Wat is UiTPAS? · Web view2019. 2. 28. · Dat kan door de data van vorig jaar in te vullen bij...

UiTPAS Dender informatiebundelVoor scholen

www.UiTPASdender.be | [email protected] | [email protected]

Inhoudstafel

1 Wat is UiTPAS? 32 Kansentarieven 43 Vooraleer je aan de slag kan met de UiTPAS software 4

3.1 UiTID aanmaken 53.2 Een UiTID per school 63.3 Een UiTID per persoon 63.4 Na het aanmaken van jouw UiTID 73.5 Beheer: een collega aanduiden als baliemedewerker 7

4 De school gaat op uitstap: wat nu? 74.1 UiTPAS-systeem op de computer 7

4.1.1 Inloggen 74.1.2 Activiteit aanmaken 84.1.3 Voeg leerlingen toe 94.1.4 De betaling 134.1.5 Eigen lijsten opvragen in excel 13

5 Enkele afspraken 145.1 Een leerling had vorig jaar het kansentarief, maar heeft dit jaar nog niet hernieuwd. Heeft hij nog recht? 145.3 Aanvraagformulier voor meerdaagse uitstappen 145.4 Op uitstap naar CC De Werf 15

6 FAQ 156.1 Algemene vragen 156.2 Vragen over het gebruik van de balie-toepassing 16

6.2.1 Informatie over UiTPAS-houders 166.2.2 Kansentarief toekennen 16

6.3 Vragen over het beheer van de balietoepassing 166.3.1 Aanmelden 16

5/12/2012 UiTPAS informatiebundel_Scholen 2/20

1 Wat is UiTPAS?

UiTPAS is een spaar- en voordelenkaart voor iedereen die deelneemt aan vrijetijdsactiviteiten. Met de UiTPAS kan iedereen UiTpunten sparen en ze omruilen voor een korting, cadeau of ander voordeel.

Mensen met een laag inkomen hebben recht op een UiTPAS met kansentarief. Op die manier betalen zij minder voor vrijetijdsactiviteiten. De UiTPAS werkt niet stigmatiserend aangezien hij gebruikt wordt door diverse gebruikers en op het zicht niet herkenbaar is als ‘een UiTPAS met kansentarief’.

Als school mag je er trots op zijn dat je mensen die het minder breed hebben, ook de kans geeft om deel te nemen aan jouw activiteiten. Deze bundel plaatst alle informatie over de kansentarieven op een rijtje. Ook de handleidingen voor het UiTPAS-scholensysteem kan je hier rustig nalezen en gebruiken voor, tijdens en na jouw activiteiten.


2 Kansentarieven

Voor mensen in armoede is elke verplichte activiteit van een school die meestapt als partner in het UiTPASverhaal toegankelijk tegen het kansentarief:

1 dagdeelBv. een toneelvoorstelling

1 volledige dag: bv. een schoolreis

Meerdaags aanbod * : bv. zeeklassen

Normale prijs € 10,0 € 15,0 € 120

Kansentarief € 1,5 € 3,0 € 30

* Het meerdaags aanbod is enkel voor scholen die ‘het huiswerk’ hebben ingevuld in het kader van het Charter Onderwijs en kansarmoede.

Dit is een solidaire kostendeling waarbij iedereen bijdraagt wat hij kan om het recht op onderwijs voor iedereen te kunnen garanderen.

Bij onduidelijkheden of twijfel kan je steeds contact opnemen met Nele Buyl (tel. 053/ 78 36 60 of e-mail: [email protected]). We zoeken steeds graag mee naar een oplossing.

3 Vooraleer je aan de slag kan met de UiTPAS software

Het UiTID wordt gebruikt als een wachtwoord om je als medewerker van een school aan te melden aan ‘de balie’ van jouw school. Telkens wanneer je gebruik wil maken van de UiTPASsoftware zal je gevraagd worden om in te loggen met je UiTID op http://scholen.uitpas.be.

Op die manier willen we er voor zorgen dat enkel de mensen die medewerker zijn van een school voor die school de UiTPASsoftware kunnen gebruiken.

