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Administration

MultiGest 9.0.0

Administration MultiGest 9.0.0 Date : 26/07/2013

Auteur : SI

Pages : 101

Nature de document : documentation

Page 2

Sommaire I. Interface principale .....................................................................................................................4

A. Liste des armoires ...................................................................................................................5

B. Barre de menus supérieure .....................................................................................................6

C. Options des armoires par onglets : ..........................................................................................7

1. Onglet Général : ..................................................................................................................7

2. Onglet Contrôle ...................................................................................................................7

3. Onglet Complétude .............................................................................................................7

4. Onglet Workflow .................................................................................................................7

5. Onglet Portefeuille ..............................................................................................................8

II. Utilisateurs et Groupes................................................................................................................9 A. Barre d’outils : .........................................................................................................................9

B. Création d’un utilisateur ........................................................................................................ 10

1. Partie « Général » .............................................................................................................. 10

2. Partie « Habilitations » ...................................................................................................... 11

3. Partie « Authentification » ................................................................................................. 12

C. Création d’un groupe ............................................................................................................ 12

D. Association utilisateur(s)/groupe ........................................................................................... 13

E. Création des profils ............................................................................................................... 13

F. Import Active Directory ......................................................................................................... 14

G. Authentification NTLM (NT Lan Manager).............................................................................. 15

H. Import d’utilisateurs depuis un fichier CSV ............................................................................ 16

III. Armoires de MultiGest .............................................................................................................. 17 A. Création d’une armoire ......................................................................................................... 17

B. Administration d’une armoire ............................................................................................... 18

1. Onglet Général .................................................................................................................. 18

2. Onglet Structure ................................................................................................................ 30

3. Onglet Habilitations ........................................................................................................... 35

4. Onglet Permissions ............................................................................................................ 39

5. Onglet Configuration ......................................................................................................... 41

6. Onglet Archivage ............................................................................................................... 44

7. Onglet Suivi de documents ................................................................................................ 52

8. Onglet Maintenance .......................................................................................................... 58

IV. Gestion de l’archivage ............................................................................................................... 61

V. Banettes de MultiGest - Administration .................................................................................... 63 A. La création de bannettes ....................................................................................................... 64

B. Onglet général....................................................................................................................... 65


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C. Onglet habilitations ............................................................................................................... 67

D. Onglet distribution ................................................................................................................ 68

VI. Options générales ..................................................................................................................... 69 A. Général ................................................................................................................................. 69

B. Gestion des répertoires ......................................................................................................... 69

C. Modules complémentaires .................................................................................................... 70

D. Messagerie ............................................................................................................................ 71

1. Notifications ...................................................................................................................... 71

2. SMTP ................................................................................................................................. 71

3. POP ................................................................................................................................... 71

E. A propos................................................................................................................................ 72

VII. Observateur d’événements ....................................................................................................... 73

VIII. Tâches planifiées ....................................................................................................................... 75 A. Tâches d’indexation .............................................................................................................. 75

B. Tâches d’import .................................................................................................................... 77

C. Tâche d’OCR .......................................................................................................................... 88

D. Journaux ............................................................................................................................... 89

IX. Module Statistiques .................................................................................................................. 90 A. Présentation.......................................................................................................................... 90

B. Structure de l’interface .......................................................................................................... 91

1. Description de la barre d’outils .......................................................................................... 91

2. Description de la barre « critères de recherche » ............................................................... 92

C. Description de la barre « Résultats » ..................................................................................... 96

X. Statistiques des bannettes ...................................................................................................... 100 A. Barre d’outils : ..................................................................................................................... 100

B. Tableau de résultats ............................................................................................................ 100


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I. Interface principale

Voici l’interface principale et ses différents menus.

Les boutons du menu principal s’affichent en fonction des droits de l’utilisateur connecté.

Liste des armoires.

Boutons d’accès : administration, Banettes, Mails, aide

Options de l’armoire sélectionnée classées par onglets


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A. Liste des armoires

La partie de gauche liste toutes les armoires de

MultiGest. L’utilisateur voit les armoires auxquelles il a

droit. Un double clic sur l’armoire lui permet de rentrer

dans le formulaire de recherche.

L’armoire peut être suivie du symbole.

En passant la souris dessus, un message indique alors les

actions à mener (document à traiter, à contrôler etc…)


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B. Barre de menus supérieure

La partie supérieure se compose des boutons suivants :

: Rappel de l’utilisateur connecté

: Accès aux menus d’administration.

Un clic sur ce bouton fait apparaître les menus suivants :

: Accès aux banettes.

Un clic sur ce bouton affiche les banettes et le nombre de

fichiers qu’elles contiennent :

: Accès à l’interface de gestion des mails.

: Accès à l’aide en ligne.

: Rappel de la date et bouton de déconnexion.


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C. Options des armoires par onglets :

Cette partie nous donne des informations diverses sur l’armoire :

1. Onglet Général :

Cet onglet répertorie les diverses informations de l’armoire :

Son responsable

Son mode (fichier ou dossier)

Le nombre d’utilisateurs habilités à voir cette armoire

Le nombre de dossiers présents

Le nombre de dossiers archivés

Le nombre de documents

La date du dernier document créé et son créateur

Nous pouvons voir également dans cet onglet les requêtes enregistrées. Ces requêtes permettent un

accès rapide sans passer par a recherche.

Enfin, il est possible à cet endroit de rentrer dans l’armoire en cliquant sur :

2. Onglet Contrôle

A définir

3. Onglet Complétude

Voir la documentation utilisateur partie : « Fonction Suivi de documents ».

4. Onglet Workflow

Voir la documentation utilisateur partie : « fonction Portefeuille (Notifications) ».


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5. Onglet Portefeuille

Voir la documentation utilisateur partie : « fonction Portefeuille (Notifications) ».


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II. Utilisateurs et Groupes

Nous rentrons dans le menu « Utilisateurs et groupes » en cliquant sur ce menu :

La fenêtre suivante s’ouvre alors :

Cette interface se décompose en 3 parties et une barre d'outils.

La première liste représente la liste des groupes contenant un groupe générique "Hors groupe"

listant tous les utilisateurs qui ne sont pas présents dans des groupes.

La seconde liste représente les utilisateurs présents dans le groupe sélectionné.

Celle ci peut être composée de 3 icônes

- utilisateur associé sur aucune armoire

- utilisateur possédant une licence de synchronisation des exports

- utilisateur possédant le pack collaboratif

La troisième partie contient les données du groupe/de l'utilisateur sélectionné.

A. Barre d’outils :

Création d’un groupe

Création d’un utilisateur

Suppression du/des groupes sélectionnés

Suppression du/des utilisateurs sélectionnés


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Import depuis un fichier CSV

Création d’un profil de notification

Import depuis LDAP

Impression des informations sur les utilisateurs/groupes

Filtrage actif des utilisateurs/groupes (le caractère * permet la

recherche approximative

Informations sur :

- Pack collaboratifs

- Licences de synchronisation

- Points de numérisation

B. Création d’un utilisateur

Pour créer un utilisateur cliquez sur le bouton :

Il suffit ensuite de remplir les champs de la fenêtre suivante et de valider :

Une fois validé, l’utilisateur apparaît dans la liste. Si on sélectionne le nouvel utilisateur, nous avons

les renseignements suivants sur la partie droite de l’écran :

1. Partie « Général »


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Important : si l’adresse mail n’est pas renseignée, le bouton ne sera pas présent sur

l’interface principale.

Nom d’utilisateur c’est le nom toutes lettres affiché sur la page d’accueil.

Identifiant C’est le nom d’utilisateur qui doit être tapé pour se connecter à

MultiGest.

Mot de passe

(confirmation)

mot de passe de connexion à MultiGest.

Adresse mail c’est l’adresse mail de l’utilisateur

Login windows

Pack collaboratif indique si l’utilisateur possède la visionneuse MultiGest.

Exports portable indique si l’utilisateur possède le droit de synchroniser ses exports

portable avec MultiGest.

Remarque : le package minimum pour la visionneuse MultiGest est de 5, ce qui signifie que 5

utilisateurs pourront bénéficier de cette visionneuse.

2. Partie « Habilitations »

Voici les habilitations qu’un utilisateur peut avoir :

Administrateur de

MultiGest

l’utilisateur est administrateur de MultiGest


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Droit de création

d’armoire

l’utilisateur peut créer des armoires

Voir les champs systèmes l’utilisateur peut voir les champs systèmes en recherche et consultation

SSO authentification

automatique

si un mot de passe protège l’ouverture des PDF, cocher cette case

permet à l’utilisateur de ne pas à avoir à le taper systématiquement.

Accès aux préférences Si cette option est cochée, l’utilisateur peut avoir accès à des

préférences de navigation diverses dans MultiGest.

Administrateur MG

Workflow

Si cette option est achetée, l’utilisateur peut créer des listes de diffusion

et des circuits de validation.

Gestion des absences Permet d'avoir accès à la déclaration des absences.

Administrateur gestion

des absences

Permet de géré les absences de tous les utilisateurs.

Statistiques des

bannettes

Accès aux statistiques des bannettes.

Délégation de signature Permet de déléger les actions de signature dans les actions workflow.

3. Partie « Authentification »

Changement de mot de passe à la prochaine connexion : Si l’administrateur veut forcer

l’utilisateur à changer de mot de passe elle doit être cochée.

