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Volpe ERP – Módulo de Vendas Versão 3.7
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Volpe Enterprise Resource Planning
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Índice
Índice 3
1. Introdução ________________________________________________________4
1.1. O que fazer primeiro? _______________________________________________5
2. Trabalhando com Vendas_____________________________________________6
2.1. Como visualizar as ações possíveis nas telas de vendas?____________________6
2.2. Como alterar ou incluir um novo orçamento de vendas? ____________________7
2.3. Integração de vendas com CRM _______________________________________ 8
2.4. Aprovando um orçamento ___________________________________________10
2.5. Como consultar os orçamento de vendas?_______________________________11
2.6. Como gerar uma nova versão de orçamento de vendas? ___________________12
2.7. Como dar desconto no orçamento de vendas? ___________________________13
2.8. Como consultar o histórico completo de um cliente? ______________________14
2.9. Como gerar um pedido de venda a partir de um orçamento de vendas?_______18
2.10. Como consultar os pedidos de venda?__________________________________19
2.11. Como alterar ou incluir um novo pedido de venda? _______________________20
2.12. Como adicionar itens ao pedido de venda?______________________________21
2.13. Como aplicar desconto/acréscimo a um pedido de venda? _________________22
2.14. Como alterar as condições comerciais de um pedido? _____________________23
2.15. Controle de número de série _________________________________________24
2.16. Como separar pedido com código de barra?_____________________________25
2.17. Procedimento de devolução de mercadoria, Vaucher e resevas de produtos ___26
2.18. Gerenciamento de comissões por pedido de venda _______________________31
2.19. Apuração de comissões_____________________________________________32
2.20. Imprimindo relatório de comissões____________________________________33
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1. Introdução
O módulo de vendas permite o gerenciamento de orçamentos, pedidos e seu acompanhamento, atendendo desde os processos mais simples até os mais complexos. Dentre os processos previsão financeira, limites de crédito, saldos por pedido/cliente, troca de mercadoria, reservas e backorder.operacionais de vendas estão: separação de mercadoria, liberação para faturamento, controle de datas de entrega.
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1.1. O que fazer primeiro?
Antes de trabalhar com o módulo de vendas no sistema Volpe é necessário criar os seguintes cadastros auxiliares:
� Produtos: O cadastro básico e as regras de tributação de cada
produto.
� Estoque: Cadastro de seus armazéns.
� Cadastro Central: Clientes, fornecedores e outros.
� Tipo de pedido: Cadastro de diferentes tipos de pedido e suas respectivas regras para cálculo de tributação.
� Tipo de preço: Cadastro de diferentes tabelas de preço.
Exemplo: Varejo, atacado, evento, etc.
Os conceitos acima são descritos em detalhes no manual de Cadastros.
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2. Trabalhando com Vendas
2.1. Como visualizar as ações possíveis nas telas de vendas?
Todas as telas do sistema Volpe seguem o mesmo padrão. Para visualizar as ações possíveis basta clicar com o botão direito na grade dos registros para ativar o menu de contexto.
Para executar qualquer ação referente um lançamento salvo basta clicar
com o botão direito sobre este registro especificamente.
Note que as ações possíveis serão exibidas em um me nu organizado.
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2.2. Como alterar ou incluir um novo orçamento de vendas?
Para incluir ative o menu de contexto e selecione a opção “Incluir”. Digite as informações necessárias e clique no botão OK.
Especificações da tela
Empresa/Estoque: Código da empresa que irá faturar no caso de aprovação do orçamento. Cliente: Código do cliente que solicitou o orçamento. Tipo de orçamento: Classificação da operação, útil para cálculos de tributação.
Dados do orçamento : Informações comerciais
Impostos: Prévia dos impostos totais sobre os itens orçados; Dados de entrega: Endereço de entrega, responsável pelo recebimento; Dados Complementares: Transportadora, tipo de entrega e observação; Condições Gerais: Informações adicionais;
Itens: Relação dos itens, já com cálculo de impostos conforme tributação parametrizada no sistema. Para alterar ative o menu de contexto e selecione a opção “Alterar”. Faça as alterações necessárias e clique no botão OK.
Desativar/Ativar ative o menu de contexto e selecione a opção “Desativar/Ativar”. Quando estiver desativado o registro será exibido tachado.
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2.3. Integração de vendas com CRM
Para um maior controle do orçamento e registrar todos assunto referente
a um orçamento é possível integrar o vendas ao CRM, a cada modificação de status na proposta a evolução da negociação é registrada em um assunto do CRM.
Acesse orçamento de venda -> aba “Dados complementares”
É possivel usar um assunto do CRM existente ou criar um novo atraves do F4 ou clicando no botão “Gerar automaticamente”.
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� Incluindo um assunto ao CRM
No campo “Assunto (CRM) ” utiliza o F4 para exibir a tela de assunto e selecione um dos assuntos desejado. Caso deseja cadastrar um outro tipo de assunto, utilize a opção incluir novo.