Het is zeker ook mogelijk om voor twee scholen te werken. Wanneer je immers geëngageerd bent bij twee scholen moet je voor beide scholen ‘kunnen werken’.


3.1 UiTID aanmaken

Je surft naar de website http://scholen.uitpas.be , waar je op aanmelden kan klikken:

Nadien kom je op volgende pagina:


Waar je op ‘registreer hier’ kan klikken. Dat leidt je naar volgend scherm waar je een UiTID kan aanmaken.

Er zijn nu 2 opties:

3.2 Een UiTID per school

Bv:

● Gebruikersnaam: De Notelaar


● E-mailadres: [email protected]

● Paswoord: kastanje

● Herhaal paswoord: kastanje

Dit is dan het UiTID dat elk lid van de school kan gebruiken. Je begrijpt natuurlijk dat wanneer elk lid van de school (die de UiTPASsoftware beheert) op die manier het paswoord kent. Hoe meer het paswoord verspreid is, hoe fraudegevoeliger iets wordt. De medewerkers van de school hebben toegang tot gevoelige en persoonlijke informatie. De school engageert zich er dan ook toe om deze informatie alleen toegankelijk te maken voor een zo minimaal aantal bevoegde personen. We vinden het dan ook logisch dat deze informatie nooit wordt gedeeld met onbevoegden en indien nodig puur om professionele redenen.

3.3 Een UiTID per persoonBv:

● Gebruikersnaam: Veerle Muylaert

● E-mailadres: [email protected]

● Paswoord: frisco

● Herhaal paswoord: frisco

Dit is dan het UiTID van één iemand van de school, waarbij elke persoon die voor de school met UiTPAS werkt, zo’n UiTID zal moeten hebben. Wanneer in dit voorbeeld Veerle werkt voor twee of meerdere scholen, zal Veerle voor die verschillende scholen kunnen werken eens zij geregistreerd is.

Wanneer je zelf een UiTPAS hebt, zal je jouw UiTID ook kunnen gebruiken om jouw persoonlijke pagina te bekijken op http://www.uitpas.be. Hierop kan je zien hoeveel punten je gespaard hebt en waarvoor je die zoal kan omruilen. De UiTID voor jouw persoonlijk profiel is dezelfde als de UiTID om jou aan te melden als baliemedewerker van jouw school. Daarnaast kan je je hier ook mee aanmelden op http://www.uitinvlaanderen.be om vrije tijd-tips te krijgen op jouw maat.

3.4 Na het aanmaken van jouw UiTIDWanneer je direct na het aanmaken van het UiTID probeert aan te melden, zal je een foutmelding krijgen die zegt dat je nog geen lid bent van een balie. Je moet immers nog rechten krijgen op de school waarvoor je wil werken.

Na het aanmaken van het UiTID stuur je dus een mailtje naar [email protected] om te zeggen met welk mailadres je een UiTID hebt aangemaakt en voor welke school je geëngageerd bent. Deze procedure hoef je maar 1x te overlopen.

Meer uitleg en een stap-voor-stap begeleiding kan je krijgen op [email protected] of [email protected] tijdens de kantooruren. Aarzel niet om ons te bellen. We helpen je met plezier!

3.5 Beheer: een collega aanduiden als baliemedewerker1. Klik op “Beheer” in het menu bovenaan.

2. Klik op de knop “Nieuwe beheerder toevoegen”.


3. Vul het emailadres waarmee jouw collega een UiTID heeft aangemaakt. Heeft de nieuwe beheerder nog geen UiTiD, vraag de persoon zich eerst te registreren op UiTinVlaanderen.be.

4. Klik op “Zoeken” en vervolgens op “Toevoegen” bij de naam van de beheerder die je wenst toe te voegen.

4 De school gaat op uitstap: wat nu?

Deelnemers aan jouw activiteit kunnen het kansentarief ontvangen. Hiervoor moet je de activiteit aanmaken op http://scholen.uitpas.be.

