INSTRUCTIVO PARA DESCARTE DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO, DOCUMENTAL, HEMEROGRÁFICO Y AUDIOVISUAL

BPP2016

Para el descarte de material bibliográfico, documental y audiovisual se parte de las políticas y directrices formuladas en el Manual de Políticas Desarrollo de Colecciones del Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín.Por las características de las colecciones de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín se debe tener presente su particularidad de pública y patrimonial, es por ello que se elabora este documento con los criterios y directrices procurando no perder de vista su misión. El proceso de descarte o expurgo es necesario en las bibliotecas porque permite: mantener las colecciones bibliográficas actualizadas y acordes con las necesidades de información de los usuarios, optimizar los espacios físicos, favorece y mejora el acceso a la información cuando el usuario acude en su búsqueda en forma física y agiliza el proceso de ubicación del material bibliográfico en la estantería; además se pretende lograr el equilibrio en las colecciones, buscando romper con el paradigma de que todo hay que conservarlo.

NORMATIVIDAD:El descarte de los materiales bibliográficos y documentales debe gestionarse desde la legislación.La Ley 1379 de 2010 de Bibliotecas Públicas que, en el Capítulo II, Artículo 17 y parágrafo 1 y 2, establece:

Inventarios y servicios. Para todos los efectos contables, presupuestales y financieros, los fondos documentales y bibliográficos tienen la calidad de bienes de consumo o fungibles y como tal serán clasificados en los inventarios y contabilidad del Estado.Parágrafo 1. Se exceptúan las obras recibidas por depósito legal y aquellas obras o colecciones que sean declaradas bienes de Interés Cultural.

Parágrafo 2. El personal bibliotecario de las bibliotecas de la red Nacional de Bibliotecas Públicas no responderá penal, disciplinaria, ni pecuniariamente por

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pérdida o deterioro de los materiales bibliográficos como consecuencia de la consulta y el préstamo. Cuando su origen sea el caso fortuito o de la fuerza mayor. La calidad de bienes fungibles o de consumo que se atribuye a los materiales bibliográficos, no significa que el bibliotecario los pueda dar de baja sin un análisis previo o que no se necesite dejar constancia por medio de actas del proceso de descarte y disposición final. Los procedimientos claros y transparentes en el manejo de las colecciones evitan futuros problemas jurídicos y contribuye a que la administración municipal se haga consciente de la necesidad de ofrecer una colección viva, pertinente y en buen estado.

DESCARTE:

Es la práctica de separar, retirar o transferir de las colecciones títulos sobrantes, que por su uso y abuso presentan un deterioro alto, no registran demanda o están contaminados de hongos o microorganismos que si no se retiran oportunamente contaminaran el resto de la colección, debe hacerse en forma permanente o por lo menos una vez al año para garantizar que el desarrollo de las colecciones cumpla con estándares de calidad y pertinencia de acuerdo con las necesidades de información de la comunidad que atiende.

OBJETIVO GENERAL:

Depurar las colecciones con el propósito de lograr altos niveles de actualidad y calidad en la información que se brinda a los usuarios.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Identificar los materiales bibliográficos, documentales y audiovisuales que se encuentran en mal estado físico, contaminados y que requieran ser reparados, reemplazados o descartadosAbrir espacio en las estanterías para nuevas adquisiciones.

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Facilitar el acceso en la búsqueda de información por parte del usuario.

ALCANCE:Desde la elaboración del instructivo de políticas y criterios hasta la aprobación de las actas para el descarte o disposición final de estos materiales, teniendo en cuenta la particularidad de las colecciones de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín de patrimonial y pública.

CRITERIOS A TENER EN CUENTA EN EL DESCARTE O EXPURGO DE LAS COLECCIONES:

Escasez de espacio físico (filiales)

Material bibliográfico, documental, hemerográfico y audiovisual desactualizado.

Condiciones físicas del material, destrucción, mutilados, rayados, hongos u otras enfermedades

Títulos no consultados (promocionar y difundir este material inicialmente)

Ediciones viejas que han sido corregidas y aumentadas

Ejemplares duplicados con escasa o nula circulación

Volúmenes sueltos de una obra y números sueltos de publicaciones periódicas

DISPOSICIÓN DE ESTOS MATERIALES:

Depósito o colección semiactiva: materiales que presentan duplicidad o son poco consultados y están disponibles al público.

Encuadernación: para todos aquellos materiales que se puedan reparar.

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Eliminación: material muy deteriorado, incompleto, mutilado, rayado, obsoleto, con hongos, contaminantes químicos o ambientales que si no se retiran de la colección afectan el resto, deben ser descartado o eliminados.

Cuando hay duda de descartar, consultar con expertos y/o con el Comité de Desarrollo de Colecciones.

