JURNAL ILMIAH

REPROGRAFI DAN ALIH MEDIA ARSIP BENTUK KHUSUS

SURAT KABAR SUARA MERDEKA

DENGAN MENGGUNAKAN PROGRAM CANOFILE

Oleh:

Adhi Kurniawan

adhikurniawan@student.undip.ac.id

2014

ABSTRAK

Arsip bentuk khusus seperti surat kabar adalah salah satu bagian arsip yang

memiliki kandungan informasi penting. Dalam setiap eksemplar yang terbit tiap

hari terdapat beberapa berita yang mengandung unsur kesejarahan dan informasi-

informasi penting lainnya. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai referensi

(acuan) penelitian dan edukasi (pendidikan). Oleh karena itu diperlukan langkah-

langkah penyelamatan atas berita yang terdapat didalam harian tersebut.

Salah satu langkah penyelamatan sampel eksemplar surat kabar adalah

kegiatan menghimpun dan membendel (bundling) sampel eksemplar surat kabar

Suara Merdeka yang pernah diterbitkan.

Oleh karena penyimpanan yang lama, muncul permasalahan kerusakan fisik

dari surat kabar yang disebabkan oleh faktor usia dan kondisi tempat simpan

muncul. Permasalahan tersebut antara lain keasaman kertas yang tinggi sehingga

membuat kertas manjadi kuning, dan kandungan air (hidrasi) dalam kertas

berkurang menyebabkan kertas menjadi kering dan mudah sobek. Agar berkas-

berkas surat kabar yang sudah dikumpulkan itu bisa diselamatkan, maka

diperlukan tehnik dan cara penataan dan penyimpanan arsip yang baku, yang

untuk itu diperlukan ilmu kearsipan.

Dalam dunia ilmu kearsipan, penerapan teori secara baik dapat

menyelamatkan arsip preventif. Tujuannya agar kerusakan fisik dan informasi

tidak terjadi.

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang dan Permasalahan

Harian Suara Merdeka adalah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang

pers. Surat kabar harian “Suara Merdeka” adalah hasil produksi dari perusahaan

tersebut. Dalam setiap eksemplar yang terbit tiap hari terdapat beberapa berita

yang mengandung unsur kesejarahan dan informasi-informasi penting lainnya.

Informasi tersebut dapat digunakan sebagai referensi (acuan) penelitian dan

edukasi (pendidikan). Oleh karena itu diperlukan langkah- langkah penyelamatan

atas berita yang terdapat didalam harian tersebut.

Salah satu langkah penyelamatan sampel eksemplar surat kabar yang pernah

diterbitkan oleh Harian Suara Merdeka dengan membangun Depo Arsip Suara

Merdeka. Lokasi deponya di Jalan Merak No. 11A Semarang. Depo tersebut

merupakan bagian dari Bagian Pusat Data, Analisa, dan Produksi (Pusdapro).

Bagian ini dulu bernama Pusat Data (Pusda). Berkaitan dengan ulang tahun Suara

Merdeka yang ke-64 pada 11 Februari 2014, Pusda berubah nama menjadi

Pusdapro. Kegiatan yang dilaksanakan oleh Depo Arsip Suara Merdeka adalah

menghimpun dan membendel (bundling) sampel eksemplar surat kabar Suara

Merdeka yang pernah diterbitkan. Berkas surat kabar yang tersimpan dalam

bendel berjilid tersebut kemudian ditata dengan menggunakan kronologi tahun

dan bulan.

Oleh karena penyimpanan yang lama, muncul permasalahan kerusakan fisik

dari surat kabar yang disebabkan oleh faktor usia dan kondisi tempat simpan

muncul. Permasalahan tersebut antara lain keasaman kertas yang tinggi sehingga

membuat kertas manjadi kuning, dan kandungan air (hidrasi) dalam kertas

berkurang menyebabkan kertas menjadi kering dan mudah sobek. Agar berkas-

berkas harian Suara Merdeka yang sudah dikumpulkan itu bisa diselamatkan,

maka diperlukan tehnik dan cara penataan dan penyimpanan arsip yang baku,

yang untuk itu diperlukan ilmu kearsipan.

