Post on 17-Dec-2020
transcript
3/21/2019
1
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Un proiect pentru românii care vor să înceapă o afacere de
succes ACASĂ
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
MANAGEMENTUL INIȚIATIVELORIN BUSINESS
1
2
3/21/2019
2
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Managementul Inițiativelor
în Business
Contextul curentCodrin-Dan Nicolau, MBA, PMP, CBAP, CPRE, PMI-PBA, CSM, OCEB, LSS-GB, ITIL
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Formalităţi
• Prezentari• Logistică (pauze, facilități, masă, etc.)• Reguli de angrenare in sală de clasă• Să începem!
3
4
3/21/2019
3
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sectiunea 1: Introducere în Analiza de Business
Importanţa analizei eficace de business Rolul analistului de business
Standardizare si adaptabilitate
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Rolul analistului de business
Ce este Analiza de Business ?
Analiza de business este un set de sarcini şi tehnici utilizate pentru a permite o legătură între stakeholderi, pentru a înţelege structura, politicile, şi operaţiunile unei organizaţii, şi să recomande soluţii care să permită organizaţiei să îşi atingă obiectivele .
– Ghidul BABOK
5
6
3/21/2019
4
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Rolul analistului de business
Rolul analistului de business
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Ciclul generic de viaţa a soluţiei de business
Implementare
Analiza strategicaAnaliza strategica
Idee/ nevoie de business
Solutie Operatiuni
DezactivareDezactivare
Inve
stiti
e
Cicluri de imbunatatireCicluri de imbunatatire
[Proiect][Proiect]
[Proiect][Proiect]
[Proiect][Proiect]
NevoieimbunatatireNevoie de imbunatatire
Creare valoareCreare valoare
Context ProiectContext Proiect Context ProdusContext Produs
Decizie Decizie dezactivare
7
8
3/21/2019
5
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Ce este o problemă
• Problemă = deosebirea între situaţiaexistentă şi situaţia dorită
Ce este acum Ce ar trebui să fie
Conotaţie negativă Oportunitate
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Rezolvare de problemă
• Rezolvare de problemă = ce trebuie sa facem ca să ajungem la situaţia dorită
Nevoi Solutii
Rezolvare problema
9
10
3/21/2019
6
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Modelul de rezolvare de problemă
Analiza problemei
Tragere concluzii
Stabilire set criterii
Identificare soluţie potrivită
ElaborarePlan actiune
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Modelul de rezolvare de problemă
Nevoi
Opinialui A
Opinia luiC
Opinia luiB
Analiza problemei
Tragere concluzii
Stabilire set criterii
Soluţii
Identificare soluţie potrivită
ElaborarePlan actiune
11
12
3/21/2019
7
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Documentul Viziune şi Conținut
Viziune si Conținut
Viziune și Conținut
•Situația curentă și situația dorită din perspectiva business-ului
•Caracteristici în interiorul și în afara conținutului soluției
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Problema și Soluția
Problema … Descrieți problema.
Afectează… Lista de stakeholderi afectaţi de problemă.
Impactul asociat este Descrieţi impactul problemei pentru fiecare stakeholder.
Constrângerile, limitările sunt...
Descrieți constrângerile (exterioare), limitările (interioare, resurse)
O soluţie de succes ar… Listaţi unele beneficii cheie ale unei soluţii de succes.
13
14
3/21/2019
8
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Conținut soluție vs. Conținut proiect
• Conţinutul soluţiei defineşte ceea ce trebuie să fie livrat pentru a satisface nevoia de business, adică acele caracteristici care sunt importante pentru soluţie.
• Conţinutul proiectului defineşte activităţile, timpul şi resursele necesare pentru proiect.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Cerințe
O cerinta este:• O condiţie sau o capabilitate necesara stakeholder-ului pentru a
rezolva o problemă sau realiza un obiectiv.• O condiţie sau capabilitate care trebuie să fie îndeplinită sau
avută de o soluţie sau o componentă a soluţiei pentru a satisface un contract, standard, specificație sau alte documente impuse în mod oficial.
• O reprezentare documentată a condiţiei sau capabilității ca în (1) sau (2).
