Adv. Microsoft Excel 2013 - secretary.mots.go.th · ของโปรแกรม Microsoft Excel....

transcript

Microsoft Excel 2013Advanced

ธารณ นรนดร

คณสมบต Microsoft Excel 2013

• จานวน Column ถง 16,384 Column (A-XFD)

• จานวน Row ถง 1,048,576 Row

• ซอนฟงกชน IF ได 64 ชน

• กาหนดอารกวเมนตไดสงสด 255 อารกวเมนต

• สามารถกาหนดจานวนคอลมนใน Pivot Table ไดสงถง 255 คอลมน

คณสมบต Microsoft Excel 2013

• การจดรปแบบดวยการกาหนดเงอนไข โดยไมจากดจานวนเงอนไข (Conditional Formatting)

• Formula Auto-Complete

• ความสามารถในการกรองขอมลโดยการใชส

หนาจอตอนรบ

Backstage ทใชงานงายมากขน

เตมขอมลอยางฉลาดดวย Flash Fill

วเคราะหขอมลอยางงายดายดวย Quick Analysis

ทางานกบรบบอนไดอยางสะดวก

สรางชารทไดงายขนดวย Recommended Chart

เพม Slicer สาหรบการคดกรองขอมลในตาราง

จดการกบขอมลมหาศาลดวย Power View

งายในการสรางชารทแบบผสม

BitS(Thailand)

องคประกอบของหนาจอแถบ Quick Access Toolbars

แทบ RibbonTitle Bar

View ButtonZoom Slider

Name Box Formula Bar

Sheet Tab

Cell Pointer

Worksheet Area

Column

Status Bar

องคประกอบของหนาจอ

BitS(Thailand)

• แทบ : File หรอ Microsoft Office Backstage เปนศนยรวมของคาสงหลกทใชจดการกบการทางานหลกของโปรแกรม Microsoft Excel

องคประกอบของหนาจอ

• Quick Access Toolbar เปนแหลงรวมการใชเครองมอทใชเปนประจา

การเพม/ลด เครองมอQuick Access Toolbar (จากรายการ)

• Click ปมสามเหลยมชลง ท Customize Quick Access Toolbar

• Click เลอกเครองมอทตองการ

การเพม/ลด เครองมอQuick Access Toolbar (จากคาสง)

• Click ทปม Customize Quick Access Toolbar

• Click More Commands

การจดการเครองมอ บน Quick Access Toolbar ดวย Excel Options

แทบ : HOME

แทบทใชสาหรบแทรกออบเจกตหรอองคประกอบตางๆ ลงไปบนชทงาน

เพออางองประกอบขอมล ตวอยาง เชน กราฟ รปภาพ หรอ ไดอะแกรม เปนตน

แทบทรวบรวมชดเครองมอพนฐานทผใชงานสวนมากตองใชบอยๆ

เปนประจา เชน การจดรปแบบตวอกษร รปแบบตารางหรอเซลล เปนตน

แทบ : INSERT

แทบ : PAGE LAYOUT

แทบทใชสาหรบใสสตรคานวณและฟงกชนสาเรจรปตางๆ ลงในเซลล โดยแยกประเภทตามการใชงาน เชน ฟงกชนการเงน ฟงกชนเกยวกบขอความ เปนตน

แทบทใชสาหรบปรบแตง กาหนดขนาด หรอมมมองตางๆ บนชทงาน ใหเปนไป

ตามทตองการ

แทบ : FORMULAS

แทบ : DATA

แทบทรวบรวมประโยชนหลายๆ อยางเขาดวยกน ซงประกอบดวยการตรวจสอบ

ความถกตองของตวสะกด การแทรกขอคดเหน การปองกนความปลอดภยของชท

งาน

แทบทใชสาหรบตดตอกบขอมลภายนอกโปรแกรม และทางานกบขอมลทม

จานวนมากๆ เชน กรองขอมล รวมขอมล เปนตน

แทบ : REVIEW

แทบ : VIEW

เปนแทบทใชสาหรบปรบเปลยนมมมองของชทงานแบบตางๆ ใหเหมาะสม

กบลกษณะการทางานในขณะนน

การปอนขอมล

• Click เลอกตาแหนง cell ทตองการปอนขอมล

• นาขอมลลงส Cell (เลอกใช)• นา Mouse Click เครองหมายถกทดานหนา Formula Bar• กดปม Enter (เปนวธทดทสด)• ใชลกศร 4 ทศ (เหมาะสาหรบการปอนขอมลทไมใชสตร)• นา Mouse Click ทอน