Le mot de passe expire tous les X jours : automatise l’action précédente tous les X jours.

Pour que les changements soient pris en compte, pensez à cliquer sur tout en bas.

C. Création d’un groupe

La création d’un groupe se fait en cliquant sur le bouton

La fenêtre suivante apparaît alors :


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Il suffit alors de taper le nom du groupe souhaité et de cliquer sur Valider.

Les habilitations se gèrent ensuite comme pour les utilisateurs avec les cases à cocher.

D. Association utilisateur(s)/groupe

Pour ajouter un utilisateur dans un groupe, sélectionner un utilisateur (ou plusieurs en maintenant la

touche CTRL), puis surfaite un glisser/déplacer des utilisateurs vers le groupe souhaité.

Dans l'illustration ci dessus nous avons sélectionnés 3 utilisateurs (Boudier, Charton, Rayne) et nous les glissons sur le groupe nommé "Groupe". Une fois le clic relâché les utilisateurs se retrouvent dans le groupe.

E. Création des profils

Le « portefeuille » fonctionne sur des profils. Les profils sont différents des groupes et des

utilisateurs.

Un utilisateur peut avoir un profil différent par armoire.

La création se trouve dans la partie « utilisateurs et groupes ».


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Le bouton permet d’accéder à l’interface de gestion des profils.

Cette interface permet :

- Ajouter un profil

- Modifier un profil

- Supprimer un profil

F. Import Active Directory

Il est maintenant possible d’importer des utilisateurs depuis l’Active Directory du contrôleur de

domaine. Il suffit de cliquer sur le bouton



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Toute la liste des utilisateurs de l’Active Directory est proposée. Il suffit ensuite de cocher les

utilisateurs que l’on veut importer et de cliquer en bas sur le bouton « Importer ».

Dans la liste globale des utilisateurs de MultiGest, tous les utilisateurs importés de l’Active Directory

possèdent à la suite de leur nom la mention (AD)

Important : il n’est pas possible de définir un mot de passe pour les utilisateurs provenant de l’Active

Directory, ni de le modifier. Le mot de passe qui servira à l’ouverture de session de MultiGest est le

même que celui de la session Windows.

G. Authentification NTLM (NT Lan Manager)

Il est possible, sur cette version de MultiGest, d’activer l’authentification NTLM. Cette option, une

fois activée, permet aux utilisateurs de ne pas à avoir à se loguer dans MultiGest. Il suffit simplement

que le login MultiGest soit le même que le login Windows (pas de vérifications sur le mot de passe)

Ainsi, en cliquant sur l’icône MultiGest, l’utilisateur arrive directement sur la page d’accueil.

L’activation de cette option ne se fait pas dans l’interface de MultiGest, mais dans le fichier

webserveur.ini (par défaut dans « C:\Program Files\multigest\bin ») :


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AUTH=1 ou AUTH=0 (1 active l’option, 0 la désactive)

H. Import d’utilisateurs depuis un fichier CSV

Il est possible d'ajouter des utilisateurs directement depuis un fichier CSV au format

"login;password;nom;mail;" en cliquant sur l'icône .

Le pop-up suivant se présente:

Avec parcourir choisissez votre fichier CSV. La case à cocher vous permet de détruire tous les

utilisateurs présents en GED mais pas dans le CSV.


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III. Armoires de MultiGest

A. Création d’une armoire

L’administration (et donc la création) des armoires se passe dans le menu « Armoires de

MultiGest » :

Important :

Le nombre d’armoires disponible en création ou en duplication est désormais embarqué dans la

licence et mis en place automatiquement au setup.

Ce nombre d’armoire peut être mis manuellement sur une mise à jour ou suite à la commande

d’armoires supplémentaires ou de pack collaboratifs supplémentaires depuis le « configurator »

et en possession d’un fichier de licence « licence.ini.epk ».

Pour créer une armoire, cliquer sur le bouton

La fenêtre suivante apparaît :

Le nom physique est le nom de l’armoire dans MySQL (les caractères spéciaux sont exclus).

Le nom logique est le nom qui s’affichera dans MultiGest. C’est le nom convivial.

Cliquer sur Valider pour enregistrer.


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B. Administration d’une armoire

1. Onglet Général

Dans l’onglet général, nous retrouvons ensuite les informations suivantes :

Le nom physique de l’armoire, le propriétaire, la date de création et le nombre de champs et de

dossiers.

Le cadre « Liste des administrateurs » nous permet d’ajouter des administrateurs à l’armoire. Pour

cela, cliquer sur le bouton



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Tous les utilisateurs habilités sur l’armoire apparaissent (on ne peut pas ajouter d’administrateur si

aucun utilisateur n’a d’abord été habilité). Il suffit ensuite de sélectionner l’utilisateur voulu et de

cliquer sur le bouton Valider.

L’utilisateur coché apparaît bien dans liste :

Pour supprimer un administrateur d’une armoire, il suffit de cliquer sur le bouton


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a) Assistant Classement

Les différents types de classement se gèrent dans l’onglet « Générale » dans la partie de droite « Définition du classement » :

En mode fichier, un document unique par index.

Il est possible d’activer avec le bouton « Options de suivi » une liste de document ou une nature de

document (voir chapitre Suivi de documents)

En revanche, si l’on sélectionne le mode dossier (une arborescence de documents par index) nous

avons la possibilité de créer un assistant classement :

Le bouton Assistant classement nous donne cette interface :

Pour créer le plan de classement, faire un clic droit sur le nom de l’armoire, puis nouveau dossier ou

fichier :


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Tapez le nom du dossier :

L’interface de paramétrage est alors la suivante :

Le dossier peut-être :

Standard


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Relatif : Tous les fichier présent dans ce dossier pourront être « dupliqués » n fois dans les

fiches de l’armoire et ce afin de pouvoir « utiliser » plusieurs fois un élément du plan de

classement « type » dans une même fiche sans avoir à le déclarer plusieurs fois dans le plan

de classement

Protégé : Tous les fichiers qui seront scannés à l’intérieur de ce dossier seront protégés par

un mot de passe, y compris en dehors de l’application MultiGest.

Dossier de travail : permet de contenir un ensemble de fichiers du plan de classement en les

regroupant pas « demande », « type », « date », …

o Ouverture du dossier de travail par défaut : permet à l’entrée dans le dossier GED

d’ouvrir automatiquement ce type de dossier de travail.

Si la case « création automatique du dossier » est cochée, le dossier sera créé automatiquement à la

création d’un enregistrement (non recommandé, car des dossiers vides peuvent à la longue polluer

l’affichage)

Si la case « Création autorisée dans des dossiers de travail » est cochée alors cet élément pourra être

intégrer à des dossiers de travail.

L’onglet Archivage sera abordé dans le chapitre « Archivage »

Pour créer un fichier, faire un clic droit sur le dossier voulu, puis « nouveau fichier ». La fenêtre

suivante s’ouvre :

Tapez le nom du fichier, puis validez.

Pour supprimer un fichier ou un dossier du plan de classement, faire un clic droit sur le dossier ou

fichier, puis supprimer.


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(1) Onglet général

Il est possible ici de modifier le nom du fichier. Un message nous informe également si un code-

barres a été imprimé concernant ce fichier.

Options du document

1. Si la case « Appliquer OCR » est cochée, le fichier sera « océrisé » dans le cadre d’une tache de reconnaissance plein texte.

2. La case « Conversion bureautique automatique » permet de transformer automatiquement un fichier bureautique (Office) en PDF

3. La case « Filigrane à la création du document » permet lors de la numérisation d’apposer au document dans le coin supérieur droit un filigrane. Le champ bleu en dessous ne s’active que si cette case est cochée et permet ainsi de définir le filigrane.

4. La case « Numérisation multi-dossier » (voir Structure de l’armoire) permet de définir que cette pièce pourra être numérisée dans plusieurs dossiers GED simultanément.

5. La case « Création autorisée dans des dossiers de travail » permet à cet élément d’être intégré à des dossiers de travail

6. La case « Document non modifiable » : interdit la modification du document 7. La case « Document non imprimable » : interdit l’impression d’un document 8. « Taille maximale » : définit une taille (en ko) pour laquelle l’import ou la numérisation de

cette pièce ne pourra être supérieure. 9. La case « Suffixe de nommage » permet d’ajouter une partie variable au nom du fichier tout

en lui conservant sa valeur dans le plan de classement Ex :

Elément : devis Suffixe : maison Caractères d’encadrement : [ ]


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Résultat sans suffixe : devis_001.pdf Résultat avec suffixe

Au début : [maison]devis_001.pdf

Avant incrément : devis[maison]_001.pdf

A la fin : devis_001[maison].pdf

(2) Onglet règles

Cet onglet permet de définir des règles de classement, fichier par fichier :

Le fichier sélectionné peut-être :

Mode incrémentiel : C’est le mode activé par défaut.

Si un fichier arrive dans un dossier et qu’un autre fichier est déjà présent avec ce nom, le nouveau

fichier aura un nom de la forme « nom_du_fichier_001 », « nom_du_fichier_002 » etc …

Mode additionnel : Si le fichier « administratif.pdf » est déjà présent dans le dossier et qu’un

nouveau fichier « administratif » arrive (import, numérisation) alors les pages iront compléter le

fichier existant. Il est possible de choisir si les nouvelles pages iront se placer en début ou en fin de

fichier. Ceci ne fonctionne qu’avec des fichiers PDF.

