1 FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS 1 CÓDIGO 1 PCD-APY-13-02-01 9 FEDERACIÓN Procedimiento de Cierre Contable VERSIÓN 1 2 COLOMBIANA GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA DE MUNICIPIOS 1 PR-APY-13-02 FECHA 1 28/03/2016 Contenido 1. Objetivo 3 2. Descripción del Procedimiento 3 3. Alcance - 3 4. Requisitos y Políticas 3 5. Definiciones 3 6. Desarrollo - 4 6.1. Divulgar cronograma de cierre contable 4 6.2. Recibir facturas y demás soportes contables 4 6.3. Registrar los documentos contables 4 6.4. Cargar la información del SDF 5 6.5. Cargar la nómina, prestaciones sociales, aportes parafiscales y aportes al sistema de seguridad social. 5 6.6. Ejecutar el proceso de depreciaciones de activos fijos amortizaciones 5 6.7. Registrar los documentos financieros 5 6.8. Liquidar los proyectos 5 6.9. Liquidar las órdenes internas 5 6.10. Cargar Muiticash 6 6.11. Realizar compensación automática cuentas por cobrar y cuentas por pagar SIMIT 6 6.12. Realizar conciliaciones bancarias 6 6.13. Contabilizar la diferencia en cambio 6 6.14. Revisar cuentas de balance y resultado 6 6.15. Presentar las declaraciones tributarias 6 6.16. Presentar estados financieros 7 6.17. Presentar informes a entes de control 7 7. Diagrama de Flujo 8 8. Documentos Asociados 13 9. Anexos 13 Pág. 1 Procedimiento de cierre contable
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FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS 1 CÓDIGO 1 PCD-APY-13-02-01
9 FEDERACIÓN Procedimiento de Cierre Contable VERSIÓN 1 2
COLOMBIANA GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA
DE MUNICIPIOS 1 PR-APY-13-02 FECHA 1 28/03/2016
Contenido
1. Objetivo 3
2. Descripción del Procedimiento 3
3. Alcance - 3
4. Requisitos y Políticas 3
5. Definiciones 3
6. Desarrollo - 4
6.1. Divulgar cronograma de cierre contable 4
6.2. Recibir facturas y demás soportes contables 4
6.3. Registrar los documentos contables 4
6.4. Cargar la información del SDF 5
6.5. Cargar la nómina, prestaciones sociales, aportes parafiscales y aportes al sistema de seguridad social. 5
6.6. Ejecutar el proceso de depreciaciones de activos fijos amortizaciones 5
6.7. Registrar los documentos financieros 5
6.8. Liquidar los proyectos 5
6.9. Liquidar las órdenes internas 5
6.10. Cargar Muiticash 6
6.11. Realizar compensación automática cuentas por cobrar y cuentas por pagar SIMIT 6
6.12. Realizar conciliaciones bancarias 6
6.13. Contabilizar la diferencia en cambio 6
6.14. Revisar cuentas de balance y resultado 6
6.15. Presentar las declaraciones tributarias 6
6.16. Presentar estados financieros 7
6.17. Presentar informes a entes de control 7
7. Diagrama de Flujo 8
8. Documentos Asociados 13
9. Anexos 13
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DE MUNICIPIOS
FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS
Procedimiento de Cierre Contable GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA
PR-APY-13-02
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FECHA
-
28/03/2016
Control de Cambios
Cambios
Fecha Cambio Autor/Modificador Versión
28/03/2016 Actualización por inclusión en el nuevo formato de procedimiento.
Profesional Contable
2
Lista de Revisión r4
Fecha Versión Nombre de quien aprueba Aprobación firma)
28/03/2016 2 Yeison Cifuentes Linares 28/03/2016 2 Pablo Alberto Morales
Cláusula de Con fidencialidad
Toda información contenida en este documento es considerada privilegiada y confidencial, ya que este material incluye descripciones metodológicas de propiedad exclusiva de la Federación Colombiana de Municipios. Ninguna parte de este documento podrá ser reproducida por cualquier medio sin la previa autorización de la Federación Colombiana de Municipios.
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FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS
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GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA PR-APY-13-02
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FECHA 28/03/2016
1. Objetivo
Definir los lineamientos para garantizar la razonabilidad y oportunidad de la información contable, de manera que se facilite el proceso de toma de decisiones, así como el cumplimiento de los requerimientos legales y la entrega oportuna de informes al interior de la Entidad.
