Página 1 de 13 INSTRUCTIVO PROTOCOLO CEREMONIA DE GRADO INSTITUCIONAL CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Oficina de Organización y Métodos Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana. DC-P30-IN02 1 FEBRERO DE 2016 1 FERNANDEZ, Fernando. “Ceremonial y Protocolo”. Obregón Grupo Anaya., Madrid. 2004. Pág. 18. OBJETIVO Precisar los detalles de asuntos logísticos necesarios para garantizar el protocolo de las ceremonias de grado institucional que realiza la Pontificia Universidad Javeriana. DEFINICIONES Acto de grado: Ceremonia colectiva y pública que se realiza de forma solemne y sobria para conceder un grado académico Protocolo: Normativa legislativa, o establecida a partir del uso y la costumbre, que sirve para determinar la precedencia y los honores que deben tener las personas y los símbolos dentro del desarrollo de un acto importante 1 . CONDICIONES GENERALES Los grados en la Universidad Javeriana son liderados y coordinados por las siguientes instancias: Grados institucionales: Oficina de Protocolo de la Secretaría General Este instructivo se refiere a las Ceremonias Institucionales de Graduación. Índice de Flujo de Procedimiento Logística previa a la ceremonia Organización de la ceremonia Logística durante la ceremonia. Logística después de la ceremonia PUNTOS DE INTERÉS Sí tiene alguna inquietud comuníquese con la Oficina de Protocolo, ext. 2015.
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Oficina de Organización y Métodos
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o
privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
DC-P30-IN02 1 FEBRERO DE 2016
1FERNANDEZ, Fernando. “Ceremonial y Protocolo”. Obregón Grupo Anaya., Madrid. 2004. Pág. 18.
OBJETIVO
Precisar los detalles de asuntos logísticos necesarios para garantizar el protocolo de las ceremonias de grado institucional que realiza la Pontificia Universidad Javeriana.
DEFINICIONES
Acto de grado: Ceremonia colectiva y pública que se realiza de forma solemne y sobria para conceder un grado académico
Protocolo: Normativa legislativa, o establecida a partir del uso y la costumbre, que sirve para determinar la precedencia y los honores que deben tener las personas y los símbolos dentro del desarrollo de un acto importante1.
CONDICIONES GENERALES
Los grados en la Universidad Javeriana son liderados y coordinados por las siguientes instancias:
Grados institucionales: Oficina de Protocolo de la Secretaría General
Este instructivo se refiere a las Ceremonias Institucionales de Graduación.
Índice de Flujo de
Procedimiento
Logística previa a la ceremonia
Organización de la ceremonia
Logística durante la ceremonia.
Logística después de la ceremonia
PUNTOS DE INTERÉS
Sí tiene alguna inquietud
comuníquese con la
Oficina de Protocolo, ext.
2015.
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DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO
1. LOGÍSTICA PREVIA A LA CEREMONIA SOLICITUD DE SERVICIOS Auditorio. La Oficina de Protocolo debe realizar la reserva de tres espacios alternativos para el desarrollo de la ceremonia institucional (Auditorio Félix Restrepo, Centro
Javeriano de Formación Deportiva y Cancha de futbol), la selección del espacio depende de la cantidad de estudiantes que se inscriban a la ceremonia de grado.
Servicios de pastoral. La Oficina de Protocolo debe solicitar al Centro Pastoral la realización de la Eucaristía de Acción de Gracias, que se llevará a cabo el día anterior al acto de
graduación, ello incluirá la capilla y los ornamentos necesarios para la celebración; la Oficina de Protocolo también debe coordinar:
o El envío de la invitación a la Eucaristía para los graduandos. o La confirmación del sacerdote que oficiará la Eucaristía. o El café y las colaciones para los asistentes a la Misa a la salida de la capilla.
Personal de apoyo (interno y externo y asignación de roles). La Oficina de Protocolo debe estimar la cantidad de personal de apoyo para el día de la ceremonia y que requiere para el desarrollo de la ceremonia de grado, y
cuando considere conveniente puede solicitar apoyo a las Secretarías de Facultad cuyos estudiantes se encuentran inscritos en la ceremonia.
Maestro de ceremonia. Para las ceremonias de graduación que se realicen en la Universidad, el maestro de ceremonias debe ser contratado por la Oficina de Protocolo, dependencia
que lo instruirá sobre las normas generales de protocolo de la Universidad y quien le entrega el libreto para la ceremonia correspondiente.