Mode fichier unique : Si le fichier « administratif.pdf » est présent dans le dossier et qu’un

nouveau fichier « administratif » arrive, le fichier existant sera remplacé. Le fichier existant peut

alors :

- passer en versionning

- aller directement dans la corbeille

- être définitivement supprimé.


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Une indication permet à l’utilisateur de savoir dans quel mode se trouve le fichier au moment où il le

créé (I = Incrémentiel, A = Additionnel, U = Unique) :

Les profils

La première est la liste des profils à notifier sur cette pièce.

- Création

- Modification

- Suppression

Ex : Pour la pièce « 1 – DECISION\COMMISSION\Convoc CDA » Le profil « Directeur » sera notifié sur la création de la pièce.

Le profil « Instructeur » sera notifié sur la création et la modification de la pièce.

Pour ajouter des profils il faut passer par le bouton qui ouvre la même interface que

l’administration des profils (sans la possibilité d’édition).

Il faut sélectionner un profil et faire « Ajouter ».

Une fois le profil ajouté il faut choisir sur quelles actions la notification sera faite grâce aux cases à

cocher.

Si un profil ne convient pas ou plus pour cette pièce il suffit de cliquer sur sur la ligne en question

afin de l’enlever de la liste.

Les délais de relance

« 1ère relance dans … jours » correspond au nombre de jour à partir duquel la pièce à été créée et

notifiée jusqu’à ce qu’il faille de nouveau la notifier à l’utilisateur.

« Terminer la notification dans … jours » correspond à la fin de la relance pour la pièce en cours.

Ex : Pour la pièce « 1 – DECISION\COMMISSION\Convoc CDA ». Un utilisateur crée la pièce le 01/04.

Les profils « Directeur » et « Instructeur » seront notifiés le 01/04 sur la création.

Si l’utilisateur ayant reçu la notification ne consulte pas le document avant 7 jours, il sera de nouveau

notifié le 08/04 et cela tous les jours pendant 30 jours.

Si durant les 30 jours il consulte le document alors il ne sera plus notifié.


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(3) Onglet complétude

Voir chapitre « Suivi de documents », paramétrage de la complétude.


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Page 27

b) Plan de classement hiérarchisé

Le menu « Plan de classement hiérarchisé » permet d’apporter à l’armoire, en plus des critères de

recherche habituelle, un système de recherche hiérarchisé qui peut se faire sur 5 niveaux.

Les entités peuvent être crées soit par libellés, soit par des cotes et des libellés :

En cliquant sur « définir le plan de classement », nous obtenons la fenêtre de paramétrage des

entités :

(1) Entités définies par libellés

(2) Entités définies par cotes et libellés


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Voici le nouvel onglet qui apparaît dans la fenêtre de recherche de l’armoire :

Il est donc possible de faire une recherche détaillée sur les différents niveaux du plan de classement.

Ce mode de classement est optionnel. Il peut très bien y avoir dans une armoire des documents qui

n’appartiennent pas au plan de classement hiérarchisé.


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c) Thèmes

Les thèmes permettent de rajouter un niveau de recherche qui peut être très pratique lors de

consultation de documents.

Pour créer des thèmes, cliquer sur le bouton « Définition des thèmes ». Ils se remplissent ensuite

comme les valeurs d’un dictionnaire.

Voici un exemple de thèmes. Nous pouvons voir que nous avons un onglet en plus :


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2. Onglet Structure

L’onglet « Structure » permet l’ajout de champs dans l’armoire :

a) Ajouter un champ

L’ajout d’un champ se fait par le bouton

Tout comme la création d’une armoire, un nom physique est nécessaire. Celui-ci doit respecter des

critères. Il ne doit comporter que des caractères alphabétiques et en majuscule. Seul le nom logique

accepte les caractères alphanumériques, les minuscules, les caractères accentués et les espaces. Il

est possible de placer le champ n’importe où dans la hiérarchie des champs. Ces options se

désactivent si le choix n’est pas possible. Pour enregistrer le champ cliquer sur valider :

b) Supprimer un champ

La suppression d’un champ se fait grâce à l’icône . Un message demandera la confirmation.

c) Editer un champ

Quand un champ est crée, il est par défaut de type caractère et de longueur 32.

En ce qui concerne la définition du champ, six types sont proposés : Caractère, texte, date,

numérique, décimal, booléen.


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En ce qui concerne la longueur : Pour la plupart des types elle correspond au nombre de caractère

MAXIMUM que peux contenir le champ. Un champ de type décimal est particulier. Il est possible de

précisé le nombre de chiffre après la virgule Ex : 10,2 signifie que le chiffre sera de 10 digits au

maximum et que 2 de ces digits seront réservés au chiffre après la virgule :

d) Les propriétés des champs utilisateur

Un champ se défini par 8 propriétés différentes :

Icone Type de

champ

Description

Majuscule L’utilisateur est forcé de taper la valeur en majuscule

Somme Actif que si le champ est définit en numérique ou décimal et permet d’afficher une

somme

Obligatoire L’utilisateur est obligé de renseigner ce champ pour enregistrer la création d’index.

Index Si un champ est défini comme indexé, les temps de réponse concernant les recherches

sur ce champ seront optimisés. Utile lorsqu’un champ contient un nombre très

important d’enregistrements, mais inutile si appliqué à plus d’un champ.

Unique Toutes les valeurs qui seront renseignées dans ce champ devront être différentes. Une

valeur ne pourra être attribuée deux fois.

Dictionnaire Toutes les valeurs qui seront rentrées seront enregistrées dans un dictionnaire et

seront proposées à l’utilisateur dans un menu déroulant

Permission Activer le champ permission permet d’attribuer des droits par utilisateur sur ce

champ.

Affichage Afficher en consultation : permet de définir l’intitulé du dossier

Voir dans les résultats de recherche : cette valeur sera affichée dans le tableau

des résultats de la recherche

Voir dans les résultats de recherche : cette valeur sera affichée dans le tableau

des résultats de la recherche

Voir dans le formulaire de recherche : donne la possibilité d’effectuer une

recherche sur le champ

Champ CNIL obligatoire

Recherche exacte sur champ CNIL

Champ de recherche rapide : donne accès au champ dans les micros recherches

(transfert inter-armoire)

Champ de regroupement : permet le regroupement des dossiers identiques lors

de la numérisation multiple (à activer dans l’assistant classement sur les pièces

souhaitées)

Verrouiller l’édition : Le champ n’est pas modifiable

Masque de contrôle de saisie : permet de définir un format bien précis

pour les valeurs du champ:

10,2 88888888,88

Longueur Max

Décimal


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Chaine Correspondance

%w a-z0-9_+#? .,;:!\-*

%W A-Z0-9_+#? .,;:!\-*

%s a-z

%S A-Z

%d 0-9

{min,max} Min: présence minimale

Max: présence maximale

{+} 1 ou +

{*} 0 ou +

{?} 0 ou 1

Exemple d'utilisation pour une plaque d’immatriculation :

Format : 123 AB 69

Masque de saisie: %d{2,3} %S{2} %d{2}

Explication: une plaque est décomposée en 5 parties:

Chaine Description Correspondance

%d{2,3} %d: recherche de numériques

{2,3}: présents entre 2 et 3 fois

123

espace

%S{2} %S: recherche de caractères MAJUSCULES

{2}: présents 2 fois

AB

espace

%d{2} %d: recherche de numériques


69

Exemple d'utilisation pour un numéro de téléphone:

format: 0102030405

masque de saisie: %d{10}

Explication: Un numéro est composée d’une partie :

Chaine Description Correspondance

%d{10} %d: recherche de numériques


0102030405

Valeur par défaut

Auto-incrément : A partir du moment où le champ est un champ

numérique, il est possible d’activer la fonction auto-incrément. Le

principe consiste à auto-incrémenter la valeur automatiquement au fil

des enregistrements (incrémentation standard)

Si nous sélectionnons « sur valeur de champs », il est alors possible de

créer des combinaisons uniques en associant différents champs entre

eux :


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Champ 1 Champ 2 Auto-incrément

Rhône Lyon 1

Rhône Lyon 2

Rhône Villeurbanne 1

A chaque nouvelle combinaison, nous repartons à 1.

Suppression Permet de supprimer le champ

e) Remplir un champ dictionnaire

Quand un champ est défini en champ dictionnaire (ou champ permission) une nouvelle icône

apparait :

Pour ajouter des valeurs au dictionnaire, il suffit de cliquer sur cette icône. La fenêtre suivante

apparait :


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Option Description

Dictionnaire figé Permet de brider l'ajout des valeurs à cette interface et pas depuis

l'application lors de la création/modification d'index

Reconstruction

automatique

Une fois par jours reconstruit les données par rapport à celles présentent

en GED

Import du dictionnaire

depuis csv

Si un fichier csv est présent sur le serveur alors les valeurs sont importées

depuis celui-ci

Champ pour attribution

seulement

(Champs permissions) Permet de changer un champs permissions en

champ de notification.

Une fois le portefeuille configuré il est possible d'envoyer des

notifications par mail à l'aide des droits et valeurs de ce champs.


