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PLANTILLA PARA INFORME DE AUDITORIA

Instructor: CESAR RENTERIA

Aprendices:

ALEJANDRA HENAO MARYORI CARDONA

NATALIA HOYOS VIVIANA CAMPIÑO CARLOS NUÑEZ

TATIANA SUAREZ

TECNOLOGIA EN CONTABILIDAD Y FINANZAS TCF 84450

CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO

SENA REGIONAL QUINDIO ARMENIA - 2011

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INDICE

1. Introducción

2. Perfil del Auditor

2.1. Características personales

2.2. Características profesionales

3. Cumplimiento del trabajo

3.1. Planificación

3.2. programación

4. Documentos de trabajo

4.1. pruebas sustantivas

4.2. pruebas de cumplimiento

4.3. Tipos de dictamen

5. Alcance del informe

5.1. Objetivos

5.2. Modelo: Plantilla informe para cualquier área

6. Conclusiones

7. Bibliografía

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1. INTRODUCCION

La Auditoría juega un papel fundamental en el mantenimiento de las

empresas, por cuanto implica el control de los recursos de los cuales

ella dispone, a su vez la calidad de las Auditorías es uno de los temas

más importantes a perfeccionar en esta rama, pues de esto depende la

confiabilidad de los estados de control de nuestras empresas.

Desarrollaremos de forma clara, la manera adecuada de realizar un

informe de auditoría para cualquiera que sea el área de la empresa a

trabajar. Revisaremos de forma minuciosa que se cumplan los requisitos

legales y de conformidad para un buen resultado y un informe

satisfactorio.

A través de unas pautas sencillas de realizar, el auditor tendrá una guía

que le permitirá definir los pasos mas relevantes a informar dentro del

resultado de la auditoria.

No olvidemos que de este informe depende un adecuado entendimiento

del DICTAMEN final del auditor sobre los hallazgos que se puedan

encontrar en cada área de la empresa.

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PERFIL DEL AUDITOR

El auditor debe tener un adecuado entrenamiento técnico y capacidad profesional para ejercer la importante labor de auditar una entidad. El auditor debe ser objetivo a la hora de entregar el dictamen, ya que

este muestra resultados reales y confiables. Entre las principales

características del auditor, se encuentran las siguientes:

2.1. Características personales:

1. El examen debe ser ejecutado por personas que tengan

entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para

ejercer la Contaduría Pública en Colombia.

2. El Contador Público debe tener independencia mental en todo lo

relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y

objetividad de sus juicios.

3. En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes,

debe proceder con diligencia profesional.

2.2. Características profesionales:

Los auditores se encuentran cotidianamente con nuevas tecnologías de

avanzada en las entidades, por lo que requieren de la incorporación

sistemática de herramientas con iguales requerimientos técnicos, así

como de conocimientos cada vez más profundos de las técnicas

informáticas más extendidas en el control de la gestión.

El auditor debe reunir, para el buen desempeño de su profesión,

características como:

Sólida cultura general

Conocimiento técnico

Actualización permanente

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Capacidad para trabajar en equipo multidisciplinario

Creatividad

Independencia mental

Objetividad

Responsabilidad

Además de esto, este profesional debe tener una formación integral y

progresiva el auditor debe usar su criterio profesional para saber cuál de

toda la evidencia que posee es la apropiada para el trabajo que está

ejecutando, él debe considerar cualquier elemento o dato que le permita

realizar una evaluación objetiva y expresar un dictamen profesional.

CONCLUSIÓN

El auditor tiene la responsabilidad de mantener en completa

integridad y objetividad la información que se le ha dado de manera

confidencial para poder llevar a cabo los requerimientos que se le han

asignados y ofrecer una mejor calidad de sus servicios con el fin de

que la organización donde está desempeñando su labor quede

conforme. Y obtener evidencia suficiente, confiable y útil para lograr de

manera eficaz los objetivos de la auditoria. Y tener responsabilidades

que estén claramente comprendidas en las estipulaciones generales del

código de la ética profesional e inculcar normas generales y técnicas

de su competencia.

RECOMENDACIONES

-El auditor debe realizar procedimientos diseñados a obtener suficiente y

apropiada evidencia de auditoria, en que puedan todos los elementos

hasta la fecha del informe del auditor que puedan requerir de ajustes o

exposiciones en los estados financieros, hayan sido identificados.

Ciertos eventos y transacciones que ocurren después de cada fin de

año, deben ser examinados como parte del trabajo normal de

verificación de auditoria.

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- Además debe de llevar a cabo una revisión completamente

documentada, de eventos subsecuentes la cual tiene como objetivo de

obtener una seguridad razonable, de que todos los eventos importantes

han sido identificados y expuestos o registrados en los estados

financieros.

- La revisión debe ser actualizada a una fecha lo más cercanamente

posible a la fecha del informe de auditoría, hablando con la gerencia y

realizando pruebas futuras de ser necesario.

- Todos los procedimientos de auditoria emprendidos y las conclusiones

alcanzadas deben estar completamente documentadas las hojas de

trabajo deben incluir notas, detalladas de reuniones, incluyendo quien

estaba presente, los asuntos discutidos y el resto de las discusiones.

CUMPLIMIENTO DE TRABAJO

Esta auditoria se realizara inicialmente basándonos en el cronograma

de actividades de la empresa, la cual será sujeta a modificaciones una

vez el auditor delegado evalué la situación actual de la entidad.

Planificación

Esta etapa comprenderá un preliminar, que facilite un enfoque general

de la auditoria; dicha planificación permitirá obtener una programación

completa e integral del trabajo a realizar.

La planificación de la auditoria incluirá métodos que nos permitirán

resultados de alta calidad, obtenidos de manera eficiente y económica.

Objetivos Principales de la Planificación de la Auditoría

1. Conocer la estructura organizacional

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2. Familiarizarse con las operaciones

3. Estudiar la reglamentación aplicable

4. Evaluar los controles internos y riesgos Asociado

5. Identificar las áreas u objetivos a Auditarse

6. Seleccionar los programas de auditoría que se utilizarán

7. Preparar un plan de trabajo y estimado de tiempo

8. Utilidad del programa de planificación

9. Asegura cumplimiento del auditor con las normas de auditoría

10. Provee guías para la realización y distribución de las tareas

11. Permite al auditor detectar fallas o deficiencias en los

controles internos

Podemos denominar unas etapas específicas en el momento de realizar

la auditoria como:

¿DÓNDE SE VA A REALIZAR EL TRABAJO?

¿CUÁNDO O EN QUÉ PERIODO DE TIEMPO SE VA A REALIZAR?

¿EN QUÉ FECHA ES NECESARIO QUE ESTÉ TERMINADO EL

TRABAJO?

¿CUÁNDO ESTARÁ TERMINADO EL INFORME?

Los pasos a seguir en el momento de planificar una auditoria

1. Definir el grupo de trabajo

2. Notificar el comienzo de la auditoria

3. Obtener y estudiar la documentación e información sobre el área a

auditar

4. Tener una base de las auditorias anteriores

5. Evaluar los factores internos y externos que afectan al área

6. Evaluar los controles internos del área a auditarse

Ambiente de Control Interno

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Estructura organizacional

Independencia en la función de auditoría interna

Adopción y divulgación de normas éticas

Preparación y experiencia de los funcionarios del área

Evaluación de Riesgo: Identificar las debilidades y fortalezas de

los sistemas establecidos en cuanto a la prevención y detección de

errores o irregularidades

Presentación y Comunicación de Información Financiera:

Datos o información del área o unidad son registrados y

comunicados a tiempo para facilitar la toma de decisiones

Actividades de Control: Políticas, procedimientos, técnicas o

prácticas que permiten a la gerencia disminuir los riesgos

identificados

Monitoreo: Evaluación y revisión continúa de los controles,

creación supervisión adecuada a las evaluaciones periódicas

7. Evaluar los cuestionarios de control interno para familiarizarnos en

el reglamento y los procedimientos aplicables al área.

8. Informar a la gerencia los hallazgos determinados en la

planificación de la auditoría.

9. Reunirse con los miembros del equipo de trabajo para informarles

sobre el resultado de la planificación.

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EVIDENCIAS

Para realizar un buen procedimiento vamos a revisar las evidencias que

podemos recolectar para sustentar de la mejor manera el informe de

auditoria.

Entre las clases de evidencia que obtiene el auditor tenemos: a. Evidencia sobre el control interno y el sistema de contabilidad, porque ambos influyen en los saldos de los estados financieros. b. Evidencia física c. Evidencia documentaria (originada dentro y fuera de la entidad) d. Libros diarios y mayores (incluye los registros procesados por computadora) e. Análisis global f. Cálculos independientes (computación o cálculo) g. Evidencia circunstancial.

PAPELES DE TRABAJO Son el conjunto de cédulas y documentación que contienen los datos e

información obtenidos por el auditor en su examen, así como la

descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas

CEDULAS

Se usan para examinar los libros y los documentos que muestren las

operaciones registradas y además se debe conservar la constancia del

examen que se practicó en la empresa

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Clasificación de las cedulas

EVENTUALES

Son cedulas de observaciones o programas de trabajo y también

asientos de ajuste de cartas para salvaguarda o asuntos pendientes.

Tradicionales

Son aquellos cedulas cuya numeración es estándar y su uso es muy

común

Clasificación de las cedulas tradicionales

CEDULAS SUMARIAS

Son resúmenes de cifras iguales de una cuenta o área

CEDULAS ANALITICAS

En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman las cedulas

sumarias

PROPÓSITO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Ayudar al auditor a garantizar de forma adecuada que esta auditoria se

hizo de acuerdo a las (normas de auditoría general mente aceptadas).

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CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO DE REFERENCIA

Contiene la información que servirá para las auditorias posteriores

LEGAJO DE AUDITORIA

Son los papeles de trabajo que sustentan el resultado de la auditoria

PRUEBAS SUSTANTIVAS

Es el procedimiento diseñado para probar el valor monetario de saldos o

la inexistencia de errores monetarios que afecten la presentación de los

estados financieros y obtiene las evidencias suficientes que permita al

auditor emitir su juicio en las conclusiones acerca de cuándo pueden

ocurrir perdida materiales durante el proceso de la información.

LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS SON:

1. pruebas para identificar errores en el procesamiento

2. prueba para asegurar la calidad de los datos.

3. pruebas para identificar la inconsistencia de datos.

4. prueba para comparar con los datos o contadores físicos.

5. confirmación de datos con fuentes externas

6. pruebas para confirmar la adecuada comunicación.

7. prueba para determinar falta de seguridad.

8. pruebas para determinar problemas de legalidad.

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PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Diseñado para verificar si el sistema de control interno del cliente

Si Está siendo aplicado de acuerdo como se le describió al auditor y

tienen como propósito comprobar los riesgos internos y externos y la

efectividad de los sistemas de control

-- También están diseñadas para obtener seguridad razonable de que se

cumplen los procedimientos establecidos de control contable interno. Y

Sirven además para detectar desviaciones respecto a los

procedimientos de control y para decidir si el grado de tales

desviaciones son significativas respecto a lo que se espera de que

existan controles adecuados.

LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO SE DIVIDEN:

La frecuencia

Es la frecuencia con que los procedimientos de control interno fueron

llevados a efecto.

LA CALIDAD

Es la calidad con que se ejecuta los procedimientos de control Interno

LA PERSONA

Es la persona que está ejecutando el procedimiento, la persona

responsable de los procedimientos de control interno.

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MARCAS DE AUDITORIA

Las marcas de auditoria son aquellos símbolos convencionales que el auditor adopta y utiliza para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y técnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoria. Son los símbolos que posteriormente permiten comprender y analizar con mayor facilidad una auditoria.

Objetivos de las marcas de auditoria.

1. Dejar constancia del trabajo realizado.

2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de la cédula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisión de varias partidas.

3. Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.

4. Identificar y clasificar las técnicas y procedimientos utilizados en la auditoria.

CLASIFICACIÓN DE LAS MARCAS DE AUDITORIA.

Marcas de auditoria estándar.

Las marcas estándar se utilizan para hacer referencia a técnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditorias y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean. Son de utilización y aceptación general.

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Marcas de auditoria específicas.

Las marcas específicas no de uso común; en la medida en que se adopten deberán integrarse al índice de marcas correspondiente y señalarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Estas dependen de cada auditoria específica y según el usuario. No son las mismas marcas en una empresa que en otra, ni son las mismas en un tipo de auditoria que en otro.

PRESENTACION DEL INFORME

El informe de auditoría es un documento en el cual se oficializan o se dan

a conocer los resultados de la auditoria ejecutada en la empresa u

organización requerida. Su principal característica es que resume la

problemática plasmada en las observaciones registradas por el auditor .

Por ello, como informe ejecutivo describe de manera clara y precisa los

principales problemas que enfrentan la Entidad o los programas, rubros

o conceptos analizados.

En el cuerpo del informe, debe ir plasmado de la siguiente manera:

El título o identificación

Deberá identificarse el informe bajo el título de “Informe de Auditoría Independiente de Cuentas Anuales”, para que cualquier lector del mismo pueda distinguirlo de otros informes que puede emitir el auditor resultado de trabajos especiales, revisiones limitadas o informes preparados por personas distintas de los auditores, como pueden ser los informes de la Dirección o de otros órganos internos de la entidad. Por tanto, dicho título sólo se aplicará por el auditor a informes basados en exámenes cuya finalidad sea la de expresar una opinión sobre los estados financieros en su conjunto.

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A quién se dirige y quienes lo encargaron

El auditor dirigirá su informe a la persona o la entidad del que recibió el

encargo de la auditoría. Normalmente, el informe del auditor se dirigirá a

los accionistas o socios. En este caso, cuando el encargo del trabajo ha

sido realizado por la Junta General de accionistas y el informe va

dirigido a ésta (a los accionistas).

El párrafo de alcance

Este párrafo, cuyo objeto es describir la amplitud del trabajo de auditoría realizado, debe claramente:

1. Identificar los estados financieros auditados. Por tanto, deberá incluir el nombre de la entidad, los estados financieros objeto de examen, la fecha del balance y el período que cubren los demás estados.

2. Hacer referencia al cumplimiento en el examen de las NAGA, que en este contexto se sobrentiende que son las generalmente aceptadas.

El texto normalizado del párrafo de alcance sin salvedades se redactará, de acuerdo con el Boletín Nª14 del ICAC, en los siguientes términos.

“Hemos auditado las cuentas anuales de ABC, S.A. que comprenden el balance de situación al 31 de diciembre de 20XX, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria correspondientes al ejercicio anual terminado en dicha fecha, cuya formulación es responsabilidad de los administradores de la Sociedad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre las citadas cuentas anuales en su conjunto, basada en el trabajo realizado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas, que requieren el examen, mediante la realización de pruebas selectivas, de la evidencia justificativa de las cuentas anuales y la evaluación de su presentación, de los principios contables aplicados y de las estimaciones realizadas.”

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3. Si el auditor no mencionara en el párrafo de alcance ninguna limitación o salvedad, se entenderá que ha llevado a cabo todos los procedimientos y pruebas de auditoría necesarios para expresar su opinión sobre los estados financieros de la entidad. En caso contrario, deberá hacer constar que han existido limitaciones al alcance en su examen, lo que se dirá de la siguiente forma: “excepto por la salvedad mencionada en el párrafo X siguiente, el trabajo se ha realizado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Debemos adelantar que las salvedades en general van referenciadas en el informe por las palabras EXCEPTO POR.

Hacemos notar que en este párrafo de alcance únicamente se expresa si no han existido limitaciones al alcance (en cuyo caso no se dice nada, es decir, se utiliza el párrafo normalizado anterior) o si, por el contrario, han existido limitaciones, en cuyo caso se menciona únicamente que han existido, pero no se dice nada de qué tipo de limitaciones ni tampoco qué procedimientos de auditoría se han dejado de aplicar con motivo de la limitación o las limitaciones; tal información se redactará en uno o varios párrafos de salvedades.

El párrafo legal o comparativo

Según la NTA 3.9.3 redactada según Resolución de 1 de diciembre de 1994, del ICAC (BOICAC n. 19), cuando el Informe de Auditoría se refiera a las cuentas anuales de un ejercicio, deberá incluir un párrafo, después del párrafo de alcance, que hace mención al hecho de que las cuentas auditadas son únicamente las del último ejercicio. Cuando solamente se presenten cifras comparativas del ejercicio anterior y no cuentas anuales completas, el auditor deberá indicar, en un párrafo intermedio, que su opinión se refiere exclusivamente al último ejercicio. Cuando la entidad hubiera estado sometida a auditoría obligatoria en el ejercicio anterior, el auditor deberá indicar, además, si fue él mismo quien efectuó dicha auditoría. Si la empresa sometió a auditoría, de forma voluntaria, las cuentas anuales del ejercicio anterior, las indicaciones a dicho informe de auditoría voluntaria pueden ser omitidas.

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En este último caso, el auditor deberá requerir de la entidad que identifique como “no sometidas a auditoría obligatoria” las cifras relativas al ejercicio anterior incluidas en las cuentas anuales a efectos comparativos. Cuando la sociedad no haya sometido a auditoría las cuentas anuales del ejercicio precedente y no hubiera estado obligado a ello, identificará las cifras comparativas como no auditadas. No obstante, cuando la sociedad hubiera incumplido la obligación de someterse a auditoría en el ejercicio anterior, este hecho deberá ser mencionado en el informe de auditoría. 5. El párrafo de énfasis Mediante los párrafos de énfasis, el auditor pone de manifiesto aquellos hechos que considera relevantes o de especial importancia, aunque tales hechos no llegan a afectar a la opinión. Por tanto, cuando en un informe de auditoría aparece un párrafo de énfasis, el auditor pretende con ello destacar al lector ese hecho en concreto, si bien ello no significa que la opinión de auditoría deba recoger salvedad alguna. Algunas razones usuales por las que el auditor suele incluir en su informe de auditoría párrafos de énfasis son: Por la necesidad de poner de manifiesto que un porcentaje importante de las operaciones (compras o ventas) se están realizando con una entidad en concreto. Salvedades puestas de manifiesto en anteriores informes y corregidas en el presente ejercicio; dado que al haber sido corregidas en este ejercicio no tiene aplicación su inclusión como salvedad en este ejercicio, sin embargo, y dada la importancia que esta circunstancia tuvo en anteriores informes (por ello se incluyó como salvedad), se incluyen en el presente como párrafo de énfasis. es motivo de mención especial en el informe a través del párrafo de énfasis.

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No aplicación excepcional de algún PYNCGA (con lo que el auditor está conforme), debido a que su aplicación impediría mostrar la imagen fiel. Si el auditor no está conforme con la no aplicación, dará lugar a salvedad o a una opinión negativa. El párrafo de salvedades Cuando el auditor ha de poner de manifiesto en su informe que existen algunos reparos en relación con los estados financieros formulados por la sociedad, utiliza el párrafo (o párrafos) de salvedades, en el cual se deben justificar siempre los motivos de sus reparos, cuantificándose el impacto que esta salvedad tiene sobre los estados financieros auditados (siempre que la salvedad sea cuantificable); si el efecto de la salvedad no fuese susceptible de ser estimado o cuantificado razonablemente, sólo se mencionarán las causas que provocan tal salvedad. Es usual y resulta lógico que el auditor recoja la salvedad o salvedades suficientemente explicadas y detalladas, ya que se causan, normalmente, por las diferencias de criterios o de interpretación que ante un mismo hecho o circunstancia, se producen entre los administradores o sus asesores y el propio auditor o firma de auditoría. El párrafo de opinión El párrafo de opinión del Informe de Auditoría Independiente debe mostrar claramente el juicio final del auditor sobre si las cuentas anuales, consideradas en todos los aspectos significativos, expresan adecuadamente o no la imagen fiel de los siguientes aspectos de la entidad auditada: De la situación financiera (referencia al pasivo del balance) Del patrimonio (referencia al activo del balance), De los resultados de las operaciones (referencia a la cuenta de pérdidas y ganancias)

De los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio (referencia al cuadro de financiación anual).

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Todo ello dentro de un marco de PCGA . Es decir la opinión se refiere al grado de adecuación a unos estándares preestablecidos. Asimismo, deberá expresar si los PCGA, han sido aplicados uniformemente. En este párrafo también se dirá si las cuentas anuales contienen la información necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada. La citada información debe identificarse con la información mínima obligatoria que ordena publicar la normativa específicamente aplicable . También en el párrafo de opinión, el auditor hará constar, en su caso, la naturaleza de cualquier salvedad significativa sobre las cuentas anuales. Cuando se diera esta circunstancia, es preciso que se incluya la expresión “excepto por”. Cuando la salvedad o salvedades fueran muy significativas, el auditor deberá denegar su opinión o expresar una opinión desfavorable.

Hemos de recordar que la opinión expresada en el párrafo de opinión, lo es sobre las cuentas anuales únicamente, que recordamos son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria; este último documento incluirá obligatoriamente –en su formato no abreviado– el cuadro de financiación, y potestativamente la cuenta de pérdidas y ganancias analítica y el estado de variaciones de tesorería.

Sin embargo, en ocasiones, el informe de gestión también debe acompañar al informe de auditoría y el auditor también debe expresar una opinión sobre el mismo, pero tal opinión se expresa sólo sobre determinados aspectos del mismo (la información contable que contiene), y se menciona en un párrafo distinto (el párrafo sobre el informe de gestión), que será analizado más adelante.

El texto normalizado del párrafo de opinión sin salvedades se redactará, de acuerdo con el Boletín n. 14 del ICAC, en los siguientes términos.

“En nuestra opinión, las cuentas anuales del ejercicio 20XX adjuntas expresan, en todos los aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la Sociedad XYZ, S.A., al 31 de diciembre de 20XX, del resultado de sus operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio anual terminado en

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dicha fecha y contienen la información necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada, de conformidad con principios y normas contables generalmente aceptados que guardan uniformidad con los aplicados en el ejercicio anterior.”

5.2.8. El párrafo sobre el informe de gestión

El informe de gestión no forma parte integrante de las cuentas anuales de una sociedad.

No obstante, para aquellas sociedades sometidas a auditoría obligatoria, ha de formularse y depositarse conjuntamente con sus cuentas anuales. Ello significa que, bien por imperativo legal, bien por deseo de la sociedad, en determinadas situaciones el auditor se ve en la obligación de analizar el contenido del informe de gestión, aunque la responsabilidad del auditor respecto al contenido de dicho informe alcanza únicamente lo concerniente a la información contable que pudiera contener dicho informe de gestión y no la información no contable que los administradores hayan hecho incluir en el mismo.

De acuerdo con el Boletín n.o 14 del ICAC, que modifica ligeramente la redacción del informe de auditoría, el párrafo que se incluirá en la opinión del auditor, relativa al informe de gestión, será la siguiente:

“El informe de gestión adjunto del ejercicio 20XX, contiene las explicaciones que los administradores consideran oportunas sobre la situación de la Sociedad, la evolución de sus negocios y sobre otros asuntos y no forma parte integrante de las cuentas anuales.

