Yustina Henny Tali (26407075) Advisers: Arlinah Imam Rahardjo , SIP., M. Lis

Design and Implementation of Document Sharing Application in Knowledge

Management System Concept to Support The Educational Process at Junior High

School “X”

Yustina Henny Tali (26407075)

Advisers: Arlinah Imam Rahardjo, SIP., M. Lis

Justinus Andjarwirawan, S.T., M. Eng

Background

In Junior High School “X”, the students and teachers can share their knowledge in class at the studying time. Teachers can share their knowledge by lecturing the student. Teachers and students also can share their knowledge at the discussion in class. But the knowledge cannot be saved in a long period, because of the teacher or the student who has the knowledge, not always been at the school. It can be difficult to retrieve all knowledge from the teacher and student who has the knowledge in this school.

Goals To make a web base application that can help users to share their document and

knowledge To make an application that can help user to retrieve document and knowledge To make an interaction and socialization tool to support the educational process in

Junior High School “X” To make an application that not only can be used in junior high school “X” but in

other schools as well.

Introduction

Problems

How to create a document sharing tool How to create a website that allows users to retrieve knowledge How to create a website that allows the interaction and

socialization among the users. Scope

Use explicit knowledge There are upload and download features The documents are limited to documents with Indonesian

language There are search feature to search the document by using

vector space model algorithm See more on page 3 and page 4

Introduction (Cont.)

• Knowledge Management System

Two types of knowledge: tacit knowledge and explicit knowledge.

Three options role in knowledge management: Management of knowledge as a product Knowledge management to bring together people who

have knowledge and those who need knowledge Combine the two previous options

Three major processes in knowledge management: Knowledge acquisition Knowledge sharing Knowledge utilization

Theory

• Vector Space Model Algorithm

TF-IDF is a method to give weight to the relationship of a word to document.

Weighting process with TF-IDF use this formula: Similarity between query and document viewed from the

large cosine angle which is owned by the query vector and document vector.

Formula to calculate similarity value :

Theory (Cont.)

• Stemming Porter Algorithm Process stemming in Stemming Potter Algorithm:

(p.12)

Theory (Cont.)

Old System Analysis

Knowledge distribution process (p.17)

System Analysis and Design

3 distribution types in old system:

Distribution of teacher’s knowledge (p.18)

System Analysis and Design (Cont.)

Penyebaran knowledge yang

dimiliki guru

Guru menuliskan materi pelajaranya

di papan tulis

Siswa mencatat materi pelajaran yang ada baik secara lisan

maupun tulisan

Guru menjelaskan materi yang

ditulisnya di papan tulis

Dalam bentuk dokumen?

Guru memberikan materi pelajaran

dalam bentuk dokumen untuk

digandakan

Ketua kelas mengambil

dokumen tersebut

Ketua kelas menggandakan

dokumen tersebut

Ketua kelas membagikan

dokumen kepada siswa lain di kelas

Return

tidak

ya

Discussion in class (p.18)


Diskusi dalam kelas

Diskusi kelompok?

Guru membagi-bagi siswa ke

dalam beberapa kelompok

Guru memberikan materi diskusi untuk masing-

masing kelompok

Masing-masing kelompok mencari knowledge yang

berhubungan dengan materi

diskusi yang ada

Masing-masing kelompok

menyiapkan bahan yang akan

dipresentasikan

Presentasi oleh masing-

masing kelompok

Masing-masing kelompok menjawab pertanyaan dari

guru dan kelompok lain tentang materi kelompok itu

Return

Pertanyaan dari guru?

Pertanyaan dari siswa?

Siswa menjawab pertanyaan sesuai knowledge yang

mereka miliki

Guru memberi kesempatan siswa

lain menjawab?

Guru memberikan kesempatan

kepada siswa lain untuk menjawab pertanyaan yang

diajukan

Guru menjelaskan jawaban dari

pertanyaan yang diajukan oleh siswa

Siswa dapat menjawab

pertanyaan?

Guru menjelaskan jawaban dari

pertanyaan yang diajukannya

Ada pertanyaan?tidak

ya

ya

ya

ya

tidak

tidak ya

ya

tidak

Ada pertanyaan

lain?

tidak

ya

tidak

tidak

Jawaban sesuai?

tidak

yaJawaban sesuai? yatidak

Document searching by student (p.19)

System Problems Analysis User only can share document and knowledge when the

meeting in the class and only to other user in the classroom.

Users take a long time to retrieve all the documents they need.


Pencarian dokumen oleh siswa

Siswa mencari dokumen sesuai

tugas yang diberikan

Siswa menganalisa

dokumen yang ditemukan

Sesuai tugas yang

diberikan?