4.1 UiTPAS-systeem op de computer4.1.1 Inloggen

Om je aan te melden in het programma, moet je een UiTID hebben (zie punt 3). Heb je een UiTID aangemaakt? Vraag aan je schoolbeheerder om je aan te duiden als medewerker in het balieprogramma. Open het balieprogramma via het http://scholen.uitpas.be en log in met je gegevens en paswoord. Je komt op de beginpagina.

4.1.2 Activiteit aanmaken

In het systeem maak je een nieuwe uitstap aan door op ‘activiteit aanmaken’ te klikken. Deze activiteit wordt dan mee opgenomen in de eerstvolgende afrekening.

Belangrijk!

De week voor de kerstvakantie en begin september rekenen we de uitstappen af die in de voorbije periode aangemaakt werden. We sturen als ‘reminder’ vooraf een mailtje naar de school. Je maakt bij voorkeur de activiteit aan NA de uitstap als je ook meteen het definitieve


aantal leerlingen met kansentarief kan toevoegen. Op die manier nemen we geen onvoltooide uitstappen op in de afrekeningen.

Bv. Een uitstap die doorgaat op 4 april registreer je in het systeem vanaf 2 april. Indien hij vroeger is geregistreerd wordt hij automatisch op 1 april mee afgerekend, waardoor de gegevens nog niet definitief zijn.

De afrekening van december is erg belangrijk – onze subsidies werken met boekingsjaren en niet met schooljaren. Alle activiteiten moeten dus voor het einde van het jaar doorgegeven worden! Anders is er geen tussenkomst meer mogelijk.

Bij het aanmaken van een activiteit vul je volgende gegevens in. Je kan deze gegevens niet meer aanpassen.

- Titel van de activiteit: een korte titel van waar de uitstap naartoe ging, eventueel met de klas/graad erbij.

- Datum: Kies de datum waarop de activiteit plaatsvindt.- Korte beschrijving: Hier kan je meer informatie kwijt over welke precieze klassen, extra

informatie over de prijs, …- Prijs: Hier vermeld je de prijs die iemand betaalt zonder kansentarief.- Kansentarief: Kies de juiste sleutel afhankelijk van de duur van de activiteit en de prijs.

Kansentarief Bijdrage Vierdewereldgroep

Bijdrage school

School – Halve dag <20:

€ 1,5 50% Restbedrag

School – Hele dag <20 € 3 50% Restbedrag

School – Hele dag vanaf 20

€ 3 € 10 Restbedrag

School – Meerdaags <200

25% 50% Restbedrag

School – Meerdaags vanaf 200

25% € 100 Restbedrag

School - Zwemmen €1,5 € 0,75 Restbedrag


4.1.3 Voeg leerlingen toe

Je ziet nu de overzichtslijst van alle leerlingen met het kansentarief op jouw school. Om leerlingen toe te voegen die meegingen op de activiteit klik je op ‘aanwezigen toevoegen’. Telkens je iemand toevoegt, wacht je even tot de pagina is herladen en er naast de leerling ‘toegevoegd’ is verschenen.

Als je school over veel leerlingen met een kansentarief beschikt kan je ook een filter instellen op naam of geboortedatum (bv. om leerlingen van een bepaald geboortejaar terug te vinden). Zo vind je sneller de leerlingen die je wil.


Wanneer je een leerling niet terugvindt in de lijst is deze nog niet aan de jouw school toegewezen. Je kan deze leerling opzoeken bij ‘Zoek UiTPAS’. Vul ten minste 1 van de velden in. Als je maar een stukje van de naam, voornaam, … weet kan je ook op dat stukje zoeken door er een ‘*’ voor of na te zetten. Het sterretje betekent dan dat er respectievelijk nog iets voor of iets na je stukje tekst kan komen.

Bijv. Als je niet zeker weet of de achternaam ‘Van Den Berghe’ of ‘vandenberge’ is zoek je bij achternaam best op *berg*.


Als je de leerling gevonden hebt, klik je hem aan op zijn naam.

Je kan bij deze persoon de school aanpassen door op ‘aanpassen gegevens’ te klikken. Nadat je de school hebt aangepast, klik je op ‘aanpassingen bewaren’. Nu is deze leerling aan jouw school gelinkt.