Hemos verificado que la información contable que contiene el citado informe de gestión concuerda con la de las cuentas anuales del ejercicio 20XX. Nuestro trabajo como auditores se limita a la verificación del informe de gestión con el alcance mencionado en este mismo párrafo y no incluye la revisión de información distinta de la obtenida a partir de los registros contables de la Sociedad.” Este párrafo recoge una opinión independiente en la que el auditor manifiesta que la información contable del informe de gestión sí concuerda con la de las cuentas anuales del ejercicio; sin embargo, es posible que la información contable de dicho informe sea incorrecta, en cuyo caso entendemos que

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el auditor expresará una opinión que será similar a la opinión con salvedades sobre las cuentas anuales; una posible redacción de este tipo de hechos puede ser: “Hemos verificado que la información contable que contiene el citado informe de gestión concuerda con la de las cuentas anuales del ejercicio 20XX, excepto por (. . . señalar la no concordancia . . . )”

5.2.9. El nombre, dirección y datos registrales del auditor

Con independencia del nombre del auditor, el informe debe mostrar, lo que normalmente se hace a modo de membrete, la dirección y la ciudad en que radica el despacho de dicho auditor y su número de inscripción en el ROAC. Si éste número no figura en el membrete, habrá de consignarse junto con el nombre del auditor.

5.2.10. La fecha del informe

El informe del auditor debe expresar una fecha. La fecha del informe deberá ser la del último día de trabajo en las oficinas de la entidad, ya que en esta fecha habrá completado sus procedimientos de auditoría. A este respecto hemos de tener en cuenta que el auditor obligatoriamente ha de considerar el efecto que en los estados financieros y en su informe pueden tener los hechos y transacciones que hayan ocurrido y llegado a su conocimiento antes del momento de entrega del informe a la entidad auditada.

Por tanto, si bien el informe de auditoría contiene la opinión profesional sobre la razonabilidad de los estados financieros del ejercicio auditado, el auditor en su informe también opina sobre la existencia (o inexistencia) de hechos significativos acaecidos desde el cierre del ejercicio a la fecha de entrega del informe.

En estos casos especiales en que el auditor obtiene una nueva evidencia entre la fecha de terminación de los trabajos y la fecha de entrega del informe, si esta evidencia afecta al contenido del informe, podrá poner dos fechas distintas, una para el contenido del informe y otra para la evidencia en cuestión.

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5.2.11. La firma del informe por el auditor

El informe debe ir firmado por un auditor inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC). En el caso de informes correspondientes a auditorías realizadas por sociedades de auditoría inscritas en dicho Registro, el informe debe indicar:

Resultados del trabajo desarrollado

En este se describen los aspectos relevantes identificados durante

la auditoría; estos resultados asentados deben corresponder a

problemas definidos con precisión como queda plasmado en las

cédulas de observaciones, haciendo hincapié en las repercusiones

dentro de procesos, actividades o áreas auditadas.

Además, los resultados deben proporcionar información valiosa para

la toma de decisiones por parte de los responsables de la empresa;

por ello, el auditor vinculará las diferentes inconsistencias para

mostrar cómo, repercuten y afectan la planeación, programación y

ejecución de los programas y consecuentemente el logro de los

objetivos.

El objetivo del informe va más allá de evidenciar los errores o

deficiencias, también destaca aquellos aciertos que fueron

identificados. En este sentido, debe hacerse referencia a los

elementos de éxito que permitieron la consecución de los objetivos.

Conclusión y Recomendación General.

Como es importante señalar las deficiencias más significativas,

también es importante promover acciones que conlleven su solución;

por ello, dentro del informe de auditoría se incluirá la conclusión y

recomendación general. Debido a que dentro de las cédulas de

observaciones quedaron plasmadas

recomendaciones específicas concertadas en los ejecutivos

responsables de atenderlas, la recomendación general debe estar

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planteada de tal manera que aporte elementos para la toma de

decisiones en la planeación, programación, organización,

ejecución, control y evaluación de los programas asignadas al área

auditada.

Observaciones

se incluyen todas las cédulas de observaciones comentadas y

firmadas por los ejecutivos responsables de la empresa , también

deben estar firmadas por el responsable del área de auditoría como

evidencia de la supervisión que realizó

y de la formalización de su envío al área auditada.

Seguimiento de Recomendaciones

La auditoría no concluye con la emisión del informe; en éste el

auditor plasma una serie de recomendaciones para que se corrija

la problemática detectada. A través de las auditorías de

seguimiento se verifica que con las acciones adoptadas se subsanen

las anomalías y se evite

su recurrencia. Con el fin de que la instancia de control pueda

orientar sus seguimientos se recomienda:

a) Comprometer al titular del área auditada con la atención de las recomendaciones.

b) Promover que el área auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones.

c) Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicación de las recomendaciones.

d) Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicación de las recomendaciones, con el objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias.

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MARCO LEGAL

La norma como tal de donde surgen todas las bases legales para la

elaboración de la auditoria como de los informes se encuentran en la

ley 43 de 1990, (Art. 7 al 13)

IVÁN BOTERO GÓMEZ S.A.

ÁREA DE CONTROL INTERNO

SUCURSAL IBAGUÉ

INFORME No.

FECHA: Mayo 9 al 27 de 2011

OBJETIVO: Verificar si los procesos y controles existentes en

la sucursal Ibagué de Administración e Inventarios

se encuentran en un continuo cumplimiento por

parte de la sucursal.

ALCANCE: Administración: Arqueo de caja, arqueo de

cheques y tarjetas devueltos, arqueo de cheques

posfechados, arqueo de papelería numerada sin

consumir, arqueo de papelería numerada en

consumo, ventas de contado Abril de 2011,

ventas de mercancía de matrícula Abril de 2011,

incapacidades, salud ocupacional, inventario de

vehículos, seguridad en bodega, almacén y

manejo de dineros, sistemas y equipo de

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comunicación, cuenta personal, asesores por

debajo del mínimo, llamadas pendientes por

pagar y ambiente general de la Sucursal.

Cartera: Servicios técnicos de clientes y

mercancía en depósito.

Inventario: Toma física en bodega, planta,

verificación con las bodegas y producción de

mercancía pendiente de despacho, visitas a

clientes, mercancía de servicio técnico y prestada

a clientes de inventario, verificación con logística

de procesos pendientes por cambios de servicio

técnico, valoración de mercancía.

EQUIPO AUDITOR: PAULA ALEJANDRA MORALES HOYOS

JULIAN ALBERTO ARTEAGA FLOREZ

LUIS FELIPE CASTRILLÓN LÓPEZ

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1. ANALISIS DE LA AUDITORIA

1.1. ADMINISTRACIÓN

1.1.1 ARQUEO DE CAJA

En cuanto a envíos de arqueos de caja según información de María

Fernanda Echeverri del área de auditoría y cruce con los razoneros de la

secretaria, se recibieron los siguientes arqueos entre los meses de

Enero y Abril de 2011: en Enero 2, en Febrero 2, Marzo 1 y Abril 1.

Se solicitó información al área de Auditoria, acerca de situaciones

pendientes con la sucursal en lo que respecta a movimientos de caja,

para lo cual se recibió intranet No. 28949 del 11 de Mayo de 2011,

donde se solicitó el envío de la factura del gasto del día de la secretaria,

de los almuerzos de la cajera, las dos auxiliares de créditos, la

secretaria y de la conserje para un total de $50.000. Según el intranet

enviado por la señora Luz Marina Cruz, auxiliar de auditoría , el

documento de soporte que se envió fue un recibo de caja menor de los

que se manejan en las sucursales y se requiere es de la factura donde

se indique la razón social o el sello del establecimiento donde se realizó

la compra. Además, se solicitó el reintegro de $10.000 correspondientes

al almuerzo de la conserje, finalmente según intranet No.29008 – Audi

del 12 de Mayo de 2011, se informa que no se debe hacer dicho

reintegro. La factura fue solicitada y enviada al área de auditoría el día 9

de Mayo de 2011, según razonero 14 – 340.

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El arqueo de caja fue realizado el día 9 de Mayo por parte de auditoría,

se verificaron los recibos uno a uno realizando el respectivo punteo, se

evidenció un buen diligenciamiento de los recibos manuales por parte de

los cobradores por lo que se puede decir que se mejoró con respecto a

la anterior auditoría donde se observaron falencias. Constantemente la

cajera va armando fajos de billetes y los va guardando en la caja fuerte.

Se notó buen orden de la documentación, todo lo recibido en el

transcurso del día se va guardando en una carpeta para evitar que se

traspapelen, además se evidencia que su puesto de trabajo es ordenado

y tiene un buen trato para con nuestros clientes.

Se encontró en caja en efectivo la suma $8.006.050 y mientras se

realizaba $2.649.000 para un total de $10.655.050, los cuales se

enviaron a consignar según comprobantes 141634393 y 141634394 de

Bancolombia respectivamente. Se indagó a la cajera del por qué se

había dejado acumular tanto efectivo, a lo que respondió que no había

alcanzado a consignar en horas de la mañana, ya que le recibió a los

cobradores que habían estado en las zonas rurales el fin de semana

mucho efectivo y debía grabar en el sistema los recibos, lo que le

demoró mucho tiempo, además se tuvo mucho recaudo también por

parte de los clientes que se acercaban a cancelar en la caja de la

sucursal. En el momento previo al arqueo, se evidenció que la cajera

tenía el dinero guardado en la caja fuerte organizado por fajos listos

para enviar a consignar.

28

La persona encargada de recibir el dinero mientras se realizaba el

arqueo fue el jefe de cartera Julián Mauricio Herrera a quien se le hizo el

respectivo cuadre al finalizar el arqueo de caja sin encontrar novedad.

En cuanto a pagos de nóminas, se indagó a la cajera cómo lo realizan, a

lo que respondió que lo primero es verificar que esté bien causada,

luego que se cuente con el efectivo necesario para realizar los pagos y

generar el respectivo comprobante. En el momento del arqueo, se

encontraron en la caja fuerte $550.000 correspondientes a pago de

gratificación del director de grupo Carmelo Bonilla, según indicó la cajera

el día sábado 7 de Mayo, se generó el total del comprobante, pero el

asesor no regresó a la sucursal por lo que se le guardó el dinero. A la

cajera se le hizo la observación de que no se debe dejar dinero

guardado, para éste tipo de situaciones en que no se encuentre el total

del personal para pagar, se deben hacer pagos parciales y generar los

comprobantes que sean necesarios pero siempre teniendo en cuenta

que los funcionarios a quienes se les vaya a cancelar, se encuentren en

la sucursal y firmen el documento de soporte de pago. La cajera

manifestó no conocer ésta disposición, por lo que se le reenvió intranet

No.7716 donde se da la instrucción por parte del área de Contabilidad;

se verificó y en la fecha en que se envió ésta información el 27 de Mayo

de 2009 y la cajera no laboraba en la empresa. La funcionaria, es cajera

desde el 16 de Enero de 2011. Se reenvía intranet No.2392 – Cont de

Mayo 27 de 2011 quedando enterada del proceso de pagos parciales.

29

El día 24 de Mayo de 2011 se realizó un nuevo arqueo de caja por parte

del gerente de la sucursal, el señor Orlando Martínez, donde se

evidenció un buen proceso por parte de él. Se hizo corte de talonarios

tanto de caja como de jefe de cartera, el Señor Humberto Abadía quien

fue la persona encargada de recibir mientras se realizaba el arqueo. Se

solicitó a la cajera grabar lo que tuviera pendiente e imprimir el listado

del movimiento; en el momento del arqueo, se tenían 3 provisionales,

todos con el visto bueno del gerente, correspondientes a:

• Refrigerios por reunión general por $55.000 del día 20 de Mayo de

2011

• Compra de guantes para conductor, almacenista y auxiliar de

bodega por $21.000 del 24 de Mayo de 2011

• Compra de lámparas para vehículos por $24.000 del 24 de Mayo

de 2011

Se realizó el respectivo punteo de recibos y movimiento y

posteriormente el conteo del dinero, donde se encontraron $2.522.700.