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3. Onglet Habilitations

Tout comme l'administration des utilisateurs/groupes l'interface est décomposée en 3 parties:

- Utilisateurs et groupes de MultiGest (non habilités sur l'armoire en cours)

- Utilisateurs et groupes habilités (sur l'armoire en cours)

- Habilitations de l'utilisateur/groupe sélectionné

De la même manière pour ajouter des utilisateurs/groupes dans la liste des habilitations il suffit de

sélectionner dans la première liste puis de glisser déposer dans la seconde liste.

En sélectionnant un utilisateur/groupe la troisième partie se met à jour en proposant les habilitations

disponibles.


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Par défaut, l’utilisateur ne possède qu’un seul droit sur l’armoire, celui de la consultation de la fiche

(des index).

La première partie permet de définir des profils d'habilitations. C'est à dire qu'il est possible de créer

un profil "admin" qui sera le modèle pour tous les utilisateurs de type admin, un profil

"numérisation" qui donnera les droits de numérisation, modification...

Fonctionnement:

1. Choisissez un utilisateur, cochez toutes les habilitations souhaitées puis donnez un nom au

profil dans la première liste et faites "enregistrer le profil".

2. Sélectionnez dans les utilisateurs/groupes habilités tous ceux souhaités, choisissez le profil

dans la liste et faites "appliquer le profil".

Important :

Les profils ci dessus ne sont aucunement associés aux groupes/utilisateurs, ils permettent

simplement de créer des modèles d'habilitation. En cas de modification d'un profil aucun

groupe/utilisateur ne sera mis à jour. Pour ce faire il faut reproduire l'étape 2.

Ci dessous la liste des habilitations possibles :

a) Option des index:

Créer et modifier des index L’utilisateur peut créer et modifier les index

Supprimer des index L’utilisateur peut supprimer des index

Commentaires Permet l'accès aux commentaires en lecture/écriture

b) Option des documents

Numérisation L’utilisateur peut numériser et donc modifier

Import L’utilisateur peut importer des documents dans la GED

Modification L’utilisateur peut modifier des PDF (ajout de pages, suppression de pages etc

…)

Suppression L’utilisateur peut supprimer des fichiers

Mode découpe L’utilisateur a accès à la fonction de découpe de MultiGest

Fusion des

documents

L’utilisateur peut regrouper deux pdf en les fusionnent

Droit de diffusion L’utilisateur peut faire un clic droit « enregistrer sous » sur les documents, et

peut générer des liens de consultations pour envoi dans un mail.

Droit d’impression l’utilisateur peut imprimer

Restaurer L’utilisateur peut remonter des documents supprimés, qui apparaissent dans la

corbeille du dossier.

L’utilisateur ne peut remonter que les documents auxquels il a droit. (activation


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corbeille obligatoire)

L’utilisateur peut restaurer des documents versionnés (activation versionning

obligatoire)

Transfert L’utilisateur peut transférer un document d’un dossier à un autre, ou d’une

armoire à une autre.

Editer les

métadonnées

l’utilisateur peut éditer les métadonnées des fichiers (suffixe, référence)

c) Option des dossiers de travail

Création l’utilisateur peut créer des dossiers de travail

Consultation l’utilisateur peut consulter des dossiers de travail

Clôture l’utilisateur peut clore des dossiers de travail

Editer les métadonnées l’utilisateur peut éditer les métadonnées des dossiers de travail

d) Option des exports

Export

standard

l’utilisateur peut utiliser l’option d’export standard depuis le formulaire de

recherche

Export portable l’utilisateur peut utiliser l’option d’export portable depuis le formulaire de

recherche

e) Archivage en ligne manuel

Archiver l’utilisateur peut déclencher l’archivage manuellement sur un dossier

Consulter L’utilisateur peut consulter les dossiers archivés en ligne

Remonter L’utilisateur peut remonter les dossiers archivés en ligne

f) Options d’administration

Consulter les statistiques l’utilisateur a accès aux statistiques et peut créer des requêtes.

g) Travail collaboratif

Annotation l’utilisateur peut utiliser les annotations

Commentaires l’utilisateur peut utiliser les outils de marquage (machine à écrire)

Tampons l’utilisateur peut utiliser les outils tampons

Pièces jointes L’utilisateur peut mettre des pièces jointes aux PDF

h) Délégation de signature :

Profil Chaque utilisateur ayant la nécessité d’être notifié sur une action doit être associé à un

profil. Pour chaque armoire le profil d’un même utilisateur peut-être différent.


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i) Options de sécurité

Plan de classement

obligatoire

L’utilisateur ne peut pas sortir du plan de classement en renommant des

documents ou en créant un document avec un nom différent de ceux

présents dans le plan de classement.

Plan de classement

uniquement

L’utilisateur ne peut voir que les fichiers nommés selon le plan de

classement. Tout fichier ou dossier portant un nom inexistant dans le plan de

classement sera invisible à l’utilisateur.

Scan sans visu Si l’utilisateur n’a pas accès à une rubrique dans le plan de classement, cette

rubrique lui sera quand même proposée lors d’une numérisation ou d’un

import de fichier, mais une fois le document enregistré il ne sera plus

accessible à l’utilisateur.

Voir le contenu des

dossiers non

autorisés

l’utilisateur qui n’a pas accès à un dossier verra l’intitulé des documents

présents dans le dossier mais sans pouvoir accéder au contenu de ces

derniers.


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Page 39

4. Onglet Permissions

Les permissions se gèrent dans l’onglet « Permissions ». Tous les champs définis comme « champ

permission » seront visibles dans cette interface.

Dans notre exemple, l’utilisateur Cédric aura accès aux dossiers qui auront dans le champ

« DESTINATAIRE » la valeur SERVICE COMPTA.

Cinq champs peuvent être définis avec permissions, au delà, les champs seront ignorés.

Pour autoriser une valeur à un utilisateur, sélectionnez l’utilisateur, puis cochez la valeur et cliquez

sur Enregistrer.

Cette fenêtre permet aussi d’autoriser la consultation ou non des dossiers créés dans le plan de

classement :


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Page 40

Dans ce cas, l’utilisateur ne verra jamais les dossiers :

- 3 - MEDICAL

- 7 - CORRESPONDANCE

et ne pourra donc jamais créer des fichiers dans ces dossiers.


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Page 41

5. Onglet Configuration

a) Chemins de l’armoire :

C’est dans cet onglet que nous paramétrons le chemin de stockage des images ainsi que le répertoire

de post-indexation :

Nous pouvons également définir le chemin de stockage des fichiers à océriser ainsi que le chemin

d’une corbeille.

b) Options de l’armoire :

- Versionning des documents :

Afin de garantir l’intégrité de la GED, toute modification sur un document provoquera la création

d’un indice (version) supplémentaire de ce document.

Les modifications éventuelles (suppression, ajout de pages, rotation..) sont effectuées sur une copie

du document et cette nouvelle version porte un indice incrémenté n+1.

La version du document présentée à la consultation est toujours la plus récente (indice le plus haut).

Ce mécanisme permet « d’historiser » la vie complète du document et de pouvoir revenir sur une

version antérieure si une modification s’est mal déroulée (mauvais enregistrement, perte de

connexion...)


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Page 42

Sur cet exemple, l’indice le plus vieux est l’indice 1. Si l’on clique sur « consulter », le document

apparaîtra dans la visionneuse tel qu’il était le 11/10/2007. Mais pour pouvoir le remonter, il faut

d’abord remonter l’indice le plus récent (indice 2).

Attention, si l’on remonte un indice, tous les indices les plus récents seront perdus !

Dans l’exemple, si nous remontons l’indice 2, l’indice en cours sera détruit.

- Corbeille

Les documents supprimés sont stockés dans une corbeille et ne sont pas supprimés définitivement.

- Formulaire de recherche principal :

Permet de définir pour une armoire quel est le formulaire principal de recherche, et donc quel sera

celui qui s’affichera au centre de la page.

c) Conversion définitive des TIF au format PDF :

A chaque ouverture d’image dans MultiGest, une copie est faite au format PDF. Dans le cas où les

fichiers sources seraient en TIF, il est possible, en cochant cette case, de transformer définitivement

l’image TIF d’origine en PDF.


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Page 43

d) Options de Post-indexation

- Création de dossiers :

Permet à l’utilisateur de créer des dossiers dans une armoire.

- Recherche de dossier pour matching :

Permet à l’utilisateur de rechercher dans le dossier pour associer une image à un index.

- Afficher le récapitulatif d'indexation :

En fin d’indexation une fenêtre peut apparaître pour récapituler les informations renseignées.

- Traitement OCR automatique :

Si cette case est cochée, tous les documents qui rentreront dans le répertoire de POST-INDEXATION

seront océrisés dans la foulée.

Attention, cette fonction ne concerne que le dossier de POST-INDEXATION

e) Codes à barres nominatifs :

Dans le cas ou cette option est activée, il est possible de définir si un code-barres nominatif peut être

utilisé plusieurs fois ou bien qu’une seule fois.

f) Options des notifications

Permet de définir la méthode dont seront faites les notifications du portefeuille.

- Automatique : tant que le document notifié n’est pas consulté ou n’a pas dépassé le temps

requis alors il apparaît notifié.

- Manuel : le document reste notifié quelque soit les durées paramétrées, pour enlever la

notification il suffit de la valider à l’aide du clic droit sur le document concerné.


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Page 44

6. Onglet Archivage

Cette interface permet de définir des chemins de stockage pour l’archivage en ligne et l’archivage

légal. On défini également dans cette interface le format du support d’archive.

