MANUAL DE GESTIÓN JUDICIAL DE SEGUNDA INSTANCIA 0
MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL DE SEGUNDA INSTANCIA
MAYO 2019This publication was produced for review by the United States Agency for International Development. It was prepared by PROJUSTICIA. Management Systems International, A Tetra Tech Company.
MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL DE SEGUNDA INSTANCIA
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN........................................................................3PLANTEAMIENTO DEL MODELO.................................................3
Concepto................................................................................................4Objetivos................................................................................................4
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA.....................................................5Marco Jurídico (Nacional).......................................................................5Marco Jurídico (Internacional)................................................................5Reglamento Orgánico de Segunda Instancia del Sistema Penal Acusatorio..............................................................................................6
NUEVAS FUNCIONES................................................................6PROCESOS DE OPERACIÓN.......................................................6
Mapa de Procesos..................................................................................7Procesos orientados a la gestión judicial...............................................7Procesos orientados al usuario..............................................................8Procesos orientados al soporte..............................................................8Desarrollo de los procesos.....................................................................8Procesos de segunda instancia..............................................................9Trámite..................................................................................................9Carpeta administrativa..........................................................................9
ESTRUCTURA INTEGRAL..........................................................10Organigrama........................................................................................11
ANEXOS................................................................................... iFichas de cargo y descripción.................................................................i
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INTRODUCCIÓN Con la reforma del 18 de junio de 2008 en materia de Seguridad y Justicia, México inició una etapa de modernización de las instituciones, cuerpos normativos y demás elementos relacionados con las nuevas necesidades del sistema de procuración e impartición de justicia de tipo acusatorio adversarial. Dicha reforma previó una transición gradual y ordenada en un plazo máximo de ocho años, período en el que se debió capacitar a los operadores del sistema.
El Poder Judicial es una institución cuya intervención es relevante para el sistema en general, ya que su principal responsabilidad es la impartición de justicia. Entre otras actividades, esta responsabilidad implica trazar y seguir acciones adecuadas al interior de los tribunales, con la intención de obtener resultados favorables para los usuarios del sistema. En otras palabras, el Poder Judicial debe garantizar la revisión constante de sus procesos internos. Bajo esta lógica, las instituciones encargadas de la procuración e impartición de justicia deben atravesar procesos de transformación constantes. Por ello, el Poder Judicial ha emprendido una etapa de modernización. A partir de ello surge la necesidad de incorporar buenas prácticas en materia de gestión judicial también para la segunda instancia.
PLANTEAMIENTO DEL MODELOEl modelo tiene como vocación la optimización de procesos. Esto consiste en la sistematización del proceso penal en los Estados, en donde se definen tanto las actividades, como las funciones que deben desempeñar cada uno de los intervinientes involucrados en cada uno de los subprocesos. Lo anterior, bajo un seguimiento constante desde el inicio hasta su conclusión para el monitoreo de los plazos y las tareas a realizar.
Cabe recalcar que, para el diseño del modelo, fueron considerados el Manual Organizacional, el Manual de Procesos y el Reglamento Interno de Gestión de Segunda Instancia. De tal forma que el contenido de dichos documentos converge en el presente. De ahí que el modelo contemple cuatro rubros: (i) normatividad específica; (ii) nuevas funciones; (iii) procesos de operación; y (iv) estructura integral.
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Diagrama 1. Sobre los rubros del modelo
ConceptoCon miras de ejemplificar una gestión judicial efectiva, es necesario detallar lo que engloba un modelo de gestión en general, con toda intención de aclarar desde el origen hasta la justificación de implementar una Gestión Judicial de Segunda Instancia basada en un modelo.
Un modelo hace referencia al arquetipo que, por sus características idóneas, es susceptible de imitación o reproducción. Por su parte, el concepto de agendamiento se refiere a la acción de agendar, es decir, consiste en el uso adecuado y eficiente de un sistema que guíe la funcionalidad de las actividades administrativas, en el caso particular del agendamiento judicial, al interior de un tribunal. Por lo tanto, un modelo de gestión es un esquema o marco de referencia para la administración de una entidad. De esta forma, el modelo de organización de gestión judicial desarrolla políticas y acciones encaminadas a alcanzar objetivos específicos relacionados con la segunda instancia.