Se diligenció el formato de caja recomendado por el área de auditoría,

dejando aclaradas algunas dudas que se presentaban con dicho

formato. Se encontró un sobrante de $28.

Posteriormente, se recibió lo recaudado por el jefe de cartera, el Señor

Humberto Abadía que fueron $1.779.300, donde sobraron $700 que

correspondían al jefe de cartera a quien no se le entregó base mientras

el arqueo. El dinero se envió a consignar según comprobante #

137860575 del 24 de Mayo de 2011.

30

1.1.2 ARQUEO DE CHEQUES O TARJETAS DEVUELTOS

Se realizó corte a la chequera existente en la sucursal la cual

corresponde a Bancolombia con consecutivo JE789201 al JE789300, el

último cheque que se diligenció fue el de consecutivo # JE789217 por

concepto de liquidación del conductor Yesid Cañizales por valor de

$809.785 del 29 de Abril de 2011.

Por otra parte, se solicitó la respectiva información al Área de Financiera

en Dirección General y según intranet No. 16190– Fina del 12 de Mayo,

la sucursal Ibagué no tiene nada pendiente.

1.1.3 ARQUEO DE CHEQUES POSFECHADOS

Se evidenció el talonario de cheques posfechados en estricto orden

consecutivo y ya utilizado el consecutivo No.12001, donde se recibieron

2 cheques posfechados del banco de Occidente del señor Alvaro

Hernando Torres para ser pagados así:

• Cheque No.379068: Por valor de $1.347.200, para ser consignado el

3 de Marzo de 2011, el cual se cruzó con recibo de caja #

1400069406 del mismo día.

• Cheque No.379069: Por valor de $1.347.200, para ser consignado

el 3 de Abril de 2011, el cual se cruzó con recibo de caja #

1400071762 del 4 Abril de 2011.

31

Con información suministrada por el área de Financiera, no se presentó

novedad con los cheques.

1.1.4 ARQUEO DE PAPELERÍA NUMERADA SIN CONSUMIR

Se solicitó el libro kardex a la secretaría de la sucursal para verificar que

los pedidos realizados a Dirección General se encontraran asentados en

el libro radicador. La papelería numerada sin consumir encontrada fue la

siguiente:

• 18 talonarios de recibos de caja manuales

• 3 talonarios de contratos de depósito

• 1 caja de recibos de caja sistematizados

• 6 garantías extendidas de Samsung

NOTA: Se solicitó información al señor Rodrigo Lesmes sobre el uso

que debe dársele a las garantías extendidas Samsung, quien indicó

según conversación telefónica y también en intranet No.45355 – Logi del

25 de Mayo de 2011, que el proveedor ya no autorizó más éste servicio,

por lo que deben destruírse las existentes en la sucursal, lo cual se hizo

el día 25 de Mayo de 2011 en presencia de auditoría.

Con respecto a la anterior auditoría, donde se recomendó a la secretaria

relacionar el número del pedido, se observó que se acató la sugerencia.

Como única novedad, no se evidenció la copia del último pedido que se

hizo al área de logística aunque estaba asentado, según informa la

32

secretaria, cuando firmó el recibido, envió las dos copias a Armenia por

lo que no se encontró archivado el pedido realizado en el mes de Abril

de 2011. Se solicitó al señor Orlando González de logística que por favor

enviara nuevamente la copia para ser archivada.

La papelería sin consumir, se encontró bien custodiada por las

funcionarias responsables, la cajera quien guarda los recibos de caja

sistematizados y la secretaria el resto de papelería.

TARJETAS DE RECAUDO EMPRESARIAL

Con información suministrada por la cajera, no se están utilizando por

parte de los cobradores ya que la cuenta del convenio no tiene mucho

movimiento. Se solicitó información a María Elena Bocanegra quien

indicó según intranet No.16190 – Fina del 12 de Mayo de 2011, que si

no se les está dando el uso debido a las tarjetas, que se recogieran y se

dejaran tres en la sucursal. Se envían a Dirección General las siguientes

tarjetas:

• 1401

• 1402

• 1403

• 1404

• 1405

• 1407

• 1408

33

La tarjeta # 1406 es la asignada a la cajera y se deja ya que ésta si es

utilizada al momento de consignar en la cuenta del convenio y las

tarjetas # 1409 y 1410 también se dejan en la sucursal.

TARJETAS CLIENTE PREFERENCIAL

Según instrucción dada por Dirección General, donde se debe manejar

un archivo por orden alfabético (por apellido) todas las tarjetas de cliente

preferencial existentes en la sucursal, se le solicitó a la cajera que

realizara el respectivo inventario y la base de datos con nombre

completo, número de cédula y el número de la tarjeta, lo cual fue

realizado y entregado el día 23 de Mayo de 2011. En total se

encontraron en físico 678 tarjetas, las cuales se contaron y se

compararon los datos relacionados en la base de datos entregada por la

cajera. Se dejan debidamente organizadas por órdenes alfabéticos y

guardados en uno de los cajones del escritorio de la secretaria que se

encontraba desocupado, donde el espacio es el apropiado para el total

de las tarjetas. También se deja impresa la base de datos para que en el

momento de la entrega de alguna tarjeta se haga firmar el recibido por

parte del cliente.

1.1.5 ARQUEO DE PAPELERÍA NUMERADA EN CONSUMO

Se está registrando la fecha, el nombre y la firma de quien recibe. Con la

papelería numerada en consumo (talonarios de caja), se verificó con

cada uno de los cobradores los talonarios que tenían en su poder para

34

hacer el cruce y verificar que la persona asignada en el libro radicado de

papelería fuera la misma que estaba consumiendo el talonario; los

talonarios se encontraban con los recibos completos y en estricto orden

consecutivo.

Como novedad, se encontró el talonario No.24312 con consecutivo

8181351 – 8181400 asignado en el sistema al jefe de cartera Julian

Mauricio Herrera pero en consumo del cobrador Gustavo Carmona

quien no se encontraba activo, pero a quien finalmente se le asignó el

talonario.

1.1.6 VENTAS DE CONTADO

El día 13 de Mayo de 2011 se generó radicado de ventas contado, se

identificó un contado del mes de Abril, el cual se definió el día 13 de

Mayo según reintegro # 1438212 de una mesa de noche Esperanza de

matrícula; se encontraron 3 ventas del mes de Mayo que aún no habían

sido definidas. Ninguna de las 3 ventas superaban en cuantía los dos

salarios mínimos, sin embargo se realizó seguimiento a los clientes y a

los dineros depositados sin encontrar novedad.

• Álvaro González con c.c 14.222.135: Con OE 1480693 del

6 de Mayo de 2011 y definida el 16 de Mayo según VC

1490352833. La venta se realizó al señor que en el

momento se encuentra reemplazando al conductor de la

sucursal quien compró un TV LG LCD 32LH20R HD de

35

matrícula por valor de $550.000.

• Gustavo Aldolfo Quimbayo con c.c 1.110.507.104: Con

OE 1480782 del 9 de Mayo de 2011 y definida el 17 de

Mayo según VC 1490352835. El día 16 de Mayo, se habló

telefónicamente con el cliente quien a la fecha había

depositado $290.000. La compra fue de una poltrona

Terranova, una mesa danés y un comedor deko de 4

puestos, todo de matrícula.

• Luis Eber Villalba con c.c 93.370.183: Es asesor de la

sucursal a quien se le cargó un vino Baron Rothberg

de un reintegro de un sonido Sony que traía como

obsequio el vino y el cliente no lo devolvió.

El día 18 de Mayo de 2011, se generó nuevamente radicador de

contados, encontrando las siguientes 4 órdenes vivas:

• Jorge Luis Palma Bonilla con c.c 1.110.470.451: Es el

almacenista de la sucursal a quien se le cargó un colchón Family

de 1.40x1.90 y un dvd Samsung de matrícula por faltantes según

toma física de auditoría, la orden de entrega es la 1481026 del 17

de Mayo de 2011 y se definió el día 25 de Mayo de 2011 según VC

1490352857.

• Leonardo Suárez Manchola con c.c 6.019.322: Se trata de un

cambio por servicio técnico, ya que cliente interpuso un derecho

de petición, pues había comprado un televisor LG 21fuUltra Slim y

un dvd LG451 en Enero del 2009, pero el televisor le presentó 3

36

servicios técnicos por lo que el cliente no aceptó nuevamente el

artículo. En intranet No.7733 – Gere del 29 de Abril de 2011, el

asesor jurídico de la empresa Leonardo Gómez, envía documento

donde se autoriza cambio de mercancía al cliente, dejando claro

que si el artículo que escoja es de mayor valor, debe cancelar el

excente. El cliente eligió una nevera IBG 341 gris, teniendo que

dar como excedente $141.000, los cuales ingresaron a caja el día

17 de Mayo de 2011.

• Aldemir Giovani Patiño Durán con c.c 5.827.673: Cliente

compró una lavadora LG WF-T7011TP 18L Blanca, con OE

1481050 del 18 de Mayo de 2011 y definida según VC

1490352845 del 19 de Mayo de 2011. Cliente canceló $633.000

por la lavadora.

La cuarta orden viva, se trata del vino que fue cargado al asesor Luis Eber

Villalba, ya mencionada anteriormente.

De las 79 ventas contado, realizadas en el mes de Abril, se evidenció en

la preauditoría, que 2 de éstas ventas pasaron de arrastre, de decir con

OE del mes de Marzo (1490352743 – 1490352782). En cuanto a los

descuentos y marginalidades negativas, según seguimiento realizado a

los artículos de electrónica, se evidencia que fueron de matrícula, que

debido a su deterioro fueron vendidos con mayores descuentos. Se notó

también, que algunas de las órdenes no tenían en el campo de

observaciones la información del por qué de los descuentos, la persona

que lo autoriza y/o el estado de la mercancía.

37

En cuestionario realizado al gerente, informa que en pocas ocasiones

autoriza contados fraccionados y de realizarse solo se anexa pagaré, no

se hace inspección ocular. Se hace recomendación de que en este tipo

de contados, además del pagaré, también se verifique posesión y

ubicación de la mercancía por medio de la visita del cobrador.

1.1.7 VENTAS MERCANCÍA DE MATRÍCULA

Se revisaron las ventas de matrícula que se generaron en el mes de

Abril 2011 que en total fueron 24, donde se puede observar que el paso

de la mercancía a matrícula se generó por la devolución. Se verificó con

los listados de valoración que el gerente ha enviado al área de auditoría

y los existentes en la sucursal, para comparar el precio valorado con el

de la venta. También se destaca, que las 24 ventas fueron de contado.

Se realizó selectiva de clientes para confirmar información, de los cuales

se llamaron a 7 sin encontrar novedad en cuanto a dineros cancelados

por la mercancía. Se indagó y los clientes tenían conocimiento de que la

mercancía ya había tenido uso.

Al realizar el cuestionario al gerente sobre el manejo de ventas

matricula, manifestó que constantemente se están realizando

actividades de promoción y de remates para salir de la mercancía de

matrícula. También se está valorando la mercancía ya sea de manera

mensual o cada vez que va llegando y se envía el listado de valoración

38

al área de auditoría.

1.1.8 VENTAS A FUNCIONARIOS

Se efectuó revisión de ventas a funcionarios en el periodo de Octubre a

Marzo de 2011, encontrando un total de 9 ventas, donde se evidenció lo

siguiente:

• 7 de las ventas se dieron gerencia – gerencia

• 1 de las ventas no se dió gerencia – gerencia (correspondiente a la

anterior gerencia), aunque se generó comisión de $1.293, se trató

de 3 colchones de matrícula que se encontraban en muy mal

estado y estaban valorados en $50.000, precio en que se

vendieron.

