aguskomarrudin.files.wordpress.com€¦ · Web viewFor. BEM UI . Information and Document...

System Analysis and Design BEM UI INDOMAST

System Analysis and Design

For

BEM UI Information and Document

Management System(BEM UI INDOMAST)

By

Kelompok 1

Dennita 1201000318M Fajar Rizqi 1201000717Nelly 1201000784R Ayu P 120100083yLisa Rienellda Irsal 1201007053Viona Syavita 1201007061

Fakultas Ilmu KomputerUniversitas Indonesia

Juni 2004

1


BAB IPREFACE

1.1 Organization’s Profile

Fungsi Utama Organisasi

Fungsi utama dari BEM UI adalah memberikan pelayanan dalam berbagai bidang

kepada masyarakat pada umumnya dan kepada mahasiswa UI pada khususnya.

Pelayanan yang diberikan BEM UI kepada seluruh lapisan masyarakat maupun

mahasiswa—yang diwujudkan dalam berbagai bentuk dan cara—pada umumnya

bersifat sosial. Dengan demikian, BEM UI berupaya dan berusaha agar dapat berdaya

guna secara optimal dalam melayani kepentingan umum seluruh lapisan masyarakat

dalam berbagai bidang kehidupan.

Dalam menjalankan fungsinya, BEM UI melibatkan berbagai pihak, baik pihak

internal, pihak eksternal dalam UI, dan pihak eksternal luar UI. Pihak internal BEM

UI adalah anggota BEM UI. Contoh pihak eksternal dalam UI adalah mahasiswa,

rektorat, senat fakultas, dan UKM. Contoh pihak eksternal luar UI adalah perusahaan-

perusahaan, universitas lain, dan masyarakat umum.

Visi Misi Organisasi

Visi BEM UI :

Peduli sepenuh hati.

Misi BEM UI :

1. Mengembangkan budaya ilmiah yang produktif

2. Membangun budaya organisasi yang professional

3. Meningkatkan kepedulian terhadap kesejahteraan mahasiswa

4. Memberikan kontribusi, partisipasi dan atensi terhadap permasalahan internal

kampus

5. Peduli terhadap permasalahan bangsa

6. Membangun gerakan mahasiswa yang sinergis dan kredibel

2


Struktur Organisasi

Struktur organisasi BEM UI saat ini secara garis besar dibagi menjadi dua bagian

utama, yakni biro dan bidang. Dalam hal ini, terdapat tiga buah biro dan lima buah

bidang secara keseluruhan, dimana masing-masing bagian tersebut memegang

peranan yang penting dan unik dalam badan BEM UI. Masing-masing dari biro dan

bidang tersebut dikepalai oleh kepala bidang dan kepala biro, yang bertanggung jawab

kepada bendahara umum, sekretaris umum, dan koordinator bidang. Sedangkan

bendahara umum, sekretaris umum, dan koordinator bidang bertanggung jawab secara

langsung kepada ketua umum BEM UI. Untuk lebih jelasnya, pembagian dan fungsi

dari masing-masing biro dan bidang tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Biro

Terdapat tiga buah biro, yakni:

a. Biro Dana Usaha, yang berada di bawah bendahara umum (bendum).

Biro ini bertugas untuk menangani masalah pendanaan.

b. Biro Kesekretariatan, yang berada di bawah sekretaris umum (sekum).

Biro ini bertugas untuk menangani administrasi, pengadaan dan maintenance

fasilitas.

c. Biro Humas dan Media, yang berada di bawah sekretaris umum

(sekum).

Biro ini bertugas untuk menangani sosialisasi kegiatan yang ada di BEM UI.

2. Bidang

Terdapat lima buah bidang, yakni:

a. Bidang Kesejahteraan Mahasiswa, yang berada di bawah Koordinator

Bidang I (bidang internal).

Bidang ini bertugas untuk menangani fasilitasi terhadap kebutuhan mahasiswa

dan juga pengaduan keluhan mahasiswa.

b. Bidang Kreasi Mahasiswa, yang berada di bawah Koordinator bidang I

(bidang internal).

Bidang ini bertugas untuk menangani fasilitasi terhadap minat dan bakat

mahasiswa.

c. Bidang Research and Education, yang berada di bawah Koordinator bidang I

(bidang internal).

3


Bidang ini bertugas untuk menangani pembahasan atau pengkajian terhadap

issue-issue.

d. Bidang Sosial dan Politik, yang berada di bawah Koordinator bidang II

(bidang eksternal).

Bidang ini bertugas untuk menangani masalah sosial dan politik.

e. Bidang Pengembangan Masyarakat, yang berada di bawah Koordinator bidang

II (bidang eksternal).

Bidang ini bertugas untuk menangani fasilitasi terhadap kebutuhan masyarakat

umum.

Struktur organisasi BEM UI dapat dilihat pada gambar 1.1.

4


Gambar 1.1 Struktur Organisasi BEM UI

5

KETUA UMUM

BENDAHARA UMUM

KOORDINATOR BIDANG I

KOORDINATOR BIDANG II

SEKRETARIS UMUM

DANA USAHA

KREASI MAHASISWA

RESEARCH & EDUCATION

KESEJAHTERAAN MAHASISWA

SOSIALPOLITIK

HUMAS DAN MEDIA

KESKRETARIATAN

PENGEMBANGAN MASYARAKAT


1.2 Background of the Project

Dalam membahas faktor-faktor yang melatarbelakangi kami untuk mengembangkan

BEM INDOMAST (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia Information

and Document Management System), kami menghubungkan dua unsur utama yang

terdapat dalam BEM UI dengan dua pendukung utama suatu sistem informasi.

Adapun dua unsur utama BEM UI yang kami maksud tersebut adalah fungsi dan

struktur organisasi dari BEM UI tersebut.

Dua pendukung utama suatu sistem informasi merupakan syarat mutlak yang harus

diperhatikan dan dipenuhi—available—oleh suatu sistem informasi sehingga sistem

informasi tersebut dapat berfungsi secara optimal sesuai kebutuhan organisasi.

Adapun kedua pendukung utama suatu sistem informasi yang dimaksud adalah

business drivers (pendukung sistem informasi dari segi bisnis) dan technology drivers

(pendukung sistem informasi dari segi teknologi). Suatu sistem informasi merupakan

sistem informasi yang baik (sistem informasi yang secara optimal dapat mendukung

kebutuhan informasi dalm suatu organisasi) jika sistem informasi tersebut telah

memenuhi kedua pendukung utama tersebut. Dengan kata lain, suatu sistem informasi

yang baik tidak sekedar memperhatikan segi teknologi (IT), tetapi juga

mempertimbangkan segi bisnis (menyeimbangkan segi teknologi dan bisnis).

Dari proses menghubungkan dua unsur utama dari BEM UI dengan dua pendukung

utama sistem informasi, kami mencoba untuk menganalisa tiga hal.

1. Apakah pendukung utama sistem informasi tersebut (drivers) telah tersedia

(available) dalam organisasi BEM UI.

2. Jika telah available, apakah drivers tersebut telah sesuai dengan kriteria

(memenuhi standar) atau berfungsi secara optimal dalam mendukung sistem

informasi tersebut.

3. Dengan demikian dari semua itu, apakah sistem informasi BEM UI tersebut telah

sesuai dengan struktur organisasi BEM UI dan dapat berfungsi secara optimal

dalam memenuhi fungsi BEM UI tersebut.

Dari hasil analisa tersebutlah, pada tahap awal ini, kami mencoba mengambil

kesimpulan sementara atas situasi dan kondisi (permasalahan BEM UI), dimana

6


kesimpulan tersebutlah yang merupakan faktor-faktor yang melatarbelakangi kami

dalam mengembangkan SIBU.

A. Business Drivers

Dalam ruang lingkup business drivers ini, kami menganalisa dua dari sekian

banyak bagian utama business drivers tersebut yang berhubungan dengan sistem

informasi BEM UI yang menjadi sasaran analisa kami.

a. Collaboration and Partnership

Dalam ruang lingkup ini, suatu organisasi sebaiknya mampu membangun dan

mempertahankan keterkaitan yang terstruktur dan hubungan saling timbal

balik yang baik di antara unsur-unsur yang membangun dan mendukung

organisasi tersebut. Keterkaitan dan hubungan tersebut dibangun dengan dua

arah, yakni:

Arah internal meruntuhkan dinding pemisah yang terjadi antar

departemen dan fungsi organisasi tersebut, sehingga secara keseluruhan,

bagian-bagian tersebut dapat bekerja sama dalam membangun dan

mendukung organisasi.

Arah eksternal mewujudkan hubungan dan kerja sama yang baik

antara organisasi dengan pihak luar yang terkait. Hubungan kerja sama

tersebut pada umumnya berupa kolaborasi organisasi dengan organisasi

lain.

b. Knowledge Assets Management

Dalam ruang lingkup ini, suatu organisasi sebaiknya mampu mengatur,

mengelola dan mengalokasikan secara tepat dan benar semua aset yang

dimilikinya. Aset tersebut dapat berupa data, informasi, pengetahuan,

inventaris, dan/ atau sumber daya bisnis. Secara umum, organisasi tersebut

mampu mengintegrasikan dan mengolah semua data menjadi informasi, dan

selanjutnya semua informasi tersebut menjadi pengetahuan bagi kepentingan

dan kebutuhan organisasi tersebut.

7


B. Technology Drivers

Dalam ruang lingkup technology drivers ini, kami juga menganalisa dua dari

sekian banyak technology drivers yang berhubungan dengan sistem informasi

BEM UI ini, yakni sebagai berikut:

a. Network and Internet

Dalam ruang lingkup ini, suatu organisasi sebaiknya mampu mengaplikasikan

sistem network dan memanfaatkan Internet secara optimal. Adanya

penggunaan dan pengaplikasian network dan Internet dalam melaksanakan

fungsi dan kegiatan organisasi, maka organisasi tersebut dapat meningkatkan

kinerjanya.

b. Collaborative Technology

Dalam ruang lingkup ini, suatu organisasi sebaiknya mampu memanfaatkan

kecanggihan teknologi dalam meningkatkan kualitas—efektivitas dan efisiensi

—sistem komunikasi, baik komunikasi secara pribadi maupun teamwork.

Kualitas sistem komunikasi yang meningkat dengan adanya collaborative

technology ini secara umum berawal dari perubahan sistem komunikasi

tersebut, yakni dari komunikasi secara langsung menjadi komunikasi secara

tidak langsung. Contoh paling nyata dari perubahan sistem komunikasi

tersebut adalah dengan pengaplikasian dan penggunaan e-mail, instant

messaging, dan short message system.

Sistem informasi BEM UI yang ada saat ini masih dapat dikategorikan sederhana,

dimana pihak BEM UI sendiri mengakui bahwa masih terdapat banyak masalah dan

kekurangan yang perlu diperbaiki dan dibenahi. Secara garis besar, dalam ruang

lingkup business drivers, segi Collaboration and Partners telah terlaksana dan

berjalan cukup baik dan lancar. Dalam hal ini, secara garis besar tidak ada masalah

yang cukup berarti. Selama ini, BEM UI sering menjalin hubungan dan kerja sama

dengan berbagai pihak-pihak terkait guna melaksanakan acara dan program tertentu.

Akan tetapi, segi Knowledge Assets Management, masih belum berlangsung dengan

baik. Dalam kasus ini, proses knowledge assets management masih berlangsung dan

dilakukan secara manual, tanpa adanya suatu sistem informasi yang mengaturnya.

8


Oleh karena itu, sebagaimana keterbatasan teknik manual, masih sering terjadi

kesalahan yang berpengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap

aset dari BEM UI.

Demikian pula halnya, segi Collaborative Technology sistem informasi BEM UI

masih belum ada. Sebagian besar proses kegiatan dan fungsi organisasi masih

dilakukan secara manual. Hal ini mengakibatkan cost dan time yang dibutuhkan untuk

kegiatan dan fungsi tersebut. Di sisi lain, technology drivers juga belum sepenuhnya

tersedia dan berfungsi secara optimal dalam BEM UI. Dalam hal network dan

internet, sistem informasi BEM UI masih memerlukan peningkatan dan

pengembangan.

Saat ini BEM UI telah memiliki sistem informasi untuk mengelola informasi dan

dokumen yang dapat diakses melalui url www.bem-ui.org. Sistem tersebut

memungkinkan pengurus BEM UI untuk memasukkan news ataupun dokumen

sehingga dapat diakses oleh pihak eksternal melalui url tersebut. Sistem tersebut juga

memungkinkan pihak eksternal untuk memberikan komentar melalui guest book.

Namun sistem tersebut masih memiliki beberapa kekurangan. Salah satunya adalah

tidak adanya pihak yang diberi tanggung jawab untuk mengelola informasi dan

dokumen dalam sistem tersebut sehingga pengelolaan informasi dan dokumen dalam

sistem tersebut hanya didasarkan atas kesukarelaan beberapa anggota BEM UI.

Akibatnya informasi dan dokumen dalam sistem tersebut tidak di-update secara rutin.

Selain itu pada sistem tersebut juga tidak ada pemisahan antara informasi dan

dokumen untuk pihak internal dan eksternal. Penyampaian komentar melalui guest

book juga hanya berlangsung satu arah sehingga kurang bermanfaat bagi pihak

eksternal.

9

http://www.bem-ui.org/


BAB IIPROJECT CHARTER

2.1 Project Name

Nama proyek yang akan kami kembangkan adalah Badan Eksekutif Mahasiswa

Universitas Indonesia Information and Document Management System (BEM

INDOMAST)

2.2 Project Objectives

Tujuan pengembangan BEM UI INDOMAST adalah sebagai berikut:

1. Menyediakan sarana bagi BEM UI untuk menyebarkan dan menerima

informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari sesama anggota BEM

UI.


informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari pihak eksternal.

3. Menyediakan sarana bagi BEM UI untuk menyimpan dan menemukan

kembali softcopy suatu dokumen serta mempublikasikan suatu dokumen kepada

pihak eksternal.

4. Mewujudkan sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang berisi

informasi dan dokumen yang reliable.

5. Meningkatkan jalinan kerja sama dengan pihak eksternal sampai 40 %.

6. Meningkatkan bantuan ekonomi dari pihak eksternal sampai 30 %.

7. Mewujudkan transparansi dokumen-dokumen yang perlu dipublikasikan dari

BEM UI.

2.3 Problem Statement

Berbagai masalah nyata yang dialami BEM UI meliputi :

1. Penyampaian informasi antar anggota BEM UI (internal) belum berjalan dengan

lancar

10


Masih terdapat kesulitan dalam menyampaikan informasi atau pengumuman yang

lengkap, jelas, dan benar kepada seluruh atau sebagian anggota, yang

menyebabkan :

- Penyebaran informasi yang tidak merata (hanya diketahui oleh beberapa orang).

- Penyebaran informasi yang kurang lengkap.

- Penyebaran informasi yang membingungkan atau tidak jelas.

- Penyebaran informasi yang tidak benar.

2. Penyampaian informasi antara BEM UI dengan pihak luar (eksternal) belum

berjalan dengan lancar

Masih terdapat kesulitan dalam menyampaikan informasi atau pengumuman yang

lengkap, jelas, dan benar kepada pihak eksternal, maupun dalam menerima

informasi yang lengkap, jelas, dan benar dari pihak eksternal, yang menyebabkan :

- Penyebaran maupun penerimaan informasi yang tidak merata (hanya diketahui

oleh beberapa orang).

- Penyebaran maupun penerimaan informasi yang kurang lengkap.

- Penyebaran maupun penerimaan informasi yang membingungkan atau tidak

jelas.

- Penyebaran maupun penerimaan informasi yang tidak benar sehingga terjadi

kesalahpahaman.

3. Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik

Saat ini belum ada suatu repository system yang menyimpan softcopy dokumen

atau arsip BEM UI secara lengkap dan sistematis. Softcopy dokumen atau arsip

yang dapat diakses melalui website BEM UI hanya terbatas pada news, dan foto-

foto. Softcopy dokumen atau arsip lainnya, seperti : surat, proposal, laporan

pertangungjawaban, dan laporan keuangan, belum tersimpan dengan baik.

Penyimpanan dokumen berupa surat, proposal, laporan pertangungjawaban, dan

laporan keuangan baru dilakukan secara manual (hanya hardcopy-nya saja). Hal-

hal tersebut menyebabkan :

- Hard copy dokumen atau arsip seringkali rusak atau hilang karena diakses oleh

banyak orang sehingga akhirnya sulit memperbaiki ataupun menemukan

kembali dokumen atau arsip tersebut.

- Soft copy arsip masih sulit ditemukan karena tidak dikelola dengan baik (masih

tersimpan secara terpisah dan tidak teratur).

11


- Sulit mempublikasikan arsip atau dokumen tertentu kepada pihak eksternal

sehingga pihak eksternal merasa kurangnya transparansi dari BEM UI.

4. Sulit dilakukan peng-update-an secara cepat karena hanya 1 orang administrator

yang melakukannya.

- Isi website menjadi kurang reliable.

- Adanya ketergantungan terhadap 1 orang.

5. Adanya kesempatan untuk menampilkan citra baik BEM UI kepada pihak

eksternal.

6. Adanya tuntutan tranparansi dalam menghadapi era reformasi.

- Transparansi laporan keuangan.

- Transparansi laporan penerimaan dana.

- Transparansi laporan pertanggungjawaban.

Berikut ini adalah tabel 2.1 yang menjelaskan mengenai pernyataan masalah yang

terjadi di BEM UI.

No

.

Pernyataan Singkat

dari Masalah atau

Peluang

Tingkat

Kepentingan

Visibilitas Peringkat Solusi yang

Ditawarkan

1. Penyampaian informasi

antar anggota BEM UI

(internal) belum berjalan

dengan lancar

3 Bulan High 1 Pengembangan

modul repository

online dan

manajemen news.

2. Penyampaian informasi

antara BEM UI dengan

pihak luar (eksternal)

belum berjalan dengan

lancar

3 bulan High 1 Pengembangan

modul pelayanan

respond online,

repository online,

dan manajemen

news.

3. Pengelolaan dokumen

atau arsip belum berjalan

dengan baik

3 bulan High 1 Pengembangan

modul repository

online

4. Sulit dilakukan peng-

update-an secara rutin

karena hanya 1 orang

administrator yang

4 bulan Medium 3 Pengembangan

modul-modul yang

memungkinkan

anggota BEM UI

12


melakukannya. yang terkait untuk

melakukan peng-

update-an (tidak

hanya mengandalkan

administrator).

5. Adanya kesempatan

untuk memampilkan

citra baik BEM UI

kepada pihak eksternal.


modul repository

online, manajemen

news, dan pelayanan

respond online, dan

memungkinkan

modul-modul

tersebut untuk di-

update dengan rutin

6. Adanya tuntutan

tranparansi dalam

menghadapi era

reformasi.


modul repository

online

Tabel 2.1 Pernyataan Masalah

Beberapa masalah-masalah tersebut signifikan bagi BEM UI mengingat BEM UI

adalah organisasi kemahasiswaan yang besar, yang telah dikenal di seluruh Indonesia,

bahkan di dunia Internasional. Program-program kerjanya BEM UI meliputi berbagai

bidang, yaitu politik, ekonomi, dan sosial budaya. Namun, belum ada sarana yang

tepat dan maksimal untuk mempublikasikan program-program kerja tersebut, baik

yang akan dilakukan, maupun yang telah berhasil dilaksanakan. Oleh karena itu, BEM

UI hanya dikenal luas atas kiprahnya dalam dunia hukum dan politik, melalui

demonstrasi yang disiarkan melalui media cetak maupun elektronik. Padahal, sebagai

organisasi, BEM UI membutuhkan dana dari sponsor dan bantuan dari berbagai puhak

dalam menyelenggarakan program-program kerjanya.

Selama ini memang sudah banyak lembaga-lembaga yang memberikan dana untuk

dialokasikan pada kegiatan-kegiatan yang spesifik, misalnya bidang lingkungan

hidup, pendidikan, dan penyuluhan kesehatan. Jadi dalam hal ini, BEM UI juga

13


dipercaya sebagai event organizer atau penyalur dana dari kegiatan para sponsor.

Dengan mempertimbangkan peran dan fungi BEM UI yang erat sekali hubungannya

dengan pihak eksternal, untuk itu dibutuhkan suatu sarana yang menghubungkan

BEM UI dengan pihak luar. Disini, peran website sangat besar. Oleh karena itu,

optimalisasi website perlu dilakukan.

Selain itu, dalam era reformasi dan keterbukaan seperti sekarang ini, BEM UI sebagai

organisasi pendukung gerakan perubahan di Indonesia, harus pula turut serta menjadi

pelopor transparansi dalam organisasi. Transparansi tersebut dapat diwujudkan

dengan mempublikasikan laporan-laporan tertentu kepada pihak eksternal, misalnya

laporan keuangan dan laporan pertanggungjawaban. Adanya transparansi tentunya

akan meningkatkan kepercayaan pihak eksternal terhadap BEM UI.

2.4 Initial Scope of Project

Masalah-masalah yang dipilih untuk dipecahkan beserta solusi untuk mengatasinya

dan signifikansinya adalah sebagai berikut :

1. Penyampaian informasi antar anggota BEM UI (internal) yang belum berjalan

dengan lancar.

Solusi :

Pengembangan modul repository online dan manajemen news.

Signifikansi :

Adapun alasan masalah ini dipilih adalah karena pada dasarnya arus informasi

yang terjadi di dalam tubuh BEM UI merupakan suatu hal yang penting karena

tanpa adanya koordinasi yang baik dalam hal penyampaian informasi antar sesama

anggota BEM UI, fungsi dasar BEM UI sendiri tidak akan dapat berjalan dengan

efektif.

2. Penyampaian informasi antara BEM UI dengan pihak luar (eksternal) yang belum

berjalan dengan lancar.

Solusi :

Pengembangan modul pelayanan respond online, repository online, dan

manajemen news.

Signifikansi :

14


Selain permasalahan arus informasi internal, permasalahan arus eksternal juga

tidak kalah pentingnya. Terkoordinasinya penyampaian informasi dari BEM UI ke

pihak luar ataupun dari pihak luar ke BEM UI yang baik akan dapat menciptakan

suatu hubungan kerja sama yang baik yang tentunya akan sangat menunjang

keberlangsungan segala macam kegiatan yang diselenggarakan oleh BEM UI.

3. Pengelolaan dokumen atau arsip yang belum berjalan dengan baik.

Solusi :

Pengembangan modul repository online.

Siginifikansi :

Adanya suatu sistem pengarsipan atau pengolahan dokumen yang baik akan

sangat penting dalam hal pencarian, pembuatan dan penyimpanan dokumen-

dokumen vital yang berkenaan dengan segala macam kegiatan BEM UI dan hal

ini tentunya akan sangat mempengaruhi kinerja BEM.

4. Sulitnya dilakukan peng-update-an secara rutin karena hanya 1 orang

administrator yang melakukannya.

Solusi :

Pengembangan modul-modul yang memungkinkan anggota BEM UI yang terkait

untuk melakukan peng-update-an (tidak hanya mengandalkan 1 orang).

