Изменения в проектеChanges in the project

Joint Technical SecretariatSeminar for Beneficiaries5-6 March 2012Pskov, Russia

Семинар для Бенефициаров Программы

5-6марта 2012г. Псков, Россия

Основные принципыMain principles

(Section 10 of Practical Guidelines)Changes can take place only when project

implementation has already started;

Changes should not question project objectives and results;

Changes may not be implemented retroactively;

Maximum amount of grant may not be increased;

Extension of project implementation period is limited to expiry of financial decision and end of the Programme on 31 December 2014;

Any change should be discussed in the partnership and communicated to all partners by the Beneficiary.

Exceptional nature of changes!2

Изменения могут производиться только после старта проекта;

Изменения не должны ставить под вопрос цели и результаты проекта;

Изменения не могут производиться «задним числом»;

Нельзя превышать максимальную сумму гранта проекта;

Продление периода реализации проекта ограничено истечением срока финансового соглашения по программе (31 декабря 2014 г.);

Любое изменение в проекте обсуждается внутри партнерства, а Бенефициар доводит информацию об изменениях до каждого партнера.

Изменения в проекте – это исключение из правил!

Участники процесса – 1Involved parties

3

Actor /Участник

Role Роль

BeneficiaryБенефициар

- Takes responsibility for changes;

- Represents Project Partners;

- Drafts Notification/ Request for Addendum;

- Communicates with the Programme.

- Отвечает за изменения в проекте;

- Представляет Партнеров Проекта;

- Готовит Уведомление/ Запрос на дополнение к контракту;

- Взаимодействует с Программой.

Joint Technical Secretariat

Объединенный Технический Секретариат

- Provides consultation and technical support to the project;

- Receives and reviews documents provided;

- Provides support to the JMA.

- Консультация и техническая поддержка проекта;

- Получает и проверяет документацию;

- Оказывает поддержку СУО.

Участники процесса – 2Involved parties

4

Actor / Участник Role РольJoint Managing

Authority(Contracting Authority)

Совместный Управляющий Орган(Нанимающий Орган)

- Reviews requests for changes;

- Makes decision to approve/disapprove changes.

- Проверяет запросы на изменения в проекте;

- Принимает решение одобрить/не одобрить изменения.

Joint Monitoring Committee

Совместный Монитор. Комитет

- Gets involved in decision making in case of serious changes (contentious cases) proposed by the project.

- Привлекается к принятию решения по сложным (спорным) вопросам об изменениях в проекте.

Виды измененийTypes of changes

(Section 10 of Practical Guidelines, p.40)Minor changes (14 days)“…may be implemented

without receiving a prior agreement of the Contracting Authority, but the Contracting Authority should be notified about them”

Major modifications (30 days)“…require a formal Addendum

to the contract to be signed by the Contracting Authority and the Beneficiary before their implementation”

5

Коррективы (14 дней)«…могут быть внесены без

предварительного одобрения «Нанимающего Органа», однако, последний должен быть проинформирован о вносимых коррективах»

Крупные изменения (30 дней)«…перед внесением

изменений требуется Дополнение к контракту, подписанное «Нанимающим Органом» и Бенефициаром»

Что считать коррективами? – 1What are minor changes?

Minor changes in project activities with/without budgetary implications;

Reallocations within the Budget Heading, including cancellation/introduction of the budget line;

Transfer between the Budget Headings within the variation not exceeding 15% in relation to each Budget Heading considered;

6

Незначительные изменения в проекте с/без изменений в бюджете;

Перемещение средств внутри Раздела Бюджета, включая удаление/ создание новой статьи расхода;

Перемещение средств между Разделами Бюджета, не превышающее 15% от каждого затронутого Раздела Бюджета;

Contact details of Beneficiary or Project Partners;

Change of the Beneficiary’s bank account;

Change of project staff and key experts;

Changes in quantity of equipment, prices per item;

Change of model/brand of equipment.

7

Что считать коррективами? – 2What are minor changes?

Контактная информация Бенефициара и Партнеров Проекта;

Изменений счета Бенефициара;

Замена сотрудника проекта и ключевых экспертов;

Изменение в количестве оборудования; цены за единицу изделия;

Изменение модели/марки оборудования.

Как вносить коррективы?Minor changes. How to?

