Post on 05-Apr-2016
description
transcript
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 2
Inhoudsopgave
De Faculty in context ........................................................................................................ 4
1 Algemene informatie ................................................................................................ 6
1.1 Inschrijving Leergangen ......................................................................................... 6
1.2 De onderwijsvisie van VHIC .................................................................................... 6
1.3 Docenten .............................................................................................................. 7
1.4 Elektronische leeromgeving .................................................................................... 7
1.5 Algehele coördinatie van de leergangen .................................................................... 8
1.6 Praktijk ................................................................................................................ 8
2 Op weg naar het diploma ......................................................................................... 9
2.1 Aanwezigheid ........................................................................................................ 9
2.2 Houding en inzet ................................................................................................... 9
2.3 Praktijktoetsen ...................................................................................................... 9
2.4 Eindopdracht........................................................................................................ 10
2.5 Eindbeoordeling, -assessment en diploma ............................................................... 11
2.6 Van certificaat naar diploma .................................................................................. 11
3 Kwaliteit van de opleidingen .................................................................................. 13
3.1 Kwaliteitsbewaking d.m.v. cursistenevaluaties ......................................................... 13
3.2 Kwaliteitsborging .................................................................................................. 13
3.3 Onderwijs- en examenreglement ............................................................................ 14
3.4 Privacy ................................................................................................................ 14
3.5 Geheimhoudingsverklaring .................................................................................... 14
3.6 Klachtenprocedure ................................................................................................ 14
4. Traject hbo Bedrijfskunde ...................................................................................... 15
5. Mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder ......................................................... 16
Inleiding ................................................................................................................... 16
5.1 Leerdoelen........................................................................................................... 17
5.2 Doelgroep ............................................................................................................ 18
5.3 Leerprogramma.................................................................................................... 18
5.4 Lesrooster en studiebelasting ................................................................................. 19
5.5 Lesprogramma mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder ..................................... 21
14 lesdagen ................................................................................................................ 21
Blok 1 Procesgericht registreren en archiveren............................................................... 23
Blok 2 Klantgerichte communicatie ............................................................................... 27
Blok 3 Inrichting recordsmanagement .......................................................................... 28
Blok 4 Selectie en duurzaamheid ................................................................................. 30
Slotbijeenkomst en diploma-uitreiking .......................................................................... 33
6. Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder .................................... 33
6.1 Leerdoelen........................................................................................................... 34
6.2 Doelgroep ............................................................................................................ 34
6.3 Leerprogramma.................................................................................................... 35
6.4 Lesrooster en studiebelasting ................................................................................. 36
6.5 Lesprogramma hbo-Leergang Aankomend Recordsmanager ....................................... 37
Blok 1: De kaders van recordsmanagement ........................................................................... 38
Blok 2 Zaakgericht werken .................................................................................................. 40
Blok 3: Klantgericht werken ................................................................................................. 42
Blok 4: Duurzame toegankelijkheid ...................................................................................... 43
Blok 5: Klantgericht recordsmanagement .............................................................................. 45
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 3
7. Hbo-Leergang Recordsmanager ............................................................................. 47
7.1 Leerdoelen........................................................................................................... 47
7.2 Doelgroep ............................................................................................................ 47
7.4 Lesrooster en studiebelasting ................................................................................. 49
7.5 Lesprogramma hbo-Leergang Recordsmanager ........................................................ 50
Blok 2 De organisatie van recordsmanagement ...................................................................... 53
Blok 3 De praktijk van recordsmanagement ........................................................................... 55
Blok 4 De implementatie van recordsmanagement ................................................................. 56
Les 4.1 Projectmanagement ................................................................................................ 56
Blok 5 Verandermanagement ............................................................................................... 57
Les 5.1 Verandermanagement 1 ........................................................................................... 57
8. Hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid ................................................... 59
8.1 Leerdoelen........................................................................................................... 59
8.2 Doelgroep ............................................................................................................ 59
8.3 Leerprogramma.................................................................................................... 60
8.4 Lesrooster en studiebelasting ................................................................................. 61
Blok 1 De elektronische overheid .......................................................................................... 63
Blok 2 Kwaliteit en informatie .............................................................................................. 64
Blok 3 Beveiliging van informatie .......................................................................................... 65
Blok 4 De technische omgeving van beheersinstrumenten ....................................................... 67
Blok 5 Regie voeren over een organisatieverandering met ICT ................................................. 68
9. De samenwerkende organisaties ........................................................................... 70
Contactgegevens ............................................................................................................ 72
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 4
De Faculty in context
De VHIC Faculty werd opgericht in 1999. Als vernieuwend instituut voor mbo- en hbo-onderwijs is
de Faculty de logische keuze van informatieprofessionals die zoeken naar vernieuwing en
verdieping van hun ervaring. De Faculty biedt korte open cursussen, coachingstrajecten,
maatwerkopleidingen en diverse mbo en hbo leergangen.
Onze opleidingen richten zich op de kennisintensieve gegevensrijke organisatie met als doelgroep
het management, de kenniswerkers en de informatiespecialisten. De opleidingen voldoen aan een
hoge kwaliteitsstandaard en dragen het kwaliteitskeurmerk van Cedeo. De inhoudelijke kwaliteit
wordt bewaakt door Stichting Deeltijd Opleidingen . Onze opleidingen zijn vooral praktisch
ingericht; u kunt er meteen mee aan de slag in de werksituatie.
Leergangen
De Faculty biedt verschillende leergangen aan. Al deze leergangen kunnen als afzonderlijk traject
gevolgd worden, maar bij goed gevolg is er ook een doorstroommogelijkheid. In onderstaande
figuur ziet u hoe de verschillende leergangen van de Faculty gepositioneerd zijn:
Onze opleidingen zijn vorm gegeven op basis van de beroepsprofielen; informatiemanager,
databeheerder, recordsmanager en recordbeheerder, zoals benoemd in de RMConventie
mbo-Leergang Digitale
Informatiebeheerder
hbo-Leergang Aankomend Recordsmanager/
Recordbeheerder
pdo IDM Erasmus HBO-instellingen
hbo-Leergang Recordsmanager
hbo Bedrijfskunde (SDO)
Figuur 1: positionering leergangen
hbo-Leergang Specialist
elektronische Overheid
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 5
De mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder (LI) leidt op tot het beroepsprofiel databeheerder.
Deze leergang is operationeel ingericht, met veel oefeningen en een sterke nadruk op de praktijk.
Deze leergang is uitermate geschikt voor u, wanneer u uw kennis en vaardigheden wilt opfrissen
en uw weg wilt vinden in de nieuwe digitale informatievoorziening. Ook is deze leergang zeer
geschikt voor de startende informatiebeheerder.
De Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder vormt de basis van de hbo-
leergangen, deze leergang richt zich op het tactisch niveau. De Leergang Recordsmanager sluit
hierop aan en verzorgt strategische kennis op het niveau van de recordsmanager.
De Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder (Leergang Aankomend
Recordmanager/Recordbeheerder) en de Leergang Recordsmanager (LRM) zijn zelfstandige
leergangen op hbo-niveau, die te samen de opleiding Recordsmanagement vormen. Deze opleiding
biedt u vernieuwende inzichten in het vakgebied, vanuit verschillende informatie- en
archieftechnische invalshoeken, gebaseerd op de NEN-ISO 15489-norm.
De hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid (LeO) leidt professionals op die organisaties
kunnen begeleiden en adviseren bij het implementeren van de elektronische overheid.
Certificering
Na het succesvol afronden van een leergang ontvangt u het door het werkveld erkende VHIC-
diploma. U kunt aanvullend voor alle leergangen op hbo-niveau (LARM, LRM en LeO) een hbo-
verklaring ontvangen van 45 EC (ECTS-credits). ECTS staat voor European Credit Transfer System.
Deze verklaring wordt verstrekt door Hogeschool SDO voor de CROHO-geregistreerde opleiding
HBO Bedrijfskunde (30 KA 34035). U kunt zich bij aanvang van de leergang hiervoor inschrijven.
Meer informatie leest u verderop in deze studiegids.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 6
Algemene informatie
1.1 Inschrijving Leergangen
U kunt zich aanmelden bij de Faculty op verschillende manieren;
- U vult uw gegevens in op het inschrijfformulier van de betreffende leergang op de website
www.vhic.nl
- U stuurt een mail naar het facultysecretariaat Faculty@vhic.nl
- U belt het facultysecretariaat op telefoonnummer 070- 319 41 84 en verzoekt om een
inschrijfformulier op uw e-mailadres
- U verzoekt per post om een inschrijfformulier. U stuurt dit verzoek naar het
correspondentieadres; VHIC. Polakweg 23, 2288GG Rijswijk. In dit verzoek neemt u uw
e-mailadres op, want het inschrijfformulier wordt per mail verstuurd.
VHIC is een digitale organisisatie; wij geven de voorkeur aan inschrijving via de website.
Ter bevestiging van uw inschrijving ontvangt u een e-mail, hierin verzoeken wij u om aanvullende
informatie. Na ontvangst van deze informatie volgt een telefonische intake, deze maakt uw
inschrijving definitief. Bij de uitnodiging voor de eerste cursusdag bij de Leergang Aankomend
Recordmanager/Recordbeheerder , LRM en LeO ontvangt u informatie over het gelijklopende
traject hbo Bedrijfskunde bij de Stichting Deeltijd Opleidingen. De Faculty verzorgt daarvoor, indien
gewenst, uw inschrijving. De kosten voor dit traject zijn voor rekening van de cursist of zijn /haar
werkgever.
1.2 De onderwijsvisie van VHIC
Bij de Faculty staat uw leerproces centraal. In korte tijd kunt u een maximaal leerresultaat
bereiken. Onderwijsprogramma’s, leermiddelen en activiteiten van de docent zijn hierop ontworpen
en worden voortdurend geëvalueerd en bijgesteld. Veel aandacht wordt besteed aan groepswerk,
hiermee wordt de sociale kant van leren en werken benadrukt door interactieve werkvormen
waarbij samenwerking, teamvorming en werkverdeling van belang zijn.
Het onderwijs is gericht op een zelfstandig leerhouding van de cursist. U bent grotendeels zelf
verantwoordelijk voor uw leerproces, zodat u ook voor de praktijk toegerust raakt met een
adequate beroeps- en werkhouding.
VHIC gaat ervan uit dat onderwijs geen rechtlijnig proces is met eenrichtingsverkeer van docent
naar cursist. Een cursist die iets wil leren, spant zichzelf in met alles wat hij heeft meegemaakt in
zijn leven en wie hij daardoor is geworden. Mensen leren op verschillende manieren, gebruiken
verschillende talenten en beschikken over verschillende intelligenties. Daarnaast is het in deze
digitale tijd gebruikelijk om middels social media te leren en te communiceren. De huidige
generatie cursisten leert graag op zijn eigen tijd en in zijn eigen tempo. Hij wil hierin zelfbepalend
en zelfverantwoordelijk zijn. VHIC speelt daarop in door onderwijs op diverse manieren aan te
bieden.
Kennisoverdracht vindt plaats via een aantal conceptuele uitgangspunten die in elkaar overlopen:
1. Learning by sharing. Geleerd wordt door onderwijsleergesprekken, door het in groepen
uitwerken van cases, door professionals uit de praktijk hun verhaal te laten vertellen (best
cases, worst cases, tips en trucs), door eigen studie en onderzoek, door kennis op te doen van
demo’s en discussies.
2. Kennisclassificatiemethode, zoals mindmapping. Cursisten ontwikkelen individueel, met een
medecursist of samen met de docent schema’s waarin de lesstof wordt verduidelijkt. Deze
methode maakt het mogelijk om een 50% hoger studieresultaat te bereiken, dan met
klassikaal docentafhankelijk leren mogelijk is.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 7
3. Action learning. De cursist verricht op basis van de behandelde theorie, onderzoek in zijn eigen
praktijk en verwerft zodoende inzicht in de werkprocessen van die eigen organisatie. Deze
praktijkervaringen worden vervolgens weer in de les ingebracht en besproken.
4. Social learning. Door het delen van kennis, het praten daarover en het bevragen van elkaar
naar argumentatie en achtergrondkennis, ontstaat een sterke vorm van leren. Iedere cursist
heeft zijn eigen kennis en door deze met anderen te delen ontwikkelt hij een dieper inzicht en
begrip van de eigen kennis. Daar wordt de kennis van medecursisten aan toegevoegd en in
geïntegreerd. Het leren van en met elkaar gebeurt als het ware door op elkaars schouders te
staan, hierdoor wordt een hoger leerrendement bereikt. Binnen de contacturen en in de
thuisopdrachten wordt aandacht besteed aan deze intensieve vorm van leren door de inzet van
verschillende interactieve werkvormen.
5. Blended learning. Een combinatie tussen een fysieke en een digitale leeromgeving. Gewerkt
wordt met een gesloten kennisdomein (FacultyCampus) dat uitsluitend toegankelijk is voor
Faculty-cursisten en docenten. Op de FacultyCampus zijn het lesrooster, de lesstof, de
thuisopdrachten, een overzicht van de voor de studie relevante documenten en een
discussieforum ondergebracht. Cursisten kunnen hier met elkaar discussiëren en de docent kan
via dit forum ook vragen van cursisten beantwoorden.
Van de cursist wordt een grote mate van eigen initiatief en inzet verwacht, zowel tijdens de lesuren
als in de praktijksituatie, bij de werkgever. Door het toetsen van de theorie aan de praktijksituatie
en vice versa ontstaat er een leerzame wisselwerking tussen theorie en praktijk. De cursisten
vormen op deze wijze zelf ook een bron van kennis voor elkaar. Vanuit een verschillende
achtergrond en werksituatie zal ieder een eigen kijk ontwikkelen op recordsmanagement, binnen
de kaders die de opleiding stelt.
1.3 Docenten
De Faculty werkt met een team van ervaren en enthousiaste eigen docenten die werkzaam zijn bij
VHIC als senior adviseur. Tevens worden er lesdagen verzorgd door externe docenten met een
specifieke expertise in het vakgebied. Iedere docent verwerkt de meest recente ontwikkelingen en
zijn eigen praktijkervaringen in zijn/haar lesstof. Daarnaast worden de docenten begeleid door een
onderwijskundige.
1.4 Elektronische leeromgeving
VHIC is een digitale organisatie, het les- en studiemateriaal bevindt zich daarom op de
elektronische leeromgeving; FacultyCampus. Hier bevindt zich o.a. het Handboek
RecordsManagement; dit Handboek wordt veel gebruikt in de hbo-leergangen. Op de
FacultyCampus staan steeds per lesdag een aantal hyperlinks, die gekoppeld zijn aan de
vakliteratuur die u nodig heeft om zich op een lesdag voor te bereiden. De docent biedt daarnaast
actueel materiaal aan zodat u de laatste ontwikkelingen op de voet kunt volgen. Op de
FacultyCampus worden praktijktoetsen uitgevoerd en wordt feedback gegeven door de docenten op
individueel en/of groepsniveau. Deze leeromgeving werkt ondersteunend en aanvullend op de
opleiding.
Tijdens -en tot een halfjaar na het afsluiten van- de leergang heeft u toegang tot de
FacultyCampus.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 8
1.5 Algehele coördinatie van de leergangen
Gedurende het gehele leergang dragen de opleidingscoördinator en de projectleider zorg voor de
continuïteit van de leergang. De opleidingscoördinator op het facultysecretariaat is uw
aanspreekpunt gedurende de gehele leergang voor wat betreft planning en organisatie. Zij plant de
lesdagen, onderhoudt de FacultyCampus, roostert de docenten in, beantwoordt uw vragen of zorgt
dat deze bij de juiste personen terechtkomen.
De projectleider onderhoudt contacten met cursisten en docenten op inhoudelijk niveau, bewaakt
mede de kwaliteit van het lesgeven en adviseert docenten hierin, ontvangt de evaluatiegegevens
en gaat hiermee aan de slag, draagt zorg voor de continuïteit en de verbindingen tussen de
verschillende lesblokken, begeleidt cursisten die tijdelijk vastlopen in hun leerproces. Hij/zij beslist
–in samenspraak met de opleidingsdirecteur en/of de onderwijskundige – over
uitzonderingsgevallen.
De programmacoördinator doet de intakegesprekken met cursisten. Zij vormt samen met een of
meerdere docenten de beoordelingscommissie van de eindopdrachten en bewaakt de kwaliteit
hiervan. Zij beoordeelt ook andere toetsopdrachten en reflectieverslagen en heeft een adviserende
rol in opleidingszaken.
De (opleidings)directeur Ad van Heijst beslist of een cursist aan de opleidingsvereisten heeft
voldaan en recht heeft op een diploma. Hij bepaalt het beleid indien er sprake is van (dreigende)
conflicten, klachten of indien er vragen zijn die de bevoegdheid van eerder genoemden te boven
gaat.
De opleidingsdirecteur schrijft op basis van de geleverde prestaties, inzet en aanwezigheid van
cursisten een diploma uit voor de leergang, of geeft – indien niet aan die vereisten is voldaan- een
certificaat af.
1.6 Praktijk
Bij elke leergang dient u in de werksituatie begeleiding te vragen aan een praktijkopleider. Deze
persoon kan u informatie verstrekken over situaties bij de eigen organisatie en uw werkstukken
beoordelen op kwaliteit, hanteerbaarheid en vertrouwelijkheid.
De Faculty garandeert dat informatie over de werksituatie niet wordt gebruikt buiten de
leeromgeving van cursisten.
In de opleidingen van de VHIC faculty wordt veel aandacht besteed aan de praktijk door middel
van individuele en gezamenlijke opdrachten, voorbeelden en (het delen van) concrete ervaringen.
Praktijktoetsen aan het einde van ieder lesblok zorgen ervoor dat de kennis, die is opgedaan
tijdens de lesdagen en vanuit vakliteratuur, in de dagelijkse praktijk wordt toegepast.
Tijdens de lessen is er alle ruimte om eigen praktijkervaringen in te brengen en vragen daarover te
stellen.
De groepen bevatten maximaal 18 deelnemers om een optimale interactie mogelijk te maken.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 9
1 Op weg naar het diploma
Dit hoofdstuk leidt u langs de verschillende regels en richtlijnen die bepalend zijn om een leergang
met goed gevolg te kunnen afsluiten. Hierin leest u de verwachtingen die wij hebben van u als
cursist en de mogelijkheden die wij als opleidingsaanbieder hebben.
2.1 Aanwezigheid
Van u wordt verwacht dat u alle lesdagen volledig aanwezig bent. In elke les wordt u verzocht om
uw paraaf op de presentielijst te zetten. Het kan gebeuren dat u er niet aan ontkomt om een dag
te verzuimen. In de gehele leergang mag u echter maar 2 dagen afwezig zijn. Deze 2 dagen
mogen niet in één lesblok vallen. Indien u meer dan 2 dagen mist in een leergang, of 2 dagen mist
in één blok, bent u onvoldoende aanwezig geweest om aanspraak op een diploma te kunnen
maken voor deze leergang.
U dient tijdig aan te geven dat u een lesdag afwezig zult zijn. U kunt zich afmelden tot uiterlijk
09.00 uur op de betreffende lesdag bij het facultysecretariaat. Het facultysecretariaat kan op uw
verzoek een voorstel doen om die lesdag in een paralelle of latere leergang in te halen. Het is
echter niet altijd zo dat deze vervangende lesdag kan plaatsvinden.
Een praktijktoets is een toets die een lesblok afsluit en completeert, bij onvoldoende aanwezigheid
mag u die toets niet maken c.q. wordt de betreffende toets niet meegeteld in de cijferwaardering
voor de leergang.
Het lesrooster voor de leergang is op de FacultyCampus te vinden. U wordt via de FacultyCampus
geattendeerd op wijzigingen. Het lesrooster op de leeromgeving is geldend, controleer dus
regelmatig of u geen wijzigingen heeft gemist.
2.2 Houding en inzet
Thuisopdrachten, discussies op het forum van de FacultyCampus en klassikale situaties verlangen
een actieve, open en respectvolle houding van iedere cursist. Eigen inbreng van kennis en
praktijksituaties en het stellen van vragen vormen een belangrijk leerelement, evenals het inleven
in de achtergrond en de werksituatie van medecursisten. Uitwisseling van ideeën en visies over het
vakgebied dragen bij aan een verrijking van de kennis.
In de les wordt regelmatig samen gewerkt in kleine groepjes, bijvoorbeeld om met cases aan de
slag te gaan. Het komt ook voor dat zo’n groepje zijn resultaat laat zien middels een presentatie
aan de rest van de groep, zo worden tegelijkertijd de communicatieve vaardigheden geoefend.
De ondersteunende thuisopdrachten zorgen er mede voor dat de hele cursusgroep een les met
dezelfde voorkennis start. Deze thuisopdrachten worden voorafgaand aan de lessen gemaakt. Een
thuisopdracht kan bestaan uit het doornemen van achtergrondliteratuur, het opzoeken van
protocollen, procedures en projectplannen in de organisatie of het uitvoeren van kleine opdrachten
(bijvoorbeeld het opstellen van een werkprocesschema).
2.3 Praktijktoetsen
Elk lesblok wordt afgesloten met een praktijktoets. Dit is een toets waarin de opgedane en
geïntegreerde kennis uit het lesblok wordt beoordeeld. U toont aan dat u alle aspecten van de
aangeboden theorie kunt vertalen naar de praktijk. De toetsen bevatten ook vragen naar inzicht,
eigen mening en visie en kunnen een overstijging van de opgedane kennis verlangen, ook dit is
een aspect waar een docent rekening mee houdt in zijn waardering.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 10
U mag deze praktijktoets dan ook alleen maar maken indien u aan de aanwezigheidsverplichting
voor dat lesblok heeft voldaan.
De docent maakt deze praktijktoets op basis van de leerdoelen en de gedoceerde c.q. behandelde
lesstof. De docent streeft ernaar de toetsen binnen twee weken te beoordelen en van feedback te
voorzien. De opleidingscoördinatoren plaatsen de toetsresultaten op de FacultyCampus.
Praktijktoetsen worden door de docent gewaardeerd op een schaal van 1 tot 10. Reflectieverslagen
worden gewaardeerd met voldoende/ onvoldoende.
Bij een onvoldoende beoordeling krijgt u eenmalig de mogelijkheid de praktijktoets te herkansen.
In het totaal krijgt u de gelegenheid om per leergang twee verschillende herkansingen te maken. U
heeft twee weken de tijd om de herkansing te maken, vanaf het moment van plaatsing op de
leeromgeving. U kunt de herkansing per e-mail insturen naar Faculty@vhic.nl.
Praktijktoetsen die zonder voorafgaand akkoord van projectleider na de deadline worden
ingeleverd, worden als herkansing gezien en als zodanig behandeld.
Een uitstelverzoek voor het aanleveren van een toets wordt maximaal eenmaal per leergang
gehonoreerd.
2.4 Eindopdracht
De eindopdracht voor de hbo-leergangen bestaat uit een onderzoek, de rapportage van het
onderzoek en de presentatie c.q. verdediging daarvan.
U stemt uw eindopdracht, in samenspraak met uw praktijkopleider, zoveel mogelijk af op uw
praktijksituatie en uw persoonlijke voorkeur. De regels en afspraken rondom de Praktijkopdracht
(POD) voor de Leergang Aankomend Recordmanager/Recordbeheerder en de Personal
Management Letter (PML) voor de LRM en LeO staan beschreven in de reader eindopdrachten.
Deze reader is te vinden op de FacultyCampus.