ObjetivosEl modelo de organización de Gestión Judicial de Segunda Instancia busca servir como instrumento de apoyo administrativo para personal de nuevo ingreso del Poder Judicial en las actividades que se desarrollan MANUAL DE GESTIÓN JUDICIAL DE SEGUNDA INSTANCIA 4
Modelo de Gestión Integral
de Segunda Instancia
Normatividad Específica
Nuevas Funciones
Procesos de operación
Estructura Integral
en la dependencia. Con base en lo anterior, se han establecido los siguientes objetivos específicos:
OE1. Establecer los procedimientos, actividades y responsables con sus respectivas funciones.
OE2. Incitar a los operadores de la gestión a proporcionar servicios de calidad y con enfoque de mejora continua.
OE3. Optimizar los procesos y servicios de impartición de justicia de una manera eficiente, honesta, pronta y transparente, cuyo valor permita agilizar los trámites a realizar.
OE4. Fungir como una guía rápida para identificar la participación de cada usuario dentro de los procesos organizacionales.
OE5. Servir de apoyo en las capacitaciones de los operadores del Sistema de Justicia Penal.
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA
Marco Jurídico (Nacional)En el ámbito nacional se identifican las siguientes normas como marco jurídico aplicable.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado. Código Nacional de Procedimientos Penales. Ley Nacional de Ejecución Penal. Ley Nacional del Sistema Integral de Justicia para Adolescentes. Código Penal del Estado. Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado. Reglamento de Condiciones Generales de Trabajo para el Gobierno
del Estado. Reglamento Interior de los Juzgados de Segunda Instancia en
Materia Penal del Sistema Acusatorio y Oral del Poder Judicial del Estado.
Acuerdos y Directrices del Consejo de la Judicatura. Estatuto Jurídico para los Trabajadores al Servicio del Estado. Protocolo para Juzgar con Perspectiva de Género.
Marco Jurídico (Internacional)En el ámbito internacional se identifican las siguientes normas como marco jurídico aplicable.
Declaración Universal de Derechos Humanos. Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos.
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Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales.
Proyecto de Reglas Mínimas de las Naciones Unidas para el Procedimiento Penal (Reglas de Mallorca).
Convención Americana de Derechos Humanos. Convención Interamericana para Prevenir, Sancionar y Erradicar la
Violencia contra la Mujer (Belem do Pará). Convención sobre la Eliminación de todas formas de
Discriminación contra la Mujer (CEDAW).Reglamento Orgánico de Segunda Instancia del Sistema Penal AcusatorioLa propuesta del Reglamento Orgánico de Segunda Instancia del Sistema Penal Acusatorio engloba un cuerpo normativo conformado por 25 artículos, que buscan derogar todas las disposiciones que se opongan al reglamento. Este tiene como finalidad regular la integración, organización y funcionamiento administrativo de la unidad de gestión de segunda instancia, así como las facultades que corresponden al personal adscrito a los mismos (según su artículo primero). Además, propone una estructura orgánica, que señala en el capítulo de estructura integral.
Aunado a la propuesta de reglamento, se considera importante que la gestión penal se encuentre definida en el Ley Orgánica de cada Poder Judicial, por lo que es recomendable que sea impulsada desde cada pleno una reforma a la Ley Orgánica de tal forma que se considere esta área desde un nivel normativo.
NUEVAS FUNCIONES
Se proponen nuevas funciones, en particular para la persona administradora de gestión y para la Oficialía de Partes y Atención al Público. Dichas funciones se encuentran disponibles en los Anexos, dentro del apartado de “Fichas de cargo y descripción”. La finalidad de estos dos actores es contribuir a la Gestión Judicial de Segunda Instancia, mediante la optimización de los recursos disponibles, siempre con un enfoque orientado al usuario del sistema y del sistema acusatorio.