POR ÁREAS DEL CONOCIMIENTO

Clasificación años

Desuso

Factores a tener en cuenta Descarte

000 - 090Esta área es muy amplia por la cantidad de temáticas que comprende

000 – 004 Procesamiento

de datos ciencia de los

computadores

3 X

Después de 3 años son obras desactualizadas.

Se deben conservar manuales de software (Microsoft, Word, Excel, etc.) hay usuarios que no actualizan su software en forma inmediata

Descartar libros con pocas ilustraciones y muy desactualizados

010 10 3

Las bibliografías y herramientas de asesoramiento siempre y cuando se usan son validas

Descartar bibliografías con más de 10 años

020 10 3

Estas obras requieren actualizarse en la medida que cambia el quehacer bibliotecario y la tecnología

Descartar todas las que no se ajustan a las nuevas prácticas bibliotecológicas

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030 10 10Las enciclopedias más actualizadas se encuentran en línea

Descartar las que tengan más de 10 años de edición, estén mutiladas e incompletas y no cuenten con suplementos de actualización

080 - 090 10 X

La excepción en esta área son los libros de cultura general que pueden mantenerse indefinidamente.Los otros siempre y cuando tengan consulta

Descartar de acuerdo a los criterios establecidos

100- 190 15 5La mayoría de libros de filosofía no se vuelven obsoletos

Descartar por deterioro o estado físico

130 Fenómenos

paranormales10 3

Regularmente permanecen a disposición de los usuarios, no pierden vigencia

Descartar por deterioro o estado físico

150 Psicología

10 3

Los clásicos, los más populares y los de investigación no pierden vigencia.Los trabajos sobre psicología clínica, comparativos y desarrollo con más de 5 años pierden vigencia

Descartar por deterioro o estado físico

160- 170 Lógica y Ética

10 3 Revisar los que contengan teorías obsoletas de ética para actualizar

Descartar por deterioro o estado físico y reemplazar los clásicos si están

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muy deteriorados

200 – 290Religión

10 3

Son intemporales, no pierden vigenciaActualizar esta área con las nuevas tendencias religiosas

Descartar por deterioro o estado físico

300 – 390Ciencias Humanas

Esta área comprende muchas temáticas, actualizar con los distintos puntos de vista sobre estas temáticas

306 Cultura e

instituciones5 3

A menos que un título tenga información historiográfica, esta área pierde vigencia en 5 años

Descartar por deterioro o estado físico

310Estadística social

3 XEl material con estudios estadísticos se desactualizada rápidamente.

Descartar por deterioro o estado físico

320 Ciencias políticas

5 3

Los libros sobre temas políticos se desactualizan en 5 años, se deben conservar las constituciones y derechos civiles.Los libros de historia política deben permanecer indefinidamente

Descartar por deterioro o estado físico

323 Derechos civiles

y políticos

5 3 Es muy importante mantener actualizada esta área porque protegen los derechos individuales y garantizan la

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capacidad ciudadana de participar en la vida civil, cultural, económica y política del Estado.

330 Economía

3 3

Los autores clásicos de los principios, filosofía y teorías de la economía, deben permanecer.Los cambios de la economía del Estado deben estar actualizados.Conservar historias que exploren y analicen los periodos importantes de la economía.

Descartar libros que hablen del manejo del dinero, finanzas personales, bienes raíces y por deterioro o estado físico

340 Derecho

5 2

Debe estar actualizada cuando cambien las leyes y sufran enmiendas.Los códigos se deben retener con base a su uso.

Descartar libros con leyes y normativas desactualizadas y por deterioro o estado físico

360 Problemas y

servicios sociales,

asociaciones

5 3

Tener presente que los temas sobre bienestar social están cambiando constantemente.Manuales, guías, libros sobre personas con alguna clase de discapacidad se deben revisar que la terminología esté vigente.

Descartar por deterioro o estado físico

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370 Educación

10 3Hay que mantener los materiales históricos solo sí se usan

Descartar por deterioro o estado físico

390 Costumbre,

etiqueta y folclor10 3

Esta área no se desactualiza, reemplazar los que estén muy deteriorados

Descartar por deterioro o estado físico

400 Lenguas

Actualizar los diccionarios y gramática de los idiomas extranjeros.

Descartar por deterioro o estado físico

500 Ciencias puras

5 3

Mantener las obras básicas de valor histórico, tales como los clásicos de la física, química, etc.

Descartar por deterioro o estado físico y los que existan nuevas ediciones corregidas y aumentadas.

