Vox4all® ‐ User Guide 

http://arca.imagina.pt/manuais/Manual‐Vox4all‐EN.pdf

 

 

 

  

The voice at your fingertips! 

 Software for augmentative and alternative communication  

for smartphone and tablet 

Co‐funded project by QREN, Mais Centro – Programa Operacional Regional do Centro and European Commission  – European Regional Development Fund – project nr CENTRO‐07‐0202‐FEDER‐022839 

  

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   2 

TECHNICAL INFORMATION AND COPYRIGHT 

Title    Vox4all® – User Guide 

Authors    Mafalda Mendes | Patrícia Correia 

Composing, Editing and Graphics    Cnotinfor, Lda 

Casa S. Francisco 

Estrada de Assafarge, 6 ‐ Marco dos Pereiros 

3040‐718 Castelo Viegas – Coimbra 

Portugal 

Tel.: (+351) 239499230 | Fax: (+351) 239499239 

info@imagina.pt

www.imagina.pt  

     

     

 

 

Vox4all® Credits 

 

Authors    Secundino Correia | Mafalda Mendes 

Programming    João Ribeiro 

Illustrations    Sara Simões | Hugo Martins  

Translation    Patrícia Correia | Armanda Quintela | Margarida Silva 

Voice examples    Acapela: Célia | Márcia | Graham | António 

Tests    APPDA and APPACDM de Coimbra | APPC 

Supervision    Secundino Correia | Nuno Machado 

Version    1.1.0 

 

 

 

Vox4all © Cnotinfor 2012 

Widgit Literacy Symbol © Cnotinfor 2009‐2013 (Version for all Portuguese speaking countries) 

Widgit Literacy Symbols © Widgit Software 2007‐2013 

Vox4all® uses speech technology licenced from the Acapela Group 

 

English 1st edition: April 2013 

© Cnotinfor 2013 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   3 

CONTENTS 

1  INTRODUCTION  4

2  OVERVIEW  5

A 5 USER ENVIRONMENT  5

E 

PPLICATION ENVIRONMENTS 

ADMINISTRATOR  NVIRONMENT  5 AIN E EMENTS OF THEM L  COMMUNICATION SYSTEM  6 OMMC UNICATION GRID  6 QUICK ACCESS TOOLBAR  6

LLS 

CE   7 ASIC FEATUREB S  7 LP HE 7 

ELECTINGS  AND VIEWING OPTIONS  7 WRITING TEXT  8 S ROLLING  8 C

3  OPTIONS MENU  9

OPTIONS: GRIDS – MANAGING THE APPLICATIONS GRIDS  9 

OPTIONS: ACCESSIBILITY – TOUCH TIME AND TEXT TO SPEACH  10OPTIONS: APPEARANCE – SETTING COLOURS AND SIZE FOR GRIDS  10 

 O : GENERAL – SECURITY AND LANGUAGE  11 PTIONS

4  GRID MENU  12

EDITING THE QUICK ACCESS TOOLBAR  12 E ITING GRID  13 D

5  CELLS MENU  14

SETTING THE TYPE OF CONTENT FOR THE CELL  14 

INSERTING SYMBOL FROM THE LIBRARY  15INSERTING IMAGE FROM THE FILES OF THE DEVICE  15 

USING A PHOTO  15  

INSERTING TEXT  16 

RECORDING SOUND  16TEXT TO SPEECH  16 

LISTENING THE SOUND OF A CELL  16 

SETTING A CELL LINK  16 

EDITING THE CELL COLOUR  17 

ADDING CELLS  17 

DELETING CELLS  18  

E ITING SEVERAL CELLS AT THE SAME TIME  18 D

6  WIDGIT LITERACY SYMBOLS  19

7  JOIN IMAGINA COMMUNITY  20

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   4 

1 INTRODUCTION 

Vox4all®  is  an  augmentative  and  alternative  communication  (AAC)  mobile application  for  smartphones  and  tablets.  It  uses  the  main  features  of  these devices:  touch  screen,  camera  and  voice  output, making  this  application  very intuitive and appealing for the end user. 

 

Vox4all® enables people with speech and language problems to communicate in a safe  and  autonomous  way.  Symbols,  images  and  sounds  allow  all  the communication. 

 

 

 

Read this guide to learn and know all the features of Vox4all®. 

 

IMPORTANT: You can access this guide within the application. For this you must: 

1 Tap   

2 Tap   

3 Tap CONSULT to view the guide  in .pdf format. To stop viewing the guide, just tap  . 

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   5 

2 OVERVIEW 

Read this chapter to learn how Vox4all® is organized and its basic principles. 

APPLICATION ENVIRONMENTS 

The  application  has  two  environments:  USER  ENVIRONMENT  and  ADMINISTRATOR 

ENVIRONMENT. 