Siswa mencetak dokumen yang

ditemukan untuk dikumpulkan

ya

tidak

Return

System Requirement Analysis

System requirements System needs upload and download facility to support the

document sharing. In knowledge sharing, system needs a facility to support

the knowledge sharing such as forum. System needs a facility to retrieve all knowledge in system.

System specifications Specifications for server are MySQL as database and

apache which support PHP as the web server Specifications for client are a web browser and a

connection to the server


System assumptions

The input data are current data. All terms in document or in forum use the correct

Indonesian language


System Design:

How the system works: (p.21)


START

Login Login sebagai administrator?

Maintain user Maintain dokumen

Maintain forum Search

END

Login sebagai guru atau siswa?tidak

Maintain user? Maintain dokumen?

Maintain forum? Search data?

ya

tidak

ya ya ya

tidak tidak

yaya

tidak

tidak

Four major process in this system:

1. User maintain process (p.21)


Maintain user Maintain data guru?

Maintain data siswa?tidak

Maintain data guru

Maintain data siswa

ya ya

RETURN

tidak

Two sub processes in maintain user process: Teacher’s data maintain (p.22)


Maintain data guru

Tambah data guru baru?

Tampilkan data guru?

tidak

Menyimpan data guru

yang baru ke dalam

database

ya

Menampilkan data guru

Ubah data guru?

Menyimpan data guru

yang diubah ke dalam database

Hapus data guru?

Menghapus data guru dari

database

Reset password

guru?

Mengatur ulang

password guru

ya

ya

tidak

ya

tidak

ya

tidak

tidak RETURN

Data guru

Data guru yang

diubah

Cari data guru? tidak ada

ada

Student’s data maintain (p.22)


Maintain data siswa

Tambah data siswa baru?

Tampilkan data siswa?

Ubah data kelas siswa?

tidak

Menyimpan data siswa

yang baru ke dalam

database

Menampilkan data siswa

Ubah data siswa?

Hapus data siswa?

Menyimpan data kelas siswa yang

baruReset

password siswa?

tidak

ya

ya

ya

tidak

Menghapus data siswa

dari database

Mengatur ulang

password siswa

ya

ya

Menyimpan data siswa

yang diubah ke dalam database

ya

tidak

tidakRETURN

Data siswa

Data siswa yang

diubah

Data kelas siswa

Cari data siswa?

tidak ada

tidak

ada

System Analysis and Design (Cont.)2. Document maintain

process (p.23)

Maintain dokumen

Upload dokumen?

Data dokumen

Menyimpan data dokumen

ke dalam database

Tampilkan data

dokumen?

Menampilkan data

dokumen

Beri komentar?

Komentar dokumen

Menyimpan komentar dokumen

dalam database

Indexing dokumen

Menyimpan history

dokumen

Tampilkan history

dokumen?

Menampilkan history

dokumen

Download dokumen?

Men-download dokumen

Tampilkan laporan

dokumen?

Jenis user administrator?

Menampilkan laporan

dokumen

Dokumen dapat diakses

user?

tidak ada ya

ya ya

tidak

tidak

ya

ya

ya

ya ya

tidak

RETURN

tidak

tidak

tidak

Hapus dokumen?

Jenis user aministrator?

Menghapus dokumenyaya

tidak

Hapus komentar dokumen?


Menghapus komentar dokumen

ya

ya

tidak

tidak

tidak

tidak

Menyimpan data

notifikasi dokumen

Cari dokumen?

adatidak

Dokumen ada dalam database?

tidak

ya

Menampilkan keterangan

dokumen pernah diupload

System Analysis and Design (Cont.)3. Forum maintain

process (p.25)

Maintain forum

Buat topik forum baru?

Tampilkan detail topik

forum?

Tampilkan laporan forum

Data topik forum

Menyimpan data topik

forum dalam database

Indexing forum

Menyimpan data notifikasi

Menampilkan detail topik

forum

Beri komentar?

Komentar topik forum

Menyimpan komentar

topik forum

Hapus topik forum?

Hapus komentar?




Menampilkan laporan forum RETURN

Menghapus topik forum

Menghapus komentar

ada

tidak

ya

ya tidak

tidak

ya

tidak

tidak

ya

yatidak

tidak

tidak

ya

yaCari topik

forum? tidak ada

tidak

ya ya

System Analysis and Design (Cont.)4. Search process (p.27)

SearchQuery

yang akan dicari

Temp=isi topik forumHapus semua

tanda baca dalam query

Cek temp memiliki nilai?