(เหมาะสาหรบการปอนขอมลทไมใชสตร)• ใชปม Page Up, Page Down, Home, End

(เหมาะสาหรบการปอนขอมลทไมใชสตร)

ประเภทขอมล

• คานวณได เชน ตวเลข, วนท, เวลาปกตจะอยชดดานขวาของ Cell (กรณไมจดรปแบบ)

• คานวณไมได เชน ตวอกษร, ตวเลขผสมกบตวอกษรปกตจะอยชดดานซายของ Cell (กรณไมจดรปแบบ)

การแกไขขอมล

• Click เลอก Cell ทตองการแกไข

• กดปม F2

• หรอคลกแกไขท Formula Bar

• หรอ Double Click ท Cell นนๆ

ประเภทของการเลอกขอมล

• เลอกทละ Cell

• นาเมาสคลกท Cell

• หรอ กดปมลกศรทศทาง บนแปนพมพ

• หรอ คลก Name Box, กรอกชอ Cell ทตองการ

• หรอ Go to หรอกด F5, กรอกชอ Cell ทตองการ

• เลอก Cell ทตดกน

• กดเมาสซายคาง ลากคลมพนทตามตองการ

• หรอ Click เลอก Cell แรกกดปม Shift คางไวแลว Click ทชอง Cell สดทาย

กรณใชแปนพมพ กดปม Shift + ลกศรทศทาง

• เลอก Cell ทไมตดกน

• กดเมาสซายคาง ลากคลมพนทแรกตามตองการ

• กดปม Ctrl + ลากคลมพนทใหม

• เลอกทง Row• นาเมาสคลกทหมายเลขบรรทด ทตองการเลอกกรณใชแปนพมพ อยในบรรทดทตองการ

• กดปม Shift + Space bar

• เลอกทง Column• นาเมาสคลกทชอคอลมน ทตองการเลอกกรณใชแปนพมพ อยในคอลมนทตองการ

• กดปม Ctrl + Space bar

เลอก Cell ทตดกนเพอปอนขอมล

• Enter เลอน Cell Pointer ลงลาง

• Shift + Enter เลอน Cell Pointer ขนบน

• Tab เลอน Cell Pointer ไปทางขวา

• Shift + Tab เลอน Cell Pointer มาทางซาย

การเลอกทง Worksheet

• Mouse Click ทปม Select All (มมบนซายของ Sheet)

• กดปม Ctrl + A หรอกด Ctrl + *

การยายขอมล

• Click เลอกตาแหนงทตองการยาย

• Click Mouse ทปม (Ctrl + X)

• Click เลอกตาแหนงวางขอมล

• Click ทปม (Ctrl + V)

การยายขอมลโดยการใช Mouse

• Click เลอกตาแหนงทตองการยาย

• Click Mouse Click บรเวณขอบของ Cell

• กด Mouse คางลากไปวางทตาแหนงทตองการ

การคดลอกขอมล

• Click เลอกตาแหนงทตองการคดลอก

• Click Mouse ทปม (Ctrl + C)

• Click เลอกตาแหนงวางขอมล

• Click ทปม (Ctrl + V)

การยายขอมลโดยการใช Mouse

• Click เลอกตาแหนงทตองการคดลอก

• Click Mouse Click บรเวณขอบของ Cell

• กดปม Ctrl รวมกบการกด Mouse คางลากไปวางทตาแหนงทตองการใหปลอย Mouse กอนคอยปลอยปม Ctrl

