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CURSO DE PLANIFICACIÓN YORGANIZACIÓN
TERCERA UNIDAD
DOCUMENTOS DE GESTIÓN
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Tema Instrumentos de Gestión de la
Administración Pública.Reglamento de Organización y Funciones.Cuadro para Asignación de Personal.Manual de Organización y Funciones.Inventario y Manual de Procedimientos Texto Único de Procedimientos Administrativos.
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN
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NATURALEZAUnión de 2 o mas personas para el logro de objetivos comunesmediante el uso de recursos
TIPOS DE ORGANIZACIONES
1) Según su Naturaleza Jurídica
* Públicos * Privadas * Mixtas
2) Por sus Resultados o Productos 2.1 Organizaciones que hacen y mueven cosas
- Manufacturas - Pesquería- Agricultura - Construcción- Minería - Transporte
2.2 Organizaciones de Trabajo Intelectual y de servicios* Educación * Religión* Salud * Ideologías* Cultura * Entretenimiento* Científicos * Investigación* Servicios
ORGANIZACIONES – SUNATURALEZA
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Ley Orgánica / Estatuto
Reglamento de Organización y Funciones
Cuadro para Asignación de Personal
Manual de Organización y Funciones
Plan Operativo Institucional
Manuales de Políticas
Presupuesto Analítico de Personal
Manual de Procedimientos
Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA
Guía de Servicios al Ciudadano
FORMALIZACIÓN DE ORGANIZACIONESPÚBLICAS
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Es un documento de gestión que precisa: funciones/ unidades orgánicas/ relaciones funcionales yEs un documento de gestión que precisa: funciones/ unidades orgánicas/ relaciones funcionales y
atribuciones especificas.atribuciones especificas.
ESTRUCTURA DEL ROFESTRUCTURA DEL ROF
INTRODUCCIONINTRODUCCION
INDICEINDICE
GENERALIDADESGENERALIDADES
TITULO PRIMERO : DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES TITULO PRIMERO : DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES
GENERALESGENERALES
TITULO SEGUNDO : DE LA ESTRUCTURA, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES TITULO SEGUNDO : DE LA ESTRUCTURA, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
TITULO TERCERO : DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES TITULO TERCERO : DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
TITULO CUARTO : DEL REGIMEN LABORAL TITULO CUARTO : DEL REGIMEN LABORAL
TITUTLO QUINTO : DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TITUTLO QUINTO : DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
TITULO SEXTO : DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES TITULO SEXTO : DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL
GLOSARIO DE TERMINOSGLOSARIO DE TERMINOS
BASE LEGAL: D.S. N° 043-2006-PCM.BASE LEGAL: D.S. N° 043-2006-PCM.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN YFUNCIONES (ROF)
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Todas las entidades de la Administración Publica deben contar con su respectivo ROF.
La propuesta del ROF de una entidad debe ser el resultad o de un estudio quecomprenda
La disposiciones legales administrativas de creación La factibilidad de implementar la organización propuesta Los principales servicios que corresponda a la organización El sustento técnico de la estructura y funciones
El ROF debe ser empleado como un instrumento de gestión.
Para establecer los tipos de órganos Para establecer campos funcionales Precisar atribuciones funcionales Precisar responsabilidades funcionales Precisar la interrelaciones funcionales
Determinar el régimen laboral Determinar el régimen económico financiero Servir como un instrumento para el proceso de dirección y control
El ROF formaliza unidades orgánicas solo hasta el tercer nivel
CARACTERÍSTICA DEL REGLAMENTO DEORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)
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El ROF tendrá las siguientes características
Debe estar organizado en una forma sistemática
Debe contener información pertinente concreta y clara
Debe ser redactado en términos de fácil lectura y
comprensión
Debe ser presentado e impreso para permitir su fácilmanejo
Su contenido se presentara en títulos,capítulos y artículos
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Comprende las siguientes etapas
FORMULACIÓN
APROBACIÓN
DIFUSIÓN
ACTUALIZACIÓN
ETAPAS DEL DESARROLLO DEL ROF
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Fijación de la naturaleza, finalidad y alcance.
Determinación de las funciones.
Agrupación de las funciones.
Por sistemas. Por proceso administrativo. Por funciones u órganos.
Determinación de la estructura orgánica.
METODOLOGÍAS PARA LA ELABORACIÓN DELROF
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Debe previamente definirse la política institucional sobrelos niveles jerárquicos y sobre los tipos deDepartamentalización.
El diseño de la estructura orgánica debe efectuarse sobre la base de los siguientes criterios.