Siginifikansi :

Peng-update-an yang rutin akan menyebabkan website BEM UI menjadi reliable.

5. Adanya kesempatan untuk menampilkan citra baik BEM UI kepada pihak

eksternal.

Solusi :

Pengembangan modul repository online, manajemen news, dan pelayanan respond

online, dan memungkinkan modul-modul tersebut untuk di-update dengan cepat

Siginifikansi :

Citra yang baik akan meningkatkan kredibilitas BEM UI dan kepercayaan pihak

eksternal terhadap BEM UI. Dengan demikian hal tersebut akan lebih

memperlancar hubungan kerja sama BEM UI dengan pihak eksternal.

6. Adanya tuntutan tranparansi dalam menghadapi era reformasi.

Solusi :

Pengembangan modul repository online.

Siginifikansi :

15


Dengan memenuhi tuntutan akan transparansi, pihak eksternal akan lebih percaya

untuk bekerja sama dengan BEM UI.

Untuk mengatasi masalah-masalah yang dipilih tersebut, maka akan dikembangan

BEM UI INDOMAST yang akan mendukung fungsi-fungsi berikut :

1. Repository online

Repository online memungkinkan BEM UI untuk menyimpan dokumen atau arsip,

menemukan dokumen atau arsip yang telah tersimpan, serta meng-upload

dokumen atau arsip agar dapat diakses oleh pihak eksternal.

2. Pelayanan respond online

Pelayanan respond online memungkinkan pihak eksternal untuk mengkontak

biro/bidang tertentu ataupun semua biro/bidang secara online, memungkinkan

BEM UI untuk untuk memberikan respon secara online, dan memungkinkan pihak

eksternal untuk membaca respon yang diberikan oleh BEM UI secara online.

3. Manajemen news

Manajemen news memungkinkan BEM UI untuk mempublikasikan news kepada

pihak internal ataupun kepada pihak eksternal.

User BEM UI INDOMAST dapat digolongkan menjadi user internal dan user

eksternal. User internal adalah anggota BEM UI, sedangkan user eksternal adalah

pengguna sistem di luar BEM UI. Untuk sekuritas, terdapat pembatasan akses untuk

user eksternal pada beberapa fitur SIBU.

2.5 Project Vision

Beberapa visi yang ingin dicapai dari pelaksanaan proyek BEM UI INDOMAST

adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan kinerja BEM UI.

2. Mengurangi resiko terjadinya kesalahpahaman antara sesama anggota BEM UI

maupun antara anggota BEM UI dengan pihak eksternal.

3. Mengurangi resiko terjadinya kehilangan dokumen-dokumen penting, seperti

surat, laporan keuangan, proposal, laporan pertanggungjawaban, dan lain-lain.

4. Meningkatkan kepercayaan pihak eksternal kepada BEM UI.

16


5. Meningkatkan kerja sama dalam BEM UI dan juga kerja sama antara BEM UI

dengan pihak eksternal.

2.6 Project Constraint

Project constraints pengembangan BEM UI INDOMAST adalah sebagai berikut :

1. Schedule: BEM UI INDOMAST harus diselesaikan paling lama pada saat

berakhirnya semester perkuliahan, yaitu sekitar Bulan Juni.

2. Cost: Biaya pengembangan BEM UI INDOMAST tidak boleh melebihi biaya

yang telah dialokasikan oleh BEM UI

3. Policy: BEM UI INDOMAST harus sesuai dengan kebijakan yang berlaku di

perusahaan, termasuk teknik/ peraturan-peraturan mengenai alur proses bisnis

perusahaan.

4. Technology: BEM UI INDOMAST harus kompatibel dengan software yang

sudah ada.

2.7 Project Methodology

FAST menyediakan berbagai alternatif rute-rute dalam melewati fase-fase

pengembangan sistem diatas, rute-rute tersebut dibedakan berdasarkan tipe proyek,

tujuan teknologi, kemampuan tim developer, dan strategi pengembangan proyek itu

sendiri. Rute-rute tersebut antara lain MDD (Model-driven development), RAD (Rapid

application development), dan COTS (Commercial off the shelf). Setelah

dipertimbangkan dan dibicarakan oleh seluruh tim pengembang maka rute yang sesuai

dengan proyek ini yaitu RAD, karena menggunakan prototype untuk menyatukan

analisa dan desain dari requirement-requirement user.

Dalam pengerjaan proyek ini digunakan metodologi FAST (Framework for the

Application of Systems Techniques). FAST metodologi terdiri dari fase-fase

pengembangan yaitu: Preliminary Investigation Phase, Problem Analysis Phase,

Requirements Analysis Phase, Logical Design Phase, Decision Analysis Phase,

Design Phase, Construction Phase, Implementation Phase, dan Operation and

Support Phase

17


2.8 Project Documentation and Communication

Berikut ini adalah petunjuk yang akan digunakan sebagai sarana dokumentasi dan

komunikasi proyek :

1. System Analyst dan Programmer melakukan komunikasi secara langsung

setiap hari Senin Rabu, dan Kamis untuk membahas mengenai perkembangan dari

implementasi yang telah dilakukan oleh Programmer, serta System Analyst

memberikan requirement yang harus dipenuhi.

2. System Analyst dan System Owner melakukan komunikasi secara langsung

seminggu sekali untuk membahas mekanisme proses bisnis yang sedang berjalan.

3. Project Manager dan System Analyst melakukan pertemuan secara langsung

setiap dua minggu sekali untuk melakukan quality assurance management.

4. Project Team secara keseluruhan akan mengadakan pertemuan setiap

bulannya untuk membahas mengenai perkembangan proyek yang telah

dilaksanakan.

5. Project Team dapat menggunakan sarana e-mail sebagai alat komunikasi

untuk membahas permasalahan yang dihadapi oleh masing-masing anggota tim.

2.9 Project Organization and Staffing Approach

Struktur organisasi proyek BEM INDOMAST digambarkan pada gambar 2.1 berikut

ini.

18


Gambar 2.2 Struktur Organisasi dan Staf Proyek

Nama-nama tim dalam struktur orgaisasi proyek BEM INDOMAST dijelaskan pada

tabel 2.2 berikut.

No. Jabatan Nama

1. System Owner BEM UI

2. Project Manager Muhammad Fajar Rizqi

4. System Analyst Lisa Rienellda Irsal

5. Documentator Dennita, Nelly

6. Programmer Viona Syavita, Dennita

7. Database Designer Nelly

8. Interface Designer R. Ayu P

9. Customer Representative Wawan

Tabel 2.2 Staf Proyek

2.10 Time Estimation of Project Development

Estimasi waktu lamanya pengerjaan proyek adalah sebagai berikut :

19


1. Preliminary Investigation: 25 Febuari 2004 – 09 Maret 2004 (10 hari kerja)

2. Problem Analysis: 10 Maret 2004 – 23 Maret 2004 (10 hari kerja)

3. Requirements Analysis: 24 Maret 2004 – 06 April 2004 (10 hari kerja)

4. Decision Analysis: 07 April 2004 – 20 April 2004 (10 hari kerja)

5. Design: 21 April 2004 – 7 Mei 2004 (16 hari kerja)

6. Construction: 7 Mei 2004 – 11 Mei 2004 (5 hari kerja)

7. Implementation: 11 Mei 2004 – 16 Mei 2004 (5 hari kerja)

2.11 Resource Allocation Tabel 2.3 di bawah ini akan menjelaskan mengenai alokasi sumber daya yang kami

rencanakan selama pengembangan BEM INDOMAST:

No. Jabatan Tugas Utama1. Project Manager

(PM) Bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek. Mengkoordinasikan segala kegiatan yang bersangkutan

dengan proyek. Menententukan project deliverables Mengkoordinasikan pengalokasian sumber daya.

2. System Analyst (SA)

Menganalisa system requirments. Mempelajari domain permasalahan yang terkait dengan

proyek ini. Merancang sistem. Memastikan bahwa sistem yang dikerjakan sesuai

dengan yang diharapkan.3. Database

Designer (DD) Mendesain database yang diperlukan. Melakukan implementasi database yang telah

dirancang. Mengintegrasikan database dengan sistem.

4. Interface Designer (ID)

Merancang sistem interaksi untuk sistem. Melakukan implementasi sistem interaksi yang sudah

dirancang.5. Programmer

(PR) Melakukan implementasi dari design yang telah dibuat Melakukan bugfix

6. Documentator (DC)

Mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan dalam pembuatan sistem.

Melakukan system testing. Membuat dokumentasi sistem. Membuat petunjuk penggunaan sistem (user manual).

Tabel 2.3 Pengalokasian Sumber Daya Staf

2.12 Work Breakdown Structure

20


Tabel 2.4 menggambarkan pembagian tugas dan deskripsi tugas pengembang proyek.

Phase Activity Number

Activity Name Estimated Hours

Dependent Upon

Role

Preliminary Investigation

1,2,3,4 in preliminary investigation phase

All

1 List of problems, opportunities, or directives

12 All

2 Negotiate scope 5 All3 Plan the project 12 All4 Present the project plan 2 All

Problem Analysis

1,2,3,4 in problem analysis phase

1 Analyze the current system 20 SA and PM2 Establish system

improvements objectives12 SA and PM

3 Update the project plan 4 SA and DC4 Present findings and

recommendation6 PM and SA

Requirements Analysis

1,2,3,4 in requirements analysis phase

1 Identify business requirements

12 SA and PM

2 Analyze system requirements

12 PM and SA

3 Prioritize business requirements

8 PM

4 Update the project plan 4 SA and DCDescision Analysis

1,2,3,4 in decision analysis phase

1 Identify candidate solutions

12 PM and SA

2 Analyze candidate solutions

12 SA and PM

3 Recommend a target solution

6 SA

4 Recommend a project solution

6 SA

Design 1,2,3,4,5 in design phase

1 Design the application architecture

24 SA and DD

2 Design the system database

24 DD

3 Design the system interface 40 ID4 Design the application

logic40 SA, DA , ID and PR

5 Update the project plan 16 SA and DCConstruction 1,2,3,4,5 in

construction phase

21


1 Interface building 24 ID2 Network environment

building24 SA and DB

3 Database system building 24 DB4 Application engine

construction32 SA and PR

5 System integration 32 PR and DBImplementation 1,2,3,4,5,6,7 in

implementation phase

1 Network testing 4 PM and SA2 Database testing 4 PM and SA3 Program testing 4 DC4 System testing 4 DC5 Preparation and

documentation release8 DC

6 Software installation 8 PR and DB7 User acceptance test 8 PM and DC

Tabel 2.4 Work Breakdown Structure

2.13 Cost Estimation

Metode Estimasi

Metode estimasi biaya yang digunakan dalam pengerjaan proyek ini adalah Function-

Oriented Metrics, dengan menggunakan metode function point (FP). Metode estimasi

FP merupakan metode estimasi biaya berbasis permasalahan (problem-based

estimation). Dengan menggunakan metode ini, Sistem yang dirancang

didekomposisikan menjadi beberapa fungsi permasalahan yang dapat mempermudah

dalam pengestimasian biaya.

Dalam FP, system didekomposisikan menjadi beberapa domain informasi, antara lain

jumlah input, jumlah output, jumlah inquiries dari pengguna, jumlah berkas dan

jumlah interface eksternal. Selain itu ada juga 14 pertanyaan yang mendeskripsikan

nilai penyesuaian kompleksitas (complexity adjustment values).

Untuk menghitung function point, perumusannya adalah sebagai berikut:

FP = jumlah total x [(0.65 + (0.01 x Fi)]

Dimana jumlah total adalah jumlah masukan FP, dan Fi adalah nilai penyesuaian

kompleksitas, yang secara rincinya dapat dilihat pada Tabel 2.5 di bawah ini:

Faktor Nilai

22


Backup and recovery 4

Komunikasi data 5

Distribusi pemrosesan 0

Critical performance 0

Lingkungan pengoperasian 3

Masukan data secara online 0

Transaksi input melalui banyak screen 0

Update berkas utama secara online 4

Informasi mengenai nilai domain 0

Pemrosesan internal 5

Desain program untuk penggunaan kembali 4

Konversi/instalasi desain 4

Instalasi multiple 2

Aplikasi yang didesain untuk perubahan 5

Fi = 32

Tabel 2.5 Complexity Adjustment Values

Tabel 2.6 berikut ini menjabarkan Computing Function Point Metrics dalam

perhitungan biaya proyek.

Bobot pengali

Faktor Pengukur Jumlah Mudah Sedang Sulit

Jumlah masukan dari user 30 X 3 4 5 = 90

Jumlah keluaran 20 X 3 4 5 = 80

Jumlah inquiries 20 X 3 4 5 = 100

Jumlah berkas 20 X 3 4 5 = 80

Jumlah interface eksternal 0 X 3 4 5 = 0

Jumlah total 350

23


Tabel 2.6 Computing Function Point Metrics

FPestimated = jumlah total x [0.65 + (0.01 x Fi)]

= 350 x [0.65 + (0.01 x 32)]

= 350 x (0.65 + 0.32)

= 608 x 1.03 = 227,82

Estimasi Biaya Sumber Daya Manusia :

Lama Proyek = 4 bulan

Biaya = US$ 5 per FP/person-month

Dokumentasi = 1 halaman /FP

Total Biaya = 227,82 x US$ 5 = US$ 1139,1

BAB IIIPROBLEM ANALYSIS

3.1 Problem Analysis

Problems, opportunities, dan directives dalam pengelolaan informasi dan dokumen

dalam BEM UI (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia) yang didasarkan

pada penilaian terhadap PIECES (Performance Information Efficiency Control

Economic Service) adalah sebagai berikut:

1. Penyampaian informasi antar anggota BEM UI (secara internal) belum


Hal ini merupakan problem yang berhubungan dengan information, efficiency,

control, dan service. Penyampaian informasi yang kurang lancar antar anggota

BEM UI mengakibatkan lambatnya informasi mengalir, ketidakefisienan,

kurangnya kontrol terhadap kelengkapan maupun kebenaran informasi yang

24


disampaikan dan juga kontrol terhadap pemerataan penyebaran informasi, serta

memberikan pelayanan yang tidak memuaskan bagi anggota BEM UI karena

kebutuhan mereka akan informasi terbaru tidak terpenuhi dengan baik sehingga

menjadikan mereka kurang peka terhadao apa yang terjadi dalam internal BEM

UI.

2. Penyampaian informasi antara BEM UI dengan pihak luar (eksternal) belum


Hal ini merupakan problem yang berhubungan dengan information, efficiency,

control, economic, dan service. Penyampaian informasi yang kurang lancar untuk

maupun dari pihak eksternal mengakibatkan lambatnya informasi mengalir,

ketidakefisienan, kurangnya kontrol terhadap kelengkapan maupun kebenaran

informasi yang disampaikan dan juga kontrol terhadap pemerataan penyebaran

informasi, kurangnya pelayanan yang baik terhadap pihak eksternal kerena

kebutuhan pihak eksternal terhadap informasi dari BEM UI tidak terpenuhi

dengan baik yang pada akhirnya dapat menyebabkan pihak luar tidak yakin akan

kredibilitas BEM UI sehingga mereka tidak percaya untuk bekerja sama dengan

BEM UI ataupun memberikan bantuan ekonomi kepada BEM UI.


Hal ini merupakan problem yang berhubungan dengan performance, information,

control, economic, dan services. Dokumen yang tidak disimpan dengan baik

sehingga menyulitkan penemuan kembali dokumen tersebut dapat menurunkan

performance BEM UI. Dokumen yang tidak dipublikasikan dengan baik dapat

menyebabkan lambatnya informasi dokumen mengalir, kurangnya kontrol

terhadap kelengkapan maupun kebenaran informasi dokumen yang disampaikan

dan juga kontrol terhadap pemerataan penyebaran informasi dokumen, kurangnya

pelayanan yang baik terhadap pihak eksternal kerena kebutuhan pihak eksternal

terhadap informasi dokumen dari BEM UI tidak terpenuhi dengan baik yang pada

akhirnya dapat menyebabkan pihak eksternal tidak yakin akan kredibilitas BEM

UI sehingga mereka tidak percaya untuk bekerja sama dengan BEM UI ataupun

memberikan bantuan ekonomi kepada BEM UI.

25


4. Informasi maupun dokumen yang ada dalam sistem pengelolaan informasi dan

dokumen tidak di-update secara rutin

Hal ini merupakan problem yang berhubungan dengan performance, information,

efficiency, control, dan economic. Selama ini hanya ada beberapa anggota BEM

UI yang secara sukarela memperbaharui informasi dan dokumen dalam website

BEM UI. Karena hanya bergantung pada kesukarelaan orang-orang tersebut,

peng-update-an informasi maupun dokumen dalam website BEM UI secara rutin

menjadi sulit untuk dilakukan. Padahal informasi maupun dokumen yang perlu

dikelola cukup banyak dan selalu dinamis sehingga perlu ada pembagian yang

tanggung jawab yang jelas dalam hal tersebut. Informasi maupun dokumen yang

tidak dipublikasikan dengan baik dapat menyebabkan lambatnya informasi

maupun dokumen mengalir, kurangnya kontrol terhadap kelengkapan maupun

kebenaran informasi maupun dokumen yang disampaikan dan kontrol terhadap

pemerataan penyebaran informasi dokumen, kurangnya pelayanan yang baik

terhadap pihak eksternal kerena kebutuhan pihak eksternal terhadap informasi

maupun dokumen dari BEM UI tidak terpenuhi dengan baik yang pada akhirnya

dapat menyebabkan pihak eksternal tidak yakin akan kredibilitas BEM UI

sehingga mereka tidak percaya untuk bekerja sama dengan BEM UI ataupun

memberikan bantuan ekonomi kepada BEM UI.

5. Adanya kesempatan untuk menampilkan citra baik BEM UI kepada pihak luar

(eksternal)

Hal ini merupakan opportunity yang berhubungan dengan economic. Citra baik

dapat meningkatkan kepercayaan pihak eksternal terhadap kredibilitas BEM UI

sehingga BEM UI akan lebih mudah menjalin kerja sama dengan pihak eksternal

dan juga lebih mudah mendapat bantuan ekonomi dari pihak eksternal.

6. Adanya tuntutan transparansi dalam segala kegiatan yang dilakukan BEM UI,

misalnya transparansi laporan keuangan, laporan penerimaan dana dan lain-lain

Hal ini merupakan directive yang berhubungan dengan information, control, dan

service. Adanya transparansi memungkinkan pihak eksternal menerima informasi

yang lebih lengkap dan juga mempermudah kontrol terhadap anggota BEM UI

dalam melaksanakan tugas dengan baik karena dengan transparansi adanya

26


kecurangan akan mudah terdeteksi. Adanya transparansi tentunya juga akan

memberikan kepuasan kepada pihak eksternal.

Ishikawa diagram untuk tiap problem dapat dilihat pada Lampiran C.

Tabel causes-and-effect analysis untuk problems, opportunities, dan directives dapat

dilihat pada tabel 3.1 berikut ini.

PROYEK: BEM UI INDONAST MANAJER PROYEK: M. Fajar Rizqi

DISUSUN OLEH: Dennita PENYESUAIAN TERAKHIR OLEH: Dennita

TANGGAL PENYUSUNAN: 23/ 03/ 2004 TANGGAL PENYESUAIAN TERAKHIR: 24/ 03/ 2004

CAUSE-AND-EFFECT ANALYSISProblems or Opportunities or Directives

Causes and Effects

1. Penyampaian informasi antar anggota BEM UI (secara internal) belum berjalan dengan lancar

1. Belum ada media yang reliable untuk menyebarluaskan informasi khusus untuk pihak internal

2. Hal ini mengakibatkan penyampaian informasi internal yang tidak merata, kurang lengkap, tidak jelas, ataupun tidak benar

2. Penyampaian informasi antara BEM UI dengan pihak luar (eksternal) belum berjalan dengan lancar

1. Media yang reliable untuk menyebarluaskan informasi dari ataupun kepada pihak eksternal belum dimanfaatkan dengan baik

2. Hal ini mengakibatkan penyampaian informasi dari ataupun kepada pihak eksternal menjadi tidak merata, kurang lengkap, tidak jelas, ataupun tidak benar


1. Media yang reliable untuk penyimpanan softcopy dokumen belum dimanfaatkan dengan baik

2. Belum ada media yang reliable untuk

menyimpan softcopy dokumen khusus untuk pihak internal BEM UI

3. Sebagian besar softcopy dokumen masih disimpan secara terpisah dan

27


tidak teratur

4. Hal ini mengakibatkan hard copy dokumen atau arsip seringkali rusak atau hilang karena diakses oleh banyak orang sehingga akhirnya sulit memperbaiki atau menemukan kembali dokumen atau arsip tersebut, soft copy dokumen atau arsip masih sulit ditemukan kembali, dan sulit mempublikasikan dokumen atau arsip tertentu kepada pihak eksternal sehingga pihak eksternal merasakan kurangnya transparansi dari BEM UI

4. Informasi maupun dokumen yang ada dalam sistem pengelolaan informasi dan dokumen tidak di-update secara rutin

1. Tidak ada pembagian tanggung jawab yang jelas dalam meng-update informasi maupun dokumen dalam sistem

2. Adanya ketergantungan terhadap kesukarelaan beberapa orang dalam meng-update informasi maupun dokumen dalam sistem

3. Hal ini mengakibatkan informasi maupun dokumen dalam sistem menjadi kurang reliable

5. Adanya kesempatan untuk menampilkan citra baik BEM UI kepada pihak luar (eksternal)

1. Belum optimalnya penggunaan sistem pengelolaan informasi dan dokumen karena informasi maupun dokumen dalam sistem masih kurang reliable

2. Hal ini menyebabkan BEM UI memiliki peluang untuk lebih mudah menjalin kerja sama dengan pihak eksternal dan juga mendapatkan bantuan ekonomi dari pihak eksternal

6. Adanya tuntutan transparansi dalam segala kegiatan yang dilakukan BEM UI, misalnya transparansi laporan keuangan, laporan penerimaan dana dan lain-lain

1. Datangnya era reformasi yang menuntut keterbukaan dalam setiap organisasi

2. Hal ini menyebabkan kredibilitas BEM UI menjadi dipengaruhi oleh transparansi yang dilakukan oleh BEM UI

28


Tabel 3.1 Cause - and - Effect Analysis

3.2 Process Business Analysis

3.2.1 Data Model

Data sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang sedang berjalan

dimodelkan dengan ERD (Entity Relationship Diagram) pada gambar 3.1.

1. Tabel Member

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data-data mengenai anggota BEM UI yang

sedang dalam masa aktif kepengurusan. Atribut tabel Member adalah studentID,

userName, password, name, role, telephone, eMail, dan year_of_entrance.

29


Gambar 3.1 ERD Existing System

2. Tabel News

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan berita-

berita atau informasi-informasi dari BEM UI. Atribut tabel News adalah newsID,

title, abstract, dan newsDetails.

3. Tabel Guest_Book

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data komentar ataupun pesan untuk BEM

UI. Data-data yang tersimpan dalam tabel Guest_Book adalah guestID, title,

comment, sendersName, sendersEmail, dan data/time.

