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Erfolgreiches Lesson Learnedaus ProjektenJoachim KohlJ&M Management Consulting AG
25.04.2013
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1 Wer ist J&M?
2 Integration von Lessons Learned in PRINCE2
3 Gestaltung eines Lessons Learned Workshops
4 Lessons Learned in der Organisation
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Zahlen und Fakten auf einen Blick
J&M StandorteJ&M Projekt-Standorte
J&M Umsatz
J&M Management Consulting
1997 gegründet
482 Klienten
40 Länder
320 Mitarbeiter
17 Standorte
26 Nationalitäten
1,2 Mrd € Operational Value*
24 28 29 3550
2007 2008 2009 2010 2011
In Mio €
* Der von 2007-2011 durch J&M Management Consulting generierte Operational Value. Akkumulierter Umsatz multipliziert mit dem Return on Consulting Faktor 7 aller gemessenen J&M Projekte
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Transforming Supply Chains and Delivering Operational Value
ChangeManagementManagementof Change
KundeLieferant
Innovation & Product Lifecycle Management
Supply ChainManagement
Supply Chain & Operations
Finanzen & Controlling
Vertrieb & Marketing
Service & Ersatzteil Mgmt
Pro-duktion
Lager-haltung Logistik Distri-
bution
Auftrags-Mgmt Planung Qualitäts-
MgmtInstand-haltung
Einkauf & Beschaffung
Management of Change
Prozesse & Organisation
PerformanceManagement
IT & Enabling Technologies
Strategische Ausrichtung
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Joachim Kohl ist zertifizierter PRINCE2 Trainer und verantwortlich für den PRINCE2-Einsatz bei J&M
Hintergrund Professional Experience Geschichte und politische Wissenschaft
an der Universität Mannheim Betriebswirt und Informatiker
10 Jahre Consulting bei CSC Ploenzke 3 Jahre Vertrieb bei SI Software
Innovation 6 Jahre u.a.
Projektmanangemententwicklung bei J&M Management Consulting
Main Focus Industries Projektmanagement Projektmanagemententwicklung und -
coaching Vertriebs- und Vertragsmanagement Business Warehousing
Aerospace Pharmaceuticals Automotive IT Services
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1 Wer ist J&M?
2 Integration von Lessons Learned in PRINCE2
3 Gestaltung eines Lessons Learned Workshops
4 Lessons Learned in der Organisation
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Ohne Lernen aus Erfahrung ist Ihr Projekt kein PRINCE2-Projekt
PRINCE2 Prinzip:Lernen aus Erfahrung
Ein Projekt, das sich nicht an die sieben Grundprinzipien hält, ist kein PRINCE2 Projekt
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Lernen aus Erfahrung ist integraler Bestandteil in allen PRINCE2 Projektprozessen
Vor demProjekt
Initiierungs-Phase
Ausführungs-phasen
Letzte Phase
Lenken
Managen
Liefern
Lenken eines Projektes
Vor-bereiten
eines Projektes
Initiieren eines Projektes
Managen des Phasenübergangs
Steuern einer Phase
Abschließen eines Projektes
Managen der Produktlieferung
Managen der Produktlieferung
Managen des Phasenübergangs
Steuern einer Phase
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Ein kontinuierlicher Lernprozess ist Grundlage einer nachhaltigen Veränderung
Prozess AktivitätenVorbereiten eines Projektes Sammeln von Erfahrungen aus Vorprojekten
Initiieren eines Projektes Aufsetzen des Erfahrungsprotokolls und des Verfahrens
Steuern einer Phase Sammeln und Dokumentieren der Erfahrungen
Managen der Produktlieferung Sammeln und Dokumentieren der Erfahrungen im Status
Managen des Phasenübergangs Aufbereiten der Phasenerfahrungen (evtl. Workshop)
Lenken Sammeln und Dokumentieren der Erfahrungen auf Leitungsebene
Abschließen eines Projektes Aufbereiten und Weitergeben der Projekterfahrungen (Workshop)
PRINCE2: “Jeder Projektbeteiligte ist dafür verantwortlich, Erfahrungen zu sammeln, stattdarauf zu warten, dass andere sie ihm zur Verfügung stellen”
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1 Wer ist J&M?
2 Integration von Lessons Learned in PRINCE2
3 Gestaltung eines Lessons Learned Workshops
- Voraussetzungen
4 Lessons Learned in der Organisation
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Nur in einer teamorientierten und fehlertoleranten Kultur kann Lessons Learned seine Kraft ausspielen
Kleine Checkliste zur Bewertung der Kulturbasis für Lessons Learned:1. Gibt es ein Arbeitszeitkontingent zur thematischen und persönlichen
Weiterentwicklung für die Mitarbeiter, abseits der Trainings?2. Gibt es teamorientierte Themenentwicklungsgremien3. Ist der Führungsstil eher partizipativ oder eher autoritär?4. Gibt es Feedbackgespräche zwischen Mitarbeitern und Führungskraft?5. Gibt es erfolgsabhängige Vergütungskomponenten bei Projektmanagern und
Vertriebsbeauftragten?6. Gibt es ein Projektcontrolling?7. Sind die Projektverantwortlichen bereit, Budget für Lessons Learned in ihrem
Projekt einzuplanen?8. Gibt es Systeme zur Aufnahme und Abbildung der Lessons Learned Ergebnisse?
Lessons Learned sollten auf jeden Fall bei einem besonders guten oder besonders schlechten Projekt durchgeführt werden.
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- Vorbereitung
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Die Zielrichtung entscheidet über einen offenen oder geschlossenen Lessons Learned Workshop
Vor dem Aufsetzen eines Workshops sollten Sie wissen ob Sie einen breiten Erfahrungsschatz erarbeiten wollen oder auf einen spezifischen Aspekt fokussieren wollen (z.B. Projektmanagement,
Zusammenarbeit im Team, technische Inhalte)Beide Vorgehensweisen haben Vor- und Nachteile:
Ein Lessons Learned Workshop sollte durch Fokusinterviews vorbereitet werden.
Offener Workshop Geschlossener Workshop
Vorteil
Es können auch bisher unbekannte Aspekte behandelt werden.
Die Teilnehmer entscheiden über die Prioritäten des Workshops
Tiefere Analyse eines Aspektes im Rahmen des gegebenen Zeitkontingentes
Bei engem Zeitbudget schnelle Ergebnisse
Nachteil
Aspekte geringerer Priorität könnten im Zeitkontingent nicht behandelt werden.
Teilnehmer, die diese Aspekte aufgebracht haben könnten sich nicht wichtig genommen fühlen
Die wirklich wichtigen Aspekte werde nicht erkannt.
Nicht alle Teilnehmer werden abgeholt
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Fokus-Interviews mobilisieren die Teilnehmer und sie helfen, die richtigen Themen für den Workshop auszuwählen
Fokus-Interviews werden für Workshops mit mehr als drei Teilnehmern empfohlen
Der Interviewte entscheidet ob ein genanntes Thema für den Workshop geeignet ist oder ob es vertraulich behandelt werden sollte
Zunächst sollte eine rein intuitive Einschätzung des Interviewten zu relevanten Themen abgefragt werden. Dies kann bspw. in Form von Schulnoten erfolgen. Starke Abweichungen zwischen den Interviewten deuten auf Konflikte hin.
Weitere Fragen dienen der Vertiefung: „Wenn du an das Projekt denkst, was empfindest du?“ „Was genau meinst du damit? Gib ein Beispiel“ Wenn du mehr Zeit gehabt hättest, was wäre passiert? Was wirst du das nächste Mal genauso machen? Was wirst du das nächste Mal definitiv anders machen?
Tip: Nicht “Warum…” fragen, sondern “wie…” vermeidet Rechtfertigungshaltung
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Ein Lessons Learned Workshop benötigt eine gute Vorbereitung
Lessons Learned Workshops sollten in einer strukturierten Form organisiert werden. Diese Struktur sollte jedoch eine Atmosphäre des Vertrauens und der Kreativität unterstützen.