• Se realizó una venta a la señora Elena Constanza Bonilla en el

mes de Septiembre de 2010, quien ingresó como asesora en la

sucursal el día 20 de Abril de 2011. En el momento de la revisión

de las ventas a funcionarios, se encontró que la asesora, tenía

vencidas 3 cuotas (Marzo, Abril y Mayo). Se le indagó al gerente

de la sucursal quien no tenía conocimiento del caso y al jefe de

cartera encargado el señor Unverto Abadía. Se citó a la asesora el

día 19 de Mayo quien adquirió compromiso de pago para el 20 de

Mayo del total del atraso $161.000. El día 23 de Mayo, se verificó

nuevamente la cuenta encontrando que solo se canceló una cuota

por $54.600. Se debe gestionar con la asesora el pago del atraso y

mantener la cuenta al día, pues se trata de una funcionaria activa.

39

1.1.9 INCAPACIDADES

En el período comprendido entre los meses de Enero y Abril de 2011

presentaron incapacidades 6 funcionarios representadas en 8

incapacidades, siendo el funcionario con mayor número de

incapacidades Sigifredo Vidal Gutiérrez (3). El total de las

incapacidades, corresponden a enfermedad general.

El caso del señor Sigifredo Vidal, según intranet No. 7914 – Gere del 20

de Mayo de 2011, en el momento se encuentra en proceso jurídico para

que se le reconozca la pensión por invalidez a la que tiene derecho

según dictamen médico laboral del 9 de Agosto de 2010 la cual el

Fondo de Pensiones del ISS, no ha querido reconocer, motivo por el

cual se interpuso acción de tutela con la colaboración del asesor jurídico

de la empresa Leonardo Gómez, la cual falló a favor del señor Vidal pero

el ISS no ha cumplido, por lo que se presentó incidente de desacato el

cual se encuentra en trámite. La empresa le canceló hasta el mes de

Marzo de 2011 las incapacidades que presentó.

En cuanto a reconocimiento por parte de EPS y ARP, con la información

suministrada por la secretaria y por Juliana Fino del área de talento

humano, a la fecha del corte que se revisó (Enero – Abril), no se tienen

pendientes pagos por parte de las entidades.

40

Se realizó la respectiva conciliación con la información manejada en

Talento Humano y se verificó que en la sucursal tienen archivadas las

copias de las incapacidades tanto las formuladas (entre 1 y 3 días) y las

trascritas (mayores a 3 días).

1.1.10 SALUD OCUPACIONAL

En intranet No. 551408 – Tale del 12 de Mayo de 2011 enviado por

Oscar Eduardo Sánchez del área de talento humano, se solicitó

información de situaciones pendientes de la sucursal Ibagué en cuanto

al programa de Salud Ocupacional, quien informó que desde el mes de

Agosto de 2010 no se ha recibido documentos de revisión de vehículos,

actas de reunión del Copaso ni registro de inspección de botiquines y

extintores, además de las revisiones de las motos del personal de

cartera. Se solicitó información a la secretaria de la sucursal donde se

verificó lo siguiente:

La última renovación del Copaso se realizó el 23 de

Noviembre de 2009 y aún está vigente la inscripción, se

evidenció que el transcurso del año 2010 se realizaron dos

(2) reuniones con su respectiva acta, las cuales tienen fecha

de Abril 3 de 2010 y de Julio 14 de 2010. El día 21 de Mayo

de 2011, el COPASO se reunió y la copia del acta fue

enviada el día 24 de Mayo al área de talento humano por

correo certificado. Con lo anterior se evidencia que hace 10

meses no se reunía el comité paritario de salud, por lo que

41

se hace énfasis que el no tener continuidad en las reuniones

del COPASO puede causar sanciones en caso de alguna

visita por parte del Ministerio de la Protección Social, por lo

que las reuniones deben realizarse como mínimo, cada dos

meses.

Con respecto a las capacitaciones de la ARP, éste año no se

han tenido, la última que se realizó según informó la

secretaria fue a final de año por parte de Sura pero no se

dejó registro de asistencia, el tema tratado fue sobre manejo

del estrés. Como evidencia de capacitaciones, la última que

se evidenció fue del 22 de Junio de 2010, el tema tratado fue

el de manejo de cargas, higiene postural y pausas activas, a

dicha capacitación asistieron 21 funcionarios de la sucursal

Ibagué. Se deja como compromiso la gestión por parte de la

secretaria una nueva capacitación con la ARP Sura.

Se realizó inventario del botiquín de la sucursal y de la

bodega encontrando algunos faltantes, los cuales fueron

repuestos el día 24 de Mayo de 2011.

En cuanto a los elementos de seguridad se encontró que al

personal que requiere de éste tipo de elementos, se les ha

entregado de manera periódica y se ha dejado constancia, la

última entrega tiene fecha del 24 de Noviembre de 2010, sin

embargo en la auditoría, se evidenció que los guantes del

42

almacenista, el auxiliar de bodega y el conductor ya se

encontraban desgastados, por lo que se sugirió reposición, la

cual se realizó el día 24 de Mayo de 2011 mediante acta de

entrega.

En cuanto al reporte de accidentes se verificó que se lleva un

adecuado archivo, se tiene una carpeta aparte donde se

recopila la información y la documentación de los accidentes

de trabajo. El último accidente de trabajo que se presentó en

la sucursal Ibagué fue de la asesora de planta María del

Rosario Delgado Robayo el día 31 de Julio de 2010. La

secretaria conoce el proceso, en primera instancia se

reporta el accidente a la línea 018000 y se realiza el

informe para ser enviado a salud ocupacional en dirección

general y ser archivado posteriormente.

Con respecto a los extintores de la sucursal se encontraron

dos: un Solkaflam 123 (blanco) de 10 libras, el cual se

encuentra vigente, con fecha de vencimiento de Abril de

2012 el cual cuenta con su respectiva señalización y se

encuentra ubicado en el segundo piso de la sucursal por el

pasillo de las oficinas del personal administrativo (cerca a la

oficina del gerente y de la secretaria). El otro extintor que se

evidenció es un Multipropósito (amarillo) de 20 libras, el cual

se encuentra vigente con fecha de vencimiento de Abril de

2012 el cual cuenta con su respectiva señalización, se

43

encuentra ubicado en el primer piso de la sucursal cerca a

los puestos de trabajo de los asesores de planta a la entrada

de la bodega de madera de matrícula. En la bodega, también

se realizó la inspección de extintores donde hay 3, uno de

agua y 2 multipropósito, los 3 se encuentran vigentes con

vencimiento para el mes de Abril de 2012, habían 2

extintores sin ubicación, que según indicó el almacenista

tuvo que bajarlos porque se obstruía su visibilidad por la

forma en como estaba organizada la mercancía, sin embargo

con la colaboración de los supervisores de inventarios, se

ubicaron nuevamente.

Se observa que se tienen dos copias del reglamento interno

de trabajo está ubicado en la zona de los cobradores y el

pasillo de las oficinas del personal administrativo, ambos son

visibles.

En la anterior auditoría no se tenía el plan de emergencia

actualizado, el cual ya se evidenció en la actual auditoría

1.1.11 VEHICULOS

Se realizó inventario el día 17 de Mayo de 2011 a los cuatro (4)

vehículos con los que cuenta la sucursal de Ibagué a la fecha, a

continuación se relacionan los vehículos con sus respectivas

novedades:

44

Camión Chevrolet NKR GQR 198 Modelo 2005: A la fecha se

encuentra como responsable el señor Álvaro González Soto con licencia

de conducción # 73001000 – 77284190, ya que el conductor asignado,

el señor Yesid Canizalez se encuentra en período de vacaciones. El

último inventario realizado por auditoria y/o rodamientos es del 24 de

Agosto de 2010; en el actual inventario se encontró lo siguiente:

La lámina presenta algunos rayones normales por el uso del

vehículo, se evidencia un golpe en el lado izquierdo adelante, el

cual persiste desde los dos últimos inventarios.

La carpa tiene desgaste normal por el uso, con algunos rotos;

tiene completas las correas.

Las varillas, aunque están completas, algunas están torcidas.

La tapicería se encuentra desgastada con algunos rotos, con

respecto al anterior inventario, se encontró la misma novedad.

El retrovisor izquierdo, se encuentra sin la tapa protectora trasera.

Falta el estribo del lado del pasajero, persiste desde la anterior

auditoría.

Con respecto al anterior inventario, las llantas traseras del lado

derecho se encontraban en muy mal estado, en el actual inventario

se encontraron todas las llantas en buen estado.

La herramienta que se evidenció es propiedad del conductor,

novedad que también se encontró en el anterior inventario, 4 llaves

mixtas (17, 14, 12,10) y un destornillador.

Con respecto al último inventario realizado, se evidenciaron 19

45

cobijas de las cuales 14 estaban nuevas, en el actual inventario

solo se encontraron 5, donde 3 están en buen estado y las otras 2

desgastadas. Se pudo verificar que el resto de cobijas se guardan

en la bodega con el fin de que se pierdan, los supervisores de

inventario hicieron el conteo encontrando 9 cobijas en la bodega.

El extintor se vence en Mayo de 2011, el cual se envió a recargar

el día 20 de Mayo de 2011.

Con respecto al botiquín se evidenciaron algunos faltantes, que

fueron repuestos el día 24 de Mayo de 2011, mediante acta de

entrega.

El kilometraje del vehículo al día 16 de Mayo era de 226.113, el último

cambio de aceite se le realizó a los 222.525 Kms.

Según informó el conductor encargado, está pendiente por cambio la

segunda hoja de resorte, la cual en este momento se encuentra partida.

Además, el vehículo viene presentando una falla por momentos cuando

se calienta y molesta al tratar de volver a ser encendido.

Camioneta Jiang Change Mini Pick GLX 156 Modelo 2005: El

vehículo se encuentra bajo la responsabilidad del supervisor de cartera,

el señor José Alfredo Reyes Niño con licencia de conducción #

47288000 – 6911052 – 0. En la anterior auditoría no se le realizó

inventario a éste vehículo, ya que se encontraba en el taller en

reparación del motor, lo que tardó dos semanas por demora en los

repuestos. En la actual auditoría, se evidenció lo siguiente:

46

La pintura se observa desgastada por el uso normal del vehículo,

las calcomanías presentan mucho deterioro, se ven

descoloridas.

En la lámina, se evidencian pequeños hundidos, en la parte

trasera a ambos lados donde está la placa, se evidencian también

golpes.

La carpa presenta desgaste normal, con algunos rotos; tiene todas

las correas.

La carrocería aunque está completa, por el uso normal, presenta

deterioro en la pintura. Está pendiente de ponérsele a la puerta de la

carrocería un refuerzo, la cual no tiene chapas para poderse cerrar ni

asegurarse con candados, se amarra con una cuerda. El gerente indicó

que para el próximo mes se hace ésta adecuación al vehículo.

La tapicería en la parte delantera se encuentra en buen estado, la

trasera presenta desgaste con algunos rotos.

En cuanto a las luces, en la parte delantera, la direccional derecha

tiene la tapa partida y en la parte trasera, la reversa del lado

izquierdo también tiene la tapa partida. El gerente informó que

éstas tapas protectoras no se consiguen, ya se había gestionado

el cambio de las mismas.

Con base al último inventario que realizó auditoría el 30 de

Septiembre de 2009, el tanque de la gasolina no tenía tapa, ahora

se evidenció con tapa y chapa de protección.

No tiene chapas exteriores, novedad también encontrada en el año

2009 por auditoría, internamente las tiene todas. De igual manera,

47

en el 2009 no tenía manijas (elevavidrios) las cuales se

evidenciaron en ésta auditoría, aunque la del lado derecho trasera

está partida.

El cinturón de seguridad del copiloto no tenía el broche protector

para asegurar, el cual se adecuó durante la auditoría.

