1Google Apps應用服務可以為我做什麼?
� 平衡工作與生活。
� 了解 Google對工作的幫助,用 Google輕鬆完成公司每天的商業活動,例:開會、找資料、
寫計劃、上台報告、目標管理、工作進度管理、時間管理、工作日誌、拜訪客戶、客服電話、
重要數據⋯,將每一天的商業活動,與 Google應用服務串連在一起。
� 了解「時間管理」的重要思維,合理分配時間,提早下班不加班。
� 用 Google架設網站,Google+建立與粉絲的互動,創造品牌價值與提高收益。
� 把休閒活動也整合進來,自由切換時間,放鬆心情。
ACV028200.indb 1 2013/7/11 上午 12:17:48
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應用服務大解密
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應用服務可以為我做什麼?
現代人的生活離不開網路,網路幫我們工作與生活更精彩,Google推出的 Apps應用服務就像是一個小幫手,工作與生活中的大小事情都可以透過 Google幫忙處理,讓我們節省更多時間,彈性自由自在的生活,達到工作與生活的平衡。
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Google辦公,樂在其中1-1
雲端的時代,人與人之間的互動經常會透過各種雲端軟體,可以用上圖比喻,A透過電腦、智慧型手機、平板電腦等終端設備,接上網路後即可使用 Google Apps應用服務平台(Application software),透過 Google Apps應用服務平台即可與 B互動。
最常見的互動方式就是 E-mail,A寄一封 E-mail給 B,雙方就可以有資訊交流,產生互動。
網路購物也是相同的概念,A上網搜尋商品,貨比三家後,決定向 B詢問,只要產品品質與價格符合自己的期待,就可以向 B下訂單,中間也是透過網站平台才達成交易。
A B
ACV028200.indb 2 2013/7/11 上午 12:17:52
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應用服務可以為我做什麼?
除了區分輕重緩急,也該思考那些是我份內的事,那些不是?那些是一定要我
做,非我不可?否則可以請別人協助您。
每天、每週可以檢視您的時間都花在那一個象限?時間在那裡,成就就在那裡,
因此可以適度拒絕一些工作,讓自己時間更充裕。
(5)執行力
優先執行重點工作,由於中小企業的資源、人力、時間有限,在這些限制的情況
下,不要成為完美主義,容忍不完美的存在,我自己的原則是達到 70分水準就往前推進工作,如果沒有嚴重問題,先上市再逐項修正達到完美的境界。
(6)檢查
想一想時間浪費在那裡了?工作所需的知識與技能不夠?是否今日事今日畢?是
否有抓重點工作?
有些上班族,上班打開電腦,就連上社交網站,開始閒逛,對於今天要做什麼工
作也沒規劃安排,安排好了也不執行,浪費時間在網路聊天,或是看與工作無關
的網路文章、影片,都是造成工作沒績效,下班前工作還沒做完的問題。
我們在工作上所面臨的問題,在這世界上己經有人想出很棒的解決方法,所以建
議別自己想了,因為就是自己不知道,才會是問題,只要上網搜尋相關資訊、買
書來看,用別人證明有效的方式來做,再加上自己的經驗、現況不同微調,就可
以有很棒的效果。因此,要先找對工作方法,再來提升工作效率,不再加班受累。
如何避免盲忙茫呢?盲目、忙碌、茫然是我們要避免的工作方式,要從工作中反
思、檢討與改進,這是很重要的提升自己的過程,「成功者找方法,失敗者找理
由」,我們可以經常自問:我們投入的時間和產出是否呈正比?效率不佳的原因
是什麼?如何改進?是否有更好的做事方式?
