UNIVERSITATEA
„1 DECEMBRIE
1918”
ALBA IULIA
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1
COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1
AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:
Page 1 of 12
AUDIT INTERN
NR. 3
Data: 11.12.2014
Pag.:
PS-03_F-04 APROBAT DCMCSI Conf. univ. dr. TRIF Letitia
RAPORT ANUAL PRIVIND
AUDITUL INTERN DE CALITATE (In conformitate cu SR EN ISO 9001:2008)
STRUCTURA AUDITATĂ:
Facultatea de Istorie şi Filologie,
Facultatea de Drept şi Ştiinţe Sociale
Facultatea de Ştiinţe Economice
Facultatea de Ştiinţe Exacte și Inginerești
Facultatea de Teologie Ortodoxă
Centrul de Învăţământ la Distanţă, Frecvenţă Redusă şi Formare Continuă
Centrul pentru Informare, Consiliere și Orientare în Carieră
Serviciul Social -Cantina UAB
Serviciul Social –Căminele Studențești
Biblioteca UAB
Școala Doctorală UAB
Centrul de Relații Internaționale
MISIUNEA DE AUDIT INTERN: Sistemul de Management al Calităţii ISO 9001:2008
UNIVERSITATEA
„1 DECEMBRIE
1918”
ALBA IULIA
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1
COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1
AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:
Page 2 of 12
1. Tipul auditului: Audit de conformitate/ audit de regularitate.
2. Domeniul auditului: Elementele/ Compartimentele/ Procesele auditate:
Facultatea de Istorie şi Filologie, Facultatea de Drept şi Ştiinţe Sociale, Facultatea de Ştiinţe Economice,
Facultatea de Ştiinţe Exacte și Inginerești, Facultatea de Teologie Ortodoxă, Centrul de Învăţământ la
Distanţă, Frecvenţă Redusă şi Formare Continuă, Centrul pentru Informare, Consiliere și Orientare în Carieră,
Serviciul Social -Cantina, Serviciul Social –Căminele Studențești, Biblioteca, Școala Doctorală, Centrul de
Relații Internaționale din cadrul Universității ”1 Decembrie 1918” din Alba Iulia.
3. Scopul: verificarea prin sondaj a unor activități didactice şi extradidactice din cadrul structurii auditate, în
ceea ce privește respectarea condițiilor de legalitate, eficacitate, de a adăuga valoare prin formularea
recomandărilor, iar în cazul identificării unor neconformităţi, de a se corecta.
4. Obiectivele auditului: Identificarea gradului de conformitate a Sistemului de Management al Calității ISO
9001: 2008, la nivelul structurilor de audit menționate la punctul 2.
5. Documente de referinţă/Baza legală: Decizia 1466/19770 din data de 11.11.2014, emisă de Rectorul
Universităţii „1 Decembrie 1918” Alba Iulia, prof. univ. dr. ing. BREAZ Valer Daniel; Planul de audit intern
pentru anul 2014, aprobat de conducerea instituţiei; Programul de audit intern pentru anul 2014, aprobat de
conducerea instituţiei; Legea Educaţiei Naţionale numărul 1 din 2011; Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului
numărul 75 din anul 2005 privind asigurarea calităţii educaţiei cu modificările ulterioare; Ordinul Ministrului
Educaţiei şi Cercetării numărul 3.928 din 21.04.2005 privind asigurarea calităţii în învăţământul superior;
Anexei la Ordinul Ministrului numărul 3.928 din 21.04.2005; Ghidul activităţilor de evaluare a calităţii
programelor de studii universitare şi a instituţiilor de învăţământ superior elaborat de Agenţiei Române de
Asigurare a Calităţii în Învăţământul Superior (ARACIS); Raportul ARACIS din anul 2009 pentru evaluarea
instituțională UAB, Standardului ISO 9001:2008 (SR EN ISO 9001:2008) privind Sisteme de Management al
Calităţii. Cerinţe; Cerinţe Standardului ISO 19011:2002 (SR EN ISO 19011:2002) privind Sisteme de
Management al Calităţii. Cerinţe Manualul Calităţii (MC) şi Procedurilor elaborate de Centrul pentru
Managementul Calităţii şi Strategie Instituţională din cadrul Universităţii „1 Decembrie 1918” Alba Iulia;
Legea nr. 16 din 02.04.1996 a arhivelor naţionale, Regulamentelor interne ale Universităţii „1 Decembrie
1918” Alba Iulia.
6. Perioada auditată: anul universitar 2013-2014
7. Durata acțiunii de audit: 07.04-11.04.2014 și 17.11-21.11.2014
UNIVERSITATEA
„1 DECEMBRIE
1918”
ALBA IULIA
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1
COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1
AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:
Page 3 of 12
8. Constatări:
A. Faculțățile Universității ”1 Decembrie 1918” din Alba Iulia
A.I. INTRODUCERE
În cea mai mare parte, principalele documente ale activităţii didactice şi administrative sunt întocmite
conform reglementărilor, respectiv, cerinţele Manualului Calității.
Obiectivele misiunii pentru Facultățile UAB:
1. Ocuparea posturilor vacante din statele de funcţii ale FSEI;
2. Modul de creştere a caracterului interactiv al prelegerilor, în acord cu identificarea a noi modalităţi de
motivare a studenţilor pentru învăţare / Impactul Ghidul metodologic de pedagogie universitară elaborat de
Centrul de Analiză şi Dezvoltare Pedagogică
3. Verificarea existenței oportunităţilor din partea angajatorilor în scopul susţinerii şi îmbunătăţirii activităţilor
de practică, inclusiv în ceea ce priveşte, perioada, durata şi finanţarea acesteia.
4. Colaborarea cu angajatorii în vederea creşterii competenţelor complementare ale absolvenţilor
5. Adaptarea / diversificarea programelor de studii existente în scopul creşterii abilităţilor absolvenţilor pentru
a comunica în limbi de circulaţie internaţională.
6. Gradul de implicare a studenţilor alături de cadrele didactice – acolo unde nivelul cercetării şi pregătirea
studenţilor o permite – în cercetarea ştiinţifică.
A.II. Constatări și Recomandări
La nivelul obiectivelor misiunii de audit aspectele constatate se prezintă astfel:
A1.1. Facultatea de Istorie și Filologie
În cea mai mare parte, obiectivele auditate specifice Facultății de Istorie și Filologie sunt conforme cu
documentele de referinţă şi/ sau baza legală.
Totuși la nivelul obiectivului nr. 2 Modul de creştere a caracterului interactiv al prelegerilor, în acord cu
identificarea a noi modalităţi de motivare a studenţilor pentru învăţare/ Impactul Ghidul metodologic de
pedagogie universitară elaborat de Centrul de Analiză şi Dezvoltare Pedagogică, s-a constatat faptul că în
timpul misiunii de audit nu s-a putut analiza Procesul Verbal al CEAC de la nivelul Departamentului. De
asemenea s-a constat faptul că există cadre didactice care au o medie ponderată de apreciere din partea
studenților sub 2,5.
În consecință s-a întocmit un Raportul de neconformitate minoră, respectiv, au fost iniţiate 1 Recomandare, 2
acţiuni preventive şi 1 acţiune corectivă, astfel:
Recomandare: Contactul cu cadrele didactice care au o medie ponderată de apreciere din partea studenţilor
sub 2,5 şi urmărirea îmbunătăţirii activităţilor didactice derulate cu studenţii (la DLR/LM), respectiv, a
Cerinței ISO nr. 6.2 Resurse umane.
Termen: 30.01.2015.
UNIVERSITATEA
„1 DECEMBRIE
1918”
ALBA IULIA
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1
COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1
AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:
Page 4 of 12
Acţiune corectivă 1: Întrunirea CEAC pentru consemnarea activității acesteia, corespunzător standardelor
ARACIS (termen limită: 15.07.2015) și a Cerinței ISO nr. 7.2 Procese referitoare la relația cu clientul.
Acţiune preventivă 1: Monitorizarea din partea Compartimentului de Audit Intern a activităţii CEAC în anul
universitar 2014-2015, cu avizarea aferentă din partea Facultăţii de Istorie şi Filologie prin Secretariat (termen
limită: 15.07.2015).
Acţiune preventivă 2. Monitorizarea din partea Compartimentului de Audit Intern a derulării recomandării
nr. 2 (termen limită: 1 martie 2015).
Responsabili:
- Compartimentul de Audit Intern
- Director DIAM
- Director DLR/LM.
A1.2. Facultatea de Drept și Științe Sociale
Majoritatea obiectivelor auditate specifice Facultății de Drept și Științe Sociale sunt conforme cu documentele
de referință şi/ sau baza legală.
Însă în urma analizei obiectivului nr. 1 Ocuparea posturilor vacante din statele de funcții ale FDSS s-a
constat faptul că există o situație de divizare a unei activități didactice în 2 posturi distincte. În acest sens s-a
propus următoare recomandare:
Recomandare nr. 1: Pentru întocmirea statelor de funcții se recomandă evitarea divizării unei activități
unitare (e.g. curs, seminar) în 2 posturi distincte care au și moduri de ocupare diferite (i.e. TNB şi PO), pentru
eficientizare a procesului de învățământ, respectiv, îndeplinirea Cerinței ISO nr. 7.2 Procese referitoare la
relația cu clientul, nr. 7.3 Proiectare dezvoltare, nr. 4.2.3 Controlul documentelor ;
Termen: permanent.
A1.3. Facultatea de Științe Economice
În cea mai mare parte, obiectivele auditate specifice Facultății de Științe Economice sunt conforme cu
documentele de referință şi/ sau baza legală. S-au constat însă, la nivelul obiectivului nr. 1 Ocuparea
posturilor vacante din statele de funcții ale FSE, unele neconcordanțe între domeniul de doctorat, conform
diplomei de doctor, şi unele discipline susținute de o parte din cadrele didactice titulare (i.e. post nr. 5, 12 şi
24). Totuși situația este compensată însă cu studiile şi cărțile de specialitate publicate în domeniul disciplinei
predate.
Recomandare nr. 1: Completarea şi actualizarea dosarelor personale şi depunerea acestora la Departamentul
de Științe Economice și Gestiunea Afacerilor, pentru eficientizarea procesului de evaluare și a Cerinței ISO
nr. 4.2.3 Controlul documentelor.
Termen: Până la 1 februarie 2015
A1.4. Facultatea de Științe Exacte și Inginerești
Majoritatea obiectivelor auditate specifice Facultății de Științe Exacte și Inginerești sunt conforme cu
documentele de referință şi/ sau baza legală.
UNIVERSITATEA
„1 DECEMBRIE
1918”
ALBA IULIA
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1
COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1
AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:
Page 5 of 12
Totuși o parte dintre cadrele didactice care desfășoară activități didactice din posturi superioare la plata cu ora
aferente Statului de funcții al DSEI nu au utilizat macheta specifică din Metodologia de ocupare a posturilor
didactice.
Recomandare nr. 1: Pentru eficientizare procesului de evaluare și îndeplinirea cerinței ISO nr. 7.3 Proiectare
dezvoltare, se recomandă completarea şi actualizarea dosarelor personale şi depunerea acestora la DSEI și
Serviciul Personal.
Termen: 01.02.2015
Cu privire la Obiectivul nr. 5. Adaptarea / diversificarea programelor de studii existente în scopul creşterii
abilităţilor absolvenţilor pentru a comunica în limbi de circulaţie internaţională s-a constatat faptul că deși
există informații în limba engleză cu privire la programul de studiu Computer Science pe site-ul UAB, totuși
pe site-ul Departamentului nu există o prezentare detaliată a acestui program în limba română și limba
engleză.
Recomandare nr. 2: Reliefarea detaliată pe site-ul Departamentului de Științe Exacte și Inginerești a
programului de studiu Computer Science, astfel încât studenții străini și români să aibă posibilitatea să se
informeze cu privire la planul de învățământ, competențele dobândite, etc. –îndeplinirea Cerinței ISO nr. 7.2
Procese referitoare la relația cu clientul.
Termen: 27.02.2015.
A1.4. Facultatea de Teologie Ortodoxă
În cea mai mare parte, obiectivele auditate specifice Facultății de Științe Economice sunt conforme cu
documentele de referință şi/ sau baza legală. Însă, s-a constat faptul că la nivelul obiectivului nr. 1 Ocuparea
posturilor vacante din statele de funcții ale FTO, documentele justificative necesare pentru posturile de
promovare nu există în totalitate.
Recomandare: Pentru îndeplinirea Standardelor ISO nr. 4.1 Cerințe generale și nr. 4.2.3 Controlul
documentelor, cadrele didactice care solicită post de promovare este recomandat să depună documentele
justificative, in termenul stabilit.
Termen: permanent
B. Centrul de Învățământ la Distanță, Frecvență Redusă și Formare Continuă - CIDFRFC
B.I. INTRODUCERE
În cea mai mare parte, principalele documente ale activităţii didactice şi administrative sunt întocmite
conform reglementărilor, respectiv, cerințele Manualului Calității.
Obiectivele misiunii pentru CIDFRFC:
1. Constituirea posturilor didactice
2. Încadrării fiecărei specializări cu personal de strictă specialitate,
3. Numărul de studenţi de la forma ID repartizați unui tutore
UNIVERSITATEA
„1 DECEMBRIE
1918”
ALBA IULIA
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1
COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1
AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:
Page 6 of 12
4. Succesiunea logică, în acord cu conţinutul disciplinelor, a întâlnirilor şi temelor de control la forma de
învăţământ ID.
5. Modul de redactare diferenţiată a materialelor didactice - pentru studenţi – în spiritul tehnologiei
specifice ID.
6. Organizarea de schimburi de experienţă cu parteneri externi
7. Platforma ID (aspecte tutorial - didactice, de secretariat, precum şi privitor la raporturile financiare
individuale ale studentului cu instituţia), precum şi creșterea autonomiei (inclusiv financiare) a
Departamentului ID
8. Analiza evidenţierii unui capitol distinct în bugetul Universității care permite dezvoltarea şi susţinerea
financiară a programelor de studiu ce înregistrează fluctuații
B.II. Constatări și Recomandări
În urma verificărilor efectuate nu s-au constat neconformități majore.
La nivelul obiectivelor misiunii de audit aspectele constatate se prezintă astfel:
Cu privire la obiectivul nr. 2. Încadrarea fiecărei specializări cu personal de strictă specialitate, s-a constat
faptul că nu există la nivelul Centrului o copie după derogarea dată de Senat pentru disciplinele susținute de
cadrele didactice doctorande, respectiv, fișe de disciplină care nu au inserate numele asistentului şi a activității
tutoriale specifice activităţii I.D; F.R; F.C.
Recomandare nr. 1: Anexarea derogării date de Senat pentru disciplinele susținute de un cadrele didactice
doctorande; respectiv, completarea fișei de disciplină cu menționarea asistentului şi a activităţii tutoriale
specifice activităţii I.D; F.R; F.C., astfel încât să se asigure Cerința ISO nr. 4.2.3. Controlul Documentelor.
Termen: permanent
În legătură cu obiectivul nr. 3. Numărul de studenţi de la forma ID repartizați unui tutore, s-a observat faptul
că există specializări unde numărul studenților repartizați unui tutore depășește numărul permis de
reglementările ARACIS.
Recomandare nr. 2: Pentru specializările unde numărul studenților repartizați unui tutore depășește numărul
permis de reglementările ARACIS, se recomandă configurarea grupelor cu respectarea prevederilor ARACIS
pentru numărul de studenți repartizați unui tutore, astfel încât să se asigure Cerința ISO nr. 7.1. Planificarea
realizării produsului, și nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării produsului,
Termen: permanent
C. Centrul pentru Informare, Consiliere și Orientare în Carieră - CICOC
C.I. INTRODUCERE
În cea mai mare parte, principalele documente ale activităţii de informare, consiliere, orientare în carieră, şi
ale activității administrative sunt întocmite conform reglementărilor, respectiv, cerințele Manualului Calității.
Obiectivele misiunii pentru CICOC:
1. Activitatea Centrului de informare, consiliere şi orientare în carieră, din perspectiva resursei umane -
numărul de voluntari, persoanele specializate;
UNIVERSITATEA
„1 DECEMBRIE
1918”
ALBA IULIA
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1
COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1
AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:
Page 7 of 12
2 Vizibilitatea şi promovarea CICOC în rândul studenților;
3. Posibilitatea de a aplica de către studenţi testele de personalitate, testele de aptitudini şi de asemenea,
consultarea publicaţiilor despre orientare în carieră;
4. Verificarea planului strategic în ceea ce priveşte colaborările şi parteneriatul Universităţii cu firmele de
profil pentru oferirea locurilor de practică şi angajarea absolvenţilor UAB;
5. Modul de stimulare a studenţilor din toate Facultăţile de a se implica activ în acţiunile CICOC.
C.II. Constatări și Recomandări
În urma verificărilor efectuate nu s-au constat neconformități majore.
La nivelul obiectivelor misiunii de audit aspectele constatate se prezintă astfel:
Cu privire la obiectivul nr. 1 Activitatea Centrului de informare, consiliere şi orientare în carieră, din
perspectiva resursei umane -numărul de voluntari, persoanele specializate se recomandă:
Recomandări: 1. Pentru o mai bună colaborare cu toate Facultăţile, este de dorit ca fiecare Facultate să fie
reprezentată în Centru prin cel puţin câte un cadru didactic, prin urmare se recomandă, cooptarea a unui cadru
didactic de la Facultatea de Teologie, care în prezent este reprezentată doar prin studenţi, în colectivul de
voluntari –cerința ISO nr. 6.2 Resurse umane;
2. Se recomandă colaborarea directă dintre membrii CICOC şi responsabilii fiecărui program de studiu, în
vederea furnizării către studenţi a unor informații personalizate pe specializarea studentului -Cerința ISO nr.
7.1. Planificarea realizării produsului, 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării produsului;
3. Se recomandă ca pe rapoartele anuale să fie menționată data aprobării în Senat - Cerința ISO nr. 4.2.3.
Controlul Documentelor.
Termen: permanent.
În legătură cu obiectivul nr. 3 Posibilitatea de a aplica de către studenţi testele de personalitate, testele de
aptitudini şi de asemenea, consultarea publicaţiilor despre orientare în carieră se recomandă:
Recomandări: 1. Arhivarea unor documente minimale rezultate în urma consilierii profesionale (numele
persoanei care a solicitat consilierea, programul de studii absolvit sau în curs, traseul personal, etc.) în vederea
trasării unui profil psihologic-aptitudinal care să eficientizeze etapele ulterioare de consiliere profesională -
Cerința ISO nr. 4.2.3. Controlul Documentelor;
Termen: permanent
Cu privire la obiectivul nr. 4 Verificarea planului strategic în ceea ce priveşte colaborările şi parteneriatul
Universităţii cu firmele de profil pentru oferirea locurilor de practică şi angajarea absolvenţilor UAB, se
recomandă:
Recomandări: 1. Menţionarea perioadei vizate prin planul strategic; - Cerința ISO nr. 4.2.3. Controlul
Documentelor;
UNIVERSITATEA
„1 DECEMBRIE
1918”
ALBA IULIA
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1
COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1
AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:
Page 8 of 12
2. Cuprinderea în planul strategic a unor indicatori de performanţă cu privire la numărul de studenţi/absolvenţi
consiliaţi, respectiv, numărul de absolvenţi angajaţi în domeniul studiilor absolvite -7.3.1 Planificarea
proiectării și dezvoltării produsului,
Termen: permanent
D. Serviciul Social -Cantina UAB
D.I. INTRODUCERE
În cea mai mare parte, principalele documente ale activităţii administrative sunt întocmite conform
reglementărilor legale.
Obiectivele misiunii pentru Serviciul Social -Cantina UAB:
1.Verificarea programului de lucru al Cantinei;
2.Modul de servire a studenţilor - evitarea cozilor care se formează la cantină;
3.Analiza activității la nivelul Cantinei.
D.II. Constatări și Recomandări
În urma verificărilor efectuate nu s-au constat neconformități majore.
La nivelul obiectivelor misiunii de audit aspectele constatate se prezintă astfel:
Cu privire la obiectivul nr. 1 Verificarea programului de lucru al Cantinei se recomandă:
Recomandări: 1. Arhivarea fișelor de post și a Organigramei la sediul Cantinei –cerința ISO nr. 4.2.3
Controlul documentelor;
2. Activarea studenților din Consiliul Cantinei, pentru derularea unor activități de îmbunătățire a activității
Cantinei –cerința ISO nr. 7.5.1 Controlul producției și al furnizării serviciului
Termen: permanent
În legătură cu obiectivul nr. 2 Modul de servire a studenţilor - evitarea cozilor/ aglomerației care se formează
la cantină, se recomandă:
Recomandări: 1. Se recomandă afișarea la loc vizibil, în interiorul Cantinei, a unei liste de prețuri centralizate
- cerința ISO nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării produsului
2. Existența unui clește de panificație pentru autoservire pâine - cerința ISO nr. 7.3.1 Planificarea proiectării
și dezvoltării produsului.
Termen: permanent
Cu privire la obiectivul nr. 3 Analiza activității la nivelul Cantinei:
Recomandare: Pentru eficientizarea activității la nivelul Cantinei se recomandă elaborarea unei proceduri de
Aprovizionare și a unei Proceduri de curățare și igienizare spațiu Cantină -cerința ISO nr. 7.4.1. Procesul de
aprovizionare
Termen: 28.02.2015
UNIVERSITATEA
„1 DECEMBRIE
1918”
ALBA IULIA
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1
COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1
AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:
Page 9 of 12
E. Serviciul Social –Cămine studențești UAB
E.I. INTRODUCERE
Documente activităţii administrative sunt întocmite conform reglementărilor legale.
Obiectivele misiunii pentru Serviciul Social –Cămine studențești UAB:
1. Acordarea posibilității de pre-cazare pentru studenții care doresc să-și păstreze locul în cămine şi în anul
universitar următor;
2. Analiza activității la nivelul Căminelor studențești.
E.II. Constatări și Recomandări
În urma verificărilor obiectivelor misiunii de audit, la nivelul structurii auditate nu s-au constatat
neconformități.
F. Biblioteca UAB
F.I. INTRODUCERE
Documente activităţii administrative sunt întocmite conform reglementărilor legale.
Obiectivele misiunii:
1. Asigurarea accesului – printr-o bibliotecă virtuală – la informaţie de specialitate din surse internaţionale
bine şi variat dotate didactic şi științific (în special pentru studenţii de la forma ID).
2. Analiza/ Verificarea volumului de carte în limbi de circulație internațională.
F.II. Constatări și Recomandări
În urma verificărilor efectuate nu s-au constat neconformități majore.
Cu privire la obiectivul nr. 1 Asigurarea accesului – printr-o bibliotecă virtuală – la informaţie de specialitate
din surse internaţionale bine şi variat dotate didactic şi ştiinţific (în special pentru studenţii de la forma ID)
Recomandare nr. 1
Pentru a asigura un număr de accesări și mai ridicat se recomandă ca în fiecare lună BUAB să disemineze în
rândul cadrelor didactice posibilitatea accesării din campusul universitar a jurnalelor de pe platformele și din
bazele de date la care UAB are acces prin proiectul ANELIS PLUS. Totodată cadrele didactice titulare de la
nivelul fiecărui Departament să disemineze în rândul studenților, masteranzilor și doctoranzilor, informația cu
privire la posibilitatea accesului la aceste jurnale -- Cerințele ISO nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și
dezvoltării produsului, nr. 7.4.1. Procesul de aprovizionare, 7.5.1 Controlul producției și al furnizării
serviciului.
Termen: permanent
Recomandare nr. 2
Pentru ca personalul existent să desfășoare o activitate eficientă considerăm că persoanele detașate din cadrul
BUAB să revină la locul de muncă într-un termen relativ scurt –cerința ISO nr. 6.2 Resurse Umane.
Termen: permanent
UNIVERSITATEA
„1 DECEMBRIE
1918”
ALBA IULIA
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1
COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1
AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:
Page 10 of 12
Cu privire la obiectivul nr. 2 Analiza/ Verificarea volumului de carte în limbi de circulaţie internaţională.
