Sura ya Kwanza. Utangulizi

Mwongozo Rahisi wa Kutunza Hesabu za SACCOS kwa Kuhakikiwa

Sura ya Kwanza.Utangulizi:

1.1.Umuhimu wa Utunzaji wa Vitabu vya Fedha.

Katika kitabu hiki ntaweka msisitizo zaidi katika eneola uandishi na utunzaji wa hesabu za asasi kwaniwahenga walisema “mali bila daftari hupotea bilakujua”.Kwa hiyo bila ya kumbukumbu muhimu kwenyeSACCOS,asasi hizi zinaweza kuleta umaskini zaidi badala yakupunguza.Hivyo suala la utunzaji vitabu vya SACCOS si la lelemama balini la kufa na kupona.Kwani Hakuna Vitabu> hakuna SACCOS> hakunakupunguza Umaskini bali kuna kuongezeka kwa Umaskini.Hii itamfanyawananchi wa kawaida kupoteza hata kile kidogo alichokiweka-kwakujinyima kwa ajili ya kujikimu.Hii ni hatari sana kwa mikakati mizima yanchi katika kupunguza umaskini.Hili ni dhambi kubwa sana.

1.2.Umuhimu wa Utunzaji wa Hesabu za SACCOS katikaKuongeza Kasi ya Kupunguza Umaskini kwa Kuendana naMKUKUTA.

Pamoja na uamuzi wa dhati wa Serikali ya nne ya Jamhuri ya Muunganowa Tanzania kuwasafirisha watanzania kutoka kwenye umaskini kwendakwenye neema kwa kutumia SACCOS ndani ya mpango kabambe wauondoaji umaskini wa mkukuta,azima hiyo haiwezi kufikiwa kamauongozi wa SACCOS hautapewa mafunzo ya nyezo hasa katika kuandaahesabu za asasi na kutoa taarifa za kila siku, kila mwisho wa mwezi namiwsho wa mwaka kwa mujibu wa taasisi ndogo ndogo za fedha. Hii ndiyo njia pekee ikiendendana na uendeshaji wa SACCOS kwa uwazina utawala bora itakayohakikisha kuwepo kwa asilimia zaidi ya tisini yakuwasafirisha watanzania kutoka kwenye umaskini kwenda kwenyemaisha bora kwa kila mtanzania.

Kama hali hii haitazingatiwa kuna hatari kubwa zifuatazo.Jifunze Hesabu za SACCOS ili uwe (a) Mwanachama Bora au (b) Kiongozi Mbunifu na Mwadilifu mwenye Dira ya Kuongoza au (c)

Kuajiriwa kama Mtumishi mwenye Utaalamu wa Hesabu za Asasi Ndogondogo za Fedha au Mwezeshaji Mwelevu na Mwenye Busara.1


a. Kupotea kwa fedha za mbegu zilizowekezwa na Serikali ya awamu yanne kwa ajili ya kuwakopesha wananchi.Hivyo baada ya miakamitatu,kasi hii itakonga ukuta na kukoma kuendelea.

b. Kupotea kwa hisa,akiba na amana walizowekeza wanachama katikaSACCOS zao hasa zinazoanishwa na hivyo kupelekea kwenye dimbwi laumaskini zaidi kuliko wa awali.

c. Kufa kwa ushirika kwa kutaka tamaa na kuwaacha watanzaniawakiwa na doa ambalo hawawezi kulisahau na hivyo kuchukia kabisaazima ya kuweka akiba kwa ajili ya uondoaji umaskini.

d. Kushindwa kufikia lengo la kuoanisha ushindani wa maendeleo kwakutumia ushirika katika nchi za Afrika Mashariki kwani wakatiTanzania ina watanzania si zaidi ya laki tatu na nusu ambaowamejiunga na ushirika,Kenya ina wanachi zaidi ya milioni tatuwaliojiunga na ushirika.

e. Kushindwa kutekelezwa kwa Mpango Mkakati wa Kuimarisha Ushirikakuendena na Utandawazi kama ilivyoainishwa kwenye Sera ya Ushirikana CRMP.

1.2.Hatua za Kuchukua katika Kuimarisha Hesabu zaUshirika wa SACCOS.

Sheria ya Ushirika No 20 ya Mwaka 2003,kifungu namba48(7)kimetamka wazi kuwa Uongozi wa SACCOSutakaoshindwa kuandaa hesabu kwa mujibu wa sheriauondolewe madarakani na kubebeshwa hasara zote.Jewadau tumeonyesha juhudi zipi katika kuhakikishautekelezaji wake?

1.4 Huduma zitolewazo kwenye SACCOS.

Kwenye SACCOS kuna huduma kuu nne.(i) Kujiunga na asasi.(ii)Huduma ya Kuweka akiba.(iii) Kuweka Amana.

Jifunze Hesabu za SACCOS ili uwe (a) Mwanachama Bora au (b) Kiongozi Mbunifu na Mwadilifu mwenye Dira ya Kuongoza au (c)Kuajiriwa kama Mtumishi mwenye Utaalamu wa Hesabu za Asasi Ndogondogo za Fedha au Mwezeshaji Mwelevu na Mwenye Busara.

2


(iv)Huduma ya Kutoa Mikopo.

1.4.1 Kujiunga na asasi.Hii ni huduma inatolewa mara nyingi wakati wa kujiungana asasi kwa kuchangia kiingilio kwanza kifuatiwa nakuweka hisa kwa kuanzia na hisa moja iliyokamili.

1.4.2 Kiingilio. Huwa hairejeshwi na hulipwa mara moja wakati wa kujiunga naohutumika kama:Kulipia gharama za uendeshaji wa asasi.Kama chama kilianzishwa miaka ya nyuma, hii hutumika kuwasawazishagharama za mwanzo zilizolipwa wanachama waanzilishi.

Hisa.Huonyesha kuwa mwanachama anamiliki asasi.Aidha Hisa hutumikakama dhamana wakati asasi inapokopa nje ya asasi.Ni vizuri wanachama wakafahamu kuwa ingawa hisa inarejesha kwawanachama,lakini taratibu zake ni ngumu sana.Hivyo mwanachamaasiweke hisa kwa matarajio ya kuichukua kwa ajili ya mahitaji binafsi yamwezi ,ya mwaka,ya baada ya miaka miwili,ya miaka mitatu,ya miakaminne n.k.Hapa wanachama wanapaswa kufahamu kuwa hisa ni mtajiuliowekezwa kwenye SACCOS ni wa kudumu kwa muda wotewa uhai wa SACCOS.Mwanachama atahakikisha asasiinaendeshwa kwa misingi bora ili itoe gawio.

1.5.Huduma ya Kuweka Akiba.Kwa ujumla huduma ya kuweka Akiba ndiyo msingi mkuu wakujenga uwezo wa kukopa na ndio hutumika kama dhamanaya kukopeshwa. Kutokana na Kanuni ya Ushirika namba90(1),ya mwaka 2004 inatamka wazi kuwa mwanachamaatakopa si zaidi ya mara tatu ya akiba.Hii ni hudumainayotolewa kwa wanachama tu.


3


1.6.Huduma nyingine za kuhifadhi fedha kwenye asasi(huduma hizi zitatolewa kwa wanachama na wasiowanachama).

i. Amana ya Kawaida:Kutakuwepo na huduma ya amana yakawaida itakayokuwa inatumika kuhifadhi fedha zawanachama ambao muda wowote wanaweza kuja kutumiakwa wahitaji ya kawaida.Hii huduma mara nyingi huwahaitolewi riba juu ya akiba yake badala yakegharama za utunzaji kadi hukatwa(ledger fees).

ii. Amana ya muda maalumu: (FDR)Hii itatumikakuhifadhi fedha ambazo zitakuwa zinawekwa kwenyeasasi kwa muda usiopungua miezi mitatu na

kuendelea kwa riba nzuri. Hii huduma ni vizuri ikaboreshwa ili ikawa ndiochanzo kikuu cha kupatikana kwa fedha kwenye asasikwa ajili ya mikopo. *Inapendekezwa asasi kupokea

amana za muda maalumu kutoka kwamwanachama mmoja zizozidi Tshs. 5,000,000/=.Kilawekezo la fedha huwa na FDR yake nazo

haziingizwi kwenye kadi/kitabu bali huwepoRegista yake yenye kuonyesha miezi 3,6,9 nk.

iii.Akaunti ya Malengo Maalum: Hii akauntiitafunguliwa na mwanachama mwenye lengo la kuwekaakiba kidogo kidogo ili afikishe fedha zakutosheleza lengo lake maalum ambalo haliwezikufikiwa kwa akiba ya kuweka kidogo kidogo.Akaunti hii

itakuwa inaanzia miezi sita na kuendelea naitakuwa na riba ya nzuri. Hii akaunti lazima iwena kima cha chini cha kuanzia.

iv. Ufunguo wa Mtoto Akaunti: Hii akauntiitafunguliwa ikiwa akiba ya mtoto chini ya miaka


4


kumi na nane,kwa ajili ya kuwezesha mzazi/mlezikumwekea akiba kwa ajili ya kupata fedha itakayokuwa

ufunguo wake wa kumwendeleza hasa kielimu. Hiiakaunti itakuwa na riba nzuri kama ilivyo ile yamalengo maalum.Mzazi au Mlezi anaweza kuchukuakwenye akaunti hii mara mbili/tatu tu kwa mwaka.Hii akaunti itakuwa na kima cha chini cha kuanzia kamailivyo ya malengo maalum. Hii akaunti inaweza kuwana majina tofauti kutokana na utashi wa bodi ya

asasi mfano wengine wanaweza kuiita MwanaAkaunti,Akaunti ya Mtoto n.k.

Kumbuka: Akaunti hizo ii-iv zinatakiwa kutotozwagharama zozote za uendesha.

Hatua za Kuzingatia.Akaunti zilizotajwa hapo juu (i-iv) zinaweza kutumikakama dhamana ya mikopo,lakini haziwezi kuchukuliwakabla ya muda wake kuisha,la sivyo riba iliyoko kwenyemikataba itaondolewa.Aidha Huduma za Amana hutolewakwa wanachama na wasio wanachama.Hivyo huduma zaSACCOS zipo kwa wananchi wote si wanachama pekeeyake.Kuweka amana ni lazima ihamasishwe kwa kufa nakupona na iendane na utoaji wa huduma kwamakini,uaminifu na vyema ikaeleweka mwanachama namteja wa SACCOS ni wafalme hivyo mara wafikapo kwenyeofisi wahudumiwe ipasavyo:Hivyo viongozi wa SACCOS wakijua kuwa wamewekwamadarakani kama watumishi wa wanachama wote kwauamininifu na uadilifu,wanatakiwa kuwaweka watumishiwa asasi wenye kuhakikisha wanamsikiliza wanachama waufasaha na kumhudumia mara moja.Hii iende sambamba nakuwepo sera na taratibu za kuhakikisha hayo yoteyanafanyika kwa utalaamu na kwa mujibu wa Sheria zaUshirika na kanuni za utoaji huduma za fedha nchini.


5


Ushauri wa Biashara.Ni kweli SACCOS ni kwa ajili ya huduma lakini lazimazifanywe biashara ya fedha kama ilivyo kwa mabenkimakubwa ambayo hufanya kila linalowezekanakuhakikisha fedha za ziada zinakuwepo kwenye asasikwa ajili ya kukopeshea wateja wake.Je SACCOS zinajua kuwa mabenki makubwa hutoa riba juuya amana maalumu-FDR kwa riba inayokaribia 10%.JeSACCOS hazijui kwa njia hii mabenki yana akiba kubwa?Je ni SACCOS ngapi zipo tayari kutoa riba kwenye FDRzao zinazofikia angalau 6%?Kinachotakiwa ni kujenga imani kwa jamii kwakuheshimu usalama wa fedha hasa kwa kuweka kumbukumbuvizuri,kuhakikisha ulinzi pamoja na bima ikiwa nauongozi imara.Ni kitu cha kushangaa kuona SACCOS zinakopa njewakati hata FDR hazina.

1.7.Huduma ya Kutoa Mikopo.

1.7.1 Utoaji Mikopo kwa Wanachama.Utoaji mikopo kwa wanachama kutatolewa kamainavyoainishwa kwenye Sheria ya Ushirika na 20 yaMwaka 2003, pamoja na Kanuni ya Ushirika ya Mwaka2004 kuendana na Sheria hizo za Ushirika.Aidha Katibaya asasi lazima itoe utaratibu wa mikopo pamoja naurejeshwaji wake ikiwa pamoja na riba.Hii itaelezeapia adhabu juu ya ucheleweshaji.

1.7.2 Utoaji wa Mikopo yenye tija.Katika kukiimarisha chama ni bora kwanza ikaboresha mikakati binafsikwa mwanachama mmoja mmoja ya kuwa na desturi ya kuweka akiba ilikuboresha uwezo wa ndani kifedha,na hivyo kwa kutumia uwezo huo wa


6


ndani wataweza kukopeshana ili kujenga misingi ya biashara zao kwauendelevu.Kukopa fedha za nje ni pale:Kutakuwa na uhakika kuwa ukopaji huo kutajenga misingiya biashara.Faida ya biashara italeta faida ya kurejesha mkopo nariba yake.Baada ya kurejesha mkopo na riba yake mwanachamaatabakiwa na ziada kwa ajili ya kujiimarisha misingiya biashara yake.

1.7.3 Je jukumu la kuhakikisha mwanachama anarejeshamkopo wake ni la nani?

Kwa ujumla jukumu la kuhakikisha kuwa mikopo inayotolewa kwawanachama inarejeshwa yote bila pingamizi lolote ni la uongozi wa asasi.Hivyo ili kurahisisha utoaji mikopo hiyo na kufanikisha utekelezaji wamikopo uongozi wa asasi unatakiwa.a. Kuwepo na kamati ya mikopo yenye maadili dhabiti.b. Kuwepo kwa Afisa Mikopo mwenye dhamana ya kushughulikia

maombi yaliyopitishwa,kuandaa taarifa za mikopo n.k.c. Kuwepo kwa Mpango Mkakati ambao wanachama wengi watautumia

kwa kuanzisha na kuendeleza biashara zao kwa mwongozo kabambewenye kuhakikisha biashara hizo zinakuwa na faida yenyekuweza kurejesha mkopo wote na riba kwa pamoja.

d. Kutotoa mkopo kwa mwanachama ambaye anaelekea kuwabiashara/mradi anayokopea hauwezi kuzaa faida ya kurejeshamkopo pamoja na riba,zaidi ya kumaliza msingi wake.

Hivyo tusiwe na sababu yeyote kwa mwanachama,bodi ya asasiinayoweza kusema kuwa mkopo/mikopo fulani haijarejeshwa kwanimikopo haitolewi kwa biashara/miradi ya majaribio.

Kazi kubwa ya kumwezesha mwanachama kuweka akiba kidogo kidogona kukopa kwa busara ni uongozi wa asasi kutumia ubunifu naujasiliamali wa hali ya juu katika kuanzisha/kuendeleza biashara zenyetija.


7


1.8 Huduma zinazoandikwa kwenye Kitabu cha Mwanachama.

Kati ya huduma zote zilizoelezwa hapo juu ni aina ya huduma kuu tanotu ndizo kumbukumbu zake huingizwa kwenye kadi ya wanachama nakwenye kitabu cha mwanachama.a. Huduma ya Hisa.b. Huduma ya Akiba.c. Huduma ya Amana za Kawaida.d. Huduma ya Mikopo kwa Mwanachama.e. Huduma ya Urejeshaji wa Mikopo.

Hivyo bakaa kwenye kitabu cha mwanachama kinachotunzwa namwanachama lazima kiwe sawa na kadi ya mwanachama inayotunzwana uongozi wa asasi.Huduma zifuatazo haziingizwi kwenye kitabu bali kwenye Kadi Maalumuau Stakabadhi Maalumu Hutolewa:Huduma hizo ambazo kumbukumbu zake haziandikwi kwenye kadi yamwanachama ni:a. Amana Maalumu(FDR)-hutolewa Stakabadhi Maalumu iitwayo Fixed

Deposit Receipt-FDR.b. Huduma ya Akaunti ya Mtoto.c. Huduma ya Amana ya Malengo Maalumu.

1.8.1 Huduma ya Amana Maalumu (FDR).Amana Maalumu(FDR)-hutolewa Stakabadhi Maalumu iitwayo FixedDeposit Receipt-FDR.ambayo huwa ni kitabu chenye risiti nyingi za “FDR”-hivyo baada ya risitikutolewa kumbukumbu zake huwekwa kwenye Regista Maalumu ya FDRyenye kuonyesha Namba,Jina la Mwanachama/Mteja;Namba yaMwanachama;Namba ya FDR;Tarehe ya Kutolewa FDR;Tarehe ya KuivaFDR;Riba ya FDR,Sahihi ya Mwanacha/Mteja.Regista ya Kusajili FDR.