Con la herramienta, en el 2009 se contaba con un atornillador y un

alicate de propiedad del anterior supervisor de cartera, en la actual

auditoría se encontró una llave (9/16) y dos atornilladores de estría

también de propiedad del actual supervisor de cartera.

El extintor se encuentra vigente, con fecha de vencimiento en

Noviembre de 2011.

Con respecto al botiquín se evidenciaron algunos faltantes, los

cuales se entregaron mediante acta el día 25 de Mayo de 2011.

El kilometraje del vehículo al momento del inventario era de 91.777, el

último cambio de aceite se le realizó a los 91.450 Kms.

Microbús Chevrolet Súper Carry GQQ 803 Modelo 2006: El vehículo

se encuentra asignado a los 3 directores de grupo, todos con licencia de

conducción al día. El último inventario realizado por auditoria y/o

rodamientos es del 24 de Agosto de 2010; en el actual inventario se

encontró lo siguiente:

La pintura presenta deterioro por el uso normal del vehículo.

En la lámina, se evidenció un golpe por la puerta del lado derecho,

el cual persiste desde la anterior auditoría.

El extintor se vence en Mayo de 2011 el cual fue enviado a

48

recargar el día 24 de Mayo de 2011.

Los cinturones de seguridad delanteros están en perfecto estado,

los traseros no tienen los broches protectores para asegurar. En la

anterior auditoría se encontraban buenos.

No se tenían cobijas en la última auditoría, en la actual se

evidenció una en regular estado la cual pertenece al camión.

Con respecto al botiquín se evidenciaron algunos faltantes, los

cuales se entregaron mediante acta el día 25 de Mayo de 2011.

El kilometraje del vehículo al momento del inventario era de 99.443 y el

último cambio de aceite se le realizó a los 95.052 Kms.

NOTA: El vehículo se encontraba sucio por dentro, con cartones en la

parte trasera y la cobija enrollada. Es importante tener los vehículos de

la empresa con buen orden y limpios, ya que son parte de la imagen que

se da a los clientes.

Camioneta doble cabina Zhong Xing Admiral GXP 019 Modelo 2008:

También se encuentran como responsables los 3 directores de grupo.

Éste vehículo llegó de la sucursal de Zipaquirá el día 17 de Abril de

2011, ya que la camioneta con placas GXN 754 se declaró en pérdida

total por un accidente. Se tiene como base, las fotos tomadas por el

gerente de la sucursal Ibagué donde se evidenció que el vehículo llegó

en muy regular estado. En el actual inventario, se observaron varias

adecuaciones que se le hicieron mejorando su estado; en general se

evidencia lo siguiente:

49

La pintura presenta desgaste por el uso normal, con algunos

rayones.

La carpa también se ve desgastada con algunos rotos.

Solo tiene una de las cornetas del equipo de perifoneo, la cual se

encuentra arrugada y no sirve.

Solo tiene manija (elevavidrios) el lado del conductor pero funciona

con dificultad para subir y bajar el vidrio. Las otras 3 ventanas no

tienen las manijas.

La chapa trasera izquierda está dañada.

La puerta trasera no tiene candado, el cual se repuso durante la

auditoría.

La etiqueta del extintor estaba en mal estado, no se evidenciaba la

fecha de recarga y de vencimiento. Por ésta razón se envió a

recargar el día 24 de Mayo de 2011.

Con respecto al botiquín se evidenciaron algunos faltantes, los

cuales se entregaron mediante acta el día 25 de Mayo de 2011.

El kilometraje del vehículo al momento del inventario era de 135.770. Se

solicitó información a Oscar Valencia de rodamientos para que indicara

la última vez que se le realizó cambio de aceite al vehículo y fue el 1 de

Abril de 2011 cuando aún se encontraba en Zipaquirá, por lo que el

gerente indicó que se realizaría finalizando mes.

El parqueadero está ubicado aproximadamente a cuatro cuadras de la

sucursal, por cada vehículo se lleva un formato de control donde se

50

registra la fecha, el nombre completo de quien saca el vehículo, hora de

salida y de entrada y firma del responsable; allá mismo deben dejar las

llaves. Por cada carro pequeño se paga mensualmente de $70.000 y por

el camión $90.000 por servicio de parqueadero.

En cuanto al alquiler de vehículos, el gerente manifiesta que se utiliza

muy poco, es de manera esporádica, se da cuando todos los carros de

la sucursal se encuentran ocupados, el valor que se paga es de $9.000

por entrega urbana. Éste tipo de gastos siempre van con el visto bueno

del señor gerente de la sucursal. En el período comprendido entre los

meses de Noviembre y Abril de 2011 se evidenció lo siguiente:

Se resalta que en el mes de Abril el gasto en alquiler fue más alto, por el

accidente que sufrió el vehículo GXN 754 y aún no había llegado el

carro procedente de Zipaquirá.

En cuanto a controles que maneja el gerente para los vehículos, se

evidenció un cuaderno donde se lleva el registro del kilometraje y gastos

de combustible por cada vehículo (cabe destacar que a los 4 vehículos

les funciona el reloj de kilometraje), lo que hace más fácil el control en

cuanto a consumos. Para el taqueo de los vehículos, lo hace

directamente el gerente y se paga a diario. En cada carro se tiene la

planilla del día día, el cual fue implementado a partir del mes de Mayo

por instrucción del gerente, además de la planilla de control que se lleva

en el parqueadero. Las personas que están autorizadas para sacar los

vehículos del parqueadero son el conductor del camión, el supervisor de

cartera y los 3 directores de grupo.

51

En la pre auditoría realizada, se verificó en el Simit y en el RUNT la

validez de las licencias de conducción de las personas autorizadas para

conducir los vehículos de la empresa, además de situaciones

pendientes (infracciones, comparendos) que se hayan generado en

carros de la empresa. Se encontraron los siguientes funcionarios:

En el mes de Diciembre de 2010, cuando se hizo inventario en la

sucursal, auditoría detectó inconsistencias en las licencias de

conducción de algunos funcionarios autorizados para conducir vehículos

o motocicletas que no aparecían en las bases de datos del ministerio de

transporte, por lo que se había dejado instrucción de que se gestionara

solución directamente en la oficina de tránsito. En la actual auditoría, se

verificaron nuevamente las licencias y la información registrada en el

Simit y en Runt, donde no se encontraron inconsistencias, el personal

autorizado para conducir vehículos tienen sus respectivas licencias y los

cobradores también.

1.1.12 SEGURIDAD EN BODEGA, ALMACEN Y EN

MANEJO DE DINEROS

El almacén cuenta con servicio de alarma monitoreada con la empresa

de vigilancia Aguialarmas Ltda, los sensores del almacén tienen buena

cobertura ya que cubren las partes más vulnerables. En la sucursal hay

un solo botón de pánico que se encuentra ubicado en la caja y dos

botones de sirena en la oficina de los cobradores y otro en la oficina de

la secretaria.

El día 25 de Mayo, se activó el botón de pánico a las 6:00 pm,

52

obteniendo como reacción por parte de la empresa de vigilancia en 3

minutos. A las 6:03 pm llegó a la sucursal el guarda de vigilancia Julio

Barragán quien indica que las medidas de seguridad de la sucursal son

buenas, los sensores tienen cobertura. Constantemente están haciendo

rondas tanto en el día como en la noche y se deja un reporte. En cuanto

a mantenimiento, la empresa no deja ningún documento y en

cuestionario realizado al gerente, informa que desde que se encuentra

en la sucursal no se ha realizado. En la anterior auditoría cuando se hizo

la prueba de alarma, se detectó el panel de control estaba presentando

fallas por lo cual se le hizo la reparación respectiva y se dejó documento

de soporte con fecha del 25 de Agosto de 2010. Se ve la necesidad y

por sugerencia del guarda de seguridad, que en la planta se tenga un

botón de pánico inalámbrico que esté bajo la responsabilidad de una de

las asesoras de planta, ya que la sucursal es muy grande y en cualquier

momento puede presentarse algún tipo de alerta. De igual manera, las

asesoras de planta manifestaron que como al almacén ingresa tanta

gente, a veces detectan personas sospechosas y no tienen la forma de

avisar. La situación se planteó al gerente de la sucursal quien solicitó

una cotización a la empresa de vigilancia para la compra de por lo

menos 2 botones de pánico inalámbricos.

Las claves de la alarma al igual que las llaves del almacén son

manejadas por el jefe de cartera y la secretaria, pero en este momento

las está manejando el supervisor de cartera ya que el jefe de cartera,

tuvo vencimiento de contrato y reingresa el mes de Junio.

53

Por otro lado, por algunas situaciones que se han presentado en los

cierres o concursos de cartera que los cobradores no le cuadran a la

cajera con consignación, se les hizo leer y firmar nuevamente el

protocolo de seguridad, pues por lo general llegan temprano alcanzando

a ir al banco a consignar pero ponen como excusa el concurso o el

cierre, teniendo en cuenta que el banco queda muy cerca de la sucursal.

Para ir a consignar al banco, se tiene una programación diaria para los

cobradores, si en el transcurso del día no hay uno de ellos, el gerente,

jefe de cartera o la conserje van al banco a consignar. Siempre van de a

dos como mínimo pero cuando se tiene por consignar más de

$3.000.000, por lo general van de a tres y no se solicita escolta policial

ya que el banco es muy cerca, a media cuadra de la sucursal. Se queda

en el banco una sola persona consignando y quienes lo acompañan

esperan hasta que entre a las instalaciones.

También se menciona, que durante la auditoría se evidenciaban grandes

cantidades de dinero sin enviar a consignar guardadas en la caja fuerte

pero esto se debe a que constantemente, de dirección general causan

dinero para pagarle a Induconfort quienes envían a una persona hasta

dos veces en el día a recoger el dinero.

El acceso a la caja es exclusivo de la cajera, en ocasiones el jefe cartera

para entregar algún dato y el gerente cuando va a realizar arqueo. La

caja fuerte está ubicada dentro de la misma oficina.

54

1.1.13 SISTEMAS Y EQUIPO DE COMUNICACIÓN

1.1.13.1 INVENTARIO EQUIPOS DE CÓMPUTO

Se realizó inventario de los equipos de cómputo de la sucursal el 26 de

Mayo de 2011, encontrando algunas diferencias:

Equipo Gerencia: En la anterior auditoría, el equipo que había en

gerencia era el personal. En ésta auditoría se encontró un portátil

Compumax Aero 41320 con serie # 101SN29878.

Equipo Caja: El monitor, el teclado y el mouse que se

evidenciaron estaban en el equipo de los asesores. La UPS fue

cambiada por el área de sistemas por una APC ES-750 con serie #

X08435.

Equipo Cartera: El teclado encontrado es un CEFC con serie

C.2121-VLK1700, se encontró como faltante la UPS. Se llamó a Hugo

Márquez para confirmar si se encontraba en reparación y efectivamente,

estuvo en mantenimiento y fue enviada el día 25 de Mayo de 2011

nuevamente a la sucursal.

Equipo Cobradores: El teclado se cambió por un Nexxt al cual no

se le evidenció el número de serie.

Equipo Zona90: La serie del monitor es diferente a la encontrada

en la anterior auditoría, es la # 70204564140. La UPS que se evidenció

fue la APC BE – 650 con serie # KB0636311632

Equipo Servicios técnicos: A éste equipo se le asignó una nueva

impresora que no se encuentra relacionada en el inventario de sistemas,

es la Samsung ML2010 con serie # 3A27BKEQ401113F.

55

Equipo Asesores: Tiene el monitor, el teclado y el mouse que

estaban asignados a la cajera en la anterior auditoría, el monitor que se

evidenció fue un LG Flatron LCD DE 17” con serie # 803NDPHF0160, el

mouse un Microsoft con serie # 50839 y el teclado un Dell con serie #

CN – 07N124 – 37172 – 55E – 0091.

