Cosa manca ad un brief

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Be!er So"ware 2013 Firenze, 12 novembre 2013

di Marianna Cerato e Ilaria Mauric

Ilaria Mauric User experience designer GNV&Partners

@ilariamauric�� it.linkedin.com/in/ilariamauric

Marianna Cerato Frontend developer e User experience designer

GNV&Partners

@mariannacerato�� it.linkedin.com/in/mariannacerato

Perché questo talk

• difficoltà ricorrenti

• brief lacunosi

• brief per proge"i digitali stru"urati come brief creativi

• incomprensioni

• time consuming

Obie!ivi

• far diventare il brief un documento autorevole per tu"i i team coinvolti nel proge"o

• consegna di valore fin dal brief

• disegnare un perimetro per lavorare in concerto

Pagine min > 5

max > 100

Formato doc, pdf, ppt

Ricevuto via mail, a volte

anticipato per tel

Possibilità di discuterlo con riunione di

approfondimento

Il�� design�� lo�� fate�� voi,�� lo�� sviluppo�� lo�� fa�� XY,�� al�� resto�� pensiamo��

Mi�� mandi�� il�� preventivo�� per�� la�� grafica�� di�� questo�� progetto?

Vogliamo�� una�� community,�� quanto�� costa?

Vogliamo�� la�� gamification.��

Le�� regole�� le�� facciamo�� noi,�� te�� le�� diamo�� tra�� poco.��

Quanto�� costa?

CLIENTE:

DATA/LUOGO:

INTERLOCUTORI:

OGGETTO:

GENESI DEL PROGETTO:

IL MERCATO DI RIFERIMENTO:

Vantaggio Competitivo:

Posizionamento:

e-xtrategy srlvia s. ubaldo, 36 - 60030 monsano (an) - italy - tel +39 0731 60225- fax +39 0731 690556

www.e-xtrategy.net - info@e-xtrategy.net

Che cos’è un brief

Come nasce un brief (parte 1)

Interviste

Cosa manca?

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Interviste

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1. a condensed or short statement or wri"en synopsis; abstract […]

brief /briːf/

Fonte: Wordreference, Collins Concise English Dictionary © HarperCollins Publishers

1. short in duration

2. short in length or extent; scanty: a brief bikini

3. terse or concise; containing few words […]

brief /briːf/

VB (transitive)

1. to prepare or instruct by giving a summary of relevant facts

2. to make a summary or synopsis of

3. […]

Fonte: Wordreference, Collins Concise English Dictionary © HarperCollins Publishers

brief e briefing

Dunque, si definisce briefing un breve incontro in cui vengono impartite sintetiche informazioni e dire"ive in merito a un proge"o o a un piano d’azione.

Fonte: Sapere.it di De Agostini

To brief dall’inglese, si traduce in italiano con “dare informazioni”.

Sovente, nel corso del briefing viene reda"o un documento (brief), che riporta le informazioni e le linee guida per la lavorazione del proge"o. [...]

“Ti briffo”

breve sintetico informativo

Parliamo di proge"i digitali.

Interviste

Cosa manca?

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Interviste

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Azienda o Ente

Proge!o Utenti

Proge!o UtentiAzienda o Ente

Responsabile di proge!o

Tech / Digital / Web unit

Partner Fornitore

Team UX

Team dev

Proge!o UtentiAzienda

o Ente CEO

Partner Fornitore

Team UX

Team dev

Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecnici Customer CareRedazioni Comunicazione …

Interviste

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Breve intro

Domande aperte per capire se il problema era sentito anche dagli altri.

5 Commi"enti (CMO, CTO)

10 Partner / Fornitori (design, sviluppo)

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Da chi nascono le idee contenute in un brief?

Dall’Editore o da proposte fa!e dal team di lavoro vagliate comunque da lui.

Dalla proprietà o dai sistemi informativi.

Dai responsabili di prodo!o o di mercato.

Sono idee nostre.

Necessità imposte dal mercato o dal customer care.

Dalle redazioni, dal webmarketing.

Da chi nascono le idee contenute in un brief?

Commi!ente

Su cosa si basa l’idea contenuta in un brief?

Definizione obie!ivi, kpi, budget e tempi.

Best practices, o!imizzazione e automatismo dei flussi di lavoro

Esigenze del momento, aspe!ative sul proge!o, obie!ivi da raggiungere, stare al passo coi tempi.

Informazioni, obie!ivi, richieste.

Su cosa si basa l’idea contenuta in un brief

Commi!ente

Chi deve approvarlo?

Il CEO.

L’editore.

Il responsabile del proge!o.

Il CMO.

La direzione generale.

Chi deve approvarlo?

Commi!ente

Che cos’è per te un brief?

Rappresenta un tentativo di descrizione di quanto il cliente crede di volere (o di poter fare).

Che cos’è per te un brief?

