Pengantar Manajemen

Oleh:

Dr. Zainal Ilmi, SE. MBA

SUMBER:

Management - Sixth Edition

by:

Stephen P. Robbins &

Mary Coulter

BAGIAN # 1MENGENAL ORGANISASI

& MANAJEMEN

APAKAH ORGANISASI ITU?

ORGANISASI adalah pengaturan orang-orang secara sengaja untuk mencapai tujuan tertentu

KARAKTERISTIK ORGANISASI: - Tujuan yang jelas - Struktur yang jelas - Orang-orang

SIAPAKAH MANAJER ITU?

MANAJER adalah seorang anggota organisasi yang memadukan dan mengkoordinasikan pekerjaan orang lain.

TINGKAT MANAJER: - Manajer lini pertama (penyelia) - Manajer menengah (antara penyelia &

puncak) - Manajer puncak

TINGKATAN KEORGANISASIAN

ManajerPuncakManajerMenenga

hManajerLini

PertamaKaryawan Non Manajerial

APAKAH MANAJEMEN ITU?

MANAJEMEN adalah proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar diselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.

EFISIEN adalah meminimasi biaya sumber

EFEKTIF adalah memaksimisasi pencapaian tujuan

APA YANG DIKERJAKAN PARA MANAJER?Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen: -Merencanakan,-Mengorganisasi, -Memimpin, -Mengawasi.

FUNGSI-FUNGSI & PROSES MANAJEMEN

MERENCANAKAN adalah mencakup mendefinisikan tujuan, penetapan strategi, dan mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan.

MENGORGANISASI adalah menentukan apa yang perlu dilaksanakan , cara pelaksanaannya, dan siapa yang melaksanakan.

FUNGSI-FUNGSI & PROSES MANAJEMEN MEMIMPIN adalah mengarahkan dan

memotivasi semua pihak yang terlibat dan memecahkan pertentangan.

MENGAWASI adalah memantau kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan diselesaikan seperti yang direncanakan.

PROSES MANAJEMEN adalah serangkaian keputusan dan kegiatan kerja yang terus menerus dimana manajer terlibat sewaktu mereka merencanakan, mengorganisasi, memimpin, dan mengendalikan.

PERAN MANAJERIAL MENURUT MINTBERG

Peran DeskripsiContoh Kegiatan

yang Dapat Diidentifikasi

Berkaitan dengan Hubungan AntarpribadiPemimpin lambang (Figurehead)

Kepala simbolis; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan sosial

Memberi ucapan selamat kepada para pengunjung, penandatanganan dokumen resmi (legal)

Pemimpin(leader)

Bertanggungjawab untuk motivasi dan mengaktifkan bawahan; bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih, dan tugas-tugas yang terkait

Melakukan hampir seluruh kegiatan yang melibatkan bawahan

Penghubung(Liaison)

Memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang sendiri yang memberikan dukungan dan informasi

Membalas surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar, melakukan kegiatan-kegiatan lain yang melibatkan pihak luar

Peran DeskripsiContoh Kegiatan

yang Dapat Diidentifikasi

Berkaitan dengan InformasiPemantau (Monitor)

Mencari dan menerima beraneka ragam informasi khusus (kebanyakan dari informasi ini mutakhir) untuk mengembangkan pemahaman yang menyeluruh terhadap organisasi dan lingkungannya; muncul sebagai pusat saraf informasi internal dan eksternal tentang organisasi

Membaca terbitan-terbitan periodik dan laporan-laporan; memelihara kontak pribadi

Penyebar (Disseminator)

Meneruskan informasi yang diterima dari orang luar atau dari bawahan kepada anggota organisasi; beberapa informasi merupakanf akta, beberapa melibatkan interpretasi dan integrasi beraneka posisi nilai dari pengaruh-pengaruh keorganisasian

Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk maksud informasional; menelepon untuk meneruskan informasi

Jurubicara(Spokesperson)

Meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan, dan hasil organisasi; berfungsi sebagai pakar berkenaan dengan industri organisasi

Menyelenggarakan rapat dewan; memberikan informasi ke media

Peran DeskripsiContoh Kegiatan

yang Dapat Diidentifikasi

Berkaitan dengan Pengambilan KeputusanWirausaha(Entrepreneur)

Mencari kesempatan-kesempatan dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai “proyek-proyek perbaikan” untuk menimbulkan perubahan; mengawasi rancangan proyek-proyek tertentu

