HƯỚNG DẪN SỐ HÓA HỒ SƠ VỤ ÁN

I- YÊU CẦU1- Thiết bị- Máy vi tính- Máy scan hoặc photocopy2- Lưu trữ và sao chụp tài liệu- Thiết bị lưu trữ: Ổ cứng máy tính; USB hoặc các thiết bị lưu trữ khác- Không sử dụng điện thoại thông minh để sao chụp3- Phần mềm điều khiển- Microsoft office- Foxit reader phiên bản từ 9.4 trở lên.- Phần mềm pdfmate free pdf merger

II- SỬ DỤNG CÁC PHẦN MỀM1. Quét hồ sơ sang file pdf từ máy scan hoặc máy photocopy.Tùy theo thiết bị hiện có, người sử dụng có thể dùng máy scan hoặc máy

photocopy để quét tài liệu số hóa.Tài liệu trước khi quét phải được sắp xếp khoa học theo từng tập tài liệu đã được

phân loại theo nội dung, chủ đề cụ thể để thuận tiện cho việc quét tài liệu, lưu trữ, đặt tên tệp tài liệu và lập danh mục tài liệu phục vụ cho việc trình chiếu tại phiên tòa.

2- Sử dụng phần mềm Foxit reader.a- Cắt file PDF bằng Foxit readerBước 1: Khởi động phần mềm Foxit reader/ chọn Open và tìm đến file cần cắt

Bước 2: Nhấn Cltr+P hoặc kích chọn biểu tượng máy in:

Tiếp theo, thay đổi các thông số tại giao diện như sau:- Mục Name: Chọn Foxit reader PDF Printer- Mục Page: Tại mục này, nếu muốn cắt file lấy các trang từ 1-9 thì ta nhập giá trị

vào là 1-9; nếu lấy các trang riêng lẻ ta nhập 1,9. Nếu muốn lấy một số trang liền nhau và một số trang lẻ ta nhập 1-5,7,9

2

Bước 3: Chọn thư mục muốn lưu file pdf đã cắt và chọn OK. Sau đó Chọn đường dẫn đến thư mục cần lưu, chọn Save.

3- Ghép file PDF bằng phần mềm PDFmate free PDF MergerBước 1: Cài đặt phần mềmBước 2: Khởi động phần mềm PDFmate free PDF Merger ta có giao diện như sau:

Bước 2: Tại giao diện trên, kích add file để thêm file

3

Bước 3: Chọn những file cần ghép

( Thay đổi vị trí các file cần ghép ta chọn Up để di chuyển lên hoặc Down để di chuyển xuống)

- Tại mục Output File Name: Chọn Customize, sau đó đặt tên file- Tại mục Output Folder: Chọn thư mục chứa file ghép- Kích chọn Build để ghép file

III- LẬP DANH MỤC TÀI LIỆUTài liệu hồ sơ số hóa được đặt tên, lưu trữ đảm bảo an toàn thông tin theo cấp độ được

quy định tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ; Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24 tháng 4 năm2017 của Bộ Thông tin Truyền thông và theo Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ nội vụ.

Bảng danh mục tài liệu số hóa được lập trên cơ sở sử dụng chèn liên kết file word; excel; pdf vào word hoặc chèn liên kết file word; excel; pdf vào excel.Người sử dụng có thể lựa chọn một trong hai công cụ trên để tạo một bảng danh mục tài liệu phục vụ cho việc trình chiếu tài liệu số hóa tại phiên tòa, cụ thể như sau:

1- Chèn liên kết file (word; excel; pdf) vào wordBước 1: Mở Microsoft Office Word 2007 chứa liên kết file cần chènBước 2: Bôi đen đoạn văn bản cần được liên kết

4

Bước 3: Chọn Menu Insert/Links/Hyperlinks hoặc kích chuột phải chọn Hyperlinks ta có giao diện như sau:

Bước 4: Tại ô Look in ta tìm đến thư mục, chọn file cần chèn

5

Chọn file cần chèn.* Chú ý: - File (hoặc thư mục chứa file) cần chèn phải đặt cùng thư mục với file chứa liên

kết.- Địa chỉ của liên kết file là địa chỉ tương đối (được tính từ vị trí file đặt liên kết

đến file được chèn).Bước 5: Mở file liên kết đã được chènTại giao diện của Microsoft Office Word bấm giữ ctrl và kích chuột vào file đã

liên kết để mở liên kết file.

2- Chèn liên kết file (word; excel; pdf) vào excel.Bước 1: Tạo biểu excel chứa các sheet được phân loại theo từng lĩnh vực tài liệu

dự định công bố (như biểu dưới đây).

6

Bước 2: Đặt trỏ chuột vào ô cần chèn file, Chọn Menu Insert/Links/Hyperlinks ta có giao diện như sau:

Kích chọn Hyperlinks ta có giao diện như sau:

7

Bước 4: Tại ô Look in ta tìm đến thư mục, chọn file cần chèn, kích chọn OK.Bước 5: Mở file liên kết đã được chèn.

8