Cekpos=posisi spasi dalam temp

Term=string dalam temp dari index ke-0

sebanyak cekpos

Cek cekpos memiliki nilai?

Cek nilai cekpos=0?

Temp=string dalam temp dari index

cekpos+1 sebanyak panjang temp-cekpos

Cek term memiliki nilai dan nilai term bukan

spasi?

Cek term merupakan stop word?

Term=temp,Temp=””

Cek dalam database term memiliki root

word?

Hapus imbuhan dalam term

Simpan nilai term yang baru dalam

database

ya

ya

tidak

yatidak

tidak

ya

tidak

ya tidak

Nilai term diganti dengan root word

dari term itu

ya

Simpan jumlah term dalam array untuk term tersebut

Hitung bobot term untuk

query, dokumen dan forum

Hitung perkalian dot

Hitung similarity

Menampilkan dokumen dan

topik forum yang sesuai dengan

query yang dicari

tidak

RETURN

Data Flow Diagram

Data_Notifikasi_Dokumen

Data Notifikasi Dokumen

Data Notifikasi Forum


Informasi Dokumen

Informasi Topik Forum

Informasi Profil Guru


Informasi Dokumen

Informasi Profil Siswa

Data Siswa

Data Guru



Laporan Jumlah Akses Setiap Dokumen

Laporan Jumlah Komentar Setiap Topik Forum

Data Hak Akses Dokumen

Komentar Topik Forum

Data Search

Data Dokumen

Data Topik Forum

Komentar Dokumen

Hasil Search

Informasi History Dokumen



Hasil Search

Data Dokumen

Komentar Dokumen

Data Topik Forum

Data Search

0

Sistem Document Sharing

+

Siswa

Kepala Sekolah

Guru

Context Diagram (p.28)

Data TF Dokumen

Data TF Forum

Data IDF

Data User

Data User

Data TF Forum

Data TF Forum

Data TF Dokumen

Data TF Dokumen

Data IDF

Data IDF

Data IDF

Data IDF

Data Term Data Term

Data TermData Term

Data_Notifikasi_Dokumen

Data History

Data History

Data Notifikasi

Data Notifikasi

Data Notifikasi

Data Notifikasi

Data Detail Topik Forum

Data Detail Topik Forum

Data Detail Dokumen

Data Detail Dokumen



Data Notifikasi Dokumen



Informasi Dokumen

Informasi Dokumen

Data Siswa

Data Siswa

Data Guru

Data Guru



Data Guru

Data Siswa

Laporan Jumlah Akses Setiap Dokumen

Hasil Search

Data Search

Hasil Search

Data Search

Data Topik Forum

Data Hak Akses Topik Forum



Data Topik Forum

Laporan Jumlah Komentar Setiap Topik Forum



Komentar Dokumen

Komentar Dokumen

Data Dokumen

Data Dokumen

Data Hak Akses Dokumen



1

Maintain Data User

+

2

Maintain Dokumen

+

3

Maintain Forum

+

4

Search

+

Guru

SiswaGuru

GuruGuru

Guru

GuruGuru

GuruGuruGuruGuruGuruGuruGuruGuruGuruGuru

DokumenForum

Notifikasi

Kepala SekolahKepala SekolahKepala Sekolah

History

SiswaSiswa

SiswaSiswaSiswaSiswaSiswaSiswaSiswaSiswaSiswaSiswaSiswaSiswaSiswaSiswa

Root Word

Tabel IDF

TF Dokumen

TF Forum

User

DFD level 0 (p.30)

DFD level 1 user maintain process (p.31)

DFD level 1 document maintain process (p.32)

DFD level 1 forum maintain process (p.33)

DFD level 1 search process (p.34)

DFD level 2 document indexing process (p.34)

DFD level 2 indexing forum process (p.35)

Entity Relationship

Diagram

MenempatiMemiliki

Memiliki

Mengunggah

Membuat

Mempunyai

Memiliki

Mengatur Notifikasi

Mengatur Notifikasi

TF_ DokumenMemiliki

TF_Forum

Hak Akses

Hak Akses

Mendapat Notifikasi

Mendapat Notifikasi

Memiliki Detail

Memiliki Detail

User

User_IDUser_JenisUser_Password

<pi> Decimal (15)Variable characters (5)Variable characters (40)

UserID <pi>

Siswa

Siswa_NoIndukSiswa_NamaSiswa_Tempat_LahirSiswa_Tanggal_LahirSiswa_Jenis_KelaminSiswa_AlamatSiswa_TelpSiswa_Status