Ghidul BABOK
15
16
3/21/2019
9
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Cerințe
Tipuri de cerințe
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Cerinte
Reguli de business Reguli
operative
Nu se va …
Nu se va putea…
Este interzis…
Nu va fi permisă…
Reguli structurale
Se va folosi această formulă
Aceasta se va arhiva sub…
Configurația de securitate
va fi…
Orele normale de operare
sunt…
17
18
3/21/2019
10
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Cerinte
Ipoteze și constrângeri
Ipoteze• Adevărate dar
imposibil de confiramt• Adevărate dar posibil
a fi schimbate de-a lungul proiectului
Constrângeri• Limitează soluția• Politici, program,
buget, tehnologie
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Formularea cerințelorîn limbaj natural
Soluția
trebuie
ar trebui
ar putea
<acțiune>
să furnizeze <cuiva>
abilitatea de a <actiune>
să fie capabilă să <actiune>
<obiect>
< condiția>
<detalii>
Activitate autonoma
Interactiune cu utilizatorul
Interfata
19
20
3/21/2019
11
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
În aria de cuprindere
În afara ariei de cuprindere
În dezbatere
• Metoda cadrului (In scope-Out of scope) stabileşte caracteristicile/funcţionalităţile principale ale soluţiei care rămân în aria de cuprindere
• Tot această metodă poate fi utilizată pentru stabilirea de caracteristici / funcţionalităţi nucleu absolut necesare soluţiei, presupuse ca avute de soluţie şi/sau dorite şi care ar constitui un plus (shall, should, nice to have)
Metoda cadrului
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Documentul Viziune şi Conținut
Componente ale documentului Viziune şi Conținut
21
22
3/21/2019
12
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sectiunea 2: Analiza organizatiei
Rolul BA in Analiza Organizationala Activitatile Analizei OrganizationaleIdentificarea Activitatilor Analizei
Organizationale in Organizatia Proprie
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
ActivitatileAnalizei Organizationale
23
24
3/21/2019
13
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Analiza organizaţională :Rolul BA
• Sprijină managementul superior prin: – Analiză strategică
• Analiza comparativă şi competitivă
– Analiză organizațională • Identificarea oportunităţilor şi problemelor interne
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Enterprise Analysis Activities
Definirea nevoii de business
Scopuri și obiective de
business
Problema declarată
Arhitectura organizațio-
nală
Nevoia de business
• Provocare organizațională sau problemă care trebuie clarificată
• Cauza rădăcină
25
26
3/21/2019
14
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Enterprise Analysis Activities
Evaluarea lacunelor de capabilitate
Nevoia de business
Arhitectura organizațio-
nală
Capabilități lipsă
• Înțelegerea capablităților curente ale organizației
• Analiză SWOT• Capabilități cerute• Comparație ale
capabilitățior actuale cu obiectivele nevoii de business
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Enterprise Analysis Activities
Determinarea abordarii solutiei
Nevoia de business
Capabilități lipsă
Abordare soluție
• Furnizare opțiuni• Recomandare
opțiuni• Selectare opțiune• Descriere a tot ce
trebuie livrat• Metodologie si cicul
de viață pentru dezvoltarea sau obținerea capabilităților
27
28
3/21/2019
15
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Enterprise Analysis Activities
Definirea Viziunii si ContinutuluiAbordarea
soluției
Nevoia de business
Capabilități lipsă
Definiție viziune și conținut
• Exercițiu de viziune• Abordare implementare• Dependențe• Caracteristici în și în
afara conținutului• Unități de business,
sisteme, tehnologii și procese implicate
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Determinarea conţinutului proiectului
Realizarea variantei iniţiale a declaraţiei de conţinut(project scope statement).
Dezvoltarea structurii de defalcare a activităţii de nivel înalt.
Realizarea estimărilor de cost şi timp.
Descrierea abordării proiectului.
Obiectivele de business Livrabilele aşteptate
Produse Servicii Alte ieşiri
Ipoteze şi constrângeri
29
30
3/21/2019
16
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Enterprise Analysis Activities
Definirea Business CasePreocupările stakeholders
Nevoia de business
Conținut produs
Business case
• Valoare adăugată pentru business
• Descreiere a cum proiectul va îndeplini obiectivele și scopurile de business
• Estimare buget și calendar
• ROI
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sectiunea 3 Definirea Calităţii unui Proces de Business
Procesele de Business Atributele unui Proces de Business de Înaltă
Calitate Contributori la Calitatea unui Proces
31
32
3/21/2019
17
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
• Proces: engl. process (pros´es), n.o serie sistematică de acțiuni orientate spre un
unui scop final*
Ordonat nula întâmplare
Lucruripe care oamenii
trebuie să le facă
Motivația procesului
Proces: Definiție
* Webster’s Unabridged Dictionary of the English Language. (New York: Portland House, a division of Dilithium Press, 1989).