USER ENVIRONMENT 

The  user  communicates  their  wishes  and  needs  through  this  communication system. 

The editing options are disabled. 

 

When  tapping  the  SETTINGS  icon    you  can  access  the  ADMINISTRATOR 

environment. 

 

Note: To  restrict access  to  the ADMINISTRATOR environment, you  can enable  the option SECURITY  (see page 11) and use a password. So whenever you  touch  the 

SETTINGS    icon,  you  have  to  insert  a  password  to  access  the  ADMINISTRATOR 

ENVIRONMENT. 

ADMINISTRATOR ENVIRONMENT 

In this environment you can build the entire communication system.  

You can set the general options of the application, as well as edit and create new cells and grids. The editing options are always available. 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   6 

 

MAIN ELEMENTS OF THE COMMUNICATION SYSTEM  

When you start the application, you see the screen presented below. 

 

You will find some elements that have different features: 

1 Communication grid 2 Quick access toolbar 3 Cells 

COMMUNICATION GRID 

The area of the communication grid initially includes 3 cells: LET’S TALK, YES AND NO and ME. These cells are always available and cannot be deleted. However, you can add more cells to include other information. 

QUICK ACCESS TOOLBAR 

The quick access  toolbar  is always available on screen at  the  location set by the administrator. The idea of this bar is to  include some cells (maximum 3) allowing immediate communication. They may open other grids or not. 

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   7 

CELLS 

All cells, either from the quick access toolbar or grids, are completely editable and configurable. By clicking on them, you can see their content and/or hear a sound. They also allow you to include a link to open a grid. 

The default cells included in the initial communication grid are: 

Let’s talk: opens a grid with several cells to access a wide range of information. 

Yes and No: opens a grid with two cells: Yes and No. If you wish, you can change the symbol used for each of the words. 

Me: these cells and grids accessed include information about the end user. 

The examples included in the application can be completely changed. 

BASIC FEATURES 

Here  we  present  some  features  that  are  used  in  the  entire  application  for navigating the menus, options and/or windows. 

HELP 

Some features have help. To read the HELP, just tap  .  

SELECTING AND VIEWING OPTIONS 

Usually  in  the  selection  boxes  you  can  see  the  default  options.  If  you want  to change them, you must touch the box to see other options. Then simply choose the desired option and it will be selected. 

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   8 

 

WRITING TEXT 

Touch  a  text  field  so  you  can  see  the  virtual  keyboard.  Then  you  just  need  to write. 

 

SCROLLING 

Sometimes you are not able to see all the contents of a window on the screen. To see other options, you should drag your finger in the direction of the bar. 

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   9 

3 OPTIONS MENU 

In the OPTIONS menu you can set the default settings of the application. Read this chapter to learn about all the available features. 

 

When you touch in the OPTIONS icon  , you see a window with four tabs: 

Grids 

Appearance 

Accessibility 

General 

 

OPTIONS: GRIDS – MANAGING THE APPLICATIONS GRIDS 

In the GRIDS OPTIONS you can manage all the available grids of your application. 

Change  the  identification of a grid:  tap    to change  the name of a grid. Note that in brackets () is the title visible when opening the grid. This may be different from the identification name of the grid – see EDITING GRID. 

Delete grids: tap   of the grid that you want to delete. 

Note: To delete a grid you must be sure that no cell has a link to this grid. 

Use  specified  grid  to  start:  to  set  the  first  grid  that  appears when  Vox4all®  is 

opened, touch the check box   and select the grid to start the application. This 

grid will have this icon  . 

Note:  To  settle  this  option,  you must  tap  DONE  ,  close  the  application  and restart again. Closing or quitting an application can be different depending on the device you have. You should get informed how this is done in your equipment. 

 

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   10 

OPTIONS: APPEARANCE – SETTING COLOURS AND SIZE FOR GRIDS 

In the APPEARANCE OPTIONS you can set the colour schema of the application and the default features for new cells and grids that you create. 

However, the choice of a default setting does not mean you cannot choose other characteristics for a specific cell or grid. In this case, these changes will be made in the GRIDS menu or in the CELLS menu. 

 

Set colour schema: you can choose an existing colour schema or set a new one (Custom). For this you must choose the Custom schema and set the background colour for cells and background colour for grids. 

Set size  for new grids: change  the size of  the grids means  to set  the number of rows and columns for the grid. To change the size, tap   to  increase and  in the icon   to decrease. 

When setting the number of rows and columns, you are defining the number of cells available in the grid.  

 

OPTIONS: ACCESSIBILITY – TOUCH TIME AND TEXT TO SPEACH  

For some users, namely those with motor problems, it can be necessary to make adjustments to the touching time for a cell. 