การแทรก Cell

• Click เลอกตาแหนงทตองการ

• คลกทสามเหลยมของปม ทรบบอน Home

• แสดงรายการคาสง

การแทรก Cell

• เลอก

• Shift Cells Right แทรก Cell วางแลวดน Cell ทเลอกลงดานขวา

• Shift Cells Down แทรก Cell วางแลวดน Cell ทเลอกลงดานลาง

• Entire Row แทรกทง Row

• Entire Column แทรกทง Column

การแทรก

• เลอกรายการทตองการ

• แทรกบรรทด

• แทรกคอลมน

• แทรกชท

การลบขอมล ดวยแปนพมพ

• Click เลอกตาแหนงทตองการลบ

• กดปม Del / Delete ทแปนพมพ

การลบขอมล

• Click เลอกตาแหนงทตองการลบ

• คลกทปม ทรบบอน Home

• เลอกรายการทตองการ• ลบทงหมด (Clear All)• ลบเฉพาะรปแบบ (Clear Formats)• ลบเฉพาะขอมล (Clear Contents)• ลบหมายเหต (Clear Comments)• ลบการเชอมโยง (Clear Hyperlinks)

การลบ Cell

• แสดงรายการคาสง

การลบ Cell

• เลอก

• Shift Cells Left ดง Cell ทเลอกมาแทนททางดานซาย

• Shift Cells Up ดง Cell ทเลอกมาแทนททางดานบน

• Entire Row ลบทง Row

• Entire Column ลบทง Column

การลบ

• เลอกรายการทตองการ

• ลบบรรทด

• ลบคอลมน

• ลบชท

ประเภทของการบนทกงาน

• บนทกงานครงแรก

• บนทกซา

• บนทกเพอเปลยนชอไฟลหรอเปลยนแหลงเกบงาน

นามสกลไฟลขอมล Excel คอ .xlsx

บนทกงานครงแรก

• Click ทปมรปแผนดสก (Save)

• หรอ กดปม Ctrl+S / F12 บนแปนพมพ

• หรอ Click ท File , Save หรอ Save As

• Save In เลอกแหลงเกบงาน

• File Name ตงชอใหกบงาน

• Click Save

การบนทกขอมล

• กรณทตองการบนทกไฟลเปนรปแบบอน ใหเลอกท Save as types จะมรปแบบประเภทไฟล

บนทกงานซาทไฟลเดมหรอไดรฟเดม

• Click Mouse ทปม รปแผนดสก (Save)

• Click ท File, Save

บนทกงานเพอเปลยนชอหรอ แหลงเกบงานใหม

• Click ท File, Save As

• หรอ กดปม F12 บนแปนพมพ

การเปด File งานทสรางไว

• Click ทปม Open จากสวนของ Quick Access Toolbar

• หรอ Click ท File, Open

• หรอ กดปม Ctrl+O ทแปนพมพ

การใส Comment ใน Excel

• Click ท Ribbon ของ Review

• Click ตาแหนงทตองการใส Comment

• Click ทปม New Comment (กดปม Shift+F2)

การลบ Comment ใน Excel

• Click ตาแหนงทใส Comment ไวทตองการลบ

• Click ทปม Delete

คณสมบตของ Auto Complete

• เปนคณสมบตในการเตมเตมขอมลชวยใหแสดงขอมลทเคยปอนมาแลวโดยไมตองพมพจนเสรจถาตองการขอความนนๆซงจะชวยใหทางานไดเรวขน

การคานวณใน Microsoft Excel

BitS(Thailand)

• กาหนดสตร (Formula)โดยใชสญลกษณทางคณตศาสตร บวก ลบ คณ หาร เชน =3*2 หรอ =A1–A2

• การใชสตรสาเรจรป (Function)เชน =sum(A1:A5)

หลกการคานวณใน Microsoft Excel

• เรมตนการคานวณดวยเครองหมาย =

• ใหใชตาแหนง Cell แทนคาคงท

ลาดบการคานวณ

1. () วงเลบ

2. ^ ยกกาลง

3. * คณ, / หาร, Mod หารเอาเฉพาะเศษ

4. + บวก, -ลบ

Function พนฐาน

=AVERAGE

=COUNT

(Cell เรมตน:Cell สดทาย )(ชวงขอมล)

ฟงกชนหาผลรวม

sum ฟงกชนทใชในการหาผลรวม

• คลกตาแหนง Cell ทตองการแสดงผลลพธ

• คลกทปม คลมตวเลขทตองการหาผลลพธ

หรอ พมพคาสง

= sum(ชวงขอมล)

ฟงกชนหาคาเฉลย

AVERAGE ฟงกชนหาคาเฉลย

• คลกทสามเหลยมหลง ปม เลอก

คลมตวเลขทตองการหาผลลพธ

= AVERAGE(ชวงขอมล)