Règles d’archivage appliquées : Les documents archivés en ligne sont stockés à l'emplacement

défini. Ils n'apparaissent plus dans le dossier GED et sont facilement consultables.

C’est ici que l’on attribue à un fichier une liste de diffusion dans le cadre d’un circuit de validation :


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La liste de diffusion (créée dans l’onglet suivi des documents) se sélectionne dans le menu déroulant.

Il est possible de définir une durée totale d’archivage, au delà de cette date les archives seront

supprimés (pour cela cocher la case suppression).

Le délai de vie active, est la durée à partir de laquelle le document passe en archive consultable.

Archivage légal : Les documents et les dossiers GED sont gravés sur un support non réinscriptible

(CDR ou DVDR) depuis une compilation générée automatiquement.

Les administrateurs de l'armoire sont alertés par mail.

Options de stockage : Les documents archivés en ligne sont stockés à l'emplacement défini. Ils

n'apparaissent plus dans le dossier GED et sont facilement consultables.

Remarque : en cliquant sur « Voir Durées légales », le PDF suivant s’ouvre :

Documents de gestion liés à votre activité professionnelle :

Schéma de fonctionnement


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Page 46

Archivage offline sur

CD-R ou DVD-R ou

Suppression

Durée totale d’archivage en ligne (ou online)

Durée de vie active

Date de création du dossier GED

Archive non visible

Durée totale d’archivage : Durée totale de conservation du document (ou dossier).

Elle est identique pour un document papier et un document électronique.

Durée de vie active : Durée pendant laquelle le document (ou dossier) est considéré comme

actif, participant à l’activité courante.

Archive non visible : Le document (ou dossier) est considéré comme ne participant plus à

l’activité courante. Il est donc invisible par défaut, consultable en fonction des habilitations

et non-modifiable.

Archivage offline ou suppression : Le document (ou dossier) est exporté, supprimé de la

base courante, pour être stocké sur un support externe. Selon les recommandations de la

norme Z42-013, le support doit être de type WORM, à savoir CD-R ou DVD-R.

Liste des documents


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Page 47

Archivage

offline sur CD-R

ou DVD-R ou

Suppression

Durée totale d’archivage en ligne (ou online)

Evènement extérieur Date de création du dossier GED

Archive non visible DUA ou Durée d’Utilité

Administrative

Durée de vie active

Documents de l’Action Sociale Départementale :

Schéma de fonctionnement

Durée totale d’archivage : Durée totale de conservation du document (ou dossier). Elle est identique

pour un document papier et un document électronique


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Page 48

Durée de vie active : Durée pendant laquelle le document (ou dossier) est considéré comme actif,

participant à l’activité courante

Archive non visible : Le document (ou dossier) est considéré comme ne participant plus à l’activité

courante. Il est donc invisible par défaut, consultable en fonction des habilitations et non-modifiable

DUA : Durée de conservation du dossier après fin de validité de la dernière décision ou décès de

l’individu, par défaut 5 ans, 10 ans si la personne a bénéficié du fonds de compensation

Archivage offline ou suppression : Le document (ou dossier) est exporté, supprimé de la base

courante, pour être stocké sur un support externe. Selon les recommandations de la norme Z42-013,

le support doit être de type WORM, à savoir CD-R ou DVD-R

Liste des documents (avec DUA ou Durée d’Utilité Administrative) pour la MDPH

Type de pièce Durée d'utilité administrative Conservation définitive des images / du document papier (si celui-ci

n’est pas gédé)1 à l’issue de la DUA

Observations

Formulaires CERFA ou ancien modèle (identification + demandes spécifiques)

5 ans à/c de la fin de validité de la

dernière décision ou du décès

X si l’ensemble des informations ne

sont pas saisies

Si l’intégralité des éléments complétés sur le formulaire Cerfa sont repris dans le système d’information (SI), il est inutile de les conserver dans la GED. Dans le cas contraire, il faut les conserver de manière définitive. À noter que les usagers ajoutent régulièrement des commentaires, des explications, etc. À noter également que le futur Cerfa offrira moins de rubriques à compléter que l’actuel et sera donc probablement saisi en intégralité dans les différents SI ; il faudra revoir à ce moment là s’il est toujours pertinent de le numériser.

Projet de vie 5 ans à/c de la fin de validité de la


X Un même allocataire peut envoyer plusieurs projets de vie. Non saisi dans le SI. Attention : s’il est intégré dans le Cerfa, il convient de le scanner et le conserver.

Justificatifs d’identité 6 mois (Pas d’intégration dans la GED) Intégralité des éléments d’information saisie dans le SI. Justificatifs d’adresse 6 mois (Pas d’intégration dans la GED)

Déclarations de ressources 6 mois (Pas d’intégration dans la GED) Ces éléments ne sont pas utiles à la MDPH pour traiter les dossiers, mais transitent par elle, qui les transmet à l’organisme payeur du CG. Des copies sont cependant conservées pour constituer des dossiers complets. À court terme, les caisses d’allocations familiales ne demanderont plus les déclarations de ressources car elles les recevront directement via le SI des Assedic

Justificatifs de ressources 6 mois (Pas d’intégration dans la GED) Copies de jugement 5 ans à/c de la fin de validité de la

dernière décision ou du décès X La mention d’un jugement de tutelle est portée dans le SI.

Plan personnalisé de compensation 5 ans à/c de la fin de validité de la


X si pas de saisie exhaustive

L’original est envoyé au demandeur. Ne conserver que si l’intégralité des éléments d’information n’est pas saisie dans le SI.

Coupon plan personnalisé de compensation 6 mois (Pas d’intégration dans la GED) Il arrive que la MDPH reçoive une copie. Comptes rendus de l’équipe pluridisciplinaire 5 ans à/c de la fin de validité de la

dernière décision ou du décès X Documents manuscrits ou rapports dactylographiés (Word/pdf).

Leur contenu n’est pas repris dans le SI, ou alors partiellement. Courriers transmis au demandeur : - accusés de réception - courriers administratifs (demandes de pièces, convocations, demandes de précisions, etc.)

1 an 1 an

1 an

2 types de documents : - documents générés par l’application avec griffe et stockés dans la GED (pas de support papier) ; - - documents Word non scannés dans la GED.

1 Nous proposons ici une liste des pièces scannées à conserver indéfiniment pour les dossiers qui seront versés. Le tri ne pouvant pas toujours être fait au niveau de la GED (les systèmes ne permettent pas tous une indexation fine), il convient de se poser la question du bien fondé ou non de la numérisation de certaines pièces (les justificatifs) dont on retrouve les informations dans les systèmes d’information..

Type de pièce Durée d'utilité administrative Conservation définitive des images / du document papier (si celui-ci

n’est pas gédé)1 à l’issue de la DUA

Observations

Courriers envoyés par le demandeur : courriers d’information administrative, demandes de transfert, demandes de précisions, etc.

1 an

1 an

Pièces justificatives présentées à l’appui d’une demande ou du versement d’une aide

- devis - factures

Une fois le paiement effectué (voir avec

l’organisme payeur qui assure la conservation)

Seuls les devis sont utiles à la MDPH pour traiter les dossiers. Des copies de tous les documents (devis et factures) sont cependant conservées pour constituer des dossiers complets. La MDPH n’est souvent qu’un destinataire « intermédiaire ». Il convient toutefois de s’assurer que ces pièces sont bien gardées 10 ans par l’ordonnateur.

« Certificats » médicaux 5 ans à/c de la fin de validité de la dernière décision ou du décès

X Document spécifique aux MDPH : il s’agit en fait d’un Cerfa, gardé notamment pour permettre de constater la dégradation ou au contraire la stabilité de l’état du patient.

Comptes rendus d’hospitalisation, analyses complémentaires, etc.

5 ans à/c de la fin de validité de la dernière décision ou du décès

X Des originaux sont parfois transmis.

Notification CDES/COTOREP Intégration dans la GED /5 ans à/c de la fin de validité de la dernière décision ou

du décès

X

Notification de la CDAPH Pas d’intégration dans la GED (données dans le SI)

Les originaux sont à conserver par l’usager. Les données relatives à la notification sont conservées dans le SI tout au long de la DUA Dans le cas d’une production nativement numérique et non signée, il est très important de garder le procès-verbal sous forme papier.

Conciliation, recours gracieux et contentieux : demande de conciliation et synthèse, mémoires de l’avocat, avis de recours, mémoires des médecins de la MDPH, jugements, expertises

5 ans à/c de la fin de validité de la


x

GEVA (grille d’évaluation pluridisciplinaire) 6 mois (Pas d’intégration dans la GED) X si saisie dans le SI non exhaustive

Bilans professionnels 5 ans à/c de la fin de validité de la dernière décision ou du décès

X

Bilans scolaires 5 ans à/c de la fin de validité de la dernière décision ou du décès

X

Bilans médico-sociaux 5 ans à/c de la fin de validité de la dernière décision ou du décès

X

Bilans psychologiques 5 ans à/c de la fin de validité de la dernière décision ou du décès

X


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Prenons l’exemple d’une durée d’activité choisie de 10 ans. Après ces 10 années, les images seront déplacées (dans le répertoire qui aura été défini) pendant 3 ans. C’est l’archivage en ligne. L’image reste consultable mais n’est plus stockée dans le répertoire des images du serveur GED. La durée de vie est donc de 13 années au total. Nous voyons ensuite que la case « Archivage légal » est cochée. Cela implique que ce fichier fera partie d’une compilation qui sera créée pour gravure, au bout de ces 13 ans. Si la case suppression est cochée, les fichiers seront alors supprimés après gravure. Remarque : il est possible de cocher « Archivage légal » et « suppression » sans pour autant cocher « Archivage en ligne ». Cela implique que les fichiers seront directement supprimés de l’armoire après la période indiquée.