Dalam dunia ilmu kearsipan, penerapan teori secara baik dapat

menyelamatkan arsip preventif. Tujuannya agar kerusakan fisik dan informasi

tidak terjadi.

“Penyimpanan arsip yang baik harus memenuhi lima faktor pendukungnya yaitu

petugas yang cakap sesuai bidang yang dihadapi (sumber daya manusia yang

terampil dan profesional), sistem yang digunakan, sarana dan prasarana, keuangan

sebagai biaya operasionalnya, dan penggunaan prosedur untuk sistem yang sesuai

dan tepat guna (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005: 17).”

Berdasarkan uraian singkat mengenai penyimpanan arsip-arsip harian Suara

Merdeka, maka permasalahan yang akan dibahas dalam laporan tugas akhir ini

merupakan usaha inovatif dalam rangka penyelamatan isi informasi surat kabar

tersebut dengan teknik alih media, yaitu sebagai berikut:

1. Bagaimana cara mengamankan isi informasi yang terkandung dalam surat

kabar Harian Suara Merdeka di depo arsip Suara Merdeka?

2. Bagaimana sarana temu balik dari hasil pengamanan isi surat kabar Harian

Suara Merdeka?

METODE PENELITIAN

1. Pengumpulan Data

a. Studi Pustaka

Studi kepustakaan adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan

studi penelaahan terhadap buku-buku, litertur-literatur, catatan-catatan,

dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang

dipecahkan. (Nazir, 1988: 111). Berbagai buku atau literatur yang

dipelajari antara lain buku mengenai manajemen arsip, pelayanan dan

pengawasan arsip, sistem informasi manajemen, dan manajemen arsip

vital dan bentuk khusus, alih media arsip dan buku maupun literatur

online mengenai program Canon Canofile, pedoman Undang-undang No.

43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan sebagainya.

b. Observasi

Observasi adalah pengamatan yang dilakukan secara sengaja dan

sistematis mengenai kondisi nyata lingkungan untuk kemudian dilakukan

pencatatan (Subagyo, 2006: 65). Dalam kerja praktik pengamatan

dilakukan langsung di tempat praktik, yaitu di Depo Arsip Suara Merdeka.

Kegiatan observasi diawali dengan melakukan pengecekan bendel surat

kabar, merekapitulasi jumlah bendel yang ada, dan membuat catatan

tentang kondisi surat kabar yang masih baik secara fisik maupun yang

mengalami kerusakan.

c. Wawancara dan Konsultasi

Wawancara adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan

informasi secara langsung dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan

pada para responden (Subagyo, 2006: 68). Dalam kerja praktik wawancara

dilakukan terhadap Kepala Pusat Data Analisa dan Produksi

(PUSDAPRO) di kantor redaksi Jalan Raya Kaligawe KM.5 Semarang.

Kegiatan ini bertujuan mendapatkan informasi secara verbal seputar

kesiapan berkas-berkas yang akan ditangani dan dialih mediakan.

2. Kerangka Metode Penelitian

Sebelum dilaksanakan kegiatan penelitian kerja di Depo Arsip Suara

Merdeka, perlu dibuat kerangka kerja praktik, yang merupakan susunan

dan rencana kegiatan atau program kerja yang akan dilaksanakan. Secara

garis besar kerangka kerja praktik itu terdiri dari tahap persiapan dan tahap

pelaksanaan, yang perinciannya secara berurutan adalah sebagai berikut:

Tahap Pelaksanaan

Perangkat Lunak

Pelaksanaan

Reprografi

Pengecekan Kondisi dan Akumulasi

Surat Kabar

Capture Alih Media

Surat Kabar

Compile Finishing

Program Canon

Canofile

Perangkat Keras

Penyusunan Manual Penggunaan,

Pembuatan Prosedur User melalui X-

Banner, dan Publikasi Melalui Banner

Pembuatan Program

Canon Canofile

Input dan Klasifikasi

Surat Kabar

Pembuatan Password

Program untuk Admin

dan Pengguna

Rencana Program Magang Kerja

Tahap Persiapan Informasi dan Ilmu Pengetahuan

PEMBAHASAN

Pelaksanaan kerja praktik diawali dengan melakukan pengecekan kondisi fisik

surat kabar dan menghitung jumlah bendel surat kabar yang akan dialih mediakan.