507 Educación,

investigación y temas

relacionados

10 3

Se deben mantener los libros de experimentos, siempre que sean de interés y que tengan demanda

Descartar por deterioro o estado físico

510 Matemáticas

10 30

Los libros de matemáticas no cambian tan rápidamente, se debe actualizar con las nuevas ediciones

Descartar por deterioro o estado físico

520 Astronomía y temas afines

5 3

Conservar los libros de autores reconocidos en la astronomía y con énfasis en la tecnología

Descartar por deterioro o estado físico

550 Ciencias de la

X 3 Descartar libros sobre meteorología de más de cinco años que no

Descartar por deterioro o estado

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tierra reflejan la actualidad climática de hoy físico

570 Biología

7 3

Debido a los cambios rápidos de las practicas científicas, libros sobre genética, biología humana y la evolución se deben descartar después de 7 años

Descartar por deterioro o estado físico

580 Plantas

10 3 Esta área cambia muy lentamente

Descartar por deterioro o estado físico

600 Tecnología y

ciencias aplicadas

Descartar por deterioro o estado físico

610 Ciencias médicas, medicina

5 3Descartar libros de prácticas médicas obsoletos sin reparos

Descartar por deterioro o estado físico

630 Agricultura y tecnologías

relacionadas5 3

Descartar libros que contengan prácticas no utilizadas actualmente, tales como: los que promueven el control de plagas utilizando el DDT, insecticidas y otros productos orgánicos usados de los años 40

Descartar por deterioro o estado físico

635 Horticultura

10 3

Libros sobre propagación de flores o plantas especificas se consideran obsoletos después de 10 años

Descartar por deterioro o estado físico

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640 Economía

doméstica y vida familiar

5 3Descartar por deterioro o estado físico

649 Crianza de niños

y atención domiciliaria de

personas

5 3Mantener libros que estén al tanto de las tendencias, cambios y nuevas teorías

Descartar por deterioro o estado físico

670 Manufactura

10 3El principal criterio es el uso y el estado del libro

Descartar por deterioro o estado físico

700 Bellas artes y

artes decorativasX 3

Los libros que no contengan ilustraciones, deben revisarse detalladamente para posible descarte

Descartar por deterioro o estado físico

709 Tratamiento

histórico del arte y personas

X 3

Descartar libros que no tengan buenas presentaciones de las grandes obras maestras

Descartar por deterioro o estado físico

720 Arquitectura

X 3

Independiente de la circulación libros de diseño de hogar con más de 10 años se pueden descartar

Descartar por deterioro o estado físico

740 Dibujo y artes

decorativasX 3

Conservar libros básicos sobre técnicas que estén bien ilustrados

Descartar por deterioro o estado físico

770 Fotografía

X 3Descartar libros que tengan las imágenes fotográficas en malas condiciones

Descartar por deterioro o estado físico

790 10 2 A menos que haya Descartar por

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Artes recreativas y de la actuación

interés por parte de los usuarios descartar libros triviales d películas populares y programas de televisión Descartar por deterioro o estado físico

deterioro o estado físico

793 – 796 Juegos y deportes

10 3Descartar y reemplazar de acuerdo a normas e intereses

Descartar por deterioro o estado físico

800 Literatura

En la literatura la fecha del copyright no es relevante pero las ediciones muy viejas poco circulan

Descartar por deterioro o estado físico, procurar reemplazar los de mucha demanda

900 Geografía e

historia

Esta área incluye libros que son muy interesantes desde la perspectiva histórica y para estudios sociales contemporáneos

Descartar por deterioro o estado físico

910 Geografía y

viajes3 2

Las guías de viajes se desactualizan muy rápidamente. Estar atento a los cambios nombres de los países y cambios de políticas con los países nuevos

Descartar por deterioro o estado físico

920 Biografías

X 3Reemplazar las biografías por nuevas ediciones

Descartar por deterioro o estado físico

930 – 990 Historia general

10 3

Conservar libros que recopilen documentos primarios e incluyan fotografías de archivos históricos

Descartar por deterioro o estado físico

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Publicaciones periódicas

incluida la prensa3 x

Adquirir revistas de calidad de uso constante, que apoyen la investigación y conservar las de mucha demanda. Tener en cuenta que la mayoría de los periódicos populares está disponible en línea

Descartar teniendo en cuenta el uso y estado físico

DETERIORO O ESTADO FÍSICO: Aplica al material bibliográfico que haya sufrido daños irreversibles ocasionados por agentes biológicos, químicos, físicos o humanos, para definir su descarte o reemplazo, estos recursos bibliográficos deben ser evaluados teniendo en cuenta la importancia de su contenido.

IDENTIFICACIÓN DE DAÑOS QUE PUEDAN PRESENTAR LOS DOCUMENTOS:

Por agentes biológicos:Son organismos y microorganismos que pueden degradar la calidad del papel. Siendo estos organismos vivos, el papel en su fuente de alimento, entre ellos: virus, hongos, bacterias e insectos.

Daños por agentes químicos:Son todas aquellas sustancias sólidas, liquidas o gaseosas que alteran la conformación química de los componentes del papel.

