Stampa unione I: utilizzare la stampa unione per spedizioni di massa Funzionamento

La stampa unione è costituita da tre elementi diversi.

La stampa unione prevede l'utilizzo di tre elementi diversi:

Il documento principale da cui iniziare. Le informazioni sui destinatari, ad esempio il nome e l'indirizzo di ogni persona da unire nel

documento principale. I documenti finali che includono le informazioni presenti nel documento principale oltre alle

informazioni univoche di ogni destinatario.

La comprensione di tali elementi consente di ottenere i risultati desiderati dalla stampa unione. Più avanti in questo corso verrà illustrato in dettaglio come eseguire una stampa unione.

Documento principale

Il documento principale include sia contenuto comune a tutte le copie sia segnaposto per le informazioni univoche sui destinatari.

Il documento principale costituisce il punto di partenza. Può trattarsi di una lettera, di una busta, di un messaggio di posta elettronica o anche di un tagliando. Il documento include:

Contenuto comune a tutte le copie, ad esempio il corpo del testo principale di una lettera tipo. È sufficiente digitare tale contenuto una sola volta, indipendentemente dal numero di lettere che si desidera stampare.

I segnaposto per le informazioni di ognuno dei destinatari. Per una una lettera tipo, ad esempio, il blocco dell'indirizzo e il nome del destinatario sono univoci in ogni copia.

Informazioni sui destinatari

Quando si esegue una stampa unione, le informazioni univoche relative a ognuno dei destinatari vengono aggiunte a un nuovo documento.

In una stampa unione le informazioni su ognuno dei destinatari, le quali sono univoche in ogni copia unita, sostituiscono i segnaposto aggiunti al documento principale.

Le informazioni sui destinatari possono essere indirizzi su buste o etichette, nomi nella frase di apertura di una lettera tipo, importi di compensi in un messaggio di posta elettronica da inviare ai dipendenti, note personali sui prodotti preferiti in una cartolina da spedire ai clienti oppure numeri su un buono sconto.

Le informazioni sui destinatari devono trovarsi in un'origine dati. Con il termine origine dati si fa riferimento genericamente a un'ampia categoria di file di utilizzo comune. L'elenco dei contatti di Microsoft Office Outlook è ad esempio un'origine dati. Altri esempi di origini dati sono rappresentati da una tabella di Word, un foglio di lavoro di Excel, un database di Access o anche un file di testo.

Le informazioni sui destinatari sono in genere disposte in colonne e righe, come illustrato nella tabella in figura. Il file dell'origine dati deve essere strutturato in modo da consentire il collegamento di specifiche informazioni con i segnaposto presenti nel documento principale.

Nella lezione successiva verrà illustrato come impostare l'elenco dei destinatari e collegarsi a esso.

Insieme dei documenti finali

L'insieme dei documenti finali di una stampa unione è costituito da lettere univoche che possono essere stampate o inviate elettronicamente.

Al termine di una stampa unione, si otterrà:

• L'insieme di singoli documenti finali, i quali possono essere stampati (ad esempio lettere, etichette, buste o tagliandi) oppure trasmessi elettronicamente durante il processo di unione (ad esempio messaggi di posta elettronica).

• Il documento principale. Si tratta del documento utilizzato come punto di partenza, il quale rimane a parte. Questo documento non viene salvato automaticamente al termine della stampa unione. È consigliabile salvarlo poiché in questo modo verrà memorizzato l'elenco di destinatari collegato e alla successiva apertura del documento sarà quindi possibile completare una nuova stampa unione più rapidamente.

Nota Se si creano lettere, buste o etichette è inoltre facoltativamente possibile generare un "documento complessivo" contenente tutti i documenti finali in un unico file. Ulteriori informazioni a questo proposito verranno illustrate alla fine dell'ultima lezione.

Impostare l'elenco dei destinatari

Le colonne e le righe di un elenco di destinatari e i segnaposto aggiunti al documento funzionano in combinazione tra loro per consentire la stampa unione.

Nelle sezioni precedenti sono stati indicati gli elementi di base di una stampa unione. In questa sezione verrà invece illustrato come impostare il documento principale e come collegarlo all'elenco dei destinatari.

L'elenco dei destinatari e i segnaposto aggiunti alla busta o al documento di Word rappresentano gli elementi essenziali della stampa unione. Essi funzionano in combinazione tra loro per immettere le informazioni univoche nelle singole copie unite. Dopo aver compreso con esattezza le caratteristiche di questi due componenti chiave e aver imparato a collegarli, sarà possibile impostare ed eseguire correttamente la stampa unione.