(Jumlah bendel (tiap bendel terdiri dari satu bulan terbitan bulan) dapat dilihat

pada Lampiran C halaman 50). Berikut ini adalah proses kegiatan kerja praktik

secara berurutan:

1. Pelaksanaan Reprografi

Reprografi atau alih media berkas surat kabar konvensional menjadi digital

ini dilaksanakan dengan menggunakan citra foto digital. Akan tetapi,

reprografi itu baru akan dilakukan apabila kondisi surat kabar dalam keadaan

utuh dan baik. Apabila ada halaman yang rusak atau hilang dalam suatu

terbitan dan tidak ada duplikatnya, maka dicatat dalam buku register agar

pengguna mengetahui bahwa halaman itu memang hilang. Berikut ini adalah

proses alih media surat kabar secara berurutan:

a. Pengambilan Citra Foto Surat Kabar

Pengambilan citra foto surat kabar tidak menggunakan scanner, tetapi

menggunakan kamera digital. Tujuannya untuk menangkap keseluruhan

dari fisik berkas surat kabar untuk disimpan secara digital kedalam media

simpan di komputer.

Hasil citra foto alih media surat kabar tersimpan sementara didalam

kamera sebelum dipindahkan ke komputer. Jumlah surat kabar yang

berhasil dialihmediakan adalah sejumlah 785 bendel yang didalamnya

terdapat 3214 eksemplar, dari tahun 1950 hingga 1998. Berikut ini adalah

contoh hasil nyata dalam alih media citra foto:

Gambar. Hasil fotografi surat kabar edisi 10 November 1961.

Sumber: Dokumentasi digital, 2014.

b. Penginputan Hasil Berkas Alih Media ke Komputer

Input berkas dilakukan setelah alih media dari surat kabar menjadi digital

dianggap selesai. Hasil citra foto tersebut berupa berkas digital dan

menghasilkan berupa format foto .JPG/ .JPEG. Langkah selanjutnya

adalah mempersiapkan folder berkas dalam komputer dengan sistem

penataan kronologis yaitu alfa-numerik, tanggal, dan hari. Kata tangkap

awal folder tahun, kemudian diikuti dengan folder bulan. Citra foto surat

kabar diambil dari setiap bendel. Pada satu bendel terdapal satu bulan

eksemplar surat kabar.

Folder tersebut memiliki keterkaitan dengan pembuatan database

program. Tujuan utamanya adalah mempermudah pengunjung dalam

meneliti dan mencari berita yang sesuai dengan topik yang diteliti.

c. Pembuatan Program Canon Canofile

Program Canon Canofile merupakan program digital penataan berkas.

Pembuatannya diawali dengan melakukan instalasi program. Progam ini

bersifat terbuka (open source), sehingga dapat dicari dan diunduh secara

bebas melalui internet.

Langkah pertama adalah pembuatan folder simpan pada ruang simpan

(harddisc), dan dilanjutkan dengan pembuatan database simpan berkas.

Database program itu dibagi menjadi beberapa subjek. Pembagian subjek

ini dimaksudkan sebagai indeks (Library) dalam mempermudah pengguna

untuk mencari lembaran-lembaran surat kabar yang dengan tema tertentu

yang dibutuhkan.