Let op: we vragen om alleen de school aan te passen en bij een adreswijziging dit door te geven aan [email protected]. Op die manier kan zij dit meteen voor het hele gezin aanpassen.


Heb je een leerling die van school verandert, maar je weet niet naar welke school hij/zij gaat? Vink dan ‘geen school’ aan. Alle leerlingen met ‘geen school’ worden 2 keer per jaar opgebeld door de Vierdewereldgroep met de vraag naar welke school ze gaan. Zo help je als school om elke leerling op de juiste school te krijgen!

4.1.4 De betaling


Je kan via dezelfde website ook zelf een onkostennota genereren.

Surf naar http://scholen.uitpas.be log in met je UiTID.Je komt automatisch op het eerste tabblad ‘Activiteiten’ terecht. Ga naar het derde tabblad ‘Beheer’.

Op het tabblad ‘Beheer’ zie je de knop ‘Onkostennota’. Klik hierop.

Hier kan je zelf een rapport genereren waar een overzicht in staat van alle activiteiten die je hebt ingevoerd voor leerlingen met een UiTPAS aan kansentarief.

Geef de start- en einddatum in van de periode waarin je kansentarieven registreerde en klik op ‘ Start’. Je krijgt begin december en voor het einde van het schooljaar een herinneringsmail met de start- en einddatum van het rapport dat je moet genereren.


Let op: registreerde je geen activiteiten, dan krijg je geen rapport. Registreerde je veel activiteiten, dan kan het genereren van het rapport enkele minuten in beslag nemen. Sluit het venster niet.

Let op: hou steeds goed de start- en einddatum van al je rapporten bij, zodat er geen overlappingen in de onkostennota’s zijn.

Wanneer het rapport klaar is, verschijnt de knop ‘Download report’. Klik hierop en sla het rapport op je pc op. Open daarna het rapport.

Je zal een excelldocument vinden waarin de toegekende activiteiten staan geregistreerd. Heb je activiteiten aan mensen van verschillende gemeenten toegekend, dan zal je per gemeente een aparte excellfile vinden. Per gemeente stuur je dan apart een onkostennota op.

In het excelldocument zie je bovenaan enkele invulvelden:

Vul de naam van de school en de contactpersoon in, net als het te storten totaalbedrag en het rekeningnummer. Het totaalbedrag vind je onderaan kolom J (‘Contribution’).

Stuur je onkostennota door naar de contactpersoon die zorgt voor de uitbetaling. De lijst van contactgegevens vind je hieronder. Zorg ervoor dat je onkostennota wordt ingediend in het kalenderjaar dat de activiteit


doorging. Op 1 januari van het volgende kalenderjaar wordt de boekhouding immers afgesloten en kan je geen terugbetaling meer krijgen.

Stuur je onkostennota met toegekende activiteiten per gemeente door naar:

Aalst:[email protected]

Erpe-Mere: [email protected]

[email protected]

Haaltert:[email protected]

Ninove: [email protected]

4.1.5 Eigen lijsten opvragen in excel

Je kan uit het systeem 2 lijsten downloaden in excel

1. Per activiteit een lijst van de toegevoegde leerlingen. Door op het beginscherm ‘Activiteiten’ te klikken op ‘Aanwezigen’ beland je op een overzicht van alle toegevoegde leerlingen. Door onderaan op knop ‘Export/Print’ te klikken download je een exceldocument met een overzicht van alle leerlingen die tegen kansentarief meegingen op die activiteit.

2. Een overzicht van alle leerlingen met kansentarief op jouw school. Ga hiervoor naar ‘Zoek UiTPAS’ en selecteer jouw school zonder verdere zoekgegevens. Door onderaan op knop ‘Export/Print’ te klikken download je een exceldocument met een overzicht van alle leerlingen met een kansentarief op jouw school.