Montaje y decoración. Se debe solicitar a la Coordinación de Logística y Servicios Operacionales en la Oficina de Administración del Campus mediante correo electrónico el montaje
de:
o Los arreglos florales que se requieran de acuerdo con las dimensiones del escenario donde se lleve a cabo la ceremonia de grado o Sello de la Universidad, si se requiere o El piso si es necesario o Los tapetes o Las sillas o La tarima o Atril o Mesa principal o Escaleras para la tarima
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o Las banderas (Nacional, Vaticano y Javeriana) o Manteles (únicamente de color azul turquí) o Agua y vasos para la mesa principal (solicitando previamente a servicios de alimentación). o Biblia para el Juramento o Atril de mesa para la biblia
Toda ceremonia de grado que se lleve a cabo en la Pontificia Universidad Javeriana debe contemplar en su organización la presencia de los pabellones
nacionales e institucionales, de acuerdo a lo previsto en el Reglamento de emblemas, símbolos y distinciones.
Audio y sonido para la Ceremonia.
Audio: Cuando la ceremonia de grado se realice en el Centro Javeriano de Formación Deportiva se debe consultar con el responsable en esta Unidad el listado de proveedores quienes pueden suministrar el servicio para la ceremonia de grado de acuerdo con la programación del acto. Dependiendo de la cantidad de graduandos e invitados a la ceremonia se debe solicitar el apoyo del Centro de Gestión Cultural, si son necesarios equipos de audio y sonido especiales.
Pianista: Se debe contratar el servicio de un pianista para el sonido ambiente del ingreso de la Mesa Directiva, entrega de diplomas y salida de los graduados. Equipos de fotografía y video. Se debe informar a la firma seleccionada por la Secretaría General, la fecha de la ceremonia y se tendrá un encuentro previo para informarle los detalles
logísticos.
Seguridad, parqueaderos y seguridad industrial. Seguridad y riesgos profesionales: Se debe realizar la solicitud a la Coordinación de Logística y Servicios Operacionales en la Oficina de Administración del Campus para que esta unidad disponga del personal requerido, como también al Subcentro de Seguridad y Riesgos Profesionales para que asesore los aspectos de seguridad industrial que deben aplicarse al acto de acuerdo al espacio, cantidad de personas u otros factores que se consideren relevantes. Parqueaderos: Se debe informar a la Coordinación de Parqueaderos en la Oficina de Servicios Generales la programación de los grados a realizar, de forma que esta unidad establezca las medidas necesarias para evitar congestiones y facilitar el acceso al servicio. DISTRIBUCIÓN FÍSICA DEL ESPACIO. La Oficina de Protocolo debe elaborar un plano de distribución del espacio para el desarrollo del evento, con el propósito de establecer con antelación cómo
será la ubicación de la mesa principal de las autoridades de gobierno que presiden, los graduandos e invitados:
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Vista general superior.
Auditorio Félix Restrepo S.J. (Vista frontal)
MAESTRO DE CEREMONIAS MESA PRINCIPAL MESA ENTREGA DE DIPLOMAS Y
DISTINCIONES
SILLAS PARA DECANOS DE LAS
FACULTADES
GRADUANDOS
INVITADOS
GRADUANDOS GRADUANDOS
INVITADOS INVITADOS
MESA PRINCIPAL ENTREGA DE DIPLOMAS Y
DISTINCIONES ATRIL
MESA CON DECANOS DE LAS FACULTADES. BANDERAS
TARIMA
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Centro Javeriano de formación Deportiva (vista frontal)
MAESTRO DE
CEREMONIAS
MESA PRINCIPAL
SILLAS PARA DECANOS
DE LAS FACULTADES MESA ENTREGA DE
DIPLOMAS
BANDERAS
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Ubicación en las mesas. Para llevar a cabo la ceremonia de grados, se debe disponer la mesa principal para las autoridades de gobierno universitario y las sillas para decanos de las
facultades, la ubicación de las autoridades de gobiernos de la Universidad en la mesa directiva es la siguiente:
La cantidad de personas en la mesa directiva no puede superar a siete (7).
La disposición de la mesa directiva y la mesa con los Decanos será la siguiente, de acuerdo con el espacio que se disponga en el escenario elegido para llevar a
cabo la ceremonia de grado:
Mesa principal para Rector, Vicerrectores y Secretario General
Sillas para Decanos
Atril para maestra de ceremonia
Mesa para entrega de diplomas y distinciones
IMPRESOS Y DOCUMENTOS PARA LA CEREMONIA Diseño e impresión de folletos. Los folletos deberán incluir: Orden del día de la ceremonia, Himno de la Universidad Javeriana, Juramento, relación de graduandos e indicaciones protocolarias. El diseño del folleto es responsabilidad de la Jefe de la Oficina de Protocolo. Diplomas, actas y distinciones. La Oficina de Admisiones y Registro Académico debe entregar los diplomas y distinciones, como mínimo con dos semanas de anticipación, a la Oficina de Protocolo. Libreto de ceremonia de grado. El libreto de la ceremonia de grados debe ser diligenciado por la Oficina de protocolo con la información de los graduados que se genera a través sistema de
grados o lo comunique la Oficina de Admisiones y Registro Académico, de acuerdo con la plantilla definida y aprobada por la Secretaría General.
