PelatihanMicrosoft Access

TingkatTingkat DasarDasar

oleh

Rahmat, S.Kom

Coral Reef Information and Training CenterCoral Reef Rehabilitation and Management Program

Jakarta, 2006

• Diktat• Hand-out : Day to Day Exercise• File Latihan• Komputer

Sarana Pelatihan :

Yang Yang akanakan dibahasdibahas padapada pelatihanpelatihan dasardasar ::

MATERI MICROSOFT ACCESS MATERI MICROSOFT ACCESS –– TINGKAT DASAR :TINGKAT DASAR :

MATERI MICROSOFT ACCESS MATERI MICROSOFT ACCESS –– TINGKAT DASAR :TINGKAT DASAR :

Apa itu Database ?Database merupakan kumpulan data.Misalkan :

Database PRODUK : nama produk, harga, ukuranDatabase SUPPLIER : nama perusahaan, alamat, no telp.. dsb

ContohContoh Input Data Input Data DalamDalam BentukBentuk FormulirFormulir

ContohContoh PenyimpananPenyimpanan Data Data DalamDalam BentukBentuk TabelTabel

Database yang Database yang cukupcukup komplekskompleks ::

Contoh input data dalam bentuk Formulir Order

ContohContoh Database Relational yang Database Relational yang KompleksKompleks ::

Contoh input data dalam bentuk Formulir Order

60606

ContohContoh Database Relational yang Database Relational yang KompleksKompleks ::

Menjalankan program Microsoft Access :1. Cara Pertama

Menjalankan program Microsoft Access :2. Cara Kedua

Menjalankan program Microsoft Access :3. Cara Ketiga

1. Menjalankan program Access melalui file Northwind :

1. Komponen Tabel Access yang meliputi : Table, Query, Forms,Report, Macro, dsb.

1. Komponen Jendela Access yang meliputi :a. Title Bar;b. Menu Bar;c. Komponen Database;d. Maximize, Minimize, Close.

ab

c

d

Penjelasan tentang File :• Tabel• Query• Form• Report

Pengelompokan Type Data :

BabBab. 2. 2

Pengelompokan Type Data :

1. Buka program Access• Start All Program Microsoft Office

Microsoft Office Access 2003 atau• Buka file Access (c:\latihan\Northwind.mdb atau Latihan.mdb)

2. Membuat File Database Baru :• [File New] atau [Icon New] atau [Blank Database]

2. Membuat File Database Baru :• Tentukan Folder• Ketik Nama file database• Klik [Create]

3. Membuat Tabel Baru :• Pilih object [Table]• Pilih icon [New]• Pilih [Design View] di menu [New Table] OK

Latihan : membuat tabel masukan struktur data

Latihan : • Modifikasi Primary Key• Modifikasi Tabel

• Masukkan data-data berikut ke dalam tabel Employees• Untuk Field HireDate format [mm/dd/yy]• Untuk Field Salary ketik tidak usah memakai $, titik atau koma.• Untuk Field E-mail setting dengan hiperlink email• Untuk Field Photo inset object (embedded atau link)

Uji :- Double klik data untuk field E-mail, bagaimana hasilnya ?- Double klik data untuk field Photo, bagaimana haslnya ?

Merubah Format untuk field DateDari format United Stated (mm/dd/yy) ke Indonesian (dd/mm/yy)

Merubah Format untuk field SalaryDari format United Stated ($) ke Indonesian (Rp)

Start Control Panel Regional and Language Options

Uji :- Masukkan data HireDate dengan format berbeda, bagaimana hasilnya ?- Masukkan data Salary dengan manual (ketik koma dan titik), bagaimana ?

