Ingeniería en Marketing - Auditoria en Marketing

ETAPAS EN LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

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ETAPAS EN LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

Obtención del briefing inicial.

Investigación y análisis de las

diferentes áreas de actuación.

Obtención de datos en cada una de

estas áreas.

Reuniones de trabajo con los

equipos implicados.

Tratamiento de la información.

Repercusión de nuevas tecnologías.

Contraste de opiniones.

Conclusiones e informe final.

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FASE

S O

ETA

PAS

DE

AU

DIT

OR

ÌA SEGUIMIENTO

PRESENTACION DE INFORME

EJECUCIÓN

PLANEACIÓN

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El Planeamiento de la Auditoria garantiza el diseño de una estrategia adaptada las condiciones de cada entidad tomando como base la información recopilada en la etapa de Exploración Previa.

En este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, las personas implicadas, las tareas a realizar por cada uno, los recursos necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros.

PLANEACIÓN

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PLANEACIÓN

• Herramienta del auditor para cumplir con las normas de auditoría

• Provee una guía para distribuir las tareas

• Determinar el cumplimiento de la unidad auditada con la reglamentación aplicable

• Permite al auditor detectar faltas o deficiencias de controles internos

Programa de Auditoría

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PLANEACIÓN

• Apoya al Auditor en reducción de Tiempo

• Es una guía para cumplir con la verificación total del proceso a Auditar.

• Es una lista de chequeo y observación

• Ayuda a centrar la auditoria en aspectos relevantes

• Permite recopilar las evidencias de la auditoria de acuerdo al desarrollo.

Lista de Verificación o Lista de Chequeo

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PLANEACIÓN

La utilización de este ciclo en la evaluación y verificación de los Procesos permitirá resultados satisfactorios mejorando la integración de la competitividad de los servicios ofrecidos como firma Auditoría Técnica Externa.

PlanearhacerVerificarActuar

Verificación de Procesos

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PLANEACIÓN

Entrevistar Sobre:

• Los propósitos del proceso • El alcance y las responsabilidades • Recursos • Despliegue de objetivos. • La identificación y comunicación de los requisitos del cliente

Planear

Verificación del proceso

PlanearhacerVerificarActuar

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PLANEACIÓNVerificación del proceso

• La disponibilidad de documentos y registros incluyendo su control • La aplicación de las técnicas y métodos de operación • La definición y aplicación de las disposiciones establecidas en los documentos • Evaluar el contenido de los registros de calidad • La formación del personal

Hacer

Planearhacer

VerificarActuar

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PLANEACIÓNVerificación del proceso

• Método de seguimiento de desempeño de procesos • Seguimiento a los productos. • Indicadores de gestión • Análisis de datos generados • Resultados de auditorias de calidad al proceso Planearhacer

VerificarActuar

Verificar

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PLANEACIÓNVerificación del proceso

Preguntar por:

• La aplicación de correcciones • El desarrollo de acciones correctivas • La implementación de acciones preventivas • Las acciones de mejora continua

PlanearhacerVerificarActuar

Actuar

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El auditor debe asegurarse del cumplimiento de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, y del conocimiento y dominio del Manuales de procedimientos del área a auditar.

EJECUCIÓN

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EJECUCIÓNEsquema de fases en la Ejecución

Fase de Reunión de Inicio•Presentación del Equipo Auditor•Comunicación de la Auditoría•Confirmar los canales de Comunicación•Presentación de Cronograma tentativo

Recopilación de datos e información•Obtención de información para la auditoría•Obtención de documentos Claves•Aplicación de procedimientos de Auditoría de acuerdo al programa

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EJECUCIÓNEsquema de fases en la Ejecución

Análisis y evaluación de datos e información • Análisis de Resultado Hallazgos de Auditoría• Análisis de las recomendaciones basadas en los resultados• Determinar recomendaciones Finales

Reunión de Cierre•Comunicar los principales resultados•Formalizar acuerdos, si corresponde•Relevar importancia de toma de medidas

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EJECUCIÓNFuente de Información

Equipo en Funcionamiento

Registros

Datos ( Estadísticas)

Condiciones de Almacenamiento

Condiciones De Operación

Observaciones

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EJECUCIÓN

Las Entrevistas

Las entrevistas constituyen un elemento clave de las auditorías y se necesitan ciertas habilidades para que agreguen valor.