2. Descripción del Procedimiento
El presente procedimiento tiene como finalidad contar con una guía que contenga lineamientos básicos, orientados a realizar el cierre contable de manera ordenada y coordinada como base para la elaboración de estados financieros y rendición de informes a los entes de control.
3. Alcance
Este procedimiento aplica para todas las áreas que intervienen de manera directa o indirecta en el cierre contable de la entidad. Inicia con la divulgación del cronograma de cierre contable y finaliza con la entrega oportuna de información consolidada que sirva como base para la toma de decisiones.
4. Requisitos y Políticas
• Decreto 2649 de 1993 • Calendario Tributario DIAN • Calendario Tributario Distrital • Estatuto Tributario • Ley 769 2002 • Resolución 248 de 2006 y 375 de 2007 Contaduría General de la Nación • Documento de Políticas de Cierre Contable
S. Definiciones
Registrar: Anotación que se realiza en un libro de contabilidad para reconocer un hecho económico.
SDF: (Sistema de Distribución Financiero) Software a través del cual se genera la información sobre recaudos y transferencias para ser cargada al aplicativo SAP.
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Multicash: Extracto de cuenta bancaria electrónico.
Proveedor: Persona natural o jurídica que abastece a la entidad de un bien o servicio requerido por la misma.
Contratista: Persona natural, que, a través de un contrato de prestación de servicios, ejecuta por sus propios medios, con plena autonomía técnica, administrativa y operacional una actividad específica contratada por la entidad.
Cargue: Subir información a través de archivos planos que se extraen del SDF, de manera que se actualice la contabilidad en el sistema SAP.
6. Desarrollo
6.1. Divulgar cronograma de cierre contable
Se divulgarán las fechas del cronograma de cierre contable a las áreas involucradas, de forma Mensual a través de la página de comunidad FCM.
6.2. Recibir facturas y demás soportes contables
Se recibirá en la Jefatura Contable y Tributaria las facturas de venta o cuentas de cobro hasta el tercer día del mes siguiente al del cierre, con el cumplimiento de todos tos requisitos, soportes adjuntos y vistos buenos que las autoricen.
Si la factura de venta o cuenta de cobro cumple con todos los requisitos internos de la entidad (orden de compra o certificación de cumplimiento y demás autorizaciones a que haya lugar) continúa el proceso, de lo contrario se devuelve al área responsable.
6.3. Registrar los documentos contables
Hasta el día 10 de cada mes se realiza en el sistema SAP el registro de todos los documentos contables tanto del componente gremial como de la función pública asignada SIMIT (facturas de compra, cuentas de cobro, legalizaciones, reembolsos, entre otros), para ello se utilizan las transacciones F-02, F-43, F1360, F1350, MIRO, MIGO del sistema SAP.
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FEDERACIÓN FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS
Procedimiento de Cierre Contable CÓDIGO PCD-APY-13-02-01
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6.4. Cargar la información del SDF
Hasta el día 15 de cada mes se ejecuta en el sistema SAP el cargue de la información del recaudo externo, recaudo local, dispersión de pagos y devoluciones a usuarios provenientes del SDF, utilizando la transacción ZFI016.
Nota: esta actividad solo aplica para la contabilidad del SIMIT.
6.5. Cargar la nómina, prestaciones sociales, aportes parafiscales y aportes al sistema de seguridad social.
Pasados 5 días hábiles después de cada quincena (15 y 30 de cada mes) se realiza en el sistema SAP el cargue de la nómina correspondiente a las dos quincenas liquidadas durante el mes, de la siguiente manera: En la quincena LIflO se realiza el cargue de los salarios y respectivos descuentos al empleado, en la quincena dos se efectúa el cargue de los salarios junto con prestaciones sociales, aportes al sistema de seguridad social y aportes parafiscales.
6.6. Ejecutar el proceso de depreciaciones de activos fijos amortizaciones
Durante los primeros 11 días de cada mes se realiza la ejecución de la amortización y depreciación de los activos fijos de la Entidad, utilizando la transacción AFAB del Sistema SAP.
6.7. Registrar los documentos financieros
Hasta el día 12 de cada mes se realiza en el sistema SAP el registro de los comprobantes de egreso, facturas de venta, recibos de caja, gastos financieros, entre otros.
6.8. Liquidar los proyectos
Hasta el día 10 de cada mes se realizará por el módulo PS (proyectos) de SAP, la liquidación de cada uno de los proyectos ejecutados durante el mes.
Nota: esta actividad solo aplica para la contabilidad de FCM en su carácter gremial.