ฟงกชนหาคามากทสด

MAX ฟงกชนหาคามากทสด

= MAX(ชวงขอมล)

ฟงกชนหาคานอยทสด

MIN ฟงกชนหาคานอยทสด

= MIN(ชวงขอมล)

ฟงกชนการนบจานวน

COUNT ฟงกชนทใชในการนบ เฉพาะขอมลตวเลข

= COUNT(ชวงขอมล)

ฟงกชนในการนบ

COUNTA ฟงกชนทใชในการนบทกรายการ ไมวาเซลลทมตวเลข ขอความ หรอคาความผดพลาด ยกเวน เซลลชองวางทไมถกนบ

= COUNTA(ชวงของขอมล)

COUNTBLANK ฟงกชนทใชในการนบเซลลทวาง

= COUNTBLANK(ชวงของขอมล)

COUNTIF ฟงกชนทใชนบขอมล เฉพาะทตรงกบเงอนไข

= COUNTIF(ชวงของขอมล,เงอนไข)

สญลกษณเทยบคา

• เทากบ (Equals) =

• ไมเทากบ (Does not equals) <>

• มากกวา (Is greater than) >

• มากกวาหรอเทากบ (Is greater than or equal to) >=

• นอยกวา (Is Less than) <

• นอยกวาหรอเทากบ (Is Less than or equal to) <=

การอางองเซล

• Relative Reference A1*B1

• Absolute Reference (F4) $A$1

• MixedA$1*B2

การตกแตงขอมล

• Click เลอกตาแหนง ทตองการตกแตงขอมล

• เลอกคาสงใน Ribbon Home

• หรอ Click ขวา จะปรากฏ Contextual Menu

การตกแตงขอมล

• กรณทตองการใชคาสงเพมเตม

• คลกเลอก ทตาแหนง Options ของกลมคาสง

การจดรปแบบเซล Format Cell

Number:ตวเลข/Date/Time/สกลเงน

Alignment:จดตาแหนงBorder:จดเสนกรอบตาราง

Font:จดแบบอกษร

Patterns:ใสสพน

Protection:ปองกนเซล

[Blue]#/##0.00;[Red](-#/##0);[Green]”zero”

[Blue]#/##0.00;[Red](-#/##0)

[Blue]#/##0.00 "baht"

จดรปแบบวนท/เวลาโดยกาหนดเอง

ว = วน เชน ๑๒

ด = เดอน เชน ธนวาคม

ป = ป เชน ๒๕๕๙

B = ป เชน 2559

d = วน เชน 12

m = เดอน เชน December

y = ป เชน 2016

จดรปแบบตวเลขโดยกาหนดเอง

การตกแตงสขอมลตวเลข

• [Black] ดา

• [Cyan] นาเงนอมเขยว

• [Magenta] มวงมาเจนตา

• [White] ขาว

• [Blue] นาเงน

• [Green] เขยว

• [Red] แดง

• [Yellow] เหลอง

การกาหนดชดขอมลสาหรบ AutoFill

• Click ทปม แทบ File

• Click ท Options

• Click ท Advanced / General

• กาหนดคาทบรรทด Create lists for use in sorts and fill sequences: กดปม Edit Custom Lists...

• Click ทปม Edit Custom Lists...