N Tareh Jin Na.FDR Kiasi Mud Riba Tareh Kias Sahihi Sahih


8


a e a Tshs.

a -% e yaKuiva

ichaRiba

yaMwanac

h.

i yaAfisa.

Aidha kwa matumizi ya ndani kutakuwa na ukurasa ndani ya regista hasaKurasa za Mwisho ambako kutakuwa na kurasa zitazotumika kamaRegista za Kuchambulia Umri wa FDR kama ifuatavyo:

Kurasa ya Kuchambulia Umri wa FDR.

Na Jina Na.FDR

Kiasi

Tshs

Miezi3

Miezi6

Miezi9

Miezi12

Miezi15

Miezi18

Miezi24

Kiasi

chaRiba

Tarehe ya

Kuiva.

Aidha kila mwisho wa Mwezi itaandaliwa Taarifa ya kuiva kwa FDR ndaniya Miezi mitatu ili malipo yake yaandaliwe;Taarifa hiyo itakuwa kamaifuatavyo:

Taarifa ya Kila Mwezi ya Amana Maalumu zinazoiva Ndani ya MieziMitatu ijayo Kuanzia……………………………hadi………………………………

Na Jina Na.FDR

Kiasi

Tshs

RibaTshs

Jumla yaMalipo

Tareheya

Malipo

Mwezi wa 1

Mweziwa Pili

Mweziwa Tatu.


9


Hii husaidia kujua mahitaji ya fedha kutokana na Amana zinazoiva nakuandaa chanzo cha hayo malipo kabla ya mwanachama hajaja.(Hapaina maana fedha ziwe zinaelewe zipo wapi ili mwanachama akija awezekulipwa kwa kwenda kuchukua benki-fedha zisikae ofisini zikimsubirimwanachama wa FDR.

1.8.2 Akaunti za Watoto.Hii itafunguliwa kwenye Regista Maalumu ambayo kila Ukurasa utatunzakumbukumbu za miamala inayopitishwa kwa mtoto: Mfano wa mfumowa Ukurasa huo itakuwa kama ifuatavyo:

Jina la Mtoto…………………………………….Picha ya Mtoto&Mzazi/mlezi wake.Jina la Mzazi/Mlezi wake………………………Sahihi ya Mzazi/Mlezi…………….

Tarehe

Kuweka Kuchukua Bakaa Na.Stakabadhi/ Hati yaMalipo

Sahihi yaKalani

Sahihi yaMzazi

Aidha kila mzazi/mlezi atapewa kadi ya amana ya mtoto yenye mfano wakadi ngumu ya hospitalini kama ilivyo hapo juu ambayo nayo itajazwa nakuainishwa kwa kusainiwa na kugongwa muhuri wa asasi. AidhaStakabadhi na Hati za malipo zitabandikwa nyuma ya kadi kwa gundimaalumu.Kadi inatakiwa kutunzwa vyema na mwanachama/mteja.

1.8.3 Akaunti za Malengo Maalumu.Hii itafunguliwa kwenye Regista Maalumu ambayo kila Ukurasa utatunzakumbukumbu za miamala inayopitishwa kwa mtoto: Mfano wa mfumowa Ukurasa huo itakuwa kama ifuatavyo:

Jina la Mwenye Amana…………………………Sahihi yake……..…………….Pichayake


10


Tarehe

Kuweka Kuchukua Bakaa Na.Stakabadhi/Hati ya Malipo

Sahihi yaKalani

Sahihi yaMteja

Aidha kila Mteja atapewa kadi ya amana ya mtoto yenye mfano wa kadingumu ya hospitalini kama ilivyo hapo juu ambayo nayo itajazwa nakuainishwa kwa kusainiwa na kugongwa muhuri wa asasi. AidhaStakabadhi na Hati za malipo zitabandikwa nyuma ya kadi kwa gundimaalumu.Kadi inatakiwa kutunzwa vyema na mteja.

Misingi ya Utunzaji wa Kadi ya Mwanachama na Kitabu chaMwanachama.Kitabu na Kadi lazima ziwe na Picha na Sahihi ya Mwanachama.Kitabu cha mwanachama lazima kitunzwe mahali pazuri namwanachama na mwanachama asiingize maandishi yoyotendani.Kamwe mwanachama asiache kitabu chake kwenye asasi.Kadi ya mwanachama itatunzwa kwenye asasi,kwa kufungiwa kwenyekabati maalumu.Maandishi yote yanayopita kwenye Kadi ya Mwanachama na Kitabu chaMwanachama lazima yaandikwe na Kalani na kuhakikiwa naMhasibu/Meneja pamoja.Aidha lazima maandishi hayo yawe na muhuri unaoonyesha tarehe(tellerdate stamp) ya asasi husika.Ili kuhakikisha kuwa kadi za wanachama zinazotunzwa vizuri kwenyeasasi kila mwisho wa mwaka lazima,uongozi wa asasi uandae orodha yawanachama ikionyesha bakaa za hisa, akiba, amana na mikopo ambayomwanachama atasaini.Hii orodha itumwe kwa Idara ya Ushirika naWakaguzi pamoja na taarifa za mwisho wa mwaka.

1.9.Taarifa za Uhasibu.

1.9.1 Maana ya Uhasibu.Uhasibu ni mfumo wa kutunza fedha na miamala ya

matukio mbalimbali ya kifedha kama ilivyoandikwa.Uhasibu unahusu kukusanya, kuandika, kuchambua,


11


kupangilia, kufupisha, kupima na kutolea taarifa matukioya kifedha (miamala), na kutunza fedha kwa utaratibumaalum. Kwa misingi hii, uhasibu hutoa maelezo ya kifedhakuhusu shughuli za kiuchumi za Asasi, ambayo hutumiwakutoa maamuzi kwa kujibu maswali kama vile Asasi inamali zipi? Ina madai yapi? Gharama zake za uendeshaji nizipi? Mapato ni yapi? Je shughuli za ukopeshajizinaingiza mapato ya kutosha kuifanya Asasi endelevu?n.k.

1.9.2 Mzunguko wa Taratibu za Uhasibu.Mzunguko wa Taratibu za Uhasibu unakamilishwa katika

hatua sita kama zinavyoelezwa hapa.

A) Taarifa ya kila siku:1.Kuwepo Muamala-Kuweka fedha au kuchukua

fedha –kwa fedha taslimu au hundi.2. Kuandika kwenye hati za mwanzo.Hii

huambatanishwa na vifuatavyo:(i) Stakabadhi ya Kupokelea fedha taslimu

au hundi.(ii)Hati ya Malipo ya Kulipia Fedha

Taslimu au malipo ya Hundi.(iii) Kitabu cha Mwanachama na Kadi ya

Mwanachama.(iv)Fomu ya Makusanyo ya Kila Siku.(v) Fomu ya Malipo ya Kila Siku.(vi)Kitabu cha Makusanyo.(vii) Kitabu cha Malipo.(viii) Fomu ya Ulinganisho wa Hesabu za

Fedha.

B) Taarifa ya kila mwisho wa mwezi wa mwaka:


12


1. Kufanya maingizo kwenye LejaKuu.

2. Kuandika kwenye Daftari lafedha mchanganuo na kwenye Jono.

3. Kuandaa Urari.4. Kuandaa Mapato na Matumizi

ya asasi.5. Kuandaa Orodha mikopo kwa

wanachama na umri wa mikopo.6. Kuandaa Orodha ya Wanachama

ikionyesha hisa,akiba amana na mikopo. Mzunguko wa Mfumo wa Uhasibu unaweza kuonyeshwa

kwa ufupi katika mchoro ufuatao:-


Hatua ya 4:Kufanya maingizo

kwenye Leja Kuu

Hatua ya 5:Kuandaa Urari

Hatua ya 6:Kuandaa

Taarifa za Fedha na Takwimu

Hatua 1:Kuwepo Muamala

Hatua ya 2:Kuandika

kwenye Hati za mwanzo

Hatua ya 3:Kuandika kwenye

Daftari la Fedha

Mchanganuo na kwenye Jono

13


Sura ya Pili.

Taratibu za Kihasibu za Kupokea na Kulipa Fedha Taslimu.

Kufunga Hesabu za SACCOS za Kila Siku.

2.1.Stakabadhi ya Fedha Taslimu kwenye SACCOS.

SACCOS zinapokea fedha taslimu mara kwa mara katikamfumo wa hisa,kiingilio,akiba,amana,marejesho yamikopo,malipo ya riba n.k.

Katika stakabadhi ili iwe halali na yenye kutambuliwalazima:a)Iwe na muhuri wa asasi wenye kuonyesha tarehe ya

kutolewa.b)Lazima iwe na sahihi mbili ya kalani na

meneja/mhasibu.c)Lazima kuwepo kopi tatu-kwanza kwa mwanachama,ya

pili kwa ajili ya hesabu na ya tatu kwa ajili yakubaki kwenye kitabu.

d)Chini ya stakabadhi lazima ionyeshe bakaa ya fedhabaada ya kuweka fedha kama inavyosomeka kwenye kadiya mwanachama.Maingizo kwenye kitabu/kadi yatafanywana Kalani,bakaa kwenye stakabadhi itaandikwa naMeneja/Mhasibu.Lazima mwanachama aeleweshwe hiyobakaa iliyoandikwa kwenye stakabadhi na kukubaliananayo.

Na

Stakabadhi kwa ajiliya makusanyo ya

Bakaa ya fedha kwenyeKadi.

01

Hisa za wanachama Bakaa ya Hisa kwenyekadi.

02

Kiingilio chaWanachama/Ada za

Viingilio,Ada ya fomu yamikopo na ada zingine


14


wanachama haziingizwi kwenye kadi.03

Akiba za wanachama Bakaa ya Akiba kwenyekadi.

04

Amana za Kawaida Bakaa ya Amana zakawaida kwenye kadi yaUanachama.

05

Marejesho ya Mikopo Bakaa ya Mikopo naAdhabu kama ipo.

06

Riba juu ya Mikopo Bakaa ya Riba iliyoivalakini haijaripwa.

07

Akaunti ya Mtoto Bakaa ya amana kwenyeRegista.

08

Akaunti ya MalengoMaalumu

Bakaa ya amana kwenyeRegista.

09

AmanaMaalum-FDR Kila amana inakuwa naFDR yake na kutunzwakwenye Regista..

2.2.Hatua za Kimsingi za kuandika kwenye Vitabu kuhusuMakusanyo ya Fedha Taslimu.

2.2.1 Aina ya Makusanyo Fedha Taslimu:Kwa ujumla kuna aina tatu za makusanyo ya fedha ambayolazima yaandikiwe stakabadhi.Nayo ni: Makusanyo ya huduma za hisa,akiba,amana na marejesho

ya mikopo. Makusanyo ya viingilio,riba juu ya mikopo n.k. Makusanyo ya fedha toka Benki.

2.2.2 Kwa nini makusanyo ya Fedha Taslimu toka Benkiyakatiwe stakabadhi kwenye asasi za fedha za SACCOS?.


15


Kimsingi umuhimu wa kukatia stakabadhi fedhazinazotoka benki ni muhimu sana kwa sababu kuuzifuatazo;a)Mara nyingi makundi ya waweka sahihi kwenye SACCOS

nyingi hawatokani na Mgawanyiko wa makundi makuumawili yaani Kundi A,na kundi B.

b)Kundi A linakuwa la wajumbe wa Bodi ambao wanakuwasio watendaji wa asasi (Katibu/Meneja hayupo kwenyekundi A).

c)Kundi B-linakuwa la watendaji wa asasi kuanziaMeneja,Mhasibu,Afisa Mikopo na makalani.

FOMULA:Ili fedha zitolewe Benki zinahitajika sahihi yaMmoja kutoka kundi A,na mmoja kutoka kundi B.

Lakini kwa sababu ya uwezo mdogo wa SACCOS,ni asilimiambili tu ya SACCOS ndizo zenye uwezo wa kuajiriMeneja/Katibu na Mhasibu.Hivyo waweka sahihi kwa zaidi ya 98% ya SACCOS zotewanatokana na wajumbe wa bodi-ambao sio watendaji.Hivyo wanaweza kwenda Benki, wakachukua fedhawasizilete kwenye asasi,siku hiyo,au wakaziletawakampa kalani ambaye naye akaendelea na malipo bilaya kwanza kukiri kuzipokea zote kwa kuziingiza kwenyevitabu.Wakati mwingi hutokea kutokamilika kwamawasiliano na hivyo kusababisha fedha kupotea.Kwa hiyo ili kudhibiti na kuweka kumbukumbu nzuri nilazima fedha toka benki ziandikiwe stakabadhi,lakinijuu ya stakabadhi paandikwe hivi “Fedha toka Benki ”na kalani atakayepokea hizo fedha.Hii itasaidia:a)Kuwa waweka sahihi wamemkadhi salama fedha toka

benki kalani wa hesabu.b)Kalani wa hesabu anachukua wajibu wa kuhakiki fedha

zilizoingia kwenye asasi zinaingizwa kwenyekumbukumbu zinazotakiwa.


16


Kwa sababu ya kuwa na utaratibu unaofanana ni vyemaSACCOS zote zitawa zinakatia stakabadhi kwa “fedhatoka benki”,na kuingiza kwenye Fomu ya Makusanyopamoja na Kitabu cha Fedha kwa Dr.Fedha Taslimu naCr.Benki.“Kamwe fedha toka Benki isipitishwe kwa jono”

2.2.3 Hatua za Kufuata baada ya Kutolewa kwa Stakabadhiya Fedha

Taslimu.Kwa ujumla baada ya kutolewa kwa stakabadhi hatuazifuatazo za kihasibu zinatakiwa kuchukuliwa.a)Kuorozesha makusanyo hayo kwenye Fomu ya Makusanyo

ya Kila Siku kwa kuainisha chanzo cha makusanyovizuri.Hii hatua inatakiwa kufanyika hapo hapowakati stakabadhi inapotolewa.Ambapo jioni jumla yamakusanyo kwa siku hupatikana.

b)Jumla ya Makusanyo ya siku huhamishiwa kwenyeKitabu cha Mchanganuo wa Makusanyo ya Fedha Taslimu.

c)Jumla ya Makusanyo ya fedha taslimu huamishiwakwenye Fomu ya Ulinganisho wa Hesabu za Fedha.

2.2.4 Mifano ya maingizo ya miamala ya Fedha Taslimu.

Tarehe 15/11/2006: Kulifanyika miamala mitatu kamaifuatavyo iliyofanywa na PQR SACCOS.1) J.Joseph alilipa jumla ya Tshs 300,000/= ikiwa:

a)Tshs.100,00/= kwa ajili ya Hisa.b)Tshs. 50,000/= kwa ajili ya Akiba.c)Tshs. 100,000/= kwa ajili ya Amana Maalumu ya

miezi sita.d)Tshs. 50,000/= kwa ajili ya marejesho ya mkopo.

Malipo yote yalitolewa kwa stakabadhi moja nakuoanishwa.


17


2) Ndugu Suzzane J.J alilipa Tshs.1,000,000/= ikiwa:a)Tshs.150,000/= kwa ajili ya Hisa.b)Tshs.200,000/= kwa ajili ya Akiba.c)Tshs. 500,000/= kwa ajili ya Amana Maalumu “FDR”.d)Tshs. 50,000/= kwa ajili ya Riba juu ya Mkopo.e)Tshs. 100,000/= kwa ajili ya alilipa adhabu ya

mkopo.

3) Fedha Tshs.8,000,000/= zilikwenda Kuchukuliwa Benkina Mwenyenyekiti pamoja na Katibu wa kamatiya mikopo.

Mfano wa Fomu ya Makusanyo ya Fedha Taslimu ya KilaSiku.

Tarehe

Jina la

Mlipaji

Stakaba.

Fedha

Taslimu

Benki

Hisa Tshs

Akiba

Amana

Amana

Maalumu

Mikopo

Riba Tshs.

Mapato

Mengine

Tshs.

DR. Cr.

Cr.

Cr.

Cr.

Cr. Cr.

Cr.

Cr.

15/10/06

J.Joseph

001

300,

000 0 100,

00

50,0

00

0 100,

000 50,0

00

0 0

15/10/06

SuzzaneJ.J

002

1,000,

000

0 150,00

200,00

0 500,00

0 50,000

100,00

0

15/10/06

Fedha Toka Benki

003

8,00

0,000

8,00

0,

Jumla –Siku

9,300,

000

8,000,

250,00

250,00

0 600,00

0 50,000

50.000

100,00

0


18


Hapa hii fomu huingiza mwamala mmoja mmoja kwa kufuatanana jinsi stakabadhi zilivyokuwa zinatolewa hadi kupatajumla ya makusanyo ya siku.

a.Kuingiza jumla ya makusanyo ya siku kwenye Daftari laMchanganuo wa Makusanyo ya Kila Siku- Fedha Taslimu,likionyeshwa jumla fedha zilizokusanywa kila siku nachanzo chake.

