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Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
ETAPAS EN LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
ETAPAS EN LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
Obtención del briefing inicial.
Investigación y análisis de las
diferentes áreas de actuación.
Obtención de datos en cada una de
estas áreas.
Reuniones de trabajo con los
equipos implicados.
Tratamiento de la información.
Repercusión de nuevas tecnologías.
Contraste de opiniones.
Conclusiones e informe final.
Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
FASE
S O
ETA
PAS
DE
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ÌA SEGUIMIENTO
PRESENTACION DE INFORME
EJECUCIÓN
PLANEACIÓN
Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
El Planeamiento de la Auditoria garantiza el diseño de una estrategia adaptada las condiciones de cada entidad tomando como base la información recopilada en la etapa de Exploración Previa.
En este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, las personas implicadas, las tareas a realizar por cada uno, los recursos necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros.
PLANEACIÓN
Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
PLANEACIÓN
• Herramienta del auditor para cumplir con las normas de auditoría
• Provee una guía para distribuir las tareas
• Determinar el cumplimiento de la unidad auditada con la reglamentación aplicable
• Permite al auditor detectar faltas o deficiencias de controles internos
Programa de Auditoría
Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
PLANEACIÓN
• Apoya al Auditor en reducción de Tiempo
• Es una guía para cumplir con la verificación total del proceso a Auditar.
• Es una lista de chequeo y observación
• Ayuda a centrar la auditoria en aspectos relevantes
• Permite recopilar las evidencias de la auditoria de acuerdo al desarrollo.
Lista de Verificación o Lista de Chequeo
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PLANEACIÓN
La utilización de este ciclo en la evaluación y verificación de los Procesos permitirá resultados satisfactorios mejorando la integración de la competitividad de los servicios ofrecidos como firma Auditoría Técnica Externa.
PlanearhacerVerificarActuar
Verificación de Procesos
Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
PLANEACIÓN
Entrevistar Sobre:
• Los propósitos del proceso • El alcance y las responsabilidades • Recursos • Despliegue de objetivos. • La identificación y comunicación de los requisitos del cliente
Planear
Verificación del proceso
PlanearhacerVerificarActuar
Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
PLANEACIÓNVerificación del proceso
• La disponibilidad de documentos y registros incluyendo su control • La aplicación de las técnicas y métodos de operación • La definición y aplicación de las disposiciones establecidas en los documentos • Evaluar el contenido de los registros de calidad • La formación del personal
Hacer
Planearhacer
VerificarActuar
Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
PLANEACIÓNVerificación del proceso
• Método de seguimiento de desempeño de procesos • Seguimiento a los productos. • Indicadores de gestión • Análisis de datos generados • Resultados de auditorias de calidad al proceso Planearhacer
VerificarActuar
Verificar
Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
PLANEACIÓNVerificación del proceso
Preguntar por:
• La aplicación de correcciones • El desarrollo de acciones correctivas • La implementación de acciones preventivas • Las acciones de mejora continua
PlanearhacerVerificarActuar
Actuar
Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
El auditor debe asegurarse del cumplimiento de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, y del conocimiento y dominio del Manuales de procedimientos del área a auditar.
EJECUCIÓN
Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
EJECUCIÓNEsquema de fases en la Ejecución
Fase de Reunión de Inicio•Presentación del Equipo Auditor•Comunicación de la Auditoría•Confirmar los canales de Comunicación•Presentación de Cronograma tentativo
Recopilación de datos e información•Obtención de información para la auditoría•Obtención de documentos Claves•Aplicación de procedimientos de Auditoría de acuerdo al programa
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EJECUCIÓNEsquema de fases en la Ejecución
Análisis y evaluación de datos e información • Análisis de Resultado Hallazgos de Auditoría• Análisis de las recomendaciones basadas en los resultados• Determinar recomendaciones Finales
Reunión de Cierre•Comunicar los principales resultados•Formalizar acuerdos, si corresponde•Relevar importancia de toma de medidas
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EJECUCIÓNFuente de Información
Equipo en Funcionamiento
Registros
Datos ( Estadísticas)
Condiciones de Almacenamiento
Condiciones De Operación
Observaciones
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EJECUCIÓN
Las Entrevistas
Las entrevistas constituyen un elemento clave de las auditorías y se necesitan ciertas habilidades para que agreguen valor.