Voorafgaand aan de uitvoering van het eindonderzoek en de rapportage hiervan dient u uw
Voorstel voor het uit te voeren onderzoek in. De beoordelingscommissie onder leiding van de
programmacoördinator beoordeelt dit voorstel en geeft aan of u aan uw onderzoek kan gaan
beginnen of dat er eerst nog wijzigingen of verbeteringen nodig zijn. Ook heeft het onderwerp
waarvoor u koos instemming nodig van de beoordelingscommissie. Voor het inleveren van het
Voorstel geldt een deadline. Indien u deze overschrijdt kan de beoordelingscommissie niet meer
garanderen dat u binnen korte tijd feedback en groen licht krijgt. Daarbij blijft de deadline voor het
inleveren van uw POD/ PML ongewijzigd. Indien u uw Voorstel eerder aanlevert dan in de
aangegeven periode verzoeken wij u hierover per e-mail het facultysecretariaat te informeren.
U mag uw PML of POD pas inleveren als aan de aanwezigheidsverplichting is voldaan en indien alle
praktijktoetsen (c.q. de herkansingen) met een voldoende zijn beoordeeld.
De gehele leergang kan niet langer duren dan twee jaar gerekend vanaf de eerste lesdag tot en
met de dag van de presentatie c.q. verdediging van de eindopdracht. Overschrijding van die
termijn betekent dat eerdere studieresultaten vervallen.
Indien u deelneemt aan het traject Bedrijfskunde en door studievertraging het studiejaar
overschrijdt, berekent het SDO extra kosten voor verlenging van de inschrijving in het hbo
Bedrijfskunde traject. Deze verlenging dient aangevraagd en geaccordeerd te worden door het
SDO. De kosten (maart 2013) voor een verlenging bedragen € 250,- voor een verlenging met 3
maanden en € 750,- voor een jaar verlenging. In het eerste leergang dient u ten minste 30 ects te
hebben verworven.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 11
2.5 Eindbeoordeling, -assessment en diploma
Aan het einde van de leergang wordt bekeken of u voldaan hebt aan de aanwezigheidsverplichting,
of alle praktijktoetsen met een voldoende zijn afgesloten en of de eindopdracht met een voldoende
is gewaardeerd. Alle onderdelen tellen even zwaar. Houding en inzet kunnen bij twijfel het verschil
tussen een voldoende en een onvoldoende uitmaken. De opleidingsdirecteur beslist hierover.
Indien u de leergang op alle onderdelen met een voldoende heeft afgesloten, ontvangt u het
diploma van de Faculty. Indien u staat ingeschreven voor het traject Bedrijfskunde ontvangt u ook
een cijferlijst van de hogeschool. Wanneer u niet voldoet aan de gestelde eisen, ontvangt u een
certificaat.
Indien u zich heeft ingeschreven voor het traject hbo Bedrijfskunde vindt bovendien een individueel
eindassessment plaats. Dit is een extra controle om vast te stellen of u het gehele
opleidingsprogramma met een voldoende beoordeling heeft afgerond. Het eindassessment wordt
verzorgd door Stichting Deeltijd Opleidingen.
Indien u de leergang met een onvoldoende afsluit doordat uw eindopdracht, (een of meer)
praktijktoets(en) of aanwezigheid onvoldoende zijn, ontvangt u een certificaat van de
opleidingsdirecteur.
Op dit certificaat worden die onderdelen vermeld die met een gunstig resultaat zijn gevolgd. Bij
uitgifte van een certificaat heeft u geen recht op de studiepunten in het traject van de hbo
Bedrijfskunde.
Presentatie en/ of verdediging
Aan het einde van de Leergang Aankomend Recordsmanager/ Recordbeheerder presenteert u uw
POD, ook indien uw POD een herkansing behoeft. Deze laatste en verplichte lesdag is tevens de
formele afsluiting van het opleidingstraject.
De Leergang Recordmanager en de Leergang elektronisch Overheid wordt afgesloten met
individuele verdediging van uw PML. Deze verdediging vindt uitsluitend plaats na een positieve
waardering van uw PML door de beoordelingscommissie.
U krijgt uw diploma of certificaat per post toegezonden.
2.6 Van certificaat naar diploma
U kunt een certificaat en géén diploma hebben gekregen omdat u niet voldeed aan de
aanwezigheidseisen en/of onvoldoendes behaalde voor de praktijktoetsen en/of de eindopdracht.
We hebben de ervaring dat veel cursisten later alsnog proberen het diploma te behalen.
Om de leergang af te ronden met een diploma heeft u maximaal twee jaar de tijd, te rekenen
vanaf de eerste lesdag van de oorspronkelijke leergang. Na deze twee jaar vervallen de eerder
behaalde studieresultaten, indien deze niet met een diploma bekroond zijn. Indien u het traject
Bedrijfskunde volgt en u overschrijdt het jaar, dient u rekening te houden met extra kosten per
verlenging.
Als u een praktijktoets opnieuw wilt herkansen, dient u daarvoor het betreffende lesblok in een
andere leergang opnieuw te volgen tegen de gangbare kosten en de bijbehorende praktijktoets
maken. Hier zijn geen herkansingen op mogelijk.
Indien u alle toetsen heeft behaald behalve de eindopdracht, dan is er alleen de mogelijkheid om
een extra POD/ PML traject (tegen de gangbare kosten) te volgen als de cijfers voor de
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 12
praktijktoetsen gemiddeld hoger zijn dan een 7. Hier is geen herkansing op mogelijk.
Is uw cijfergemiddelde een 7 of lager en wilt u toch uw diploma behalen, dan dient u die lesblokken
opnieuw te volgen die onvoldoende zijn afgesloten en u dient daarmee alsnog een gemiddelde van
7+ over de gehele leergang te halen. Ook dit dient dan binnen de eerder genoemde twee jaar
gerealiseerd te zijn.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 13
2 Kwaliteit van de opleidingen
3.1 Kwaliteitsbewaking d.m.v. cursistenevaluaties
Bij de ontwikkeling van de leergangen, de lesstof en de toetsen heeft de Faculty gelet op
aanbevelingen en inzichten op het gebied van de studiebelasting en het aanbod van de lesstof.
Om de kwaliteit van het onderwijs te bewaken, wordt tijdens de leergang een tweetal evaluaties
afgenomen:
Docentenevaluatie
De docentenevaluatie wordt na afloop van ieder lesdag afgenomen. Deze heeft als doel om
specifiek de kwaliteit van de docent en het onderwijsprogramma te inventariseren. Dit
evaluatieformulier is te vinden bij elke lesdag op de FacultyCampus.
Cursistenevaluatie
De cursistenevaluatie wordt aan het eind van de gehele leergang afgenomen onder alle cursisten
en heeft tot doel de kwaliteitsbeleving te inventariseren voor het totale onderwijsprogramma, de
docenten en de begeleiding.
Op basis van de evaluatieresultaten worden verbeteringen in het onderwijs en de organisatie
doorgevoerd. Naast de evaluaties is het kwaliteitshandboek van de Faculty een instrument om de
kwaliteit in de organisatie te bewaken. In dit handboek staan de procedures op het gebied van
onder meer inschrijving, administratie en organisatie uitgeschreven, om hiermee een landelijk
kwaliteitssysteem te kunnen waarborgen.
3.2 Kwaliteitsborging
De Faculty heeft nu al vijf maal achtereen het CEDEO-keurmerk verdiend. Dit betekent onder
andere dat minimaal 80% van de klanten tevreden tot zeer tevreden is. Met dit CEDEO-keurmerk
behoort VHIC tot een select gezelschap van opleidingaanbieders. CEDEO meet op criteria als
klanttevredenheid, kwaliteit, continuïteit en bedrijfsgerichtheid. Er zijn ongeveer 6.500 aanbieders
van opleidingen op de Nederlandse markt, waarvan slechts 300 een CEDEO-erkenning hebben.
CEDEO stelt strenge eisen aan de aanbieders van opleidingen.
Naast de tevredenheidseis stelt CEDEO ook nog eisen aan de kwaliteit, continuïteit en de
bedrijfsgerichtheid. CEDEO voert regelmatig onderzoek uit om te controleren of de door hen
gecertificeerde bedrijven nog voldoen aan de eisen.
Uit het onderzoek kwam de kwaliteit van VHIC als zeer goed naar voren en ook was er een zeer
grote algehele tevredenheid over de geboden opleidingen. Op aanvraag zenden wij u het laatst
verschenen CEDEO- kwaliteitbeoordelingsrapport toe. Het CEDEO-rapport waarin de kwaliteit van
de Faculty wordt beschreven, is openbaar en kan ook worden opgevraagd bij CEDEO
(www.cedeo.nl). Enkele commentaren zijn:
“De kwaliteit van de docenten is goed, ze zijn op de hoogte van de laatste actualiteiten en
wijzigingen."
“VHIC kan als enige de opleidingen leveren die wij op dit vakgebied nodig hebben.”
“De kennis die de docenten hebben op dit vakgebied binnen het gemeentelijke bestel is
erg groot.”
“Doordat eigen materiaal is gebruikt hebben de deelnemers heel gericht kunnen werken,
hierdoor is de cursus echt toegespitst op onze organisatie.”
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 14
“Het zijn cursussen die niet op deze manier door anderen geleverd kunnen worden. Wij
zijn goed te spreken over de prijs en de kwaliteit.”
Hiernaast is de VHIC Faculty ingeschreven in het Register Kort Beroeps Onderwijs (RKBO). VHIC is
hiermee een erkende onderwijsinstelling als bedoeld in de Europese BTW-richtlijn. Die richtlijn
bepaalt dat niet door de overheid bekostigd beroepsonderwijs met BTW belast is, tenzij het wordt
gegeven door een instelling die erkend is.
3.3 Onderwijs- en examenreglement
Het Onderwijs- en examenreglement van Stichting Deeltijd Opleidingen is ook voor de hbo-
leergangen van de VHIC Faculty van kracht. Onderstaand enkele punten die direct van belang zijn.
3.4 Privacy
Rondom uw privacy zijn de volgende voorschriften van kracht:
De opleidingsdirecteur stelt de regeling over de bescherming van persoonlijke gegevens vast.
Iedere cursist heeft recht op inzage van de in de administratie van de Faculty opgenomen
gegevens die zijn of haar persoon en studievorderingen betreffen.
De hiervoor bedoelde gegevens zijn slechts toegankelijk voor die medewerkers van de Faculty
die daar uit hoofde van hun functie over moeten kunnen beschikken.
De cursist heeft het recht te verzoeken de gegevens te doen verbeteren, aan te vullen of te
verwijderen indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter
zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen.
Gegevens uit de persoonsregistratie worden slechts aan een derde buiten de Faculty verstrekt
voor zover dit voortvloeit uit het doel van de registratie, wordt vereist ingevolge een wettelijk
voorschrift of geschiedt met toestemming van degene wiens gegevens het betreft.
3.5 Geheimhoudingsverklaring
De Faculty betracht geheimhouding over alle zaken, die haar via de cursisten ter kennis komen.
Het cursusmateriaal van de Faculty is uitsluitend bedoeld voor intern en persoonlijk studiegebruik.
3.6 Klachtenprocedure
Elke klacht, elk idee of elke suggestie kan bijdragen aan de kwaliteit van de organisatie of van de
opleiding. De Faculty beschikt over een interne klachtenprocedure waardoor de klacht of suggestie
niet alleen snel wordt afgehandeld, maar er ook optimaal gebruik van kan worden gemaakt ter
voorkoming van de klacht in de toekomst. Alle klachten komen ter kennis van de
opleidingsdirecteur en er wordt gestreefd naar afhandeling binnen éen week. Klachten en/of
suggesties kunt u schriftelijk indienen per e-mail, telefax of brief. Het facultysecretariaat helpt u
graag verder. Het cursistenforum is niet bedoeld voor persoonlijke klachten. Een snelle en juiste
afhandeling kan gegarandeerd worden door rechtstreeks contact op te nemen met ons
facultysecretariaat.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 15
4. Traject hbo Bedrijfskunde
De Leergang Aankomend Recordsmanager, de Leergang Recordsmanager en de Leergang
Specialist elektronische Overheid zijn op basis van een samenwerkingsovereenkomst tussen
Faculty en Stichting Deeltijd Opleidingen (www.sdoacademy.nl) gekoppeld aan de duale
leeropleiding hbo Bedrijfskunde. De thuisopdrachten, praktijktoetsen en de eindopdrachten van de
Leergang Aankomend Recordsmanager, de Leergang Recordsmanager en de Leergang Specialist
elektronische Overheid staan gelijk aan hogeschooltentamens.
Indien u zich heeft ingeschreven via Stichting Deeltijd Opleidingen, kunt u zo studiepunten
verwerven via het European Credit Transfer System (ECTS). Met het succesvol afronden van een
hbo-leergang van de VHIC Faculty verwerft u 45 ECTS. Volgt u hierna nog een van de andere hbo-
leergangen van de VHIC Faculty, dan kunt u in totaal 90 ECTS behalen. Hiermee ontstaat een
efficiënte doorstroomroute voor het behalen van het Bachelor diploma hbo Bedrijfskunde. Met
minimale extra inspanning kunt u zo de behaalde studiepunten inzetten voor een vervolgstudie.
De behaalde studiepunten zijn met de huidige afspraken (december 2012) 5 jaar geldig na het
behalen van het diploma.
Daarnaast gelden de volgende randvoorwaarden:
U dient te voldoen aan de wettelijke instroomeisen van de opleiding hbo Bedrijfskunde, te
weten een diploma HAVO, VWO, Mbo-niveau 4 of een vergelijkbaar diploma.
De kosten voor het traject Hbo-bedrijfskunde bedragen € 750,- per jaar en komen
(per 01-03-2013) voor rekening van de cursist/ werkgever.
In geval u niet beschikt over een van de vereiste diploma’s (en 21 jaar of ouder bent) zal
Stichting Deeltijd Opleidingen (SDO) door middel van een instroom-assessment vaststellen of
toelating mogelijk is. De kosten voor dit assessment zijn per deelnemer € 125,-.
De leergang moet binnen 1 jaar na inschrijving bij SDO zijn afgerond. Bij ziekte of andere
bijzondere gevallen geldt dat u minimaal 30 ECTS moet hebben behaald om de leergang na het
jaar af te maken.
Verlenging van hbo bedrijfskunde traject dient u bij het SDO aan te vragen.
U dient kopieën van diploma’s, cijferlijsten en een actueel curriculum vitae met uw
inschrijfformulier mee te sturen.
U wordt ingeschreven als extraneus student aan de geaccrediteerde opleiding Bachelor
Bedrijfskunde van NHA, de partnerhogeschool van SDO.
Er wordt voor de duale route een onderwijsarbeidsovereenkomst opgesteld waarin de leerroute
wordt vastgelegd.
Uw werkgever stelt een praktijkopleider aan (in de regel de leidinggevende) die de
praktijkbegeleiding op zich neemt. De werkgever biedt voldoende ruimte en medewerking
zodat u kunt werken aan uw leerroute en uw hbo-competenties kunt ontwikkelen.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 16
5. Mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder
Inleiding
Veranderende wereld, veranderende competenties: van papier naar digitaal
Het vakgebied van de documentaire informatievoorziening, ook wel recordsmanagement genoemd,
is zich aan het ontwikkelen, mede gevoed door de technische mogelijkheden die de digitalisering
en elektronische informatiehulpmiddelen bieden. Op dit moment wordt een nieuw vakgebied
gedefinieerd, waarin digitale documenten, sociale media en andere –nieuwe- vormen van werken
een belangrijke rol spelen. Voor diegenen die werken in de informatiedienstverlening betekent dit
een omslag van een papieren naar een digitale situatie, maar ook nieuwe kennis,
houdingsaspecten en vaardigheden. Dit vraagt om een aangepaste rol van Informatiebeheer.
Informatiebeheer wordt een belangrijke facilitator van digitale processen in de gehele organisatie.
De taken van de informatiebeheerder verschuiven. De informatiebeheerder gaat naar het
voortraject als adviseur van de organisatie in het registratie- en archiveringsproces. De
informatiebeheerder zal centrale functies blijven uitoefenen waarbij hij of zij niet meer alleen
uitvoert, maar ook actief meedenkt over de manier waarop de informatievoorziening het beste
georganiseerd kan worden.
Vragen die zich aandienen zijn onder meer:
Welke mogelijkheden biedt de techniek voor het registratie- en archiveringsproces?
Welke standaards gaan de nieuwe werkzaamheden bepalen? Hoe passen we deze kaders toe in
het dagelijkse werk?
Hoe kan informatie het beste geordend worden, in samenspraak met de gebruikers?
Hoe krijgen we meer grip op de documentstromen?
Hoe ondersteunen we de gebruikers van het DMS op een dusdanige manier dat in
samenwerking de documenten procesgewijs worden opgeslagen met zo weinig mogelijk
inspanning?
Hoe maken we optimaal gebruik van de mogelijkheden die software als DMS en workflow
systemen ons bieden?
Hoe verkrijgen we overzicht over de informatiehuishouding en hoe kunnen we deze regelen?
Hoe gaan we ons ontwikkelen van DIV-er naar informatiedienstverlener, recordbeheerder of
medewerker informatiebeheer?
Hoe verkrijgen we de gewenste nieuwe vaardigheden als adviseur van het archiveringsproces
in de organisatie?
Hoe behandelen we digitale documenten in het DMS/RMA? Hoe dient de behandeling hiervan te
worden gevolgd en hoe zal in een digitale omgeving gearchiveerd worden?
Hoe kunnen we de verandering van papier naar digitale informatie goed organiseren?
Mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder
De 14-daagse ‘mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder” is erop gericht om de medewerkers
van de ondersteunende bedrijfsfunctie Informatievoorziening (DIV) te leren hoe zij met digitale
documenten kunnen omgaan, nu en straks, uitgaande van alle aspecten: de nieuwe richtlijnen en
procedures die noodzakelijk zijn, de benodigde competenties van medewerkers “nieuwe stijl”, de
organisatie van gegevens, documenten en informatiebestanden - onder andere aan de hand van
een procesgerichte ordening - en de hulpmiddelen om de informatie te beheren.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 17
Deze innovatieve opleiding is sterk gericht op de praktijk, zonder overbodige kennis. Onze
cursisten leren door te doen. De vragen die in deze opleiding centraal staan zijn:
Welke veranderingen komen er op ons af?
Wat verandert er nu eigenlijk en wat blijft hetzelfde?
Hoe behouden we het goede en omarmen we het nieuwe?
Wat betekenen deze veranderingen voor de manier waarop wij werken?
Naast het bekende klassikale onderwijs werken we met praktijktoetsen die de cursisten kunnen
uitvoeren in de eigen werkomgeving.
5.1 Leerdoelen
Om het succes van een training te kunnen meten, is het belangrijk om na te gaan welke doelen
bereikt dienen te zijn na de training. Door leerdoelen te formuleren wordt een referentiekader
gecreëerd voor de training. Deze training heeft de volgende leerdoelen:
De cursist geeft in eigen woorden weer wat de ontwikkelingen in bredere context zijn en wat
deze betekenen voor de (digitale) informatievoorzieningsfunctie.
De cursist verklaart de ontwikkelingen binnen de eigen organisatie in de context van de zich
ontwikkelende digitale overheid.
De cursist benoemt welke (actuele) normen en wetgeving van belang zijn op het gebied van
recordsmanagement en de e-overheid en waar hij nadere informatie hierover kan vinden.
De cursist legt uit hoe de informatiestromen in de eigen organisatie lopen en hoe deze worden
opgenomen in het DMS en/of andere applicaties.
De cursist registreert, archiveert en selecteert documenten in een digitaal dossier in het DMS.
De cursist gebruikt een aantal nader te benoemen tips en trucs van het DMS om sneller en
beter te werken.
De cursist gebruikt een documentair structuurplan om documenten te ordenen op een zodanige
manier dat ze geraadpleegd kunnen worden.
De cursist laat aan een collega zien hoe hij met de door de eigen organisatie gebruikte
hulpmiddelen (DMS/RMA, DSP) aan de slag kan om digitaal te gaan werken.
De cursist zoekt op welke juridische stappen genomen moeten worden om de digitale
informatiehuishouding duurzaam toegankelijk te maken (w.o. het vervangingsbesluit).
De cursist laat aan klanten zien hoe het gebruik van kantoorautomatisering in relatie staat tot
document management.
De cursist legt in eigen woorden de relatie tussen informatiebeheer en ICT uit.
De cursist heeft inzicht in de nieuwe taken, profielen, rollen, competenties en werkzaamheden
voor informatiebeheer in de digitale werkomgeving.
De cursist kan aan een collega of klant uitleggen wat de invloed en consequenties van de
veranderingen voor die persoon zijn.
De cursist stelt zich klantgericht(er) en meer proactief op naar de organisatie.
De cursist werkt op een positieve en opbouwende manier samen met collega’s.
De cursist herkent de kenmerken van een veranderingsproces en kan tijdens een
veranderingsproces gefundeerd eigen keuzes maken met betrekking tot de eigen rol hierin.
De mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder leidt op tot het beroepsprofiel
‘informatiebeheerder/databeheerder’. Dit beroepsprofiel is opgesteld door de Recordsmanagement
Conventie (RMC) en wordt tevens gebruikt door het A+O Fonds Rijk (Arbeidsmarkt- en
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 18
Opleidingfonds)1 en het KennisLAB in het kader van de Baseline Informatiehuishouding van de
Rijksoverheid.
5.2 Doelgroep
De leergang is bestemd voor DIV-medewerkers die zich bezig (willen gaan) houden met het
registreren, procesgericht ordenen en ontsluiten van documenten, het beheren van een
overzichtelijke archiefstructuur en het waarderen en selecteren van documenten en dossiers voor
vernietiging of overdracht.
De leergang is uitermate geschikt voor DIV’ers die graag hun reeds verworven kennis en
vaardigheden willen opfrissen en gemotiveerd hun weg willen vinden in de nieuwe digitale
informatievoorziening.
Randvoorwaarden en aanmelding
Een voorwaarde voor het volgen van de opleiding is dat de deelnemers voor tenminste 20 uur
per week de beschikking hebben over een praktijkwerkplek in de documentaire
informatievoorziening.
Als vooropleiding voor de mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder wordt minimaal een
diploma of getuigschrift van VMBO-TG of MAVO gevraagd.
Na aanmelding ontvangt u van het facultysecretariaat per e-mail een verzoek voor het
aanleveren van aanvullende documenten. Daarnaast zal een opleidingsadviseur contact met u
opnemen voor een telefonische intakegesprek.
De cursisten leren tijdens de leergang vooral praktische vaardigheden voor het werken in een
digitale omgeving.
Het werk- en denkniveau van de opleiding is mbo/ mbo+.
Houdingsaspecten
De onderstaande houdingsaspecten zijn belangrijk voor een informatiebeheerder in de uitoefening
van zijn functie:
Accuratesse
Klantgerichtheid
Klantvriendelijkheid
Samenwerken
Resultaatgerichtheid
Aanpassingsvermogen
Stressbestendigheid
Integriteit
Kwaliteitsbewustzijn
Het is belangrijk dat deze aspecten een (toekomstige) informatiebeheerder aanspreken. Cursisten
zullen hier in de opleiding verder aan werken.
5.3 Leerprogramma
De leergang bestaat uit vier op elkaar afgestemde modules, die samen 14 lesdagen vormen.
De lessen zullen tweewekelijks of driewekelijks verzorgd worden op een vaste dag in de week. Na
iedere module is er minimaal een week rust in verband met het uitwerken van de afsluitende
praktijktoets. De planning van de lesdagen en het inleveren van de opdrachten wordt voorafgaand
1 U vindt dit profiel op de websites van de Recordsmanagement Conventie en Kennislab.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 19
aan de opleiding geheel vastgelegd. De gehele leergang duurt inclusief vakanties maximaal 12
maanden.