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7. Onglet Suivi de documents

L’onglet « suivi de documents » propose plusieurs choix :

Définition des fiches de métadonnées : possibilité de créer un formulaire qui sera ensuite associé à

un élément du plan de classement. Il s’agit en quelque sorte d’index qui renseigneront un fichier.

Paramétrer les options de complétude : L’utilisateur définit des documents obligatoires via le plan de

classement. En fonction de la présence ou non des documents obligatoires, les dossiers auront trois

états : les dossiers complets, en retards et en cours de traitement.

Gestion des notifications: paramétrage de notifications portefeuille sur des actions systèmes.

a) Nature de document

L’option « Nature de document » (option de l’armoire : Suivi documents \ Définition des natures de

documents) consiste à renseigner une fiche index pour un document prédéfini.

Pour créer une nature de document, cliquer sur le bouton :

La fenêtre suivante apparaît (identique à la création d’une armoire) :

Après validation, il suffit, comme pour une armoire, de rajouter des champs :


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L’étape suivante consiste à associer ce formulaire de nature de document à un fichier du plan de

classement :

(1) EN MODE FICHIER

Cette étape se déroule dans l’onglet général, en cliquant sur le bouton « Options de suivi » (en mode

fichier).

Dans cet exemple, chaque fichier qui va entrer dans la Ged aura un formulaire qui pourra être

renseigné.

(2) EN MODE DOSSIER


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Il suffit de sélectionner un fichier ou un dossier de travail (bleu) et dans l’onglet complétude

l’assigner à une fiche.

b) Paramétrer les options de complétude

Il faut tout d’abord définir les documents obligatoires. Pour cela aller dans l’assistant de classement

de l ‘armoire voulue. Dérouler le plan de classement et aller dans l’onglet « Complétude ».


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Pour définir un document comme pièce obligatoire, il suffit de cocher « Définir en tant que pièce

obligatoire » le document sélectionné apparaît en rouge (comme ci-dessus).

De plus il est possible d’appliquer une condition sur un index, pour cela sélectionner le champ en

question et cliquer sur la croix verte, cette écran apparaît :

Sélectionner les champs dictionnaire voulu, pour prendre un exemple le champ MultiGest ne sera

obligatoire que pour les valeurs V 6.3, V 7 et V 8.

Voir écran page suivante :

Après avoir défini les documents obligatoires, il faut définir :


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le temps de traitement d’un dossier

son élément de déclenchement (date de création ou date d’entrée de la première pièce

obligatoire)

les règles à appliquer sur celui-ci (rendre le dossier inaltérable, passer le dossier en archivage

en ligne)

La case « Appliquer une clôture conditionnelle du dosser » permet à l’utilisateur de clôturer

manuellement la vérification de complétude (et de passer alors en état « complet ») en sélectionnant

une valeur dans un champ. Cette valeur et ce champ se définissent ici :

Pour finir le type d’alertes et les options utilisateurs (voir écran ci-dessous).

C. Gestion des notifications

Dans cette interface il est possible de définir des règles de notifications en rapport avec des actions

systèmes sur les index GED.

Cette interface se présente de la manière suivante:


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La première liste affiche l'ensemble des profils créés (gestion des utilisateurs et groupes).

Une fois un profil sélectionné la partie de droite se remplie:

liste des notifications possibles:

o Index: création/modification

o Commentaires: création/modification

o Dossier de travail: création

Utilisateurs et groupes habilités sur l'armoire

Utilisateurs et groupes associés au profil en cours sur cette armoire

Il est possible de ne définir aucune règle mais simplement d'associer des utilisateurs groupes aux

profils définis.


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Page 58

1. Onglet Maintenance

Un onglet maintenance est maintenant disponible pour chaque armoire.

Les options suivantes sont disponibles :

a) Gestion des doublons :

La fenêtre de gauche nous donne les différents champs de l’armoire sur lesquels faire la recherche

des doublons :

Puis le résultat s’affiche sur la droite. Il existe pour cet exemple 2 dossiers contenant le champ

FACTUM :

En cliquant dessus, nous voyons les dossiers en question :

Il est alors possible de :


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Imprimer la liste

Supprimer la sélection :

Fusionner les dossiers :

Dans le cadre d’une fusion, la règle est la suivante : Le premier dossier coché devient le dossier cible :

Le deuxième dossier coché devient le dossier source :

Un message de confirmation apparaît alors quand on clique sur le bouton fusion :


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Les images du dossier 21 iront donc dans le dossier 22, et les index du dossier seront les index du

dossier 22, c’est à dire le dossier cible.

b) Outils d’administration :

Les outils d’administration permettent :

Ces actions ne sont accessibles que par le propriétaire de l’armoire.


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Page 61

IV. Gestion de l’archivage

Quand une stratégie d’archivage est mise en place sur une armoire, la gestion se fait dans l’interface

« Gestion de l’archivage » :

Après avoir sélectionné l’armoire concernée, un tableau récapitulatif apparaît :

Nous pouvons voir ici le détail de chaque compilation (dans l’exemple, les compilations sont de

650mo comme configuré pour l’archivage)

Voici les différents états que peuvent avoir une compilation :

: Tant que le lot n’a pas atteint la limite fixée (650mo, 4go, 8go) il n’est pas

possible de faire une action sur le lot.


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: Quand la taille voulue est atteinte, la ligne « confirmation de gravure

apparaît » (cliquable). La fenêtre suivante s’ouvre :

En cochant « confirmer la gravure du lot », l’état de la compilation passe à l’état suivant :

: Comme le lot est gravé, MultiGest propose maintenant la suppression du lot. En

cliquant sur le lien, la fenêtre suivante s’ouvre :

Le dernier état peut alors apparaître :

: Le lot est gravé et la compilation supprimée.


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Page 63

V. Banettes de MultiGest - Administration

Les banettes sont des espaces de stockage dans lesquels les fichiers numérisés vont transiter en

attendant d’être indexés.

Nous accédons à l’administration des banettes dans le menu « administration » :

La fenêtre suivante s’ouvre :

La colonne de gauche indique les banettes déjà existantes.


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Page 64

A. La création de bannettes

Pour créer une nouvelle banette, cliquer sur

La fenêtre suivante s’ouvre :

Saisissez le nom de la nouvelle banette et cliquez sur « Valider »

Après validation, la nouvelle banette apparaît dans la liste de gauche.


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Page 65

B. Onglet général

Nous pouvons voir sur la droite de l’écran les options générales de la banette et les habilitations :

Paramètre Description

Nom Nom qui sera affiché dans MultiGest pour cette banette

Clé de regroupement Définit une valeur selon laquelle des bannettes seront regroupées

Chemin Chemin du répertoire physique de la banette. Si un chemin local est

saisi, le répertoire est crée sur le serveur GED. Un chemin UNC peut

aussi être indiqué.

Propriétaire Permet de définir un propriétaire qui sera considéré comme le

responsable de cette bannette

Appliquer un traitement

OCR

Permet l’océrisation des documents présents dans la banette.

Activer la corbeille Permet de garder une copie des documents supprimés dans la banette,

dans le répertoire indiqué (voir options générales)

Filigrane à la création du

document

Permet d’ajouter, sur toutes les pages scannées ou importées, en haut à

droite, le texte saisi en remplaçant les valeurs dynamiques (DATE, TIME,

USER, CHRONO).

Armoire associée Permet d’indiquer une armoire automatiquement pour la banette.

Quand l’utilisateur sera dans la banette et qu’il voudra indexer un

document, c’est l’armoire qui est indiquée ici qui sera automatiquement

proposée.


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Classement par défaut A partir du moment où l’on associe une armoire à la banette, il est

possible de choisir un classement de fichier par défaut (pour les

armoires en mode dossier).

Ouverture du dossier en

fin d’indexation

Permet après indexation d’ouvrir le dossier GED de destination


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Page 67

C. Onglet habilitations

La partie Habilitations permet de gérer les droits des utilisateurs sur les banettes.

Pour qu’un utilisateur puisse voir la banette et créer des documents à l’intérieur, il faut l’ajouter à la

liste des utilisateurs habilités.

Pour cela, il faut sélectionner l’utilisateur, puis cliquer sur .

L’utilisateur apparaît alors dans la liste de droite, et il ne reste qu’à cocher les droits que l’on veut lui

donner :

Habilitation Description

Numériser possibilité de numériser des documents dans la bannette

Importer possibilité d’importer dans la bannette depuis le disque dur du poste client

Supprimer possibilité de supprimer des documents dans la bannette

Modifier possibilité au travers de la visionneuse (pack collaboratif) de modifier les

fichiers

Indexer possibilité d’envoyer des documents dans des dossiers GED

Transférer possibilité d’envoyer des documents vers d’autres bannettes

Distribution possibilité de distribuer de manière équitable les fichiers de la bannette

vers d’autres bannettes configurées dans l’onglet « distribution »

Consulter depuis les

armoires

autorise la bannette à être visible dans les dossiers GED (armoires en mode

dossier uniquement) afin de permettre par un système de Drag and Drop

de mettre les fichiers dans les dossiers GED


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D. Onglet distribution

Cet onglet permet de définir des bannettes pour lesquels la bannette en cours pourra transférer de

manière équivalente tous ces fichiers (absence d’un utilisateur…)

La colonne de gauche permet de choisir pour la bannette en cours quelles bannettes seront

réceptrice des fichiers lors de la distribution.