30


4. Tabel Archive

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan

dokumen-dokumen BEM UI. Data-data yang tersimpan dalam tabel Archive

adalah fileID, fileName, dan fileLocation.

3.2.2 Process Model

Proses dalam sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang sedang

berjalan dimodelkan dengan DFD (Data Flow Diagram).

Gambar 3.2 merupakan decomposition diagram untuk existing system.

Gambar 3.2 Decompositon Diagram Existing System

DFD level 0 sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang sedang

berjalan dapat dilihat pada gambar 3.3.

Gambar 3.3 DFD Level 0 Existing System

31


Keterangan gambar 3.3:

Sistem informasi dan dokumentasi BEM UI yang ada sekarang ini mendapat input

data dari anggota BEM UI dan visitor yang bukan anggota BEM serta memberikan

output kepada anggota BEM UI maupun visitor.


berjalan dapat dilihat pada gambar 3.4.


DFD level ini menggambarkan lima proses yang ada di dalam sistem yaitu Login,

Manage News, Manage Document, dan Manage Guest Book, dan Logout.

Gambar 3.4 DFD Level 1 Existing System


berjalan untuk Login dapat dilihat pada gambar 3.4 berikut ini.

32


Gambar 3.5 DFD Level 2 Existing System – Login


Pada DFD level 2 ini terdapat 2 proses yaitu proses Validate Account dan proses

Identify User.


berjalan untuk Management News dapat dilihat pada gambar 3.6.

Gambar 3.6 DFD Level 2 Existing System - Manage News

33



Pada DFD level 2 ini terdapat 6 proses yaitu proses Validate News, proses Add News,

proses Validate Updated News, proses Update News, proses Delete News, dan proses

Read News. Semua anggota BEM yang telah memiliki login dapat meng-update news.

Semua news dapat dilihat oleh visitor. Tidak ada penggolongan news internal yang

dapat digunakan oleh para anggota untuk berbagi berita intern organisasi. Tidak ada

pendeskripsian tugas dalam mengisi berita sehingga masing-masing anggota kurang

memiliki rasa tanggung jawab dalam meng-update berita.


berjalan untuk ManageDocument dapat dilihat pada gambar 3.7.

Gambar 3.7 DFD Level 2 Existing System - Manage Document


Pada DFD level 2 ini terdapat 4 proses yaitu proses Validate Document, proses Save

Document, proses Delete Document, dan proses Download Document. Semua anggota

34


BEM yang telah memiliki login dapat meng-upload dokumen. Semua dokumen dapat

di-download oleh visitor. Tidak ada pendeskripsian tugas siapa yang bertanggung

jawab dalam meng-upload dokumen sehingga masing-masing anggota kurang

memiliki rasa tanggung jawab dalam meng-upload dokumen.


berjalan untuk Manage Guestbook dapat dilihat pada gambar 3.8 berikut.

Gambar 3.8 DFD Level 2 Existing System - Manage Guest Book


Pada DFD level 2 ini terdapat 4 proses yaitu proses Validate Comment, proses Save

Comment, proses Delete Comment, dan proses Read Comment. Setiap visitor dapat

mengisi guestbook dan memberikan komentar. Setiap anggota BEM yang memiliki

login dapat menghapus komentar-komentar.

35


3.2.3 Interface Model

Interface sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang sedang berjalan

dapat dilihat pada gambar 3.9.

Gambar 3.9 Interface Model Exixting System

Keterangan:

User sistem terbagi atas dua penggolongan yaitu member dan visitor. Member harus

melakukan login untuk menggunakan fitur-fitur khusus. Bagi member, sistem dimulai

dengan membaca username an password, kemudian membaca perintah dari pengguna,

apabila pengguna memilih menu news, sistem menampilkan news dan news option.

News option terdiri atas menambah news dan membaca news. Apabila pengguna

memilih menu repository, sistem menampilkan arsip dan repository option.

Repository option terdiri atas proses menyimpan dokumen dan menghapus dokumen.

Apabila pengguna memilih menu guestbook, sistem menampilkan komentar-komentar

dalam guestbook dan pilihan untuk menghapus komentar. Bagi user yang non member

36


(visitor), sistem dimulai dengan membaca perintah dari pengguna. Visitor dapat

memilih menu melihat news, men-download dokumen, membaca dan mengisi

guestbook.

3.3 System Improvement Objective

Tujuan pengembangan BEM UI INDOMAST (Badan Eksekutif Mahasiswa

Universitas Indonesia Information and Document Management System) adalah

sebagai berikut:


informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari sesama anggota BEM

UI.


informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada dan dari pihak eksternal.

10. Menyediakan sarana bagi BEM UI untuk menyimpan dan menemukan

kembali softcopy suatu dokumen serta mempublikasikan suatu dokumen kepada

pihak eksternal.

11. Mewujudkan sistem pengelolaan informasi dan dokumen BEM UI yang berisi

informasi dan dokumen yang reliable.

12. Meningkatkan jalinan kerja sama dengan pihak eksternal sampai 40 %.

13. Meningkatkan bantuan ekonomi dari pihak eksternal sampai 30 %.

14. Mewujudkan transparansi dokumen-dokumen yang perlu dipublikasikan dari

BEM UI.

Tabel system improvement objectives dapat dilihat pada tabel 3.2 berikut ini.

PROYEK: BEM UI INDOMAST MANAJER PROYEK: M. Fajar Rizqi

DISUSUN OLEH: Dennita PENYESUAIAN TERAKHIR OLEH: Dennita

TANGGAL PENYUSUNAN: 23/ 03/ 2004 TANGGAL PENYESUAIAN TERAKHIR: 24/ 03/ 2004

System Improvement ObjectivesSystem Objective System Constraint

1. Menyediakan sarana bagi BEM UI untuk

menyebarkan dan menerima informasi

dengan lengkap, benar, dan jelas kepada

5. Schedule: BEM UI

INDOMAST harus

diselesaikan paling lama

37


dan dari sesama anggota BEM UI.


menyebarkan dan menerima informasi

dengan lengkap, benar, dan jelas kepada

dan dari pihak eksternal.


menyimpan dan menemukan kembali

softcopy suatu dokumen serta

mempublikasikan suatu dokumen kepada

pihak eksternal.

4. Mewujudkan sistem pengelolaan

informasi dan dokumen BEM UI yang

berisi informasi dan dokumen yang

reliable.

5. Meningkatkan jalinan kerja sama dengan

pihak eksternal sampai 40 %.

6. Meningkatkan bantuan ekonomi dari

pihak eksternal sampai 30 %.

7. Mewujudkan transparansi dokumen-

dokumen yang perlu dipublikasikan dari

BEM UI.

pada saat berakhirnya

semester perkuliahan,

yaitu sekitar Bulan Juni.

6. Cost: Biaya

pengembangan BEM UI

INDOMAST tidak boleh

melebihi biaya yang telah

dialokasikan oleh BEM UI

7. Policy: BEM UI

INDOMAST harus sesuai

dengan kebijakan yang

berlaku di perusahaan,

termasuk teknik/

peraturan-peraturan

mengenai alur proses

bisnis perusahaan.

8. Technology: BEM UI

INDOMAST harus

kompatibel dengan

software yang sudah ada.

Tabel 3.2 System Improvement Objective

BAB IV

38


REQUIREMENT ANALYSIS

4.1 Identify and Express System Requirements

Proses ini merupakan tugas yang paling dasar—yang pertama sekali harus dilakukan

—dalam requirement analysis phase. Proses ini dilakukan berdasarkan pada proses

system improvement objectives yang telah terlebih dahulu dilakukan dalam fase

sebelumnya—problem analysis phase. Objectives—tujuan perancangan sistem—yang

telah ditentukan pada proses system improvement objectives tersebut, pada proses

Identify and Express System Requirements ini diterjemahkan menjadi functional

requirements dan non-functional requirements yang nantinya akan memenuhi

objectives tersebut.

Untuk menerjemahkan objectives dari sistem kami ini menjadi functional

requirements dan non-functional requirements, kami terlebih dahulu menentukan

fungsi-fungsi apa saja yang terdapat dalam sistem rancangan kami nanti. Dari fungsi-

fungsi tersebut, baru kami menentukan functional requirements dan non-functional

requirements yang “harus” ada menurut kami dalam tiap fungsi tersebut. Dengan

demikian, maka fungsi-fungsi yang telah memenuhi functional requirements dan non-

functional requirements-nya tersebut akan dapat memenuhi objectives yang telah

kami tentukan sebelumnya.

Kami membedakan functional requirements untuk tiap fungsi yang ada dalam sistem

kami, sementara non-functional requirements adalah sama untuk tiap fungsi tersebut.

Adapun fungsi yang telah kami rencanakan akan ada dalam sistem rancangan kami

nanti beserta functional requirements-nya masing-masing adalah sebagai berikut:

1. Fungsi News Management

Fungsi News Management ini merupakan fungsi yang mengatur dan mengelola

penyebaran dan aliran berita dan/ atau informasi yang berlangsung di dalam

aktivitas dan acara BEM UI (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia).

39


Berdasarkan tipe berita (informasi) yang dialirkan, fungsi ini dapat dibagi menjadi

2 bagian, yakni:

a. Fungsi Internal News Management

Fungsi ini merupakan fungsi yang menyebarluaskan berita dan/ atau informasi

antar sesama internal users (pengurus BEM UI). Dalam kasus ini, berita dan/

atau informasi yang dialirkan merupakan internal news. Untuk dapat

mengakses (membaca) internal news ini, diperlukan login terlebih dahulu.

Oleh karena itu, internal news ini hanya dapat diakses oleh internal users—

hanya mengalir di antara sesama internal user—karena hanya internal users

yang memiliki login. Selain hak dalam hal pengaksesan, semua internal users

juga memiliki hak untuk melakukan peng-upload-an, pengeditan, dan peng-

delete-an internal news.

Dengan demikian, functional requirement yang terdapat dalam fungsi ini

adalah sebagai berikut:

Login

Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal

users untuk melakukan login ke dalam fungsi Internal News Management.

Create Internal News


users untuk meng-upload internal news yang baru.

Delete Internal News


users untuk menghapus internal news tertentu.

Read Internal News


users untuk membaca internal news yang ada.

Edit Internal News


users untuk mengedit internal news tertentu.

b. Fungsi External News Management

40


Fungsi ini merupakan fungsi yang menyebarluaskan berita dan/ atau informasi

dari internal users kepada external users (orang-orang di luar pengurus BEM

UI), yang untuk selanjutnya disebut dengan istilah visitors. Berkebalikan

dengan yang sebelumnya, oleh karena diperuntukkan untuk para visitors, maka

berita dan/ atau informasi tersebut disebut dengan istilah external news. Semua

internal users memiliki hak untuk mengakses (membaca) external news—

setelah sebelumnya melakukan login terlebih dahulu. Sementara hak untuk

melakukan peng-upload-an, peng-delete-an, dan pengeditan hanya dimiliki

oleh internal users tertentu, yakni biro Humas (Hubungan Masyarakat) BEM

UI tersebut.

Di pihak lain—bagi para visitors—dimana login tidak diperlukan. Dengan

demikian, mereka dapat secara langsung mengakses (membaca) external news

sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan mereka.

Dengan demikian, functional requirement yang terdapat dalam fungsi External

News Management ini adalah sebagai berikut:

Login


users untuk melakukan login ke dalam fungsi External News Management.

Create External News

Merupakan functional requirement yang memampukan biro Humas untuk

meng-upload external news yang baru.

Delete External News


menghapus external news tertentu.

Edit External News


mengedit external news tertentu.

Read External News


user dan para visitors untuk membaca external news yang ada.

41


2. Fungsi Document Management

Fungsi Document Management ini merupakan fungsi yang mengarsipkan semua

dokumen, yang berkenaan baik secara langsung maupun tidak langsung dengan

aktivitas dan acara yang diselenggarakan oleh BEM UI. Dalam kasus ini,

berdasarkan tingkat privasinya, kami membedakan dokumen yang diarsipkan

dalam database tersebut menjadi dua jenis, yakni:

published document

unpublished document

Sebagaimana published document, maka dokumen tersebut dapat diakses oleh

publik (baik semua internal users maupun para visitors). “Mengakses” dalam hal

ini mencakup membaca dan men-download dokumen yang ada sesuai dengan

kepentingan dan keperluan masing-masing pihak. Dalam melakukan pengaksesan

terhadap published document tersebut, para visitors tidak memerlukan login,

sementara semua internal users tetap memerlukan login sesuai dengan login

sebagai pengurus BEM UI.

Sebaliknya, unpublished document merupakan dokumen yang tertutup untuk

publik. Dengan kata lain, dalam hal ini dokumen tersebut hanya dapat diakses

(dibaca dan di-download) oleh semua internal users dengan sebelumnya telah

melakukan login terlebih dahulu. Dengan demikian, hak “mengakses” dokumen

yang diarsipkan tersebut bagi para visitors hanya sebatas pada published

document.

Suatu dokumen yang diarsipkan tersebut hanya dapat di-publish oleh biro Kestari

(Kesekretariatan) BEM UI, yang merupakan satu-satunya internal users yang

memiliki hak untuk itu. Dengan kata lain, dokumen yang semula belum di-publish

—unpublished document—dapat menjadi published document jika telah di-

publish oleh biro Kestari tersebut. Sama halnya dengan mem-publish dokumen,

hak dalam men-save (meng-upload) dokumen baru dan meng-delete dokumen

tertentu—baik unpublished maupun published document—hanya dimiliki oleh

biro Kestari tersebut.

42


Dengan demikian, functional requirement yang terdapat dalam fungsi Document

Management ini adalah sebagai berikut:

Login

Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal user

untuk melakukan login ke dalam fungsi Document Management.

Save Document

Merupakan functional requirement yang memampukan biro Kestari untuk

meng-upload (menyimpan) dokumen—baik yang unpublished maupun

published document yang baru.

Publish Document

Merupakan functional requirement yang memampukan biro Kestari untuk

mem-publish dokumen tertentu.

Download Document

Merupakan functional requirement yang memampukan semua internal users

untuk meng-download unpublished dan published document maupun para

visitors untuk meng-download published document sesuai dengan kepentingan

dan keperluan mereka.

3. Fungsi Respond Online Service

Fungsi Respond Online Service ini merupakan fungsi yang menghubungkan—

menjadi perantara berita dan/ atau informasi serta komunikasi—antara semua

internal users dan para visitors. Dalam kasus ini, para visitors diberikan

kesempatan untuk memberikan pesan—dapat berupa pertanyaan, komentar,

saran, dan/ atau kritikan—kepada BEM UI (dalam hal ini adalah internal users).

Selanjutnya, dari semua itu, internal users akan memberikan feed back—berupa

respond—kepada para visitors tersebut sesuai dengan pesan yang diberikan

tersebut. Namun, perlu menjadi catatan dalam hal ini bahwa pesan yang akan

direspon dan di-publish adalah pesan yang menurut pihak internal users layak

dan pantas untuk hal tersebut. Dengan kata lain, pesan yang berhak direspon dan

di-publish adalah respon yang lolos seleksi menurut kriteria internal users.

Dengan demikian, pesan yang dapat dibaca oleh para visitors adalah pesan yang

telah lolos seleksi, direspon, dan di-publish oleh internal users.

43


Dalam fungsi ini, pesan yang diberikan oleh para visitors memiliki tujuannya

masing-masing—pesan tersebut ditujukan ke biro atau bidang apa dalam BEM

UI tersebut. Selanjutnya, tiap biro dan bidang tersebut akan membaca pesan

mereka masing-masing—pesan yang ditujukan kepada mereka—kemudian

menyeleksinya, dan memberikan respon terhadap pesan yang telah lolos seleksi

tersebut. Dengan kata lain, tiap biro dan bidang hanya bertanggung jawab

terhadap pesan yang ditujukan kepada mereka.

Oleh karena itu, dalam kasus ini, hak untuk memberikan respon terhadap pesan

yang masuk hanya terbatas pada biro atau bidang tujuan beserta jalur struktural

organisasi yang berada di atasnya (untuk lebih jelasnya, lihat kembali struktur

organisasi BEM UI). Dengan demikian, ketua BEM UI memiliki hak untuk

memberikan respon terhadap semua pesan yang masuk (ketua berada pada posisi

teratas dari struktur organisasi yang mengepalai seluruh biro dan bidang).

Demikian pula halnya, dengan hak tiap biro dan bidang untuk men-delete pesan,

mengedit respon, dan mem-publish pesan beserta responnya, juga hanya terbatas

pada pesan yang ditujukan kepada mereka.

Dengan demikian, functional requirement yang terdapat dalam fungsi Respond

Online Service ini adalah sebagai berikut:

o Login


untuk melakukan login ke dalam fungsi Respond Online Service.

o Create Message

Merupakan functional requirement yang memampukan para visitors untuk

memberikan pesan.

o Read Published Message and Respond

Merupakan functional requirement yang memampukan para visitors untuk

membaca pesan dan respon yang telah di-publish.

o Read Selected Message and Respond


untuk membaca pesan dan respon yang telah “lolos seleksi”.

o Delete Message

44



untuk menghapus pesan tertentu.

o Delete Respond


untuk menghapus respon tertentu.

o Create Respond


untuk memberikan respon terhadap pesan tertentu.

o Edit Respond


untuk mengedit respon tertentu.

o Publish Message and Respond


untuk mem-publish pesan dan respon tertentu.

Selanjutnya, setelah menguraikan semua functional requirement yang ada dalam

sistem rancangan kami, maka selanjutnya adalah menguraikan non-functional

requirement yang kami rencanakan ada dalam sistem kami ini. Adapun beberapa non-

functional requirement dalam sistem kami adalah sebagai berikut:

a. Security

Non-functional requirement ini menyatakan bahwa sistem ini memiliki

sistem keamanan yang baik. Sistem keamanan yang “baik” dalam hal ini

mencakup sistem keamanan yang bebas dari serangan hacker. Dengan

demikian, sistem ini tidak akan dapat dikotak-katik oleh pihak-pihak tertentu

yang tidak bertanggung jawab dan yang tidak memiliki authority untuk hal

tersebut.

b. Performance

Non-functional requirement ini menyatakan bahwa sistem ini memiliki

produktivitas dan kinerja yang baik. Produktivitas yang “baik” dalam hal ini

menyatakan sistem ini dapat memiliki throughput yang besar. Sementara

kinerja yang “baik” dalam hal ini meliputi respond time yang kecil. Dengan

45


kata lain, non-functional requirement ini menjamin efisiensi—melalui

respond time yang kecil—dan efektivitas—melalui throughput yang besar.

Dengan memperhatikan kedua unsur tersebut—efisiensi dan efektivitas—

pada suatu sistem, maka sistem tersebut diharapkan dapat memiliki

performance yang baik.

c.Control and Maintenance Management

Non-functional requirement ini menyatakan bahwa dalam pengaplikasian

sistem ini, diperlukan pengontrolan, pengelolaan, dan pengoordinasian

secara periodik atau frekuensi tertentu sesuai dengan keperluan, dari para

pengurus BEM UI. Proses pengontrolan, pengelolaan, dan pengoordinasian

bertujuan—baik secara langsung maupun tidak langsung—untuk melakukan

maintenance (mempertahankan) sistem tersebut. Dengan kata lain, dengan

adanya maintenance, kita dapat menjamin bahwa sistem tersebut dapat

selalu beroperasi dan berfungsi secara optimal.

d. User/ Human-friendly

Non-functional requirement ini menyatakan bahwa sistem ini dapat

memberikan kemudahan dan kepraktisan—baik dalam hal mempelajarinya

maupun dalam hal mempergunakannya—bagi internal users (pengurus

BEM UI) maupun bagi visitors (orang di luar BEM UI yang mengunjungi

situs ini). Dengan kata lain, sistem ini dapat beroperasi dan berfungsi

berdasarkan pada jangkauan kemampuan dari para penggunanya. Dengan

demikian, sistem yang diharapkan menjadi suatu sistem yang user/ human-

friendly akan memberikan suatu keunggulan berupa ease of learning and

use.

Untuk lebih jelasnya, non-functional requirement dari sistem kami ini dapat

disimpulkan dalam bentuk tabel. Tabel 4.1 menguraikan jenis-jenis non-functional

requirement dalam sistem kami ini beserta dengan penjelasannya.

Non-functional Requirement ExplanationPerformance - Meminimalkan respond time yang

diperlukan dalam tiap proses

46


dalam sistem ini.

- Memaksimalkan throughput yang

dihasilkan oleh tiap proses pada

sistem ini.

Control and Maintenance - Menjamin kualitas dari sistem

untuk beroperasi secara optimal

dengan melakukan pengontrolan

secara periodik atau frekuensi

tertentu sesuai dengan keperluan.

Security - Membatasi authority dalam

melakukan akses terhadap

penggunaan sistem.

- Mengeksistensikan login dalam

menjamin pihak-pihak yang

memiliki tanggung jawab dan

wewenang terhadap pengontrolan

sistem.

- Meningkatkan sistem keamanan

sistem terhadap serangan pihak

yang tidak bertanggung jawab.

User friendly (Human-friendly) - Memberikan kepraktisan dan

kemudahan dalam pembelajaran

dan pengaplikasian sistem.

- Memberi kepraktisan dan

kemudahan dalam penggunaan

operasional sistem.

Tabel 4.1 Non-Functional Requirement and Explanation

4.2 Prioritize System Requirements

Dalam fase yang kedua ini, kami mencoba untuk memberikan prioritas terhadap

semua requirement yang telah diuraikan di atas—pada fase Identify and Express

47


System Requirements. Pemberian prioritas tersebut dilakukan dengan cara

mengklassifikasikan semua requirement yang ada tersebut—baik functional

requirement maupun non-functional requirement—ke dalam dua tipe requirement

lain, yakni mandatory requirement dan desirable requirement.

Sebelum melakukan proses klasifikasi tersebut, kami melakukan analisa terhadap

semua requirement yang terdapat dalam sistem ini—baik functional requirement

maupun non-functional requirement. Selanjutnya, berdasarkan analisa yang kami

telah lakukan tersebut, kami menyimpulkan hasil analisa tersebut berupa klasifikasi

semua requirement tersebut ke dalam mandatory requirement dan desirable

requirement, sebagai berikut:

A. Mandatory Requirement

Hasil analisa kami menyimpulkan bahwa requirement yang termasuk dalam

mandatory requirement adalah sebagai berikut:

1. Semua yang merupakan functional requirement dari tiap fungsi yang terdapat

dalam sistem ini.

Signikansi:

Sebagaimana kita ketahui, secara defenisi, functional requirement merupakan

semua input, output, proses, data yang tersimpan (deskripsi dari semua

aktivitas dan servis)—yang “harus” tersedia dalam suatu sistem dan

diperlukan untuk memenuhi objectives dari sistem tersebut. Berdasarkan

defenisi tersebutlah, kami menganalisa dan menyimpulkan bahwa semua

functional requirement dalam sistem kami ini—sebagaimana yang telah

diuraikan satu per satu sebelumnya—merupakan mandatory requirement.

Kondisi menandakan bahwa semua functional requirement tersebut harus

dipenuhi oleh sistem ini (available pada sistem ini) pada versi 1.0 (version 1.

