instituciones de existencia continua.

- Ser realista y consecuente con el contexto. - Tener un fuerte componente de originalidad y renovacin. - Estar abierto a la participacin de otros agentes. - Conocer los presupuestos ideolgicos que nos guan. - Establecer una temporalizacin del proyecto.

EJEMPLO DE ESQUEMA PARA DISEO DE UN PROYECTO CULTURAL DESARROLLO DETALLADO DE LAS FASES DEL ESQUEMA PARA LA

ELABORACIN DE UN PROYECTO CULTURAL

1 BASES CONCEPTUALES DEL PROYECTO FINALIDADES La finalidad debe expresarse generalmente en positivo y con verbo de accin. Suele conllevar

un texto muy genrico y a menudo extenso.

DINMICA TERRITORIAL Anlisis de los factores inherentes al territorio de referencia del proyecto que pueden influir en

su definicin. Se trata, por lo tanto, de resaltar cules son los elementos distintivos del territorio en el que se lleva a cabo el proyecto y que ste termine siendo de una manera o de otra.

Materiales a utilizar: Consulta de censos, padrones, etc.; lectura de publicaciones existentes; encuestas; consulta ciudadana abierta; la entrevista individual; grupos de discusin; grupos de expertos; la observacin.

DINMICA SECTORIAL Se entiende el anlisis de los factores inherentes al sector cultural concreto en el que est

enmarcado el proyecto y que puede influir en su definicin. Puede tratarse de un sector reconocido de la cultura tal como el patrimonio cultural y natural, las artes visuales o plsticas, las artes escnicas, la msica, el sector audiovisual o el sector literario. Puede ser un sector menos estandarizado como la fiesta, la cultura popular, la difusin cientfico-tcnica, etc.

ENCUADRE DENTRO DEL CONTEXTO DE OTRAS POLTICAS Antes de definir nuestro proyecto necesitamos conocer qu otras actuaciones se estn

desarrollando en nuestro entorno y cmo pueden influir en nuestra propuesta, para encontrar el planteamiento de nuestro proyecto que mejor se adapta al contexto.

Para nosotros es importante saber lo que hacen otros agentes en relacin con la finalidad o el contenido que queremos trabajar. Interesa identificar las intervenciones de la administracin pblica, de la empresa privada, y del sector asociativo.

ORIGEN Y ANTECEDENTES

En algunos casos el origen del proyecto puede ser determinante para su posterior definicin. En proyectos ya iniciados, el identificar el momento en que naci, el contexto, las

motivaciones, las reacciones que suscit, etc., puede ayudar a entender el momento actual del

mismo. Adems puede ayudar a justificar un cambio de orientacin del proyecto, argumentando un nuevo contexto que exige una actualizacin del mismo.

Paralelamente buscamos la existencia de otros proyectos, si no iguales, al menos parecidos al

nuestro, de los que podamos aprender.

ANLISIS INTERNO DE LA INSTITUCION GESTORA

2. LA DEFINICIN DEL PROYECTO DESTINATARIOS Debemos hacer un planteamiento profundo a la hora de conocer bien las caractersticas que lo

definen. En todo caso debe descartarse la creencia de que un proyecto puede dirigirse a todo el mundo. Se debe establecer una segmentacin de la poblacin general segn los parmetros que creamos definitorios. La edad, el gnero, las aficiones artsticas, el rea de residencia, el poder adquisitivo, el nivel de instruccin o cualquier otro.

Muchas veces los destinatarios bien definidos por el encargo inicial, por lo que en este caso debera tratarse como parte del contexto.

En que determina el pblico objetivo nuestro proyecto? En casi todo: desde los temas a tratar

o la manera de hacerlo hasta el lugar, el horario, el acondicionamiento del espacio, la epoca del ao, los precios o tarifas, los profesionales que intervienen, la difusin que haremos para motivarlo a que participe, etc.

OBJETIVOS Aquello que se quiere conseguir, lograr u obtener de un proyecto. Para diferenciarlo de la

finalidad establecemos que los objetivos tienen un nivel mayor de concrecin y derivan de esta. Existen:

- Objetivos de contenido: centrado en los temas que aborda el proyecto y le da sentido. - Objetivos de estructura o internos son objetivos centrados en el funcionamiento de la

estructura del proyecto. Existen tambin objetivos que no se quieren mostrar explcitamente, pero que estn presentes en el equipo de redaccin del proyecto.

- Objetivos cuantitativos o cualitativos.

Los objetivos deben redactarse de la siguiente manera: Verbo de accin + variable a modificar + criterio de modificacin + condiciones de aplicacin

CONTENIDOS Definicin de temas o aspectos que trata dicho proyecto.

ESTRATEGIAS Es la determinacin de la mejor manera o forma de actuar a la hora de llevar a cabo las

actividades a fin de lograr objetivos.

ACTIVIDADES Las actividades son la materializacin del proyecto. A veces llegan a ser el momento en que

mejor se define y entiende ste. Se trata de un conjunto ordenado y coherente de decisiones que hemos con tal de conseguir los objetivos definidos y de acuerdo con las estrategias planteadas.

Las actividades son consecuentes con el contexto, los contenidos, los objetivos, y las estrategias planteadas.

MODELO DE GESTIN Existen varias opciones dentro del modelo de gestin:

- Gestin propia o directa. - Gestin delegada o indirecta. - Gestin mixta - Externalizacin de la gestin o de servicios - Privatizacin de la gestin.

3. LA PRODUCIN DE UN PROYECTO PLANIFICACIN Es un desarrollo en el tiempo de todas las tareas de tipo administrativo, organizativo, tcnico,

etc., necesario para llevar a cabo el proyecto. Es por tanto una tarea imprescindible para la organizacin operativa para conseguir los objetivos, y un desglose de trabajos que van realizarse en equipos.

Se suelen crear tablas o cronogramas de produccin de actividades, que se van actualizando en

el transcurso del proyecto. En cada una de las actividades se anotar la fecha de inicio, de finalizacin, y el % realizado de esa actividad. De esta manera se puede visualizar en cada momento por cualquier componente del equipo cual es el estado general del proyecto.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y RECURSOS HUMANOS Algunas personas tienen la creencia de que la estructuracin de un equipo es una simple

cuestin tcnica de basada en organigramas y poco ms. En el fondo la constitucin de un equipo parte de una base filosfica y de una voluntad de orientar la organizacin de acuerdo con unas ideas de lo que se quiere conseguir.

Existen diferentes bsicamente 4 ideologas de la organizacin segn Roger Harrison (ver en la pg. 173).

COMUNICACIN Un acontecimiento que no se da a conocer es como si no existiera.

REQUISITOS TCNICOS E INFRAESTRUCTURALES Conjunto de aspectos materiales que requiere nuestro proyecto para su buen desarrollo.

FACTORES JURDICOS Conjunto de repercusiones legales derivadas de las decisiones tomadas tanto en la definicin del

proyecto como del modelo de gestin y de organizacin.

GESTIN ECONMICA Y FINANCIERA Sntesis monetaria de un proyecto y sus mecanismos de aplicacin. El presupuesto, equilibrio presupuestario, aportaciones monetarias (subvenciones) o no

monetarias (cesin de espacios por ejemplo) de patrocinadores o instituciones pblicas, estado de las cuentas (seguimiento de las cuentas), balance (estado de las cuentas en su fase final), anlisis de costes, control de ingresos y pagos, la contabilidad, y plan de patrocinio.

OTROS FACTORES