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GEDGestion électronique de documents
procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.
Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.
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Le but de la GED estd'améliorer l'accès à l'information
La GED permet de :
● Dématérialiser● Structurer l'information● Centraliser, capitaliser et échanger● Rechercher et consulter● Gérer le cycle de vie des documents● Sécuriser l'accès à l'information
= Gain de temps / place, travail collaboratif
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SAESystème d'archivage électronique
Ensemble d'actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d’information.
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Le but du SAE estde garantir la conservation normée et
l’intégrité d’une information Le SAE permet de :
● Recueillir, classer et conserver l'information● Intégrer les règles de gestion● Respecter les contraintes légales d'archivage● Respecter l'intégrité des documents publics
= Conservation optimale des informations
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Numérisation des documents papiers :courrier, facture, bon de livraison...
Enregistrement de documents de travail :bureautique, image, vidéo...
Courriels, pièce jointe
Dépôt
Centralisation
Archivage
Crédits icônes : http://icones.pro
GED
ArchivageCourant
SAE
Archivageintermédiaire
etdéfinitif
Consulter
Partager
Rechercher
Articulation GED / SAE
Inde
xatio
npa
r mét
adon
nées
Enregistrement de documents logiciel métier :Cosoluce...
Enregist
rement
Flux dématérialisés : ACTES, HELIOS, Marchés publics, Parapheur
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Cycle de vie d'une donnée
Archives courantes Archivesintermédiaires Archives historiques
Production du document
Validation du document
Fin d'usagecourant
Échéance légale ou interne
DUA = Durée d'utilité administrative
Record management
Document modifiable
Enregistrement● Attribution référence● Droit d'accès● Workflow de validation
Classement● Plan de classementIndexation● Métadonnées / mots clés
Tableau de Gestion● Fin de la DUA ● Sort finalSignature électronique
Sécurisation● Restriction d'accèsSEDA
L'archive appartient au service producteurL'archive est versée
aux Archives départementales
GED
Crédits icônes : http://icones.pro
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Mise au point
● La GED stocke les archivages courants, le SAE intègre les archives intermédiaires et définitives.
● La GED autorise la modification des documents électroniques, pas le SAE.
● Le SAE n'est pas qu'une sauvegarde, c'est un procédé de conservation des données fiable et fidèle dans le temps.
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Les solutions de GED / SAE
GED SAE
Open Source Propriétaire
Maarch EzgedEzDev
Locarchives
Alfresco IsoflexNovaxel
ArchilandALPI
Nuxeo Xpert ECMAzur technology
AGO
Jahia EliseAchimed
Flora ArchivesEVER Team
KnowledgeTree MultigestEric Archivage
AsalaeAdullact
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Conduite du changement
cette démarche doit être accompagnée d'une méthodologie de travail collaboratif
Informer > Former > Assister
● Impact organisationnel sur la collectivité● Volume croissant des informations
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Les bénéfices● Accès facilité à l'information● Méthode de classement unique● Circulation de l'information● Réduction du volume d'encombrements● Amélioration des droits accès● Diminution des risques de perte● Gain de temps● Réactivité
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L'intérêt pour les collectivités
La GED et le SAE permettent de répondre aux besoins des collectivités en matière de :
● Modernisation de l'administration● Maîtrise des coûts de gestion de l'information● Accès des citoyens à l'information● Réduction des risques juridiques● Respect de la loi sur l'archivage électronique.
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L'intérêt de travailler ensemble
C'est mutualiser nos expériences pour :
● Partager nos connaissances et améliorer l'offre● Réduire les coûts ● Bénéficier de l'expertise et de l'infrastructure des
Inforoutes● Être accompagné sur la formation et l'assistance.
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Sources
● archivage_electronique.pdf / Auteurs R. ABBASSI, C.ABOMO AKONO, S. BOUZIDI, L. DINOMAIS, S. LONGUET, V. RAKIPI, D. SARENAC
● http://www.journaldunet.com/encyclopedie/definition/209/51/20/gestion_electronique_de_documents.shtml● http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_%C3%A9lectronique_des_documents● http://www.aproged.org/index.php/Publications/● http://www.observatoire-du-numerique.fr/● http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/
● Référentiel général de gestion des Archives / Comité interministériel aux Archives de France
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