En el inventario no se encontraron faltantes de partes de los equipos de

cómputo, lo que se evidenciaron fueron cruces entre algunos. La única

novedad fue la de la UPS del equipo de cartera que se encontraba en

reparación en Armenia, lo cual se confirmó telefónicamente con Hugo

Márquez quien indicó que fue enviada el día 25 de Mayo de 2011 con el

conductor Javier Castellanos, lo cual fue confirmado por el gerente de la

sucursal.

En cuanto a usuarios habilitados, todos los funcionarios autorizados

tienen sus login y claves de acceso. Los usuarios que no se utilizan en

la sucursal, son los habilitados por el área de sistemas para áreas como

cartera, auditoría y logística de dirección general.

En cuanto al cableado de los equipos de cómputo, se evidencia que se

encuentran bien organizados pues aunque algunos son visibles, no

podrían causar algún accidente. Finalmente se verificó la instalación que

no hay software diferente al autorizado al igual que las imágenes

corporativas en cada uno de los equipos sin encontrar novedad.

56

1.1.13.2 INVENTARIO EQUIPOS DE COMUNICACIÓN

La sucursal cuenta actualmente con tres celulares, los cuales se

relacionan a continuación:

Comcel 3206320938: Nokia 5000d - 2b, imei 011601/00/086015/7.

Se encuentra bajo la responsabilidad de la auxiliar administrativa

María Edith Tovar. Se realizó corte el día 25 de Mayo encontrando

los siguientes consumos: a Comcel 230 minutos y a otros

operadores 0 minutos. Tiene corte los días 22 de cada mes con

una bolsa de 3.500 minutos.

Movistar 3158619456: Nokia 2730c, imei 356058/03/122773/7. Se

encuentra bajo responsabilidad de la secretaria de la sucursal. Se

realizó corte el día 25 de Mayo encontrando que de $130.000 para

consumir, se tenían $26.074 disponibles para consumir. Tiene

corte los 26 de cada mes y es el celular de red.

Comcel 3137183131: Nokia 5130c – 2, imei 354317/04/408759/1.

Se encuentra bajo la responsabilidad en éste momento del

supervisor de cartera, el señor José Alfredo Reyes ya que el jefe

de cartera se encuentra en vencimiento de contrato. Se realizó

corte el día 26 de Mayo de 2011, encontrando los siguientes

consumos: a Comcel 323 minutos y a otros operadores 36

minutos. Tiene corte los días 22 de cada mes con una bolsa de

3.500 minutos.

57

1.1.14 CUENTA PERSONAL

Se realizó revisión de la cuenta personal de la sucursal Ibagué con corte

al mes de Marzo de 2011 con un saldo total de $78.048.897, de los

cuales $17.891.548 corresponden a funcionarios activos y $60.157.349

a funcionarios retirados.

1.1.14.1 FUNCIONARIOS ACTIVOS

El saldo a Octubre de 2010 era de $20.910.270 y se originaron cargos

por $9.702.692, de los cuales $6.948.800 fueron por pérdida de

mercancía y $2.753.892 por devolución de mercancía. En el período

analizado, se habían realizado abonos por $12.721.414. A continuación

se relacionan los cargos más representativos:

Pérdida de mercancía

Luz Ángela Hernández ($1.249.000 de Febrero 22 de 2011): Tanto

cliente como codeudor están ubicados. La orden de entrega es la

1477766 del 8 de Enero de 2011 y era un credicontado, la mercancía

que se entregó fueron 2 colchones Classic de 1.00 y una lavadora

Haceb de 28 libras más un horno de obsequio. El cliente no cumplió

compromiso de la cuota inicial en el tiempo establecido, por lo que a

principios del mes de Febrero que abonó $405.000, además del total de

la cuota inicial, ya le pedía la primera cuota de cartera. Para el negocio

codificarse, necesitaba tener depositados $611.000, pero el cliente se

acercó a la sucursal y no aceptó las condiciones de pago que ya le

58

exigía el sistema y tampoco accedió a devolver la mercancía por lo que

se le cargó a cuenta personal a la asesora el excedente. Con la asesora

se habló quien informó que desde que se le hizo el cargo, cliente y

codeudor han quedado en devolverle por lo menos la lavadora pero

entre ellos hay un problema personal ya que son familiares y no le han

cumplido. Se habló telefónicamente con el cliente quien aceptó

acercarse a la sucursal para llegar a un acuerdo, pero hasta el día en

que se presentó el informe, no lo había hecho.

La asesora es la funcionaria que a la fecha tiene más alta la cuenta

personal, conciliado el mes de Abril con Luzdelia Palacio, el saldo es de

$4.933.523, aunque el día 24 de Mayo de 2011, se le realizó un nuevo

cargo por pérdida de un TV Plasma que según visita que realizó Julián

Arteaga de auditoría, la cliente informó que lo tenía en la ciudad de

Bogotá y no quiso dar más información pero que al parecer se encuentra

empeñado. Por parte de talento humano se solicitó que a la asesora se

le aumentara la cuota de descuento, en promedio se le están

descontando $120.000, se habló con la asesora quien se comprometió a

abonar como mínimo $170.000 mensual, dependiendo de sus

devengados, que a la fecha son aproximadamente de $1.700.000.

Comprometiéndose además, a que cuando termine de pagar un

embargo que a la fecha tiene, el cual para mitad de año ya acaba, se le

siga descontando lo del embargo a cuenta personal.

Evelio Martínez ($785.000 Octubre 2010 y Marzo 2011): Clientes

desubicados de dos órdenes 1473214 de Agosto 4 de 2010, quien

compró un sofá Penta y un TV Samsung de 26, la cliente reintegró el

sofá en Octubre 5 de 2010, pero el televisor no, la cliente se desubicó.

59

Se trató de ubicar con los números que aparecen en el sistema, pero no

fue posible. Éste cargo se realizó por $385.000 tanto para el asesor

como para el director de grupo. La segunda orden de entrega es la

1478967 del 24 de Febrero de 2011 de un TV Sony Bravia, se trató de

un robo colectivo en 3 almacenes más, donde la persona adquirió

televisores de alta gama. El caso está en proceso en la fiscalía pero

hasta la fecha no se tiene respuesta positiva, por lo que también se le

cargó al asesor $400.000 al igual que al director de grupo.

El asesor es quien presenta mayor número de devoluciones mensuales,

por lo que también se le solicitó por parte de talento humano, aumentar

la cuota de pago a la cuenta personal. En promedio se le está

descontando $200.000, quien accedió a que se le descontaran

$250.000, independiente de los cargos de comisión que le vayan

ingresando a su cuenta personal. El asesor devenga en promedio

$2.000.000.

José Carmelo Bonilla ($1.385.000 Octubre de 2010): Clientes

desubicados de dos órdenes 1472602 de Julio 3 de 2010, de una nevera

IBG 287 y una estufa IBG Almendra. Éste cargo se debió a retenciones

de dinero que presentó la asesora María Ofelia Rojas quien se retiró el

13 de Septiembre de 2010, por lo que el director de grupo tuvo que

asumir el total de la responsabilidad por $1.000.000 en éste caso. La

segunda orden es la 1473214 de Agosto 4 de 2010 quien compró un

sofá Penta y un TV Samsung de 26, el mismo caso del asesor Evelio

Martínez que se mencionó anteriormente por valor de $385.000. En

promedio se le está descontando $300.000 mensuales, conciliado el

mes de Abril con Luzdelia Palacio, el saldo del director de grupo es de

60

$1.272.741.

Juan Quiñonez ($809.900 Noviembre y Diciembre de 2010): Se trató

de mercancía faltante en los puntos de venta que el señor manejaba de

Lérida y Líbano a finales de año 2010. Orden 1476641 de Noviembre 27

de 2010 de un TV LG 21SA por $329.900 y orden 1477192 de Diciembre

17 de 2010 de un TV Sony Bravia por $480.000. El saldo que tenía

hasta el mes de Marzo era de $752.259, lo cual fue cancelado en su

totalidad con la liquidación del día 20 de Mayo de 2011.

Cargos por comisión: Los saldos más representativos en el corte

revisado, por éste concepto fueron de los siguientes asesores:

Evelio Martínez ($538.843): Es el asesor que mayor devoluciones

presenta mensualmente, por lo que la disminución en su cuenta

personal no se ve reflejado mes a mes. Por éste motivo se le hizo

compromiso de descuento por $250.000 mensual, independiente de las

devoluciones que le vayan ingresando a su cuenta personal, teniendo en

cuenta que las nóminas de ventas se están sistematizando por lo que

los descuentos ya se harán de acuerdo a lo pactado en las

autorizaciones de descuento.

Juan Quiñonez ($321.021): Presentó por cargo de comisión un total de

$321.021, que también fueron cancelados en el momento de la

liquidación.

María Nubia Martínez Agudelo ($195.704): Se le pagaron las

vacaciones y se le descontó el total del saldo que tenía pendiente por

concepto de cuenta personal que era al mes de Marzo $85.599. A la

fecha se encuentra en cero.

61

Rosa Virginia Parra Rey ($189.181): El saldo para el mes de Abril es

de $35.000, para los descuentos de Mayo ya se cancela la cuenta

personal.

Ismelda Rubio Ariza ($160.150): En el período revisado, solo se han

efectuado cargos por devolución de mercancía, traía un saldo en el mes

de Octubre de $2.606.034. En promedio se le están descontando

$110.000 y para el mes de Abril el saldo que tiene es de $1.944.070.

Pedro María Sánchez Caicedo ($155.718): El asesor tuvo vencimiento

de contrato y ya reingresó, sin embargo en la liquidación se le descontó

lo que tenía pendiente, para el mes de Abril su saldo es de cero.

Martín Alberto Puentes Amaya ($152.877): En el período revisado,

solo se han efectuado cargos por devolución de mercancía, traía un

saldo en el mes de Octubre de $1.429.000. En promedio se le está

descontando $110.000 y conciliado el mes de Abril el saldo es de

$804.864.

Se evidenció que en la gran mayoría de los casos, se está cumpliendo

con lo pactado en las autorizaciones de descuento, la secretaria aclara

que al momento de generar la nómina, da prioridad a la cuenta personal

y cuando no descuenta lo pactado por el funcionario en la autorización

de descuento, se debe a los bajos ingresos que a veces tienen los

asesores. En el caso de la asesora Luz Ángela Hernández, se evidenció

que estaba pagando más al fondo de empleados, por ésta razón

también se habló con la asesora para que aumentara la cuota de pago a

la cuenta personal y así equilibrar los promedios de pago, donde el del

fondo de empleados no debe superar el de la cuenta personal.

62

Por otra parte, en la revisión de las hojas de vida de los funcionarios con

cargos a cuenta personal, evidenciaron todas las autorizaciones de

descuento debidamente diligenciadas y firmadas por el funcionario,

además de los informes administrativos por la pérdida de mercancía.

1.1.14.2 FUNCIONARIOS RETIRADOS

Se revisó en el módulo de jurídico en intranet y a la fecha la sucursal

Ibagué tiene dos procesos vigentes, de los cuales se solicitó

información a la abogada Flor Marina Gutiérrez y al asesor jurídico de la

empresa Leonardo Gómez, quien según intranet No.7914 del 20 de

Mayo de 2011 informó lo siguiente:

Jhon Jairo Bernal Gómez: Ex almacenista de la sucursal que tiene un

saldo $51.187.877. Según proceso jurídico que se ha ido llevando a

cabo, el fallo salió favorable para la empresa y se está a la espera de

que se fije y hora para las diligencias de remate.

Dora Elena Alarcón Osorio: Ex asesora, en el proceso jurídico se

declaró insolvencia del codeudor ya que cuando se iba a ejecutar el

proceso, los bienes no pudieron ser embargados porque fueron pasados

a nombre de otra persona.