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO RECTOR
VICERRECTOR
ACADÉMICO
VICERRECTOR
DEL MEDIO
UNIVERSITARIO
VICERRECTOR
DE EXTENSIÓN
VICERRECTOR
DE
INVESTIGACIÓN
SECRETARIO
GENERAL
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Tarjetas de marcación de sillas para graduandos La Oficina de Protocolo debe elaborar tarjetas que indiquen los nombres de los graduandos, con el propósito de ubicarlas en cada una de las sillas dispuestas en el auditorio, de acuerdo con el orden del libreto de ceremonia de grado. ENSAYO DE CEREMONIA La Oficina de Protocolo debe enviar a los estudiantes mediante correo electrónico el enlace con el video que contiene la información sobre el espíritu de la ceremonia, su programa, detalles logísticos y protocolo.
2. ORGANIZACIÓN DE LA CEREMONIA
Montaje de la ceremonia. Se debe realizar una verificación preliminar a la distribución y ubicación de los asistentes en el auditorio o espacio seleccionado para la ceremonia de grado, de forma que se garantice su circulación y el desarrollo normal del acto de graduación. Ubicación de los graduandos. La ubicación de los graduandos, será de acuerdo con los siguientes criterios en su orden:
Alfabéticamente por Facultad, excepto los Doctorandos.
Por grado académico, primero pregrado y después posgrado.
Alfabéticamente por Programa Académico.
Alfabéticamente por graduando.
Los Doctorandos se entregarán en orden alfabético por Facultad, Programa Académico y de graduandos.
Las sillas deben ser marcadas con el nombre del graduando, el orden de los graduandos debe ser igual al indicado en el plano de distribución y el libreto de
grado.
Organización de los diplomas y las distinciones institucionales. Los diplomas y distinciones que serán entregadas durante las ceremonias de grado, deben estar organizados en el orden establecido en el libreto de la ceremonia. La Oficina de Protocolo, será la encargada de realizar esta organización. Practica del libreto de ceremonia. Diligenciado el libreto, se debe remitir al maestro de ceremonias como mínimo con 2 días de anticipación a la fecha de realización de la ceremonia, para que
realice la contextualización del mismo, valide el pronunciamiento del texto y contenido del mismo.
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3. LOGÍSTICA DURANTE LA CEREMONIA. Ingreso de graduandos e invitados. La hora de inicio de las ceremonias de grado debe comunicarse a los graduandos con la anticipación suficiente para garantizar la presencia de los mismos y sus familiares de forma puntual, toda vez que la ceremonia dará inicio justo en la hora estipulada y reportada a las autoridades de gobierno que presidirán la ceremonia. Los graduandos deberán citarse en el auditorio 30 minutos antes de la ceremonia, con el propósito de realizar la ubicación de los mismos y recordar las indicaciones generales. Por su parte, los familiares deberán ingresar con 15 minutos de anticipación momento en que se abrirán las puertas del auditorio, lo anterior para evitar el movimiento de las personas de sus sitios a través del auditorio.
Cuando un graduando llegue después de iniciada la ceremonia, debe aguardar en un lugar diferente al asignado, hasta tanto se inicie el siguiente punto de la
ceremonia y pueda ubicarse en la fila correspondiente ocupando su lugar sin interrupción alguna.
Ingreso de la mesa directiva. Los miembros de la mesa principal deben ingresar por el tapete rojo y se ubican en los lugares indicados en la tarima principal, para dar inicio a la ceremonia.
Precedencia de la ceremonia. Presidirá la ceremonia de grado el Rector de la Universidad, en su ausencia lo harán, en su orden, el Vicerrector académico, el Vicerrector del Medio Universitario, el Vicerrector de Investigación, el Vicerrector de Extensión y Relaciones Interinstitucional, el Vicerrector Administrativo y el Secretario General. En la mesa principal estarán presentes las siguientes autoridades personales de Gobierno General de la Universidad:
1. Rector de la Universidad (o quien presida en su ausencia) 2. Vicerrector Académico 3. Vicerrector del Medio Universitario 4. Vicerrector de Investigación 5. Vicerrector de Extensión y Relaciones Interinstitucionales 6. Vicerrector Administrativo 7. Secretario General
Ubicación de los graduandos. La entrada y ubicación de los graduandos debe ser de forma paulatina a su llegada al auditorio, por cuanto no se deberán realizar marchas de entrada, desfiles
o similares.