針對重要的事情,想辦法在自己身心狀態最佳的高效率時段處理,有些人是早上
最有效率,可以進行複雜的規劃與思考,有些人是晚上最有效率,把那些最重
要、最有價值的工作,分配到您最佳的時間段去完成,也是一個關鍵作為。
找出自己做事的標準流程,有些事情只要把方法寫下來,放到雲端,下次再做
時,有一個可以參考的標準流程,效率自然提升,筆者寫書時就有建立一個標準
流程,把該注意的事項記下來,寫作過程的心得,下次要再寫書時,只要開啟這
個檔案,就能很快的回到上一次的工作水平。
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用Google
串連公司與客戶
1-4─
提升工作技巧很重要,如果您對於軟體工具很熟,則效率就會大幅提升,例:
WORD有目錄自動編排功能,懂這個技巧,編排目錄不到 10秒,如果要修改目錄也是 3秒鐘的事情,但不懂的人就要花 30分鐘,每改動一個標題、頁數變動,又要再花 30分鐘整理目錄,兩者效率相差 180倍。
3. 工作與生活的平衡
當我們能在預定的工作時間內能達成目標,就表示工作成效佳,多出來的時間就
可以減少不必要的加班,有更多的時間與家人相處,投入休閒活動,增加生活的
體驗。
下班後要享受多重身份帶來的成就感,在現實世界有一份職業,在虛擬世界又是
另一個身份,例:美食部落客,不同的世界,一樣的精彩。
本書將告訴您如何運用 Google雲端應用服務把事情做好,有效率的管理時間與工作。
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用 Google串連公司與客戶1-4
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Gm
ail
這樣最好用
規則 1: 簡單不複雜的信件,盡量當場立即回信,回信所需花費的時間:閱讀、思考、寫信回覆。若需要較長時間思考或找資料才能回覆,無法當場回信,則可以用
Gmail列入「工作表」,一有空閒就看一下「工作表」,立刻處理信件,減少信件累積。
規則 2: 依寄件人、主旨,判斷是否閱讀此信,通常時間不超過 5秒,省略不重要的信不讀。
規則 3: E-mail文章分段書寫不要連續書寫太長的文章,這樣收件者很難閱讀,建議以條列示書寫,文字簡單、易讀,要在 20行以內結束交待清楚。
規則 4: 準備 2個選項讓對方回覆,減少 E-mail往返次數。例:我有空的時間 a或時間 b,請您選一個合適的時間。
規則 5: 信件不一定要分類,因為分類很佔時間,可以善用搜尋引擎,輸入關鍵字找尋信件也是很有效率。
Tips 使用 E-mail的幾個重要原則
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同時使用多個 Google帳號3-5
若同時擁有超過一個 Google帳號時,可以使用多帳號登入,即可在同一瀏覽器自由切換帳戶。
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01 點選新增帳戶
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多個G
轉寄到同一個收件人
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02 輸入帳密
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03 帳戶切換
點選帳戶名稱,即可切不同帳號的畫面。
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多個 Gmail轉寄到同一個收件人3-6
Gmail帳戶轉寄管理
幾乎每個人都有一個 Gmail帳戶,但因為工作需求而擁有多個不同帳戶,變成每天都必須登入數個帳戶檢查是否有信件,此時可以使用 Gmail的轉寄功能,把所有Gmail轉寄到其中一個常用信箱,即可省去登入多個帳號的麻煩。
第 1個帳戶
第 2個帳戶
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銷售網站~
與網拍整合應用
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6-4-9 加入品牌標誌 Logo,創造獨特識別證
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01 進入管理協作平台
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02 變更標誌
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社團網站~
踴躍報名活動,人氣強強滾!