Bei gemeinsamen Workshops zwischen Projektteam und Kunden muss verstärkt auf die spezifische Vertrauensbasis und „NO GOs“ geachtet werden.
Die folgenden Beschreibungen fokussieren sich auf offene Workshops in einer vertrauensvollen Umgebung
Lessons Learned Workshops benötigen Ziele, Eine Agenda, Regeln und Einen neutralen Moderator dessen Rolle sich darauf beschränken sollte, die Teilnehmer
durch den Workshop zu leiten und sicher zu stellen, dass die Struktur und die Regeln berücksichtigt werden
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Beispielhafte Agenda
Die Agendapunkte werden im Folgenden erläutert.
Agenda item Time
(Arrival of participants) Ca. 15 min
Introduction 15 min
Collection of topics & priorisation 30 + 15 min
Analysis of topics & development of recommendations >120 min
Closure 15 min
Diese Agenda wurde für einen Workshop mit fünf Teilnehmern erstellt Der Agendapunkt „Ankunft der Teilnehmer“ sollte zeitlich flexibel gestaltet sein
Approximative overall workshop time: 3,5 hours
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- Durchführung
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Holen Sie am Anfang des Workshops die Emotionen und Erwartungen der Teilnehmer ab
Die Teilnehmer füllen direkt beim Eintreffen einzeln das Brown Paper
Dieser Teil sollte ca. 15 Minuten benötigen
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Geben Sie einen Überblick über den Workshop
1. Der Moderator sollte die Teilnehmer darüber informieren Warum der Workshop durchgeführt wird Wer der Initiator ist Welche Vorarbeiten statt gefunden haben (z. B. Fokus-
Interviews) Welchen speziellen Fokus der Workshop evtl. hat
Vorsicht: Einführende Worte können die Eingangsatmosphäre und den Ablauf des Workshops negativ beeinflussen oder in eine ungewollte Richtung manipulieren
Die folgenden 4 Flipcharts benötigen ca. 15 Minuten
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Rollen und Ziele sollten zu Anfang abgestimmt werden
Der Moderator informiert über Rollen und Ziele Moderator: Leitet den Workshop Stellt die Einhaltung der Regeln sicher Hinterfragt Aussagen Hilft bei der Strukturierung der Informationen Erstellt die Workshop Dokumentation (Fotoprotokoll) Beteiligt sich nicht an der Diskussion Teilnehmer: Sie sind die Experten, die die Dinge beurteilen
und Ihre Sichtweisen austauschen.
Die Ziele müssen von allen Teilnehmern verstanden werden und Zustimmung finden
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Stimmen sie die Agenda ab
Erzielen Sie Übereinstimmung zu den Zeitbudgets für die Agendapunkte Themenspeicher: Es geht keine Idee verloren. Auch Themen
die nicht behandelt werden können, werden im Themenspeicher (Brown Paper, Flipchart) aufgenommen Follow Up: Am Ende des Workshops wird vereinbart, wie mit
den nicht behandelten Themen weiter vorgegangen wird
Ein Fotoprotokoll hilft, den Dokumentationsaufwand zu minimieren
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Vereinbaren Sie Workshopregeln
Der Moderator präsentiert die Regeln Wir arbeiten zielorientiert Nur einer spricht “Ich”-Statements Was habe ich erfahren? Welche Auswirkung hatte das aus meiner Sicht? Was würde mir zukünftig helfen? Keine Schuldzuweisungen, persönliche Attacken oder
Rechtfertigungen Keine “War Stories” Was gesagt wird, bleibt in diesem Raum Nur die Handlungsempfehlungen werden weiter gegeben Handies und Notebooks werden nicht benötigtHolen Sie die Zustimmung zu den Regeln ein und hängen Sie sie an die Wand
Zielorientierung bedeutet die Sicht nach vorne und nicht nach hinten
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Erzeugen sie ein gemeinsames Problemverständnis
1. Der Moderator stellt die Fragen, die aus den Focus-Interviews abgeleitet wurden. Sie sollten auf der Flipchart präsent sein Tipps für die post-its: Nur eine Idee je post-it Große Schrift mit dickem Stift Schreiben Sie Ihre Initialen auf das post-it. Das hilft bei
Rückfragen Nachdem alle post-its geschrieben wurden, stellen die
Teilnehmer ihre Beiträge nach einander dem Auditorium kurz vor Keine Diskussion, nur Verständnisfragen sind erlaubt.
2. Der Teilnehmer gruppiert seine post-its zu passenden post-itsauf der Wand
3. Der Moderator beendet diese Gruppierungen, fasst zusammen und holt die Zustimmung der Teilnehmer zu den Ergebnissen ein
Der Moderator sollte die Zeit und/oder die Anzahl der post-its je Teilnehmer begrenzen. Rechnen Sie mit ca. 6 Minuten pro Teilnehmer
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Ermitteln Sie die Bearbeitungsreihenfolge der Themen
Jeder Teilnehmer erhält die Hälfte der Anzahl Themengruppen in Klebepunkten zur freien Verteilung der Punkte auf die Themen
Die Anzahl der Punkte je Themengruppe bestimmt die Reihenfolge der Bearbeitung
Die Teilnehmer entscheiden ob alle Themen mit einer Bearbeitungszeit versehen werden sollen oder im Gesamtrahmen nach Reihenfolge gearbeitet werden soll
Für nicht bearbeitete Themen sollten Verantwortliche gefunden werden, die die Themen nach dem Workshop adressieren werden
Zeit: 10-15 Minuten
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Analysieren sie die Themen und entwickeln sie Handlungsempfehlungen
Dieser Prozess wird durch den Moderator geführt1. Lassen Sie für jede eingangs geschriebene Karte entscheiden ob sie ein Problem, eine Auswirkung,
Ursache oder Empfehlung beschreibt und ordnen Sie sie auf dem Brown Paper zu.2. Erarbeiten Sie die fehlenden Felder auf dem Weg von der Ursache zur Empfehlung durch kritisches
Hinterfragen3. Lassen Sie Verantwortliche für die Handlungsempfehlungen festlegenTips: Die Initialen auf den Karten helfen bei der Adressierung des Problems durch den Betroffenen („Was hat
Ihrer Meinung nach zu diesem Problem geführt?“) Es ist wichtig, darauf zu achten, dass alle Teilnehmer ihre persönliche Wahrnehmung schildern Zu jedem Punkt sollte eine Handlungsempfehlung für die Zukunft erarbeitet werden
Dieser Agendapunkt benötigt mindestens 120 Minuten
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- Abschluss
4 Lessons Learned in der Organisation
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Zum Abschluss des Workshops sollte jeder Teilnehmer inspiriert werden, Erarbeitetes sofort umzusetzen
1. Bitten Sie alle Teilnehmer ein konkretes Beispiel zu nennen, was sie im nächsten Projekt anders machen werden oder als „Best Practice“ einbringen werden. Haken sie nach, wenn die Antwort zu vage ist. Schreiben Sie die Antwort auf ein post-it und übergeben Sie es dem Teilnehmer zur Nachverfolgung
2. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen (insbesondere die Verantwortlichkeiten)
3. Regen sie ein Folgemeeting oder –telefonat nach einer bestimmten Zeit an, um das bis dahin Umgesetzte zu überprüfen und beenden Sie den Workshop
Zeit: 10-15 Minuten
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1 Wer ist J&M?
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Projekt-initiierung
Projektende
Ein zentral betreutes Lessons Learned erhöht die Effizienz und Effektivität
Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3
Project Support OfficeProjektmanagement
Lessons Learned
Fach-CommunitiesInhalte
Lessons Learned
Projekt 4 Projekt 5 Projekt 6 ...
...
LösungenTemplatesSolutions
Q&A
Die Erkenntnisse des Lessons Learned sollten gleich in die direkte Verbesserung der Prozesse, Tools und Techniken fließen (LL Reports werden eher selten gelesen)
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Value Chain Champions
J&M Management ConsultingWilly-Brandt-Platz 5 68161 Mannheimwww.jnm.com
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