É possivel consultar o CRM do orçamento, utilize o menu de contexto
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2.4. Aprovando um orçamento
Para aprovar um orçamento ative menu de contexto e selecione a opção “Status do orçamento de vendas”, é possível aprovar e reprovar um orçamento podendo justificar o motivo em caso de reprovação.
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2.5. Como consultar os orçamentos de vendas?
Na tela de orçamentos, digite o período (data de criação) dos orçamentos, cliente ou Nro de orçamento e clique no botão Consultar. O orçamento de vendas tem a mesma estrutura que a tela de vendas, porém não realiza movimentação financeira e nem baixa em estoque. Caso haja necessidade de refinar a pesquisa, utilize o botão filtrar dados para
mais opções de filtro
Saiba mais sobre o filtro avançado no manual básico do sistema.
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2.6. Como gerar uma nova versão do orçamento de vendas?
Selecionar o orçamento de vendas, e utilize a opção "Copiar orçamento" no menu de contexto.
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2.7. Como dar desconto no orçamento de vendas?
É possível calcular reajustes e descontos automaticamente nos itens de orçamento, selecione no menu de contexto a opção “Preços e descontos” e “trocar preço”.
� Ative o reajuste por preço ou percentual � Descontos, inserir preço ou percentual com sinal de negativo
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2.8. Como consultar o histórico completo de um cliente?
Tanto no orçamento quanto no pedido de vendas é possível consultar o
histórico do cliente, clique no botão “Histórico do cliente” para ter acesso as seguintes informações:
Resumo de vendas nos últimos 12 meses e últimos 10 anos; 1ª, última e a
maior compra realizada pelo cliente;
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Histórico financeiro completo: Exibe Limite de crédito e títulos em aberto; Títulos atrasados e valores corrigidos; Total de cheques devolvidos; Resumo de pagamentos
Ranking de vendas por produtos, tipo de produtos ou famílias, baseado nos valores ou quantidades;
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Histórico de orçamentos e pedidos de venda, utilize o zoom para visualizar;
Histórico de notas fiscais de produtos e serviços;
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Histórico de relacionamento com o cliente;
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2.9. Como gerar um pedido de venda a partir de um orçamento de vendas?
Na tela de orçamento ative o menu de contexto no orçamento desejado e
clique na opção gerar “pedido de venda”, abrirá uma no janela Carregar orçamento de vendas.
Especificações da tela:
Orçamento: Exibi o numero do orçamento de Venda;
Consultar orçamento: Preenche os campos carregar.
Todos: Carrega os itens de uma só vez sem digitar manualmente
Carregar: Disponibiliza o pedido para as próximas etapas do fluxo de vendas.
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2.10. Como consultar os pedidos de venda?
Na tela de pedidos de vendas, digite o período (data de criação) dos pedidos de venda, tipo de pedido de venda, status do pedido, cliente ou Nro do pedido e clique no botão Consultar.
Caso haja necessidade de refinar a pesquisa utilize o botão filtrar dados
para mais opções de filtro
Saiba mais sobre o filtro avançado no módulo básico do sistema.
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2.11. Como alterar ou incluir um novo pedido de venda?
Incluir
Ative o menu de contexto e selecione a opção “Incluir”. Digite as
informações necessárias e clique no botão OK.
Especificações da tela:
Empresa/Estoque: Código da empresa que irá faturar o pedido de venda; Cliente: Código do cliente que solicitou o pedido de venda; Tipo de venda: Classificação da operação, útil para cálculos de tributação;
Dados do pedido: Informações comerciais;
Impostos: Prévia dos impostos totais sobre os itens; Dados de entrega: Endereço de entrega, responsável pelo recebimento; Dados Complementares: Transportadora, tipo de entrega e observação; Voucher: Creditos referente devolução de mercadorias; Para emissão de um voucher é necessário receber primeiro uma fatura do fornecedor E-commerce: Exibe informações do e-commerce; Dados Exportação: Campos para preenchimento dos dado de exportação;
Itens: Relação dos itens, já com cálculo de impostos conforme tributação parametrizada no sistema;
Alterar
Ative o menu de contexto e selecione a opção “Alterar”. Faça as alterações necessárias e clique no botão OK.
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2.12. Como adicionar itens ao pedido de venda?
Ative o menu de contexto e selecione a opção “Incluir”. Digite as informações necessárias e clique no botão OK.
Especificações da tela:
Estoque: Código do estoque no qual os produtos estão sendo baixados. Produto/Descrição: Código e descrição do produto que está sendo vendido.
Dados do faturamento: Informações gerais como quantidade, preço unitário e classificação fiscal, essenciais para a venda de produtos e para o calculo dos impostos. ICMS: Guia com campos necessários para calcúlo de ICMS. Esta será habilitada quando a empresa emitente não esteja no regime tributário Simples Nacional. ICMS CSOSN: Guia com campos necessários para calculo do ICMS CSOSN. Habilitada somente quando a empresa emitente estiver classificada no regime tributário Simples nacional. IPI/PIS/ COFINS: Guias com campos necessáriso para o calculo de seus respectivos impostos. Ainda que a empresa não tenha o recolhimento destes impostos, é nec essário informar a situação tributária para cada um destes (Ex: Situação Tributária Isenta ou Não Tributada). ICMS S.T. Destino; II; Importação/Exportação; Dados adicionais: São guias de preenchimento opicional de acordo com o tipo de nota fiscal emitida.