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05 完成頁面
6-5-10 公開社團「日曆」,活動聚會一清二楚
社團總是有不少活動,使用 Google日曆的好處:
1. 秘書記下社團每月的活動行程,放置網站讓會員查看。
2. 使用日曆邀請會員參加活動、會議,由日曆自動統計出席人數。
3. 對內部:公司成員互相分享日曆,方便了解彼此成員的時間安排情況。
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01 進入日曆
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7我的網站排名在第一頁
終於架設好網站了!網站的目的是影響訪客的購買決策,首先要了解消費者的購買
決策過程,如下圖所示,消費者來到「搜尋引擎」,輸入「關鍵字」,關鍵字帶出「前
三頁網頁」,這是消費者最多接觸的網頁,因此網站的目的就是要排入前三頁,才能
進入消費者評估的過程,這個階段我們稱為「導入流量」,流量愈多愈好。
有了流量人潮進入網頁,接下來就是網頁要有足夠的吸引力讓消費者產生「消費活
動」,例:線上訂購、參加活動,這個階段我們稱為「成交率」,當然成交率愈高愈 好、消費的金額愈多愈好。
導入流量是首要條件,如何建立持續增加的流量,有以下三個原則:
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讓訪客可以輕鬆的找到您的網站。例:好記的站名、關鍵字佈局完整。
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讓訪客很滿意瀏覽網站的經驗,覺得很有收獲。例:視覺很舒服、文章新奇有趣。
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必須讓訪客有強烈的意願再度造訪,或是告訴其他朋友。例:社群互動、經常更新文章。
透過上圖可以清楚知道架設網站的目的與消費者決策過程,就是為了讓訪客能看
到,進而達到銷售目的,所以網站設計的邏輯如下:
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活用G
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分析,掌握客戶行蹤
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05 訪客流量
� 目標對象→訪客流量。
� 來自台灣的訪客 740位,主要集中在「專利拉筋凳」網頁,共有 286次造訪。有 252次落跑,主要是在網頁設計直接連結到 Yahoo拍賣,讓客戶看到拍賣賣場評價、產品價格、網友評價,讓客戶知道我們不是詐騙集團,拍賣賣場經營的信用度高,可以放
心跟我們購買產品。
7-3-4 流量來源分析
學習重點:
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認識三種流量:搜尋流量、推薦流量、直接流量。
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客戶為什麼想來店面?想找什麼東西?在網路上則是輸入什麼關鍵字來的?
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社交來源報表:快速瀏覽對您品牌重要的社交網路、查看哪些網路為您帶來流量、透過圖表來呈現訪客從社交網路來到您網站的過程、根據社交來源,找出最
適合您網站的社交平台。
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01 流量來源總覽
1. 總共有 939人造訪網站,其中有 51.44%的訪客是透過搜尋引擎、16.4是透過推薦連結、32.16%是直接流量,例:直接輸入網址、把網址加入我的最愛,屬於老客戶,此比例愈高愈好。
2. 那 51.44%的訪客在搜尋引擎是打什麼關鍵字呢?可以看出約 36%是「拉筋凳」有關。
3. 若點選拉筋凳,則可以看到更詳細的報表。
ACV028200.indb 21 2013/7/11 上午 12:25:15
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開通G
oogle+
,將訪客變粉絲
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06 新增專頁封面圖片、標誌、介紹、E-mail
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07 完成頁面
專頁和個人的 G+是為獨立個體,因此社交圈部分也是獨立分開。
Tips
ACV028200.indb 5 2013/7/11 上午 12:25:41
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9-2
9打造雲端辦公室,提升10
倍效率
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月租型雲端 ERP,公司獲利新武器9-1
9-1-1 台灣雲端產業發展新趨勢
雲端運算近年來快速發展,以往企業花費數千萬的資金投入機房設備、頻寬、IT維護人員等費用,資源的使用率不到 15%,有將近 85%的資源白白浪費了。
資策會MIC預估台灣雲端運算市場規模將從 2009年的 153億台幣成長至 2014年的412億台幣,年複合成長率達 21.8%,雲端運算產業將快速成長。
經濟部在 2010年 4月經院會核定通過「雲端運算產業發展方案」,「雲端運算產業發展方案」規劃以 5年共 240億元經費,目標達成雲端服務應用體驗 1,000萬人 次、帶動企業研發投資 127億,促成投資(含製造、服務)新台幣 1,000 億、新增就業人口 5萬、雲端運算產值計達 1兆,讓台灣以運用雲端新科技,創造智慧好生活,朝科技強國之路,邁開大步。
「雲端運算產業發展方案」中,為了推動「中小企業運用雲端服務」,成立了 「雲
端服務推廣中心」 (http://cloud.moeasmea.gov.tw),有興趣的讀者可以上網查看相關資料。
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