La revisione contabile per cicli
Auditing - Fondamenti di revisione contabileLuciano Hinna, William F. Messier Jr. Copyright © 2007 – The McGraw-Hill Companies srl
I principali documenti giustificativi emessi con il ciclo vendite
• la conferma d’ordine• il documento di trasporto• il packing list• la fattura• la RIBA• la nota di credito
Le principali documenti di riepilogo interni
• libro giornale generale e sezionale• conti di mastro clienti, ricavi, iva• conti analitici intestati al cliente
La valutazione del rischio inerenteFATTORE DI RISCHIO ERRORE POTENZIALE CLASSI DI VALORI
CORRELATE
Importanza della affidabilità dei tempi di consegna per le imprese clienti
Ritardo nelle consegne e conseguente richiesta di penali e/o restituzione della merce spedita
-Resi su vendite- fondo rischi penali contrattuali
Tasso elevato di natalità/mortalità delle imprese nel settore di sbocco
Errata valutazione del rischio di solvibilità delle imprese clienti
- Fondo svalutazione crediti verso clienti
Numerosità dei listini prezzi e delle scontistiche
Sottofatturazione per errata applicazione dei listini
- Ricavi e crediti verso clienti
Varietà dei prodotti ceduti Spedizione di beni non conformi alle richieste
- Resi su vendite
Presenza di clausole contrattuali che definiscono premi in funzione di target di acquisti
Sottostima accrediti per premi passivi a favore della clientela
- Premi passivi
Valutazione del sistema di controllo
• Raccolta e/o disegno delle procedure• Analisi delle procedure• Verifica delle debolezze mediante appositi test
La documentazione del sistema di controllo interno: il flowcharting
I documenti
documento
Documento predispostoin questa funzione
Tabulato, registro, libro giornale
Copie multiple di documenti
I simboli
Flusso di documenti
Flusso di informazioni
Il documento esce dall’azienda
Alternative al flusso didocumenti
Separata prosecuzione di documenti
La documentazione del sistema di controllo interno: il flowcharting
Le verifiche sui documenti Le modalità di archiviazione
s
i
v
a
Firma di documento(signed)
Iniziali (nome e cognome)su documento
Lettura documento (v)
Aggiunta informazioni al documento (added)
I documenti sono confrontati
I documenti sono abbinati fisicamente
Abbinati e confrontati
Il documento è distrutto
A
A
A
Archivi cartacei permanenticon ordinamento A (alfabetico)N (numerico) D (cronologico)
Archivi cartacei permanenticon ordinamento A (alfabetico)N (numerico) D (cronologico) conperiodica verifica di completezza
Archivi cartacei temporaneicon ordinamento A (alfabetico)N (numerico) D (cronologico)
La formalizzazione della procedura del ciclo attivo
Un caso di studio
Gli obiettivi del controllo interno per il ciclo vendite
La suddivisione dei compiti
I rischi di controllo connessi alla suddivisione dei compiti
Il sig Verdi approva un ordine di acquisto emesso dal Sig. Rossi, suo
amico. L’ordine viene evaso e fatturato. I due amici sono
d’accordo che Rossi non pagherà mai la fattura e venderà la merce,
dividendo con Verdi i guadagniIl sig Neri d’accordo con Bianchi,
prepara i documenti per la spedizione merce senza che sia
stato ricevuto un ordine. Neri non emette fattura e la contabilità non
rileva il credito insolutoIl sig Sandri, responsabile della COGE e della contabilità clienti,
d’accordo con Bianchi, annulla un suo debito passandolo a perdita. In
questo modo nessuno potrà più accorgersi dell’insoluto esaminando
le scrittureIl sig Franchi, addetto agli incassi ed alla contabilità cliente, intercetta un
assegno girandolo a se stesso. Successivamente riduce il credito verso cliente girandolo a perdita,
non registrando, quindi, il pagamento
I rischi di controllo connessi alla suddivisione dei compiti
Il sig Conti, responsabile commerciale, richiede di
prefatturare a dicembre ordini per merce già pronta, ma non ancora
consegnata. Ciò allo scopo di raggiungere il suo target di
fatturato
La funzione commerciale dovrebbe essere separata
dalle funzioni credito, gestione ordini, spedizione
e fatturazione
Possibilità di alterare i ricavi di vendita ed i crediti
per perseguire obiettivi personali
Separazione delle mansioni Possibili errori o frodi
Il caso Tempcon
I test sulla sostanza
Le lettere di conferma esterna• Inviate a soggetti esterni, come i clienti, per la
richiesta di conferma saldi, generalmente, al 31/12• Formula “positiva”, “negativa” e”in bianco”
– Quella in bianco risulta essere + onerosa per il cliente, ma + efficace per il processo di revisione
• Critiche alla procedura di circolarizzazione– Bassi tassi di risposta– Comportamenti del tipo “say yes”– Opportunismo dei clienti tendente alla sottostima del
credito
I prospetti di riconciliazioneESTRATTO CONTO CLIENTE ABC 1230 €
Fattura nr.142 del 21/12/0X da ricevere - 150 €
Fattura nr.133 del 20/11/0X da inviare ad altro destinatario
- 80 €
Assegno datato 28/12/0X da ricevere - 100 €
Nota di credito nr 32 del 22/12/0X non ancora ricevuta dal cliente
+ 90 €
SALDO CONFERMATO DAL CLIENTE ABC
990 €
ESTRATTO CONTO CLIENTE 1230 €
SALDO CONFERMATO990 €
Fattura nr 142 -150 € Nota di credito nr 32 -90
Fattura nr. 133 - 80 €
Assegno da ricevere -100 €
Totale a pareggio 900 € Totale a pareggio 900 €