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2.13. Como aplicar um desconto/acréscimo a um pedido de venda?
Ative o menu de contexto e selecione a opção “Preços e Descontos” um segundo nível do menu de contexto será ativado com novas opções, selecione a opção “Desconto/Acréscimo”. Defina se será aplicado um desconto ou um acréscimo, em valor ou em percentual e clique no botão OK.
É possível definir por grupo o percentual máximo de desconto a ser aplicado em cada pedido de venda através dos parâmetros do pedido de venda.
Saiba mais informações sobre as configurações do módulo de vendas através do manual de parâmetros de vendas.
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2.14. Como alterar as condições comerciais de um pedido?
São consideradas como condições comerciais de um pedido de venda a forma de pagamento, o tipo de preço e o meio de pagamento. Apenas pedidos de vendas não aprovados poderão ter as suas condições comerciais alteradas.
Especificações da tela:
Cabeçalho: Nro. Pedido: Número do pedido de venda no qual as condições serão alterada. Cliente: Código e fantasia do cliente que solicitou o pedido de venda.
Tipo de preço: Tabela de preço utilizada como base para calculo dos valores dos itens de venda. Forma de pagto: Prazo e parcelamento para pagamento venda (Ex: À Vista;,Ato/30/60). Meio de pagto: Documento que será utilizado para realizar o pagamento (Ex: Boleto, dinheiro, cheque).
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2.15. Controle de número de série
No cadastro do produto na aba de controle ative o flag para informar
numero de série ao vender produto. Ao incluir o item no pedido exibirá a tela de controle de numero de série,
para cada unidade do produto cadastre um numero de série.
O controle de número de série inicia-se na venda e estende-se até o
faturamento do pedido. As informações alimentadas no controle serão enviadas na NF-e na forma de dados adicionais de item.
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2.16. Como separar pedido com código de barra?
No parâmetro de vendas ative a opção “utilizar leitor de código de barras
ao separar pedido”.
Registre no cadastro de produto na aba “controles” o código de barra do
produto.
No Status de separação da expedição para o faturamento exibirá a tela de
separar itens. Por regra do sistema, deve separar todos os itens com o código de barra.
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2.17. Devolução de mercadoria, Voucher e resevas de produtos.
Devolução do pedido depois de faturado, deve gerar uma nota de entrada
e realizar o movimento de estoque dos produtos que deram saída. -> Acesse o ícone de devoluções e inclui uma devolução preenchendo os campos necessários, na grande inferior carrega os itens do pedido.
Após dar entrada na devolução é possivel faturar a mesma para
abastercer o estoque. No menu de contexto e utilize a opção “Faturar devolução”.
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Voucher A partir das devoluções tambem é possilvel gerar um crédito para o
cliente através do Voucher. No menu de contexto da devolução utilize a opção “Gerar Voucher”.
Ao incluir o pedido para o cliente da devolução exibirá o aviso dos créditos.
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Para incluir os créditos no pedido acesse a aba de Voucher e utilize no menu de contexto a opção carregar. Os créditos serão abatido no financeiro do pedido e não gera cobrança.
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Reservas/Backorder Para incluir uma reserva de produto acessa o ícone Reservas/Backorder.
Preenche todos os campos possíveis. Clique em Ok para concluir a reserva.
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Na inclusão do pedido para o mesmo cliente que gerou a reserva é possível carregar os itens da Reserva/Backorder.
A baixa da reserva/backorder e feito automática.
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2.18. Gerenciamento de comissões por pedido de venda
O Volpe permite gerenciar as comissões de um pedido de venda pelo total
do pedido de venda ou por produto. Gerenciamento de comissão por pedido Ative o menu de contexto e selecione a opção “Preços e Descontos” um
segundo nível do menu de contexto será ativado com novas opções, selecione a opção “Gerenciar comissões por pedido”.
Especificações da tela:
Pedido: Número do pedido de venda que a comisssão está sendo gerenciada. Empresa: Código e fantasia da empresa emitente do pedido de venda. Cliente: Código e fantasia do cliente solicitante do pedido de venda. Valor total: Valor total do pedido de venda.
Itens: Grade com informações gerais dos itens do pedido de venda que permite informar o percentual de comissão por pedido. O valor da comissão é totalizado e no cabeçalho é apresentado o percentual sobre a venda.
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2.19. Apuração de comissões
No contexto selecione a opções “Apuração”. Preenche os campos
empresa, período inicial e final e defina o tipo de comissão em seguida selecione os usuarios e processa a comissão.
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2.20. Imprimindo relatório de comissões
Acesse relatório de comissão após preencher os campos clica em
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