1. Buka Database Lat Employees.mdb2. Hapus tabel Employees (dihapus secara permanen)

• Dengan icon [DELETE]• Dengan klik kanan delete

3. Bisa dikembalikan dengan Undo (hanya satu kali)

undo

Icon [DELETE]

Klik kanan Delete

4. Import table : EMPLOYEES dari Database EmployeesTableke table : EMPLOYYES dari Database LatEmployeesTable

Latihan : - Import tabel EMPLOYEES dari database EmployeesTable- Link tabel EMPLOYEES dari database EmployeesTable

Tabel hasil import table

Tabel hasil link table

Uji :- Hapus tabel EmployeesTable.mdb, - Kemudian buka file hasil link, bagaimana hasilnya ?- Kemudian buka file hasil import, bagaimana hasilnya ?

1. Buka file EmployeesTable.mdb2. Pilih Table Employees, kemudian klik Design

Latihan :

1. Untuk Field : Name- Rubah Field Size dari 50 menjadi 20,

kemudian uji dengan menambahkan data field nama, bagaimana hasilnya ? uji menambahkan Format dengan tanda > (huruf besar) atau < (huruf kecil) ?

2. Untuk Field : Gender- Rubah Field Size dari Long Integer menjadi Byte

kemudian uji dengan memasukkan angka negatif, apa yang terjadi ?3. Untuk Field : HireDate

- Rubah Format dengan jenis format yang ada, bgmn haslnya ?(long date, medium date, dd-mm-yy, dd-mmm-yy, dd-mmm-yyyy, …)

Hanya Data Type : OLE Object yang tidak memiliki FPG

Latihan : INPUT MASKRubah input Mask untuk Field HomePhone dengan jeniskarakter input mask yang ada diatas (O,9,#,L,?,A,a,&,C,<,>)

Latihan : CAPTION-Label untuk memperbaiki tampilan Field :

- MarriedStatus Married Status, - TitleofCoutesy Title of Courtesy, HomePhone, dll.

Latihan : DEFAULT VALUE- Setiap kali menambahkan record baru, maka otomatis field yang sudah diisi dengan devault value yang terisi, contoh :

- Gender default valuenya diisi dengan angka [1] atau [2], - MarriedStatus default valuenya diisi dengan [Yes] atau [No],- HireDate default valuenya diisi dengan [now()].

Latihan : VALIDATION RULES AND VALIDATION TEXT- Sebagai contoh untuk field gender yang hanya berisi data angka 1 dan 2, dapat diisikan di validation rules dengan :

- Gender 1 or 2 (VR); Anda masukkan angka 1 atau 2 (VT)- Salary >=250 (VR); Masukkan angka lebih dari = 250 (VT)

Latihan : REQUIRED- Apakah sebuah field bisa dikosongkan atau harus diisi.

Data untuk field name dihapus ataudikosongkan, hasilnyaadalah error

Latihan : INDEXED- No; Yes (Duplicates OK); Yes (No Duplicates)

1. Buat database baru : Lat Northwind.mdb2. Import tabel dari file Northwind.mdb :

• Categories• Employees• Products• Suppliers• (option click untag (relationships)

Hasil import :

1. Tampilkan Combo Box untuk field : TitleofCourtesy yang ada ditabel Employees;

Untuk membatasi masukan makaLimit to List dari [No] diganti dengan [Yes]

Nilai standard adalah Text Box

2. Tampilkan Combo Box tabel Products untuk field : Supplier danCategory.

First

Previous

Next

Last

New Record

Latihan :- Menghapus record- Mengurutkan berdasarkan : productID, Name- Menampilkan dengan Filter : Category = Beverage dan

Unit of Stock = 17

Fasilitas Filter Remove Filter

Mengurutkan AscendingBerdasarkan Product Name

Latihan :- Merubah jenis tampilan huruf dan warna

Latihan :- Menyembunyikan kolom (Hide Column) dan UnHide Column- Freeze dan UnFreeze Column

1. Buka Database Lat Northwind.mdb2. Hapus semua tabel yang ada3. Import tabel dari database Northwind.mdb yaitu tabel :

Customers dan Order (klik options dan hapus tanda relationship)4. Hilangkan Combo Box yang ada di tabel Order (Field Customers)5. Tes hubungan antara tabel Customers dan Order independen

artinya apabila kita merubah data Customers tidak otomatismerubah data Order.