Daños por agentes físicos:Son aquellos producidos por la manipulación incorrecta de los documentos, así como las condiciones de almacenamiento.

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Daños por agentes humanos:El ser humanos es el mayor causante de la perdida y deterioro de los documentos. La mayor parte de los daños mencionados anteriormente son provocados por el hombre por descuido, negligencia o falta de conocimiento. Estos factores pueden relacionarse con espacios inadecuados, uso incorrecto, actos vandálicos y robos.

Otros factores a tener en cuenta: Mala impresiónPapel resquebrajadoEncuadernación desgastadaProblemas de edición o de tipografíaObras sin copyrightMaterial argolladoMala calidad del papelPapel sucioPáginas ilegiblesFaltan páginasPáginas en blancoPublicaciones que por haber recibido algún liquido (agua, café, etc.,) tienen las páginas pegadasDocumentos mutiladosPáginas o secciones incompletas, extraviadas o desgastadasPáginas rayadasPáginas rotas o rasgadasCubiertas suciasEncuadernación frágil o deteriorada

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Páginas borrosasPobreza en la calidad del material bibliográficoVideocasetes quebradas, cintas cortadas, arrugadasDiscos compactos, DVD y CD-ROM rayados, quebrados, con hongos y centros deterioradosPelículas que contengan dos discos con material extra y el disco principal esté dañado.

PASÓ A PASO:

1. El Comité de Gestión y Desarrollo de Colecciones, debe planear y aplicar una metodología de trabajo para realizar el descarte de material bibliográfico, documental, hemerográfico y audiovisual de acuerdo a las políticas y criterios establecidos por la BPP por lo menos una vez al año.

2. Socializar el instructivo con la metodología de trabajo para el proceso de descarte con el personal.

3. El material objeto de este proceso será producto de las actividades de inventario, evaluación de colecciones y revisión periódica por parte de los funcionarios de servicios al público.

4. En la medida que se identifica el material para posible descarte se separa de la colección, se verifica el grado de consulta, actualidad, condiciones físicas, se confronta con la base de datos y se define la destinación final del material.

5. Se agrupan los ejemplares que serán separados de la colección, realizando un listado de código de barras y se envía solicitud por parte de Procesos Técnicos a soporte Janium, con el fin de cambiar el estado a “descartado por destrucción”, ocultarlos en la base de datos y generar relación de este material con los siguientes ítems: Código de barras, número de clasificación, título, número de ejemplar y precio. Este reporte se envía a la Jefe de la División de

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Información y Cultura solicitando el visto bueno, contando con una semana para dar respuesta.

6. Si la respuesta es positiva, se genera el acta correspondiente a dicho descarte indicando los motivos que lo generan, tomar fotos como evidencia del estado de los libros, se recogen las firmas de la Jefe de la División, Coordinadora de Servicios, Coordinadora de Procesos y la firma del Asistente como representante del Comité de Gestión y Desarrollo de Colecciones.

7. Se realiza listado de los libros que son descartados y ameritan su reemplazo y se entrega al servidor encargado de alimentar la Desiderata el listado de los libros para actualizar.

8. Si la solicitud no es aprobada, se habilita el material bibliográfico en la base de datos y se devuelve a la estantería.

9. Anualmente se debe generar un reporte especial con los libros dados de baja y se envía a la Dirección General y a la División Administrativa y Financiera para darle de baja en los libros de contabilidad.

10. Los libros descartados se deben destruir totalmente y reciclar con la supervisión de un miembro del Comité de Gestión y Desarrollo de Colecciones.

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BIBLOGRAFÍA

Descarte de materiales bibliográficos: Manual de integración de materiales bibliográficos. Guía para organizar los espacios y recursos. Gloria María rodríguez. Mireya Fonseca. Bogotá: Panamericana, 2013 Políticas Desarrollo de Colecciones Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín. Versión actualizada, revisada, corregida y aumentada. Subsecretaria de Lectura, Biblioteca y Patrimonio y Biblioteca Pública Piloto de Medellín. Luis Alonso Arias, Gonzalo Cárdenas Muñoz, Luis Fernando Sosa, Hismelda Garcia, Fany Alejandra Tamayo Builes y Jarrison Mauricio Jaramillo Gómez. Medellín, 2014Políticas de Descarte para Bibliotecas Universitarias, Janeth Menjure. Universidad Externado de Colombia. Bogotá, 2014El Proceso de Descarte: una experiencia en la Universidad de la Sabana. Carolina Maldonado Celis. Chía, Cundinamarca, 2005

Cordialmente,

PROYECTARON APROBÓLuisa Fernanda HinestrozaCoordinadora Procesos Técnicos Alba María PérezCoordinadora Servicios al PúblicoGonzalo CárdenasAsistente SIC

Comité de Gestión y Desarrollo de ColeccionesCruz Patricia Díaz CardonaSubdirección de Información y cultura

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