• กาหนดชดขอความตามตองการ (List entries)บรรทดละ 1 รายการ

• เสรจแลว Click ทปม Add

การเพม WorkSheet

• Click Mouse ทปม New sheet

การลบ WorkSheet

• Click Mouse ปมขวามอเลอก Delete

การเปลยนชอ WorkSheet

• Double Click ท Sheet ทตองการเปลยนชอ

• พมพชอตามตองการ

• กดปม Enter

การยาย WorkSheet

• กด Mouse คางท WorkSheet ทตองการยาย

• ลากไปวางยงตาแหนงทตองการ

การคดลอก WorkSheet

• กด Mouse คางพรอมกบการกดปม Ctrl ท WorkSheet ทตองการคดลอก

• ลากไปวางยงตาแหนงทตองการ

กาหนดคาเรมตนใหมเกยวกบ Font

• Click ทปม แทบ File

• Click ทปม Options

• Click ท General

• กาหนดคาตางๆทWhen creating new workbooks

กาหนดคาเรมตนใหมเกยวกบ Font

• ท Use this font เลอกรปแบบของตวอกษรตามตองการ

• Font Size กาหนดขนาดของตวอกษร

การตงชอใหกบชวงขอมล

• Click เลอกชวงของขอมลทตองการตงชอ

• Click แทบ FORMULAS / Defined Names

• Click ท Define Name

• Name ตงชอ

• Scope กาหนดวาชอทตงนนตองการใหใชไดกบทใดบาง

• Click OK

การแกไขชอหรอชวงขอมลทตงชอ

• Click แทบ FORMULAS / Defined Names / Name Manager

• คลกเลอกรายการทตองการแกไข

หากตองการลบ ใหเลอกรายการชอทตองการแลวกดปม Delete

การ Format as Table

• Click เลอกชวงของขอมลทตองการตกแตงโดยไมตองเลอกหวของขอมลททาการ Merge Cell

• Click ทปม Format as Table เลอกรปแบบตามตองการ

• Click OK

การยกเลก Format as Table

• Click Mouse ภายในตารางทตองการยกเลก

• Click แทบ Design ของ TABLE TOOLS ท Tools

• เลอกเปน Convert to Range

การตกแตงขอมลจาก Styles

• Click เลอกขอมลทตองการสราง Style

• Click เลอก Cell Style ทตองการ

ฟงกชนกลมตรรกะสาหรบการตดสนใจ

• IF ฟงกชนสงกลบคาผลลพธ ตามเงอนไข

=IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)

=IF(เงอนไข,คาทไดถาเปนจรงตามเงอนไข,คาทไดถาไมเปนจรงตามเงอนไข)

* สามารถใชฟงกชน IF ทาการทดสอบมากกวา 1 เงอนไข แตไมเกน 64 เงอนไข

กรณ 1 เงอนไข 2 ผลลพธ

คะแนน < 50 เกรด F

เกรด P

จรง

เทจ

คะแนน < 50จรง

เกรด Gเทจ

คะแนน < 70

เกรด F

จรงเกรด P

เทจ

คะแนน < 60

เกรด F

จรงเกรด D

เกรด Cเทจ

เกรด B

เทจ

เกรด A

ฟงกชนการคนหา

=VLOOKUP(คาทตองการใหคนหา, ตารางทมขอมลทตองการคนหา, หมายเลขคอลมนทตองการใหสงคากลบ ทมขอมลตรงกบ lookup_value, คาตรรกะทตองการหาคาทตรงกบ)

• คาตรรกะ

• TRUE ละไว จะสงกลบคาทตรงกนหรอถาไมพบคาทตรงกนจรงๆ จะหาคาโดยประมาณ

• FALSEจะสงกลบคาทตรงกนหรอถาไมพบคาทตรงกนจรงๆจะสงคา #N/A เปนคาความผดพลาด

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

ฟงกชนการคนหา

= HLOOKUP(คาทตองการใหคนหา, ตารางทมขอมลทตองการคนหา, หมายเลขแถวทตองการใหสงคากลบ ทมขอมลตรงกบ lookup_value, คาตรรกะทตองการหาคา)

• คาตรรกะ• TRUE ละไว จะสงกลบคาทตรงกนหรอถาไมพบคาทตรงกนจรงๆ จะหาคาโดยประมาณ

• FALSEจะสงกลบคาทตรงกนหรอถาไมพบคาทตรงกนจรงๆจะสงคา #N/A เปนคาความผดพลาด

=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

Error Message

######## ตวเลขในเซลลยาวกวาขนาดเซลล

#NAME? ชอฟงกชน

#REF! การอางอง

#DIV/0! การหารดวย 0

#N/A Not Available

#VALUE! คานวณคาไมได

#NUM! การอางองคาของเซลไมถกตอง

ฟงกชนเกยวกบวนทและเวลา

• DATE ฟงกชนสงกลบเลขลาดบตอเนองทแสดงถงวนททระบ

= DATE (ตวเลขป,ตวเลขเดอน,ตวเลขระบวน)

• TODAY ฟงกชนใหแสดงวนทปจจบน

=TODAY()

• NOW ฟงกชนใหแสดงวนทและเวลาปจจบน

=NOW()