Principe de distribution :

La bannette « Valérie » possède 20 fichiers. L’utilisateur part en congé et doit distribuer le reste de sa bannette pour traitement. Chacune des bannettes cochées recevra une quantité similaire de documents.


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Page 69

VI. Options générales

A. Général

L’onglet général permet d’indiquer le répertoire d’installation de MultiGest.

Il est maintenant possible de définir une durée de session. Après ce temps, l’utilisateur est

déconnecté s’il est resté inactif sur MultiGest.

Il est nécessaire de remplir l’adresse réseau ou DNS du serveur. Le domaine et l’adresse du

contrôleur de domaine doivent être renseignés si l’import des comptes actifs directory est envisagé.

En ce qui concerne les options de sécurité, il est possible d’activer le contrôle CNIL sur les armoires.

Contrôle CNIL : Activation de l’option de paramétrage des critères de saisie obligatoire sur la fenêtre

de recherche par index. Permet d’être compatible avec les demandes légales de limitation de

certaines recherches.

B. Gestion des répertoires

Cette interface permet de gérer les différents répertoires qu’utilise MultiGest pour son

fonctionnement.


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C. Modules complémentaires

L’onglet « Modules complémentaires » permet de proposer :

- une liste d’extensions de fichiers non pris en compte

- le téléchargement du pack collaboratif à l’utilisateur, si celui-ci n’est pas installé sur le poste.

- un taux de compression des images (de 0 à 100)


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D. Messagerie

1. Notifications

Permet de définir les heures d’envoi des notifications mails (portefeuille, worflow, complétude, …)

2. SMTP

Si les options de messagerie sont utilisées, il est nécessaire de configurer les éléments suivants :

L’ IP du serveur SMTP

Le port SMTP

Eventuellement un Objet et un message par défaut

3. POP

Pour utiliser la fonction « capture mail » qui permet d’indexer dans la ged des emails reçus, il faut

qu’une adresse mail soit dédiée à l’application.

Puis rentrer dans les paramètres les éléments suivants :

Le pop de cette adresse

Le nom du compte

Le mot de passe

Le port.


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E. A propos

Cet onglet donne des informations sur la société ERIC Archivage et sur la version du logiciel. De plus il

permet de consulter les modules installés, pour cela il faut cliquer sur « consulter les modules

installés » :


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VII. Observateur d’événements

Ce menu nous permet de gérer et de tracer les actions menées par les utilisateurs sur les dossiers de

l’armoire GED.

Dans « Type d’observation », si l’on sélectionne « Synthèse des opérations », nous devons ensuite

préciser sur quelle armoire nous voulons effectuer la recherche, puis sur quel utilisateur, et enfin

dans quelle période définie (un jour ou un mois complet)

En cliquant sur Exécuter, nous obtenons la fenêtre suivante :

Nous pouvons voir que l’utilisateur Fabrice Jares a fait une création d’index et un ajout de document.

Nous savons sur quelle armoire, à quelle date et heure, depuis quel poste, et concernant quel dossier

(champ index)

La liste est imprimable grâce au bouton

Si nous sélectionnons maintenant « Suivi d’un dossier », nous obtenons les critères suivants :


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Il faut donc ici renseigner l’armoire dans laquelle se trouve le dossier recherché, puis rentré soit sont

index système, soit sont premier index.

Dans l’exemple, le premier index est « Boudier ».

Le résultat apparaît lorsque l’on clique sur Exécuter :

Dans cet exemple, nous pouvons voir les opérations de l’utilisateur Fabrice Jares sur le document

dont le premier index utilisateur est « Boudier ».


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VIII. Tâches planifiées

A. Tâches d’indexation

Nous rentrons dans le menu des tâches planifiées par le menu administration :

Voici l’interface des Tâches planifiées :

Pour créer une tâche planifiée, cliquer sur

La fenêtre suivante apparait :


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Nous rentrons ici les informations suivantes :

Nom de la tâche

Choix de l’armoire

Tâche à réaliser (indexation totale dans l’exemple)

La planification par jour et par heure

Une action d’indexation est obligatoire pour rendre l’armoire compatible avec une recherche sur

contenu dite « plein texte »

Il s’agit en fait d’indexer dans des dictionnaires spécifiques tous les mots contenus dans les différents

documents et ce afin de permettre une recherche de toutes les instances de ces mots dans telle ou

telle page d’un document.

Indexation totale

Permet une indexation « plein texte » de l’intégralité des documents présents dans le répertoire de

stockage de l’armoire

Indexation incrémentielle

Permet une indexation « plein texte » partielle concernant uniquement les documents qui n’ont pas

été indexés jusqu’à présent.

L’indexation incrémentielle est impossible si une tâche d’indexation totale n’a pas été lancée au

moins une fois sur l’armoire.


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B. Tâches d’import

Ces différentes opérations permettent d’alimenter les armoires de la GED avec soit :

des nouvelles données

des documents

des couples « image + fichier d’indexation »

Import d’index

Permet d’alimenter les données d’une armoire GED avec de nouveaux enregistrements, provenant

d’un fichier texte.

Import d’index et de documents

Permet d’alimenter les données ET les documents d’une armoire GED avec de nouveaux

enregistrements ET de nouveaux fichiers liés.

Remarque : C’est ce type d’import qui correspond aux numérisations par copieur Canon équipe de

l’interface eCopy

Import et indexation zone code-barres

Permet d’alimenter l’armoire avec des documents contenant des codes-barres. Ces documents

seront classés automatiquement dans la GED grâce à la lecture de la valeur contenue dans ce code-

barres

Configuration :

Une tâche d’import de fichier CSV est souvent nécessaire en amont de la tâche d’indexation.

Une fois que des index ont été importés dans l’armoire, il faut configurer la tâche d’indexation code-

barres. Pour cela, créer une nouvelle tâche planifiée :

La tâche doit être « import – Matching zone code-barres »

Renseigner ensuite le chemin contenant les images à importer.


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1 – type de contrôle : sur champ sélectionné

2 – champs à importer et champs de matching : cocher le champ qui va être renseigné par le code-

barres. Si par exemple la valeur du code-barres est le numéro de client, nous cochons le champ

« NUMERO »

3 – doublon : cocher le choix souhaité en cas de doublon.

4 – document existant : cocher le choix en cas d’import de document existant.

Cliquer sur valider


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Ce lien nous ouvre la fenêtre suivante :

Cette fenêtre de numérisation va nous permettre de numériser ou d’importer un document code-

barres de manière à renseigner la zone que l’on veut capturer.

Cliquer alors sur pour importer le document ou sur pour le numériser.


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Le document apparaît alors à l’écran :

Cliquer ensuite sur pour paramétrer la zone à capturer.

L’icône de la souris devient alors une croix de sélection :


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Après avoir capturé la zone, un popup s’ouvre indiquant les coordonnées du code-barres.

Cliquer sur ok et fermer la fenêtre de capture de zone.

Le paramétrage est alors réalisé.

Remarque : Le bouton permet d’ouvrir une fenêtre de paramétrage avancée au niveau de la

lecture du code-barres :

Nous avons un rappel de la position du code-barres capturé, mais aussi le type de code-barres

utilisé :


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La direction de la lecture :

Les longueurs minimum et maximum, la granularité, et la possibilité d’activer le contrôle d’erreur :

Remarque : avant de rentrer dans des paramétrages avancés, il est conseillé de tester avec les

paramètres par défaut.

Import et indexation zone OCR

Cela permet d’alimenter l’armoire avec des documents contenant une zone de texte à emplacement

et taille fixes.

Les documents sont classés automatiquement dans la GED grâce à la lecture de la valeur contenue

dans la zone OCR prédéfinie, en profitant si nécessaire d’une opération de « matching » avec des

valeurs contenues dans les index d’une armoire GED.

Le lancement de l’opération d’import est géré grâce à l’interface des tâches planifiées du module

configuration du webserveur, selon des paramètres particuliers :

Type de contrôle

Matching (O/N)

Champs à importer et champs de matching

Gestion des doublons

Gestion des documents existants


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Remarque : Cette opération nécessite une configuration spécifique réalisée sur le serveur Windows

MultiGest qui permet de définir les spécificités de la zone OCR à importer (emplacement, type,

taille…).