Objetividad.Simplicidad.Funcionalidad.Flexibilidad.
Economía de recursos.Separación de funciones y atribuciones.
METODOLOGÍAS PARA DETERMINAR LAESTRUCTURA ORGÁNICA
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Órganos de Alta Dirección. Órganos Consultivos. Órganos de Control Institucional. Órganos de Apoyo. Órganos de Línea
Técnicos Normativos de Ejecución. Órganos Desconcentrados.
Estos órganos podrán desagregarse en otras unidadesorgánicas de menor nivel de acuerdo a laespecialización, carga de trabajo, complejidad, servicios yproductos a producir.
LOS TIPOS DE ÓRGANOS SON:
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CRITERIOS PARA EL PROCESO DEDEPARTAMENTALIZACIÓN
Por funciones o propósitos.
Por procesos o técnicas.
Por productos.
Por clientes.
Por territorio.
Por turnos.
Mixtas.
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REFERENCIA : D.S. N° 043-2006-PCM (DIRECTIVA NO 005-82-INAP /DNR)
INTRODUCCIÓN.
ÍNDICE.
TITULO PRIMERO: DE LAS DISPOSICIONES GENERALES Naturaleza jurídica Entidad de la que depende Jurisdicción Funciones generales Base legal.
TITULO SEGUNDO: DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA De la estructura orgánica (asignándoles un código según tipo deórganos.
Funciones de cada órgano y unidades estructuradas
INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DELOS RUBROS QUE CONTIENE EL ROF
http://batiburrillo.redliberal.com/imagenes/Knowledge.jpg
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TITULO TERCERO TITULO TERCERO
De las Relaciones Interinstitucionales.De las Relaciones Interinstitucionales.
TITULO CUARTO TITULO CUARTO
De las disposiciones complementarias y finales.De las disposiciones complementarias y finales.
ANEXO ANEXO
ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL
GLOSARIO DE TERMINOSGLOSARIO DE TERMINOS
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Observar las disposiciones sobre creación, organización yObservar las disposiciones sobre creación, organización yfunciones, referidas al proceso de modernización yfunciones, referidas al proceso de modernización ydescentralización.descentralización.
Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad.Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad. Observar el principio de especialidad.Observar el principio de especialidad. Observar el principio de legalidad de las funciones.Observar el principio de legalidad de las funciones. Todas las funciones y competencias que le competan a la entidad Todas las funciones y competencias que le competan a la entidaddeben ser asignadas a algún órgano de esta.deben ser asignadas a algún órgano de esta.
Cuidar la coherencia entre asignación de competencias yCuidar la coherencia entre asignación de competencias yrendición de cuentas.rendición de cuentas.
La estructura orgánica de una entidad debe guardar equilibrioLa estructura orgánica de una entidad debe guardar equilibrioentre las necesidades de jerarquización de la autoridad y deentre las necesidades de jerarquización de la autoridad y decoordinación entre órganos.coordinación entre órganos.
CRITERIOS PARA ELABORACIÓN DELROF
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NIVELESNIVELES
ORGANIZACIONALESORGANIZACIONALES NIVELES JERÁRQUICONIVELES JERÁRQUICO
1er Nivel1er Nivel ALTA DIRECCIÓN ALTA DIRECCIÓN
2do Nivel2do NivelÓRGANOS DE LÍNEAÓRGANOS DE LÍNEA ÓRGANOS DEÓRGANOS DE
ASESORAMIENTO Y ASESORAMIENTO Y
ÓRGANOS DE APOYOÓRGANOS DE APOYO
3er Nivel3er Nivel
UNIDADESUNIDADES
ORGÁNICAS DEORGÁNICAS DE
ÓRGANOS DE LÍNEAÓRGANOS DE LÍNEA
Unidades orgánicas deUnidades orgánicas de
órganos deórganos de
asesoramiento y deasesoramiento y deapoyoapoyo
NIVELES ORGANIZACIONALES
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El CAP es un documento técnico normativo de gestiónEl CAP es un documento técnico normativo de gestióninstitucional que contiene los cargos necesarios de unainstitucional que contiene los cargos necesarios de unadependencia para su óptimo funcionamiento en base a ladependencia para su óptimo funcionamiento en base a laestructura de la organización vigente, prevista en el ROF.estructura de la organización vigente, prevista en el ROF.
El CAP deberá elaborarse tomando como base el Reglamento deEl CAP deberá elaborarse tomando como base el Reglamento de
Organización y Funciones y la clasificación de cargosOrganización y Funciones y la clasificación de cargosinstitucional vigente.institucional vigente.