• TODAY ฟงกชนใหแสดงวนทปจจบน

=TODAY()

• NOW ฟงกชนใหแสดงวนทและเวลาปจจบน

=NOW()

• DAY ฟงกชนสงกลบวนของวนท ทแสดงดวยเลขลาดบ โดยตองระบวนเปนจานวนเตม ระหวาง 1 ถง 31

=DAY(Serial_number)

• MONTH ฟงกชนสงกลบคาเดอน ซงเปนจานวนเตมจาก 1 (มกราคม) ถง 12 (ธนวาคม) คานถกคานวณจากเลขลาดบทระบ

=MONTH(Serial_number)

• YEAR เปนฟงกชนสงกลบคาปเปนจานวนเตมในชวง 1900-9999 โดยคานวณจากคาตวเลขทใชแทนคาวนท

=YEAR(Serial_number)

• WEEKDAY ฟงกชนสงกลบคาวนในสปดาหทสอดคลองกบคาวนท ตามคาเรมตน วนจะเปนตวเลข อยในชวง 1 (อาทตย) ถง 7 (เสาร)

=WEEKDAY(serial_number,return_type)

• =DateDif(วนเรมงาน,วนปจจบน,”Y”)

• =DateDif(วนเรมงาน,วนปจจบน,”YM”)

• =DateDif(วนเรมงาน,วนปจจบน,”MD”)

ฟงกชนรวมแบบมเงอนไข

• SUMIF ฟงกชนหาผลรวมคาทตรงตามเงอนไข

=SUMIF(ชวงขอมลทเกยวของกบเงอนไข,“ เงอนไข,ชวงขอมลทตองการคานวณ)

เชน รวมรายได เฉพาะทมตาแหนงผจดการ

=SUMIF(C2:C13,“ผจดการ”,F2:F13)

ฟงกชนอานตวเลข

• BAHTTEXT ฟงกชนเขยนคาตวเลขเปนตวหนงสอ

= BAHTTEXT(Cell ทตองการอาน)

ฟงกชนใหลาดบทของขอมลในชวงใดๆ

• RANK ฟงกชนใหลาดบทของขอมลในชวงทกาหนด

=RANK(Cellทจดเรยง,ชวงขอมลเปรยบเทยบ,การจดเรยง)

0 เรยงตวเลขมากขนกอน (Default)

1 เรยงตวเลขนอยขนกอน

ฟงกชนตรวจสอบคา Error

• ตรวจสอบวาขอมลเปน Error Message หรอไม

• ใหผลลพธเปนคาจรง/เทจ (Boolean)

=ISERROR(สตร)

ฟงกชนตรวจสอบคา Error

• เปลยน error เปนคาทเราตองการดวย

• IFERROR(value, value_if_error)

=IFERROR(อารกวเมนตทใชตรวจสอบหาขอผดพลาด,คาทสงกลบถาสตรประเมนไดขอผดพลาด)

ฟงกชนฐานขอมล

• DSUM

• DMIN

• DAVERAGE

• DMAX

• DCOUNT

( Database,Field,Criteria )

• Database ขอบเขตของฐานขอมลทงหมด

• Field เลอกหวตารางทคานวณได

• Criteria เงอนไข

• DCOUNT นบจานวนเซลตวเลขทมในฐานขอมล

• DAVERAGE คานวณหาคาเฉลยของฐานขอมลทเลอก

• DCOUNTA นบจานวนเซลทไมวางหรอ ทงหมดในฐานขอมล

• DMAX หาคามากทสดจากเงอนไข

• DMIN หาคานอยทสดจากเงอนไข

• DSTDEV หาคาประมาณสวนเบยงเบนมาตรฐานของขอมล

• DSUM หาผลรวมของตวเลขในฐานขอมลทตรงตามเงอนไข

• DGET คนหาขอมล(ระเบยนเดยว) ในฐานขอมลทตรงกบเงอนไข

กาหนดเงอนไขการปอนขอมล (Validation)

• เลอกชวงเซลทตองการ

• แทบ Data / Validation

• Setting : กาหนดเงอนไข

• Input massage : กาหนดขอความแสดง

• Error Alert : กาหนดขอความแสดงเมอกรอกผด

การสรปผลขอมลดวย (Subtotals)