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Orden de la ceremonia Las ceremonias de graduación que se realizan en la Pontificia Universidad Javeriana deberán contemplar el siguiente orden:
1. Ingreso de los miembros de la mesa directiva.
2. Himno Nacional de la República de Colombia
3. Palabras de Saludo del Padre Rector o la autoridad que preside la ceremonia.
4. Toma de Juramento a los graduandos.
5. Lectura del texto del diploma.
6. Promulgación y entrega de diplomas
7. Entrega de Orden al Mérito Javeriano y Lauros
8. Himno de la Pontificia Universidad Javeriana
Discursos. Durante la ceremonia de graduación se deberá tener un máximo de 3 discursos. Deberá indicarse a los oradores que el discurso no podrá tener una duración
superior de diez (10) minutos, lo anterior con el propósito de evitar la prolongación de la ceremonia.
Proclamación y Entrega de diplomas. La entrega de diplomas se realizará en su orden Carreras, Especializaciones, Maestrías y Doctorado, cada uno en orden alfabético. Los graduandos que se
presenten después de haber sido nombrados en la entrega de diplomas, deben esperar a la finalización de la ceremonia para solicitar su diploma en la Oficina
de Protocolo. Los estudiantes deberán ubicarse en las sillas de acuerdo con el orden de entrega de los diplomas y una vez finalizado un grupo deberá ponerse
de pie la totalidad de la fila y aguardar en el pasillo central al ser llamados, siempre y cuando el auditorio lo permita.
Para el regreso a su lugar, deberá hacerse por el lado opuesto al pasillo central, tal como se muestra la siguiente ilustración:
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Escenario con pasillo central
Entrada1:
MESA AUTORIDADES DE GOBIERNO DIPLOMAS
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Entrada 2:
Escenario con dos pasillos laterales
Entrada1
MESA AUTORIDADES DE GOBIERNO DIPLOMAS
MAESTRO DE
CEREMONIAS
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GRADUANDOS
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MESA AUTORIDADES DE GOBIERNO DIPLOMAS
MAESTRO DE
CEREMONIAS
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Entrada 2:
Entrega de diplomas a terceros. Cuando el graduando no pueda asistir a la ceremonia de grado, podrá autorizar a un tercero (mayor de edad) para recibir el diploma, previa solicitud y
aprobación del Secretario General.
Para el estudio y aprobación del Secretario General, el graduando deberá entregar, en la Oficina de Protocolo de la Universidad al menos cinco días hábiles
antes de la ceremonia de grado:
Autorización suscrita en original del graduando indicando el nombre, el documento de identidad de la persona autorizada para recibir el diploma y su
vínculo con ella.
Fotocopia del documento de identidad de la persona autorizada para recibir el diploma.
Entrega de reconocimientos académicos. La entrega de reconocimientos académicos se debe realizar de acuerdo con lo estipulado en el Reglamento de Emblemas símbolos y distinciones, y será
entregado según las disposiciones generales del Secretario General.
MESA AUTORIDADES DE GOBIERNO DIPLOMAS
MAESTRO DE
CEREMONIAS
PA
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GRADUANDOS
GRADUANDOS
GRADUANDOS
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Salida de los graduandos La ceremonia de graduación debe finalizar con la entonación del Himno de la Pontificia Universidad Javeriana. En su orden se deben retirar los graduados
quienes abandonarán el auditorio de acuerdo a las filas de ubicación, iniciando por la última a la primera en estricto orden, en seguida los familiares y por
último las autoridades de gobierno.
4. LOGISTICA DESPUÉS DE LA CEREMONIA Recolección de diplomas y distinciones no entregadas. Al finalizar la ceremonia de graduación la Oficina de Protocolo, para el caso de grados institucionales deben recoger de la mesa los diplomas, distinciones o
medallas, que no fueron entregados durante el acto de graduación.
Desmontaje de la ceremonia. El desmontaje de las ceremonias de grado que se realice en los auditorios de la Universidad es responsabilidad de la Oficina de Administración del Campus, no obstante, si para los grados institucionales se requiere la adecuación de un espacio diferente, la Oficina de Protocolo debe coordinar con la empresa contratada el desmontaje y adecuación del espacio al finalizar el acto.