Rancangan klasifikasi Database dibagi menjadi 16 subjek berita, yaitu:

1) Bangunan Bersejarah

2) Bencana Alam

3) Ekonomi dan Pembangunan

4) Hari Peringatan

5) Hukum

6) Internasional

7) Kesehatan

8) Kesenian, Kebudayaan, dan Hiburan

9) Konferensi

10) Kecelakaan

11) Olah Raga

12) Pariwisata

13) Pendidikan

14) Politik dan Pemerintahan

15) Transportasi

16) Dan Lain-lain

Setelah indeks (Library) terbentuk, langkah selanjutnya pembuatan

Disc dan Cabinet. Disc digunakan sebagai lokasi simpan sekaligus kata

tangkap/ temu balik berkas, dengan menggunakan kata kunci subjek

kegiatan. Cabinet merupakan kata tangkap/ temu balik mengguankan kata

kunci perihal kegiatan. (Rincian metode penggunaan program dapat dilihat

pada Lampiran D halaman 52).

Gambar 15. Tabel dalam penataan program pada masing-masing database.

Sumber : Dokumentasi pribadi penulis, 2014.

Judul tabel berisi kata tangkap „Tanggal Terbit‟, „Halaman‟, „Isi Berita‟,

dan „Kondisi‟. Kemudian Disc dan Cabinet yang menunjukkan „Subjek‟

dan „Tahun Berita‟. Hasil alih media akan muncul apabila mengeklik salah

satu kolom pada baris berita yang dituju, misal: mengeklik pada kolom

„Tanggal‟ atau „Isi Berita‟ pada berita Pedagang Johar Juga Tak Mau

Ketinggalan.

Gambar 16. Hasil kompilasi dan input alih media berdasarkan subjek

kedalam program.

Sumber : Dokumentasi pribadi penulis, 2014.

d. Pembuatan Password untuk Keamanan Akses

Kata sandi (password) digunakan untuk membagi kewenangan antara

administrator (pengurus) dan user (pengguna/ tamu). Fungsi utama kata

sandi ini untuk menghindari kehilangan berkas, keutuhan informasi,

hingga pengamanan dari pencurian berkas.

Kewenangan administrator mencakup hak untuk membuat database,

library, disc, cabinet; menghapus dan menambahkan berkas dan hingga

pembuatan kata sandi untuk pengguna. user memiliki kewenangan hanya

sebatas mencari, melihat, dan mencetak berkas yang dibutuhkan atas izin

administrator.

Penggunaan kata sandi ini juga mempermudah fungsi kontrol terhadap

pengunjung (user). Kontrol tersebut berupa pengarahan dan pengendalian

akses berkas surat kabar dan memonitor jumlah berkas yang digunakan

oleh pengunjung.

2. Pembuatan Buku Petunjuk Penggunaan (Manual)

Berkas alih media surat kabar yang telah diinput di dalam Canon Canofile

dikompilasi secara urut. Kompilasi tersebut menghasilkan penataan berkas

yang mengacu pada subjek di dalam program.

Buku petunjuk penggunaan diharapkan dapat mempermudah

administrator dan user dalam menjalankan dan menggunaka program penataan

Canon Canofile.

DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Pemerintah

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Buku

Daryan, Yayan. 1998. Terminologi Kearsipan Indonesia. Jakarta: Sigma Cipta

Utama

Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Prestasi Pustaka

Ekopriyono, Adi d.k.k. 2010. Arus Generasi Pengemas Informasi. Semarang:

Masscom Graphy

Machmud, Amir dan Adi Ekopriyono. 2002. Moderator Masyarakat Jawa

Tengah: Buku Pintar Wartawan Suara Merdeka. Semarang: Redaksi Suara

Merdeka

Nazir, Mohammad. 1988. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia

Suarna, Nana. 1995. Program Penataan Berkas Digital. Bandung: Yrama Widya

Subagyo, Joko. 2006. Metode Penelitian dalam Teori dan Praktik. Jakarta: Rineka

Cipta

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Arsip Modern.

Yogyakarta: Gava Media

Yasin, Sulchan. 1997. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia. Surabaya: Amanah

Online

https://id.wikipedia.org/wiki/Suara_Merdeka (Diakses tanggal 22 Juli 2014)

http://www.suaramerdeka.com/v1/index.php (Diakses tanggal 22 Juli 2014)

http://kbbi.web.id/ (Diakses tanggal 9 Juni 2014)

http://bpad.blogspot.com/ (Diakses tanggal 12 September 2014)