Workshop in a boxReuniones productivas

para Team Leaders

Paul Nunesdea | CEOgroupVision | Optimizing group collaboration

¿Qué contiene la caja?

Productividad para tus reuniones“obten el máximo de tus reuniones con el mínimo esfuerzo”

• Obtén lo máximo de tus reuniones significa:

– Se han tomado decisiones

– Se han resuelto conflictos

– Los participantes se han comprometido a colaborar

– El equipo tiene un entendimiento común sobre fines y objetivos

– Se han organizado las tareas

• Con el mínimo esfuerzo significa:

– En un tiempo breve

– Con el mínimo coste y pérdida de tiempo en viajes

– Con los participantes adecuados

¿Por qué deberías contar con nuestrosservicios?

Tienes que hacer frente a una importante reunión y...• Estás demasiado ocupado para prepararla de forma apropiada• Algunos participantes pueden encontrarse en remoto.• Los participantes tienen que contribuir activamente con nuevas

ideas• Se requiere que se logren objetivos muy específicos• No se pueden ignorar las fechas límite acordadasEn una frase:

Si el riesgo de fallar puede suponer un costedemasiado elevado.

El ciclo de vida de las reunionesInicio Decisión sobre el formato:- Cara a cara- Teléfono- Video- Citrix / Webex / Ms Lync- MeetingSphere

PreparaciónInvitación a participantesEstablecer roles y tareasEstablecer finesEstablecer la agendaInformar a los participantesHacer que los participantes se involucren

LogrosUso de software creativoUso de rotatorios, etc.Establecer tareas de seguimientoEstablecer roles y finesInformar a los participantes

¿Buscas productividad en una reunión?

• Cara a cara vs. remoto• Participantes adecuados• Técnicas creativas adecuadas• Apoyo tecnológico adecuado• Uso de tecnología para las reuniones remotas• Percepción de utilidad• Tiempo bien invertido• Percepción de importancia

Como comparas las diversas fases del ciclo de una reunióna relación a los estándares:

Una ayuda solo para aquello querealmente necesites

• Nuestro workshop-in-a-box proporciona el nivel de serviciorequerido para cada reunión

• Nuestra metodología proporciona una manera clara y únicade identificar– Cuáles son los requisitos de tus reuniones

– Cómo se puede medir el éxito

– Qué se requiere para tener éxito

Los bloques de construcción

Los bloques de construcción

Workshop in a box

Un proceso simple en dos pasos

Reunión sobre la reunión: ¿Qué es lo que se quiereconseguir con esta reunión?

Un facilitador de grupo organizala agenda de la reunión y, en casode ser necesario, ayuda en sudesarrollo

Diferentes niveles de servicio

• Gestión de reuniones

• Facilitación de grupo

• Reuniones a medida

Nuestro apoyo ligeroQuizás…• Tienes unas limitaciones de plantilla que hacen que sea difícil gestionar

tus reuniones de una forma puntual y profesional.

• Tienes unas reuniones en las que la plantilla se encuentra dispersa a lo largo de un área geográfica de grandes dimensiones.

• Quieres que tus reuniones sin ninguna molestia y de forma conveniente.

Gestión dedicada de reunionesNuestro servicio de gestión de reuniones incluye un especialista dedicado que se ocupará de los siguientes aspectosde una reunión (entre otros) :

• Operar como un miembro de tu plantilla• Manejar todos los aspectos de la coordinación de una reunión• Recibir todas las presentaciones de la agenda• Distribuir la agenda• Gestionar el la rutina del flujo de trabajo• Iniciar, parar y monitorear las reuniones en streaming. • Preparar el acta• Distribuirla a los asistentes

Gestión de reuniones

La preparación de una reunión incluye muchos detalles que quedaran pornuestra cuenta, liberando recursos para otras tareas más importantes.

Nuestros servicios de facilitación grupal

Podemos crear tanto en el entorno de trabajo colaborativo como el sistema de trabajo colaborativo que se requiere para lograr una mayor productividad de sus reuniones.

Una reunión con facilitación de grupoINICIO

1. Analiza: Comprensión del tema y claridad sobre el tipo de nuevas ideas que se buscan2. Formulación: Formulación de las preguntas adecuadas

ABRIR ESPACIO3. Activación: apartar los obstáculos para la creatividad y permitir que los pensamientos y las ideas fluyan libremente4.A Producción: encuentra un gran número de nuevas ideas4.B Differenciación: Cambia y mejora las ideas existentes

DECISIÓN5. Selección: Seleccionar las mejores ideas en una primera selección6.Refina: Refina y clasifica las ideas en temas más concretos7. Valora: Vota sobre las ideas existentes basándote en criteriosdiferentes8. Prioriza: diferencia entre las ideas que se pueden poner en accióninmediatamente de las ideas que se pueden aplicar a medio o a largo plazo.9. Documenta: Revisión del trabajo realizado

TRANSFORMA 10. Convierte: Implementa las mejores ideas en acción

Facilitación de grupo

Facilitador de grupo

Nuestro workshop-in-a-box ofrece un sistema de trabajo de colaboración eficaz donde se establecen roles y normas para un mayor rendimiento en el grupo.