Partner / Fornitore

Che informazioni ti aspe!i di trovare in un brief?

Business model.

Partner / Fornitore

Che informazioni ti aspe!i di trovare in un brief?

Principali a!ori.

Epic stories.

Budget.

Tempistiche.

Vincoli tecnologici.

Le informazioni contenute nei brief che ricevi sono quelle che ti servono?

Non sempre.

Nel 99% dei casi no.

Alcune. Ma sono più interessanti quelle che il cliente non dice. Cose che per lui sono ovvie o implicite, o a cui ha fa!o il callo senza accorgersene.

Partner / Fornitore

Le informazioni che ricevi sono quelle che ti servono?

Cosa si aspe!a da te il Cliente dopo averti mandato un brief?

Cosa ti aspe!i dal partner o fornitore quando gli hai mandato un brief?

Domande per la definizione del proge!o e per evitare

fraintendimenti su obie!ivi e percorsi da

intraprendere.

Partner / FornitoreCommi!ente

Cosa ti aspe!i / cosa si aspe!a dopo averlo mandato?

Una prima ipotesi proge!uale, con un

orizzonte economico identificato.

Economics e tempistiche.

Un preventivo a corpo

e dei tempi.

Un preventivo a corpo

e dei tempi.

Quanto tempo impiegate a scrivere un brief?

Minimo qualche ora o un giorno, massimo qualche se!imana.

Non meno di un mese.

Commi!ente

Quanto tempo impiegate per scrivere un brief?

Quante revisioni subisce?

In media, 2/3. Ma per grandi proge!i, anche 5.

Commi!ente

Quante revisioni subisce?

Quanto tempo trascorre in media dall’invio del brief al partner /fornitore all’avvio el proge!o?

Quanto tempo trascorre in media dalla ricezione del brief all’avvio del proge!o?

2 se!imane.Non meno di un mese.

Mesi e mesi.

Quanto tempo trascorre dall’invio al partner/fornitore al kickoff?

Mesi e mesi.

Quanto tempo trascorre dall’invio al partner/fornitore al kickoff?

I GANTT prefissati vengono rispe!ati?

A volte.

ahahahahahahahah!!

A volte.

Quali sono i problemi ricorrenti nei proge!i nati da un brief?

Cambiamenti acce!ati mal volentieri.

Mancanza di de!aglio.Analisi poco approfondita.

Quali sono i problemi ricorrenti in un proge!o nato da un brief?

Rigidità.

Informazioni inutili o incomplete.

Quali sono i vantaggi ricorrenti nei proge!i nati da un brief?

Concordare a priori obie!ivi e KPI.

Condivisione del proge!o.

Punti di vista molteplici.

Quali sono i vantaggi ricorrenti in un proge!o nato da un brief?

Esistono?

Abbiamo l’occasione di trovare i giusti

interlocutori e far loro le giuste domande.

Interviste

Cosa manca?

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Interviste

Cosa manca?

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Azienda o Ente

Redazioni Customer Care Comunicazione

Idea di proge"o tempo sconosciuto

Utenti

Idea di proge"o tempo sconosciuto

UtentiAzienda

o EnteCEO

Scri"ura del brief 1 se! • 1 mese

o EnteCEO

Scri"ura del brief 1 se! • 1 mese

o EnteCEO

Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecnici …

CEO valuta il brief prodo"o 1 se! • 1 mese

o EnteCEO

Partner Fornitore

Partner / fornitori selezionati analizzano il brief 1 g • 5 gg

o EnteCEO

Partner Fornitore

Scelta del partner / fornitore 1 se! • 1 mese

o EnteCEO

Partner Fornitore

Approfondimenti con partner / fornitore scelto 1 se! • 1 mese

o EnteCEO

Team UX

Team dev

Partner Fornitore

Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecniciRedazioni Customer Care Comunicazione

Approvazione e kickoff 1 mese • 8 mesi

o EnteCEO

Team UX

Team dev

Fonte: Agile Experience Design di Lindsay Ratcliffe e Marc McNeill

CEO, CMO, CTO… DEV

Come�� utente…⋯�� voglio…⋯��

in�� modo�� che…⋯

DESIGN

Il Cliente si aspe"a che i designer si occupino della grafica e gli sviluppatori dello sviluppo.

Il Cliente è tendenzialmente o"imista sui tempi di lavoro che affida all’esterno.

Il partner / fornitore è tendenzialmente guardingo sul proge"o in generale e sui tempi di realizzazione.

Interviste

Cosa manca?

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Interviste

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Il brief (o l’idea) non è stato verificato con le persone a cui è rivolto.

Utenti

Il brief (o l’idea) non è stato verificato con le persone che coinvolge.

Quasi sempre, i partner / fornitori che lavoreranno sul brief non conoscono il dominio e sul documento non se ne parla.

Quasi sempre, i partner / fornitori temono che durante il proge"o emergano aspe"i che lo porteranno a un bagno di sangue.

Rigidità.

Informazioni inutili o incomplete.

Non sono previste a"ività di verifica neanche post proge"o.

Riscontrato sopra!u!o su proge!i di servizio, non di prodo!o.

Interviste

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Interviste

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#1 Definire il dominio

Partner / FornitoreAzienda o Ente

Dominio Dominio

O!enere Fare

Strategia

Partner / FornitoreAzienda o Ente

#2 Dichiarare la strategia di business

Dichiarare la strategia di business

• obie"ivi di business e bmc • benchmark e competitor • vincoli stru"urali o tecnici • a"ori ed epic stories • kpi e metriche • priorità, tempi, budget • product owner e interlocutori

“Puliamo” il linguaggio

Definire un obie!ivo

specificoS

misurabile

acce!abile

rilevante

tempificato / tracciabile

Obie!ivoAzione

≠Strumento

AzioneStrumento

Obie!ivo

Il�� design�� lo�� fate�� voi,�� lo�� sviluppo�� lo�� fa�� XY,�� al�� resto�� pensiamo��

Mi�� mandi�� il�� preventivo�� per�� la�� grafica�� di�� questo�� progetto?

Vogliamo�� una�� community,�� quanto�� costa?

Vogliamo�� la�� gamification.��

Le�� regole�� le�� facciamo�� noi,�� te�� le�� diamo�� tra�� poco.��

Quanto�� costa?

Vogliamo�� aumentare�� le�� vendite�� dei�� nostri��

prodotti.

Vogliamo�� raggiungere�� gli��

utenti�� che�� usano�� il�� nostro�� software�� da�� nuovi�� dispositivi.

Vogliamo�� diventare�� il�� punto�� di�� riferimento�� per�� X�� nel�� territorio�� Y.��

Vogliamo�� ridurre�� i�� costi�� di�� assistenza.

Sono singole persone o gruppi di persone che hanno bisogno di usare il servizio o prodo"o digitale.

Sistema fa!urazione

Proge!o

Anonimo

Registrato

Magazzino

Sistema spedizione

Customer care

Epic story

Una epic story rappresenta un bisogno di uno degli a"ori del sistema che potrà essere descri"o in user stories più de"agliate.

#3 Verifica e sostenibilità degli obie!ivi

Verifica e sostenibilità degli obie!ivi

• partire dai dati reali • verificare le idee con gli a"ori che dovranno

realizzarla, possibilmente prima di prome!erle al CEO

• priorità e rilasci non per feature, ma per obie"ivi e metriche.

#4 Ridefinire i ruoli

Il partner / fornitore non è “quello che fa la grafica”, “quello che fa il sito”, “quello che scrive codice”.

L’utente non è un’entità che genera impression e statistiche.

Ridefinire i ruoli

#5 Condividere la design vision

Fonte: Agile Experience Design di Lindsay Ratcliffe e Marc McNeill (rivisitato)

CEO, CMO, CTO…

conoscenza del dominio

esperienza

dirige

addestra

sostiene

delega

Leadership situazionale

esperienza

dirige

addestra

sostiene

delega

Buone pratiche del partner / fornitore

• chiedere perché (Ask Why, why, why, why and why!)

• guarire dalla sindrome del “Me l’avete chiesto voi”

• individuare interlocutori e product owner • chiarire chi fa cosa

h!p://zurb.com/manifesto

• rilasci basati sulle priorità • basta dire che per tu"o ci vuole minimo

un anno • misurare • rinunciare al proprio ego: non è per voi

ma per il Cliente e per chi beneficerà del proge"o

Buone pratiche del partner / fornitore

o EnteCEO

Partner Fornitore

o EnteCEO

Team UX

Team dev

Partner Fornitore

o EnteCEO

Team UX

Team dev

ipotizziamo che il tempo necessario corrisponda al best case

Vantaggi

• meno spreco

• meno dispersione delle informazioni

• riduzione del rischio

• le riunioni sono già operative

• team multidisciplinare perme"e di orientare le scelte consapevolmente

Rispondi al questionario!Aiutaci a capire come scrivere meglio un brief per far partire un proge"o col piede giusto:

bit.ly/1hzDKbr

@mariannacerato,�� @ilariamauric

Ringraziamenti• Mabel Morri (www.mabelmorri.it) per le

illustrazioni

• Lia, Marco, Alessandro, Stefano, Sergio

• Francesco, Michele, Lorenzo, Ma"eo, Daniele, Alessandro, Daniel, Alberto, Michele, Lorenzo

• Nicolò, Luca, e Fabio di GNV&Partners

Be!er So"ware 2013 • Firenze, 12 novembre 2013

#1 Definire il dominio #2 Dichiarare la strategia di business #3 Verifica e sostenibilità degli obie!ivi #4 Ridefinire i ruoli #5 Condividere la design vision