5.4 Lesrooster en studiebelasting
Elke lesdag bestaat uit 2 dagdelen. Een dagdeel staat gelijk aan drie uur contacttijd tussen cursist
en docent. Dit is inclusief een pauze van 15 minuten. De Faculty houdt de volgende lestijden per
dagdeel aan (enige uitloop is mogelijk):
- Ochtendprogramma : 9.30 tot 12.30 uur
- Middagprogramma: 13.15 tot 16.15 uur
Het lesrooster voor de leergang is op de FacultyCampus te vinden. De cursisten worden via e-mail
geattendeerd op wijzigingen.
De opleidingen gaan bij voldoende aanmeldingen tweemaal per jaar van start; in het voorjaar en in
het najaar.
Studiebelasting
De studiebelasting per lesdag voor het bestuderen van achtergrondliteratuur, het leren in de
praktijk en het uitwerken van de praktijktoetsen moet - voor starters in het vakgebied - worden
gerekend op gemiddeld 10 studie-uren. Inclusief de lessen brengt dit de studiebelasting op een
totaal van 450 studie-uren.
Huiswerkopdrachten in de Leergang Informatiebeheerder
Voor deze leergang geldt dat de cursist ook wordt beoordeeld op het maken van de
huiswerkopdrachten. Deze huiswerkopdrachten zorgen dat de hele cursusgroep een lesdag met
ongeveer dezelfde basiskennis start, ze dienen dus voorafgaand aan de lessen gemaakt te worden
De gemaakte huiswerkopdracht moet uiterlijk 3 dagen vóór de lesdag door de cursist op de
FacultyCampus geplaatst worden.
Cursisten ontvangen geen cijfer voor de huiswerkopdracht. De docent bekijkt het gemaakte
huiswerk voor zijn/ haar lesdag. In de les gaat de docent in op de gezamenlijke leerpunten en zo
nodig ontvangt u individueel feedback.
De studieduur bedraagt krap 1 jaar (52 - 10 weken = 42 weken). De totale studiebelasting is als
volgt verdeeld over lessen, praktijktoetsen, zelfstudie en praktijk:
Lessen (13 lessen à 6 uur en 2 lessen van 4 uur ) 86 uur
Zelfstudie (14 lessen à 2,5 uur) 35 uur
Thuisopdrachten (14 lessen à 2,5 uur) 35 uur
Praktijktoetsen (12 lessen à 6 uur) 72 uur
Eindpresentatie 12 uur
Praktijk (42 weken à 5 uur) 210 uur
Totaal 450 uur
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 20
5.5 Lesprogramma mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder
De inhoud van de blokken van de mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder is hieronder
weergegeven. Daarna vindt u ook de beschrijving per module
De indeling van de blokken van de mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder is hieronder
weergegeven.
Modules mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder: Dagen:
Startbijeenkomst 0,5
Blok 1 Procesgericht registreren en archiveren 3
Blok 2 Klantgerichte communicatie 4
Blok 3 Inrichting recordsmanagement 3
Blok 4 Selectie en duurzaamheid 3
Slotbijeenkomst 0,5
Docenten
De i-Faculty werkt met ervaren docenten, met een eigen specialisme binnen het vakgebied
informatiemanagement. De docenten zijn allen senior adviseur en zij hebben hun sporen binnen
het vakgebied ruim verdiend. Zij zijn didactisch gevormd en worden jaarlijks bijgeschoold in
didactiek, lesvormen en presentatietechnieken, terwijl een onderwijskundige de kwaliteit van de
docenten bewaakt en hen voorziet van feedback door reflectie op hun doceren. Doordat zij tevens
adviseur zijn, kennen zij de markt en de problematiek waar uw organisatie mee te maken heeft in
het veranderproces. De docenten zullen de meest recente ontwikkelingen in hun lesstof verwerken.
Per lesdag kiezen wij verschillende beeldende en interactieve werkvormen en ontwikkelen wij
opdrachten zoals: leergesprekken, discussies, een quiz en een debat. Zo komen wij tot
indringende, speelse vormen van lesgeven, die de cursisten uitdagen en hun creativiteit
stimuleren. Cursisten worden daarnaast gestimuleerd tot zelfstandig gebruik van bronnen o.a. via
internet.
Certificering
De deelnemers ontvangen, indien zij de vereiste eindtermen hebben behaald, een diploma voor de
mbo-Leergang Informatiebeheerder van de VHIC faculty. Op het diploma staan de modules en de
resultaten van de praktijktoetsen vermeld. Belangrijke voorwaarde is hierbij dat de cursisten een
voldoende behalen voor alle praktijktoetsen en minimaal 85% van de lessen aanwezig zijn
geweest. Medewerkers die niet slagen voor al hun praktijktoetsen en wel actief geparticipeerd
hebben ontvangen een certificaat van deelname van de VHIC faculty. Hierop staan alleen de
praktijktoetsen vermeld die met een positief resultaat zijn afgerond.
Cursisten kunnen na de mbo-Leergang Informatiebeheerder bij gebleken geschiktheid en bij een
voldoende studieresultaat doorstromen naar de opleiding Recordsmanagement, die op hbo-niveau
is gecertificeerd. Deze opleiding bestaat uit de hbo-Leergang Aankomend Records Manager (LARM)
en de hbo-Leergang Records Manager (LRM).
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 21
5.5 Lesprogramma mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder
STARTBIJEENKOMST
Intro Inzicht in het nieuwe informatiebeheer
Wat zijn de trends en ontwikkelingen?
½ dag
(12.30 – 16.30 uur)
1. PROCESGERICHT REGISTREREN EN ARCHIVEREN
(september – november)
3 dagen
1.1 Ordening en werkprocessen
Waarmee ga je digitaal werken?
1 dag
1.2 Ordening en metadata
Hoe registreer je zaakgericht?
1 dag
1.3 Ordening en toegankelijkheid
Hoe bewaak je de kwaliteit van de registraties?
1 dag
Praktijktoets
2. KLANTGERICHTE COMMUNICATIE
(december– februari)
4 dagen
2.1 Effectief communiceren
Hoe voer je een gesprek met een klant?
1 dag
2.2 Instrueren en begeleiden
Hoe geef je een klant instructie?
1 dag
2.3 Samenwerken en presenteren
Hoe verzorg je een eenvoudige presentatie?
1 dag
Praktijktoets 1 dag
3. INRICHTING RECORDSMANAGEMENT
(maart – april)
3 dagen
3.1 Positionering recordsmanagement
Hoe zijn de informatiebeheertaken georganiseerd?
1 dag
3.2 Wet- en regelgeving
Wordt het informatiebeheer juist uitgevoerd?
1 dag
3.3 ICT en recordsmanagement
Samen werken aan een digitale omgeving.
1 dag
Praktijktoets
4. SELECTIE EN DUURZAAMHEID
(mei - juni)
3 dagen
4.1 Selectie aan de bron
Hoe waardeer je digitale documenten?
1 dag
4.2 Vernietiging en overdracht in een digitale context
Hoe vernietig je digitale documenten?
1 dag
4.3 Duurzame toegankelijkheid
Hoe maak je de omslag van hybride naar volledig digitaal?
1 dag
Praktijktoets
SLOTBIJEENKOMST EN DIPLOMA-UITREIKING
Slot Organisatie van het nieuwe informatiebeheer
Hoe zet je informatiebeheer op de kaart?
½ dag
(12.30 – 16.30 uur)
Totaal 14 lesdagen
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 22
Startbijeenkomst
Inzicht in het nieuwe informatiebeheer | Wat zijn de trends en ontwikkelingen?
Met deze bijeenkomst geven we een officieel startschot aan deze mbo-Leergang Digitale
Informatiebeheerder.
We starten met een kennismaking en geven een toelichting op de inhoud en doelstellingen van de
leergang. Vervolgens gaan we in op de ontwikkelingen in het informatiebeheer en de consequenties
hiervan. Wat is het nieuwe informatiebeheer? Welke plaats neemt informatiebeheer in binnen de
organisatie? Wat verandert er door digitalisering en welke principes blijven hetzelfde? Wat
betekenen deze veranderingen voor de eigen afdeling? Wat betekent digitalisering voor de
secretariaatsmedewerker, de beleidsmedewerker en het management? Hoe ver zijn organisaties op
het gebied van digitaal werken? In hoeverre werk jij al digitaal? Digitalisering vraagt om andere
competenties dan tot nu toe van de informatiebeheerder verlangd werden. Maar welke zijn dat?
Samen wordt gekeken naar de benodigde vaardigheden waarover men nu en in de toekomst moet
beschikken aan de hand van voorbeelden uit de praktijk bij vergelijkbare organisaties.
Programma
Trends en ontwikkelingen.
De toegevoegde waarde van goed informatiebeheer.
Begrippen binnen het informatiebeheer.
Verantwoordelijkheden, rol en taken informatiebeheer.
Overeenkomsten en verschillen analoog en digitaal.
Multichanneling.
Veranderende rol van informatiebeheerders.
Nieuwe functie-inhoud met nieuwe kennis, vaardigheden en houdingsaspecten.
Leerdoelen
De cursist geeft in eigen woorden weer wat de laatste trends in het vakgebied zijn en op welke
manier je dit terugziet in de eigen organisatie.
De cursist verklaart wat de waarde van informatiebeheer is voor de organisatie als geheel.
De cursist legt uit hoe de informatiestromen in de eigen organisatie lopen en hoe deze worden
opgenomen in het DMS en/of in eigen systemen op de afdelingen.
De cursist verklaart wat de nieuwe functies en verantwoordelijkheden van de
informatiebeheerder zijn.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 23
Blok 1 Procesgericht registreren en archiveren
Les 1.1 Ordening en werkprocessen
Het werken met een procesgerichte indeling van het DMS verandert de wijze van registratie en de
werkzaamheden bij de archiefvorming. Digitale archiefvorming in digitale zaakdossiers geeft de
mogelijkheid om papieren documenten na scanning te vernietigen. In de nieuwe situatie registreert
de informatiebeheerder het digitale document rechtstreeks via het toekennen van metagegevens
als onderdeel van een project, proces, zaak of andere verzameling. Hierbij maakt de medewerker
gebruik van voorgedefinieerde werkprocessen. Gedurende de uitvoering van het werkproces
kunnen documenten zodra ze zijn gecreëerd - door de informatiebeheerder of door de
eindgebruiker zelf - gelijk opgeslagen worden in het DMS. Aan het einde van het proces, als de
zaak kan worden gesloten, voegt de informatiebeheerder ten slotte nog eventuele aanvullende
archiefgegevens toe. Ook wordt de bewaartermijn van de zaak vastgesteld. Het is belangrijk om de
werkprocessen goed te kennen. Dit betekent kennis opdoen van de manier waarop de organisatie
werkt en de werkprocessen die binnen de organisatie worden uitgevoerd.
De volgende vragen worden behandeld:
Waarom een indeling van werkprocessen bij ontsluiting van informatie?
Wat is een werkproces (zaaktype) en welke soorten werkprocessen zijn er?
Wat zijn een zaak en een zaaktypecatalogus en wat zijn de kenmerkende elementen daarvan?
Wat is een ordeningsplan of documentair structuurplan (DSP)?
Wat is de relatie tussen werkprocessen en het DMS/RMA?
Wat is de rol van de klant bij het bepalen van naamgeving van zaken en werkprocessen?
Welke systemen en netwerken (DMS, zakensysteem, primaire applicaties, gemeenschappelijke
schijf) gebruikt de eigen organisatie voor het opslaan van informatie?
Hoe worden deze applicaties en netwerken gebruikt en hoe verhouden ze zich tot elkaar?
Hoe werken de verschillende typen gebruikers ermee?
Hoe maak je als informatiebeheerder op de juiste manier gebruik van de beschikbare
systemen?
Programma
Zaakgericht werken.
Begrippen “werkproces” en “zaak”.
Het inzet van een ordeningsplan.
De functie en positie van een DMS/RMA.
Praktijkvoorbeelden zaakgericht werken.
Leerdoelen
De cursist legt uit wat het doel en de waarde van (digitale) archiefvorming op basis van
werkprocessen en/of zaken is voor de organisatie als geheel.
De cursist legt de uitgangspunten en de manier van werken van het zaakgericht werken uit.
De cursist legt uit wat de toegevoegde waarde is van een ordeningsplan en hoe het ingezet kan
worden.
De cursist legt aan een directe collega uit welke hulpmiddelen (DMS, DSP/ZTC) de eigen
organisatie gebruikt om proces- en/of zaakgericht te gaan werken.
De cursist legt uit hoe informatiebeheer grip kan krijgen op de verschillende informatiestromen
in de eigen organisatie.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 24
Les 1.2 Ordening en metadata
Het ordenen van informatie op basis van werkprocessen is voor veel informatiebeheerders een
nieuw verschijnsel. In tegenstelling tot de ‘traditionele’ manier van het zaakgewijs ordenen van
informatie, wordt niet achteraf, maar moet direct aan het begin worden bepaald wat het
werkproces of de zaak is die gaat lopen. Deze werkwijze is voor velen van u nieuw. Is het niet
nieuw voor u dan kunt u hier als medewerker toch nog vaak mee worstelen.
Bij het zoeken naar de juiste informatie wordt gebruik gemaakt van de ingevoerde gegevens. Een
accurate interpretatie en registratie van documenten is dan ook erg belangrijk. Welke metadata
geeft u aan documenten en/of dossiers mee? Hoe maakt u een goede inhoudsomschrijving van een
document? Tijdens deze dag wordt er geoefend in het interpreteren, registreren en ordenen van
informatie. Hierbij wordt voortdurend gespiegeld aan de huidige onderwerpsgerichte wijze van
archiveren.
De volgende vragen worden behandeld:
Welke documenten registreren en scannen en op welke wijze?
Hoe voorkomen we scannen door afspraken te maken met externe partijen?
Hoe bepaalt u waar een document over gaat?
Wat is een goede inhoudsomschrijving?
Hoe bepaal je het juiste werkproces of zaaktype van een document?
Wanneer moet er gestart worden met een nieuw dossier of zaak?
Hoe kun je relaties tussen verschillende dossiers of zaken aangeven?
Wat zijn metadata en waarom zijn deze van belang?
Welke metadata staan in het DSP en welke metadata kunnen automatisch in het DMS worden
ingevoerd?
Hoe passen we metadata toe of hoe kunnen we de ordening en toegankelijkheid organiseren
zodat de klant moeiteloos zelf informatie terugvindt?
Hoe zorg je ervoor dat de relevante documenten worden geregistreerd in het DMS/RMA?
Wanneer dient een dossier of zaak afgesloten te worden?
In welke mate kan archiveren op de werkplek plaatsvinden?
Wat is de rol van de klant bij het bepalen van naamgeving dossiers en werkprocessen?
Hoe ziet een eerste- en tweedelijnsregistratie eruit?
Waar kun je welke verantwoordelijkheden beleggen?
Programma
Documenten, zaken en dossiers.
Proces/zaakgericht registreren en archiveren.
Gebruik van een ordeningsplan.
Oefenen met praktijkvoorbeelden: het koppelen van documenten aan het juiste
werkproces/zaaktype.
Een goede inhoudsomschrijving.
Toepassen metadata.
Uniform registreren van documenten.
Zoeken en vinden van documenten.
Leerdoelen
De cursist selecteert documenten voor opname in het DMS/RMA.
De cursist interpreteert en koppelt documenten aan werkprocessen en/of zaken en neemt ze
op deze manier op in het digitale archief.
De cursist registreert op accurate wijze documenten in het DMS zodat (eind)gebruikers deze
gemakkelijk kunnen terugvinden.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 25
De cursist vindt (ontsluit) op een effectieve manier zaken en documenten in het DMS.
De cursist stelt een oplossing voor hoe de registratie van documenten in het DMS verrijkt kan
worden zodat documenten beter terug vindbaar zijn voor (eind)gebruikers.
Les 1.3 Ordening en toegankelijkheid
In de digitale wereld staat Informatiebeheer midden in de afhandeling van zaken. Documenten
moeten aan de juiste zaak gekoppeld worden. Gebeurt dat niet, dan kunnen de medewerkers van
de vakafdelingen hun zaken niet afhandelen. Het resultaat van de documentregistraties is direct
zichtbaar in de organisatie. Om dit zo goed mogelijk te laten verlopen is het noodzakelijk dat de
kwaliteit van de registraties bewaakt wordt en dat er regelmatig overleg en terugkoppeling
plaatsvindt tussen Informatiebeheer en de organisatie.
Het opzoeken en uitlenen van informatie, omgaan met beperkingen zoals vertrouwelijkheid en
verzoeken in het kader van de Wob (Wet openbaarheid van bestuur) komen in deze les ook
ruimschoots aan bod.
De volgende vragen worden behandeld:
Wordt er uniform geregistreerd?
Worden de juiste metadata toegekend zodat medewerkers in de organisatie gemakkelijk de
benodigde informatie kunnen vinden?
Worden de documenten aan de juiste zaken/zaaktypen gekoppeld?
Hoe kunnen we een eenvoudige kwaliteitscontrole opzetten?
Welke soorten managementinformatie kunnen we genereren uit een DMS/RMA?
Hoe wordt er gesignaleerd en gerappelleerd in een elektronische omgeving?
Moeten er (nieuwe) werkafspraken, procedures gemaakt worden om het registreren en
ontsluiten van documenten beter te laten verlopen?
Hoe kunnen we de huidige manier van werken efficiënt(er) inrichten zodat we tijd hebben om
het proces- en/of zaakgericht werken in te richten?
Hoe ondersteunen we de gebruikers van het DMS/RMA op een dusdanige manier dat in
samenwerking de documenten procesgewijs worden opgeslagen met zo weinig mogelijk
inspanning?
Welke werkafspraken moeten op uitvoerend niveau gemaakt worden om het proces- en of
zaakgericht werken vlekkeloos te laten verlopen?
Hoe stemmen we dit alles af met de klant?
Programma
Het DSP in relatie tot kwaliteitszorg.
Prioritering: welke aspecten van informatiebeheer moeten gecontroleerd worden (en welke
niet)?
Het opzetten van een eenvoudige kwaliteitscontrole.
Het werkproces als uitgangspunt voor kwaliteitszorg.
Managementinformatie, signalering en rappellering in een digitale omgeving.
Ondersteuning bij het invoeren van zaakgericht werken.
Leerdoelen
De cursist toont het belang aan van een goede ordening en een nauwkeurige registratie van
documenten en zaken.
De cursist voert een eenvoudige kwaliteitscontrole uit.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 26
De cursist geeft aan welke werkafspraken en procedures er nodig zijn en over welke zaken
nagedacht moeten worden om de kwaliteit en toegankelijkheid van documenten en dossiers in
het DMS/RMA te verhogen.
De cursist laat aan een interne klant zien hoe hij met de door de eigen organisatie gebruikte
hulpmiddelen zelf aan de slag kan om proces- en/of zaakgericht te gaan werken.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 27
Blok 2 Klantgerichte communicatie
Les 2.1 Effectief communiceren
Onder invloed van de digitalisering verandert de manier van werken voor de informatiebeheerder
aanzienlijk. Dit betekent een omslag van taken die gericht zijn op het beheer van documenten,
dossiers en archieven naar taken die meer gericht zijn op dienstverlening aan klanten. De
informatiebeheerder zal vanuit een professionele en dienstverlenende houding met klanten moeten
communiceren. Hier gaan we tijdens deze dag mee aan de slag!
Luisteren, praten en begrijpen staat centraal. De ochtend start met een inleiding in communicatie
en gesprekstechnieken. Een duidelijk zelfbeeld, inzicht in je kwaliteiten en valkuilen, helpt hierbij.
In de middag staat het communiceren met klanten centraal (je gaat o.a. oefenen in het geven van
een korte uitleg voor nieuwe medewerkers over de diensten en producten van de afdeling
Informatiebeheer). Er wordt aandacht besteed aan de volgende vragen. Wat is het belang van
klantgericht en proactief opstellen? Wat is een goede manier waarop informatie kan worden
overgebracht en ingewonnen? Hoe stel je jezelf proactief op? Hoe zorg je voor een prettige
samenwerking?
Programma
Het belang van communicatie voor het eigen werk.
Basisprincipes communicatie en gesprekstechnieken.
Effecten van non-verbale en verbale communicatie.
Het effectieve klantgesprek.
Valkuilen en problemen bij communicatie.
Je eigen communicatiestijl.
Leerdoelen
De cursist luistert actief, gebruikt inlevingsvermogen en weet de juiste vragen te stellen.
De cursist oefent in het voeren van een gesprek met een klant over de dienstverlening van
Informatiebeheer.
De cursist krijgt inzicht in de eigen communicatiestijl en de valkuilen hierbij.
De cursist inventariseert de wensen van de klant in het omgaan met informatie.
De cursist vat de klantbehoefte nauwgezet samen voor de recordbeheerder en/of functioneel
beheerder.
Les 2.2 Instrueren en begeleiden
Een goede begeleiding van de medewerkers in de organisatie is een vereiste voor een succesvolle
omslag van papier naar digitaal. Het leidt bijvoorbeeld tot een goed gebruik van het DMS dat
afgestemd is op de klantbehoeften waardoor herstelwerk achteraf zoveel mogelijk voorkomen
wordt. Maar hoe begeleid, motiveer en instrueer je de mensen in de organisatie voor de nieuwe
manier van werken? Het is belangrijk dat de informatiebeheerder (consulent) proactief, flexibel en
communicatief is, inlevingsvermogen heeft en goed kan luisteren. Daarnaast zijn enthousiasme,
kennis van het vak en adviesvaardigheden van belang. Deze dag helpt de cursist om deze
kwaliteiten eigen te maken. De cursist gaat aan de slag met het geven van een instructie over het
gebruik van een informatiesysteem. Ook het omgaan met weerstand en het bespreekbaar maken
daarvan staat op het programma.
Programma
Wat is de essentie van het vak?
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 28
Hoe kunnen we de organisatie met dit specialisme ondersteunen?
Hoe instrueer je klanten effectief?
Hoe pak je de begeleiding van een klant gestructureerd aan?
Het geven en ontvangen van feedback.
Omgaan met weerstanden.
De grenzen van klantgerichtheid.
Welke kennis, houding en vaardigheden worden van de consulent verwacht?
Leerdoelen
De cursist instrueert op uitvoerend niveau een medewerker (over digitaal zaakgericht werken).
De cursist heeft geoefend in het geven en ontvangen van feedback.
De cursist herkent weerstand en maakt dit in een praktijksituatie bespreekbaar.
De cursist laat zien hoe de eigen houding de reactie van de gesprekspartner kan beïnvloeden.
De cursist heeft inzicht in zijn of haar kwaliteiten als informatieconsulent en hoe deze het beste
zijn in te zetten in de dagelijkse praktijk.
Les 2.3 Samenwerken en presenteren
Samenwerken lijkt zo eenvoudig, iedereen kent het woord en kent de mogelijkheden zonder de
exacte inhoud te weten. In deze les ligt de nadruk op de vraag hoe we gezamenlijk, als team,
digitaal documentmanagement het beste kunnen neerzetten binnen de organisatie en wat daarin
de eigen rol is. In de middag wordt in kleine groepjes geoefend met het houden van een korte
presentatie (je legt bijv. aan klanten uit wat digitaal proces en/of zaakgericht werken is en welke
consequenties dit voor hen heeft). Veel mensen zien er tegenop om een presentatie of voordracht
te moeten houden. Het gevoel kritisch te worden bekeken en beluisterd maakt zelfs de meest
ervaren sprekers wel onrustig. In deze les bieden we de cursist handvatten voor het houden van
een eenvoudige presentatie.
Programma
Verdiepen in de deelnemers.
Gezamenlijk een presentatie ontwikkelen.
Waar op te letten bij het geven van een presentatie?
Wat zijn je sterke punten bij het presenteren en hoe zet je deze maximaal in?
Wat zijn je zwakke punten en hoe vang je deze op?
Leerdoelen
De cursist schat in wanneer informatie voor anderen van belang is en speelt deze tijdig door.
De cursist reageert actief en op een constructieve wijze op de ideeën van anderen.