PROCESOS DE OPERACIÓNCon la intención de mejorar el desempeño de los operadores y analizar la eficiencia de la distribución de las diversas tareas asignadas por MANUAL DE GESTIÓN JUDICIAL DE SEGUNDA INSTANCIA 6
puesto, a continuación, se señalan los procesos que se desean ejecutar en la segunda instancia. De esta forma, el presente manual servirá de guía para definir las actividades a realizar por cada una de las distintas unidades de gestión judicial.
Por otra parte, los procesos específicos (ubicados en el mapa de procesos) parten de la división de procesos según el actor operante (procesos operativos de la segunda instancia):
Procesos orientados a la gestión judicial; Procesos orientados al usuario; y Procesos orientados al soporte.
Mapa de ProcesosEl mapa de procesos de segunda instancia permite plasmar de forma gráfica su funcionamiento general. Se identifica lo que se espera del usuario a manera de input (requisitos) y de output (satisfacción). Los procesos convergen con un enfoque según el actor operante, mismos que son reconocidos como procesos operativos de la segunda instancia. Adicionalmente, se muestra una descripción de secuencia de actividades ordenadas por grupos de trabajo, todo bajo una línea estructural del macroproceso y a su vez en procesos detallados y contenidos en el Manual de Procedimientos.
Diagrama 2. Mapa de procesos de segunda instancia
Procesos orientados a la gestión judicialMANUAL DE GESTIÓN JUDICIAL DE SEGUNDA INSTANCIA 7
Diagrama 3. Procesos orientados a la Gestión Judicial
Procesos orientados al usuario
Diagrama 4. Procesos orientados al Usuario
Procesos orientados al soporte
Diagrama 5. Procesos orientados al Soporte
Desarrollo de los procesos Oficialía de partes de segunda instancia:
Recibe los recursos de apelación, los cuales turna electrónicamente (mediante un sistema aleatorio según el tipo de asunto) a las salas penales y físicamente son remitidos a la unidad de gestión de segunda instancia para su revisión.
Gestión de segunda instancia:
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El personal del área los revisa con la intención de verificar los requisitos de procedencia del recurso. El mismo día que realiza el turnado electrónico se da conocimiento al magistrado o magistrada para que sea admitido o desechado a fin de exponer los términos en los que se encuentra el recurso.
Magistrado o magistrada:Determina la admisión o inadmisión del recurso.
Procesos de segunda instancia Recepción de constancias y radicación de carpetas
administrativas. Recepción de oficios, promociones y anexos. Manejo de notificaciones a las partes y terceros. Manejo de la prueba en la segunda instancia. Monitoreo de plazos. Programación de audiencias. Celebración de audiencias. Liberación de inculpados o sentencia en segunda instancia.
TrámiteEl trámite general puede ser descrito en nueve pasos, descritos en el siguiente esquema.
Diagrama 6. Sobre el trámite
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Carpeta administrativaLa integración de la carpeta administrativa sigue el flujo descrito en el esquema que se presenta a continuación.
Diagrama 7. Flujo de la carpeta administrativa
ESTRUCTURA INTEGRAL
La estructura integral contempla una composición jerarquizada bajo la dirección de la persona encargada de gestión y una sección bajo la dirección de la persona encargada de sala.
Los puestos considerados de segunda instancia son los siguientes:1. Persona administradora de gestión;2. Persona encargada de gestión;3. Oficialía de partes y atención al público;4. Persona notificadora;5. Auxiliar de causa;6. Persona encargada de sala; y7. Auxiliar de sala.
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Constancias remitidas por escrito
(oficio, agravios o alegatos)
Auto de radicación (unitario o colegiado)
Acuse de Recibo de recepción de la apelación.
Vinculo con primera instancia por efecto de las excarcelaciones.
Notificaciones del auto de radicación, incluyendo oficio para primera instancia con el
efecto de notificar al imputado/acusado
Para el caso de que exista audiencia de aclaración de agravios, se fijará en 5 a 15 días y una vez celebrada la
audiencia, en 3 días se dictará la sentencia.