0), sebab tanpa adanya semua functional requirement tersebut, maka sistem ini

tidak akan berguna.

2. Performance

Signifikansi:

48


Kami menyimpulkan bahwa non-functional requirement “performance” ini

termasuk ke dalam mandatory requirement sebab performance merupakan

salah satu faktor utama keberhasilan suatu sistem. Dalam hal ini, sistem ini

tidak akan berfungsi dan beroperasi secara optimal jika mengabaikan faktor

performance, sebab performance yang baik berarti pula kinerja dan

produktivitas yang baik (kinerja dan produktivitas yang baik menyatakan buah

dari keberhasilan sistem yang memperhatikan unsur performance).

B. Desirable Requirement

Hasil analisa kami menyimpulkan bahwa requirement yang termasuk dalam

desirable requirement adalah sebagai berikut:

1. Security

2. User Friendly (Human Friendly)

3. Control and Maintenance Management

Sesuai dengan defenisinya, dimana desirable requirement merupakan requirement

yang dapat diprioritaskan—di-rank. Dengan demikian, maka setiap requirement yang

merupakan desirable requirement seharusnya ditentukan prioritasnya relatif terhadap

desirable requirement yang lain. Oleh karena itu, dalam tabel 4.2, kami

memprioritaskan ketiga desirable requirement yang terdapat dalam sistem kami.

Desirable Requirement PrioritySecurity 2User Friendly (Human Friendly) 3Control and Maintenance Management 1

Tabel 4.2 Desirable Requirement and Priority

Prioritas di atas diberikan berdasarkan hasil analisa kami sebagai berikut:

Prioritas 1 diberikan pada desirable requirement yang memiliki peranan dan

memberikan kontribusi paling signifikan terhadap perkembangan sistem.


memberikan kontribusi cukup signifikan terhadap perkembangan sistem.


memberikan kontribusi kurang signifikan terhadap perkembangan sistem.

49


BAB V

LOGICAL DESIGN

5.1 Data Model

Data untuk Information and Document Management System (BEM INDOMAST)

dimodelkan dengan ERD (Entity Relationship Diagram) pada gambar 5.1 berikut ini.

Gambar 5.1 ERD BEM INDOMAST

50



1. Setiap data pribadi anggota BEM UI akan disimpan dalam suatu basis data dalam

entitas Member. Masing-masing anggota juga akan diberi suatu login yang

disimpan dalam atribut username dan password.

2. Setiap member dapat mengumumkan news internal yang disimpan dalam entitas

News. External news hanya dapat diumumkan oleh biro humas. Status news

menggambarkan sifat news sebagai news internal atau eksternal. Waktu pengisian

news tersebut juga disimpan dalam basis data.

3. Setiap member dapat mengumumkan lebih dari satu news internal, dan setiap biro

humas dapat mengumumkan lebih dari satu external news.

4. Setiap visitor BEM UI INDOMAST dapat memberikan message untuk

disampaikan pada para member. Message disimpan dalan entitas Message.

5. Setiap member dapat memberikan respon terhadap message yang sesuai dengan

tujuan. Tujuan message berdasarkan biro atau bidang dalam organisasi, dalam hal

ini adalah:

a. biro dana usaha, humas dan media, dan kesekretariatan

b. bidang kreasi mahasiswa, research and education, kesejahteraan mahasiswa,

pengembangan masyarakat, dan sosial politik

Message bagi biro/ bidang tersebut dapat direspon oleh anggota biro/ bidang

bersangkutan. Waktu message direspon juga disimpan dalam basis data.

6. Setiap member dapat merespon lebih dari satu message. Setiap message

hanya dapat direspon satu kali. Setiap anggota dari biro atau bidang yang sama

dapat meng-edit respon dari anggota biro/ bidang yang sama.

7. Setiap member biro kestari dapat menyimpan dokumen yang disimpan

dalam entitas Archive. Waktu penyimpanan dokumen tersebut juga disimpan

dalam basis data.

8. Setiap member biro kestari dapat menyimpan lebih dari satu dokumen.

5.2 Process Model

Proses untuk Information and Document Management System (BEM INDOMAST)

dimodelkan dengan Data Flow Diagram (DFD).

Gambar 5.2 merupakan decomposition diagram untuk BEM UI INDOMAST.

51


Berikut ini adalah DFD untuk BEM UI INDOMAST.

A. DFD Level 0 (Context Diagram)

Gambar 5.3 menunjukkan DFD level 0 pada BEM INDOMAST.

Gambar 5.3 DFD Level 0 BEM INDOMAST


Entitas eksternal dari BEM UI Information and Document Management System ini

dibedakan menjadi 4 entitas, yaitu:

52

Gambar 5.2 Decomposition Diagram BEM INDOMAST


1. Public Relation Bureau atau Biro Hubungan Masyarakat.

2. Administration and Inventory Bureau atau Biro Kesekretariatan.

3. Other Bureaus and Departments atau Biro dan Bidang selain Humas dan Kestari.

4. Visitor atau pengunjung BEM INDOMAST.

Semua alur aliran data pada sistem yang baru berbeda dengan aliran data sistem saat

ini untuk peningkatan performance.

B. DFD Level 1

Dari hasil break down DFD level 0, dapat diperoleh DFD level 1 pada BEM

INDOMAST seperti yang terlihat pada gambar 5.4.

Gambar 5.4 DFD Level 1 BEM INDOMAST


53


BEM UI Information and Document Management System mempunyai enam

proses utama yaitu Login, Manage External News, Manage Internal News,

Manage Document, Manage Respond Online, dan Logout. Proses Login harus

dilakukan untuk autentifikasi user.

C. DFD Level 2

1. Login

Gambar 5.5 merupakan gambar DFD level 2 BEM INDOMAST untuk proses Login.

Gambar 5.5 DFD Level 2 BEM INDOMAST – Login


Semua anggota BEM memiliki username dan password. Untuk dapat menggunakan

sistem bagi member, anggota BEM harus melakukan login terlebih dahulu. Login ini

juga sebagai pembeda fungsi-fungsi yang dapat dilakukan oleh masing-masing

anggota BEM berdasarkan bidang masing-masing.

2. Manage External News

54


Gambar 5.6 merupakan gambar DFD level 2 BEM INDOMAST untuk proses Manage

External News.

Gambar 5.6 DFD Level 2 – External News Management BEM INDOMAST


Manage external news adalah proses yang dapat dilakukan oleh member dan visitor.

Member yang dapat menampilkan, meng-edit, dan menghapus external news adalah

anggota biro hubungan masyarakat (Public Relation Bureau). Visitor dan anggota biro

lain hanya dapat melihat isi external news. External news disimpan dalam entitas

News pada basis data.

3. Manage Internal News

Gambar 5.7 merupakan gambar DFD level 2 BEM INDOMAST untuk proses

Manage Internal News.

55


Gambar 5.7 DFD Level 2 – Internal News Management BEM INDOMAST


Manage Internal News adalah proses yang dapat dilakukan oleh member. Visitor tidak

dapat melihat isi internal news. Seluruh member dapat menampilkan internal news

yang disimpan data entitas news pada basis data. Proses meng-edit dan menghapus

internal news hanya dapat dilakukan oleh penulis news tersebut.

4. Document Management

DFD level 2 pada BEM INDOMAST dalam proses Document Management dapat

dilihat pada gambar 5.8.

56


Gambar 5.8 DFD Level 2 – Document Management BEM INDOMAST


Manage Document adalah proses yang dapat dilakukan oleh member dan visitor.

Member yang berwenang menyimpan, menghapus, dan menampilkan dokumen

adalah anggota Biro Kesekretariatan (Administration and Inventory Bureau). Visitor

dan anggota biro lain hanya dapat men-download dokumen. Visitor hanya dapat men-

download dokumen yang sudah di-publish. Dokumen disimpan dalam entitas Archive

pada basis data.

5. Manage Respond Online

Gambar 5.9 merupakan gambar DFD level 2 pada BEM INDOMAST untuk proses

Manage Respond Online.

57


Gambar 5.9 DFD Level 2 – Respond Online BEM INDOMAST


Respond Online System adalah proses yang dapat dilakukan oleh member dan visitor.

Visitor dapat mengirim message dan membaca respon yang ditampilkan. Tujuan dari

message tersebut dapat digolongkan berdasarkan biro dan bidang yang ada dalam

organisasi. Pesan yang dapat direspon oleh member adalah pesan yang sesuai dengan

tujuannya. Tujuan message berdasarkan biro atau bidang dalam organisasi, dalam hal

ini adalah: biro dana usaha, humas dan media, dan kesekretariatan, dan bidang kreasi

mahasiswa, research and education, kesejahteraan mahasiswa, pengembangan

masyarakat, dan sosial politik

Message bagi biro/ bidang tersebut dapat direspon oleh anggota biro/bidang

bersangkutan, dan oleh masing-masing ke kepala biro/ koordinator bidang masing-

masing, dan ketua umum BEM UI. Proses-proses lain yang dapat dilakukan adalah

menghapus pesan, mengedit respon, menghapus respon, menghapus respon,

menghapus pesan dan respon, dan menampilkan pesan dan respon kepada publik.

58


5.3 Interface Model

Model interface pada BEM INDOMAST dapat dilihat pada gambar 5.10

berikut.

Gambar 5.10 Interface Model BEM UI INDOMAST


Sistem dimulai dengan membaca login dari pengguna untuk melakukan autentifikasi.

Kemudian sistem akan membaca perintah dari pengguna yang terautentifikasi yaitu

anggota BEM UI yang telah login. Apabila member ingin melakukan proses dalam

internal news management, maka sistem akan menampilkan internal news dan pilihan

menu yaitu create, edit, dan delete. Setelah itu member dapat memilih sendiri proses

yang akan dilakukannya, dan sistem akan membaca perintah-perintah dari member.

59


Apabila member ingin melakukan proses dalam external news management, maka

sistem akan menampilkan external news. Sistem akan melakukan autentifikasi

member yang dapat melakukan proses update external news yaitu biro kestari (Public

Relation Bureau). Pilihan menu create, edit, dan delete hanya ditampilkan bagi

anggota biro ini. Setelah itu member dapat memilih sendiri proses yang akan

dilakukannya, dan sistem akan membaca perintah-perintah dari member.

Apabila member ingin melakukan proses dalam document management, maka sistem

akan menampilkan arsip. Sistem akan melakukan autentifikasi member yang dapat

melakukan proses update repository yaitu biro kestari (Administration and Inventory

Bureau). Pilihan menu create, edit, dan delete hanya ditampilkan bagi anggota biro

ini. Setelah itu member dapat memilih sendiri proses yang akan dilakukannya, dan

sistem akan membaca perintah-perintah dari member.

Apabila member ingin melakukan proses dalam respond online management, maka

sistem akan menampilkan arsip. Sistem akan melakukan autentifikasi member yang

dapat melakukan proses respond yaitu masing-masing biro yang menjadi tujuan

message dari visitor. Message hanya ditampilkan bagi anggota biro yang sesuai.

Pilihan menu yang ditampilkan sistem adalah read message, delete message, create

response, edit response, delete response, delete message and response, dan pilihan

untuk mem-publish respon. Setelah itu member dapat memilih sendiri proses yang

akan dilakukannya, dan sistem akan membaca perintah-perintah dari member.

Bagi member yang tidak terautentifikasi atau visitor, pilihan menu yang ditampilkan

sistem adalah membaca external news, men-download dokumen, membaca respon,

dam mengirimkan message. Setelah itu visitor dapat memilih sendiri proses yang akan

dilakukannya, dan sistem akan membaca perintah-perintah dari visitor.

60


BAB VI

DECISON ANALYSIS

Dalam decisions analysis phase ini akan dilakukan pengidentifikasikan berbagai

alternatif kandidat solusi dari BEM UI Information and Document Management

System (BEM INDOMAST) yang akan kami buat, penganalisaan feasibility dari

kandidat solusi-solusi tersebut sehingga pada akhirnya nanti dapat dipilih suatu solusi

yang terbaik untuk mendesain, mengembangkan dan mengimplementasikan suatu

sistem yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Umumnya, decisions analysis phase ini

terdiri dari kegiatan-kegiatan seperti :

1. Identify candidate solutions

2. Analyze candidate solutions

3. Compare candidate solutions

4. Update the project plan

5. Recommend a system solution

Kelima kegiatan ini telah kami lakukan dan akan dibahas lebih detail dalam uraian berikut ini.

6.1 Identify Candidate Solution

Hal pertama yang dilakukan dalam decisions analysis phase ini adalah

mengidentifikasikan berbagai alternatif kandidat solusi yang mungkin dapat

diterapkan pada sistem. Adapun berbagai kemungkinan alternatif kandidat solusi ini

kami peroleh dari ide atau pendapat dari system owner, dalam hal ini BEM UI,

maupun system user. Dari berbagai ide dan opini yang yang kami terima itu, akhirnya

kami susun daftar kandidat-kandidat solusi tersebut dalam tabel Candidate System

Matrix di bawah ini. (Tabel 6.1)

61


Karakteristik Kandidat 1 Kandidat 2Bagian sistem yang terkomputerisasi

Deskripsi singkat mengenai bagian dari

sistem yang akan terkomputerisasi pada

kandidat yang bersangkutan.

Mengembangkan suatu sistem informasi

BEM UI (BEM INDOMAST) yang

berbasiskan web yang akan mendukung

fungsi-fungsi seperti repository online,

respond online, dan manajemen news.

Sama seperti Kandidat 1.

KeuntunganDeskripisi singkat mengenai keuntungan

dari bisnis yang akan direalisasikan untuk

kandidat yang bersangkutan.

Solusi ini dapat diimplementasikan dengan

cepat karena sistem ini cukup sederhana

dan dapat memenuhi kebutuhan user.


Servers and Workstations

Deskripsi dari server dan workstation yang

dibutuhkan untuk mendukung kandidat

yang bersangkutan.

Hosting di sebuah tempat di internet

dengan jumlah quota yang cukup besar.

Pentium 4, memory 2 GB dan 2 buah

Hardisk SCSI 20 GB dan monitor 15”

(Server), Pentium 4, memory 128 MB dan

Hardisk ATA 40 GB

Perangkat lunak yang dibutuhkan

Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam

merancang dan mengembangkan kandidat

sistem yang bersangkutan, misalnya untuk

basis data, sistem operasi, bahasa

pemrograman, dsb.

Untuk interface digunakan PHP, HTML

dan CSS.

Sedangkan untuk database menggunakan

mySQL sebagai DBMS (Data Base

Management System)

Untuk server menggunakan MS Windows

Server 2003, apache web serve dan, Oracle

sebagai DBMS.

Output Devices and Implications

Deskripsi dari peralatan yang akan

digunakan oleh user untuk menghasilkan

keluaran dari sistem, sesuai dengan

kebutuhan yang ada.

Printer standar. Sama seperti Kandidat 1.

Input Devices and Implications

Deskripsi dari peralatan yang akan

digunakan oleh user untuk memberi

masukan ke sistem.

Keyboard, mouse dan scanner Sama seperti Kandidat 1.

Storage Devices and Implications

Deskripsi singkat mengenai data yang

akan disimpan dan diakses, media

penyimpan yang akan digunakan, besar

kapasitas untuk penyimpanan data, dan

bagaimana penyimpanan data tersebut

dapat terorganisir dengan baik.

Tersedia pada server tempat hosting.

Dengan minimum quota yang dibutuhkan

sebesar 100MB

Pada servermilik sendiri, yaitu sebuah

Hardisk SCSI 20 GB. Dengan

menggunakan sistem RAID 0

Tabel 6.1 Candidate System Matrix

6.2 Analyze Candidate Solutions

62


Setelah pengidentifikasian kandidat solusi, masing-masing kandidat solusi-solusi itu

kemudian di analisa satu per satu untuk diukur feasibility-nya. Kriteria untuk

mengukur feasibility ini ada empat macam, yaitu

Technical feasibility menguji apakah secara teknis, solusi yang diajukan

termasuk praktis? Apakah para tenaga ahli memiliki keahlian dan keterampilan

untuk mendesain dan mengembangkan solusi ini?

Operational feasibility Apakah solusi ini nantinya dapat memenuhi permintaan

user (user’s requirement)? Berapa tingkat kepuasan user tersebut terhadap solusi

ini? Bagaimana solusi ini mengubah lingkungan kerja user? Bagaimana perasaan

user terhadap solusi yang seperti itu?

Economic feasibility Apakah biaya (cost) dari solusi yang ditawarkan efektif?

Schedule feasibility Apakah solusi ini dapat didesain dan diimplementasikan

dalam jangka waktu yang ditentukan?

6.3 Compare Candidate Solutions

Setelah menganalisis masing-masing dari kandidat solusi tersebut, kemudian

dilakukan perbandingan antara satu kandidat dengan kandidat lainnya dengan cara

memberi penilaian kepada masing-masing kriteria feasibility tersebut diatas sehingga

pada akhirnya dapat diperoleh suatu solusi dengan nilai yang lebih tinggi dari

kandidat solusi lainnya. Berikut adalah hasil analisa dan perbandingan kami terhadap

kandidat-kandidat solusi dari BEM INDOMAST yang kami sajikan dalam tabel

Feasibility Analysis Matrixdi bawah ini.(Tabel 6.2).

Kriteria FeasibilityBobo

tKandidat 1 Kandidat 2

Operational Feasibility

Functionality

Deskripsi seberapa besar

tingkat keuntungan yang

diberikan solusi bagi

organisasi dan seberapa

30 % Memenuhi kebutuhan-kebutuhan

fungsional utama user BEM

INDOMAST, seperti respond

online, repository online dan

manajemen news.


63


baik sistem akan bekerja.

Political

Deskripsi tentang seberapa baik

penerimaan solusi ini dari user

management, user, dan

perspektif organisasi. Nilai: 90 Nilai: 95

Technical Feasibility

Technology

Penilaian kematangan,

ketersediaan (atau

kemampuan untuk

memperoleh) dan

keinginan teknologi

komputer yang dibutuhkan

untuk mendukung

kandidat ini.

Expertise

Penilaian keahlian teknis yang

dibutuhkan untuk

mengembangkan,

mengoperasikan dan me-

maintenance sistem kandidat.

30 % Software yang digunakan hanya

sebuah software editor untuk

menulis bahasa pemrograman

yang akan digunakan.

Bahasa pemrograman yang

digunakan merupakan

bahasa pemrograman yang

tergolong umum digunakan

dan mudah, yaitu PHP,

HTML dan CSS, serta SQL.

Jadi secara keseluruhan

software-software ini

termasuk software yang

sifatnya familiar sehingga

kami sudah terbiasa

menggunakannya

Nilai: 85

Software yang digunakan

memang dikenal sangat tangguh.

Namun bila dibandingkan

dengan software kandidat 1,

software-software ini masih

kurang begitu familiar sehingga

project team akan tidak terbiasa

bila menggunakan software ini.

Nilai: 50

Economic Feasibility

Cost to develop:

Tangible Benefits:

30 %

Sekitar $ 3,550

Meningkatkan efisiensi waktu,

meningkatkan kinerja BEM dan

menngurangi terjadinya

Sekitar $ 12,380


64


Intangible Benefits:

kesalahan (error)

Meningkatkan kredibilitas BEM UI.Nilai: 80


Nilai: 70

Schedule Feasibility

Penilaian tentang berapa

lama waktu yang

dibutuhkan solusi ini

untuk desain dan

implementasi.

30 % 6 bulan

Nilai: 90

6-7 bulan

Nilai: 85

Nilai Total100 % 86,25 75

Tabel 6.2 Feasibility Analysis Matrix

Catatan:

Tabel feasibility analysis matrixdi atas memperlihatkan perbandingan dari kedua

kandidat solusi yang ditawarkan sistem kami dari masing-masing hasil analisa kriteria

feasibility. Untuk mencari yang terbaik maka perlu dilihat Nilai Total. Adapun dari

hasil total penilaian dari feasibility analysis (Nilai Total) ini diperoleh kesimpulan

kalau kandidat 1 lebih baik daripada kandidat 2. Walaupun pada dasarnya kandidat

solusi 1 sama dengan kandidat 2, tetapi nilai total keduanya berbeda cukup

sigiinfikan. Kandidat 1 dengan nilai total 86,25 memiliki nilai overall kombinasi dari

teknis, operasional, ekonomi dan penjadwalan yang lebih baik daripada kandidat 2

yang hanya mempunyai nilai total 75. Hal ini terutama disebabkan karena adanya

keunggulan mutlak dalam teknologi atau teknis yang ditawarkan kandidat 1 terhadap

sistem ini dimana kandidat 1 menawarkan teknologi software yang gratis, familiar

dan juga mudah digunakan sedangkan kandidat 2 membutuhkan perangkat lunak yang

mahal dan masih kurang begitu familiar.

1. Kandidat 1


PIECES frame work :

Performance :

65


Sistem cukup reliable walaupun kinerja sistem rendah karena orang yang dapat benar-benar mengoperasikannya

terbatas. Sistem ini mempunyai tiga fungsi utama, yaitu fingsi

repository online, respond online, dan manajemen news yang dapat meningkatkan througput dari pekerjaan BEM.

Response time dari sistem yang akan mengakses ke

database cukup cepat.

Response time dalam hal menanggapi isu atau berita baru

relatif masih lama karena adanya keterbatasan pada sumber

daya manusia (user).

Information :

- Input :

Sistem menerima masukan dari user melalui keyboard dan

menampilkannya dalam bentuk yang sesuai, yaitu bentuk

artikel news untuk fungsi manajemen news, bentuk laporan

untuk fungsi repository online serta respon jawaban untuk

fungsi respond online.

Sistem akan memproses semua input yang benar.

- Output :

Keluaran (output) yang dihasilkan oleh sistem BEM

Indomast ini relevan dengan input (masukan informasi)

yang dimasukkan oleh user.

Ada keterlambatan output berupa tanggapan berita karena

adanya keterbatasan pada sumber daya manusia.

- Data yang disimpan :

Penyimpanan data pada DMBS dihindarkan terjadinya

pengulangan.(redundant).

Data disimpan secara terstruktur dengan baik

Dengan desain yang baik maka data dapat diakses dengan

mudah dan cepat.

Penggunaan interface untuk administrator dan user-user

yang memiliki izin dapat meng-update data dengan mudah.

Economy :

- Costs (uang, waktu, tenaga, pikiran, dsb) :

66


Costs yang harus dikeluarkan di awal, yaitu pada saat

pengenalan sistem ke end-user tidak terlalu besar karena

sistem ini pada dasarnya memang sengaja dirancang dengan

rancangan yang sederhana dan mudah digunakan. Selain

itu, perangkat lunak yang digunakan termasuk freeware

sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya untuk

membelinya.

Costs yang harus dikeluarkan untuk pemeliharaan sistem

juga tidak terlalu besar. Hal ini disebabkan karena sistem

BEM Indomast ini termasuk sistem yang berskala kecil.

- Keuntungan :

Sistem dapat mempermudah pengaksesan data dan

informasi sesuai dengan yang dibutuhkannya, diantaranya

surat, laporan dan berita terbaru dari BEM.