Set  touch  time:  tap    to  increase  or  in  the  icon    to  decrease  the  time,  in seconds, for selecting a cell. 

Note: This option only works in the USER ENVIRONMENT. 

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   11 

 The way of using text to speech is different in iOS and Android devices. 

 

For iOS: 

Set the voice of text to speech (iOS): To be able to use text to speech, you must select a voice. 

Note: Depending on the selected language for the application, the available voices are different. 

Buy a synthesized voice (iOS): If you have not bought a voice yet, when selecting the voice for text to speech, you can see all the available voices for the selected language,  but  they will  be  disabled.  To  buy  them,  you  just  need  to  follow  the instructions when choosing BUY. 

Note: From  the moment you buy  the voice, you  can use  it whenever you want within this application. 

 

For Android: 

Set the voice of text to speech (Android): To use the voice for text to speech, you must activate  the Google mechanism of  text  to  speech. To choose amongst  the available voices, you have go to the device settings. 

OPTIONS: GENERAL – SECURITY AND LANGUAGE 

To avoid that another user changes the settings of this application, you can enable the SECURITY option and allow introducing a password to access the ADMINISTRATOR environment. 

 

Allow password:  

1 Choose “Yes”. 2 Type the new password and then type it again. 3 Touch the icon   to save the password you set. 

 

When opening the application for the first time, you have to choose the language to use. However, you can change it later. 

 

Change  language:  touch  the  set  language, so you can see the other available options. Touch  the  flag  of  the  country corresponding to the language you want to choose. 

Note: Depending on  the version you have, you  can  have  all  or  some  of  the  offered languages.  

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   12 

4 GRID MENU 

Read this chapter to see how you can edit the quick access toolbar and the grid where you are right now. 

To access the GRID menu, you have to touch in the button  . 

 

 

EDITING THE QUICK ACCESS TOOLBAR 

The  quick  access  toolbar  is  always  available  and  has  the  same  appearance throughout the application. All the changes you make  in this bar and  its cells are visible to the whole application. 

 

IMPORTANT: To edit the cells of the quick access toolbar, choose the CELLS menu. 

 

To  edit  the  quick  access 

toolbar, tap  . 

You can see the following window. 

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   13 

Colour equal to schema:  If you choose not  to have  the colour equal to schema, whenever the application colour schema is changed, the colour of this toolbar will remain the same and will not assume the colour of the set schema. 

Background colour: When choosing a background colour, you are saying that you do not want this toolbar to have the default colour schema. 

Position of the quick access toolbar: You can choose the position of this toolbar: it can be on  the right or  left side of the screen. This choice depends on the end user. 

EDITING GRID 

To edit a grid,  touch  the 

editing icon  . 

The  following  window will appear. 

Identification:  This  is  the  name  given  to  the  grid  and  allows  its  identification within the application. You can change the name you used to identify a grid when you created it in CELL LINK (See page 16). 

Set  the  size  of  new  grids:  Change  the  size  of  grids means  to  set  the  available number of rows and columns. Touch the icon   to increase the number of rows or columns or in the icon   to decrease. 

Title  to display: You  can  choose  to  show or  to hide  the  title of  the grid.  If  you choose to show it, you can have a different name other than its identification. 

Colour equal to schema:  If you choose not  to have  the colour equal to schema, whenever the application colour schema is changed, the background colour of the grid will remain the same and will not assume the colour of the set schema. 

Background  colour: When choosing a background  colour, you are automatically saying that you do not want to use the default colour schema. 

Use settings as default: All the chosen options, with the exception of the name of the grid, will be set as default for new grids you create. You  just have to choose 

this option  . 

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   14 

5 CELLS MENU 

In this chapter, you will see how you can edit the cells’ contents of your grids. You will also see how to remove cells you do not need and/or how to add new cells to your grids. 

 

The contents you can include in cells are: 

Symbols or photos 

Text 

Recorded sound 

 

To access the CELLS menu, touch the button  . 

 

Touch the cell you want to edit or select the cell   and touch the editing icon   You will see the following window: 

 

SETTING THE TYPE OF CONTENT FOR THE CELL 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   15 

Cells can have image and text, only image or only text. 

INSERTING IMAGE FROM THE FILES OF THE DEVICE 

1 To use an image or photo already saved in your device tap  . 2 Search and touch the image you want to include in the cell. 

INSERTING SYMBOL FROM THE LIBRARY 

You have more than 12,000 Widgit Literacy Symbols in a library (you can see more information in the chapter Widgit Literacy Symbols). 

 

To insert a symbol in a cell: 

1 Touch the icon to open the symbol library  . 2 Touch  the  text  box  and write  a word  that  describes what  you  are  looking  for. 