De cursist werkt op een positieve en opbouwende manier mee aan een gezamenlijk resultaat.
De cursist houdt met een medecursist een eenvoudige presentatie voor een groep.
Blok 3 Inrichting recordsmanagement
Les 3.1 Positionering recordsmanagement
De ministeries, provincies en gemeenten zijn overheidsorganen, maar er bestaan ook zelfstandige
bestuursorganen (ZBO’s) en bedrijven die afhankelijk zijn van de overheid. Politiek-ambtelijke
organisaties zijn op een bepaalde manier ingericht, met verschillende beweegredenen. Cursisten
leren de ontwikkelingen en procedures in een overheidsorganisatie kennen en kunnen de betekenis
van het (nieuwe) werken in deze organisatie vertalen naar het eigen werkveld. De cursist maakt
kennis met onder meer de ‘Overheid heeft/geeft Antwoord’. Maar wat houdt dat in voor de afdeling
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 29
Informatiebeheer en voor de informatiebeheerder? Hoe verkrijgen we overzicht over de
informatiehuishouding en hoe kunnen we deze regelen? Hoe is het informatiebeheer in de eigen
organisatie ingericht? Wat is de plaats van de informatiebeheerder in de organisatie? Wat kunnen
we verbeteren in de dienstverlening? Hoe zetten we Informatiebeheer op de kaart? De
informatiebeheerder kan na deze lesdag zijn werk plaatsen in het grotere geheel van de organisatie
en collega’s vertellen op welke manier binnen de organisatie op uitvoerend niveau invulling wordt
gegeven aan het informatiebeheer.
Programma
De inrichting van een (semi-)overheidsorganisatie en de ontwikkelingen hierin.
De positie, taken en verantwoordelijkheden van Informatiebeheer.
Hoe richten we een efficiënt informatiebeheer in?
Leerdoelen
De cursist beschrijft hoe veel voorkomende overheidsorganisaties georganiseerd zijn (ook de
stafafdeling).
De cursist geeft weer hoe de taken en verantwoordelijkheden t.a.v. informatiebeheer intern
georganiseerd zijn.
De cursist beschrijft wat de taken en verantwoordelijkheden (kunnen) zijn van ICT, AO/Control,
Bibliotheek, Klant Contact Centrum en wat de relatie is met Informatiebeheer (DIV).
Les 3.2 Wet- en regelgeving
Organisaties worstelen hoe zij hun informatiebeheer, met name het digitale deel daarvan, moeten
vormgeven. De organisatie ombouwen van papiergericht naar digitaal gericht is dé grote uitdaging
in deze tijd. Hiervoor is een kader nodig voor recordsmanagement, archiefvorming en –beheer. De
kwaliteitsnorm voor informatie- en archiefmanagement NEN-ISO 15489-1 biedt een algemeen
geaccepteerd internationaal kader, waarop organisaties hun informatiehuishouding kunnen
baseren. De NEN-ISO 15489 is voor informatiebeheerders in de uitoefening van alle (adviserende)
taken in een digitale omgeving van groot belang. Cursisten maken in de eerste helft van deze
ochtend kennis met deze norm waarbij de nadruk ligt op de toepasbaarheid ervan in de eigen
organisatie. Vervolgens wordt op een begrijpelijk niveau de verhouding met andere
informatiewetten, regelingen en de programma’s vanuit de e-overheid bekeken. Waaronder het
programma Informatie op Orde. Dit zijn acht actielijnen voor de Rijksoverheid, waaronder de
Baseline.
In de middag wordt aandacht besteed aan de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling
2009. De Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen hun archieven te beheren in een 'goede,
geordende en toegankelijke staat'. Elk overheidsorgaan is verplicht tot het opstellen van
beheersregels voor het archief. Daarbij is een goede kennis van archiefwet- en regelgeving,
normen en standaarden van belang. Vraagstukken als voor wie de Archiefwet en het Archiefbesluit
gelden, de betekenis en de structuur, de belangrijkste begrippen en elementen (o.a. goede,
geordende en toegankelijke staat, overheidsorgaan, openbaarheid, vervanging, selectie en
vernietiging) komen aan bod. Tevens wordt gekeken naar de uitwerking van de Archiefwet in de
eigen organisatie.
De volgende vragen worden behandeld:
Hoe ontstaat regelgeving op het gebied van informatiebeheer?
Welke functionaris in een organisatie is wettelijk verantwoordelijk voor een goed
informatiebeheer?
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 30
Hoe pas je in praktijksituaties de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling 2009 toe
op vraagstukken rond inrichting, beheer, selectie en vernietiging, (digitale) duurzaamheid en
dergelijke?
Leerdoelen
De cursist benoemt welke (actuele) normen en wetgeving van belang zijn op het gebied van
recordsmanagement en de e-overheid en waar hij nadere informatie hierover kan vinden.
De cursist beschrijft de van toepassing zijnde specifieke norm of regeling met betrekking tot de
eigen werksituatie.
De cursist laat zien in hoeverre de eigen werkzaamheden conform de wet- en regelgeving
(betrouwbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid) worden uitgevoerd.
Les 3.3 ICT & recordsmanagement
Informatiebeheer en ICT zullen goed moeten kunnen samenwerken om een effectief
informatiebeheersysteem met archieffunctie te kunnen inrichten en beheren. Centraal in deze les
staan de binnen het vakgebied gebruikte applicaties, zoals DMS (Document Management
Systeem), RMA (Recordsmanagement Applicatie), WFM (Workflow management), zaaksysteem en
de relatie met de afdeling ICT. Wat zijn de verschillen tussen een document management systeem,
een recordsmanagement applicatie en andere informatiesystemen? Welke applicaties zijn er binnen
een organisatie en hoe worden deze gebruikt? Wat is enterprise content management (ECM)? De
informatiebeheerder krijgt ook regelmatig te maken met netwerkschijven en
kantoorautomatisering. Hoe worden deze beheerd en geordend? Zijn er ook andere oplossingen?
Samenwerken met de ICT-afdeling (of I&A) is in dit kader erg belangrijk. Hoe communiceert een
informatiebeheerder met technische afdelingen?
Programma
Informatiesystemen, applicaties die het primaire proces ondersteunen en netwerkschijven.
Front-, mid- en backofficeconcept.
De taken en verantwoordelijkheden van ICT.
De taken en verantwoordelijkheden van functioneel (applicatie) beheer.
De relatie tussen informatiebeheer en ICT.
Communiceren en samenwerken met ICT.
Leerdoelen
De cursist verklaart de positionering van kantoorautomatisering en het DMS/RMA.
De cursist reproduceert de indeling van de frontoffice, midoffice en backoffice en beschrijft hoe
deze begrippen in de eigen organisatie gebruikt worden.
De cursist beschrijft in hoofdlijnen het speel- en werkveld van ICT.
De cursist zoekt de belangrijkste terminologie op het gebied van ICT op.
De cursist communiceert op uitvoerend niveau met ICT of technische afdelingen.
Blok 4 Selectie en duurzaamheid
Les 4.1 Selectie aan de bron
Selectie en vernietiging is een van de meest belangrijke onderdelen van het informatiebeheer. Voor
iedere vakgenoot is een goede beheersing van dit aspect, in de (digitale) informatiehuishouding
van vandaag, van groot belang. In de onlangs doorgevoerde wijziging van het Archiefbesluit komt
dit ook tot uitdrukking. De vraag voor veel informatiebeheerders is hoe selectie in de praktijk het
beste gestalte kan krijgen. Om te kunnen analyseren welke archiefbescheiden voor vernietiging en
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 31
welke voor permanente bewaring in aanmerking komen, zal de informatiebeheerder theoretische
kennis moeten hebben van wet- en regelgeving. In deze les wordt uitgebreid kennis gemaakt met
selectie-instrumenten, zoals de gemeentelijke selectielijst en de basisselectiedocumenten van de
Rijksoverheid. Er wordt geleerd wat de verschillen zijn tussen documenten die voor permanente
bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen. Er wordt bovendien aandacht besteed aan het
bewust zijn van de beperkingen bij overdracht, bijvoorbeeld door optreden van openbaarheid,
privacy, geheimen etc.
Programma
Wetgeving en procedures.
Bevoegdheden rond selectie en vernietiging.
Verschillen tussen het papieren en het digitale archief.
Selectielijst in relatie tot het DMS/RMA.
Selecteren van archiefbescheiden (praktische tips).
Specifieke keuzes bij selectie (praktijkvoorbeelden).
Oefenen in het toepassen van de selectielijst.
Bewaarniveau vernietiging inbouwen bij postregistratie en dossiervorming.
De uiteindelijke selectiebeslissing op grond van de uitkomst van een zaak.
Leerdoelen
De cursist geeft in eigen woorden weer wat waardering, selectie, overdracht en vernietiging is
en welke verplichtingen, procedures en bevoegdheden er binnen de eigen organisatie zijn.
De cursist kent relevante wet- en regelgeving t.a.v. van waardering, selectie, vernietiging en
overdracht en kent relevante informatiebronnen om kennis actueel te houden.
De cursist selecteert – zo vroeg mogelijk in het proces - informatie voor blijvende bewaring en
kent de juiste vernietigingstermijnen toe voor te vernietigen informatie op basis van de
selectielijst die geldt voor de eigen organisatie.
De cursist kan bij het sluiten van een zaak vaststellen of de zaak volledig is en de juiste
termijnen zijn toegekend (B/V), overlegt en corrigeert waar nodig.
Les 4.2 Vernietiging en overdracht in een digitale context
Regelmatige opschoning en vernietiging van documenten en dossiers leidt voor de organisatie tot
forse kostenbesparingen. Deze les gaat over de specifieke problemen (praktisch en wettelijk) en de
uitdagingen rond verwijdering, vernietiging en overbrenging van documenten (en hun metadata).
Op dit moment gebeurt dat bij veel organisaties nog in papieren vorm, maar de vernietiging en
overbrenging van digitale documenten zal een steeds belangrijker deel van de werkzaamheden van
de informatiebeheerder gaan uitmaken. Daarom zal aan beide vormen aandacht worden besteed.
De volgende vragen worden behandeld:
Wat zijn de rol en verantwoordelijkheden van Informatiebeheer bij vernietiging en overdracht?
Wanneer is iets nu ‘vernietigd’?
Hoe zit het met back-ups van digitale bestanden?
Wat doen we na afloop met de metadata?
Wanneer worden archiefbescheiden overgedragen en wat komt daarbij kijken?
Programma
Vernietiging van archiefbescheiden.
Overbrenging van archiefbescheiden.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 32
Doorkijk naar aandachtspunten bij vernietiging voor dynamische en semi-statisch en statisch
archiefbeheer.
Numerieke reeksen.
Leerdoelen
De cursist geeft in eigen woorden weer hoe het proces van vernietiging van documenten in zijn
of haar eigen organisatie verloopt en wat zijn of haar rol daarin is.
De cursist stelt een verklaring van vernietiging op.
De cursist legt uit wat overbrenging inhoudt en hoe dit proces in een papieren en digitale
omgeving in de eigen organisatie worden uitgevoerd.
De cursist kent specifieke aandachtspunten en problemen (praktisch en wettelijk) die spelen
rond de verwijdering en vernietiging van analoge en digitale documenten (en hun metadata).
De cursist geeft weer hoe het gebruik van numerieke reeksen kan bijdragen tot een meer
effectieve vernietiging en overdracht van papieren en digitale documenten in de organisatie.
Les 4.3 Duurzame toegankelijkheid
Duurzame toegankelijkheid wordt voor het eerst genoemd in de Archiefregeling 2009. Voorheen
werd de term digitale duurzaamheid gebruikt. Om er zeker van te zijn dat records in een goede,
geordende en toegankelijke staat gedurende een lange periode kunnen worden bewaard, dienen
bepaalde regels gevolgd te worden. De informatiebeheerder moet rekening houden met een aantal
aspecten, zoals wet- en regelgeving en ontwikkelingen in het vakgebied. Wanneer mogen en
moeten archiefbescheiden bijvoorbeeld vervangen worden? Vervanging van papieren documenten
door digitale versies is namelijk een van de belangrijkste trends in het vakgebied. Deze vervanging
moet uiterst zorgvuldig gebeuren. Informatie moet immers niet alleen toegankelijk zijn, maar ook
betrouwbaar en getrouw kunnen worden gereproduceerd.
En als informatie dan op een betrouwbare manier is vervangen, dient het verder ook op een
integere manier beheerd te worden. Voor papieren documenten gebeurt dit in archiefruimten, voor
digitale documenten in een e-depot. Maar wat is dat en hoe werkt het? Om deze vragen beter te
kunnen beantwoorden leert de cursist tevens wat authenticiteit van informatie is en hoe dit kan
worden gewaarborgd in een digitale omgeving. Daarnaast wordt er kort aandacht besteed aan de
Wet bescherming persoonsgegevens en aan basiskennis op het gebied van informatiebeveiliging op
het werk, thuis en op internet.
Programma
Duurzame toegankelijkheid- hoe kan dit al vanaf de basis worden gerealiseerd?
Vervanging.
Het e-depot.
Omslag van hybride naar digitaal.
Valkuilen en problemen.
Leerdoelen
De cursist geeft in grote lijnen aan welke aspecten van belang zijn om duurzame
toegankelijkheid te borgen/realiseren.
De cursist legt in eigen woorden het begrip vervanging uit, en zoekt op welke stappen zijn
organisatie moet nemen om tot digitale vervanging van documenten te komen.
De cursist legt uit wat een e-depot is.
De cursist legt aan een collega uit welke belangrijke stappen Informatiebeheer en de
organisatie de komende jaren gaan nemen om het volledig digitaal werken te realiseren.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 33
De cursist geeft in grote lijnen aan hoe de organisatie de komende jaren het papier kan gaan
afbouwen.
Slotbijeenkomst en diploma-uitreiking
Organisatie van het nieuwe informatiebeheer
In deze laatste bijeenkomst wordt de hoofdlijn van de hele leergang doorlopen. De ‘hot items’ die
tijdens de cursusdagen naar voren zijn gekomen worden geplaatst in het bredere kader van de
doelstellingen van de opleiding. Belangrijke uitgangspunten van de cursus en de nieuwe manier
van werken worden opnieuw onderstreept.
De slotbijeenkomst vindt over het algemeen ruim één maand na de laatste lesdag plaats.
Voor deze slotbijeenkomst bereiden de cursisten in groepjes een presentatie voor over één van de
volgende onderwerpen.
De invloed en consequenties van digitaal zaakgericht werken.
Een efficiënte inrichting van het informatiebeheer.
De overgang naar volledig digitaal werken.
De nieuwe taken en competenties binnen Informatiebeheer.
Daarbij wordt bij ieder onderwerp ook antwoord gegeven op de volgende twee vragen: “Hoe lever
je hier zelf een bijdrage aan?” en “Hoe ondersteun je elkaar en de gebruikers in de omschakeling
naar volledig digitaal werken?”.
Deze bijeenkomst wordt afgesloten met een certificaat/diploma-uitreiking en is hiermee de formele
afsluiting van het traject.
Leerdoelen
De cursist herkent de kenmerken van een veranderingsproces en kan tijdens een
veranderingsproces gefundeerd eigen keuzes maken met betrekking tot de eigen rol hierin.
De cursist legt aan een proceseigenaar uit wat de invloed en consequenties van digitaal
zaakgericht werken zijn voor de organisatie als geheel, voor de secretariaatsmedewerker, de
beleidsmedewerker en het afdelingshoofd.
De cursist stelt zijn afdelingshoofd oplossingen voor hoe het informatiebeheer efficiënter
ingericht kan worden bij de overgang naar (volledig) digitaal zaakgericht werken?
De cursist legt een jurist uit welke belangrijke stappen Informatiebeheer en de organisatie de
komende jaren gaan nemen om het volledig digitaal werken te realiseren en het papier af te
bouwen.
De cursist neemt de adviseur van de afdeling P&O mee in de nieuwe taken, profielen, rollen,
competenties en werkzaamheden zijn binnen Informatiebeheer.
6. Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 34
Recordsmanagement is bezig aan een stormachtige ontwikkeling, mede gevoed door de technische
mogelijkheden die de digitalisering en elektronische informatiehulpmiddelen bieden. Eigenlijk wordt
op dit moment een nieuw vakgebied gedefinieerd. Een veranderde praktijk vraagt om nieuwe
vaardigheden, aangepaste instrumentbeheersing en een nieuwsgierige houding. De Leergang
Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder biedt u in korte tijd alle beheersaspecten die nodig
zijn om de veranderingen binnen het vakgebied een plaats te kunnen geven.
De Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder (op tactisch niveau) vormt samen met
de hbo-Leergang Recordsmanager (op strategisch niveau) de opleiding Recordsmanagement. Beide
leergangen zijn gebaseerd op de NEN-ISO 15489 en sluiten op elkaar aan, maar kunnen ook los
van elkaar worden gevolgd.
6.1 Leerdoelen
De Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder leidt op tot het beroepsprofiel
recordbeheerder. Dit beroepsprofiel is opgesteld door de Recordsmanagement Conventie (RMC) en
wordt tevens door het A+O Fonds Rijk (Arbeidsmarkt- en Opleidingfonds)2 en het KennisLAB
gebruikt in het kader van de Baseline Informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Wanneer u de
leergang succesvol heeft afgerond kunt u:
toezien op het juist en consequent gebruik van het documentair informatiesysteem;
gebruikers inzake de ontwikkeling van het informatie- en recordsmanagement binnen de
organisatie adviseren;
over het registreren van documenten/records op basis van wet- en regelgeving en
organisatieprocedures adviseren;
instrumenten die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van recordsmanagement beheren,
zoals een DSP en een selectielijst;
de specifieke processen voor vervanging, vervreemding en overbrenging van bepaalde
archiefbescheiden verzorgen;
werkwijzen, procedures en procesbeschrijvingen opstellen;
contacten binnen de organisatie onderhouden;
de informatiebehoefte bij de klantorganisatie (gebruikers) vaststellen.
6.2 Doelgroep
De leergang is bestemd voor mensen met hbo/mbo+-niveau die werkzaam zijn in documentatie,
bibliotheek, archiefwezen, DIV- en ICT-afdelingen en de aspiratie hebben om recordsmanager te
worden, met doorgroeimogelijkheid naar informatie- en/of kennismanager.
Vooropleiding
Voor de Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder wordt u toegelaten als u
(minimaal) beschikt over een HAVO-, VWO- of MBO-niveau 4 diploma (bijv. SOD 1). In geval u niet
beschikt over één van deze diploma’s wordt door VHIC, eventueel in samenwerking met Stichting
Deeltijd Opleidingen, vastgesteld of toelating mogelijk is.
2 U vindt dit profiel op de websites van de Recordsmanagement Conventie en het Kennislab.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 35
Wanneer u voldoet aan de wettelijke instroomeisen maar geen vakgerichte vooropleiding en
werkervaring heeft, kunt u met de Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder
starten nadat u de tweedaagse cursus Basiscursus Informatiebeheer heeft gevolgd. Na aanmelding
voor deze leergang zal een opleidingsadviseur contact met u opnemen. In dit gesprek zal de
adviseur samen met u en/of uw opdrachtgever bepalen of toelating mogelijk is en of de cursus
Basiscursus Informatiebeheer gewenst dan wel noodzakelijk is.
Randvoorwaarden en aanmelding
Een voorwaarde voor het volgen van de opleiding is dat de deelnemers voor tenminste 20 uur
per week de beschikking hebben over een praktijkwerkplek in de documentaire
informatievoorziening.
Na aanmelding ontvangt u van het facultysecretariaat per e-mail een verzoek voor het
aanleveren van aanvullende documenten. Hierna zal een opleidingsadviseur contact met u
opnemen voor een telefonische intakegesprek.
De cursisten leren tijdens de leergang vooral praktische vaardigheden voor het werken in een
digitale omgeving.
Het werk- en denkniveau van de opleiding is hbo.
Houdingsaspecten
De onderstaande houdingsaspecten zijn belangrijk voor een recordbeheerder in de uitoefening van
zijn of haar functie:
Resultaatgerichtheid
Samenwerken
Accuratesse
Kwaliteitsbewustzijn
In staat zijn te participeren in interdisciplinaire netwerken
Klantgerichtheid.
6.3 Leerprogramma
De Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder bestaat uit vijf op elkaar afgestemde
modules, die samen 14 lesdagen vormen. De lessen worden wekelijks verzorgd. Na iedere module
is er een week rust in verband met het uitwerken van de afsluitende toets.
De Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder wordt afgesloten met de
Praktijkopdracht (POD). Uit de gemaakte opdracht moet blijken dat u op relatief zelfstandige en
kritische wijze een werkstuk af kunt leveren, dat de kennis op het gebied van recordsmanagement
weerspiegelt zoals dit in de opleiding wordt behandeld. Voor de POD is een periode van ca. 9
weken vastgesteld. Inclusief mogelijke vakanties die vallen binnen de opleidingsperiode brengt dit
de looptijd van de studie op ongeveer een jaar.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 36
De indeling van de blokken van de Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder is
hieronder weergegeven. In hoofdstuk vier vindt u een beschrijving per module en lesdag.
Modules Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder Lesdagen
Blok 1 De kaders van recordsmanagement
Trends en ontwikkelingen
3
Blok 2 Zaakgericht werken 3
Blok 3 Klantgericht werken 2
Blok 4 Duurzame toegankelijkheid 3
Blok 5 Klantgericht recordsmanagement 2
Praktijkopdracht 1
Communicatieve vaardigheden
Naast de vakinhoudelijke kennis en vaardigheden zijn communicatieve kennis en vaardigheden
belangrijk voor een recordbeheerder. De positie en de rol van DIV binnen de organisatie zal door
de invoering van digitaal werken immers veranderen. De vaardigheidsmodules beslaan in totaal
vier lesdagen, die verspreid worden gegeven in blok 3 en 5. Iedereen kan deelnemen op zijn of
haar eigen niveau. Het lijkt er hierbij op alsof wij deze elementen uitsluitend aan de orde stellen in
deze vaardigheidsmodule, maar dat is niet het geval: door de hele opleiding wordt in alle
onderdelen in ruime mate aandacht besteed aan houdingsaspecten.
6.4 Lesrooster en studiebelasting
Elke lesdag bestaat uit 2 dagdelen. Een dagdeel staat gelijk aan drie uur contacttijd tussen cursist
en docent. Dit is inclusief een pauze van 15 minuten. De Faculty houdt de volgende lestijden per
dagdeel aan (enige uitloop is mogelijk):
- Ochtendprogramma: 9.30 tot 12.30 uur
- Middagprogramma: 13.15 tot 16.15 uur
Studiebelasting
De studiebelasting voor het bestuderen van achtergrondliteratuur, het uitwerken van opdrachten
en het voorbereiden van presentaties is ruim tien studie-uren per les. Voor de uitwerking van de
praktijkopdracht dient u rekening te houden met een studiebelasting van 80 studie-uren. Inclusief
de lessen brengt dit de studiebelasting op een totaal van 460 studie-uren.