Dapat meningkatkan kinerja BEM UI

Dapat meningkatkan kredibilitas BEM UI

Control :

Adanya fungsi login mengakibatkan tidak sembarang user

dapat mengakses sistem dan melakukan perubahan atau

manipulasi terhadap data atau informasi. Hal ini dapat

mencegah terjadinya penipuan dan pemalsuan data atau

informasi.

Data bersifat konsisten karena penyimpanan data terpusat

pada satu basis data.

Adanya kebijakan pengkategorian pengguna yang dibagi

menjadi biro kestari, biro humas, other biro dan visitor. Hal

ini memungkinkan pembatasan akses terhadap database

tertentu yang sifatnya penting dan vital.

Efficiency :

Sistem BEM Indomast yang dikembangkan akan bersifat

user friendly sehingga dapat memudahkan user untuk

beradaptasi dan menggunakannya.

Database yang selalu di-update dengan rutin menyebabkan

lengkapnya perbendaharaan laporan, surat, dll .Sehingga

67


bila ada user yang ingin membuat suatu laporan atau surat

tidak perlu membuatnya dari awal tapi bisa melihat

template atau rujukan dari file yang telah ada sebelumnya

sehingga dapat menghemat waktu dan biaya dan

meningkatkan efisiensi.

Service :

Sistem menampilkan berita-berita dan pesan-pesan yang

terbaru dan akurat, baik untuk anggota BEM maupun untuk

visitor.

Sistem menampilkan laporan dan berbagai bentuk berkas

lainnya dalam repository online.

Sistem mudah dipelajari dan digunakan karena pada

dasarnya desain sistem ini memang untuk kenyamanan user

(user friendly).

Sistem bersifat fleksibel terhadap perubahan sesuai dengan

kebutuhan dan kebijakan yang ada.

Usability Analysis :

Pengembangan sistem dengan menggunakan PHP dan HTML

sangat memungkinkan untuk dibuat suatu prototipe untuk

sistem interaksi dengan user. Karena selain mudah dan sudah

umum dipakai, pengembang dapat memberikan contoh-contoh

berdasarkan sistem yang sudah banyak dikembangkan. Selain

itu, untuk mendesain sistem interaksi tersebut, pengembang

tidak perlu membuat inti sistem secara utuh, sehingga

pengembang dapat mengajukan prototipe tersebut kepada

pemilik dan calon pengguna sistem untuk dianalisa apakah

prototipe yang ada sudah memenuhi requirements yang

diberikan.


Penggunaan PHP, HTML dan mySQL merupakan pilihan yang tepat.

Hal ini karena kedua pemrograman tersebut merupakan bahasa

pemrograman yang umum, banyak digunakan dan sangat handal dalam

pengembangan sebuah situs yang dinamis. Tenaga ahli yang tersedia

68


juga sangat banyak, dan nilai lebih ketiga tools tersebut tersedia secara

gratis.


Development Costs :

Development Costs dijelaskan pada tabel 6.3 berikut.

Personnel :

1 Project Manager (120 hours/ $5/hr) $ 600

1 System Analyst (160 hours/ $5/hr) $ 800

2 Documentator (56 hours/ $5/hr) $ 280

2 Programmer (136 hours/ $5/hr) $ 680

1 Database Designer (52 hours/ $5/hr) $ 260

1 Interface Designer(52 hours/ $5/hr) $ 260

Total Development Costs : $ 2880

Tabel 6.3 Development Cost

Projected Annual Operating Costs :

Annual Operating Costs dijelaskan pada tabel 6.4 berikut.

Personnel :

1 Administrator (125 hours/ $5/hr) $ 625

2 Web Hosting ($50/year) $ 50

Total Projected Annual Costs : $ 675

Tabel 6.4 Annual Operating Cost

Tangible Benefits :

Dengan adanya sistem BEM Indomast ini, BEM UI dapat

memperoleh beberapa keuntungan diantaranya adalah

mengefisienkan waktu. Dengan adanya sistem ini yang

mengubah segala proses dan kegiatan manual dalam BEM UI

menjadi otomatis, waktu untuk membuat surat dan laporan

ataupun waktu untuk merespon berita jadi lebih cepat. Hal ini

menyebabkan meningkatnya response time dari sistem ini.

Selain itu, dengan adanya sistem ini yang memungkinkan para

69


anggota BEM dapat berkomunikasi lebih sering dan intensif

untuk membicarakan mengenai berbagai permasalahan internal

ataupun tentang suatu kegiatan baru yang akan diadakan oleh

BEM, secara tidak langsung kinerja BEM UI ini secara

keseluruhan dapat ditingkatkan. Kemudian disamping itu,

dengan adanya sistem ini tingkat kesalahan (error) yang terjadi

juga dapat dikurangi. Dengan adanya repository online dalam

sistem ini, para anggota BEM dapat melihat berkas-berkas

penting seperti laporan atau surat yang lama sebagai rujukan

dalam membuat laporan atau surat yang baru sehingga dapat

mengurangi kesalahan dalam penyusunan laporan atau surat

tersebut.

Intangible Benefits :

Dengan adanya sistem BEM Indomast ini, keuntungan lain

yang dapat diperoleh oleh BEM UI adalah dapat meningkatkan

kredibilitas BEM UI itu sendiri sebagai salah satu organisasi

mahasiswa yang cukup berpengaruh dalam kehidupan

masyarakat Indonesia. Dengan adanya fungsi respond online,

BEM UI dimungkinkan untuk berinteraksi dan berkomunikasi

secara rutin dengan pihak luar, seperti rektorat ataupun pihak

sponsor sehingga BEM UI dapat menjalin hubungan kerja sama

dengan pihak luar tersebut guna memperoleh bantuan.

Kemudian dengan adanya fungsi manajemen news, BEM UI

juga dimungkinkan memberitakan segala kegiatan yang

diselenggarakan BEM supaya pihak luar dan masyarakat pada

umumnya dapat memantau kegiatan apa saja yang sedang

terjadi dalam tubuh BEM UI sehingga dapat meningkatkan

kepercayaan masyarakat dan pihak luar tersebut kepada BEM

UI.


Perancangan jadwal yang diajukan untuk membangun BEM Indomast

ini cukup feasible karena jadwal tersebut disusun berdasarkan

perhitungan waktu yang benar-benar dibutuhkan untuk pengembangan

70


sistem dan juga sesuai dengan kapasitas waktu kami. Dalam

penjadwalan ini kami mengasumsikan kalau waktu selama 4 bulan ini

adalah waktu yang benar-benar efektif untuk membangun sistem atau

dengan kata lain tidak ada waktu yang dialokasikan untuk

pembelajaran terhadap perangkat-perangkat yang akan digunakan.

Oleh karena itulah, kami selaku project team memilih PHP, HTML

dan mySQL yang sudah cukup familiar dan dipahami oleh anggota tim

kami. Sehingga tidak perlu lagi waktu untuk pembelajaran software

yang dapat menyebabkan jadwal menjadi tidak tepat atau tidak sesuai

dengan rencana jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. Kandidat 2


PIECES frame work :

Performance :

Sistem cukup reliable walaupun kinerja sistem rendah

karena orang yang dapat benar-benar mengoperasikannya

terbatas.

Response time dari sistem yang akan mengakses ke

database cukup cepat.

Response time dalam hal menanggapi isu atau berita baru

relatif masih lama karena adanya keterbatasan pada sumber

daya manusia (user).

Information :

- Input :

Sistem akan memproses semua input yang benar.

Sistem menerima masukan dari user melalui keyboard dan

menampilkannya dalam bentuk yang sesuai, yaitu bentuk

artikel news untuk fungsi manajemen news, bentuk laporan

untuk fungsi repository online serta respon jawaban untuk

fungsi respond online.

- Output :

Ada keterlambatan output berupa tanggapan berita karena

adanya keterbatasan pada sumber daya manusia.

71


Keluaran (output) yang dihasilkan oleh sistem BEM

Indomast ini relevan dengan input (masukan informasi)

yang dimasukkan oleh user.

- Data yang disimpan :

Penyimpanan data pada DMBS dihindarkan terjadinya

pengulangan.(redundant).

Data disimpan secara terstruktur dengan baik

Dengan desain yang baik maka data dapat diakses dengan

mudah dan cepat.

Penggunaan interface untuk administrator dan user-user

yang memiliki izin dapat meng-update data dengan mudah.

Economy :

- Costs (uang, waktu, tenaga, pikiran, dsb) :

Costs yang harus dikeluarkan dalam pengembangan sistem

ini cukup besar karena tingginya biaya pembelian perangkat

lunak Oracle.

Costs yang harus dikeluarkan untuk pemeliharaan sistem ini

cukup besar karena adanya perangkat lunak yang bebannya

cukup berat bagi sistem.

- Keuntungan :

Sistem dapat mempermudah pengaksesan data dan

informasi sesuai dengan yang dibutuhkannya, diantaranya

surat, laporan dan berita terbaru dari BEM.

Sistem dapat mengelolan aset dengan baik

Dapat meningkatkan kinerja BEM UI

Dapat meningkatkan kredibilitas BEM UI

Control :

Adanya fungsi login mengakibatkan tidak sembarang user

dapat mengakses sistem dan melakukan perubahan atau

manipulasi terhadap data atau informasi. Hal ini dapat

mencegah terjadinya penipuan dan pemalsuan data atau

informasi.

Sistem memungkinkan terjadinya pemantauan dan

pengontrolan terhadap pengaksesan atau penggunaan aset.

72


Adanya kebijakan pengkategorian pengguna yang dibagi

menjadi biro kestari, biro humas, other biro dan visitor. Hal

ini memungkinkan pembatasan akses terhadap database

tertentu yang sifatnya penting dan vital.

Efficiency :

Ada kemungkinan terjadinya pengulangan pemasukan data.

Usaha untuk membuat laporan atau surat menjadi lebih

ringan.

Waktu untuk membuat laporan dan surat tidak terlalu

banyak terbuang.

Aset dapat dikelola dengan baik.

Penyebaran informasi lebih efisien karena berlangsung

cepat dan tepat ke sasaran atau orang yang dituju.

Service :

Sistem mudah dipelajari dan digunakan karena sistem

didesain sederhana

User mudah beradaptasi dengan sistem sehingga tidak

canggung dalam penggunaanya.

Usability Analysis :

Pengembangan sistem dengan menggunakan PHP dan HTML sangat

memungkinkan untuk dibuat suatu prototipe untuk sistem interaksi

dengan user. Karena selain mudah sudah umum dipakai, pengembang

dapat memberikan contoh-contoh berdasarkan sistem yang sudah

banyak dikembangkan. Selain itu, untuk mendesain sistem interaksi

tersebut, pengembang tidak perlu membuat inti sistem secara utuh,

sehingga pengembang dapat mengajukan prototipe tersebut kepada

pemilik dan calon pengguna sistem untuk dianalisa apakah prototipe

yang ada sudah memenuhi requirements yang diberikan.


Berbeda dengan kandidat yang pertama, pada kandidat ini pengembang akan

menggunakan Oracle DBMS yang terkenal sangat powerfull. Didukung pula

oleh customer support yang baik dari Oracle menjadikan sistem ini menjadi

lebih handal. Namun berbeda dengan penggunaan mySQL, DBMS dari Oracle

73


ini lebih rumit dan lebih sukar untuk dipelajari sehingga kami sebagai project

team akan mengalami sedikit kesulitan bila menggunakannya karena masih

kurang begitu terbiasa.


Development Costs :

Personnel :

Sama seperti kandidat 1.

New hardware & software :

1 Server lengkap dengan Sistem Operasi $ 7,000

1 Oracle DBMS $ 2,500

Total Development Costs : $ 9,500

Tabel 6.5 New hardware and software

Projected Annual Operating Costs :

Personnel :

Sama seperti kandidat 1.

Tangible Benefits :

Sama seperti kandidat 1, sistem ini juga memberi keuntungan

diantaranya adalah mengefisienkan waktu, meningkatkan

response time dan mengurangi terjadinya kesalahan (error).

Intangible Benefits :

Keuntungan yang diperoleh sama seperti keuntungan yang

diperoleh oleh kandidat 1.


Perancangan jadwal pengembangan BEM Indomast ini diperkirakan

memakan waktu selama 6-7 bulan lamanya. Jangka waktu ini lebih

lama daripada jangka waktu kandidat 1 karena perangkat lunak yang

digunakan bukan merupakan perangkat lunak yang familiar atau

kurang dipahami dengan baik oleh anggota tim ini. Sehingga kami

sebagai project team merasa akan membutuhkan waktu yang lebih

74


lama untuk membangun sistem ini karena kami membutuhkan

tambahan waktu untuk mempelajari terlebih dahulu perangkat lunak

tersebut.

6.4 Update The Project Plan

Karena ada perubahan dari laporan Project Charter yang lalu maka kami akan

melakukan peng-update-an pada Project Plan ini. Adapun perubahan yang dilakukan

adalah pada bagian Technology Constraint. Berikut adalah peng-update-annya:

Updated Technology ConstraintTechnologi constraints pengembangan BEM INDOMAST adalah sebagai berikut :

1. Pengembangan interface sistem menggunakan PHP, HTML dan CSS.

2. Teknologi hanya bergantung pada server tempat hosting.

6.5 Recommend A System Solution

Dari hasil analisa feasibility dan perbandingan antara kandidat-kandidat solusi

sebelumnya di atas, akhirnya kami sebagai project team bersama system owner dan

user memutuskan untuk memilih kandidat solusi dengan nilai yang lebih tinggi

sebagai solusi dari sistem kami, yaitu kandidat 1. Sehingga kesimpulannya kami akan

mengajukan kandidat 1 sebagai solusi akhir kami dalam pendesainan dan

pengembangan BEM INDOMAST, yakni mengembangkan suatu sistem informasi

bagi organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa UI (BEM UI) yang dilengkapi dengan

fungsi-fungsi utama yang paling signifikan bagi kinerja BEM UI, seperti repository

online, respond online, dan manajemen news.

BAB VII

APPLICATION ARCHITECTURE

75


Application architecture merupakan spesifikasi teknologi yang akan digunakan untuk

mengimplementasikan sistem informasi. Application architecture untuk BEM UI

INDOMAST (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia Information and

Document Management System) digambarkan dengan PDFD (Physical Data Flow

Diagram). PDFD menggambarkan technical implementation dari proses yang telah

dimodelkan dengan DFD (Data Flow Diagram) pada Logical Design Phase.

7.1 PDFD BEM UI INDOMAST – Login

PDFD BEM UI INDOMAST untuk Login dapat dilihat pada gambar 7.1 berikut.

Gambar 7.1 PDFD BEM INDOMAST – Login


a. Validate Account

Proses Validate Account menerima input Account (berupa username dan

password) dari pengurus BEM UI melalui Login Form. Proses Validate

Account akan memvalidasi Account yang dimasukkan pengurus BEM UI di

76


client PC dengan menggunakan Java Script. Validasi yang dimaksud disini

adalah pengecekan apakah Account yang diminta pada Login Form sudah diisi

dengan lengkap. Proses Validate Account menghasilkan output berupa Valid

Account.

b. Identify User

Valid Account yang merupakan output proses Validate Account akan menjadi

input bagi proses Identify User. Proses Identify User akan mencocokkan Valid

Account tersebut dengan data pengurus BEM UI dalam tabel Member pada

Database yang menggunakan DBMS MySQL untuk mendapatkan User

Identity. Proses Identify User ini dilakukan di server PC dengan menggunakan

PHP Script. Proses Identify User akan menyimpan User Identity dalam

Session.

7.2 PDFD BEM UI INDOMAST – Manage External News

PDFD BEM UI INDOMAST untuk Manage External News dapat dilihat pada gambar

7.2.


a. Validate External News

Proses Validate External News menerima input External News dari anggota

Public Relation Bureau BEM UI melalui Add External News Form. Proses

Validate External News akan memvalidasi External News di client PC dengan

menggunakan Java Script. Validasi yang dimaksud disini adalah pengecekan

apakah data mengenai External News yang diminta pada Add External News

Form sudah diisi dengan lengkap. Proses Validate External News

menghasilkan output berupa Valid External News.

77


Gambar 7.2 PDFD BEM INDOMAST – Manage External News

b. Add External News

Valid External News yang menjadi output proses Validate External News akan

menjadi input bagi Proses Add External News. Proses Add External News juga

memerlukan input User Identity dari Session. Proses Add External News ini

dilakukan di server PC dengan menggunakan PHP Script. Proses Add

External News akan meng-insert New External News ke tabel News pada

database.

c. Validate Updated External News

Proses Validate Updated External News menerima input Updated External

News dari anggota Public Relation Bureau BEM UI melalui Update External

News Form. Proses Validate Updated External News akan memvalidasi

Updated External News di client PC dengan menggunakan Java Script.

78


Validasi yang dimaksud disini adalah pengecekan apakah data mengenai

Updated External News yang diminta pada Update External News Form sudah

diisi dengan lengkap. Proses Validate Updated External News menghasilkan

output berupa Valid Updated External News.

d. Update External News

Valid Updated External News yang menjadi output proses Validate External

News akan menjadi input bagi Proses Update External News. Proses Update

External News juga memerlukan input User Identity dari Session. Proses

Update External News ini dilakukan di server PC dengan menggunakan PHP

Script. Proses Update External News akan meng-update External News di

tabel News pada database.

e. Delete External News

Proses Delete External News menerima input External News To Be Deleted

dari anggota Public Relation Bureau BEM UI melalui External News Form.

Proses Delete External News juga memerlukan input User Identity dari

Session. Proses Delete External News ini dilakukan di server PC dengan

menggunakan PHP Script. Proses Delete External News akan men-delete

External News To Be Deleted dari tabel News pada database.

f. Read External News

Proses Read External News menerima input External News dari tabel News

pada database. Proses Read External News ini dilakukan di server PC dengan

menggunakan PHP Script. Proses Read External News akan menampilkan

External News pada Screen.

7.3 PDFD BEM UI INDOMAST – Manage Internal News

PDFD BEM UI INDOMAST untuk Manage Internal News dapat dilihat pada gambar

7.3.


a. Validate Internal News

Proses Validate Internal News menerima input Internal News dari pengurus

79


Gambar 7.3 PDFD BEM INDOMAST – Manage Internal News

BEM UI melalui Add Internal News Form. Proses Validate Internal News

akan memvalidasi Internal News di client PC dengan menggunakan Java

Script. Validasi yang dimaksud disini adalah pengecekan apakah data

mengenai Internal News yang diminta pada Add Internal News Form sudah

diisi dengan lengkap. Proses Validate Internal News menghasilkan output

berupa Valid Internal News.

b. Add Internal News

Valid Internal News yang menjadi output proses Validate Internal News akan

menjadi input bagi Proses Add Internal News. Proses Add Internal News juga

memerlukan input User Identity dari Session. Proses Add Internal News ini

dilakukan di server PC dengan menggunakan PHP Script. Proses Add Internal

News akan meng-insert New Internal News ke tabel News pada database.

80


c. Validate Updated Internal News

Proses Validate Updated Internal News menerima input Updated Internal

News dari pengurus BEM UI melalui Update Internal News Form. Proses

Validate Updated Internal News akan memvalidasi Updated Internal News di

client PC dengan menggunakan Java Script. Validasi yang dimaksud disini

adalah pengecekan apakah data mengenai Updated Internal News yang

diminta pada Update External News Form sudah diisi dengan lengkap. Proses

Validate Updated Internal News menghasilkan output berupa Valid Updated

Internal News.

d. Update Internal News

Valid Updated Internal News yang menjadi output proses Validate Internal

News akan menjadi input bagi proses Update Internal News. Proses Update

Internal News juga memerlukan input User Identity dari Session. Proses

Update Internal News ini dilakukan di server PC dengan menggunakan PHP

Script. Proses Update Internal News akan meng-update Internal News di tabel

News pada database.

e. Delete Internal News

Proses Delete Internal News menerima input Internal News To Be Deleted dari

pengurus BEM UI melalui Internal News Form. Proses Delete Internal News

juga memerlukan input User Identity dari Session. Proses Delete Internal

News ini dilakukan di server PC dengan menggunakan PHP Script. Proses

Delete Internal News akan men-delete Internal News To Be Deleted dari tabel

News pada database.

f. Read Internal News

Proses Read Internal News menerima input Internal News dari tabel News

pada database. Proses Read Internal News juga memerlukan input User

Identity dari Session. Proses Read Internal News ini dilakukan di server PC

dengan menggunakan PHP Script. Proses Read Internal News akan

menampilkan Internal News pada Screen.

7.4 PDFD BEM UI INDOMAST – Manage Document

PDFD BEM UI INDOMAST untuk Manage Document dapat dilihat pada gambar 7.4.

81



a. Validate Document

Proses Validate Document menerima input Document dari anggota

Administration and Inventory Bureau BEM UI melalui Add Document Form.

Proses Validate Document akan memvalidasi Document di client PC dengan

menggunakan Java Script. Validasi yang dimaksud disini adalah pengecekan

apakah data mengenai Document yang diminta pada Add Document Form

sudah diisi dengan lengkap. Proses Validate Document menghasilkan output

berupa Valid Document.

b. Save Document

Valid Document yang menjadi output proses Validate Document akan menjadi

input bagi Proses Save Document. Proses Save Document juga memerlukan

input User Identity dari Session. Proses Save Document ini dilakukan di server

PC dengan menggunakan PHP Script. Proses Save Document akan meng-

insert New Document ke tabel Document pada database.

c. Publish Document

Proses Publish Document menerima input Document To Be Published dari

anggota Public Relation Bureau BEM UI melalui Document Form. Proses

Publish Document juga memerlukan input User Identity dari Session. Proses

Publish Document ini dilakukan di server PC dengan menggunakan PHP

Script. Proses Publish Document akan meng-update Document To Be

Published di tabel Archive pada database menjadi Published.

d. Unpublish Document

Proses Unpublish Document menerima input Document To Be Unpublished

dari anggota Public Relation Bureau BEM UI melalui Document Form. Proses

Unpublish Document juga memerlukan input User Identity dari Session.

Proses Unpublish Document ini dilakukan di server PC dengan menggunakan

PHP Script. Proses Unpublish Document akan meng-update Document To Be

Unpublished di tabel Archive pada database menjadi Unpublished.

82


Gambar 7.4 PDFD BEM INDOMAST – Manage Document

81


e. Delete Document

Proses Delete Document menerima input Document To Be Deleted dari

anggota Public Relation Bureau BEM UI melalui Document Form. Proses

Delete Document juga memerlukan input User Identity dari Session. Proses

Delete Document ini dilakukan di server PC dengan menggunakan PHP

Script. Proses Delete Document akan men-delete Document To Be Deleted

dari tabel Archive pada database.

f. Download Document

Proses Download Document menerima input Document dari tabel Archive

pada database. Proses Download Document juga memerlukan input User

Identity dari Session. Proses Download Document ini dilakukan di server PC

dengan menggunakan PHP Script. Proses Download Document akan

menghasilkan Downloaded Document.