8

Официальное уведомление +

Сопроводительные документы(рассматривает «Нанимающий

Орган»)Annex 3, Practical Guidelines

Бенефициар Менеджер ПроектаКОНСУЛЬТАЦИЯ

ДА/НЕТ

по внесению желаемых коррективов перед подачей официального уведомления

Сов. Тех. Секретариат - проверяет документы- информирует

«Нанимающий Орган»

«Нанимающий Орган»- одобряет/не одобряет

коррективы - дает ответ Бенефициару

Информирует Бенефициара об одобрении коррективов в письменной форме через СТС

Информирует Бенефициара о неодобрении коррективов в

письменной форме через СТС

Что считать крупными изменениями? What are major modifications? – 1

9

Extension/early closing of the Grant Contract;

Significant changes in activities affecting the basic purpose of the project, but not questioning the grant award decision and not conflicting the equal treatment of the applicants;

Transfer between the Budget Headings, which exceeds 15% in relation to each Budget Heading considered;

Продление/досрочное завершение грант-контракта;

Существенные изменения мероприятий, влияющих на основную цель проекта, но не ставящие под сомнение решение о присуждении гранта и не противоречащие принципу обеспечения равных возможностей для заявителей;

Перемещение средств между Разделами бюджета, превышающее 15% от каждого затронутого Раздела Бюджета;

10

Что считать крупными изменениями? What are major modifications? – 2

Addition/deletion of the Budget Heading to/from the project budget;

Use of contingency reserve; Change of the Auditor by the

Beneficiary or the Project Partners;

Change of the partnership (drop out, addition, replacement)

Changes in name of Beneficiary/Project Partner or in its legal status.

Добавление/удаление Раздела Бюджета;

Использование резерва на непредвиденные расходы;

Замена аудитора у Бенефициара или Партнера Проекта;

Изменение в партнерстве (выход, добавление, замена Партнера Проекта);

Изменения в имени Бенефициара/Партнера проекта или в их юридическом статусе.

Согласование крупных измененийMajor modifications. How to?

11

Бенефициар Менеджер проектаКОНСУЛЬТАЦИЯ

по возможности желаемых изменений перед подачей запроса

на Дополнение к контрактуДА/НЕТ

Запрос на Дополнение к контракту

(2+1 копии по почте, эл.почте)Английский язык

СТС проверяет:- описание/детали;- обоснование;- сопроводит. док.;- расчеты.

Может запросить доп. разъяснения

Представляет отчет «Нанимающему

Органу»

«Нанимающий Орган»:- проверяет запрос на Дополнение к контракту,

сопроводительные документы и отчет СТС;- принимает решение;- готовит и подписывает Дополнение к контракту;- проверяет расчеты.

Может запросить доп. разъяснения

В определенных случаях может привлечь СМК к принятью решения

Дополнение к контракту

(3 копии)

Письменное уведомление

12

Изменения в бюджете – 1Changing budget

• Applicable both for minor changes and major modifications;

• Consolidated table to keep records and to submit together with request for changes throughout the project implementation;

• For showing calculations use templates in Annex 3 or Annex 4 to Practical Guidelines

• Применимы и к коррективам, и к крупным изменениям;

• Сводная таблица позволяет отслеживать изменения на протяжение реализации проекта; подается вместе с запросом;

• Используйте Приложение 3 и Приложение 4 из Практического Руководства для расчета финансовых изменений

Budget Heading

Раздел Бюджета

Original budget

Исходный бюджет

Budget minor changes / Addendum 1

Бюджет по коррективам / Доп.

по контр. 1

Budget minor changes / Addendum

2

Бюджет по коррективам / Доп.

по контр. 2

Budget of the last changes

Бюджет по последнему изменению

Human resourcesЧеловеческие ресурсыTravel costsТранспортные расходыEquipment and suppliesОборудование и материалыDirect local office costsПрямые расходы на офисOther costs and external servicesИные расходы и внешние договорыInfrastructureИнфраструктураTotal eligible costsИтого приемлемых расходов

13

Изменения в бюджете – 2Changing budget

to respect deadlines informing the Programme about the minor changes and major modifications. Section 10 of Practical Guidelines p.41 and p.45;

that the Contracting Authority may disapprove minor changes in the project;

to submit additional documents required for minor changes and/or major modifications, ibid., p.42 and 44-45;

consult with the JTS prior to implementation of any changes;

inform the JTS and the Contracting Authority about any changes in the project using templates.

14

Необходимо помнить…Remember…

о соблюдении сроков информирования программы о коррективах и крупных изменениях. Раздел 10 Практического руководства, сс.41, 45;

что «Нанимающий Орган» может не одобрить коррективы, внесенные в проект;

о предоставлении сопроводительных документов на коррективы и/или крупные изменения, там же сс.42, 44-45;

о консультации с СТС перед внедрением каких-либо изменений;

об использовании шаблонов документов для информирования СТС и «Нанимающего Органа» о любых изменениях в проекте.

Совместный Технический СекретариатJoint Technical Secretariat

Спасибо!Thank you!

15