Je kan ook zoeken op de periode dat een leerling een UiTPAS aan kansentarief heeft aangevraagd.Zoek je bv. enkel de leerlingen die vorig jaar een UiTPAS aan kansentarief hadden, maar nog niet hernieuwd hebben? Dat kan door de data van vorig jaar in te vullen bij ‘Kansenstatuut van’ en ‘kansenstatuut tot’. Bv. ik zoek de leerlingen die in 2012 een UiTPAS hadden, maar nog niet hernieuwd hebben: vul in ‘01/01/12’ tot ‘31/01/12’ en je krijgt ze op een rijtje. Zo kan je ook snel de leerlingen terugvinden die de laatste twee maanden een UiTPAS aanvroegen,…

5 Enkele afspraken

5.1 Een leerling had vorig jaar het kansentarief, maar heeft dit jaar nog niet hernieuwd. Heeft hij nog recht?

De UiTPAS aan kansentarief is geldig per kalenderjaar (en dus niet per schooljaar). Concreet moet de UiTPAS elk jaar in januari hernieuwd worden. Omdat niet iedereen op 1 januari van het nieuwe jaar zijn UiTPAS kan hernieuwd hebben geldt volgende afspraak: de UiTPAS van het jaar voordien is voor (halve)dagactiviteiten nog geldig tot 1 maart van het jaar nadien. Die leerlingen kunnen op 21 februari nog mee aan kansentarief. Vanaf 1 maart geldt hun UiTPAS niet langer. Deze regel is in het systeem ingebouwd. Jullie kunnen die leerling dus nog toevoegen voor die uitstap op 21 februari op jullie onkostennota – hoewel er zal staan dan hij geen UiTPAS aan kansentarief meer heeft.

Voor de meerdaagse activiteiten blijft de regel ook bestaan dat leerlingen die vorig jaar een UiTPAS hadden, maar nog niet hernieuwd hebben, sowieso in het nieuwe jaar meekunnen aan kansentarief. Stel dat de school in mei op meerdaagse activiteit gaat en leerling X heeft zijn UiTPAS nog niet hernieuwd voor dat jaar. Dan kan die leerling mee aan kansentarief.


Ook deze afspraak is in het systeem ingebouwd. Jullie kunnen die leerling X dus nog toevoegen op jullie afrekening – hoewel er zal staan dat hij geen UiTPAS aan kansentarief meer heeft.

5.2 Aanvraagformulier voor meerdaagse uitstappen

Voor meerdaagse uitstappen dien je nog steeds vooraf het aanvraagformulier in bij de Vierdewereldgroep Mensen voor Mensen vzw.

5.3 Op uitstap naar CC De Werf

De regeling met CC De Werf blijft zoals ze was: jullie bezorgen De Werf vooraf een lijstje van leerlingen met een UiTPAS aan kansentarief (kan je gemakkelijk uit dit bestand afdrukken). De leerling met UiTPAS aan kansentarief betaalt € 1.50 voor de voorstelling, de Werf draagt de rest. Voor de school is dit dus een 0-operatie. Hiervoor kan de school dan geen tussenkomst meer vragen.

6 FAQ

6.1 Algemene vragen

● Wie kan de UiTPAS gebruiken?

Alle inwoners van Aalst, Erpe-Mere, Haaltert, Lede en Ninove.

● Waar kan ik de UiTPAS kopen?

Op verschillende locaties in Aalst, Erpe-Mere, Haaltert, Lede en Ninove. Alle verkooppunten kan je terugvinden op www.UiTPASdender.be. Een UiTPAS tegen kansentarief kan gratis aangevraagd worden in het OCMW/Sociaal Huis van de eigen gemeente of via Vierdewereldgroep Mensen voor Mensen (enkel voor inwoners van Aalst).

● Hoeveel kost de UiTPAS?

Een UiTPAS kost €5. Jongeren onder de 18 betalen €2. Sommige mensen hebben recht op het kansentarief. Zij betalen €0 en krijgen extra kortingen wanneer ze deelnemen aan vrijetijdsactiviteiten. Als je denkt hiervoor in aanmerking te komen, neem dan contact op met het OCMW van jouw gemeente.

● Wat kan ik doen met de UiTPAS?