De totale studiebelasting is als volgt verdeeld over lessen, literatuurstudie, praktijktoetsen, leren in
de praktijk en Praktijkopdracht (POD):
Lessen (13 lessen à 6 uur) 78 uur
Literatuurstudie (10 lessen à 5 uur) 50 uur
Thuisopdrachten (13 lessen à 3 uur) 39 uur
Praktijktoetsen (5 blokken à 11 uur) 55 uur
Leren in de praktijk 120 uur
Praktijkopdracht (POD) 100 uur
Eindpresentatie 12 uur
Totaal 460 uur
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 37
6.5 Lesprogramma hbo-Leergang Aankomend Recordsmanager
Blok Module Lesdagen
1 DE KADERS VAN RECORDSMANAGEMENT 3 dagen
1.1 Trends en ontwikkelingen. De inrichting van
recordsmanagement
1 dag
1.2 De wettelijke context 1 dag
1.3 ICT en recordsmanagement 1 dag
(Praktijktoets blok 1)
2. ZAAKGERICHT WERKEN 3 dagen
2.1 Informatiestromen en metadata 1 dag
2.2 Werkprocessen 1 dag
2.3 Ordeningsplan 1 dag
(Praktijktoets blok 2)
3. KLANTGERICHT WERKEN 2 dagen
3.1 Effectief communiceren 1 dag
3.2 Samenwerken en adviseren 1 dag
(Praktijktoets blok 3)
4. DUURZAME TOEGANKELIJKHEID 3 dagen
4.1 Waardering en selectie 1 dag
4.2 De digitale uitdaging 1 dag
4.3 Audit en control 1 dag
(Praktijktoets blok 4)
5. KLANTGERICHT RECORDSMANAGEMENT 2 dagen
5.1 Instrueren en presenteren 1 dag
5.2 Klantgerichte communicatie 1 dag
(Praktijktoets blok 5)
PRAKTIJKOPDRACHT 1 dag
(Schrijven praktijkopdracht)
POD Presentatie praktijkopdracht 1 dag
Totaal 14 lesdagen
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 38
Introductie
Digitale informatievoorziening biedt veel nieuwe kansen. Voor diegenen die werken in de
informatiedienstverlening betekent het een omslag van een papieren naar een digitale situatie. Dit
vraagt om een geheel andere rol van afdelingen die belast zijn met het informatiebeheer. De
afdeling DIV wordt een belangrijke facilitator van digitale processen in de gehele organisatie, en
ontwikkelt zich van documentaire naar digitale informatievoorziening.
Blok 1: De kaders van recordsmanagement
Trends en ontwikkelingen
De eerste lesdag bestaat uit twee onderdelen. In de ochtend krijgt u de introductieles, hierin
worden de doelen en de inhoud van het opleidingsprogramma toegelicht. De cursisten maken
kennis met elkaar, de Faculty en de digitale leeromgeving. De trends en ontwikkelingen in het
vakgebied recordsmanagement worden uitgebreid behandeld en er is veel aandacht voor de e-
overheid en de gevolgen daarvan voor recordsmanagement.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze ochtend en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
noemt de cursist op wat de Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder biedt en
welke inspanningen van de cursist verlangd worden;
legt de cursist in eigen woorden de kernbegrippen in het vakgebied (o.a. recordsmanagement,
archief, archiefvormer) uit en brengt deze in verband met elkaar;
laat de cursist klanten in de organisatie de waarde zien van recordsmanagement voor de
organisatie als geheel;
geeft de cursist in eigen woorden weer wat de (digitale) ontwikkelingen in het vakgebied en bij
de overheid zijn, zoals het programma Informatie op orde, Overheid heeft Antwoord,
Gemeente heeft Antwoord, EGEM/ICTU en wettelijke basisregistraties. Hij of zij weet wat de
voor- en nadelen van deze ontwikkelingen zijn en wat het belang ervan is voor de eigen
dagelijkse praktijk.
Informatie verstrekken en informatie vergaren. We zijn er dagelijks mee bezig. Voor overheid en
bedrijfsleven is het verzamelen, verspreiden, gebruiken en opslaan van informatie een onmisbaar
element in de bedrijfsvoering. Informatie is een kennisbron. Informatie moet gestuurd en beheerst
worden. We duiden dit aan met de term recordsmanagement. In dit blok gaan we in op de vraag
wat recordsmanagement eigenlijk is. We behandelen de kernbegrippen van recordsmanagement en
het belang van informatie voor overheid, bedrijven en individuele burgers. Hoe is dit in ons land
georganiseerd? Hoe is dit binnen organisaties geregeld? Welke ervaringen zijn hier al mee
opgedaan?
Wetgeving bepaalt wat we met de ons ter beschikking staande gegevens mogen of moeten doen:
hoe werkt dat in de praktijk en welke wetten zijn voor organisaties in dit kader van belang? En op
welke wijze slaan we informatie op en zorgen we ervoor dat deze ook in de toekomst nog
raadpleegbaar is?
Sinds de komst van de computer en de daarbij behorende automatisering zijn er talloze systemen
ontwikkeld die de opslag en ontsluiting van informatie gemakkelijker moeten maken. Aandacht zal
gegeven worden aan de verschillende soorten registratiesystemen. De NEN-ISO 2082 zal hier als
kader dienen.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 39
Les 1.1 De inrichting van recordsmanagement
Het middagprogramma betreft de inrichting van recordsmanagement. Wat is het belang van
recordsmanagement? Hoe is recordsmanagement ingericht binnen de diverse overheidsorganisaties
en welke ontwikkelingen zijn daarin te onderkennen? Les 1.1 geeft antwoorden op deze vragen en
laat zien welke rol de NEN-ISO 15489 norm voor informatie- en archiefmanagement zou kunnen
spelen bij de inrichting van recordsmanagement. Onder recordsmanagement (in de NEN-ISO norm
vertaald met informatie- en archiefmanagement) verstaan we de efficiënte en systematische
controle over het opmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en de verwijdering van
archiefbescheiden. Ook besteden we in de les aandacht aan
Informatie op orde, de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid en Gemeenten, Overheid
heeft Antwoord, Gemeente heeft Antwoord.
Leerdoelen:
Na het bijwonen van deze cursusmiddag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
heeft de cursist inzicht in de rol van recordsmanagement binnen overheidsorganisaties;
legt de cursist legt uit hoe recordsmanagement in organisaties ingericht kan worden;
benoemt de cursist de functionele eisen waaraan goed recordsmanagement dient te voldoen;
geeft de cursist voorbeelden op welke punten de eigen organisatie wel of niet aan de NEN-ISO
15489 voldoet en legt hij of zij uit wat er op hoofdlijnen nodig is om de inrichting te
verbeteren.
Les 1.2 De wettelijke context
Tijdens deze dag wordt de wettelijke context belicht op het gebied van informatiemanagement.
We bekijken hoe je in praktijksituaties de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling
toepast op vraagstukken rond inrichting en beheer. Daarnaast komen de Webv (Wet elektronisch
bestuurlijk verkeer), de Weh (Wet elektronische handtekeningen) en de Wob (Wet openbaarheid
van bestuur) en wettelijke basisregistraties zoals de BAG (Basisregistraties voor Adressen en
Gebouwen) aan bod. De dag wordt afgesloten met een overzicht van alle actuele programma’s,
normen en wetgeving die van belang zijn voor recordsmanagement.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
licht de cursist relevante wet- en regelgeving en procedures toe aan collega’s en klanten
adviseert de cursist over de toepassing van wet- en regelgeving in de eigen dagelijkse praktijk;
geeft de cursist voorbeelden op welke punten de eigen organisatie wel of niet conform de wet-
en regelgeving haar taken uitvoert en geeft hij of zij verbeterpunten aan.
Les 1.3 ICT en recordsmanagement
Er wordt al jaren gewerkt aan de realisatie van de e-overheid. De e-overheid gaat in essentie over
het inzetten van nieuwe technologieën (ICT) en proces(re)organisatie, met als doel de interne
efficiëntie van de organisatie te verhogen, tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken en
informatie uit te wisselen. Een betere interne en externe dienstverlening dus, met minder
administratieve lasten. De regie op die realisatie wordt de laatste jaren steeds beter ingericht.
Denk daarbij aan initiatieven als de NORA, die een stevige architectonische ruggengraat bieden aan
de plannen om ICT te gebruiken voor een betere dienstverlening. Of aan het Nationaal
Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid (NUP), dat in december 2008 van kracht
werd.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 40
In deze les gaan we in op het speel- en werkveld van ICT en de raakvlakken met
recordsmanagement. Onderwerpen als informatiearchitectuur en ‘information governance’ maar
ook ‘outsourcing’ en open formaten zullen uitgebreid aan bod komen en natuurlijk is er aandacht
voor de verschillende systemen die ontwikkeld zijn om informatie zodanig op te slaan dat deze
weer terug te vinden is. Hoe beoordeel je nou welke systemen een archieffunctie hebben en of de
archieffunctie voldoet? En hoe kan een DMS/RMA ingezet worden in een veranderende omgeving.
De NEN 2082 zal hier als kader dienen.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
laat de cursist zien hoe de relatie en interactie is tussen recordsmanagement en ICT in de
eigen organisatie;
levert de cursist vanuit zijn of haar vakgebied inbreng aan de aanschaf/inrichting van een
geschikte applicatie die bij de behoeften van de organisatie past;
verklaart de cursist de positionering van applicaties zoals een Document Management Systeem
(DMS) en een Enterprise Content Management systeem (ECM) en legt uit hoe het beheer
hiervan vanuit de verschillende invalshoeken is georganiseerd.
Blok 2 Zaakgericht werken
Een (overheids)instantie wordt steeds meer een procesgerichte organisatie. Hoe kunnen we
werkprocessen in een organisatie herkennen en vastleggen? Hoe kunnen we hiermee doelen in de
organisatie realiseren? Zijn daarvoor procesmodellen die gebruikt kunnen worden? In deze module
zetten we het begrip procesmatige context uiteen en gaan we in op de mogelijkheden van proces-
en zaakgericht werken voor het informatiebeheer in de organisatie.
Werkprocessen worden steeds meer geautomatiseerd, er zijn Document Management Systemen en
workflowmanagementsystemen die het gehele werkproces softwarematig reguleren. Berichten
komen en verlaten via diverse kanalen in verschillende vormen de organisatie. Hoe kunnen we dit
beheersen? Welke ontwikkelingen vanuit de elektronische overheid zijn van invloed op de
documentaire informatievoorziening? Hoe kunnen we een structuur aanbrengen in (elektronische)
dossiers? Hoe gaan we om met hybride situaties? Op welke wijze kunnen we deze archieven
ontsluiten? Aan de hand van praktijkcases en discussies met medestudenten leert de cursist de
informatievoorziening binnen zijn of haar organisatie verbeteren. Praktische tips en trucs helpen de
cursist om in te spelen op de verandering binnen de digitale documentaire informatievoorziening.
De hoeveelheid informatie die in digitale vorm beschikbaar komt, zal in de toekomst alleen maar
verder toenemen. Een groot deel van de informatie bestaat uit archiefbescheiden die in goede,
geordende en toegankelijk staat dienen te worden bewaard. Documenten, dossiers en bestanden
kunnen op verschillende manieren ontsloten worden. Een hulpmiddel daarbij is een ordeningsplan
of documentair structuurplan (DSP). Wanneer een DSP wordt ingericht op basis van
werkprocessen, kan het een belangrijke rol spelen bij het proces en/of zaakgericht
informatiebeheer in de organisatie. We gaan daarom uitgebreid in op de mogelijkheden van het
DSP op dit gebied. Hoe verhoudt de Zaaktypencatalogus zich tot het DSP en wat is nou eigenlijk
een zaak?
Les 2.1 Informatiestromen en metadata
Organisaties beschikken over steeds meer instrumenten om met burgers, bedrijven en instellingen
te communiceren. E-mail en internet bieden daarvoor nieuwe mogelijkheden, ook om de
dienstverlening te verbeteren en klantvriendelijker te maken. Het berichtenverkeer vormt dan ook
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 41
een belangrijke schakel in het communicatieproces van een organisatie. Er wordt ingegaan op de
ontwikkelingen van de elektronische overheid en de invloed daarvan op de documentaire
informatievoorziening. Hoe houdt een organisatie efficiënt en verantwoord greep op de
verschillende informatiestromen? Onder andere metadata spelen daarbij een grote rol.
Tijdens lesdag komen de volgende onderwerpen aan de orde:
Multichanneling
Digitale dienstverlening
Frontoffice, midoffice en backoffice
Wettelijke aspecten bij digitale dienstverlening
Metadata
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
onderzoekt de cursist hoe de informatiestromen in de eigen organisatie lopen en hoe deze
worden opgenomen in recordsmanagement en/of primaire applicaties;
draagt de cursist gefundeerde argumenten aan (inclusief wet- en regelgeving) voor het nut en
de noodzaak van registratie;
beoordeelt de cursist bestaande e-mailprotocollen en maakt hieruit een gefundeerde keuze
voor de eigen praktijksituatie;
stelt de cursist voor mogelijke knelpunten bij de implementatie en uitvoering van (digitale)
dienstverlening een oplossing voor;
legt de cursist uit welke metadata bij het zaaksgewijs werken vastgelegd dienen te worden, en
op welke wijze.
Les 2.2 Werkprocessen
Steeds meer organisaties brengen hun werkprocessen in kaart. Accountants en juristen eisen dat
de processen in kaart worden gebracht voor rechtmatigheid en doelmatigheid.
In deze lesdag wordt gekeken naar processen als manier om doelen van de organisatie te
realiseren. Er wordt toegelicht hoe strategische keuzes zich vertalen in processen. Daarna wordt
ingegaan op procesmodellen. Voor veel organisaties vormt het nadenken over processen aanleiding
tot herinrichting van processen. Daarbij wordt gekozen voor een sterke integratie van primaire
processen en documentaire informatie. Procesmodellen worden dan gebruikt als basis voor de
inrichting van systemen op het gebied van documentflow en workflow. Dergelijke systemen kunnen
uitsluitend succesvol worden ingevoerd als er goede procesmodellen aan ten grondslag liggen.
In deze lesdag kijken wij naar procesmodellen vanuit drie invalshoeken, namelijk processen,
mensen en documenten. In deze lesdag wordt nagegaan hoe werkprocessen beschreven en
geanalyseerd kunnen worden. En u leert in een kort tijdsbestek basisvaardigheden van
procesmodellering.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
modelleert de cursist eenvoudige werkprocessen;
analyseert de cursist eenvoudige werkprocesbeschrijvingen/werkprocessen en doet de cursist
een voorstel voor verandering/verbetering.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 42
Les 2.3 Ordeningsplan
Om informatie goed toegankelijk te maken is een plan nodig: een documentair structuurplan
(DSP). In het DSP is de toegankelijkheid van archiefbescheiden georganiseerd, zijn deze ingedeeld
en gerangschikt. Zoals in de vorige les is geleerd zijn bij deze rangschikking de werkprocessen
leidend. In een DSP zijn dan ook de verschillende werkprocessen benoemd en beschreven die in
een organisatie voorkomen. Daarom is het DSP een handig hulpmiddel bij zowel de ordening als bij
de registratie en de archivering van documenten.
In deze lesdag leert de cursist dat en hoe het DSP ingezet kan worden als motor voor de
informatievoorziening. Onderwerpen die aan bod komen:
de achtergronden en regelgeving m.b.t. documentair structuurplan (DSP)
de elementen van een DSP: werkprocessen, koppeling met selectielijst(en), procedures,
verantwoordelijkheden, standaard dossieromschrijvingen
de voordelen van de DSP-benadering voor informatie- en kwaliteitsmanagement
Leerdoelen:
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
legt de cursist aan collega’s en klanten uit wat de meerwaarde is van een documentair
structuurplan voor de organisatie en wat de relatie is met een DMS/RMA;
adviseert de cursist over de inzet van een DSP in de eigen organisatie;
levert de cursist een bijdrage aan het opstellen van een plan van aanpak voor de invoering van
een DSP.
Blok 3: Klantgericht werken
Onder invloed van de digitalisering verandert de manier van werken binnen organisaties
aanmerkelijk. Dat raakt niet alleen de (documentaire) informatievoorziening, maar ook haar
klanten. Zo is/wordt door de digitalisering een volledige aansluiting van de (D)IV op de
bedrijfsprocessen mogelijk. (D)IV is dan niet meer alleen verantwoordelijk voor het beheren van
omvangrijke verzamelingen papieren dossiers en archieven. De uitdaging is om informatie te
leveren op maat op een moment dat gebruikers daar behoefte aan hebben.
Les 3.1 Effectief communiceren
In deze lesdag komen de gesprektechnieken luisteren, praten en begrijpen aan bod. De
basisbegrippen van klantgericht en klantvriendelijk handelen worden behandeld: rollen van zender
en ontvanger, boodschap, ruis, feedback, referentiekaders, klantgerichtheid en
klantvriendelijkheid, niveaus van communicatie (zakelijke, expressieve, relationele en
beïnvloedende aspecten), communicatiedoelen en soorten communicatiestructuren.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
onderzoekt de cursist wie zijn of haar klanten zijn in het dagelijkse werk en identificeert hij of
zij klanten op basis van kenmerken (klanttypologieën);
toont de cursist aan wat het belang van communicatie is voor het eigen werk;
omschrijft de cursist de basisbegrippen van klantgericht en klantvriendelijk handelen;
geeft de cursist in eigen woorden de basisaspecten van de gesprekstechniek weer: hij of zij
gebruikt bewust verbale en non-verbale communicatie, maakt actief contact, luistert actief en
gebruikt inlevingsvermogen en lichaamstaal. Hij of zij is congruent in woord en gebaar, weet
de juiste vragen te stellen en maakt duidelijke afspraken;
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 43
legt de cursist uit wat zijn of haar eigen communicatiestijl, lichaamstaal en –houding is en past
deze aan de gesprekspartner aan;
toont de cursist de grenzen van klantgerichtheid aan en bewaakt deze.
Les 3.2 Samenwerken en adviseren
De recordmanagers moeten over competenties beschikken die voor het traditionele archiefwerk
niet zo zeer noodzakelijk waren, maar in de digitale wereld als onmisbaar worden bestempeld.
Denk hierbij aan proactiviteit, adviesvaardigheden, flexibiliteit, inlevingsvermogen en
communicatieve vaardigheden. Tijdens deze lesdag verplaatst de cursist zich in zijn of haar
gesprekspartner(s). Er wordt geoefend aan de hand van praktijksituaties en de cursisten geven en
ontvangen feedback. De cursist leert zijn sterke kanten te gebruiken om te kunnen overleggen,
overtuigen en motiveren. Ook het omgaan met weerstand en het bespreekbaar maken daarvan
maken onderdeel uit van deze lesdag. Wanneer is het zinvol een gesprek te beëindigen en hoe laat
je je gesprekspartner in zijn waarde, ook al blijft een verschil van mening bestaan?
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
geeft en ontvangt de cursist feedback;
adviseert de cursist collega’s en klanten;
neemt de cursist op basis van argumenten een standpunt in;
herkent de cursist weerstand en maakt dit in een praktijksituatie bespreekbaar;
draagt de cursist vanuit gemeenschappelijke belangen en met zijn of haar vakkennis meerdere
oplossingen aan die leiden tot een win-win situatie en effectieve samenwerking tussen
afdelingen;
reageert de cursist actief en op een constructieve wijze op de ideeën van anderen.
Blok 4: Duurzame toegankelijkheid
Slechts een beperkt gedeelte van het archief van een organisatie komt voor blijvende bewaring in
aanmerking. De meeste gegevens kunnen na verloop van tijd worden vernietigd. Het selecteren
van gegevens voor vernietiging is voor veel organisaties noodzakelijk en voor de overheid zelfs
verplicht. Tijdige waardering en selectie van documenten en dossiers en regelmatige opschoning en
vernietiging leidt voor de organisatie tot forse kostenbesparingen. In deze module gaan we in op
de vraag hoe selectie in de praktijk het beste gestalte kan krijgen.
Les 4.1 Waardering en selectie
De vraag voor veel informatieverzorgers is hoe selectie in de praktijk het beste gestalte kan
krijgen. Is selectie aan de bron mogelijk? Om te kunnen analyseren welke archiefbescheiden voor
vernietiging in aanmerking komen, zal de recordmanager theoretische kennis moeten hebben van
wet- en regelgeving. Die wordt in deze module aangereikt. Een juridisch correcte selectie leidt tot
vermijding van aansprakelijkheidsrisico’s. In deze les besteden we ruime aandacht aan ‘moeilijke
gevallen’ in het selectieproces. Ook beperkingen bij de overdracht, bijvoorbeeld door bepalingen
rond openbaarheid en de bescherming van privacygevoelige informatie, komen aan bod. Er wordt
vanuit gegaan dat de cursist beschikt over basisvaardigheden op het gebied van selectie- en
vernietiging.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
verzorgt de cursist waardering, selectie, overdracht en vernietiging op de juiste manier in de
eigen dagelijkse praktijk;
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 44
voert de cursist – zo vroeg mogelijk in het proces - selectie uit op basis van de verschillende
selectie-instrumenten, bijvoorbeeld de gemeentelijke selectielijst en de
basisselectiedocumenten (BSD) van de Rijksoverheid;
maakt de cursist beargumenteerde beslissingen voor de feitelijke overdracht of vernietiging;
ontwikkelt de cursist een plan voor archiefselectie en –beheer t.b.v. analoge en digitale
documenten.
Les 4.2 De digitale uitdaging
Veel organisaties zijn bezig met het digitaliseren van de fysieke documentstromen. Tijdens deze les
gaan we in op de mogelijkheden die wet- en regelgeving bieden voor de vervanging van
archiefbescheiden. Tevens komen tijdens deze les de specifieke problemen (praktisch en wettelijk)
rond beheer, selectie, verwijdering en vernietiging van digitale documenten (en hun metadata) aan
de orde. Hoe waarborg je de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief? Wanneer is iets
‘vernietigd’? Hoe zit het met die back-ups? Wat doen we na afloop met de metadata?
Tijdens deze lesdag behandelen we de volgende praktische vragen:
Aan welke zaken moeten gedacht worden bij de omschakeling naar volledig digitaal werken?
De digitale handtekening: hoe kunnen we dit bewerkstelligen? Welke keuzes dienen hierin
gemaakt te worden?
Hoe organiseren we vervanging voor de te vernietigen documenten en hoe voor de te bewaren
documenten? Wanneer begin je hieraan en welke consequenties heeft dit?
Hoe gaan we om met de fysieke archivering?
Waar leggen we de scheiding tussen het fysieke archief en het digitale archief? En wat doen we
met het papier dat overblijft?
Numeriek archiveren: is dit nog steeds de beste oplossing? Zo ja, hoe zet je dit efficiënt in??
Hoe pakken we de werkarchieven/achterstanden aan bij de afdelingen?
Hoe gaan we om met de gemeenschappelijke schijf? Worden geschoonde bestanden opgenomen
in het DMS?
Welke afspraken moeten er gemaakt worden om de invoering van digitaal werken in de
organisatie vlekkeloos te laten verlopen?
Zijn de benodigde interne procedures aanwezig en up to date (denk aan registratiecriteria,
procedure scanning, procedure websitearchivering, procedure e-mail, procedure sociale media,
procedure zaakgericht werken)?
Leerdoelen:
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
geeft de cursist de specifieke problemen (praktisch en wettelijk) aan die spelen rond de selectie,
verwijdering en vernietiging van digitale documenten (en hun metadata);
stelt de cursist een oplossing voor hoe een e-depot beheerd moet worden;
bediscussieert de cursist hoe in concrete gevallen de duurzame toegankelijkheid het beste te
waarborgen is;
laat de cursist zien welke (juridische) stappen zijn of haar organisatie moet nemen om tot
digitale vervanging van documenten te komen en volledig digitaal werken te realiseren;
geeft de cursist in grote lijnen aan hoe de organisatie de komende jaren het papier gaat
afbouwen;
geeft de cursist weer hoe het gebruik van numerieke reeksen kan bijdragen tot een meer
effectieve vernietiging en overdracht van papieren en digitale documenten in zijn of haar
organisatie.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 45
Les 4.3 Audit en Control
Klantgerichtheid, kwaliteitszorg, risicobeheersing en efficiency zijn doelstellingen die voor bijna elke
organisatie van belang zijn. Documentmanagement levert daaraan een essentiële bijdrage. In het
kader van de ontwikkelingen rondom de documentaire informatievoorziening, zoals de digitalisering
en de herinrichting van de archieffunctie, zetten veel organisaties medewerkers in voor de planning
en uitvoering van de controlfunctie op documenten. Tijdens deze lesdag leert de cursist om de
kwaliteit van het documentmanagement, zowel in analoge als in digitale vorm te kunnen
monitoren.