Mfano wa Daftari la Mchanganuo wa Makusanyo- FedhaTaslimu.


19


Hapa huingizwa jumla ya makusanyo ya siku kwatarakimu moja ambayo huchambuliwa kwa kuainishwachanzo chake kadri ya mapato ya huduma.Kumbuka:Kuna tofauti tatu kati ya Fomu yaMakusanyo ya Kila Siku- Fedha Taslimu na Daftari chaMchanganuo wa Makusanyo ya Fedha Taslimu.

Fomu ya Makusanyo yenyewe huwa inarekodistakabadhi moja baada ya nyingine,mwanachama kwamwanachama.Daftari hurekodi jumla ya siku tu.


Tarehe

Maelez

o

Folio

Fedha

Taslim

u Be

nki

Tshs.

Hisa T

shs.

Akiba

Tshs.

Amana

Tsh.

Amana

Maalum

Tshs.

Mikopo

Tshs.

Riba T

shs.

Adhabu

Tshs.

Mengin

eyo

Tshs.

DR. Cr.

Cr.

Cr.

Cr.

Cr. Cr.

Cr.

Cr. Cr.

15/10/06

Makusanyo yasiku 9,

300,

000

8,00

0,

250,

00

250,

00

0 600,

000 50,0

00

50,0

00

100,

000 0

20


Mara nyingi Daftari huchambua zaidi hata mapatoambayo kwenye fomu huonekana kuwa kwenyemengineyo. Mfano Ndugu Suzzane alilipaTshs.100,000/= ikiwa ni adhabu juu ya uchelewakurejesha mkopo-kwenye fomu imeonekana kwenye“mengineyo”,lakini kwenye Daftari imechambuliwakabisa.Hii ni muhimu sana kwani mwamala wa sikuni rahisi kujua unatokana na nini “kuliko kulimbikisakila kitu kwenye mengineyo”.

Kwenye Daftari jumla ya mwezi lazima itokeekwenye kurasa moja hivyo ni rahisi kuhakikishakuwa hiyo jumla imetokana na nini? na vyanzovyake ni nini?Wakati jumla ya siku nayo maranyingi huwa nayo kwenye ukurasa mmoja hivyo nirahisi kuhakiki jumla yake na vyanzo vyake kwasiku husika.

Kama fomu ya ulinganisho isingetumika ungekutaukurasa mmoja wa Daftari unajaa kwa siku,na kwamwezi ungepata zaidi ya kurasa thelathini-kituambacho kingefanya uongozi ushindwe kuhakikihesabu.Bodi ya asasi ihakikishe kuwa Fomu yaMakusanyo inatumika sambamba na Daftari hata kamakuna mwamala mmoja.Kwenye Fomu kutakuwa na maelezoya jina la mlipaji wakati kwenye Kitabu kutakuwana maelezo ya jumla ya makusanyo ya siku,ingawamakusanyo yametokana na malipo ya mwanachama mmojatu.

Bodi za Asasi zihakikishe hesabu za asasi zinafungwa kila siku.b.Kuingiza kwenye fomu ya ulinganisho wa hesabu za

fedha kuonyesha kiasi cha fedha kilichokusanywa kwasiku,fedha zilizochukuliwa toka Benki.


21


Mfano wa Fomu ya Ulinganisho wa Hesabu za Fedhakila Siku- Fedha Taslimu.

Tarehe

SalioAnzia(FedhaMkononi)

Makusanyo yaFedhakwakilaSiku

FedhaTokaBenki

MalipoyaFedhaTaslimu

FedhaKwendaBenki

SalioIshia.(FedhaMkononi

15/10/06

0 1,300,000

8,000,000

Bado Bado 0

Hapa inaainisha kuongezeka kwa fedha mkononikunakotokana na makusanyo ya siku pamoja na fedhatoka benki kwa pamoja.

Uhusiano kati ya Daftari la Mchanganuo wa FedhaTaslimu na Fomu ya Ulinganisha wa Hesabu.

Jumla ya fedha zilizokusanywa kwa siku kwenyeDaftari unatakiwa utoe fedha toka benki iliupate Makusanyo ya fedha kutoka kwa wanachama.

Jumla ya Fedha kutoka Benki pamoja naMakusanyo ya fedha taslimu kwa mujibu jumla yastakabadhi-fedha taslimu kwa mwezi husikazinatakiwa ziendane na jumla ya mweziiliyopo kwenye Daftari la Mchanganuo waMakusanyo kama ilivyo kwenye jumla ya mwezi-makusanyo ya fedha na fedha kwenda benkikwenye Fomu ya Ulinganisho wa Hesabu za Fedha.

Kwa hiyo hiyo jumla ya zote mbili inayoendanana stakabadhi-fedha taslimu zilizotolewa kwa


22


mwezi mzima lazima ziendane na Mpe(Dr.)inayoonyeshwa kwenye Leja Kuu fedha Taslimu.

Kumbuka!. Lazima fedha toka Benki zionyweshwe kote kote

kwenye Daftari na kwenye Fomu.Hii ni muhimusana.

Kuonekana kwa fedha toka benki kwenye Daftari laMchanganuo wa Fedha Taslimu bila ya kuwepo kwenyeFomu ya Ulinganisho huo ni udanganyifu wa fedha nabila kuangalia asasi inaweza kujikuta inapotezafedha huku wasio na utalaamu wa kujua umuhimu huuwanaweza wakaona kuwa mambo ni safi kumbe kunatundu linalokula fedha za asasi.

2.3.1 Hati ya Malipo ya Fedha Taslimu kwenye SACCOS.SACCOS zinatoa fedha taslimu mara kwa mara katikamfumo wa akiba,amana mikopo,posho za wajumbe namishahara ya watumishi n.k.Katika katika hati ya malipo ili iwe halali na yenyekutambuliwa lazima:a) Iwe na muhuri wa asasi wenye kuonyesha tarehe yakulipwa.

b) Lazima iwe na sahihi mbili ya kalani nameneje/mhasibu.

c) Lazima kuwepo kopi tatu-kwanza kwa mwanachama,yapili kwa ajili ya hesabu na ya tatu kwa ajili yakubaki kwenye kitabu.

d) Lazima iwe na sahihi ya mlipaji ya kukirikulipwa.Ikiwa ni malipo ya huduma zitolewazo na asasikama akiba,amana na mikopo-lazima sahihi ishabiane na


23


sahihi iliyo kwenye kumbukubu za asasi,yaani kwenyekadi yake na kitabu.

e) Chini ya hati ya malipo lazima ionyeshe bakaa yafedha baada ya kuchukua fedha kama inavyosomekakwenye kadi ya mwanachama.Maingizo kwenye kitabu/kadiyatafanywa na Kalani,bakaa kwenye hati ya malipoitaandikwa na Meneja/Mhasibu.Lazima mwanachamaaeleweshwe hiyo bakaa iliyoandikwa kwenye hati yamalipo na kukubaliana nayo.

Na

Hati yaMalipo kwaajili yaMalipo ya

Bakaa ya fedha kwenye Kadi.

01

Akiba zawanachama

Bakaa ya Akiba kwenye kadi.

02

Amana zaKawaida

Bakaa ya Amana za kawaida kwenyekadi ya Uanachama.

03

Malipo yaMikopo

Bakaa ya Mikopo.

04

Malipo yaPosho/Mishahara.

Miamala hiyo haiingizwi kwenyekadi..

05

Akaunti yaMtoto

Bakaa ya amana kwenye Regista.

06

Akaunti yaMalengoMaalumu

Bakaa ya amana kwenye Regista.

07

AmanaMaalum-FDR

Kila amana inakuwa na FDR yake.

Kumbuka matumizi yanayohusu manunuzi ya nje mfano kununuashajara,kulipa ada ya ukaguzi lazima zaidi ya hati ya malipo kuwepo narisiti ya kuhakikisha kuwa hizo fedha zililipwa na hiyo risiti ibandikwenyuma na nakala ya ofisini tayari kwa ukaguzi.


24


2.3.2 Taratibu za Ulipaji wa Amana Maalumu:

Hatua za Kufuata.

a)Mwanachama atakuja kwenye Uongozi na nakala yake yaamana na kuuarifu kuwa amana yake na imeiva.Hivyouongozi utamwuuliza njia mwafaka ambayo angependakulipwa amana yake iliyoiva-Kuna njia mbili:

(i) Anaweza kulipwa riba na kuwekeza yote tenakwenye asasi.Hapa kuna chaguzi

mbili nazo ni: Kuweka kwenye amana ya kawaida kwa ajili ya

kuchukuliwa kidogo kidogo. Kuweka tena kwenye Amana Maalumu-FDR kama ile

iliyoiva.(ii)Anaweza kutaka kulipwa yote hapo hapo.

b)Hivyo mwanachama atasaini nyuma ya risiti kuonyeshakuwa yupo tayari na kuandika sentesi moja kati yasentesi tatu kuelezea chaguo lake la jinsi yakulipwa kwa njia ipi.

Atasaini nyuma na kuandika hivi “nilipwe yotemara moja”.Hapo atalipwa mara moja FDR yake nariba ilipatikana kwa fedha taslimu kwa kusainihati ya malipo ya kawaida kukubali kuwa amelipwaFDR yake.Kama fedha hazitoshi atashauriwa awekekwenye amana yake ya kawaida kwa kupewastakabadhi na kuingiziwa kwenye kitabu chake nakadi yake ya uanachama na kuambiwa siku ya kujakuchukua-zisizidi siku tano.


25


Atasaini nyuma na kuandika “nilipwe riba nakuweka kwenye amana yangu”.Hapa akishasaini tenahati ya malipo kama hapo juu na kupewastakabadhi ya kuweka fedha kwenye amana yakeambapo atakuwa anachukuwa kwa kadri apendavyo.

Atasaini nyuma na kuandika “nilipwe riba nakufungua FDR mpya”.Hapa atasaini hati ya Malipoya FDR yake kukubali kulipwa malipo yaFDR,lakini atalipwa fedha za riba tu,na kupewarisiti ya FDR Mpya na kusaini kwenye Regista yaFDR. Ataondoka na FDR Mpya.

Kwa Kawaida anatakiwa akabidhi FDR iliyoiva nakuelekezwa kusaini nyuma kuelezea maelezo ya namna yakulipwa.Katika kuhakiki amelipwa FDR lazima ikatiweHati ya Malipo-ya Riba na FDR iliyoiva.Risiti ya FDRiliyoiva ibandikwe kwa pin nyuma ya kopi ya hati yamalipo inayobaki ofisini.Kamwe asitoke na FDR yazamani nayo mwanachama.

Hapa uongozi wa asasi lazima uwe na maadili yakutimiza ahadi kwani upatikanaji wa fedha ndio msingiwa kuendesha huduma ya benki-na sio kubahatisha njookesho-njoo kesho.Huduma za SACCOS lazima ziendeshwekwa uaminifu wa kutimiza ahadi.

Kila mwisho wa mwezi asasi itaandaa orodha ya majinaya wanachama wenye FDR na muda wa kuiva kwa FDRhizo.Hii orodha husaidia;

Kuoanisha na Leja kuu-amana ya muda maalumu. Kuangalia uwezo wa asasi kulipa hizo FDR mara

zinapoiva.


26


Zingatia:kwa zile FDR ambazo zimeiva na wanachamahawajaja kuzichukua ziache kwenye regista lakini kamwezisipewe riba zaidi nje ya iliyopo kwenyemkataba.Hazitakiwi kupewa riba tena.

2.3.3 Hatua za Kimsingi za kuandika kwenye Vitabu kuhusuMalipo.

2.3.4 Aina ya Malipo:Kwa ujumla kuna aina tatu za malipo ya fedha ambayolazima yaandikiwe hati ya malipo.Nayo ni: Malipo ya huduma za akiba,amana mikopo. Malipo ya matumizi ya asasi kama posho,mishahara na

shajara. Malipo ya fedha kwenda Benki.

2.3.4 Kwa nini Fedha kwenda Benki yakatiwe hati ya malipokwenye asasi za fedha za SACCOS?.

Kimsingi umuhimu wa kukatia hati ya malipo fedhazinakwenda benki ni muhimu sana kwa sababu kuuzifuatazo;A: Mara nyingi anayetoa fedha huwa kalani naanayepeleka fedha benki huwa ni mjumbe wa asasi nawakati mwingine mwanakamati.Na wanapochukua fedha kwa

kalani hawasainiani hadi hapo anapoweka fedha nakurudisha slip ya benki.je kama akirudi asemaalichukua pungufu!!!,au kalani asema alimpa zaidi!!!-yupi atakuwa mkweli.Hivyo hati ya malipoitadhibitisha.

B: Bodi ya asasi inashauriwa kuwa kalani wa fedhaakitaka kwenda kuweka fedha kama inawezekana amtumiaafisa mwingine ambaye atamsainisha kwenye hati ya

malipo,kalani aende kuweka fedha benki kama hakunamwingine wa kwenda.


27


Kwa hiyo ili kudhibiti na kuweka kumbukumbu nzuri nilazima fedha kwenda benki ziandikiwe hati yamalipo,lakini juu ya hati ya malipo pa andikwe hivi“Fedha kwenda Benki” na kalani atakayetoa hizo fedha.

2.3.5 Hatua za Kufuata baada ya Kutolewa kwa Hati yaMalipo ya Fedha Taslimu.

Kwa ujumla baada ya kutolewa kwa hati ya malipo hatuazifuatazo za kihasibu zinatakiwa kuchukuliwa.

a)Kuorozesha malipo hayo kwenye Fomu ya Malipo ya KilaSiku kwa kuainisha kuwa hizo fedha zimekwendawapi.Hii hatua inatakiwa kufanyika hapo hapo wakatihati ya malipo inapotolewa.Ambapo jioni jumla yamalipo kwa siku hupatikana.

b)Jumla ya Malipo ya siku huhamishiwa kwenye Kitabucha Mchanganuo wa Malipo ya Fedha Taslimu.

c)Jumla ya Malipo ya fedha taslimu huamishiwa kwenyeFomu ya Ulinganisho wa Hesabu za Fedha.

2.3.6 Mifano ya maingizo ya miamala- Fedha Taslimu.

Tarehe 15/11/2006; Kulifanyika miamala mitatu kama ifuatavyo iliyofanywa na Mwitikio SACCOS.

1) Ndugu Anna aliipwa jumla ya Tshs 300,000/=ikiwa:

a)Tshs.200,00/= kwa kukoka kwenye amana yake.b)Tshs. 100,000/= kutokana na Amana Maalumu ya

miezi sita iliyoiva.

Malipo yote yalitolewa hati ya malipo moja nakuoanishwa.2) Ndugu Vicent alilipwa Tshs.7,290,000/= ikiwa:

a)Tshs.2,200,000/= kwa ajili ya mkopo.


28


b)Tshs. 5,000,000/= kwa ajili ya Amana Maalumu“FDR”.

c)Tshs. 100,000/= kwa ajili mshahara wa mwezi wakumi.

3) Fedha Tshs.1,000,000/= zilikwenda KuchukuliwaBenki na Mwenyenyekiti pamoja na Katibu wa kamatiya mikopo.

Mfano wa Fomu ya Malipo ya Kila Siku- Fedha Taslimu.

Tarehe

Jina l

a Ml

ipwa

ji

Hati y

a Ma

li

Fedha

Taslim

u

Benk

i

Hisa T

shs.

Akiba

Tshs.

Amana

Tshs

Amana

Maalum

uMi

kopo

Mshah

Tshs.

Matumi

. Me

ng.

CR. Dr Dr.

Dr.

Dr.

Dr. Dr.

Dr.

Dr.

15/10/06

Anna 001

300,

000 0 0 0 200,

00

100,

000 0 0 0


29


15/10/06

Vicent 002

7,29

0,000

0 0 0 0 5,00

0,000

2,20

0,

90,0

00

0

15/10/06

Fedha KwendaBenki

003

1,00

0,000

1,00

0,

0 0 0

Jumla – Siku

8,590,

000

1,000,

0 0 200,00

5,100,

000

2,200,

90.000

0

Hapa hii fomu huingiza mwamala mmoja mmoja kwakufuatana na jinsi hati za malipo zilivyokuwazinatolewa hadi kupata jumla ya malipo ya siku.

2.3.7. Kuingiza jumla ya malipo ya siku kwenye Daftari laMchanganuo wa Malipo ya Kila Siku- Fedha Taslimu,likionyeshwa jumla fedha zilizolipwa kila siku na matumiziyake chake.