En caso de que no haya audiencia se sugiere se resuelva por escrito en
8 a 18 días
Oficio de remisión del testimonio
Notificaciones a las partes legitimadas de la resolución.
Acuse de recibo de testimonio de resolución
Cabe mencionar que, para efectos normativos este ejemplo puede ser utilizado como referencia.
Organigrama
Diagrama 8. Estructura propuesta para 2da instancia
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ANEXOS
Fichas de cargo y descripciónA continuación, se presentan fichas de cargo y descripción contempladas en el Manual Organizacional de Segunda Instancia, en el que, además de considerar lo antes mencionado, contempla el entorno operativo, perfil del puesto, competencias profesionales, manejo de equipo y herramientas de trabajo para cada uno de los cargos.
PERSONA ADMINISTRADORA DE GESTIÓNCÉDULA DE PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTONombre del Puesto Persona administradora de gestión
Puesto superior inmediato Consejo del Poder JudicialÁrea de adscripción Unidad de Gestión Judicial de Segunda
InstanciaII. MISIÓN DEL PUESTO
Análisis, evaluación, calidad y mejoramiento del modelo de funciones administrativas, a fin de simplificar y homogenizar los procedimientos administrativos y jurisdiccionales, con el propósito de prestar un servicio más eficiente y eficaz.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONESI. Estructurar el equipo de la Unidad de Gestión de Segunda
Instancia.II. El titular de la Unidad de Gestión de Segunda Instancia debe
procurar la satisfacción de usuario.III. Informar al presidente del Consejo del Poder Judicial y al pleno de
los magistrado o magistradas los avances de los proyectos.IV. Articular los objetivos de planeación manteniendo una visión
integral y estratégica de todos los proyectos.V. Evaluar y dirigir a equipos multidisciplinarios designados por el
Consejo de Poder Judicial para la correcta aplicación del sistema.VI. Entregar el informe anual de la Unidad de Gestión de Segunda
Instancia al Consejo del Poder Judicial y al pleno de los magistrado o magistradas.
VII. Resolver las consultas de gestión a los jueces y magistrado o magistradas o dar el traslado competente a quien lo pueda resolver.
VIII. Impartir instrucciones a la persona encargadas de gestión y sala para el correcto funcionamiento de la Unidad de Gestión de Segunda Instancia.
IX. Vigilar la correcta y eficiente aplicación de los recursos asignados al sistema de gestión.
X. Cursar circulares e instrucciones a la persona encargadas de gestión y sala, así como velar por el correcto cumplimiento de las
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que, a su vez, dirija el Consejo del Poder Judicial.XI. Solicitar al pleno de Magistrados y magistradas la convocatoria de
reunión para tratar aquellos asuntos que, afecten a la unidad de gestión de segunda instancia, al igual para que establezcan criterios de actuación y sean abalados por el pleno.
XII. Asegurar el eficiente desempeño en las actividades de cada uno de sus colaboradores
XIII. Coordinarse con el titular del instituto de formación para el desarrollo de planes y programas de capacitación.
XIV. Asegurar que se cuente oportunamente con el personal suficiente y competente para ejecutar con plenitud los ordenamientos determinados por el Consejo del Poder Judicial
XV. Fijar metas y objetivos del desempeño de personas funcionarias de la Unidad de Gestión Judicial de Segunda Instancia.