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Proces: Definiție
Start Sfârşit
O serie de activități cu obiective definite, evenimente de start și sfârșit definite; realizate de mai multe roluri din cadrul uneia sau mai multor organizații (Gareis, 2008)
33
34
3/21/2019
18
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Modelul transformațional“un grup de resurse şi activităţi ce aduc valoare prin transformarea unor
inputuri specifice in outputuri” (Slack, 2004)
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Atribute ale Proceselor de Business de Înaltă Calitate
1-3
Pentru a atinge succesul în automatizarea unui proces, calitatea trebuie să fie prima construită în acest proces
•ObiectivoObiectivul este cunoscut şi agreat de toţi cei implicaţi.
•RepetabilitateoPoate fi executat cu consistenţă.
•Predictibil oRealizează ceea ce se aşteaptă.
• FlexibiloPoate fi adaptat nevoilor de business.
•Utilizabil oPoate fi executat de către utilizatorii intenţionaţi.
•CalitateoRezultatul are gradul de calitate necesar.
•DisponibilitateoRezultatul este disponibil atunci când e nevoie.
•EficienţăoMinimizarea efortului şi costului.
•EficacitateoMinimizează rebuturile şi retuşurile.
•Verificabil oRezultatele procesului pot fi verificate.
35
36
3/21/2019
19
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Contributori la Calitatea Proceselor
• Proces– Cu Cerinţe clare– Adecvat obiectivelor– Bine definit şi documentat– Înţeles şi urmat– Cu puncte de verificare şi
echilibrat– Continuu îmbunătăţit
• Instrumente– Adecvate activităţilor– Calibrate corespunzător– Disponibile la nevoie
Input-uri De tip corect
Din categoria adecvată În cantitate suficientă La calitatea necesară Disponibile la nevoie
Oameni Bine pregătiţi
Adecvaţi pentru activităţi Motivaţi
Când investigaţi o problemă a unui proces de business, va trebui să suspectaţi procesul în sine, inputurile şi instrumentele sale,
înainte de a bănui că oamenii sunt sursa problemei.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Întrebări utile
• Procesul de business în studiu este de înaltă calitate?
• De ce da sau de ce nu?• Cum au contribuit oamenii la problemă? • Cum a contribuit procesul la problemă? • Cum au contribuit instrumentele/
echipamentele/ mijloacele la problemă? • Cum au contribuit inputurile la problemă? • Alte observații?
37
38
3/21/2019
20
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secțiunea 4 Alegerea unui Proces de Business pentru Analiză
Declanşatoare pentru Analiza Procesului de Business
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Calitatea factor declanșator – analiza proceselor
Un proces de business trebuie analizat atunci când :– Este ineficient:
• Se pierd bani, efort şi timp • Se finalizează cu erori excesive şi retuşări
– Este inconsistent: • Are rezultate impredictibile • Are o calitate impredictibilă
– Necesită documentare: • Oamenii necesită training
– Necesită alinierea cu schimbările: • Schimbările organizaţionale, de mediu şi de politici• Schimbările din legislaţie şi reguli
39
40
3/21/2019
21
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Alte declanşatoare: Analiza de proces
Un proces de business trebuie să fie analizat când:– Se trece la automatizarea unui proces manual.– Software-ul (sau alt instrument) care constituie suport
pentru proces este înlocuit sau actualizat semnificativ.– Un standard sau un model industrial a fost adoptat (spre
exemplu CMMI, PMBOK, ISO 9000)– Obiectivul procesului se schimbă
Nota:– E de dorit ca aceste schimbări să fie rezultatul unei analize
a procesului de business, analiză care să clarifice adevăratele nevoi.
– Atunci când nu este cazul, se foloseşte analiza procesului de business pentru a reduce efectele schimbării.
