Source : Change Agent Socialization

Centralization - Adira Finance

ADMF Transformation Centralization Credit Centralization Centralization Approval

Process

Centralization Credit Process

Branch CAR

Branch MCY

Branch SME

Branch DRB

Branch Fleet

Branch CAR

Branch MCY

Branch MCY

Branch MIX

UnCentralized Credit Analyst – Located in Branches

Centralized Credit Analyst – Located in Sentra Region

SENTRA REGION

Grade 1 Grade 2 Grade 3

Branch MIX

Centralization Credit Analyst

JABOTABEK

Jaksel 1 - Tebet

JABAR

Bandung 7 -

Setiabudi

JATENG

Solo - Solo Baru

JATIM

Ex Surabaya 5-Ahmad

Yani

SUMBAGUT

Ex Medan -

Graha Niaga

SUMBAGSEL

Palembang - Basuki Rahmat

KALIMANTAN

Ex Balikkpapan

2 Car – Sudirman

SULAMPAPUA

Makassar 3 - Gowa

BNT

Denpasar - Dewata Square

Premises

BEF

OR

E

AFT

ER

Head of Credit

Region Credit Manager

Area Credit Admin

Head Of Branch Operation

Credit Analyst

Region Sentra

Cabang

RCM 2

CA(MCY, DRB)

CR(Commr)

Sr CA(CAR, Prop)

RCS RCARTS

Credit Operation Mgr

Credit Manager

Head of Credit

Struktur Organisasi - Region

- Check & FU application - Submit addcitional data

- Inform application status - Request additional data

- Submit additional data from Sales

-Request additional data -Update application

status

- Application Monitoring

- Request Banding & FU

Head of Branch SSD

Head of Regional SSD

Sales Head

Sales Officer

DAS

RCM 2

CA(MCY, DRB)

CR(Commr)

Sr CA(CAR, Prop)

RCS RCARTS

Credit Operation Mgr

Credit Manager

Head of Credit

Struktur Organisasi – Information Flow

Main Function

• Fungsi administratif, PIC komunikasi, koordinasi & monitoring antara Kantor Cabang dan Kantor Sentra Kredit, terkait aplikasi kredit

Task & Activity

• Komunikasi ke Kantor cabang terkait aplikasi kredit

• Menerima, menjawab dan follow up cabang terkait aplikasi kredit

• Monitoring status aplikasi di Kantor Sentra

• Follow up permintaan dokumen kredit dari CA kepada Cabang

• Membantu pelaksanaan program dan kegiatan Kantor Pusat, Area, dan Cabang

Number of RCS

• Kapasitas satu RCS untuk 25 CA . Early implementation 1 RCS for 6 CA’s

• RCS berada di setiap kantor Sentra

Regional Credit Support

Contoh Mapping RCS

Nama RCS Alamat Email No WA Branch_Name

BANDUNG 6 CAR-PUNGKUR

BANDUNG CAR-PASIR KOJA

BANJAR-DIDI KARTASASMITA

BANDUNG 7-SUKAJADI

UNIT BALEENDAH

JATIBARANG-WIDASARI

UNIT MAJALAYA

KARAWANG-KERTA BUMI

SUBANG-LETJEN. SUPRAPTO

KARAWANG 3 CAR-JOHAR

BANDUNG DRB

CIKAMPEK-PURWAKARTA

PAMANUKAN-SUBANG

SUMEDANG-MAYOR ABDURACHMAN

GARUT-CIKURAY

TASIKMALAYA-JUANDA

BANDUNG-UJUNGBERUNG

CIANJUR-JUANDA

CIMAHI-NGAMPRAH

CIREBON-WAHIDIN

MAJALENGKA-ABDUL HALIM

SUKABUMI-PABUARAN

BANDUNG-SOEKARNO HATTA

rcs6jabar@adira.co.id

rcs7jabar@adira.co.id

rcs8jabar@adira.co.id

rcs1jabar@adira.co.id

rcs2jabar@adira.co.id

rcs3jabar@adira.co.id

rcs4jabar@adira.co.id

rcs5jabar@adira.co.id

Tri Yoga Sembara

Erin Nursabrina I

Reza Anggoro Pratama

Reni Nuraeni

Rizki Andriansyah

Deni Eka Kardiana

Riki Dwi Subagja

Dian Melyana

085222281010

085603141414

083822545666

081221989782

085659365003

081809973048

083822140075

085693862631

Bran

ch

Lv 2 : HoBO

Lv 1 : CA

Lv 3 : ACM

Lv 4 : HO

Head Office

Regio

n

As Is

Lv 1 : CA

Lv 3 : CM /

COM*

Lv 4 : HO

Head Office

Regio

n

To Be

Lv 2 : CR

Note : • Komite level 2, digantikan fungsi nya oleh

Credit Reviewer (CR) - CR adalah CA Grade 3.Dipilih oleh ACM

di setiap Region - Jabatan CR adalah jabatan Struktural,

berada langsung di bawah ACM. - CR menggantikan peran BM sebagai

Komite Lv 2 - Karena CR merupakan CA Grade 3,

mengerjakan pengajuan kredit >1Milyar, jadi tidak ada aplikasi yang dikerjakan oleh CA Grade 3 yang berhenti di komite Lv 2 (CR)