Cuales son nuestros entregablesLo que entregamos al final se define de acuerdo con los requisitos de cada reunión y habitualmente consiste en

• Datos para uso interno exclusivamente– Datos en bruto– Tablas– Gráficas

• Gestión de un sumario– Hallazgos clave– Factores de éxito– Potencial para la mejora– Medidas que se proponen

• Lista de verificación y protocolo– Contenido para la gestión de sesiones de seguimiento– Sugerencia para implementar sesiones de seguimiento, listas de verificación y protocolos

Nuestro software de productividad de reuniones - MeetingSphere ™ - permite informes detallados tales como gráficos de innovación de productos.

Entregables intangibles

La sensación general de haber logrado algo juntos que cohesiona un equipo.

Image source: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Team_Work.jpg#filelinks

Dos tipos de facilitación grupal

– Facilitación básicaayuda a los grupos a aprender reglas básicas y desarrollar la capacidad para facilitar la mayoría de las conversaciones de manera autónoma.

– La facilitación desarrollo

Ayuda a los grupos a identificar y cambiar las rutinas defensivas profundas y desarrollar habilidades para liderar el cambio y la transformación organizacional.

La facilitación desarrollo se superpone fuertemente con el desarrollo organizacional (DO).

Ejemplos de aplicación

• Facilitación básica– Reuniones de negocios y de plan de ventas– Valoración de riesgo– Reuniones para la mejora de la calidad– Reuniones Design thinking – Sesiones de Thought Leadership

• Facilitación de desarollo– Retiros del Consejo de Administración– Teoría U– Conferencias de búsqueda de futuro– World café – Open space technology

¿Qué es exactamente el Thought Leadership?

• Thought Leadership está construyendo una tribu de conexiones antes de que la necesites. @NickWAllen

• Pensamiento innovador y positivo e ideas que inspiran a otros a pasar a la acción. @ThinkBusiness

• Thought leadership es la imaginación en una ideas, el realismo en su goce, la pasión en su ejecución, y la documentación en su representación.@sawyermaigen

• Ser respetado por tu comunidad como alguien con conocimiento, comoalguien interesante @lyntonmanuel

• Thought leadership es hablar desde la verdad de tu experiencia en términos que permitan a otros a seguir las huellas y cambiar el viaje.@SocialMediaDIY

From 32 definitions of Thought Leadership collected by Craig Badings@thoughtstrategy in http://www.thoughtleadershipstrategy.net/

Una definición que funciona

From: Van Halderen, Kettler Paddock and Badings. Thought Leadership - Adformatie Groep B.V. in Amsterdam, 2013

La acción de promover puntos de vista mentalmente provocadores que replanteen la forma en la que los clientes piensan sobre sus temas principales, y ayudarles hacia nuevas intuiciones y nuevas soluciones

¿De qué manera impactará en tusesión?

Nuestra experiencia en el diseño de las sesiones de Thought Leadership se puede aplicar en cualquier campo del conocimiento o sector de actividad.

¿Qué es exactamente la Teoría U?

From Otto Scharmer’s THEORY U: LEADING FROM THE FUTURE AS IT EMERGES. Cambridge MA Society for Organizational Learning (2007) www.theoryU.com

1 Co-iniciarConstruye una intención común. Detente y escucha a otros y cuál es la vida a la que te llaman que hagas

2 Co-sentirObserva, observa, observa. Ves a lugares de mayor potencial y escucha con una mente y un corazón abiertos

3 PresenciarConecta con la fuente de inspiración. En el lugar del silencio se permitirá que emerja el conocimiento interior

4Co-crearHaz un prototipo de lo Nuevo en ejemplos vivientes que exploren el futuro con la acción

5 Co-desarrollarCorporaliza lo nuevo en ecosistemas que faciliten la visión y la acción desde el todo

¿De qué manera impactará en tusesión?

Trabajamos en estrecha colaboración con profesionales certificados de la Asociación Internacional de Facilitadores para identificar el mejor experto para sus reuniones a medida.

Sobre el autor• Paul Nunesdea es el heterónimo inglés de Paulo Manuel

Coimbra Nunes de Abreu, psicólogo organizacional, MSc en Gestión de Información y PhD en Management Science.

• Paul ha dirigido trabajos de investigación y consultoríaexterna en una variedad de organizaciones, incluyendogobiernos nacionales y regionales así como empresasprivadas y organizaciones sin ánimo de lucro.

• In 2003 inició el "Forum Hospital do Futuro”, unainiciativa sin ánimo de lucro convertida en un Think Thank nacional en Portugal.

• In 2009 fundó el Iberian Healthcare Leaders Forum queha sido capaz de reunir, en diferentes encuentrosThought Leadership.

• Desde 2012 es miembro de la IAF International Association of Facilitators

• groupVision se especializa en colaboración en grupo y trabaja con facilitadores de grupo de IAF-International Association of Facilitators – alrededor del mundo.

• Proporcionamos herramientas de software y el conocimiento paraaplicarlas en cualquier tipo de entorno colaborativo.

• En combinación con una claracomprensión de los objetivos, diseñamos entornos de trabajointeractivos y colaborativos quetransforman la organizaciónmediante técnicas propias del sigloXXI.

Sobre groupVision