ADMINISTRACIÓN Y EVALUACIÓN

DEL DESEMPEÑO

CAP. 9

CONCEPTOS BÁSICOS EN LA ADMINISTRACIÓNY LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Prácticamente todas las compañías cuentan con algunos medios formales o informales para evaluar el desempeño de los empleados. La evaluación del desempeño se define como cualquier procedimiento que incluya:

1. El establecimiento de estándares laborales. 2. La evaluación del desempeño real de los

empleados en relación con esos estándares. 3. Informar a los empleados con el fin de motivarlos

a superar deficiencias en su desempeño o para que continúen con su buen nivel.

INTRODUCCIÓN A LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

¿Por qué administrar el desempeño?Si pasáramos varios días en la planta Camry de Toyota, en Lexington, Kentucky, pronto nos daríamos cuenta de la falta de “evaluación”, como la mayoría la conocemos. Los supervisores no se sientan con cada empleado a llenar formularios para evaluarlos. En su lugar, equipos de trabajadores supervisan sus resultados, ajustan de continuo la forma en la que hacen las cosas para que dichos resultados coincidan con los estándares del equipo de trabajo, con la calidad general de la planta y con las necesidades de productividad. El hecho de que los gerentes pongan tanto énfasis en el método de administración del desempeño refleja varias cuestiones.

ALGUNOS LINEAMIENTOS PARA UN ESTABLECIMIENTO EFICAZ DE METAS

SONLOS SIGUIENTES:

Asignar metas específicas

Asignar metas medibles

Asignar metas que representen un reto, pero factibles

Fomento de la participación

¿Por qué se evalúa el desempeño?El desempeño de los subordinados se evalúa por cuatro razones.

Primero, desde un punto de vista práctico, la mayoría de los patrones aún basan sus decisiones de pagos y ascensos en las evaluaciones de sus empleados.

Segundo, las evaluaciones juegan un papel integral en el proceso de administración del desempeño del patrón. No tiene mucho sentido convertir las metas estratégicas del patrón en objetivos específicos para los empleados si no se revisa periódicamente el desempeño.

Tercero, la evaluación permite que el jefe y el subordinado desarrollen un plan para corregir cualquier deficiencia y para reforzar las cuestiones que el subordinado hace correctamente.

Cuarto, las evaluaciones deben tener un propósito útil para la planeación de carrera; ofrecen la oportunidad de revisar los planes de carrera del empleado a partir de la manifestación de sus fortalezas y debilidades.

Pasos de la evaluación del desempeño:

El proceso de evaluación del desempeño consta de tres pasos: definir el puesto, evaluar el desempeño y retroalimentar. Definir el puesto implica asegurarse de que usted y sus subordinados coinciden respecto a sus obligaciones y sus estándares de trabajo. Evaluar el desempeño significa comparar la práctica real de su subordinado con los estándares que se han establecido, lo cual casi siempre implica el uso algún la evaluación del desempeño tipo de formulario para calificación. Además, requiere de una o más sesiones de retroalimentación, en donde se analizan el desempeño y el progreso del subordinado, a la vez que se planea el desarrollo requerido.

MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO:

Método de la escala gráfica de calificaciones:

¿Qué se debe medir? Como señalamos, el patrón tiene que decidir

exactamente cuáles aspectos del desempeño laboral quiere medir. Hay tres opciones básicas.

El gerente puede elegir dimensiones genéricas, como comunicaciones, trabajo en equipo, conocimientos técnicos y cantidad.

Otra opción consiste en evaluar el desempeño con base en las obligaciones del puesto.

Otra opción son las evaluaciones basadas en las competencias. En este caso, la idea es enfocarse en el grado en el que el empleado manifiesta las competencias conductualmente observables que son esenciales para el puesto.

Método de clasificación alterna:Otra opción es clasificar a los empleados del mejor al peor respecto a una o varias características. Puesto que por lo general es más fácil discriminar entre los mejores y los peores, el método de clasificación alterna es el más popular.

Método de comparación por pares:El método de comparación por pares sirve para que el método de clasificación sea más preciso. Para cada característica (cantidad de trabajo, calidad del trabajo, etcétera), se parea y compara a cada subordinado con cada uno de los otros empleados.

Método de la distribución forzada:El método de la distribución forzada es similar a clasificar con una curva. Con este método se establecen porcentajes predeterminados de empleados, calificados para diversas categorías del desempeño.

Método del incidente crítico:En el método del incidente crítico, el supervisor lleva un registro de ejemplos positivos y negativos(incidentes críticos) sobre el comportamiento laboral de un subordinado. Aproximadamente cada seis meses, el supervisor y el subordinado se reúnen a discutir el desempeño de este último, utilizando los incidentes como ejemplos.