• เรยงขอมลในฟลดทจะหาผลสรปยอย เชน เรยงตามเพศ• คลกในขอมล• แทบ Data, Subtotals• ท At each change in เลอกฟลดทจดเรยงไว คอ เพศ• ท Use function เลอกฟงกชนทจะหาผลสรปยอย เชน Count• ท Add subtotal to เลอกฟลดทจะใหโปรแกรมคานวณหาผลสรป

เชน ตาแหนง• เลอก Replace current subtotals• คลก OK

SUBTOTAL หาผลรวม คาเฉลย และอนๆอยางรวดเรว

=SUBTOTAL(หมายเลขประจาฟงกชน,บรเวณทจะใหทาSUBTOTAL)

หมายเลขประจาฟงกชน

1. AVERAGE

2. COUNT

3. COUNTA

4. MAX

5. MIN

6. PRODUCT

7. STDEV

8. STDEVP

9. SUM

10. VAR

11. VARP

ยกเลกการหาผลสรปยอย

• แทบ Data, Subtotals, Remove All

การคานวณขาม Sheet

• นา Mouse Click Sheet, Click Cell ทตองการใสคาตอบ

• พมพเครองหมาย =

• นา Mouse Click Sheet และ Cell ทตองการนามาคานวณ

การคานวณขาม Sheet

• พมพเครองหมายทางการคานวณ

• นา Mouse Click Sheet และ Cell ทตองการนามาคานวณรวม

การคานวณขาม File

• เปด File ทจะใชในการคานวณรวมกน

• นา Mouse Click Sheet, Click Cell ทตองการใสคาตอบ

• พมพเครองหมาย =

• Click Menu Window, Click เลอก File, Sheet, Cell ทจะใชในการคานวณ

การคานวณขาม File

• พมพเครองหมายทางการคานวณ

• นา Mouse Click Sheet และ Cell ทตองการนามาคานวณรวม

การปองกนขอมลทง WorkSheet

• Click ท Sheet ทตองการปองกน

• Click ท แทบ REVIEW / Changes

• Click ทปม Protect Sheet

การปองกนขอมลทง WorkSheet

• พมพ Password, OK

• พมพ Password, OKเพอยนยน

การปองกนขอมลใหบาง Cell แกไขได

• Click เลอกชวงของขอมลทตองการใหแกไขไดภายหลงการปองกน

• Click ขวาเลอกFormat Cells

การปองกนขอมลใหบาง Cell แกไขได

• Click ยกเลกเครองหมายถกหนา Locked, Click OK

• Click ท Ribbon Review

• พมพ Password, OKเพอยนยน

การปองกนขอมลโดยตองการซอนสตร

• Click เลอกชวงของขอมลทตองการไมใหเหนสตรภายหลงการปองกน

• Click ขวาเลอก Format Cells

การปองกนขอมลโดยตองการซอนสตร

• Click เครองหมายถกหนา Hidden, Click OK

• พมพ Password, OK (เพอยนยน)

การยกเลกการปองกนทกประเภท

• Click ทปม Unprotect Sheet

• พมพหมายเลข Password ทใสไวเพอทาการยกเลก

• Click OK

การปองกนทง Workbook

• Click ทปม Protect Workbook

• Click ท Protect Structure and Windows

การปองกนทง Workbook

• พมพหมายเลข Password 2 ครง OK

การยกเลกการปองกนทง Workbook

• Click เลอก Protect Structure and Windows

• พมพหมายเลข Password เหมอนตอนปองกน

การปองกนแบบอนญาตใหผใชแกไขไดเฉพาะชวงทอนญาต

• Click ทปม Allow Users to Edit Ranges

• Click ทปม New...

• Title ตงชอ

• Refers to Cells กาหนดชวงทจะอนญาตใหแกไขได

• Range password พมพรหสทตองการใหแกไขได

• Click OK

• พมพหมายเลข Password ยนยนอกครง

• Click OK

• Click ทปม Protect Sheet...