Telkens wanneer je deelneemt aan het vrijetijdsleven in één van de deelnemende gemeentes, kan je een punt sparen. Als je voldoende punten verzameld hebt, kan je die omruilen tegen leuke voordelen. Een overzicht van alle spaarplaatsen en voordelen kan je vinden op www.UiTPAS.be.

● Hoe kan ik punten sparen?

Je spaart punten door jouw UiTPAS enkele seconden tegen de UiTPAS-apparatuur te houden.


● Waar kan ik zien hoeveel punten ik al verzameld heb?

Maak een UiTiD account aan via UiTPAS.be. Daarna kan je inloggen en jouw puntensaldo en historiek bekijken.

● Wat als de UiTiD al gekoppeld is aan mijn UiTPAS?

Het is mogelijk dat iemand anders jouw UiTPAS nummer gebruikt heeft voor de aanmaak van een online account. Indien dit het geval is, neem je best contact op met de helpdesk, die jou tijdens de kantooruren zal verder helpen.

6.2 Vragen over het gebruik van de balie-toepassing6.2.1 Informatie over UiTPAS-houders

● Een nieuwe UiTPAS registreren

Op een school kan men geen UiTPAS aankopen en kan je dus ook niet registreren. Verwijs de personen door naar een registratiepunt.

● UiTPAS-gegevens aanpassen

Op school pas je geen andere gegevens dan de school van de UiTPAS-houder aan. Zie je bij leerlingen met een kansentarief toch gegevens die niet kloppen, mail je hiervoor naar [email protected] zodat meteen het hele gezin kan aangepast worden.

● Hoe weet ik of een kaart geblokkeerd is?

Soms kan er een kaart geblokkeerd zijn. Bijvoorbeeld wanneer een UiTPAS-houder zijn kaart verloren is. Er verschijnt een melding die toont dat de kaart niet meer werkt. Je kan geen punten laten sparen, punten inruilen of kansentarief toekennen.

● Kan ik een UiTPAS deblokkeren?

Nee. Als een kaart geblokkeerd is, is dit definitief. De persoon moet opnieuw worden geregistreerd. Verwijs door naar een registratiepunt.

6.2.2 Kansentarief toekennen

● Kan ik bij problemen checken of de UiTPAS-houder een kansentarief heeft?

Ja, het voorlaatste cijfer van het kaartnummer op de UiTPAS geeft aan of de UiTPAS-houder een kansentarief heeft. 0 staat voor geen kansentarief en 1 staat voor kansentarief. In het inline systeem kan je bekijken of het kansenstatuut nog geldig is.

● Ik heb een vermoeden van fraude.

Contacteer ons via [email protected] of [email protected].


6.3 Vragen over het beheer van de balietoepassing

6.3.1 Aanmelden

● Waar vind ik het programma?

Online is het programma te gebruiken via scholen.UiTPAS.be

● Ik kan niet aanmelden?

Heb je de juiste gegevens gebruikt om je aan te melden? Je kan enkel aanmelden met je UiTID. Ga naar ‘Ik ben mijn paswoord vergeten’ om een nieuw paswoord aan te vragen.

● Ik ben mijn paswoord vergeten

Klik op ‘Paswoord vergeten’ en volg verdere instructies.

● Medewerker registreren

Ik kan geen medewerker registreren.

Drie mogelijke oorzaken:

(1) Je hebt niet voldoende rechten: Om een medewerker te kunnen registreren met je voldoende rechten hebben. Contacteer de beheerder via [email protected] of [email protected] om je deze rechten toe te kennen.

(2) Je hebt geen UiTID: Iedere medewerker moet een UiTID hebben. Vraag hem om zich te registreren op http://scholen.uitpas.be

(3) Je hebt een fout e-mailadres ingetikt of de medewerker heeft het niet correct doorgegeven.


Date post:	06-Sep-2020
Category:	Documents
Upload:	others
View:	0 times
Download:	0 times

Wat is UiTPAS? · Web view2019. 2. 28. · Dat kan door de data van vorig jaar in te vullen bij...

Documents