Ulteriori informazioni sull'elenco dei destinatari

Le colonne rappresentano un tipo di dato sui destinatari, mentre ogni riga rappresenta un destinatario completo.

L'elenco dei destinatari può essere un qualsiasi file in cui le informazioni sui destinatari sono organizzate in colonne e righe. È possibile crearlo mediante diversi programmi, ad esempio Excel, Access o Outlook.

Le colonne nell'elenco rappresentano una categoria o un tipo di dato. Ogni colonna è identificata da un'intestazione. In un elenco di clienti, ad esempio, potrebbero essere presenti le colonne Nome, Cognome e Indirizzo.

Ogni riga nell'elenco contiene le informazioni complete di un destinatario. Nell'elenco di clienti, ad esempio, ogni riga contiene tutte le informazioni relative a un cliente, ovvero il nome, il cognome, l'indirizzo e così via.

È proprio l'organizzazione in colonne e righe che rende possibile l'inserimento delle informazioni univoche sui destinatari nei documenti durante la stampa unione.

L'elenco viene infatti collegato al documento principale nel quale è quindi possibile aggiungere le intestazioni di colonna come segnaposto. Il termine corretto per fare riferimento ai segnaposto, in realtà è campi. A tale proposito verranno fornite ulteriori informazioni più avanti.

Al termine della stampa unione, si otterrà un documento completo per ognuno dei destinatari, nel quale saranno presenti le informazioni tratte dalle voci disponibili in una riga dell'elenco dei destinatari.

Suggerimento Per ottenere risultati ottimali, impostare l'elenco dei destinatari in modo che ogni colonna rappresenti un'unità minima di informazioni. Utilizzare ad esempio colonne separate per il nome e il cognome invece di un'unica colonna Nome completo. Ciò garantisce maggiore flessibilità per quanto concerne l'organizzazione dei campi nel documento principale e consente, ad esempio, di includere frasi di saluto rivolgendosi ai destinatari per nome senza il cognome.

Origini degli elenchi di destinatari

Esempi di elenchi di destinatari di Outlook, Access ed Excel.

In molti casi, l'elenco dei destinatari da utilizzare esiste già. Potrebbe ad esempio essere già disponibile un file con un elenco di:

• Nomi, indirizzi e altri dati di clienti o contatti. • Prodotti e servizi offerti dall'azienda. • Informazioni sui dipendenti.

Se l'elenco esiste, è sufficiente collegarsi a esso durante la stampa unione. Questa operazione è oggetto dell'esercitazione inclusa nella lezione successiva.

Tuttavia, qualora non fosse già disponibile un elenco, la procedura di stampa unione prevede un passaggio che consente di creare un elenco di destinatari da zero. Ulteriori informazioni a questo proposito verranno illustrate nella lezione successiva.

Nota È possibile apportare modifiche ai dati dell'elenco dei destinatari in qualsiasi momento aprendo la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione durante la procedura oppure accedendo direttamente all'origine dati.

I campi unione sono racchiusi tra virgolette (<< >>).

Dopo aver collegato l'elenco dei destinatari, è possibile specificare le informazioni che si desidera includere nella stampa unione mediante l'aggiunta di campi.

I campi sono costituiti da un insieme di codici che indicano l'inserimento automatico di informazioni in un documento. Per semplicità, è possibile considerare tali campi come segnaposto.

Nelle spedizioni di massa i campi sono denominati campi unione e rappresentano i segnaposto per le informazioni univoche tratte direttamente dall'elenco dei destinatari. Nella figura vengono ad esempio illustrati i campi unione aggiunti per le informazioni archiviate nelle colonne dell'elenco dei destinatari relative al nome e all'indirizzo.

Campi unione

Alcuni campi unione sono in effetti costituiti da altri campi. Il campo Blocco di indirizzi è ad esempio costituito da una combinazione di nome, cognome, indirizzo, città e CAP.

È possibile creare un campo unione combinando altri campi oppure raggruppare campi e quindi utilizzare spazi, interruzioni di riga e segni di punteggiatura come in una normale frase. È ad esempio possibile creare un titolo prima del cognome o del nome completo e impostare i campi del documento in questo modo:

«Titolo» «Cognome»

«Indirizzo»

«Città», «Provincia» «CAP»

È inoltre possibile controllare l'aspetto delle informazioni sul destinatario incluse nel documento di stampa unione applicando formattazione ai campi. È ad esempio possibile applicare il grassetto e il colore rosso ai nomi. Nel documento principale selezionare il campo, incluse le virgolette (« ») tra cui è racchiuso. Nella scheda Home fare clic su uno o più comandi del gruppo Carattere o del gruppo Paragrafo oppure fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo di uno di tali gruppi e scegliere le opzioni di formattazione desiderate.