7.5 PDFD BEM UI INDOMAST – Manage Respond Online

PDFD BEM UI INDOMAST untuk Manage Respond Online dapat dilihat pada

gambar 7.5.


a. Validate Message

Proses Validate Message menerima input Message dari Visitor melalui Send

Message Form. Proses Validate Message akan memvalidasi Message di client

PC dengan menggunakan Java Script. Validasi yang dimaksud disini adalah

pengecekan apakah data mengenai Message yang diminta pada Add Document

Form sudah diisi dengan lengkap. Proses Validate Message menghasilkan

output berupa Valid Message.

b. Add Message

Valid Message yang menjadi output proses Validate Message akan menjadi

input bagi Proses Add Message. Proses Add Message ini dilakukan di server

PC dengan menggunakan PHP Script. Proses Add Document akan meng-

insert New Message ke tabel Message pada database.

82


Gambar 7.5 PDFD BEM INDOMAST – Manage Respond Online

83


c. Read Message

Proses Read Message menerima input Internal News dari tabel News pada

database. Proses Read Message juga memerlukan input User Identity dari

Session. Proses Read Message ini dilakukan di server PC dengan

menggunakan PHP Script. Proses Read Message akan menampilkan Message

pada Screen.

d. Validate Message’s Response

Proses Validate Message’s Response menerima input Message’s Response dari

anggota BEM UI melalui Respond Message Form. Proses Validate Message’s

Response juga memerlukan input User Identity dari Session. Proses Validate

Message’s Response akan memvalidasi Message’s Response di client PC

dengan menggunakan Java Script. Validasi yang dimaksud disini adalah

pengecekan apakah data mengenai Message’s Response yang diminta pada

Respond Message Form sudah diisi dengan lengkap. Proses Validate Validate

Message’s Response menghasilkan output berupa Valid Message’s Response.

e. Respond Message

Valid Message’s Response yang menjadi output proses Validate Message’s

Response akan menjadi input bagi Proses Respond Message. Proses Validate

Message’s Response juga memerlukan input User Identity dari Session. Proses

Respond Message ini dilakukan di server PC dengan menggunakan PHP

Script. Proses Respond Message akan meng-update Message To Be Responded

di tabel Message pada database.

f. Delete Message

Proses Delete Message menerima input Message To Be Deleted dari anggota

BEM UI melalui Message Form. Proses Delete Message juga memerlukan

input User Identity dari Session. Proses Delete Message ini dilakukan di server

PC dengan menggunakan PHP Script. Proses Delete Message akan men-

delete Message To Be Deleted dari tabel Message pada database.

g. Validate Updated Message’s Response

Proses Validate Updated Message’s Response menerima input Updated

Message’s Response dari pengurus BEM UI melalui Update Message’s

Response Form. Proses Validate Updated Message’s Response akan

memvalidasi Updated Message’s Response di client PC dengan menggunakan

Java Script. Validasi yang dimaksud disini adalah pengecekan apakah data

84


mengenai Updated Message’s Response yang diminta pada Update Message’s

Response Form sudah diisi dengan lengkap. Proses Validate Updated

Message’s Response menghasilkan output berupa Valid Updated Message’s

Response.

h. Update Message’s Response

Valid Updated Message’s Response yang menjadi output proses Validate

Updated Message’s Response akan menjadi input bagi proses Update

Message’s Response. Proses Update Message’s Response juga memerlukan

input User Identity dari Session. Proses Update Message’s Response ini

dilakukan di server PC dengan menggunakan PHP Script. Proses Update

Message’s Response akan meng-update Message’s Response di tabel Message

pada database.

i. Publish Message

Proses Publish Message menerima input Message To Be Published dari

anggota BEM UI melalui Message Form. Proses Publish Message juga

memerlukan input User Identity dari Session. Proses Publish Message ini

dilakukan di server PC dengan menggunakan PHP Script. Proses Publish

Message akan meng-update Message To Be Published di tabel Message pada

database menjadi Published.

j. Unpublish Message

Proses Unpublish Message menerima input Message To Be Unpublish dari

anggota BEM UI melalui Message Form. Proses Unpublish Message juga

memerlukan input User Identity dari Session. Proses Unpublish Message ini

dilakukan di server PC dengan menggunakan PHP Script. Proses Unpublish

Message akan meng-update Message To Be Unpublish di tabel Message pada

database menjadi Unpublish.

7.6 PDFD BEM UI INDOMAST – Logout

PDFD BEM UI INDOMAST untuk Logout dapat dilihat pada gambar 7.6.

85


Gambar 7.6 PDFD BEM INDOMAST – Logout


Proses Logout menerima input melalui Logout Menu yang dipilih oleh anggota BEM

UI dan juga memerlukan input User Identity dari Session. Proses Logout akan

menghapus User Identity dari Session.

86


BAB VIII

DATABASE DESIGN

Database design merepresentasikan implementasi secara teknis dari Logical Data

Model yang telah digambarkan dengan ERD (Entity RelationshipDiagram). Database

design untuk BEM UI INDOMAST ditunjukkan dengan database schema dan DDL

(Data Definition Language).

8.1 Database Schema

Database schema BEM UI INDOMAST merupakan hasil pemetaan dari ERD BEM

UI INDOMAST yang telah memenuhi bentuk normalisasi 3NF. Bentuk normalisasi

3NF memenuhi sifat-sifat berikut:

- Semua atribut dari setiap entity hanya memiliki single value. (1NF)

- Semua atribut yang bukan primary key dari suatu entity, bergantung penuh

pada primary key-nya. (2NF)

- Semua atribut yang bukan primary key dari suatu entity, hanya bergantung

pada primary key-nya. Tidak ada atribut yang bergantung pada atribut lain,

selain primary key-nya.

Database schema BEM UI INDOMAST dapat dilihat pada gambar 8.1.


5. Tabel MEMBER

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data-data mengenai anggota BEM UI

yang sedang dalam masa aktif kepengurusan. Data-data yang disimpan dalam

tabel MEMBER adalah:

87


MEMBER

User_Id Char (6) PK Npm Char (10) Name VarChar (30) Email VarChar (30) Username VarChar (10) Password VarChar (15) Role Char (2) Year_of_Entrance Year Date_of_Birth Date Sex Char (1) Telephone VarChar (20) Address VarChar (50)

88


ARCHIVE File_Id Char (6) PK File_Name VarChar (20) Status Char (1) Description Text User_Id Char (6) FK Store_Time DateTime File_Location Varchar (50)

MESSAGE Message_Id Char (6) PK Title VarChar (20) Message Text Sender_Name VarChar (30)

NEWS News_Id

Char (6) PK Title VarChar (20) Abstract Text Details Text Status Char (1) User_Id Char (6) FK Announce_Time DateTime

89


Sender_Email VarChar (30) Sending_Time DateTime Destination

Char (2) User_Id Char (6) FK Response Text Respond_Time DateTime Status Char (1)

Gambar 8.1 Database Schema BEM UI INDOMASTa. User_Id

User_Id merupakan nomor identitas yang dimiliki masing-masing

anggota BEM UI yang sifatnya unik (tidak ada yang sama) dan

bertujuan sebagai pembeda antar satu anggota dengan anggota lainnya.

Setiap anggota BEM UI tidak mengetahui User_id yang dimilikinya,

karena pada saat login menggunakan Username (akan dijelaskan di

bawah). User_id digunakan sebagai index pada database untuk

memudahkan pencarian data mengenai member. User_Id merupakan

primary key dari tabel MEMBER. Tipe data dari User_Id adalah Char

(6), artinya karakter dengan panjang data 6 karakter.

b. Npm

Npm berisikan nomor pokok mahasiswa yang dimiliki oleh masing-

masing anggota BEM UI. Tipe data dari Npm adalah Char (10), artinya

karakter dengan panjang data 10 karakter.

c. Name

Name merupakan nama dari masing-masing anggota BEM UI. Tipe

data dari Name adalah VarChar (30), artinya karakter dengan panjang

data maksimum 30 karakter.

d. Email

Email merupakan alamat email dari masing-masing anggota BEM UI.

Tipe data dari Email adalah VarChar (30), artinya karakter dengan

panjang data maksimum 30 karakter.

e. Username

Username merupakan nama yang digunakan anggota BEM UI pada

saat login di BEM UI INDOMAST. Username bersifat unik, artinya

untuk setiap member tidak ada yang sama. Walaupun User_id dan

Username sama-sama unik tetapi fungsi keduanya berbeda. User_id

digunakan sebagai index untuk mempermudah pencarian pada

90


database, sedangkan Username digunakan oleh member untuk login.

Tipe data dari Username adalah VarChar (10), artinya karakter dengan


f. Password

Password merupakan kata sandi yang digunakan anggota BEM UI

pada saat login di BEM UI INDOMAST. Tipe data dari password

adalah VarChar (15), artinya karakter dengan panjang data maksimum

15 karakter.

g. Role

Role merupakan jabatan atau kedudukan seorang anggota BEM UI di

dalam organisasi BEM UI. Tipe data dari Role adalah Char (2), artinya

karakter dengan panjang data 2 karakter. Domain value untuk Role

yaitu

KT: Ketua

SK: Sekretaris

BD: Bendahara

DN: Biro Danus

HM: Biro Humas dan Media

KS: Biro Kestari

KM: Bidang Kesejahteraan Mahasiswa

KR: Bidang Kreasi Mahasiswa

RE: Bidang Research dan Education

PK: Bidang Pengabdian Masyarakat

SP: Bidang Sosial Politik

h. Year_of_Entrance

Year_of_Entrance menunjukkan tahun masuk universitas atau

angkatan dari masing-masing anggota BEM UI. Tipe data dari

Year_of_Entrance adalah Year.

i. Date_of_Birth

Date_of _Birth menunjukkan pada tanggal berapa anggota tersebut

lahir atau berulangtahun. Tipe data dari Date_of_Birth adalah Date.

j. Sex

91


Sex menunjukkan jenis kelamin dari masing-masing anggota BEM UI.

Tipe data dari Sex adalah Char (1), artinya karakter dengan panjang

data 1 karakter. Domain value untuk Sex yaitu

L: laki-laki dan P: perempuan

k. Telephone

Telephone menunjukkan nomor telepon dari masing-masing anggota

BEM UI. Tipe data dari Telephone adalah VarChar (30), artinya

karakter dengan panjang data maksimum 30 karakter.

l. Address

Address menunjukkan alamat dari masing-masing anggota BEM UI.

Tipe data dari address adalah VarChar (50), artinya karakter dengan


6. Tabel NEWS


berita-berita atau informasi-informasi dari BEM UI. Data-data yang disimpan

dalam tabel NEWS adalah:

a. News_Id

News_Id merupakan nomor identitas yang diberikan kepada masing-

masing berita yang ada dan nomor yang diberikan sifatnya unik (tidak

ada yang sama). Hal ini ditujukan sebagai pembeda antara berita yang

satu dengan berita lainnya. News_Id merupakan Primary key dari tabel

NEWS. Tipe data dari News_Id adalah Char (6), artinya karakter

dengan panjang data 6 karakter.

b. Title

Title berisikan judul atau subyek dari setiap berita yang ada. Tipe data

dari Title adalah VarChar (20), artinya karakter dengan panjang data

maksimum 20 karakter.

c. Abstract

Abstract berisikan gambaran singkat atau rangkuman mengenai isi

berita. Tipe data dari Abstract adalah Text.

d. Details

Details merupakan isi keseluruhan dari berita. Tipe data dari Details

adalah Text.

92


e. Status

Status menyatakan status dari berita yang bersangkutan, apakah berita

tersebut merupakan berita eksternal (berita yang dapat dilihat oleh

pihak luar BEM UI) atau berita internal (berita yang ditujukan khusus

anggota BEM UI dan tidak dapat diakses oleh pihak luar). Tipe data

dari Status adalah Char (1), artinya karakter dengan panjang data 1

karakter. Domain value untuk Role yaitu

E: External dan I: Internal

f. User_Id


anggota yang sifatnya unik (tidak ada yang sama) dan bertujuan

sebagai pembeda antar satu anggota dengan anggota lainnya. User_Id

merupakan Foreign Key tabel NEWS yang berasal dari tabel

MEMBER. Tipe data dari User_Id adalah Char (6), artinya karakter


g. Announce_Time

Announce_Time menunjukkan waktu kapan suatu berita diumumkan.

Tipe data dari Announce_Time adalah DateTime.

7. Tabel MESSAGE


pesan-pesan atau pertanyaan-pertanyaan yang dapat diisi oleh visitor dan

ditujukan kepada suatu biro atau bidang pada BEM UI. Media ini

memungkinkan adanya komunikasi antara visitor dengan anggota BEM UI.

Data-data yang tersimpan dalam tabel MESSAGE adalah:

a. Message_Id

Message_Id merupakan nomor identitas untuk masing-masing pesan

yang ada dan nomor yang diberikan sifatnya unik (tidak ada yang

sama). Hal ini ditujukan sebagai pembeda antara pesan yang satu

dengan pesan lainnya. Message_Id merupakan Primary Key dari tabel

MESSAGE. Tipe data dari Message_Id adalah Char (6), artinya

karakter dengan panjang data 6 karakter.

b. Title

93


Title berisi judul atau subyek dari setiap pesan yang ada. Tipe data dari

Title adalah VarChar (20), artinya karakter dengan panjang data

maksimum 20 karakter.

c. Message

Message merupakan isi dari pesan. Tipe data dari Message adalah

Text.

d. Sender_Name

Sender_Name berisikan nama dari pengirim pesan. Tipe data dari

Sender_Name adalah VarChar (30), artinya karakter dengan panjang


e. Sender_Email

Sender_Email berisi alamat email dari pengirim pesan. Tipe data dari

Sender_Email adalah VarChar (30), artinya karakter dengan panjang


f. Sending_Time

Sending_Time berisi waktu kapan pesan tersebut dikirim. Tipe data

dari Sending_Time adalah DateTime.

g. Destination

Destination berisi informasi kepada biro atau bidang apa dalam BEM

UI pesan tersebut ditujukan. Tipe data dari Destination adalah Char

(2), artinya karakter dengan panjang data 2 karakter. Domain value

untuk Role yaitu

DN: Biro Danus

HM: Biro Humas dan Media

KS: Biro Kestari

KM: Bidang Kesejahteraan Mahasiswa

KR: Bidang Kreasi Mahasiswa

RE: Bidang Research dan Education

PK: Bidang Pengabdian Masyarakat

SP: Bidang Sosial Politik

h. User_Id




94


merupakan Foreign Key dari tabel MESSAGE yang berasal dari tabel

MEMBER. Tipe data dari User_Id adalah Char (6), artinya karakter


i. Response

Response merupakan tanggapan atau komentar yang diberikan oleh

biro atau bidang yang bersangkutan terhadap pesan dari visitor. Tipe

dari Response adalah Text.

j. Respond_Time

Respond_Time merupakan waktu yang menunjukkan kapan suatu

tanggapan atau komentar di-publish. Tipe data dari respond_time

adalah DateTime.

k. Status

Status menyatakan status dari pesan yang bersangkutan, apakah pesan

tersebut merupakan sudah di-publish (sudah bisa dibaca oleh visitor)

atau belum di-publish (belum bisa dibaca oleh visitor). Tipe data dari

Status adalah Char (1), artinya karakter dengan panjang data 1

karakter. Domain value untuk Role yaitu

P: Publish

U: Unpublish

8. Tabel ARCHIVE


dokumen-dokumen BEM UI. Data-data yang tersimpan dalam tabel ARCHIVE

adalah:

a. File_Id

File_Id merupakan nomor identitas untuk masing-masing dokumen

yang ada dan nomor yang diberikan sifatnya unik (tidak ada yang

sama). Hal ini ditujukan sebagai pembeda antara dokumen yang satu

dengan dokumen lainnya. File_Id merupakan Primary key dari tabel

ARCHIVE. Tipe data dari file_id adalah Char (6), artinya karakter


b. File_Name

95


File_Name berisikan nama atau judul dari masing-masing dokumen.

Tipe data dari File_Name adalah VarChar (20), artinya karakter

dengan panjang data maksimum 20 karakter.

c. Status

Status menyatakan status dari dokumen yang bersangkutan, apakah

dokumen tersebut merupakan di-publish (dapat di-download oleh

visitor) atau tidak di-publish (tidak bisa di-download oleh visitor). Tipe

data dari Status adalah Char (1), artinya karakter dengan panjang data

1 karakter. Domain value untuk Role yaitu

P: Publish dan U: Unpublish

d. Description

Description merupakan deskripsi singkat mengenai isi dari dokumen

yang bersangkutan. Tipe data dari Description adalah Text.

e. User_Id




merupakan Foreign Key dari tabel ARCHIVE yang berasal dari tabel

MEMBER. Tipe dari User_Id adalah Char (6), artinya karakter dengan

panjang data 6 karakter.

f. Store_Time

Store_Time merupakan waktu yang menunjukkan kapan suatu

dokumen disimpan. Tipe data dari store_time adalah DateTime.

g. File_Location

File_Location menunjukkan lokasi di mana file tersebut disimpan.

Tipe data dari File_Location adalah Varchar (50), artinya karakter

dengan panjang data maksimum 50 karakter.

8.2 Data Definition Language

Berikut ini adalah DDL (Data Definition Languange) untuk BEM UI INDOMAST.

CREATE TABLE MEMBER

( User_Id CHAR (6) NOT NULL,

Npm CHAR (10) NOT NULL,

96


Name VARCHAR (30) NOT NULL,

Email VARCHAR (30) NULL,

Username VARCHAR (10) NOT NULL,

Password VARCHAR (15) NOT NULL,

Role CHAR (2) NOT NULL,

Year_of_Entrance YEAR NOT NULL,

Date_of_Birth DATE NOT NULL,

Sex CHAR (1) NOT NULL,

Telephone VARCHAR (30) NULL,

Address VARCHAR (50) NOT NULL,

PRIMARY KEY (User_Id)

) ;

CREATE TABLE NEWS

( News_Id CHAR (6) NOT NULL,

Title VARCHAR (20) NOT NULL,

Abstract TEXT NOT NULL,

Details TEXT NOT NULL,

Status CHAR (1) NOT NULL,

User_Id CHAR (6) NOT NULL,

Announce_Time DATETIME NOT NULL,

PRIMARY KEY (News_Id),

FOREIGN KEY (User_Id)

REFERENCES MEMBER

) ;

CREATE TABLE MESSAGE

( Message_Id CHAR (6) NOT NULL,

Title VARCHAR (20) NOT NULL,

Message TEXT NOT NULL,

Sender_Name VARCHAR (30) NOT NULL,

Sender_Email VARCHAR (30) NULL,

Sending_Time TIME NOT NULL,

Destination CHAR (2) NOT NULL


Response TEXT NULL,

Respond_Time DATETIME NULL,


PRIMARY KEY (Message_Id),


REFERENCES MEMBER

) ;

CREATE TABLE ARCHIVE

( File_Id CHAR (6) NOT NULL,

97


File_Name VARCHAR (20) NOT NULL,


Description TEXT NOT NULL,


Store_Time DATETIME NOT NULL,

File_Location VARCHAR (50) NOT NULL,

PRIMARY KEY (File_Id),


REFERENCES MEMBER

) ;

BAB IX

INTERFACE DESIGN

Berikut ini akan ditampilkan interface design BEM UI INDOMAST.

9.1 Interface Design BEM UI INDOMAST – Login

Tampilan form login dapat dilihat pada gambar 9.1 berikut:

98


Gambar 9.1 Form Login

Form login muncul jika user meng-klik tombol Internal. Seperti yang dilihat pada

screenshot diatas, form ini hanya akan berisi dua field tempat user memasukkan input

berupa username dan password. Selain itu dalam form ini juga akan berisi satu tombol

Login. Jadi setelah user mengisi field username dan password, user akan meng-klik

tombol Login. Berikut keterangan dari form login ini :

a. Field Username : tempat user memasukkan username

b. Field Password : tempat user memasukan password

c. Tombol Login : tombol yang akan mengantar user untuk mendapatkan autoritas

sesuai dengan role-nya dalam BEM UI. Bila user memasukkan username atau

password yang benar, maka user akan mendapatkan hak autoritas tersebut.

99


Sedangkan bila user salah memasukkan username atau password, maka akan

muncul message box yang menyatakan kesalahan yang dilakukan oleh user.

Seperti yang telah dijelaskan pada bagian diatas, ketika user meng-klik tombol Login

tetapi terjadi kesalahan pengisian form atau pengisian form tidak lengkap, maka akan

muncul message box yang memberitahukan user mengenai kesalahan-kesalahan yang

dilakukannya. Berikut adalah contohnya:

Message Box Username Kosong

Gambar 9.2 Message Box Username Kosong

Gambar 9.2 akan muncul ketika user belum mengisi field Username tapi

sudah meng-klik tombol Login.

Message Box Password Kosong

Gambar 9.3 Message Box Password Kosong

Gambar 9.3 akan muncul ketika user belum mengisi field Password tapi

sudah meng-klik tombol Login.

Message Box Username dan Password Kosong

Gambar 9.4 Message Box Username dan Password Kosong

Gambar 9.4 akan muncul ketika user belum mengisi field Username dan

Password tapi sudah meng-klik tombol Login.

100


Message Box Username Belum Terdaftar

Gambar 9.5 Message Box Username Belum Terdaftar

Gambar 9.5 akan muncul ketika user belum terdaftar (belum mempunyai

account) sebagai anggota dari website BEM UI. Selain itu, hal ini juga dapat

terjadi pada user yang memang sudang terdaftar tetapi karena terjadi

kesalahan dalam mengetik, sistem jadi menganggapnya belum terdaftar

sebagai anggota website BEM UI.

Message Box Password Salah

Gambar 9.6 Message Box Password Salah

Gambar 9.6 akan muncul ketika user salah memasukkan password-nya yang

dapat terjadi bila user salah mengetik atau tanpa sengaja menekan tombol caps

lock pada keyboard.

Message Box Username dan Password Salah

Gambar 9.7 Message Box Username dan Password Salah

Gambar 9.7 akan muncul ketika user salah mengisi username dan password-

nya.

101


9.2 Interface Design BEM UI INDOMAST - External News

a. Berita Eksternal untuk Biro Humas

a.1 Halaman Utama Berita Eksternal untuk Biro HumasInterface pada saat member dari biro Humas melihat halaman berita eksternal dapat

dilihat pada gambar 9.8. Halaman ini juga menjadi default untuk setiap member

Humas yang telah login. Halaman ini juga akan muncul kembali apabila biro Humas

meng-klik menu <1>. Link <4> adalah untuk melihat arsip berita sebelumnya. Judul

berita yang ditampilkan diatas adalah 14 berita paling baru.

a.2 Baca Berita Eksternal Selengkapnya Apabila biro Humas tertarik melihat isi berita keseluruhan, maka member tersebut

meng-klik link “selengkapnya...” dibawah berita yang dimaksud. Berikut akan

diberikan gambar yang muncul untuk membaca berita selengkapnya yang berjudul

“Agama, Demokrasi, dan Politik Rasional” dengan meng-klik link <2> pada (gambar

9.8). Jika penulis berita ingin membaca lebih detil mengenai suatu berita yang di-

upload–nya, maka dia dapat meng-klik link “selengkapnya...”, yang terdapat di

bawah setiap berita tersebut. Dengan meng-klik link tersebut, maka penulis berita

tersebut akan menuju ke halaman yang berisi berita lengkap dari potongan berita

sebelumnya.