Leerdoelen:
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
benoemt de cursist de belangrijkste begrippen en principes met betrekking tot audit en
control;
toont de cursist het belang aan - van een goede ordening en een nauwkeurige registratie van
dossiers - voor kwaliteitsmanagement;
legt de cursist uit welke hulpmiddelen beschikbaar zijn voor het uitvoeren van de audit.
Blok 5: Klantgericht recordsmanagement
Van recordsmanagers wordt verwacht dat ze proactief de medewerkers informeren en adviseren
over de informatievoorziening binnen de eigen organisatie. Het informeren van de medewerkers in
het primair proces vindt zowel mondeling als schriftelijk plaats. Mondeling in één-op-één
gesprekken, door aanwezig te zijn bij afdelingsvergaderingen, door presentaties te geven of door
nieuwe medewerkers een training te geven. Schriftelijk bijvoorbeeld via nieuwsbrieven en intranet.
Les 5.1 Instrueren en presenteren
In deze lesdag staat presenteren en communiceren centraal. U krijgt presentatietraining op een
leuke en inspirerende wijze. In de middag wordt in kleine groepjes geoefend met het houden van
een korte presentatie. We gaan in op de volgende vragen. Hoe krijg en hou je de aandacht van je
publiek? Hoe raak je mensen en kan je ze blijven boeien? Hoe breng je je boodschap het beste
over? Hoe motiveer en/of overtuig je mensen? Veel mensen zien er tegenop om een presentatie of
voordracht te moeten houden. Het gevoel kritisch te worden bekeken en beluisterd maakt zelfs de
meest ervaren sprekers wel onrustig. In deze les bieden we de cursist handvatten voor het houden
van een presentatie. Zodat hij of zij vooral zichzelf kan zijn. Geen aangeleerde onnatuurlijke
technieken maar op zoek naar de eigen stijl.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
geeft de cursist instructies aan gebruikers;
geeft de cursist met (meer) zelfvertrouwen een (PowerPoint) presentatie in zijn of haar eigen
organisatie (tijdens werkoverleg of informatiebijeenkomst);
beschrijft de cursist zijn of haar verbale- en non-verbale presentatiestijl/techniek (opkomst,
houding, aandacht/contact toehoorders, stemgebruik, timing, humor/eigenheid);
geeft de cursist voorbeelden van zijn of haar eigen (presentatie) capaciteiten en maakt daar zo
goed mogelijk gebruik van;
maakt de cursist contact met zijn of haar toehoorders, weet ze te raken en houdt de aandacht
vast;
verlevendigt de cursist de inhoud van de presentatie door er een creatieve invulling aan te
geven.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 46
Les 5.2 Klantgerichte communicatie
In deze lesdag staat de organisatie van een servicegerichte afdeling centraal. Hoe krijg je het voor
elkaar om samen met je gebruikers en klanten op een succesvolle manier de nieuwe (digitale)
technologie te gebruiken? De opdracht voor deze lesdag is om in een groepje van maximaal 3
personen en minimaal 2 personen uit te werken hoe de medewerkers in het primaire proces
geïnformeerd kunnen worden over ontwikkelingen die spelen binnen de documentaire
informatievoorziening (communicatieplan) én door middel van een presentatie de medewerkers in
het primaire proces ook daadwerkelijk te informeren.
Eerst bekijken we wat er gaat veranderen:
Wat is de betekenis van digitalisering voor de afdeling DIV?
Wat zijn de (nieuwe) taken voor DIV?
Wat betekent dit voor de recordbeheerder, de secretariaatsmedewerker, de beleidsmedewerker
en het afdelingshoofd?
Aan het eind van de middag is er een korte terugblik op de opleiding en uitwisseling van informatie
over de POD.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
ontwikkelt de cursist een (communicatie)plan om veranderingen te implementeren;
presenteert de cursist zich zichtbaar, proactief en prominent naar de klant en oefent in de
praktijk met de eigen vernieuwde klantgerichte houding;
legt de cursist uit welke nieuwe vaardigheden en competenties verlangd worden van een
recordsmanager en hoe hij of zij de nog ontbrekende vaardigheden wil leren beheersen;
heeft de cursist inzicht in de veranderende rol van recordsmanagement binnen
overheidsorganisaties en de factoren die deze verandering teweeg brengen, en kan hij of zij dit
vertalen naar de beroepspraktijk.
6.1 Presentatie praktijkopdracht
De Leergang Aankomend Recordmanager/Recordbeheerder wordt afgesloten met de
praktijkopdracht (POD). Ter afsluiting van de leergang zal elke cursist deze presenteren. Ook
cursisten van wie de POD nog niet als voldoende is beoordeeld door de beoordelingscommissie,
presenteren hun eindopdracht. Na afloop van de presentatie beantwoordt de cursist kritische
vragen van het publiek en de docent. De vaardigheden die zijn geleerd tijdens de
communicatielessen zijn hier een kader. Voor de deelnemers die zich hebben ingeschreven voor
hbo Bedrijfskunde zal er tevens een individueel eindgesprek zijn met de studiebegeleider van
Stichting Deeltijd Opleidingen (SDO). In dit gesprek wordt vastgesteld of de cursist het gehele
opleidingsprogramma met voldoende beoordeling heeft afgerond.
Leerdoelen
Tijdens (en na het bijwonen van) deze cursusdag:
presenteert de cursist (de kern van) zijn of haar praktijkopdracht voor een groep;
luistert de cursist actief, stelt vragen en geeft feedback over de gegeven presentatie;
benoemt de cursist de onderwerpen en problematiek van praktijkopdrachten van collega-
cursisten;
vat de cursist de tips, conclusies en aanbevelingen, die van belang kunnen zijn voor de eigen
organisatie, samen.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 47
7. Hbo-Leergang Recordsmanager
Recordsmanagement is bezig aan een stormachtige ontwikkeling, mede gevoed door de technische
mogelijkheden die de digitalisering en elektronische informatiehulpmiddelen bieden. Eigenlijk wordt
op dit moment een nieuw vakgebied gedefinieerd. Een veranderde praktijk vraagt om nieuwe
vaardigheden, aangepaste instrumentbeheersing en een nieuwsgierige houding. De hbo-Leergang
Recordsmanager biedt cursisten vernieuwende inzichten in het vakgebied vanuit verschillende
organisatorische invalshoeken. De aandacht is sterk op de digitale werkomgeving gericht. Wat zijn
de juridische en organisatorische effecten van digitalisering? De hbo-Leergang Recordsmanager is
gebaseerd op de NEN-ISO 15489 en legt de nadruk op beleidsmatig niveau.
De hbo-Leergang Recordsmanager (op strategisch niveau) vormt samen met de Leergang
Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder (op tactisch niveau) de opleiding
Recordsmanagement. Beide leergangen zijn gebaseerd op de NEN-ISO 15489 en sluiten op elkaar
aan, maar kunnen ook los van elkaar worden gevolgd.
7.1 Leerdoelen
De hbo-Leergang Recordsmanager leidt op tot het beroepsprofiel recordmanager/
recordcoördinator. Dit beroepsprofiel is opgesteld door de Recordsmanagement Conventie (RMC)
en wordt tevens gebruikt door het A+O Fonds Rijk (Arbeidsmarkt- en Opleidingfonds)3 en het
KennisLAB in het kader van de Baseline Informatiehuishouding van de Rijksoverheid.
De cursist die de leergang succesvol heeft afgerond:
coördineert de werkzaamheden op het gebied van informatie- en recordsmanagement;
adviseert inzake de ontwikkeling van het informatie- en recordsmanagement binnen de
organisatie;
begeleidt veranderprocessen binnen de eigen organisatie;
is verantwoordelijk voor het functioneel en technisch beheer van het documentair
informatiesysteem;
adviseert omtrent de afstemming, inrichting en invoering van organisatiebrede
informatiesystemen;
coördineert archiefbewerkingstrajecten (evt. uitgevoerd door derden);
onderhoudt contacten op het gebied van informatie- en recordsmanagement, zowel binnen als
buiten de organisatie.
7.2 Doelgroep
De leergang is bestemd voor mensen met hbo/hbo+-niveau die beschikken over een behoorlijke
werkervaring in documentatie, bibliotheek, archiefwezen, DIV- en ICT-afdelingen, met de aspiratie
en doorgroeimogelijkheid naar informatie- en/of kennismanager.
Vooropleiding
Voor de hbo-Leergang Recordsmanager worden cursisten toegelaten die minimaal een diploma van
de hbo-Leergang Aankomend Recordsmanager, HBO-IDM of SOD-II te hebben. Tevens behoren ze
minimaal twee jaar werkervaring in het vakgebied te hebben.
Bij een vergelijkbare vooropleiding zijn er ook mogelijkheden om in te stromen, echter dan zal
vooraf een instroomtoets worden afgenomen. Na aanmelding voor deze leergang zal een
3 U vindt dit profiel op de websites van de Recordsmanagement Conventie en Kennislab.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 48
opleidingsadviseur contact met u opnemen voor een telefonische intake. In het gesprek zal de
adviseur samen met u en/of uw leidinggevende bepalen of toelating mogelijk is.
Randvoorwaarden en aanmelding
Een voorwaarde voor het volgen van de opleiding is dat de deelnemers voor tenminste 20 uur
per week de beschikking hebben over een praktijkwerkplek in de documentaire
informatievoorziening.
Na aanmelding ontvangt u van het facultysecretariaat per e-mail een verzoek voor het
aanleveren van aanvullende documenten. Hierna zal een opleidingsadviseur contact met u
opnemen voor een telefonische intakegesprek.
De cursisten leren tijdens de leergang vooral praktische vaardigheden voor het werken in een
digitale omgeving.
Het werk- en denkniveau van de opleiding is hbo.
Houdingsaspecten
De onderstaande houdingsaspecten zijn belangrijk voor een recordbeheerder in de uitoefening van
zijn of haar functie:
Resultaatgerichtheid
Samenwerken
Accuratesse
Kwaliteitsbewustzijn
In staat zijn te participeren in interdisciplinaire netwerken
Klantgerichtheid.
7.3 Leerprogramma
De hbo-Leergang Recordsmanager bestaat uit vijf op elkaar afgestemde modules, die samen 15
lesdagen vormen. De lessen worden wekelijks verzorgd. Na iedere module is er een week rust in
verband met het uitwerken van de afsluitende toets.
De hbo-Leergang Recordsmanager wordt afgesloten met de Personal Management Letter (PML). Uit
de gemaakte opdracht moet blijken dat u op relatief zelfstandige en kritische wijze een werkstuk af
kunt leveren, dat de kennis op het gebied van recordsmanagement weerspiegelt zoals dit in de
opleiding wordt behandeld. Voor de PML is een periode van ca. 9 weken vastgesteld. Inclusief
mogelijke vakanties die vallen binnen de opleidingsperiode brengt dit de looptijd van de studie op
ongeveer een jaar.
De indeling van de blokken van de hbo-Leergang Recordsmanager is hieronder weergegeven. In
hoofdstuk vier vindt u een beschrijving per module en lesdag.
Modules hbo-Leergang Recordsmanager Lesdagen
Blok 1 De context van recordsmanagement 4
Blok 2 De organisatie van recordsmanagement 3
Blok 3 De praktijk van recordsmanagement 3
Blok 4 De implementatie van recordsmanagement 2
Blok 5 Verandermanagement 2
Personal Management Letter 1
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 49
7.4 Lesrooster en studiebelasting
Elke lesdag bestaat uit 2 dagdelen. Een dagdeel staat gelijk aan drie uur contacttijd tussen cursist
en docent. Dit is inclusief een pauze van 15 minuten. De Faculty houdt de volgende lestijden per
dagdeel aan:
- Ochtendprogramma: 9.30 tot 12.30 uur
- Middagprogramma: 13.15 tot 16.15 uur
Studiebelasting
De studiebelasting voor het bestuderen van achtergrondliteratuur, het uitwerken van opdrachten
en het voorbereiden van presentaties is ruim twaalf studie-uren per les. Voor de uitwerking van de
Personal Management Letter dient u rekening te houden met een studiebelasting van 100 studie-
uren. Inclusief de lessen brengt dit de studiebelasting op een totaal van 495 studie-uren.
De totale studiebelasting is als volgt verdeeld over lessen, literatuurstudie, toetsen, praktijk en
Personal Management Letter:
Lessen (15 lessen à 6 uur) 90 uur
Literatuurstudie (15 lessen à 6 uur) 90 uur
Toetsen (15 lessen à 6 uur) 90 uur
Leren in de praktijk 125 uur
Personal Management Letter (PML) 100 uur
Totaal 495 uur
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 50
7.5 Lesprogramma hbo-Leergang Recordsmanager
Blok Module Aantal dagen
1 DE CONTEXT VAN RECORDSMANAGEMENT 4 dagen
1.1 De organisatorische context van recordsmanagement 1 dag
1.2 De juridische context van recordsmanagement 1 dag
1.3 De procesmatige context van recordsmanagement 1 dag
1.4 Recordsmanagement als dienstverlening 1 dag
(Praktijktoets blok 1)
2. DE ORGANISATIE VAN RECORDSMANAGEMENT 3 dagen
2.1 Het werken onder architectuur 1 dag
2.2 Het vormgeven van recordsmanagement 1 dag
2.3 Het opstellen van een informatiestructuurplan 1 dag
(Praktijktoets blok 2)
3. DE PRAKTIJK VAN RECORDSMANAGEMENT 3 dagen
3.1 Zaakgericht werken 1 dag
3.2 Functionele eisen m.b.t. informatiesystemen en
recordsmanagement
1 dag
3.3 Archiveringsformaten en recordsmanagement 1 dag
(Praktijktoets blok 3)
4. DE IMPLEMENTATIE VAN RECORDSMANAGEMENT 2 dagen
4.1 Projectmanagement 1 dag
4.2 Werkcollege: de implementatie van digitaal
recordsmanagement
1 dag
(Praktijktoets blok 4)
5. VERANDERMANAGEMENT 2 dagen
5.1 Verandermanagement 1 1 dag
5.2 Verandermanagement 2 1 dag
(Praktijktoets blok 5)
PERSONAL MANAGEMENT LETTER (PML) 1 dag
(Schrijven Personal Management Letter)
PML Verdediging Personal Management Letter 1 dag
Totaal 15 lesdagen
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 51
Blok 1 De context van recordsmanagement
Binnen de eerste module van de hbo-Leergang Recordsmanager gaat het om de vraag wat de
plaats is van recordsmanagement – en de recordsmanager – binnen de bredere organisatorische
context. Hiertoe zal in de eerste les een aantal vooraanstaande organisatiekundige visies worden
behandeld, waarbij steeds de vraag wordt gesteld op welke wijze recordsmanagement in deze visie
bijdraagt aan het functioneren van de organisatie. In de twee daarop volgende lesdagen wordt
stilgestaan bij de wettelijke context en de procesmatige context waarbinnen recordsmanagement
plaatsvindt. In het laatste deel van de module wordt ingegaan op de vraag hoe de recordsmanager
het recordsmanagementconcept onder de aandacht kan brengen van anderen in de organisatie.
Les 1.1 De organisatorische context van recordsmanagement
Het bestaansrecht van recordsmanagement en de recordsmanager wordt ontleend aan het feit dat
de organisatie als geheel daar op de een of andere manier beter van wordt. Om
recordsmanagement zo vorm te geven dat dit ook daadwerkelijk gebeurt, moet de recordsmanager
inzicht hebben in het wezen van de organisatie. Het gaat dan om vragen als:
Wat is de uiteindelijke doelstelling van onze organisatie?
Hoe proberen wij deze doelstellingen te bereiken?
Hoe is onze organisatie ingericht?
Pas wanneer deze vragen zijn beantwoord, zijn we in staat om een antwoord te vinden op de vraag
die voor de recordsmanager het meest cruciaal is: “Hoe kan recordsmanagement bijdragen aan het
bereiken van onze doelstellingen?”.
Op deze eerste dag wordt getracht in kaart te brengen hoe de organisatorische context waarbinnen
recordsmanagement plaatsvindt eruitziet. Ook wordt bekeken op welke wijze deze context bepaalt
in welke vorm recordsmanagement het best kan worden gegoten. De dag wordt begonnen met een
overzicht van dit blok en de positionering van dit blok binnen de leergang. Daarna wordt
gezamenlijke – initiële – afbakening van het begrip recordsmanagement geformuleerd. In het
tweede deel wordt vervolgens een inleiding gegeven in de organisatiekunde, waarbij een aantal
van de belangrijkste stromingen in dit vakgebied de revue passeren. Bij elk van de stromingen zal
worden ingegaan op de vraag wat de rol is van recordsmanagement binnen deze visie op
organisaties.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
geeft de cursist in eigen woorden het belang van recordsmanagement weer;
beschrijft de cursist hoe de eigen organisatie is ingericht (welk organisatiekundig concept
gebruikt wordt) en welke invloed dit heeft op de wijze waarop recordsmanagement is ingericht
of ingericht zou moeten worden.
Les 1.2 De juridische context van recordsmanagement
In deze les wordt de juridische kant van recordsmanagement belicht. Aan de hand van een aantal
relevante wetten wordt behandeld welke regels (naast het archiefrecht) er gelden op dit terrein.
Behandeld worden het elektronisch communiceren in het bestuursrecht (de rechtsgeldigheid van
elektronische aanvragen, beschikkingen en bezwaren), de Wet bescherming persoonsgegevens, de
Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv), de Wet elektronische handtekeningen (Weh) en de
Wet openbaarheid van bestuur (Wob).
Ook is er aandacht voor de Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) en de Wet
kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (Wkpb). Aan de hand van voorbeelden uit de praktijk
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 52
(en discussie met de groep) wordt besproken wat nu eigenlijk wel en niet mag op het gebied van
digitalisering, elektronisch bestuur en recordsmanagement. Specifieke regelgeving op het terrein
van het archiefrecht wordt op dit niveau als bekend verondersteld en slechts zijdelings binnen de
discussie betrokken. Als daar behoefte aan is, is er wel voldoende ruimte om op archiefrechtelijke
vragen in te gaan.
Beoogd wordt om de cursist zoveel mogelijk middelen aan te reiken om mede (inhoudelijke)
invulling te kunnen geven aan het informatiebeleid binnen de organisatie. Een kritische houding ten
aanzien van de overgang van papier naar digitaal en de juridische (on)mogelijkheden daarbij
vormen een praktisch bijproduct.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
geeft de cursist de waarde aan van relevante wet- en regelgeving voor de eigen organisatie ter
ondersteuning/formulering van het informatiebeleid;
onderzoekt de cursist op welke punten de eigen organisatie wel of niet conform de wet- en
regelgeving haar taken uitvoert en stelt (indien noodzakelijk) een oplossing voor hoe er wel
aan te voldoen.
Les 1.3 De procesmatige context van recordsmanagement
Er bestaat een sterk verband tussen de wijze waarop de organisatie is gestructureerd, de
werkprocessen en de informatiehuishouding. De strategische keuze hoe de organisatie wordt
vormgegeven bepaalt onder andere de wijze waarop de werkprocessen lopen. Informatie wordt
zowel geproduceerd als gebruikt in het kader van werkprocessen en vormt daardoor de
administratieve neerslag van de wijze waarop deze processen hebben plaatsgevonden. Het ligt dan
ook voor de hand dat de inrichting (dat wil zeggen, de structuur en de systematiek) van
recordsmanagement wordt afgeleid van de inrichting van de werkprocessen van de organisatie.
Op deze dag wordt uitgebreid ingegaan op methoden om werkprocessen in kaart te brengen en te
analyseren. Voorts zal de cursist leren om op basis van een werkprocesanalyse een beeld te
vormen van de benodigde informatieprocessen, om deze vervolgens te vertalen in een
recordsmanagementmethodiek. Er wordt aandacht besteed aan de wijze waarop organisaties
bestuurd kunnen worden (stuurinformatie) en wat de rol is van kwaliteitssystemen en
werkprocessen.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
onderzoekt de cursist hoe de context van werkprocessen en informatiestromen in de eigen
organisatie eruitziet;
legt de cursist uit welke aspecten er komen kijken bij het beschrijven, modelleren en
analyseren van een werkproces. Hierbij kan worden gedacht aan informatieaspecten, kennis-
en competentieaspecten, automatiseringsaspecten en kwaliteitsaspecten.
Les 1.4 Recordsmanagement als dienstverlening
In de voorgaande dagen is de context van recordsmanagement in kaart gebracht. We hebben
hierbij steeds de vraag gesteld in hoeverre deze contextuele factoren de wijze waarop
recordsmanagement moet worden ingericht beïnvloeden. Op deze laatste dag van het blok draaien
we de vraagstelling om.
Op welke wijze kan recordsmanagement invloed uitoefenen op de wijze waarop de organisatie
functioneert? De centrale vraag van deze dag is “Op welke wijze kan recordsmanagement de
organisatie maximaal ondersteunen”? Hierbij wordt uitgegaan van het standpunt dat de
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 53
recordsmanager een interne dienstverlener is, die alleen door een klantgerichte opstelling zijn of
haar bestaansrecht kan waarborgen.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
inventariseert de cursist de wensen en behoeften van de organisatie met betrekking tot (een
specifieke dienst op het gebied van) recordsmanagement;
beschrijft de cursist hoe (een specifieke dienst op het gebied van) recordsmanagement kan
worden ingericht zodat het zo goed mogelijk aansluit op de wensen en behoeften van haar
klanten;
ontwikkelt de cursist een plan om (een specifieke dienst op het gebied van)
recordsmanagement te positioneren/te verkopen in de eigen organisatie.
Blok 2 De organisatie van recordsmanagement
Dit blok behandelt de wijze waarop recordsmanagement georganiseerd kan worden binnen een
organisatie. Het gaat daarbij om de infrastructuur waarin de informatie in een organisatie is
ingebed. Doelstelling is om alle informatie in een organisatie te beheersen vanuit het
recordsmanagement. Het ordeningsplan wordt behandeld als knooppunt van de werkprocessen en
de informatie die in deze werkprocessen wordt beheerd.
Les 2.1 Het werken onder architectuur
Een belangrijke doelstelling voor de overheid is om burgers en bedrijven niet langer naar
informatie te vragen die al eerder werd opgevraagd, ook als dat door een andere afdeling of
overheidsorganisatie is gebeurd. Om dit te realiseren heeft de overheid referentie- en
modelarchitecturen ontwikkeld, die het mogelijk moeten maken om de betreffende gegevens uit te
wisselen en toe te passen. Tijdens deze dag worden de belangrijkste aspecten rond
informatiearchitectuur behandeld. Hoe steekt De Nederlandse Overheid Referentie Architectuur
(NORA) in elkaar? Wat staat er beschreven in GEMMA, MARIJ, WIA en PETRA? Welke architectuur
past bij je eigen organisatie en hoe pas je het toe? Welke rol heeft de afdeling Informatiebeheer in
het architectuurvraagstuk? Tijdens de les wordt ook aandacht besteed aan: het realiseren van de
elektronische overheid, het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) en de wettelijke
basisregistraties zoals de BAG (Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen).
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
licht de cursist de verschillende referentie- of modelarchitecturen (NORA, GEMMA, etc.) en het
Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) toe;
toont de cursist aan welke informatiearchitectuur in de eigen organisatie gebruikt wordt of
gebruikt zou moeten worden;
laat de cursist zien op welke manier gegevensuitwisseling plaatsvindt binnen het concept van
de architectuur en welke gemeenschappelijke loketten worden ontwikkeld voor organisaties.
Les 2.2 Het vormgeven van recordsmanagement
Alle overheden zijn bezig om hun dienstverlening en - in het verlengde daarvan - het proces- en of
zaakgericht werken vorm te geven. Het formuleren van een visie op de inrichting van
recordsmanagement in de eigen organisatie en de invoering van proces- en/of zaakgericht werken
is noodzakelijk. De centrale vraag op deze dag is dan ook hoe recordsmanagement zo kan worden
ingericht dat het de organisatie optimaal ondersteunt. Het handvat voor deze dag is de NEN-ISO
15489 en de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. De NEN-ISO 15489-1 benoemt
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 54
aandachtspunten voor het waarborgen van recordsmanagement. De Baseline
Informatiehuishouding Rijksoverheid is een basisset van normen, eisen en maatregelen voor de
digitale informatiehuishouding van de rijksoverheid.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
stelt de cursist op hoofdlijnen vast waaraan goed recordsmanagement dient te voldoen;
beschrijft de cursist hoe recordsmanagement in de eigen organisatie ingericht of verbeterd kan
worden (conform NEN-ISO 15489);
verheldert de cursist waarom processen of zaken als uitgangspunt voor recordsmanagement
worden genomen;
kent de cursist de Baseline Informatiehuishouding en RODIN als hulpmiddelen om een
zelfevaluatie uit te voeren
Les 2.3 Het opstellen van een informatiestructuurplan
In de meeste kennisintensieve organisaties is het beheer van kennis en informatie een
verantwoordelijkheid van alle kenniswerkers. Kenniswerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het
opzoeken en het opslaan van de informatie die zij raadplegen of produceren. Om dit proces zo
soepel mogelijk te laten verlopen is er behoefte aan ordeningsstructuren die zo herkenbaar
mogelijk zijn voor de medewerkers. In deze les wordt uitgelegd hoe een informatiestructuurplan is
opgebouwd en wat het verschil is tussen een informatiestructuurplan, een ordeningsplan, een
documentair structuurplan, een zaaktypencatalogus en een metadatamodel. Er wordt uitgebreid
stilgestaan bij het opstellen en onderhouden van een informatiestructuurplan.
Als praktijkvoorbeeld wordt ingezoomd op het model-DSP en de i-Navigator. Tevens wordt het
Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ), onderdeel van de GEMeentelijke
Model Architectuur (GEMMA) en tot 2007 GFO Zaken genoemd, nader toegelicht.
Onderwerpen:
Hoe kan een informatiestructuurplan bijdragen aan betere bedrijfsvoering?
Aan welke eisen voldoet een goed ordeningsplan?
Het maken van een plan van aanpak voor de ontwikkeling van een organisatiespecifiek
ordeningsplan of informatiestructuurplan.
De inrichting van een beheerorganisatie voor het ordeningsplan.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
verklaart de cursist het belang van het informatiestructuurplan;
legt de cursist uit hoe het informatiestructuurplan is opgebouwd;
maakt de cursist een plan van aanpak (op hoofdlijnen) voor de implementatie en het beheer
van een informatiestructuurplan.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 55
Blok 3 De praktijk van recordsmanagement
In deze module wordt de Records Management Applicatie (RMA) behandeld als de digitale
omgeving waarin documenten worden beheerd. De overeenkomsten en verschillen tussen het
archiveren van traditionele objecten en het archiveren van digitale objecten worden gepresenteerd,
bezien vanuit de wet- en regelgeving. Daarnaast zal nader worden ingegaan op de
veiligheidsmaatregelen rondom archiveren, zoals duurzaamheid, digitale handtekeningen en
standaardisatie, evenals de levenscyclus van (ICT-) standaarden.
Les 3.1 Zaakgericht werken
Zaakgericht werken staat enorm in de belangstelling. Maar wat houdt het in? Waarom denken
steeds meer mensen dat het met zaakgericht werken wel gaat lukken de dienstverlening en de
informatievoorziening bij de overheid te verbeteren, waar eerdere pogingen met workflow
management- en documentmanagementsystemen steeds strandden?
Deze ochtend worden naast de theorie ook schermvoorbeelden getoond van zaaksystemen die
deze theorie als uitgangspunt hebben.
Onderwerpen: Wat houdt organisatie breed zaakgericht werken in?
Welke informatiearchitectuur kan het best worden gekozen?
Hoe werkt zaakgericht archiveren?
Hoe kan zaakgericht werken geïmplementeerd worden? Welke scenario’s zijn mogelijk t.a.v. de
implementatie? Wat zijn de voor- en nadelen van deze scenario’s? Wat zijn de valkuilen?
Wat zijn veel voorkomende dilemma’s t.a.v. zaakgericht werken en op welke manier kun je
hiermee om gaan?
Zaakgericht werken voor gevorderden: wat zijn gerelateerde zaken, deelzaken en
vervolgzaken?
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze bijeenkomst en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal heeft
u kennis van de theorie van zaakgericht werken en kent u ervaringen, dilemma’s en
aandachtspunten voor de implementatie van zaakgericht werken bij een overheidsorganisatie.
Les 3.2 Functionele eisen m.b.t. informatiesystemen en recordsmanagement
Deze lesdag behandelt de NEN 2082 en NEN-ISO 23081 en plaatst deze concreet in het licht van
het opstellen van een functioneel ontwerp voor de inrichting van een DSM/RMA . Anders gezegd:
‘Hoe vertaal je beiden normen in het opstellen van een functioneel ontwerp en het ontwerpen van
een metadatagegevensschema?’. De norm - NEN 2082- heeft de titel Eisen voor functionaliteit van
informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Deze norm werkt een vitaal onderdeel van
NEN-ISO 15489 nader uit, namelijk: welke eisen worden gesteld aan software voor adequaat
recordsmanagement. Met behulp van de norm kunnen organisaties beoordelen of de applicaties die
zij aanschaffen een volwaardige archiveringsfunctie kunnen uitvoeren. Voor informatiewerkers en
ICT’ers biedt NEN 2082 daarmee een instrument en een checklist om ervoor te zorgen dat de
applicatie aan hun wensen voldoet en dat zij een overzicht hebben van de wensen die zij op
archiveringsgebied kunnen hebben. De NEN-ISO 23081 biedt een kader voor het aanmaken,
beheren en gebruiken van metagegevens ten behoeve van informatie- en archiefmanagement en
geeft uitleg over de leidende principes. Deze internationale norm geeft inzicht in de implementatie
en toepassing van metagegevens binnen het raamwerk van NEN ISO-15489. In deze dag wordt
een inventarisatie gemaakt van de verschillende typen metadata en de rol die deze typen kunnen
spelen bij het inrichten van een methodiek voor recordsmanagement.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 56
Na afloop kan de cursist op basis van argumenten en wet- en regelgeving besluiten welke
metadata in het DMS/RMA van de eigen organisatie vastgelegd moeten worden, zodat documenten
optimaal terug vindbaar zijn.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
past de cursist de NEN 2082 toe bij het beoordelen van de archiveringsfunctie van bestaande
applicaties en bij het aanschaffen van nieuwe applicaties;
formuleert de cursist de functionele eisen voor de inrichting van een DMS/RMA met behulp van
NEN 2082;
ontwerpt de cursist een metagegevensschema voor een DMS/RMA met behulp van de NEN-ISO
23081;
weet de cursist hoe NEN 2082 toe te passen op alle procesapplicaties.
Les 3.3 Archiveringsformaten in een DMS/RMA
Procesgebonden informatie zal op digitale wijze worden bewaard om in de toekomst raadpleegbaar
te blijven in authentieke vorm, met gelijkblijvende vorm en inhoud. Het opzetten van een goed
werkend elektronisch archief, dat voldoet aan wet- en regelgeving en waarmee documenten
eenvoudig kunnen worden ontsloten en hergebruikt, is niet zo eenvoudig als het misschien lijkt.
Digitale archivering brengt een aantal specifieke aandachtspunten met zich mee. Tijdens deze dag
worden die aandachtspunten toegelicht. Hierbij wordt vertrokken vanuit een specifieke business
case, zodat van meet af aan duidelijk wordt om welke uitdagingen en oplossingen duurzame
digitale archivering vraagt. Vervolgens komen de drie deelaspecten opslag, leesbaarheid en
begrijpbaarheid aan bod. Aan het einde van de lesdag valt de puzzel samen in de case ‘archiveren
van e-mail’. Speciale aandacht gaat tijdens deze dag uit naar PDF/A, een ISO-standaard die de
lange-termijnbewaring van PDF-documenten garandeert. Daarnaast wordt uitgebreid uitgelegd
welke andere documentformaten (waaronder XML) gebruikt kunnen worden voor langdurige
archivering en waarin deze verschillen van PDF.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
geeft de cursist de bestaande digitale bewaarstrategieën in eigen woorden weer, inclusief de
voor- en nadelen ervan;
verklaart de cursist wat de criteria zijn voor een geschikt archiveringsformaat;
legt de cursist uit wat de kenmerken en toepassingsmogelijkheden van XML zijn;
legt de cursist uit wat de kenmerken en toepassingsmogelijkheden van PDF/A zijn bij
langdurige bewaring van documenten.
Blok 4 De implementatie van recordsmanagement
Les 4.1 Projectmanagement
Procesbenadering, projectbelang, rechtvaardiging, besluitvorming, productgerichte aanpak en
inspelen op veranderingen zijn de belangrijkste kenmerken van projectmanagement. De relatie
tussen projecten en organisatiedoelstellingen, programma’s en programmaomgeving kunnen we
zien als de scope van deze werkwijze. De voordelen van deze werkwijze zullen uitgediept worden.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag:
geeft de cursist weer hoe projectmanagement zo goed mogelijk kan worden aangepakt. Hierbij
staat de rol van Informatiebeheer in projecten centraal.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 57
Les 4.2 Werkcollege: de implementatie van digitaal recordsmanagement
Proces- en of zaakgericht werken heeft impact op alle onderdelen van de organisatie. De
implementatie van een zaaksysteem en een proces- en of zaakgerichte manier van werken is dan
ook een organisatiebrede aangelegenheid. Deze praktijkdag staat in het teken van het combineren
van alle theorie die hiervoor behandeld is in een hanteerbaar praktisch model. Ter ondersteuning
wordt hierbij het VHIC-zevenfasenmodel toegelicht. Dit beschrijft de aandachtspunten die u niet
mag vergeten wanneer uw eigen organisatie overgaat naar digitaal werken.
In deze les komen vooral de praktische vragen en oplossingen rondom proces- en of zaakgericht
werken aan bod aan de hand van een casus.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:
beschrijft de cursist hoe digitaal proces- en/of zaakgericht werken in de eigen organisatie
geïmplementeerd kan worden;
geeft de cursist in grote lijnen het te volgen ontwikkelpad aan voor de invoering van proces- en
of zaakgericht werken.
Blok 5 Verandermanagement
Les 5.1 Verandermanagement 1
De plannen om te digitaliseren zijn gemaakt, nu komt het aan op de implementatie. De ervaring
leert dat organisaties eens in de vijf jaar een grote verandering ondergaan in hun systemen voor
informatiemanagement. Alle goede voorbereiding ten spijt is een verandering echter geen lineair,
rationeel proces. In ieder complex project of programma zal een veranderaar tegen onverwachte
zaken en problemen oplopen. In deze les ondergaat de cursist aan den lijve hoe de cursist, en de
mensen in de omgeving, omgaat met veranderingen. Het karakter van de eerste van de twee
“Veranderingsdagen” is objectief en rationeel. Aan de orde komen verschillende aspecten van
veranderingstrajecten zoals:
Wat verstaan we onder veranderingstrajecten, wat houdt dat precies in?
Is er sprake van goede en minder goede manieren om veranderingen vorm te geven en het
veranderingsproces te starten en te vervolgen?
Hoe kun je veranderingen in kaart brengen en analyseren?
Welke stappen in het traject moet je in ieder geval doorlopen?
Onderstaande leerdoelen worden bereikt door oefeningen met de aangereikte materie en de
toepassing ervan op eigen, bekende situaties, waaruit conclusies worden getrokken over best
practices en worst case scenario’s.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag:
beheerst de cursist het begrippenkader dat bij verandermanagement gebruikt wordt;
analyseert de cursist veranderingstrajecten en is hij of zij, als belangrijkste, in staat om een
veranderingstraject te plannen en het verloop ervan te beoordelen.
Les 5.2 Verandermanagement 2
Het karakter van de tweede van de twee “Veranderingsdagen” is subjectief en procesgericht.
Aan de orde komen verschillende aspecten van de individuen die bij veranderingstrajecten
betrokken zijn, zoals:
Zijn er bij verschillende personen ook verschillende belevingswerelden wanneer men in
stressvolle situaties komt?
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 58
Is er sprake van goede en minder goede manieren om op veranderingen te reageren? En wat
betekent dat voor het veranderingsproces?
Hoe kun je de verbinding leggen tussen het in kaart brengen en analyseren van veranderingen
en het vinden van adequate wijzen van reageren daarop?
Welke competenties moet de veranderaar, maar ook degene die met de verandering
geconfronteerd wordt, meenemen?
Onderstaande leerdoelen worden bereikt door oefeningen met de aangereikte materie en de
toepassing ervan op eigen, bekende situaties.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze cursusdag:
beheerst de cursist het begrippenkader dat gebruikt wordt om aan te geven dat gevoelens en
emoties een belangrijke rol spelen wanneer men zelf direct betrokken is bij veranderingen;
kan de cursist de vraag hoe mensen reageren op veranderingen in de praktijk brengen, te
beginnen bij de cursist zelf;
begrijpt de cursist welke gevolgen het heeft wanneer de objectieve en rationele wijze van
analyseren beïnvloed wordt door emoties.
6.1 Verdediging Personal Management Letter
De LRM wordt afgesloten met de Personal Management Letter (PML). De laatste lesdag is de
mondelinge verdediging van de Personal Management Letter. Bij de verdediging presenteert de
cursist zijn eindopdracht en beantwoordt de cursist na afloop kritische vragen van de
examinatoren. Het gewogen gemiddelde van de cijfers voor de eindopdracht en de verdediging
vormen samen het afrondende cijfer voor de opleiding. Voor de deelnemers die zich hebben
ingeschreven voor hbo Bedrijfskunde zal er tevens een individueel eindgesprek zijn met de
studiebegeleider van Stichting Deeltijd Opleidingen (SDO). In dit gesprek wordt vastgesteld of de
cursist het gehele opleidingsprogramma met voldoende beoordeling heeft afgerond.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 59
8. Hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid De ontwikkelingen rondom de e-overheid stellen overheidsorganisaties voor flinke uitdagingen en
scheppen behoefte aan een nieuw type informatiespecialist. Een professional, die kennis heeft van
het programma van de e-overheid en de implementatie daarvan binnen gemeenten en andere
overheden kan ondersteunen. Wat zijn de ambities van de elektronische overheid en wat moet er
gebeuren om deze te realiseren? Welke kennis en vaardigheden zijn er nodig om organisaties
daarin te kunnen begeleiden? De hbo-Leergang specialist elektronische Overheid biedt een geheel
nieuwe kijk op het vakgebied van de informatievoorziening.
8.1 Leerdoelen
De hbo-leergang specialist elektronische Overheid is ontwikkeld op basis van de meest recente
ontwikkelingen die zich binnen het vakgebied aandienen. De cursist wordt opgeleid tot specialist op
het gebied van e-overheid, information governance, interoperabiliteit, information auditing,
informatiebeveiliging en verandermanagement. Actuele thema’s op het gebied van zaakgericht
werken, performance, technisch en functioneel beheer, ketenbreed metadatabeheer en
informatieregie komen ruimschoots aan bod. De nadruk ligt op het ontwikkelen van inzicht,
ervaring en de praktische toepassing van methoden. De cursist die de leergang succesvol heeft
afgerond:
- Kent het programma en de doelstellingen van de e-overheid.
- Kent het belang van governance en information governance.
- Kent de verschillende referentie- of modelarchitecturen (NORA, GEMMA, etc.) en het nationaal
uitvoeringsprogramma (NUP).
- Kent de informatiearchitectuur van zijn of haar organisatie. Hij of zij weet op welke manier
gegevensuitwisseling plaatsvindt binnen het concept van de architectuur en welke
gemeenschappelijke loketten worden ontwikkeld voor organisaties.
- Heeft kennis van relevante ontwikkelingen in het kader van interoperabiliteit.
- Heeft inzicht in zaakgericht werken en gerelateerde vragen met betrekking tot
klantcontactcentra en midoffice.
- Kan de kwaliteit van het informatiebeheer binnen de organisatie monitoren.
- Kan risico’s met betrekking tot de informatie-infrastructuur in kaart brengen.
- Kan plannen ontwikkelen en presenteren om bedrijfsrisico’s op het gebied van de
informatiehuishouding te elimineren.
- Kent beschikbare oplossingen voor de beveiliging van informatie en kan deze toepassen.
- Heeft basiskennis van de verschillende vormen van beheer met betrekking tot informatie en
technologie: technisch beheer (ITIL), applicatiebeheer (ASL) en functioneel beheer (BiSL).
- Heeft tevens inzicht in de toepassing van BiSL.
- Heeft kennis van aspecten van verandermanagement, met name op het gebied van regie van
programmamanagement en projectmanagement.
8.2 Doelgroep
De leergang is bestemd voor informatiemanagers en –professionals betrokken zijn bij het
implementeren van de elektronische overheid in de organisatie.
Vooropleiding
Voor deze hbo-leergang worden cursisten toegelaten die minimaal drie jaar werkervaring in het
vakgebied hebben, op tactisch niveau. De opleiding is een vervolg op de hbo-Leergang Records
Manager maar kan ook zelfstandig gevolgd worden. Na aanmelding voor deze leergang zal een
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 60
opleidingsadviseur contact met u opnemen voor een intake. In het gesprek zal de adviseur samen
met u en/of de opdrachtgever bepalen of toelating mogelijk is. Bij twijfel zal er vooraf een
instroomtoets worden afgenomen.
Randvoorwaarden en aanmelding
Een voorwaarde voor het volgen van de opleiding is dat de deelnemers voor tenminste 20 uur
per week de beschikking hebben over een praktijkwerkplek in de documentaire
informatievoorziening.
Na aanmelding ontvangt u van het facultysecretariaat per e-mail een verzoek voor het
aanleveren van aanvullende documenten. Hierna zal een opleidingsadviseur contact met u
opnemen voor een telefonische intakegesprek.
De cursisten leren tijdens de leergang vooral praktische vaardigheden voor het werken in een
digitale omgeving.
Het werk- en denkniveau van de opleiding is hbo.
Houdingsaspecten
De onderstaande houdingsaspecten zijn belangrijk voor een recordbeheerder in de uitoefening van
zijn of haar functie:
Resultaatgerichtheid
Samenwerken
Accuratesse
Kwaliteitsbewustzijn
In staat zijn te participeren in interdisciplinaire netwerken
Klantgerichtheid.
8.3 Leerprogramma
De hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid bestaat uit 5 op elkaar afgestemde modules,
die samen 16 lesdagen vormen. De lessen worden wekelijks verzorgd. Na iedere module is er een
week rust in verband met het uitwerken van de afsluitende praktijktoets.
De hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid wordt afgesloten met het schrijven en
verdedigen van een Personal Management Letter (PML). Voor de Personal Management Letter
(PML) is een periode van ca. 9 weken vastgesteld. Inclusief mogelijke vakanties die vallen binnen
de opleidingsperiode brengt dit de looptijd van de studie op ongeveer een jaar.
De indeling van de blokken van de hbo-Leergang specialist elektronische Overheid is hieronder
weergegeven. In hoofdstuk vier vindt u een beschrijving per module en lesdag.
Modules hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid Lesdagen
Blok 1 De elektronische overheid 3
Blok 2 Kwaliteit en informatie 3
Blok 3 Beveiliging van informatie 3
Blok 4 De technische omgeving van beheersinstrumenten 3
Blok 5 Regie voeren over een organisatieverandering met ICT 3
Personal Management Letter 1
Totaal aantal lesdagen 16
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 61
8.4 Lesrooster en studiebelasting
Elke lesdag bestaat uit 2 dagdelen. Een dagdeel staat gelijk aan drie uur contacttijd tussen cursist
en docent. Dit is inclusief een pauze van 15 minuten. De Faculty houdt de volgende lestijden per
dagdeel aan:
- Ochtendprogramma: 9.30 tot 12.30 uur
- Middagprogramma: 13.15 tot 16.15 uur
Studiebelasting
De studiebelasting voor het bestuderen van achtergrondliteratuur, het uitwerken van opdrachten
en het voorbereiden van presentaties is ruim twaalf studie-uren per les. Voor de uitwerking van de
Personal Management Letter dient u rekening te houden met een studiebelasting van 100 studie-
uren. Inclusief de lessen brengt dit de studiebelasting op een totaal van 495 studie-uren.
De totale studiebelasting is als volgt verdeeld over lessen, literatuurstudie, praktijktoetsen, praktijk
en Personal Management Letter:
Lessen (15 lessen à 6 uur) 90 uur
Literatuurstudie (15 lessen à 6 uur) 90 uur
Praktijktoetsen (15 lessen à 6 uur) 90 uur
Leren in de praktijk 125 uur
Personal Management Letter (PML) 100 uur
Totaal 495 uur
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 62
8.5 Lesprogramma hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid
Blok Module Lesdagen
1 De elektronische overheid
1.1 Information governance 1 dag
1.2 Informatiearchitectuur en ketenuitwisseling 1 dag
1.3 Technieken voor sociale innovatie 1 dag
(Praktijktoets blok 1)
2. Kwaliteit en informatie
2.1 Kwaliteit, informatie en proces 1 dag
2.2 Zaakgericht werken 1 dag
2.3 Gegevensbeheer 1 dag
(Praktijktoets blok 2)
3. Beveiliging van informatie
3.1 Beveiliging van de informatie-infrastructuur 1 dag
3.2 Technische beveiligingsmaatregelen 1 dag
3.3 DSP en informatiebeveiliging 1 dag
(Praktijktoets blok 3)
4. De technische omgeving van beheersinstrumenten
4.1 Basiskennis over technisch beheer (ITIL) en applicatiebeheer
(ASL)
1 dag
4.2 Functioneel Beheer en informatiemanagement (BiSL) 1 dag
4.3 Gebruik en invoering van BiSL in de praktijk 1 dag
(Praktijktoets blok 4)
5. Regie voeren over een organisatieverandering met ICT
5.1 De harde kant van verandering 1 dag
5.2 De zachte kant van verandering 1 dag
5.3 De implementatie van verandering 1 dag
(praktijktoets blok 5)
Personal management letter
(Schrijven personal management letter)
PML Verdediging Personal Management Letter 1 dag
Totaal 16 lesdagen
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 63
Blok 1 De elektronische overheid
De overheid wil transparant en klantgericht zijn en zich kunnen verantwoorden, daarvoor is een
goed beheer van de informatie noodzakelijk. Informatie moet dan ook eenzelfde waarde worden
toegekend als personeel en financiën. Maar hoe doe je dat dan? Een nieuw element van
governance - information governance - geeft antwoord op deze vraag.
Een specifieke vorm van information governance is het opzetten en hanteren van een
informatiearchitectuur. Er wordt wel gezegd dat architectuur wordt opgezet om te kunnen
aangeven waar je ervan afwijkt. Maar is dat ook zo? Wat moeten we ons voorstellen bij
informatiearchitectuur? Hoe pas je een architectuur toe en waarom zouden we dat doen?
Nieuwe media bieden andere mogelijkheden voor de uitwisseling van informatie en communicatie
door de overheid. Klanten en medewerkers kiezen hun eigen oplossingen waarmee ze
communiceren. Hoe kan de overheid daarmee omgaan en de voordelen ervan benutten? Wat zijn
de mogelijkheden en uitdagingen?