El CAP deberá ser utilizado como un documento de previsión deEl CAP deberá ser utilizado como un documento de previsión dela planta orgánica de una Entidad para un periodo definido,la planta orgánica de una Entidad para un periodo definido,asimismo, como un documento de regulación para la previsión deasimismo, como un documento de regulación para la previsión deplazas contenidas en el Presupuesto Analítico del Personal (PAP).plazas contenidas en el Presupuesto Analítico del Personal (PAP).
CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL(CAP)
REF.: D.S. N° 043-2004-PCMREF.: D.S. N° 043-2004-PCM
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Analizar los Objetivos. Analizar los Objetivos.
Determinar las Funciones Básicas.Determinar las Funciones Básicas.
Establecer la Estructura Básica.Establecer la Estructura Básica.
Determinar Actividades Servicios Productos.Determinar Actividades Servicios Productos.
Establecer Planta Orgánica.Establecer Planta Orgánica.
Establecer las Situaciones Diferenciales de los Cargos.Establecer las Situaciones Diferenciales de los Cargos.
Establecer la Nomenclatura de Cargo.Establecer la Nomenclatura de Cargo.
Formular el CAP.Formular el CAP.
METODOLOGÍAS PARA ESTABLECERNECESIDADES DE CARGOS
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CONSIDERAR Y/O ANALIZAR LOS SIGUIENTES FACTORES:CONSIDERAR Y/O ANALIZAR LOS SIGUIENTES FACTORES:
El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cadaEl alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cadaunidad orgánica.unidad orgánica.
Complejidad de estas acciones.Complejidad de estas acciones.
Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debeCantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debe brindar u obtener. brindar u obtener.
Disponibilidad Presupuestal.Disponibilidad Presupuestal.
Hombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a laHombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a la
Unidad Orgánica.Unidad Orgánica.
Dificultad de obtención de determinado personal idóneo paraDificultad de obtención de determinado personal idóneo paradeterminar cargos.determinar cargos.
CRITERIOS PARA DETERMINAR LA NATURALEZA Y CANTIDAD DE LOS CARGOS
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SECTOR: COD:ENTIDAD: Nº HOJA:
0101
0404
0202
Director EjecutivoDirector EjecutivoDirector de Sistema Adua IIDirector de Sistema Adua II
Espec. Planificación IIEspec. Planificación II
Espec. Racionalizac. IIIEspec. Racionalizac. III
0101
02-0502-05
06-0706-07
Total Total
NecesarioNecesarioCargoCargo
EstructuralEstructuralCargoCargo
ClasificadoClasificadoNºNº
OrdenOrden
CUADRO PARA ASIGNACIÓN DEPERSONAL (CAP)
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FORMATO PARA CUADRO DE ASIGNACIÓ DEPERSONAL (CAP)
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1! "#$%&$'#
JERARQUIA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION.
CONCEPTO DEL MOF.
FINES Y USO DEL MOF.
CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MOF.
DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF.
CARACTERISTICAS DE LAS FUNCIONES.
MANUAL DE ORGANIZACIONY FUNCIONES
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Ley Orgánica de Creación.
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones (ROF).
Cuadro para Asignación de Personal (CAP).
Manual de Organización y Funciones (MOF).
Manual de Procedimientos.
ERARQUÍA FUNCIONAL DE LOSDOCUMENTOS DE GESTIÓN
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El Manual de Organización y Funciones, es undocumento normativo que describe las funcionesespecificas a nivel de cargo o puesto de trabajodesarrollándolas a partir de la estructura orgánicay funciones generales establecidas en elReglamento de Organización y Funciones, asícomo en base a los requerimientos de cargos
considerados en el Cuadro para Asignación dePersonal.
CONCEPTO DE MOF
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REFERENCIA LEGAL
DIRECTIVA NO 001-95-INAP/DNR Metología y Lineamientos para formular el MOF
ALCANCE
EL MOF ES OBLIGATORIO PARA TODOS LOS ORGANISMOS DELA ADMINISTRACION PUBLICA.
NORMAS PARA LA FORMULACIÓN DELMOF
NATURALEZA DEL MOF
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Es un documento normativo que describe las funcionesespecificas a nivel de cargo o puesto de trabajo a partir de
la estructura orgánica y funciones generales establecidaspara cada dependencia orgánica en el respectivoreglamento y funciones de la entidad así como a losrequerimientos y nomenclatura de los cargos consideradosen el Cuadro para Asignación de Personal.