2-3
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
4 perspective în modelarea organizațională
• Business motivation models– Descriu scopurile business-ului și mijloacele de îndeplinire a
acestora• Business organizational models
– Descriu ce grupuri organizaționale există și interacțiunea dintre acestea pentru îndeplinirea activităților
• Business process models– Descriu sarcinile pas-cu-pas pentru realizarea activității
• Business rule models– Descriu legile, normele și politicile care constrâng activitatea
41
42
3/21/2019
22
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Harta proceselor (ISO 9000)
Product/
Service
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Harta proceselorpe categorii
Angebots-
legung
Markt-forschung
Auftrags-
Abwicklung
A
Clienţi
Produkt-
Auftrags-
Abwiclung
B
Service
PR
Service Procese
Primare
Procese secundare
Procese terţiare
43
44
3/21/2019
23
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Înțelegerea procesului studiat în context
Proces studiat
Proces conex
Proces amonte
Proces aval
Proces conex
Proces conex
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Fisa procesului
• Nume proces:• Scop:• Responsabil:• Politica:• Conditii declansare:• Conditii oprire:• Reglementari• Resurse
– Umane– Materiale– Financiare– Informationale
• Verificari/ Validari in proces
45
46
3/21/2019
24
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sectiunea 5: Înţelegerea Procesului de Analiză de Business
Analiza Procesului de Business Rolul Analistului de Business
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Analiza Procesului de Business
•Analiza procesului de business constă în :– Obţinerea unei înţelegeri a procesului de business – Înţelegerea cerinţelor stakeholderilor faţă de proces – Determininarea obiectivelor procesului – Identificarea problemelor asociate procesului şi
izolarea cauzelor acestora– Dezvoltarea opţiunilor de îmbunătăţire a procesului– Iniţierea acţiunilor de îmbunătăţire a proceselor
Analiza procesului de business include definirea modului în care o activitate dintr-o organizaţie este efectuata şi determinarea modului de îmbunătăţire a
acesteia.
47
48
3/21/2019
25
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
C. Iniţierea
B. Reco-mandări
A. Analiză
Procesul de “Analiză a Procesului de Business”
1. Determinarea procesului de business
care va fi analizat
2. Definirea PAT (process action team- echipa de acţiune a proiectului )
3. Identificarea stakeholderilor
procesului
4.Obţinerea informaţiilor din partea
stakeholderilor
9. Feedback şi validare informaţii cu
stakeholderii
5. Documentarea obiectivelor procesului
şi identificarea metricilor
6. Modelarea procesului curent
(as-is)
7. Identificare cauzelor problemelor procesului
8. Determinare opţiunilor de îmbunătăţire
11. Construirea business case-ului pentru îmbunătăţire
12. Planificarea şi implementareaîmbunătăţirilor
10. Modelarea procesului
planificat (to-be)
Start
13. Proces în spirală:se repetă această
buclă până se obţine o înţelegere clară a
procesului
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Procesul în spirală3. Identificați
părțile interesate de proces
4. Adunați informațiile de la părțile interesate
9. Obțineți feedback și validați informațiile cu
părțile interesate
5. Documentați scopul procesului
și modul de măsurare
6. Modelați procesul curent
(as-is)7. Identificați cauzele problemei procesului
8. Determinați opțiunile de
îmbunătățire a procesului
ScopO înțelegere
clară a procesului
49
50
3/21/2019
26
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Rolul Analistului de Business
Jucător cheie în activităţile din jurul procesului de analiza de business. Responsabilităţile pot include: – Sprijinirea managementului senior prin:
• Analiză strategică (de exemplu analiza comparativă)• Analiză Intreprinderii(Identificarea oportunităţilor)• Conducerea unei echipe care constă din PAT eventual şi altii.• Fiind expert în procesul de analiză • Orientind organizatia spre finalizarea cu succes a procesului de
analiză a proiectului de afaceri. – In organizaţiile mici, BA poate efectua toate activităţile
(este recomandată formarea unui PAT)
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secțiunea 6: Autorizarea(chartering) echipei PAT(Process Action Team)
Scopul echipei PAT
Mecanica echipei PAT
51
52
3/21/2019
27
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Scopul echipei PAT
• Lucrează pentru o perioadă scurtă de timp (de exemplu, mai puţin de 3 luni)
• Urmarește realizarea unui obiectiv precis delimitat
• Suplimentează cunoştinţele BA în analiză de business
• Capitalizează la membrii echipei cunoştințeprivind procesul de analizat
• Accelerează analiza activităţilor prin împărţireamuncii la mai multe persoane
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Mecanica echipei PAT
1. Iniţierea PAT :– Se aleg membrii PAT .– Stabilirea cartei şi obiectivelor PAT.
2. Efectuarea activității:– Se ţin reuniuni PAT .– Se face analiza procesului de business .– Se propun îmbunătăţiri. .– Punerea în aplicare a îmbunătăţirilor (opţional).