<pi> Variable characters (15)Variable characters (30)Variable characters (20)DateVariable characters (1)Variable characters (50)Variable characters (15)Variable characters (15)

SiswaNoInduk <pi>

Guru

Guru_NIPGuru_NamaGuru_Tempat_LahirGuru_Tanggal_LahirGuru_Jenis_KelaminGuru_AlamatGuru_TelpGuru_Status

<pi> Variable characters (15)Variable characters (30)Variable characters (20)DateVariable characters (1)Variable characters (50)Variable characters (15)Variable characters (15)

GuruNIP <pi>

Kelas

Kelas_KodeKelas_DigitKelas_NamaKelas_Data

<pi> Variable characters (15)Variable characters (2)Variable characters (20)Variable characters (50)

KelasKode <pi>

Dokumen

Dokumen_IDDokumen_NamaDokumen_PengarangDokumen_PenerbitDokumen_PathDokumen_Tanggal_UploadDokumen_FileNameDokumen_TypeDokumen_SizeDokumen_Enkripsi

<pi> Decimal (15)Variable characters (30)Variable characters (30)Variable characters (30)Variable characters (50)DateVariable characters (100)Variable characters (50)IntegerVariable characters (40)

DokumenID <pi>

Forum

Forum_IDForum_TopikForum_Tanggal_Create

<pi> Decimal (15)Variable characters (200)Date

ForumID <pi>

History

History_NoHistory_KeteranganHistory_Tanggal

<pi> IntegerVariable characters (50)Date & Time

HistoryNo <pi>

Root_Word

Root_Word_NoRoot_Word_Term

<pi> Decimal (15)Variable characters (50)

<M>

TermID <pi>

Table_IDF

IDF_NoIDF_AllIDF_ForumIDF_Dokumen

<pi> Decimal (15)Decimal (10,4)Decimal (10,4)Decimal (10,4)

<M>

IDFID <pi>

Conceptual Entity Relationship Diagram (p.36)

FK_KELAS_HI_MENEMPATI_KELAS

FK_KELAS_HI_MENEMPATI_SISWA

FK_SISWA_MEMILIKI2_USER

FK_GURU_MEMILIKI3_USER

FK_DOKUMEN_MENGUNGGA_USER

FK_FORUM_MEMBUAT_USER

FK_HISTORY_MEMILIKI5_USER

FK_HISTORY_MEMPUNYAI_DOKUMEN

FK_SETTING__MENGATUR__FORUM

FK_SETTING__MENGATUR__USER

FK_SETTING__MENGATUR__USER

FK_SETTING__MENGATUR__DOKUMEN

FK_TF__DOKU_TF__DOKUM_ROOT_WOR

FK_TF__DOKU_TF__DOKUM_DOKUMEN

FK_TABLE_ID_MEMILIKI9_ROOT_WOR

FK_TF_FORUM_TF_FORUM_ROOT_WOR

FK_TF_FORUM_TF_FORUM2_FORUM

FK_DOKUMEN__HAK_AKSES_DOKUMEN FK_DOKUMEN__HAK_AKSES_USER

FK_FORUM_HA_HAK_AKSES_USER

FK_FORUM_HA_HAK_AKSES_FORUM

FK_FORUM_NO_MENDAPAT__FORUMFK_FORUM_NO_MENDAPAT__USER

FK_MENDAPAT_MENDAPAT__DOKUMEN

FK_MENDAPAT_MENDAPAT__USER

FK_FORUM_DE_MEMILIKI__FORUM

FK_FORUM_DE_MEMILIKI__USER

FK_MEMILIKI_MEMILIKI__DOKUMEN FK_MEMILIKI_MEMILIKI__USER

User

User_IDUser_JenisUser_Password

decimal(15)varchar(5)varchar(40)

<pk>

Siswa

Siswa_NoIndukSiswa_IDSiswa_NamaSiswa_Tempat_LahirSiswa_Tanggal_LahirSiswa_Jenis_KelaminSiswa_AlamatSiswa_TelpSiswa_Status...

varchar(15)decimal(15)varchar(30)varchar(20)datevarchar(1)varchar(50)varchar(15)varchar(15)

<pk><fk>

Guru

Guru_NIPGuru_IDGuru_NamaGuru_Tempat_LahirGuru_Tanggal_LahirGuru_Jenis_KelaminGuru_AlamatGuru_TelpGuru_Status

varchar(15)decimal(15)varchar(30)varchar(20)datevarchar(1)varchar(50)varchar(15)varchar(15)

<pk><fk>

Kelas

Kelas_KodeKelas_DigitKelas_NamaKelas_Data

varchar(15)varchar(2)varchar(20)varchar(50)