When writing several symbols are suggested. 3 Hide the virtual keyboard and choose the symbol you want. 

Note: If you see a scroll bar at the end of the window, scroll with your fingers to see more available symbols. 

4 Touch DONE   to close the symbol library. 

 

IMPORTANT:  There  are many words  that  can  have  different meanings.  So  it  is very  important  that  the  selected  symbol  is  the  appropriate  to  represent  the desired concept. 

USING A PHOTO 

1 Touch   to open the window for taking a photo. 2 Take the picture. 

If you have an Android device, follow these steps:  

3 If you want to take another photo, tap   to remove and take a new one. 

4 Touch DONE   to save and put the photo in the cell. 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   16 

 

INSERTING TEXT 

Touch  this  box  to write  the  text  for  the  cell.  As  soon  as  you  touch,  a  virtual keyboard will appear, so you can write the word you want. You can  insert words and/or expressions with a maximum of 16 characters. 

TEXT TO SPEECH 

The option USE TEXT TO SPEECH can only be allowed if you enabled this option in the OPTIONS menu in ACCESSIBILITY (see page 10). 

After this option is chosen in the ACCESSIBILITY tab, you can use text to speech. To 

use  it,  just tap   so  it becomes selected  . A text box will appear, so you can write the text you want to be read with the synthetized voice. 

RECORDING SOUND 

 

1 Touch   to open the window for recording sound. 

2 In the window, tap   to start recording. 

3 To stop recording, tap  . 

4 To listen to the latest recorded sound, tap   

5 To record again, tap  . 

6 To remove the sound, tap  .  

7 To save and use that sound in the cell, tap DONE  . 

LISTENING THE SOUND OF A CELL 

In the editing cell window, touch the button   to listen to the sound of that cell. 

SETTING A CELL LINK 

The cell link to a grid can be made to an existing grid or to a new one. 

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   17 

Existing grid: To link the cell to an existing grid, touch the box that says “None”, or has the name of a grid, and select the name of the grid you want to open when touching this cell. 

New grid: To create a link to a new grid, touch the text box to write the name of 

the new grid and then tap   to add it to the grids’ list. The option for creating a new grid is available at the end of the list with all the application grids. 

Note: In the CELLS menu, whenever you see this icon   on a cell, it means it has link to another grid. 

 

EDITING THE CELL COLOUR 

Colour equal to schema:  If you choose not  to have  the colour equal to schema, whenever  the  application  colour  schema  is  changed,  the  colour  of  the  cell will remain the same and will not assume the colour of the set schema. 

Background  colour: When choosing a background  colour, you are automatically saying that you do not want to use the default colour schema. 

ADDING CELLS 

In the GRIDS menu, you can set more rows and/or columns than the available  in the grid. You are increasing the number of cells in that grid. However, those cells do not exist yet, as they need contents. 

To  add  new  cells  to  the  grid,  tap  .  You  will  see  the  editing  cells  window (mentioned above). 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   18 

 

DELETING CELLS 

Delete one or more cells: select the cell or cells   you want to remove and tap 

the icon   above the grid. 

EDITING SEVERAL CELLS AT THE SAME TIME 

Editing two or more cells at the same time: select the cells you want to edit and 

touch  . When editing two or more cells at the same time, you can only set the type of content and their colour. 

Use settings as default: All the chosen options can be set as default for new cells 

you create. You just have to choose this option  . 

Note:  As  you  are  selecting more  than  one  cell,  where  you  should  select  the background colour, you  see a ?. The colour you choose will be  the  same  for all selected cells. 

 

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   19 

6 WIDGIT LITERACY SYMBOLS 

This application includes a library with more than 12,000 Widgit Literacy Symbols. These symbols are available in colour. 

The Widgit Literacy Symbols have been developed especially to support literacy.  

Previously  known  as  the  Widgit  Rebus  Symbols,  they  have  a  clear  schematic structure  to much of  the vocabulary. They also have been designed  to have  the minimum detail to reduce the visual clutter of the page. 

Whilst many symbols are immediately recognisable by anyone, others need to be learned. By using a common and consistent design criteria, these symbols aim to make the learning and communication tasks easier. 

 

 

 

 

Vox4all® User Guide 

 

 

www.imagina.pt   20 

7 JOIN IMAGINA COMMUNITY 

We  invest continuously  in the  improvement and  innovation of our products. We are always open to new suggestions and sharing of ideas. 

 

Register in Imagina Community and you will be able to: 

Buy in our on‐line store: http://www.imagina.pt 

Participate in on‐line training courses: http://formacao.cnotinfor.pt/online 

Access free activities: http://atividades.imagina.pt 

Comment news and articles of our blog: http://bica.imagina.pt 

 

Become our fan in Facebook: https://www.facebook.com/cnotinfor