3. Dizolvarea PAT :– Se susține o sesiune cu lecţiile învăţate. – Se declară succesul şi se dizolvă echipa PAT.
53
54
3/21/2019
28
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secțiunea 7: Identificarea stakeholderilorunui proces de business
Stakeholderii unui proces de business Cum să se identifice stakeholderii
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Stakeholderi ai unuiProces de Business
• Oricine afectează sau este afectat de acest proces, de exemplu: – Indeplineşte una sau mai multe dintre activităţile
procesului – Furnizeaza un input procesului – Primeşte un output din proces – Asigura servicii de sprijin pentru proces – Autorizează procesul – Reglementează procesul– Conduce oricare dintre stakeholderii din proces
55
56
3/21/2019
29
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Cum să identificam stakeholderii
1. Identificați toti actorii din acest proces. 2. Identificați actorii în aprovizionarea procesului. 3. Identificați actorii care receptionează procesul. 4. Identificați managerii stakeholderilor deja identificați. 5. Intrebati fiecare stakeholder:
"Mai este cineva cu care eu ar trebui să vorbesc?"
Este un proces in spirala. Nu te opri niciodată din a căuta stakeholderi.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Determinare stakeholders folosind tehnica mind-mapping
57
58
3/21/2019
30
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secțiunea 8: Alegerea tehnicii de colectare de informaţii
Provocări in colectarea de informaţii Tehnici pentru colectarea de informaţii
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Provocări ale obținerii de informații
• Diferite tipuri de personalitate – De exemplu, introvertit vs extravertit
• Diferite stiluri de gândire – De exemplu, creier- dreapta vs. creier -stânga
• Diferite roluri organizaţionale – Directori şi manageri – Tehnicieni şi experţi în materie (SME-Subject Matter
Experts) – Muncitori calificaţi – Muncitori necalificaţi
59
60
3/21/2019
31
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
InterviuIndividual
• Cel mai bun pentru directori şi manageri • E bun pentru SME daca nu sunt mai multi • Utilizarea eficienta a timpului intervievatului
(dar nu si a intervievatorului) • Nota:
– Unele persoane nu se intervievează bine.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Atelier de grup(Workshop)
• Cel mai bun pentru grupuri de persoane cu locuri de muncă sau pregătire similare
• Utilizarea foarte eficientă a timpului celui care chestionează
• Duce la stimularea de idei între participanţi• Nota:
– Unii oameni nu vor vorbi într-un grup.
61
62
3/21/2019
32
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Observarea
• Vă permite să fiti martor la lucrul care se realizează (fluxul şi ritmul) )
• Poți observa lucruri despre care lucrătorii nu s-au gândit să vă spună
Nota:– Intrebările pot întrerupe fluxul de lucru – Lucrătorii pot face lucrurile in modul "corect" în
loc de felul în care acestia procedeaza în mod normal .
– De asemenea nu utilizaţi,observarea , fără interviuri sau ţinerea de ateliere de lucru. .
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Ancheta (Sondajul)
Prin posta, e-mail, internet, telefon • Pune exact aceleasi intrebari la mai multe
persoane • Rata de răspuns e scăzuta • Rezultate denaturate din cauza auto-
selecţiei respondentilor • Probabilă neînţelegere a întrebărlorilor sau
răspunsurilor • Nota:
– Nu utilizaţi metoda anchetei, fără interviuri sau ţinerea de ateliere de lucru.