Las entrevistas son el corazón de toda auditoría. Pueden proporcionar información clave para comprender los éxitos y desafíos de los sistemas.

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EJECUCIÓN

Las Entrevistas

Errores que no se deben cometer al realizar las entrevistas:

• Auditar solamente documentos

• Tomar las cosas de forma personal

• Expresar antipatía por el auditado

• Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos

• Expresar juicios propios

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EJECUCIÓN

• Detallista

• Diplomático

• Respetuoso

• Seguro

• Decidido

• Persistente

En las Entrevistas ser

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EJECUCIÓN

Hallazgo Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Es registrado en la lista de verificación como respuesta a los cuestionamientos que han sido preparados Resultados de la auditoria Técnicas de auditorias

Análisis y evaluación de datos e información

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EJECUCIÓNMarcas de Auditoria

Las marcas de auditoría son signos que utiliza el auditor para señalar el tipo de procedimiento que está aplicando, simplificando con ello su papel de trabajo.

√ suma correcta

Calculo Verificado

Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones,

sumatorias, inventarios, etcétera

Documento o asunto pendiente por aclarar, revisar o localizar

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Documento o asunto pendiente aclarado, revisado o localizado.

Verificado contra registros

Verificado contra documento original o expediente

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EJECUCIÓN

Conectores y Notas

Los conectores son números arábigos encerrados en círculo con una flecha que indica la dirección donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato, pero con diferentes niveles de desagregación.

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• Traduce fielmente las conclusiones de la reunión de cierre

• Recuerda el objetivo y alcance de la auditoria • Indica la fecha de la auditoria

• Referencia los documentos examinados

• Define no conformidades puntuales

• Puntos fuertes de la actividad auditada

• Presenta las Recomendaciones

PRESENTACIÓN DE INFORME

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PRESENTACIÓN DE INFORME

Contenido del Informe Final

Primera Parte: Carta de Gerencia o Nota expositiva.

Segunda Parte:

• Base Legal • Datos sobre la Unidad Auditada• Alcance y metodología• Comentarios Generales • Recomendaciones• Anexos

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PRESENTACIÓN DE INFORME

Contenido del Informe Final

Base Legal • Indica que se realizo ( evaluación, Auditoria)• Base legal para ejecutar la auditoria

Datos sobre la Unidad Auditada

Breve descripción de la unidad (creación, funciones, organización)

Alcance y metodología• Declaración de Cumplimiento con Normas• Período auditado

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PRESENTACIÓN DE INFORME

Contenido del Informe Final

Comentarios Generales• No necesariamente implican violaciones a leyes• Situaciones significativas para las operaciones de la• unidadSe incluye sólo si lo amerita

Recomendaciones• Remedio para corregir las situaciones señaladas• Dirigidas al funcionario responsable de la acción• Dirigidas a la causa del hallazgo

Anexos• Gráficas, análisis, listas tablas, entre otras

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PRESENTACIÓN DE INFORMEAtributos de los Hallazgos

Título del hallazgo

1.Condición Lo que es

Situación Actual

2.Criterio Lo que debe ser

Las normas

3. Causa Por que Sucedió

Razones de las Desviaciones

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PRESENTACIÓN DE INFORMEAtributos de los Hallazgos

Título del hallazgo

4. EfectoDiferencia entre lo Medición de que es

y debe ser Costos

5. Recomendación Acciones Correctivas Mejoras de las Operaciones

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EJECUCIÓNModelo General de Auditoría

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SEGUIMIENTO

Auditoria de Seguimiento

Responsabilidades del auditado.

• Proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones provenientes del informe de auditoria .

• Definir fechas limite para la implantación de estas acciones .

• Verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas antes de la auditoria de seguimiento .

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SEGUIMIENTO

Auditoria de Seguimiento

Responsabilidades del auditor.

• Realizar la Auditoria de Seguimiento.

• Presentar e informar los resultados de la auditoria de seguimiento.

• Evaluar la eficacia de las acciones implantadas.