<pk>

Dokumen

Dokumen_IDDokumen_NamaDokumen_PengarangDokumen_PenerbitDokumen_PathDokumen_Tanggal_UploadDokumen_FileNameDokumen_TypeDokumen_SizeDokumen_EnkripsiDokumen_User_ID

decimal(15)varchar(30)varchar(30)varchar(30)varchar(50)datevarchar(100)varchar(50)integervarchar(40)decimal(15)

<pk>

<fk>

Forum

Forum_IDForum_TopikForum_Tanggal_CreateForum_User_ID

decimal(15)varchar(200)datedecimal(15)

<pk>

<fk>

History

History_Dokumen_IDHistory_NoHistory_User_IDHistory_TanggalHistory_Keterangan

decimal(15)intdecimal(15)datetimevarchar(50)

<pk,fk2><pk><fk1>Root_Word

Root_Word_NoRoot_Word_Term

decimal(15)varchar(50)

<pk>

Table_IDF

IDF_NoRoot_Word_NoIDF_AllIDF_ForumIDF_Dokumen

intdecimal(15)decdecimal(10,4)decimal(10,4)

<pk><fk>

Kelas_History

Kelas_History_KodeKelas_History_Siswa_NoIndukKelas_History_Tahun_Ajaran

varchar(15)varchar(15)varchar(9)

<pk,fk1><pk,fk2><pk>

Setting_Notif_Forum

Notif_Forum_IDNotif_User_IDNotif_Forum_Setting

decimal(15)decimal(15)int

<pk,fk1><pk,fk2>

Setting_Notif_Dokumen

Notif_Dokumen_IDNotif_User_IDNotif_Dokumen_Setting

decimal(15)decimal(15)int

<pk,fk2><pk,fk1>

TF_ Dokumen

TF_Dokumen_IDTF_Dokumen_Term_IDTF_Dokumen_Term_CountTF_Dokumen_Term_BobotTF_Dekumen_Term_Total_Bobot

decimal(15)decimal(15)intdecimal(10,4)decimal(10,4)

<pk,fk2><pk,fk1>

TF_Forum

TF_Forum_IDTF_Forum_Term_IDTF_Forum_Term_CountTF_Forum_Term_BobotTF_Forum_Term_Total_Bobot

decimal(15)decimal(15)intdecimal(10,4)decimal(10,4)

<pk,fk2><pk,fk1>

Dokumen_Hak_Akses

Dokumen_Akses_IDDokumen_Akses_User_ID

decimal(15)decimal(15)

<pk,fk1><pk,fk2>

Forum_Hak_Akses

Forum_Akses_IDForum_Akses_User_ID

decimal(15)decimal(15)

<pk,fk2><pk,fk1>

Forum_Notifikasi

Forum_Notifikasi_IDForum_Notifikasi_User_IDForum_Notifikasi_CountForum_Notifikasi_Tanggal

decimal(15)decimal(15)intdatetime

<pk,fk1><pk,fk2>

Dokumen_Notifikasi

Dokumen_Notifikasi_IDDokumen_Notifikasi_User_IDDokumen_Notifikasi_CountDokumen_Notifikasi_Tanggal

decimal(15)decimal(15)intdatetime

<pk,fk1><pk,fk2>

Forum_Detail

Forum_Detail_IDForum_Detail_NoForum_Detail_User_IDForum_Detail_KomentarForum_Detail_Tanggal

decimal(15)intdecimal(15)textdatetime

<pk,fk1><pk><fk2>

Dokumen_Detail

Dokumen_Detail_IDDokumen_Detail_NoDokumen_Detail_User_IDDokumen_Detail_KomentarDokumen_Detail_Tanggal

decimal(15)intdecimal(15)textdatetime

<pk,fk1><pk><fk2>

Physical Entity Relationship Diagram (p.37)

The results from search process in the application are same

with the results from the similarity calculation process manually by using the vector space algorithm.

The duration of indexing process is depend on the numbers of term in database.

The duration of searching process is depend on the numbers of term in query.

Based on the questionnaire result, this application is getting good results. 78% for ease of document sharing, 80% for ease of document and knowledge retrieval, and 78 % for the convenience of the user interaction and socialization.

The best results are obtained from the result of the application design and benefit which are about 84% to 88%.

Conclusion

Thank You

Date post:	23-Feb-2016
Category:	Documents
Upload:	yates
View:	53 times
Download:	0 times

Yustina Henny Tali (26407075) Advisers: Arlinah Imam Rahardjo , SIP., M. Lis

Documents