63
64
3/21/2019
33
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secțiunea 9: Colectarea de informaţii de la stakeholderi
Procesul în spirală de colectare a informaţiilor Pregătirea pentru o sesiune de culegere de informaţii Desfasurarea unei sesiuni de culegere de informaţii Pornind de la o sesiune de culegere de informaţii
Feedback şi verificare
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
3. Identificatistakeholderi in
process
4. Obținerea info dela stakeholderi
9. Feed back sivalidare info cu
stakeholderi
5. Prezentați obiectivul
procesului si modul de masurare
6. Modelați procesul curent
(as-is)
7. Identificati cauzele problemei procesului
8. Determinareaoptiunilor deîmbunătățire
Scop:Intelegerea
clara a procesului
Procesul spiral de obtinere a informaţiilor
7-2
65
66
3/21/2019
34
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Pregătirea pentru o sesiune de culegere de informaţii
• Logistica– Ce vei face?
(Interviu, atelier, observare, ancheta)– Cine va fi implicat?
(Participanţii, facilitator, stenograf, etc) – Când se va întâmpla?
– Unde va fi făcut?(Pentru un sondaj: poştă, e-mail, internet, telefon)
• Scopuri – De ce este ţinut?
• Întrebări – Cum veti şti ca ati terminat?
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Intrebările principale
• Scop: Ce (se) face de fapt? De ce e necesar?
• Loc: Unde? De ce?• Secvența: Când? De ce?• Persoane: Cine? De ce?• Mijloace: Cum? De ce?
In vederea…– Eliminării– Combinării sau rearanjării– Simplificării
67
68
3/21/2019
35
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Intrebările secundare
• Scop: Ce [activitate] este făcută? De ceeste făcută?
• Ce altceva ar putea fi făcut?• Ce ar trebui făcut [de fapt]?
In vederea…– Eliminării– Simplificării
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Intrebările secundare
• Loc: Unde se face [activitatea]? De ce se face acolo?
• Unde altundeva ar putea fi făcută?• Unde ar trebui făcută [de fapt]?
In vederea…– Combinării sau rearanjării
69
70
3/21/2019
36
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Intrebările secundare
• Secvența: Când este făcută [activitatea]? De ce este făcută atunci?
• Când altcândva ar putea fi făcută?• Când ar trebui făcută [de fapt]?
In vederea…– Combinării sau rearanjării
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Intrebările secundare
• Persoane: Cine face [activitatea]? De ce o face persoana aceea?
• Cine altcineva ar fi putut să o facă?• Cine ar trebui să o facă [de fapt]?
In vederea…– Combinării sau rearanjării
71
72
3/21/2019
37
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Intrebările secundare
• Mijloace: Cum este făcută [activitatea]? De ce este facută în acest mod?
• Cum altfel ar fi putut fi făcută?• Cum ar trebui făcută [de fapt]?
In vederea…– Simplificării
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Întrebări ale proceselor de business
• Cine sunt actorii care participă in proces?• Ce activităţi şi etape sunt implicate?• Ce date, informaţii, instrumente, sau a alte inputuri se utilizeaza in proces?• Ce date, informaţii, servicii, etc procesul le produce?• Care este istoria procesului?• Când poate începe procesul (criterii de intrare)?• Când este incheiat procesul (criterii de ieşire)?• Unde sunt activităţile şi etapele în desfasurarea procesului?• De unde provin inputurile pe care le foloseste procesul? • Unde se duce outputul furnizat de proces?• Unde este documentat procesul?• De ce este procesul făcut? Ce încearcă să realizeze?• De ce este facut în modul în care se face? Care sunt constrângerile?• Cit de bine funcţionează procesul?• Cum poate fi îmbunătăţit?
Întrebări cheie
73
74
3/21/2019
38
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Desfășurarea unei reuniuni pentru colectarea de informații
Sesiunile pentru colectare de informatii includ:
• Interviuri şi ateliere de lucru • Observare• Ancheta (sondaj)
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Urmarea unei sesiuni de culegere de informaţii
Urmarea (follow up-ul) unei sesiuni de colectare de informaţii trebuie să includă: • Mulţumiri aduse participanţilor • Rezumarea notitelor dumneavoastră • Solicitarea de informaţii suplimentare
75
76
3/21/2019
39
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Feedback şi Verificare
Feedback şi verificarea trebuie să se facă în mod regulat pe parcursul proiectului. Aceasta trebuie să includă: • Furnizarea catre toti stakeholders a ipotezelor si concluziior • Solicitarea de informaţii suplimentare
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
77
78