Les 1.1 Information governance
Hoe houden we de groei aan digitale informatie beheersbaar en hoe houden we de informatie
toegankelijk zolang als dat nodig is? Op welke wijze draagt de informatievoorziening bij aan de
organisatie, aan de bedrijfsvoering en aan compliance? Ofwel: wat is governance, hoe past
information governance daarin en welke rol speelt recordsmanagement binnen dit geheel? Waarom
is het nodig, wat draagt het bij aan de taakstelling van de organisatie en op welke wijze kan er
invulling aan worden gegeven?
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
omschrijft u in eigen woorden het begrip information governance;
legt u het belang uit van information governance voor de organisatie.
Les 1.2 Informatiearchitectuur en ketenuitwisseling
Een belangrijke doelstelling voor de overheid is om burgers en bedrijven niet langer naar
informatie te vragen die al eerder werd opgevraagd, ook als dat door een andere afdeling of
overheidsorganisatie is gebeurd. Om dit te realiseren heeft de overheid referentie- en
modelarchitecturen ontwikkeld, die het mogelijk moeten maken om de betreffende gegevens uit te
wisselen en toe te passen. Welke modelarchitecturen zijn er en hoe kunnen die worden toegepast?
En welke rol spelen ketens en interoperabiliteit daarbij?
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
vat u de verschillende referentiearchitecturen en het belang daarvan samen;
legt u weet u hoe informatie-architectuur kan worden toegepast
heeft u kennis van begrippen als ketenuitwisseling en interoperabiliteit
Les 1.3 Technieken voor sociale innovatie
Het échte Nieuwe Werken vindt plaats tussen mensen en tussen organisaties. In teams, projecten
en netwerken. Dààr zijn email-, telefoon-, woon- en werkverkeer verruild voor onderlinge
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 64
samenwerking met eenvoudige, maar krachtige online software. Tegen lage en variabele kosten
bovendien. Mensen eerst, dan technologie en wellicht nog een beetje structuur.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
legt u relevante definities en technieken ten aanzien wat sociale innovatie uit;
toont u aan hoe sociale innovatie toegepast kan worden in de zakelijke kantooromgeving;
geeft u in eigen woorden het groepsproces in social innovationtechnieken weer.
Blok 2 Kwaliteit en informatie
Dit blok gaat in op de relatie tussen kwaliteit en informatie. Daarbij gaat het om de kwaliteit van de
dienstverlening maar ook van de ondersteunende processen en de relatie met de kwaliteit van de
informatie. Zaakgericht werken wordt behandeld als methodiek om de kwaliteit en doorlooptijd te
bewaken. Alle overheden zijn bezig om hun dienstverlening en - in het verlengde daarvan - het
zaakgericht werken vorm te geven. Zaakgericht werken heeft impact op alle onderdelen van de
organisatie, reden om hier in deze module ruime aandacht aan te besteden.
Les 2.1 Kwaliteit, informatie en proces
Deze les gaat in op de relatie tussen de kwaliteit van de informatie en de kwaliteit van de
processen. (Overheids)organisaties zoeken wegen om hun bedrijfsvoering efficiënter in te richten
en proberen daarbij de kwaliteit te behouden of te verbeteren. Wat verstaat uw organisatie onder
kwaliteit en hoe kan dit worden gerealiseerd? Welke methodieken en modellen zijn daarvoor
beschikbaar om de kwaliteit te bewaken of te verbeteren? Welke baselines zijn beschikbaar voor de
informatievoorziening en wat doet uw organisatie hiermee?
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
verklaart u de relatie tussen kwaliteit, proces en informatie;
legt u de verschillende modellen voor kwaliteitsmanagement uit;
vat u in grote lijnen de verschillende baselines informatiehuishouding die beschikbaar zijn
samen;
laat u zien hoe deze hulpmiddelen kunnen worden toegepast binnen de eigen organisatie.
Les 2.2 Zaakgericht werken
Tijdens deze les zal het begrip ‘zaakgericht werken’ worden besproken, met de verschillende
dienstverleningsconcepten die daar bij horen. Het zogenaamde Klantcontactcentrum (KCC) is de
plek waar de overheid 80% van de vragen bij het eerste klantcontact beantwoord willen hebben.
Het programma Antwoord© wil een handreiking bieden in de realisatie en monitoring van deze
dienstverlening.
In het kader van de (digitale) dienstverlening aan externe en interne klanten is het van belang dat
informatie uit de werkprocessen centraal beschikbaar is. De zaak is hierbij benoemd als het
centrale gegeven waaromheen deze informatie (zoals documenten, statussen en besluiten) wordt
vastgelegd.
Aan de zaak worden de gegevens gekoppeld die nodig zijn om als organisatie een werkproces uit te
voeren en daarbij een product of dienst te kunnen verlenen. Over de voortgang en afhandeling van
deze zaak kan met behulp van de vastgelegde gegevens gecommuniceerd worden en achteraf
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 65
verantwoording worden afgelegd. Door bij de zaak tevens gegevens vast te leggen die van belang
zijn voor de archivering van de zaak en haar documenten, krijgt het zaakgericht werken een
directe relatie met de digitale archivering van de informatie.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
legt u in eigen woorden de verschillende aspecten van zaakgericht werken uit;
benoemt u de randvoorwaarden en het te volgen ontwikkelpad voor de invoering van
zaakgericht werken;
beschrijft u het programma Antwoord©.
Les 2.3 Gegevensbeheer
Tijdens deze les wordt ingegaan op het toegenomen belang van gegevensbeheer en de relatie
daarvan met de kwaliteit van de informatievoorziening en van de dienstverlening. De invoering van
de basisregistraties stelt specifieke eisen aan de manier waarop overheidsorganisaties met die
gegevens omgaan. Daarnaast kunnen organisaties of ketens hun eigen kernregistraties vaststellen
om de kwaliteit daarvan te borgen. Gegevensbeheer is daarmee een essentieel onderdeel binnen
de informatiehuishouding en mede van invloed op het documentmanagement.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
legt u het belang van gegevensbeheer uit;
verklaart u de samenhang tussen gegevensbeheer en documentmanagement;
licht u het stelsel van basisregistraties toe;
verklaart u het belang van kernregistratie en geeft u voorbeelden hiervan.
Blok 3 Beveiliging van informatie
Dit blok gaat over de beveiliging van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van
informatie. Om (digitale) informatie te beveiligen zijn er verschillende methodes en tal van
technieken ontwikkeld die – mits op de juiste wijze ingezet – kunnen helpen met het veilig stellen
van belangrijke informatie. Als rode draad wordt in dit blok een door de Nederlandse overheid
ontwikkelde methodiek gebruikt, die bekend staat onder de naam Afhankelijkheids- en
Kwetsbaarheidsanalyse (A&K). Deze benadering bevat de volgende onderdelen:
het in kaart brengen van bedreigingen;
het bepalen van de kwetsbaarheid van informatiesystemen voor die bedreigingen;
het inventariseren van risico's;
het selecteren van (technische en organisatorische) maatregelen;
het formuleren van een informatiebeveiligingsbeleid;
het opstellen van informatiebeveiligingsplannen.
In deze module leert de cursist de taal van de collega’s van de automatiseringsafdeling op
hoofdlijnen begrijpen en het begrippenkader te beheersen dat wordt gehanteerd door professionals
in het vakgebied van de informatiebeveiliging.
Op basis van een Afhankelijkheids- en Kwetsbaarheidsanalyse zal hij of zij de risico’s met
betrekking tot de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie zelf in kaart
brengen en beoordelen.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 66
Hierbij behandelen we onder meer de technische en organisatorische maatregelen die mogelijk zijn
om de informatie in de organisatie te beveiligen tegen eventuele bedreigingen. Ook maken we de
cursist vertrouwd met de NEN-ISO 17799, de Code voor Informatiebeveiliging. Verder wordt
ingegaan op de inpassing van informatiebeveiliging in een integrale methodiek voor
informatiemanagement, door de resultaten van een risicoanalyse en bijbehorende maatregelen te
vertalen naar DSP-metadata.
Les 3.1 Beveiliging van de informatie-infrastructuur
Op deze dag wordt een globaal inzicht geboden in de vele aspecten van informatiebeveiliging, in de
brede zin van het woord. Daarbij komen de volgende onderwerpen aan de orde:
het wat en waarom van informatiebeveiliging;
informatiebeveiliging als proces onder de werkprocessen;
informatiebeveiliging vanuit strategisch, tactisch en operationeel niveau;
diverse manieren van risico’s analyseren (A&K, CRAMM en andere methoden);
verschillen tussen quickscan, baseline en checklistgestuurde analyse;
mogelijke maatregelen op de diverse ingangen (organisatorisch, logisch, fysiek);
nut en noodzaak van zaken als identificatie, authenticatie en autorisatie;
diverse technologische aspecten.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
zoekt u de belangrijkste begrippen met betrekking tot informatiebeveiliging op;
licht u het nut en de noodzaak van informatiebeveiliging toe;
heeft u inzicht in informatiebeveiliging als proces;
legt u de bijbehorende beheersaspecten m.b.t. informatiebeveiliging uit;
licht u de verschillende niveaus waarop informatiebeveiliging moet worden gerealiseerd toe;
geeft u in grote lijnen aan welke methoden en hulpmiddelen voor risicoanalyse er zijn.
Les 3.2 Technische beveiligingsmaatregelen
Tijdens deze dag wordt ingegaan op technische maatregelen die kunnen helpen bij het realiseren
van het gewenste informatiebeveiligingsniveau. Begrippen die hierbij aan bod zullen komen zijn
onder andere encryptie, digitale handtekeningen en public key/private key-infrastructuur.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
geeft u voorbeelden van beschikbare technische beveiligingsmiddelen;
toont u de mogelijke toepassingen daarvan aan en de voor- en nadelen die zij met zich
meebrengen.
Les 3.3 DSP en informatiebeveiliging
De in deze module behandelde benadering van informatiebeveiliging wordt tijdens deze les in een
bredere context geplaatst. Gesproken zal worden over integraal informatiemanagement op basis
van centraal metadatamanagement.
Dit integraal informatiemanagement dient te worden geconcentreerd in een dashboardinstrument,
waarvoor de informatiebeheertool i-Navigator als voorbeeld zal worden gebruikt.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 67
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
heeft u kennis van integraal informatiemanagement op basis van centraal
metadatamanagement;
vat u samen welke rol de i-Navigator hierin kan hebben als dashboard voor de
informatiehuishouding; de relatie tussen beveiliging, DSP en duurzaamheid.
Blok 4 De technische omgeving van beheersinstrumenten
Recordsmanagement kent in toenemende mate een technologische component.
Recordsmanagement en ICT zullen goed moeten kunnen samenwerken om een effectief
informatiebeheersysteem met archieffunctie te kunnen inrichten en beheren. Het is dan ook
wenselijk dat de recordsmanager basiskennis heeft van technisch beheer en applicatiebeheer. In
dit blok worden daarom de zogenaamde frameworks geïntroduceerd die gehanteerd worden bij het
technische beheer (ITIL) en applicatiebeheer (ASL). Om dit ook te kunnen toe te kunnen passen
zal de cursist daarnaast inzicht en begrip verkrijgen in het functioneel beheer (BiSL) van het
DMS/RMA.
Les 4.1 Basiskennis over technisch beheer (ITIL) en applicatiebeheer (ASL)
In deze les maakt u kennis met de beide frameworks en verkrijgt u een globaal inzicht in de vele
onderdelen van ITIL en ASL. De samenhang tussen ITIL en ASL zal uitgebreid worden behandeld,
evenals de relatie tussen beide frameworks en de bredere organisatie. U leert beide frameworks
kennen op strategisch (richtinggevend), tactisch (sturend) en operationeel (uitvoerend) niveau. Na
deze lesdag begrijpt u op hoofdlijnen de taal van de medewerkers op een afdeling Informatisering
en Automatisering. Mocht u zelf een rol krijgen in de wereld van het beheer dan vormt deze lesdag
een goede start hiervoor.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
beschrijft u de onderdelen van ITIL en ASL op strategisch, tactisch en operationeel nivau.
geeft u in eigen woorden weer wat de samenhang is tussen ITIL en ASL.
Les 4.2 Functioneel beheer en informatiemanagement (BiSL)
Tijdens deze les wordt de positionering van functioneel beheer en informatiemanagement
besproken en het framework BiSL voor functioneel beheer en informatiemanagement
geïntroduceerd. Hierbij worden de BiSL-processen op zowel strategisch, tactisch als operationeel
niveau behandeld.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
licht u de diverse BiSL-processen inhoudelijk toe;
legt u van elk proces de relatie met recordsmanagement uit.
Les 4.3 Gebruik en invoering van BiSL in de praktijk
Na een korte recapitulatie van de vorige lesdag gaan we in deze les aan de hand van een case in
op het gebruik en de invoering van BiSL. De volgende hoofdlijnen worden uitgewerkt:
beleidsontwikkeling ten aanzien van de toekomstige informatievoorziening (richtinggevend);
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 68
het “in control” zijn van de informatievoorziening, door het maken van afspraken met ICT-
leveranciers (zowel intern als extern) en de gebruikersorganisatie (sturend);
de dagelijkse, operationele ondersteuning van de gebruikersorganisatie (uitvoerend).
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
is de cursist vertrouwd met het framework BiSL (Business Information Services Library);
past de cursist het framework in de praktijk toe op het gebied van recordsmanagement.
Blok 5 Regie voeren over een organisatieverandering met ICT
Binnen de huidige organisaties is één ding zeker: niets is zeker op de lange termijn. Veranderingen
volgen elkaar op in een hoog tempo. Soms worden deze gedreven door de wens van organisaties
om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Andere veranderingen komen tot stand
doordat externe factoren organisaties hiertoe dwingen. Als organisatieverandering aan de orde van
de dag is, waarom zijn succesvolle trajecten dan zo schaars?
In dit blok wordt ingegaan op de regie over organisatieverandering. Hierbij komen zowel de
methodische en proceskant als de menskant aan bod. Hoe organiseer je een veelvoud aan
projecten tegelijkertijd? Met andere woorden: hoe hou je als jongleur van meerdere belangen en
doelen alle ballen tegelijkertijd in de lucht?
Les 5.1 De harde kant van een verandering
Er zijn bijna meer methodieken dan geslaagde veranderingen. Is de methodiek überhaupt
belangrijk? En zo ja, wat is dan geschikte methodiek of aanpak voor de organisatie? Wat is de
generieke opbouw van een verandering? Hoe beheerst de regisseur deze verandering? In deze les
wordt ingegaan op de stappen in een veranderingsproces en de daarbij behorende
sturingsmiddelen.
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
vat u de meest gangbare methodieken voor een verandering samen;
legt u in eigen woorden de risico’s en maatregelen uit bij het sturen van veranderingen;
maakt u een tekening van de generieke stappen in een verandering.
Les 5.2 De zachte kant van een verandering
Vaak ligt de focus bij een verandering op de systemen en de processen. Een ICT-systeem staat
bijvoorbeeld centraal in een digitaliseringproject en wordt in de organisatie geïmplementeerd.
Vervolgens blijkt dat de organisatie niet tevreden is met het systeem: er is geen draagvlak in de
organisatie en men valt terug in de oude manier van werken. In deze les wordt uitgebreid ingegaan
op de vraag hoe dit draagvlak wel gecreëerd kan worden, zodat kan worden voorkomen dat het
veranderingstraject faalt. Hoe doorlopen mensen (ook de veranderaar) in het algemeen een
ingrijpende verandering?
Keer op keer blijkt dat de menskant van de verandering onderschat wordt. Op deze dag wordt veel
aandacht besteed aan dit verschijnsel en worden mogelijke oplossingen en maatregelen
aangedragen.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 69
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
legt u in eigen woorden de persoonlijke fasen van een verandering uit;
kunt u omgaan (beter) met weerstanden;
geeft u voorbeelden van valkuilen bij het communiceren rondom een verandering;
geeft u een toelichting op de mogelijkheden om bij een organisatie draagvlak te creëren;
ziet u het belang van de veranderaar zelf in dit proces.
Les 5.3 De implementatie van een verandering
De plannen zijn gemaakt, nu komt het aan op de implementatie. Alle goede voorbereiding ten spijt
is een verandering echter geen lineair, rationeel proces. Zoals in ieder groot en complex project of
programma zal een veranderaar tegen onverwachte zaken en problemen oplopen. Hoe houdt de
veranderaar de regie over een dergelijk proces? Wat voor sturingsmiddelen en methodieken staan
hem of haar ter beschikking? Hoe worden de behaalde successen uitgedragen om te zorgen dat ze
ook daadwerkelijk zo ervaren worden in de organisatie?
Leerdoelen
Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het
uitvoeren van de opdrachten:
legt u de stappen in een goede project-/programmafasering uit;
selecteert u de sturingsmiddelen in een project/programma;
voorspelt u de valkuilen in een dergelijk proces;
verklaart u het belang van goede communicatie in een verandertraject.
6.1 De verdediging van de Personal Management Letter
De LeO wordt afgesloten met de Personal Management Letter(PML). De laatste lesdag is de
mondelinge verdediging van de Personal Management Letter. Bij de verdediging presenteert de
cursist zijn eindopdracht en beantwoordt de cursist na afloop kritische vragen van de
examinatoren. Het gewogen gemiddelde van de cijfers voor de eindopdracht en de verdediging
vormen samen het afrondende cijfer voor de opleiding. Voor de deelnemers die zich hebben
ingeschreven voor hbo Bedrijfskunde zal er tevens een individueel eindgesprek zijn met de
studiebegeleider van Stichting Deeltijd Opleidingen (SDO). In dit gesprek wordt vastgesteld of de
cursist het gehele opleidingsprogramma met voldoende beoordeling heeft afgerond.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 70
9. De samenwerkende organisaties
KennisLAB voor opleidingen voor het Rijk
Eind 2008 is KennisLAB in opdracht van de Rijksoverheid in samenwerking het A&O Fonds een
project gestart om extra aandacht te geven aan competenties en opleiding op het gebied van
(documentaire) informatievoorziening voor het Rijk. De aanleiding voor dit project is dat
digitalisering en professionalisering van het informatiemanagement de huidige rollen, benodigde
kennis en competenties veranderen. Om de uitvoerende en coördinerende DIV medewerkers klaar
te maken voor de nieuwe manier van werken biedt KennisLAB voor de medewerkers van het Rijk
een passend opleidingsprogramma op verschillende niveaus. KennisLAB heeft hiervoor
opleidingseisen geformuleerd en samenwerking gezocht met de reguliere opleiders. VHIC heeft
deze opleidingseisen meegenomen en haar bestaande opleidingen, waar dat nodig was, aangepast.
Het uitgangspunt voor de opleidingen is de norm ‘Baseline Informatiehuishouding Rijk’. De
beroepsprofielen van de Record Management Conventie (RMC) zijn als kapstok gebruikt bij het
vormgeven van de opleidingen. Deze beroepsprofielen zijn door KennisLAB in samenwerking met
het A&O Fonds enigszins hernoemd. In onderstaande tabel is aangegeven tot welke
beroepsprofielen de leergangen van VHIC opleiden.
Profielen A&O Fonds RMC profielen Opleiding VHIC Niveau
Databeheerder Databeheerder mbo-Leergang
Informatiebeheerder
mbo
Recordbeheerder Recordbeheerder/
Recordcoördinator
hbo-Leergang Aankomend
Records Manager
hbo Ad
Recordcoördinator Recordmanager hbo-Leergang Records Manager hbo
KennisLAB heeft hierin een adviserende en faciliterende rol. KennisLAB is een programma van de
ICTU en is hét gezamenlijke platform voor uitwisseling van kennis en instrumenten voor
verbetering van de digitale informatiehuishouding binnen de Rijksoverheid. Het A&O Fonds heeft
een stimulerende rol en heeft o.a. bijgedragen aan het in gang zetten van het erkennen van de
verworven competenties (EVC).
Het traject bestaat uit twee fases:
1. Erkenning Verworven Competenties (EVC). Medewerkers stellen een portfolio samen waarin zij
hun kennis en (werk)ervaring aangeven en onderbouwen. De competenties in het portfolio
worden vergeleken met de competenties die nodig zijn in de gewenste functie. Voor de
behaalde competenties wordt een ervaringscertificaat verstrekt. Alleen voor de ontbrekende
competenties moet de medewerker dan een opleiding volgen.
2. Opleidingsaanbod: De beroepsprofielen zijn vertaald in leerdoelen en verschillende opleiders
hebben bijbehorende opleidingmodules ontwikkeld voor databeheerders, recordbeheerders en
recordcoördinatoren. Welke modules een medewerker moet volgen, is afhankelijk van de
uitkomst van het EVC en het gekozen beroepsprofiel.
Meer informatie vindt u op www.kennislab.info.
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 71
ProDocIt
ProDocIT en de Faculty zijn partners op de Nederlandse Antillen en Aruba. ProDocIT is in 1998
opgericht op Curaçao. De afkorting staat voor Professional Document Management by Information
Technology. Het bureau heeft ruime ervaring met het adviseren op het gebied van de
documentaire informatievoorziening, recordkeeping en de implementatie van geautomatiseerde
Recordsmanagementsystemen op de Nederlandse Antillen en Aruba.
Sinds de oprichting heeft ProDocIT haar diensten verleend aan:
eilandelijke overheidsdiensten en -instellingen
landelijke overheidsinstellingen
utiliteitsbedrijven
kredietinstellingen
hypotheekbanken
pensioenfondsen
bibliotheken.
In het kader van een samenwerkingsovereenkomst verzorgt ProDocIT de cursussen van Faculty op
de Nederlandse Antillen en Aruba. Lokale docenten zijn kenners van het vakgebied met ruime
didactische ervaring, die bovendien speciaal voor deze cursussen zijn opgeleid. Training van de
lokale docenten wordt verzorgd door docenten van de Faculty. Voor de cursussen op de
Nederlandse Antillen en Aruba wordt het Nederlandse lesmateriaal gebruikt, waar nodig aangepast
aan lokale wet- en regelgeving. Naast deze aanpassing wordt ook rekening gehouden met de lokale
praktijk en omstandigheden op de eilanden. Na afloop van elke cursus wordt door middel van
evaluatieformulieren getoetst of de doelstellingen van de betrokken cursus daadwerkelijk zijn
bereikt. Meningen en suggesties van cursisten worden overgenomen bij een volgende editie van
die cursus. Naast de cursussen worden ook incompanytrainingen verzorgd.
Door het gebruik van hetzelfde lesmateriaal, de training van de docenten en het aanhouden van
dezelfde criteria voor toetsing en toelating wordt bewerkstelligd dat de dependance van de Faculty
op de Nederlandse Antillen en Aruba qua niveau en inhoud dezelfde waarde heeft als in Nederland.
Derhalve zijn de Nederlandse certificeringen ook van toepassing voor de cursussen op de
Nederlandse Antillen en Aruba.
Aanmeldingen voor de cursussen op de Nederlandse Antillen en Aruba kunnen plaatsvinden aan het
elektronisch adres van ProDocIT.
Contactgegevens
ProDocIT
Kenneth Vinck, directeur ProDocIt
Kaya Toni Kunchi 51 M
Curaçao
tel.: (599 9) 736 3658
e-mail: prodocit@carats.net
____________
i-Faculty – Studiegids 2013-2014 72
Contactgegevens
De projectleider is verantwoordelijk voor de inrichting van het programma en de praktische
aspecten rond de opleiding.
Het facultysecretariaat/ de opleidingscoordinator is algemeen aanspreekpunt. Voor een gericht
studieadvies kunnen zij doorverwijzen aan een studieadviseur.
Contactgegevens Faculty
Polakweg 23 (Atlantisgebouw)
2288 GG Rijswijk
Tel. (070) 319 41 84
Fax. (070) 324 90 29
e-mail: Faculty@vhic.nl
Dhr. A.L.M. van Heijst eMIM
Directeur Faculty
Tel. (070) 319 41 84