6. Bagaimana apabila kita merubah data yang ada di tabelCustomers, maka secara otomatis merubah data yang ada di tabelOrders. membuat relationship.

7. Relationship :• Hanya mengklik Relationship integrity test• Mengklik Cascase Update test• Mengklik Cascase Delete test

8. Ubah data CustomerID : ALFKI dengan ALFKO di tabelCustomers, apakah secara otomatis merubah data yang ada ditabel Orders.

9. Hapus tabel yang ada (Customers dan Orders)10. Import seluruh tabel yang di Database Northwind.mdb termasuk

fasilitas relationship.11. Lihat hubungan antar tabel (relationship) yang ada, lakukan

analisa mengapa ada yang memakai Cascade Update, CascaseDelete dan Integrity saja ?

FormulirOrder Detail

Customers

Shipper

Employees

BAB 3. BAB 3. 1. Buka database Lat EmployeesTable.mdb2. Fungsi Query menampilkan data-data yang diinginkan dari

sebuah atau beberapa tabel3. Type/jenis dari Query4. Membuat Query QEmployees

5. Membuat Query untuk : • Tax (3%) Tax:[salary]*(3/100)• Net Salary NetSalary:[salary]-tax• Sex Sex:IIF([Gender]=1;”Man”;”Women”)• Hilangkan tanda Show untuk Gender dengan klik Show

6. Membuat Query dengan Parameter :• Buat Query Parameter : isi label Salary dan Jenis Kelamin• Salary = 400; JenisKelamin = “Man”

Hasil

1. Buat Copy dari file Query Qemployees CopyQEmployees2. Buka file Query : CopyQEmployees3. Hapus parameter query untuk Salary dan Jenis Kelamin4. Membuat Make-Table Query :

Hasilnya adalah tabel baru dengan nama Salary

Action Query

5. Membuat Update Query :Merubah record yang mempunyai Salary = 400 menjadi 800Hasilnya dapat dilihat di tabel Employees

Nilai 400 berubah menjadi 800

5. Membuat Append Query :Menambahkan record ke tabel yang ditunjuk berdasarkan query

5. Membuat Delete Query :Menghapus record ke tabel yang ditunjuk berdasarkan query

1. Buka database Lat Northwind.mdb2. Kosongkan Lookup tabel untuk Column Width untuk Field SupplierID dan

CategoryID, maka terlihat hanya ID saja bukan nama supplier dan namaCategory.

3. Buat Query untuk tabel Products, Categories dan Suppliers :Query New Design View OK

4. Pada Show table, masukkan tabel Customers, Products dan Categories.

1. Buka database Lat Northwind.mdb2. Buka file Order Details3. Lihat untuk Order ID = 10248 terdapat 3 record dng Sub Total Quantity = 274. Buat Query sebagai berikut :

5. Penggunaan Where untuk exspresi Query :

6. Penggunaan Expression untuk Query Extended Price : file : Product qry

7. Penggunaan Expression untuk Query Extended Price :Save query dengan : ExtendedPrice per Order ID

8. Membuat Harga untuk tabel Products yang paling mahal untuk lima teratas :File Query : Five Most Expensive Product

Definisi Query Bertingkat query yang diambil datanya dari query lainFile Query : ExtendedPrice Details

Tabel Query

Tujuan Crosstab Query adalah merubah yang tadinya baris menjadi KolomFile Query : Quartelly Amount by Products

1. Buat Database baru dengan nama berbeda dari yang sudah ada2. Import Query yang ada di database Northwind3. Kemudian pelajari masing-masing Query4. Gunakan fasilitas Help untuk mengetahui syntax yang ada

BAB 4. BAB 4. 1. Buka file Lat EmployeesTable2. Buat Form dengan Form Wizard