ESCALAS DE ESTIMACIÓN ANCLADAS A CONDUCTAS

El desarrollo de una BARS generalmente incluyecinco pasos: Generar incidentes críticos: Pida a las personas

que conocen el puesto (empleados que lo ocupan o supervisores) que den ejemplos específicos (incidentes críticos) de un desempeño adecuado y uno inadecuado.

Desarrollar dimensiones del desempeño: Ahora solicite a estas personas que agrupen los incidentes en un conjunto más pequeño de dimensiones de desempeño (5 o 10) y que definancada una como “habilidades para ventas”.

Redistribuir los incidentes: Para hacer una verificación, pida a otro grupo de personas que conozcan el puesto que redistribuyan los incidentes críticos originales. Después de recibir las definiciones de los conjuntos (del paso 2). y los incidentes críticos, deben reasignar cada

Ordenar los incidentes en una escala: Luego el segundo grupo califica la conducta descrita por el incidente, según represente el desempeño en la dimensión (generalmente se usan escalas de 7 a 9 puntos).

Elaborar un instrumento final: Elija unos seis o siete incidentes como anclas de la dimensión conductual.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO POR COMPUTADORA Y POR INTERNET

Hay varios programas de cómputo que sirven para evaluar el desempeño, por medio de los cuales los gerentes pueden mantener notas sobre los subordinados durante el año, para luego combinarlas con las calificaciones que los trabajadores recibieron en varias características de desempeño. Luego, los programas generan informes escritos para apoyar cada parte de la evaluación.supervisión electrónica del desempeño (sed): Los supervisores vigilan electrónicamente la cantidad de datos computarizados que un empleado procesa al día y, por lo tanto, su desempeño.

PROBLEMAS POTENCIALES DE LA EVALUACIÓN CON ESCALAS DE CALIFICACIÓN

Estándares poco claros

Efecto de halo

Tendencia central

Indulgencia o rigor

Sesgo

CÓMO EVITAR PROBLEMAS EN LA EVALUACIÓN

Conozca los problemas

Use la herramienta correcta

Capacite a los supervisores

Controle las influencias externas

Utilice un diario

¿QUIÉN DEBE HACER LA EVALUACIÓN?

Por tradición, el supervisor directo del empleado evalúa su desempeño. Sin embargo, hay otras opciones que cada vez son más populares. Revisaremos las principales.

El supervisor inmediato

Evaluaciones de los pares

Comités de evaluación

Autoevaluaciones

Evaluaciones de los subordinados

LA ENTREVISTA DE EVALUACIÓN

Hay tres tipos de entrevistas de evaluación:

Desempeño insatisfactorio pero corregible.

Desempeño satisfactorio, pero sin posibilidades de ascenso.

Desempeño satisfactorio, con posibilidades de ascenso.

LINEAMIENTOS. ES IMPORTANTE RECORDAR CUATRO ASPECTOS AL REALIZAR LA ENTREVISTA: Hable en términos de datos laborales objetivos:

Utilice ejemplos como las ausencias, los retrasos, los registros de calidad, los pedidos procesados, los registros de productividad, el tiempo de procesamiento de un pedido, los informes de accidentes, etcétera.

No tome la entrevista como algo personal: No diga cosas como: “Usted es demasiado lento para realizar esos informes”. En cambio, trate de comparar el desempeño del trabajador con un estándar. (“Estos informes tienen que completarse en 10 días”.) De igual manera, no compare el desempeño del trabajador entrevistado con el de otros. (“Él es más rápido que usted”).

Anime a la persona para que hable: Deténgase y escuche lo que la persona dice; haga preguntas abiertas como: “¿Qué cree que podamos hacer para mejorar la situación?” Utilice frases como “continúe”. Parafrasee el último comentario del entrevistado en forma de pregunta; por ejemplo: “¿Cree que no puede terminar el trabajo?”.

No ande con rodeos: No tome las cosas de manera personal, pero cerciórese de que al terminar la entrevista el empleado sepa específicamente qué hace bien y qué hace mal. Antes de terminar, asegúrese de que haya un acuerdo sobre el modo en el que las cosas mejorarán y cuándo ocurrirá. Redacte un plan de acción con objetivos y fechas.

CREACIÓN DEL PROCESO TOTAL DE LA ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO

Hemos visto que para muchos patrones la evaluación del desempeño es sólo una parte del proceso de administración del desempeño general de la empresa. En cierto sentido, la administración del desempeño inicia al final y funciona de manera invertida. La alta gerencia dice: “¿Cuál es nuestra estrategia y cuáles son nuestras metas?”. Luego, cada gerente en la cadena de mando pregunta: “¿Qué implica esto para las metas que establecimos para nuestros empleados, para las habilidades que deben mostrar y para la forma en la que los capacitamos, evaluamos, ascendemos y retribuimos?”. Quizá la mejor forma de ilustrar cómo se crea un proceso total de administración del desempeño sea describiendo el caso de la firma trw.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN