2.C. Presentation Skills for Managers

transcript

1www.rajapresentasi.com

Presentation Skills Presentation Skills for Managersfor Managers

1. Developing Great CONTENTCONTENT

2. Preparing Great DESIGNDESIGN

3. Conducting Great DELIVERYDELIVERY

Daftar IsiDaftar Isi

IsiIsi

Tiga Elemen Presentasi yang BaikTiga Elemen Presentasi yang Baik

DesainDesain

PenyampaianPenyampaian

Great Great PresentationPresentation

Developing Great CONTENTDeveloping Great CONTENT

Langkah-langkah Penyiapan ContentLangkah-langkah Penyiapan Content

Menganalisa Menganalisa

Audience andaAudience anda

Mengumpulkan Mengumpulkan

Data & Informasi Data & Informasi

yang Relevanyang Relevan

Mengkonversi Mengkonversi

Data Anda Data Anda

menjadi menjadi

OutlineOutline

Menganalisa Audience AndaMenganalisa Audience Anda

• Kebutuhan

• Tingkat atau Level Pengetahuan

• Attitude – bagaimana perasaan mereka mengenai

topik tersebut?

• Informasi Demografis – termasuk di dalamnya

adalah usia, jenis kelamin, kultur, dan bahasa dari

anggota audience

Mengumpulkan Data & Informasi yang RelevanMengumpulkan Data & Informasi yang Relevan

• Sebelum anda mulai riset anda untuk

mengumpulkan informasi yang relevan, terdapat

tiga pertanyaan yang harus dipertimbangkan :

1.1. Apa yang ingin dicapai oleh audience?Apa yang ingin dicapai oleh audience?

2.2. Apa yang mungkin telah mereka ketahui Apa yang mungkin telah mereka ketahui

mengenai topik saya?mengenai topik saya?

3.3. Apa tujuan dari presentasi ini?Apa tujuan dari presentasi ini?

Mengkonversi Informasi Anda menjadi OutlineMengkonversi Informasi Anda menjadi Outline

• Terdapat tiga langkah dalam mebuat outline :

1.1. Tentukan outline styleTentukan outline style

2.2. Kelompokkan data dan informasi yang telah Kelompokkan data dan informasi yang telah

dikumpulkandikumpulkan

3.3. Atur ke dalam format outlineAtur ke dalam format outline

Outline StyleOutline Style

KronologisKronologis Perlihatkan kejadian seperti apa yang terjadi

Bawa audience pada perjalanan melalui alur

presentasi yang bersifat naratif

Nyatakan permasalahan, penyebabnya, dan

kemudian solusi-nya, dan kesimpulan

Nyatakan penyebabnya dan terangkan

akibatnya

NaratifNaratif

Permasalahan/ Solusi

Sebab/AkibatSebab/Akibat

Outline StyleOutline Style

TopicalTopical Bagi topik utama menjadi beberapa subtopik

Gunakan pertanyaan seperti apa, siapa, di

mana, kapan, mengapa, dan bagaimana

untuk memaparkan presentasi

Pertanyaan JurnalistikPertanyaan Jurnalistik

Format OutlineFormat Outline

PengenalanPengenalan

IsiIsi

KesimpulanKesimpulan

Format Format

OutlineOutline

• PengenalanPengenalan

• Harus menyertakan agenda dan penjelasan

mengenai sasaran dan tujuan dari presentasi

• Dapat berisi gambaran (overview) situasi saat ini,

atau kronologi tahapan – dan dimana letak topik

presentasi dalam tahapan tersebut

• Gunakan strategi yang untuk mendapatkan perhatian

melalui : quote yang powerful, pertanyaan, humor,

image kreatif, anekdot, atau sharing emosi.

• IsiIsi

• Kronologis

• Naratif

• Permasalahan/Solusi

• Sebab/Akibat

• Topical

• Pernyataan Jurnalistik

• KesimpulanKesimpulan

• Ringkaslah point-point utama dari presentasi anda

• Berikan penutupan dan tinggalkan kesan

• Dapat berisi rekomendasi atau langkah berikutnya

yang harus diambil

Building Great DESIGNBuilding Great DESIGN

Desain PresentasiDesain Presentasi

Aturan Utama dalam Membuat Text Bullet:Aturan Utama dalam Membuat Text Bullet:

• Gunakan satu konsep untuk setiap slide

• Gunakan kalimat kunci dan kata kunci

• Gunakan poin bullet anda dalam struktur yang

konsisten

• Gunakan huruf kapital dengan baik – gunakan

huruf besar hanya pada huruf pertama dari kata

yang pertama

Tiga Kunci Desain yang BaikTiga Kunci Desain yang Baik

1. Layout

2. Konsistensi

3. Warna

Desain Slide Desain Slide Presentasi Presentasi yang Baikyang Baik

LayoutLayout

1.1. Layout Layout

• Perhatikan layout anda sebagai kerangka dari

presentasi anda …. Seperti kerangka yang

mendukung badan kita, layout anda harus mendukung

pesan anda dan memberikan struktur dalam

presentasi anda.

KonsistensiKonsistensi

2. Konsistensi2. Konsistensi

• Anda harus konsisten dalam mendesain elemen-elemen

sebagai berikut:

• Penempatan teks dan gambar

• Jenis huruf dan ukurannyaJenis huruf dan ukurannya

• Latar belakang

• Style dan tata letak

• Tampilan Grafik

WarnaWarna

3. Warna3. Warna

• Gunakan warna kontras agar mudah untuk dibaca

(seperti teks warna hitam dengan latar belakang putih

atau teks warna putih dengan latar belakang biru)

• Warna harus serasi – mereka harus memiliki tingkat

keharmonisan yang tinggi

• Menghindari kesan tidak bersih; sebaiknya

menggunakan tidak lebih dari empat jenis warna

Huruf yang KonsistenHuruf yang Konsisten

• Dua golongan huruf yang sering digunakan adalah huruf

serif dan sans serif

• Huruf Serif memiliki sedikit hiasan sebagai perpanjangan

dari cara penulisan setiap huruf (seperti: Times New Roman,

Book Antiqua, Bookman Olds Style, Garamond).

Sedangkan sans serif tidak; mereka lurus dan bersih

(seperti: Arial, Verdana, Helvetica)

• Huruf Sans serif merupakan font terbaik yang cocok Huruf Sans serif merupakan font terbaik yang cocok

untuk presentasi elektronikuntuk presentasi elektronik

Tips untuk Merencanakan Slide yang BaikTips untuk Merencanakan Slide yang Baik

• Gunakan slide secara hemat. Hindari penggunaan berlebih

dari slide yang tidak diperlukan.

• Membuat slide bergambar. Grafik, flowchart, dan lain-lain,

semuanya memberikan arti yang lebih mendalam bagi yang

melihatnya dibanding dengan kata-kata.

• Membuat teks dan angka yang mudah dibaca. Ukuran

huruf minimal di-set 20 point untuk setiap bagian.

• Membuat gambar dan diagram yang mudah untuk dilihat.

Pedoman DesainPedoman Desain

Hindari iniHindari ini

Yang ini lebih baik

Chart dan Grafik yang EfektifChart dan Grafik yang Efektif

Hinsari slide yang seperti ini……Hinsari slide yang seperti ini……

Conducting Great DELIVERYConducting Great DELIVERY

Penyampaian Presentasi AndaPenyampaian Presentasi Anda

SuaraSuara

Penggunaan Penggunaan Bahasa Bahasa

Gerak gerikGerak gerik

Bahasa TubuhBahasa Tubuh

Penyampaianyang baik

Atur Suara AndaAtur Suara Anda

• Coba untuk bersuara natural, sehingga ritme dan

nada anda sesuai dengan pesan yang ingin anda

sampaikan

• Mengembangkan tiga hal penting dalam suara:

• VolumeVolume

• IntonasiIntonasi

• PacingPacing

Volume

Hindari berbicara secara monoton. Berikan

lebih banyak perasaaan dalam suara anda

dan buatlah menjadi lebih hidup dengan

mengubah intonasi anda.

Berbicara cukup keras untuk menjangkau

seluruh anggota audience; namun juga tidak

terlalu keras untuk mereka yang lebih dekat

dengan anda.

Intonasi

• Pacing adalah irama atau kecepatan suara

• Untuk kebanyakan dari kita, hal ini adalah

biasa – kecuali jika kita gugup atau terlalu

bersemangat.

• Lakukan latihan, dan anda dapat

menggambarkan bagaimana suara yang

natural dan sesuai untuk point-point yang

anda buat.

Pacing

Penggunaan BahasaPenggunaan Bahasa

• Ketika anda berbicara, sampaikan dengan percaya diri

dan perlihatkan ketertarikan pada apa yang anda

sampaikan. Berbicaralah dengan perasaanBerbicaralah dengan perasaan.

• Gunakan kalimat yang singkat dan kata-kata yang kata-kata yang

pendek dan sederhanapendek dan sederhana..

• Berbicara dengan pelan-pelan dan jelaspelan-pelan dan jelas sehingga setiap

audience anda dapat memahami setiap kata.

• Berikan banyak ilustrasi dan kisah atau contoh nyatailustrasi dan kisah atau contoh nyata

untuk lebih memperjelas konsep-konsep yang tengah

Anda sampaikan

Gerak-gerikGerak-gerik

• Jika mungkin, “work the room and work the audiencework the room and work the audience”

• Bergerak secukupnya dan dengan tujuan – jangan

mudah bergerak karena anda gugup

• Gerak-gerik anda harus natural dan mendukung kata-

kata anda serta isi dari presentasi anda.

• Jangan bergerak secara konstan. Berhentilah sejenak

sebagai variasi. Tetap berdiri untuk memperlihatkan

point-point yang penting.

• Berdiri dengan tegak, Berdiri dengan tegak, tapi tidak kaku. Anda harus tapi tidak kaku. Anda harus

menyebarkan energi.menyebarkan energi.

• Santailah,Santailah, casual tapi tidak terkesan malas

• Gunakan tangan, lengan dan sikap anda. Biarkan tubuh

anda bereaksi terhadap apa yang anda rasakan.

• Buatlah kontak mata yang baik – aturannya adalah

kontak mata selama empat sampai lima detik per orang

• Jangan meletakkan tangan anda dalam saku celana

• Jangan meletakkan tangan dengan “terikat” di belakang

punggung anda.

• Jangan meletakkan tangan anda secara menyilang

• Jangan meremas-remas tangan anda dengan gugup

Sebelum anda presentasiSebelum anda presentasi

• Berlatihlah – sebanyak-banyaknyaBerlatihlah – sebanyak-banyaknya. Berlatihlah didepan,

di depan teman, atau keluarga. Hitunglah waktu untuk

setiap sesi presentasi anda dan buatlah jadwal.

• Ingatlah dua menit pertama Ingatlah dua menit pertama presentasi anda, sehingga

anda dapat melewati waktu dengan mudah apabila

suasana menjadi lebih aktif.

Satu jam sebelum presentasiSatu jam sebelum presentasi

• Berfikirlah secara positif:Berfikirlah secara positif: visualisasikan perasaan anda

sendiri dengan tenang terhadap audience

• Gunakan penegasan Gunakan penegasan (seperti, “Saya dapat melakukannya.

Saya telah bersiap-siap. Hal ini akan berjalan dengan baik”)

• Yakinkan bahwa seluruh peralatan telah bekerja dengan

• Ingatlah bahwa orang-orang yang menjadi audience anda

adalah manusia juga, seperti anda. Mereka ingin anda

sukses !

Ketika anda memasuki ruangan:Ketika anda memasuki ruangan:

• Fokus pada gerak-gerik anda yang mengalir dan Fokus pada gerak-gerik anda yang mengalir dan

percaya diri,percaya diri, jangan terlalu pelan atau terlalu cepat

• Carilah beberapa wajah yang bersahabat di antara

audience anda, untuk menenangkan anda.

• Tersenyumlah.Tersenyumlah. Perlihatkan bahwa anda ingin berada di

• Jadilah diri anda sendiriJadilah diri anda sendiri

Bagaimana Mengatasi Situasi yang SulitBagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit

Permasalahan :

• Know-it-alls – Peserta yang merasa lebih ahli dari anda.

Solusi :

• Jangan melawannya. Libatkan orang tersebut dalam presentasi

• Mereka mungkin memiliki beberapa informasi yang baik untuk ikut

berkontribusi.

• Biarkan mereka berpartisipasi dan membagi pemikiran mereka.