*) COM : Credit Operation Manager Komite Deviasi Lv 3 (MKAP)

Credit Committee Structure

Credit Approval Process on AOL

CA Level

1 HoBO Level

2 CM Level

3 HO Level

4

CA Level 1 CR Level

2 CM Level 3 HO Level

4

BEFORE AFTER

CA berada di Branch. CA hanya menerima dan mengerjakan To Do List atas Order dari Branch tsb

CA berada di Region. CA menerima dan mengerjakan To Do List atas Order dari beberapa Branch dalam satu Region

NIK CA untuk mengakses System hanya dalam 1 Branch

NIK CA untuk mengakses System di tingkat Region

Komite Lv 2 adalah HoBO Komite Lv 2 adalah Credit Reviewer (CR)

CA Login – AOL & Other

CA1 mengakses AOL Branch A

CA1 mengakses AOL Branch B

CA1 mengakses AOL Branch C

Window Lainnya

Terbuka 3 Windows AOL secara bersamaan

DUKCAPIL Check

PEFINDO Check

INSTINCT Check

Web MS2 Workflow

MKAP

Web/ Windows lainnya yang akan diakses CA

Pada Scroll down Branch, akan muncul semua Cabang

dalam 1 Region

Initiate & Approval MKAP on Ad1FLOW

CA Initite CA Level 1 HoBO Level

2 RCM Level 3 HO Level

4

CA Initite CA Level 1 CR Level

2 CM Level 3 HO Level

4

BEFORE AFTER

Create MKAP, system secara otomatis menentukan Branch berdasarkan NIK CA

Create MKAP, CA perlu memilih Nama Branch*) sebagai sumber order

CA berada di Branch. CA hanya menerima dan mengerjakan To Do List atas Order dari Branch tsb

CA berada di Region. CA menerima dan mengerjakan To Do List atas Order dari beberapa Branch dalam satu Region

Komite Lv 2 adalah HoBO Komite Lv 2 adalah Credit Reviewer (CR)

CA bisa memilih branch atas aplikasi yang hendak diajukan MKAP Menu pull down Branch berisi pilihan-pilihan nama Cabang sesuai dengan Region dari CA tersebut

Pemilihan Branch Deviasi

CM/COM

CR1

CA1, CA2, CA3

Branch

A, B, C

CA4, CA5, CA6

Branch

C, D, E

CA7, CA8, CA9

Branch

F, G, H

CR2

CA10, CA11, CA12

Branch

I, J, K

CA13, CA14, CA15

Branch

L, M, N

CA16, CA17, CA18

Branch

O, P, Q

CA Clustering

Intensifikasi Application Monitoring

Tujuan :

• Branch dapat mengetahui status aplikasi secara real time

• Tidak terjadi mis-komunikasi atau komunikasi yang tidak nyambung sehubungan dengan posisi aplikasi

• Branch bisa lebih cepat take action atas status aplikasi.

Action :

• Refresh cara pengecekan application monitoring via MS2 / AOL

Tracking Order

Setiap aplikasi yang diinput SO menggunakan MS2, status aplikasinya bisa di lihat melalui MS2 oleh SO, melalui system AOL oleh SH/SO, dan melalui system Ad1gate oleh Dealer/Showroom.

CARA-CARA TRACKING ORDER

TRACKING ORDER

AD1GATE

MS2 AD1SYS/AOL

Verifikasi dan Validasi Dokumen Oleh SO/SH

Tujuan :

• Proses verifikasi dan validasi cukup dilakukan di tingkat cabang

• Minimalisasi dokumen yang perlu dikirim / di-cek oleh Sentra Kredit

Action :

• Pelatihan proses verifikasi dan validasi dokumen yang benar

Verifikasi & Validasi Dokumen Kredit

a. Semua persyaratan yang ditulis Receive Datenya (dikotakin merah) artinya sesuai ASLInya & VALID

b. Semua persyaratan harus sesuai Memo Persyaratan Dokumen Kredit Pembiayaan Motor/Mobil atau MI Ketentuan Umum Durable Goods

Standarisasi Survey Note

Tujuan :

• Informasi survey yang diperlukan oleh CA dapat tertulis jelas di survey note

• Minimalisasi konfirmasi informasi ulang oleh CA kepada Branch

Action :

• Penentuan standar survey note

• Pelaksanaan penulisan survey note sesuai standar untuk semua aplikasi

Contoh Standar Informasi Survey Note

Survey Note yg WAJIB dibuat oleh Sales Officer di MS2

1. NIK, Sudah eKTP atau belum, Nama Lkp, TTL Pasangan atau Penjamin

2. Sumber penghasilan Pasangan atau Penjamin beserta nominalnya & Lama Kerja. Jabatan dan

Nomor induk karyawan pemohon, pasangan, penjamin. No telp tempat kerja pemohon,

pasangan, penjamin

3. Spesifikasi bidang usaha atau pekerjaan

4. Jika masa kerja kurang 1 tahun, dijelaskan berapa bulan masa kerjanya

5. Bertindak sendiri atau bukan (jika pemohon tunggal, posisi pasangan dimana dan sedang

apa)