Por otro lado, con la información suministrada por el área de talento

humano y la conciliación que se realizó con la secretaria de la sucursal,

Cecilia Guayara, se tienen los siguientes saldos pendientes:

63

María Elcy Ramírez: Desde la última auditoría realizada en el mes de

Agosto de 2010, se informó que no se tienen datos de la ex asesora.

Han tratado de hacerle seguimiento pero sin obtener respuesta positiva.

El saldo que tiene pendiente es de $1.060.622, el último abono que

realizó fue en el mes de Julio de 2008 por valor de $813.000 y el cargo

es por pérdida de mercancía y devoluciones.

Elconides Ortiz Alonso: En la última auditoría no se tenía información

del ex funcionario, para la actual auditoría, informan que ya fue

contactado y que adquirió compromiso para empezar a abonar a la

cuenta personal en el mes de Julio de 2011, ya que está recién

vinculado a su nuevo trabajo y apenas se está organizando

económicamente. De no cumplir con lo pactado, se solicitará pagaré a

dirección general para ver la viabilidad de un proceso jurídico. El saldo

es de $1.033.836.

Rodolfo Barragán Castro: Es el hermano del actual gerente de la

sucursal Espinal, en la última auditoría el ex funcionario se encontraba

sin trabajo por lo que no tenía forma para ir cancelando la deuda que

tiene hasta el momento, que es de $1.886.801. En intranet No.6400 del

4 de Octubre de 2010, según planteamiento del señor Barragán, por

medio de su hermano el gerente de Espinal, la doctora María Doris Toro,

autorizó que el señor fuera abonando de manera quincenal $40.000 a

partir del 1 de Octubre de 2010, pero solo ve reflejado un abono en éste

período de tiempo hasta la fecha del día 8 de Octubre de 2010. Cuando

se llama al señor Rodolfo, no contesta, el único contacto que se tiene es

el hermano a quien se le envió intranet No.29371 – Audi del 26 de Mayo

64

de 2011, con copia a la doctora María Doris para que fuera él mismo

quien gestionara el cobro a su hermano, a la fecha de entrega del

informe, no se había recibido respuesta.

Telmo Rodríguez: El ex asesor ya fue ubicado, también adquirió

compromiso de pago a partir del mes de Julio de 2011, a la fecha debe

$1.842.663. De no cumplir con lo acordado, se solicitará pagaré a

dirección general para ver la viabilidad de un proceso jurídico.

María Ofelia Rojas: Ex funcionaria retirada en el mes de Septiembre de

2010, con un saldo pendiente de $3.315.550. A la fecha no se tiene

ninguna información de la señora, además que la asesora Luz Ángela

Hernández se encuentra embargada ya que le sirvió de fiadora en un

contrato de arrendamiento y tuvo que asumir toda la responsabilidad de

la deuda.

Con respecto a la anterior auditoría, solo se tenía algún tipo de

información del señor Rodrigo Barragán por medio de su hermano. En la

actual auditoría, ya se tienen datos de algunos y algún tipo de

compromiso para el pago de las deudas. Se deja recomendación de

seguir haciendo gestión para ubicar las personas que aún se encuentran

con saldos a favor de la empresa y de los que ya se tiene información y

compromiso de pago, también hacer el debido seguimiento para que

abonen. De lo contrario solicitar al asesor jurídico de la empresa su

colaboración para ver la viabilidad de iniciar procesos jurídicos con éstas

personas.

65

1.1.15 ASESORES CON SALARIO POR DEBAJO DEL MÍNIMO

Se analizaron los salarios de los asesores entre los meses de Octubre a

Abril del 2011, se encontró que 6 estuvieron por debajo del salario

mínimo más de dos meses.

Se analizó con el señor gerente Orlando Martínez el caso de estos

asesores, se le solicitó su concepto acerca de cada funcionario y la

forma cómo se pueden definir, a lo que respondió:

Con respecto a la anterior auditoría, disminuyó de 8 a 6 el número de

asesores por debajo del salario mínimo. En el momento se tienen 3

asesores pendientes por definir cuando se les cumpla el contrato: 2 en

el mes de Julio y 1 en el mes de Agosto. De los otros 3 asesores, hay 2

con incapacidad pero con potencial todos según concepto del gerente.

1.1.16 LLAMADAS PENDIENTES POR PAGAR

Se solicitó relación de llamadas pendientes por pagar en la sucursal

Ibagué a la funcionaria Rosa Amilvia Peña del Área de Auditoría, quien

según intranet No. 28980 - Audi del 11 de Mayo de 2011, informó que no

se tenían a la fecha pendientes por éste concepto.

66

1.1.17 AMBIENTE GENERAL DE LA SUCURSAL

Se evidenció en la auditoria que no todos los funcionarios están

portando el uniforme de la empresa y según información de la secretaria

se debe a que hay personal nuevo en cartera y en ventas y aún no se

les ha mandado la dotación. Aunque a algunos funcionarios ya se les ha

entregado un pantalón y una camisa, deben alternar en la semana con

ropa.

En cuanto a la exhibición se observaron algunos artículos que se

encuentran en la parte alta, tenían polvo, se le hizo la observación a los

asesores de planta y a la conserje para que estén más pendientes de

limpiar las partes altas ya que esto genera deterioro de la mercancía que

se encuentre en exhibición, además de mala imagen ante los clientes.

En cuanto a los puestos de trabajo, se notó buen orden de la

documentación y aseo en los mismos.

Durante la auditoria, entre los funcionarios se observó un ambiente de

cordialidad y buen trato, al igual hacia nuestros clientes, además de

puntualidad por parte del personal administrativo con los horarios.

67

2. HALLAZGOS

2.1 FORTALEZAS

Se está cumpliendo por parte del gerente el envío de arqueos de

caja de manera mensual al área de Auditoría.

El gerente realiza un buen proceso en cuanto al arqueo de caja.

Los dineros se están guardando en la caja fuerte cuando la

situación lo amerita.

Se evidenció mejoramiento en el diligenciamiento de los recibos

manuales por parte de los cobradores.

Se notó buen orden en la documentación que maneja la cajera,

además su puesto de trabajo es ordenado y tiene un buen trato

para con nuestros clientes.

El diligenciamiento del libro radicador se lleva de forma adecuada,

se deja registrado el nombre, fecha de entrega y de consumido

además la firma de quien recibe.

Se identificó una adecuada custodia de la facturación sin consumir.

La mercancía de matrícula que ha sido valorada por el gerente, se

ha vendido de acuerdo a la relación enviada al área de auditoría.

Constantemente se están realizando actividades de promoción y

de remates para salir de la mercancía de matrícula.

Las ventas a funcionarios se están dando gerencia – gerencia.

Se cuenta con un adecuado manejo de las incapacidades.

Se encontró que al personal que requiere de elementos de

seguridad, se les ha entregado de manera periódica y se ha

dejado constancia.

68

La secretaria conoce el procedimiento en cuanto al reporte de

accidentes de trabajo, se lleva un adecuado control del mismo.

Los extintores tanto de la sucursal como de la bodega se

encuentran vigentes.

Se evidencia control de ingreso y salida de vehículos del

parqueadero.

El reglamento interno de trabajo y el de higiene y seguridad, se

encuentran exhibidos.

Se evidenció el plan de emergencia actualizado.

El control de combustible es manejado directamente por el señor

gerente al igual que el cambio de aceite, se lleva registro en un

libro.

Los sensores del almacén tienen buena cobertura ya que cubren

las partes más vulnerables.

La reacción por parte de la empresa de vigilancia en la prueba

realizada fue buena.

Se tiene programación diaria de los cobradores para ir a consignar.

La secretaria lleva un adecuado registro de los cargos y abonos de

cuenta personal.

En las hojas de vida de los funcionarios, con cargos en cuenta

personal por pérdida de mercancía, se evidenciaron los informes

administrativos.

Se han disminuido los asesores que estén devengando por debajo

del salario mínimo.

En cuanto a los puestos de trabajo, se notó buen orden de la

documentación y aseo en los mismos.

69

Durante la auditoria, entre los funcionarios se observó un ambiente

de cordialidad y buen trato, al igual hacia nuestros clientes,

además de puntualidad por parte del personal administrativo con

los horarios.

2.2 NO CONFORMIDADES

No se estaban efectuando pagos parciales en cuanto a nóminas,

bonificaciones y/o gratificaciones, se guardaba el dinero hasta que

fuera cobrado.

En pre auditoría se evidenciaron 2 ventas contado que pasaron de

arrastre del mes de Abril.

En algunas órdenes, no se está dejando observación del por qué

de los descuentos, quien autoriza y/o número de intranet de

autorización.

Se encontró un crédito vigente y con atraso de una asesora activa

de la empresa, la cual ingresó en el mes de Abril.

No se está enviando de manera periódica los documentos de

revisión de vehículos al área de talento humano.

El Copaso no se está reuniendo de manera periódica.

Se evidenciaron faltantes en los botiquines de la sucursal, la

bodega y los vehículos de la empresa.

No se están realizando pruebas de alarma de manera esporádica.

En algunos casos, se evidenciaron mayores descuentos al fondo

de empleados que a la cuenta personal.

No se ha realizado mantenimiento a los equipos de cómputo de la

sucursal.

70

2.3 OPORTUNIDADES DE MEJORA

Toda venta de contado debe ser definida dentro del mismo mes,

además de hacer firmar pagaré, realizar inspección ocular para asi

confirmar posesión de la mercancía.

Cada que se realice un descuento o se de un precio a funcionario,

utilizar el campo de observaciones de la orden de entrega para

especificar estado de la mercancía o quien autoriza descuentos

(número de intranet).

En el momento de vinculación de un nuevo funcionario, verificar en

el data IBG que éste no tenga créditos vigentes en la empresa, de

lo contrario exigir que se mantenga al día o que se cancele.

Realizar la revisión de los vehículos cada dos o tres meses y

enviar la documentación al área de talento humano.

Realizar reuniones del Copaso como mínimo cada dos meses y

enviar copia del acta al área de talento humano, ya que no de

hacerse, pueden acarrear sanciones por parte del ministerio de la

Protección Social.

Cada que se realice algún tipo de capacitación por parte de la ARP

o las EPS, dejar registro de asistencia de los funcionarios de la

sucursal.

Realizar la inspección de botiquines y de extintores de manera

mensual, enviar documentación al área de talento humano.

Realizar en el año por lo menos seis pruebas de reacción por parte

de la empresa de vigilancia.

Gestionar la compra de por lo menos un botón de pánico para las

71

asesoras de planta, ya que en la sucursal solo hay uno que está

ubicado en la oficina de la cajera.

Se debe dar prioridad en los descuentos a la cuenta personal

antes que al fondo de empleados.

En cuanto a la mercancía de exhibición, tener mayor cuidado con

la que se encuentra en las partes altas, ya que se evidenciaron

con polvo, lo que hace que la mercancía se deteriore.

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CONCLUSIONES

El cumplimiento del perfil del auditor tanto en lo personal como en lo

profesional ayudara a tener resultados más claros y confiables de una

auditoria.

Una buena planeación y programación de la auditoria nos permitirá

hacer un trabajo más claro y preciso sin perder tiempo y esfuerzo.

Los papeles de trabajo son una herramienta clave para el soporte de la

información de toda la auditoria.

El informe es la parte visible del trabajo que realiza el AUDITOR.

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BIBLIOGRAFIA

http://drupal.puj.edu.co/files/OI111_ivan_puerres.pdf

http://www.monografias.com/trabajos7/inaud/inaud.shtml

http://www.actualicese.com/modelos-y-formatos/modelo-informe-

mensual-revisor-fiscal-propiedad-horizontal-jesus-blanquicett/

http://ciberconta.unizar.es/leccion/auditoria04/INICIO.HTML

http://www.gestiopolis.com/canales5/fin/defigaud.htm