Eseguire una stampa unione completa

Una busta con indirizzo creata mediante la Creazione guidata Stampa unione.

Verrà ora illustrato in dettaglio come eseguire una stampa unione mediante la Creazione guidata Stampa unione.

Al termine di questa lezione, verrà illustrata una modalità alternativa per l'esecuzione di una stampa unione.

In seguito sarà possibile esercitarsi con le procedure di stampa unione autonomamente utilizzando l'elenco di destinatari esaminato durante l'esercitazione della lezione precedente.

Aprire la Creazione guidata Stampa unione

Per eseguire una stampa unione, fare clic su Inizia stampa unione nella scheda Lettere e quindi fare clic su Creazione guidata Stampa unione.

La procedura guidata verrà aperta in un riquadro attività nella parte destra della finestra. Il riquadro attività può essere spostato (disancorato) facendo clic sulla barra del titolo e trascinandolo in un'altra posizione. È inoltre possibile ridimensionarlo trascinando un quadratino di ridimensionamento ai lati del riquadro attività.

Per utilizzare la stampa unione, eseguire le operazioni richieste e fare clic su Successivo nella parte inferiore del riquadro per avanzare nella procedura guidata oppure su Precedente se è necessario tornare a un passaggio già eseguito.

Nel passaggio 1 la procedura guidata viene aperta con una domanda a cui è necessario rispondere per indicare il tipo di documento in cui si desidera unire le informazioni.

Fare clic su Riproduci sopra l'illustrazione per vedere come aprire la procedura guidata e selezionare Buste come tipo di documento.

Impostare il documento principale

Fare clic su Opzioni busta nel passaggio 2 della procedura guidata per selezionare il formato e le opzioni di stampa della busta.

Il secondo passaggio della procedura guidata consiste nell'impostazione del documento di partenza. A seconda delle esigenze è possibile scegliere una lettera per il mailing diretto o un messaggio di posta elettronica oppure iniziare preparando buste ed etichette. È inoltre possibile creare una directory per archiviare elenchi di dati, ad esempio nomi e indirizzi di clienti, informazioni sui prodotti e dati di contatto del personale.

Le opzioni effettivamente disponibili nella procedura guidata variano a seconda del tipo di documento selezionato nel primo passaggio. Poiché si è scelto di selezionare le buste, le opzioni sono:

Cambia il layout del documento Questa opzione è selezionata perché all'avvio della procedura guidata è stato aperto un documento vuoto e si desidera modificarne il formato in una busta. Fare clic su Opzioni busta e selezionare il formato della busta e le altre opzioni desiderate. Al termine, il documento busta sostituirà il documento vuoto.

Inizia da un documento esistente Se è stata precedentemente salvata una busta che si desidera utilizzare per la stampa unione ma è attualmente aperto un documento vuoto, selezionare questa opzione per sostituire quest'ultimo con la busta.

Nota L'opzione Usa il documento corrente non è disponibile quando si inizia con un documento vuoto. Per documento corrente si intende il documento attualmente aperto sullo schermo. Se la procedura guidata viene avviata dopo l'apertura di una busta, questa opzione è disponibile.

Collegare l'elenco dei destinatari

Nel passaggio 3 viene selezionato l'elenco dei destinatari oppure si procede alla creazione di un nuovo elenco.

Nel passaggio 3 viene stabilito il collegamento all'elenco dei destinatari da unire nei documenti. Sono disponibili tre opzioni:

Usa un elenco esistente Se si dispone già di un elenco di destinatari contenente le informazioni che si desidera unire, selezionare questa opzione e quindi fare clic su Sfoglia nella procedura guidata per individuare e aprire il file.

Seleziona dai contatti di Outlook Se si desidera utilizzare l'elenco contatti di Outlook come elenco dei destinatari, selezionare questa opzione e quindi fare clic su Scegli cartella Contatti per individuare e aprire l'elenco contatti corretto.

Crea un nuovo elenco Se non si dispone di un elenco di destinatari appropriato e si desidera crearne uno, selezionare questa opzione. Il nuovo elenco verrà salvato come database di spedizione (con estensione mdb) nella cartella Origini dati utente all'interno della cartellaDocumenti. È possibile riutilizzare il file per altre stampe unioni.