6. Aset yg dimiliki : misal Mobil, Motor, Emas Batangan, Tanah, Sawah, Rumah dll

7. Khusus AO NDS Debitur hrs ditulis AO Preterm atau bukan. (Jika preterm sebutkan no PK

yang di preterm)

8. Omset Usaha Per Bulan (pemohon, pasangan, dan penjamin)

9. Nominal pinjaman (untuk pinjaman dana)

10. Jika rumah kontrak (status kontrak.. Bulanan/tahunan)

11. Akses jalan ke rumah konsumen (jalan gang, 1 mobil, 2 mobil, >2 mobil)

12. Khusus CAR Average Mutasi Kredit Rek Tabungan / Koran atau Rekap Bon-Bon Usaha /

Pendapatan Usaha (3 bln terakhir)

Pengisian Asuransi AFCP oleh DAS

Tujuan :

• Pengisian nilai asuransi AFCP di depan oleh DAS

• Minimalisasi pending aplikasi di CA karena asuransi AFCP belum terisi

• Mempercepat proses aliran aplikasi

Action :

• Sosialisasi flow process pengisian asuransi AFCP oleh DAS

Koreksi AFCP oleh DAS

DAS membuka menu IDE dan menginput Life Insurance sesuai noted

yang keluar disistem

SO SEND VIA MS2

DAS MELAKUKAN

KOREKSI AFCP

SO KONFIRM

KE DAS CABANG (by WA)

DAS MELAKUKAN

KOREKSI AFCP

NON MAYOR

Flow Process Koreksi AFCP

Standarisasi Dokumen PreSubmit untuk CAR

Tujuan :

• Jenis dan jumlah dokumen yang perlu di submit di awal aplikasi standar.

• SO dapat langsung mengirimkan dok CAR yang diperlukan oleh CA tanpa diminta terlebih dahulu

• Mempercepat proses analisa kredit

Action :

• Standarisasi dokumen wajib di submit kepada CA untuk pembiayaan CAR

Contoh Dokumen Kredit

• Dokumen pendapatan atau bukti bekerja (sesuai memo dokumen)

– Tabungan 3 bulan terakhir (Wiraswasta) / Slip Gaji (Karyawan) atau

– Bukti transaksi usaha (Bon-bon, kwitansi, SPK, dll)

• Foto Survey yang tidak tercapture MS2 (Rumah, Lokasi Usaha, dan aktifitasnya)

• Surat penawaran karoseri (jika ada)

• Scan SUKET (jika tidak ada e-ktp)

Note :

Informasi nilai fasilitas di data pefindo dapat dipakai sebagai surrogate income, sehingga ketika bukti pendapatan tidak mencerminkan dapat memotong level deviasi

Flow preSubmit Dokumen Kredit

SO SEND VIA MS2

SO SCAN DOK

&KONFIRMASI KE DAS CABANG

DAS EMAIL DOK KE RCS

RCS SAVE DATA DI FOLDER

SHARING

Setiap dokumen yang disimpan akan mencantumkan informasi aplikasi (no aplikasi,

cabang, nama customer

CA MENGAKSES

FOLDER SHARING RCS U/ MELIHAT

DATA APPLIKASI

Intensifikasi Follow Up RCS - DAS

Tujuan :

• Mempercepat flow komunikasi RCS – DAS

• Mekanisme reminder Sentra - Branch

Action :

• Membuat sistematika follow up aplikasi dari Sentra ke Branch

Sistematika Follow Up Aplikasi Sentra - Branch

• RCS mengirimkan email konfirmasi dari Sentra kepada Branch

• RCS melakukan Remind berkala kepada DAS jika ada request yang

belum di-respon

• RCS akan melakukan rekap request yang telah dikirimkan ke Branch

dan mengirimkan ulang kembali ke Branch (BM)

• Dalam rentang waktu tertentu, jika belum ada respon dari Branch,

RCS akan follow up ke CM agar bisa menghubungi BM Branch perihal

permintaan Sentra yang belum direspon Branch

DEDICATED DAS (usulan)

Tujuan :

• Fokus memenuhi dokumen, koreksi sistem, dll

Action :

• BM membedakan / menunjuk 1 DAS khusus

WORKFLOW TRAFFIC DOCUMENT Credit

Tujuan :

• Dokumen yang di-submit dari Branch kepada Sentra terdokumentasi dengan baik

• Adanya sistem claim dan follow up dokumen, sehingga setiap dokumen ter-FU dengan baik.

Action :

• Sedang disiapkan flow process WTD Credit

• Akan di-trial di bulan July 2018