XVI. Retroalimentar y comunicar los niveles de desempeño de la Unidad de Gestión Judicial de Segunda Instancia.
PERSONA ENCARGADA DE GESTIÓNCÉDULA DE PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTONombre del Puesto Persona encargada de gestión
Puesto superior inmediato Persona administradora de gestiónÁrea de adscripción Unidad de Gestión Judicial de Segunda
InstanciaII. MISIÓN DEL PUESTO
Supervisar, controlar y realizar las acciones necesarias para la gestión oportuna de las causas que son ingresadas en el Tribunal de Segunda Instancia, así como velar por el adecuado cumplimiento de las normas y procedimientos jurídicos que deban ser atendidos conforme a lo que establece el procedimiento penal.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONESI. Monitoreo de plazos y términos.II. Integración de actuaciones procesales.III.Notificación judicial.IV.Recibir carpetas administrativas y causas turnadas a las Salas para
el trámite correspondiente.V. Proponer los procedimientos de trabajo de la Unidad de Gestión
Judicial de Segunda Instancia.VI.Proponer los roles, funciones y guardias de quienes trabajan en la
Unidad de Gestión Judicial de Segunda Instancia.VII. Definir, organizar y evaluar la calidad en el servicio.VIII. Manejar eficientemente el proceso escrito de las audiencias.IX.Elaborar y poner en consideración de los Magistrado o magistradas
plantillas para la estandarización de los acuerdos. X. Administrar y solventar los flujos y cargas de trabajo del área.XI.Capturar reporte estadístico de seguimiento diario.
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XII. cumplir con las metas y objetivos de desempeño de personas funcionarias en su área.
XIII. Retroalimentar y comunicar los niveles de desempeño a las personas funcionarias del área.
XIV. Gestión de recursos.XV. Cumplir con las disposiciones del superior jerárquico.
OFICIALÍA DE PARTES Y ATENCIÓN AL PÚBLICOCÉDULA DE PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTONombre del Puesto Oficialía de partes y atención al público
Puesto superior inmediato Persona encargada de gestiónÁrea de adscripción Unidad de Gestión Judicial de Segunda
InstanciaII. MISIÓN DEL PUESTO
Supervisar, controlar y realizar las acciones necesarias para la gestión oportuna de las causas que son ingresadas en el Tribunal de Segunda Instancia, así como velar por el adecuado cumplimiento de las normas y procedimientos jurídicos que deban ser atendidos conforme a lo que establece el procedimiento penal.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONESI. Asistir en las labores administrativas y de gestión a la persona
encargada de gestión y persona encargada de sala; II. Organizar el trabajo interno del módulo de atención ciudadana; III.Velar por el adecuado control, registro y distribución de la
correspondencia que ingrese al Tribunal de Segunda Instancia.IV.Canalizar la documentación a la persona encargada de gestión y
persona encargada de sala para el turno correspondiente; V. Cumplir con la atención, información y orientación al usuario,
incluyendo entrega de trípticos y boletines informativos, así como proporcionar información a los usuarios respecto del funcionamiento del Tribunal de Segunda Instancia y en su caso la entrega de copias de las resoluciones y grabaciones de audiencias a los intervinientes legitimados que lo soliciten;
VI.Canalizar al ciudadano a las diferentes áreas de atención de la Unidad de Gestión Judicial de Segunda Instancia, de acuerdo al tema que le interesa, apoyándolo para garantizar un servicio de calidad;
VII. Atender con diligencia y amabilidad a las personas que requieran esperar para intervenir en las audiencias;
VIII. Recibir las carpetas judiciales para su archivo y extraerlas del mismo para su entrega a los solicitantes internos;
IX.Suministrar información estadística para la evaluación permanente de los resultados obtenidos en el programa operativo, así como apoyar en la formulación de nuevas propuestas;
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X. Turnar en tiempo y forma las promociones recibidas a la persona encargada de gestión para su trámite;
XI.Dar seguimiento al sistema que corresponda, alimentándolo con los datos que sean necesarios, y
XII. Las demás que determinen las disposiciones aplicables.
PERSONA NOTIFICADORACÉDULA DE PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTONombre del Puesto Persona notificadora
Puesto superior inmediato Persona encargada de gestiónÁrea de adscripción Unidad de Gestión Judicial de Segunda
InstanciaII. MISIÓN DEL PUESTO
Realizar las acciones necesarias para la gestión de las notificaciones de acuerdo a los términos y plazos que establece el Código Nacional de Procedimientos Penales y demás Leyes aplicables.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONESI. Realizar labores de notificación que se le encomienden, observando
los términos y plazos que establezca el Código Nacional de Procedimientos Penales y demás leyes aplicables;
II. Asentar en acta de manera clara y veraz las circunstancias de cada notificación;
III. Informar a la persona encargada de gestión sobre las notificaciones realizadas y en su caso, dar las razones de aquellas que no fue posible llevar a cabo, mediante reportes de trabajo; y
IV.Las demás que determinen las disposiciones aplicables.
