SISTEMPERKANTORAN

Week 10

1. PengertianSistem

Sistem adalah kumpulan darielemen-elemen yang berinteraksiuntuk mencapai suatu tujuantertentu (Jogianto, 2005)

Perumpamaan Sistem

Elemen1

Elemen2

Elemen3

Elemen4

Elemen5

Elemen6

Sistem

Telah dijelaskan bahwa pengertian sistem adalah kumpulan darielemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

tertentu.

Gambar disamping merupakan ilustrasi dari sistem. Bulatanberwarna kuning merupakan gambaran dari suatu elemen.

Kumpulan dari beberapa elemen (elemen 1, 2, 3, 4, 5, dan 6)yang daling berinteraksi akan membentuk suatu "SISTEM", yangpada ilustrasi disamping diwakilkan dengankotak berwarna ungu.Jadi, kumpulan elemen2 bulatan akan membentuk sistem kotak

Contoh Sistem dalam kehidupan sehari-hari

Contoh sistem: mobilMobil terdiri dari beberapa elemen, seperti: setir, rem

tangan, roda, mesin, pedal gas, bensin, lampu, pintu, jok, dll,yang semua itu bersatu dan saling berinteraksi sehinggaterbentuklah suatu sistem yang dikenal dengan "mobil"Sistem dapat berjalan apabila semua elemen salingberinteraksi dan berfungsi sebagaimana mestinya.

Contoh Sistem dalam kehidupan sehari-hari

SistemPernafasan

SistemPencernaan

2. SistemPerkantoran

Sistem perkantoran adalah segenaprangkaian prosedur yang telah menjadi polayang baku, tata kerja, dan tata tertib dalam

penyelesaian sesuatu bidang kerja ataufungsi pokok dalam suatu organisasi.

Menurut J.C. Denyer sistem perkantoran adalah urutanbaku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaankhusus (seperti: pembayaran upah, pembuatan fakturpenjualan, dll) yang berkenaan dengan bagaimanaoperasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun

dimana dan bilamana dilaksanakannya

2. SistemPerkantoran

Jadi, dapat disimpulkan bahwa jika dilihat darisudut pandang organisasi,

Organisasi/Perusahaan adalah sebuah sistem,yang merupakan suatu kesatuan, dimana

bagian terkecil dalam sistem adalahsubsistem (berisikan prosedur dan metode)yang merupakan penjabaran dari sistem

organisasi yang digunakan

Intinya, sistem merupakan kumpulan dari subsistem; subsitem merupakankumpulan dari prosedur yang membentuk subsistem; Prosedurmerupakan kumpulan dari metode yang membentuk prosedur

Design sebuah Sistem

Sistem

SubSistem

Prosedur

Metode

3. TujuanSistem Kantor

Efisiensi dalam pemanfaatan sumber dayaorganisasi

1.

Efisien mengandung maknaekonomis. Maksudnya adalah dengan

adanya sistem, maka penggunaansumber daya (personil dan peralatan)bisa lebih baik sehingga produktivitas

akan meningkat dengan biaya lebihrendah. Selain itu, persediaan

disimpan pada tingkat yang optimal

3. TujuanSistem Kantor

2. Mengendalikan biaya operasi

Sistem digunakan untuk mengendalikanbiaya operasi dengan cara

membandingkan hasil kerja yang telahdilakukan dengan standar yang berlaku.Jika terjadi ketidak sesuaian antara hasil

kerja dengan standar, maka perludilakukan perbaikan atau memodifikasi

metode sehingga kesalahan dapatdiminimalisir dan biaya pun dapat

ditekan

3. TujuanSistem Kantor

3. Meningkatkan efiensioperasional

Sistem kantor yang jelas dapatmembantu meminimalkangerakan/aktifitas yang tidak perlu,keterlambatan, dan ketidak pastian.Selain itu, dengan sistem yang baik jugamembantu atasan untukmelimpahkan/mendelegasikan tugas-tugas khusus, sehingga atasan dapatmelaksanakan tugas sesuai dengankewenangannya

3. TujuanSistem Kantor

4. Membantu pencapaian tujuan organisasi

Jika sistem dirancang dengan baikdan digunakan secara efektif, maka

sistem tersebut dapat membantupeencapaian tujuan organisasi, yaitu:

kepuasan pelanggan, penguranganbiaya, dan keuntungan yang lebih

tinggi

4. KarakteristikSistem Kantor

Efektif; sistem kantor dianggap efektif ketikadapat mencapai tujuan yang telahditetapkanEfisien; sistem yang efisien harus bisamenurunkan biayaHandal; sistem meiliki hasil yang konsistenFleksibel; sistem mampu menyesuaikan diridengan perubahan kondisi lingkunganSederhana; designnya tidak rumit sehinggamudah dipahami oleh penggunaDiterima; sistem dapat diterima dandigunakan oleh pengguna sistem

5. KelebihanSistem Kantor

Kelancaran aliran kerja; Karyawan mengikutimetode yang baku untuk membantumenghindari gerakan yang tidak perlu,keterlambatan, dan kesalahan saatmelaksanakan instruksi pekerjaanKeseragaman tindakan; Sistem juga membantukaryawan untuk mengikuti prosedur yang samauntuk pekerjaan yang sama (standar)Ekonomis; sistem menghilangkan: gerakan yangtidak perlu, duplikasi kegiatan, keterlambatan,dan kesalahan sehingga mengurangi biayaPenetapan tanggung jawab; Sistemmembagikan dan mendistribusikan pekerjaankantor secara sistematis

5. KelebihanSistem Kantor

Pelatihan karyawan; Sistem memberikanpelatihan yang sederhana namun efektif untukmelakukan berbagai kegiatan kantorKoordinasi kegiatan; Sistem membantukaryawan untuk memvisualisasikan keterkaitandari kegiatan yang berbeda di departemen lainMengurangi beban manajemen; Sistemmembantu dalam memastikan tindakan yangkonsisten untuk pekerjaan rutin

6. Keterbatasan Sistem Kantor

7. Prinsip Pengembangan Sistem Kantor

Sistem harus sederhana untuk memudahkanpengawasan; Sistem didasarkan pada spesialisasi;Menghindari penulisan, gerakan atau upayayang tidak perlu;Menghindari kemacetan, dan mencari aliranterbaik dari pekerjaan; Menghindari duplikasi pekerjaan, terutamadengan formulir yang digunakan;

7. Prinsip Pengembangan Sistem Kantor

Menghindari pemeriksaan yang tidak perlu; Sistem harus fleksibel dan mudah beradaptasidengan kondisi yang berubah;Distribusi yang tepat kepada para karyawan; Latihan terus-menerus untuk mengendalikankinerja;Pemanfaatan peralatan kantor denganpenggunaan yang maksimum; Penggunaan urutan terbaik dalam melakukanoperasi.

8. Unsur Sistem

9. Jenis Sistem

Contoh Jenis

Sistem

Sistem pada tingkatan operasional: sistempenggudangan, sistem produksi, dllSistem pada tingkatan staf (perkantoran):sistem pembukuan, sistem komunikasi, dllSistem pada tingkatan manajemen: sistemperekrutan karyawan, sistem evaluasi kinerja,sistem penggajian, dllSistem pada tingkatan strategis: Sisteminformasi manajemen