Mfano wa Daftari la Mchanganuo wa Malipo- Fedha Taslimu.Jifunze Hesabu za SACCOS ili uwe (a) Mwanachama Bora au (b) Kiongozi Mbunifu na Mwadilifu mwenye Dira ya Kuongoza au (c)



Tarehe

Maelez

o

Folio

Fedha

Taslim

u

Ben

ki

Hisa T

sh.

Akiba

Tsh.

Amana

Tsh.

Amana

Maalum

Mikopo

Tshs.

Malipo

Mshaha

raMe

ngin

eyo

Tshs.

Cr. Dr.

Dr.

Dr.

Dr.

Dr. Dr.

Dr. Dr.

15/10/06

Makusanyo yasiku

8,59

0,00

01,

000,

0 0 200,

00

5,10

0,00

02,

200,

000

90,0

00

0

Hapa huingizwa jumla ya malipo ya siku kwa tarakimumoja ambayo huchambuliwa kwa kuainishwa fedha hizozimelipwa kwenda wapi..Kumbuka:Kuna tofauti tatu kati ya Fomu ya Malipo yaKila Siku Fedha Taslimu na Daftari cha Mchanganuo waMalipo ya Fedha Taslimu.

Fomu ya Malipo yenyewe huwa inarekodi hati zamalipo moja baada ya nyingine, kwa kuandika jinala mwanachama mmoja baada ya mwinginemwanachama.Daftari hurekodi jumla ya siku tu.

Mara nyingi Daftari huchambua zaidi hata malipoambayo kwenye fomu huonekana kuwa kwenyemengineyo.Mfano unaweza ukakuta chama kimelipa adaya ukaguzi kwenye mengineyo lakini kwenye Daftariikachambuliwa zaidi..Hii ni muhimu sana kwanimwamala wa siku ni rahisi kujua unatokana na nini“kuliko kulimbikisa kila kitu kwenye mengineyo”.

Kwenye Daftari jumla ya mwezi lazima itokee kwenyekurasa moja hivyo ni rahisi kuhakikisha kuwa hiyojumla imetokana na nini,na imelipwa kwenda wapikwa mwezi husika?Wakati jumla ya siku nayo maranyingi huwa nayo kwenye ukurasa mmoja hivyo ni


31


rahisi kuhakiki jumla yake na imelipwa kwenda wapokwa siku husika.

Kama fomu ya ulinganisho isingetumika ungekutaukurasa mmoja wa Daftari unajaa kwa siku,na kwamwezi ungepata zaidi ya kurasa thelathini-kituambacho kingefanya uongozi ushindwe kuhakikihesabu.Bodi ya asasi ihakikishe kuwa Fomu inatumikasambamba na Daftari hata kama kuna mwamalammoja.Hakikisheni mnafunga hesabu za asasi kila siku.

2.4.Kuingiza kwenye fomu ya ulinganisho wa hesabu za fedhakuonyesha kiasi cha fedha kilicholipwa kwa siku,fedhazilizowekwa kwenda Benki.

Mfano wa Fomu ya Ulinganisho wa Hesabu za Fedha kilaSiku Fedha Taslimu.

Tarehe

SalioAnzia(FedhaMkononi)

Makusanyo yaFedhakwakilaSiku

FedhaTokaBenki

MalipoyaFedhaTaslimu

FedhaKwendaBenki

SalioIshia.(FedhaMkononi0

15/11/06

0 1,300,000

8,000,000

7,590,000

1,000,000

710,000

16/11/06

710,000

Hapa inaainisha kuongezeka kwa fedha mkononikunakotokana na makusanyo ya siku pamoja na fedha tokabenki kwa pamoja.

2.4.1 Uhusiano Kati ya Daftari na Fomu ya Ulinganisho.Uhusiano kati ya Daftari la Mchanganuo wa Fedha

Taslimu na Fomu ya Ulinganisha wa Hesabu.


32


Jumla ya fedha zilizolipwa kwa siku kwa mujibu waDaftari unatakiwa utoe fedha kwenda benki ili upateMalipo ya fedha kutoka kwa wanachama na matumizi yaasasi.

Jumla ya Fedha kwenda Benki pamoja na Malipo yafedha taslimu kwa mujibu wa hati ya malipo kwa mwezihusika zinatakiwa ziendane na na jumla ya mweziiliyopo kwenye Daftari la Mchanganuo wa Malipo kamailivyo kwenye jumla ya mwezi-malipo ya fedha nafedha kwenda benki kwenye Fomu ya Ulinganisho waHesabu za Fedha.

Kwa hiyo hiyo jumla ya zote mbili inayoendana nahati za malipo-fedha taslimu zilizotolewa kwa mwezimzima lazima ziendane na Mtoe(Cr.) inayoonyeshwakwenye Leja Kuu fedha Taslimu.

Kumbuka!!!. Lazima fedha toka Benki zionyweshwe kote kote kwenyeDaftari na kwenye Fomu.Hii ni muhimu sana.

Kuonekana kwa fedha toka benki kwenye Daftari laMchanganuo wa Fedha Taslimu bila ya kuwepo kwenye Fomuya Ulinganisho huo ni udanganyifu wa fedha na bilakuangalia asasi inaweza kujikuta inapoteza fedha hukuwasio na utalaamu wa kujua umuhimu huu wanaweza wakaonakuwa mambo ni safi kumbe kuna tundu linalokula fedha zaasasi.

2.5 Kuhakiki Kujipanga kwa Kalani Kwenye Kaunta.a) Uendeshaji wa Asasi na Kalani wa Fedha Mmoja.

Kwa ujumla kwenye asasi nyingi kunakuwepo namiamala michache hivyo ulazima wa kuwepo kwa kalani


33


zaidi ya mmoja hakuna.Hivyo kalani huyo mmoja ndiye atahusika na makusanyo na malipo.Hivyo anatakiwa

atengenezewe kaunta yake yenye mlango,yenyekufuli.Mtu yeyote mwingine haruhusiwi kuingia kwenye kauntahiyo-huo ni mwiko.Fedha toka kwenye kasiki zitaenda kwakalani mmoja na kurudi ndani kutumia kalani mmoja.

Hivyo kutakuwepo stakabadhi moja,fomu ya makusanyomoja,fomu ya ulinganisho moja.b) Uendeshaji wa Asasi Kubwa yenye Kalani Wawili.

Inapotokea asasi kuwa kubwa na kuhitajika kuwepokwa kalani wawili.Hapa kila kalani atakuwa na kauntayake,kila kalani atakuwa na droo yake ya kuhifadhia

fedha.

A.Hivyo kalani wa kwanza atashughulikia makusanyona atakakaa kwenye dirisha la kwanza lenyekuandikwa jina lake na neno “Kalani wa Makusanyoya Fedha”(Mfano huyo kalani jina laje ni IreneJoseph hivyo pataandikwa-“Irene Joseph-Kalani waMakusanyo ya Fedha”) na atatumia stakabadhi yakealizotoa- atajaza fomu ya makusanyo ya kilasiku,pamoja na kufunga hesabu za fedhaalizopokea kwa kujaza fomu ya ulinganisho wahesabu za fedha.Atampa Mhasibu/Meneja:

(i) Fedha alizosalia kwa mujibu wa fomu yaulinganisho wa hesabu ya fedha pamoja fomuya makusanyo ya siku.Atajaza Karatasi ya Hazina yaKuingizia Fedha.

(ii) Atampa Stakabadhi iliyotumika pamoja na kadiya wanachama zilizotumika kwa siku hiyo kwaajili ya kuhakikiwa kuwa miamala iliyopita


34


kwenye kadi ni ile inaendana na stakabadhizilizotolewa kwa siku hiyo.

Meneja atahakiki atafanya kazi kuu tano zifuatazo:(i) Atahakikisha fedha alizokabidhiwa zinaendana

na Karatasi ya Hazina ya Kuingizia Fedha. Akidhibitishambele ya kalani,atakiri kwenye karatasi hiyokuwa amepokea fedha kwa kusaini naatafungia ndani mara moja.

(ii)Atahakikisha kuwa stakabadhi zote zimeingizwakwenye fomu ya makusanyo ya kila siku.

(iii) Atahakikisha kuwa jumla ya makusanyo yasiku yamehamishwa inavyotakiwa kwenye fomu yaulinganisho wa hesabu za fedha.

(iv)Atajaza Daftari la Mchanganuo wa Makusanyokwa mujibu wa fomu iliyohakikiwa ya makusanyoya kila siku.

(v) Atapitia kadi za wanachama zilizotumika kwasiku hiyo kwa mujibu wa Fomu ya Makusanyo yaKila Siku.

Kazi(i) hadi (iv) lazima zifanywe siku hiyo hiyo.Kazi namba (v) ikishindikana kukamilika siku hiyohiyo,itamlazimu kukamilishwa siku inayofuatwa-mapema asubuhi kabla ya kuwafungulia wateja.

B:Kalani wa pili atashughulikia malipo.Kalani huyuatakakaa kwenye dirisha la pili lenye kuandikwajina lake na neno “Kalani wa Malipo ya

Fedha”(Mfano huyo kalani jina laje ni RichardNgoswe hivyo pataandikwa- “Richard Ngoswe-Kalani waMalipo ya Fedha”)


35


Kitu cha kwanza kwa kalani huyu akiingia asubuhini kujaza karasani ya kuchukua fedha toka hazina na kumpaMeneja ambaye anatakiwa ampatie kabla ya milangokufunguliwa.Kitu muhimu ni lazima hiyo karatasi yahazina isainiwe na wote wawili.Ziwe nakala mbilimoja anabaki nayo meneja-inafungiwa kwenye kasikina ya pili anakuwa nayo kalani anafungia kwenyedroo yake.

Kalani wa malipo atajaza fomu ya malipo kwa mujibuwa hati za malipo zilizotolewa,na atamalizia kwakujaza fomu ya ulinganisho wa hesabu za fedhakatika kuhakiki fedha alizobakiwa nazo.Atarudishafedha zilizosalia kwa kujaza karatasi ya Hazina KuingiziaFedha kwenye kasiki,kama hapo awali.

Meneja atahakiki atafanya kazi kuu tano zifuatazo:(i) Atahakikisha fedha alizokabidhiwa

zinaendana na Karatasi ya Hazina ya KuingiziaFedha.Akidhibitisha mbele ya kalani,atakirikwenye karatasi hiyo kuwa amepokea fedha kwakusaini na atafungia ndani mara moja.

(ii) Atahakikisha kuwa hati za malipo zotezimeingizwa kwenye fomu ya malipo ya kilasiku.

(iii) Atahakikisha kuwa jumla ya malipo ya sikuyamehamishwa inavyotakiwa kwenye fomu yaulinganisho wa hesabu za fedha.

(iv) Atajaza Daftari la Mchanganuo wa Malipo kwamujibu wa fomu iliyohakikiwa ya malipo ya kilasiku.

(v) Atapitia kadi za wanachama zilizotumikakwa siku hiyo kwa mujibu wa Fomu ya Malipo yaKila Siku.


36


Kazi (i) hadi (iv) lazima zifanywe siku hiyohiyo.Kazi namba (v) ikishindikana kukamilikasiku hiyo hiyo, itamlazimu kukamilishwa sikuinayofuatwa-mapema asubuhi kabla ya kuwafunguliawateja.

Ni muhimu kwa Meneja/Mhasibu kuhakiki kuwa fedhaalizokabidhiwa zinaendana na karatasi ya hazinaya kurudishia fedha na pia zipo sawa na salioishia kwenye fomu ya ulinganisho wa hesabu zafedha kwa kila kalani.

Upungufu wowote wa fedha lazima ulipotiwehapo hapo bila kuoneana aibu au kuficha.

Aidha mtumishi yeyote asichukue fedhakwenye kasiki au kwa kalani kinyemela kwanihuo ni dosari kubwa sana.

Kalani wa malipo akiishiwa fedha asichukuekutoka kwa kalani wa makusanyokinyemela,bali huyo kalani aombe kwa kujazakarasani ya kuchukua fedha toka hazina na kumpaMhasibu /Meneja ambaye naye atamwendea kalani wamakusanyo kama fedha hizo mkononi.Akiwa nazoitamlazimu huyo kalani kujaza fomu ya Karatasi yaHazina ya Kuingizia Fedha.Zote zitatolewa nakalambili-mbili na kusainiwa na kila kalani husika na fedhazitatolewa kupitia kwa Mhasibu/Meneja.yaani

Toka kwa Kalani wa makusanyo>Mhasibu/Meneja>Kalani wa Malipo.Njiaya kupeana Kalani kwa Kalani kinyemela iwemwiko kwani jioni wakat wa kufunga hesabuinaweza kutokea fedha pungufu kwa mmoja wakalani bila kujua chanzo chake na hesabuzikashindwa kufungwa na kukamilika.Hiihusababisha kwa mmoja wa kalani kubebeshwamziko wa kulipa huo upungufu kimakosa.


37


Mwisho Meneja/Mhasibu haruhusiwi kufunga ofisibila ya kufunga kitabu cha hazina.Tahadhari:Ni vyema kuwabadilisha makalani kwamisingi ya kuboresha utendaji wao.Aidha ikitokeammoja wa makalani amepata udhuru mchana,anatakiwaakabidhi kazi kwa Mhasibu/Meneja na sio kwa kalanimwenzake.Misingi ya kukabidhi:

Anatakiwa kuangalia salio la kuanzia kwa sikuhiyo aliloanza nao asubuhi.

Atajumulisha fedha alizopokea kutoka kwawanachama-kwa kadiri ya nafasi yake yaukalani.

Atajumulisha fedha alizopokea toka benki –kwakadiri ya nafasi yake ya ukalani.

Atatoa fedha alizolipa kwa wanachama –kwakadri ya nafasi yake ya ukalani.

Atatoa fedha alizopeleka benki na hadi kupatasalio ishia kwa kadri ya fomu ya ulinganisho.

Zitatumika stakabadhi/hati ya malipo,fomu yamakusanyo/fomu ya malipo,fomu ya ulinganishoulioandaliwa na kalani anayeondoka kwa udhuru.

2.6 Utunzaji wa Funguo za Kasiki.

Kwa ujumla funguo za kasiki zinatakiwa kutunzwa naMeneja wa asasi na Mhasibu.Meneja atakuwa kundi A,naMhasibu atakuwa kundi B.Bodi ya asasi inatakiwa iteuewashika funguo wenza ambao kama Meneja au Mhasibuatakuwa kasafiri,mshika funguo mwenza atamkabidhimbele ya shahidi kwa kutumia Regista Maalumu yaWashika Funguo.Kamwe Mshika Funguo wa Kundi A,asijeakasafiri na akirudi akakabidhiwa Funguo za KundiB.Hivyo mshika funguo wa kundi A,aendelee kushika


38


funguo hizo za kundi A,akibadilishana na mwenzawake.Hivyo hivyo kwa kundi B.

Kopi ya pili ya funguo itunzwe kwenye benkiiliyokaribu kwa kuwekwa kwenye bahashailiyofungwa,juu yake iambatane majina ya kundiA,kundi B yakisema ili bahasha iweze kuchukuliwaitahitajika sahihi mbili,moja toka kundi A,na ya pilitoka kundi B.Juu ya bahasha paandikwe-Imefungiwa “MaliIsiyofahamika”Hivyo hii bahasha itasaidia inapotokea mshika funguommoja amepoteza funguo,au ufunguo umeshindwakufungua.

Mfano wa Regista ya Washika Fuguo:Hii Regista itatumika pale mshika funguo mmojaanapopata safari itakayomlazimu kutokuwepo kwenyeasasi zaidi ya masaa 12.

Imetokea mara nyingi wajumbe wa bodi kukabidhianafunguo bila kusaini mahali popote.Hii ni hatari sanakwani inapotokea tatizo inashindwa kubaini ni naniawajibike.Hivyo ni muhimu sana kwa asasi ya SACCOSkuwa na regista ya washika funguo ambayo lazimawakati wa kukabidhiana fedha zilizoko ndanizihesabiwa mbele ya shahidi.Aidha ni vyema kuandikasaa ya makabidhiano.

Regista ya Washika Funguo kundi A.Tarehe–Kupewa

Jina naSahihi yaaliyekabidhiwa

Saa yaKukabidhi

FedhakwenyeKasikiwakati wamakabidhiano

Jina&SahihiMshikaFunguo-Anayeondoka

Jina& SahihiShahidi waMakabidhiano.


39


10/11/2006

A.A.Kulwa-Saini

9.45alasiri

1,000,000/=

A.Sizya-Saini

J.Joseph-Saini

Hivyo hivyo kwa kundi B.

2.7 Kazi ya Kamati ya Udhibiti Katika Kuhakiki Hesabu zaFedha.

Kamati ya Udhibiti ni muhimu kila baada ya wiki mbilikuwa inapitia miamala ya asasi :a)Kwa kuhesabu fedha zilizoko kwenye kasiki kama kweli

zinaendana na Kitabu cha Hazina.b)Kwa Kuhakiki ufungaji wa Hesabu za kila siku kwenye

Fomu ya Ulinganisho unaendana na fedhazilizochukuliwa kutoka kwenye kasiki,unaendana nafedha zilizorudishwa kwenye kasiki.

c)Kuhakikisha Fedha kwenda Benki na Kutoka Benkizimeingizwa kwenye Daftari la Mchannganuo pamoja naFomu ya Ulinganisho.

d)Kuhakikisha jumla ya siku kutoka kwenye fomu yamakusanyo na fomu ya malipo imeingizwa kwenyeDaftari la Mchanganuo pamoja na Fomu ya Ulinganishowa Hesabu ya Fedha Sawia.


40


Sura ya Tatu:

Ufungaji wa miamala ya Fedha Taslimu Mwisho wa Mwezi.

3. 1. Ufungaji wa Kitabu cha Mchanganuo wa Makusanyo.

Kwa ujumla kitabu cha Mchanganuo wa Makusanyo mwishowa mwezi kitakuwa na jumla ya makusanyo ya kila siku zakazi hata kama yanahusu mwamala mmoja.

Hivyo baada ya kufunga hesabu za siku ya mwisho yamwezi itatafutwa jumla ya makusanyo yaliyofanywa kwamwezi mzima. Jumla hiyo itachambuliwa kwa mujibu wa

mchanganuo wa kila siku kwa mwezi mzima.


41


Mfano wa Kufunga Daftari la Mchanganuo wa Makusanyo-Fedha Taslimu ya Mwezi.

Tarehe Maelezo

Folio

FedhaTaslimu

FedhaBenki

Hisa Akiba

Amana

FDR Mikopo

Riba Me

Tshs Tshs.

Tshs Tshs Tshs Tshs Tshs Tshs Tshs

Dr. Cr. Cr. Cr. Cr. Cr. Cr. Cr. Cr30/11/06

JumlayaMakusanyokwamwezi

33,550,000

5,000,000

900,000

9,000,000

250,000

4,000,000

9,000,000

4,500,000

900,000

Me=Mapato Mengineyo ambayo ni:Kiingilio=Tshs350,000/=;Adhabu ya Mikopo=Tshs.550,000/=.Hii ina maana ya kuwa Tshs 33,550,000/= zilizokusanywakwa mwezi wa Novemba,2006; Tshs.5,000,000/= zinatokanana fedha zilizochukuliwa benki na Tshs. 27,550,000/=zinatokana na fedha zilizokusanywa kutokana naHisa,Akiba,Amana,Mikopo,Riba na Mapato Mengineyo(Me).

3.2 Kazi ya Jono katika kufunga Mchanganuo wa Makusanyo waFedha Taslimu kwa Mwezi.

Hivyo mwisho wa mwezi baada ya kufunga Daftari laMchanganuo wa Makusanyo ya Fedha Taslimu,kwa kutumiaJono,mchanganuo huo utahamishiwa kwenda kwenye LejaKuu. ivyo moja ya Kazi ya Jono ni kuhamisha miamala yamwezi kutoka kwenye Daftari la Mchanganuo kupelekakwenye leja kuu.Kazi zingine za Jono ni kuhusiana na kuingiza miamalaisiyo ya fedha taslimu kwenye Leja Kuu moja kwa mojabila kupitia Mchanganuo wa Fedha Taslimu,kamaitakavyoelekezwa huko mbele.


42


Ufungaji wa Daftari la Mchanganuo wa Makusanyo yaFedha- Fedha Taslimu lazima uhakikiwe na kamati yaudhibiti kwa kusaini kwenye Jono.

Mfano wa Jono inavyotumika kuhamisha Mchanganuo waMakusanyo ya Fedha Taslimu Kupeleka kwenye Leja Kuu-mwishoni mwa mwezi.

JonoNa.

Tarehe

Maelezo-Leja

Ukurasa

Dr.(Mpe)

Cr.(Mtoe)

Na-Akaunti

Tshs. Tshs.0018/06

3o/11/06

FedhaTaslimu

001 33,550,000

00001

0018/06

30/11/06

FedhaBenk-CRDB

002 5,000,000

00002

0018/06

30.11/06

Hisa 003 900,000

00106

0018/06

30/11/06

Akiba 004 9,000,000

00108

0018/06

30/11/06

Amana yaKawaida

005 250,00

0

00110

0018/06

30/11/06

Amana-MudaMaalumu

006 4,000,000

00120

0018/06

30/11/06

Mikopo 007 9,000,000

00055

0018/06

30/11/06

Riba juuyaMikopo

010 4,500,000

00301

0018/06

30/11/06

Kiingilio

011 350,00

00305


43


00018/06

30/11/06

AdhabuyaMikopo

015 550,00

0

00350

0018/06

Jumla yaHesabuiliyofugwakutokananaMakusanyo- FedhaTaslimuNov,2006.

33,550,000

33,550,000

0018/06

30/11/06

Imeandaliwa na

Jina Sahihi.

0018/06

01/12/06

Imehakikiwa na

Jina Sahihi

Kwa kawaida Mhasibu/Meneja ataandaa Jono na Mwenyekiti

au Katibu wa Kamati ya Udhibiti atadhibitisha Jono hiyo.

3.3. Ufungaji wa Kitabu cha Mchanganuo wa Malipo yaFedha Taslimu.

Kwa ujumla kitabu cha Mchanganuo wa Malipo mwisho wamwezi kitakuwa na jumla ya malipo ya kila siku za kazihata kama yanahusu mwamala mmoja.Hivyo baada ya kufunga hesabu za siku ya mwisho yamwezi itatafutwa jumla ya malipo yaliyofanywa kwamwezi mzima. Jumla hiyo itachambuliwa kwa mujibu wamchanganuo wa kila siku kwa mwezi mzima.Mfano wa Kufunga Daftari la Mchanganuo wa Malipo.

Tarehe Maele Foli Fedha Fedh Akib Amana FDR Mikop Posho& Shaja Me


44


zo o Taslimu

aBenki

a o Mshahara

ra

Tshs Tshs.

Tshs Tshs Tshs Tshs Tshs Tshs Tshs

Cr. Dr. Dr. Dr. Dr. Dr. Dr. Dr. Dr.30/11/06

JumlayaMalipo kwamwezi 16

,050,00 0

4,000,000

900,000

2,000,000

2,250,000

5,000,000

900,000

500,000

500,000

Me=Malipo Me=Malipo ya Ada ya Ukaguzi Tshs.350,000/=Pango ya Ofisi.=Tshs. 150,000/=.Hii ina maana ya kuwa Tshs 16,050,000/= zilizokusanywakwa mwezi wa Novemba,2006; Tshs.4,000,000/= zinatokanana fedha zilizochukuliwa benki na Tshs. 12,050,000/=zinatokana na fedha zilizolipwa kwendaAkiba,Amana,Mikopo,AmanaMaalum,Posho&Mishahara,Shajara na Matumizi Megine(ME)ambayo ni Ada ya Ukaguzi na Malipo ya Kodi ya Pango.

3:4 Kazi ya Jono katika kufunga Mchanganuo wa Malipo waFedha Taslimu kwa Mwezi.

Hivyo mwisho wa mwezi baada ya kufunga Daftari laMchanganuo wa Malipo ya Fedha Taslimu,kwa kutumiaJono,mchanganuo huo utahamishiwa kwenda kwenye LejaKuu.Hivyo moja ya Kazi ya Jono ni kuhamisha miamala yamwezi kutoka kwenye Daftari la Mchanganuo kupelekakwenye leja kuu.Kazi zingine za Jono ni kuhusiana na kuingiza miamala isiyo ya fedhataslimu kwenye Leja Kuu moja kwa moja bila kupitia Mchanganuo waFedha Taslimu,kama itakavyoelekezwa huko mbele.Ufungaji wa Daftari la Mchanganuo wa Malipo ya Fedha-Fedha Taslimu lazima uhakikiwe na kamati ya udhibiti kwakusaini kwenye Jono.


45


Mfano wa Jono inavyotumika kuhamisha Mchanganuo waMalipo ya Fedha Taslimu Kupeleka kwenye Leja Kuu-mwishoni mwa mwezi.

JonoNa.

Tarehe

Maelezo yaLeja

Ukurasa

Dr.(Mpe)

Cr.(Mtoe)

Namba-Akaunti

Tshs. Tshs.0020

3o/11/06

FedhaTaslimu

001 16,050,000

00001

0020

30/11/06

FedhaBenk-CRDB

002 4,000,000

00002

0020

30/11/06

Akiba 004 900,000

00108

0020

30/11/06

AmanayaKawaida

005 2,000,000

00110

0020

30/11/06

Amana MudaMaalumu

006 2,250,000

00120

0020

30/11/06

Mikopo 007 5,000,000

00055

0020

30/11/06

Posho&Mishahara

036 900,000

00410

0020

30/11/06

Shajara 037 500,000

00420

0020

30/11/06

Ada yaUkaguzi

040 350,000

00450

0020

30/11/06

Pango yaOfisi

042 150,000

00460

002 Jumla ya 16,05Jifunze Hesabu za SACCOS ili uwe (a) Mwanachama Bora au (b) Kiongozi Mbunifu na Mwadilifu mwenye Dira ya Kuongoza au (c)



0 Hesabuiliyofugwa-MalipoFedhaTaslimuNov,2006.

0,000 16,050,000

0020

30/11/06

Imeandaliwa na

Jina Sahihi.

0020

01/12/06

Imehakikiwa na

Jina Sahihi

Kwa kawaida Mhasibu/Meneja ataandaa Jono na Mwenyekitiau Katibu wa Kamati ya Udhibiti atadhibitisha Jonohiyo.

Je wajua Leja ni nini?Ni kitabu chenye Kurasa Mbalimbali za akauntizilizofanya kazi kwenye asasi kwa mwaka wa fedha hataili inayohusu mwamala mmoja uliofanyika kwa siku moja.Je utapangaje kurasa kwenye Leja?Kwa ujumla kurasa zinapangiliwa katika makundi mannekama ifuatavyo:

a) (KUNDI A)Kundi hili linaanza na Malizinazoweza kuwa fedha kwa haraka.

Nazo ni pamoja na Fedha Taslimu,Fedha zilizokoBenki,Akaunti za Amana Maalumu ambazo SACCOS


47


imefungua kwenye Mabenki, Hisa zilizowekezwa naSACCOS-Mfano Hisa za TBL, Bidhaa Ghalani, Mikopokwa wanachama, Wadaiwa na Mawekezo hasa ya SCCULT-CFP. Hapa kurasa zake zinaanzia na 00001-00100.

b)(KUNDI B)Kundi hili linakuwa la yale madeni ambayoyanaweza kuhitajika kulipwa na asasi nje(Dhima zaMuda Mfupi).Mfano wake ni pamoja na Amana zawanachama,Akiba za Wanachama,Amana za Muda Maalumtoka kwa wanachama na wateja,Mikopo toka nje yaSACCOS-kutoka SCCULT,SELF,kutoka kwenye mabenkihasa CRDB na NMB.Kurasa zake zinaanzia na 00101-00200.Pia kwa ajili ya urahisi Hisa za wanachamazitawekwa hapa.

c)(KUNDI C)Kundi hili ni kwa ajili ya Mapato yaasasi kama ifuatavyo; Riba juu ya Mikopo kwawanachama,Riba juu ya amana iliyoko Benki,Riba juuya akiba iliyoko Benki.Aidha Baada ya Mapatoyanayotokana na fedha,zitafuata akaunti za mapatoya huduma kama-Kiingilio cha Wanachama,Ada yaMikopo,Huduma ya Tembokadi n.k.Hizi zitaanza nanamba 00301-00400.

d)(KUNDI D)Kundi la Nne ni la Akaunti zinazohusumatumizi ya asasi kwa kuanzia na matumizi yalazima ya fedha mfano-Riba ya Mikopo toka Nje yaasasi,Riba juu ya amana za wanachama/wateja-Amanaza kawaida,Amana Maalumu(FDR).Inafuatia na Akauntizinazohusu Gharama zisizo za fedha kamaPosho,Mishahara,Shajala,Ada ya Ukaguzi,Gharama zaMkutano Mkuu,Gharama za Semina na Mafunzo nk.

Hili Kundi litaanza na Namba za akaunti namba00401-00500.e)(KUNDI E)Kundi la tano Mali za Kudumu,Uchakavu wa

mali ya Kudumu,Matengo ya Kisheria-(Akiba yaLazima,Akiba ya Kukombolea Mafungu/Hisa,Akiba ya


48


Madeni Mabaya),Tengo la Madeni Chechefu kwa Mujibuwa Kanuni ya Ushirika Na.99 ya mwaka 2004,Akiba yaElimu,Limbikizo la Faida nk. Hizi akauntizitaanzia namba 00501-00600.

Note:Jinsi ya Kuandika Yaliyomo Kwenye Leja Kuu.Ufuatao ni jedwali la jinsi ya kuandika Yaliyomokatika Leja Kuu(Mfano)

Na

Jina laAkaunti

Ukurasa Namba yaAkaunti

Aina yaakaunti

01

FedhaTaslimu

01-03 00001` Kundi A.

Kumbuka:kuachia kurasa mbili/tatu kwa zile akauntizenye miamala mingiMwaka ukiisha unafunga akaunti unaanza na leja mpyayenye.Usiendeleze Kurasa za zamani bali utatumiakitabu hicho cha leja bali unaachana na karatasi zazamani (kurasa zilizokuwa zinatumika zamani).Kumbukakuandika mwisho wa mwaka-ulimaliza na kuandika tenamwanzo wa mwaka-unaofuata ikifuatatiwa na yaliyomokwa mwaka unaofuata.

3.5 SACCOS yangu ipo vijijini nitapate majibu ya maswalijuu ya kuandika vitabu pamoja na vitabu vya kuandikia.

Hivyo kwa ajili ya kupata maelezo zaidi juu ya uadishiwa vitabu katika sura zenye utata uongozi unashauriwakuwasiliana na Idara ya Ushirika ambayo ipo karibiakila Wilaya.Pia wanaweza kuwasiliana na Ofisi za Mkoaza Shirika la Ukaguzi na Usimamizi wa Vyama vyaUshirika (COASCO).


49


Kwa Kifupi naelezea jinsi ya kupata/kuandaa vitabumbali mbali zinazotumika kwa ajili ya SACCOS..

a)Stakabadhi/Hati za Malipo :Hizi zinapatikana katikaOfisi za Mafunzo za Chuo Kikuu Kishirika ChaUshirika na Mafunzo ya Biashara-Moshi(MUCCOsBS)-Moshi,ambacho kina Ofisi kila Mkoa.Kwa SACCOSkubwa wanaweza wakachapisha wenyewe baada yaushauri.

b)Fomu ya Makusanyo ya Kila Siku- Fedha Taslimu Fomu ya Malipo ya Kila Siku- Fedha Taslimu.

Hii fomu inabatikana kama ilivyoelezwa hapojuu(a),lakini haitoi uhuru wa kuwa kila hudumaitolewayo kwenye asasi kama vile Amana za MudaMaalumu,Hivyo ni vizuri Uongozi wa Bodi ukafanyautafiti wa kusoma huduma zitolewazo na kuchapanakala moja na kutoa photokopi hamsini kuzifungakwa machine-Spiral binding.Lakini lazima hizokaratasi ziwe na namba hata zilizoandikwa kwamkono.Muundo wa fomu soma maelezo.Hii fomutumeambatanisha nyuma ya kitabu hiki.

c)Kitabu cha Mchanganuo wa Makusanyo- Fedha Taslimu/Kitabu cha Mchanganuo wa Malipo- Fedha Taslimu.Hivivitabu ni lazima viandaliwe na uongozi wa asasihasa kwa kununua madukani-Cash Book Analysis-20column.Hii ina maana kuwa kitabu cha Mchanganuo wafedha-nafasi ishirini.Hivyo wanaweza kununua yenyenafasi 24(24-column),nafasi28(28-Column),hatanafasi 36(36-column).Hivi vinaweza kutumika hatakwa miaka mitatu hata zaidi ili mradi waonyeshwewapi mwaka unaanza na wapi mwaka unaisha.


50


Kwa hivyo upande kwa kulia-Kutakuwa na Mchanganuowa Makusanyo ya Fedha Taslimu kwa mwezi mzima(somasura ya tatu.)Na hivyo hivyo kwa upande wa kushoto kutakuwa naMchanganuo wa Malipo ya Fedha Taslimu kwa mwezimzima. (soma sura ya nne).Kwa hivyo kama cash analysis in column 14-sabakulia na saba kushoto.yaani ukurasa mzima kulia naukurasa unaofuatia kushoto,lakini zote zifunguliwepamoja moja isiwe nyuma ya kurasa.

Mchanganuo wa Makusanyomwezi---------------------/Mchanganuo wa Malipomwezi---------- - *****Zote katika Fedha Taslimu********Tarehe

Maelezo

Folio

Fedha

Benki

Hisa Akiba

Tarehe

Maelezo

Foilo

Fedha

Benki

Amana Akiba

DR CR Cr Cr Cr Dr DR Dr10/1 Mak 01 10,0

005,000

2,000

2,000

10/1 Malipo

09 9,000

4,000

2,000 3,000

*Hivyo zitaonekana kama zilivyoonyeshwa hapo juu,kwamchanganuo unajionyesha kirahisi.Hapa kila upandeunajitegemea kujichambua yaani upande wa Mchanganuo wa

Makusanyo unakuwa upande wa kulio wa kurasa unakuwakama ifuatavyo:

Mchanganuo wa Makusanyo- Fedha Taslimumwezi---------------------/

Tarehe

Maelezo

Folio

Fedha Benki Hisa Akiba

DR CR Cr Cr10/1 Mak 01 10,000 5,000 2,000 2,000

Huu upande wa kulia wa ukurasa utafuatiwa sambamba naupande wa kushoto kwenye mstari mmoja kama ifuatavyo:

Mchanganuo wa Malipo- Fedha Taslimu mwezi-----------Jifunze Hesabu za SACCOS ili uwe (a) Mwanachama Bora au (b) Kiongozi Mbunifu na Mwadilifu mwenye Dira ya Kuongoza au (c)



Tarehe

Maelezo Foilo Fedha Benki Amana Akiba

Cr Dr DR Dr10/1 Malip 09 9,000 4,000 2,000 3,000Hivyo kila mwisho wa mwezi kila ukurasa unatakiwa

kufungwa kwa jono na kupeleka kwenye leja kuu.

d)Vitabu vya JONO na Leja Kuu vinapatikana kwenyemaduka ya kawaida ya shajara.

Sura ya Nne.

Taratibu za Kihasibu Kuingiza Miamala isiyo ya Fedha

Taslimu.

Kuandaa Taarifa za Mwisho wa Mwezi.

4.1.Maana ya miamala isiyo ya Fedha.

Kwa ujumla katika asasi za SACCOS kuna aina mbili kuuza miamala.

a.Miamala yenye Kuhusisha Fedha Taslimu. Hii ni miamala ambayo kitu cha kwanza kinachofanyakuanza kuandika kumbukumbu yeyote ni kwa sababu yaaidha fedha imepokelewa dirishani kwa kalani aufedha imelipwa dirishani kwa kalani. Katika miamala hii ina maana Fedha

ikipokelewa>stakabadhi itatolewa kwa fedhailiyopokelewa>Mwamala utaandikwa kwenye Fomu yaMakusanyo> jumla ya siku itaandikwe kwenye Daftarila Mchanganuo wa Makusanyo>Fedha zilizokusanywa


52


zitaonyeshwa kwenye Fomu ya Ulinganisho wa Hesabuza Fedha.

Vivyo kwenye malipo ya Fedha Taslimu>Hati yaMalipo itatolewa>Mwamala utaandikwa kwenye Fomu yaMalipo>jumla ya siku itaandikwa kwenye Daftari laMchanganuo wa Malipo>Fedha zilizolipwazitaonyeshwa kwenye Fomu ya Ulinganisho wa Hesabuza Fedha.

Kwa kuwa miamala ya SACCOS za kawaida unahusumiamala ya fedha taslimu kwa zaidi ya asilimiatisini na nane isipokuwa kwa SACCOS zile zawafanyakazi,hivyo ni vyema hesabu zake zikaelewekavizuri bila kuchanganya na miamala isiyohusu fedhataslimu.Kwa misingi hiyo ndiyo maana ya kuchukua mudamwingi kuelezea miamala hiyo,hatua kwa hatua hadiukamilishaji wake kwenye leja kuu.

b.Miamala isiyohusu Fedha Taslimu; Hii ni miamala inayohusu utolewaji wa stakabadhiinahusika na kupokea kwa kitu ambacho sio fedhataslimu bali kina dhamani ya fedha taslimu kwakutumika au hapo baadaye kinaweza kuiletea asasifedha taslimu zenye kiasi kilichoandikwa,mfano hundiya makato ya wafanyakazi waliorejesha.Hivyo hivyo kwenye malipo ambapo hati ya malipoitatolewa bila ya kulipwa fedha taslimu mfano.Malipo ya Hundi kwa wanachama waliokopa fedha.


53


4.2.Hatua za Kufuata katika Kuandika Miamala Isiyo yaFedha Taslimu.

Kwa ujumla hatua kwa ufupi zitakuwa kama ifuatavyo:

A. Makusanyo yasio ya Fedha Taslimu.Hapa itakuwa inatumika stakabadhi nyingine. Kwa hiyostakabadhi zisichanganywe na za fedha taslimu.Kwahiyo hapa itatumika Stakabadhi kwa ajili yaMapokezi ya Hundi tu.Hivyo stakabadhi hiyoitaandikwa:Stakabadhi ya Hundi.Hatua: Kuingiza Hundi kwenye Regista ya Mchanganuo

Makusanyo ya Hundi.

Marejesho ya Wanachama toka kwa Mkurugenzi kwa mwaka2006,Mkopo toka Nje.

Tarehe Maelezo

Na.Hundi

Stakabadhi.

Benki Mikopo

Riba Amana Akiba

Marejesho.

MkopoCRDB

Dr. Cr. Cr. Cr. Cr. Cr. Cr.10/01/06

DED-Dec,05

0134 00012

900,000 500,000

200,000

200,000

50,000

50,000

0

12/02/06

DED-Jan,06

0243 00013

950,000 530,000

220,000

200,000

50,000

50,000

0

10/03/06

DED-Feb,06

0456 00014

950,000 530,000

220,000

200,000

50,000

50,000

0

9/04/06

DED-Marc,06

0679 00016

980,000 545,000

235,000

200,000

50,000

50,000

0

9/05/06

DED-Apr,06

0789 00017

980,000 545,000

235,000

200,000

50,000

50,000

0

15/06/06

DED-May,06

0769 00018

980,000 545,000

235,000

200,000

50,000

50,000

0

17/06/06

MkopoTokaCRDB

0078 00019

10,000,000

0 0 0 0 0 10,000,000


54


Ni Vyema kwa asasi za SACCOS za wafanyakazi kukawepo kwaRegista ya ziada yenye kuonyesha mchanganuo wa marejeshoya makato toka kwa mwajiri wao kama hapo juu kwa mwakamzima bila ya kuchanganya na makusanyo mengine.Kilamapokezi ya hundi yatapelekwa kwenye leja kuu kwa Jonokutoka kwenye regista hiyo.Kila mwisho wa mwaka registahiyo itafugwa.

Mfano wa kuingiza kwenye Regista Miamala ya KupokeaHundi kabla ya Kupitisha JONO.

Hii Regista Inaweza Kuchorwa kwenye Counta Book.

Kupitisha miamala iliyochanganuliwa na Regista yaMakusanyo ya Hundi kwenye Leja Kuu kwa kutumia JONO.

JonoNa

Tarehe Maelezo yaAkaunti

Kurasa

DR. CR. Na.yaAkaunti

006/06

10/01/06

Benki-CRDB 002 900,000 000002

006/06

10/01/06

Mikopo 007 500,000

00055

006/06

10/01/06

Riba 010 200,000

000301

006/06

10/01/06

Amana 005 200,000

000110

006/06

10/01/06

Akiba 004 50,000

000108

006/06

10/01/06

Marejesho 0010 50,000

000155


55


006/06

10/01/06

Jumla yaJono

900,000 900,000

006/06

10/01/06

Imeandaliwa Jina Sahihi

006/06

12/01/06

Imehakikiwa Jina Sahihi

Hivyo ndivyo itakavyofanyika kwa hundi zotezilizopokelewa.

B. Malipo yasio ya Fedha Taslimu.Hapa itakuwa inatumika hati ya malipo nyingine.Kwahiyo hati za malipo zisichanganywe na za fedhataslimu.Kwa hiyo hapa itatumika hati ya malipo kwaajili ya Malipo ya Hundi tu.Hatua:

Kuingiza Hundi kwenye Regista ya MchanganuoMalipo ya Hundi.

Mfano wa Regista ya Mchanganuo Malipo ya Hundi.Malipo ya Mikopo Kwa Wanachama

Tarehe

Maelezo

Na.Hundi

HatizaMalipo

Fedha Mikopo

Riba

Amana

Akiba

Marejesho.

MkopoCRDB

Cr. Dr. Dr.

Dr. Dr. Dr. Dr.

10/01/06

A.A.Joseph

0101

00012

100,000

100,000

0 0 0 0 0

10/01/06

B.B.Joseph

0102

00013

250,000

250,000

0 0 0 0 0

10/01/06

C.CCharles

0103

00014

150,000

150,000

0 0 0 0 0

10/01/06

D.DDaudi

0104

00016

500,000

500,000

0 0 0 0 0

10/01/06

E.E.Eliza

0105

00017

400,000

400,000

0 0 0 0 0


56


10/01/06

S.SSuzzane

0106

00018

900,000

900,000

0 0 0 0 0

Jumla 2,300,000

2,300,00

Mfano wa kuingiza kwenye Regista Miamala ya KupokeaHundi kabla ya Kupitisha JONO.Hii Regista Inaweza Kuchorwa kwenye Counta Book.

Kupitisha miamala iliyochanganuliwa naRegista ya Hundi kwenye Leja Kuu kwa kutumiaJONO.

JONO za HesabuJonoNa

Tarehe Maelezo yaAkaunti

Kurasa

DR. CR. Na.yaAkaunti

006/06

10/01/06

Benki-CRDB 002 2,300,000

000002

006/06

10/01/06

Mikopo 007 2,300,000

00055

006/06

10/01/06

Jumla ya Jono 2,300,000

2,300,000

006/06

10/01/06

Imeandaliwa Jina Sahihi

006/06

12/01/06

Imehakikiwa Jina Sahihi

Hii Jono ina maana kuwa benki imelipa Tshs.2,300,000/= wanachama waliokwenda na na hundizilizoandikwa na asasi kama mikopo.Hii ilipunguzabakaa ya fedha ya asasi iliyoko benki kama malipo yamikopo kwa wanachama.Hivyo ndivyo itakavyofanyika kwa hundi zotezilizotolewa na asasi.Jinsi ya Kuingiza Miamala hiyo kwenye Leja Kuu.

Jono itatumika pia kwa ajili ya:Jifunze Hesabu za SACCOS ili uwe (a) Mwanachama Bora au (b) Kiongozi Mbunifu na Mwadilifu mwenye Dira ya Kuongoza au (c)



a)Kupokea Msaada wa Mali ya Kudumu-wenye risiti.b)Kutenga matengo ya kisheria kutokana na faida.c)Tengo la madeni chehefu.d)Uchakavu wa mali ya kudumu.e)Kutenga msaada ulioiva.f)Kutenga gharama za ukaguzi kwa mwaka

ulioisha,kutenga kodi ya mapato kwa mwakaulioisha.

4.3.Taarifa Muhimu za Kila Siku,Kila Mwisho wa Mwezi,naMwishowa Mwaka.

4.3.1 Taarifa za Kila Siku ya Kazi.a. Kufunga Fomu ya Makusanyo ya Fedha Taslimu ya kilasiku.b. Kufunga Fomu ya Malipo ya Fedha Taslimu kilasiku.c. Kufunga Fomu ya Malinganisho ya Hesabu za Fedha zaKila siku.d. Kufunga Maingizo ya Siku kwenye Kitabu cha Hazinakwa kila siku Husika.e. Kufunga Miamala ya Makusanyo kwenye Daftari laMchanganuo wa Fedha Taslimu.f. Kufunga Miamala ya Malipo Kwenye Daftari laMchanganuo wa Fedha Taslimu.g. Kuhakiki Miamala yote ya Siku iliyoandikwa kwenyeFomu ya Makusanyo ya kila siku imepitishwa kwenyekadi za wanchama.h. Kuhakiki Miamala yote ya siku iliyoandikwa kwenyeFomu ya Malipo ya kila siku imepitishwa kwenyekadi za wanachama.

4.3.2 Kazi za kila mwisho wa mwezi zitakuwa kufungataarifa na kumbukumbu za asasi kama ifuatavyo.


58


a.Kufunga Daftari la Mchanganuo wa Makusanyo ya FedhaTaslimu kwa kuoanisha na jumla ya fedhazilizokusanywa kwa mwezi pamoja na fedhazilizochukuliwa toka benki(taslimu),kamazinavyoonyeshwa kwenye Fomu ya Ulinganisho wa Hesabuza Fedha za Kila Siku.Hizi jumla lazima ziwesawa.Aidha asasi inatakiwa kupitisha jono yamakusanyo ya mwezi kutoka kwenye kitabu chamchanganuo wa makusanyo na kupeleka kwenye leja kuu.

b.Kufunga Daftari la Mchanganuo wa Malipo ya FedhaTaslimu kwa Mwezi kwa kuoanisha na jumla ya fedhazilizolipwa kwa mwezi husika ikiwa na fedha taslimuzilizopelekwa benki kwa mwezi huo kamazinavyoonyeshwa kwenye Fomu ya Ulinganisho.Hizijumla nazo lazima ziwe sawa. Aidha asasi inatakiwakupitisha jono ya malipo ya fedha taslimuyaliyofanyika kwa mwezi kutoka kwenye kitabu chamchanganuo wa malipo na kupeleka kwenye leja kuu.

c.Kufanya malinganisho ya fedha zilizoko benki kwakuoanisha na za kwenye leja kuu. Baada ya kufanyamalinganisho hayo kwa idhini ya kamati ya usimamizina udhibiti inatakiwa kupitisha jono ili kufanyabakaa hizo kuwa sawa.

d.Kufunga leja kuu ya hesabu za asasi kwa mwezihusika.

e.Kuandaa urari wa hesabu za asasi na kuzipeleka kwabodi ya asasi ili iweze kuhakiki.

f.Kwa kutumia kumbukumbu zilizoko kwenye computa yaorodha ya wanachama watumishi wa asasi wanatakiwakuingiza bakaa mpya za wanachama waliofanya miamalana asasi kwa mujibu wa kadi za wanachamazilizotumika ili kupata jumla mpya ya bakaa zahisa,akiba,amana na mikopo.

g.Kuoanisha tofauti ya bakaa ya hisa,akiba,amana namikopo kadi ya iliyoko kwenye urari wa asasi na zile


59


zilizoko kwenye jedwali la orodha ya wanachama.Hapabodi ya asasi inatakiwa kuhakikisha kuwa tofautikama ipo miezi ya nyuma kamwe haikui na kufanyamalinganisho ya miamala ya nyuma ili kupunguzatofauti hiyo kwa kupitisha jono zilizohakikiwa.

h.Kuandaa taarifa ya ukuaji wa Hisa, Akiba, Amana naMikopo kwa kuoanisha na Mzunguko wa Mtaji,natadhimini nzima ya hali ya kifedha yachama(kuangalia chama kama kina ukwasi au siyokatika kukidhi mahitaji ya muda mfupi ya fedha kwaasasi.

i.Kuaandaa Taarifa ya Marejesho ya Mikopo kwa mujibuwa kanuni namba 102 ya ushirika ya mwaka 2004,kwakuoanisha mikopo mipya iliyotolewa,orodha yote yawanachama waliokopa,orodha ya wanachama wanaorejeshamikopo kwa wakati na ambao wameshelewesha ili bodiya asasi ichukue hatua za kisheria za kufuatiliamarejesho hayo ikiwa pamoja kushika dhamana zao.

4.3.3 Taarifa za Mwisho wa Mwaka:Bodi ya asasi inatakiwa kila mwisho wa mwaka wa hesabu

kuandaa hesabu za asasi kwa kufuata viwango vya uhasibuwa kimataifa kwa kuwa na taarifa zifuatazo ndani ya miezi

mitatu.a)Mizani,b)Mapato na Matumizi,c)Taarifa Mabadiliko ya Mtaji,d)Taarifa Mtiririko wa Fedha,e)Sera za uhasibu katika asasi,zinaelezea jinsi ya

kutunza kumbukumbu za miamala mbalimbali,pamoja nasera ya uchakavu inayoelezea kwa ufasaha mali zachama na uchakavu wake

f)Taarifa ya Bodi ya Wanachama,


60


g)Hesabu ziwakilishwe kwa kufuatana na matakwa yaviwango vya uhasibu Kimataifa (format approved byIFRS ADOPTED BY THE NBAA).Kiwango hivyo huelezeani nini kionyeshwe kwenye Mizania, Hesabu ya

Mapato na matumizi, Mtiririko wa fedha,Taarifa ya mabadiliko ya Mtaji na majedwalimbalimbali ikiwa pamoja na jedwali la hesabu zagawio.


61


Sura ya Tano.

Changamoto Tano za Kuhakiki Hesabu za SACCOS Zinakuwa

Sahihi.

5.1.Katika SACCOS kuna changamoto tano kuu za kuhakikihesabu zake na kwa ujumla zaidi ya asilimiatisini na na tano ya SACCOS zinakuwa na matatizo ya hapana pale katika kukabiliana na changamoto hizo na wakatimwingine zinajikuta matatani. Changamoto hizo ni:

a)Kuhakikisha kuwa Kila Siku Hesabu za Fedha Mkononizinafungwa bila Kukosa ili Siku ya Mwisho wa Mwezihesabu za Fedha kwenye Leja Kuu zihakikiwe nakufungwa Siku hiyo hiyo ili kuoanishwa na FedhaMkononi.

b)Kuhakikisha kuwa miamala ya kila mwanachamainayohusu Hisa,Akiba,Amana na Mikopo imepita kwenyefomu ya makusanyo na malipo kama ilivyopitishwakwenye kadi zao na vitabu vya wanachama.Hii itafanyabakaa za Hisa,Akiba,Amana na Mikopo kwenye Leja Kuuziwe sawa na jumla ya Hisa,Akiba,Amana na Mikopokatika orodha ya wanachama.

c)Utoaji wa Mikopo kwa Tija ili kuhakikisha kuwa kilamkopo unaotolewa na kuwekwa kwenye biashara/mradikunakuwepo na uhakika wa kurejeshwa kwa Mkopowenyewe pamoja na riba juu ya mkopo na kubakiwaziada kwa ajili ya kupanua mtaji wa biashara. Aidhahili ili lifanikishwe lazima uongozi uendeshe mikopokwa uwazi na umakini wa hali ya juu.


62


d)Ukokotoaji pamoja na Ukusanji wa Riba Endelevu-Kuanzia Adhabu,Riba iliyoiva na mwisho Mkopowenyewe.

e)Kuwepo kwa Bodi ya asasi yenye Uongozi bora katikakuhakikisha kuwa changamoto hizo zinafikiwa kwakushirikiana vyema na wadau mbalimbali.

5.2. KUFUNGA KWA HESABU ZA FEDHA KILA SIKU NA KUOANISHANA LEJA KUU- fedha taslimu KWA SIKU YA MWISHO YA MWEZI.

Kama ambavyo ilivyoelezwa hapo mwanzo juu ya kufungahesabu za fedha taslimu kila siku bila kukosa ilikuweza kubainisha kama kuna fedha pungufu au ziada.Hiiitasaidia kufahamu mosi chanzo chake ikiwa na kamazimepungua-je zimetokana na miamala gani,na kama kunamwanachama amelipwa zaidi basi kwa busara akafuatwakuombwa kwa hiari yake kama alizidishiwa ili awezekurudisha.Pili kama fedha za ziada zimepatikana basinazo ni vyema kukafuatilia ni miamala ipi imesababishafedha ziada ili kama kuna mwanachama amepunguziwa basiakapelekewa fedha zake.Kama hakuna chanzo chake basihuo upungufu/ziada lazima iingizwe kwenye hesabu.

Hivyo kufunga hesabu za fedha taslimu ni pamoja na. Fomu ya Makusanyo ya Fedha Taslimu ya Kila Siku. Fomu ya Malipo ya Fedha Taslimu ya Kila Siku. Fomu ya Ulinganisho wa Hesabu za Fedha Taslimu. Kitabu cha Hazina.

Kufunga Kitabu cha Mchanganuo wa Makusanyo ya Fedhataslimu pamoja na Kitabu cha Mchanganuo wa Malipo yaFedha Taslimu ni muhimu sana. Hapa ni muhimu


63


kuhakikisha kuwa jumla ya siku imehamishwa sawa Fomuza Kila Siku kwenda kwenye Vitabu Husika vyaMchanganuo kama sawia na Kwenye Fomu ya Ulinganisho.

Hivyo ikiwa Bakaa ya Fedha Mkononi kila mwisho wa sikuinaendana na Salio Ishia basi kwa asasi hizoikiendelea hadi mwisho wa mwezi itakuwa.Bakaa ya Fedha Mkononi=Salio ishia kwenye Fomu yaUlinganisho =Bakaa kwenye Leja Kuu kwa tarehe yamwisho wa mwezi. AUKila Mwisho wa mwezi wafanye malinganisho kamaifuatavyo.

Malinganisho wa Hesabu za fedha kwa mwezi wa……………………SalioAnzia

MakusanyoKwa Mwezi(FedhaTaslim)

FedhaTokaBenki

Malipo KwaMwezi

(Taslimu)

FedhaKwendaBenki

SalioIshia

(x) +(a) +(b) -(c) -(d) =(y)

Kwenye Leja Kuu Fedha taslimu:SalioAnzio

Mtoe Mpe SalioIshia

(x) +(a+b) -(c+d) =(y)

Imeandaliwa na:Cheo……………..……Jina…………………………..……Sahihi………..……..

Imedhibitishwa na: Cheo…………..………Jina………….………..……………Sahihi…..……………Imeandaliwa tarehe……………………………..………….

Misingi mikubwa inayofanya malinganisho hayo ni kuwa:


64


a.Kila fedha inayoingia kwenye asasi na kukatiwastakabadhi ni aidha

imepokelewa kutoka kwa mwanachama kamaakiba,amana,marejesho ya mkopo,malipo ya riban.k.

Fedha kutoka benki.

Hizo ndizo miamala inayoingia upande wa MTOE kwenyeLeja Kuu-Fedha Taslimu.

b. Kila fedha inayolipwa kutoka kwenye asasi nakukatiwa hati ya malipo ni aidha:

imelipwa kwenda nje ya asasi kamamikopo,amana,posho n.k.

Fedha kwenda Benki.

KWA KUWA HUWA HAKUNA JONO INAYOPITWA AIDHA KUINGIZA AUKUTOA FEDHA TASLIMU-hivyo hesabu hizo zitakuwa sawa:

Kwa maelezo mengine malinganisho hayo huweza kuelezwakwa mchoro huu.

Salioanzia(Mwanzo

wamwezi)

MakusanyoYa fedhaTaslimukwaMwezi

A

FedhatokaBenkikwaMwezi

B

Malipo yafedhaBenki

TaslimukwaMweziC

Fedha(Taslimu) kwendaBenkikwaMweziD

SalioIshia

Leja ya Fedha Taslimu

SalioAnzia

MTOEJumla ya ( A + B)

Katika mwezi

MPEJumla ya C + DKatika mwezi

SalioIshia


65


Ili kuimarisha uhakiki wa ulinganisho huo inashauriwakuwa kuwepo na hati ya malipo pekee na stakabadhi yamakusanyo pekee itakayoshughulikia miamala isiyo yaFEDHA TASLIMU.

Hii itahakikisha kuwa ukichukua stakabadhi yamakusanyo au hati ya malipo inayohusu fedha taslimuutahakiki mwamala mmoja baada ya mwingine kwa kilastakabadhi hadi kitabu kinaisha bila kuwa na usumbufuwa kuangalia huku na huko.

5.3.Kufanya malinganisho ya Hesabu za Wanachama.

Hesabu za Hisa,Amana,Akiba,na Mikopo ya wanachamainatunzwa kwanza kwenye kitabu cha mwanachamaanachokaa nacho mwanachama pamoja na kadi yamwanachama inayokaa mahali salama kwenye ofisi yaasasi.Aidha kwenye Leja Kuu kuna akaunti yaHisa,Akaunti ya Amana,Akaunti ya Akiba na Akaunti yaMikopo.Hivyo kila kinachoingizwa kwenye kitabu cha mwanachamalazima kiingizwe kadi yake sawia.Aidha miamala hiyomwisho wa kila siku lazima ingizwe kwenye Daftari laMchanganuo wa Makusanyo na Malipo ya Akaunti husika.Utahakikishaje kuwa kila kinachoingizwa kwenye kadi yawanachama kimeingizwa kwenye Leja Kuu.

Njia pekee ya kuhakikisha kuwa miamala hiyoimeingizwa ni kwa kuhakiki:

Kwanza Kabisa Mwanzo wa Mwezi unakuwa naOrodha ya wanachama iliyochapishwa ikionyeshabakaa za Hisa,Akiba, Amana na Mikopo mwanzo


66


wa mwezi,ni vizuri nyingine ikawa kwenyekomputa ili kupunguza kazi ya kuchapishamajina kila mwezi.

Kuwepo na Milango Miwili ya kabati kwa ajiliya kuhifadhia kadi za wanachama. Mlango mmojautahifadhi kadi ambazo hazijatumika kwamwezi.Kadi ikishatumika katika mwezi itawekwakwenye dirisha la pili.

Kila siku Meneja/Mhasibu atakuwa anatoa kadiza mwanachama kila anapokuja kwenye hudumakutoka kwenye kabati.

Kila siku jioni Meneja/Mhasibu atachukua Fomuya Makusanyo pamoja na ile Fomu ya Malipo yakila siku na kuhakikisha kuwa kila mwamalauliopita kwenye fomu mmoja baada ya mwingineumepita kwenye kadi.

Baada ya kuhakikisha miamala hiyo kadi hizozitahamishiwa kwenye mlango wa pili wa kabatiambao unatunza zilizotumika katika mwezi.

Meneja atahakikisha kuwa miamala yoteiliyopitishwa kwa JONO na inayohusukumbukumbu za wanachama kwenye kadi zaokatika mwezi husika imeingizwa kwenye kadi zawanachama hao.

Hivyo mwisho wa mwezi litafunguliwa kabati lakadi zilizotumika kwa mwezi na kuingizwabakaa mpya kwenye kumbukumbu ya computa. Hapakwa ujumla itajulikana kama bakaa imeongezekaau kupungua sawio kama ilivyofanyika kwenyeLeja Kuu-kwa akaunti za Hisa, Akiba, Amana naMikopo.

Hivyo kila mwisho wa mwezi yatafanyikamalinganisho yafuatayo katika kuhakiki hesabuza wanachama.


67


Malinganisho ya Bakaa za Hisa,Akiba,Amana naMikopo ya Wanachama kwa Mwezi wa……………………………………………

Maelezo Hisa-Tshs.

AkibaTshs.

AmanTshs.

MikopoTshs.

A Bakaa Mwanzo waMwezi-kadi zawanachama.

B Bakaa Mwisho waMwezi-Kadi zaWanachama

C Bakaailiyoongezeka/kupungua(A-B)

W X Y Z

D Bakaailiyoongezeka/Kupungua kwenye leja kuukatika mwezi huo.

W X Y Z

E Tofauti iliyopotangu nyuma ya Bakaaza Wanachama.

Imeandaliwa na……………………………………Meneja/MhasibuImehakikiwa na……………………………………(Kamati yaUdhibiti).

Haya malinganisho lazima yafikie hatua yakufanya bakaa za C na D kuwa sawa,yaani W,X,Y naZ. Hii itafanya bakaa kama huko nyuma kuwa

zilikuwa sawa na kuainishwa kwenye E,kwa kuwana ZERO,basi hesabu za wanachama zitakuwa


68


safi.

Kumbuka: Tofauti ya bakaa za wanachama ni dalilimbaya kuwa hesabu za asasi hazitunzwi vizuri nainadhari kuu mbili kama ifuatayo:

Adhari ya Kwanza: Pale Bakaa ya Hisa,Akiba naAmana kwenye Leja Kuu inakuwa ndogo kuliko kwenyeorodha ya wanachama:

Hapa tusema kuna wanachama mia moja ambaowaliazimia kuwekeza kwenye amana kidogo kidogoili baadaye wakope fedha na kuchanganya na amanazao wanunue mazao ya kuhifadhi mahindi. Kilamwanachama alifikisha amana za Tshs.100,000/=,hivyo jumla ya amana zote kwa wanachama kwenyeorodha ni Tshs.10,000,000/=.Lakini kwenye lejakuu kuna bakaa ya Tshs. 6,000,000/=.Sasa wanachama wamekopa SELF ili waongeze naamana zao ili waweze kununua mazao wakati wamavuno na baadaye waweze kuhifadhi-kitaalamu nakuyauza wakati wa uhaba wa chakula:Lakini Mhasibu alishindwa kuwalipa wanachamaarobaini kati ya mia moja kwani hakukuwepo nafungu kwenye leja kuu la kuwalipa.Hivyo kwa ujumla bila ya Mhasibu kuelezea chanzocha tofauti hiyo inatakiwa baada ya mwaka hiyotofauti ifutwe kwenye hesabu za asasi kwanihaiwakilishi kwenye hesabu za asasi.Hii itafanya asasi ipate hasara yaTshs.4,000,000/=.Kitu ambacho kinawezakuwanyong’onyeza wanachama na hata kuua ari yaona kuweka akiba na kukopa na kupelekea chamakusinzia na hatimaye kufa.


69


Maelezo Bakaa ya Amana-Tshs.Bakaa kwenye Kadi zawanachama

10,000,000

Bakaa kwenye Leja Kuu 6,000,000Amana isikuwepo kwenyeleja kuu.

4,000,000

Hivyo kuna upungufu wa Tshs.4,000,000/= ya hesabu zaamana katika vitabu vya asasi.Adhari ya Pili:Pale Bakaa ya Mikopo kwenye Leja Kuuinakuwa kubwa kuliko kwenye orodha ya wanachama:Hapa tusema kuna wanachama mia moja ambao niwafanyakazi wa kampuni binafsi ambao walianzishachama cha ushirika kwa ajili ya kuweka akiba nakukopa. Chama kilianza kazi miaka mitanoiliyopita bila ya kuwa na Mhasibu hivyo miamalamingi haikuingizwa kwenye kadi na walahaieleweki na hivyo kusababisha bakaa ya mikopokwenye leja kuu kuwa Tshs.5,000,000/= kubwazaidi kuliko kwenye orodha ya wanachama,nabaadhi ya wanachama wapatao ishiriniwalistafuu/kuacha kazi(hadi kufikia hao miamoja) wakachukua hisa zao baada ya akiba kulipiamikopo yao waliokuwa nayo wakati wa kuachauanachama.Bakaa ya mikopo waliokuwa wanadaiwailipatikana kwa kukokotoa makato ya mwajiri bilaya kutunza kadi za wanachama.Hao wanachama mia moja waliazimia kilamwanachama akope mkopo wa Tshs.1,000,000/=kutokana na mkopo wa SELF wa Tshs.100,000,000/=tarehe 01/07/2004 ambao walikubaliana kurejeshwakwa miaka miwili kutokana na marejesho yamishahara yao.Katika marejesho yao ya mikopo kwamwaka wa kwanza waliendelea kutokuwa naMhasibu,hivyo miamala mingi haikuingizwa kwenye


70


kadi na wala haikueleweka.Baada ya mwaka wakaajiri Mhasibu tarehe30/06/2005 ambaye aliainisha bakaa za wanachamaambao nao walikubaliana nazo kuwa kila mmojaalikuwa na Mkopo wa Tshs.400,000/= hivyo jumlayake ikawa Tshs 40,000,000/=,lakini kwenye lejakuu kulikuwa na bakaa ya Tshs 60,000,000/=.Kwabahati mbaya Mwajiri ambaye alikuwa mwekezajitoka nje aliamua kufunga ofisi zake Tanzania nakuwalipa wafanyakazi haki zao.Wanachamawalikubaliana kulipa madeni yao kwa kutokana namafao yao kama walivyokubaliana.Maelezo Mikopo 01/07/2005-

TshsBakaa ya mikopo kwawanachama

40,000,000

Bakaa kwenye Leja Kuu 60,000,000Mikopo isiyoshikiliwa nawanachama

20,000,000

Hivyo wakati wa kuwajibika kuilipa kwa kilammoja kutoka kwenye maslahi yao;Kati ya mikopoyenye Tshs.60,000,000/=,ni mikopo yaTshs.40,000,000/= ndiyo itabebwa na wanachamahatima ya Tshs.20,000,000/= itakuwa ni kupunguzalimbikizo la faida na kama halitoshi basi hisaza wanachama nazo zinaweza kulipia tofautihiyo.Hali hii huwa inawasononesha sana wanachamahasa ikizingatiwa kuwa tofauti ya bakaa hiyoinahusisha wanachama ambao walishaacha uanachamana kulipwa haki zao wakijua chamani kuwa hali nishwari.Hivyo suala la tofauti ya bakaa za mikopo si la kuangaliabali ni la kufa na kupona kuhakikisha halipo kabisa. Tofautiya bakaa wakati mwingine huendana na kutolewa mikopo


71


hewa ambayo uongozi usiowajibika huweza kujidanganyana mahesabu na hatimaye kuachia mianya hiyo ya mikopohewa.

Kumbuka:Kutokana na umuhimu wa suala hili,nimeona kusisitizakwa kushauri asasi za SACCOS kuanza kutumia kumbukumbu zacomputa ili kile kinachoingia kwenye kadi ya mwanachama kiwekinaingia moja kwa moja kwenye orodha ya wanachama ili hatimayemwisho wa siku jumla ya ongezezo(punguzo) la hisa,akiba,amana namikopo kwenye kadi za wanachama liwe sawa na lilelililoongezeka(kupungua) kwenye hesabu ya hisa,akiba amana namikopo sawia.Hii ikiwa inahakikiwa kila siku,itakuwa rahisi piakuhakikiwa kila mwisho wa mwezi.

Hii itafanyika kwa:A. Kuwepo na jedwali la kila mwanachama kwenye computa lenye

kutunza kumbukumbu za mwanachama husika kamaifuatavyo.

Kadi Na…./Jina la Mwanachama………………………………………………………….Huduma zingine alizonazo mwanachama:FDR/Akaunti ya

Mtoto/Akaunti ya Malengo:Kumbuka kwamba kama mwanachama ana huduma

hizo;kumbukumbu zake hazitaingizwa kwenye kadi yakawaida ya mwanachama bali kutakuwa na mbadala

yake; soma maelezo katika sura ya pili kipengelecha tano yaani 2.5:(St=Stakabadhi & Hm=Hati yaMalipo).

Hii ni hati halali inayoonesha miamala ya Mwanachama Namba123 kuanzia tarehe 01/01/2007 hadi 31/12/2007(zisainiwenakala mbili moja ibaki kwenye SACCOS na ingine apewemwanachama.)Imehakikiwa na:


72


……………………..………………………………

Meneja/Mhasibu wa SACCOS.Na MwanachamaNa 123.

B. Kila kila mwamala utakaokuwa unaingia kwenye kadi yamwanachama utakuwa unaingia moja kwa moja kwenyejedwali lililounganishwa kwa mahesabu ya komputa-“databasemanagement”,na hivyo mwisho wa mwezi kuwezesha asasikuoanisha kuongezeka/(kupungua) kwa bakaa za

hisa,akiba,amana na mikopo kwa kuzioanisha na bakaa za lejakuu sambamba ili kujua nazo zimeongezeka/( kupungua) sawia.

Orodha hiyo itakuwa kama ifuatavyo:Orodha ya Wanachama kunako Tarehe 31/12/2007.

Na. Jina laM’Chama

Na.Hisa@ Tshs5,000

Hisa-Tshs

Akiba-Tshs

Amana-Tshs

MikopoTshs.

Riba-Iliyoivadaiwa

0023

XYZ 4 20,000**

180,000**

260,000**

- -

**=inabaanisha kuwa bakaa hizo zimetokana nakuunganishwa na jedwali la mwanachama xyx moja kwa moja.

***Kumbukumbu za Riba ya hesabu yake lazima iweinaonyeshwa kwenye stakabadhi ya mwanachama anapolipakwa kuandika juu ya stakabadhi.

Mkopo huu una riba ya Tshs.……………..Hadi leo ameshalipaTshs………………

5.4.Utoaji wa Mikopo Endelevu.Jifunze Hesabu za SACCOS ili uwe (a) Mwanachama Bora au (b) Kiongozi Mbunifu na Mwadilifu mwenye Dira ya Kuongoza au (c)



Katika utoaji wa mikopo endelevu unahitaji mambomatatu muhimu:ambayo ni;Utoaji mikopo kwa tija,utawalabora&riba endelevu.

3.4.1 Utoaji mikopo kwa tija:Hii si kutoa fedha tu za mikopo kwa wanachama bali nikufanya ushauri wa ujasiriamali unaotoa mianyabora(appropriate break storming of businessopportunity) utakaowezesha biasharakuanzishwa/kupanuka kwa kasi ya kuwezesha kulipa mkopona riba yake si kwa kubahatisha bali kwa uhakika waasilimia mia moja.Hii inawezekana kwa kwa kugeuzamatatizo ya kijamii yaliyopo (turning up S-Strenght,W-Weakness, O-Opportunity, T-Threat;analysis into business venture and expansionstrategies)kama fursa pekee za kuanzisha biashara nahata kuwezesha kupanuliwa kwa biashara iliyokwishaanzishwa.

a)Hivyo pindi utakapopatikana uhakika wakuanzisha/kupanua biashara ambayo itakuwa na faidakubwa ya zaidi ya asilimia mia moja kwa muda wamiezi sita, mwaka mmoja, miaka miwili ndipo mkopowake utaobwa kwa muda huo wa miezi sita, mwakammoja,miaka miwili sawia.Lakini ili urejeshaji wamkopo huo ufanyike lazima;

Mlengwa awe tayari kujinyima matumizi yakebinafsi kwa kutenganisha biashara na matumizi yafamilia. Hapa kitu kinachohitajika ni utashi wakweli wa kukaa kutumia misingi wa biasharakulipia mahitaji yasio ya biashara. Kwa kawaidabinadamu anakuwa na matumizi ya kawaida kwa sikuili aweze kuishi, mathalani matumizi yaTshs.1,000/= kwa siku.Lakini kwa kipato hicho


74


anapakiwa na matumizi yanayohitaji zaidi yafedha hizo bila kutimizwa.Je kama mwanachama waSACCOS akipewa mkopo na kuanzisha biashara nakipato kupanda hadi Tshs 2,000/= kwa siku, bilakujipanga vizuri si utaishia kununulia matumizimengine ya Tshs.1,000/= kwa siku na hivyokujikuta habakiwi na ziada ya kurejesha mkopo nariba yake.Hatua hii itasababisha kuchukuliwaakiba yake, hisa zake zinashikwa na hata mali zanyumbani zinaweza kuuzwa ili kulipia mkopo wake.Hivyo haijarishwi mwanachama anakipato gani,kiwekidogo au kikubwa ili aweze kurejesha mkopo wakena kupanua biashara yake ni pale atakapokuwa natabia ya kujinyima katika kipato chake chaTshs.2,000/= kwa siku anatumia Tshs 1,000/= nakuweka kwenye akiba yake Tshs.1,000/= nakuyaacha matatizo yake mengine yakiendeleakunyong’onyeza kwa muda mfupi kwani baada yamuda anaweza akarejesha mkopo wake na kupanuamsingi wa biashara yake na kuanza kupata kipatocha Tshs.4,000/= kwa siku na hivyo kutumiaTshs.2,000/= kwa siku:Kwa hivyo yale matatizoyaliyokuwa yanamnyong’onyeza kwa muda mrefuyatakuwa yametatuliwa moja kwa moja na hivyokuondokana na umaskini.

SACCOS ni vyama vya kuweka na kukopa na sio vya kukopana kuweka.Hivyo mwitikio wa kwanza ni wa akiba.

Kwa ujumla umuhimu wa SACCOS kuondoa umaskiniunaanzia na azima ya mwanachama kuanza kuwekaakiba kidogo kidogo.Haijarishwi mwanachamaanapata kipato gani kwa siku,kwa mwezi,kwani kwakawaida mahitaji ya binadamu huwa ni mengikuliko kipato chake-awe anapata Tshs.1,000/= kwa


75


siku au Tshs.10,000/= kwa siku.Kuna uhakika kwamwanachama-mwenye busara anayejinyima kwakuweka akiba ya Tshs 300/= kutoka na kipato chaTshs.1,000/= huku akikopa kwa malengo,hatimayesiku moja ataondokana na umaskini; na kipatochake siku moja kitapanda taratibu hadi kufikiaTshs 2,000/= kwa siku na hatimaye kufikiaTshs.10,000/= na hivyo kusahau umaskini.Ni rahisi kwa mwanachama asiye na busara mwenyekipato cha Tshs.10,000/= kwa siku kukopa fedhabila azima ya kuweka akiba anajikuta anafilisiwamsingi wake wa akiba,hisa zake na hata malizingine binafsi na hatimaye kuwa maskini.

Kukopa kwa malengo kwa kuwa na uhakika wa faida ya

biashara itayoweza kuzaa faida ya kurejesha mkopowote na riba yake na hatimaye kubakiwa na ziada yakupanua misingi ya biashara.

b)Uongozi wa SACCOS uwe na mikakati kabambeitakayomwelekeza mwanachama awekeze wapi kwenye tijaambako uongozi utatoa mwongozo wa kuhakikisha kuwabiashara/mradi huo unasimama bila kuyumba nahatimaye biashara/mradi wake unapanuliwa zaidi kwakuongezeka kwa faida na hatimaye anaondokana naumaskini huku akiwa anarejesha mkopo na riba yakebila wasiwasi.

Baadhi ya mipango mikakati ya pamoja ambayo huwezakuelimishwa kwa wanachama na kuwezesha kuwepo kwatija katika utoaji mikopo ni pamoja na: Utoaji wa mikopo kwa wanachama ya kuhifadhi mazao ya

chakula kitalaamu.


76


Utoaji mikopo kwa wanachama kwa ajili ya kusindikachakula.Mfano usagaji wa nafaka na kuziweka kwenye mifukomidogo midogo;mahindi/uwele unawekwa kilo 1,2,5,10 nk.

5.4.2 A. Utoaji Mikopo kwa Riba Endelevu.

Katika kuhakikisha kuwa asasi inakuwa endelevulazima iwe na riba endelevu itakayohakikisha kuwa;

Riba ya mkopo toka nje unaripwa kwa uhakika.Kamamkopo wa nje ni 11%,basi mikopo kwa wanachamalazima uwe zaidi ya asimilia kumi na moja.

Riba ya mikopo kwa wanachama lazima iwe zaidi ya11% ya mkopo toka nje ili iweze kulipia posho yamtunza vitabu, shajara, kodi ya pango,ada yaukaguzi ,gharama za Mkutano Mkuu, n.k.

Riba ya mikopo kwa wanachama lazima iwe zaidi ya11% ifidie mikopo iliyoshindwa kulipwa nawanachama waliokopa. Hii ni moja ya sababuinayofanya riba endelevu kuwa kubwa na wakatimwingine kuwa hata mara mbili ya 11%.

Riba endelevu lazima ilipwe kwa mujibu wamkataba,lakini mara mwanachama anaposhindwakulipa kwa mujibu wa mkataba basi,riba lazimaiendelee kutozwa kwa mkopo uliolala pamoja yariba yake iliyoshindwa kulipwa kwa mujibu wamkataba.

Riba endelevu lazima kwenye leja kuu kuwepoakaunti mbili ya Riba iliyoiva-lakinihaijaripwa:Dr.Riba Daiwa Cr.Riba-iliyoiva juumikopo kwa wanachama.;pili wakati wa kulipwaDr.Fedha Taslimu Cr.Riba Daiwa.

Mara nyingi kwenye SACCOS nyingi hutoza wanachamariba juu ya mikopo bila kuangalia kama imeiva auhaijaiva bali kwa jinsi fedha ya marejesho


77


inavyoripwa,tena hawaangalii kwa muda gani fedhaimekaa kwa wanachama-kitu ambacho ni hasara sanakwa asasi.Mfano kama A & B walikopaTshs.5,000,000/= kila mmoja kwa riba ya 20% kwamwaka,B alilipa ndani ya mwaka mmoja kiasi chotecha Tshs.6,000,000/=.Lakini A,hadi mwisho wa mwakawa kwanza alikuwa amelipa Tshs. 3,000,000/=tu.Ilimchukua mwaka mwingine kwa A,kumaliziaTshs.3,000,000/=. Je asasi ilimfanyia usawaB.Ukweli A alitakiwa atozwe zaidi yaTshs.510,000/= na hivyo angetakiwa kulipaTshs.3,560,000/=. Yaani. (6,000,000-3,000,000)*20%+ 3,000,000=3,600,000/=.Kwani kwa A kulipa mapemakumefanya asasi ipate fedha za kumkopesha C,kwamwaka mmoja kiasi hicho hicho na kuwezesha asasikukopesha wanachama zaidi pamoja na kupata ribazaidi na hivyo kukua.

Na isingekuwa bora kwa asasi kutomtoza mwendelezowa riba kwa fedha zitakazozidi kushikiliwa naB,baada ya Mkataba kuisha.

Je ni njia zipi za kufuata kwa B baada yakushindwa kulipwa kwa mkopo kwa mujibu wa mkatabawa mkopo.?

a)Kutadhimini sababu za kushindwa kulipa mkopowake-kama zinazitosheleza kuweza na anawezakurejesha kama mkataba ukiongezwa basi basiapewe mkataba mwingine kwa kuchukua mkopowake aliochelewesha kujumlisha riba iliyoivana adhabu ya kuchelewesha mkopo vyoteviingizwe kwenye hesabu za mkopo mpya.

Mkopo Mpya=Mkopo uliolala+Riba juu ya Mkopoambayo haijalipwa+Adhabu


78


b)Kama itaonekana alizembea basi dhamana zakezishikwe na kuuzwa kufidia mkopoaliochukua.Kama mkopo bado upo basi akibayake kwenye asasi ishikwe na kulipia denilake.

c)Kama mkopo bado upo haujaisha akiba zilizokokwenye asasi za wadhamini wake zishikwe nakulipia deni lake.

d)Kama mkopo bado haujaisha ndipo aidhaapelekwa kwa hakimu wa wilaya kwa ajili yakukiri utaratibu mpya wa kufilisiwa kwakuhakikisha kuwa deni lake lote linalipwa.

e)Mfano kama mwanachama alikopa Tshs. 450,000tarehe 01/04/2006 kwa riba ya 20% kwa mwakakwa makubaliano ya kurejeshwa kwa miezitisa.Lakini hadi mwisho wa mwaka alikuwaanadaiwa marejesho ya miezi mitatu na ribayake.Je ikiwa alipewa mkopo mpya wa kuwezakumalizia mkopo uliobaki(Renew of theloan).Je alipewa mkopo wa kiasi gani?

Kila marejesho ya mwezi ni Tshs.50,000 na ribaya kila mwezi ni Tshs.7,500;kwa hiyo(50,000+7,500)*3=Tshs. 172,500.Hivyo alikopeshwa jumla ya Tshs.kwa miezi mitatukwa riba ya 20% na alitakiwa kulipa 57,500 kilamwezi pamoja na riba ya Tshs. 2,875 kila mwezi.Kwa hiyo kuanzia 01/01/2007 alitakiwa kulipaTshs. (57,500+2,875) kwa miezi mitatu hadi31/03/2007. Hatua ya kumpeleka mahakamani mkopajialiyeshindwa kurejesha mkopo wake ziwe zamwisho,baada ya hatua zote kushindikana.


79


Katika urejeshaji wa mkopo uliocheleweshwa kulipakwa fedha zinazolipwa lazima kalani wa fedha. a)Akate kwanza adhabu ya kuchelewesha marejesho ya

mkopo kwa mujibu wa mkataba.b)Kama fedha zitabaki baada ya kulipa adhabu ya

ucheleweshaji wa marejesho zitumike kulipia ribajuu ya mkopo iliyoiva.

c)Kama fedha zitabaki baada ya makato yaliyotajwahapo juu katika a na b ndipo fedha zitumikekulipia mikopo uliopo kwenye kadi ya mwanachamahusika.

MFANO HAI WA KUFUATA NI KAMA HUU.

Mfano,Mwanachama A anadaiwa mkopo ulioiva ni Tshs.100,000/=;Ribailiyoiva-daiwa=30,000/=;Adhabu ya kucheleweshwa;15,000/;Ikiwa alilipaTshs.80,000.Je kalani alifanya mchanganuo gani? Tshs.100,000/=;Ribailiyoiva-daiwa=30,000/=;Adhabu ya kucheleweshwa;15,000/;Ikiwa alilipaTshs.80,000.Je kalani alifanya mchanganuo gani?Kalani kwanza atakusanya adhabu ya kuchelewesha mkopo yaTshs.15,000;Riba Daiwa iliyoiva lakini haijalipwa=Tshs 30,000;mwishofedha iliyobaki katika Tshs 100,000;yaani 100,000-15,000-30,000=Tshs35,000 itapunguza mkopo wake mwanachama.Kalani asijalimchanganuo wa urejeshaji;na mara kalani anapokiuka sheria kalilazima zichukuliwa ili asirudie kukiuka taratibu za marejesho-na katikakudhibiti hilo lazima stakabadhi ihakikiwe na Meneja.


80

Date post:	19-Jan-2023
Category:	Documents
Upload:	sjut
View:	0 times
Download:	0 times

Sura ya Kwanza. Utangulizi

Documents