Suggerimento Durante la procedura di stampa unione, Word tenterà per impostazione predefinita di individuare l'elenco di destinatari da collegare nella cartella denominata Origini dati utente contenuta nella cartella Documenti. È pertanto consigliabile archiviare l'elenco dei destinatari in questo percorso, sebbene sia comunque possibile collegare qualsiasi elenco di destinatari in qualsiasi percorso nel computer locale o in un server.

Scegliere i destinatari desiderati della spedizione

È possibile scegliere, ordinare e filtrare i destinatari e le informazioni che si desidera includere nei singoli documenti.

Dopo aver collegato l'elenco dei destinatari, occorre selezionare quelli che si desidera includere nella spedizione. È ad esempio possibile inviare una lettera tipo solo ai clienti inclusi nel file a cui è associato un determinato CAP oppure creare una directory che includa solo una linea di prodotti.

È possibile eseguire queste operazioni nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione la quale viene aperta automaticamente dopo aver stabilito il collegamento o aver creato un elenco di destinatari. Nella finestra di dialogo:

Accanto al nome di ogni destinatario è presente un segno di spunta che ne indica l'inclusione nella spedizione per impostazione predefinita. È possibile deselezionare singoli destinatari oppure deselezionare la casella di controllo nell'intestazione di colonna per deselezionarli tutti e quindi selezionare le caselle corrispondenti al nome delle persone da includere nella spedizione.

È possibile ridefinire l'elenco dei destinatari facendo clic su Ordina per selezionare il nome della colonna che si desidera visualizzare e organizzare (in ordine crescente o decrescente). È inoltre possibile fare clic su Filtro per immettere i campi e i valori dei destinatari che si desidera visualizzare. L'opzione Trova duplicati consente invece di eseguire un report indicante i destinatari che ricorrono nell'elenco più di una volta. Per individuare una persona specifica, è possibile fare clic su Trova destinatario. La caratteristica Convalida indirizzi è disponibile se è installato un programma di convalida.

Disporre il documento principale

Nel passaggio 4 viene definita la disposizione del documento principale. Ciò implica l'inserimento del contenuto nel documento. Il contenuto è costituito da:

• Informazioni comuni a tutte le copie unite. • Segnaposto (campi) per le informazioni sui destinatari di ogni copia unita.

Per le buste, le informazioni comuni a tutte le copie sono rappresentante solo dall'indirizzo del mittente digitato nell'angolo superiore sinistro. I segnaposto rappresentano gli indirizzi di ognuno dei destinatari.

Il modo più rapido per aggiungere un indirizzo di destinazione consiste nel fare clic su Blocco di indirizzi nella procedura guidata. In questo modo verrà aggiunto alla busta il campo predefinito «BloccoIndirizzo», il quale include nome, cognome, indirizzo, città, provincia e CAP.

Suggerimento Se lo si desidera, è possibile creare un blocco di indirizzi personalizzato. Fare clic su Altro nella procedura guidata per aprire la finestra di dialogo Inserisci campo unione nella quale, con l'opzione Campi database selezionata, viene visualizzato un elenco di intestazioni di colonna dell'elenco dei destinatari. È possibile inserire uno o più di tali elementi nel documento principale come campo.

Anteprima

Nel passaggio 5 è possibile esaminare il risultato dell'unione prima di completarla. Nel passaggio precedente è ancora possibile aggiungere o rimuovere i campi, limitare il numero di destinatari e specificare informazioni.

Dopo aver aggiunto tutto il contenuto e i campi al documento principale, è possibile visualizzare in anteprima l'aspetto dei documenti uniti. Quando si fa clic su Successivo nella parte inferiore della procedura guidata per andare al passaggio 5, verrà automaticamente visualizzato il primo documento unito. A seconda dell'aspetto del primo documento, è possibile procedere in diversi modi.

• Se l'aspetto del documento non è corretto, fare clic su Precedente nella parte inferiore della procedura guidata. Tornando al passaggio precedente sarà possibile aggiungere, eliminare o abbinare campi oppure apportare altre correzioni in modo che le informazioni vengano visualizzate correttamente.

Suggerimento Se nell'anteprima del documento sono ancora visualizzati campi e virgolette invece dei valori corrispondenti, fare clic su Anteprima risultati nella scheda Lettere. Oltre a visualizzare i singoli documenti uniti, il comando Anteprima risultati consente di passare dalla visualizzazione dei codici di campo a quella dei rispettivi valori.