NATURALEZA DEL MOF
CARACTERÍSTICA
El MOF no será empleado para crear nuevas unidadesorgánicas distintas a las contenidas en el ROF.
No se utilizara el MOF para crear cargos al margen de losestablecidos en el CAP.
El MOF se elaborará independientemente en cada unidadorgánica establecido en el segundo nivel organizacional.
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Determinar las funciones especificas, responsabilidades,autoridad y requisitos mínimos del cargo dentro de laestructura orgánica de cada dependencia.
Proporcionar información a los trabajadores sobre sus
funciones y ubicación dentro de la estructura generalde la organización así como las interrelaciones formalesque corresponda.
Ayuda institucionalizar la simplificación administrativa. Facilita el proceso de inducción del personal nuevo y elde adiestramiento y orientación de personal en servicio.
FINALIDAD DEL MOF
MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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NATURALEZA
Documentos de gestión que exponen con detalle la estructura y
funciones de la dependencia de la que tratan, lasrelaciones decada unidad y de cada cargo, así como la especificación de laautoridad y responsabilidad inherente al cargo, líneas deresponsabilidad, canales de comunicación, etc.
FINALIDAD
Indicar las funciones básicas de cada unidad, delimitado lanaturaleza y amplitud del trabajo.
Precisar la ubicación de cada cargo dentro de la estructurageneral de la dependencia y sus respectivas funciones
Delimitar la autoridad de las unidades orgánicas y cargos.
Describen las interrelaciones formales y funcionales de lasunidades y cargos al interior y exterior
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Estructura del MOF.
Introducc!n.
Fnaldad alcance.
A"ro#ac!n $ actual%ac!n.
&ase le'al.
O#(et)os.
*ol+tcas.
L+neas de autordad, res"onsa#ldad $ coordnac!n.
Funcones 'enerales.
Or'an%ac!n.
Funcones de las undades estructurales.
Cuadro or'-nco de as'nac!n de car'os.
Funcones es"eccas a n)el de los car'os.
Or'an'ra/a.
CONTENIDO ESQUEMÁTICO DEL MOF
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PRESENTACIÓN (INTRODUCCIÓN)
INDICE (CONTENIDO)
ASPECTOS GENERALES
OBJETO DEL MANUAL
FINALIDAD
ALCANCE
BASE LEGAL
APROBACION (ACTUALIZACIÓN)
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO
CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS
INDICE DE CARGOS
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS
CONTENIDO ESQUEMÁTICO DEL MOF (DIRECTIVA N* ++1,-.,INAP/DNR)
DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF
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O0!$'0!2! &3%04"%40!5 &5 60!$#
DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF
DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF
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Hoja de Especificación de Funciones
(Alternativa A)
1 FUNCIONES ESPECIFICAS !
7
"
&
8 9
$ L!3 &23 ;4& 5& !3'$& &5 (C!0#
&5 &8& '$2&'!%# 34
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Describe acciones a realizar.
Los verbos se presentan en imperativo (acción dinámica).
Su descripción debe ser clara, sencilla. Pero objetiva y lógica.
Seguir la secuencia del proceso administrativo (planea,organiza, dirige, coordina, supervisa, controla).
Describir las funciones en orden de importancia y/o según lasecuencia de su ejecución.
Describir las funciones permanentes y las periódicas.
Describir las atribuciones (aprueba, autoriza, firma, visa, dirige,
participa y opina, selecciona, convoca, etc).
CARACTERÍSTICAS DE LAS FUNCIONES
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FORMULACIÓNFORMULACIÓN
PLANEAMIENTOSPLANEAMIENTOS RE COPILACION DE LA INFORMACIÓNRE COPILACION DE LA INFORMACIÓN ESTUDIO DE ANALISISESTUDIO DE ANALISIS REDACCION DEL PROYECTOREDACCION DEL PROYECTO
APROBACIÓN APROBACIÓN
IMPRESIÓN - REPRODUCCIÓNIMPRESIÓN - REPRODUCCIÓN
DIFUSIÓNDIFUSIÓN
ACTUALIZACIÓN ACTUALIZACIÓN
ETAPAS PARA LA FORMULACIÓN DEL MOF
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Contenido:
Denominación de la unidad orgánica a la cualpertenece el cargo
Denominación del cargo Funciones generales Funciones especificas Líneas de autoridad y responsabilidad Dependencia directa Cargos que supervisan
Requisitos mínimos (especificaciones)
Formación Experiencia Alternativa
MODELO DE OA DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
DIRECTIVAS
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OBJETO
FINALIDAD
ALCANCE
BASE LEGAL
VIGENCIA
NORMAS GENERALES
NORMAS ESPECIFICAS, COMPLEMENTARIOS O TRANSITORIAS
PROCEDIMIENTOS
FLUJOGRAMA
DIRECTIVAS
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
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FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES.