Rapat strategi dan tinjauan ulang yang melibatkan prakarsa atau rancangan proyek perbaikan

Pengendalian gangguan (Disturbance Handler)

Bertanggungjawab atas tindakan korektif bila organisasi menghadapi gangguan mendadak dan penting

Mengorganisasikan strategi dan sesi kaji ulang yang melibatkan gangguan dan krisis

Pengalokasi sumber daya (Resource Allocator)

Bertanggung jawab terhadap alokasi segala sumber daya organisasi dalam pelaksanaannya, pembuatan atau persetujuan seluruh keputusan organisasi yang penting

Penjadwalan; permintaan otoritas; menyelenggarakan kegiatan apa pun yang melibatkan anggaran dan program kerja bawahan

Perunding (Negotiator)

Bertanggung jawab mewakili organisasi pada perundingan-perundingan utama

Berperan serta dalam perundingan kontrak serikat pekerjaSumber : H. Mintzberg, Disadur dari I The Nature of Managerial Work (New York: Harper & Row, 1973), hlm. 93-94.

Hak cipta 1973 oleh H. Mintzberg. Dicetak-ulang dengan izin Harper & Row, Publishers, Inc.

KETERAMPILAN YANG PERLU UNTUK SETIAP TINGKAT MANAJEMEN

Conceptual Skills

Human Skills

Technical Skills

Top Management

Lower Management

Middle Management

Sumber: Robert L. Katz, 1970

KETERAMPILAN PILIHAN MANAJER YANG EFEKTIF

Mengelola

Konflik

Merancang TujuanMemecahka

nMasalah

Bekerja dengan baik dalam suatu

kelompok

Ketrampilan

Antar pribadi

Komunikasi Lisan

MengelolaWaktu

MANAJEREFEKTIF

SISTEM PENGELOLAAN

SISTEM adalah serangkaian bagian- bagian yang saling terkait dan saling tergantung yang diatur sedemikian rupa sehingga menghasilkan sebuah kesatuan terpadu.

SISTEM TERTUTUP adalah sistem yang tidak dipengaruhi dan tidak berinteraksi dengan lingkungannya.

SISTEM TERBUKA adalah sistem yang dipengaruhi dan berinteraksi secara dinamis dengan lingkungannya.

Organisasi Sebagai Sistem Terbuka

MasukanBahan BakuSumber daya ManusiaModalTeknologiInformasi

TransformasiKegiatan-kegiatan

karyawanKegiatan

ManajemenTeknologi dan

Metode Operasi

MasukanProduk dan JasaHasil KeuanganInformasiHasil-hasil Manusiawi

Lingkungan

Sistem

Umpan Balik

Lingkungan

MENGELOLA DALAM KEANEKARAGAMAN & PERUBAHAN

PERSPEKTIF TERHADAP KEMUNGKINAN ATAU PENDEKATAN SITUASIONAL (CONTINGENCY PERSPECTIVE) adalah manajemen menggarisbawahi dan menekankan fakta bahwa organisasi itu berbeda, menghadapi situasi yang berbeda (kontingensi), sehingga membutuhkan cara pengelolaan yang berbeda (tindakan dan keputusan).

APAKAH PEKERJAAN MANAJER ITU UNIVERSAL?

TINGKAT ORGANISASI. Semua tingkat manajer pasti membuat keputusan dalam merencanakan, mengorganisasi, memimpin, dan mengawasi. Perbedaan ada pada tingkatan dan penekanan, bukan pada fungsinya.

JENIS ORGANISASI. Sebagian besar terdapat kesamaan pengelolaan ORGANISASI LABA & NIRL ABA , yaitu perhatian untuk mendapatkan manajer yang efektif & efisien melaksanakan fungsi manajemen.

APAKAH PEKERJAAN MANAJER ITU UNIVERSAL?

UKURAN ORGANISASI. Pengelolaan usaha kecil cukup berbeda dengan pengelolaan perusahaan besar.

MENGAPA PERLU MEMPELAJARI MANAJEMEN?

Setiap orang punya kepentingan mendalam untuk memperbaiki cara-cara pengelolaan organisasi karena setiap hari berinteraksi dalam organisasi.

Sebagian besar orang akan mengelola atau dikelola dalam organisasi. Bagi mereka yang merencanakan karier manajemen, pengertian proses manajemen merupakan dasar membangun keterampilam manajemen.