Las entrevistas son el corazón de toda auditoría. Pueden proporcionar información clave para comprender los éxitos y desafíos de los sistemas.
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EJECUCIÓN
Las Entrevistas
Errores que no se deben cometer al realizar las entrevistas:
• Auditar solamente documentos
• Tomar las cosas de forma personal
• Expresar antipatía por el auditado
• Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos
• Expresar juicios propios
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EJECUCIÓN
• Detallista
• Diplomático
• Respetuoso
• Seguro
• Decidido
• Persistente
En las Entrevistas ser
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EJECUCIÓN
Hallazgo Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
Es registrado en la lista de verificación como respuesta a los cuestionamientos que han sido preparados Resultados de la auditoria Técnicas de auditorias
Análisis y evaluación de datos e información
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EJECUCIÓNMarcas de Auditoria
Las marcas de auditoría son signos que utiliza el auditor para señalar el tipo de procedimiento que está aplicando, simplificando con ello su papel de trabajo.
√ suma correcta
Calculo Verificado
Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones,
sumatorias, inventarios, etcétera
Documento o asunto pendiente por aclarar, revisar o localizar
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Documento o asunto pendiente aclarado, revisado o localizado.
Verificado contra registros
Verificado contra documento original o expediente
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EJECUCIÓN
Conectores y Notas
Los conectores son números arábigos encerrados en círculo con una flecha que indica la dirección donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato, pero con diferentes niveles de desagregación.
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• Traduce fielmente las conclusiones de la reunión de cierre
• Recuerda el objetivo y alcance de la auditoria • Indica la fecha de la auditoria
• Referencia los documentos examinados
• Define no conformidades puntuales
• Puntos fuertes de la actividad auditada
• Presenta las Recomendaciones
PRESENTACIÓN DE INFORME
Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing
PRESENTACIÓN DE INFORME
Contenido del Informe Final
Primera Parte: Carta de Gerencia o Nota expositiva.
Segunda Parte:
• Base Legal • Datos sobre la Unidad Auditada• Alcance y metodología• Comentarios Generales • Recomendaciones• Anexos
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PRESENTACIÓN DE INFORME
Contenido del Informe Final
Base Legal • Indica que se realizo ( evaluación, Auditoria)• Base legal para ejecutar la auditoria
Datos sobre la Unidad Auditada
Breve descripción de la unidad (creación, funciones, organización)
Alcance y metodología• Declaración de Cumplimiento con Normas• Período auditado
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PRESENTACIÓN DE INFORME
Contenido del Informe Final
Comentarios Generales• No necesariamente implican violaciones a leyes• Situaciones significativas para las operaciones de la• unidadSe incluye sólo si lo amerita
Recomendaciones• Remedio para corregir las situaciones señaladas• Dirigidas al funcionario responsable de la acción• Dirigidas a la causa del hallazgo
Anexos• Gráficas, análisis, listas tablas, entre otras
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PRESENTACIÓN DE INFORMEAtributos de los Hallazgos
Título del hallazgo
1.Condición Lo que es
Situación Actual
2.Criterio Lo que debe ser
Las normas
3. Causa Por que Sucedió
Razones de las Desviaciones
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PRESENTACIÓN DE INFORMEAtributos de los Hallazgos
Título del hallazgo
4. EfectoDiferencia entre lo Medición de que es
y debe ser Costos
5. Recomendación Acciones Correctivas Mejoras de las Operaciones
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EJECUCIÓNModelo General de Auditoría
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SEGUIMIENTO
Auditoria de Seguimiento
Responsabilidades del auditado.
• Proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones provenientes del informe de auditoria .
• Definir fechas limite para la implantación de estas acciones .
• Verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas antes de la auditoria de seguimiento .
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SEGUIMIENTO
Auditoria de Seguimiento
Responsabilidades del auditor.
• Realizar la Auditoria de Seguimiento.
• Presentar e informar los resultados de la auditoria de seguimiento.
• Evaluar la eficacia de las acciones implantadas.