• กาหนด Password ตามปรกต

การยกเลกการปองกน

• Click ทปม Unprotect Sheet

• พมพหมายเลข Password ทใสไวเพอทาการยกเลก

• Click OK

พมพขอมล, ตวเลข ใน AutoShape

• Click ท Cell ใดๆแลวพมพขอมลหรอตวเลข

• Click ท แทบ INSERT / Click Shapess

• Click เลอก Object มาวาดบน Work Area

• Click บน Object

• Click ท Formula Bar พมพ =

พมพขอมล, ตวเลข ใน AutoShape

• Click Mouse ทตาแหนงทพมพขอมลไวใน Cell ใดๆ

• ทดลองหมน Object สงเกตดตวเลขจะอยแนวเดม

• ถาตองการใหตวเลขหมนตามทศทางของ Object

การสรางกราฟใน Microsoft Excel

• Click เลอกขอมลทตองการนามาสรางกราฟ

• ตองการสรางแบบเรว กดปม F11

• Click เลอกขอมลทตองการนามาสรางกราฟ

• Click แทบ INSERT / Illustrations / Chart

• Click เลอกรปแบบของกราฟทตองการสราง

• เมอไดกราฟแสดงออกมาแลวจะม Ribbon ทใชสาหรบการจดการกบกราฟคอ

• Ribbon DESIGN

• Ribbon FORMAT

การรปแบบการวางกราฟ

• Click ท แทบ DESIGN / Location

• Click ทปม Move Chart

• เลอกตาแหนงทตองการใหแสดงกราฟ

• Click OK

• Note: ไมเทากบ คอ <>

กาหนดรายละเอยดงานพมพ

• Click ทปม Print Preview

• หรอ Click Tab Page Layout

• กาหนดคาเกยวกบการพมพตามตองการ

การกาหนดขอบเขตงานพมพ

• กรณทไมมการเลอกพนท Microsoft Excel จะพมพงานทงหมดอตโนมต

• หากตองการเลอกพมพเฉพาะสวนใด มขนตอน ดงน

• เลอกคลมขอมล, Click Tab Page Layout

• คลกเลอก Print Area

• เลอก Set Print Area

ยกเลกกาหนดขอบเขตงานพมพ

• ยกเลกการเลอกพมพเฉพาะสวนใด มขนตอน ดงน

• เลอกคลมขอมล, Click Tab Page Layout

• คลกเลอก Print Area

• คลกเลอก Clear Print Area

การพมพงาน

• Click Mouse Tab File

• Click เลอก Print

การใชคยลดใน Microsoft Excel

• CTRL+; แทรกวนท

• CTRL+: แทรกเวลา

• CTRL+SHIFT+ เลอกขอมลตอเนองกนแนวนอน

• CTRL+SHIFT+ เลอกขอมลตอเนองกนแนวตง

• CTRL+* เลอกขอมลทงตาราง

• CTRL+SHIFT +F3 เรยกใชคาสง Insert /Name/Create

การใชคยลดใน Microsoft Excel

• CTRL+F3 เรยกใชคาสง Insert /Name/Define

• CTRL+SHIFT+1 จดรปแบบตวเลข เชน 5,000.00

• CTRL+SHIFT+2 จดรปแบบเวลา

• CTRL+SHIFT+3 จดรปแบบวนท

• CTRL+SHIFT+4 จดรปแบบตวเลขแสดงสญลกษณคาเงน ฿5,000.00

• CTRL+SHIFT+5 จดรปแบบเลขทศนยม 0.07 7%

Goal Seek

• เปนเครองมอวเคราะหขอมลทมตวแปร 1 ตวแปร

Goal Seek

• Set CellCell ทปนสตร

• To Valueคาเปาหมายทตองการ

• By Changing Cellตองการใหตวแปรใดเปลยนตามจากการ Set ของ To Value

ชนดของ Macro

• ใช Macro Recorder เปนการบนทกการทางาน

• เขยน Macro ขนมาใชเอง ดวยภาษา Visual Basic

หลกเกณฑในการตงชอ MACRO

• ตองเรมตนดวยตวอกษรเทานน

• ใชเครองหมาย Under Score ขนชอ Macro ได

• ตงชอ Macro ไดไมเกน 46 ตวอกษร

หลกเกณฑในการตงชอ MACRO

• สญลกษณตางๆไมสามารถนามาใชในการตงชอ Macro ได

• ไมควรใช Keyword มาตงชอ Macro เพราะจะทาใหเกด Error ได

Adv. Microsoft Excel 2013 - secretary.mots.go.th · ของโปรแกรม Microsoft Excel....

Documents