VIRGINIA ABC WAREHOUSE & CENTRAL OFFICE REQUEST Presentation to the Senate Finance 

Capital Outlay SubcommitteeJanuary 19, 2017

Property History & Current Conditions

“…constructed with future expansion in mind…”

Challenges – aging structure and systems, inadequate meeting and office space, poorly organized layout.

3

VA ABC Current Central Office ‐ History

Property Facts

4

• ABC relocated from a downtown facility in 1976

• Situated on 21.5 acres– 7.9 acres is paved parking lot

• Central Office = 85,000sq ft• Warehouse = 298,765sq ft• Current Employees = 463

Current Warehouse

5

Bailment Area

6

Shipping Area

7

Growing Beyond Capacity

Warehouse Bailment Storage at 90% CapacityFacility's Pick Section is at 91% Capacity

80 – 85% considered capacity from an efficiency perspective

Bailment pallet locations – expect to exceed current 7,490 by FY 2019Warehouse picks and ships 60‐70 of ABC’s 364 stores per day Total shipments exceeded 4.5 million cases in FY 2016

9

VA ABC Current Warehouse Conditions ‐ Capacity

Growth Drivers• Retail locations continue to increase  ‐ 364 stores

– Over past five years, Virginia ABC has opened 34 stores, expanded 10, modernized 38 and relocated 41

– 13 additional VA ABC stores are in the development phase• Per week, each new ABC store , once fully in operation, adds 200 

cases to the warehouse capacity needs– New stores are major factor in revenue growth

• 1/3 of sales growth in current FY attributable to new stores

• New products– 2% average increase per year in the last 15 years– Examples of new products – Fireball, Tito’s Handmade Vodka, 

Crown Royal Regal Apple,  and Woodford Reserve– VA ABC faces challenges in listing new products, including VA 

products

10

ABC Warehouse Growth

11

1219,515 20,232

20,975

26,045

33,528

19,763

26,376

32,751

5K

10K

15K

20K

25K

30K

35K

40K

45K

Cases

Average Case Shipping per Year

Peak Season ‐ 9% Est. increase per year

Historical Data

Forecasted increase of 3.7%per year ‐ based on last 15 years average increase

Warehouse max. average per day  with 8 hr shift = 20,000 cases

12

Options Evaluated

Property Project Efforts• Need identified in 2014 report on ABC operations prepared by interim COO Rick Holcomb

– “ABC will soon run out of warehouse space (which will dramatically reduce options for further store expansion), and its headquarters facility is in need of renovations and is ill‐suited to promoting the agency mission.  A decision must be made in the near future as to whether the agency should attempt to upgrade its existing facilities, or relocate its operations.”

• Internal study conducted by a cross divisional team of ABC employees in 2015– Recommendation to relocate to new facility

• In an effort to even further evaluate the need and identify options, ABC initiated an in‐depth property analysis in 2016 with F. Curtis Barry and Company and Wiley Wilson

– Study performed by Warehouse and Inventory Control consultants with 38 years of experience and an Architectural and Engineering firm familiar with ABC’s facilities

– Examined ABC’s current operations and 5‐year and 20‐year growth plans

• Study recommended construction of a new warehouse and central office on one site

• Also in 2016, VA ABC worked with Treasury’s financial advisor, PFM, to develop analysis of the impacts to revenues and operating costs from various alternatives.  PFM analysis found moving in the near term to be the most economical option.  

14

Alternative 1 –Multiple Distribution Centers

• A smaller warehouse to assist with distribution of product.  Was not selected due to the following:

• Multi‐DCs reduce the time to the customer or reduce shipping costs.  Neither applicable to VA ABC.

• Limited facilities available – at time of study, none were suitable• Increase in needed equipment (one set in each facility)• Increased overall inventory levels –second warehouse often adds as much as 

30% more inventory• Current IT structure not suitable for more than 1 DC• Additional burden and cost on suppliers to keep multiple locations in stock 

and private sector moving away from multi‐DC strategy• Annual operating cost estimate ‐ $6.3 million ($30 million over five years)• Starting/Opening cost estimate ‐ $8.3 million

15

Alternative 2 –Third Party Distribution

• Another entity handles distribution responsibilities.  Was not selected due to the following:

• Efficiency and error rates – VA ABC cost per case of $0.97 is very efficient, the consultants could not identify any immediate savings available by changing processes or systems

• Warehouse space – Within Virginia, there do not appear to be any 300,000+ square feet expandable to 500,000+ square feet available with the needed automation.  Outsource providers would likely need to build and manage an appropriate warehouse facility for a fee.  It is likely that these fees would be higher than if VA ABC undertakes this project

• Automation and sortation – Due to the weight of the product, the automation and sortation in the current warehouse is vital to efficiency and safety of workers.  If an outsource provider were to undertake distribution without investment in automation, VA ABC will have much higher costs in fulfilling orders.

16

Alternative 3 ‐ Extend Life of Current Facility

• Capital improvements and changes in operations will be needed to avoid a decrease in profit growth and store expansion

• VA ABC will need to rent additional warehouse space and implement a second shift at the current facility beginning late FY2018

– Annual cost of second shift is $1.2 million and will be incurred until a second distribution center is located

• Capital investments need to be made to the existing facility– $15.4 million for new conveyor equipment– $6.4 million of building improvements for roof, electrical system, HVAC, etc. (does 

not include $10.5 million of needed office space renovations)• A second distribution center (“DC”) will be needed by 2020

– The cost of this second DC is estimated at $6.3 million and increases annually– Will also require one‐time $8.3 million capital spend to outfit new DC

• Limit new product listings and in‐stock inventory• Despite these modifications, due to projected growth, it is anticipated a 

new facility will still be needed in 2025

17

Alternative 4 – New Facility• Co‐located central office and warehouse• Built for use over at least 20‐25 years with room for 

expansion• Located in Richmond Metro area, near major 

interstate access• 35‐40 acres• Warehouse – 330,200 square feet with 42 feet ceiling 

clearance• 8 Receiving Doors, 8 Shipping Doors, expandable to 18• Parking for 75 trailers• Office building – 95,000 to 98,200 square feet• Projected Cost ‐ $104.8M

18

Cost to Stay vs. Cost to Move• ABC believes earliest date to occupy new facility would be 

Summer 2020.• Taking steps outlined in Alternative 3, ABC could push out 

new facility until Summer 2025• Per PFM financial analysis, relocating in 2020 rather than 

2025 benefits ABC profits:– $50M from 2019 – 2025– $45M from 2025 – 2045 

• Savings achieved through:– Avoided interim capital and operating costs– Avoided inflation cost of delayed construction (3% annually)

19

Summary• VA ABC proactively researched and investigated capacity needs, seeking funding 

approval once need and solution were identified • VA ABC worked with multiple consultants to evaluate and confirm the need as well 

as evaluate alternatives• External consultants and internal VA ABC data support moving as soon as 

reasonable as the most cost effective solution• Extending use of current location carries significant operational concerns and costs• New facility enables Virginia ABC to continue to grow profits and open new 

stores…with future expansion in mind• To inform and engage the General Assembly, the Governor’s introduced budget 

proposed authorization of up to $104.8M for ABC to acquire or construct a new warehouse and central office– Governor’s proposal provides business flexibility to ABC to use PPEA, capital 

lease, design build processes

20