Cette pré-configuration se fait via l’interface de l’outil de numérisation « MultiW »

Exemple de configuration d’une tâche d’import d’index :

Définition du format du fichier d’index :

Définition de 4 facteurs :

- Chemin d’accès au fichier - Séparateur de champ avec ces choix possibles :

- Caractère de fin de ligne (séparateur d’enregistrement)


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- Possibilité de cocher « la première ligne est un descripteur ». Dans ce cas, la première ligne du fichier ne sera pas importée car étant un descripteur de la structure du fichier :

Définition des règles de contrôle des imports :

Définition de 4 facteurs :

- type de contrôle base de données (clé unique, champs sélectionnés, aucun) - contrôle des doublons (seuls les dossiers existants sont traités), sinon : import - gestion des doublons au niveau document image (accepter ou rejeter) - gestion des documents en doublon si accepter » (fusion, rejet ou incrément)


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1 – Type de contrôle :

Cas 1 : Aucun contrôle n’est réalisé et tous les enregistrements seront intégrés à l’armoire

Cas 2 : L’armoire possède au moins une clé unique qui sera utilisée pour contrôler les doublons

(champs grisé quand l’armoire ne possède pas de clé unique)

Cas 3 : L’armoire ne possède pas de clé unique, et il est possible de définir manuellement un ou

plusieurs champs de contrôle des doublons

Cas 4 : Seuls les doublons seront traités, les autres enregistrements seront rejetés

2 – Champs à importer et champs de Matching


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Colonne Présent : les champs cochés sont présents dans le fichier source. L’ordre des champs doit

impérativement être respecté.

Colonne Matching : les champs cochés définissent la clé de contrôle des doublons.

3 – Que faire en cas de doublons

Soit accepter le document, soit le rejeter.

4 – Que faire si le document existe déjà

Fusionner, incrémenter ou rejeter le document

Planification

Il possible de planifier la tâche tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois.


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C. Tâche d’OCR

La tâche OCR permet de réaliser des traitements OCR sur les documents d’une armoire. Cette tâche

se définit avec une heure de début et une heure de fin et s’exécute sur le serveur.

Nous rentrons ici les informations suivantes :

Nom de la tâche

Choix de l’armoire

Tâche à réaliser (OCR dans l’exemple)

La planification par jour et par heure

Remarque : Les tâches d’OCR utilisent toutes les ressources machine. Elles ne doivent donc pas être

planifiées pendant la journée car elles gêneraient la production et la consultation de la GED.

De plus, elles ne doivent pas être planifiées sur plusieurs armoires à la fois : une seule serait traitée.

Le module OCR ERIC Archivage est installé dans le répertoire « [votre répertoire

d’installation]\nef\ocr »

Pour son bon fonctionnement, il est nécessaire de configurer le fichier « ocr_mgest.ini » de

configuration placé dans ce répertoire :

Fichier de configuration :

Remarque : les tâches d’import spool AS400 et spool PDF sont liées à des logiciels spécifiques d’ERIC

Archivage. Nous contacter pour ces options.


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D. Journaux

L’accès aux journaux se fait en cliquant sur

Liste des tâches exécutées ou planifiées Accès au journal actif

Journal actif


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IX. Module Statistiques

Le module statistique est accessible aux administrateurs de l’armoire :

A. Présentation

A la demande de plusieurs clients CG, le développement d’un module statistique était indispensable

dans notre offre :

Suivi de la production

Réalisation d’états statistiques

Justification de l’investissement

Ce module est soumis à licence et est accessible uniquement aux profils administrateurs d’armoire

depuis le menu administration de la page d’accueil.

Pour les clients n’ayant pas cette licence, le module observateur d’évènements reste disponible.

Attention : Ce module ne reprend pas l’historique statistique du client.

La collecte des données statistiques a été revue pour être plus précise. Ces données sont désormais

stockées en base pour des recherches plus rapides.


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B. Structure de l’interface

L’interface se compose de quatre ensembles :

Barre d’outils

Critères de recherche

Rappel de la requête

Résultats

1. Description de la barre d’outils

Exécuter la requête en cours

Nouvel onglet : permet d’ouvrir un nouvel onglet et de ne pas perdre la requête en cours

Export du résultat de la requête vers Excel

Export du résultat de la requête en XML

Lancement du mode graphique et des outils de comparaison

Imprimer les résultats de la requête en cours

Enregistrer la requête en cours


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Choisir et exécuter une requête déjà enregistrée

2. Description de la barre « critères de recherche »

Le point d’entrée pour l’exécution d’une requête est la catégorie. Il est possible de choisir une

armoire, un utilisateur, un groupe ou un type de document du plan de classement :

Puis, il est nécessaire de choisir une période :

Enfin, un intervalle est nécessaire pour l’affichage des résultats :

Attention : L’intervalle ne doit pas dépasser plus de quinze valeurs pour des raisons de lisibilité

d’affichage. Si je fais une requête sur 2 mois, je ne pourrais donc pas prendre comme intervalle le

jour, mais la semaine par exemple.

Nous avons ensuite la possibilité de choisir des filtres de calcul :

Les choix qui seront proposés dépendent de la catégorie choisie en point d’entrée. Exemple : Si le

point d’entrée (la catégorie) est l’armoire, alors le filtre de calcul proposé sera les utilisateurs.


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Enfin, des filtres d’affichage sont proposés :

Le choix des colonnes permet de sélectionner les données recherchées :


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a) Statistiques des dossiers

Nombre de dossiers créés : permet de tracer le nombre de dossiers créés (au niveau index) dans

l’armoire GED

Nombre de dossiers modifiés : permet de tracer le nombre de dossiers modifiés (au niveau index)

dans l’armoire GED

Nombre de dossiers supprimés : permet de tracer le nombre de dossiers supprimés (au niveau

index) dans l’armoire GED

Nombre de dossiers archivés : permet de tracer le nombre de dossiers archivés (au niveau index)

dans l’armoire GED

Nombre de dossiers modifiés par ajout de document : permet de tracer le nombre de dossiers

modifiés par l’ajout de nouveaux documents dans le dossier.

b) Statistiques des documents

Nombre de documents importés : permet de tracer le nombre de documents importés dans

l’armoire GED (PDF, doc etc…) Les documents provenant des banettes sont contenus dans cette

colonne.

Nombre de documents numérisés : permet de tracer le nombre de documents numérisés dans

l’armoire GED

Nombre de documents modifiés : permet de tracer le nombre de documents modifiés (suppression

de page, ajout de pages, ajout de post-it etc …) dans l’armoire GED

Nombre de documents supprimés : permet de tracer le nombre de documents supprimés dans

l’armoire GED (par le clic droit « supprimer ») Les documents découpés (et donc supprimés) sont

aussi pris en compte dans cette colonne.

Nombre de documents ajoutés par découpe : permet de tracer le nombre de documents ajoutés par

le module découpe.

Nombre de documents ajoutés par conversion bureautique : permet de tracer le nombre de

documents ajoutés par la conversion bureautique.

Nombre de pages numérisées : permet de tracer le nombre de pages numérisées dans l’armoire

GED.

Nombre de document provenant des banettes : permet de tracer le nombre de document

provenant des banettes, en post-indexation.

c) Statistiques des consultations

Nombre de documents consultés : permet de tracer le nombre de documents différents consultés

dans l’armoire GED.

Nombre de consultations : permet de tracer le nombre de consultations. Si un document est

consulté plusieurs fois, les multiples consultations seront prises en compte.


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d) Type de documents

Permet d’afficher le nombre de document créés dans l’armoire, par type de document (PDF,

bureautique, courriel, autre)

Le choix des catégories permet de lister et de faire un choix sur la catégorie sélectionnée dans le

point d’entrée. Par exemple, si mon point d’entrée est l’armoire, le filtre catégorie me donnera la

possibilité de sélectionner une ou plusieurs armoires :


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C. Description de la barre « Résultats »

Voici le résultat d’une requête :

Il y a quatre colonnes de résultats, ce qui indique que quatre filtres de calcul ont été sélectionnés

pour la requête :


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Il est alors possible d’afficher le graphique des résultats en cliquant sur le bouton suivant :

Le résultat apparaît alors en graphique :

Il est possible aussi d’avoir ce résultat sous forme d’histogramme. Pour cela cliquer en haut sur le

bouton « graphique » et choisir « histogramme » :

Le résultat apparaît alors sous la forme suivante :


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Le bouton « graphique » nous permet également d’afficher des comparatifs. Il suffit alors de

sélectionner les catégories à comparer (de 2à 5) :

Puis de cliquer sur le filtre de comparaison voulu (les filtres proposés sont ceux qui ont été cochés

dans la rubrique « colonne ») :


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Le résultat est alors de la forme suivante :


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X. Statistiques des bannettes

Depuis la page d’accueil :

Vous accéder à la page résumant les statistiques des bannettes :

A. Barre d’outils :

- Statistiques sur dates

o Date de début : définit le début de la période sur laquelle calculer les statistiques

o Date de fin : définit la fin de la période sur laquelle calculer les statistiques

- Rafraîchir : recalcule les statistiques en temps réel

- Exporter : permet de récupérer la liste de résultats sous format csv

- Imprimer : ouvre une page afin d’imprimer la liste des résultats.

B. Tableau de résultats

- Bannettes : nom de la bannette

- Utilisateurs associés : nombre d’utilisateurs associés à la bannette

- Fichiers actuels

Total : nombre de fichiers présents dans la bannette actuellement

Taille : taille total des fichiers présents

- Numérisés : nombre de documents numérisés sur la période demandée

- Importés : nombre de documents importés sur la période demandée


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- Temps en bannette

Min : document traité le plus rapidement

Max : document traité le moins rapidement

Moy : temps moyen de traitement d’un fichier

- Fichier le plus ancien

Nom : nom du fichier le plus vieux présent dans la bannette

Temps : nombre de jour de présence du fichier le plus ancien dans la bannette

Sous le tableau une ligne de total pour chaque colonne donne une statistique toute bannette.