3

2

4

1

102


Gambar 3.8 Halaman Utama Berita Eksternal untuk Biro Humas

Gambar 9.8 Halaman Utama Berita Eksternal untuk Biro Humas

Gambar 9.9 menampilkan halaman untuk penulis berita “Agama, Demokrasi, dan

Politik Rasional”. Dalam hal ini, penulis berhak meng-edit atau menghapus berita

mereka dengan tombol <1> atau tombol <2>. Untuk member biro Humas yang tidak

menulis berita tersebut, pada halaman tersebut tidak terdapat tombol edit berita <1>

dan tombol hapus berita <2>. Sementara, link <3> adalah untuk kembali ke halaman

sebelumnya.

103


1 23

104


Gambar 3.9 Baca berita eksternal selengkapnya untuk penulis Berita

Gambar 9.9 Berita Eksternal yang Selengkapnya untuk Penulis Berita

a.2.1 Edit Berita Eksternal

Gambar 9.10 adalah halaman yang akan muncul apabila member ingin meng-edit

berita dengan meng-klik tombol <1> pada gambar 9.9.

Gambar 3.10 Halaman Edit Berita Eksternal

1

2

3

54

105


Gambar 9.10 Halaman Edit Berita Eksternal

Member melakukan perbaikan berita dengan meng-edit judul berita pada kolom <1>,

abstraksi pada kolom <2>, dan/atau isi berita pada kolom <3>. Setelah perbaikan

dilakukan, member tersebut meng-klik tombol edit berita <4>. Kemudian muncul

message box untuk menanyakan keyakinan member dalam melakukan pengeditan.

Apabila member tidak jadi melakukan peng-edit-an, ia langsung dapat meng-klik

tombol batal <5>, kemudian situs akan kembali ke halaman sebelumnya (gambar 9.9).

Gambar 9.11 menampilkan halaman dengan message box untuk menanyakan

keyakinan member dalam melakukan peng-edit-an.

106


Gambar 9.11 Message box Konfirmasi Peng-edit-an Berita External

Setelah klik tombol “Yes”, situs akan kembali ke halaman utama (gambar 3.8).

Namun apabila member meng-klik tombol “No”, maka situs akan kembali ke halaman

untuk meng-edit berita (gambar 9.10).

a.2.2 Hapus Berita Eksternal

Pada gambar 9.2, apabila member ingin menghapus berita eksternal tersebut, maka ia

meng-klik tombol hapus berita <2>. Setelah itu sistem akan menampilkan message

box yang menayakan keyakinan member dalam menghapus berita.

Gambar 9.12 berikut ini adalah message box yang menanyakan keyakinan member

tersebut dalam menghapus berita.

107


Gambar 9.12 Message box Konfirmasi Penghapusan Berita External

Bila member meng-klik tombol “Yes”, maka sistem akan menghapus berita

tersebut, kemudian situs akan kembali ke halaman sebelumnya (gambar 9.8). Apabila

member meng-klik tombol “No”, maka penghapusan berita tidak dilakukan dan situs

akan menampilkan halaman yang sama (gambar 9.9).

a.2 Tambah Berita Eksternal

Biro Humas adalah biro yang bertanggung jawab untuk mengisi berita eksternal. Oleh

karena itu, selain anggota biro Humas tidak dapat melakukan tambah berita. Halaman

utama berita eksternal yang dilihat oleh member biro/bidang selain Humas dan sama

dengan halaman yang dilihat oleh visitor. halaman tersebut tanpa ada link pilihan

untuk menambah berita. Untuk menambah berita eksternal, member Humas meng-klik

link “Tambah Berita” <3> pada (gambar 9.8).

108


Halaman bagi member biro Humas untuk menambah berita eksternal, dapat dilihat

pada Gambar 9.13

Gambar 9.13 Halaman untuk Penambahan Berita Eksternal

Untuk menambah berita, member Humas harus mengisi judul berita <1>, abstraksi

<2>, dan isi berita <3>. Apabila ada kolom yang tidak diisi, sistem akan menampilkan

message box sebagai pengingat seperti pada gambar berikut ini dimana member belum

mengisi judul berita.

4 5

3

2

1

109


Gambar 9.14 Message Box Judul Berita Belum Diisi

Setelah meng-klik tombol OK dan mengisi judul berita pada Gambar 9.14, baru

penambahan berita akan diproses. Begitu pula dapabila member belum mesasukkan

abstraksi dan isi berita.

Gambar 9.15 dan Gambar 9.16 memberikan contoh kesalahan yang terjadi saat

penambahan berita eksternal.

110


Gambar 9.15 Message Box Isi Berita Belum Diisi

Gambar 9.16 Message Box Abstrak Berita Belum Diisi

Setelah semua kolom tersebut diisi, member meng-klik tombol <4> pada gambar 9.13.

Sistem kemudian langsung menambahkan berita tersebut ke database. Situs kembali

ke halaman utama berita eksternal (gambar 9.8) dengan berita yang baru saja telah

ditambahkan. Apabila member tidak jadi menambahkan berita, maka ia meng-klik

tombol <5> pada gambar 9.13, kemudian situs akan kembali ke halaman sebelumnya,

atau pada kasus ini ke halaman pada gambar 9.8.

b. Berita Eksternal untuk Bidang/Biro Selain Biro Humas dan Visitor

Biro Humas adalah biro yang bertanggung jawab dalam menambah, mengedit, dan

menghapus berita eksternal. Oleh karena itu, untuk bidang/biro lainnya, sistem tidak

akan menampilkan pilihan untuk menambah, menghapus, dan mengedit berita.

Halaman tersebut sama dengan halaman yang dilihat visitor situs.

111


Gambar 9.17 merupakan gambar halaman utama berita eksternal untuk visitor situs.

Perhatikan perbedaan yang hanya ada pada menu diatas halaman tersebut.

Gambar 9.17 Halaman Utama Berita Eksternal untuk Visitor

Selanjutnya, jika yang membaca suatu berita bukan penulis berita tersebut—bukan

dari biro/ bidang yang meng-upload—maka halaman yang akan muncul jika pembaca

tersebut meng-klik link “selengkapnya...” akan seperti yang terlihat pada Gambar

9.18.

\\

menu untuk visitor

112


Gambar 9.18 Berita Eksternal Selengkapnya untuk Biro/ Bidang Lain

9.3 Interface Design BEM UI INDOMAST - Internal News

a. Halaman Utama Berita Internal

menu untuk visitor

113


Berita internal hanya dapat dilihat dan diakses oleh anggota BEM UI. Setelah login

dan meng-klik tombol “Internal News”, maka anggota BEM UI akan menuju ke

halaman seperti yang ditampilkan pada Gambar 9.19.

Gambar 9.19 Halaman Utama Berita Internal

Link <4> adalah untuk melihat arsip berita sebelumnya. Judul berita yang ditampilkan

pada Gambar 9.19 tersebut merupakan 14 berita paling baru.

a.1. Baca Berita Eksternal Selengkapnya

Apabila member tertarik melihat isi berita keseluruhan, maka member tersebut meng-

klik link “selengkapnya...” dibawah berita yang dimaksud. Berikut akan diberikan

1

2

3

4

114


gambar yang muncul untuk membaca berita selengkapnya yang berjudul “Rapat

Mingguan BPM Ditunda” dengan meng-klik link <2> dari gambar 9.19.

Gambar 9.20 Berita Internal Selengkapnya Untuk Penulis Berita

Gambar 9.20 menampilkan halaman berita internal selengkapnya untuk penulis berita

“Rapat Mingguan BPM Ditunda”. Dengan kata lain, jika penulis berita yang meng-

klik link “Selengkapnya...”, maka halaman yang akan muncul adalah halaman seperti

pada gambar 9.20 tersebut.

1 2

115


Dalam hal ini, penulis berhak meng-edit atau menghapus berita mereka dengan

tombol <1> atau tombol <2>. Untuk member yang bukan penulis berita tersebut, pada

halaman tersebut tidak terdapat tombol edit berita <1> dan tombol hapus berita <2>.

a.1.1 Edit Berita Internal

Gambar 9.21 adalah halaman yang muncul apabila member ingin meng-edit berita

dengan meng-klik tombol <1> pada Gambar 9.20.

Gambar 9.21 Halaman Edit Berita Internal

Member melakukan perbaikan berita dengan meng-edit judul berita pada kolom <1>,

abstraksi pada kolom <2>, dan/atau isi berita pada kolom <3>. Setelah perbaikan

dilakukan, member tersebut meng-klik tombol edit berita <4>. Kemudian muncul

message box untuk menanyakan keyakinan member dalam melakukan peng-edit-an.

4

5

3

2

1

116


Apabila member tidak jadi melakukan peng-edit-an, ia langsung dapat meng-klik

tombol batal <5>, kemudian situs akan kembali ke halaman sebelumnya (gambar

9.20).

Gambar 9.22 menampilkan halaman dengan message box untuk mengkonfirmasi

keyakinan member tentang peng-edit-an berita.

4

5

3

2

1

Gambar 9.22 Message box Konfirmasi Edit Berita Internal

Setelah klik tombol “Yes” pada Gambar 9.22, situs akan kembali ke halaman utama

(gambar 9.19). Namun apabila member meng-klik tombol “No”, maka situs akan

kembali ke halaman edit berita tadi (gambar 9.21).

117


a.1.2 Hapus Berita Internal

Pada gambar 9.20, apabila member ingin menghapus berita internal tersebut, maka ia

meng-klik tombol hapus berita <2>. Setelah itu sistem akan menampilkan message

box yang menayakan keyakinan member dalam menghapus berita.

Pada Gambar 9.23 terlihat message box yang mengkonfirmasi keyakinan member

tersebut dalam menghapus berita internal.

Gambar 9.23 Message Box Konfirmasi Penghapusan Berita Internal

Bila member meng-klik tombol “Yes” pada Gambar 9.23, maka sistem akan menghapus berita tersebut, kemudian situs akan kembali ke halaman sebelumnya (gambar 9.19). Apabila member meng-klik tombol “No”, maka penghapusan berita tidak dilakukan dan situs akan menampilkan halaman yang sama (gambar 9.20).

1 2

118


a.2 Tambah Berita Internal

Untuk menambah berita internal, member meng-klik link “Tambah Berita” <3> pada

gambar 9.19.

Gambar 9.24 memberikan tampilan halaman bagi member untuk menambah berita

eksternal.

Gambar 9.24 Halaman untuk Menambah Berita Internal

Untuk menambah berita, member harus mengisi judul berita <1>, abstraksi <2>, dan

isi berita <3>. Apabila ada kolom yang tidak diisi, sistem akan menampilkan message

1

2

3

4

5

119


box sebagai pengingat seperti pada gambar berikut ini dimana member belum mengisi

judul berita.

Gambar 9.25 Message Box Judul Berita Internal Belum Diisi

Setelah meng-klik tombol “OK” dan mengisi judul berita pada gambar 9.25, baru

penambahan berita akan diproses. Begitu pula apabila member belum memasukkan

abstraksi dan isi berita, dengan gambar message box pada gambar 9.15 dan gambar

9.16.

Setelah semua kolom tersebut diisi, member meng-klik tombol <4> pada gambar 9.24.

Sistem kemudian langsung menambahkan berita tersebut ke database. Situs kembali

ke halaman utama berita internal (gambar 9.19) dengan berita yang baru saja telah

120


ditambahkan. Apabila member tidak jadi menambahkan berita, maka ia meng-klik

tombol <5>, kemudian situs akan kembali ke halaman sebelumnya (gambar 9.19).

9.4 Interface Design BEM UI INDOMAST - Document

a. Dokumen Manajemen (Biro Kestari)

Satu-satunya bagian BEM UI yang memiliki otoritas dalam melakukan manajemen

dokumen BEM UI hanyalah biro Kestari BEM UI. Biro inilah yang bertanggung

jawab dalam mengelola dan mengatur semua dokumen-dokumen yang dimiliki oleh

BEM UI. Dengan meng-klik menu utama <1>, maka situs menampilkan halaman

dibawah ini.

Pada halaman ini, terdapat beberapa pilihan untuk biro Kestari. Beberapa pilihan

tersebut adalah:

<2>

Status dari dokumen. Status publish berarti dokumen tersebut dapat di-download oleh

visitor situs atau masyarakat umum. Status unpublish berarti dokumen tersebut hanya

dapat di-download oleh pengurus BEM UI yang telah login. Dengan meng-klik

Publish atau Unpublish, status dokumen akan berubah menjadi sebaliknya. Dokumen

yang tadinya di-publish sekarang menjadi unpublish, dan sebaliknya. Tulisan pada

status dokumen pun akan berubah.

<3>

Pilihan untuk menghapus dokumen. Apabila member biro Kestari tersebut meng-klik

tombol tersebut, kemudian message box seperti dibawah akan muncul untuk

memastikan apakah member tersebut yakin untuk menghapus dokumen.

Gambar 9.26 Message Box Konfirmasi Penghapusan Dokumen

121


Bila member meng-klik “OK” pada Gambar 9.26, dokumen tersebut akan dihapus dan

situs menampilkan halaman yang sama tanpa dokumen yang telah dihapus tersebut.

Apabila member meng-klik “Cancel”, maka situs kembali menampilkan halaman

tersebut tanpa melakukan penghapusan dokumen.

<4>

Pilihan untuk men-download dokumen. Dengan meng-klik tombol ini, dokumen yang

dimaksud akan dibuka atau disimpan pada lokasi tertentu sesuai dengan pilihan

member.

<5>

Pilihan untuk meng-upload dokumen. Apabila member ingin menambahkan

dokumen, maka member cukup meng-klik tombol ini dan situs akan menampilkan

halaman upload dokumen. Halaman ini akan dibahas lebih lanjut.

<6>

Pilihan untuk kemlali ke halaman sebelumnya. Apabila member meng-klik tombol ini,

maka situs akan menampilkan halaman sebelumnya.

Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 9.27 yang menampilkan halaman

dokumen manajemen untuk biro Kestari.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, yang dapat melakukan upload dokumen

adalah biro Kestari BEM UI. Dalam hal ini, biro Kestari BEM UI melakukan upload

dokumen-dokumen penting BEM UI—baik yang published maupun unpublished. Jika

suatu dokumen yang di-upload tersebut merupakan dokumen internal—hanya untuk

anggota BEM UI—maka saat meng-upload, member biro Kestari yang meng-upload

dokumen tersebut akan meng-klik radio button “Unpublish”. Sebaliknya, jika

dokumen tersebut merupakan dokumen eksternal—terbuka untuk umum—maka

member biro Kestari tersebut akan meng-klik radio button “Publish”. Untuk lebih

jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 9.28.

Pada halaman upload dokumen Gambar 9.28 tersebut, juga terdapat beberapa kolom

dan pilihan untuk diisi oleh member biro Kestari yang akan melakukan upload

dokumen. Adapun kolom dan pilihan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

122


<1>

Pilihan alamat dokumen. Lokasi dokumen yang akan di-upload dimasukkan pada

kolom ini. Member juga dapat menggunakan tombol “Browse” untuk mencari

dokumen pada komputer tersebut.

2 3

4

1

5

6

123


Gambar 9.27 Halaman Dokumen Manajemen

Gambar 9.28 Halaman Upload Dokumen

<2>

Kolom judul dokumen. Member harus memasukkan judul dokumen tersebut pada

kolom judul. Apabila kolom ini belum diisi, maka akan akan ditampilkan pesan

kesalahan seperti yang terlihat pada Gambar 9.29.

1

2

6

4

3

5

124


Gambar 9.29 Message Box Judul Dokumen Belum Diisi

<3>

Kolom keterangan dokumen. Member harus memasukkan keterangan singkat tentang

dokumen yang akan di-upload pada kolom keterangan ini. Apabila kolom ini belum

diisi, maka akan tampil pesan kesalahan seperti yang terlihat pada Gambar 9.30.

Gambar 9.30 Message Box Keterangan Dokumen Belum Diisi

<4>

Status dokumen. Member harus memilih salah satu item yang ada, jika ingin visitor

dapat melihat dan men-download dokumen, maka pilih Publish, dan jika ingin

sebaliknya maka pilih Unpublish.

<5>

Tombol Upload. Digunakan untuk melakukan upload dokumen.

<6>

Tombol Batal. Digunakan untuk membatalkan aktivitas upload dokumen.

b. Download Dokumen (Biro/ Bidang Selain Biro Kestari)

Halaman dokumen untuk biro/ bidang lain selain biro Kestari, pada dasarnya memiliki

fasilitas yang sama dengan halaman dokumen untuk visitor. Perbedaan utama yang

terdapat pada halaman-halaman tersebut hanyalah terletak pada item pada header

halaman saja, seperti yang ditandai dengan nomor <1>. Selain itu, pada halaman ini

hanya terdapat tombol download <2> pada tiap-tiap dokumen yang berfungsi untuk

125


men-download dokumen tersebut. Untuk lebih jelasnya, halaman dokumen untuk

biro/ bidang selain biro Kestari dapat dilihat pada Gambar 9.31.

c. Download Dokumen (Visitor)

Halaman dokumen untuk visitor pada dasarnya memiliki fasilitas yang sama dengan

halaman dokumen untuk biro/ bidang lain selain biro Kestari. Perbedaan utama yang

terdapat pada halaman-halaman tersebut hanyalah terletak pada item pada header

halaman saja. Pada halaman ini hanya terdapat tombol download <2> pada tiap-tiap

dokumen yang berfungsi untuk men-download dokumen tersebut. Selain itu,

dokumen yang terlihat dan dapat di download oleh visitor hanya dokumen-dokumen

yang sudah di publish. Gambar 9.32 menampilkan halaman dokumen untuk visitor.

1

126


2

Gambar 9.31 Halaman Download Dokumen untuk Biro/ Bidang Selain Biro Kestari

12

127


Gambar 9.32 Halaman Download Dokumen Untuk Visitor

9.5 Interface Design BEM UI INDOMAST – Respond Online

Halaman Utama Staf

128


Dalam bagian Response Online yang akan dibahas berikut ini, yang dimaksud dengan

halaman utama staf1 adalah halaman yang pertama sekali akan dilihat oleh staf begitu

staf tersebut masuk ke bagian Response Online ini. Dalam hal ini, yang merupakan

halaman utama staf tersebut adalah halaman biro/ bidang dari staf itu sendiri. Jadi,

misalkan, jika staf tersebut merupakan anggota dari bidang Kreasi Mahasiswa dalam

Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia (untuk selanjutnya akan disingkat

dengan BEM UI), maka halaman utama bagi semua staf dari bidang tersebut adalah

halaman “Kreasi Mahasiswa”.

Dalam halaman utama staf ini, seorang staf dapat melihat semua pesan yang ditujukan

kepada biro/ bidang tersebut. Dalam hal ini, semua pesan yang dimaksud tersebut

meliputi pesan-pesan berikut:

pesan yang belum direspon

Dalam hal ini, pesan tersebut memiliki kemungkinan untuk direspon dan

dihapus.

pesan yang sudah direspon

Dalam hal ini, pesan tersebut memiliki kemungkinan untuk di-publish, di-

edit2, dan dihapus.

pesan yang belum di-publish

Dalam hal ini, pesan tersebut memiliki kemungkinan untuk di-publish, di-

edit, dan dihapus.

pesan yang sudah di-publish

Dalam hal ini, pesan tersebut memiliki kemungkinan untuk di-unpublished,

di-edit, dan dihapus.

1 Istilah “staf” dalam hal ini menyatakan seluruh anggota dalam kepengurusan BEM UI yang terdapat dalam struktur organisasi BEM UI tersebut. Dalam kasus Response Online ini, authority terhadap setiap pesan yang masuk—merespon, mengedit, menghapus, mengpublikasikan—pada struktur organisasi tidak berupa garis vertikal. Misalnya walaupun berdasarkan struktur organisasi BEM UI, kedudukan Ketua Umum berada di atas anggota semua biro/ bidang tetapi Ketua Umum tidak mempunyai authority penuh terhadap semua pesan bagi semua biro/ bidang; atau authority terhadap semua pesan yang ditujukan kepada biro Dana Usaha, dimiliki oleh biro Dana Usaha itu sendiri, Bendahara Umum, dan Ketua Umum. Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya kemudahan bagi top level management yang sewenang-wenang, contoh Ketua Umum dapat menghapus pesan yang ditujukan kepada biro Dana Usaha mengenai penyalahgunaan dana oleh ketua Umum sebelum sempat dibaca atau direspon oleh biro Dana Usaha sendiri. Untuk lebih jelasnya, mengenai biro dan bidang dalam struktur organisasi BEM UI saat ini—2003-2004—dapat dilihat pada laporan sebelumnya, yakni laporan kedua mengenai Analisis.2 Istilah “edit” dalam hal ini maksudnya adalah memperbaiki atau mengubah respon yang telah diberikan terhadap suatu pesan, sekalipun pesan tersebut telah di-publish.

129


Proses-proses yang dapat diterapkan pada setiap pesan yang masuk—respon, hapus,

edit, publish, unpublished—berbeda untuk halaman utama staf dan halaman semua

biro & bidang untuk staf. Dalam halaman utama staf, staf dapat melakukan kelima

proses tersebut, sementara dalam halaman semua biro & bidang untuk staf, proses

yang dapat dilakukan oleh staf hanya hapus, edit, dan unpublished. Untuk lebih

jelasnya, lihat gambar 9.33 dan gambar 9.34 di bawah yang akan menggambarkan

perbedaan di antara kedua halaman tersebut dalam hal proses-proses yang dapat

dilakukan pada masing-masing halaman.

1

2

7

8

9

5

130


Gambar 9. 33 Halaman Utama Staf

Keterangan:

1. Biro dan bidang yang terdapat pada struktur organisasi BEM UI, dalam

kepengurusan 2003-2004.

2. Contoh pesan yang sudah direspon dan di-publish3.

3 Pesan yang terlihat akan terurut berdasarkan tanggal pesan (kapan pesan tersebut dikirim). Dalam hal ini, pesan yang terbaru akan berada pada bagian paling atas. Selain dari tanggal, pesan tersebut juga

3

4

10

116

12

131


Pesan yang sudah direspon dan di-publish akan terdiri dari komponen pesan

standar4 ditambah dengan komponen tanggal publikasi, status, dan respon. Tanggal

publikasi menyatakan kapan pesan tersebut di-publish setelah direspon. Sementara

komponen status menjelaskan apakah pesan tersebut telah di-publish atau belum. Di

samping status tersebut, akan terdapat tombol yang merupakan kebalikan dari status

pesan tersebut. Dengan demikian, dalam hal ini, pada field status tersebut akan tertulis

“published”, dan disampingnya akan terdapat tombol “Unpublished”. Selanjutnya,

komponen respon menyatakan isi dari respon yang diberikan staf terhadap pesan

tersebut.

3. Contoh pesan yang sudah direspon, tetapi belum di-publish.

Pesan yang sudah direspon, tetapi belum di-publish, terdiri dari komponen pesan

standar ditambah dengan komponen status dan respon. Dalam hal ini, pada field status

akan tertulis “unpublished”, dan disampingnya akan terdapat tombol “Publish”.