11, F'$!5'!• C#$%!0 "#$ C4!0# & N&"&3'!&3 & B'&$&3
S&0>'"'#3 4 O70!3 &5 &5 M'$'3%&0'#
1=, B!3& L&!5• L& N* =11 – L& G&$&0!5 &5 S'3%&2! &5
P0&34
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1?, R&;4'3'%#3• Con)ocatora ocal $ crono'ra/a "ara
nco $ desarrollo del *roceso dedesarrollo de 0or/ulac!n del Cuadro deNecesdades de &enes $ Ser)cos de laEntdad 1Drect)a u Oco2
•
Cat-lo'o de &enes $ Ser)cosactual%ado.
D40!"'6$• Tres 1342 /eses.
1., E%!
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REFERENCIAS:
Á
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Su aplicación es en todas lasentidades de la AdministraciónPública.
La Ley regula las actuacionesde la función administrativadel Estado y el procedimientoadministrativo común
desarrollados en las entidades.
ÁMBITO Y CONTENIDO
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Es establecer el régimen jurídico aplicable
para que la actuación de la Administración
Pública, sirva a la protección del interésgeneral, garantizando los derechos e
intereses de los administrados y con
sujeción al ordenamiento constitucional y
jurídico en general.
FINALIDAD
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Se sustenta que fundamentalmente en:
P. Legalidad. Debido procedimiento. Impulso de Oficio Razonabilidad. Imparcialidad.
Informalismo. Presunción de veracidad. Conducta procedimental. Celeridad. Eficacia. Verdad material. Participación Simplicidad. Uniformidad Predictibilidad. Privilegio de contratos posteriores.
PRINCIPIOS
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Son las declaraciones de lasentidades que, en el marco denormas de derecho público,están destinadas a producirefectos jurídicos sobre losintereses, obligaciones oderechos de los administradosdentro de una situación
concreta.
ACTOS ADMINISTRATIVOS
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Son el conjunto de actos y diligenciatramitadas en las entidades,
conducentes a la emisión de un actoadministrativo que produzca efectos jurídicos, individuales oindividualizables sobre intereses,obligaciones o derechos de los
administrados.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
CALIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
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Procedimientos de aprobación automática. De evaluación previa por la entidad.
Silencio Positivo.
Silencio Negativo.Cada entidad señala estosprocedimientos en su Texto Único deProcedimientos Administrativos TUPA.
CALIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
PLAZO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
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30 DIAS HÁBILESSALVO DISPOSICIÓNPOR LEY O DECRETOLEGISLATIVO .
PLAZO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
DE EVALUACIÓN PREVIA
LEGALIDAD DEL PROCEDIMIENTO
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Los procedimientos requisitos ycostos administrativos seestablecen por la máximaautoridad de la entidad.
Los procedimientos deben sercompendiados y sistematizadosen el TUPA, y aprobados por laentidad.
Incurre en responsabilidad laautoridad que procede de modo
diferente.
LEGALIDAD DEL PROCEDIMIENTO
CONTENIDO DEL TUPA
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Todos los procedimientos de iniciativa de parte que se requieranpara satisfacer los intereses, los derechos de los administrados – querequieran pronunciamiento de la entidad y cuya exigencia cuentecon respaldo legal expresado en el TUPA.
Descripción clara y taxativa de todos los requisitos. La calificación de cada procedimiento (evaluación previa oaprobación automática.
Los supuestos en que procede los derechos de tramitación, conindicación de monto y forma de pago, expresado en UIT. Las vías de recepción para acceder a los procedimientos. La autoridad competente para resolver en cada instancia y losrecursos a interponerse .
Los formularios que se sean empleados durante la tramitación
NOTA.- El TUPA también incluirá la relación de aquellos serviciosprestados en exclusividad por las entidades
CONTENIDO DEL TUPA
APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL TUPA
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El TUPA es aprobado por lamáxima autoridad en laentidad.
Cada 2 años las entidades estánobligadas a publicar el integrodel TUPA y cuando seintroduzcan modificaciones.
APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL TUPA
FORMATO NUEVO – TUPA
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Ref.: DS Nº 0!"!00#"PCM