6.9. Liquidar las órdenes internas
Hasta el día 12 de cada mes se realizará la liquidación de las órdenes internas para llevar a cabo el traslado de los valores registrados en la cuenta 7 a las cuentas de
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balance correspondientes, una vez se notifique el cierre de ingresos y gastos que afecten las ordenes internas por parte de la Jefatura Contable y Tributaria.
6.10. Cargar Multicash
Durante los 13 primeros días de cada mes se realizará el cargue de los multicash de las diferentes cuentas de la FCM y FCM-SIMIT.
6.11. Realizar compensación automática cuentas por cobrar y cuentas por pagar SIMIT
Una vez realizados todos los cargues de recaudo y dispersión de fondos se deben ejecutar las compensaciones automáticas de las cuentas por cobrar y por pagar en la sociedad PFC1 SIMIT. Para lo anterior, se utilizan las transacciones ZCOMPE y F.13 respectivamente. Esta labor se realizará hasta el día 20 de cada mes.
Nota: esta actividad solo aplica para la contabilidad del SIMIT.
6.12. Realizar conciliaciones bancarias
Hasta el día 20 de cada mes se realizarán las conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas correspondientes a la sociedad FCM y FCM-SIMIT.
6.13. Contabilizar la diferencia en cambio
Una vez finalizado el mes, se realiza en el sistema SAP el proceso djecución de la__ -- diferencia en cambio por la transacción FAGL_FC_VAL para actualizar las partidas que
se encuentran en moneda extranjera. Esta labor se realiza hasta el día 20 de cada mes.
6.14. Revisar cuentas de balance y resultado -
Hasta el día 25 de cada mes y una vez registrados todos los documentos y ejecutados los diferentes procesos en el sistema SAP, se procede a realizar la revisión y análisis de las diferentes cuentas contables y se efectúan los ajustes a que haya lugar. Para esta labor se deben seleccionar las cuentas de balance de acuerdo a su materialidad o complejidad; las cuentas de resultado se analizarán mensualmente.
6.15. Presentar las declaraciones tributarias
Se prepararán las declaraciones tributarias correspondientes a los impuestos nacionales y distritales y se presentan ante las entidades de control de acuerdo a las
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fechas de vencimiento establecidas. Los impuestos se deberán liquidar con dos días hábiles de anticipación para la respectiva revisión por parte de la Revisoría Fiscal.
6.16. Presentar estados financieros
Se preparan los estados financieros comparativos e informes con sus respectivos soportes y se presentan a la Dirección Administrativa y Financiera.
6.17. Presentar informes a entes de control
Una vez realizado el cierre y analizada la información, se preparan y presentarán los respectivos informes a las entidades de control de acuerdo a sus vencimientos con la siguiente periodicidad:
Anualmente: Información exógena a la DIAN, Información exógena Secretaría de Hacienda Distrital, renovación RUP, renovación Cámara de Comercio, informe a la Alcaldía de Bogotá. Trimestralmente: Información CHIP de la Contaduría General de la Nación. Mensualmente: Información exógena convenios de cooperación a la DIAN.
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7. Diagrama de Flujo
DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES (S)
Divulgar Jefe Contable y Se divulgarán las cronograma de Tributario fechas del cronograma cierre contable de cierre ctntable alas
áreas involucradas, de forma Mensual a
J-11 través de la página de comunidad FCM.
r Recibir Asistente Contable Se recibirá en la
U facturas y Jefatura Contable y demás Tributaria las facturas soportes de venta o cuentas de contables. cobro hasta el tercer
día del mes siguiente al del cierre con el cumplimiento de todos los requisitos, soportes adjuntos y vistos buenos que las autoricen
Registrar los Asistente Contable Hasta el día 10 de
. .. documentos cada mes se realiza en .., contables el sistema SAP el
registro de todos los documentos contables tanto del componente gremial qpmo de la función pública asignada SIMIT (facturas de compra, cuentas de cobro, legalizaciones, reembolsos, entre otros), para ello se utilizan las transacciones F-02, F- 43, FB60, F1350, MIRO, MIGO del. sistema SAP.