AUXILIAR DE CAUSACÉDULA DE PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTONombre del Puesto Auxiliar de causa
Puesto superior inmediato Persona encargada de gestiónÁrea de adscripción Unidad de Gestión Judicial de Segunda
InstanciaII. MISIÓN DEL PUESTO
Recibir, controlar y realizar las acciones necesarias para la gestión oportuna de las carpetas administrativas de segunda instancia que son ingresadas en el Tribunal, así como velar por el adecuado cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos que deban ser atendidos conforme a lo que establece el procedimiento penal.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONESI. Llevar el control físico y electrónico de los documentos derivados las
carpetas administrativas de Segunda Instancia.II. Levar el control de plazos del proceso en segunda instancia.
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III. Elaborar materialmente los oficios dirigidos a las autoridades correspondientes derivados del proceso (Policías Procesales, Director del CERESO, Alcalde, SEGOB, embajadas, y Unidad de Ejecución de Penas).
IV. Avisar al Persona encargada de Gestión en caso de irregularidades en el software que lleva el manejo las carpetas administrativas de segunda instancia.
V. Reportar al Persona encargada de Gestión el estado de las carpetas administrativas de segunda instancia de forma periódica.
VI. Otras funciones que determine el superior jerárquico.
PERSONA ENCARGADA DE SALACÉDULA DE PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTONombre del Puesto Persona encargada de sala
Puesto superior inmediato Administración de gestiónÁrea de adscripción Unidad de Gestión Judicial de Segunda
InstanciaII. MISIÓN DEL PUESTO
Realizar la preparación y celebración de las audiencias para garantizar el desarrollo normal de estas.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONESI. Proporcionar fechas disponibles de la sala para las audiencias.
II. Validar que se encuentren hechas las notificaciones para la audiencia.
III. Preparar todo lo necesario para el desahogo de la audiencia. IV. Supervisión de audiencias en tiempo real.V. Apoyar al Magistrado o magistrada (s) en todo lo que requiera (n)
durante el desahogo de las audiencias, para que éstas se desarrollen con normalidad;
VI. Asentar los puntos resolutivos de las decisiones dictadas por el Magistrado o magistrada (s) en audiencia.
VII. Garantizar que el Magistrado o magistrada (s) cuente (n) con los documentos administrativos necesarios para la celebración de la audiencia;
VIII. Recabar y registrar los datos generales del imputado, Ministerio Público, defensor, víctima u ofendido, asesor jurídico y en su caso testigos y peritos, dejando constancia de la manifestación expresa de la voluntad, relativa a la publicación de sus datos;
IX. Ordenar el ingreso a la sala de las partes intervinientes, del público, de medios de comunicación acreditados y en su caso a los peritos, testigos y acusados, en coordinación con el personal de atención al público;
X. Ubicar en las salas respectivas a víctimas, peritos, testigos y acusados, informando a cada uno de ellos los procedimientos y políticas a seguir en dicha área y para su entrada y salida de la audiencia;
XI. Permanecer dentro de la sala, durante el tiempo que dure la MANUAL DE GESTIÓN JUDICIAL DE SEGUNDA INSTANCIA v
audiencia, asistiendo al Magistrado o magistrada (s) en todo lo necesario;
XII. Hacer entrega del escrito final de las resoluciones o medidas cautelares emitidas por el Magistrado o magistrada (s), a las partes intervinientes y al Persona administradora de Gestión del Tribunal de Segunda Instancia, para su cumplimiento.
XIII. Tomar los datos necesarios para alimentar el sistema, en donde se llevarán los registros de las audiencias que se desahoguen y sus particularidades, y
XIV. Las demás que determinen las disposiciones aplicables.
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