Hal ini tidak hanya akan memperlihatkan rasa percaya diri Anda,

tetapi juga membantu semua peserta untuk mendapatkan lebih

banyak dari presentasi anda.

Permasalahan :

• Peserta tidak siap – sehingga mereka tidak menyiapkan diri untuk

presentasi sesuai dengan yang anda minta.

Solusi :

• Fleksibel. Lakukan sesuatu di luar agenda anda untuk

memberikan waktu kepada kelompok untuk menyadarinya dan

menyesuaikan diri dengan cepat .

• Tetap pikirkan tujuan secara keseluruhan presentasi anda.

• Jangan memaksakan agenda anda; modifikasilah untuk mencapai

tujuan anda.

Permasalahan :

• Setelah istirahat makan siang – waktu paling sulit untuk membuat

setiap peserta terjaga dan tidak ngantuk

Solusi :

• Jika anda benar-benar ingin mendapatkan setiap orang

bersemangat kembali, berikan sejumlah ice-breaker atau

energizers

• Jika memungkinkan, aturlah agar latihan kasus/diskusi kelompok

dilakukan tepat setelah makan siang

Permasalahan :

• Pembicara non-stop – peserta yang selalu mengobrol selama

presentasi.

Solusi :

• Gunakan beberapa saat untuk berbagi dan memberikan poin-poin

perhatian mengenai apa yang baru saja anda sampaikan.

• Hal ini biasanya membuat pembicara tersebut merasa lebih

terlibat dan ingin tetap berpartisipasi dengan anda dibanding

melanjutkan obrolannya

Merencanakan PertanyaanMerencanakan Pertanyaan

• Antisipasi pertanyaan yang mungkin timbul

• Dengarkan apa yang dikatakan penanya dengan baik

• Ulangi atau ungkapkan lagi pertanyaannya

• Jawablah dengan jelas dan singkat

• Lanjutkan dengan pertanyaan berikutnya

Menghadapi KekacauanMenghadapi Kekacauan

• Anda temukan bahwa waktu telah habis.Anda temukan bahwa waktu telah habis. Sampaikan

presentasi Anda hanya pada poin-point penting yang esensial.

• Kerusakan peralatan slideKerusakan peralatan slide. Anda mengetahuinya dan katakan,

“Pertunjukan harus tetap jalan”. Minta maaflah kepada audience,

dan kemudian gunakan peralatan pendukung lainnya yang

tersedia, seperti papan flipchart atau whiteboard. Bagi sebagian

orang, papan flipchart tak jarang justru bisa menjadi media paling

powerful untuk menyampaikan pesan.

Menghadapi KekacauanMenghadapi Kekacauan

• Anda mengatakan lelucon yang gagal. Anda mengatakan lelucon yang gagal. Ouch! Angkatlah bahu

anda dan minta maaf: “Maafkan saya. Saya mendapatkan

lelucon tadi dari jalanan”. And just go ahead.

• Anda gugup dan bingung serta kehilangan arah dimana anda Anda gugup dan bingung serta kehilangan arah dimana anda

berada.berada. Gambarkan dari mana anda berasal pada slide dan

catatan. Jika Anda bisa, jujurlah: “Otak saya telah menyimpang.

Siapa yang dapat membawa saya kembali sehingga saya berada

di jalur yang benar lagi?”

Selesai

Composed by : Yodhia Antariksa, Msc in HRComposed by : Yodhia Antariksa, Msc in HR

Dimohon untuk tidak mengcopy, menggandakan, dan mendistribusikan file presentasi ini melalui email atau piranti digital lainnya tanpa ijin dari rajapresentasi.comMari kita saling berikhtiar membangun kejujuran.

Jika Anda berminat menggunakan slide ini untuk kepentingan training di organisasi Anda, silakan terlebih dahulu baca aturan pemakaiannya di Menu TANYA JAWAB pada situs www.rajapresentasi.com

Bacaan Lanjutan yang direkomendasikan

1. Jennifer Rotondo and Mike Rotondo, Presentation Skills for Managers,

McGraw Hill

2. David A. Whetten and Kim S. Cameron, Developing Management Skills,

Harpers Collins Publisher

2.C. Presentation Skills for Managers

Documents