Cargar la Profesional Hasta el día 15 de información del Contable cada mes se ejecuta SOF en el sistema SAP el
cargue de la información del recaudo externo, recaudo local, dispersión de pagos y
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UDE MUNICIPIOS PR-APY-13-02 FECHA 28/03/2016
devoluciones a Cargar la información - usuarios provenientes
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Cargar la Profesional de Pasados 5días hábiles Cargar la nómi" nómina, Administración de después de cada
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cada mes) se realiza en el sistema SAP el
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- FEDERACIÓN
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uno de los proyectos ejecutados durante el mes
Liquidar las Profesional de Hasta el día 12 de ordenes Presupuesto y cada mes se realizará internas Costos la liquidación de las
órdenes internas para llevar a cabo el traslado de los valores registrados en la cuenta 7 a las cuentas de balance correspondientes, una vez se notifique el cierre de ingresos y gastos que afecten las ordenes internas por parte de la Jefatura Contable y Tributaria.
Cargar Profesional Durante los 13 Multicash Financiero primeros días de cada
mes se realizará el cargue de los multicash de las diferentes cuentas de la FCM y FCM-SIMIT.
Realizar Profesional Una vez realizados Compensación Contable todos los cargues de automática de recaudo y dispersión cuentas por de fondos se deben cobrar y ejecutar las cuentas por compensaciones pagar SIMIT automáticas de las
cuentas por cobrar y por pagar en la sociedad PFC1 SIMIT. Para lo anterior, se utilizan las transacciones ZCOMPE y F13 respectivamente. Esta labor se realizará hasta el día 20 .de cada mes.
Realizar Profesional Hasta el día 20 de conciliaciones Contable cada mes se realizarán bncarias las conciliaciones
bancarias de cada una de las cuentas correspondientes a la
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FEDERACIÓN FEDERACIÓN COLOMBIANA DEMUNICIPIOS
Procedimiento de Cierre Contable
CÓDIO PCDAP-13-02-01
VERSIÓN 2 COLOMBIANA GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA
DE MUNICIPIOS PR-APY-13-02 FECHA 28/03/2016
sociedad FCM y FCM- ___________ SIMIT. Contabilizar la Jefe Contable y Una vez finalizado el diferencia en Tributario mes, se realiza en el cambio sistema SAP el
proceso de ejecución de la diferencia en cambio por la transacción FAGL_FC_VAL para actualizar las partidas que se encuentran en moneda extranjera. Esta labor se realiza hasta el día 20 de cada mes.
Revisar Jefe Contable y Hasta el día 25 de cuentas de Tributario cada mes y una vez balance y registrados todos los resultado documentos y
ejecutados los diferentes procesos en el sistema SAP, se procede a realizar la revisión y análisis de las diferentes cuentas contables y se efectúan los ajustes a que haya lugar. Para esta labor se deben seleccionar las cuentas de balance de acuerdo a su materialidad o complejidad; las cuentas de resultado se analizarán mensualmente.
Presentar las Jefe Contable y Hasta el día 25 de declaraciones Tributario cada mes y una vez tributarias registrados todos los
documentos y ejecutados los diferentes procesos en el sistema SAP, se procede a realizar la revisión y análisis de las diferentes cuentas contables y se efectúan los ajustes a
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DE MUNICIPIOS
FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS Procedimiento de Cierre Contable
GES TION CONTABLE FUNCIÓN PUBLICA PR-APY-13-02
CÓDIGO - PCbÁPY-13-02-01
VERSIÓN 2
FECHA 28/03/2016
que haya lugar. Para esta labor se deben seleccionar las cuentas de balance de acuerdo a su materialidad o complejidad: las cuentas de resultado se analizarán mensualmente.
Presentar Jefe Contable y Se preparan los estados Tributario estados financieros financieros comparativos e
informes con sus respectivos soportes y se presentan a la Dirección Administrativa y Financiera.
Presentar Jefe contable y Una vez realizado el informes a Tributario cierre y analizada la entes de control
información, se preparan - y presentarán los respectivos informes a las entidades de control de acuerdo a sus vencimientos
1 abla 1. Uiagrama de tiujo del procedimiento
objet;. Descripción de la acción que ejecuta el encargado/rol, es
ActMdad quien interactua en la actividad
Operadores lógicos
Encargado de ejecutar la actividad, este debe ser el Rol i
cargo.
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FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS CÓDIGO PCD-APY-13-02-01
9DE
FEDERACIÓN Procedimiento de Cierre Contable VERSIÓN - 2
COLOMBIANA GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA MUNICIPIOS PR-APY-13-02 FECHA 28/03/2016
Elemento que se utiliza para apoyar la acción de la Documento actividad, puede ser un instructivo, guía, acta, formato,
entre otros.
Elemento que ayuda a tomar a una decisión en el flujo %T -, del proceso