4. Contoh pesan yang belum direspon5

5. Check Box

Dengan check box ini, staf dapat memilih pesan-pesan yang ingin dihapus, setelah

itu meng-klik tombol “Hapus”.

6. Tombol “Hapus”

Dengan tombol ini, staf dapat menghapus pesan-pesan yang diinginkan.

7. Tombol “Kontak Biro/ Bidang Lain”

Dengan tombol ini, staf dari suatu biro/ bidang dapat mengirim pesan kepada biro/

bidang lain

8. Tombol “Edit”

Dengan tombol ini, staf dapat memperbaiki atau mengubah respon dari pesan-

pesan yang telah direspon sebelumnya.

9. Tombol “Unpublished”

akan diurutkan berdasarkan waktu pesan tersebut dikirim, tetapi tidak ditampilkan. Dengan demikian, jika terdapat dua atau lebih pesan yang dikirim pada hari yang sama, maka pesan akan diurutkan berdasarkan waktu tersebut. Pesan yang terlebih dahulu dikirim dalam hari tersebut, akan berada pada urutan yang lebih atas dibanding yang lainnya.4 Setiap pesan standar—pesan yang belum direspon—akan terdiri dari komponen: (1) tanggal pesan tersebut dikirim (tanggal pesan); (2) pengirim pesan tersebut (dari); (3) ke biro/ bidang apa pesan tersebut ditujukan (tujuan); (4) inti/ topik pesan tersebut (subyek); dan (5) isi pesan tersebut (pesan).5 Semua pesan yang dipublikasi adalah pesan yang telah direspon. Dengan demikian, pesan yang belum direspon tidak akan mungkin dipublikasikan.

132


Dengan tombol ini, staf dapat menjadikan suatu pesan yang telah di-publish

menjadi unpublished (membatalkan publikasi yang telah dilakukan). Dalam hal ini,

status dari pesan tersebut akan berubah dari “published” menjadi “unpublished”.

10. Tombol “Publish”

Berkebalikan dari tombol “Unpublished”, tombol ini memungkinkan staf untuk

menjadikan suatu pesan yang unpublished menjadi di-publish (mempublikasikan

pesan-pesan yang belum di-publish). Dalam hal ini, status dari pesan tersebut akan

berubah dari “unpublished” menjadi “published”

11. Tombol “Respon”

Dengan tombol ini, staf dari suatu biro/ bidang dapat memberikan respon terhadap

setiap pesan yang ditujukan kepada biro/ bidang tersebut.

12. Tombol “Selanjutnya >>”

Dengan tombol ini, staf dapat melihat dari satu halaman ke halaman berikutnya.

Pada halaman kedua, selain dari tombol “Selanjutnya >>”, akan terdapat pula

halaman “<< Sebelumnya”.

Halaman “Semua Biro & Bidang” (untuk staf)

Pada dasarnya, halaman Semua Biro & Bidang ini berhubungan secara langsung

dengan halaman Utama Staf. Adapun hubungan tersebut dapat dirincikan sebagai

berikut:

a. Semua pesan yang terdapat pada halaman Semua Biro & Bidang ini,

merupakan pesan dari tiap biro/ bidang, yang telah direspon dan

dipublikasikan sesuai dengan tujuan dari pesan tersebut, dari halaman Utama

Staf masing-masing biro/ bidang.

Dalam hal ini, staf dapat melihat semua pesan yang telah direspon dan

dipublikasikan oleh setiap biro/ bidang. Akan tetapi, staf tersebut hanya

memiliki authority—tiga proses: edit, unpublished, dan hapus—terhadap

pesan-pesan yang dari biro/ bidang-nya. Jadi misalkan seorang staf tersebut

berasal dari bidang Kreasi Mahasiswa, maka dia hanya berhak melakukan

ketiga proses tersebut pada pesan-pesan yang ditujukan kepada bidang

Kreasi Mahasiswa.

133


Pada halaman Utama Staf, staf dari suatu biro/ bidang akan merespon pesan-

pesan yang telah memenuhi kriteria untuk direspon dan dipublikasikan.

Setelah merespon pesan tersebut, untuk mempublikasikan pesan tersebut,

staf akan meng-klik tombol “Publish”. Dalam hal ini, proses ini tidak harus

sequential, dalam arti, setelah merespon pesan tersebut, staf tidak harus

langsung mempublikasikannya pada saat itu juga. Publikasi dapat dilakukan

kapan saja, menurut pertimbangan dari staf, sesuai kebutuhan dan

kepentingan.

Selanjutnya, jika telah dipublikasikan—dengan meng-klik tombol

“Publish”—pesan tersebut akan muncul dalam halaman Semua Biro &

Bidang ini. Jadi pesan tidak akan muncul pada halaman Semua Biro &

Bidang ini, jika pesan tersebut belum direspon dan dipublikasikan. Akan

tetapi, perlu menjadi catatan disini, bahwa pesan tersebut pada halaman

Utama Staf, tidak hilang (tetap ada). Dalam hal ini, pesan tersebut hanya

berubah status, dari “unpublished” menjadi “published”.

b. Jika staf meng-klik tombol “Unpublished” pada halaman Semua Biro &

Bidang ini, maka pesan yang bersangkutan akan hilang dari halaman ini

(dibatalkan publikasinya). Akan tetapi, pesan tersebut masih tetap ada pada

halaman Utama Staf. Dalam hal ini, pesan tersebut hanya berubah status,

dari “published” menjadi “unpublished”. Sama halnya, jika staf meng-klik

tombol “Unpublished” pada halaman Utama Staf, maka pesan yang

bersangkutan tetap ada pada halaman ini, tetapi akan hilang dari halaman

Semua Biro & Bidang.

c. Jika staf meng-klik tombol “Edit” pada halaman Semua Biro & Bidang ini,

untuk memperbaiki respon yang telah ada dari suatu pesan, maka hasil

pengeditan dari respon tersebut akan terjadi secara paralel, baik di halaman

ini maupun di halaman Utama Staf. Dengan demikian, pada kedua halaman

tersebut, respon tersebut akan berubah.

d. Jika staf meng-klik tombol “Hapus” pada halaman Semua Biro & Bidang ini,

maka pesan yang bersangkutan (yang telah di-check) akan hilang dari

134


halaman ini dan halaman Utama Staf. Sama halnya, jika staf meng-klik

tombol “Hapus” pada halaman Utama Staf, pesan yang bersangkutan juga

akan hilang, baik di halaman ini maupun di halaman Semua Biro & Bidang.

Dengan demikian sama dengan proses edit respon, proses hapus pesan ini

juga berlangsung secara paralel di kedua halaman tersebut.

Keterangan:

Komponen dan tombol yang terdapat pada gambar 9.34 ini—halaman Semua

Biro & Bidang—memiliki fungsi yang sama seperti pada gambar 9.33—

halaman Utama Staf.

Halaman Biro/ Bidang Lain (untuk staf)

Jika staf masuk ke halaman ini, maka staf tersebut akan berperan sebagai seorang

“visitor”. Dengan demikian, sama halnya dengan visitor biasa, staf tersebut hanya

dapat membaca pesan-pesan yang ada, tanpa memiliki authority apapun terhadap

pesan-pesan tersebut pada halaman ini. Dalam kasus ini, misalkan seorang staf berasal

dari biro Dana Usaha masuk ke halaman “Kreasi Mahasiswa”, maka staf tersebut

dapat melihat semua pesan yang telah direspon dan dipublikasikan oleh bidang Kreasi

Mahasiswa. Contoh interface dapat dilihat pada gambar 9.35

Keterangan:



2. Pesan yang telah direspon dan dipublikasikan

3. Tombol “Kontak Biro/ Bidang Lain”


135


Gambar 9. 34 Halaman “Semua Biro & Bidang”

136


Gambar 9. 35 Halaman Biro/ Bidang Lain

1

3

2

4

137


Halaman “Respon Pesan”

Jika staf meng-klik tombol “Respon” pada halaman Utama Staf, maka staf tersebut

akan masuk ke halaman ini. Pada halaman ini, staf akan membeikan respon terhadap

pesan yang telah dipilihnya, berdasarkan kriteria “layak direspon dan dipublikasikan”.

Contoh interface dapat dilihat pada gambar 9.36

Gambar 9. 36 Halaman Respon Pesan

Keterangan:

1. Pesan yang akan direspon

2. Text Area “Respon”

Tempat staf akan memberikan respon terhadap pesan tersebut

3. Tombol “Kirim”

1

2

3 4

138


Dengan meng-klik tombol ini, staf menyelesaikan proses pemberian respon

dan akan kembali ke halaman Utama Staf. Dalam hal ini, pada pesan yang

bersangkutan akan bertambah komponen respon, hasil dari pemberian

respon tersebut.

4. Tombol “Kembali”

Dengan meng-klik tombol ini, staf membatalkan proses pemberian respon

(tidak jadi memberikan respon) dan akan kembali ke halaman Utama Staf.

Halaman “Edit Respon”

Jika staf meng-klik tombol “Edit”, maka staf tersebut akan masuk ke halaman ini.

Pengeditan respon tersebut dilakukan secara manual, dimana staf terlebih dahulu

menghapus bagian respon yang akan diedit, setelah itu baru mengetikkan kembali

respon hasil pengeditan tersebut. Contoh interface dapat dilihat pada gambar 9.37

Gambar 9. 37 Halaman Edit Respon

Keterangan:

1. Text Area “Respon”

1

23

139


Tempat respon yang akan diedit yang sekaligus merupakan tempat untuk

mengedit respon tersebut


Dengan meng-klik tombol ini, staf menyelesaikan proses pengeditan respon

dan akan kembali ke halaman Utama Staf atau halaman Semua Biro &

Bidang (bergantung pada lokasi staf meng-klik tombol “Edit”). Dalam hal

ini, pada pesan yang bersangkutan, respon akan berubah, hasil dari

pengeditan respon tersebut.


Dengan meng-klik tombol ini, staf membatalkan proses pengeditan respon

(tidak jadi mengedit respon) dan akan kembali ke halaman Utama Staf atau

halaman Semua Biro & Bidang (bergantung pada lokasi staf meng-klik

tombol “Edit”).

Halaman “Kontak Biro/ Bidang Lain” (untuk staf)

Jika staf meng-klik tombol “Kontak Biro/ Bidang Lain”, maka staf tersebut akan

masuk ke halaman ini. Pada halaman ini, staf mengisi field yang telah disediakan

untuk mengirim pesan kepada biro/ bidang lain. Contoh interface dapat dilihat pada

gambar 9.38.

Keterangan:1. Komponen “Tujuan”, yang berisi radio button dari tiap biro dan bidang yang

ada dalam struktur organisasi BEM UI.

Staf harus memilih (meng-klik radio button) satu dari semua biro dan bidang

yang ada, sesuai dengan tujuan dari pesan tersebut.

2. Text Field “Subyek”

Staf mengisi topik atau inti dari pesan yang dikirimnya

3. Text Area “Pesan”

Staf menuliskan pesan yang ingin dikirimkannya


Dengan meng-klik tombol ini, staf menyelesaikan proses pengiriman pesan

dan akan kembali ke halaman Utama Staf, halaman Biro/ Bidang Lain, atau

140


halaman Semua Biro & Bidang (bergantung pada lokasi staf meng-klik

tombol “Kontak Biro/ Bidang Lain”).


Dengan meng-klik tombol ini, staf membatalkan proses pengiriman pesan

(tidak jadi mengirim pesan) dan akan kembali ke halaman Utama Staf ,

halaman Biro/ Bidang Lain, atau halaman Semua Biro & Bidang

(bergantung pada lokasi staf meng-klik tombol “Kontak Biro/ Bidang

Lain”).

Gambar 9. 38 Halaman Kontak Biro/ Bidang Lain

1

2

34 5

141


Pada halaman kontak biro/bidang lain, tidak perlu ada field nama atau biro dari si

pengirim karena berdasarkan login yang digunakan, diasumsikan bahwa identitas

pengirim seperti nama dan biro pekerjaannya sudah diketahui.

Halaman Utama Visitor

Dalam hal ini, yang dimaksud dengan halaman Utama Visitor adalah halaman “Semua

Biro & Bidang”. Pada halaman ini, akan terlihat semua pesan yang telah direspon dan

dipublikasikan oleh setiap biro dan bidang. Contoh interface dapat dilihat pada

gambar 9.39.

Keterangan:

1. Semua biro dan bidang yang terdapat pada struktur organisasi BEM UI,

dalam kepengurusan 2003-2004.

2. Semua pesan yang telah direspon dan dipublikasikan

3. Tombol “Kontak Kami”

Dengan menggunakan tombol ini, visitor dapat mengirim pesan kepada

suatu biro/ bidang.


Halaman “Kontak Kami” (untuk visitor)

Jika visitor meng-klik tombol “Kontak Kami”, maka visitor tersebut akan masuk ke

halaman ini. Pada halaman ini, visitor mengisi field yang telah disediakan untuk

mengirim pesan kepada suatu biro/ bidang. Contoh interface dapat dilihat pada

gambar 9.40

142


Gambar 9. 39 Halaman Utama Visitor

2

31

4

143


Gambar 9. 40 Halaman Kontak Kami

Keterangan:

1. Komponen “Tujuan”, yang berisi radio button dari tiap biro dan bidang yang

ada dalam struktur organisasi BEM UI.

Visitor harus memilih (meng-klik radio button) satu dari semua biro dan

bidang yang ada, sesuai dengan tujuan dari pesan tersebut.

2. Text Field “Nama”

Visitor harus mengisi kolom ini dengan namanya

3. Text Field “E-mail”

Visitor harus mengisi kolom ini dengan alamat e-mail-nya

4. Text Field “Subyek”

Visitor mengisi topik atau inti dari pesan yang dikirimnya

1

234

5

7 8

6

144


5. Text Area “Pesan”

Visitor menuliskan pesan yang ingin dikirimkannya

6. Check Box “Jangan tampilkan e-mail”

Dengan mengisi check box ini, visitor dapat membuat agar alamat e-mail-

nya tidak ditampilkan kepada publik.


Dengan meng-klik tombol ini, visitor menyelesaikan proses pengiriman

pesan dan akan kembali ke halaman Utama Visitor atau halaman Suatu Biro/

Bidang (bergantung pada lokasi visitor meng-klik tombol “Kontak Kami”).


Dengan meng-klik tombol ini, visitor membatalkan proses pengiriman pesan

(tidak jadi mengirim pesan) dan akan kembali ke halaman Utama Visitor

atau halaman Suatu Biro/ Bidang (bergantung pada lokasi visitor meng-klik

tombol “Kontak Kami”).

Halaman Suatu Biro/ Bidang (untuk visitor)

Halaman ini merupakan halaman yang ditampilkan oleh setiap biro dan bidang kepada

visitor ketika visitor meng-klik biro/ bidang yang bersangkutan. Pada halaman ini,

tiap biro dan bidang akan menampilkan semua pesan yang telah direspon dan

dipublikasikan kepada visitor. Dalam hal ini, misalkan visitor meng-klik bidang

Kreasi Mahasiswa, maka akan muncul halaman “Kreasi Mahasiswa”, yang

menampilkan semua pesan yang telah direspon dan dipublikasikan oleh bidang

tersebut. Contoh interface dapat dilihat pada gambar 9.41

145


Gambar 9. 41 Halaman Suatu Biro/ Bidang

1

3

2

4

146


Keterangan:



2. Pesan yang telah direspon dan dipublikasikan

3. Tombol “Kontak Kami”


Halaman “Sukses Kirim Pesan” (untuk staf dan visitor)

Halaman ini akan muncul jika staf atau visitor telah berhasil mengirim pesan melalui

halaman “Kontak Biro/ Bidang Lain” atau “Kontak Kami”. Dari halaman ini, staf dan

visitor akan kembali ke halaman sebelum dia mengirimkan pesan (lokasi staf dan

visitor tersebut meng-klik tombol “Kontak Biro/ Bidang Lain” atau “Kontak Kami”).

Contoh interface dapat dilihat pada gambar 9.42

Gambar 9. 42 Halaman Sukses Kirim Pesan

Keterangan:


Jika staf yang mengirim pesan (melalui halaman “Kontak Biro/ Bidang Lain”),

maka dengan meng-klik tombol “Kembali” ini, staf tersebut akan kembali ke halaman

Utama Staf, Halaman Biro/ Bidang Lain, atau halaman Semua Biro & Bidang

1

147


(bergantung pada lokasi staf tersebut meng-klik tombol “Kontak Biro/ Bidang Lain”

tersebut).

Jika visitor yang mengirim pesan (melalui halaman “Kontak Kami”), maka

dengan meng-klik tombol “Kembali” ini, visitor tersebut akan kembali ke halaman

Utama Visitor atau Halaman Suatu Biro/ Bidang (bergantung pada lokasi visitor

tersebut meng-klik tombol “Kontak Kami” tersebut).

Error Message Box Pengisian Halaman “Kontak Kami” yang Salah

Kesalahan yang mungkin terjadi pada saat pengisian halaman “Kontak Kami” adalah

sebagai berikut:

visitor tidak memilih tujuan dari pesan yang akan dikirimkan dengan meng-

klik salah satu radio button “Tujuan” tersebut. Contoh pesan yang muncul

dapat dilihat pada gambar 9.43

Gambar 9. 43 Message Box Tujuan Pesan Kosong

visitor tidak mengisi kolom “Nama”. Contoh pesan yang muncul dapat

dilihat pada gambar 9.44

Gambar 9. 44 Messege Box Kolom Nama Kosong

visitor tidak mengisi kolom “E-mail”. Contoh pesan yang muncul dapat


148


Gambar 9. 45 Message Box Kolom E-mail Kosong

visitor tidak meng-klik salah satu radio button “Tujuan” dan tidak mengisi

kolom “Nama”. Contoh pesan yang muncul dapat dilihat pada gambar 9.46

Gambar 9. 46 Message Box Tujuan Pesan dan Kolom Nama Kosong


kolom “E-mail”. Contoh pesan yang muncul dapat dilihat pada gambar 9.47

Gambar 9. 47 Messege Box Tujuan Pesan dan Kolom E-mail Kosong

visitor tidak mengisi kolom “Nama” dan kolom “E-mail”. Contoh pesan

yang muncul dapat dilihat pada gambar 9.48

Gambar 9. 48 Message Box Kolom Nama dan E-mail Kosong

149



kolom “Nama” serta kolom “E-mail”. Contoh pesan yang muncul dapat


Gambar 9. 49 Message Box Tujuan Pesan, Kolom Nama dan E-mail Kosong

Nama yang diisi mengandung angka dan simbol. Contoh pesan yang muncul

dapat dilihat pada gambar 9.50

Gambar 9. 50 Message Box Pengisian Kolom Nama Salah

Alamat E-mail yang diisi tidak lengkap. Contoh pesan yang muncul dapat


Gambar 9. 51 Message Box Pengisian Kolom E-mail Salah

Nama yang diisi mengandung angka dan simbol dan alamat e-mail yang diisi

tidak lengkap. Contoh pesan yang muncul dapat dilihat pada gambar 9.52

Gambar 9. 52 Message Box Pengisian Kolom Nama dan E-mail Salah

150


Error Message Box Pengisian Halaman “Kontak Biro/ Bidang Lain”

Kesalahan yang mungkin terjadi pada saat pengisian halaman “Kontak Biro/ Bidang

Lain” adalah sebagai berikut:

staf tidak memilih tujuan dari pesan yang akan dikirimkan dengan meng-klik

salah satu radio button “Tujuan”

staf tidak memilih asal dari pesan yang akan dikirimkan dengan meng-klik

salah satu radio button “Dari”. Contoh pesan yang muncul dapat dilihat pada

gambar 9.53

Gambar 9. 53 Message Box Asal Pesan Kosong

staf tidak mengisi kolom “Nama”. Contoh pesan yang muncul dapat dilihat

pada gambar 9.54

Gambar 9. 54 Message Box Kolom Nama Kosong

staf tidak meng-klik salah satu radio button “Tujuan” dan tidak meng-klik

salah satu radio button “Dari”. Contoh pesan yang muncul dapat dilihat pada

gambar 9.55

Gambar 9. 55 Message Box Asal dan Tujuan Pesan Kosong

151


staf tidak meng-klik salah satu radio button “Tujuan” dan tidak mengisi

kolom “Nama”. Contoh pesan yang muncul dapat dilihat pada gambar 9.56

Gambar 9. 56 Message Box Tujuan Pesan dan Kolom Nama Kosong

staf tidak mengisi kolom “Nama” dan tidak meng-klik salah satu radio

button “Dari”. Contoh pesan yang muncul dapat dilihat pada gambar 9.57

Gambar 9. 57 Message Box Asal Pesan dan Kolom Nama Kosong

staf tidak meng-klik salah satu radio button “Tujuan”, tidak meng-klik salah

satu radio button “Dari”, dan tidak mengisi kolom “Nama”. Contoh pesan

yang muncul dapat dilihat pada gambar 9.58

Gambar 9. 58 Message Box Asal dan Tujuan Pesan dan Kolom Nama Kosong

Nama yang diisi mengandung angka dan simbol. Contoh pesan yang muncul

dapat dilihat pada gambar 9.50.

152


Error Message Box Pengisian Halaman “Respon Pesan” yang Salah

Kesalahan yang mungkin terjadi pada saat pengisian halaman “Respon

Pesan” adalah staf tidak mengisi text area “Respon” dan langsung meng-klik

tombol ”Kirim”. Contoh pesan yang muncul dapat dilihat pada gambar 9.59

Gambar 9. 59 Message Box Kolom Respon Kosong

Error Message Box Pengisian Halaman “Edit Respon” yang salah

Kesalahan yang mungkin terjadi pada saat pengisian halaman “Edit Pesan”

adalah setelah staf menghapus respon yang akan dieditnya, dia tidak mengisi

kembali text area “Respon” tersebut dengan respon hasil pengeditannya, dan

langsung meng-klik tombol ”Kirim”. Contoh pesan yang muncul dapat

dilihat pada gambar 9.59.

9.6 Interface Design BEM UI INDOMAST – Logout

Jika member ingin logout dari sistem BEM UI ini, maka dia tinggal meng-klik link

“Logout” yang terdapat header setiap halaman sistem. Begitu member tersebut telah

meng-klik link tersebut, maka akan muncul halaman seperti yang ditampilkan pada

Gambar 9.60.

153


Gambar 9.60 Halaman Logout Confirmation

Halaman Confirmation logout yang muncul setelah user menekan tombol logout ini

merupakan semacam form konfirmasi. Halaman ini akan memberitahukan user kalau

dirinya telah berhasil logout dari sistem. Selain itu, dalam form ini juga terdapat

tombol Kembali Ke Halaman Login yang akan memungkinkan user kembali ke

halaman login untuk dapat masuk kembali ke dalam sistem.

Anda telah berasil logout dari sistem

154

Date post:	25-Dec-2019
Category:	Documents
Upload:	others
View:	8 times
Download:	0 times

aguskomarrudin.files.wordpress.com€¦ · Web viewFor. BEM UI . Information and Document...

Documents