Recomandare nr. 3
Pentru a putea efectua o analiză cu privire la accesul la informație de specialitate din surse internaționale bine
și variat dotate didactic și științific, propunem ca în, in viitor, personalul BUAB să găsească soluții optime în
acest sens , împreună cu firma IT care asigură mentenanța soft-lui BUAB, - Cerințele ISO nr. 7.3.1
Planificarea proiectării și dezvoltării produsului, nr. 7.4.1. Procesul de aprovizionare, 7.5.1 Controlul
producției și al furnizării serviciului.
Termen: 16.02.2015
Recomandare nr. 4
Se recomandă înlocuirea calculatoarelor personalului bibliotecii, care sunt vechi și neperformante, cu unele
noi, înlocuirea serverului BUAB datorita căruia nu se mai pot aduce îmbunătățiri soft-ului specific, precum și
achiziția unui scanner sau o multifuncțională, care reprezintă o dotare indispensabilă -7.3.1 Planificarea
proiectării și dezvoltării produsului, nr. 7.4.1. Procesul de aprovizionare, 7.5.1 Controlul producției și al
furnizării serviciului.
Termen : 31.04.2015
Recomandare nr. 5
Pentru a optimiza activitatea de elaborare a documentației necesare achiziției de carte, de către personalul
Bibliotecii și cadrele didactice, considerăm oportună transmiterea unei copii a filei de buget și BUAB. În
consecință Directorul BUAB poate solicita o copie a filei de buget de la Biroul de Contabilitate al UAB –
cerința ISO nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării produsului, nr. 7.4.1. Procesul de aprovizionare,
7.5.1 Controlul producției și al furnizării serviciului, nr. 4.2.3. Controlul documentelor.
Termen: permanent
G. Școala Doctorală UAB
G.I. INTRODUCERE
În cea mai mare parte, documentele activităţii de cercetare, didactice și administrative sunt întocmite
conform reglementărilor legale.
Obiectivele misiunii:
1. Verificare aplicării procedurilor
2. Constituirea normelor didactice în cadrul școlii doctorale
3. Întocmirea planurilor de învățământ,
4. Încadrarea în termene a susținerii tezelor de doctorat
G.II. Constatări și Recomandări
În urma verificărilor efectuate nu s-au constat neconformități majore.
Cu privire la obiectivul nr. 2 Constituirea normelor didactice în cadrul școlii doctorale se recomandă:
UNIVERSITATEA
„1 DECEMBRIE
1918”
ALBA IULIA
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1
COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1
AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:
Page 11 of 12
Recomandare : Un extras din statele de funcții în care sunt normate orele de la școala doctorală, să fie remis
și către școala doctorală - cerința ISO nr. nr. 4.2.3. Controlul documentelor, nr. 7.5.1 Controlul producției și
al furnizării serviciului și nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării produsului.
Termen: permanent
În legătură cu obiectivul nr. 3 Întocmirea planurilor de învățământ se recomandă:
Recomandare: Completarea fișelor de disciplină pentru disciplinele: Introducere în filozofia culturii, Poezia
și proza în context european, Metode de cercetare și întocmirea lucrărilor științifice în domeniul filologie
Încadrarea în termene a susținerii tezelor de doctorat - cerința ISO nr. nr. 4.2.3. Controlul documentelor, nr.
7.5.1 Controlul producției și al furnizării serviciului și nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării
produsului.
Cu privire la obiectivul nr. 4 Încadrarea în termene a susținerii tezelor de doctorat
Recomandare: După fiecare an documentul cumulativ care există doar în format digital să fie listat, asumat
de directorul scolii doctorale prin semnătură și ștampilă, respectiv să se păstreze la dosar - cerința ISO nr. nr.
4.2.3. Controlul documentelor și nr. 7.5.1 Controlul producției și al furnizării serviciului.
H. Centrul de Relații Internaționale UAB
H.I. INTRODUCERE
În cea mai mare parte, documentele activităţii de cercetare, didactice și administrative sunt întocmite
conform reglementărilor legale.