• Se il documento appare corretto, fare clic sul pulsante con la doppia freccia destra nella parte superiore della procedura guidata per scorrere gli altri documenti uniti, come illustrato nella figura.

• Se si desidera visualizzare il documento relativo a un determinato destinatario, fare clic su Trova destinatario per eseguire una ricerca. Quando si scorrono i documenti, è possibile escludere una o più persone dall'unione facendo clic su Escludi destinatario.

Nota In questo modo il destinatario verrà rimosso solo dai risultati finali dell'unione, non dall'elenco dei destinatari.

• Se si rileva che l'unione include alcuni destinatari che si desidera invece escludere, fare clic su Modifica elenco destinatari per aprire la finestra di dialogo Destinatari Stampa

unione. Come descritto in precedenza, in questa finestra di dialogo è possibile perfezionare l'elenco dei destinatari.

Completare l'unione

Nel passaggio 6 viene completata l'unione.

Quando si è soddisfatti dell'anteprima dei documenti uniti, è possibile procedere alla stampa dei risultati finali. Fare clic su Stampa per aprire la finestra di dialogo Unisci su stampante.

Ultime modifiche

Se si desidera esaminare un'altra volta i risultati o personalizzare ulteriormente le buste selezionate, fare clic su Modifica singole buste nella procedura guidata.

In questo modo verrà creata un'unione complessiva separata contenente tutte le buste in un nuovo documento di Word. Dopo aver esaminato o modificato le buste in questo documento complessivo, è possibile procedere immediatamente alla stampa.

È inoltre possibile limitarsi a salvare il documento per stampare le buste in un secondo momento. Se si desidera mantenere le modifiche apportate alle singole buste, accertarsi di salvare il documento. Il documento complessivo è separato dal documento principale e risulterà di dimensioni maggiori.

Attenzione Se si crea una serie di messaggi di posta elettronica con la stampa unione, esaminarne con attenzione l'anteprima prima di completare l'unione. Con i messaggi di posta elettronica non sarà possibile creare un documento complessivo separato. Dopo aver fatto clic su Posta elettronica nella procedura guidata e aver individuato le colonne dell'elenco dei destinatari contenenti gli indirizzi di posta elettronica, i messaggi verranno inviati.

Annullare o riprendere un'unione

Quando si apre un documento principale precedentemente salvato, verrà richiesto se si desidera mantenere il collegamento all'elenco dei destinatari.

La stampa unione può essere annullata in qualsiasi momento prima del completamento. A tale scopo, chiudere il documento e scegliere di non salvare le modifiche. Il documento e il collegamento all'elenco dei destinatari verranno eliminati.

Tuttavia se è solo necessario interrompere l'unione per riprenderla in un secondo momento, salvare il documento principale. In questo modo verranno mantenuti il collegamento all'elenco dei destinatari e i campi aggiunti al documento. Alla successiva apertura del documento, verrà richiesto se si desidera mantenere il collegamento all'elenco dei destinatari. Per riprendere l'unione, fare clic su Sì.

Introduzione all'esecuzione della stampa unione mediante la barra

multifunzione

Gruppi e comandi della scheda Lettere.

È possibile notare che i comandi della scheda Lettere diventano progressivamente disponibili durante l'esecuzione della procedura guidata.

La barra multifunzione consente di eseguire la stampa unione in modo estremamente semplice tramite operazioni analoghe ai passaggi della procedura guidata. La barra multifunzione consente di accedere a più caratteristiche, ad esempio il controllo automatico di eventuali errori prima del completamento dell'unione. Sono inoltre disponibili elementi avanzati, ad esempio la possibilità di utilizzare i campi per eseguire azioni e calcoli all'interno del documento principale.

I comandi utilizzabili nella scheda Lettere sono organizzati nei quattro gruppi seguenti:

Inizia stampa unione Si tratta del punto di partenza in cui selezionare un tipo di documento per passare quindi alla selezione, alla creazione e alla modifica dell'elenco dei destinatari.

Inserisci campi In questo gruppo sono disponibili i comandi per inserire i campi unione, abbinarli e utilizzare le impostazioni del comando Regole per eseguire azioni nei documenti.

Anteprima risultati Oltre a visualizzare i singoli documenti di stampa unione, è possibile utilizzare una funzionalità di controllo automatico degli errori.

Fine Consente di completare l'unione e di combinare i singoli documenti in un documento complessivo oppure di stamparli o inviarli elettronicamente.