Obiectivele misiunii:
1. Verificarea activității Biroului din perspectiva extinderii schimburilor internaţionale de studenţi şi profesori
prin programe de tip ERASMUS;
2. Verificarea aportului Biroului la îmbogăţirea volumului de carte în limbi de circulaţie internaţională
H.II. Constatări și Recomandări
În urma verificărilor efectuate nu s-au constat neconformități majore.
Cu privire la obiectivul nr. 1 Verificarea activității Biroului din perspectiva extinderii schimburilor
internaţionale de studenţi şi profesori prin programe de tip ERASMUS se recomandă, Conform Cerințelor
ISO nr. 4.2.3. Controlul documentelor, . 6.2 Resurse Umane, nr. 7.5.1 Controlul producției și al furnizării
serviciului și nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării produsului. următoarele:
Recomandări: Conturarea unei structuri organizatorice proprii a colectivului de voluntari, cu stabilirea
anumitor domenii de activitate, în care studenții voluntari să fie integrați conform specializării/facultății
urmate.
(Multitudinea de atribuții prezente în fișa de atribuții a voluntarilor pot conduce la îngreunarea/întârzierea
realizării unor sarcini și nespecializarea voluntarilor în nici una din dintre activitățile menționate)
-Simplificarea fișei de post a voluntarilor, și certificarea contractului de voluntariat de Oficiul Juridic.
Cu privire la obiectivul nr. 1 se mai recomandă ca în relația cu studenţii la nivelul Centrului să se țină cont de
următoarele:
UNIVERSITATEA
„1 DECEMBRIE
1918”
ALBA IULIA
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1
COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1
AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:
Page 12 of 12
Recomandări:: Existența în cadrul Centrului a unui Registru de predare-primire a documentelor de la
studenți;
-Întocmirea de procese verbale formalizate la fiecare întâlnire cu studenții,
-Nominalizarea unei singure persoane care sa dea relații studenţilor în privința mobilităților
Recomandări: Elaborarea unui chestionar de evaluare a satisfacției studenților privind serviciile/sprijinul
oferit de către Centrul de Relații Internaționale (suport ante și post stagiu), care va fi completat de către
studenți la finalul mobilității și anexat la dosarul acestuia.
III. CONCLUZII
Prezentul Raport de audit intern pentru SMC ISO 9001:2008 a fost întocmit în baza Programului de audit si a
planului de audit pentru anul 2014 a documentelor de referinţă/baza legală, evidențiate la punctul 5, a
constatărilor efectuate, în timpul colectării şi prelucrării informaţiilor, şi în timpul muncii pe teren.
Toate constatările au la baza probe de audit obtinute pe baza testelor efectuate consemnate in documentele de
lucru (e.g chestionare de verificare- liste de verificare, Proces-verbal al ședinței de deschidere şi inchidere
etc.) întocmite de auditorii interni şi însuşite de factorii de management ai structurilor auditate.
Pentru problemele intilnite au fost intocmite rapoarte de neconformitate, structura auditata a mentionat
actiunile corective si termenele limita de relizare a corectiilor.
Evaluarea are la bază discuţiile care au avut loc la nivelul fiecărei structuri auditate, cu privire la
recomandările auditorilor interni, în sedinţelor de închidere a misiunii, apreciate de către participanţi, ca fiind
realiste şi fezabile. De asemenea, considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind respectarea
principiilor, regulilor metodologice şi procedurale în ceea ce priveşte Sistemul de Management al Calităţii
ISO 9001:2008, se înscriu în parametri normali.
În consecintă, apreciem ca prin implementarea recomandărilor echipelor de audit intern, obiectivele urmărite
vor cunoaşte o ameliorare semnificativă.
Structurile auditată are obligația să implementeze, pentru neconformitățile majore, recomandările şi să
raporteze, în funcţie de obiectiv, până la data de 28.02.2015, Centrului de Managementul Calităţii şi Strategie
Instituţională, stadiul de implementare al acestora.
Anexe (fişele chestionar-liste de verificare; raportul de neconformitate, procesele verbale de închidere şi
deschidere a misiunii, etc)
Lista de difuzare : Ex.1:............................. Ex. 2: ........................
Data:
11.12.2014
Întocmit,
Auditor șef ISO
Lector univ. dr. Dobra Iulian Bogdan